USER MANUAL SISTEM INFORMASI REGRISTASI NOMOR INDUK …

USER MANUAL

SISTEM INFORMASI REGRISTASI NOMOR INDUK

LPMAI UKSW

i

Daftar Isi

BAB I ..................................................................................... 1

PENDAHULUAN .................................................................. 1

1.1 Tujuan Pembuatan ................................................... 1

a. Administrator LPMAI UKSW ............................... 1

b. Operator Ketua Program Studi ............................... 1

BAB II .................................................................................... 2

GAMBARAN UMUM ........................................................... 2

2.1 Pengertian Umum LPMAI ...................................... 2

2.2 Pengertian Umum Aplikasi SI-RENI ...................... 2

2.3 Definisi Tombol ....................................................... 3

BAB III ................................................................................... 5

MENU DAN CARA PENGGUNAAN ................................. 5

3.1 Login ........................................................................ 5

3.2 Profil ........................................................................ 5

3.3 Ubah Password ........................................................ 7

3.4 Pengguna (ADMIN) ................................................ 8

a. Pengeditan Profil User Oleh (ADMIN) .................. 8

b. Penambahan User Oleh (ADMIN) ....................... 10

c. Pemblokiran User Oleh (ADMIN) ....................... 11

3.5 Pengajuan NIDN (USER) ...................................... 11

a. Upload Berkas NIDN (USER) ............................. 12

b. Edit Pengajuan NIDN (USER) ............................. 13

c. Download Berkas NIDN (USER) ........................ 16

3.6 Pengajuan NIDN (ADMIN) .................................. 16

a. Cek Pengajuan NIDN (ADMIN) .......................... 17

b. Download Berkas NIDN (ADMIN) ..................... 19

c. Hapus Berkas Pengajuan NIDN (ADMIN) .......... 19

3.7 Pengajuan NIDK (USER) ...................................... 19

a. Upload Berkas NIDK (USER) ............................. 20

b. Edit Pengajuan NIDK (USER) ............................. 22

c. Download Berkas NIDK (USER) ........................ 24

3.8 Pengajuan NIDK (ADMIN) .................................. 24

ii

a. Cek Pengajuan NIDK (ADMIN) .......................... 25

b. Download Berkas NIDK (ADMIN) ..................... 27

c. Hapus Berkas Pengajuan NIDK (ADMIN) .......... 27

3.9 Pengajuan NUP (USER) ........................................ 27

a. Upload Berkas NUP (USER) ............................... 28

b. Edit Pengajuan NUP (USER) ............................... 30

c. Download Berkas NUP (USER) .......................... 31

3.10 Pengajuan NUP (ADMIN) .................................... 31

a. Cek Pengajuan NUP (ADMIN) ............................ 32

b. Download Berkas NUP (ADMIN) ....................... 33

c. Hapus Berkas Pengajuan NUP (ADMIN) ............ 34

3.11 Tambah Kode Fakultas (ADMIN) ......................... 34

a. Tambah Kode Fakultas (ADMIN) ........................ 35

b. Edit Kode Fakultas (ADMIN) .............................. 36

c. Hapus Kode Fakultas (ADMIN) .......................... 36

3.12 Tambah Data Fakultas (ADMIN) .......................... 36

a. Edit Data Fakultas (ADMIN) ............................... 38

b. Hapus Data Fakultas (ADMIN) ............................ 38

3.13 Tambah Program Studi (ADMIN) ......................... 38

a. Edit Data Program Studi (ADMIN) ..................... 40

b. Hapus Data Program Studi (ADMIN) .................. 40

iii

1

BAB I

1. PENDAHULUAN

1.1 Tujuan Pembuatan

Dokumen ini ditujukan untuk membantu pengguna dalam menjalankan proses pada

aplikasi sesuai dengan prosedur yang ada. Dokumen ini diharapkan dapat dijadikan

sebagai panduan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam penggunaan

aplikasi. Dokumen user manual Aplikasi Sistem Informasi Regristasi Nomor Induk

LPMAI UKSW ini dibuat untuk tujuan memudahkan Ketua Program Studi melakukan

pengajuan berkas dosen kepada LPMAI UKSW. Pihak-pihak yang berkepentingan dan

berhak menggunakan dokumen ini yaitu:

a. Administrator LPMAI UKSW

Administrator LPMAI UKSW menggunakan dokumen ini sebagai panduan

untuk mereka bagaimana membuat user, menentukan hak akses dan menambah data

referensi.

