Vegvisar for Calc

Kapittel 5 Innføring i Calc

Rekneark i LibreOffice 4.0

Opphavsrett

Opphavsretten til dette dokumentet (© 2010–2013) tilhøyrer bidragsytarane som er lista nedanfor. Du kar lov til å distribuere dokumentet og/eller gjere endringar i det så lenge du held deg til anten GNU sin generelle publiseringslisens (http://www.gnu.org/licenses/gpl.html), versjon 3 eller seinare, eller «Creative Commons Attribution License» (http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/), versjon 3.0 eller seinare.

Alle varemerke i dette dokumentet tilhøyrer dei respektive eigarane.

BidragsyteraneRon Faile Jr. Jean Hollis Weber David MichelHazel Russman Peter Schofield

OmsetjingTil norsk nynorsk ved Kolbjørn Stuestøl

TilbakemeldingForslag, rettingar og andre tilbakemeldingar om dette dokumentet kan gjerast (på engelsk) til: documentation@global.libreoffice.org

Takk også tilDenne bolken er baset på kapittel 5 i Kome I gang med OpenOffice.org 3.3. Medarbeidarane der er:

Richard Barnes Richard Detwiler John KanePeter Kupfer Joe Sellman Jean Hollis WeberLinda Worthington Michele Zarri

Utgjevingsdag og versjonUtgitt 7. februar 2013. Basert på LibreOffice 4.0.

Norsk utgåve 2. mars 2013.

For Mac-brukarar

Noen av tastekommandoane er ulike på Mac i høve til på Windows/Linux. Tabellen nedanfor viser noen av dei vanlegaste skilnadane brukte i dette dokumentet. Sjå i hjelp for meir om dette.

Windows og Linux Mac equivalent Effect

Verktøy > Innstillingarmenyval

LibreOffice > Innstillingar Tilgang til oppsettinnstillingane

Høgreklikk Control + klikk og/eller høgreklikk avhengig av maskinoppsettet

Opnar ein lokalmeny

Ctrl (Control) z (Command, Cmd) Brukt saman med andre tastar

F5 Shift+z+F5 Opnar navigatoren

F11 z+T Opnar Stil- og formatvindauget

InnhaldOpphavsrett..........................................................................................................................2

Bidragsyterane.............................................................................................................................2

Tilbakemelding.............................................................................................................................2

Takk også til.................................................................................................................................2

Utgjevingsdag og versjon.............................................................................................................2

For Mac-brukarar..................................................................................................................2

Kva er Calc?.........................................................................................................................5

Rekneark, ark og celler........................................................................................................5

Hovudvindauget I Calc........................................................................................................5Menyane......................................................................................................................................5

Menylinja.....................................................................................................................................6

Verktøylinjer.................................................................................................................................7

Formellinja...................................................................................................................................7

Layout for rekneark......................................................................................................................8

Å opna ei CSV-fil..................................................................................................................9

Å lagra rekneark.................................................................................................................11Lagra i andre reknearkformat.....................................................................................................11

Navigering i rekneark.........................................................................................................13Cellenavigering..........................................................................................................................13

Arknavigering.............................................................................................................................14

Navigering frå tastaturet.............................................................................................................15

Tilpasse Enter-tasten.................................................................................................................17

Å velje element i eit rekneark............................................................................................17Velje celler.................................................................................................................................17

Markere kolonner og rader.........................................................................................................18

Velje ark ....................................................................................................................................19

Arbeide med kolonnar og rader........................................................................................19Setje inn kolonnar og rader........................................................................................................19

Slette kolonnar eller rader..........................................................................................................20

Arbeide med ark.................................................................................................................21Setje inn nye ark........................................................................................................................21

Flytte og kopiere ark..................................................................................................................21

Slette rekneark...........................................................................................................................23

Gi ark nytt namn........................................................................................................................23

Vis Calc...............................................................................................................................23Endre dokumentvisinga.............................................................................................................23

Fryse rader og kolonnar.............................................................................................................23

Dele skjermen............................................................................................................................24

Bruke tastaturet..................................................................................................................26Tal.............................................................................................................................................. 26

Kome i gang med Calc 3

Tekst.......................................................................................................................................... 27

Dato og tid.................................................................................................................................27

Innstillingar for autoretting..........................................................................................................27

Gjer datainnskrivinga raskare..........................................................................................29Bruke fyllverktøyet.....................................................................................................................29

Bruke utvalslister.......................................................................................................................31

Dele innhald mellom ark....................................................................................................32

Kontroll av celleinnhaldet.................................................................................................32

Redigere data.....................................................................................................................33Slette data.................................................................................................................................33

Byte ut data................................................................................................................................33

Redigere data............................................................................................................................33

Formatere data...................................................................................................................34Tekst over fleire linjer.................................................................................................................34

Krympe tekste slik at han passar i cella.....................................................................................35

Formatere tal.............................................................................................................................35

Formatere skrift..........................................................................................................................36

Formatere cellekantane.............................................................................................................36

Formatere cellebakgrunnen.......................................................................................................37

Autoformatering av celler.................................................................................................37Bruke autoformat.......................................................................................................................37

Definere eit nytt autoformat........................................................................................................38

Bruke tema..........................................................................................................................38

Bruke vilkårsformatering..................................................................................................39

Gøyme og vise data...........................................................................................................39Gøyme data...............................................................................................................................39

Vise data....................................................................................................................................41

Sortere postar.....................................................................................................................41

Bruke formlar og funksjonar.............................................................................................42

Analysere data....................................................................................................................43

Utskrift.................................................................................................................................43Utskriftsområde..........................................................................................................................43

Innstillingar for utskrift................................................................................................................44

Gjentatt utskriving av rader og kolonnar.....................................................................................44

Sideskift.....................................................................................................................................45

Topp- og botntekst.....................................................................................................................45

4 Getting Started with Calc

Kva er Calc?

Calc er reknearkkomponenten av LibreOffice. Du kan skrive inn data, som oftast talverdiar, I eit rekneark og deretter handtere desse for å få fram bestemte resultat.

Du kan også skrive inn data og deretter bruke Calc for å finne ut «kva dersom …», altså å endre bestemte data og sjå kva som hender, utan å måtte skrive inn heile reknearket eller enkeltarket på muyy.

Andre ting du kan finne i Calc:

• Funksjonar: blir brukte for å lage formlar for å gjere kompliserte rekneoppgåver.

• Databasefunksjonar: kan rangere, lagre og filtrere data.

• Dynamiske diagram og eit stort spekter med 2D og 3D diagram.

• Makroar for å ta opp og utføre oppgåver som gjentar seg. Støtter språka LibreOffice Basic, Python, BeanShell og JavaScript.

• Kan opna, redigere og lagre Microsoft Excel rekneark.

• Importere og eksportere rekneark I mange ulike format, som t.d. HTML, CSV, PDF og PostScript.

Merk

Dersom du ønskjer å bruke makroar skrivne i Microsoft Excel med VBA makro kode I LibreOffice, må du først redigere koden I LibreOffice Basic IDE-handteraren. Sjå kapittel 13: Getting Started with Macros og Calc Guide Chapter 12 Calc Macros.

Rekneark, ark og celler

Calc er eit rekneark. Eit rekneark er sett saman av eitt eller fleire ark. Kvart ark er igjen set sman av celler som er ordna I kolonnar og rader. Ei bestemt celle kan identifiserast med eit radnummer og ein kolonnebokstav.

Cellene inneheld dei individuelle elementa – tekst, tal, formlar osv. – som lager dataane som blir handterte og viste.

Kvart rekneark kan vere sett saman av fleire ark og kvart ark kan igjen innehalde mange individuelle celler. I Calc kan kvart ark ha opp til 1 048 576 rader (65 536 rader i Calc 3.2 og tidlegare) og opp til 1 024 kolonnar.

Hovudvindauget I Calc

Når Calc er opna, kjem hovudvindauget opp (fig. 1). Dei ulike delane av vindauget blir forklarte nedanfor.

MenyaneTittellinja finn du øvst I vindauget. Denne viser namnet på det gjeldande reknearket. Når reknearket blir oppretta, er namnet «Namnlaus x» der x er eit tal. Når du lagrar reknearket første gongen blir du beden om å gi det eit namn.

Hovudvindauget I Calc 5

MenylinjaI menylinja er hovudmenyane lista opp. Når du trykker på eit menynamn kjem det opp ein undermeny med fleire val. Du kan tilpassa menylinja etter eigne ønskje. Sjå Kapittel 14 Customizing LibreOffice for meir om dette.

Figure 1: Hovudvindauget i Calc

• Fil – inneheld alle kommandoane som gjeld heile dokumentet, for example Opna, Lagra, Vegvisaras, Ekporter soms PDF, Skriv ut, Digitale signaturar osv.

• Rediger – inneheld kommandoar for å redigere dokumentet, for eksempel Angra, Kopier, Endringar, Fyll, Programtillegg osv.

• Vis – inneheld kommandoar som kan brukast for å endre utsjånaden på Calc. For eksempel Verktøylinjer, Kolonne- og radoverskrifter, Fullskjerm, Skalering osv.

• Set inn – inneheld kommandoar for å setje element inn I reknearket, for eksempel Celler, Rader, Kolonnar, Ark, Bilete osv.

• Format – inneheld kommandoar for å endre utsjånaden på reknearket, for eksempel Celler, Ark, Stilar og formatering, Justering osv.

• Verktøy – inneheld funksjonar du kan bruke for å kontrollere og tilpasse reknearket, for eksempel Stavekontroll, Dele dokument, Galleri, Makroar og mykje meir.

• Data – inneheld kommandoar for å handere data I I reknearket, for eksempel Definere område, Sortere, Sameine data osv.

• Vindauge – inneheld kommandoar som har med vindaugevisinga å gjere, for eksempel Nytt vindauge, Del osv.

6

• Hjelp – inneheld lenker til det innebygde hjelpsystemet og ulike andre funksjonar, som for eksempel Hjelp, Lisensinformasjon, Sjå etter oppdateringar osv.

VerktøylinjerI standardoppsettet for Calc blir programmet opna med standard verktøylinje og formateringslinja limt inn øvst i vindauget (Figure 1).

Verktøylinjene i Calc kan anten limast inn på fast plass i («dokka») andre vindauge eller visast flytande slik at du kan flytte dei til ein høveleg plass etter behov. Innlimte verktøylinjer kan løysast og limast inn på nytt i andre vindauge elelr dei kan gjerast flytande. Verktøylinjer som er flytande når Calc bli opna, kan limast inn der du måtte ønskje det.

