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Tablas de Retencion Documental

(TABLAS DE RETECIÓN DOCUMENTALTRD)

ALCALDÍA DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS - META

Secretaria de Gobierno

San Martín de los Llanos, Agosto de 2016

DEPARTAMENTO DEL META

CODIGO

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MUNICIPIO DE SAN MARTIN DE LOS LLANOS

VERSIÓN No.

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

APROBACIÓN

TABLA DE CONTENIDO

Introducción3Marcojurico4Identificación delaentidad6Reseñahistorica6MIsión7VIsión7Metodologia aplicada en la elaboracion de la tablas deretencióndocumental, procedimiento, formato y tiempodeelaboracion8Definición de Tabla deRetenciónDocumental8Fortalezas para laadministraciónmunicipal8Investigación preliminar sobre la institución8Compilación de lainformacióninstitucional8Entrevista con los productores de los documentos delainstitución9Análisis e interpretación de lainformaciónrecolectada9Elaboración y presentación de las Tablas deRetenciónDocumental10Explicacion del formato delatabla13Sustentación de laeliminacióndocumental16Procedimiento16Normatividad17Aplicación de las tablas de retencion documental para las transferencias primarias18Aplicación18Transferenciadocumental18Responsables19Revisiónyactualizaciónperiodicadelastablasderetencióndocumental...20 7Glosario20Cuadrodeclasificación24Tablas deretencióndocumental37Anexos173

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INTRODUCCIÓN

Con la promulgación de la Ley 80 de 1989 para el Archivo General de la Nación ha sido de vital importancia la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD) tanto en las entidades publicas como privadas con funciones publicas, dado que las TRD son una herramienta archivística que registra las series con sus respectivas unidades documentales y evidencia el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Por otro lado, en el año 2000 se promulgo la Ley 594 “Ley General de Archivo” en la cual es establecio la obligatoriedad de la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original y el compromiso de elaboración y adopción de las TRD; igualmente determina la responsabilidad de la administración pública en la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

En virtud de lo anterior, la Alcaldía de San Martín de los Llanos en cumplimiento de la Ley General de Archivo y de toda la normatividad vigente, ha elaborado las Tablas de Retención Documental y con el fin de que estas faciliten el manejo de la información, contribuyan a la racionalización de la producción documental, permitir a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente, faciliten la organización de los documentos, y garanticen la selección y conservación de los documentos que tienen valores secundarios.

Para la elaboración de esta herramienta archivística se utilizo la metodología planteada por el Archivo General de la Nación en el Manual No. 4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales, el cual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios de archivo, para normalizar los procesos archivísticos relacionados con la gestión documental1; el manual consta de tres temas el primerohacereferenciaalasTRD,nombralasbaseslegales,laspautasy

procedimientos para su elaboración y presentación; el segundo asunto hace alusión a las transferencias documentales, donde detalla los conceptos, responsabilidades y procedimientos relacionados con las transferencias; y el tercer tema son unos anexos, que comprende normatividad archivística y formatos e instructivos.

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2001). Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Colombia: Imprenta Nacional deColombia.


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MARCO JURICO

La Constitución Política de Colombia en el Título I de los Principios Fundamentales establece: Artículo 8: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de lanación".

En el Título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, en su Capítulo I de Los Derechos Fundamentales,establece:

Artículo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”.

Artículo 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial..."

Artículo 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución..."

El capítulo II De Los Derechos Sociales, Económicos y Culturales preceptúa:

Artículo 72: "El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica."

Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable".


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Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central. Y Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de1995."

Ley 594 julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. El Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”.

Acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación. “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

Circular Externa No. 003 del 27 de Febrero 2015 del Archivo General de la Nación. “Directrices para la elaboración de Tablas de Retención Documental”.

Decreto No. 1080 del 26 de Mayo de 2015 de Mincultura. Artículo 2.8.2.6.1

“Generalidades del sistema de Gestión Documental TRD y TVD”.


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1IDENTIFICACIÓN DE LAENTIDAD

1.1 RESEÑAHISTORICA

Los primeros conquistadores que hicieron su arribo a los llanos orientales fueron Jorge de Spira y Nicolás de Federmán en el año de 1531, le siguieron Hernán Pérez de Quezada en 1541, Juan de Avellaneda 1550 y Gonzalo Jiménez de Quezada en el año de 1569, todos ellos en busca de Eldorado, motivo que impulsó igualmente al capitan Pedro Daza de Heredia, fundador de San Martín a explorar nuestro territorio.

San martín fue fundado en el año 1585, con el nombre de Medina de las Torres , como una ciudad intermedia entre san Juan de los Llanos y Tunja. Los revueltos de los indígenas arrasaron totalmente la población de Medina de las Torres por lo que fue reconstruida el 10 de abril de 1641 por el gobernador Juan de Zárate con el nombre de San Martín del Puerto, en el sitio que hoy ocupa a orillas del río Camoa en un ligero pliegue de terreno que ofrece una maravillosa vista panorámica.

Durante la época de la colonia el territorio de San Martín perteneció al virreinato de Santafé de Bogotá y se denominó cantón (región provincial) de San Martín del Puerto. A partir de esta fecha los años sucedieron sin hechos de importancia notoria en su apacible y pastoril acontecer solamente alterado algunas veces con los encuentros indígenas o con cambios de nuevos misioneros, autoridades civiles omilitares.

Hasta cuando corrido algo mas de un siglo, se perciben los primeros movimientos que no alcanzan a tener la resonancia requerida, pero si el despertar de la intensa, sangrienta y decisiva participación en la guerra de la independencia, con la intervención de aguerridos sanmartineros que se alistaron en el ejercito patriótico, primero con Nonato Pérez en la batalla del Upía el 21 de febrero 1818 y que luego atacó y venció en San Martín al batallón realista. Después incorporados con Santander en el pantano de vargas y el puente de Boyacá, hasta llegar al Perú, y ya de su regreso algunos sanmartineros entre los que se recuerdan a Pablo Enciso y Paulino Rey, exhibieron las medallas de plata que allá recibieron por su decisiva intervención en las batallas y aguerrido valor, cuya inscripción decía “ A los vencedores deayacucho”.

El territorio de San Martín, hizo parte del estado soberano de Cundinamarca en la unión colombiana y fue cedido por éste al gobierno nacional mediante acto legislativo del 1 de septiembre de 1867, la nación aceptó esta cesión mediante la


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ley del 4 de junio de 1868, en consecuencia, la administración del territorio pasó a ser de orden nacional y los gastos que esta demando fueron a cargo del tesorero nacional. Durante esta época tomo la denominación de territorio nacional de los llanos y su capital fue San Martín de los Llanos. En 1905 se creó la intendencia nacional del Meta y San Martín después de haber sido el centro de los negocios y la vida del llano dejo de ser capital, categoría que adquirió entoncesVillavicencio.

