UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR

DELO DIPLOMSKEGA SEMINARJA

Uvajanje pisarniške rešitve v oblaku Microsoft Office 365

na primeru Ekonomsko-poslovne fakultete Maribor

Implementing Cloud-Based Productivity Suite Microsoft Office 365

in the Case of the Faculty of Economics and Business Maribor

Kandidat: Miha Biruš

Program: univerzitetni

Študijska usmeritev: elektronsko poslovanje

Mentorica: dr. Simona Sternad

Študijsko leto: 2012/2013

Maribor, avgust 2013

PREDGOVOR

Ob sedmih zjutraj študenta prebudi opomnik na telefonu. Opozarja ga, da se mu čez eno

uro pričnejo laboratorijske vaje informatike. Med zajtrkom telefon ponovno zacinglja in

elektronsko sporočilo mu dan polepša z novico, da zaradi bolezni odpade kolokvij pri

statistiki. Na poti v šolo naš študent prek tabličnega računalnika preveri, če se na fakulteti

obetajo kakšni zanimivi dogodki, potrdi udeležbo na delavnici programiranja in pogleda, kaj

so nazadnje delali pri informatiki. Med vajami po navodilih profesorja ureja preglednico,

zapiske pa si beleži na tablični računalnik. Kmalu ga pokliče simpatična kolegica, ki je zbolela,

zato ji kar s telefona pošlje to preglednico in svoje zapiske. Popoldan s tremi kolegi

vzpostavijo videokonferenco, da si razdelijo delo za seminarsko nalogo, ki jo morajo

pripraviti pri podjetništvu. V istem dokumentu vsak piše svoje poglavje ter spremlja in

komentira delo ostalih. Po napornem dnevu je seveda čas za sprostitev. Naš študent vidi,

da prijatelji v koledarju še nimajo načrtovanih aktivnosti, zato jih povabi k sebi na zabavo.

V pričujočem delu diplomskega seminarja opisujemo pot od ideje do uspešno vzpostavljene

pisarniške rešitve v oblaku Microsoft Office 365, ki študentom Ekonomsko-poslovne

fakultete Maribor omogoča takšen način dela.

KAZALO

1 Uvod .............................................................................................................................................................. 1

1.1 Opredelitev področja in opis problema ................................................................................... 1

1.2 Namen in cilji ..................................................................................................................................... 1

1.3 Predpostavke in omejitve .............................................................................................................. 2

1.4 Metode dela ....................................................................................................................................... 2

2 Zunanje izvajanje ...................................................................................................................................... 3

2.1 Opredelitev zunanjega izvajanja ................................................................................................. 3

2.2 Razvoj zunanjega izvajanja ........................................................................................................... 3

2.3 Značilnosti zunanjega izvajanja................................................................................................... 4

2.4 Upravljanje zunanjega izvajanja .................................................................................................. 5

2.5 Prednosti in slabosti zunanjega izvajanja ................................................................................ 6

3 Računalništvo v oblaku ........................................................................................................................... 7

3.1 Razvoj računalništva v oblaku...................................................................................................... 7

3.2 Značilnosti računalništva v oblaku ............................................................................................. 7

3.3 Varnost računalništva v oblaku ................................................................................................... 9

3.4 Prednosti in slabosti računalništva v oblaku ........................................................................ 10

4 Pisarniške rešitve v oblaku .................................................................................................................. 11

4.1 Razvoj pisarniških rešitev v oblaku .......................................................................................... 11

4.2 Značilnosti pisarniških rešitev v oblaku .................................................................................. 11

4.3 Ponudniki pisarniških rešitev v oblaku ................................................................................... 13

5 Microsoft Office 365 .............................................................................................................................. 14

5.1 Exchange Online ............................................................................................................................. 16

5.2 SharePoint Online .......................................................................................................................... 17

5.3 Lync Online ....................................................................................................................................... 18

5.4 Project Online .................................................................................................................................. 18

6 Uvajanje pisarniških rešitev v oblaku .............................................................................................. 19

6.1 Ključni deležniki .............................................................................................................................. 19

6.2 Izbira pisarniške rešitve ................................................................................................................ 20

6.2.1 Opredelitev potreb ............................................................................................................... 20

6.2.2 Analiza in ocena rešitev ...................................................................................................... 20

6.2.3 Izbira rešitve in sklenitev pogodbe................................................................................. 21

6.3 Uvedba pisarniške rešitve v oblaku ......................................................................................... 22

6.3.1 Organizacija projektne ekipe ............................................................................................ 22

6.3.2 Načrtovanje uvedbe ............................................................................................................. 23

6.3.3 Prilagajanje in testiranje rešitve ....................................................................................... 23

6.3.4 Obveščanje in izobraževanje uporabnikov .................................................................. 24

6.3.5 Prenos podatkov in zagon v živo .................................................................................... 25

6.4 Vzdrževanje in podpora ............................................................................................................... 25

7 Uvajanje rešitve Office 365 na Ekonomsko-poslovni fakulteti Maribor ............................ 26

7.1 Ekonomsko-poslovna fakulteta Maribor ............................................................................... 26

7.2 Ključni deležniki pri uvajanju ...................................................................................................... 27

7.3 Izbira pisarniške rešitve ................................................................................................................ 28

7.3.1 Opredelitev potreb ............................................................................................................... 28

7.3.2 Analiza in ocena rešitev ...................................................................................................... 29

7.3.3 Izbira rešitve in sklenitev pogodbe................................................................................. 30

7.4 Uvedba rešitve ................................................................................................................................. 31

7.4.1 Organizacija projektne ekipe ............................................................................................ 31

7.4.2 Načrtovanje uvedbe ............................................................................................................. 32

7.4.3 Prilagajanje in testiranje rešitve ....................................................................................... 33

7.4.4 Obveščanje in izobraževanje uporabnikov .................................................................. 33

7.4.5 Prenos podatkov in zagon v živo .................................................................................... 35

7.5 Vzdrževanje in podpora ............................................................................................................... 36

8 Sklep ............................................................................................................................................................ 37

9 Povzetek ..................................................................................................................................................... 38

10 Literatura in viri ........................................................................................................................................ 39

KAZALO SLIK

Slika 1: Tehnološki modeli pisarne v oblaku .......................................................................................... 12

Slika 2: Outlook Web App ............................................................................................................................. 16

Slika 3: SharePoint Online ............................................................................................................................. 17

Slika 4: Project Web App ................................................................................................................................ 18

Slika 5: Plakat Live@edu ................................................................................................................................ 34

Slika 6: Plakat Office 365 ................................................................................................................................ 34

Slika 7: Vstopna točka Live@edu ................................................................................................................ 36

Slika 8: Vstopna točka Office 365 ............................................................................................................... 36

KAZALO TABEL

Tabela 1: Obseg storitev v paketih Office 365 ....................................................................................... 14

1

1 UVOD

1.1 Opredelitev področja in opis problema

Zunanje izvajanje (angl. outsourcing) je že dolgo znano kot učinkovit način za zniževanje

stroškov v organizacijah, a vključevanje zunanjega izvajalca v interne poslovne procese

zahteva dobro načrtovanje, uvajanje, upravljanje in nadzor. To velja tudi na področju

informatike, še posebej ker postajajo te oskrbne verige vedno bolj kompleksne.