Standardsettet med knappar, også kalla ikonar, inneheld eit breitt spekter av mykje brukte kommandoar og funksjonar. Du kan legge til eller fjerne knappar etter behov og ønskje, sjå Kapittel 14 Customizing LibreOffice for meir informasjon om dette.

FormellinjaFormellinja er limt fast oppe i arbeidsområdet I Calc. Du kan ikkje flytte denne eller bruke ho som flytande verktøylinje. Dersom formellinja ikkje er synleg, får du ho fram igjen ved å trykke på Formellinje i menyen Vis.

Figure 2: Formellinja

Dersom vi går frå venstre til høgre I formellinja, sjå på figur 2, inneheld linja følgjande:

• Namnefeltet – viser cellereferanse som ein kombinasjon av bokstavar og tal. Bokstaven viser kolonnen og talet rada den markerte ruta er i. Du kan også skrive referansar in i namnefeltet.

• Funksjonsvegvisaren ( ) – opnar eit vindauge der du ka søke gjennom ei liste over tilgjengelege funksjonar. Dette kan vere svært nyttig I og med at vegvisaren også viser korleis funksjonen kan brukast.

• Summer ( ) – klikk på denne for å summere innhaldet I dei markerte cellen ovanfor den valde cella. Dersom ingen celler ovanfor er markerte, vil cellene til venstre for den gjeldande cella bli summerte.

• Funksjon – når du klikkar (trykker) på denne, vil det bli sett inn eit likskapsteikn (=) i innskrivingsfeltet for å vise at det som nå blir skrive inn er ein formel.

• Innskrivingsfeltet – viser innhaldet I den markerte cella (data, formel eller funksjon). Det er også her du kan redigere innhaldet I cella.

• Det er også råd å endre innhaldet i cella direkte ved å dobbeltklikke på cella. Når du skriv direkte I cella, vil knappane summer og funksjon bli endra til Avbryt- og Godkjenn-knappar ( ).

MerkI eit rekneark er funksjonar mykje meir enn bare matematiske funksjonar. Sjå Calc Guide Chapter 7 Using Formulas and Functions for meir informasjon.

Hovudvindauget I Calc 7

Layout for rekneark

Individuelle cellerHovuddelen av arbeidsområdet i Calc er celler sett opp i eit rutenett der cellene blir laga i kryssingspunktet mellom rader og kolonnar.

Øvst i kolonnene og til venstre I radene finn du overskriftboksane med tal eller bokstavar. Kolonneoverskrifta byrjar med A og går mot høgre. Radoverskriftene byrjar med 1 og går nedover.

Det er desse kolonne- og radoverskriftene som danner cellereferansane som kjem fram I namnefeltet I formellinja (figur 2). Dersom desse overskriftene ikkje er synlege, trykk på Kolonnebokstavar og radnummer i menyen Vis.

ArkfanerEit rekneark i Calc kan ha meir enn eitt ark. Heilt nede I reknearket finn du arkfanene som viser kormange ark det er i reknearket. Klikk på ei av desse fanene for å opne det aktuelle arket. I normaloppsettet blir det aktive arkert markert med ei kvit fane. Du kan også velje fleire ark ved å halde nede Ctrl-tasten medan du klikkar på arkfanene.

Dersom du vil endre namna på arka frå standardnamna (Ark1, Ark2 osv.) høgreklikkar du på arkfanen og vel Endra namn på ark i lokalmenyen som kjem opp. Klikk OK når du er ferdig for å lukke vindauget.

Du kan også endre fargen på arkfanen ved å høgreklikke på arkfanen og klikke på Fanefarge i lokalmenyen som kjem opp. Du vil då då opp vindauget Fanefarge der du kan velje farge. Klikk OK når du er ferdig for å lukke vindauget. Korleis du kan legge til nye fargar I fargepaletten er omtalt i Chapter 14 Customizing LibreOffice.

Figure 3: Dialogvindauget for fanefarge

8

Figur 4: Statuslinja i Calc

Statuslinja Statuslinja i Calc (4) inneheld informasjon om reknearket og noen snarvegar for enkelt å kunne endre noen av innstillingane. Dei fleste felta er like dei tilsvarande felta I andre delar av LibreOffice,sjå Chapter 1 Introducing LibreOffice i denne rettleiinga og Calc Guide Chapter 1 Introducing Calc for meir informasjon om dette.

Å opna ei CSV-fil

CSV-filer (forkorting for «Comma-separated-values») er reknearkfiler I tekstformat der celleinnhaldet er skild med eit skiljeteikn, for eksempel komma, semikolon eller andre teikn. Kvar linje I ei CSV-fil representerer ei rad I reknearket. Tekst blir set inn mellom enkle (') eller doble (“) hermeteikn, tal utan slike hermeteikn.

Slik opnar du ei CSV-fil I Calc:

1) Vel Fil > Opna på hovudmenyen og finn fram til fila du vil opna.

2) Marker fila og trykk på Opna. Normalt vil ei CSV-fil ha filutvidinga .csv, men kan også ha utvidinga .txt.

3) Vindauget Tekstimport dialog (Figure 5) kjem opp slik at du kan velje mellom ulike tilgjengelege innstillingar for import av CSV-filer i eit Calc rekneark.

4) Klikk OK for å opna og impoertere fila.

Å opna ei CSV-fil 9

Figure 5: Vindauget for tekstimport

Dei ulike vala du har ved import av CSV-filer til eit rekneark i Calc er:

• Importer

– Teiknsett – bestemmer kva teiknsett den importerte fila skal bruker.

– Språk – bestemer kva språk den importerte fila er på.

Dersom språket er sett til standard for CSV-import, vil Calc bruke det språket som er sett som globalt. Er det definert eit bestemt språk her, vil Calc bruke det språket. Språkinnstillingane blir brukte for å få korrekt talformat.

– Frå rad – bestemmer kva rad som skal vere den første rada i importen. Radene er synlege I førehandsvisinga nedst I vindauget.

• Alternativ for deling – bestemmer om fila bruker seperatorar eller fast breidde som deleteikn.

– Fast breidd – eit bestemt tal på teikn blir brukte som skille mellom dataane. Klikk på feltet I førehandsvisinga for å bestemme breidda.

– Skilt med – bestemmer kva slag skiljeteikn som er brukte for å skilje dataane I kolonner.Dette skiljeteiknet må også vere brukt I dataane dine.

– Slå saman grenseteikn – kombinerer fortløpande skiljeteikn og fjerner tomme datafelt.

10

– Tekstgrense – bestemmer kva teikn som markerer tekstdata (' eller “).

• Andre innstillingar

– Sitatfelt som tekst – når det er avkryssa her, vil verdiar som er skrivne inn mellom hermeteikn i celler og felt bli importert som tekst. Hermeteikn betyr her at det første og siste teiknet i teksten er skiljeteiknet for tekst.

– Oppdag spesielle tal – betyr at når denne er avmerka, vi Calc automatisk finne ut av alle talformata, inkludert spesielle talformat som datoar, tid og vitskapleg notasjon. Korleis talformata blir tolka, er avhengig av kva språk som er vald. Ulike språk og regionar har ulike reglar for slike talformat.

Dersom det ikkje er merka av for denne, vil Calc oppdage og konvertere bare desimaltal. Alle dei andre talformata, også vitskapleg notasjon, blir importerte som tekst.Ein streng med desimaltal kan innehalde sifra 0-9, tusenskiljeteikn og desimalskiljeteikn. Kva teikn som blir brukt for desse, vil variere med kva språk Calc er sett opp til å bruke.

• Felt – viser korleis dataane dine vil sjå ut når dei blir fordelte på kolonner.

– Kolonnetype – vel ei kolonne i førehandsvisinga og vel kva datatype som skal brukast for dei importerte dataane.

– Standard – Calc bestemmer datatypen.

– Tekst – importerte data blir handterte som tekst.

– Engelsk (USA) – Calc vil sjå etter tal formaterte i US-engelsk og bruke desse same kva språk systemet er sett opp med. Det blir ikkje brukt andre talformat. Dersom det ikkje finst innslag i US-engelsk format, vil standardformatet bli brukt.

– Gøym – dataane i kolonna blir ikkje importerte.

Lagra rekneark

Sjå Chapter 1 Introducing LibreOffice for fleire detaljar om korleis du kan lagra filer manuelt og automatisk. I Calc kan du lagra rekneark i ulike format. Dessutan kan du eksportera rekneark som PDF, HTML og XHTML. Dette kan du finne meir om i Calc Guide Chapter 6 Printing, Exporting, and E-mailing .

Lagra i andre reknearkformatDersom du har behov for å dele rekneark med folk som ikkje kan opne rekearkfiler i Open Document Format (ODF) (*.ods), som Calc bruker som normalformatet, kan du lagra reknearket ieit anna format.

1) Lagra reknearket i Calc sitt filformat for rekneark (*.ods).

2) Vel Fil → Lagra som i hovudmenyen for å opna dialogvindauget for Lagra som (Figure 6).

3) Om du ønskjer det, kan du skrive inn eit nytt namn på reknearket i Filnamn.

4) Vel reknearkformatet i nedtrekksmenyen Filtype.

5) Dersom du har kryssa av for Automatisk filetternamn, vil det rette filetternamnet bli lagt tilfilnamnet.

6) Trykk Lagra.

7) Dialogvindauget for Stadfest filformatet kjem opp (Figure 7). Trykk på Bruk formatet [xxx]-dokument (Calc) for å lagra dokumentet i det valde reknearkformatet, eller trykk på Bruk formatet ODF for å lagra dokumentet i ODS-format.

Lagra rekneark 11

8) Dersom du vel å lagra reknearket i Tekst CSV format (*.csv), vil dialogvindauget Eksporter som tekstfil dukke opp (Figure 8) slik at du kan velje teiknsett, feltskiljeteikn osv. Som skal brukast for denne CSV-fila.

Figure 6: Dialogvindauget for lagre som

Figure 7: Dialogvindauget for å stadfeste filformatet.

12

Figure 8: Dialogvindauget for å eksportere CSV-filer.

Tips

For å setje Calc til normal å lagra i eit anna format enn ODF-formatet, gå til Verktøy → Innstillingar → Last inn/Lagre → Generelt. Under Standard filformat og ODF-innstillingar finn du ODF-formatversjon og endeleg tekstfelt Lagra alltid som. Her vel du det ønskte formatet.

