E Chartering Manual - 1

www.pertamina.com

USER MANUAL

APLIKASI ECHARTERING 2.0

E Chartering Manual - 2

www.pertamina.com

Penetapan Pemenang

E Chartering Manual - 3

www.pertamina.com

1. Akses ke address https://apps.pertamina.com/echartering/login.aspx

Masukkan username dan password yang sudah ter register dan di approve oleh Fungsi Chartering

2. Halaman Dashboard Monitoring, menampilkan proses kegiatan pengadaan kapal

3. Menu Vessel Catalog : untuk mendaftarkan Kapal yang dimiliki kedalam library aplikasi e-Chartering.

Kapal yang akan di ikutkan dalam pengadaan harus di input terlebih dahulu melalui menu ini dan

Data kapal yang sudah di input dapat di gunakan untuk Proses Chartering kedepannya.

klik Button Play berwarna hijau

untuk menuju ke halaman

proses Chartering yang sedang

berjalan

a. List Menu -> Vessel Catalog

Klik Tambah Record untuk

memulai input data kapal yang

dimiliki

E Chartering Manual - 4

www.pertamina.com

3.a Halaman Input Vessel Catalog

4. Menu Download Document : untuk mendownload document peraturan terkait pengadaan kapal.

Kedepannya update peraturan terbaru akan di sharing ke user dan owner melalui menu ini

5. Menu Invitation to Bid : Menu ini menampilan semua daftar undangan Pengadaan kapal baik yang

masih open atau yang sudah di close. User dapat medownload dokumen undangan pengadaan kapal

yang diinginkan.

> Silahkan pilih periode tahun pengadaan

> Silahkan pilih jenis Charter (Time Charter, COA atau Spot Charter)

> Klik nama Invitation to bid yang diinginkan di kolom download

Isi semua field yang diminta

Klik Tombol Insert untuk

menyimpan data

Data kapal yang sudah di insert

akan muncul di table bawahnya.

Untuk meng Edit atau Delete

data kapal, scroll page ke pojok

kanan, lalu klik Edit atau Delete

List Menu -> Downlaod Document

Klik di nama document yang

hendak di download

Pilih tahun pengadaan

Pilih Tab Jenis Charter

Klik Document invitation to bid

yang hendak di download

E Chartering Manual - 5

www.pertamina.com

6. Menu Question & Answer : menu untuk menanyakan pertanyaan seputar pegadaan yang di ikuti,

melalui fitur online chatting di aplikasi E- Chartering dalam periode waktu tertentu yang sudah

ditentukan oleh Panitia Pengadaan.

Perhatikan waktu Open dan Close Question & Answer di Kolom Time Q & A, Link menjadi tidak aktif

bila waktu periode Question & Answer sudah habis

Percakapan melalui menu ini akan disimpan dan kemudian dijadikan Berita Acara yang dapat di

download oleh user/owner

6.a Halaman Chat Question & Answer

QA Menu -> Question & Answer

Pilih Periode Tahun

Lihat baris pengadaan yang

diikuti dan klik Please feel free to

ask Question, untuk memulai

chat

Link menjadi tidak aktif bila

waktu periode Question &

Answer sudah habis

Chatting Pad (Ketikan Pertanyaan

Anda disini

Klik Send untuk mengirim chat

Klik Selesai untuk menutup page

chatting atau tanda “ X “ di pojok

kanan halaman Chatt

Selesai

E Chartering Manual - 6

www.pertamina.com

7. Menu Berita Acara Q & A : Menu untuk Download Berita Acara Question and Answer

dari pengadaan kapal yang diikuti

8. Menu Bid Closing : Menu upload/input specs, Bunker Consumption dan Dokumen

pendukung dalam pengadaan kapal.

Perhatikan tanggal dan waktu Time Closing. Link untuk input specs kapal “Please Feel Free

To Bid ” akan menjadi tidak aktif bila tanggal dan waktu sudah melebihi batas.