b. Operator Ketua Program Studi

Operator Ketua Program Studi menggunakan dokumen ini untuk mengetahui

cara-cara penggunaan aplikasi Sistem Informasi Regristasi Nomor Induk, mulai dari

menginput data pengajuan berkas dosen, melakukan edit data, dan hapus data.

2

BAB II

2. GAMBARAN UMUM

2.1 Pengertian Umum LPMAI

Pada tahun 2017-2018, fokus kegiatan LPMAI-UKSW adalah pada pengkajian ulang

dokumen SPMI yang meliputi dokumen kebijakan mutu, standar mutu, dan prosedur

mutu mengacu pada standar mutu BAN-PT, ASEAN University Network – Quality

Assurance (AUN-QA), dan juga ISO 9001 – 2015. Hasil kaji ulang ini akan

ditindaklanjuti dengan pengembangan instrumen dan pelaksanaan audit internal yang

dapat menunjang peningkatan mutu program studi secara berkesinambungan dan

menyeluruh. Disamping itu, pada Desember 2017, unit-unit penunjang dan tiga fakultas

di lingkungan UKSW telah mendapatkan sertifikat ISO 9001-2015 dalam bidang

pelayanan akademik.

2.2 Pengertian Umum Aplikasi SI-RENI

SI-RENI adalah aplikasi berbasisi web yang berfungsi membantu proses pengajuan

perizinan untuk selanjutnya dilakukan proses penindakan yang dilakukan oleh peran

pengambil keputusan.

Proses registrasi SI-RENI seluruhnya dilakukan secara online, termasuk respon /

rekomendasi perbaikan dan penyampaian dokumen (tidak ada penyampaian dokumen

secara fisik). Proses Registrasi SI-RENI tidak rumit, hanya memindahkan data yang ada

pada

dokumen ke Sistem Aplikasi regristrasi SI-RENI.

Pastikan bahwa data yang diisikan sesuai dengan dokumen yang dilampirkan.

Dokumen yang dilampirkan harus dapat terbaca dan foto yang terdapat pada dokumen

harus jelas terlihat. Disarankan agar dokumen yang dilampirkan merupakan hasil scan

dari dokumen asli dan berwarna.

3

2.3 Definisi Tombol

Berikut ini akan dijelaskan beberapa fungsi tombol pada aplikasi SI-RENI :

ICON/BUTTON FUNGSI

Tombol untuk masuk portal sistem dengan

menggunakan username dan password

sebagai kebutuhan untuk mendapatkan

akses pada sistem.

Tombol tambah berfungsi unutk melakukan

penambahan data

Tombol menu berfungsi untuk

menampilkan dan menyembunyikan menu.

Tombol profil berfungsi untuk

menampilkan profil.

Tombol simpan berfungsi untuk

menyimpan data.

Tombol submit berfungsi untuk menyimpan

dan mengirim data.

Tombol ubah berfungsi untuk melakukan

pengeditan.

Tombol download berfungsi untuk

menampilkan berkas yang akan

didownload.

Tombol download berkas berfungsi untuk

melakukan download.

4

Tombol View dan Edit berfungsi untuk

melakukan pengecekan dan pengeditan

data.

Tombol blokir berfungsi untuk melakukan

pemblokiran akun.

Tombol browse digunakan untuk

melakukan pencarian berkas pada directory

komputer/laptop dan sebagai tempat untuk

input berkas.

Tombol cancel berfungsi untuk

membatalkan aksi.

Tombol logout berfungsi untuk keluar pada

website.

