EBD #12.49aBARC #12.49a

6 Month Report – September 2019 through March 2020 Metric Report

Grassroots: 4% response rate from advocates in the last six months; the nonprofit industry response rate is 1.8%

Social Media: 10.4K impressions of the #FundLibraries campaign between 09/01/19 and 03/15/20. During the same time-frame last year (09/01/18-03/15/19), we generated 5.4k impressions of the #FundLibraries.

Fly-In: 100% of fly-in targets have been contacted by ALA, including key leadership. From these meetings, 35% of these meetings resulted in signatures for LSTA and 28% resulted in signatures for IAL.o In 2020, 35% of everyone we met signed on to LSTA or IAL. o In 2019, 42% of everyone we met with signed on to LSTA or IAL.

o Note on Decrease: This is a ratio drop; fewer meetings means fewer touchpoints. Overall in FY21 both, letters increased in signatures: 8% growth for LSTA, 5% growth for IAL. In addition, in 2020 we brought a third fewer advocates to DC than 2019, but only saw a 15% decrease in signing as a result of meetings despite the fact we had a 30% decrease in meetings. 

o Note on the 116th Freshman Class: As a result of the 2020 fly-in, we generated 3 reps completely new to the letters. As a result of the 2019 fly-in—which corresponded with the start of the largest Freshman Class in recent history—we generated signatures from 24 reps, an expected increase.

o 30% of reps who sign our letters are offices we met during both fly-ins. These annual in-person touchpoints result in sustained championship for libraries, year after year.

Narrative ReportStaff Efficiencies: In 2018, planning for the 2019 Fly-In and 2019 #FundLibraries Grassroots Campaign both began in October 2018. Staff worked manually to search for and identify topline advocates to attend the fly-in and to locate assets in our grassroots community. This work was done by-hand; we had no formal records, no ways to save and run reports on current ALA members who were active, no ways to map ALA members by congressional district. Invitations for the 2019 fly-in weren’t sent until December 2018 (only eight weeks out) and no advocate contact was made in advance of the #FundLibraries campaign. In 2019, comparatively, planning for the 2020 Fly-In and 2020 #FundLibraries Grassroots Campaign both began in early October, but Salesforce allowed us to process information, run reports, and send out key priming messaging throughout the fall. Invitations were sent in November—five weeks early—and target congressional districts were provided training materials before the #FundLibraries Grassroots Campaign started. Staff report saving 30% of their time, gaining weeks back to focus on other activities and events.

Time-Saving Collaboration with Chapters: This year, staff worked closely as always with state Chapters, to create powerful efficiencies with states. PPA worked with chapters in DC, NH, NY, FL, and MA to send out local alerts through their Engage systems. We targeted the emails to specific districts where we needed signatures, activating specific advocates only, and sent to their local lists—which indeed includes a potential segment of advocates who haven’t previously heard about the campaign at the national level. ALA saw excellent open and click through rates (high above average), quick return on support generated in Congress, and an increase of new advocates that matched the email performance at the state level. The most exciting outcome was the collaboration between PPA and chapter leadership, which saved staff time (we didn’t need to hunt for strong local advocates) and chapter time (they could lean on PPA’s software and communications expertise to make sure the communication was accurate, targeted, and quick to deploy.

Back-Up Information on the Numbers 

11,701 active opt-in advocates (subscribed advocates who were taking action) between Sept. 1 and March 10 25,643 discrete activities (emails, social media posts, etc.) – averages about two actions per advocate

 This chart shows actions taken over the last 6 months, September to now. Nothing surprising here.

FY 13 FY 14 FY 15 FY 16 FY 17 FY 18 FY 19 FY 20 FY 21160.0

165.0

170.0

175.0

180.0

185.0

190.0

195.0

200.0

205.0

20

40

60

80

100

120

140

160

180House Signatures with LSTA Funding

LSTA

 Fun

ding

 in M

illions of $

Data for BARC #FundLibraries Grassroots Campaign Results

In the last six months, about 4% of our advocate universe has been active. Two notes on this 4% number:o Nonprofit Technology Network industry benchmark reports that the 2019 response rate is 1.8%.o Interestingly, the NTN report shows the industry average advocacy email response rate declined by 15% 

in 2018, to 1.8%. Drops were reported for open rate (down 5% to 15%), click-through rate (down 16% to 2.4%), and page completion rate (down 7%, to 72%). The unsubscribe rate fell to 0.12%, which is 2% lower than in the previous year. ALA clocks in above the benchmark for all these standard numbers.