Navigering i rekneark

I Calc finst det mange måtar å navigere på inne i reknearket både frå celle til celle og frå ark til ark. Som regel kan du bruke den metoden du ønskjer.

CellenavigeringNår ei celle er markert eller i fokus, blir cellekanten utvida. Når ei gruppe celler er markerte, blir celleområdet fargelagt. Fargen på markeringane av celler og celleområde er avhengig av operativsystemet og korleis LibreOffice er sett opp.

• Bruke datamusa – set musepeikaren over cella og klikk på den venstre museknappen. For å flytte fokus til ei anna celle, flytter du musepeikaren til den ønskte cella og klikkar med den venstre museknappen.

• Bruke ein cellereferanse – marker eller slett den eksisterande cellereferansen i namnefeltet på formellinja (Figure 2 på side 7). Skriv inn cellereferansen til den cella du vil flytte til og trykk Enter-tasten. Cellereferansane skil ikkje mellom store og små bokstavar. Både a3 og A3 vil flytte fokus til cella A3.

Navigering i rekneark 13

Figure 9: Dialogvindauget for dokumentstruktur i Calc

• Bruke dokumentstrukturen – klikk på knappen for Dokumentstruktur (navigator) i den vanlege verktøylinja eller trykk F5 for å opna dialogvindauget for dokumentstrukturen (Figure 9). Skriv inn cellereferansane i felta for kolonne og rad og trykk Enter-tasten.

• Bruke Enter-tasten – trykker du ned Enter-tasten vil cellefokuset bli flytt ned eitt steg til neste rad i kolonnen. Held du nede Shift-tasten samstundes, vil fokuset i staden bli flytt oppi kolonnen til rada over.

• Bruke tabulator-tasten – trykker du på Tab-tasten vil cellefokuset bli flytt mot høgre til neste kolonnen i den same rada. Held du samstundes nede Shift-tasten, vil cellefokuset bli flytt tilsvarande mot venstre.

• Bruke piltastane – eit trykk på tastaturpiltastane på vil flytte cellefokuset i den retninga pilapeikar.

• Bruke Home, End, Page Up og Page Down

– Home flytter cellefokus til byrjinga av rada.

– End flytter cellefokus mot høgre til den siste cella som inneheld data.

– Page Down flytter cellefokus ned ei skjermhøgd.

– Page Up flytter cellefokus opp ei skjermhøgd.

ArknavigeringKvart ark i eit rekneark er uavhengig av dei andre arka i reknearket. Det er likevel råd å lage referansar og lenker mellom arka. Det er tre måtar å navigere mellom arka på.

• Bruke dokumentstrukturen – når dokumentstrukturvindauget er ope (Figure 9) kan du dobbeltklikke på eit av dei opplista arka for å velje dette arket.

• Bruke tastaturet – tastekombinasjonen Ctrl + Page Down vil flytte eitt ark mot høgre og Ctrl + Page Up vil flytte eitt ark mot venstre.

14

• Bruke datamusa – klikk på ei av arkfanene nedst i reknearket for å velje eit ark.

Dersom det er svært mange ark i reknearket, kan somme av arkfanene vere gøymde bak det vassrette rullefeltet nedst på reknearket. Du ka i så tilfelle bruke dei fire knappane til venstre for arkfanene for å gjere arkfanene synlege (Figure 10).

NotePilene for å flytte mellom arkfanene i Figure 10 er bare aktive dersom det er arkfaner som ikkje er synlege.

Note

Når du set inn nye ark i reknearket, vil Calc automatisk bruke det neste ledige nummeret som namn på det nye arket. Rekkefølgja på arka er derimot avhengig av kva ark som er ope når du set inn det nye arket. Det blir så absolutt tilrådd å gi arka meir fornuftige namn ut frå kva dei inneheld.

Figure 10. Navigere i arkfaner

Navigering frå tastaturet.Ved å trykke på ein tast eller ein tastekombinasjon kan du også navigere ved hjelp av tastaturet. Ein tastekombinasjon er når du bruker meir enn ein tast samstundes, for eksempel tastane Ctrl + Home for å flytte til cella A1. Tabell 1 viser tastar og tastekombinasjonar som er i bruk for å navigere i Calc.

Table 1. Keyboard cell navigation

Tastesnarvegar Cellenavigering

→ Flytter cellefokuset ei celle mot høgre

← Flytter cellefokuset ei celle mot venstre

↑ Flytter cellefokuset opp ei celle

↓ Flytter cellefokuset ned ei celle

Ctrl + → Dersom utgangspunktet er ei tom celle, vil denne kombinasjonen flytte cellefokus mot høgre i den same rada til den neste kolonnen som inneheld data. Inneheld startcella data, vil fokus bli flytt til den neste cella som har ei tom celle til høgre for seg. Dersom det ikkje er fleire celler mot høgre i same rada som inneheld data, vil cellefokus bli flytt til den siste kolonnen i den rada i reknearket.

Navigering i rekneark 15

Tastesnarvegar Cellenavigering

Ctrl + ← Dersom utgangspunktet er ei tom celle, vil denne kombinasjonen flytte cellefokus mot venstre i den same rada til den neste kolonnen som inneheld data. Inneheld startcella data, vil fokus bli flytt til den neste cella som har ei tom celle til venstre for seg.Dersom det ikkje er fleire celler mot venstre i same rada som inneheld data, vil cellefokus bli flytt til den første kolonnen i den rada i reknearket.

Ctrl + ↑ Dersom utgangspunktet er ei tom celle, vil denne kombinasjonen flytte cellefokus oppover i den same kolonnen til den neste rada som inneheld data.Inneheld startcella data, vil fokus bli flytt til den neste cella som har ei tom celle ovanfor seg. Dersom ingen celler ovanfor i same kolonnen inneheld data, vil fokus bli flytt til den tilsvarande cella i rad 1.

Ctrl + ↓ Dersom utgangspunktet er ei tom celle, vil denne kombinasjonen flytte cellefokus nedover i den same kolonnen til den neste rada som inneheld data.Inneheld startcella data, vil fokus bli flytt til den neste cella som har ei tom celle nedanfor seg. Dersom ingen celler nedanfor i same kolonnen inneheld data, vil fokus bli flytt til den siste rada i reknearket.

Ctrl + Home Flytter cellefokus frå kvar som helst i reknearket til cella A1 i det same arket.

Ctrl + End Flytter cellefokus frå kvar som hels i reknearket til den siste cella i det nedre, venstre hjørnet av det rektangelet som inneheld data på det same arket.

Alt + Page Down Flytter cellefokus ein skjerm mot høgre, om mogeleg.

Alt + Page Up Flytter cellefokus ein skjerm mot venstre, om mogeleg.

Ctrl + Page Down Flytter cellefokus til den same cella på det neste arket til høgre i arkfanene dersom reknearket inneheld meir enn eitt ark.

Ctrl + Page Up Flytter cellefokus til den same cella på det neste arket til venstre i arkfanene dersom reknearket inneheld meir enn eitt ark.

Tab Flytter cellefokus ei celle mot høgre.

Shift + Tab Flytter cellefokus ei celle mot venstre.

Enter Flytter cellefokus ned ei celle dersom dette ikkje er endra av brukaren.

Shift + Enter Flytter cellefokus opp ei celle dersom dette ikkje er endra av brukaren.

Tilpasse Enter-tastenDu kan sjølv bestemme kva retning Enter-tasten skal flytte cellefokus via hovudmenyen Verktøy →Innstillingar → LibreOffice Calc → Generelt. Oppe til høgre i dialogvindauget finn du ein nedtrekksmeny der du kan velje kva retning fokus skal flyttast når du trykker Enter-tasten.

Du kan også velje at du kan bruke Enter-tasten for å gå inn og ut av refigeringsmodus.

Dei to øvste vala i Figure 11 styrer kva Enter-tasten skal brukast til.

16

Figure 11: Tilpassing av Enter-tasten

Å velje element i eit rekneark

Velje celler

Ei enkel celleVenstreklikk i cella. Du kan kontrollere valet ved å sjå i namnefeltet på formellinja (Figure 2 på side7).

Område med samanhengande cellerDu kan velje eit område med fleire celler ved å bruke tastaturet eller datamusa.

Å markere eit celleområde ved å dra med musepeikaren:

1) Klikk ine i ei celle.

2) Hald nede den venstre museknappen.

3) Flytt musepeikaren rundt på skjermen.

4) Når den ønskte blokka av celler er utheva, slepp du museknappen.

Å markere eit celleområde utan å dra med musepeikaren:

1) Klikk på ei celle som skal bli eitt av hjørna i celleområdet.

2) Flytt musepeikaren til det motsette hjørnet av celleområdet.

3) Hald nede Shift-tasten og klikk.

Tips

Du kan også velje ei samanhengande markering ved å først klikke i feltet Merkemodus på statuslinja (4 på side 9) og velje Utvida merking før du klikkar på det motsette hjørnet i celleområdet. Hugs å setje Merkemodus tilbake til Standardmerking elles kan du fort kome til å uforvarande utvide andre celleområde.

Å velje eit celleområde utan å bruke datamusa:

1) Marker cella som skal bli eitt av hjørna i celleområdet.

2) Hald nede Shift-tasten og flytt med piltastane for å merke resten av området.

Å velje element i eit rekneark 17

Tips

Du kan også markere eit celleområde ved å klikke i namnefeltet på formellinja (Figure 2 på side 7). Skriv inn cellerefransen for cella oppe til venstre, deretter eit kolon (:) og så referansen til cella nedst til høgre i området. For å merke området som går frå A3 til C6, skriv du inn A3:C6.

Område med ikkje samanhengande celler1) Merk ei celle eller eit celleområde ved å bruke ein av metodane nemnde ovanfor.

2) Flytt musepeikaren til byrjinga på det neste celleområdet eller ei enkelt celle.

3) Hald nede Ctrl-tasten og klikk og dra for å merke eit anna celleområde som skal leggjast til det første.

4) Gjenta om nødvendig for å legge til fleire område.

Markere kolonner og rader

Ei enkelt kolonne eller radFor å merke ei enkelt kolonne, klikk på kolonneoverskrifta (Figure 1 på side 6).

For å merke ei enkelt rad, klikk på radoverskrifta

Fleire kolonner eller raderFor å merke fleire samanhengande kolonar eller rader:

1) Trykk i den første kolonnen eller rada i gruppa.

2) Hald nede Shift-tasten.

3) Trykk i den siste kolonnen eller rada i gruppa.

