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Manual Usuario

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Tabla de contenido

OBJETIVO: ............................................................................................................................................................................. 3

INGRESO A LA APLICACIÓN ............................................................................................................................................ 3

PLANILLAS ............................................................................................................................................................................ 6

PLANILLAS A REENVIAR ................................................................................................................................................ 23

HISTÓRICO DE FACTURAS ............................................................................................................................................. 27

DATOS DE CONTACTO ..................................................................................................................................................... 33

DOCUMENTACIÓN RELEVANTE................................................................................................................................... 35

CREAR PROVEEDOR ......................................................................................................................................................... 39

SALIR DE LA APLICACIÓN. ............................................................................................................................................ 44

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Objetivo:

El objetivo de este manual es ayudar al proveedor para que pueda enviar las facturas correspondientes a las recepciones hechas a RENAULT ARGENTINA S.A. y NISSAN ARGENTINA. Ingreso a la aplicación

Este portal permite a los proveedores realizar la gestión de pedidos y envío de facturación, para acceder

a la aplicación debe hacerlo a través de la siguiente url: https://websupplier.renault-nissan.com .

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Para iniciar sesión en la aplicación debe hacerlo ingresando con el usuario y contraseña asignado:

A continuación, se muestra la siguiente interfaz de inicio; la aplicación cuenta con un menú superior en el que se habilitan las opciones según al rol del usuario en sesión, para los proveedores que tienen acceso a planillas se visualiza de la siguiente manera:

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Planillas La planilla es un detalle de todas las recepciones aprobadas que pueden ser facturadas por el proveedor. Para ingresar a esta opción debe pulsar en el menú superior la opción Planillas

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En la opción Planillas a facturar, se listan las planillas que han sido previamente liberadas, correspondientes al proveedor en sesión.

IMPORTANTE: El proveedor podrá ver en la opción PLANILLAS A FACTURAR todas los pedidos positivos y negativos que no fueron procesados , por proceso. Es decir que tendrá las planillas de PRODUCTIVO RENAULT, PRODUCTIVO NISSAN, SERVICIOS RENAULT etc. Además los tendrá discriminados por moneda a facturar y por signo (si es remito o devolución). Una vez enviada la factura desaparecerán esos ítems de esta opción y solo podrán ser visualizadas por la opción : HISTORICO FACTURAS ENVIADAS.

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Así mismo podrá consultar por remito, en caso de que requiera hacer una factura para un mismo remito .Recuerde seleccionar primero el tipo de material como se indicó en la imagen anterior.

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El sistema muestra checks en la columna Selección, los cuales permiten elegir los pedidos a facturar, de manera individual o seleccionarlos todos si así lo requiere:

En la parte superior derecha se muestra el total a facturar de los pedidos listados, la moneda y la cantidad:

El sistema muestra el ícono de Enviar factura, que le permitirá visualizar un formulario para diligenciar la información de la factura y adjuntar el pdf correspondiente.

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El sistema mostrará el siguiente formulario, el cual deberá completar con los datos de la factura:

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Donde: 1. Fecha de factura Campo editable, el sistema permite diligenciar este valor e ingresar una fecha

superior o igual a la de la planilla para el caso de planillas de RENAULT , mientras que para planillas de NISSAN ARGENTINA esa fecha es también obligatoria pero libre.

2. Tipo documento: Se muestra listado de opciones según el importe de los pedidos

seleccionados.

Si el importe es positivo, presenta las opciones: Factura (FA), Factura Crédito (FC) , Nota de Débito (ND) y Nota de débito de factura de crédito (DC) .

Si el importe es negativo (en caso de devoluciones) se mostrarán las siguientes opciones : Nota de crédito (NC) , Nota de Crédito de factura de Crédito (CC) .

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3. Número de Factura : El número de factura ingresado debe corresponder al formato permitido XXXX: 4 dígitos que indica sucursal emisora, X: Carácter de impresión que puede ser: A, B,C,E,M NNNNNNNN Campo numérico de 8 posiciones Ejemplo: 0001A00012334.

4. Total sin IVA se carga automáticamente y corresponde a la sumatoria de todos las líneas de pedidos seleccionadas (sumatoria precio * cantidad de cada una) sin posibilidad de modificar.