  Of this 4% who have been active, 83.62% were completed  by 

non-ALA members and 16.38% were completed by ALA members. Three notes on these numbers:

o This breakdown is an estimate as our most sophisticated advocates are not using Engage to conduct their advocacy; they are advocating without templates and working directly with congressional offices. 

o That said, this 16% number represents a lot of potential for us—with Salesforce, we can now work to develop a culture of reporting back. When advocates conduct direct advocacy, we want them  to tell us about it. We want to bump that 16% up in  an effort to create a more complete feedback loop and information sharing culture as we move forward. 

o On the other side, the 83% of the advocate population who are using our templates as non-members, PPA hopes to pipeline these contacts into a ladder of engagement: first, getting them to return as advocates, then passing them as potential leads to Development and Membership.

Fly-In 2020 Results

Note: We are still waiting for final results in the Senate, so we can’t do a full congressional comparison.

In the House, we met with 100% of fly-in targets. From these meetings, 35% of these meetings resulted in signatures for LSTA and 28% resulted in signatures for IAL.

o The 2020 fly-in generated signatures from 3 representatives completely new to the letters (Levin in MI-9 and Doyle in PA-18 on LSTA; Bonamici in OR-1 and Doyle in PA-18 on IAL). 

o The 2019 fly-in (which also corresponded with the 116 Freshman Class) generated signatures from 16 representatives completely new to LSTA, all of whom we retained, and 19 representatives completely new to IAL (we lost two this year; Axne (IA-2) and Omar (MN-5)

In 2019, we brought 88 advocates to DC for the Congressional fly-in. In 2020, we brought 64—almost a third fewer advocates meant a third fewer meetings and corresponding outcomes:

o In 2020, 25 reps we met with signed LSTA; 20 reps we met with signed IAL. o In 2019, 46 reps we met with signed LSTA; 34 reps we met with signed IAL.

This is a ratio drop; fewer meetings means fewer touchpoints. Overall in FY21 both, letters increased in signatures: 8% growth for LSTA, 5% growth for IAL.

LSTA signaturesFY19: 136FY20: 150FY21: 162 – 8% increase from last year, 19% increase from FY19 IAL signaturesFY19: 98FY20: 128FY21: 135 – 5% increase from last year, 38% increase from FY19

Out of two-years of combined touchpoints in the House, out of 177 meetings over two years, we have 50 sustained LSTA supporters this year—a third of our total signatures (162) for FY21. And, for IAL, we have 41 sustained supporters—again, a third of our total signatures (135) for FY21.

  

2020 2019Congressional

MeetingsConfirmed Congressional Meetings 144 213

House 70 107Senate 75 106

Members of Congress in Attendance 28 40House Approps Mtg. - LHHS 11 13Senate Approps - LHHS 16 17House & Senate Approps Leadership 4 4Chair & Rnk. Mbr. - House Ed & Labor 2 2Chair & Rnk. Mbr. - Senate Ed & Labor 2 2Pary Leadership - House & Senate 4 4ALA PPA Staff Key Mtg. Attendance 41 94

Attendees Advocates 64 88State Representation (including DC) 36 47

New YorkGood open rates (21%); secured two more signatures between sending on 3/5 and today: Tonko and Meeks (went from needing 7 to needing 5) 

 MassachusettsAlso had great open rates at 26%, and helped us to secure Neal, Kennedy, Pressley. Still waiting on Keating and Moulton but we now have 3 of the 5 we expected. 

  FloridaOpen rates still good, although smaller (19%); much better click-thrus comparatively. We did not see any change in signatures in FL today. Here’s hoping Monday brings better news.