Word de Informatica II (2) (2).Docxfinal

ESCUELA SUPERIOR PLOITECNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

ESCUELA DE INGENIERIA FINANCIERA Y COMERCIO EXTERIOR

EXCEL Y ACCESS

EXPORTAR

VINCULAR

IMPORTAR

DATOS DE EXCEL A ACCESS

LIBRERIAS OBDC

INFORMATICA APLICADA II

INGENIERO: RICHARD CAIZA

INTEGRANTES:

MYTHE ESCOBAR

ALEJANDRA ESPINOZA

MARLON AVEROS

4 to SEMESTRE

INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR

FADE

INFORMÁTICA APLICADA II

ACCESS

LINKS EN LA WEB

PROYECTODOCUMENTO

PRESENTACIÓN ONLINE

PRESENTACIÓN ONLINE PREZZI

http://prezi.com/m-_kiugvecei/present/?auth_key=6742no3&follow=hiciqfjpanu5http://prezi.com/m-_kiugvecei/present/?auth_key=6742no3&follow=hiciqfjpanu5#6_28423500

VIDEO TUTORIAL





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ACCESS

¿Cuándo se debería utilizar Access?

Utilice Access cuando:

• Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los datos.

• Puede que en el futuro necesite agregar más tablas a un conjunto de datos no relacional o simple en su origen.

Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de información de los clientes como los nombres o apellidos, las direcciones y los números de teléfono, pero puede que esa información aumente para incluir acciones de dichos clientes como pedidos, considere la posibilidad de comenzar el proyecto de datos en Access.

• Tenga una gran cantidad de datos (miles de entradas).

Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande y necesita almacenar información de personal, entonces utilice Access.

• La mayoría de los datos sean del tipo de cadena de texto larga (que no son números ni estén definidos como números).

• Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los datos necesarios.

Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de Access de forma regular, quizás sea más lógico trabajar con Access para aumentar el grado de compatibilidad.

• Necesite mantener conectividad constante con una base de datos externa de gran tamaño como una creada con Microsoft SQL Server.

• Desee ejecutar consultas complejas.

Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande que recibe pedidos de clientes, quizás deba mirar los nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexión con la base de datos de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, está trabajando en la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos se están almacenando de forma local en tablas de Access.


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ACCESS

• Haya muchos usuarios trabajando en la base de datos y desee opciones de gran potencia para exponer los datos que se vayan a actualizar.

Por ejemplo, Access ofrece páginas de acceso a datos para los usuarios más especializados y formularios si desea que sea más fácil de utilizar.

Vincular datos de Excel a Access con Access Links

Si trabaja en Microsoft Excel y Microsoft Access, puede utilizar varias características de Access para mantener los datos de Excel con el programa de complementos Access Links.

Convertir una lista de Excel en una base de datos de Access

Si tiene una lista de Excel larga y desea aprovechar las funciones de administración de datos de Access, su se guridad o sus funciones multiusuario, puede convertir los datos de Excel a una base de datos de Access. Utilice este método cuando desee pasar los datos de Excel a Access y, en adelante, utilizar y mantener los datos desde Access.

Pasos:

1. Asegúrese de que los datos de Excel estén en formato de lista: cada columna debe tener una etiqueta en la primera fila y datos semejantes; dentro de la lista no puede haber filas ni columnas en blanco.

2. Haga clic en la lista.

3. En el menú Datos, haga clic en Convertir a MS Access.

4. Haga clic en Nueva base de datos.

5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, siga las instrucciones del Asistente de Access para importación de hojas de cálculo.


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ACCESS

Crear un informe de Access a partir de datos de Excel

Si está familiarizado con el diseño de informes de Access y desea resumir y organizar los datos de Excel de este modo, puede crear un informe de Access a partir de los datos de la lista de Excel. Pasos:

1. Asegúrese de que los datos de Microsoft Excel estén en formato de lista: cada columna debe tener una etiqueta en la primera fila y datos semejantes; dentro de la lista no puede haber filas ni columnas en blanco.

