Vision Screening Pilot Project 

Prepared By 

Oregon Lions Sight & Hearing Founda on

For 

Oregon Department of Educa on Contract #8921 – Final Report

February 15, 2011 

503‐413‐7399 or info@orlions.org 

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011 

 

1 

Vision Screening Pilot Project Summary The 75th Oregon Legislative Assembly, 2010 Special Session through House Bill 3626, directed the Oregon Department of Education  (ODE)  to establish a Vision Screening Pilot Project. The Oregon Lions Sight & Hearing Foundation  (OLSHF), an Oregon based 501(c)(3) nonprofit, was awarded Contract #8921 and provided the following objectives: 

Arrange and conduct vision screenings in three Oregon school districts 

Screen all students in grades one through eight in those districts  

Provide parents or guardians of students an “opt out” option for the vision screenings 

Conduct background checks on all staff and volunteers 

Establish a system of documentation and tracking of:  

o  the school districts where vision screening occurred 

o number of students screened and the results of those screenings 

o which grades were screened 

o the number of students who, based on the vision screenings, were: 

referred  to  an  ophthalmologist  or  an  optometric  physician  for  an  eye exam; 

identified as requiring vision correction or treatment; and  

provided vision correction or treatment 

The estimated cost for the students who received vision screenings 

Make  recommendations  for  how  to  fund  and  implement  statewide  a  program  that provides students with vision screenings 

Submit an Interim Report due by December 1, 2010 providing an update on the progress of the Vision Screening Pilot Project 

Provide  a  final  written  report,  no  later  than  February  15,  2011,  with  information requested to be reported to the Legislature as part of HB 3626 

Since  1959,  the  Oregon  Lions  Sight &  Hearing  Foundation  has  provided  vision  and  hearing related services to those in need. In 1994, OLSHF created a health screening program designed to  identify  vision  and  hearing  impairment.  The  program’s mission was  to  provide  access  to resources for vision and hearing care in rural and underserved areas of Oregon. Initially focused on  adults,  school based  vision  and hearing  screenings now  represent over 86% of  all OLSHF screening events. OLSHF provides vision  screenings  to over 25,000  children and 5,000 adults annually throughout the state of Oregon. It is the largest program of its kind in the state. 

 

OLSHF restudentssocial anchild  modevelopmoutlook f

Experts Howeveractually screeningeyeglasse

In the OrSight & HidentifyinperformaOregon sClubs, OrOLSHF coreferred 

Thank yo

Or

ecognizes thwith visual d emotionaore  opportument, the eafor correctio

estimate  vir,  research  shave  themgs,  an  alarmes.  

regon DeparHearing Founng  students ance. OLSHFschool distriregon Healthoordinated sfor eye exam

ou for this op

regon Depart

e importancimpairmentl developmeunity  for  edarlier vision ion or improv

sion  probleshows  that .  Even  wheming  40%  to

rtment of Edndation (OLSthat may  h

F provided victs  from Seh & Science screenings amination. OL

pportunity. 

tment of Educ

Febr

ce of vision sts. Visual prent of childreducational  simpairmentsvement of th

ems  affect  2only  10%  o

en  children o  67%  do  n

ducation (ODSHF) has prohave  vision vision screenept. 13  throuUniversity’sand follow‐uLSHF provide

cation Contra

ruary 15, 2011

screening prroblems can en. Early detsuccess.  Becs are diagnohe child’s we

25%  of  all of  children  9with  vision ot  receive 

DE) Vision Sovided an evproblems  t

ning for 6,82ugh Nov. 19s Casey Eye Ip contact wes the follow

act #8921 – Fi

rograms in sc and do affetection of vicause  visionosed and treaell‐being. 

school  chil9  to  15  yeaproblems recommend

creening Pilvidence‐basethat  interfer23 school ch9, 2010. WoInstitute andwith the parewing final rep

 

inal Report 

chools to asect the physision problen  loss  may ated, the mo

dren  in  thers  old who are  identifided  follow‐u

ot Project, ted, cost‐effere with  learhildren  in graorking with pd Prevent Blents or guarport to ODE.

sist in identsical,  intellecms can provimpede  no

ore favorabl

e  United  Stneed  eyegled  during  vup  eye  exam

the Oregon ective methorning  and  scades 1 to 8 partners at indness Amerdians of chi. 

2 

ifying ctual, vide a ormal e the 

tates. asses vision ms  or 

Lions od for chool in six Lions erica, ldren 

 

Detailed

1. T

The  scho

Lincoln C

and Unio

screening

of childre

 

OLSHF w

eight usi

complete

the follow

Klamath 

Bonanza 

Bonanza 

Brixner J

Chiloquin

Chiloquin

Falcon H

Ferguson

 

 

 

Or

d Findings

he School D

ool  districts 

County Scho

on  School D

gs for childr

en in Oregon

was tasked to

ng  space w

ed all screen

wing 37 scho

County Sch

Elementary

Jr/Sr 

r 

n Elementar

n Jr/Sr 

eights 

n 

regon Depart

s of Object

Districts Whe

where  visio

ol District, C

District. OLSH

ren. Public sc

n. 

o screen the

within  each  s

nings as defi

ool locations

ool District 

y 

y 

tment of Educ

Febr

ives 

ere Vision Sc

on  screenin

Cove School 

HF  understa

chools prov

e vision of a

school  facilit

ned by Cont

s in Oregon:

Gearhart

Gilchrist E

Gilchrist J

Henley Ele

Henley M

Keno

Lost River

cation Contra

ruary 15, 2011

creenings Oc

gs  occurred

District, Elg

ands  that  sc

ide an oppo

pproximatel

ty where po

tract #8921 

Elementary

r/Sr

ementary

iddle Schoo

r Jr/Sr

act #8921 – Fi

ccurred 

d were  Klam

gin School D

chools  are  t

ortunity to sc

ly 7,000 stud

ossible. On 

for the Visi

l

inal Report 

math  County

istrict, Imble

the  critical  s

creen the la

dents in gra

November 

on Screenin

Malin 

Merrill 

Peterson 

Sage Comm

Shasta 

Stearns 

y  School  Dis

er School Di

setting  for  v

argest popul

ades one thr

19, 2010, O

g Pilot Proje

munity 

3 

strict, 

istrict 

vision 

ation 

rough 

OLSHF 

ect at 

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011 

 

4 

Lincoln County School District 

Crestview Heights 

Eddyville 

Isaac Newton Magnet 

School 

Newport Intermediate 

Newport Prep

Oceanlake

Olalla

Sam Case Elementary

Siletz

Taft Elementary 

Taft 7‐12 

Toledo Elementary

Toledo Jr/Sr 

 

Cove School District, Elgin School District, Imbler School District And Union School District

Cove Elementary 

Imbler Elementary 

Stella Mayfield Elementary

Union Elementary

 

In  order  to  coordinate  efforts  with  each  school  district,  OLSHF  contacted  school  nurses, 

principals,  and  other  school  personnel.  OLSHF  introduced  the  project  and  its  objectives, 

requested assistance with: 

identifying and reserving space in each school facility,  

requested class rosters and other student information,  

recruiting volunteers, and  

distributing an “opt out” option to each parents or guardians. 

 

Reserving  Space  ‐  Each  school  in  Klamath County  School District, Cove  School District,  Elgin 

School District, Imbler School District and Union School District was able to reserve space within 

their schools for screenings to take place. Schools used gymnasiums the majority of the time. 

Lincoln County School District (LCSD) was unable to provide space and requested the use of the 

OLSHF  screening  vehicle.  The  space  exception  request  was  approved  by  the  ODE  prior  to 

screenings. In LCSD, OLSHF provided a semi‐truck and trailer on which screening stations were 

set up and conducted in the same manner as the in‐school locations. 