Tombol send berfungsi untuk melakukan

pengiriman.

Tabel 1 Tabel Definisi Tombol

5

6

BAB III

3. MENU DAN CARA PENGGUNAAN

3.1 Login

Silahkan masuk ke halaman web SI-RENI (https://lpmai.uksw.edu/sireni). Pada

web browser, untuk bisa membuka aplikasi melalui web diharapkan untuk

memasukan (input) username dan password sesuai dengan hak akses pada kolom

Login kemudian klik tombol seperti Gambar dibawah ini :

Gambar 1 Tampilan Login

jika login berhasil, maka aplikasi akan menampilkan halaman utama seperti

gambar berikut ini :

Gambar 2 Tampilan Halaman Utama

3.2 Profil

Setelah itu user diminta untuk melengkapi data profil, dengan cara klik bagian pojok kanan atas halaman web, Sistem akan menampilkan form seperti gambar berikut ini :

7

Gambar 3 Tampilan Profil

Klik untuk menampilkan halaman profil,

Klik untuk keluar aplikasi,

Apabila sudah klik button profil maka sistem akan menampilkan halaman

profil, Seperti gambar berikut ini :

Gambar 4 Tampilan Profil

Klik ,

Setelah user klik ubah, sistem akan menampilkan halaman ubah profil untuk di

input user seperti nama user, email, dan foto profil. Seperti gambar berikut :Apabila

semua sudah selesai diinput maka user harus klik tombol simpan untuk menyimpan

data, untuk button cancel berfungsi untuk membatalkan edit data profil.

8

Gambar 5 Tampilan Ubah Profil

Apabila semua sudah selesai diinput maka user harus

klik tombol untuk menyimpan data,

button berfungsi untuk membatalkan edit data profil.

3.3 Ubah Password

Berikut ini adalah gambar tampilan pada halaman ubah password,

dihalam ini setiap user dapat merubah password masing-masing, sebelum mengubah

password dengan yang baru, user diwajibkan unutk memasukan password lama

terlebih dahulu.

Klik button yang ada disamping kiri untuk menampilkan menu seperti

gambar dibawah ini :

Pilih Ubah Password setelah klik ubah password

Sistem akan menampilkan halaman seperti gambar berikut :

9

Gambar 6 Tampilan Ubah Password

Apabila user sudah mengisikan form diatas, klik untuk

menyimpan password baru.

3.4 Pengguna (ADMIN)

Pada tampilan pengguna admin dapat menambah user, mengedit profil user, dan blokir user.

a. Pengeditan Profil User oleh (ADMIN)

Admin dapat melakukan penambahan user melalui submenu,dengan cara Klik

Setelah itu sistem akan menampilkan berbagai sub menu seperti gambar

berikut :

10

Pilih Pengguna , Pada tampilan pengguna admin dapat menambah user,

mengedit profil user, dan blokir user Seperti gambar berikut ini :

Gambar 7 Tampilan Pengguna

Untuk edit data user, admin harus klik yang terletak di bawah

kolom cari, kemudian sistem akan menampilkan halaman edit user. Seperti gambar

berikut :

Gambar 8 Tampilan edit Pengguna

untuk pemilihan Foto,Klik

Apabila admin sudah selesai input klik

11

b. Penambahan User oleh (ADMIN)

Pada tampilan pengguna admin dapat menambah user, mengedit profil user,

dan blokir user.

Admin dapat melakukan penambahan user melalui submenu,dengan cara Klik

Setelah itu sistem akan menampilkan berbagai sub menu seperti gambar

berikut :

Pilih Pengguna , Pada tampilan pengguna admin dapat menambah user,

mengedit profil user, dan blokir user Seperti gambar berikut ini :

Gambar 9 Tampilan Pengguna

12

Untuk tambah data user, admin harus klik yang terletak di

atas kolom cari, kemudian sistem akan menampilkan halaman tambah user. seperti

gambar berikut ini :

Gambar 10 Tampilan tambah Pengguna

Isi form dengan data yang sesuai. Apabila admin sudah selesai input klik

.

c. Pemblokiran User oleh (ADMIN)

Untuk pemblokiran user,admin harus mencari akun yang akan

diblokir/diaktifkan kembali, lalu admin hanya klik , setelah itu user tidak akan

bisa mengakses website SI-RENI. Apabila admin ingin mengaktifkan akun user

yang telah diblokir,admin hanya klik , agar user dapat mengakses kembali

website SI-RENI.

