1  

WebEx-­‐Enabled  Telepresence  Scheduling  Guide        NOTE:  In  order  to  use  this  service,  you  will  need  to  have  a  WebEx  account  and  a  TMS  account.  Your  TMS  account  is  your  Harvard  Key  login,  and  soon  the  WebEx  account  will  be  as  well.  Please  DO  NOT  distribute  your  TMS  or  WebEx  account  information.  Contact  ithelp@harvard.edu  for  creating  or  recovering  either  your  Harvard-­‐Key  or  WebEx  account  information.        Scheduling  Your  Meeting  Room        The  first  step  is  to  book  the  conference  room  for  the  upcoming  meeting  using  Outlook,  room  book  or  your  department’s  room-­‐scheduling  tool.  Below  is  an  example  from  Outlook:        

     Scheduling  the  WebEx-­‐enabled  Telepresence  Meeting        Step  two  is  to  visit  the  Video  Conferencing  Portal:  https://tms.vid.harvard.edu  This is your entry point to the Smart Scheduler:

 

  2  

 Click  on  the  Smart  Scheduler  Login  link,  and  you  will  be  directed  to  the  TMS  system  and  presented  with  a  login  screen  where  you  will  need  to  enter  your  Harvard  key  login  credentials.            

     

       This  is  the  main  page  where  your  previously  scheduled  Telepresence  meetings  will  appear.      

   

This  menu  will  provide  your  current  and  future  meetings  in  chronological  order.  You  will  also  notice  the  “New  Meeting”  button  in  the  top  right  corner  of  the  page.  Once  you  click  this  button,  you  will  see  the  screen  below:        

 

  3  

   Here  you  can  enter  your  meeting  title,  choose  the  meeting  date  and  time,  and  most  importantly  select  the  system  you  will  be  using  for  your  meeting.        

     In  row  1  (TelePresence),  you  will  see  a  search  bar.  Type  the  room  number  you  plan  on  using.  It  will  most  likely  be  a  unique  number,  but  you  may  see  similar  room  numbers  pop-­‐up.  Choose  the  one  that  most  accurately  describes  the  room  you  intend  on  using.  If  you  are  unsure  of  which  one  to  use,  visit  the  room  and  the  system  name  displays  in  the  top-­‐left  corner  of  the  touch-­‐10  panel  used  to  control  the  TelePresence  system.    

     There  will  also  be  a  drop-­‐down  menu  with  three  horizontal  bars  as  its  icon.  Once  you  have  selected  your  room,  it  is  important  that  you  select  both  “Add  Video  Call-­‐in  -­‐  SIP”  and  “Add  Audio  Only  Call-­‐in  –  SIP”.  Adding  these  two  options  provides  greater  flexibility  for  remote  participants  to  join  the  meeting,  so  it  is  important  that  you  always  add  them.  You  only  need  to  add  a  single  participant  for  both  of  these  options.        Next,  you  will  want  to  select  the  “WebEx”  tab  highlighted  in  row  2,  then  check  off  “Include  WebEx”.  If  you  wish  to  enforce  security,  add  an  8-­‐digit  alphanumeric  password  containing  at  least  8  digits.  This  password  will  help  protect  your  meeting  from  outside  sources  trying  to  dial  into  your  meeting  through  WebEx.    

 

  4  

     

     Once  this  is  complete,  you  have  successfully  fulfilled  the  minimum  requirements  to  set  up  a  WebEx-­‐enabled  Telepresence.          The  “Recurrence”  tab  will  allow  you  to  schedule  a  weekly,  bi-­‐weekly,  monthly,  meeting.        The  “Additional  Settings”  tab  provides  the  following:    

   You  can  add  an  agenda  to  your  meeting  and  an  8-­‐digit  numeric  pin  to  prevent  outside  TelePresence  rooms  from  calling  into  your  meeting  without  your  permission.      Keep  in  mind  this  process  still  does  not  book  your  meeting  room;  it  only  adds  a  meeting  to  the  TelePresence  unit  and  WebEx.  Booking  the  room  via  your  normal  room-­‐scheduling  tool  is  required.        Now  select  save.  If  you  do  not  select  save  all  of  the  information  will  be  lost.        Your  Meeting  Confirmation        

 

  5  

After  Saving,  TMS  Smart  Scheduler  will  generate  three  emails,  an  example  of  which  is  below:      

   The  email  titled  “(Forward  to  others)  WebEx  meeting  invitation  [meeting  name]”  can  be  sent  to  your  meeting  participants,  and  provides  all  of  the  information  necessary  to  join  your  meeting  with  ease.  It  also  provides  the  necessary  information  to  call  in  from  other  devices.        The  email  titled  “WebEx  meeting  scheduled:  [meeting  name]”  is  your  confirmation  as  host  of  the  meeting  and  contains  information  that  should  not  be  shared  with  others.        The  information  in  the  email  entitled  “CONFIRMED:  [meeting  name]”  can  be  copied  and  pasted  into  your  meeting  invite  via  Outlook  or  a  similar  tool.  This  also  provides  the  necessary  information  to  call  in  from  other  devices.        Here  is  an  example  of  what  you  will  receive  in  your  messages:          

     Joining  Your  Meeting        Once  you  forward  the  invite  to  all  your  attendees,  they  can  join  the  meeting  by  simply  clicking  the  Join  Using  WebEx  button  or  by  dialing  in    

 

  6  

     

The  above  image  is  what  will  display  on  your  TelePresence  unit  as  well  as  the  touch  panel.  Once  you  press  the  “Join”  button  on  the  touch  panel  you  will  be  in  the  meeting.        For  Your  Attendees        Once  they  join  the  meeting  through  WebEx,  via  the  link  you  sent,  they  will  be  presented  with  the  following.    

         

Your  participants  should  enter  their  name  and  email  and  select  join.        They  will  then  be  prompted  by  a  screen  that  will  allow  them  to  configure  their  audio  and  video  settings.  Once  set,  select  “Connect  Audio  and  Video”.  

 

  7  

     

Now  your  attendees  will  be  connected  to  the  meeting.          

     Above  is  the  interface  all  WebEx  participants  will  see.  The  left  side  of  the  WebEx  will  show  any  shared  content  or  setup  options,  and  the  right  will  show  the  meeting  attendees.  If  participants  are  using  video,  the  active  speaker  will  appear  at  the  top  of  the  attendee  list.  Audio  only  participants  will  be  listed  below.        PLEASE  NOTE:  when  you  are  using  a  Telepresence  system  there  is  no  need  to  join  the  WebEx  from  your  laptop.  The  room  will  act  as  the  medium  in  which  you  and  the  rest  of  the  people  in  that  room  will  communicate.  As  for  sharing  content,  a  direct  connection  to  the  system  should  be  available  for  anyone  to  use.  If  you  do  connect  via  your  laptop  to  facilitate  the  meeting,  you  should  not  share  your  screen  via  WebEx,  as  it  can  create  odd  video  effects.        If  you  need  any  assistance,  please  reach  out  to  ithelp@harvard.edu  with  the  subject  WebEx/Video  Conferencing  and  include  a  description  of  the  issue  at  hand.