 

Student  Information  ‐  In order  to  track  individual student  results and  to match  those  results 

with  follow up  care, OLSHF  requested  student  information  from each district. The  requested 

information included student first and last name, date of birth, gender, grade, teacher, parents 

or  guardians  name,  and  parents  or  guardians  contact  information.  This  information  was 

consolidated  into a database and each student was assigned a unique  identifier solely for the 

purposes  of  this  project.  All  identifying  information  is  confidential  and  will  be  securely 

destroyed per contractual requirements upon completion of the project. 

 

Volunteers ‐ OLSHF worked with each school district and with local organizations to recruit and 

train  volunteers.  One  or  two  OLSHF  staff  was  on  site  for  set  up,  training,  managing  the 

screening process, and data collection. In addition, OLSHF estimated a need for a minimum of 

eight  volunteers  for  the duration of each  screening. Members of  the  local  Lions Clubs, PTA, 

 

 

school st

shift of v

 

OLSHF  p

America 

Blindness

screening

children'

 

Each  vol

Oregon S

check pr

checks co

All volun

voluntee

removed

having  t

fingerpri

 

Voluntee

 

 

Or

taff and OHS

ision screen

professional 

(PBA)  in Un

s  America 

gs.  PBA  scr

s eye care p

unteer who

State Police 

ocess. In all,

onducted th

teers who w

er for the pr

d for a DUI fr

their  dog  o

nted backgr

ers Cleared i

regon Depart

SU nursing s

ing at one o

screening  s

nion County

has  a  nati

reening  proc

rofessionals

o  participate

or was verif

, OLSHF clea

hat returned

were found t

oject. To be

rom their di

off  of  the 

ound checks

in Backgrou

tment of Educ

Febr

students, we

or more scho

staff  coordi

y School Dist

onal  progra

cedures  are

s and researc

es  in  the  pr

fied to have

ared 163 vol

 an “In Proc

o have an “I

e clear, these

stant past a

leash.  In  a

s through th

nd Checks 

cation Contra

uary 15, 2011

ere asked to

ools.  

nated  volun

trict and  in 

am  that  tr

e  recommen

chers. 

oject  under

e gone throu

lunteers. Th

cess” result,

n Process” r

e were not 

and another 

addition,  al

e Oregon St

act #8921 – Fi

1 

o volunteer f

nteer  traini

Lincoln Cou

ains  and  c

nded  by  ma

rwent  a  bac

ugh a specifi

ere were an

meaning th

result were i

criminals. Fo

was remove

ll  OLSHF  st

tate Police D

inal Report 

for no less t

ngs  with  Pr

unty School 

certifies  peo

any  of  the 

ckground  ch

ic school dis

n additional 

hat a record 

informed th

or example,

ed based on

taff  passed

Department. 

han a three 

revent  Blind

District. Pre

ople  to  con

nation's  lea

heck  through

strict backgr

four backgr

had been fo

at they coul

 one person

n a convictio

  comprehe

5 

hour 

dness 

event 

nduct 

ading 

h  the 

round 

round 

ound. 

d not 

n was 

on for 

ensive 

2

 

 

“Opt  Ou

screening

about th

T

“o

T

 

2. The num

6,823  stu

further e

16 years)

Summary

Student a

being scr

 

Students

Or

ut”  ‐  Schoo

g. Only  four

e “opt out” 

he form was

opt out” opt

he form was

o One p

screen

conta

mber of stude

udents  rece

eye examina

). 

y of Student

absenteeism

reened in the

s Absent/No

regon Depart

ls  were  pro

r  of  the  for

letter includ

s redundant 

tion that inc

s confused a

parent was re

ning when th

ct clarified t

ents who re

ived  vision 

tions (16.5%

ts Screened

m among oth

e six school 

ot Screened 

tment of Educ

Febr

ovided  a  fo

rms were  re

ded: 

as schools r

ludes screen

as an “opt in”

eported to h

hey had sign

he parent’s

ceived visio

screening.  5

%). This is co

: Vision Pass

her factors re

districts. 

by School D

cation Contra

uary 15, 2011

rm  to  be  s

eturned  and

reported tha

nings such as

” by a small 

have said the

ned and subm

intent and t

on screening

5,698  passe

onsistent wit

sed and Refe

esulted in ap

District 

act #8921 – Fi

1 

sent  home 

d  collected.

at student en

s vision scre

number of p

ey were exc

mitted the “

the student w

gs 

ed  (83.5%)  a

th prior OLS

erred by Sch

pproximately

inal Report 

with  each 

Feedback  f

nrollment fo

eenings; and 

parents or g

ited for thei

“opt out” for

was able to 

and  1,125 w

HF screenin

hool District

y 804 (10.5%

student  prio

rom  school 

orms include

guardians. 

r child’s visio

rm. The scho

be screened

were  referre

gs (over the

t

%) students 

6 

or  to 

staff 

ed an 

on 

ool 

d. 

ed  for 

e past 

 

not 

 

 

 

3. T

 

Overall V

 

See Lesso

the three

 

Or

he number 

a. Refer

exam

Vision Refer

ons Learned

e smaller sch

regon Depart

of students 

red to an op

ination 

rals By Scho

 and Conclu

hool districts

 

tment of Educ

Febr

who were

phthalmolog

ool District 

sions on pag

s listed in the

cation Contra

uary 15, 2011

gist or an op

ge 21 for an 

e chart abov

act #8921 – Fi

1 

ptometric ph

analysis of t

ve. 

inal Report 

hysician for 

the significa

an eye 

nt differenc

7 

 

es in 

 

 

Overall V

Or

Vision Refer

regon Depart

rals by Scho

tment of Educ

Febr

ool 

cation Contra

uary 15, 2011

act #8921 – Fi

1 

inal Report 

8 

 

 

Accordin

successfu

above. F

standard

First grad

screened

Figure 1

Screener

“critical 

helped th

have cor

Screener

repeated

based on

based on

 

Referrals

 

 Note that th

are not capa

Or

i.

g  to curren

ully pass the

irst graders 

ds. The line t

ders were sc

d using a HO

1 ‐ Example o

rs selected o

line”.  This  g

he eye adjus

rrectly  ident

rs  first  teste

d  the  proces

n Distance V

n the Distanc

s based on D

he total screene

able of completi

regon Depart

The numb

t medical  st

e Distance Vi

below six y

that a stude

creened usin

TV chart.  

of LEA Symb

one symbol 

gave  younge

st to the fon

ified at  leas

ed  the  right 

ss  for  the  le

Visual Acuity

ce Visual Acu

Distance Visu

ed for Distance V

ing an individual

tment of Educ

Febr

ber of studen

tandards,  th

isual Acuity 

ears of age 

nt must suc

ng a LEA Sym

bols and HOT

or  letter  fro

er  children 

nt becoming

st  four out o

eye  (while 

eft  eye.  The

y. Of  the 6,7

uity screenin

ual Acuity b

Visual Acuity is s

l portion of the s

cation Contra

uary 15, 2011

nts referred

he vision cha

screening is 

were tested

ccessfully rea

mbols chart a

TV Distance

om each  lin

practice  at 

g smaller on 

of  five of  th

the  left eye

e  following  c

770  student

ng. 

y School Dis

slightly lower th

screening (for ex

act #8921 – Fi

1 

 for Distanc

art  line  the 

20/30 for st

d to the 20/

ad at is refe

and second t

e Vision Scre

e of  the cha

identifying 

the chart. T

he symbols o

e was  “occlu

chart  shows

ts  screened,

strict 

han the total ove

xample, languag

inal Report 

e Visual Acu

child must 

tudents that

/40  line acco

erred to as t

through eigh

eening Chart

art on  the w

the  symbo

To pass a lin

or  letters at

uded” or bl

s  referrals  b

, 698  (10.3%

erall screened b

ge barriers or sp

uity problem

read  in ord

t are ages six

ording to cu

the “critical 

hth graders 

ts and Scree

way down  to

ls  or  letters

e, the child 

t  the critical

ocked)  and 

by  school  di

%) were  refe

because some st

ecial needs stud

9 

ms 

der  to 

x and 

urrent 

line”. 

were 

ening 

o  the 

s  and 

must 

  line. 

then 

istrict 

erred 

 

tudents 

dents.)

