Contentsbooks.mhprofessional.com/downloads/products/0072132302/0072132302_toc.pdfx Oracle E-Business Suite Financials Handbook ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook

Contents

ACKNOWLEDGMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvINTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxix

PART IGetting Started

1 An Overview of the E-Business Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3The Structure and Scope of the E-Business Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Accounting Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Operational Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8The Package Families . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

The Benefits of Implementing Oracle E-Business Suite . . . . . . . . . . . . . . 11What Are Your Objectives? Setting Parameters and Expectations . . . . . . 12

Reengineer—Now or Later? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2 Implementing the E-Business Suite—Essential Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Capturing the Financial Information Relevant to Your Business . . . . . . . 16

Flexfields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Accounting for Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Meeting the Varied Needs of Complex Organizations . . . . . . . . . . . . . . 29The Organizational Model Within Oracle E-Business Suite . . . . . 29

Financials in the Global Businesses Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Creating a Model of Your Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Global Financial Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

ix

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Chapter 1Blind Folio 1:ix

P:\010Comp\Oracle8\230-2\fm.vpThursday, November 01, 2001 12:58:56 PM

Color profile: Generic CMYK printer profileComposite Default screen

x Oracle E-Business Suite Financials Handbook

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:x

PART IIThe Financial Applications

3 Oracle General Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41The Heart of Your Accounting System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Overview of General Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Integration with Other Financials Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . 51General Ledger Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Accounting Flexfield Design—Best Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69What to Consider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Good Design Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80What to Avoid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

General Ledger Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Financial Statement Generator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Oracle Financial Analyzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93The Applications Desktop Integrator (ADI) . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Oracle General Ledger Data Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Conversion from Legacy Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

4 Budgeting and Allocations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103Differences Between Financial and Management Accounting . . . . . . . . 104

The Limitations of Financial Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Different Types of Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Bridging the Gap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106The Budgeting Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Budgetary Control for Nonprofit Organizations . . . . . . . . . . . . . . 107Types of Budgets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Allocations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110Allocation Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111AutoAllocations Workbench . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

5 Oracle Payables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Purposes of a Payables System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Innovative Uses of Oracle Payables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117An Overview of Payables in Your Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Timing Your Liability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121The Payables Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121The Payables Cycle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Supplier Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133



Accounting Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Accounting Entries for Payables Transactions . . . . . . . . . . . . . . . 136Integration with Other Financials Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . 141The Oracle Payables Data Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

6 Oracle Receivables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Oracle Receivables and Your AR Business Processes . . . . . . . . . . . . . . . 150

iReceivables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Creating and Managing the Customer Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Customer Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154The Customer Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154Business Purposes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Tax Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Automatic Account Generation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Printing Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162Debit Memos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Credit Memos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173Commitments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Refunds to Customers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176Transfer to Doubtful Debt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

Customer Follow-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Customer Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178Dunning Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Integration with Other Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Order Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186General Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186Receivables Open Interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187The Receivables Data Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

Advanced Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193The Customer Account and Balance Due . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196The Purge Feature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Receivables Conversion Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

Contents xi

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xi



7 Oracle Cash Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203The Need for Cash Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

Bank Reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Bank Statement Interface Case Study . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Cash Forecasting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215

Cash Management Interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218The Reconciliation Open Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218The Forecasting Open Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218

The Cash Management Data Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220

8 Oracle Assets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221Registering and Tracking Assets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

The Asset Additions Cycle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223Tagging with Asset Identifiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224The Asset Key Flexfield . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225The Location Flexfield . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226The Category Flexfield . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227

Depreciation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Ledger Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Business Taxes and the Need for Multiple Asset Books . . . . . . . . 230Depreciation Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Leased Assets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Capital Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Converting to Oracle Assets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

Converting Tax Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Trade-offs Between Recordkeeping and Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243

9 Oracle Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245Purchasing Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

Supplier Relationships . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Communicating with Suppliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

The Implications of Multi-Org . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260Multiple Organizations in Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

