wijzigingen sedert 2 april 2007 - | nbb.be...Het XBRL-project van de Balanscentrale Sinds 1 april 2007: geen neerlegging op diskette meer mogelijk! Extensie van een jaarrekeningbestand.nbb

© National Bank of Belgium

De neerlegging van jaarrekeningen bij deNationale Bank van België:wijzigingen sedert 2 april 2007

Fabienne Verduyn en Vinciane HendrichsBalanscentraleJuni 2007

De neerlegging van jaarrekeningen: agendaDe XBRL-technologie en de neerlegging van jaarrekeningen:— Het XBRL-project van de Balanscentrale— Wat is XBRL?— Waarom de keuze voor XBRL?— Verwerking door de Balanscentrale sedert 2 april 2007

De neerlegging van een jaarrekening na de overgang naar XBRL:— Wijzigingen aan het volledig en verkort schema— Sofista 2007

De neerlegging van een jaarrekening via internet:— evolutie— algemene kenmerken— technische vereisten— het digitaal certificaat

De neerlegging van jaarrekeningen: agenda

— stap voor stap— het PDF-formaat— bijstand

De nieuwe tarieven

Papier

Imagesdatabase

QualityCheck

Scanning

Validatie

Dataentry

Accountingdata

Dataloading

Beeld-cd

PDF- file

Output

Papier

Beeld-cd

Internet

Cijfers

Studies

Statis-tieken

Het XBRL-project van de BalanscentraleElektronisch

XBRL- ofPDF-bestand

Het XBRL-project van de Balanscentrale

Sinds 1 april 2007: geen neerlegging op diskette meer mogelijk!

Extensie van een jaarrekeningbestand

.nbb .xbrlZonder ambitie om eenstandaard te worden

Toepassing van de internationaleXBRL-standaard

Wat is XBRL?

XBRL (eXtensible Business Reporting Language) is een open standaardgebaseerd op XML (eXtensible Markup Language) en is uitermategeschikt voor de elektronische inzameling en uitwisseling van financiëlegegevens via het internet

heeft drie facetten:— XBRL = een manier om de structuur van gegevens te beschrijven— XBRL = een dataformaat voor het doorgeven van financiële gegevens (cf.

XBRL ipv XML) via het internet / tussen onderling niet-compatibele systemen

— XBRL = een manier om gegevens op te slaan

DOET op zichzelf niets:— is geen programmeertaal ( JAVA,...)

het volstaat niet dat een "standaard" bestaat: een standaard is nietswaard als hij niet of weinig of slechts lokaal wordt gebruikt

Wat is XBRL?

Belasting-aangifte

Website

Regulators

Aandeel-houders

Boekhoud-systeem

Informatievan derden

Verklarendetekst

XBRL

Voordelen van XBRL:verhoging van de kwaliteit van de gegevens omdat ze niet telkens opnieuw moeten worden ingetiktvereenvoudiging van de uitwisseling van gegevens in elektronisch formaatsubstantiële kostenbesparing inzake informatieverstrekking door de gestandaardiseerde structuur

Anderederden

Waarom de keuze voor XBRL?

1. Evolutie naar IAS/IFRS-normen voor de boekhouding en dejaarrekeningen:

Europese verordening van 19 juli 2002 voor geconsolideerde jaarrekeningen vanbeursgenoteerde ondernemingenMogelijke invloed op de gestandaardiseerde enkelvoudige jaarrekeningen?

= "core business" van de Balanscentrale van de NBB

de IAS/IFRS-normen hebben een grotere flexibiliteit geïntroduceerd inzake hetpresentatieformaat gestandaardiseerde jaarrekeningen nodig voor de opdracht vande Balanscentrale van de NBB

Internationaal probleem: onvermijdelijke overgang/convergentie naar IFRS vergteen internationale oplossing

keuze voor technische XBRL-standaard

vertaling van de 2.200 blz. tellende IFRS-bijbel naar één taxonomie - zie:http://xbrl.iasb.org/int/fr/ifrs/gp/2005-05-15/summary_page.htm

2. Kansen creëren voor administratieve vereenvoudiging (door andereXBRL-projecten)

http://xbrl.iasb.org/int/fr/ifrs/gp/2005-05-15/summary_page.htm

Verwerking door de Balanscentrale sedert 2 april 2007

Taxonomy

Sofista-2007

Softwareprivé-sector PDF

s

Validator

Instancedocument

3D certificaat

Neerlegging van eenjaarrekening via internet

bij de NBB

Opmaak van een jaarrekeningbestand Publicatie van dejaarrekening door de

NBB voor derden

3D certificaat

Database

XBRLfiles

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema

1983: de Balanscentrale van de NBB publiceert het formulier voor deneerlegging van gestandaardiseerde jaarrekeningen:— periodiek aangepast om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen— verouderd en onvoldoende afgestemd op de geïnformatiseerde omgeving waaruit

de jaarrekening voortvloeit— evolutie van een "drager" voor de neerlegging naar een "model" voor de

ontwikkelaars van boekhoudsoftware

april 2007: overgang naar XBRL-technologie:— als formaat voor de elektronische neerlegging van jaarrekeningen— noodzaakt de herziening van het "model" om het beter te verzoenen met de

actuele informaticaomgeving— leesbaarheid moet bewaard blijven of verbeteren— van toepassing op VOL en VKT