 

 

Referrals

Or

s based on D

regon Depart

Distance Visu

tment of Educ

Febr

ual Acuity b

cation Contra

uary 15, 2011

y Individual

act #8921 – Fi

1 

l Schools 

inal Report 

10 

 

 

 

In additio

problems

age  child

reverse a

academic

problems

Amblyop

students

screening

and untr

The follo

Of the 6,

 

Referrals

 

 

 Note that th

capable of c

Or

ii.

on to the ne

s  for a child

dren  in  Am

amblyopia. If

c  achieveme

s  leading  to

pia  is detect

are using b

gs  focuses o

eated, ambl

Figure 2

owing chart s

782 student

s based on S

he total screene

completing an in

regon Depart

The numb

problems 

eed for pres

d  is amblyop

erica  suffer 

f it is not rev

ent.  A  child

o  socioecono

ed  through 

both eyes  to

on  identifyin

yopia can le

‐ Example o

shows stude

ts screened, 

Stereo Vision

ed for Stereo Vis

ndividual portion

tment of Educ

Febr

ber of studen

scription eye

pia  (also kno

from  ambl

versed, perm

d  with  amb

omic disadv

Stereo Visio

ogether effe

ng eye  cond

ead to perma

of the "3D" c

ent referrals 

534 (7.87%)

n Screening 

sion is slightly lo

n of the screenin

cation Contra

uary 15, 2011

nts referred 

eglasses, on

own as “lazy

lyopia.  Early

manent impa

lyopia may 

antages  and

on screening

ectively usin

ditions  such 

anent vision 

 

cards used f

by school d

) were refer

by School D

ower than the t

ng (for example, 

act #8921 – Fi

1 

 for Stereop

e of the mo

y eye”). Thre

y  detection 

airment may

then  exper

d  a  significa

g. The Stere

ng  “3D”  card

as amblyop

loss. 

for the Stere

district based

red based o

District 

otal overall scre

language barrie

inal Report 

psis or depth

ost pervasive

ee to  four p

and  treatm

y result lead

rience  othe

antly  reduce

eo Vision scr

ds. Primarily

pia. As  state

eopsis Scree

d on Stereo 

n Stereo Vis

eened because s

ers or special nee

h perception

e but overlo

percent of sc

ment  can  us

ding to decre

r  developm

ed quality of

reening che

y  this part o

ed,  if undete

ening 

Vision scree

sion screenin

some students a

eds students.)

11 

n 

ooked 

chool 

sually 

eased 

mental 

f  life. 

cks  if 

of  the 

ected 

ening. 

ng. 

 

are not 

 

 

Referrals

 

Or

s based on S

regon Depart

Stereo Vision

 

tment of Educ

Febr

n Screening 

cation Contra

uary 15, 2011

by Individua

act #8921 – Fi

1 

al Schools 

inal Report 

12 

 

 

 

Student v

appeared

further c

 

A

o

B

sq

C

u

 

The  follo

Complain

ABCs of s

 

Referrals

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Note that th

completing 

Or

iii

vision scree

d, behaved, 

are.  

Appearance s

r infection, o

ehaviors  ca

quinting or f

omplaints ca

nusual sensi

owing  chart

nts screenin

screening.  

s based on A

he total screene

an individual po

regon Depart

. The numb

(ABCs) 

ning began 

or  complai

signs can inc

or possible i

n  include a 

frowning, or

an include h

itivity to ligh

t  shows  ref

g. Of 6,762 

Appearance/

d for ABCs is slig

ortion of the scre

tment of Educ

Febr

ber of studen

with Appea

ned of  a  vis

clude crosse

njury.  

rigid body, 

 excessive b

headaches, b

ht.  

ferrals  by  sc

total studen

/Behavior/C

ghtly lower than

eening (for exam

cation Contra

uary 15, 2011

nts referred

rance/Behav

sion or eye 

ed eyes, wat

thrusting h

linking.  

blurred or do

chool  distric

nts screened

Complaints (

n the total overa

mple, language b

act #8921 – Fi

1 

 for Appeara

vior/Compla

problem,  th

tering or red

head  forwar

ouble vision,

ct  based  on

d, only 265 

(ABCs) by Sc

ll screened beca

barriers or specia

inal Report 

ance/Behav

aints screen

he  student 

d eyes, droo

d or backwa

, burning or 

n  Appearan

were referr

chool Distric

ause some stude

al needs student

vior/Compla

ings.  If a stu

was  referre

oping eyelid,

ard,  tilting h

scratchy eye

nce  /  Behav

red based o

ct 

ents are not cap

ts.) 

13 

aints 

udent 

ed  for 

 sties 

head, 

es, or 

vior  / 

n the 

 

pable of 

 

 

Referrals

 

 

Or

s based on A

regon Depart

Appearance/

 

tment of Educ

Febr

/Behavior/C

cation Contra

uary 15, 2011

Complaints (

act #8921 – Fi

1 

(ABCs) by In

inal Report 

ndividual Schhools 

14 

 

 

 

As  part 

PediaVisi

used  to 

measure

Accordin

Plusoptix

deploym

referral  t

additiona

 

Summary

 

The $10,

time that

it has dif

and Hisp

device  is

language

of  childr

them. It 

anything

technolo

manual s

to refer t

 

3. T

Students

guardian

received 

student 

families 

detected

attempte

Or

iv.

of  the  Visio

ion Plusoptix

take  a  digi

ments from

g  to doctor

x  camera  in

ent  in a wid

to  an  eye  c

al screening 

y of the Res

000 PediaVi

t make it a l

fficulty meas

panic eyes) a

s  particular

e barrier ma

en.  The  Ped

is completel

  other  than

ogy, we foun

screening. M

them anywa

he number 

b. Identi

s referred  fo

s  that detai

a “Refer” fo

in  for  a  com

that might 

d  a  total  of

ed  to contac

regon Depart

Students a

on  Screenin

x SO9 autor

tal  image  o

the image t

rs at Queen’

n  detecting 

despread sch

care  special

was used to

sults of Pedia

sion photo s

less attractiv

suring the p

and may no

ly  attractive

kes it more 

diaVision  de

ly objective 

n  open  their

nd that the d

Many more c

y based on o

of students 

ified as requ

or comprehe

iled  the resu

or any of the

mprehensive

require  fina

f  1125  stud

ct each hom

tment of Educ

Febr

also screene

g  Pilot  Proj

efractor. Th

of  the  stude

to indicate t

’s University

amblyopiog

hool screen

ist  can  be m

o double che

aVision Scre

screener OLS

ve option fo

upil when a

ot be effectiv

e,  however,

difficult for 

evice  takes  a

and does no

r  eyes  and  r

device was c

children pas

our tradition

who were

uiring vision 

ensive eye e

ults of  the s

e screenings

e  eye  exam

ancial  assist

ents  who  w

me  three  tim

cation Contra

uary 15, 2011

ed with Pedi

ject,  OLSHF 

is objective,

ents’  eyes. 

he presence

y, Kingston, 

genic  factor

ing program

made  at  th

eck the resul

eenings 

SHF purchas

r school scre

child has da

ve when us

,  when  scre

the screene

a  digital  pic

ot require th

remain  still.