Hitre internetne povezave organizacijam dopuščajo, da na oddaljeno lokacijo preselijo

praktično vso strežniško infrastrukturo. V takšnem primeru, ko specializiranim zunanjim

izvajalcem prepustimo vso skrb za zagotavljanje računalniškega okolja, programov ali celo

računalniškega namizja za končnega uporabnika, govorimo o računalništvu v oblaku.

V oblak lahko preselimo tudi pisarniške rešitve, ki jih uporabniki v organizaciji pogosto

potrebujejo: elektronsko pošto, koledar, stike in dokumente. Eno vodilnih podjetij na tem

področju je Microsoft s storitvijo Office 365, ki uporabnikom kjerkoli in kadarkoli omogoča

učinkovito komuniciranje, organiziranje ter sodelovanje znotraj in zunaj organizacije.

Ker še tako dobra pisarniška rešitev sama po sebi ne zagotavlja uspeha, je veliko pozornosti

potrebno nameniti njenemu uvajanju – od izbire, testiranja, izobraževanj in prenosa

podatkov, do podpore uporabnikom. To med drugim zahteva odločno podporo vodstva,

motivirano ekipo ter kompetentnega zunanjega partnerja.

Prednosti storitev v oblaku niso spoznali le v podjetjih, pač pa tudi v organizacijah kot so

društva, zavodi in šole. Na Ekonomsko-poslovni fakulteti Maribor so že marca 2011 uvedli

rešitev Microsoft Live@edu in elektronsko pošto vseh študentov preselili v oblak, septembra

2012 pa to nadgradili z uvedbo rešitve Office 365.

1.2 Namen in cilji

Namen tega dela diplomskega seminarja je predstaviti zunanje izvajanje, predvsem

pisarniško rešitev v oblaku Microsoft Office 365 in njeno uvajanje za študente na

Ekonomsko-poslovni fakulteti Maribor.

Struktura je razdeljena na teoretični in empirični del. V teoretičnem delu bomo opisali razvoj

in splošne značilnosti zunanjega izvajanja, podrobneje se bomo posvetili računalništvu v

oblaku, njegovim pojavnim oblikam, predvsem pisarniškim rešitvam in njihovemu uvajanju

v organizacije. V empiričnem delu bomo celoten potek izbire in uvedbe predstavili na

primeru rešitev Microsoft Live@edu in Office 365 na Ekonomsko-poslovni fakulteti Maribor.

Naš cilj je s celovito razlago teoretičnega ozadja in primerom iz prakse pripraviti dokument,

ki bo v pomoč zlasti managerjem in informatikom, ki se prvič srečujejo z računalniškimi

rešitvami v oblaku in njihovim uvajanjem.

2

1.3 Predpostavke in omejitve

Predpostavljamo, da se kljub hitremu tehnološkemu napredku metode uvajanja pisarniških

rešitev v oblaku še nekaj let ne bodo bistveno spremenile in bodo uporabne tudi pri

naslednjih različicah teh rešitev.

Ker je področje računalništva v oblaku in pisarniških rešitev zelo obsežno, ga bomo

obravnavali predvsem s splošnega vidika poslovne informatike, tehnične podrobnosti pa

presegajo namen tega dela.

Tako v teoretičnem, kot tudi v praktičnem delu bomo imeli omejen dostop do nekaterih

podatkov, saj jih organizacije varujejo kot poslovno skrivnost.

1.4 Metode dela

Prvi del dela diplomskega seminarja bo temeljil na deskriptivnem pristopu, in sicer metodah

deskripcije, klasifikacije, komparacije, kompilacije in dedukcije. Pri tem bomo uporabljali

predvsem najnovejšo tujo strokovno literaturo.

V drugem, praktičnem delu, bomo v okviru analitičnega pristopa uporabili metodi analize in

sinteze. Glavni vir naših podatkov bo interna dokumentacija Ekonomsko-poslovne fakultete

Maribor in zavoda Šola prihodnosti Maribor, ki je na fakulteti sodeloval kot zunanji partner

že pri uvedbi rešitve Microsoft Live@edu in kasneje tudi pri uvedbi rešitve Office 365.

3

2 ZUNANJE IZVAJANJE

Zamisel o zunanjem izvajanju sega stoletja nazaj, ko so se nekatere organizacije odločile, da

nekaterih del ne bodo več opravljale same. S tehnološkim razvojem se je tega posluževalo

vedno več organizacij, tudi na področju informacijske tehnologije. V hudi konkurenci jim

zunanje izvajanje omogoča nižje stroške, večjo agilnost in hitrejši prodor na trg.

2.1 Opredelitev zunanjega izvajanja

Zunanje izvajanje je posebna sodelovalna strategija organizacije. Že sam angleški izraz

"outsourcing" izhaja iz besed zunaj (angl. outside), vir (angl. resource) in uporabljanje (angl.

using) ter tako razkriva, da organizacija uporablja zunanje vire (Allweyer, Besthorn, & Schaaf,

2004, str. 3). Zunanjim izvajalcem zaupa nekatere dejavnosti, ki jih sicer zmore opravljati tudi

sama, pri čemer bolj ali manj ohranja svoje temeljne zmožnosti. Pogosto je to pomembna

strateška odločitev – tako za tistega, ki dejavnosti prenese, kot tudi za tistega, ki jih

prevzema. V slovenščini se manj pogosto uporabljajo še izrazi izločanje dejavnosti, najem

storitev ali zunanja oskrba (Kavčič, 2007, str. 303).

Z vidika informacijske tehnologije (krat. IT) lahko zunanje izvajanje opredelimo kot

pomemben prispevek zunanjega ponudnika fizičnih ali človeških virov, povezanih z vsemi

ali zgolj specifičnimi deli infrastrukture IT v neki organizaciji (Loh & Venkatraman, 1992, str.

336). To vključuje tudi nekatere oblike računalništva v oblaku, ki jih opisujemo v naslednjem

poglavju.

2.2 Razvoj zunanjega izvajanja

Prednosti zunanjega izvajanja so spoznali že stari Rimljani, ki so na takšen način učinkovito

in sistematično pobirali davke (Kakabadse & Kakabadse, 2002, str. 1). V 18. in 19. stoletju so

zasebnim podjetjem v Angliji prepustili še številne druge dejavnosti, kot npr. upravljanje

zaporov, vzdrževanje cest in zagotavljanje cestne razsvetljave. Prav tako so v Franciji na

dražbah prodali pravice za izgradnjo in upravljanje železnic ter vodnih zbiralnikov, v Avstraliji

pa so zasebniki skrbeli za dostavo pošiljk še pred vzpostavitvijo uradnega poštnega omrežja

(Industry Commision, 1996, str. 74).

Tudi s pojavom modernih računalnikov so samo največje in najbolj napredne organizacije

investirale v lastne računalnike in zaposlovale številne programerje, ki so napisali ustrezne

programe za vsak sistem posebej. Če so manjše organizacije morale računalniško obdelati

podatke, so za to običajno sklenile pogodbo z zunanjim izvajalcem. Zaradi hitrega razvoja

in pomanjkanja ustreznih kadrov, so se pojavila specializirana programerska in svetovalska

podjetja, ki so v organizacijah prevzela razvoj, vzdrževanje in nadzor nad računalniškimi

sistemi. To se je izkazalo za stroškovno učinkovito in mnoge organizacije so opremo in

osebje prenesle k zunanjim izvajalcem, od njih pa najele storitve (Burnett, 2009, str. 5).