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema

De 5 basisprincipes:1. De continuïteit van de informatie2. Nog slechts weinig vaste bladzijden3. Het principe van de secties4. De presentatie van de rubrieken5. Gevolgen van deze wijzigingen

De algemene presentatie1. Vereenvoudiging van de algemene presentatie van de rubrieken2. De tabellen

De inhoud van het nieuwe model1. Bedragen voortaan steeds in eenheden euro2. De resultatenrekening in staffelvorm3. Rubriek 19 "Voorschot aan vennoten op de verdeling van het netto-actief"

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:de 5 basisprincipes1. De continuïteit van de informatie

— het "oude standaardformulier":indien de ruimte die op bepaalde plaatsen was voorzien niet volstond voor alles wat deonderneming diende te vermelden informatieoverschot werd achteraan dejaarrekening vermeld

o.m. het geval de lijst van bestuurders en zaakvoerders, de deelnemingen en deaandeelhoudersstructuur

— de nieuwe presentatie:alle informatie met betrekking tot een bepaald onderwerp moet gegroepeerd blijven

vergemakkelijkt het lezen van de jaarrekening

2. Nog slechts weinig vaste bladzijden— het principe van de continuïteit van informatie het systeem van vaste

bladzijden:waarbij dezelfde informatie steeds op dezelfde bladzijde van iedere jaarrekening konworden terugevonden

bv. de staat van de materiële vaste activa steeds op blad VOL8 of VKT6

— in het nieuwe model zijn de vaste pagina's vervangen door secties

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:de 5 basisprincipes3.Het principe van secties

— Opvallend: Volledig model Verkort modeloude standaardformulier 24 blz. 16 blz.nieuw model 43 blz. 22 blz.

— Verklaring: de noodzaak om, toen de standaardformulieren nog in extenso in hetBelgisch Staatsblad moesten worden gepubliceerd, het aantal bladzijden tot eenabsoluut minimum te beperken:

vooral betrekking op de toelichting

bv. staat van de materiële vaste activa hersenbreker voor softwarefirma's die delayout moesten respecteren in geval van afdruk op papier

— Het nieuwe model omvat niet méér elementen dan het oude formulier, maar isgebaseerd op een logische onderverdeling in "delen" en "secties"

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:de 5 basisprincipes

— Het sectienummer wordt:in de rechterbovenhoek van het model vermeld

wordt voorafgegaan door "VOL" of "VKT"

— Dit wordt aangevuld met een zuiver sequentiële nummering van de bladzijden inde rechterbenedenhoek van het model

— Doel:het mogelijk maken dat de lezer bepaalde informatie steeds in dezelfde sectie kanterugvinden, ook als die informatie niet op hetzelfde blad voorkomt (bv. de uitsplitsingvan de schulden op VOL 5.9 maar niet noodzakelijk op blz.28)

de mogelijkheid bieden om, als in een bepaalde sectie of subsectie geen enkel gegevenvoorkomt, deze sectie of subsectie in de uiteindelijke presentatie niet op te nemen(bv. de sociale balans)

Oud formulier

Nieuw model

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:de 5 basisprincipes4. De presentatie van de rubrieken

4.1. De codering van de rubriekenOud formulier

Nieuw model


— het principe van "unieke rubriek" = unieke rubriekcode: eenzelfdeboekhoudkundig begrip kan op meerdere plaatsen voorkomen in de jaarrekening;in zo'n geval werd tot nog toe telkens een andere code gebruikt. In het nieuwemodel van de jaarrekening wordt daarvoor nog slechts één code gebruiktonafhankelijk van de sectie waarin het begrip wordt vermeld (bij een tweedevermelding wordt de code tussen haakjes geplaatst);

— rubriekcode en verschillende boekjaren: in het nieuwe model wordt de uniekerubriekcode aangevuld met een "P" (P van "preceding") om aan te geven dat dewaarde slaat op het vorig boekjaar;

— in het algemeen wordt voor de rubriekcodes, in de mate van het mogelijke, denummers overgenomen van de Minimumindeling van het AlgemeenRekeningenstelsel (MAR);

— de toepassing van dit principe moet de coherentie verhogen en het begrip van deboekhoudkundige gegevens bevorderen.


4.2. Het teken van de rubrieken— in de oude formulieren varieert het teken van bepaalde rubrieken volgens het

schema (bv. de rubriek "Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen - code 62" ismet een positief teken weergegeven in het volledig schema en met een negatiefteken in het verkort schema);

— In het nieuwe model:het merendeel van de rubrieken wordt standaard weergegeven met een positievewaarde (bevordert de leesbaarheid en coherentie)

aan rubrieken die een positieve of een negatieve waarde kunnen hebben, wordt devermelding (+)/(-) toegevoegd

enkele begrippen hebben standaard een negatieve waarde en krijgen de vermelding (-) mee (bv. "Als herstructureringskosten geactiveerde bedrijfskosten - code 649" en "Alsherstructureringskosten geactiveerde uitzonderlijke kosten - code 669")


Oud formulier


Nieuw model


4.3. De winst- of verliesrubrieken— het oude formulier geeft de saldi afzonderlijk weer, met verschillende codes in

functie van het teken van het resultaat (winst of verlies)

— het nieuwe model stelt de winst- of verliesrubrieken voor als één enkel begripdat zowel een positieve (winst) als een negatieve (waarde) kan aannemen, metslechts één unieke code

5. Gevolgen van deze wijzigingen— de controlevergelijkingen moeten worden aangepast aan de nieuwe rubriekcodes

en aan de veranderingen inzake het teken;— de door de Balanscentrale gepubliceerde gegevens en statistieken moeten

worden aangepast.