calibrated at

sed the Ped

nal screening

correction o

exams were 

screenings  (s

s, parents or

m. OLSHF’s  c

ance with  a

were  referre

mes when  it 

act #8921 – Fi

1 

iaVision Plus

screened  3

, non‐invasiv

The  compu

e of a variety

Ontario, Ca

rs  appears 

m.  Immediat

e  time  of  t

lts of the ma

sed for this p

eenings. The

ark irises (in

sed under h

eening  pre‐

er to commu

cture  of  a  p

he screener o

  In  our  first

t a very diff

diaVision do

g protocols.

or treatmen

provided a 

see page 2 

r guardians w

contact  info

an  eye  exam

ed  for  a  co

had a  telep

inal Report 

soptix autor

395  student

ve compute

ter  softwar

y of eye and 

anada,  “The

sufficiently 

e determina

the  screenin

anual screen

project has l

e device is n

n particular A

alogen  type

‐verbal  child

unicate with

person’s  eye

or child bein

t  attempt  a

ferent bar th

uble check 

nt 

referral  lett

of Appendix

were encour

rmation wa

m  and/or  ey

omprehensiv

phone  for  th

refractor 

ts  vision  us

rized system

re  processed

vision prob

e accuracy o

high  to  fu

ation of nee

ng  process.”

ning process

imitations a

not ideal bec

African Ame

e  light bulbs

dren  or  wh

h a child or g

es  and  diagn

ng screened 

t  using  this

han our stan

but OLSHF c

ter to paren

x A).  If a stu

raged to tak

s  also  note

yeglasses. O

ve  exam.  O

hat househo

15 

ing  a 

m was 

d  the 

lems. 

of  the 

urther 

ed  for 

”  This 

.  

at this 

cause 

erican 

. The 

hen  a 

group 

noses 

to do 

  new 

ndard 

chose 

nts or 

udent 

ke the 

d  for 

OLSHF 

OLSHF 

old.  It 

 

 

also used

follow up

 

Summary

 

Summary

 

Of those 

schedule

 

During d

errors  of

passed o

able to r

the follow

form was

21 for an

 

Summary

 

OLSHF p

eye  exam

only 101 

eye exam

were dis

require 

Or

d email or m

p contact wit

y of Parents

y of Parents

households

ed. 

ata  collectio

f  a  total  of 

or  incorrectly

review each 

w up proces

s sent home

n analysis of 

y Totals of I

i.

rovided 400

m using OHS

consent for

m. The eye e

tributed by 

financial  as

regon Depart

mail when a 

th 51.9% of 

s or Guardia

s or Guardia

s contacted, 

on, OLSHF w

6823  scree

y  referred. L

student’s re

ss, OLSHF co

e with docum

documentat

dentified Do

The numb

by Casey E

0 randomly s

SU’s Casey 

rms (see App

exams were 

OLSHF  to p

ssistance.  Th

tment of Educ

Febr

telephone n

households 

ns Follow U

ns Reported

over 50% re

was able  to 

ened.  A  sma

Less  than  in

esults form 

ontacted pa

mentation er

tion errors.

ocumentatio

ber of studen

Eye Institute

selected stu

Eye  Institut

pendix B) we

offered free

parents or g

he  exams  w

cation Contra

uary 15, 2011

number was

whose child

p Effort and

d Exam Statu

eported that

specifically 

all  percenta

nitially prese

to  identify a

rents or gua

rrors. See Le

on Errors 

nts referred

e staff 

dents the o

e medical p

ere returned

e of charge a

guardians alo

were  perfo

act #8921 – Fi

1 

s not availab

dren were re

d Response R

us 

t an eye exam

identify and

ge  of  stude

ented  in  the

actual docu

ardians of th

essons Learn

d for a comp

opportunity 

professionals

d giving OLS

and results, 

ong with a 

rmed  by  C

inal Report 

ble. OLSHF w

eferred for e

Rate 

m had occur

d  correct 94

ents  (1.4%) 

e  Interim Re

mentation e

hose studen

ned and Con

prehensive d

for a compr

s  and  techn

HF permissi

as well as a

resource  lis

Casey  Eye  I

was able to m

eye exams. 

rred or was b

4 document

were  incorr

port, OLSHF

errors. As pa

nts whose re

nclusions on 

dilated eye e

rehensive di

nicians. Of  t

on to condu

any prescript

t  should  fam

nstitute  me

16 

make 

being 

tation 

rectly 

F was 

art of 

esults 

page 

exam 

ilated 

hose, 

uct an 

tions, 

milies 

edical 

 

 

professio

Lincoln C

 

The Case

this proje

that in 6 

student w

on page 

 

Summary

 

3. T

Of  the h

them dur

 

Summary

 

4. T

The  estim

$15.93 p

per  stud

methodo

accounte

 

The actu

OLSHF’s 

Vision Sc

involved 

Or

onals  and  te

County Schoo

ey Eye  Instit

ect accurate

cases a stu

was referred

21 for an an

y of Casey E

he number 

c. Provid

ouseholds c

ring their co

y of Parents

he estimate

mated  cost 

per student. 

ent  cost. Ne

ology  for  sc

ed for a cons

al cost to sc

current me

creening Pilo

in running a

regon Depart

echnicians  o

ol District. Ex

tute exam re

ely passed o

dent was pa

d and no vis

alysis of the

Eye Institute

of students 

ded vision co

contacted, 3

omprehensiv

s or Guardia

ed cost per s

per  studen

However, v

ew  equipme

creening,  fol

siderable pe

reen per stu

thod.  This  c

ot Project de

a nonprofit o

tment of Educ

Febr

on  site  at  T

xams occurr

esults demo

r referred a 

assed when 

sual  impairm

ese results. 

 Exam Resu

who were

orrection or

33.9%  report

ve eye exam.

ns Reported

student for t

nt  screened 

vision screen

ent  (PediaV

llow‐up  call

rcentage of 

udent (witho

cost does no

etailed above

organization

cation Contra

uary 15, 2011

Taft,  Toledo,

red on Decem

onstrate  that

student at 

a visual imp

ment existed

lts 

r treatment

ted  that a p

. 

d Prescriptio

the students

for  the  OLS

ning actually

ision  Plusop

s  to  parent

the $15.93 p

out the study

ot  include  s

e. This figure

. 

act #8921 – Fi

1 

,  and  Sam 

mber 3 and 

t  the manua

least 76% of

pairment did

d.   See Lesso

prescription

on Status 

s that receiv

SHF  Vision 

y accounted

ptix  photo  s

ts,  follow‐up

per student 

y) is approxi

services pro

e does includ

inal Report 

Case  Eleme

10, 2010. 

al screening

f the time. T

d exist and 1

ons Learned 

for eyeglas

ved vision sc

Screening  P

d  for only pa

screener),  te

p  eye  exam

cost howev

imately $10 

ovided by  th

de all allocat

 

entary  schoo

g process us

The exams f

18 cases wh

and Conclu

 

ses was give

creenings 

Pilot  Project

art of  the $1

esting  the O

ms  and  repo

er. 

per student

he OLSHF  fo

ted indirect 

17 

ols  in 

ed  in 

found 

ere a 

usions 

en  to 

 

t was 

15.93 

OLSHF 

orting 

t with 

or  the 

costs 

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011  

 

18 

Conclusions 

5. Recommendations for how to fund and implement statewide a program that provides students with vision screenings 

 Oregon has mandated that school districts screen the vision and hearing of school children for many years but the regulation is neither well defined nor enforced consistently throughout the state.  The  state mandates  vision  and  hearing  screening  as  part  of  several  other health  care regulations regarding schools but it does not provide funds for school districts to provide these services.  

