What is the NIH Manuscript Submission System 

The NIH Manuscript Submission system allows you to submit an electronic version 

of your peer‐reviewed final manuscript for inclusion in PubMed Central.  (h p://nihms.nih.gov/) 

Anyone with access to the necessary informa on and documents can submit a manuscript 

without an official delegate status.  

Log in It is recommended that you sign in with your eRA Commons ID (if available).  Please note that you 

should always log in via the same mechanism whether it is eRA Commons or myNCBI. 

Submit New Manuscript 

Before you get started 

Items needed for successful submission: 

Journal name 

A ach document: Final peer‐reviewed manuscript (This is the final version you                     submi ed to which the journal said it was accepted.) 

A ach document: Figures ,Tables or other suppor ng informa on included in                     manuscript, if applicable 

ALL Grant numbers cited in the manuscript 

Embargo period (e.g., [from the Journal of the American Medical Associa on] Authors 

who submit their manuscripts to an approved public repository, such as PubMed Central, 

must indicate that the manuscript may not be made available to the public sooner than 6 

months a er publica on in JAMA.) 

Enter journal name and ar cle  tle 

There are 3 ways to enter: 

1.  Enter Manually 

2.  Lookup ar cle 

3.  My NCBI Bibliography 

Enter grants/projects informa on 

It is recommended that you enter the exact grant number (ID #) instead of searching by 

Name. Searching by name may result in numerous results to sort through. 

_________________ 

For mul ple grant #s, you will need to conduct mul ple search requests  un l all grant #s 

are selected 

Upload Files—Must be final peer‐reviewed documents (PDF or Word) 

Review Summary 

Review and Approve Submission 

Save PDF Receipt for your files 

Cer fy submission 

Choose reviewer, if other than yourself; Must be an author on the manuscript or a PI 

on a grant cited 

Endorse 

Final Summary  

In process 

Approval 

The designated approver will receive TWO emails from the NIHMS system seeking ac on for    

final approval of submi ed manuscript. See sample below. 

Final Confirma on—Publica on is posted on PubMed Central 

Approvers will receive a third and final email confirming that your ar cle is available in PMC. 

Need Help? 

Submitting an Article to PubMed Central (Video) Approving Submission of an Article to PubMed Central (Video) 

See All Resources in StarBRITE. 

 

Contact: 

RSS — (615) 322‐7343 or Email  

NIH Manuscript Submission System— Write to the Help Desk