San martín es la población más antigua del departamento del meta y fue elevada por decreto nacional Nº 237 de 1958 a municipio. Deriva su nombre del santo a que está consagrada, cuya celebración se efectúa con gran entusiasmo el 11 de noviembre.

En el año 2002, se la cambia el nombre por el de San Martín de los Llanos (Según acuerdo 038 de 2002).

1.2 MISIÓN

Ser el ente integrador que permita la creación de un ambiente armónico entre lo social y lo institucional, asumiendo el liderazgo y la participación local en los procesos que se derivan de la ampliación de la frontera agroindustrial y productiva, la economía petrolera y las políticas nacionales de paz y de seguridad, favoreciendo mejores condiciones de vida para las comunidades, impulsando oportunidades de desarrollo productivo sostenible, el acceso y generación de conocimiento, desarrollando infraestructura social y tecnológica, trabajando en el control y seguimiento para el manejo de impactos de la inversión y la integración de los diversos niveles de gobierno para la gestión y financiación deldesarrollo.

1.3 VISIÓN

En el 2032 el municipio de San Martín de los Llanos estará posicionado como centro de desarrollo tecnológico y de negocios, integrado a la región del Ariari y la Altillanura, caracterizado por su dinamismo social, ambiental y económico, posición que logró al orientar los cambios productivos rurales con enfoque incluyente, a través del agrocomercio, agroindustria y turismo, al igual que el aprovechamiento de su potencial petrolero, presentando indicadores óptimos de calidad de vida de la población con una amplia alianza regional que favorece el mantenimiento y manejo sostenible de los recursos ambientales, donde prevalecen el respeto; promoción y ejercicio de los Derechos Humanos.


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2 METODOLOGIA APLICADA EN LA ELABORACION DE LA TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL, PROCEDIMIENTO, FORMATO YTIEMPO

DE ELABORACION.

2.1 DEFINICIÓN TABLA DE RETENCIÓNDOCUMENTAL

La tabla de retención documental, es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo de gestión y en el archivo central y se establece sus disposición final, bien sea con el propósito de conservarlas totalmente, seleccionarlas o eliminarlas.2

2.2 FORTALEZAS TRD PARA LA ADMINISTRACIÓNMUNICIPAL

· Facilitar el manejo de lainformación.

· Contribuir a la racionalización de la produccióndocumental.

· Permitir a la administración proporcionar un servicio eficaz yeficiente.

· Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ellasestipulados.

· Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen carácterpermanente.

· Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

· Sirven de apoyo para la racionalización de los procesosadministrativos

· Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivototal.

· Ayudan a controlar la producción y tramitedocumental.

· Identificación de las funcionesinstitucionales.

· Integrar los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

En la elaboración de las T.R.D., se contemplaron tres etapas:

2.3 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAINSTITUCIÓN

2.3.1 Compilación de la informacióninstitucional

2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2001). Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Colombia: Imprenta Nacional de Colombia.


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Se procedió a indagar sobre la información institucional, como el Acuerdo No. 027 de 2012 que estableció la estructura de la planta y se determinó la escala de remuneración para las diferentes categorias de empleos del Municipio de San Martín de Llanos, y teniendo en cuenta el Decreto No. 055 de 2015 “Por el cual se actualiza el manual especifico de funciones, competencias laborales y requisitos de los empleos pertenecientes a la planta de cargos del municipio de San Martín de los Llanos”. Posteriormente se procedió a consultar la información relacionada con las normas a nivel nacional que inciden en la producción documental de la Alcaldia, obteniendo como elemento y/o herramientas de apoyo:

· Estructura orgánicavigente.

· Codificación de Unidades Administrativas y/0dependencias.

· Organigramavigente.

· Manual de funciones y competenciaslaborales.

· Legislación y normas vigentesnacional

· Normatividadinterna

2.3.2 Entrevista con los productores de los documentos de lainstitución.

Analizada la información institucional e identificadas las dependencias, se procedió a realizar entrevistas durante los meses de mayo o junio de 2016 y confrontada en el mes de Julio de 2015 con los productores de la documentación en la entidad, con el fin de:

· Identificar y definir las unidadesdocumentales.

· Analizar la producción y tramite de los documentos teniendo en cuanta los manuales de procedimientos de lasdependencias.

· Identificar los valores primarios de ladocumentación.

2.4 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LAINFORMACIÓN RECOLECTADA

Una vez compilada la información se procedió a conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo en cuenta como base las entrevistas y el análisis de los manuales de funciones y procedimientos; posteriormente se empezó con la elaboración de los cuadros de clasificación documental, teniendo en cuenta lo establecido en el Acuerdo No. 005 del 15 de


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marzo de 2013 del Archivo General de la Nación, que en el Artículo 5º. Establece que “el cuadro de clasificación debe reflejar la jerarquía y atender los conceptos básicos de fondo, subfondo, sección, subsecciòn, serie, subserie, Unidad Documental compuesta, Unidad Documental simple que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de las unidades administrativas o dependencias”.

Igualmente, se socializo el tema con el fin de definir la valoración y selección documental con los productores de los documentos en la entidad.

2.5 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental se elaboraron teniendo como punto de partida la series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia de la Alcaldía de San Martín de los Llanos; asimismo, se tuvo en cuenta la estructura orgánica definida en el Acuerdo No. 027 de 2012 y el manual de funciones establecido en el Decreto No. 055 de 2015. Las TRD se encuentran soportadas por los cuadros de clasificación documental, en donde se definen las series, subseries; para lo cual se estableció la siguientecodificación.

CODIFICACIÓN. La codificiación se da en forma jerarquica de acuerdo a la estructura organica y al organigrama vigente.

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DEPENDENCIAS

100

DESPACHO DEL ALCALDE

110

SECRETARIA DE HACIENDA

111

SECRETARIA DE HACIENDA – DIRECCIÓN DE TESORERIA

112

SECRETARIA DE HACIENDA – DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO

113

SECRETARIA DE HACIENDA – DIRECCIÓN DE IMPUESTOS

120

SECRETARIA DE CONTROL INTERNO

130

SECRETARIA DE CONTRATACIÓN

140

SECRETARIA DE GOBIERNO

141

SECRETARIA DE GOBIERNO – DIRECCIÓN DE ALMACEN

142

SECRETARIA DE GOBIERNO – INSPECCIÓN DE POLICíA

143

SECRETARIA DE GOBIERNO – COMISARIA DE FAMILIA

144

SECRETARIA DE GOBIERNO – ENLACE MUNICIPAL


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150

SECRETARIA DE SALUD (P.A.B.)