“581‐022‐0705 Health Services: 

(1) The school district shall maintain a prevention oriented health services program for all students which provides: 

(f) Vision and hearing screening; 

Stat. Auth.: ORS 326 & ORS 342 Stats. Implemented: ORS 326.051 Hist.: 1EB 19‐1980, f. 6‐17‐80, ef. 9‐1‐80; 1EB 16‐1981 (Temp), f. & ef. 11‐3‐81; 1EB 12‐1982, f. & ef. 3‐24‐82; EB 21‐1988, f. & cert. ef. 4‐26‐88; EB 17‐1996, f. & cert. ef. 11‐1‐96” 

In 1996, the nonprofit Oregon Lions Sight & Hearing Foundation began offering these services free of charge  to  schools  in areas where Lions Clubs existed. This program has grown  to  the largest screening program  in Oregon serving over 25,000 school children and 5,000 adults per year. The screenings are provided by paid staff coordinating lay volunteers, primarily Lions Club members. 

It  is  important to recognize that a vision screening  is different from a comprehensive exam by an  eye  care  professional.  Screening  covers  a  baseline  of  important  vision  functions  often including distance visual acuity, stereo vision as well as appearance, behavior and complaints. It may also cover near visual acuity. Results of a vision  screening are used  to assess whether a child needs to see an eye doctor. A comprehensive exam involves much more. In a full exam, a patient’s eyes would usually be dilated so an eye care professional can  look  inside the eye as well. According  to Prevent Blindness America, a  comprehensive eye examination  includes an evaluation of the refractive state, dilated  fundus examination, visual acuity, ocular alignment, binocularity,  and  color  vision  testing, where  appropriate. An optometrist or ophthalmologist may check for additional eye problems including glaucoma, etc. 

Only an eye doctor can diagnose and  treat visual  impairment, but vision screenings help  find children who need a full eye exam. Children's vision screenings are an accurate, cost‐effective way to identify visual impairment in children. Children who need a full eye exam are referred to an eye doctor of the parent's choice. 

 

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011  

 

19 

Lessons Learned and Conclusions 

1. A summary of results from the Vision Screening Pilot Project shows that: 

a. 89.5% of children in grades one to eight in six school districts were screened 

iv. 10.5 % of children were absent or not screened 

b. 16.5%  of  children were  referred  over  all  for  follow  up  exams  (some  children 

were referred for more than one issue so the percentages below do not add up 

to 16.5%) 

c. 10.3% of children were referred for distance visual acuity 

d. 7.9% of children were referred for stereo vision 

e. 3.9 % of children were referred for ABCs (Appearance/Behavior/Complaints) 

f. Parents or guardians reported 50.7% of the time the screening referral prompted 

them to attend or schedule a comprehensive exam for their child 

g. Based  on  parents  or  guardians  reporting,  33.9%  of  the  households  contacted 

report their child received a prescription for or obtained eyeglasses 

2. Where possible,  schools or  the organization  screening  students  should mail  screening results home  to parents or  guardians  instead  of  sending  results home with  the  child usually in their backpacks. Children who do not pass the vision screening may not want to share the information with their parents out of fear that they “failed” or not wanting to go to the doctor or get eyeglasses. 21.1% of the parents or guardians OLSHF was able to contact reported they did not receive a copy of the screening results form. Too many results forms do not get to the parent or guardian if they are sent home with the child, and the child does not get the appropriate follow up vision examination or care. Vision screenings  take  time  and money,  approximately $10 per  child  in  fact.  The  cost of  an envelope and stamp may be the most important expenditures to make vision screening more effective. 

3. The Vision Screening Pilot Project allowed OLSHF to evaluate its own screening process from  top  to  bottom.  During  the  project,  OLSHF  discovered  an  error  rate  of approximately 1.4% that the organization never knew it had. The mistakes are primarily human error when documenting the results of screening on paper forms. The screener may  accidentally  circle  “pass” when  they meant  to  circle  “refer” or  vice  versa. These forms  are  later  sent  home  to  parents who may make  decisions  based  in  inaccurate information. OLSHF  is  told  that  the  rate of  error  is  typical  and  to  be  expected when using  lay volunteers  for vision screenings. However, OLSHF  intends to do everything  it can to improve these results. The error rate can be reduced by a simple quality control process  that OLSHF  is  implementing. At  the  end  of  the  screening  day,  the  screening coordinator will go through every  form to make sure the  lay screeners  filled them out correctly before they are sent home via the school administration. The coordinator will find  a  quiet  place  to  take  this  final  important  step  before  completing  the  screening. OLSHF is also reviewing its forms to see if revisions can make the process more clear to volunteer screeners. 

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011  

 

20 

4. OLSHF can screen a student’s vision in approximately three to five minutes. With three “lanes” of  screening,  it  can  screen approximately 45  children an hour.  In  six hours of near nonstop screening, it can screen approximately 270 children in less than one school day. With additional volunteers, OLSHF has  screened 400  students  in one  school day. This  level  of  efficiency  takes  one  lead  person  on  site  to  train  and  coordinate  the screening and at least 12 other volunteers to perform screening. 

5. The  lower referral rates at Union,  Imbler and Cove School Districts are based on much smaller data  sets. OLSHF and Children’s Vision  Foundation  (CVF)  screened  children at these  schools  for  at  least  the  past  two  years;  however,  that  does  not  explain  the significant difference  in overall referral rates. OLSHF and CVF also screened recently  in nearby Elgin School District which had higher referral rates, similar to the larger school districts,  and OLSHF  has  screened  in  the  past  few  years  in  the  Lincoln  and  Klamath School  Districts,  where  the  rates  were  higher.  While  OLSHF  cannot  determine  the reasons  for  the  lower  referral  rates  in  Union,  Imbler  and  Cove  School  Districts,  the smaller data sets make these anomalies statistically unreliable.  

6. For the Distance Visual Acuity screening, there are many methods to occlude or block vision in one eye while testing the other. Children naturally want to pass any “test”. It is very important that a child is not allowed to “peek” or see around the occluding device when the other eye  is being tested. Some organizations recommend that occlusion be done with medical tape to completely cover the eye, but OLSHF found that this method was  impractical when  attempting  to  screen  large  quantities  of  school  children  in  an efficient process. Alternately, OLSHF used  a  simple  and  inexpensive paper  condiment cup. To avoid peeking, a child is asked to hold the cup over one eye with their hand over the cup so  it  is more difficult to peek.  It  is essential that the screener watch the child carefully so  the child does not peek. To  test  these  two methods, OLSHF used medical tape  in Lincoln County School District (LCSD) and paper cups  in Klamath County School District  (KCSD).  The  distance  visual  acuity  referral  rate  in  LCSD was  10.71%  and  the referral rate in KCSD was 10.42%. Although a direct correlation cannot be drawn (there were different volunteer sets at each as well), it is of note that when the tape was used and  that  less  children were able  to peek, 0.29% more  children were  referred  for eye exams. Since the difference was statistically irrelevant, OLSHF concluded the process of using the medical tape is too cumbersome and inefficient to recommend for large scale school screenings with lay volunteers.  

7. Obtaining parental consent  for  follow up eye exams presented a significant challenge. Of the 400 parents and guardians OLSHF asked to sign permission slips to provide a free comprehensive eye exam for their child, only 101 parents or guardians gave consent. 

