User Guide Sim Skem Its

Application User Guide

Daftar Isi

A. Volume 1 Untuk BAAK .......................................................................................

B. Volume 1 Untuk Mahasiswa ..............................................................................

C. Volume 3 Untuk Team Penilai ............................................................................

1

Volume

1 untuk BAAK


Daftar Isi

A. Login ................................................................................................................. 2

B. Menu SKEM ....................................................................................................... 3

a. Submenu Daftar Mahasiswa ......................................................................................... 3

Validasi kegiatan ............................................................................................. 4 Perencanaan SKEM .......................................................................................... 4 Realisasi SKEM ................................................................................................ 5 Lap. SKEM semester ......................................................................................... 6 Lap. SKEM total ............................................................................................... 6 Lap. perencanaan vs realisasi ........................................................................... 7

b. Submenu Proses Validasi SKEM .................................................................................... 8

C. Menu Laporan ................................................................................................... 8

a. Submenu Laporan Pendaftar UKM .............................................................................. 9

b. Submenu Daftar Kegiatan Mahasiswa ....................................................................... 9

c. Submenu Rekap Poin Per-kegiatan ........................................................................... 10

d. Submenu Rekap Kegiatan Per-prodi......................................................................... 10

D. Menu Pelengkap ............................................................................................. 11

a. Submenu Daftar UKM .................................................................................................. 11

b. Submenu Lingkup Kegiatan ......................................................................................... 12

c. Submenu Jenjang Studi ................................................................................................ 13

d. Submenu Periode Semester ......................................................................................... 13

e. Submenu Tahun SKEM .................................................................................................. 14

E. Menu Setting ................................................................................................... 14

a. Submenu Setting Global .............................................................................................. 14

b. Submenu Set Struktur SKEM ........................................................................................ 15

c. Submenu Set Team Penilai .......................................................................................... 17

d. Submenu Set Poin Kegiatan ........................................................................................ 17

e. Submenu Set Predikat SKEM ........................................................................... 18

1

Petunjuk Penggunaan SIM SKEM ITS Untuk BAAK

A. Pendahuluan

SKEM (Satuan Kredit Ekstrakurikuler Mahasiswa) merupakan nilai kredit kegiatan

yang diperoleh mahasiswa ITS setelah mengikuti kegiatan ekstrakurikuler. Peraturan

SKEM ini diterapkan dengan tujuan untuk mengatur kegiatan mahasiswa dalam

meningkatkan kemampuan softskills melalui kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa.

Selain itu dengan adanya SKEM, mahasiswa dapat lebih termotivasi untuk

menumbuhkan/meningkatkan kemampuan kepemimpinannya (leadership), kerjasama

(team work), dan komunikasi mahasiswa melalui kegiatan ekstrakurikuler.

Penerapan SKEM dibantu dengan sarana SIM SKEM ITS yaitu suatu sistem online yang

membantu dalam pengolahan data SKEM. Dalam hal ini BAAK bertindak sebagai

administrator dari SIM SKEM. Berikut ini beberapa tugas dari BAAK dalam

penerapan SKEM :

1. melakukan manajemen pada data master di SIM SKEM (seperti tahun, struktur

kegiatan, poin kegiatan, dsb.)

2. Mencetak daftar peserta kegiatan pada akhir batas waktu input target SKEM

3. Mendisitribusikan daftar peserta kegiatan ke masing-masing Tim Penilai.

4. Melayani mahasiswa dalam pengambilan KRK.

5. Membuat laporan secara online hasil kegiatan SKEM setiap akhir semester.

6. Membuat sertifikat keikutsertaan dalam kegiatan SKEM dan menyerahkannya

kepada mahasiswa pada saat mahasiswa lulus.

SIM SKEM ITS merupakan aplikasi web based. Dapat diakses dengan menggunakan

web browser seperti IE atau mozilla firefox. Sistem ini dapat diakses dari seluruh

jaringan intranet di ITS dengan menggunakan alamat http://skem.its.ac.id

B. Login Untuk melakukan login pada SIM SKEM ITS, masukkan username dan password pada

textfield yang telah disediakan. Kemudian tekan enter atau pilih tombol

2

http://skem.its.ac.id/

Username dan password yang digunakan untuk login pada SIM SKEM adalah username dan password dari SIM Akademik anda

C. Menu SKEM Menu SKEM merupakan menu utama yang terdapat pada aplikasi SIM SKEM ITS.

Pada menu ini terdapat keseluruhan data mahasiswa beserta manajemen data

perencanaan dan realisasi SKEM dari tiap mahasiswa. Selain itu terdapat

pula fasilitas validasi kegiatan untuk memberikan validasi pada kegiatan mahasiswa.