Receiving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261Receipt Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262Drop Shipment Receipts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263Productivity versus Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263Payment on Receipt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

xii Oracle E-Business Suite Financials Handbook

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xii



Contents xiii

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xiii

Integration with Other Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265Payables Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265Projects Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266Order Management Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267Inventory Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

Accounting Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Average and Standard Costing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268Accrual Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269Automatic Account Generation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Converting the Vendor Master . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Converting Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Converting Purchasing History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272Testing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Customization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275

10 Oracle Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277Overview of Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278Integration with Other Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280Item Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280

Item Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283Revisions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291Bills of Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

Grouping Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293Categories and Category Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293Catalogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Issues of Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297

Physical Storage and Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298Inventory Organizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298Subinventories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299Locators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Lot Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301Serial Number Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302Balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303Counting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304Forecasting and Demand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Industry Efforts to Improve Stock Movement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313Kanban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314Warehouse Movements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315



xiv Oracle E-Business Suite Financials Handbook

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xiv

Conversion Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Item Master Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Transaction Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318Location Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318

Accounting Entries for Inventory Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321Additional Accounting Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322Variances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324Average versus Standard Costing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325Nonmaterial Expense Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326Setting Standard Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327The Costing Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331Determining Sales Prices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333Project Manufacturing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334INTRASTAT Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334Activity-Based Costing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334Planning and Debugging Cost Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . 335

Operation of Oracle Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337Interface Manager Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338Archiving and Deleting Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339

Advantages of an Open Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340

11 Oracle Order Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343OM Setups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347

Defaulting Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347Functional Differences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348Attributes and Entities in Order Management . . . . . . . . . . . . . . . 348Dependencies Among Attributes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349Sources of Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349Processing Constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350Functional Differences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351Migration/Upgrade from Security Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351Workflow Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352Migration/Upgrade from Order Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353

The 11i Customer Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353A Single Source of Truth . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353The Party Concept . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354Customer Agreements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357Sales Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358

Using Credit Cards in Oracle Order Management . . . . . . . . . . . . . . . . . 358



Contents xv

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xv

Oracle Configurator Developer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361Items in Order Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

Enhanced Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367Available-to-Promise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368Shipment Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 368

Specific Order Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370Internal Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371Drop Shipment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372Return Material Authorizations (RMAs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

Oracle Release Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374Oracle Shipping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375Pricing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384

Price List Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386Maintaining Price Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387GSA Pricing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388Multicurrency Pricing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

OM Key Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388Cross References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389Customer Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389Decimal Quantity Ordering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389Folder-enabled Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389Automatic Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390Process Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390Mass Change/Other Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391Integration with Order Capture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391Order Purge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392

Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392Integration with Other Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393

Integration with Receivables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393Integration with Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394Integration with Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

Conversion Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394Order Import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395

Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 396

12 Foreign Currency Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 399Multicurrency Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400

Foreign Currency Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401Revaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402



xvi Oracle E-Business Suite Financials Handbook

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xvi

Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403Balance Translation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

The Euro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404Reporting in Multiple Currencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405

Multiple Reporting Currencies (MRC) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4061-2-3 EFC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407MRC and GL Translation—The Difference . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Migration to the Euro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408Account Inquiry in Either Primary or Reporting Currency . . . . . . 410One Step Subledger Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

13 Oracle Self-Service Web Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411Oracle’s Vision and Direction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412Oracle Self-Service Web Applications Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . 413

Internet Procurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414Oracle Self-Service Time and Self-Service Expenses . . . . . . . . . . 418Oracle iReceivables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421Implementation Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421Other Self-Service Web Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

14 Oracle Projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427Costing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435Billing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439Intercompany Projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

Interproject Billing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442AutoAccounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442Project Processing Cycle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446Integration with Other Modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448Client Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455Data Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 457

15 Oracle Workflow and the Implementation Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459Workflow Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460

Workflow User Client Tier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461Application Server Tier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461Oracle Server Tier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462Embedded or Standalone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463Using Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 465Prebuilt Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472