3.5 Pengajuan NIDN (USER)

Pada halaman pengajuan NIDN user dapat melakukan tambah berkas, edit

berkas, dan download berkas. user diminta untuk input beberapa informasi biodata

dosen seperti Nama Dosen, Status Dosen, Pilih Fakultas, Pilih Program Studi, dan

pilih Jenjang, kemudian user harus upload berkas sesuai nama berkas yang sudah

tercantum pada halaman web untuk kemudian dilakukan pengecekan kepada admin.

klik untuk menampilkan submenu seperti ini :

13

Kemudian pilih Pengajuan NIDN,maka sistem akan menampilkan halaman

seperti gambar dibawah ini :

Gambar 11 Tampilan View Pengajuan NIDN

a. Upload Berkas NIDN

Untuk Upload berkas pengajuan NIDN user diminta unutk input beberapa informasi biodata dosen seperti Nama Dosen, Status Dosen, Pilih Fakultas, Pilih Program Studi, dan pilih Jenjang, kemudian user harus upload berkas sesuai nama berkas yang sudah tercantum pada halaman web.

Pertama user diminta untuk klik ,setelah itu sistem akan menampilkan halaman seperti gambar berikut :

14

Gambar 12 Tampilan Tambah Pengajuan NIDN

Lakukan pengisian informasi pada form yang telah disediakan dengan benar.

Klik untuk melakukan upload

berkas,

Kemudian simpan berkas dengan cara klik

b. Edit Pengajuan NIDN

User juga dapat melakukan edit pengajuan NIDN, apabila user melakukan

kesalahan pada saat input berkas.

Pada halaman pengajuan NIDN klik

Maka sistem akan menampilkan gambar seperti berikut :

15

Gambar 13 Tampilan Ubah Pengajuan NIDN

16

Sebelum klik user diminta untuk klik keterangan perbaikan

agar apabila telah diinput, admin akan bisa mengetahui bila user telah melakukan

pengeditan berkas.

c. Download Berkas Pengajuan NIDN

User juga dapat melakukan download berkas yang sebelumnya sudah diinput

dengan cara klik ,setelah itu

Sistem akan menampilkan halaman download seperti gambar dibawah ini :

Gambar 14 Tampilan Download Pengajuan NIDN

Klik untuk melakukan download berkas yang sudah

diinput.

3.6 Pengajuan NIDN (ADMIN)

Pada halaman pengajuan NIDN admin dapat melakukan cek berkas, hapus

berkas, dan download berkas. admin diminta untuk melakukan pengecekkan

beberapa informasi biodata dosen seperti Nama Dosen, Status Dosen, Pilih Fakultas,

Pilih Program Studi, dan pilih Jenjang, dan berkas-berkas yang telah diinput user.

Kemudian admin harus melakukan pengubahan status dan mengirimkan pesan

perbaikan bila ada penginputan berkas yang salah kepada user.


17

Kemudian pilih Pengajuan NIDN,maka sistem akan menampilkan halaman


Gambar 15 Tampilan View Pengajuan NIDN

a. Cek Pengajuan NIDN

admin juga dapat melakukan cek pengajuan NIDN, apabila user telah

melakukan pengajuan berkas.



18

Gambar 16 Tampilan Cek Pengajuan NIDN

Sebelum klik admin diminta untuk klik ubah Status dan

menuliskan pesan perbaikan agar user bisa mengetahui bila admin telah melakukan

19

pengecekkan berkas.

b. Download Berkas Pengajuan NIDN

Admin juga dapat melakukan download berkas yang sebelumnya sudah

diinput user dengan cara klik ,setelah itu Sistem akan menampilkan halaman

download seperti gambar dibawah ini :

Gambar 17 Tampilan Download Pengajuan NIDN

Klik untuk melakukan download berkas yang sudah diinput.

c. Hapus Berkas Pengajuan NIDN

Untuk hapus berkas, admin hanya klik untuk menghapus berkas yang

telah diinput oleh user.