Berikut ini beberapa submenu yang terdapat dalam menu SKEM :

a. Submenu Daftar Mahasiswa

Submenu ini berfungsi untuk menampilkan daftar seluruh mahasiswa ITS. Berikut ini

langkah-langkahnya :

1. Pilih menu SKEM → submenu daftar mahasiswa, berikut tampilannya :

2. Untuk melihat 20 data mahasiswa selanjutnya, pilih tombol

3. Untuk melihat 20 data mahasiswa sebelumnya, pilih tombol

4. Untuk melihat list data mahasiswa paling akhir, pilih tombol

5. Untuk melihat list data mahasiswa paling awal, pilih tombol

3

6. Untuk melakukan refresh data mahasiswa dan mengembalikan ke posisi awal,

pilih tombol

7. Untuk melakukan sinkronisasi antara data mahasiswa pada SIM SKEM dengan

data mahasiswa pada SIM Akademik, pilih tombol

8. Untuk melakukan manajemen data mahasiswa, pilih link pada kolom

paling kanan. Nantinya akan muncul daftar menu berikut :

9. Terdapat beberapa fitur yang disediakan pada submenu ini diantaranya

adalah :

Validasi kegiatan

Digunakan untuk melakukan validasi kegiatan dari tiap mahasiswa.

(Penjelasan selengkapnya terdapat pada submenu validasi SKEM).

Perencanaan SKEM

Digunakan untuk melakukan manajemen data perencanaan SKEM

mahasiswa. Berikut ini tampilannya :

• Pilih kegiatan yang akan diikuti pada combo box daftar kegiatan.

Jika pilihan kegiatan ada pada daftar UKM, maka akan muncul

tambahan combo jenis UKM seperti berikut :

• Pilih jenis UKM yang akan diikuti pada combo box jenis UKM.

4

• Masukkan jumlah kegiatan yang akan diikuti. (Semisal : kegiatan 2

macam lomba karya tulis ilmiah tingkat institut, maka jumlah kegiatan

adalah 2)

• Untuk menyimpan data, pilih tombol

• Untuk menghapus data perencanaan, pilih tombol

• Untuk mencetak laporan, pilih tombol , berikut ini bentuk

dari laporannya :

Realisasi SKEM

Digunakan untuk melakukan manajemen data perencanaan SKEM

mahasiswa. Berikut ini tampilannya :

5

• Pilih kegiatan yang telah diikuti pada combo box daftar kegiatan.

Jika pilihan kegiatan ada pada daftar UKM, maka akan muncul

tambahan combo jenis UKM seperti berikut :

• Pilih jenis UKM yang akan diikuti pada combo box jenis UKM.

• Masukkan partisipasi yang dilakukan pada kegiatan tersebut pada

textfield partisipasi

• Masukkan lokasi kegiatan pada textfield lokasi

• Masukkan deskripsi kegiatan yang telah dilakukan pada textfield

deskripsi

• Masukkan data waktu mulai dan selesai dari kegiatan tersebut

dengen memilih tombol

• Untuk menyimpan data, pilih tombol

• Untuk melakukan edit data, pilih link kegiatan dari kolom kegiatan,

data akan tampil di bagian bawah. Setelah melakukan edit, pilih

tombol

• Untuk menghapus data perencanaan, pilih tombol

Lap. SKEM semester

Menampilkan data SKEM mahasiswa yang telah divalidasi berdasarkan

periode. Berikut ini tampilannya :

• Pilih periode semester yang dikehendaki pada combo box periode.

Lap. SKEM total

Menampilkan data SKEM yang telah divalidasi dari seluruh periode

semester. Berikut ini tampilannya :

6

• Untuk melakukan cetak kartu SKEM, pilih , bentuk dari

kartu SKEM adalah sebagai berikut :

Lap. perencanaan vs realisasi

Menampilkan keseluruhan data perencanaan dan realisasi SKEM seorang

mahasiswa dengan disertai persentase perbandingan pencapaian

keberhasilan data realisasi terhadap data perencanaan. Berikut ini

tampilannya :

7

b. Submenu Proses Validasi SKEM

Submenu ini berfungsi untuk pemberian validasi dari tiap kegiatan yang telah

dimasukkan pada daftar realisasi mahasiswa. Berikut ini tampilannya :

1. Masukkan NRP mahasiswa yang dikehendaki pada textfield NRP. Kemudian

pilih tombol .