Wizard Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472Why You Need a Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473Using the Implementation Wizard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475

16 New Applications in Release 11i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477Oracle Property Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478

An Overview of Property Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478Integration with Other Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485

Oracle Treasury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488An Overview of Treasury Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488Integration with Other Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490Market Data Feed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492

Business Intelligence System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497

PART IIIManaging and Customizing an Applications Environment

17 The Oracle Financials Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Online Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503

Query Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504Data-entry Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505Navigation and Special Functions in Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . 506Display Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507Multiple Open Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509

Batch Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509The Concurrent Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510Concurrent Program Parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513Request Sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514Printing and Other Means of Output . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515

Flexfields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516Key Flexfields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517Descriptive Flexfields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518Contexts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520Flexfield Validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520Flexfield Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Flexfield Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523

National Language Support (NLS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525AOL-level Language Determination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 525National Language Support for Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526

Contents xvii

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xvii



National Language Support for Flexfields . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527National Language in Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527

Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 527Application Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529

Users and Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 529Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 530Instances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533File Storage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535Quickcodes and Lookup Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537

Managing the Applications Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538Multiple Environments for Development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 538Multiple Use of the Applications in Production . . . . . . . . . . . . . . 541Multi-Org . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541

Profile Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 542Oracle’s Application Implementation Methodology (AIM) . . . . . . . . . . . 543Hardware Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545

18 Oracle Applications Technical Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 547Release 11i—The E-Business Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549

Architecture Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549The Client Tier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 549The Applications Tier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550The Database Tier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552Communications for Each Type of Session . . . . . . . . . . . . . . . . . 554Mapping the Architecture to Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555Database Server Sizing: Your Processor, Memory,

and Disk Space . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556Windows and UNIX Operating Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559

Base Software and Communication Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . 563The Transition to Global Installations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564

Time Zones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565Support Advances and Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565

Platinum Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565Oracle Enterprise Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566Backups and Cloning Environments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 566

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568

19 Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569Architecture of the Financials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570The Universe of Threats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 575

Unauthorized Activity by Authorized Users of the Apps . . . . . . . 575Unauthorized Users of the Oracle Applications . . . . . . . . . . . . . . 576

xviii Oracle E-Business Suite Financials Handbook

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xviii



Contents xix

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xix

Physical Security Threats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576Damage Caused by Fraudulent Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 577Threats Outside of the Oracle Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . 578RDBMS Level Compromise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579Desktop Level Security Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 580Development and Production Environments . . . . . . . . . . . . . . . . 580Network Level Compromises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581

Countermeasures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582Security Policy Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 582Access Control Policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584Control of Internet Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585An Overview of Public Key Cryptography . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585Implementation of Public Key Cryptography . . . . . . . . . . . . . . . . 590Virtual Private Networks (VPNs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593Strong Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593Virus Threats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594Hacker Countermeasures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 595

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 596

20 Customization and Modification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599Anticipating and Planning Customizations and Modifications . . . . . . . . 601

Risks and Costs in Customization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602The Framework for Modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 606Custom Output . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618Overview of the Open Interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626Populating the Open Interfaces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628Scripts for Inserting Rows into Standard Tables . . . . . . . . . . . . . . 632Updating Standard Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 636Using Descriptive Flexfields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 638Customizing Workflows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642Custom Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 642Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644Performance Tuning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646

The Analysis Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 647User Reference Manuals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648Technical Reference Manuals (TRMs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 648Reading Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 649Laboratory Method . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650Detailed Table Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 651

Regression Testing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653Using a Regression Tester for Mass Updates . . . . . . . . . . . . . . . . 654



xx Oracle E-Business Suite Financials Handbook

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xx

Document Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655Log Maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656Configuration Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665

21 Project Organization and Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667Oracle Software as a Step Toward Corporate Maturity . . . . . . . . . . . . . . 668Spreadsheets versus Project Management Software . . . . . . . . . . . . . . . . 670Developing the Project Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 672The Project Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674The Project Management Hierarchy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676Team Formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 677