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:de algemene presentatie

1. Vereenvoudiging van de algemene presentatie van de rubrieken— het model werd verlost van overbodige stippellijnen, haakjes en kaders— de Romeinse cijfers die in het oude formulier verwijzen naar het KB van

30.01.2001 om de verschillende delen van de jaarrekening af te bakenen, komenniet meer voor in het nieuwe model:

de vervanging van de vaste pagina's door het systeem van de secties impliceert eennieuwe nummering die in combinatie met de Romeinse cijfers verwarring zou kunnendoen ontstaan

voor sommige rubrieken van de balans en de resultatenrekening worden in detoelichting aanvullende gegevens verstrekt

in het oude formulier werd daar in de balans en resultatenrekening naar verwezena.d.h.v. de Romeinse cijfers

in het nieuwe model wordt in een afzonderlijke kolom (en dus niet meer verwerkt inde benaming van de rubrieken) verwezen naar de desbetreffende sectie in detoelichting


Oud formulier

Nieuw model


2. De tabellen— één de opvallendste wijzigingen inzake presentatie— in het oude formulier werden bepaalde delen van de toelichting (bv. de staten

van de vaste activa) weergegeven in de vorm van tabellen met verschillendekolommen op dezelfde bladzijde; deze weergave is geschikt voor een formulier inklassieke zin, maar gaat moeilijk samen met een automatische reproductie opbasis van elektronische bestanden


— in het nieuwe model is de weergave in kolommen vervangen door eeneenvoudige voorstelling over verschillende opeenvolgende bladzijden


Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:de inhoud van het nieuwe model

1. Bedragen voortaan steeds in eenheden euro— volgens de huidige reglementering zijn bedragen in een jaarrekening die wordt

neergelegd bij de NBB uitgedrukt:in eenheden euro, zonder decimalen in geval van een verkort schema

in duizenden euro, zonder decimalen voor een volledig schema

— in het nieuwe systeem dienen:de jaarrekeningen die vanaf 1 april 2007 op papier worden neergelegd:

— onafhankelijk van de aard van de jaarrekening

— opgemaakt te zijn in eenheden euro, zonder decimalen

de jaarrekeningen die in XBRL-formaat worden neergelegd via elektronische weg (viainternet):

— zal de neerlegger mogen kiezen tussen eenheden euro, zonder decimalen ofeenheden euro met twee decimalen

— deze 2° mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevensautomatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij over deafrondingen te bekommeren

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:de inhoud van het nieuwe model2. De resultatenrekening in staffelvorm

— het gestandaardiseerd volledig schema bevat voor de resultatenrekening tweemogelijke voorstellingswijzen: staffelvorm en scontrovorm

— sinds 2001 bestaat deze keuzemogelijkheid enkel nog voor de neerlegging oppapier (voor diskette is enkel de staffelvorm voorzien)

— voor de coherentie en gezien het klein aantal ondernemingen (< 2% in 2005) datbij neerlegging op papier kiest voor een resultatenrekening in scontrovorm inde nieuwe versie van het volledig model van de jaarrekening enkel nog deresultatenrekening in staffelvorm

3. De rubriek 19 "Voorschot aan vennoten op de verdeling van het netto-actief"— deze rubriek was het onderwerp van een advies van de Commissie voor

Boekhoudkundige Normen (CBN) maar werd tot nu toe niet opgenomen in hetstandaardschema

— het betreft de boekhoudkundige verwerking van de toekenning, aan de vennotenvan een vennootschap in vereffening, van een voorschot op het netto-actief dathen ten deel zal vallen bij de afsluiting v.d. vereffening

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:de inhoud van het nieuwe model

— het advies van het CBN:het bedrag van het voorschot moet op zichtbare wijze globaal worden afgetrokken vanhet "eigen vermogen";

deze bedragen toegekend in de vorm van een voorschot op de verdeling van het netto-actief zijn niet echt een actief; normaal gezien zullen er in de toekomst geenkasstromen ten voordele van de onderneming uit voortvloeien;

na afloop van de vereffening salderen van de rekening "Voorschot aan de vennotenop de verdeling van het nettoactief" door het debiteren van de verschillende betrokkenrekeningen van het eigen vermogen.