8. The  OHSU  Casey  Eye  Institute  exam  results  demonstrate  that  the  manual  vision screening process used  in  this project accurately passed or referred a student at  least 76% of the time. The exams found that  in 6 cases a student was passed when a visual impairment  did  exist  and  18  cases  where  a  student  was  referred  and  no  visual impairment existed. There were three times more “false positives”. In screening, it may be better  to be  safe  than  sorry. The OHSU exam  results also highlight  the difference 

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011  

 

21 

between  vision  screening  and  examinations.  For  example,  in  screening, OLSHF might refer a student for red and watery eyes, but an examination might determine the cause to be allergies not visual  impairment. An examination also  looks  for vision  issues  that student screening  is not designed to detect such as glaucoma.   The exams found three cases of suspected glaucoma, interestingly each of those students was correctly referred for an exam.  The exam results also highlighted the need to potentially add Near Visual Acuity screenings to the recommended screening method. Four of the six cases where OLSHF  methods  incorrectly  passed  the  student  during  screening  were  found  to  be hyperopic, or farsighted. 

9. The PediaVision photo screener OLSHF purchased for this Pilot Project has limitations at this  time  that make  it a  less attractive option  for school  screenings. The device  is not ideal  because  it  has  difficulty measuring  the  pupil  when  a  child  has  dark  irises  (in particular  African  American  and Hispanic  eyes)  and may  not  be  effective when  used under  halogen  type  light  bulbs.  The  device  is  particularly  attractive,  however, when screening pre‐verbal children or when a language barrier makes it more difficult for the screener to communicate with a child or group of children. The PediaVision device takes a digital picture of a person’s eyes and diagnoses them (see Appendix C). It is completely objective  and  does  not  require  the  screener  or  child  being  screened  to  do  anything other than open their eyes and remain still. OLSHF plans to monitor this technology as it develops  in  the  future  and  would  be  glad  to  demonstrate  this  device  to  ODE  and legislators if an opportunity is provided.  

10. For  16  years,  OLSHF  provided  screening  in  two  64  foot  tractor  trailer  trucks  that obtained approximately 6 miles per gallon and required a coordinator who could drive a truck, as well as work well with children. For the Vision Screening Pilot Project, OLSHF compared  the use of new vision screening kits  that bring all  the necessary equipment into  the  school  for  screening.  The  school must  provide  a  dedicated  space  for  vision screening such as the school gym, auditorium or multi‐purpose room. OLSHF found that the needed equipment can be transported in much more fuel efficient cars and that the lead staff person would not need to know how to drive a truck. This model is much less expensive and will allow OLSHF to screen in many more locations on the same day. This successful debut of  the  vision  screening  kit  system has  led OLSHF  to develop  a 2020 Vision  Capital  Campaign  to  revamp  the  entire  program  using  this  new  model.  To compare results, in Lincoln where a truck was used (see page 4 above for explanation), 18.8% of children screened were  referred  for  follow up eye exams.  In Klamath where kits were used  in school buildings, 16.8% of children screened were referred for follow up  eye  exams.  There  is  no  clear  explanation  for  the  2%  difference  in  referral  rates; however,  screening  is much more  cost  effective  using  kits  inside  schools.  This  new model  will  allow  OLSHF  to  decrease  its  cost  per  student  to  provide  screenings.  In addition,  there  are  advantages  to  keeping  school  children  in  the  school  environment where  they  are  comfortable  and more  relaxed.  In  order  to make  this model  work, schools will need to provide space for screenings. 

11. OLSHF attempted to contact the parents or guardians of all 1,125 students referred for follow  up  vision  exams. When  appropriate, OLSHF  used  a  native  Spanish  speaker  to 

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011  

 

22 

make  follow  up  calls  to  Spanish  speaking  households.  Parents  or  guardians  reported 50.7%  of  the  time  the  screening  referral  prompted  them  to  attend  or  schedule  a comprehensive exam for their child. 33.9% of the households OLSHF was able to contact reported receiving a prescription for eyeglasses.  

12. While  some people were  suspicious, most parents we  spoke  to were grateful  for  the follow up contact.  

Here  is one example: “Baylee was seen by an eye doctor on 1‐5‐11 to follow up on the results of her screening. Thank you  for  the  follow up email and  for  the efforts you put into our community. Best Regards, Melissa Dieckhoff (her mom)” 

Here  is  another example:  “Thank  you  for  the eye  exam.  I had no  idea my daughter’s vision was bad. I had her examined and she’s already got her new glasses.  Hopefully her reading will improve now. Teresa Erickson (Breana Erickson’s mom)” 

   

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011  

 

23 

Recommendations 

1. Oregon should adopt regulations that set a minimal baseline to define vision screening based  on  the  Prevent  Blindness  America  model.  Any  methodology  should  include: Appearance/Behavior/Complaints, Distance Visual Acuity  and  Stereopsis  screenings. A minimal standard would help create consistency  in vision screening  in the state. As an example, one very  large school district that currently screens  its own students through an Educational Service District (ESD), does not include stereo vision, potentially missing amblyopia in hundreds or even thousands of children each year. 

2. Standards  should  define  (1)  methodology,  (2)  frequency  and  grades  of  children screened,  (3)  visual  functions  assessed,  and  (4)  criteria  for  referral  to  an  eye  care professional. 

3. As it may be impractical to screen every student in every grade every year, a minimum standard should require schools to screen students in kindergarten, first, third and fifth grades.  This  approach  would  allow  for  detection  of  solvable  vision  impairments  at younger  ages  and  help  children  to  achieve  educational  success  from  the  start. With amblyopia,  the  impairment must  be  detected  and  treated  before  age  10  or  it  is  not treatable most of the time and the child loses vision in the affected eye. Amblyopia is a significant reason to screen children while they are younger. 

4. The  standard  adopted  should  set  minimum  expectations  for  screening  rather  than perfect  conditions  so  screening  does  not  become  too  expensive  for  nonprofit organizations and school districts to perform. Several other states have set standards for vision  screening  (see  Prevent  Blindness  America  website  for  a  list  of  all  state regulations). 

5. A state methodology should allow  the screening organization or school district  to add but not require near visual acuity to the screening process. 

6. OLSHF recommends vision screening should test for stereopsis using the Random Dot E method. The Random Dot “E” screening  is the only method recommended by Prevent Blindness America and Casey Eye Institute. This study found that this method  is faster, less  expensive  and more  effective  than  the  Lang model  that was  previously  used  by OLSHF. 

7. The focus of this project was only vision screening, but OLSHF recommends the state of Oregon consider hearing screenings for school children. Hearing is certainly important in a learning environment and it is equally mandated in Oregon regulations cited above in this report. There may be economies of scale to perform these screenings together. In a recent Portland Public School, MESD, OLSHF, Walmart and Prevent Blindness America partnership at  seven  schools, children had  their vision, hearing and  teeth  screened at the same time. 

8. Private  nonprofit  and  other  screening  organizations  face  a  major  challenge  helping school districts provide screening due to lack of access to follow up contact information 

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011  

 

24 

for the parents or guardians of children screened. When a student is referred for follow up examination,  the  screening organization  should  contact  the parent or  guardian  to make  sure  they  got  the  results  form  (preferably  mailed)  and  ask  if  parents  have questions  or  need  assistance  getting  their  child  seen  by  an  eye  care  professional. Schools, however, are hesitant to share parent data with outside organizations due to concerns  about  Family  Educational  Rights  and  Privacy  Act  (FERPA),  Health  Insurance Portability  and  Accountability  Act  (HIPAA)  and  the  right  to  privacy.  Unfortunately, schools  often  do  not  have  the  capacity, whether  administrative  personnel  or  school nurses,  to do  follow up with  the parents of  referred  students. The  result  is  a  lack of follow up. OLSHF is often asked by potential funders how we follow up with parents of children who  need  further  assistance. Direct  follow  up  contact with  parents  is  a  key factor  in  the  success  of  screening  programs.  Follow  up  is  currently  stymied  by  other legitimate interests such as the expectation of privacy. Unfortunately, a form requesting parental “consent to contact” them are not an easy answer since so many parents do not return these forms. Schools could address this  issue by  including a comprehensive waiver  as  part  of  their  enrollment  process  allowing  certain  partner  organizations  to contact parents directly  for healthcare  reporting.  In  some ways,  this  is  similar  to  the partnership between schools and PTAs. A qualified partnering organization would sign an agreement with the school or district that private information could only be used for legitimate reasons and never sold, traded or given away. Confidential information could be treated as such under established guidelines and data could also be destroyed after a certain period of time.  