For å merke fleire kolonar eller rader som ikkje er samanhengande:

1) Trykk i den første kolonnen eller rada i gruppa.

2) Hald nede Ctrl-tasten.

3) Medan du held nede Ctrl-tastene trykker du på alle kolonnane og radene som skal vere med i utvalet.

Heile arketFor å merke heile arket kan du trykke det vesle området mellom kolonne- og radoverskriftene (Figure 12), bruke tastekombinasjonen Ctrl + A eller gå inn på hovudmenyen og velje Rediger og dertter Merk alt.

Figure 12. Select All box

Velje ark Det er i Calc råd å velje å arbeide på eitt eller fleire ark samstundes. Særleg dersom du har behov for å gjere endrinmgar i mange ark samstundes, kan dette vere ein fordel.

18

Eitt enkelt arkTrykk på arkfanen for det arket du vil velje. I normaloppsettet for Calc vil denne då bli kvit.

Fleire samanhengande arkSlik kan du velje fleire samanhengande ark:

1) Trykk på arkfanen for det første arket du vil merke.

2) Flytt musepeikaren til arkfanen for det siste arket du vil merke.

3) Hald nede Shift-tasten medan dy trykker på arkfanen.

4) Alle fanene mellom desse to fanene vil bli kvite (i normaloppsettet av Calc). Alt du gjer vil nå påverke alle dei utheva arka.

Fleire ikkje samanhengande arkSlik kan du velje fleire ark som ikkje er samanhengande:

1) rykk på arkfanen for det første arket du vil merke.

2) Flytt musepeikaren over fanen til det neste arket du vil merke.

3) Hald nede Ctrl-tasten og trykk på denne arkfanen.

4) Gjer dette for alle arka du vil ha med i utvalet.

5) Dei merka fanene vil bli kvite (i normaloppsettet av Calc). Alt du gjer vil nå påverke alle dei utheva arka.

Alle arkaHøgreklikk på ei arkfane og vel Vel alle ark i lokalmenyen som kjem opp.

Arbeide med kolonnar og rader

Setje inn kolonnar og rader

Merk

Når du set inn ei kolonne blir denne set inn til venstre for den utheva kolonnen. Når du set inn ei rad, blir denne set inn over den utheva rada.Når du set inn kolonnar og rader vil desse bli formaterte slik dei tilsvarande cellenei den neste kolonnen til venstre eller i rada over er formatert.

Ein enkelt kolonne eller ei enkelt radVed hjelp av menyen Set inn:

1) Merk ei celle, ein kolonne eller ei rad der du vil ha den nye kolonnen eller rada.

2) Gå til Set inn på hovudmenyen og vel der anten Kolonnar eller Rader.

Ved hjelp av datamusa:

1) Merk ei celle, ein kolonne eller ei rad der du vil ha den nye kolonnen eller rada.

2) Høgreklikk på kolonne- eller radoverskrifta.

3) Vel Set inn kolonnar eller Set inn rader i lokalmenyen som kjem opp.

Arbeide med kolonnar og rader 19

Fleire kolonnar eller raderDet er råd å setje inn fleire kolonnar eller rader ved å setje inn ein kolonne eller ei rad om gongen. Ein enklare måte er:

1) Uthev det ønskte talet på kolonnar eller rader ved å halde nede den venstre museknappen på den første rada eller kolonnen og dra bortover eller nedover langs kolonne- eller radoverskrifta til den ønskte mengda er merka.

2) Resten er som for å setje inn ei enkelt kolonne eller rad som forklart ovanfor.

Slette kolonnar eller rader

Ein enkelt kolonne eller ei enkelt radFor å slette ein enkelt kolonne eller ei enkelt rad, gjer du slik:

1) Merk ei celle i den kolonnen eller rada du vil slette.

2) Gå til Rediger på hovudmenyen og vel Slett celler eller høgreklikk og vel Slett frå lokalmenyen som kjem opp.

3) Marker kva du vil gjere i dialogvindauget for Slett celler (Figure 13).

Figure 13: Dialogvindauget «Slett celler»

Alternativ:

1) Klikk på kolonne- eller radoverskrifta for å merke kolonnen eller rada.

2) Gå til Rediger på hovudmenyen og vel Slett celler eller høgreklikk og vel Slett kolonnar eller Slett rader frå lokalmenyen som kjem opp.

Fleire kolonnar eller raderDu sletter fleire kolonnar eller rader samstundes slik:

1) Merk kolonnane eller radene, sjå eventuelt «Fleire kolonner eller rader» på side 18 om korleis du gjer dette.

2) Gå til Rediger på hovudmenyen og vel Slett celler eller høgreklikk og vel Slett kolonnar eller Slett rader frå lokalmenyen som kjem opp.

Arbeide med ark

Setje inn nye arkKlikk på knappen Legg til ark . Dette vil setje inn eit nytt ark like etter det siste arket i reknearket utan å opna dialogvindauget Set inn ark. Metodane omtalte nedanfor vil derimot opne dette dialogvindauget (Figure 14) der du kan plassere det nye arket, opprette meir enn eitt lag, gi det nyearket eit namn eller velje eit ark frå ei fil.

20

Figure 14: Dialogvindauget for å setje inn nye ark

1) Vel arket som du vil setje inn eit nytt ark i. Gå deretter anten til Set inn → Ark på hovudmenyen eller høgreklikk på arkfanen.

2) I menyen som kjem opp (Figure 14), vel du om det nye arket eller dei nye arka skal setjast inn før eller etter det merkte arket.

3) Vel kor mange nye ark som skal setjast inn. Normalinnstillinga er 1 ark.

4) Dersom du set inn bare eitt ark, kan du også gi dette namn her.

5) Endeleg kan du velje å hente eit ark frå ei fil.

6) Når du er ferdig, trykk OK.

Flytte og kopiere arkDu kan flytte eller kopiere ark innføre same reknearket ved å dra og sleppe dei der du vil ha dei eller ved å bruke dialogvindauget Flytt/kopier ark. Skal du flytte ark til andre rekneark, kan det bare gjerast via dialogvindauget Flytt/kopier ark.

Dra og sleppFor å flytte eit ark til ein annan plass i det same reknearket, klikkar du på arkfanen med den venstre museknappen og drar arket dit du vil ha det og slepp museknappen.

For å kopiere eit ark til det same reknearket, held du nede Ctrl-tasten (Option på Mac) medan du klikkar på arkfanen og drar arket til den nye posisjonen før du slepp opp museknappen og Ctrl-tasten. Kan hende musepeikaren endrar utsjånad under prosessen. Dette er avhengig av operativsystemet.

Arbeide med ark 21

Bruke dialogvindaugetI dialogvindauget Flytt/kopier ark (Figure 15) kan du spesifisere kvar du vil legge inn arket, anten det nå er i det same eller i eit anna rekneark, plasseringa i reknearket og arknamnet når du flytter eller kopierer eit ark.

Figure 15: Move/Copy Sheet dialog

1) Høgreklikk på fanen til det arket du vil flytte eller kopiere for å få opp lokalmenyen der du vel Flytt/kopier ark for å få opp dialogvindauget Flytt/kopier ark. Du kan også opna dette dialogvindauget frå hovudmenyen med Rediger → Ark → Flytt/kopier.

2) Vel Flytt eller Kopier.

3) Vel kva rekneark du skal setje inn arket frå nedtrekkslista i Til dokument. Dette kan vere det same reknearket, eit anna opna rekneark eller du kan opprette eit nytt eit.

4) Vel plasseringa i feltet Set inn før.

5) Skriv inn eit namn i feltet Nytt namn dersom du ønskjer å gi arket du flytter eller kopierer eit nytt nan. Dersom du ikje skriv noe her, vil Calc setje inn eit standardnamn, dvs. Ark1, Ark2 osv.

6) Klikk OK når du er ferdig.

Åtvaring Når du flytter eller kopierer til eit anna rekneark eller til eit nytt rekneark, kan det hende at dei opphavlege lenkene mellom formlar og andre rekneark ikkje verkar.

22

Slette reknearkFor å slette eit enkelt ark høgreklikkar du på arkfanen og vel Slett ark i lokalmenyen som kjem opp.Du kan også gjere det frå hovudmenyen via Rediger → Ark → Slett. Trykk Ja for å stadfeste slettinga.

For å slette fleire ark, merk arka (sjå “Velje ark ” på side 18) og høgreklikk på arkfanane og vel Slett ark frå lokalmenyen som kjem opp eller frå hovudmenyen via Rediger → Ark → Slett. Trykk Ja for å stadfeste slettinga.

Gi ark nytt namnNormalt vil eit nytt ark få namnet ArkX der X er nummeret på det neste arket. Dette kan vere greit nok i eit lite rekneark med bare noen få ark, men det kan bli nokså vanskeleg å finne fram til det rette arket i store rekneark med mange ark.

Du kan gi eit ark nytt namn på fleire måtar:

• Skrive inn namnet i tekstfeltet Namn når du opprettar arket ved hjelp av dialogvindauget Set inn ark (Figure 14 på side 21).

• Høgreklikk på ein arkfane og vel Endra namn på ark i lokalmenyen som kjem opp.

• Dobbeltklikk på arkfanen for å få opp dialogvindauget Endra namn på ark.

MerkArknamna kan innehalde nesten kva teikn som helst unntatt teikna «[», «]», «*», «?», «:», «/» og «\». Dersom du bruker ulovlege teikn i namnet, vil du få ei feilmelding om dette.

Vis Calc

Endre dokumentvisingaBruk skaleringsfunksjonen for å vise fleire eller færre celler når du arbeider med eit rekneark. Du kan finne meir om dette i Chapter 1 Introducing LibreOffice i dette dokumentet.

Fryse rader og kolonnarFryse er i dette tilfellet å låse fast rader øvst i reknearket eller å låse kolonnar fast på venstresida av reknearket, eller begge delar. Når du flytter deg rundt på arket, vil cellene i dei frosne radene eller kolonnane alltid vere synlege.

Figure 16 viser frosen rader og kolonnar. Den tykke vassrette linja under rad 1 og den den tykke loddrette linja mellom kolonne E og Y viser at rad 1 og kolonne A til E er frose. Radene mellom rad 1 og rad 20 og kolonnane E til X er rulla ut av sida.

Figure 16. Frosne rader og kolonnar

Vis Calc 23

Fryse ei rad eller ein kolonne1) Trykk på radoverskrifta like under den rada som skal frysast eller trykk på

kolonneoverskrifta til høgre for den kolonnen som skal frysast.