160

SECRETARIA DE OBRAS PÚBLICAS

170

SECRETARIA DE PLANEACIÓN

171

SECRETARIA DE PLANEACIÓN – SISBEN

172

SECRETARIA DE PLANEACIÓN – VIVIENDA

173

SECRETARIA DE PLANEACIÓN – DIRECCIÓN DE BANCO DE PROYECTOS

CODIFICACIÓN: SERIES Y SUBSERIES

Serie 01: Actas. Código de dos dígitos, asignados de forma consecutiva de acuerdo al orden alfabético de las series.

Subserie 08: Actas comité orden público. Código de dos dígitos, asignados de forma consecutiva de acuerdo al orden alfabético de las Subseries al interior de la serie.


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100

Despacho del Alcalde

110

Secretaria de Hacienda

120

Secretaria deControl Interno

130

Secretariade Contratación

140


141

150

Secretriade Salud Pública

160

Secretaria de Obras

170

Secretaria de Planeación

111

Direcciónde

Tesoreria

112

DireccióndePresupuesto

113

DireccióndeImpuestos

Dirección de Alamacén

142

Inspecciónde Polícia

143

Comisaria deFamilia

144

Enlace de victimas

171

Sisben

172

Vivienda

173

Dirección Banco de Proyectos


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3 EXPLICACION DEL FORMATO DE LATABLA

COMPONENTES:

Oficina Productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Hoja _ /_. En el primer espacio debe consignarse el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determinará el total de las hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención de la entidad.

Ejemplo:HOJA 1 DE 2

HOJA 2DE_2

Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de documentos como sus series respectivas.

Serie. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser pertinente, también se listarán la subseriescorrespondientes.

Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en lasoficinas.

Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.

Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

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Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras permanentes, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.

Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros.

Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos.

Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación yeliminación.


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4 SUSTENTACIÓN DE LA ELIMINACIÓNDOCUMENTAL

Eliminación: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

La eliminación de documentos de archivos tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberán ser aprobadas por el comité interno de archivo con la relación de documentos que presenten las oficinas.

4.1 PROCEDIMIENTO

1. Identificar los documentos que ya han cumplido los tiempos de retención y que su disposición final sea la eliminación, verificando las TRD y las TVD aprobadas.

2. Diligenciar el Inventario Documental de los documentos objeto de eliminación.

3. Presentar al Comité Interno de Archivo la Solicitud de Aprobación de la eliminación dedocumentos.

4. Autorizar o desautorizar las solicitudes de eliminación medianteActa.

5. Si se hacen observaciones se ajusta el inventario documental de documentos objeto aeliminar.

6. Publicar por treinta (30) días en la página Web de laentidad.

7. Recibir las observaciones al proceso realizadas por los ciudadanos, y dar oportuna respuesta a los requerimientos. (Si sepresentan).

8. Atender durante sesenta (60) días siguientes a la publicación, los requerimientos efectuados por el Archivo General de la Nación (Si se presentan).

9. Notificar a los responsables de la secretaria de la aprobación del procedimiento, y de las fechas límites para allegar lossoportes.

10. Elaborar el Acta de EliminaciónDocumental.

11. Establecer el método mediante el cual se procederá a destruir el material (inmersión, destrucción por máquina, etc.), siempre garantizando que el material quedeilegible.


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12. Firmar el Acta de Eliminación de Documentos como evidencia de aprobación.

13. Los soportes del proceso de eliminación se deben conservar de forma permanente.

4.2 NORMATIVIDAD

Ley 594 de 2000,“Ley General de Archivos” del Gobierno Nacional.

Decreto No. 2578 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado” del Ministerio de cultura, en el cual se establece en el artículo 25 “La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a esteúltimo”.

Acuerdo No. 004 de 2013 delArchivo General de la Nación “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica elprocedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las TRD y TVD”.

Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" del Ministerio de Cultura, en el cual señala en el artículo 2.8.2.2.5. “La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos,deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes)a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación la respectiva tablade retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionariosautorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en lapágina web de cadaEntidad”.

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5 APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL PARA LAS TRANSFERENCIASPRIMARIAS

5.1 APLICACION

Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:

· Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento: con la aprobación de la evaluación técnica o convalidación del consejo departamental de archivo delMeta.

· Instructivo para suaplicación.

· Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cadaoficina.

5.2 TRANSFERENCIADOCUMENTAL

Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, Para la transferencia de la documentación al archivo central, deberán seguirse los siguienteslineamientos:

· Efectuar la selección y eliminación natural de la documentación, previa verificación de la existencia de originales o en su defecto copias de mejor calidad. No archivar fax, se debe fotocopiar inmediatamente y archivar la fotocopia.

· Retirar el material impreso no susceptible de archivo (revistas, periódicos, sobre, tarjetas, de invitación, plegable de programas, propaganda de productos comerciales, entre otros), siempre y cuando no afecte la integridad delexpediente.

· Eliminación de material metálico y AZ (clips, ganchos de cosedora, legajadores, alfiles, etc.), procurando no causar deterioros de tipofísico.

· Los documentos de cada expediente estén colocados en unidades de conservación (carpetas desacidificadas cuatro aletas) individuales, se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la másreciente.


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Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, cada carpeta debe contener .como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, en el vértice superior derecho con lápiz de mina negra HB 2; en forma descendente, por Ej.: Carpeta 1 Folios. 1-200, Carpeta 2 Folios. 201-400, etc.

5.3 RESPONSABLES

Transferencia primaria: El comité interno de archivo dejará establecido en un cronograma que estas se efectuaran en el mes de marzo de cada año, el funcionario auxiliar responsable del archivo comunicará a cada oficina el día que le corresponda.

Actualización de inventarios: las oficinas que realicen las transferencias deberán entregar el inventario en el formato único en medio magnético y físico, (dejando una copia en físico para la oficina) de la documentación transferida al funcionario auxiliar responsable del archivo, posteriormente este funcionario actualizará en el formato único de inventario del archivo central en medio magnético yfísico.

Revisión y seguimiento: Es responsabilidad de la funcionaria auxiliar de archivo, para que en coordinación con el asesor de control interno se efectúen visitas a las diferentes oficinas productores de documentos, efectuando un seguimiento de mejoramiento. Pero si la oficina continua omitiendo el procedimiento de gestión documental se debe informar al comité interno de archivo para aplicar las medidas correspondientes.

Documentos de apoyo: Son documentos que sirven al funcionario para el cumplimiento de su gestión, pueden ser normas nacionales, departamentales o de otras dependencias, estas no están contempladas en la tabla de retención documental, por lo tanto se deben llevar en una carpeta identificando el contenido sin darle ninguna organización, cuando el jefe de la oficina quiera eliminar documentos de apoyo, lo hará con la presencia de la funcionaria auxiliar de archivo y se hará un acta de eliminación firmada por las dos partes, esta acta se archivará en los documentos del archivo general del municipio con valor secundario.