2. Haga clic en la lista de Excel.

3. En el menú Datos, haga clic en Informe de MS Access.

4. Si la aplicación se lo pide, guarde el libro al hacer clic en Guardar en el menú Archivo y, a continuación, haga clic en Informe de MS Access otra vez.

5. En Microsoft Access, siga uno de estos procedimientos

Proteger los datos en Access y Excel

Independientemente del programa que elija, es importante que sepa cómo proteger los datos. A continuación proporcionamos una serie de sugerencias:

• Cree una copia de seguridad del archivo cada vez que actualice los datos.

• Evite celdas en blanco en las filas y columnas que contienen datos.

• Utilice las opciones Mostrar y Ocultar para ocultar datos vitales siempre que sea posible.

• Tome medidas adecuadas para controlar el acceso de los usuarios a sus datos para protegerlos. Las medidas de seguridad incluyen:

• Cifrado

• Contraseña

• Permisos en el nivel de usuario

• Firmas digitales

• Privilegios de sólo lectura


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ACCESS

Importar, exportar y vincular datos entre Access y Excel

Access y Excel pueden compartir datos de muchas formas. Se puede copiar datos desde una hoja de cálculo abierta y pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo en una base de datos de Access o, simplemente,

cargar en Excel una hoja de datos de Access utilizando el comando Analizar con Excel. En este tema se explica de forma detallada cómo intercambiar datos entre Access y Excel importando, exportando o vinculando datos.

Otras maneras de incluir datos de Excel en Access

Además de importar, puede utilizar las técnicas siguientes para incluir datos de Excel en Access:

• Crear vínculos a datos de Excel. Al vincular no se crea una copia de los datos en Access, pero se permite que Access vea y modifique datos en las hojas de cálculo de Excel. Para obtener más información sobre cómo crear vínculos a hojas de cálculo, vea la sección Crear vínculos a datos de Excel de este tema.

• Cortar o copiar datos desde Excel y pegarlos en una tabla de Access. Para obtener más información sobre cómo cortar o copiar datos de una hoja de cálculo, vea la Ayuda de Excel.

• Importar datos escribiendo código. Para importar los datos mediante programación se puede escribir una macro o un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Para obtener más información sobre cómo hacerlo, vea Importar datos mediant e programación.

• Exportar datos de Microsoft Excel a un archivo XML de Lenguaje de marcado extensible que después se puede importar en Access. Para obtener más información sobre cómo importar datos XML, vea la sección "Importar datos o esquemas de XML" del tema Importar o vincular datos y objetos.


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ACCESS

Exportar datos de Access a Excel

Con frecuencia, se producirán situaciones en las que los datos estén almacenados en Access, pero no es necesario moverlos o copiarlos a Excel. Por ejemplo, podría desear distribuir el informe a un grupo de u suarios que prefieren verlos en Excel. O bien, quizás desee analizar sus datos de Access aprovechando las características de Excel. En esos campos, exporte el contenido de la base de datos de Access a una hoja de cálculo de Excel.

A Excel se pueden exportar los siguientes elementos:

• Los datos contenidos en una tabla, consulta, formulario o informe.

La ilustración siguiente muestra el aspecto que tendrá el informe Catálogo de la base de datos de ejemplo Neptuno después de exportarlo a Excel:

• Todas o algunas de las filas y columnas de una vista de hoja de datos

La ilustración siguiente muestra el aspecto que tendrá una parte de la tabla Empleados en la vista de hoja de datos después de haberla exportado a Excel:

NOTA: En una única operación de exportación no se puede exportar varios

objetos. Sin embargo, se pueden combinar los datos contenidos en distintas hojas de cálculo


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ACCESS

después de finalizar las operaciones de importación individuales. Para obtener más información, vea Combinar libros y Mover (cortar) o copiar celdas o datos de celdas en la Ayuda de Excel.