OLSHF  recognizes  the difficulty of  resolving  this problem. However, when  contracting with ODE on  this project, most  school districts  treated OLSHF  as  a partner  and  after some  initial hesitation, shared data with OLSHF.  In this  instance, the contract between OLSHF and ODE gave the school districts an assurance that  it was appropriate to share data. Perhaps ODE  could  create permanent nonprofit partners  for  this purpose going forward. OLSHF would be  interested  in contracting with ODE and school districts even when it is providing screening services free of charge to help overcome the problem of follow up.  

Currently, OLSHF uses a triplicate results  form with one copy going to parents, one to the school and one to our office so we can compile anonymous data on screening, such as what percentage of children are referred for follow up. Often times OLSHF is provided a blank form with screening results but no other student information. Some schools do this  by  attaching  a  label  to  the  parent  and  school  copy  but  not  the OLSHF  copy. An alternative option would be  to  share a unique  student  identifier  such as a  student  ID that a partner organization cannot connect to a student’s  identity without the school’s assistance.  Then  at  least  each  record  or  form would  be  able  to  be  traced  back  to  a student by the school or school district should follow be requested by the partner. 

9. Many  studies  have  shown  that  children  who  have  difficulty  seeing  have  difficulty learning. OLSHF recommends the state of Oregon and school districts allocate funds to pay  for  a  statewide  vision  screening program. Nonprofit organizations  such  as OLSHF can  fund  raise  for private  funds but  this  is an  inconsistent model  for  funding  such an 

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011  

 

25 

important  healthcare  and  education  program. OLSHF  recommends  the  state  offer  to match dollars that nonprofits raise for vision screening in public schools dollar for dollar. This would provide an effective  incentive  for private  funders creating a public‐private‐nonprofit  collaboration  to  make  sure  Oregon  school  children  receive  critical  vision screenings  in  kindergarten,  first,  third  and  fifth  grades.  An  annual matching  fund  of approximately  $400,000  per  year would  be  a major  step  toward making  sure  school children are screened. 

10. The  state  of  Oregon  should  focus  resources  on  vision  screening  at  Title  1  schools perhaps  based  on  percentage  of  students  receiving  free  and  reduced  school  lunch. Students at  traditionally underserved  schools  statistically have  far greater numbers of children who do not have health and vision insurance. 

11. Screening  organizations  such  as  OLSHF,  various  ESDs,  Children’s  Vision  Foundation, OHSU  Casey  Eye  Institute  and  Pacific  University  should  meet  to  discuss  screening methodology  and  consider  using  a  common  reporting  form  available  in  multiple languages. At minimum, the form should include language translation of key parts such as the designation of Pass or Refer. 

12. There are several options for screening students but all of the options recommended in this  report  require  staffing,  administration  and  coordination.  The  importance  of experienced staff as part of a successful screening program cannot be overlooked. This requires professionals dedicated to working with schools and students to provide high quality screening events. In the past, most schools had a school nurse who was in charge of screening school children’s vision and hearing, but in the past 30 years, the number of school nurses has been drastically  reduced. Schools often  share a nurse  (if  they have one at all) who is only at the school for a very limited amount of time. This means that the  school  nurse  often  does  not  have  the  time  to  coordinate  the  entire  screening process. In some areas, Educational Service Districts (ESDs) have taken on this role. The schools themselves usually do not have adequate personnel with appropriate training to provide  screening  on  their  own.  The  coordinating  organization  or  agency  needs  to manage  location,  training,  equipment,  scheduling,  volunteers,  data  collection  and reporting, and more. 

   

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011  

 

26 

Options for School Based Vision Screening 

There are several options  in a menu of how schools can screen student’s vision. Whatever options are selected by the state, must be both affordable and scalable.   Here are several examples estimated from least to most expensive: 

1. For approximately, $250 each, school districts can purchase a vision screening kit from Prevent  Blindness America  (PBA).  See  the  online  store  at www.preventblindness.org. The kit would include distance visual acuity charts ($15‐50), a Random Dot E Stereopsis kit for stereo vision testing ($110), a device for covering one eye at a time, measuring tapes to measure proper distance to the charts, and a vinyl bag to carry the equipment in. OHSU’s Casey Eye  Institute provides a $500 kit for Head Start programs around the state that also includes a light box along with the equipment listed above. 

It  should be noted  that  any  kit  should  include  charts  for both  younger, pre‐alphabet children  and  older  children.  (OLSHF  recommends  using  a  LEA  Symbols  chart  and  an HOTV chart.) One major limitation to this approach is that the PBA kit does not include an  electric  light  box  to  display  the  charts  and  to  ensure  equal  and  adequate  light  is provided  for  the  screening  (a  light  box  is  approximately  $270 with  a  stand  and  it  is heavier and more  fragile). Another  limitation  is  that  this  kit only provides equipment and  does  not  resolve  the  issue  of who will  coordinate  the  actual  screening  process. School  nurses,  ESDs  and  PTAs  can  work  together  with  this  equipment  but  in  all likelihood  someone  will  have  to  be  paid  to  coordinate  the  screening  and  recruit volunteers or it may not get done. 

2. An  attractive  option  is  for  the  state  of  Oregon  and  ODE  to  partner  with  nonprofit organizations to provide vision screening. Nonprofits have the advantage of being able to attract grant funding to help pay for vision screening and they attract volunteers that help keep costs  low. As stated above  this would be most effective  in a public‐private‐nonprofit  partnership.  OLSHF  is  currently  able  to  screen  school  children  for approximately  $10  per  child  or  $1,000  per  day  using  this model.  One  option would combine  an  effective  nonprofit  organization  with  adequate  infrastructure  and equipment and school personnel such as school nurses  to help schedule school space and dates, and PTA volunteers where possible. 

a. The value of volunteer labor or soft costs cannot be overlooked in the nonprofit model. In a recent application to the Ford Family Foundation, OLSHF was asked to provide a realistic estimate of the value of the volunteer labor provided each year to this program. Using the  Independent Sector’s model  for valuing  in‐kind or  volunteer  labor, OLSHF estimated  the  value of  volunteer  labor  at $198,396 per  year  for  a  program  that  serves  approximately  30,000  people  annually.  If OLSHF had to pay for this volunteer  labor, the average cost to screen one child would increase from approximately $10 per child to over $16.60 per child. While lay  screening with volunteers has  limitations and  challenges  regarding  training and consistency, it can be reliable and very cost effective. 

Oregon Department of Education Contract #8921 – Final Report 

February 15, 2011  

 

27 

3. ODE and the Oregon Legislature could review how ESDs are providing vision screenings in certain school districts. ODE could compare the costs and methods to screen using an ESD  versus  a  nonprofit  volunteer  model.  The  Multnomah  ESD  successfully  uses volunteers  and  paid  professionals,  as  well  as  retired  school  nurses.  However, Multnomah ESD should be strongly encouraged to add a stereo vision test in its current screening method. Without this element of screening, children with amblyopia will not be detected. If not treated at an early age, these children are at risk for losing vision in the affected eye. Multnomah ESD also does not use light boxes at screenings. 

4. Another  option  is  for  ODE  and  school  districts  to  contract  with  private  for‐profit professionals  to  provide  vision  screening  for  schools.  This  option  is  likely  to  be  cost prohibitive, however, because a profit margin would need to be built in, and a for‐profit company  could not  attract  grant  and  charitable donations  to help offset  the  costs of screening.  In addition, a  for‐profit  company would be unlikely  to offset  its  costs with volunteer labor that nonprofit organizations often use to keep costs low. 