2. Pilih kegiatan yang akan di validasi pada tabel-tabel yang terdapat di

bawah keterangan data mahasiswa. Pada tabel tersebut terdapat daftar

prasyarat yang harus dilengkapi oleh mahasiswa. Jika prasyarat telah

dipenuhi maka lakukan centang pada checkbox yang ada di kolom sebelah

kanan .

3. Jika prasyarat telah lengkap, maka lakukan validasi dengan memilih tombol

Pengesetan prasyarat validasi ada di submenu detail struktur kegiatan.

D. Menu Laporan Menu laporan memperlihatkan berbagai laporan yang berkaitan dengan SIM SKEM

ITS. Diantaranya adalah laporan dari pendaftar UKM, daftar kegiatan yang dapat

diikuti oleh mahasiswa, Rekap dari jumlah poin tiap kegiatan, dan rekap dari

kegiatan pada tiap prodi di ITS. Laporan-laporan tersebut dapat diperoleh dengan

berbagai format antara lain format HTML, doc, dan excel.

8

Berikut ini beberapa submenu yang terdapat dalam menu Laporan :

a. Submenu Laporan Pendaftar UKM

Submenu ini berfungsi untuk menampilkan data pendaftar UKM. Data tersebut

diperoleh dari perencanaan yang telah dimasukkan oleh mahasiswa pada awal


1. Pilih data UKM pada combo box UKM

2. Pilih data periode semester pada combo box periode

3. Pilih format laporan yang diinginkan (dapat berupa HTML, doc, atau excel)

pada combo box format. Berikut ini contoh format laporan dalam bentuk

HTML :

b. Submenu Daftar Kegiatan Mahasiswa

Submenu ini berfungsi untuk menampilkan daftar data realisasi kegiatan

mahasiswa yang telah divalidasi. Data tersebut ditampilkan berdasarkan prodi,

kegiatan dan periode semesternya. Berikut ini tampilannya :

1. Pilih data prodi pada combo box prodi

2. Pilih data kegiatan pada combo box kegiatan




HTML :

9

c. Submenu Rekap Poin Per-kegiatan

Submenu ini berfungsi untuk menampilkan laporan rekap dari jumlah poin yang

telah dikumpulkan oleh seluruh mahasiswa per kegiatan. Dengan laporan ini,

dapat diketahui kegiatan apa yang paling menonjol (memperoleh banyak poin)

pada suatu unit (fakultas/jurusan). Berikut ini tampilannya :

1. Pilih data unit pada combo box unit




HTML :

d. Submenu Rekap Kegiatan Per-prodi

Submenu ini berfungsi untuk menampilkan laporan dari jumlah kegiatan pada tiap

prodi di ITS. Data tersebut dibedakan berdasarkan jenis sub-kegiatan dan

periode semester. Berikut ini tampilannya :

1. Pilih sub-kegiatan pada combo box sub-kegiatan




HTML :

10

4. Data dari mahasiswa yang telah mengikuti kegiatan tersebut (data realisasi

mahasiswa yang telah divalidasi) dapat dilihat dengan memilih link pada

contoh berikut : , (pilih angka 1 untuk melihat data mahasiswa di

kegiatan tersebut).

E. Menu Pelengkap Menu pelengkap merupakan menu yang berfungsi untuk manajemen data master dari

SIM SKEM ITS, diantaranya adalah data UKM, lingkup kegiatan, jenjang studi,

periode semester, dan tahun.

