SSmmaarrttFFooccuuss

 Why Your Business Can’t Live Without a Business Continuity Plan (BCP)      By David Mack 

 When  I mention  to  you  the  term,  Business  Continuity  Plan  (BCP), what  thoughts  enter  your mind?  Perhaps your plan is well in place, with drills run a couple of times a year to measure your response and effectiveness.   Maybe you have been thinking about this, but running the day‐to‐day operations takes priority.    On  the  other  hand,  what  if  your  answer  to  the  question  is,  “Uhhh…what  is  a  Business Continuity  Plan?”   Never  fear,  I will  offer  you  a  high‐level  definition,  and  state why  a  BCP must  be amongst the top directives you initiate the next 12 months, regardless of your company size.  A business continuity plan, simply put, answers the question, “How does the world see (your company name)  as  a  relevant,  functioning  business  entity  in  the  event  of  a  catastrophic  break  in  business continuity?” 

 Now…, you, or your network  resource may  read  this and say, “This BCP  thing  is  just a  fancy made‐up term for Disaster Recovery”.  To be truthful, Disaster Recovery is part of the fully‐featured BCP.  That is, a  well‐documented  BCP  addresses  unexpected  events  from  simple  environmental  problems  (e.g. electrical failures,  IT system crashes) to personnel problems (e.g. 75% of your employees are out with the H1N1 virus, or the shop is on strike), up to yes, the F5 tornado or “The Big One” on the Hayward or San Andreas faults.   A BCP is not a document to be conjured up over a weekend, or to be pushed to your IT Staff as a busy‐work assignment.  A BCP is an executive‐level plan, and requires time and careful planning to build, and to maintain its effectiveness.  The main goal of the BCP should be to document how your employees will communicate, how they will continue  performing  their  roles,  and where  they will  do  so.    The  scope  of  BCPs  very  diverse,  as  an insurance broker may have different goals than that of an automobile dealership, for example.  The elements of an effective BCP consist of Applications, Data, Servers, Power, Peripherals, and People. 

 

SSmmaarrttFFooccuuss Of all  the elements,  it will be your people who will be  the most difficult  to build a BCP around.   For example, you can decide where your data will reside, and where you will have access to computers with power should an unforeseen event take place, but will your employees really be thinking about coming to work tomorrow if their home was demolished today by that 9.1 earthquake?  Maybe your BCP  is well documented, with specific  instructions on the where‐and‐how your corporate assets will be allocated.   Perhaps this reading will give you the “shot across the bow” needed to begin discussions with your IT squad going into 2012.  In either case, Congratulations!    If we have managed to confuse you more than ever, but you find value in our message, we are happy to refer you to one of our outside  trusted  resources, who  can  help  you  answer  the  question,  “How  does  the world  see  (your company name here) as a relevant, functioning business entity in the event of a catastrophic break in business continuity?”   They will  learn how you conduct business with your customers, and with your approval, develop  a plan  you  can  immediately deploy  today, with  scale  toward  addressing  the most catastrophic of possibilities.   David O. Mack  is a Cisco Certified Network Associate  for Smart Connect Technologies,  Inc.   To contact him,  call  916  440  1213,  or  email  at  askus@smartconnecttech.com.    You  can  reach  their website  at www.smartconnecttech.com.