3.7 Pengajuan NIDK (USER)

Pada halaman pengajuan NIDK user dapat melakukan tambah berkas,

edit berkas, dan download berkas. user diminta untuk input beberapa informasi

biodata dosen seperti Nama Dosen, Status Dosen, Pilih Fakultas, Pilih Program

Studi, dan pilih Jenjang, kemudian user harus upload berkas sesuai nama berkas

yang sudah tercantum pada halaman web untuk kemudian dilakukan pengecekan

kepada admin.


20

Kemudian pilih Pengajuan NIDK,maka sistem akan menampilkan halaman


Gambar 18 Tampilan View Pengajuan NIDK

a. Upload Berkas NIDK

Untuk Upload berkas pengajuan NIDK user diminta unutk input beberapa informasi biodata dosen seperti Nama Dosen, Status Dosen, Pilih Fakultas, Pilih Program Studi, dan pilih Jenjang, kemudian user harus upload berkas sesuai nama berkas yang sudah tercantum pada halaman web.


21

Gambar 19 Tampilan Tambah Pengajuan NIDK



berkas,

22


b. Edit Pengajuan NIDK

User juga dapat melakukan edit pengajuan NIDK, apabila user melakukan




23

Gambar 20 Tampilan Ubah Pengajuan NIDN



pengeditan berkas.

24

c. Download Berkas Pengajuan NIDK




Gambar 21 Tampilan Download Pengajuan NIDK


diinput.

3.8 Pengajuan NIDK (ADMIN)

Pada halaman pengajuan NIDK admin dapat melakukan cek berkas, hapus







25

Kemudian pilih Pengajuan NIDK,maka sistem akan menampilkan halaman


Gambar 21 Tampilan View Pengajuan NIDK

a. Cek Pengajuan NIDK

admin juga dapat melakukan cek pengajuan NIDK, apabila user telah


Pada halaman pengajuan NIDK klik


26

Gambar 22 Tampilan Cek Pengajuan NIDK



pengecekkan berkas.

27

b. Download Berkas Pengajuan NIDK

admin juga dapat melakukan download berkas yang sebelumnya sudah diinput

user dengan cara klik ,setelah itu Sistem akan menampilkan halaman


Gambar 23 Tampilan Download Pengajuan NIDK


diinput.

c. Hapus Berkas Pengajuan NIDK



3.9 Pengajuan NUP (USER)

Pada halaman pengajuan NUP user dapat melakukan tambah berkas,

edit berkas, dan download berkas. user diminta untuk input beberapa informasi

biodata dosen seperti Nama Dosen, Status Dosen, Pilih Fakultas, Pilih Program

Studi, dan pilih Jenjang, kemudian user harus upload berkas sesuai nama berkas

yang sudah tercantum pada halaman web untuk kemudian dilakukan pengecekan

kepada admin.


28

Kemudian pilih Pengajuan NUP,maka sistem akan menampilkan halaman


Gambar 24 Tampilan View Pengajuan NUP

a. Upload Berkas NUP

Untuk Upload berkas pengajuan NUP user diminta unutk input beberapa informasi biodata dosen seperti Nama Dosen, Status Dosen, Pilih Fakultas, Pilih Program Studi, dan pilih Jenjang, kemudian user harus upload berkas sesuai nama berkas yang sudah tercantum pada halaman web.


29

Gambar 25 Tampilan Tambah Pengajuan NUP



30

berkas,


b. Edit Pengajuan NUP

User juga dapat melakukan edit pengajuan NUP, apabila user melakukan


Pada halaman pengajuan NUP klik


Gambar 26 Tampilan Ubah Pengajuan NUP

31



pengeditan berkas.

c. Download Berkas Pengajuan NUP




Gambar 27 Tampilan Download Pengajuan NUP


diinput.