5. Moneda: campo tipo lista que permite seleccionar la moneda en la que se almacena la factura.

6. El total con Impuesto: Se carga automáticamente después de ingresar el número de la factura y seleccionar los pedidos a facturar, se muestra la suma de los pedidos seleccionados y en caso de que aplique la suma del porcentaje de IVA

7. Excento IVA: Permite marcar si la factura a diligenciar se encuentra exenta de IVA, al marcar esta opción, el sistema inactiva los campos %IVA y Monto IVA.

8. %IVA: Campo en el que puede ingresar el porcentaje de IVA que requiere aplicar a la factura.

9. Monto IVA: Se muestra el valor que corresponde de IVA, según el porcentaje ingresado.

10. Percepción Ingresos Brutos, Porcentaje, provincia, Monto: Si el proveedor tuviese percepciones Ingresos Brutos, deberá completar los datos correspondientes (es obligatorio que complete los 3 casos y si tuviese este adicional para varias provincias deberá indicar en cada línea los datos correspondientes.

11. ITC/ Gasoil e Tasa Hídrica / Tasa Vial /Impuestos Internos: Si el proveedor tuviera alguno de estos impuestos internos deberá colocar el monto correspondiente.

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12. Tipo de cambio: Campo que se habilita para edición cuando la moneda de la factura es diferente ARS, con el fin de ingresar el valor de la moneda.

13. CAI/CAE: Campo requerido que deberá ser completado por el proveedor de la siguiente forma: Número completo + vencimiento: Ejemplo: 6608477296268606.03.2016.

En la parte inferior, el sistema lista los pedidos seleccionados con sus respectivos montos. Ejemplo : en este caso se seleccionaron 4 items de diferentes pedidos que son mostrados en esta página donde se está ingresando la factura

La opción , le permite verificar los datos cargados y almacenar la factura que se encuentre diligenciando, El sistema indica que se guardó exitosamente la factura y ya puede enviarla para que posteriormente sea integrada en RENAULT / NISSAN según corresponda .

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Acá tiene 3 posibilidades :

1. Eliminar la factura haciendo click sobre el botón en el margen superior derecho.

2. Editar la factura y modificarla si fuera necesario , haciendo CLICK sobre el botón .

3. Enviar la factura para su integración y posterior pago , haciendo click sobre el botón

. En caso de que salga del formulario y quiera visualizar las planillas a facturar, si previamente ha guardado una factura sin enviarla, el sistema muestra el siguiente mensaje:

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Al aceptar el mensaje, el sistema muestra en el formulario, la información de la factura guardada, deberá enviarla o en caso de que no la requiera, podrá eliminarla o editarla .

El sistema carga la información que ha sido previamente ingresada a modo de consulta, de manera que podrá enviar la factura o si requiere modificar algún dato podrá hacerlo pulsando el botón Editar ubicado en la parte inferior:

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En el listado de pedidos se puede visualizar en amarillo la factura a la que ha sido asociada, para visualizar la factura que ha sido cargada en formato PDF, el sistema muestra un vínculo en el que puede visualizar el documento:

Si requiere eliminar la factura, debe pulsar dicha opción que se habilita en el campo facturas guardadas:

Se muestra una ventana de confirmación en la que debe aceptar si requiere eliminar la factura:

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Al momento de enviar la planilla, la factura es enviada a procesar por SAP. IMPORTANTE: Una vez que la factura fue enviada, solo podrá reenviarse la información en caso de que sea necesario corregir datos o adjuntar el PDF, los pedidos que se asociaron a una factura enviada, no podrán asociarse a otra factura.

El sistema muestra ventana en la que debe confirmar que desea enviar la información de las facturas:

El sistema envía la factura y retorna a interfaz de planillas a facturar:

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Planillas a reenviar

Cuando se han revisado en SAP las planillas enviadas y se encuentra alguna inconsistencia en el detalle de la factura o del archivo PDF adjunto, el sistema lista las facturas que deben ser actualizadas:

Para corregir los datos de la factura, debes pulsar el vínculo

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El sistema abre una nueva pestaña con la información de la factura, actualice los datos y adjunte un nuevo PDF en caso de que así lo requiera:

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El sistema envía la información de la factura para ser contabilizada en SAP, podrá visualizar el estado en la opción de histórico de facturas.

Cuando se requiere actualizar el PDF, debe pulsar la opción con el fin de cargar uno nuevo:

El sistema abre una ventana popup que permite realizar la carga del nuevo archivo PDF

El sistema envía la información de la factura con el archivo actualizado para ser contabilizada en SAP, podrá visualizar el estado en la opción de histórico de facturas.