Paso 2: Decidir dónde empezar la operación de exportación

Los objetos se pueden exportar desde la ventana Base de datos o cuando la base de datos está abierta en una vista. La tabla siguiente explica cómo influye la vista utilizada en lo que se exporta.

NOTA Los datos no se pueden exportar desde la vista Diseño ni desde la vista SQL.

OBJETO VISTA O VENTANA LO QUE SE EXPORTATabla, consulta o formulario Ventana Base de datos Todos los campos o registrosTabla, consulta o formulario Vistas Tabla dinámica y Gráfico

dinámicoTodos los campos y registros del origen de datos subyacente, independientemente de si los campos están realmente incluidos en la vista.

Tabla, consulta o formulario Vista Hoja de datos Si desea exportar sólo parte de los datos, puede seleccionarlos y después elegir exportar sólo los datos seleccionados. También tiene la opción de exportar toda la hoja de datos.

Formulario Vista Formulario Todos los campos y registros del origen de datos subyacente, independientemente de si los campos están realmente incluidos en la vista.

Informe Ventana Base de datos, Presentación preliminar y Vista previa del diseño

Todos los datos contenidos en los cuadros de texto de las secciones Encabezado del grupo y Detalle, y cualquier otro cuadro de texto contenido en un pie de página de grupo que contenga una expresión que utilice la función Suma. Access utiliza la característica de esquema de Excel para dar formato al informe en Excel.

Paso 3: Identificar el archivo de destino de la operación de exportación


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ACCESS

Durante la operación de exportación, se le pedirá que especifique el nombre del archivo de destino. Si no existe ningún nombre de archivo como el que especifique, se creará un nuevo archivo. Si el archivo existe, se producirá una de las siguientes situaciones:

• Si va a exportar una tabla o consulta y no activa la casilla de verificación Con formato durante la operación de exportación, el archivo no se sobrescribirá. Se agregará al archivo una nueva hoja de cálculo con el mismo nombre que el del objeto que se va a exportar. Si ya existe una hoja de cálculo con ese nombre, Access le pedirá que reemplace el contenido de la hoja de cálculo correspondiente o que especifique otro nombre para la nueva hoja.

Al activar la casilla de verificación Con formato, la hoja de cálculo hereda los ajustes de formato parecidos a la hoja de datos, pero sobrescribe el contenido existente de la hoja de cálculo.

• Si va a exportar un formulario o un informe, el archivo se sobrescribirá en todos los casos. Se quitarán todas sus hojas de cálculo existentes y se creará una nueva hoja de cálculo con el mismo nombre que el del objeto exportado.

Paso 4: Aspectos que debe conocer antes de exportar determinados tipos de datos y controles

• Imágenes y objetos Todos los elementos gráficos, como logotipos, imágenes de fondo y contenido de campos de objeto OLE que formen parte de los datos exportados no se exportarán.

• Gráfico Al exportar un formulario o un informe que contenga un objeto de Microsoft Graph, no se exporta el objeto gráfico.

• Valores nulos A veces, los valores nulos se reemplazan con los datos que deberían estar en la columna adyacente en la hoja de cálculo resultante.

• Valores calculados La expresión usada para calcular los valores no se exporta a Excel, sino sólo el resultado de las expresiones.

• Valores de fecha Los valores de fecha anteriores al 1 de enero de 1900 no se exportan: en su lugar, la celda correspondiente de la hoja de cálculo contendrá un valor nulo.

• Casillas de verificación Si inicia la operación de exportación desde la ventana Base de datos o en la vista Formulario, las casillas de verificación de los formularios no se exportarán. La columna correspondiente de la hoja de cálculo mostrará el signo "#". Para solucionar esta situación, abra el formulario en la vista Hoja de datos antes de exportarla. La columna correspondiente en la hoja de cálculo contendrá VERDADERO o FALSO, dependiendo del estado de activación de la casilla de verificación del formulario.

• Subinformes y subformularios Los subinformes se exportan, pero los subformularios se omitirán.