Sofista 2007

Sofista is een webtoepassing:— internet (toegankelijk via de website van de NBB)— gratis— laat toe om een jaarrekening op te maken onder de vorm van een XBRL-bestand— niet verplicht te gebruiken (er is commerciële software beschikbaar waarmee

een jaarrekening kan worden opgemaakt onder de vorm van een XBRL-bestandom vervolgens neer te leggen met de NBB-toepassing voor de "Neerlegging vanjaarrekeningen via internet")

— toegankelijk van maandag tot zaterdag van 7.00 tot 23.00 uur en op zondag van13.00 tot 23.00 uur, met uitzondering van de wettelijke feestdagen

Sofista 2007

— een elektronisch formulier:de software wordt op een server van de NBB beschikbaar gesteld

de ingetikte gegevens worden niet centraal opgeslagen

de gebruiker moet regelmatig een back-up van zijn jaarrekening lokaal opslaan (hetsysteem zal hem daaraan herinneren)

— de toegang is beveiligd d.m.v. een digitaal certificaat (Certipost, Globalsign,Isabel of de eID)

— niet meer lokaal downloaden van een software— online validatie— voor bepaalde delen van de jaarrekening is de import van een pdf-document

mogelijk (bv. verslag van de commissarissen of jaarverslag)— mogelijkheid om het document te visualiseren zoals de jaarrekening zal worden

gepubliceerd

Sofista 2007

In dit scherm kan de gebruiker kiezen:- een nieuwe jaarrekening aan te maken (aard van de jaarrekening: VOL of VKT - taal van dejaarrekening: NL, FR of DE- gegevens op te laden vanaf een XML- of XBRL-bestandom de subtotalen al dan niet automatisch te laten berekenen

Sofista 2007

Mogelijkheid om een PDF-document te importeren (bv. verslag van de commissarissen ofjaarverslag)

Sofista 2007

De validatie van een jaarrekeningbestand gebeurt in verschillende stappen: een XML-validatie,een XBRL-validatie en een NBB-validatie. Het bestand kan tussentijds lokaal bewaard wordenindien er geen overtredingen zijn tegen de XML- en XBRL-validatie.

De neerlegging van een jaarrekening viainternet: evolutie

Evolutie van de neerlegging van een jaarrekening bij de NBB:— april 1978: neerlegging op papier— april 1993: neerlegging op diskette— januari 2004: neerlegging via internet met NBB-certificaat en online betaling

met Bancontact/MisterCash-kaart— juni 2004: online betaling met kredietkaart (Visa, MasterCard)— mei 2005: openstelling van de internettoepassing naar alle ondernemingen door

aanvaarding van het certificaat van Certipost, Globalsign en Isabel— maart 2006: aanvaarding van de elektronische identiteitskaart (eID)— juni 2006: mogelijkheid tot offline betaling door overschrijving— april 2007: neerlegging van een jaarrekening onder de vorm van een XBRL- of

een PDF-bestand


RELATIEF AANDEEL VAN VIA HET INTERNETAANGEBODEN JAARREKENINGEN

0%2%4%6%8%

10%12%

jan jan feb feb mrt mrt apr apr mei jun jun jul jul aug aug sep

2005

%

0102030405060708090

100

trim1/04 trim4/04 mei/05 aug/05 nov/05 feb/06 mei/06 aug/06 nov/06 feb/07 mei/07

Aandeel Internet in totaal aantal neerleggingen


Toestand per einde mei 2007— 77 % van alle jaarrekeningen wordt neergelegd met de NBB-toepassing

"Neerlegging van jaarrekeningen via het internet"— middels in totaal 8.750 verschillende niet-NBB certificaten ("Third party

certificates": Certipost, Globalsign, Isabel en eID)— opmars van de eID (34%)— de betaling:

kredietkaart: 17% Visa en 15% MasterCard

overschrijving: 68%


RELATIEF AANDEEL VAN VIA HET INTERNETAANGEBODEN JAARREKENINGEN

0%2%4%6%8%

10%12%

jan jan feb feb mrt mrt apr apr mei jun jun jul jul aug aug sep

2005

%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

trim1/04 trim4/04 mei/05 aug/05 nov/05 feb/06 mei/06 aug/06 nov/06 feb/07 mei/07

Papier Diskette Internet


Sinds 1 april 2007 is geen neerlegging op diskette meer mogelijk!

Waarom?— diskette = een verouderde gegevensdrager: nieuwe pc's hebben geen

diskettelezer meer— een nieuw bestandsformaat: de gestandaardiseerde enkelvoudige

jaarrekeningen van niet-financiële ondernemingen die langs elektronische wegworden neergelegd bij de NBB moeten sinds april 2007 opgesteld zijn volgens hetXBRL-formaat

— de 1ste EG-richtlijn verplicht de Balanscentrale om de elektronische neerleggingvoor alle vennootschappen beschikbaar te stellen vanaf januari 2007:

neerlegging op diskette wordt door de Europese richtlijn niet beschouwd alselektronische neerlegging

de internettoepassing wordt uitgebreid: mogelijkheid om elektronisch neer te leggenin het pdf-formaat (niet-gestandaardiseerde jaarrekeningen)

De neerlegging van een jaarrekening viainternet: algemene kenmerken

Toegang tot de toepassing mits een gekwalificeerd certificaat:— authenticiteit: de Balanscentrale moet in staat zijn om eenduidig te bepalen wie

de neerlegging heeft gedaan— data-integriteit: zekerheid dat het geüploade jaarrekeningbestand geen

wijzigingen heeft ondergaan tussen verzending en ontvangst

Upload van een jaarrekeningbestand met de extensie ".xbrl" of ".pdf":— bestand per bestand (geen batchverwerking) omdat de neerlegger elke betrokken

onderneming eenduidig zelf moet selecteren— zoals afgeleverd door het softwarepakket voor de opmaak van een jaarrekening

Automatische validatie van het geüploade jaarrekeningbestand:— de opgelegde structuur en technische voorwaarden van het Protocol— de wettelijk verplichte rekenkundige en logische controles