Functional Team Leads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679Database Administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 679Programmers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680

Sources of Staffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 681Staff Size . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 683Types of Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684Project Phasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 687Managing Your Relationship with Oracle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688

Oracle Releases and Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688Resolving Errors: iTARs and Patches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689Managing Bug Fixes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 691

Reference Sources for Oracle Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692Applications User References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 692AOL References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 693Online Help Within the Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694Applications Technical References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 694Oracle Tools and RDBMS References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 695Third-party Oracle References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 696Operating System References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697User’s Group Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697

Managing Implementation Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697The Solution Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 698Written Business Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701Testing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701Configuration Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 706Problem Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707Quality Assurance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 707

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 708



Contents xxi

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xxi

22 Data Conversion, Training, and Cutover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 709Training Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 710

Introductory Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 710Technical Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 712Cutover Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713

The Data Conversion Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 713Data Mapping: Legacy to Oracle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 714Conversion Processing and Cleanup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 717Conversion Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 721

The Cutover Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 723Phased Cutover . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 727Post-cutover Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 728Sunsetting the Legacy System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 730

23 Tips and Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 731Closing Periods—Month End and Year End . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732

Finding Rogue Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 734Year End . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 735The Import References Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 736The Global Accounting Engine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 737Freeze GL Journals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 738Subledger Drilldown in 11i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 738

Lesser-known Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 738Cross-ledger Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 740Segment-level Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 741Matching and Carry Forward in GL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 741Rollback the Effect of Asset Depreciation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742Changing the Date Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 743Automatic Job Submission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 743Hard-to-Guess Password Validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 744Forms Runtime Diagnostics (FRD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745FNDXLOAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745Context Variable Used by Multi-org Views . . . . . . . . . . . . . . . . . 747Using eTRM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748

Troubleshooting Common Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 749Identifying Customizations Prior to an Upgrade . . . . . . . . . . . . . . 750Invalid Bank Accounts and EFT Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . 751Mass Update of Customer Information in Receivables . . . . . . . . . 752Mismatched Account Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 753Correcting Data Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 754



xxii Oracle E-Business Suite Financials Handbook

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xxii

Researching Hanging Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755Boosting the Hit Rate of Receivables Lockbox . . . . . . . . . . . . . . . 755Case Study . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 755Rebuilding Interface Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 758Running the GL Optimizer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 759Concurrent Manager Queue Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 759

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 760

PART IVOther Oracle Applications

24 Oracle Financial Analyzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 764Oracle Express . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 765

Express Architecture and Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 765Oracle Express Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 768Express Data Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 769Express Database Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 771How Express Stores Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 772Sparse Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 773Other Express Storage and Performance Considerations . . . . . . . 776

Oracle Financial Analyzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 778OFA Architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 778Implementing OFA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 780OFA Application Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 781OFA General Ledger Link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 782Loading Non-Oracle General Ledger Information . . . . . . . . . . . . 789Other OFA Implementation Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 791

Future Product Direction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 794Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 794

25 Overview of CRM, HR, and Manufacturing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 795Customer Relationship Management (CRM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 797

Marketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 797Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 799Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 802

The Human Resources Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 805Oracle Human Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 806Oracle Payroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 807Oracle Training Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 808Oracle Time Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 808



The Manufacturing Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 809Oracle Bill of Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 809Oracle Engineering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 811Oracle Master Production Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 811Oracle Material Requirements Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 812Oracle Work in Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 812Oracle Flow Manufacturing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 813Oracle Process Manufacturing (OPM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 813Oracle Quality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 816

Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 819

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 821

Contents xxiii

ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook / James, Russell, Seibert / 3230-2 / Front MatterBlind Folio FM:xxiii



Documents

Contentsbooks.mhprofessional.com/downloads/products/0072132302/0072132302_toc.pdfx Oracle E-Business Suite Financials Handbook ORACLE Series / Oracle E-Business Suite Financials Handbook