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ACCESS

Paso 5: Iniciar la operación de exportación

1. Si el objeto que desea exportar no está abierto, en la ventana Base de datos, haga clic en el nombre del objeto. Para guardar sólo una parte de la hoja de datos, ábrala y seleccione esa parte de la hoja de datos antes de continuar.

2. En el menú Archivo, haga clic en Exportar.

3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Microsoft Excel 5-7 o en Microsoft Excel 97-2003.

NOTA Si en el cuadro Tipo de archivo no aparece Microsoft Excel, se debe a que la ruta de acceso al controlador necesario especificada en el Registro no es válida.

4. Haga clic en la flecha situada a la derecha del cuadro Guardar en y seleccione la unidad o la carpeta en la que desee guardarlo.

5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo (o utilice el nombre sugerido).

6. Active la casilla de verificación Con formato.

7. Siga uno de estos procedimientos:

• Si va a guardar una hoja de datos, haga clic en Exportar todo para guardar toda la hoja de cálculo o en Guardar selección si en el paso 1 se seleccionó una parte de la hoja de datos.

• Para todos los demás objetos de la base de datos, haga clic en Exportar.

Paso 6: Revisar la hoja de cálculo de Excel

Abra la hoja de cálculo y asegúrese de que los datos se exportaron por completo. Busque indicadores de error (triángulos verdes) o valores erróneos (cadenas que empiezan con "#", en lugar de los datos) en las celdas. Para obtener más información sobre cómo solucionar indicadores de error y valores erróneos, vea la Ayuda de Excel.

Cuando examine la hoja de cálculo en busca de errores, busque también columnas en blanco o columnas que faltan, y celdas vacías. Si encuentra problemas graves, corríjalos en la base de datos de origen y repita la operación de exportación.

Para obtener información detallada para la solución de problemas, vea Solucionar problemas de exportación en Access.


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ACCESS

¿Qué ocurre al importar datos?

Al importar datos, se crea una copia de la información en una nueva tablas de la base de datos de Access o del proyecto de Access. El archivo o la tabla de origen no experimentan modificaciones en este proceso.

Cuando se importan datos, se pueden agregar datos a tablas existentes (salvo cuando se importan archivos de texto u hojas de cálculo). Sin embargo, una vez importada una tabla, en una

base de datos de Access puede realizar una consulta de datos anexados, o en un proyecto de Access puede utilizar un procedimiento almacenado o una consulta de datos anexados para agregar los datos de la tabla a otra tabla.

También se pueden importar objetos de base de datos que no sean tablas, como por ejemplo formularios o informes, desde otra base de datos u otro proyecto de Access.

¿Qué ocurre al vincular datos?

Al vincular datos, podrá leer y, en la mayoría de los casos, actualizar los datos del origen de datos externo sin necesidad de importarlos. El formato del origen de datos externo no experimenta modificaciones, por lo que se puede continuar utilizando el archivo con el programa que lo

creó originalmente, y también se pueden agregar, eliminar o modificar datos utilizando Microsoft Access.

Microsoft Access utiliza diferentes iconos para representar tablas vinculadas y tablas almacenadas en la base de datos actual. Si se elimina el icono correspondiente a una tabla vinculada, se eliminará el vínculo a la tabla, pero no la propia tabla externa.

¿QUE SON DATOS ODBC?


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ACCESS

En informática, el ODBC (Open Database Connectivity) es un estándar de acceso a bases de datos, que permite mantener independencia entre los lenguajes de programación, los sistemas de bases

de datos (las bases de datos y su software gestor), y los sistemas operativos. ODBC inserta una "capa" entre la aplicación y el SGBD (sistema gestor de base de datos). Esta capa es llamada "manejador de base de datos". El objetivo de la capa es traducir las consultas a la base de datos (u otras acciones) por parte de la aplicación a una consulta que el SGBD comprenda. Para que esto sea posible, tanto la aplicación como el SGBD deben ser compatibles con ODBC. ODBC es desarrollado por Microsoft Corporation.

¿Que Son Datos Micosoft SQL Server?