Berikut ini beberapa submenu yang terdapat dalam menu pelengkap :

a. Submenu Daftar UKM

Submenu ini berfungsi untuk melakukan manajemen pada data UKM, TPK dan

ORMAWA

1. Untuk menghapus data, pilih tombol

2. Untuk melihat data detail atau mengedit data UKM, pilih link kode UKM di

kolom UKM. Akan muncul tampilan berikut :

11

3. Untuk menghapus data UKM pilih tombol

4. Lakukan edit pada data yang salah. Untuk menyimpan hasil edit, pilih tombol

5. Untuk kembali ke daftar UKM, pilih

6. Untuk menambahkan data UKM/TPK/ORMAWA pilih tombol ,

muncul tampilan berikut :

7. Isikan data UKM (kode, nama, pembina, kontak dan keterangan), kemudian

simpan data tersebut dengan memilih

8. Untuk kembali ke daftar UKM, pilih

b. Submenu Lingkup Kegiatan

Submenu ini berfungsi untuk melakukan manajemen pada data lingkup kegiatan

dari SKEM. Berikut ini tampilannya :

1. Untuk menghapus data lingkup, pilih link

2. Untuk meng-update data, pilih link jenis lingkup pada kolom jenis lingkup.

Nantinya akan muncul tampilan berikut :

12

3.

4. Lakukan edit data, untuk menyimpan hasil update, pilih tombol , untuk

membatalkan data, pilih

5. Untuk melakukan tambah data, masukkan data jenis & nama lingkup pada

textfield di tabel bagian bawah, dan pilih tipe penilai pada combo box tipe

penilai. Selanjutnya pilih tombol

c. Submenu Jenjang Studi

Submenu ini berfungsi untuk melakukan manajemen pada data jenjang

pendidikan mahasiswa. Berikut ini tampilannya :

1. Untuk menghapus data jenjang, pilih link

2. Untuk meng-update data, pilih link kodejejang pada kolom kode jenjang.


3. Lakukan edit data, untuk menyimpan hasil update, pilih tombol ,

untuk membatalkan data, pilih

4. Untuk melakukan tambah data, masukkan data kode & nama jenjang pada

textfield di tabel bagian bawah. Selanjutnya pilih tombol

d. Submenu Periode Semester

Submenu ini berfungsi untuk melakukan manajemen pada data periode semester

1. Untuk menghapus data periode, pilih link

2. Untuk meng-update data, pilih link kodesemester pada kolom kode semester.




13

4. Untuk melakukan tambah data, masukkan data kode & nama semester pada

textfield di tabel bagian bawah. Selanjutnya pilih tombol

e. Submenu Tahun SKEM

Submenu ini berfungsi untuk melakukan manajemen pada data tahun. Berikut ini

tampilannya :

1. Untuk menghapus data tahun, pilih link

2. Untuk meng-update data, pilih link tahun pada kolom tahun. Nantinya akan




4. Untuk melakukan tambah data, masukkan data tahun pada textfield di tabel

bagian bawah. Selanjutnya pilih tombol

F. Menu Setting Menu setting digunakan untuk manajemen data setting pada SIM SKEM ITS. Antara

lain setting global dari SIM (tahun berlaku, periode semester, status maintenance dan

status entry), set struktur SKEM, set poin kegiatan, set tim penilai dari tiap kegiatan,

dan set predikat SKEM.

Berikut ini beberapa submenu yang terdapat dalam menu setting :

a. Submenu Setting Global

Submenu ini berfungsi untuk menentukan setting global dari SIM SKEM antara lain

tahun yang berlaku saat ini, periode semester, status maintenance dan status entry

(data perencanaan dan realisasi kegiatan).

14

1. Pilih tahun yang akan diberlakukan pada SIM dengan memilih data tahun

pada combo box tahun

2. Pilih periode semester yang akan diberlakukan pada SIM dengan memilih

data periode semester pada combo box periode semester.

3. Untuk mengaktifkan status maintenance, lakukan centang pada check box

status maintenance.

4. Untuk mengaktifkan status entry perencanaan, lakukan centang pada check

box entry perencanaan.

5. Untuk mengaktifkan status entry realisasi, lakukan centang pada check box

entry realisasi.

Status entry perencanaan biasanya di buka pada saat awal semester. Sedangkan status entry realisasi bisa dibuka setiap saat atau tergantung kebijakan dari pusat.

b. Submenu Set Struktur SKEM

Submenu ini berfungsi untuk manajemen data struktur kegiatan dari SKEM. Pada

struktur kegiatan, terdapat beberapa kegiatan yang merupakan parent/sub-

kegiatan dari beberapa kegiatan lainnya. Berikut ini tampilannya :

Untuk menghapus data kegiatan, pilih tombol

15

Untuk melihat detail kegiatan atau mengedit data struktur kegiatan, pilih link

kode kegiatan pada kolom kode. Akan muncul tampilan berikut :

Untuk menghapus data kegiatan pilih tombol

9. Lakukan edit pada data yang salah. Untuk menyimpan hasil edit, pilih tombol

10. Untuk kembali ke daftar kegiatan, pilih

11. Untuk menambahkan data kegiatan pilih tombol , muncul tampilan

berikut :

Struktur SKEM merupakan aturan klasifikasi kegiatan mahasiswa yang ditetapkan oleh Manajemen ITS di setiap periode SKEM.