4

Koncept zunanjega izvajanja je svoje prerojenje doživel okrog leta 1970, še posebej

priljubljen pa je od zgodnjih devetdesetih. Takrat so se v Združenih državah Amerike soočali

s hudo recesijo in so se podjetja posluževala zunanjih izvajalcev, da bi se lahko povsem

osredotočila na svojo osnovno dejavnost in bila bolj konkurenčna (Corbett, 2004, str. 4).

2.3 Značilnosti zunanjega izvajanja

Zunanje izvajanje dejavnosti je ena od oblik povezovanja organizacij, ki se vse pogosteje

zavedajo, da jim izvajanje nestrateških dejavnosti povzroča preveč težav in jih odvrača od

njihovih glavnih področij. Z izločitvijo teh dejavnosti se lahko usmerijo na strateško

pomembna področja, torej na tisto, kar trg zahteva od njih in kar znajo najbolje narediti

(Kavčič, 2007, str. 309).

Za sodelovanje mora obstajati obojestranski interes. Pobudo zanj lahko da izvajalec ali

potencialni prejemnik, lahko pa tudi kdo tretji, ki ima svoje interese za vzpostavitev takšnega

razmerja. Pri tem je za zunanjega izvajalca značilno, da (Kavčič, 2009, str. 26):

lahko določeno dejavnost opravi bolj učinkovito in gospodarno;

ima ob pravem času in na pravem mestu na voljo večje temeljne zmožnosti za

opravljanje določene dejavnosti (npr. tehnologijo, znanje, finančni kapital, prostore,

opremo, itd.);

je deležen zadostnega zaupanja (npr. glede kakovosti storitev, sposobnosti

managementa, poslovne primernosti) in

ima dovolj usklajene vrednote in ugleda med vplivnimi udeleženci (npr. odjemalci)

organizacije s katero sodeluje.

Danes je samo trg zunanjega izvajanja IT vreden več kot 200 milijard evrov, na hitro

razvijajočih se trgih Azije, Latinske Amerike in Kitajske pa pričakujejo več kot 13 % rast v

naslednjih letih (Gartner, 2013). V tej panogi so se zato razvile številne oblike sodelovanja.

Mednarodno zunanje izvajanje (angl. offshoring) je za organizacije običajno privlačno

predvsem zaradi cenejše delovne sile v zelo oddaljenih državah, kot je npr. Indija. Speshock

(2010, str. 153) opozarja, da so velike razlike v časovnih pasovih, jeziku in kulturi včasih

prevelika ovira in zato v zadnjem času številne organizacije tudi za IT raje izbirajo zunanje

izvajalce v isti državi ali bližnjih državah z nižjimi stroški dela (angl. nearshoring).

Za organizacije z majhnim oddelkom IT, ali celo povsem brez njega, je značilno totalno

zunanje izvajanje (angl. total outsourcing). Zunanji izvajalec prevzame skrb za vso IT, vključno

z zaposlenimi, opremo, nadzorom in odgovornostjo za delovanje te funkcije. V nasprotju s

tem, se selektivno zunanje izvajanje (angl. selective outsourcing) uporablja le za nekatera

področja IT ali posamezne naloge. To je manj tvegano in bolj prilagodljivo sodelovanje

(Eltschinger, 2008, str. 139).

5

Zunanje izvajalce storitev IT v grobem delimo na ponudnike programskih storitev (angl.

application service providers, krat. ASP) in izvajalce poslovnih procesov (angl. business

process outsourcers, krat. BPO). Prvi na svoji lokaciji samo gostujejo programe, do katerih

stranke oddaljeno in neposredno dostopajo, izvajalci poslovnih procesov pa imajo več

osebnega stika s strankami. Njihove storitve, kot npr. podpora uporabnikom, so bolj

kompleksne in zahtevajo več interaktivnosti (Axelrod, 2004, str. 33).

Novejša oblika zunanjega izvajanja IT je storitveno računalništvo (angl. utility computing), ki

organizacijam omogoča, da računalniške vire koristijo prek omrežja, na enak način kot

elektriko ali vodo, kar je ena glavnih značilnosti računalništva v oblaku.

2.4 Upravljanje zunanjega izvajanja

Prenos določene dejavnosti k zunanjemu izvajalcu nikakor ne pomeni, da jim zanjo v

organizaciji ni več potrebno skrbeti. Vzpostaviti morajo niz odgovornosti, vlog, ciljev in

poskrbeti za primerno uvedbo, upravljanje in nadzor nad storitvami zunanjega izvajalca (IT

Governance Institute, 2005, str. 7). Naloga vseh vpletenih je, da zagotovijo skupen, dosleden

in učinkovit način za sodelovanje, kar običajno določata pogodba in sporazum o ravni

storitve (angl. service level agreement, krat. SLA).

Posebej želimo opozoriti na razlike v razmerju med strankama pri računalništvu v oblaku.

Tradicionalni model zunanjega izvajanja namreč temelji na dolgotrajnih pogajanjih o

pogodbi in SLA (ki ga običajno pripravi organizacija) in ju potrjuje več plasti managementa.

Model računalništva v oblaku je na tem področju bolj enostaven, celo površen. Izvajalec

običajno ponudi standardno pogodbo in SLA, organizacija pa je praktično v položaju "vzemi

ali pusti". Gre torej za isti pristop kot pri komunalnih storitvah, z veliko manj postopkovnimi

formalnostmi, zato je mnogo hitrejši (Kendrick, 2009, str. 29).

Pogodba predstavlja sporazum med strankama ter določa njuno pravno in poslovno

razmerje. Določa katere storitve bo izvajalec zagotavljal in kakšne so obveznosti strank. Kljub

temu, da pogodbe običajno ni mogoče spreminjati, je pomembno da jo v organizaciji dobro

proučijo in se povsem zavedajo njene vsebine in njihovega pravnega položaja.

Obligacijski zakonik že v osnovi določa, da morajo pri sklepanju obligacijskih razmerij ter

izvrševanju pravic in izpolnjevanju obveznosti iz teh razmerij udeleženci spoštovati načelo

vestnosti in poštenja ter ravnati v skladu z dobrimi poslovnimi običaji (Uradni list RS, 2007).

Kljub temu je v izogib sporom tudi pri zunanjem izvajanju v oblaku praviloma priložen SLA,

ki natančno določa raven storitev, njihov obseg in cene.

Ker SLA pri računalništvu v oblaku pripravi izvajalec, raven storitev ni tako natančno

določena kot pri tradicionalnem modelu zunanjega izvajanja in kot bi si organizacija morda

želela, zato je potrebno natančno preveriti kdaj in pod kakšnimi pogoji lahko organizacija

uveljavlja morebitne odškodninske zahtevke za izpad storitev ipd. Pozorni morajo biti tudi

na jamstva kvalitete, delovni čas podpore, izobraževanja in gradiva za uporabnike.

6

2.5 Prednosti in slabosti zunanjega izvajanja

Prednosti in slabosti zunanjega izvajanja se razlikujejo od primera do primera. Po Hoytu

(2000, str. 37-38) povzemamo nekatere potencialne koristi:

Strokovnost: zaposleni pri zunanjem izvajalcu že imajo potrebna znanja in številne

izkušnje na svojem področju, zato lahko naloge opravijo hitro in kvalitetno.

Osredotočenost: s predajo nekaterih dejavnosti zunanjemu izvajalcu, lahko

management več časa in energije nameni bolj strateškim področjem.

Ekonomija obsega: zunanji izvajalec svoje stroške razvoja in stalne stroške delovanja

porazdeli med stranke, kar zniža končno ceno storitev.