Microsoft SQL Server es un sistema para la gestión de bases de datos producido por Microsoft basado en el modelo relacional. Sus lenguajes para consultas son T-SQL y ANSI SQL. Microsoft SQL Server constituye la alternativa de Microsoft a otros potentes sistemas gestores de bases de datos como son Oracle, PostgreSQL o MySQL.

Administrar orígenes de datos ODBC

Open Database Connectivity (ODBC) es un protocolo que se puede usar para conectar una base de datos de Microsoft Access a un origen de datos externo, como Microsoft SQL Server. Este artículo contiene información general acerca de los orígenes de datos ODBC, cómo crearlos y cómo conectarse a ellos usando Microsoft Office Access 2007. Los pasos del procedimiento pueden variar dependiendo de los productos de base de datos y de los controladores de ODBC específicos usados.

Acerca de los orígenes de datos ODBC

Un origen de datos es una fuente de datos combinada con la información de conexión requerida para obtener acceso a dichos datos. Como ejemplos de orígenes de datos se pueden mencionar SQL Server, Oracle RDBMS, una hoja de cálculo, un archivo de texto, etc. Como ejemplos de información de conexión cabe citar la ubicación del servidor, el nombre de la base de datos, la identificación de inicio de sesión, la contraseña y diversas opciones de los controladores de ODBC que describen cómo conectarse al origen de datos. Esta información puede obtenerse del administrador de la base de datos con la que se desea establecer una conexión.

En la arquitectura ODBC, una aplicación como Access se conecta al Administrador de controladores de ODBC, el cual, a su vez, usa un controlador de ODBC específico (por ejemplo, el controlador de ODBC Microsoft SQL) para conectarse a un origen de datos. En Access, se usan orígenes de datos ODBC para conectarse a orígenes de datos externos que no incluyen controladores.


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ACCESS

Para conectarse a estos orígenes de datos, debe seguir este procedimiento:

• Instale el controlador de ODBC adecuado en el equipo que contiene el origen de datos.

• Defina un nombre de origen de datos (DSN) usando el Administrador de orígenes de datos ODBC para almacenar la información de conexión en el Registro de Microsoft Windows o en un archivo DSN, o bien una cadena de conexión en código de Visual Basic para pasar la información de conexión directamente al Administrador de controladores de ODBC.

Orígenes de datos de equipo

Los orígenes de datos de equipo almacenan información de conexión en el Registro de Windows de un equipo específico. Los orígenes de datos de equipo pueden usarse únicamente en el equipo en el que se definen. Hay dos tipos de orígenes de datos de equipo: del usuario y del sistema. Los orígenes de datos del usuario sólo los puede ver y usar el usuario actual. Los orígenes de datos del sistema los pueden ver y usar todos los usuarios de un equipo y, además, son visibles para todos los usuarios de servicios del sistema. Los orígenes de datos de equipo son especialmente útiles cuando se desea mejorar la seguridad ya que sólo los usuarios que han iniciado sesión pueden verlos y los usuarios remotos no los pueden copiar en otro equipo.

Orígenes de datos de archivo

Los orígenes de datos de archivo (también denominados archivos DSN) almacenan información de conexión en un archivo de texto en vez del Registro de Windows y suelen ser más flexibles que los orígenes de datos de equipo. Por ejemplo, los orígenes de datos de archivo se pueden copiar en cualquier equipo con el controlador de ODBC adecuado, de modo que la aplicación puede contar con información de conexión coherente y exacta en todos los equipos donde se usa. También se puede ubicar el origen de datos de archivo en un solo servidor, compartirlo entre diversos equipos de la red y mantener fácilmente la información de conexión en una sola ubicación.

Un origen de datos de archivo también puede ser susceptible de no ser compartido. En ese caso, reside en un solo equipo y apunta a un origen de datos de equipo. Este tipo de origen de datos de archivo puede usarse para obtener acceso a los orígenes de datos de equipo existentes desde los orígenes de datos de archivo.