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6 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN PERIODICA DE LAS TABLASDE RETENCIÓNDOCUMENTAL.

Las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía, son susceptibles de actualización en los siguientes casos:

· Cuando existan cambios en la estructura orgánica de laentidad.

· Cuando existan cambios en lasfunciones.

· Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación.

· Cuando se produzcan cambios en el marco normativo delpaís.

· Cuando se transformen tipos documentales físicos enelectrónicos.

· Cuando se generen nuevas series y tiposdocumentales.

· Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción dedocumentos.

La actualización de las Tablas de Retención Documental también debe surtir el proceso de aprobación por las instancias correspondientes (comité Interno de Archivo), la evaluación y convalidación por el Consejo Departamental de Archivo del Meta, y deberá llevarse un registro documentado con los cambios de las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental, que se hayan realizado permitiendo la trazabilidad y control del instrumento.

7 GLOSARIO

Actividad administrativa. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites reglados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.


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Administración de Archivos. Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los archivos de una Institución.

Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.

Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.

Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Clasificación Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

Comité interno de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Depuración. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc). Es análogo a la selección natural.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento Activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

Documento de apoyo. Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

Documento Esencial. (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento Facilitativo. Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo.

Documento Inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.

Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.

Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivística.

Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización yconservación.

Producción Documental. Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.

Selección Documental. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación, por medio de muestreo.

Unidad Administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

Unidad Archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente. (3)

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.

Unidad Documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.

Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

Valoración Documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases dearchivo.


CODIGO

ASMLL-TRD

MUNICIPIO DE SAN MARTíN DE LOS LLANOS

VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

8 CUADRO DECLASIFICACIÓN

FONDO

SECCION

SUBSECCION

CODIGO

SERIE

CODIGO

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL

ALCALDÍADESANMARTÍNDELOSLLANOS

140

142

01

ACCIONES CONSTITUCIONALES

01

Acción de tutela

Complejo

141

02

ACTAS

01

Actas de baja de elementos

Simple

170

02

ACTAS

02

Actas de comité ambiental municipal

Simple

110

02

ACTAS

03

Actas de comité contable

Simple

120

02

ACTAS

04

Actas de comité coordinador de control interno

Simple

150

02

ACTAS

05

Actas de comité de discapacidad

Simple

144

02

ACTAS

06

Actas de comité de emergencia

Simple

140

02

ACTAS

07

Actas de comité de erradicación de trabajo infantil

Simple

150

02

ACTAS

08

Actas de comité de estrategia escuela saludable

Simple

140

02

ACTAS

09

Actas de comité de familias en acción

Simple

112

02

ACTAS

10

Actas de comité de hacienda

Simple

140

144

02

ACTAS

11

Actas de comité de justicia transaccional

Simple

140

02

ACTAS

12

Actas de comité de mesa infantil

Simple

150

02

ACTAS

13

Actas de comité de salud mental (SPEA)

Simple

(70)