16

12. Isikan data struktur kegiatan (kode, nama, jenis lingkup, induk kegiatan,

singkatan dan prasyarat). Induk kegiatan adalah sub-kegiatan dari kegiatan

tersebut.daftar sub kegiatan adalah data kegiatan yang tidak memiliki besar

poin.Data prasyarat wajib diisi minimal 1 prasyarat (tanda bukti partisipasi).

Selanjutnya simpan data tersebut dengan memilih

13. Untuk kembali ke daftar kegiatan, pilih

c. Submenu Set Team Penilai

Submenu ini berfungsi untuk memanajemen tim penilai pada unit tertentu dengan

tipe penilai tertentu. Berikut ini tampilannya :

1. Untuk menghapus data tim penilai, pilih link

2. Untuk meng-update data, pilih link penilai pada kolom penilai. Nantinya akan


3. Lakukan edit data, untuk menyimpan hasil update, pilih tombol , untuk

membatalkan data, pilih

4. Untuk melakukan tambah data, pilih data unit, tipe penilai, dan nama penilai

pada combo box di bagian bawah tabel. Selanjutnya pilih tombol

Seorang dosen dapat menjadi penilai di lebih dari 1 kegiatan

d. Submenu Set Poin Kegiatan

Submenu ini berfungsi untuk menentukan jumlah poin yang bisa didapatkan oleh

mahasiswa pada suatu kegiatan. Berikut ini tampilannya :

17

1. Pilih tahun SKEM pada combo box tahun SKEM.

2. Isikan besar poin pada ttextfield yang tersedia di kolom poin

3. Untuk menyimpan data, pilih tombol

e. Submenu Set Predikat SKEM

Submenu ini berfungsi untuk menentukan predikat dari jumlah perolehan poin

pada SKEM

1. Untuk menghapus data predikat, pilih link

2. Untuk meng-update data, pilih link kode predikat pada kolomkodepredikat.




4. Untuk melakukan tambah data, pilih data kode jenjang dan tahun pada

combo box dan masukkan data kodepredikat, nama predikat, batas bawah

dan atas dari perolehan poin pada textfield di bagian bawah tabel.

Selanjutnya pilih tombol

18

Volume

2 untuk Mahasiswa


Daftar Isi

A. Login ................................................................................................................. 2

B. Menu SKEM ....................................................................................................... 3

a. Submenu Isi Perencanaan SKEM ......................................................................... 3 b. Submenu Isi Realisasi SKEM ................................................................................ 4

C. Menu Laporan ................................................................................................... 5

a. Laporan SKEM Semester ................................................................................................ 5

b. Laporan Rekap SKEM .................................................................................................... 5

c. Laporan Perencanaan vs. Realisasi ............................................................................. 6

1

Petunjuk Penggunaan SIM SKEM ITS Untuk Mahasiswa

A. Pendahuluan








Setiap mahasiswa diwajibkan mengikuti kegiatan (baik yang terjadwal rutin ataupun

tidak). Kegiatan tersebut nantinya memiliki poin yang besarnya tergantung pada

bobot kegiatan tersebut (poin telah ditetapkan oleh tim koordinator SKEM dan dapat

berubah tiap tahunnya). Perolehan poin harus melebihi batas minimal perolehan poin.


membantu dalam pengolahan data SKEM. Berikut ini beberapa tugas dari mahasiswa

dalam penerapan SKEM :

1. Merencanakan kegiatan ekstra kurikuler apa yang akan diambil dalam satu

semester ke depan. Data perencanaan SKEM diinputkan pada SIM SKEM agar

dapat terdata di KRK (Kartu Rencana Kegiatan)

2. Mengambil KRK SKEM di BAAK sebagai bukti telah merencanakan kegiatan

3. Melaksanakan kegiatan ekstra kurikuler

4. Mendapatkan verifikasi penilaian dari tim penilai




2


B. Login

Untuk melakukan login pada SIM SKEM ITS, masukkan username dan password pada




Pada menu ini mahasiswa dapat melakukan pengisian perencanaan skem dan

pengisian realisasi SKEM.