2) Gå til Vindauge på hovudmenyen og vel Frys. Det kjem opp ei tykk linje mellom radene eller kolonnane for å vise kva som er frose fast.

Fryse rader og kolonnar1) Trykk på den cella som ligg like under dei radene du vil fryse og samstundes like til høgre

for dei kolonnane du vil fryse.

2) Gå til Vindauge på hovudmenyen og vel Frys. Det kjem opp ei tykk linje mellom radene eller kolonnane for å vise kva som er frose fast.

Fjerne frysingaDu fjerner frysinga ved å gå til Vindauge på hovudmenyen og velje Frys igjen. Dei tykke strekene som indikerte frysinga forsvinn.

Dele skjermenEin annan måte å endre visinga av reknearket på, er å dele skjermen eller vindauget reknearket blir vist på. Du kan dele skjermen vassrett eller loddrett eller begge samstundes og såleis vise fire bitar av reknearket heile tida. Eit eksempel på skjermdeling er vist i Figure 17 der delinga er vist med ei tykk linje under rad 1.

Kva kan så dette brukast til? Eitt eksempel kan vere at du har eit stort rekneark der ei celle inneheld ein verdi som blir brukt i tre andre formlar i ulike celler. Ved hjelp av skjermdelinga kan du plassere denne cella i den eine seksjonen og dei tre andre cellene i kvar sin seksjon som alle er synlege på skjermen. Forandrar du verdien i den første cella, kan du straks sjå resultatet i dei andre cellene.

Dele vassrett eller loddrett1) Trykk på radoverskrifta like under rada der du vil dele skjermen vassrett eller på

kolonneoverskrifta like til høgre for kolonnen du vil dele skjermen loddrett.

Figure 17. Eksempel på deling av skjermen

24

Figure 18. Delelinjene

2) Gå til Vindauge på hovudmenyen og vel Del. Det kjem opp ei brei linje mellom radene ellerkolonnane for å vise kvar delelinja er.

3) Ein annan måte å legge inn den vassrette delelinja er å trykke på den tynne, svarte strekenøvst på det loddrette rullefeltet (Figure 18) og dra delelinja til der du vil ha delinga.

4) For å legge inn den loddrette delelinja, gjer du på same måten, men denne gongen med den tynne, svarte streken like til høgre for det vassrette rullefeltet (Figure 18).

Dele vassrett og loddrett1) Trykk på den cella som ligg like under dei radene der du vil dele skjermen og samstundes

like til høgre for dei kolonnane der du vil dele skjermen.

2) Gå til Vindauge på hovudmenyen og vel Del. Det kjem opp ei brei linje mellom radene og kolonnane der delelinjene er.

Fjerne delt visingDette kan gjerast på tre måtar:

• Dobbeltklikk på kvar av delelinjene.

• Klikk og dra delelinjene tilbake til endane på rullefelta.

• Gå til Vindauge på hovudmenyen og vel Del igjen

Bruke tastaturet

Dei fleste datainnskrivingane i Calc blir naturleg nok gjort med tastaturet.

TalTrykk på cella og skriv inn tala ved å bruke taltastane på taltastaturet eller det vanlege tastaturet. I standardinnstillinga blir tala høgrejustert i ei celle.

Negative talDu kan markere at eit tal er negativt ved å skrive eit minusteikn (-) framføre talet eller skriv det i parentes (), for eksempel (1234). Begge metodane vil resultere i at talet i standardoppsettet blir vist som -1234.

Leiande nullarNår du skriv inn tal i ei celle er det ofte ønskjeleg å ha eit bestemt tal på siffer. For å få dette til, må ein ofte bruke leiande nullar. Tala 1234 og 0012 kan ein skrive inn slik:

Bruke tastaturet 25

1) Trykk på cella du vil skrive tala inn i. For å få fram dialogvindauget Formater celler (Figure19) høgreklikkar du i cella og velje Formater celler frå lokalmenyen som kjem opp. Du kanogså bruke Format → Celler i hovudmenyen eller tastesnarvegen Ctrl+1 for å opna vindauget.

2) Vel fanen Tal og deretter Tal i kategorilista.

3) Skriv inn talet på siffer i Innstillingar → Innleiande nullar. Ønskjer du for eksempel at talet alltid skal visast med fire siffer, skriv du 4 her. Alle tala med mindre enn fire siffer vil då få lagt til nullar framføre seg. Skriv du inn talet 12 vil dette bli vist som 0012.

4) Trykk OK. Tale som blir skrive inn vil bli vist i det valde formatet. Alle formlar som blir bruktei reknearket vil handtere innslaget som eit tal i formelfunksjonen.

Figure 19: Dialogvindauget Formater celler – Talsida

Dersom tala blir skrivne inn med leiande nullar, for eksempel som 01481, vil Calc i standardoppsettet droppe den leiande nullen og vise talet som 1481. For å unngå dette, kan du gjere slik:

1) Skriv ein apostrof (') før talet, for eksempel '01481.

2) Flytt fokus til ei anna celle. Du vil då sjå at apostrofen blir fjerna automatisk, den leiande nullen er der framleis og talet er blitt til ein venstrejustert tekst.

Tal som tekstDu kan også konvertere tal til tekst på denne måten:

1) Når cella er markert, høgreklikkar du i denne og vel Formater celler i dialogvindauget som kjem opp eller bruk Format → Celler på hovudmenyen eller bruk snarvegtastane Ctrl+1 forå opna dialogvindauget Formater celler (Figure 19).

2) Sjå etter at fanen Tal er open og vel Tekst nedst i kategorilista.

3) Trykk OK og talet blir omforma til tekst og (i standardoppsettet) venstrejustert.

26

MerkAlle tal som i reknearket er formaterte som tekst vil bli oppfatta som null i alle formlane brukte i reknearket. Formelfunksjonane vil ignorere tekst i cellene.

TekstMerk cella og skriv inn teksten. I standardoppsettet vil tekst bli venstrejustert i ei celle.

Dato og tidMerk cella og skriv inn dato eller tid (klokkeslett).

Du kan skilje dei ulike datoelementa med skråstrek (/) eller punktum (.) eller som tekst (eksempel: 26.feb.2013). Dersom du er usikker på skiljeteikn som kan brukast, kan det vere greit å vite at når datoen er godtatt av Calc, blir han forandra til det formatet Calc er sett til å bruke for datoar.

Klokkeslett blir skrivne med kolon (:) som skiljeteikn, eksempelvis 10:43:45. Dersom tidsformatet erkorrekt skrive inn, vil det automatisk bli forandra til det formatet Calc er sett til å bruke for tid.

Slik kan du forandre dato- og tidsformateringa brukt i Calc:

1) Høgreklikk i den valde cella og vel Formater celler frå lokalmenyen som kjem opp eller velFormat → Celler i hovudmenyen eller bruk tastekombinasjonen Ctrl+1 for å opna dialogvindauget Formater celler (Figure 19).

2) Vel Dato eller Klokkeslett frå kategorilista i fanen Tid.

3) Vel det dato- eller tidsformatet du vil bruke frå Format-lista.

4) Trykk OK.

Innstillingar for autorettingDersom du ikkje har slått av for automatisk retting, vil Calc automatisk fullføre innskrivingane dine. Sjølvsagt kan du også avslå Calc sine forslag ved å bruke tastekombinasjonen Ctrl + Z eller ved å gå tilbake til forslaget og endre det manuelt til slik du eigentleg ville ha det.

Du kan endre innstillingane for autoretting ved å gå inn på Verktøy → Innstillingar for autoretting på hovudmenyen. Dette vil opne dialogvindauget Autoretting (Figure 20).

Byt utHer kan du setje inn forkortingar, ord du ofte skriv feil eller kva som helst som du ønskjer skal bli korrigert automatisk i dokumentet. Skriv ordet du vill erstatte i feltet Erstatt og kva som dette skal erstattast med i feltet Med og trykk Byt ut.

UnntakHer skriv du inn forkortingar eller bokstavkombinasjonar som LobreOffice ikkje skal rette automatisk.

Bruke tastaturet 27

Figure 20: AutoCorrect dialog

InnstillingarVel dei innstillingane du ønskjer for automatisk retting etter kvart som du skriv inn.

Lokaliserte valHer vel du kva hermeteikn som skal brukast og ein del innstillingar som er avhengige av språket i teksten.

NullstillSet alle verdiar tilbake til standardverdiane i LibreOffice.

Slå av automatisk rettingForslaga frå autoretting blir synlege i innskrivingsfeltet og blir lagt til når du trykker mellomromstasten. Du kan slå av eller på autorettinga ved å gå inn på Verktøy → Celleinnhald ogmarkere eller avmarkere Autoinntast.

Gjer datainnskrivinga raskare

Det å skrive inn data kan vere nokså tidkrevjande. Difor har Calc ein del verktøy for å lette arbeidet.

Den mest grunnleggjande eigenskapen er å kunne dra innhaldet i ei celle over til ei anna celle meddatamusa. Mange finn også automatisk innskriving nokså nyttig, men Calc inneheld også ein del

28

andre verktøy for å automatisere innskrivinga, spesielt når det er mange gjentakingar. Dette inkluderer fyllverktøyet, utvalslister og høvet til å leggje inn informasjon i fleire ark i det same reknearket.

Bruke fyllverktøyetFyllverktøya i Calc blir brukte til å kopiere eksisterande innhald eller å lage seriar i eit celleområde ireknearket. (Figure 21).

1) Merk cella du vil kopiere elller byrja serien frå.

2) Dra musepeikaren kvar som helst, eller hald nede Shift-tasten og klikk i den siste cella du ønskjer å fylle.

3) Gå til Rediger → Fyll i hovudmenyen og vel retninga du vil kopiere eller opprette data. (Opp, Ned, Venstre eller Høgre) eller Serie som opnar ein lokalmeny der du kan bestemme korleis serien skal lagast.

Du kan også bruke ein snarveg for å fylle cellene.

1) Merk cella som inneheld dataane du vil kopiere eller byrje serien frå.

2) Set musemarkøren over den vesle firkanten nede til høgre i markeringa. Du vil sjå at markøren endrar utsjånad.

3) Klikk og dra i slik at det området som skal fyllast blir markert. Dersom den startcella inneheld tekst, vil denne bli kopiert automatisk til dei andre cellene. Inneheld cella eit tal, vildet bli laga ein serie.