8.a Page BID Closing : Halaman untuk input specs kapal dan dokumen pendukung

QA Menu -> Berita Acara QA

Pilih Periode Tahun

Klik Dok

Klik nama Berita Acara Q & A yang

hendak di download di kolom Berita

Acara Q & A

Bid Closing Menu-> Bid Closing

Pilih Periode Tahun

Klik Please Feel Free To Bid,

untuk mulai input specs kapal

dan dokumen pendukung

Bid Closing Menu-> Bid Closing

Pilih Nama kapal yang akan di

ajukan dalam lelang

Pilih sebagai Owner atau Broker

E Chartering Manual - 7

www.pertamina.com

8.b Perhatikan kolom mandatory

Kolom mandatory harus di isi/tidak boleh kosong di tandai dengan tanda Asterix Merah (*). Data tidak bisa di submit/save bila kolom mandatory masih kosong.

8.c Inputan kolom Freight Cost

8.d Upload Document Pendukung

Kolom mandatory ditandai dengan

asterix merah

Tanda kolom mandatory belum

diisi

Perhatikan dalam mengisi kolom

Freight Cost..! . Isi berdasarkan

Dokumen “Bentuk II”

Karena data yang diinput akan

digunakan dalam perhitungan

Freight Cost yang menjadi point

penting dalam penilaian di proses

Lelang.

File yang berhasil di upload akan

memunculkan nama file

Klik Upload : untuk mengupload

file ke aplikasi

Klik Pilih File : untuk memiilih file

yang akan di upload

Klik Submit : untuk Meyimpan

data di form Bid Closing ke aplikasi

Klik Close : untuk menutup

halaman

E Chartering Manual - 8

www.pertamina.com

9. MENU BID EVALUATION : Menu untuk masuk ke dalam page Bidding Online (Proses lelang Online)

9a. Halaman List Bid Evaluation Owner

PIC akan memberikan undangan untuk mengikuti lelang on line kepada peserta lelang yang lolos tahap evaluasi.

Disediakan 3 (tiga) Sesi/tahap lelang untuk menginput harga penawaran.

Proses Lelang online dilakukan dalam beberapa tahap dan dalam waktu yang sudah ditentukan oleh panitia lelang

Kolom pengisian harga penawaran akan aktif bila timer mulai dihitung dan menjadi tidak aktif bila timer habis.

Peserta lelang bisa memasukan harga penawaran selama timer masih berjalan dan klik tombol save suntuk submit harga

Pemengan lelang di umumkan dalam menu Berita Acara Closing di dalam Dokumen Penetapan Pemenang

Bid Closing – Bid Evaluation

Owner

Pilih Periode Tahun

Klik Open : untuk membuka page

lelang bidding dari pengadaan

yang di ikuti.

Waktu Bidding akan iinformasikan

oleh PIC pengadaan

Timer Bidding :

Input Harga Penawaran

Klik Save : untuk submit harga

penawaran

E Chartering Manual - 9

www.pertamina.com

10. Menu Berita Acara Closing : Menu untuk mendownload dokumen Berita Acara Closing Lelang

11. Menu Negosiasi : Peserta yang lolos tahap Bidding online, akan memasuki tahap negosiasi pada menu ini.

11.b Update Negosiasi : di menu ini, peserta negosiasi dapat memasukan harga negosiasi dan mengupload

document penegasan harga penawarannya.

Pilih Dokumen yang hendak di

download

Pilih Periode Tahun

Bid Closing Menu – Negosiasi

Pilih periode tahun

Klik Open : untuk membuka menu

Chatting Offline (11.a)

Klik Tahap Negosiasi : untuk

memasukan harga dan Document

penawaran (11.b)

Menu Update Negosiasi : Klik Link

“Tahap Negosiasi” di Halaman

Negosiasi, di baris pengadaan

yang akan di input harga

penawaranya.

Klik Tambah Nego : untuk

memasukan harga dan dokumen

penawaran

:

E Chartering Manual - 10

www.pertamina.com

11.c Halaman Upload dokumen penawaran Nego : Peserta negosiasi dapat memasukan nilai penawaran dan

document penegasan harga penawaran

12. Menu PENETAPAN PEMENANG : Dalam menu ini peserta dapat mendownoad surat penetapan

pemenang lelang yang di upload oleh panitia

Terima Kasih

Masukan harga penawaran

Klik telusuri : untuk memilih

document penawaran

Klik insert : mengupload

document penawaran

Harga penawaran dan document

negosiasi akan ditampilan didalam

table penawaran (dapat di

download)

Klik Download File : untuk

mendownload dokumen

penetapan pemenang lelang