De neerlegger kan online opvolgen hoe de stapsgewijze verwerking vanhet bestand verloopt

Een succesvol gevalideerd bestand:— wacht gedurende 7 kalenderdagen op betaling na toekenning van de status

"Wacht op betaling" (de NBB moet binnen deze termijn de betaling ontvangen)— de betaling kan voor meerdere jaarrekeningen samen

Betalingsmogelijkheden:— kredietkaart (Visa, MasterCard): kredietkaartnummer, vervaldatum kredietkaart,

CVC/CVV-code— overschrijving:

moet buiten de internettoepassing worden uitgevoerd

correct bedrag en correcte gestructureerde mededeling (OGM) moet binnen de 7kalenderdagen op de rekening van de NBB worden ontvangen

automatische terugstorting van niet-correcte bedragen, te laat ontvangen bedragen,geen of een foutieve OGM


meerdere jaarrekeningen met dezelfde datum van "Wacht op betaling" kunnen wordengeselecteerd voor dezelfde overschrijving

Wanneer de betaling succesvol is verlopen:— is de jaarrekening officieel aanvaard door de Balanscentrale— de officiële neerleggingsdatum = de datum van de upload van het bestand— binnen de 11 dagen na de aanvaarding ontvangt de publicatieplichtige

onderneming de "Mededeling van de neerlegging van de jaarrekening"— in de internettoepassing kan op basis van het transactienummer een overzicht

worden opgevraagd van alle jaarrekeningen die het onderwerp zijn geweest vanéén succesvolle betalingstransactie

Openingsuren:— alle NBB-werkdagen van 7.00 tot 20 uur (bank holidays!)

De neerlegging van een jaarrekening viainternet: technische vereistenPC met een internetverbinding (bij voorkeur een breedbandverbinding)

Windows als besturingssysteem:— Windows XP(Service Pack 1) of recenter— Windows Vista

Microsoft Internet Explorer versie 5.5 (of hoger) als browser:— de recenste versie kan u downloaden vanop het volgende adres:

http://www.micrsoft.com/windows/ie_intl/nl/download/default.mspx

Digitaal certificaat (klasse 3) dat in de browser is geïnstalleerd:— Certipost— Globalsign— Isabel— eID

http://www.micrsoft.com/windows/ie_intl/nl/download/default.mspx

De neerlegging van een jaarrekening viainternet: het digitaal certificaat

1. Wat is een digitaal certificaat— garandeert de identiteit van de persoon waarmee over het internet

elektronische gegevens worden uitgewisseld;— wordt uitgereikt door de Certificatie Authoriteit (CA) = een onafhankelijke

partij;— voor een gekwalificeerd (of klasse 3) certificaat moeten de gegevens van uw

identiteitskaart worden gecontroleerd

2. Verkrijgen van een digitaal certificaat— Certipost:

http://www.certipost.be/webshop/

IAB en IBR-leden: https://iec-iab.certipost.be/

bestelling gebeurt volledig online

certificaat wordt aangetekend verstuurd kopie identiteitskaart en ontvangstbewijsterugzenden om certificaat te laten activeren

certificaat wordt afgeleverd op cd-rom, smartcard of USB-token

http://www.certipost.be/webshop/

https://iec-iab.certipost.be/


— Globalsign:http://www.globalsign.net/digital_certificate/personalsign/index.cfm

een "PersonalSign 3 Pro TM Certificaat"

online identiteits- en betalingsinformatie doorgeven

overeenkomst afdrukken

met intekenovereenkomst en kopie identiteitskaart moet u zich persoonlijk aanbiedenbij een Lokale Registratie Authoriteit (LRA) = Kamer van Koophandel

u ontvangt een mail met hyperlink digitaal certificaat lokaal downloaden

— Isabel:alle Isabel-gebruikers beschikken over een certificaat dat met hun chipkaart (SecureSigning Card) verbonden is (kaartlezer nodig)

gratis downloaden en installatie van software "Isabel OfficeSign 5.0" vanop hetvolgende adres: www.isabel.be/officesign/

http://www.globalsign.net/digital_certificate/personalsign/index.cfm

http://www.isabel.be/officesign/


— de elektronische identiteitskaart (eID):4.825.436 Belgen beschikken reeds over hun eID (maart 2007)

u heeft het recht om uw eID zelf aan te vragen bij de dienst Bevolking van uwgemeente

voor meer informatie: http://www.rijksregister.fgov.be/eik_nl/cdoku.htm

u hebt een eID-kaartlezer nodig die de programma's op uw computer laatcommuniceren met uw eID:

— overzicht van de kaartlezers: http://www.cardreaders.be

— lijst van de verkooppunten:http://www.rijksregister.fgov.be/eik_nl/kaartlezer/kaartlezer_eid.pdf

u dient het stuurprogramma voor de eID te installeren:

— "Belgium Identity Card Run-Time": kan gratis worden gedownload vanophttp://www.belgium.be/zip/eid_datacapture_nl.html

http://www.rijksregister.fgov.be/eik_nl/cdoku.htm

http://www.cardreaders.be

http://www.rijksregister.fgov.be/eik_nl/kaartlezer/kaartlezer_eid.pdf

http://www.belgium.be/zip/eid_datacapture_nl.html


na de installatie van het stuurprogramma vindt u op uw desktop een nieuw icoon terug:

als u op dit icoon dubbelklikt, wordt de zogenaamde "eID GUI" opgestart, waarmee u degegevens die opgeslagen zijn in de microchip van uw eID kan lezen

u moet alleen nog uw certificatenregistreren in Windows via de tab

"Certificates"

klikken op de knop "Register"

eID GUI.lnk

CALENDRA(geeft toegangs-controle niv. 2

in handen van BA)