Nižji stroški: zaradi ekonomije obsega ali cenejše delovne sile, so stroški zunanjega

izvajanja lahko nekajkrat nižji, kot vsi stroški lastnega izvajanja določene dejavnosti.

Boljši denarni tok: organizacija ne potrebuje velikih začetnih investicij, če že ima

svoja osnovna sredstva, pa jih lahko proda in jih vzame nazaj v najem.

Prilagodljivost: sprememba ali prekinitev pogodbe z zunanjim izvajalcem je lažja,

kot prekvalificiranje ali odpuščanje lastnih delavcev in odprodaja sredstev.

Z zunanjim izvajanjem lahko organizacije pogosto tudi enostavneje predvidevajo stroške,

lažje upravljajo procese, izboljšajo nadzor, prenesejo tveganja, dostopajo do najnovejših

tehnologij in znanj ter izboljšajo produktivnost. Seveda pri tem obstajajo številne

potencialne nevarnosti in tveganja, ki jih potrebno upoštevati (Schniederjans, Schniederjans,

& Schniederjans, 2005, str. 29):

Višji stroški: časovni zamik pri izvedbi zaradi oddaljenosti zunanjega izvajalca, višji

stroški dostave, stroški pogajanj in upravljanja razmerja ter skriti stroški.

Izguba nadzora: odvisnost od zunanjega ponudnika, manj vpliva in nadzora nad

poslovnimi aktivnostmi in pomanjkanje pogodbene prilagodljivosti.

Negativni vpliv na zaposlene: prestrukturiranje, prezaposlovanje k zunanjemu

izvajalcu in morebitno odpuščanje, kar znižuje moralo zaposlenih.

Negativni vpliv na stranke: višji stroški strank zaradi časovnega zamika pri dostavi,

stranke lahko začnejo sodelovati tudi neposredno z zunanjim ponudnikom.

Težave z upravljanjem odnosa: težko vrednotenje prednosti zunanjega izvajanja,

dolgotrajno vzpostavljanje odnosa in težave pri komunikaciji.

Ostala tveganja: varnost in zaupnost podatkov, draga prekinitev sodelovanja,

nedoseganje zastavljenih ciljev, izguba internih znanj in sposobnosti ter prenos vseh

tveganj, ki jim je izpostavljen zunanji izvajalec, vključno z negativno publiciteto.

7

3 RAČUNALNIŠTVO V OBLAKU

Zunanje izvajanje IT je z računalništvom v oblaku povzročilo pravo revolucijo v svetu

računalništva – industrializacijo IT. Tako kot si danes le redki gradijo svoj vodnjak, če že imajo

priključek za javni vodovod, vedno več organizacij opušča lastne računalniške rešitve in prek

interneta izkorišča rešitve v oblaku. Te so na voljo takoj in dokaj poceni, kljub temu da so

zasnovane vnaprej, pa večini povsem zadoščajo. Tako kot pri obleki ali pohištvu, si

organizacije sicer lahko naročijo računalniški sistem po meri, vendar je to drago in zamudno.

Uporabniki interneta se pri vsakodnevnem delu srečujejo s številnimi brezplačnimi

storitvami v oblaku: iskalniki (Bing, Google, Najdi.si) elektronsko pošto (Hotmail, Gmail,

Yahoo), družabnimi omrežji (Facebook, Twitter, LinkedIn), izmenjavo datotek in videov

(YouTube, SkyDrive, Dropbox), ipd.

Na voljo pa so tudi številne plačljive storitve v oblaku, namenjene predvsem poslovnim

uporabnikom, npr. pisarniški rešitvi Microsoft Office 365 in Google Apps, rešitev za

upravljanje odnosov s strankami Salesforce.com, strežniške kapacitete Amazon, itd.

3.1 Razvoj računalništva v oblaku

Zametki računalništva v oblaku segajo v leto 1995. Internetne povezave so takrat že

omogočale, da so ponudniki programskih storitev (ASP) svoje storitve strankam ponudili

prek oddaljenih strežnikov. Model se ni najbolje obnesel, saj je na strani uporabnika zahteval

zapleteno začetno namestitev in nastavitev, ponudniki pa so nudili storitve na osnovi ena

na ena, kar ni omogočalo takšne skalabilnosti kot jo poznamo danes (Smith, 2012, str. 3).

Za pionirja sodobnega računalništva v oblaku velja Salesforce.com. Svojim strankam so že

leta 1999 prek preproste spletne strani ponudili svoje poslovne aplikacije. Leta 2002 je sledil

Amazon s svojo zbirko oblačnih storitev, ki so jo leta 2006 nadgradili v Elastic Compute

cloud (EC2). Številnim organizacijam in posameznikom je bil takrat prvič omogočen najem

računalnikov preko spleta. Istega leta je Google začel s pisarniško rešitvijo v oblaku Google

Docs, Microsoft pa leta 2008 z njihovo platformo Windows Azure (Arif, 2009).

3.2 Značilnosti računalništva v oblaku

V nekaj letih se je razvilo računalništvo v oblaku (angl. cloud computing), ki omogoča

enostaven dostop na zahtevo do zaloge zelo elastičnih računalniških virov, dosegljivih kot

storitev prek omrežja (običajno interneta). Uporabnikom nudi učinkovito in zanesljivo

tehnologijo za minimalno ceno, pri čemer jim ni potrebno skrbeti kje in kako deluje (Marks

& Lozano, 2010, str. 28).

Že od nekdaj je v računalniških shemah internet običajno prikazan kot oblak, zato se je tudi

v Sloveniji uveljavil izraz računalništvo v oblaku za storitve, ki se izvajajo nekje v tem oblaku,

pogosto na uporabniku neznanih lokacijah. Iz tega so se razvile številne izpeljanke, kot so

storitve v oblaku, javni oblak, varnost v oblaku, pisarniške rešitve v oblaku, ipd.

8

Računalništvo v oblaku v osnovi delimo na več plasti oz. nivojev (Krutz & Vines, 2010, str.

37-42; Strømmen-Bakhtiar & Razavi, 2011, str. 45-46):

Infrastruktura kot storitev (angl. Infrastructure as a Service, krat. IaaS).

Administratorjem nudi zgolj zelo dinamično osnovno računalniško strojno in

programsko opremo, torej omrežje, izenačevalnike obremenitve, hrambo podatkov,

procesorsko moč, ipd. Uporabnik ima popoln nadzor nad operacijskim sistemom in

aplikacijami.

Računalniško okolje kot storitev (angl. Platform as a Service, krat. PaaS). Razvijalcem

že zagotavlja programski vmesnik, običajno vključuje operacijski sistem, podatkovno

bazo, spletni strežnik, itd. Infrastruktura se samodejno prilagaja potrebam aplikacij.

Programje kot storitev (angl. Software as a Service, krat. SaaS). Končnim

uporabnikom omogoča takojšnjo uporabo aplikacij, ki so že nameščene na ustrezni

infrastrukturi, okolju in primerno nastavljene.

Razvijajo se še novi modeli, npr. namizje kot storitev (angl. Desktop as a Service, krat. DaaS)

ali omrežje kot storitev (angl. Network as a Service, krat. NaaS). Sčasoma torej pričakujemo,

da bo prek oblaka dosegljivih še več storitev, vključno s poslovnimi procesi.