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN


150

02

ACTAS

14

Actas de comité de salud sexual y reproductiva

Simple

150

02

ACTAS

15

Actas de comité de seguridad alimentaria

Simple

171

02

ACTAS

16

Actas de comité de Sisben

Simple

150

02

ACTAS

17

Actas de comité de vacunación

Simple

150

02

ACTAS

18

Actas de comité de vigilancia epidemiológica

Simple

170

02

ACTAS

19

Actas de comité interinstitucional de educación ambiental

Simple

140

02

ACTAS

20

Actas de comité interno de archivo

Simple

142

02

ACTAS

21

Actas de compromisos

Simple

142

02

ACTAS

22

Actas de conciliación de accidente de transito

Simple

142

02

ACTAS

23

Actas de conminaciones

Simple

140

02

ACTAS

24

Actas de consejo de gobierno

Simple

140

02

ACTAS

25

Actas de consejo de seguridad

Simple

170

02

ACTAS

26

Actas de consejo municipal de gestión del riesgo y desastre

Simple

142

02

ACTAS

27

Actas de decomiso de semovientes

Simple

140

02

ACTAS

28

Actas de derechos humanos

Simple

142

02

ACTAS

29

Actas de diligencias por convivencia

Simple

140

02

ACTAS

30

Actas de eliminación documental

Simple

141, 142,

144

02

ACTAS

31

Actas de entrega de elementos

Simple


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN


142

02

ACTAS

32

Actas de entrega de elementos incautados

Simple

141

02

ACTAS

33

Actas de entrega de elementos rematados

Simple

140

02

ACTAS

34

Actas de orden público

Simple

144

02

ACTAS

35

Actas de subcomité de victimas

Simple

140

02

ACTAS

36

Actas de visita de inspección y vigilancia

Simple

142

02

ACTAS

37

Actas de visitas a espacios públicos

Simple

170

02

ACTAS

38

Actas de visitas técnicas

Simple

160

02

ACTAS

39

Actas entrega de talonarios de guía degüello

Simple

160

02

ACTAS

40

Actas inspección sanitaria a planta de beneficio de bovinos

Simple

160

02

ACTAS

41

Actas socialización de hidrocarburos

Simple

160

02

ACTAS

42

Actas visita redes eléctricas

Simple

100

02

ACTAS

43

Actas visita técnica de obra

Simple

113

03

ACUERDOS

01

Acuerdos de Pago de Impuestos

Complejo

110

04

BOLETÍN

01

Boletín diario de caja

Complejo

142

05

CERTIFICACIONES

01

Certificación de ocurrencia de transito

Simple

171

05

CERTIFICACIONES

02

Certificación de puntaje de SISBEN

Simple

171

05

CERTIFICACIONES

03

Certificaciones de afiliación al SISBEN

Simple

170

05

CERTIFICACIONES

04

Certificaciones de estratificación

Simple

170

05

CERTIFICACIONES

05

Certificaciones de incentivo forestal

Simple

170

05

CERTIFICACIONES

06

Certificaciones de nomenclatura

Simple

172

05

CERTIFICACIONES

07

Certificaciones de posesión de predio

Simple


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

ALCALDÍADESAN MARTÍNDELOSLLANOS

100, 140

05

CERTIFICACIONES

08

Certificaciones de residencia

Simple

141

05

CERTIFICACIONES

09

Certificado de bien inmueble

Simple

111

05

CERTIFICACIONES

10

Certificado de cuentas bancarias

Simple

112

05

CERTIFICACIONES

11

Certificado de disponibilidad presupuestal

Simple

110

05

CERTIFICACIONES

12

Certificado de paz y salvo de impuesto predial

Simple

113

05

CERTIFICACIONES

13

Certificado de paz y salvo de industria y comercio

Simple

140

142

05

CERTIFICACIONES

14

Certificado de permanencia

Simple

141

05

CERTIFICACIONES

15

Certificado de plan de compras

Simple

112

05

CERTIFICACIONES

16

Certificado de registro presupuestal

Simple

110

05

CERTIFICACIONES

17

Certificado de retención y descuentos

Simple

172

05

CERTIFICACIONES

18

Certificado de traspaso de mejoras

Simple

100,110,

120,130,

140,150,

160,170

06

CIRCULARES

01

Circular externa

Simple

100,110,

120,130,

140,150,

160,170

06

CIRCULARES

02

Circular interna

Simple

111

07

COMPROBANTES

01

Comprobantes de egreso

Compuesto

141

07

COMPROBANTES

02

Comprobantes de entrada al almacén

Compuesto

111

07

COMPROBANTES

03

Comprobantes de ingresos

Compuesto

141

07

COMPROBANTES

04

Comprobantes de salida del almacén

Compuesto


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN


170

08

CONCEPTOS

01

natural

Simple

170

08

CONCEPTOS

02

Concepto de uso de suelo

Simple

100, 130

08

CONCEPTOS

03

Concepto jurídico

Simple

110

09

CONCILIACIONES BANCARIAS

Compuesto

130

10

CONTRATOS

01

Contrato de arrendamiento

Compuesto

130

10

CONTRATOS

02

Contrato de comodato

Compuesto

130

10

CONTRATOS

03

Contrato de compraventa de bienes muebles

Compuesto

130

10

CONTRATOS

04

Contrato de consultoría

Compuesto

130

10

CONTRATOS

05

Contrato de obra

Compuesto

130

10

CONTRATOS

06

Contrato de prestación de servicios

Compuesto

130

10

CONTRATOS

07

Contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión, profesionales y/o artistas