Figure 21: Bruk av fyllverktøyet

Gjer datainnskrivinga raskare 29

Figure 22: Dialogvindauget for Fyll serie

Bruke seriefyllingNår du vel å fylle ein serie frå dialogvindauget som kjem opp når du bruker Rediger →Fyll → Serie frå hovudmenyen (Figure 22) kan du velje kva type serie du vil bruke.

• Retning – bestemmer retningen for fyllinga.

– Ned – lager ein serie som går nedover frå startcella i det merka området.

– Høgre – lager ein serie som går mot høgre frå startcella i det merka området.

– Opp – lager ein serie som går oppover frå startcella i det merka området.

– Venstre – lager ein serie som går mot venstre frå startcella i det merka området.

• Serietype – betemmer serietypen.

– Lineær – lager ein lineær talserie ut frå den valde stegverdien eller sluttverdien.

– Vekst – lager ein talserie der startverdien blir opphøgd i verdien set som stegverdi. (T.d.1, 2, 4, 8, 16 …)

– Dato – lager ein datoserie ut frå den valde stegverdien eller sluttdatoen.

– Autofylling – lager ein serie direkte i arket. Denne funksjonen hentar informasjon frå tilpassa lister. Dersom du for eksempel skriv måndag i den første cella, vil serien bli utfylt med data frå lista som er definert i Verktøy → Innstillingar → LibreOffice Calc → Sorteringslister, i dette tilfelle altså vekenamna. Skriv du inn ein talserie som 1, 3, 5i dei tre første cellene, vil fyllinga vidare automatisk bli 7, 9, 11, 13. Skriv du inn datoane01.01.2013 og 15.01.2013 i dei to første cellene, vil intervallet (steget) automatisk bli 14dagar.

• Tidseining – her bestemmer du kva slags tidseining som skal brukast. Dette valet er aktivt bare dersom det er vald dato som serietype.

– Dag – aukar datoane med Stegverdi dagar om gongen. Reknar med alle 7 dagane i veka.

– Vekedag – aukar datoane med Stegverdi dagar om gongen. Reknar bare med dei 5 vekedagane i kvar veke. Hopper over dag 6 og dag 7.

– Månad – aukar datoane med Stegverdi månader om gongen. Skal også kunne arbeide med månadsnamna, men det har eg (førebels) ikkje fått til.

30

– År – aukar datoane med Stegverdi år om gongen.

• Startverdi – bestemmer startverdien for serien. Kan vere tal, datoar eller klokkeslett.

• Sluttverdi – bestemmer sluttverdien for serien. Kan vere tal, datoar eller klokkeslett.

• Stegverdi – bestemmer kor mykje serien skal auke for kvart steg. Denne er bare tilgjengeleg for serietypane lineær, vekst og dato.

Figure 23: Dialogvindauget for sorteringslister

Definere ein fyllserieDu kan definere dine eigne fyllseriar slik:

1) Opna dialogvindauget Sorteringslister (Figure 23) frå Verktøy → Innstillingar → LibreOffice Calc → Sorteringslister i hovudmenyen. Dette vindauget viser alle tidlegare definerte seriar i boksen Lister til venstre i vindauget. Boksen Oppføringar viser innhaldet i den lista som er merka av i listeboksen.

2) Trykk på knappen Ny. Boksen Oppføringar blir tømd og boksen Lister blir gråa ut som utilgjengeleg.

3) Skriv inn den nye serien i boksen Oppføringar med eitt element på kvar linje.

4) Trykk Legg til når du er ferdig. Den nye lista blir nå vist i boksen Lister.

5) Trykk OK for å lagre den nye lista.

Bruke utvalslisterUtvalslistene er tilgjengelege bare for tekst og er i tillegg avgrensa til bare å bruke tekst som finst i den aktuelle kolonnen.

1) Merk ei tom celle i den kolonnen som inneheld celler med tektsinnslag.

Gjer datainnskrivinga raskare 31

2) Høgreklikk og vel Utvalsliste i lokalmenyen som kjem opp. Det kjem då opp ei liste over alle tekstinnslaga i den same kolonnen. Eit tekstinnslag er definert som minst ein bokstav i cella eller at cella er definert som tekstcelle.

3) Trykk på den teksten du vi leggje inn i den tome cella.

Dele innhald mellom ark

Du kan skrive inn den same informasjonen i den same cella i fleire ark samstundes. Dette kan for eksempel vere standardlister for utfylling av data. I staden for å skrive inn listene ei for ei i dei aktuelle arka, kan du skrive i alle arka på ein gong.

Figure 24: Dialogvindauget for «Vel ark»

1) Opna Vel ark frå Rediger → Ark → Vel på hovudmenyen (Figure 24).

2) Merk arka du vil gjenta informasjonen i ved å halde nede Ctrl-tasten medan du trykker på arknamna.

3) Trykk OK når du er ferdig. Du vil sjå at arkfanene skifter farge.

4) Skriv inn informasjonen i det første arket du vil ha den i. Alt du skriv inn vil bli repetert i dei merkte arka.

MerkDenne måten å gjere det på skriv automatisk over det som måtte vere i cellene frå før, utan åtvaring. Ver difor nøye med å oppheve merkinga av arka når du er ferdigmed innskrivinga før du skriv inn data som er meint å vere bare for det eine arket.

Kontroll av celleinnhaldet

Når du lagar rekneark som skal brukast av andre, er det svært viktig at det er set opp kontrollar for kva data som blir skrivne inn i kvar celle. Sjølvsagt gjeld dette også for eigne rekneark, særleg dersom det er komplekse data eller data som er lite brukte.

Fyllseriar og utvalslister kan handtere noen typar av data, men bruken er avgrensa til førehandsdefinert informasjon. For å kunne kontrollere data som blir skrivne inn i ei celle, merker du cella og går til Data → Gyldigheit på hovudmeyen. I dialogvindauget som kjem opp kan du definere kva slag innhald cella kan ha. Dette kan til dømes vere at cella bare kan innehalde ein dato eller eit heiltal utan bokstavar eller desimalteikn, eller at ei celle ikkje må vere tom.

Du kan også setje opp kontrollen slik at brukaren ser kva som kan skrivast inn i celle og kva som skal gjerast dersom ugyldige data blir skrivne inn. Eller du kan setje cella til å avvise ugyldige innslag eller starte ein makro når slikt skjer. Sjå Calc Guide Chapter 2 Entering, Editing and Formatting Data for meir om kontroll av celleinnhaldet.

32

Redigere data

Slette data

Slette bare dataMerk cella og trykk Delete-tasten for å slette innhaldet i cella utan å slette formateringa.

Slette data og formateringaØnskjer du å slette både data i og formateringa for ei celle kan dette gjerast slik:

1) Merk cella.

2) Trykk Rette-tasten eller høgreklikk i cella og vel Slett innhald i lokalmenyen som kjem opp eller gå til Rediger → Slett innhald på hovudmenyen for å få opp dialogvindauget Slett innhald (Figure 25). Her kan du spesifisere kva som skal slettast, eller velje å slette alt i cella.

Figure 25: Dialogvindauget «Slett innhald»

Byte ut dataDen enklaste måten å legge inn nye data i ei celle er å merke cella og skriv inn dei nye dataane. Data som måtte vere i cella frå før, blir bytt ut med dei nye som blir skrivne inn. Formateringa av cella blir ikkje endra.

Du kan også trykke på innskrivingsfeltet på formellinja (Figure 2 på side 7) og deretter dobbeltklikke på dataane for å utheve dei og deretter skrive inn nye data som vil erstatte det som måtte vere i cella frå før.

Redigere dataOfte er det ønskjeleg å redigere innhaldet i ei celle utan å fjerne alle data frå cella. For eksempel å endre frasen «Sal i 2. kvartal» til «Sal av roser i 2. kvartal». Dette kan gjerast slik:

Ved bruk av tastaturet1) Merk cella.

Redigere data 33

2) Trykk tasten F2 for å plassere markøren i slutten av cella.

3) Bruk piltastane på tastaturet for å manøvrere markøren til der du vil byrje å skrive inn nye data i cella.

4) Bruk Rette-tasten eller Delete-tasten dersom du treng å slette innhald i cella.

5) Når du er ferdig, trykk Enter-tasten. Endringane er nå lagra.

Ved bruk av datamusa1) Dobbeltklikk i cella for å merke henne og for å få opp innhaldet slik at det kan redigerast.

2) Set markøren der du vil byrje innskrivinga.

3) Du kan bruke Rette-tasten eller Delete-tasten dersom du treng å slette innhald i cella.

4) Ein annan måte er å trykke på celle ei gong.

5) Flytt markøren til innskrivingsfeltet på formellinja (Figure 2 på side 7) og klikke der du vil byrje innskrivinga.

6) Når du er ferdig, klikk kvar som helst utanom cella. Dermed er endringane lagra.

Formatere data

MerkAlle innstillingane diskuterte her kan også bli sette som ein del av cellestilen. Sjå Calc Guide Chapter 4 Using Styles and Templates in Calc for meir informasjon.

Tekst over fleire linjerI ei celle kan ein få tekst over fleire linjer anten ved å bruke automatisk linjedeling eller ved å setje inn manuelle linjeskift. Kvar av desse er nyttige i ulike situasjonar.

Automatisk linjeskiftSlik legg du inn automatisk linjeskift i ei celle:

1) Høgreklikk på cella og vel Formater celler frå lokalmenyen som kjem opp, eller gå til hovudmenyen og vel Formater > celler eller trykk Ctrl + 1 for å opna dialogvindauget Celleeigenskapar.

2) Klikk på fanen Justering (figur Figure 26).

3) Under Eigenskapar merk av for Bryt teksten automatisk og trykk på OK.

34

Figure 26: Dialogvindauget «Formater celler – Justering»

Manuelle linjeskiftFor å setje inn eit manuelt linjeskift når du skriv i ei celle, trykk Ctrl + Enter. Du kan også setje markøren der du ønskjer linjeskiftet og trykke Ctrl + Enter.

Når du set inn manuelle linjeskift, vil ikkje cellebreidda bli endra og skrifta kan bli lagt over cella til høgre dersom denne er tom. Du må om nødvendig endre cellebreidda for hand. Cellehøgda blir derimot forandra for å gi plass til teksten i cella.

Krympe tekste slik at han passar i cellaDet er råd å forandre skriftstorleiken automatisk slik at skrifta passar i cella. Dette gjer du ved å merke av for Forminsk til cellestorleik under Eigenskapar i dialogvindauget for formatering av celler (Figure 26).