Vse najbolj razširjene rešitve v oblaku so na voljo v javnem oblaku, nekatere pa lahko

vzpostavimo tudi na lastni infrastrukturi. Glede na okolje, kjer so uporabnikom na voljo,

poznamo štiri vrste oblakov (McDonald, 2010, str. 20-23; Marks & Lozano, 2010, str. 37-38):

Javni oblak (angl. public cloud) prek interneta nudi storitve vsakemu uporabniku, ki

bi to želel. Najemnik nima velikih začetnih stroškov, a običajno tudi ne veliko

možnosti za prilagajanje.

Zasebni oblak (angl. private cloud) praviloma vzpostavijo organizacije samo zase,

pogosto ker jim je zelo pomembna varnost in zasebnost. To zahteva veliko začetno

investicijo, stroški pa tudi kasneje niso tako predvidljivi kot pri javnem oblaku.

Oblak skupnosti (angl. community cloud) si deli omejeno število organizacij s

podobnimi sistemskimi zahtevami. Stroške si delijo, zato je to ceneje kot zasebni, a

še vseeno dražje kot javni oblak.

Hibridni oblak (angl. hybrid cloud) predstavlja skupno rabo enega ali več oblakov in

lastnih kapacitet, npr. za shranjevanje najbolj občutljivih podatkov. Omogoča več

prilagodljivosti kot javni in več skalabilnosti kot zasebni oblak. Primer takšne rabe je

razširitev oblaka1.

V nadaljevanju bomo uporabljali izraz najemnik (angl. tenant) za organizacijo ali

posameznika, ki se poslužuje storitev računalništva v oblaku in izraz ponudnik (angl.

provider) za organizacijo, ki te storitve zagotavlja.

1 Razširitev oblaka (angl. cloud bursting) je prenos prekomerne delovne obremenitve zasebnega oblaka na javni

oblak (Slovensko društvo Informatika, 2001-2013).

9

3.3 Varnost računalništva v oblaku

Informacijski pooblaščenec (2012, str. 30) priporoča, da organizacije pred odločitvijo o

iznosu osebnih podatkov v oblak izvedejo temeljite analize tveganj in da predvsem

občutljivih osebnih podatkov do uveljavitve trdnih varovalk ne prenašajo v oblak. Ne glede

na vse, namreč najemnik nosi primarno odgovornost za morebitno zlorabo osebnih

podatkov, zato mora biti prepričan, da je ponudnik vreden zaupanja.

Pri izbiri ponudnika je potrebno upoštevati tudi morebitne zakonske omejitve. Direktiva EU

o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih

podatkov na primer določa posebne pogoje za iznos osebnih podatkov iz držav članic

(Uradni list Evropske unije, 1995). V ZDA, kjer imajo sedež številni ponudniki, je zakonodaja

na tem področju precej drugačna in ne zadošča merilom EU. Njihova podjetja se zato lahko

prostovoljno vključijo v režim Varni pristan (angl. Safe Harbor) in se s tem zavežejo k

spoštovanju strožjih načel.

Po drugi strani zadnja razkritja potrjujejo ugotovitve nekaterih strokovnjakov, da lahko

ameriški organi pregona in obveščevalne službe na podlagi protiteroristične zakonodaje

(npr. zakona o domovinski varnosti, angl. Patriot Act) dostopajo celo do podatkov,

shranjenih v evropskih podatkovnih centrih, pod evropsko sodno oblastjo. Dovolj je že, da

gre za ameriškega ponudnika ali samo za ponudnika, ki redno posluje tudi v Združenih

državah Amerike (Van Hoboken, Arnbak, & Van Eijk, 2012, str. 36).

Glede na to, koliko pozornosti se namenja varnosti podatkov v oblaku, pa se je to dolgo

zanemarjalo na področju istovetenja (angl. identification) in overjanja (angl. authentication)

uporabnikov. V tradicionalnem svetu IT je že več let znan in uporabljen koncept

večstopenjskega overjanja (ang. multi-factor authentication), ki za uspešno prijavo

uporabnika zahteva dva ali več faktorjev (Wikipedia, 2013):

faktor poznavanja (kar uporabnik pozna), npr. geslo, PIN ali vzorec;

faktor lastništva (kar uporabnik ima), npr. pametno kartico, USB ključ ali žeton2;

neločljiv faktor (kar uporabnik je), torej biometrične podatke, npr. prstni odtis.

Večina storitev v oblaku za prijavo še vedno zahteva zgolj uporabniško ime in geslo (faktor

poznavanja), kar predstavlja veliko varnostno luknjo. Vsi večji ponudniki so v zadnjem času

sicer omogočili tudi dvo faktorsko overjanje, vendar ga mnogi najemniki še ne uporabljajo

in se s tem izpostavljajo večjemu tveganju.

2 Žeton (angl. token) je enkratno geslo, ki ga generira identifikacijska kartica, pametni telefon ali ga uporabnik

prejme na mobilni telefon preko sporočila SMS.

10

3.4 Prednosti in slabosti računalništva v oblaku

Tri glavne prednosti računalništva v oblaku so fleksibilnost, skalabilnost in nizka cena. Smith

(2012, str. 5) še natančneje opisuje nekatere prednosti:

Dostop do virov: za ugodno ceno lahko stranka po potrebi izkoristi skoraj poljubno

strežniških kapacitet.

Mobilnost: prek spletnega brskalnika lahko do storitev dostopamo z različnih

naprav, s kjerkoli in kadarkoli.

Skalabilnost: zaračunavanje običajno temelji na mesečni naročnini ali dejanski

porabi kapacitet. To je še posebej koristno pri hitri rasti organizacije ali velikem

nihanju povpraševanja (npr. obisk spletne strani).

Varnost podatkov: ponudniki imajo specializirane strokovnjake za varnost, ki si jih

sam najemnik najbrž ne bi mogel privoščiti.

Finančni prihranki: začetna investicija je pri javnem oblaku majhna (ali je sploh ni),

plačamo točno toliko kot potrebujemo, na osnovi ekonomije obsega pa ponudniki

lahko zagotovijo zelo nizke cene storitev.

Vzdrževanje in podpora: ponudnik prevzame vso skrb za vzpostavitev, varnostno

kopiranje, posodabljanje in nadgrajevanje, ki je praviloma hitro in neopazno za

uporabnike.

Prijaznost okolju: lastni strežniki večino časa pogosto delujejo le na nekaj odstotkih

moči, v podatkovnih centrih pa bolj optimizirano, na približno 80 % moči in z bolj

varčnimi komponentami.

Brezplačen preizkus: nekateri ponudniki najemnikom omogočajo, da nekaj časa

zastonj preizkušajo njihove storitve in preverijo, če se resnično ujemajo z njihovimi

pričakovanji.

Ena največjih prednosti računalništva v oblaku je hkrati tudi njegova šibkost, zahteva namreč

hitro in zanesljivo internetno povezavo. Tveganje izpada lahko delno omilimo z zakupom

dodatne povezave, a je smiselno preveriti, če ta res uporablja drugo infrastrukturo kot

primarna. Kjer z internetno povezavo običajno ni težav, lahko kljub občasnim internetnim

izpadom v končni fazi dosežemo večjo zanesljivost, saj storitve v oblaku praviloma

zagotavljajo višji odstotek neprekinjenega delovanja kot lastna infrastruktura.

Številni imajo pomisleke o varnosti, ker najemnik nima več neposrednega nadzora nad vso

infrastrukturo IT, ki je po možnosti celo v drugi državi. Popolne varnosti sicer ni, vendar

ponudniki večinoma že dosegajo vsaj standard ISO/IEC 27001 za sistem vodenja varovanja

informacij, ki ga mnoge organizacije v lastnem okolju nimajo vzpostavljenega.