Berikut ini beberapa submenu yang terdapat dalam menu SKEM :

a. Submenu Isi Perencanaan SKEM

Digunakan untuk melakukan manajemen data perencanaan SKEM mahasiswa.

Berikut ini tampilannya :

1. Pilih kegiatan yang akan diikuti pada combo box daftar kegiatan. Jika

pilihan kegiatan ada pada daftar UKM, maka akan muncul tambahan combo

jenis UKM seperti berikut :

3

2. Pilih jenis UKM yang akan diikuti pada combo box jenis UKM.

3. Masukkan jumlah kegiatan yang akan diikuti. (Semisal : kegiatan 2 macam

lomba karya tulis ilmiah tingkat institut, maka jumlah kegiatan adalah 2)


5. Untuk menghapus data perencanaan, pilih tombol

Data yang diinputkan dalam perencanaan SKEM adalah data kegiatan yang terjadwal rutin dan dapat direncanakan seperti keikutsertaaan di UKM/ORMAWA. Sedangkan data kegiatan yang tidak terjadwal rutin (lomba/seminar) nantinya diinputkan pada realisasi SKEM.

b. Submenu Isi Realisasi SKEM

Digunakan untuk melakukan manajemen data perencanaan SKEM mahasiswa.


1. Pilih kegiatan yang telah diikuti pada combo box daftar kegiatan. Jika

pilihan kegiatan ada pada daftar UKM, maka akan muncul tambahan combo

jenis UKM seperti berikut :

2. Pilih jenis UKM yang akan diikuti pada combo box jenis UKM.

3. Masukkan partisipasi yang dilakukan pada kegiatan tersebut pada textfield

partisipasi

4. Masukkan lokasi kegiatan pada textfield lokasi

5. Masukkan deskripsi kegiatan yang telah dilakukan pada textfield deskripsi

6. Masukkan data waktu mulai dan selesai dari kegiatan tersebut dengen

memilih tombol


4

8. Untuk melakukan edit data, pilih link kegiatan dari kolom kegiatan, data

akan tampil di bagian bawah. Setelah melakukan edit, pilih tombol

9. Untuk menghapus data perencanaan, pilih tombol

Data realisasi SKEM boleh tidak sesuai dengan data perencanaan SKEM. Tidak ada batasan untuk menambah data realisasi SKEM.

D. Menu Laporan

Menu laporan memperlihatkan berbagai laporan yang berkaitan dengan SIM SKEM

ITS. Diantaranya adalah laporan SKEM tiap semester, laporan rekap SKEM seluruh

semester, dan laporan perencanaan vs. realisasi milik mahasiswa yang bersangkutan.

Berikut ini beberapa submenu yang terdapat dalam menu Laporan :

a. Laporan SKEM Semester

Sub menu ini berfungsi untuk menampilkan data SKEM mahasiswa tersebut

yang telah divalidasi berdasarkan periode semester. Berikut ini tampilannya :

b. Laporan Rekap SKEM

Menampilkan data SKEM yang telah divalidasi dari seluruh periode semester.


• Untuk melakukan cetak kartu SKEM, pilih , bentuk dari kartu

SKEM adalah sebagai berikut :

5

c. Laporan Perencanaan vs. Realisasi

Menampilkan keseluruhan data perencanaan dan realisasi SKEM mahasiswa

tersebut dengan disertai persentase perbandingan pencapaian keberhasilan

data realisasi terhadap data perencanaan. Berikut ini tampilannya :

6

Volume

3 untuk Team Penilai


Daftar Isi

A. Login ................................................................................................................. 2

B. Menu SKEM ....................................................................................................... 3

a. Submenu Daftar Kegiatan ............................................................................................. 3

Validasi kegiatan ............................................................................................. 4 Lap. Skem semester .......................................................................................... 4 Lap. SKEM total ............................................................................................... 4 Lap. Perencanaan vs. realisasi .......................................................................... 4

b. Submenu Validasi Kegiatan .......................................................................................... 5

C. Menu Laporan ................................................................................................... 5

a. Submenu Laporan Pendaftar UKM .............................................................................. 6

b. Submenu Daftar Kegiatan Mahasiswa ....................................................................... 6

c. Submenu Rekap Poin Per-kegiatan ............................................................................. 7

d. Submenu Rekap Kegiatan Per-prodi........................................................................... 7