NBBUnique

IdentifyingNumber

"NUIN"

Toegangs-controle niv. 1(CRL)


De neerlegging van een jaarrekening viainternet: stap voor stap

Stap 1: Toegang tot de beveiligde internettoepassing via een link op dewebsite van de Balanscentrale

Stap 2: Selectie in de browser van het digitaal certificaat waarmeetoegang tot de internettoepassing wordt gevraagd

Stap 3: Invullen van het "User information - Self registration" formulier(eenmalig)

Stap 4: Keuze van de rechtspersoon waarvoor een jaarrekening via hetinternet wordt neergelegd

Stap 5: Uploaden van het jaarrekeningbestand

Stap 6: Betaling van de neerleggingskosten


Stap 1: Toegang tot de beveiligde internettoepassing (https) via een link op de websitevan de Balanscentrale (www.balanscentrale.be).

http://www.balanscentrale.be).


Stap 2: Selectie van het certificaat waarmee toegang tot de internettoepassing wordtgevraagd. Enkel de in de browser geregistreerde certificaten waarmee toegang kan wordenverkregen tot de internettoepassing worden automatisch getoond. De gebruiker selecteertzijn certificaat en klikt vervolgens op "OK".


Als de gebruiker Nederlandstalig is, kiest hij voor "Balanscentrale - Neerlegging vanjaarrekeningen". Enkel wanneer hij zich voor de eerste maal aanlogt, krijgt hij toegang tothet volgende scherm :



Stap 3 : invullen van het "Registratie Gebruiker/Onderneming"-formulier— enkel wanneer een gebruiker zich voor de eerste maal aanlogt— als de gebruiker de gevraagde identificatiegegevens correct invult, kan de

Balanscentrale hem contacteren/helpen indien nodig (niet noodzakelijk dezelfdegegevens als diegene die in het certificaat opgenomen zijn)

— voor "derde neerleggers" is het ondernemingsnummer belangrijk (om hetduplicaat van de "Mededeling van neerlegging van de jaarrekening" te ontvangen)

— bij de neerlegging van een PDF-bestand is het e-mailadres belangrijk (om hetresultaat van het visueel nazicht door een bediende van de Balanscentrale tekennen)

— deze gegevens kunnen steeds worden gewijzigd via de link "Mijn profiel" in hethoofdmenu van de Internettoepassing

— wanneer alle gegevens correct ingevuld zijn, klikt de gebruiker op de"Registreren"-knop


De toepassing zal bijhouden welk certificaat (door toekenning van een "NUIN") één of meerjaarrekeningen uploadt, om dan later de gebruiker automatisch te kunnen tonen hoe deverwerking is verlopen ("Opvolging") en toe te laten te betalen voor jaarrekeningen waaraande status "Wacht op betaling" kon worden toegekend ("Betaling"). Om een jaarrekening neerte leggen, klikt de gebruiker op "Nieuwe neerlegging".


Stap 4: Keuze van de rechtspersoon waarvoor een jaarrekening via het internet wordtneergelegd. In de zone "Ondernemingsnummer" tikt de gebruiker het ondernemings-nummer in van de publicatieplichtige onderneming en klikt daarna op "OK".


De gebruiker krijgt een scherm te zien met voor het door hem ingetikte ondernemingsnummer :a. de identificatiegegevens van de desbetreffende rechtspersoonb. de refertes van JR en geconsolideerde JR die gedurende de laatste drie voorbijekalenderjaren bij BA zijn neergelegd.


Stap 5: Uploaden van het jaarrekeningbestand (XBRL of PDF). Wanneer de gebruiker kliktop de knop "Browse" opent er zich het volgende dialoogvenster:


In dit dialoogvenster selecteert de gebruiker het jaarrekeningbestand (met extensie".xbrl") dat hij via het internet wil neerleggen. Door op het bestand te dubbelklikken endaarna op de knop "Versturen" te klikken, wordt het bestand automatisch naar de NBB verstuurd.


Enkele seconden na het uploaden van de jaarrekening wordt het resultaat getoond van deautomatische validatie van het bestand. De gebruiker kan de lijst met eventueel opgespoordefouten raadplegen door te klikken op "Opvolging".


Mogelijke stadia van verwerking waarin het jaarrekeningbestand zich kanbevinden:— "Matching aan de gang": de verwerking is nog bezig— "Ongeldige neerlegging": er is tijdens de verwerking minstens één fout

vastgesteld waardoor het bestand wordt geweigerd - op de status klikken, geefttoegang tot een pagina met de opsomming van de opgespoorde fouten

— "Visueel nazicht in uitvoering": de automatische verwerking van het bestandwordt opgeschort en het nazicht door een bediende van de Balanscentrale isvereist (voor bepaalde anomalieën en PDF-bestanden) - zodra de visuele controlebeëindigd is, wordt een e-mail naar u verstuurd

— "Wacht op betaling": de validatie is succesvol verlopen en enkel deneerleggingskosten moeten nog worden betaald opdat de jaarrekening officieelwordt aanvaard door de NBB - op de status klikken, geeft toegang tot een paginawaarin de mogelijkheid wordt geboden om het bestand alsnog te schrappen(wijziging neerleggingsdatum!)