Potencialna nevarnost je tudi odvisnost najemnika od ponudnika storitev, vendar se z

določeno stopnjo odvisnosti od dobaviteljev srečujejo vse organizacije že na drugih

področjih. Kot v ostalih primerih, je zato smiselno pripraviti oceno tveganja še pred

podpisom pogodbe, kasneje pa spremljati poslovanje ponudnika.

11

4 PISARNIŠKE REŠITVE V OBLAKU

Že vse od prvih računalnikov je v organizacijah prisotna ideja o digitalni pisarni.

Uporabnikom naj bi povsem neodvisno od lokacije omogočala opravljanje nalog, deljenje

informacij in skupinsko delo z ostalimi v organizaciji ali njihovimi partnerji (White, 2012, str.

209). Prav to je mogoče s pisarniškimi rešitvami v oblaku.

4.1 Razvoj pisarniških rešitev v oblaku

Jamske poslikave in več tisoč let stari zapisi pričajo, da imamo ljudje od nekdaj potrebe po

zapisovanju in komunikaciji. Že vladarji prvih visokih civilizacij so imeli svoje uradnike, ki so

opravljali nekakšno pisarniško delo in to se ni veliko spreminjalo do konca 19. stoletja, ko

so izumili električno razsvetljavo, telegraf, telefon ter računski in pisalni stroj. Sredi 20.

stoletja se je začel razcvet električnih računalnikov, ki so kmalu dobili še grafični vmesnik.

Za urejanje besedil sta bila v osemdesetih zelo priljubljena programa WordStar in

WordPerfect, za urejanje preglednic pa Lotus 1-2-3. Po letu 1990 je vodilno vlogo na

področju računalniških pisarniških rešitev prevzel Microsoft s programi Word, Excel in

PowerPoint, ki jih je združil v paket Microsoft Office. V naslednjih različicah so paketu dodali

še številne druge pisarniške programe in kljub konkurenci, kot sta odprtokodna paketa

OpenOffice in LibreOffice, pri Microsoftu (2013c, str. 2) ocenjujejo, da njihov Office uporablja

kar milijarda ljudi, torej vsak sedmi zemljan.

Odlične rešitve za pisarniško delo so vzpostavili v številnih organizacijah, vendar to ne

zadošča več. Vse bolj je prisoten trend dela na daljavo (angl. telecommuting) in pristop

"prinesi svojo napravo" (angl. bring your own device, krat. BYOD). V ZDA je 95 % zaposlenih

že uporabljalo kakšno od njihovih lastnih naprav v službene namene (Forrester Research,

2011) in predvsem v majhnih in srednje velikih podjetjih želijo biti bolj mobilni – 71 % jih

želi tehnologijo, ki bi njihovim zaposlenim omogočala delo kjerkoli in kadarkoli (Edge

Strategies in Microsoft, 2011).

Microsoft je leta 2005 zato začel s svojim programom MSN University (kasneje Live@edu),

ki je šolam v storitvi Hotmail omogočal gostovanje elektronske pošte za študente, kasneje

pa še shranjevanje, urejanje in deljenje dokumentov z Office Live Workspace (Kumar, 2009,

str. 26). Kmalu so podobno storili pri Googlu in leta 2007 to ponudili tudi podjetjem.

4.2 Značilnosti pisarniških rešitev v oblaku

Glavna značilnost pisarniških rešitev v oblaku je, da uporabniku za njihovo uporabo na

računalnik ali drugo podobno napravo ni potrebno nameščati nobene dodatne programske

opreme, ker je ta dosegljiva kot storitev prek interneta, v oblaku. Za njihovo vzdrževanje in

upravljanje v celoti poskrbi javni ali zasebni ponudnik.

12

Kot je prikazano na sliki 1, lahko v pisarniškem okolju bolj ali manj uporabljamo rešitve v

oblaku (Suck-hyun, Sun Young, & Jung-yup, 2013, str. 36-37):

Poslovni podatki v oblaku olajšajo sodelovanje med uporabniki in omogočajo varno

ter sistematično upravljanje z njimi, tudi varnostno kopiranje.

Programje v oblaku nudi več svobode pri izbiri naprave ali operacijskega sistema in

poenostavi vzdrževanje.

Namizje v oblaku za uporabo zahteva zgolj terminal z monitorjem in tipkovnico ter

s tem prinaša skoraj popolno avtomatizacijo upravljanja uporabniškega okolja.

Slika 1: Tehnološki modeli pisarne v oblaku

Vir: Suck-hyun, Sun Young, & Jung-yup, 2013, str. 37.

Programske pisarniške rešitve v oblaku običajno zajemajo storitve za:

Komunikacijo: elektronsko pošto, neposredno sporočanje in video konference.

Organizacijo: koledar, opravila in upravljanje projektov.

Upravljanje vsebin: ustvarjanje, shranjevanje, pregledovanje in skupinsko urejanje

dokumentov, nadzor dostopa in izdelavo spletnih mest.

Za pisarniške rešitve v oblaku veljajo podobne prednosti in slabosti, kot jih v poglavju 3.4

opisujemo za ostale storitve v oblaku, prinašajo pa tudi pomembne spremembe v načinu

dela. Uporabniki so manj odvisni od naprave in lokacije, zato so pri delu lahko bolj mobilni,

produktivni na poti in včasih dosegljivi tudi izven rednega delovnega časa. Storitve so med

seboj tesno povezane, kar prihrani veliko dragocenega časa in ker se vsi podatki nahajajo v

oblaku, je poenostavljeno sodelovanje in skupinsko delo z ostalimi.

Veliko jih še vedno ne želi uporabljati pisarniških rešitev izključno v oblaku, ker ne želijo biti

odvisni od zanesljivosti njihove internetne povezave. Tega se ponudniki zavedajo in v veliki

meri omogočajo tudi sinhronizacijo in urejanje dokumentov lokalno na računalniku, zato je

strah pred manjšo produktivnostjo s tega razloga odveč (Winterberg, 2013, str. 41).

Osebni

računalnik

Podatki

Programje

Operacijski sistem

Terminal

Podatki

v oblaku

Podatki

Programje

Operacijski sistem

Terminal

Programje

v oblaku

Podatki

Programje

Operacijski sistem

Terminal

Namizje

v oblaku

Podatki

Programje

Operacijski sistem

Terminal

13

4.3 Ponudniki pisarniških rešitev v oblaku

Na področju shranjevanja poslovnih podatkov v oblaku, je najbolj priljubljen ponudnik

DropBox, ki to zasebnim in poslovnim uporabnikom omogoča od leta 2008. Dokaj izenačene

tržne deleže imajo Google Drive (z začetki leta 2006), Microsoft SkyDrive (od leta 2007) in

Apple iCloud (od leta 2011). Precej manj v organizacijah uporabljajo storitve številnih ostalih

ponudnikov, kot so Amazon Simple Storage Service ali Box (OPSWAT, 2013, str. 4).

Nesporno vodilni programski pisarniški rešitvi v oblaku sta Google Apps in Microsoft Office

365. Google svojo rešitev komercialno trži že od leta 2007, kar je zagotovo eden od razlogov

za njihov daleč največji tržni delež, predvsem v manjših podjetjih. Microsoft je na to področje

vstopil šele leta 2011, vendar sploh v zadnjih mesecih hitro pridobiva nove uporabnike

(BitTitan, 2013). Hitro rast tržnega deleža rešitve Office 365 lahko pričakujemo tudi v

prihodnje, zlasti zaradi tesne integracije z namizno pisarniško zbirko Office (Leonard, 2013).