D. Menu Pelengkap ............................................................................................... 8

a. Submenu Daftar UKM .................................................................................................... 8

E. Menu Setting ..................................................................................................... 9

a. Submenu Lihat Struktur SKEM ....................................................................................... 9

b. Submenu Lihat Poin Kegiatan ..................................................................................... 10

1

Petunjuk Penggunaan SIM SKEM ITS Untuk Tim Penilai

A. Pendahuluan









membantu dalam pengolahan data SKEM. Dalam hal ini. Berikut ini beberapa tugas

dari Tim penilai dalam penerapan SKEM :

1. Memperoleh daftar peserta kegiatan dari SIM SKEM

2. Melakukan koordinasi dengan ketua UKM dalam pelaksanaan kegiatan

3. melakukan pembinaan dan monitoring kegiatan yang dibinanya/di bawah

penilaiannya.

4. Memberikan verifikasi dan pengesahan penilaian pada tanda bukti SKEM

5. Melakukan validasi data realisasi kegiatan di bawah penilaiannya.




B. Login Untuk melakukan login pada SIM SKEM ITS, masukkan username dan password pada


Setelah login, tim penilai akan memperoleh keterangan di bawah daftar menu

mengenai statusnya (user ID, nama, status dan role). Role merupakan jenis kegiatan

2


beserta lingkup kegiatan yang berada di bawah penilaiannya. Berikut ini contoh

tampilannya :

Seorang penilai dapat melakukan penilaian lebih dari satu kegiatan. Sehingga untuk

mengakses data kegiatan yang dinilainya, penilai harus memilih kegiatan yang

dimaksud pada kotak pilihan role.



Pada menu ini tim penilai dapat melakukan validasi kegiatan yang telah diikuti oleh

mahasiswa pada kegiatan di bawah penilaiannya.

Berikut ini submenu yang terdapat dalam menu SKEM :

a. Submenu Daftar Kegiatan

Sub menu ini berfungsi untuk mengetahui detail dari suatu kegiatan yang berada

di bawah penilaian tim penilai yang bersangkutan.

1. Pilih periode semester pada kotak pilihan periode.

2. Pilih status validasi data realisasi mahasiswa pada kotak pilihan status.

3. Untuk melakukan manajemen data realisasi mahasiswa, pilih link

pada kolom sebelah kanan. Nantinya akan muncul daftar menu berikut :

4. Terdapat beberapa fitur yang disediakan pada sub menu ini diantaranya

adalah :

3

Validasi kegiatan

Digunakan untuk melakukan validasi kegiatan dari tiap mahasiswa.

(penjelasan lebih lengkap, terdapat pada submenu validasi kegiatan).

Lap. Skem semester

Menampilkan data SKEM mahasiswa yang telah divalidasi berdasarkan

periode. Berikut ini tampilannya :

• Pilih periode semester yang dikehendaki pada kotak periode.

Lap. SKEM total

Menampilkan data SKEM seorang mahasiswa yang telah divalidasi dari

seluruh periode semester. Berikut ini tampilannya :

• Untuk melakukan cetak kartu SKEM, pilih , bentuk dari

kartu SKEM adalah sebagai berikut :

Lap. Perencanaan vs. realisasi

Menampilkan keseluruhan data perencanaan dan realisasi SKEM seorang

mahasiswa dengan disertai persentase perbandingan pencapaian

keberhasilan data realisasi terhadap data perencanaan. Berikut ini

tampilannya :

4

b. Submenu Validasi Kegiatan

Sub menu ini berfungsi untuk pemberian validasi dari tiap kegiatan yang telah

dimasukkan pada daftar realisasi mahasiswa. Berikut ini tampilannya :

1. Masukkan NRP mahasiswa yang dikehendaki pada textfield NRP. Kemudian

pilih tombol .

2. Pilih kegiatan yang akan di validasi pada tabel-tabel yang terdapat di

bawah keterangan data mahasiswa. Pada tabel tersebut terdapat daftar

prasyarat yang harus dilengkapi oleh mahasiswa. Jika prasyarat telah

dipenuhi maka lakukan centang pada checkbox yang ada di kolom sebelah

kanan .