Compuesto

130

10

CONTRATOS

08

Contrato de seguros

Compuesto

130

10

CONTRATOS

09

Contrato de suministro

Compuesto

160

11

CONTROLES

01

Control de cloro y ph agua del acueducto

Simple

100,110,

120,130,

140,150,

160,170

111,112,113,

141,142,143,

144,171,172,

173

11

CONTROLES

02

Control de comunicaciones oficiales

Simple

173

11

CONTROLES

03

Control de ejecución de proyectos

Compuesto

160

11

CONTROLES

04

Control de inspección de sacrificio

Simple


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN


160

11

CONTROLES

05

Control de mantenimiento y verificación

Simple

100,110,

120,130,

140,150,

160,170

111,112,113,

141,142,143,

144,171,172,

173

11

CONTROLES

06

Control de préstamo de documentos

Simple

130

12

CONVENIOS

01

Convenio de asociación

Compuesto

130

12

CONVENIOS

02

Convenio interadministrativo

Compuesto

113

13

DECLARACIONES

01

Declaración bimestral de retención

Compuesto

113

13

DECLARACIONES

02

Declaración de impuesto de industria y comercio

Compuesto

113

13

DECLARACIONES

03

Declaración sobre tasa municipal y distrital de la gasolina

Compuesto

100

14

DECRETOS

Compuesto

100,140,

160, 170

142, 172

15

DERECHOS DE PETICIÓN

Compuesto

142

16

DESPACHOS COMISORIOS

01

Diligencia de embargo o secuestro

Compuesto

142

16


02

Diligencia de entrega

Compuesto

142

16


03

Restitución de inmuebles

Compuesto

110

17

ESTADOS FINANCIEROS

Compuesto

170

18

ESTUDIOS

01

Estudio de estratificación socieconomica

Compuesto

150

18

ESTUDIOS

02

Estudio y análisis de causas de mortalidad

Compuesto


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN


160

19

GUIAS

01

Guía de transporte de carnes en canal

Simple

140

20

HISTORIAS LABORALES

Compuesto

100,110,

120,130,

140,150,

160,170

111,112,113,

141,142,143,

144,171,172,

173

21

INFORMES

01

Informe a entes de control

Compuesto

142

21

INFORMES

02

Informe de accidentes de transito

Compuesto

142

21

INFORMES

03

Informe de accidentes para interesados

Compuesto

150

21

INFORMES

04

Informe de auditoria a programas de salud

Compuesto

120

21

INFORMES

05

Informe de auditorias internas

Compuesto

120

21

INFORMES

06

Informe de austeridad del gasto público

Compuesto

120

21

INFORMES

07

Informe de control interno contable

Compuesto

120

21

INFORMES

08

Informe de derechos de autor

Compuesto

110

21

INFORMES

09

Informe de ejecución presupuestal

Compuesto

111

21

INFORMES

10

Informe de ejecución presupuestal activa

Compuesto

112

21

INFORMES

11

Informe de ejecución presupuestal pasiva

Compuesto

100,110,

120,130,

140,150,

160,170

111,112,113,

141,142,143,

144,171,172,

173

21

INFORMES

12

Informe de gestión

Compuesto


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN


160

113

21

INFORMES

13

Informe de guías de degüello

Compuesto

141

21

INFORMES

14

Informe de movimientos de almacén

Compuesto

171

21

INFORMES

15

Informe de novedades afiliados a IPS

Compuesto

142

21

INFORMES

16

Informe de papeletas de equinos

Compuesto

142

21

INFORMES

17

Informe de procesos policivos

Compuesto

120

21

INFORMES

18

Informe de rendición de cuentas

Compuesto

120

21

INFORMES

19

Informe ejecutivo anual

Compuesto

120

21

INFORMES

20

Informe pormenorizado de control interno

Compuesto

120

21

INFORMES

21

Informe seguimiento a PQR

Compuesto

120

21

INFORMES

22

Informe seguimiento al plan anticorrupción

Compuesto

100,110,

120,130,

140,150,

160,170

111,112,113,

141,142,143,

144,171,172,

173

22

INVENTARIOS

01

Inventario de transferencia primaria

Compuesto

141

22

INVENTARIOS

02

Inventarios bienes inmuebles

Compuesto

141

22

INVENTARIOS

03

Inventarios de bienes devolutivos

Compuesto

141

22

INVENTARIOS

04

Inventarios de vehículos

Compuesto

140

22

INVENTARIOS

05

Inventario documental archivo central

Compuesto

160

23

LIBROS

01

Libro control de alumbrado

Simple

160

23

LIBROS

02

Libro control de guía de movilización

Simple

160

23

LIBROS

03

Libro control de maquinaria

Simple

142, 143

23

LIBROS

04

Libro de asignación de citas

Simple

144

23

LIBROS

05

Libro de asistencia al usuario

Simple

100

23

LIBROS

06

Libro radicador de decretos Y resoluciones

Simple


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN


170

24

LICENCIAS

01

Licencia de construcción

Compuesto

142

24

LICENCIAS

02

Licencia de inhumación

Compuesto

170

24

LICENCIAS

03

Licencia de parcelación

Compuesto

142

24

LICENCIAS

04

Licencia de permiso de transporte

Compuesto

170

24

LICENCIAS

05

Licencia de reconocimiento a la existencia de edificaciones

Compuesto

170

24

LICENCIAS

06

Licencia de subdivisión rural

Compuesto

170

24

LICENCIAS

07

Licencia de subdivisión urbana

Compuesto

170

24

LICENCIAS

08

Licencia de urbanización

Compuesto

113

25

LIQUIDACIONES

01

Liquidación de impuestos

Simple

130

26

MANUALES

01

Manual de contratación

Simple

140

26

MANUALES

02

Manual de funciones

Simple

130

26

MANUALES

03

Manual de interventoria

Simple

140

26

MANUALES

04

Manual de procedimientos

Simple

173

26

MANUALES

05

Manual de procedimientos del banco de proyectos

Simple

140

27

NOMINAS

01

Nomina de personal activo

Compuesto

140

27

NOMINAS

02

Nomina de personal pensionado

Compuesto

140

27

NOMINAS

03

Nomina de personal temporal

Compuesto

142

28

PAPELETAS DE EQUINOS

Simple

170

29

PERMISOS

01

Permiso de enajenación de bienes inmuebles

Simple

140

29

PERMISOS

02

Permiso de establecimiento y espectáculo público

Simple


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN


170

29

PERMISOS

03

Permiso de tala y poda

Simple

170

29

PERMISOS

04

Permiso ocupación o intervención de espacio pública

Simple

142

29

PERMISOS

05

Permiso tarjeta de operación

Simple

100, 160

142

30

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Peticiones, quejas y reclamos

Simple

170

31

PLANES

01

Plan anticorrupción y atención al ciudadano

Compuesto

141

31

PLANES

02

Plan anual de adquisiciones

Compuesto

170

31

PLANES

03

Plan de acción

Compuesto

170

31

PLANES

04

Plan de desarrollo municipal

Compuesto

170

31

PLANES

05

Plan de gestión del riesgo

Compuesto

170

31

PLANES

06

Plan de gestión integral de residuos sólidos

Compuesto

120

31

PLANES

07

Plan de mejoramiento

Compuesto

120

31

PLANES

08

Plan de mejoramiento suscrito a entes de control

Compuesto

170

31

PLANES

09

Plan de ordenamiento territorial

Compuesto

140

31

PLANES

10

Plan institucional de archivo (PINAR)

Compuesto

170

31

PLANES

11

Plan operativo anual de inversiones

Compuesto

140

31

PLANES

12

Plan operativo anual de mas familias en acción (POA)

Compuesto

120

31

PLANES

13

Plan de auditoria

Compuesto

160

32

PLANOS

01

Planos topográficos

Simple

160

32

PLANOS

02

Planos urbanísticos

Simple

112

33

PRESUPUESTO ANUAL

Compuesto


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN


143

34

PROCESOS

01

Proceso administrativo de restablecimiento de derechos

Compuesto

143

34

PROCESOS

02

Proceso de delitos sexuales

Compuesto

143

34

PROCESOS

03

Proceso de maltrato infantil

Compuesto

143

34

PROCESOS

04

Proceso de violencia de genero

Compuesto

143

34

PROCESOS

05

Proceso de violencia intrafamiliar

Compuesto

140

34

PROCESOS

06

Proceso disciplinario

Compuesto

140

142

34

PROCESOS

07

Proceso policivo

Compuesto

140

35

PROCESOS JUDICIALES

01

Proceso judicial acción de cumplimiento

Compuesto

140

35

PROCESOS JUDICIALES

02

Proceso judicial acción popular y/o de grupo

Compuesto

140

35

PROCESOS JUDICIALES

03

Proceso judicial contractuales

Compuesto

140

35

PROCESOS JUDICIALES

04

Proceso judicial de nulidad electoral

Compuesto

140

35

PROCESOS JUDICIALES

05

Proceso judicial de nulidad y restablecimiento de derecho

Compuesto

140

35

PROCESOS JUDICIALES

06

Proceso judicial de reparación directa

Compuesto

140

35

PROCESOS JUDICIALES

07

Proceso judicial de repetición

Compuesto

140

36

PROGRAMAS

01

Programa adulto mayor

Compuesto

150

36

PROGRAMAS

02

Programa ampliado de inmunizaciones (PAI)

Compuesto


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN


140

36

PROGRAMAS

03

Programa anual de capacitación

Compuesto

140

36

PROGRAMAS

04

Programa apoyo a primera infancia, a dolencia y fortalecimiento familiar

Compuesto

150

36

PROGRAMAS

05

Programa atención integrada a las enfermedades prevalentes

de la infancia (AIEPI )

Compuesto

150

36

PROGRAMAS

06

Programa de salud sexual y reproductiva

Compuesto

140

36

PROGRAMAS

07

Programa de atención a personas con discapacidad

Compuesto

160

36

PROGRAMAS

08

Programa de capacitación a operarios

Compuesto

140

36

PROGRAMAS

09

Programa de Colombia mayor

Compuesto

140

36

PROGRAMAS

10

Programa de consejo política social

Compuesto

140

36

PROGRAMAS

11

Programa de equidad de genero

Compuesto

140

36

PROGRAMAS

12

Programa de gestión de documental

Compuesto

150

36

PROGRAMAS

13

Programa de salud mental

Compuesto

150

36

PROGRAMAS

14

Programa de salud oral

140

36

PROGRAMAS

15

Programadesaludy seguridadenel

trabajo

Compuesto

172

36

PROGRAMAS

16

Programa de vivienda

Compuesto

150

36

PROGRAMAS

17

Programa estrategia saludable

Compuesto

140

36

PROGRAMAS

18

Programa mas familias en acción

Compuesto

120

36

PROGRAMAS

19

Programa para la implementación del sistema de gestión de calidad y MECI

Compuesto

140

36

PROGRAMAS

20

Programa plataforma de juventudes

Compuesto

150

36

PROGRAMAS

21

Programa régimen subsidiado

Compuesto


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

ALCALDÍADESAN MARTÍNDELOSLLANOS

171

36

PROGRAMAS

22

Programa SISBEN

Compuesto

100

37

PROYECTOS

01

Proyectos de acuerdo

Compuesto

173

37

PROYECTOS

02

Proyectos de inversión

Compuesto

100

38

REGISTROS

01

Registro consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas

Simple

100

38

REGISTROS

02

Registro consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas

Simple

140

38

REGISTROS

03

Registro de atención al usuario

Simple

171

38

REGISTROS

04

Registro de beneficiarios del SISBEN

Simple

171

38

REGISTROS

05

Registro de entrega de certificados y constancias

Simple

150

38

REGISTROS

06

Registro de ficha epidemiológica

Simple

113

38

REGISTROS

07

Registro de guía degüello

Simple

113

38

REGISTROS

08

Registro de inscripción de establecimientos comerciales

Simple

140

38

REGISTROS

09

Registro de novedades de familias en acción

Simple

143

38

REGISTROS

10

Registro de procesos

Simple

110

38

REGISTROS

11

Registro de recaudos

Compuesto

140

39

REGLAMENTOS

01

Reglamentos de higiene y de seguridad industrial

Simple

140

39

REGLAMENTOS

02

Reglamento interno de archivo

Simple

100

40

RESOLUCIONES

01

Resoluciones del despacho del alcalde

Simple

140

41

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Compuesto

140

42

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Compuesto


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

9 TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL

OFICINAPRODUCTORA:DESPACHODELALCALDECÓDIGO:100HOJA:1 DE5

CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

100.02

ACTAS

100.01.41

Actas socialización de hidrocarburos

2

10

x

x

Se conserva totalmente y se digitaliza para consulta.