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Histórico de facturas En esta opción puede visualizar las facturas que han sido previamente enviadas, pulse la opción Histórico facturas enviadas. El status de cada factura podrá ser: ENVIADO: Cuando la factura fue ya enviada a SAP. CONTABILIZADO: Cuando la factura ya fue ingresada y contabilizada en SAP RECHAZADO: Estado que se muestra en caso de que la factura sea rechazada al proveedor. VERIFICAR : Cuando se solicita corregir datos enviados PDFRECHAZADO: Cuando deben renviar el pdf porque no coincide con los datos enviados

A continuación el sistema muestra el listado de las facturas que han sido enviadas según la fecha:

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En caso de que requiera filtrar la información listada, despliegue los campos de filtro pulsando

A continuación, se muestran los campos de filtro Número de factura, Fecha factura, Pedido, Proveedor, diligencie los filtros necesarios y pulse el botón Buscar:

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El sistema permite visualizar el anexo de la factura enviada, pulsando el ícono correspondiente a registro. Una vez que la factura fue contabilizada en esta misma consulta se verá un nuevo status CONTABILIZADO y podrá también ver la fecha de contabilización. La información de PAGO se seguirá viendo por la opción PAGOS como actualmente.

Para imprimir la información del histórico de facturas pulse el ícono ubicado en la parte superior derecha: Se abre una ventana que muestra el detalle de la planilla, pulse la opción Imprimir ubicada en la parte superior derecha:

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A continuación, parametrice la impresión según la impresora asociada:

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Para exportar la información del histórico pulse el ícono ubicado en la parte superior derecha:

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Se exporta la información de la planilla a un archivo de Excel, con extensión .xls

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Datos de contacto El sistema permite al proveedor ingresar información de contacto, esto con el fin de tener datos actualizados en caso de que sea necesario contactarse con él para validar temas de la facturación. Si el usuario no ha ingresado información de contacto, una vez ingrese a la opción de Planillas, el sistema solicita diligenciar dicha información para continuar con las planillas:

Después de ingresar el nombre, el correo electrónico y el correo, el sistema permitirá visualizar la información de Planillas, indicando que el contacto ha sido guardado correctamente:

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El sistema habilita el ícono de contacto con el fin de que el proveedor pueda actualizar su información en caso de que sea necesario. También en la opción de menú se visualiza un acceso directo para que pueda acceder a la interfaz de contacto. El sistema muestra la siguiente vista en la que puede actualizar la información de contacto:

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Documentación relevante En esta sección el sistema permite visualizar los documentos que Renault requiere transmitir a los proveedores, así mismo el proveedor también podrá adjuntar la documentación que Renault le solicite, despliegue el menú de planillas y seleccione “DOCUMENTACIÓN RELEVANTE”

El sistema lista la documentación que haya sido previamente cargada por Proveedor, Sociedad, Nombre documento. El sistema cuenta con una sección de filtros, a través de la cual se permite consultar la información para realizar búsquedas rápidas:

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Seleccione la sociedad por la que requiere filtrar la información y pulse la opción Buscar:

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Para visualizar el documento debe pulsar el ícono ubicado en la columna Archivo

Para cargar información impositiva pulse el botón ubicado en la parte lateral derecha:

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El sistema abre una interfaz en la que debe ingresar la información del archivo a cargar:

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Crear nuevo usuario. El sistema permite crear al proveedor nuevos usuarios dentro de su empresa. En caso de que requieran que otra persona de la misma empresa pueda acceder al sistema, debe ingresar a la opción Soporte-> Perfil de usuario

El sistema muestra la siguiente interfaz, en la que puede editar la información de perfil del usuario en

sesión, para crear un usuario pulse el botón ubicado en la parte superior derecha:

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El sistema muestra un formulario que permite crear un usuario, al ingresar la contraseña y el correo electrónico:

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Una vez diligenciada la información, el sistema muestra un mensaje de éxito en la parte superior con el usuario de acceso que acaba de crear para el correo ingresado:

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El nuevo proveedor recibirá un correo electrónico con los datos de acceso (usuario y la contraseña) y un vínculo para activar la cuenta:

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Cuando el nuevo proveedor ingresa al vínculo de activación, el sistema muestra un mensaje de éxito y le permite ingresar el usuario y contraseña para acceder al sistema:

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Salir de la aplicación.

Para salir de la aplicación debe finalizar la sesión a través de la opción ubicada en el menú superior:

El sistema finaliza la sesión y muestra la interfaz de autenticación para que ingrese nuevamente, en caso de que así lo requiera:

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