Formatere talFleire av talformateringane kan bli aktiverte ved å bruke knappane på formateringslinja (merka med ring på Figure 27). Merk ei celle og trykk på ein av knappane for å setje inn eit talformat.

Formatere data 35

Figure 27: Talknappane på formateringslinja

Treng du andre talformat, eller ønskjer meir kontroll med formata, må du gå inn på celleeigenskapar → Tal (Figure 19 på side 26):

• Vel ein av datatypane i lista Kategori .

• Set talet på desimalar og leiande nullar i Instillingar.

• Skriv eventuelt inn ein tilpassa formatkode.

• Språkinnstillingane styrer ein del av nnstillingane brukte i datamaskinen for ulike format, så som datoformat og valutasymbol.

Formatere skriftDen raskaste måten å velje skrifttype og skriftstorleik for ei celle er å

1) Merke cella

2) Trykk på den vesle trekanten til høgre for namnet på skrifttypen (merka i Figure 28) og vel skrifttype frå nedtrekkslista som kjem fram.

3) Trykk på den vesle trekanten til høgre for skriftstorleiken for å velje storleik frå nedtrekkslista som kjem fram.

Figure 28: Skriftnamn og storleik på formateringslinja

4) For å endre teiknformatet, trykk på knappane Halvfeit, Kursiv eller Understrek.

5) For å endre tekstjusteringa, trykk på ein av knappane (Venstrejustert, Midtstilt, Høgrejustert eller Blokkjustert).

6) For å endre skriftfargen trykker du på pila like etter knappen for tekstfarge ( ) for å få oppfargepaletten som du kan velje farge frå.

Du ka også bruke eit anna språk i ei celle enn i resten av dokumentet. Opna fana Skrift i dialogvindauget Format → Celler og finn fram til feltet Språk der du kan velje mellom alle dei tilgjengeleg språka.

I fanen Skrifteffektar i det same dialogvindauget kan du setje inn andre effektar. Sjå Calc Guide Chapter 4 Using Styles and Templates in Calc for meir informasjon om dette.

Formatere cellekantaneDu kan velje utsjånad på cellekantane ved å trykke på knappen Kantlinjer ( ) på formatlinja og velje frå paletten som kjem fram.

Dette har eg ikkje funne i den utgåva av LibreOffice (4.0.0.3) eg bruker, difor ikkje omsett førebels:

{To format the line style and line color for the borders of a cell, click the small arrows next to

36

the Line Style and Line Color (Border Color) icons on the Formatting toolbar. Respectively a line style palette and a border color palette are displayed.}

For å finjustere cellekantane, kan du bruke fanen Kantlinjer i dialogvindauget som kjem fram når du trykker t.d. Format → Celler frå hovudmenyen (Figure 19 på side 26). Her kan du bestemme stil, farge og breidde på kantlinjene, kor langt det skal vere frå kantlinjene til innhaldet i cella, skyggestil og mykje meir. Sjå Calc Guide Chapter 4 Using Styles and Templates in Calc for meir om dette.

Merk

Cellekantane høyrer bare til den cella dei er laga i og kan ikkje bli endra frå andre celler. Dersom t.d. Celle C3 har ein øvre kant, kan du bare endre denne ved å gå til C3. Du kan altså ikkje fjerne kanten frå C2, sjølv om det kan sjå ut som at dette er den nedre kanten i C2.

Formatere cellebakgrunnenDette er i praksis å velje farge for bakgrunnen. Trykk på den vesle trekanten til høgre for knappen for å velje bagrunnsfarge ( ) for å få fram ein fargepalett tisvarande den for skriftfarge. Du kan også få fram paletten ved å bruke fanen fanen Bakgrunn (Figure 19 på side 26) i dialogvindauget som kjem fram når du trykker t.d. Format → Celler frå hovudmenyen. Sjå Calc Guide Chapter 4 Using Styles and Templates in Calc for meir om dette.

Autoformatering av celler

Bruke autoformatAutoformat i Calc er ein enkel og rask måte å formaterer ei cellegruppe på.

1) Merk cellene i minst tre rader og tre kolonnar inklusive kolonne- og radoverskriftene.

2) Gå til Format → Autoformatering i hovudmenyen for å opna dialogvindauget Autoformat (Figure 29).

3) Vel formattype og farge frå Format-lista.

4) Dersom lista Formatering ikkje er synleg, trykk på Meir for å få ho fram.

5) Vel kva funksjonar som skal vere med i autoformat.

6) Trykk OK.

Autoformatering av celler 37

Figure 29: Dialogvindauget for autoformat

Definere eit nytt autoformatFinn du ikkje eit høveleg format i vindauget Autoformat, kan du definere eit format sjølv slik at det blir tilgjengeleg for alle brukarane i alle reknearka.

1) Formater datatypen, skrifttype, skriftstorleik, cellekantar, cellebakgrunn osv. For ei cellegruppe.

2) Gå til Rediger → Merk alt på hovudmenyen for å merke heile reknearket.

3) Gå til Format → Autoformatering for å opna dialiogvindauget for Autoformat. Du vil sjå atknappen Legg til nå er aktivert.

4) Trykk Legg til.

5) Det vil då kome opp eit nytt vindauge der du kan skrive inn namn på formatet. Det er lurt å velje eit meiningsfylt namn.

6) Trykk OK for å lagra formatet. Det nye formatet er nå tilgjengeleg i Format-lista i dialogvindauget for Autoformat.

Bruke tema

Calc blir levert med fleire førehandsdefinerte formattema som du kan bruke i reknearkea. Det er ikkje råd å legge til nye tema eller forandre eksisterande tema. Men du kan endre stilen etter at du har lagt dei til i eit rekneark. Den endra stilen gjeld bare for dette bestemte reknearket og kan ikkje overførast til andre rekneark.

Å leggje til eit tema i eit rekneark:

1) Trykk på knappen Vel tema ( ) i Verktøylinja. Dersom verktøylinja ikkje er synleg, får du ho fram frå Vis → Verktøylinjer i hovudmenyen og deretter Verktøy. Når du trykker på Vel tema vil dialogvindauget Temaval (Figure 30) bli opna. Her vil du finne ei liste over alle tilgjengelege tema som kan brukast i reknearket.

38

2) Vel temaet du vil bruke. Så snart temaet er markert vil det bli brukt på reknearket slik at du kan sjå verknaden av det.

3) Trykk OK.

4) Vil du justere litt på utsjånaden til reknearket, kan du endre stilane og formateringa på vanleg måte. Desse endringane forandrar ikkje temaet, dei gjeld bare for det gjeldande reknearket.

Figure 30: Dialogvindauget for å veljetema.

Bruke vilkårsformatering

Med vilkårsformatering kan velje å endre celleformatet ut frå bestemte vilkår. I ein taltabell kan du for eksempel velje at alle tala som er lik eller høgare enn gjennomsnittet skal visast i grønt medan dei som er lågare enn gjennomsnittet blir viste i raudt.

Vilkårsformateringa er avhengig av å bruke stilar og at automatisk utrekning er aktivert via Verktøy→ Celleinnhald → Autorekning på hovudmenyen for å slå på automatisk utrekning.Sjå Calc Guide Chapter 2 Entering, Editing, and Formatting Data for meir informasjon om dette.

Gøyme og vise data

I Calc kan du gøyme element slik at dei ikkje er synlege på skjermen og heller ikkje i utskrifter. Du kan likevel markere gøymde element slik at du kan kopiere dei ved å merke elementa rundt. Dersom til dømes kolonnen B er gøymd, kan du kopiere kolonna ved å merke kolonnane A og C.

Du kan finne meir om å gøyme og vise data, og også om korleis du kan bruke konturgrupper og fileter i Calc Guide Chapter 2 Entering, Editing, and Formatting Data.

Gøyme dataFor å gøyme ark, rader og kolonnar, gjer du slik:

1) Merk arket, rada eller kolonnen som du vil gøyme.

2) Gå til Format på hovudmenyen og vel Ark, Rad eller Kolonne.

Gøyme og vise data 39

3) Vel Gøym frå menyen og det merkte området vil ikkje vere synleg korkje på skjermen eller iutskrift.

4) Du kan oppnå det same ved å høgreklikka på arfanen eller på rad- eller kolonneoverskrifta og velje Gøym frå lokalmenyen som kjem opp.

Å gøyme og verne celler i utvalde celler:

1) Gå til Verktøy → Vern dokument og vel Ark i menyvala. Dialogvindauget Verna arka kjemdå fram (Figure 31).

2) Kryss av for Vern dette arket og innhaldet i dei låste cellene.

3) Skriv inn eit passord og stadfest dette ved å skrive det inn på nytt.

4) Kryss av eller fjern avkryssinga for brukarvala for cellene nedst i vindauget.

5) Trykk OK.

6) Merk cellene du ønskjer å gøyme.

7) Gå til Format → Celler på hovudmenyen, eller høgreklikk, og vel Formater celler frå lokalmenyen som kjem opp. Du kan også bruke tastesnarvegen Ctrl + 1 for å opna dialogvindauget Formater celler.

8) Trykk på fanen Cellevern (Figure 32) og korleis du vil gøyme cellene.

9) Trykk OK.

MerkNår data i cellene er gøymde, er det bare data som måtte finnast i cellene som er gøymde. Tomme celler vil vere synlege. Det er ikkje råd å gjere endringar i verna celler.

Figure 31: Dialogvindauget for cellevern

40

Figure 32: Cell Protection page in Format Cells dialog

MerkNår data i cellene er gøymde, er det bare dataane som er gøymde. Tomme celler er synlege. Det er ikkje råd å gjere endringar i verna celler.

Vise dataFor å vise gøymde ark, rader og kolonnar gjer du slik:

1) Merk arka, radene eller kolonnane på kvar side av det gøymde arket, rada eller kolonnen.

2) Gå til Format på hovudmenyen ov vel Ark, Rad eller Kolonne.

3) Vel Vis frå menyen. Arket, rada eller kolonnen vil nå vere synleg igjen og kan også skrivast ut.

4) Du kan oppnå det same ved å høgreklikke på arkfanen eller rad- eller kolonneoverskrifta og velje Vis på lokalmenyen som kjem opp.

For å vise gøymde data i celler gjer du slik:

1) Gå til Verktøy → Vern dokument og vel Ark frå menyvala.

2) Skriv inn passordet for å låse opp vernet og trykk OK.