IBM je sicer že leta 2009 najavil njihovo pisarniško rešitev v oblaku LotusLive, vendar tudi po

prenovi in preimenovanju v IBM SmartCloud For Social Business leta 2012 ni videti, da bi

resneje ogrožali tekmeca. Prav tako ne Apple, ki je pred kratkim predstavil svojo spletno

pisarno iWork for iCloud, a jo bodo najbrž uporabljali predvsem lastniki njihovih naprav in

le redke večje organizacije. Nekateri manjši ponudniki so razvili lastne pisarniške rešitve v

oblaku, veliko pa jih za svoje stranke vzpostavi zasebni oblak z že uveljavljenimi rešitvami.

Namizje v oblaku še ni tako razširjeno. Pionir na tem področju je Desktone, po nekaterih

virih pa naj bi tudi Microsoft že pripravljal njihovo namizje kot storitev (Foley, 2013).

V naslednjem poglavju bomo podrobneje predstavili programsko pisarniško rešitev v oblaku

Microsoft Office 365, njene glavne značilnosti in osrednje storitve.

14

5 MICROSOFT OFFICE 365

Microsoft Office 365 (v nadaljevanju: Office 365) je skupno ime za Microsoftove pisarniške

rešitve v oblaku za zasebno rabo in organizacije. Domačim uporabnikom je na voljo paket

Office Home Premium, ki zajema naročnino na najnovejšo različico programov zbirke Office

(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher in Access) za največ 5 računalnikov

in 5 mobilnih naprav, dodatnih 20 GB spletnega prostora za shranjevanje v storitvi SkyDrive

ter 60 minut na mesec za klice Skype po vsem svetu (Microsoft, 2013a).

Za organizacije se paketi v osnovi delijo na pakete za majhna podjetja (Small Business),

srednje velika podjetja (Midsize Business), velika podjetja (Enterprise), izobraževalne

organizacije (Education) in vladne ustanove (Government). Ti paketi se delijo še podrobneje

in vključujejo različen obseg storitev, kar predstavljamo v tabeli 13.

Tabela 1: Obseg storitev v paketih Office 365

Storitev / paket

Sm

all B

usi

ness

Sm

all B

usi

ness

Pre

miu

m

Mid

size

Bu

sin

ess

En

terp

rise

E1

Ed

ucati

on

A2

Go

vern

men

t G

1

En

terp

rise

E3

Ed

ucati

on

A3

Go

vern

men

t G

3

En

terp

rise

E4

Ed

ucati

on

A4

Go

vern

men

t G

4

En

terp

rise

K1

Go

vern

men

t K

1

Exchange Online Da Da Da Da Da Da Da

SharePoint Online Da Da Da Da Da Da Da

Lync Online Da Da Da Da Da Da Ne

Office Web Apps Da Da Da Da Da Da Da

Office 365 ProPlus Ne Da Da Ne Da Da Ne

Project Online Ne Ne Ne Ne Ne Ne Ne

Vir: Microsoft, 2013b.

Microsoft je Office 365 prvič predstavil sredi leta 2011, danes pa te storitve uporablja že

vsako peto veliko podjetje, ki je njihova stranka. Med njimi je mogoče najti številne

mednarodno uveljavljene organizacije, kot so Tesco, Barilla America, Starbucks, Coca-Cola

Enterprises ter Mednarodna federacija društev Rdečega križa in Rdečega polmeseca. V

Sloveniji poleg Ekonomsko-poslovne fakultete Maribor velja omeniti tudi Mercator, kjer

Office 365 uporablja približno 6000 uporabnikov, in največjega proizvajalca jekla v Sloveniji,

Skupino SIJ – Slovenska industrija jekla, s približno 1100 uporabniki (Microsoft Slovenija,

2013).

3 Paketi se razlikujejo tudi znotraj posamezne storitve, kar je podrobno predstavljeno na strani

http://technet.microsoft.com/en-us/library/office-365-platform-service-description.aspx.

15

Glavne značilnosti polne poslovne različice rešitve Office 365 so (Forrester Research, 2013,

str. 25-26):

Pisarniška zbirka Office: zadnje različice namiznih programov Word, PowerPoint,

Excel, OneNote, Outlook, Access, Publisher in InfoPath.

Office na več napravah: računalnikih Windows in Mac, tabličnih računalnikih

Windows ter mobilna različica na telefonih Windows Phone, Android in iPhone.

Office na zahtevo: zagon polne različice programov Office neposredno z interneta

na katerikoli računalnik z operacijskim sistemom Windows 7 ali Windows 8.

Office Web Apps: ustvarjanje in urejanje dokumentov Word, OneNote, PowerPoint

in Excel v kateremkoli sodobnem brskalniku.

Elektronska pošta: prek odjemalca ali spletnega vmesnika, s 25 GB prostora na

uporabnika, pošiljanjem sporočil do velikosti 25 MB in koledarji v skupni rabi.

Napredna elektronska pošta: možnost arhiviranja, zadržanja na podlagi pravnih

pravil in politika za preprečevanje izgube ali uhajanja podatkov.

Nadzor nad dostopom do elektronskih sporočil in datotek: onemogočen ogled

datotek nepooblaščenim osebam, tudi če se poslane izven organizacije.

Integracija z glasovno pošto: podpora za gostovano glasovno pošto s samodejnim

odzivnim sistemom in možnostjo dostopa s kjerkoli.

Intranetna mesta: skupinsko delo na projektih in ohranjanje vseh povezanih

dokumentov, opravil in pogovorov na enem mestu.

Skupna raba datotek: vsak uporabnik ima 7 GB osebnega prostora v storitvi

SkyDrive Pro za shranjevanje in deljenje datotek na spletu, ki jih lahko sinhronizira z

računalnikom in do njih dostopa tudi brez internetne povezave.

Napredna orodja za poslovno obveščanje: interaktivne nadzorne plošče, analiza

masivnih podatkov4 in njihova vizualizacija s PowerPivot in Power View.

Spletne konference: neposredno sporočanje s prikazom prisotnosti, avdio in video

sestanki z možnostjo deljenja namizja ter videokonference v visoki ločljivosti.

Enostavna administracija: upravljanje storitev prek spletnega portala ali

avtomatizirano z ukazi PowerShell.

Zanesljivost: sporazum o ravni storitve jamči 99,9 % neprekinjeno delovanje, ki je

podprto s finančnim zavarovanjem.

Varnost in zasebnost: 5 plasti varnosti in proaktivno nadzorovanje, podatki iz

elektronska pošte in dokumentov pa se ne uporabljajo za oglaševalske namene.

Ažurnost: samodejne posodobitve in nadgradnje storitev, vključno z novimi

funkcionalnostmi.

Podpora: spletni portal za upravljanje podpornih zahtevkov in telefonska podpora

IT 24 ur na dan, vse dni v tednu.

V nadaljevanju bomo podrobneje opisali nekatere storitve, ki so vključene v Office 365:

Exchange Online za elektronsko pošto, SharePoint Online za spletna mesta, Lync Online za

poenoteno komunikacijo in Project Online za upravljanje projektov.