3. Jika prasyarat telah lengkap, maka lakukan validasi dengan memilih tombol

D. Menu Laporan

5

Menu laporan memperlihatkan berbagai laporan yang berkaitan dengan SIM SKEM

ITS. Diantaranya adalah laporan dari data pendaftar suatu UKM, laporan daftar

kegiatan mahasiswa, rekap jumlah poin per kegiatan, dan rekap kegiatan per prodi.

Berikut ini beberapa submenu yang terdapat dalam menu laporan :

a. Submenu Laporan Pendaftar UKM

Sub menu ini berfungsi untuk menampilkan data pendaftar UKM. Data tersebut

diperoleh dari target yang telah dimasukkan oleh mahasiswa pada awal


1. Pilih data UKM pada kotak pilihan UKM

2. Pilih data periode semester pada kotak pilihan periode


pada kotak pilihan format. Berikut ini contoh format laporan dalam bentuk

HTML :

b. Submenu Daftar Kegiatan Mahasiswa

Sub menu ini berfungsi untuk menampilkan daftar data realisasi kegiatan

mahasiswa yang telah divalidasi. Data tersebut ditampilkan berdasarkan prodi,

kegiatan dan periode semesternya. Berikut ini tampilannya :

1. Pilih data prodi pada kotak pilihan prodi

2. Pilih data kegiatan pada kotak pilihan kegiatan




HTML :

6

c. Submenu Rekap Poin Per-kegiatan

Sub menu ini berfungsi untuk menampilkan laporan rekap dari jumlah poin yang

telah dikumpulkan oleh seluruh mahasiswa per kegiatan. Dengan laporan ini,

dapat diketahui kegiatan apa yang paling menonjol (memperoleh banyak poin)

pada suatu unit (fakultas/jurusan). Berikut ini tampilannya :

1. Pilih data unit pada kotak pilihan unit




HTML :

d. Submenu Rekap Kegiatan Per-prodi

Sub menu ini berfungsi untuk menampilkan laporan dari jumlah kegiatan pada

tiap prodi di ITS. Data tersebut dibedakan berdasarkan jenis sub-kegiatan dan

periode semester. Berikut ini tampilannya :

1. Pilih sub-kegiatan pada kotak pilihan sub-kegiatan


7



HTML :

4. Data dari mahasiswa yang telah mengikuti kegiatan tersebut (data realisasi

mahasiswa yang telah divalidasi) dapat dilihat dengan memilih link pada

contoh berikut : , (pilih angka 1 untuk melihat data mahasiswa di

kegiatan tersebut).

E. Menu Pelengkap Menu pelengkap merupakan menu yang digunakan untuk melakukan manajemen data

master pada SIM SKEM ITS. Disini, tim penilai hanya dapat melihat daftar dari data

kegiatan yang ditawarkan pada mahasiswa.

Berikut ini submenu yang terdapat dalam menu pelengkap :

a. Submenu Daftar UKM

Sub menu ini menampilkan daftar dari UKM/TPK/ORMAWA yang terdapat di

SIM SKEM ITS. Berikut ini tampilannya :

• Untuk melihat detail dari data, pilih link kode yang terdapat di kolom

kode. Berikut salah satu contohnya :

8

F. Menu Setting Menu ini berfungsi untuk menampilkan data-data yang berkaitan dengan setting

pada SIM SKEM ITS antara lain data struktur SKEM dan data poin kegiatan.

Berikut ini beberapa submenu yang terdapat dalam menu setting :

1. Submenu Lihat Struktur SKEM

Submenu ini menampilkan daftar kegiatan yang dikelompokkan berdasarkan

kegiatan dan sub kegiatannya. Berikut ini tampilannya :

• Untuk melihat detail dari kegiatan, pilih link kode pada kolom kode. Berikut

ini contoh detail dari suatu kegiatan :

9

Struktur SKEM merupakan aturan klasifikasi kegiatan mahasiswa yang ditetapkan oleh Manajemen ITS di setiap periode SKEM.

2. Submenu Lihat Poin Kegiatan

Submenu ini menampilkan daftar kegiatan beserta bobot poinnya. Berikut ini

tampilannya :

• Data standar poin kegiatan SKEM dapat berganti tiap tahun, untuk memilih

tahun yang diinginkan, pilih tahun pada kotak pilihan tahun SKEM.

Poin kegiatan telah ditetapkan oleh tim koordinator SKEM Institut. Sehingga penilaian bersifat obyektif. Sehingga tidak ada perbedaan bobot penilaian antar tim penilai.

10

Documents

User Guide Sim Skem Its