3) Gå til Format → Celler på hovudmenyen, eller høgreklikk og vel Formater celler frå lokalmenyen som kjem opp, eller bruk tastesnarvegen Ctrl+1 for å opna dialogvindauget Celleeigenskapar.

4) Trykk på fanen Cellevern (Figure 32) og fjern markeringane for Gøym.

5) Trykk OK.

Sortere postar

Sortering i Calc betyr at cellene i eit ark blir set i den rekkefølgja som du har bestemt i sorteringsreglane. Du kan ha fleire kriteria samstundes og sorteringa vil bli utført på kvart kriterium etter tur. Sorteringa kan vere nyttig når du leitar etter eit bestemt element og kanskje endå meir nyttig etter at du har filtrert dataane.

Det kan også vere fornuftig å sortere cellene etter at du har lagt inn nye data i reknearket. I store rekneark er det ofte enklare å legge inn nye data nedst i reknearket i staden for å setje inn nye

Sortere postar 41

rader der dei nye dataane skal setjast inn. Etter at du har set inn nye data, køyrer du ei sortering på arket og dermed kjem alt i den rekkefølgja du ønskjer.

For meir informasjon om sortering av postar, sjå Calc Guide Chapter 2 Entering, Editing, and Formatting Data.

Figure 33: Dialogvindauget for sorteringskriteria

Sortere celler i eit rekneark:

1) Merk cellene som skal sorterast.

2) Gå til Data→ Sorter på hovudmenyen for å opna dialogvindauget Sorter (Figure 33).

3) Vel sorteringskriteria frå nedtrekkslistene. Listene hentar data frå dei merka cellene.

4) Vel anten Stigande (A-Å, 0-9) eller Synkande (Å-A, 9-0).

5) Trykk OK og reknearket blir sortert.

Bruke formlar og funksjonar

Eit rekneark er bygd opp av meir enn tal og tekst. Ofte vil innhaldet i éi celle vere styrt av innhaldet i ei anna celle. Dette blir gjort med formlar. Ein formel er ei likning som bruker tal og variablar for å få fram eit resultat. Variablane er data som ligg i cellene til bruk for formlane.

Ein funksjon er ei førehandsdefinert utrekning skrive inn i ei celle for å analysere eller handtere data. Alt du har å gjere er å skrive inn argumenta. Resten gjer reknearket. Funksjonane hjelper degå lage dei nødvendige formlane for å få dei resultata du vil ha fram.

SejåCalc Guide Chapter 7 Using Formulas and Functions for meir om dette.

42

Analysere data

I Calc er det mange verktøy som du kan bruke for å analysere informasjonen i reknearka. Det kan vere alt frå å kopiere og bruke data om igjen, til å finne delsummar automatisk. Det kan også vere å variere informasjonen slik at du kan sjå korleis ulike faktorar påverkar svaret. Desse verktøya finn du i menyane Verktøy og Data i hovudmenynen.

Arbeider du med store mengder data, vil pivottabellane vere til stor hjelp når du skal kombinere, samanlikne og analysere datamengdene. Med hjelp av pivottabellane kan du sjå på ulike samansetjingar av kjeldedata, vise detaljar om spesielle område og lage rapportar. Dette gjeld anten du er nybyrjar eller avansert brukar av rekneark.

Sjå meir om dette i Calc Guide Chapter 8 Using Pivot Tables and Chapter 9 Data Analysis.

Utskrift

Å skrive ut frå Calc er mykje det same som å skrive ut frå andre komponentar i LibreOffice (sjå Chapter 10 Printing, Exporting, and Emailing i denne vegvisaren). Noen få detaljar er likevel spesielle for Calc. Dette gjeld særleg korleis du klargjer eit rekneark for utskriving.

UtskriftsområdeUtskriftsområde blir brukt på mange måtar, også for å skrive ut deler av dataane eller for å skrive ututvalde rader eller kolonnar på kvar utskriftsside. Du kan finne meir om utskriftsområde i Calc Guide Chapter 6 Printing, Exporting, and E-mailing.

Definere eit utskriftsområdeFor å definere eit utskriftsområde, eller å endre eit eksisterande, gjer du slik:

1) Merk celleområdet som skal skrivast ut.

2) Gå til Format → Utskriftsområde → Merk området (tidlegare Slå saman) på hovudmenyen. Grensene for utskriftsområdet og sideskift blir viste som linjer på skjermen.

3) Du kan kontrollere utskriftsområdet ved å gå til Fil → Førehandsvis sida på hovudmenyeneller trykke på knappen Førehandsvis sida ( ). LibreOffice vil då vise cellene som er i utskriftsområdet.

Leggje til eit utskrigftsområdeDu kan leggje inn nye område i eit frå før definert utskriftsområde. Dete kan mellom anna brukast til å skrive ut fleire område på det same arket utan å skrive ut heile arket.

1) Etter å ha definert eit utskriftsområde merker du eit nytt område som skal leggjast til.

2) Gå til Format → Utskriftsområde → Legg til på hovudmenyen for å legge til det nye området. Linjene for sideskift er nå ikkje synlege på skjermen.

3) TDu kan kontrollere utskriftsområdet ved å gå til Fil → Førehandsvis sida på hovudmenyen eller trykke på knappen Førehandsvis sida ( ). LibreOffice vil då vise cellene som er i utskriftsområdet.

MerkOmrådet som blei lagt til vil bli skrive ut på eit nytt ark sjølv om begge områda er på det same arket.

Utskrift 43

Fjerne eit utskriftsområdeDet kan ofte vere nødvendig å fjerne eit utskriftsområde igjen, for eksempel dersom heile arket skal skrivast ut.

For å fjerne eit utskriftsområde går du til Format → Utskriftsområde → Fjern på hovudmenyen. Området blir då fjerna.

Redigere eit utskriftsområdeDu kan når som helst redigere eit utskriftsområde, for eksempel å fjerne eller utvide det, ved å gå inn på Format → Utskriftsområde → Rediger på hovudmenyen for å opna dialogvindauget Rediger utskriftsområdet. Her kan du omdefinere utskriftsområdet.

Innstillingar for utskriftDu kan mellom anna bestemme rekkefølgja på sidene, skalering og andre detaljar før du skriv ut reknearket. Dette gjer du slik:

1) Gå til Format → Side på hovudmenyen for å opna dialogvindauget for sidestil.

2) Vel fanen Side og marker vala dine der.

3) Trykk OK.

Du kan finne meir informasjon om utskriftsinnstillingane i Calc Guide Chapter 6 Printing, Exporting,and E-mailing.

Gjentatt utskriving av rader og kolonnarDersom eit ark blir skrive ut over fleire sider, kan du velje å la bestemte rader eller kolonnar skal skrivast ut på alle sidene. Viss for eksempel dei to øvste radene og kolonne A skal skrivast ut på alle sidene, kan du gjere slik:

1) Gå til Format → Utskriftsområde → Rediger på hovudmenyen for å opna dialogvindauget Rediger utskriftsområdet (Figure 34).

2) Skriv inn radnamna i feltet like etter Rader som skal gjentakast. I dette eksemplet skal rada$1 og $2. Teksten i feltet Rader som skal gjentakast skifter frå - ingen - til - brukardefinert -.

3) Skriv inn namnet på kolonnen i feltet like etter Kolonnar som skal gjentakast. I dette eksempelet $A. Teksten i feltet Kolonnar som skal gjentakast skifter frå - ingen - til - brukardefinert -.

4) Trykk OK.

Figure 34: Dialogvindauget for å redigere utskriftsområdet

44

Du kan finne meir om å redigere utskriftsområde i Calc Guide Chapter 6 Printing, Exporting, and E-mailing.

SideskiftÅ definere eit utskriftsområde slik som forklart ovanfor vil som oftast gi eit godt resultat, men av ogtil kan det vere bruk for å finjustere sideskifta manuelt for å få dei akkurat der det passar best i høve til sidestorleiken eller innhaldet. Du kan då setje inn eit vassrett sideskift over eller eit loddrettsideskift til venstre for den aktive cella.

Du finn meir om manuelle sideskift i Calc Guide Chapter 6 Printing, Exporting, and E-mailing.

Setje inn eit sideskiftDu kan setje inn eit manuelt sideskift slik:

1) Merk den cella der sideskiftet skal byrja.

2) Gå til Set inn → Manuelt skift på hovudmenyen.

3) Vel Radskift for å setje inn eit sideskift over den markerte cella.

4) Vel Kolonneskift for å setje inn eit sideskift til venstre for den markerte cella.

Slette eit sideskiftDu kan fjerne eit sideskift slik:

1) Merk ei celle som ligg inntil sideskiftet du vil fjerne.

2) Gå til Rediger → Slett manuelt skift på hovudmenyen.

3) Vel Radskift eller Kolonneskift. Sideskiftet er nå fjerna.

Merk Dersom det er fleire sideskift på ei og same side må kvart sideskift fjernast for seg.

Topp- og botntekstTopp- og botntekstar er førehandsdefinerte tekstar som blir skrivne ut øvst eller nedst på reknearket når sidene blir skrivne ut på papir. Måten å lage desse på og å setje dei inn i reknearketer den same for topp- og botntekstane. Du ka finne meir informasjon om dette i Calc Guide Chapter 6 Printing, Exporting, and E-mailing.

Topp- og botntekstane blir kopla til ein sidestil. Du kan såleis definere fleire sidestilar for eit rekneark og på den måten få ulike stilar for dei ulike arka i reknearket. Du finn meir om dette i CalcGuide Chapter 4 Using Styles and Templates.

Utskrift 45

Figure 35: Dialogvindauget for topptekst

Setje inn topp- eller botntekstDette kan du gjere slik:

1) Merk arket du vil setje topp- eller botnteksten inn i.

2) Gå til Format → Side på hovudmenyen for å opna dialogvindauget Sidestil (Figure 35).

3) Vel fanen Topptekst eller Botntekst.

4) Merk av for Vis topptekst eller Vis botntekst.

5) Vel Same innhald venstre/høgre dersom du vil at den same topp- eller botnteksten skal visast på alle utskriftssidene.

6) Set margane, avstand og høgd for topp- eller botnteksten. Merker du av for Autotilpass høgda, vil høgda på topp- eller botnteksten bli sett automatisk.

7) Ønskjer du å forandra utsjånaden for topp- eller botnteksten, trykk på Meir for å få fram menyen for kantlinjer og bakgrunnsfarge.

8) Nå er det klart for å setje inn sidenummer, dato osv. i topp- eller botnteksten. Trykk på Rediger for å opna dialogen for å setje sidestilen.

46