Cadenas de conexión

En un módulo, se puede definir una cadena de conexión con formato que especifique información sobre la conexión. Una cadena de conexión pasa la información de conexión directamente al Administrador de controladores de ODBC y contribuye a simplificar el uso de la aplicación ya que no es necesario que el administrador del sistema o el usuario creen primero un DSN para poder usar la base de datos.


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ACCESS

Para obtener más información sobre la interfaz ODBC, vea la sección Referencia del programador de ODBC de MSDN. (en inglés)

Agregar un origen de datos ODBC

Antes de continuar, obtenga e instale el controlador de ODBC adecuado para el origen de datos al que desee conectarse.

NOTA Debe ser miembro del grupo de administradores del equipo local para poder configurar un origen de datos ODBC.

1. Haga clic en Iniciar y, a continuación, en Panel de control.

2. En el Panel de control, haga doble clic en Herramientas administrativas.

3. En el cuadro de diálogo Herramientas administrativas, haga doble clic en Orígenes de datos (ODBC).

Aparece el cuadro de diálogo Administrador de orígenes de datos ODBC.

4. Haga clic en DSN de usuario, DSN de sistema o DSN de archivo, según el tipo de origen de datos que desee agregar. Para obtener más información, v ea la sección Acerca de los orígenes de datos ODBC.

5. Haga clic en Agregar.

6. Seleccione el controlador que desee usar y, a continuación, haga clic en Finalizar o Siguient

e.

Si el controlador que desea usar no se encuentra en la lista, pregunte al administrador de la base de datos a la que se está conectado cómo obtener el controlador correcto.

7. Siga las instrucciones y escriba la información de conexión requerida en los cuadros de diálogos siguientes.

Haga clic en Ayuda en los cuadros de diálogo ODBC para obtener más información sobre las configuraciones individuales.

Importar y vincular datos de orígenes de datos ODBC.


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ACCESS

Puede importar o vincular datos de bases de datos ODBC, tales como Microsoft SQL Server y Visual FoxPro, así como otros programas que proporcionen controladores de acuerdo con ODBC , nivel 1, para tener acceso a los correspondientes archivos de datos.

Para ello, debe estar conectado al origen de datos ODBC apropiado. Para conectarse a un origen de datos ODBC, debe tener instalado el controlador ODBC correcto y definido el nombre de un origen de datos.

Importar datos de SQL Server

Al importar datos de SQL Server se crea una copia de los mismos en una base de datos de Access. Durante la importación, se especifican las tablas o vistas que se desea copiar.

Prepararse para la operación de importación

1.- Busque la base de datos de SQL Server que contiene los datos que desea copiar. Para obtener la información de conexión, póngase en contacto con el administrador de la base de datos.

2.- Identifique las tablas o vistas que desea copiar en la base de datos de Access. Puede importar varios objetos en una sola operación de importación.

3.- Revise los datos de origen y tenga en cuenta lo siguiente:

Access no admite más de 255 campos en una tabla, por lo que Access importa únicamente las primeras 255 columnas.El tamaño máximo de una base de datos de Access es 2 gigabytes, menos el espacio necesario para los objetos de sistema. Si la base de datos de SQL Server contiene tablas muy grandes, es posible que no pueda importarlas todas en un solo archivo .accdb. En tal caso, quizá desee considerar la posibilidad de vincular los datos a la base de datos de Access en lugar de importarlos.Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al final de una operación de importación. Debe crear manualmente las relaciones entre las diversas tablas nuevas y existentes mediante las opciones de la ficha Relaciones. Para que se muestre la ficha Relaciones:

En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

4.- Identifique la base de datos de Access en la que desea importar los datos de SQL Server.

Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos de Access. Si no desea almacenar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base

de datos en blanco; para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.


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ACCESS

5.- Revise las tablas, si las hubiera, en la base de datos de Access.