3.10 Pengajuan NUP (ADMIN)

Pada halaman pengajuan NUP admin dapat melakukan cek berkas, hapus







32

Kemudian pilih Pengajuan NUP, maka sistem akan menampilkan halaman


Gambar 28 Tampilan View Pengajuan NUP

a. Cek Pengajuan NUP

admin juga dapat melakukan cek pengajuan NUP, apabila user telah


Pada halaman pengajuan NUP klik


33

Gambar 29 Tampilan Cek Pengajuan NUP



pengecekkan berkas.

b. Download Berkas Pengajuan NUP

34

admin juga dapat melakukan download berkas yang sebelumnya sudah diinput

user dengan cara klik ,setelah itu Sistem akan menampilkan halaman


Gambar 30 Tampilan Download Pengajuan NUP


diinput.

c. Hapus Berkas Pengajuan NUP



3.11 Tambah Kode Fakultas(ADMIN)

Berikut ini adalah gambar tampilan Kode Fakultas, dihalaman ini digunakan

admin untuk mengedit, menambah, menghapus data kode fakultas.


35

Kemudian pilih Kode Fakultas, maka sistem akan menampilkan halaman seperti

gambar dibawah ini :

Gambar 31 Tampilan Tambah Kode Fakultas

a. Tambah Kode Fakultas

Apabila admin ingin menambah data klik , kemudian admin

harus input informasi data,seperti gambar berikut ini :

36

Gambar 32 Tampilan tambah Kode Fakultas

lalu klik untuk melakukan penyimpanan kode fakultas.

Edit Kode Fakultas

b. Edit Kode Fakultas

Untuk edit, admin hanya klik pada halaman kode fakultas, kemudian

admin input informasi data, seperti gambar berikut ini :

Gambar 33 Tampilan Edit Data Kode Fakultas

lalu klik untuk melakukan penyimpanan kode fakultas.

c. Hapus Kode Fakultas

Untuk hapus kode fakultas, admin hanya klik untuk menghapus berkas

yang telah diinput.

3.12 Tampilan Tambah Data Fakultas

37

Berikut ini adalah gambar tampilan Data Fakultas, dihalaman ini digunakan

admin untuk mengedit, menambah, menghapus data kode fakultas.


Kemudian pilih Tambah Fakultas, maka sistem akan menampilkan halaman


Gambar 34 Tampilan view Tambah Data Fakultas



38

Gambar 35 Tampilan Tambah Data Fakultas

a. Edit Data Fakultas

Untuk edit, admin hanya klik pada halaman tambah fakultas, kemudian

admin input informasi data, seperti gambar berikut ini :

Gambar 36 Tampilan Edit Data Fakultas

lalu klik untuk melakukan penyimpanan data fakultas.

b. Hapus data Fakultas

Untuk hapus data fakultas, admin hanya klik untuk menghapus berkas

yang telah diinput.

3.13 Tampilan Tambah Data Program Studi

Berikut ini adalah gambar tampilan data program studi, dihalaman ini

digunakan admin untuk mengedit, menambah, menghapus data program studi.

39


Kemudian pilih Tambah Program Studi, maka sistem akan menampilkan

halaman seperti gambar dibawah ini :

Gambar 37 Tampilan view Tambah Data Program Studi



40

Gambar 38 Tampilan Tambah Data Program Studi

a. Edit Data Program Studi

Untuk edit, admin hanya klik pada halaman tambah program studi,

kemudian admin input informasi data, seperti gambar berikut ini :

Gambar 39 Tampilan Edit Data Program Studi

lalu klik untuk melakukan penyimpanan data program studi.

b. Hapus Data Program Studi

Untuk hapus data program studi, admin hanya klik untuk menghapus

berkas yang telah diinput.

41

Documents

USER MANUAL SISTEM INFORMASI REGRISTASI NOMOR INDUK …