5. School Districts could also purchase high tech equipment such as the PediaVision photo screener  at  approximately  $10,000  each  but  the  equipment  requires  training  and maintenance. A large school district would also have to purchase more than one device to cover a larger number of schools that would need to share these devices. Scheduling and training would have to be coordinated centrally. As prices drop and these devices become smaller and easier to use, this may become a good option, but this method  is not recommended at this time. 

OLSHF  has  initiated  an  Oregon  School  District  Vision  Screening  Survey  to  determine  the prevalence of vision screening  in Oregon schools. The survey will help determine where gaps exist. With 25% (50 of 200 Districts) reporting so far, we have the following preliminary results to report. It should be noted that the self‐reporting districts that filled out the online survey in its first week may be more likely to be providing vision screening than those school districts that have not responded. OLSHF will  follow up with calls to each District and report the results of this survey to ODE by May 1, 2011. One week into the survey, OLSHF has found thus far: 

62% of school districts report they are screening student’s vision 

9% do not screen and 29% screen at some but not all schools in their district 

67% screen hearing (a slightly higher number than vision) 

Grade one students are screened  the most at 79% with kindergarten students second 

highest at 70%. Each year after that the percentage decreases. 

Most school districts that screen vision report that they do so annually 

When asked who performs the screening, 42% said the school nurse, 29% said ESD, and 

29% said a nonprofit partner 

When asked if the school district utilizes volunteers, 64% said yes with 35% utilizing PTA 

volunteers and 29% utilizing Lions Club members. 

 

 

 

We concsignificandilated eAiden,  inthe conseAiden  hasomethinexam, Aiand his mAiden’s c

OLSHF  issponsoreinformatfindings aODE and 

 

Or

clude with ant way. OLSHeye exams tonsisted multent form andad  been  reng wrong wden was foumother havecondition rec

s  pleased  ted HB 3626 ion  session and answersthe legislatu

regon Depart

story aboutHF worked wo 101 studeiple times thd the schooleferred  throith his visiound to have e been proviceives treatm

to  provide that  led to for ODE ans questions. ure’s conven

tment of Educ

Febr

t one particwith OHSU’snts  in Lincohat he needl worked witough  the  On but he disevere glauded follow ument and his

this  Final  Rthe Vision Sd  state  legiOLSHF wounience.  

cation Contra

uary 15, 2011

cular child ths Casey Eye ln County. Oded to have th staff to tryLSHF  screendn’t know wcoma, a rareup support as remaining 

Report  to  OScreening Pilslators wheuld be please

act #8921 – Fi

1 

hat was helpInstitute to On the finalan exam. Hy to obtain cning  proceswhat. Upone condition and resourcvision is pre

ODE.  Reprelot Project, re OLSHF ped to schedu

inal Report 

ped by this provide free day of examHis mother hconsent to pss  and  he  k performingin someonee informatioeserved.  

esentative  Thas expressresents a  suule an inform

project  in ae comprehems, one stuhad not retuperform an eknew  thereg  the dilatede so young. Aon to ensure

Tina  Kotek, sed  interest ummary of  tmation sessi

28 

a very ensive dent, urned exam.    was d eye Aiden e that 

who in an these on at 

                                                    Name:   Teacher:    VSPPID:   DOB:    Gender:   School:    Grade:   

                                                    Name:   Teacher:    VSPPID:   DOB:    Gender:   School:    Grade:   

                                                    Name:   Teacher:    VSPPID:   DOB:    Gender:   School:    Grade:   

 

Please check YES and sign below if you would like your child to be considered eligible 

for this free dilated eye exam. 

 

 

YES, I give my consent for my child to participate in this program.  (In order to participate, you must complete the medical history form on the reverse) 

 

NO, I do not give my consent for my child to participate in this program.  

 

       Signature of parent or legal guardian         Date 

 

Questions? Please contact Brenda Anderson or Mara Steen at 1‐800‐635‐4667 or info@orlions.org. 

 

This is a validation eye examination and does not establish an ongoing physician patient relationship. 

   

OREGON LIONS SIGHT & HEARING FOUNDATION AND OHSU’S CASEY EYE INSTITUTE 

Dilated Eye Exam Permission Form 

Child’s Name:  Date of Birth:  School and Classroom: 

 

 

Dear Parent/Guardian, 

 

The Oregon Lions Sight & Hearing Foundation  (OLSHF) and Casey Eye  Institute are offeringcomprehensive  dilated  eye  exams  at  no  cost  to  a  select  group  of  students  as  part  of  theOregon Department of Education Vision Screening Pilot Project. 

The  eye  exam  includes  the  use  of  eye  drops  to  dilate  the  pupils.    These  drops make  the  pupils larger.    The  drops  will  make  vision  blurry  and  eyes  sensitive  to  light.    This  is  normal  and  will usually go away by the next day.   These are tests that an eye doctor would normally do as part of an exam if your child went to an eye doctor. 

The OLSHF is conducting a research study on the results of these eye exams.   

If  you  agree  to  participate  in  this  free  eye  exam,  the  results  will  be  entered  into  a  computer database.   These results will help determine  if vision screenings are effective or  if they need to be changed.   

The OLSHF and Casey Eye  Institute will maintain  the  confidentiality of your  child’s  information  in accordance with all applicable state and federal  laws and regulations.   Any  information that could identify  your  child  and  family  will  not  be  used  without  your  permission  and  will  be  securely destroyed upon completion of the project.   

 

ALL INFORMATION WILL BE KEPT CONFIDENTIAL. 

OREGON LIONS SIGHT & HEARING FOUNDATION AND OHSU’S CASEY EYE INSTITUTE  

EYE EXAM: YOUR CHILD’S MEDICAL HISTORY  

Child’s Name:_________________________________  Child’s Date of Birth:___________________________  

 Has your child seen an eye doctor in the past year?        YES            NO   Eye Dr. Name____________________  Has your child ever worn glasses?        YES            NO   For how long?____________     Has your child ever complained of pain?        YES            NO   Where?___________   Date of onset__________  List any allergies to medications_______________________________________________________________  

List all current medications, including vitamins and supplements_____________________________________ 

__________________________________________________________________________________________ 

List any surgeries____________________________________________________________________________  Was your child premature?        YES          NO   Birth weight__________  Complications?         YES            NO  

DOES YOUR CHILD HAVE ANY PROBLEMS IN THE FOLLOWING AREAS?           Please check all that apply 

                                            YES        NO 

Fever, unexplained weight loss or gain, tires easily   

Ear, nose, throat (hearing, sinus, ear tubes, nose bleeds, etc)   

Respiratory (asthma, pneumonia)   

Gastrointestinal (reflux, diarrhea, pain)   

Genital, kidney, bladder (urinary infections, pain)   

Skin (rashes, acne, warts, unusual birth marks)   

Muscles, bones, joints (arthritis, pain, swelling, lump)   

Neurological (seizures, weakness, delayed development, brain shunt, cerebral palsy)   

Behavioral (hyperactivity, depression, attention deficit, unusual anxiety)   

Endocrine (diabetes, thyroid, growth hormone)   

Blood (anemia, high cholesterol, poor clotting)   

Allergy/Immunological (hay fever, eczema, hives, autoimmune)   

Other?               

IS THERE FAMILY HISTORY OF ANY OF THE FOLLOWING PROBLEMS?      Please check all that apply 

           YES       NO 

Crossed, wandering, or lazy eyes?   

Blindness?   

Need for glasses other than reading glasses?   

Glaucoma?   

Migraines?   

Family/Hereditary disease?   

Other?   

   10.10