100.05

CERTIFICACIONES

100.05.08

Certificaciones de residencia

1

0

x

Después de cumplir el tiempo se eliminan por carecer de valor secundario.

100.06

CIRCULARES

100.06.01

Circular externa

1

10

x

Al ser de carácter informativo se eliminan ya que carecen de valor secundario.

100.06.02

Circular interna

1

10

x

Vía correo electrónico entre dependencias; al ser de carácter informativo se eliminan ya que carecen de valor secundario.

100.08

CONCEPTOS

100.08.03

Concepto jurídico

-Solicitud

-Concepto

2

10

x

Se selecciona un 5% por cada año teniendo como criterio su aporte para el desarrollo de las actividades misionales de la Entidad y el resto de la documentación se elimina.


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINAPRODUCTORA:

DESPACHO DELALCALDE

CÓDIGO:

100

HOJA:

2 DE5

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

100.11.02


-Formato control de comunicaciones oficiales

2

10

x

Se debe conservar dos (2) años en el Archivo de Gestión y por diez (10) años al Archivo Central, posteriormente se elimina la serie.

100.11.06


-Formato control de préstamo de documentos

3

0

x

Seeliminanporquepierdenvigencia administrativa.

100.14

DECRETOS

2

20

x

x

Se conserva totalmente la serie, puesto que son documentos que contienen valor secundario y conforman la memoria institucional. Circular externa 003 de 2015 del AGN; asi mismo, deben ser digitalizados para la consulta. Constitución nacional Art. 315.

100.15

DERECHOS DE PETICIÓN

-Solicitud

-Respuesta

2

5

x

Se eliminan porque transcriben las acciones penales, disciplinarias y fiscales. De efectuarse la apertura de algún proceso, los documentos solicitados harán parte del respectivo expediente.


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINAPRODUCTORA:

DESPACHO DELALCALDE

CÓDIGO:

100

HOJA:

3 DE5

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

100.21

INFORMES

100.21.01


-Comunicaciones

-Informe

2

10

x

x

Se conserva totalmente la serie, en consideración que son documentos que contienen valor secundario, que conforman la memoria institucional. Circular externa 003 de 2015 del AGN. Se digitalizan para la consulta.

100.21.12

Informe de gestión

-Comunicaciones

-Informe

2

8

x

x

100.22

INVENTARIOS

100.22.01


-Inventario documental (FUID)

2

0

x

Se debe conservar y actualizar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser instrumento que permite el control de los expedientes transferidos anualmente al Archivo central.

100.23

LIBROS

100.23.06

Libro radicador de decretos y resoluciones

4

0

x

Se elimina por carecer de valor secundario

100.30

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

-Formato de PQR

2

5

x

Se eliminan porque transcriben las acciones penales, disciplinarias y fiscales. De efectuarse la apertura de algún proceso, los documentos solicitados harán parte del respectivo expediente. Ley 1474 de 2011.


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINAPRODUCTORA:

DESPACHO DELALCALDE

CÓDIGO:

100

HOJA:

4 DE5

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

100.37

PROYECTOS

100.37.01

Proyectos de acuerdo

-Oficio

-Exposición de motivos

-Proyecto de acuerdo

4

0

x

Las copias del Despacho se eliminan. Debido a que enviados al Concejo Municipal para su aprobación, si tiene viabilidad hará parte documental del Acuerdo. Los no aprobados son de gestión en el despacho y los Acuerdos aprobados son enviados al archivo histórico de los documentos del Concejo Municipal y es allí donde los deben Conservar de manera permanente.

100.38

REGISTROS

100.38.01

Registro consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas

-Formato

1

5

x

x

Se debe conservar un (1) año en el Archivo de Gestión por ser instrumento que soporta el cumplimiento del Acuerdo 060 de 2000. Se transferirá por cinco (5) años al Archivo Central, se microfilmaran o digitalizaran y se eliminara el soporte papel.

100.38.02

Registro consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas

-Formato

1

5

x

x


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINAPRODUCTORA:

DESPACHO DELALCALDE

CÓDIGO:

100

HOJA:

5 DE5

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

100.40

RESOLUCIONES

100.40.01

Resoluciones del despacho del alcalde

-Resoluciones

2

10

x

x

Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfieren al Archivo Central para un tiempo de retención de veinte (20) años, cumplido este tiempo se microfilma o digitaliza para la conservación parmente de ambos soportes por ser documento de importancia para la historia del Municipio, en cumplimiento a la Circular 03 de 2015 del AGN. Constitución nacional Art.315.

CONVENCIONES:

CT: Conservación Total

FIRMARESPONSABLE:

M: Microfilmación

Monica Rodríguez Ruiz

E: Eliminación


S: Selección

FECHA:

Patricia Castro

Auxiliar de Archivo


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINA PRODUCTORA:

DESPACHO SECRETARIA DE HACIENDA

CÓDIGO:

110

HOJA:

1 DE 4

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

110.02

ACTAS

110.02.03

Actas de comité contable

-Notificación

-Acta

2

10

x

x

Se conservan con valor secundario, terminada la retención pasa al archivo Central y se digitaliza para consulta.

110.04

BOLETÍN

110.04.01

Boletín diario de caja

-Recaudo por caja

-Relaciones detallada

-Soporte Bancos

2

18

x

Se tiene en cuenta la preclusión de procesos que es a los 20 años. Se elimina por no tener valor secundario.

110.05

CERTIFICACIONES

110.05.12

Certificado de paz y salvo de impuesto predial

-Solicitud

-Certificado

1

0

x

Se elimina porque la certificación pierde vigencia y no contiene valor secundario.

110.05.17

Certificado de retención y descuentos

-Solicitud

-Liquidación

-Certificado

10

0

x

Se elimina porque la certificación pierde vigencia y no contiene valor secundario. Y el original lo conservan los funcionarios


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINA PRODUCTORA:


CÓDIGO:

110

HOJA:

2 DE 4

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

110.06

CIRCULARES

110.06.01

Circular externa

1

10

x

Al ser de carácter informativo se eliminan ya que carecen de valor secundario.