La operación de importación crea una tabla con el mismo nombre que el objeto de SQL Server. Si ese nombre ya se está utilizando, Access anexa "1" al nombre de la nueva tabla; por ejemplo, Contactos1. (Si también Contactos1 ya se está utilizando, Access crea Contactos2, y así sucesivamente.)

NOTA Access no sobrescribe nunca una tabla de la base de datos como parte de una operación de importación, y no se pueden anexar datos de SQL Server a una tabla existente.

Importar los datos

1.- Abra la base de datos de destino.

En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Más.

2.- Haga clic en Base de datos ODBC

3.- Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4.- En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, si ya existe el archivo .dsn que desea utilizar, haga clic en el archivo en la lista.

5.- Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

Access muestra el cuadro de diálogo Importar objetos.

6.- En Tablas, haga clic en cada tabla o vista que desea importar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7.- Si aparece el cuadro de diálogo Seleccionar identificador de registro único, Access no ha podido determinar qué campo o campos identifican de forma exclusiva cada fila de un objeto concreto. En tal caso, seleccione el campo o la combinación de campos que son exclusivos para cada fila y, después, haga clic en Aceptar. La operación de importación crea una tabla en Access y, a continuación, copia los datos desde la base de datos de SQL Server a la tabla de Access. Encontrará vínculos con más información acerca de las tablas y cómo se estructura una base de datos en la sección Vea también.

Vincular a datos de SQL Server

La vinculación le permite conectarse a datos sin importar esta información, de manera que pueda ver y modificar los datos más recientes tanto en la base de datos de SQL Server como en la base de datos de Access, sin tener que crear y mantener una copia de los datos en Access. Si no desea


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ACCESS

copiar los datos de SQL Server en la base de datos de Access, pero desea ejecutar consultas y generar informes basados en dichos datos, deberá vincularlos en lugar de importarlos.

Prepararse para vincular a una tabla de SQL Server

1.- Busque la base de datos de SQL Server que contiene los datos a los que desea vincular. Para obtener la información de conexión, póngase en contacto con el administrador de la base de datos.

2.- Identifique las tablas y vistas a las que desea vincular. Puede vincular a varios objetos en una sola operación de vinculación.

3.-Revise los datos de origen y tenga en cuenta lo siguiente:

Access no admite más de 255 campos en una tabla, por lo que la tabla vinculada contendrá únicamente los primeros 255 campos del objeto al que vincule.Las columnas que son de sólo lectura en un objeto de SQL Server seguirán siéndolo en Access.En Access, no podrá agregar, eliminar ni modificar columnas en la tabla vinculada.

4.- Identifique la base de datos de Access en la que desea crear las tablas vinculadas. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea almacenar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco con el siguiente comando:

Haga clic en el botón de Microsoft y , a continuación, haga clic en Nuevo.

5.-Revise las tablas de la base de datos de Access. Cuando se vincula a una tabla o vista de SQL Server, Access crea una tabla vinculada con el mismo nombre que el objeto de origen. Si ese nombre ya se está utilizando, Access anexa "1" al nombre de la nueva tabla vinculada; por ejemplo, Contactos1. (Si también Contactos1 ya se está utilizando, Access crea Contactos2, y así sucesivamente.)

Vincular a los datos

1.- Abra la base de datos de destino.

2.- En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Más.

3.- Haga clic en Base de datos ODBC.

4.- Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5.- En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el archivo .dsn que desea utilizar o bien, haga clic en Nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN).


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6.- En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, si ya existe el archivo .dsn que desea utilizar, haga clic en el archivo en la lista.

7.- Haga clic en Aceptar.

Access muestra el cuadro de diálogo Vincular tablas.

8.- En Tablas, haga clic en cada tabla o vista a la que desea vincular y, a continuación, haga clic en Aceptar.

9.- Si aparece el cuadro de diálogo Seleccionar identificador de registro único, Access no ha podido determinar qué campo o campos identifican de forma exclusiva cada fila de los datos de origen. En tal caso, seleccione el campo o la combinación de campos que son exclusivos para cada fila y, después, haga clic en Aceptar.

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