— "Geregistreerde neerlegging": de jaarrekening is officieel aanvaard



Stap 6: Wanneer de gebruiker klikt op de status "Wacht op betaling" van een jaarrekening, krijgt hij automatischtoegang tot een scherm waarin hem de mogelijkheid wordt geboden om de jaarrekening alsnog te schrappen.Daarnaast kan hij de samenstelling van de neerleggingskost raadplegen door op het icoontje met hetvraagteken te klikken. Om over te gaan tot de betaling van de neerleggingskosten van één of meerderejaarrekeningen die via internet zijn neergelegd, klikt de gebruiker in de menubalk op "Betaling".


Indien de gebruiker de openbaarmakings- en bekendmakingskosten van de jaarrekeningen die met deInternettoepassing worden neergelegd met een overschrijving wil betalen, vinkt hij de keuzemogelijkheid"Overschrijving" aan en klikt daarna op de knop "Betalen". Enkel de jaarrekeningen met dezelfde datum van"Wacht op betaling" zijn selecteerbaar voor dezelfde overschrijving.


Deze pagina geeft de randvoorwaarden waaraan de betaling door overschrijving is onderworpenopdat de Balanscentrale de jaarrekeninginformatie binnen de wettelijke termijnen beschikbaarzou kunnen stellen van derden.


Daarin worden de gegevens getoond die de gebruiker nodig heeft om buiten de internettoepassing deoverschrijving op te maken en voor uitvoering aan zijn kredietinstelling door te geven. Het transactienummerlaat de gebruiker toe om de lijst met jaarrekeningen op te vragen die het onderwerp geweest zijn van eenbepaalde betalingstransactie. Rechtsbovenaan is een knop voorzien die toelaat om een printvriendelijke versievan de overschrijvingsgegevens af te drukken.



Het menupunt "Betalingsgegevens" laat de gebruiker toe om op basis van het transactienummereen overzicht op te vragen van de jaarrekeningen die deel uitmaken van één bepaalde betalings-transactie. Dit overzicht kan enkel worden opgevraagd wanneer de NBB het verschuldigdebedrag ontvangen heeft (= een controlemiddel voor de gebruiker die betaalt door overschrijving).


Een printvriendelijke versie van het overzicht van een betaling.

De neerlegging van een jaarrekening viainternet: het PDF-formaat

overeenkomstig de 1° Europese Richtlijn aangepast in juli 2003 moeten vanaf 2007alle ondernemingsakten en hun uittreksels in elektronische vorm kunnen wordenneergelegd

— de neerlegging van een jaarrekening op diskette wordt niet beschouwd als eenelektronische neerlegging

Uitbreiding van de toepassing voor de "Neerlegging van jaarrekeningen via internet".

Sedert april 2007 is het bijgevolg mogelijk in de vorm van een PDF-bestand neer te leggen:

de niet-gestandaardiseerde jaarrekeningen van ondernemingen

de jaarrekeningen van verenigingen

de geconsolideerde jaarrekeningen

Het PDF-bestand moet voldoen aan bepaalde technische vereisten:

artikel 176, §2, 1° van het koninklijk besluit van 30/01/2001 in uitvoering van hetWetboek van vennootschappen

kan worden geraadpleegd in het document: "Protocol voor de neerlegging langselektronische weg van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen in de vormvan een PDF-bestand" (zie website "www.balanscentrale.be").

http://www.balanscentrale.be").


Een PDF-document kan op verschillende wijzen worden aangemaak:— het "afdrukken" van een document in een PDF-bestand in plaats van op papier

d.m.v een specifiek afdrukprogramma of van de afdrukmodule die nu reeds inverscheidene boekhoudpaketten voorkomt;

— het inscannen van papieren documenten— het samenvoegen van meerder PDF-bestanden die zijn aangemaakt op één van de

voornoemde wijzen


Toegelaten documenten:— de jaarrekeningen en de stukken die tegelijk hiermee bij haar moeten worden

neergelegd in toepassing van de artikelen 98 en 100 van het Wetboek vanvennootschappen of in toepassing van andere wettelijke of reglementairebepalingen;

— de geconsolideerde jaarrekeningen en de stukken die hiermee bij haar moetenworden neergelegd in toepassing van de artikelen 120 en 121 van het Wetboekvan vennootschappen of in toepassing van andere wettelijke of reglementairebepalingen;

— de jaarrekeningen in toepassing van het artikel 17 (vzw's), 26octies(buitenlandse vzw's) en 37 (private stichtingen) van de Wet van 27 juni 1921betreffen de vzw's, de internationale vzw's en de stichtingen of in toepassing vanandere wettelijke of reglementaire bepalingen;

— elke jaarrekening maakt het voorwerp uit van een afzonderlijk geüploadbestand

— het jaarrekeningbestand wordt in zijn geheel overgenomen


Criteria betreffende het bestand:— moet een geldig niet-gecomprimeerd PDF-bestand zijn— mag in het pad en in de naam van het bestand enkel cijfers, spaties, de

symbolen ".", "-" en "_" en alfabetische tekens zonder accent bevatten; alleoverige symbolen zoals "&", "@" en "/" zijn met andere woorden verboden

— moet de extensie ".pdf" hebben— een PDF-bestand waarin een jaarrekening in zijn geheel voorkomt mag niet

groter zijn dan 3 MB

Kenmerken die mogen in het PDF-bestand voorkomen:— Bladwijzers (bookmarks):

zijn voorzien in een inhoudstafel en geven de hoofdbestanddelen van een documentweer;

verschijnen in de gelijknamige navigatietab in het navigatiescherm;

aangezien zij geen invloed hebben op de presentatie of de afdruk van het documentworden zij aanvaard.