110.06.02

Circular interna

1

10

x

Vía correo electrónico entre dependencias; al ser de carácter informativo se eliminan ya que carecen de valorsecundario.

110.09

CONCILIACIONES BANCARIAS

-Libro auxiliar bancario

-Extractos bancarios

-Conciliación bancaria

-Notas bancarios

2

10

x

Se elimina porque pierde su vigencia administrativa y la información se encuentra en loslibroscontables.Régimende Contabilidad Pública, Sección 8. Principios de ContabilidadPública.

110.11

CONTROLES

110.11.02



1

10

x


110.11.06


- Formato control de préstamo de documentos

3

0

x

Se eliminan porque solo sustentan la gestión y pierden vigencia administrativa.


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINA PRODUCTORA:


CÓDIGO:

110

HOJA:

3 DE4

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

110.17

ESTADOS FINANCIEROS

-Balance consolidado

-Estados Financieros

-Estados Contables

-Certificación

2

20

x

x

En concordancia con la Ley 962 de 2005 Art.

28 y 86; Por ser una serie de carácter informativo, dispositivo y misional se establece digitalización para su consulta y la conservación del soporte original en concordancia con lo establecido por la Ley 594 de 2000 Art.19, parágrafo 2.

110.21

INFORMES

110.21.09

Informe de ejecución presupuestal

-Comunicaciones

-Informes

5

5

T

x

Seleccionar los informes del mes de diciembre de cada año para conservación permanente, toda vez que consolidan los datos de la ejecución anual y el resto de la documentaciónseelimina.Decreto 111de1996(CompilacióndelaLey38de

1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de 1995).

110.21.01


-Comunicaciones

-Informe

2

10

x

x

Se conserva totalmente la serie, en consideración que son documentos que contienen valor secundario, que conforman la memoria institucional. Circular externa 003 de 2015 del AGN. Se digitalizan para la consulta.

110.21.12

Informe de gestión

-Comunicaciones

-Informe

2

8

x

x


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINA PRODUCTORA:


CÓDIGO:

110

HOJA:

4 DE4

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

110.22

INVENTARIOS

110.22.01



2

0

x

Se debe conservar y actualizar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser instrumento que permite el control de los expedientes transferidos anualmente al Archivo central.

110.38

REGISTROS

110.38.11

Registro de recaudos

-Formato de factura

2

18

x

Documento con valoración primaria, una vez cumplidos los tiempos es posible su eliminación.

CONVENCIONES:


FIRMARESPONSABLE:

M: Microfilmación


E: Eliminación


S: Selección

FECHA:

Patricia Castro

Auxiliar de Archivo


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINAPRODUCTORA:

DIRECCIÓN DETESORERIA

CÓDIGO:

111

HOJA:

1 DE 3

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

111.05

CERTIFICACIONES

111.05.11

Certificado de cuentas bancarias

-Solicitud

-Certificado

1

0

x

Pierde vigencia administrativa

111.07

COMPROBANTES

111.07.01

Comprobantes de egreso

-Comprobante de Egreso

-Orden de Pago

-Certificado de disponibilidad presupuestal

-Lista de chequeo

-Resumen

-Cuenta de cobro y/o factura

-Planillas de Pago de seguridad social

· Soportes decumplimiento

· Certificación delSupervisor

2

10

x

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte papel.Ley 962de

2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de2012


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINAPRODUCTORA:


CÓDIGO:

111

HOJA:

2 DE 3

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

111.07.03

Comprobantes de Ingresos

· Comprobantes

· Consignaciones

· Recibos decaja

2

10

x

Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte papel.Ley 962de

2005. Artículo 28; Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de2012

111.11

CONTROLES

111.11.02



2

10

x


111.11.06



3

0

x


111.21

INFORMES

111.21.01


-Comunicaciones

-Informe

2

10

x

x

Se conserva totalmente la serie, en consideración que son documentos que contienen valor secundario, que conforman la memoria institucional.


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINAPRODUCTORA:


CÓDIGO:

111

HOJA:

3 DE3

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

111.21.10

Informe de ejecución presupuestal activa

-Informe

4

16

x

Seleccionar los informes del mes de diciembre que consoliden los datos de la ejecución anual para conservación permanente y el resto de la documentación se elimina. Decreto 111 de 1996, Ley 38 de

1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de 1995.

111.21.12

Informe de gestión

-Comunicaciones

-Informe

2

8

x

x

Se conserva totalmente la serie, en consideración que son documentos que contienen valor secundario.

111.22

INVENTARIOS

111.22.01



2

0

x

Se debe conservar y actualizar permanentemente en el Archivo de Gestión por ser instrumento que permite el control de los expedientes transferidos.

CONVENCIONES:


FIRMARESPONSABLE:

M: Microfilmación


E: Eliminación


S: Selección

FECHA:

Patricia Castro

Auxiliar de Archivo


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINAPRODUCTORA:

DIRECCIÓN DEPRESUPUESTO

CÓDIGO:

112

HOJA:

1 DE3

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

112.02

ACTAS

112.02.10

Actas de comité de hacienda

-Notificación

-Acta

2

10

x

x

Una vez cumplidos los tiempos de retención se transfieren al archivo central para su custodia y conservación total por ser documentos históricos y de gran valor para laEntidad.

112.05

CERTIFICACIONES

112.05.11

Certificado de disponibilidad presupuestal

1

0

x

Se eliminan porque la información se consolida en los informes de Ejecución Presupuesta y los certificados originales hacen parte de los expedientes de ContrataciónydeTesorería. Decreto 111 de 1996 (Compilación de la Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de

1995).

112.05.16

Certificado de registro presupuestal

1

0

x

Se eliminan porque la información se consolida en los informes de Ejecución Presupuestal.Decreto

111 de 1996 (Compilación de la Ley 38 de

1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de 1995).


CODIGO

ASMLL-TRD


VERSIÓN No.

2


APROBACIÓN

OFICINAPRODUCTORA:

DIRECCIÓN DEPRESUPUESTO

CÓDIGO:

112

HOJA:

2 DE3

CÓDIGO


RETENCION

DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

Archivo de Gestión

Archivo Central

CT

M/D

S

E

112.11

CONTROLES

112.11.02



2

10

x


112.11.06



3

0

x


112.21

INFORMES

112.21.01


-Comunicaciones

-Informe

2

10

x

x

Se conserva totalmente la serie, en consideración que son documentos que contienen valor secundario.

112.21.11

Informe de ejecución presupuestal pasiva

-Informe

-Formato registro de ejecución presupuestal.

4

8

x

Seleccionar los informes del mes de diciembre de cada año para conservación permanente, toda vez que conso

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