— Artikelen (articles):zijn elektronische navigatiemiddelen die de lezer helpen een document op eengestructureerde wijze door te nemen ("lees verder op bladzijde...")

aangezien zij geen invloed hebben op de presentatie of de afdruk van het documentworden zij aanvaard.

— Een link:gedraagt zich als een link op een internetsite; door erop te klikken krijgt de lezertoegang tot een ander deel in het geconsulteerde document, een ander document ofzelfs een internetsite te zien;

Opmerking: de tekst van de link moet duidelijk leesbaar zijn!

Kenmerken die niet in een PDF-bestand mogen voorkomen:

— een PDF-document mag niet met een wachtwoord (password) worden beveiligdtegen openen en/of afdrukken en/of wijzigen;

— er mag geen digitale handtekening worden toegevoegd onderaan de eerstebladzijde van de jaarrekening, en bij uitbreiding op eender welke plaats;


— het PDF-document moet opgemaakt zijn in de staande richting (21 cm X 29,7cm). Een document in liggende richting wordt niet aanvaard;

— er mogen geen lagen (layers) voorkomen die in het PDF-bestand worden gebruiktom verschillende lagen van gegevens op één bladzijde weer te geven;


— het PDF-bestand mag geen bijlagen (attachments) bevatten om discussies tevermijden over het al dan niet openbaarmaken van de aangehechte bestanden;


— er mogen geen opmerkingen (comments) worden toegevoegd aan het PDF-bestand. Hiermee wordt niet verwezen naar de commentaren in de tekst zelf,maar wel naar de grafische elementen die, net als bij een zelfklevendmemoblaadje op een papieren jaarrekening, worden toegevoegd aan dejaarrekening in PDF-formaat ;


— aangezien audiovisueel materiaal niet op papier kan worden weergegeven geldtdat de toevoeging van gesproken boodschappen en filmpjes aan de jaarrekeningin PDF-formaat niet toegelaten is.

Criteria betreffende de jaarrekening zelf:

De afdruk met zwarte inkt op wit A4-papier van het aangeboden bestand in PDF-formaat moetbovendien aan de volgende vormvoorwaarden betreffende de jaarrekening zelf voldoen:

— rondom elk blad een strook van ten minste 1 centimeter openlaten;

— bovenaan het eerste blad van de jaarrekening een horizontale strook van ten minste 2centimeter openlaten;

— bovenaan elk blad het ondernemingsnummer van de rechtspersoon vermelden;

— indien het om een verbeterde neerlegging gaat bovenaan het eerste blad de term"verbetering" vermelden;

— buiten de handtekening geen handgeschreven gegevens bevatten;

— een duidelijke leesbaarheid van de gegevens garanderen door een voldoende grootte vande gebruikte karakters en voldoende contrast tussen voor- en achtergrond


Via de toepassing voor de "Neerlegging van jaarrekeningen via internet"

Na upload van het PDF-bestand:— visuele controle door een bediende van de Balanscentrale;— het resultaat is gekend:

in normale omstandigheden: op de dag van de upload

bij grote drukte: de volgende werkdag

e-mail wordt verstuurd naar e-mailadres opgegeven in het identificatiescherm

via link "Mijn profiel" kunnen identificatiegegevens worden aangepast

via menupunt "Opvolging" kan de status van verwerking worden geraadpleegd



De neerlegging van een jaarrekening viainternet: bijstand

Bij technische problemen:— e-mail: [email protected]— tel: 02 221 40 60

— fax: 02 221 31 35

Bij problemen in verband met de neerlegging van eenjaarrekening:— e-mail: [email protected]

— tel: 02 221 30 01— fax: 02 221 32 66

Info & handleidingen:— www.balanscentrale.be

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.balanscentrale.be

De nieuwe tarieven

418,12Volledig schema

193,06Verkort schema

Neerlegging op papiervia de post of aan het loket

357,62 (.xbrl)412,07 (.pdf)393,92 (.nbb)Volledig schema

132,56 (.xbrl)187,01 (.pdf)168,86 (.nbb)Verkort schema

Via internet(bestandsvorm)

Op diskette of via internet(bestandsvorm)

Tarieven vanaf 1 april 2007Tarieven tot en met 30 maart 2007

Elektronische neerlegging met de NBB-toepassing voor de"Neerlegging van jaarrekeningen via het internet"

Ongewijzigde tarieven

De neerleggingskosten voor ondernemingen enpensioenfondsen (in euro)

Nieuwe tarieven!

Vragen?

Documents

wijzigingen sedert 2 april 2007 - | nbb.be...Het XBRL-project van de Balanscentrale Sinds 1 april 2007: geen neerlegging op diskette meer mogelijk! Extensie van een jaarrekeningbestand.nbb