4 Masivni podatki (angl. big data) so velike količine kompleksnih in praviloma nestrukturiranih podatkov iz

medsebojno neodvisnih podatkovnih virov (Slovensko društvo Informatika, 2001-2013).

16

5.1 Exchange Online

Exchange Online je Microsoftova storitev za elektronsko pošto poslovnega razreda v oblaku,

ki jo organizacija lahko prilagodi tako, da za elektronske naslove uporablja svojo lastno

internetno domeno (npr. ime@organizacija.si). Storitev zajema štiri področja:

Pošta: Vsak uporabnik dobi 25 GB prostora v elektronskem poštnem nabiralniku, v

nekaterih paketih neomejen prostor za arhiviranje, pošilja pa lahko sporočila do

velikosti 25 MB. Vgrajena so pravila za preprečevanje izgube podatkov, obrambni

mehanizmi proti virusom, neželeni pošti in lažnim sporočilom ter preprečevanje

nenamernega pošiljanje občutljivih podatkov nepooblaščenim osebam.

Koledar: Koledar je namenjen beleženju dogodkov in vseh pomembnih informacij o

njih. Mogoče je ustvariti več koledarjev in drugim uporabnikom omogočiti različne

nivoje dostopa do njih. Na dogodke lahko povabimo še ostale udeležence, s

pomočnikom za razporejanje preverimo njihovo razpoložljivost, rezerviramo

potrebne vire (npr. konferenčno sobo) in spremljamo odziv povabljencev.

Osebe: Na enem mestu lahko iščemo, ustvarjamo in urejamo svoje stike z vsemi

njihovimi kontaktnimi podatki in fotografijo. Združevati jih je mogoče v zasebne

skupine ali skupine v skupni rabi. Če poštni račun povežemo z omrežjema LinkedIn

ali Facebook, se nam skupaj prikazujejo vse informacije o posameznem stiku.

Opravila: Med opravili se prikazujejo sporočila, ki jih označimo z zastavico in

opravila, ki jih ustvarimo sami ali nam jih pošljejo drugi. Zabeležimo lahko njihovo

prioriteto, napredek, z njimi povezane roke, porabljen čas in kilometrino.

Za polno uporabniško izkušnjo je najbolje uporabljati najnovejši program Microsoft

Outlook, a so za osnovne funkcionalnosti podprti tudi vsi ostali odjemalci elektronske pošte.

Dostop od kjerkoli, prek spletnega brskalnika, je mogoč prek spletnega programa Outlook

Web App, ki ima zelo podoben uporabniški vmesnik kot namizni program Outlook. Z nekaj

omejitvami je Outlook Web App (slika 2) mogoče v prenosnem ali namiznem računalniku

uporabljati celo brez internetne povezave.

Slika 2: Outlook Web App

17

Tudi večina novejših mobilnih telefonov (Windows Phone, Android, Symbian in BlackBerry)

podpira sinhronizacijo pošte, koledarja, oseb in opravil. To je še posebej koristno pri menjavi

telefona, saj se nam samodejno prenesejo vsi ti podatki. V primeru izgube ali kraje telefona

jih lahko na daljavo izbrišemo in preprečimo nepooblaščen dostop.

5.2 SharePoint Online

SharePoint Online je zmogljivo okolje za javne in interne spletne portale. Omogoča

ustvarjanje mest, torej skupin sorodnih spletnih strani in programov, kjer ekipa sodeluje pri

projektih in si izmenjuje informacije. Številne predloge mest so pripravljene že vnaprej, a jih

lahko prilagodimo po svojih željah. Pod eno samo mesto je mogoče razvrstiti več podmest

in strani, jih združevati v zbirke mest in pri tem natančno upravljati dovoljenja uporabnikov

za ogled ali urejanje posameznih mest.

Shranjevanju dokumentov, slik in drugih vrst datotek so namenjene knjižnice v SharePointu

Online (slika 3). Nove dokumente lahko ustvarimo kar znotraj mest ali jih shranimo

neposredno iz programov zbirke Office. Nastavimo lahko sledenje različic datotek v knjižnici,

da imamo pregled nad vsemi njihovimi spremembami in jih kadarkoli povrnemo na prejšnje

stanje. Med urejanjem lahko datoteko rezerviramo in ostalim onemogočimo njeno

spreminjanje, knjižnico pa je mogoče nastaviti tudi tako, da zahteva odobritev vsebine pred

prikazom vsem uporabnikom.

V novi različici SharePointa je še posebej veliko možnosti za sodelovanje in druženje skozi

delo. Kot pri družbenih omrežjih lahko urejamo svoj profil, z ostalimi delimo svoje zamisli,

spremljamo delo sodelavcev, sledimo novostim na priljubljenih mestih in vse to še razširimo

s povezavo s poslovnim družbenim omrežjem Yammer.

Slika 3: SharePoint Online

18

5.3 Lync Online

Lync Online je storitev za poenoteno komunikacijo, s katero se lahko povežemo z drugimi

preko neposrednega sporočanja, video klicev in spletnih srečanj. Najemnik za delovanje ne

potrebuje svojega strežnika Lync, saj se nahaja v oblaku, uporabniki pa lahko prek spletnega

brskalnika uporabljajo Lync Web App z nekoliko omejenimi zmožnostmi ali si na računalnik

oz. mobilni telefon namestijo ustrezen odjemalec Lync.

Nudi nam pregled nad prisotnostjo sodelavcev in vsemi njihovimi kontaktnimi podatki.

Enostavno lahko preklapljamo med različnimi načini komunikacije, z ostalimi delimo svoje

namizje, program ali predstavitev, ustvarimo anketo in sproti delamo zapiske. Povezljivost s

storitvijo Skype omogoča, da komuniciramo tudi z dobavitelji, strankami ali partnerji, ki

Lynca ne uporabljajo.

5.4 Project Online

V storitev Project Online so vključena orodja za upravljanje portfeljev in projektov, med

drugim Project Web App (slika 4) za delo prek brskalnika in namizni program Project Pro za

Office 365. V spletnem vmesniku lahko ustvarjamo in urejamo projekte, z njimi povezana

opravila in vire. Podrobno lahko beležimo porabljen čas in potek izvajanja ter pripravimo

ustrezna poročila v središču za poslovno obveščanje.

Slika 4: Project Web App

19

6 UVAJANJE PISARNIŠKIH REŠITEV V OBLAKU

S storitvami v oblaku so se mnoge organizacije prvič srečale, ko se je kdo od zaposlenih

naveličal čakanja na oddelek IT in zato na lastno pest najel rešitev v oblaku. Takšen pristop

je zaskrbljujoč, saj ruši integriteto informacijskega sistema in ogroža njegovo varnost

(Ahorlu, 2012, str. 16). Odločitev o zunanjem izvajanju v oblaku je strateška, zato mora biti

sprejeta na najvišji ravni organizacije, v sodelovanju z vsemi ključnimi deležniki.

Odločitev za pisarniško rešitev v oblaku pa še zdaleč ni dovolj. Osnova za njeno uspešno

uvedbo in nasploh delovanje IT v organizaciji, je ustrezna in zadostna IT kultura organizacije.

Njeno pomanjkanje se pogosto kaže kot odpor do investicij v IT ali kot netoleranten odnos

do tehnologije. Veliko pomanjkanje znanja in predanosti IT v vodstvu podjetja za

organizacijo običajno pomeni neustrezne sisteme in neprimerno opremljeno osebje. Ko se

pomanjkanje znanja pokaže tudi v oddelku IT in ne zagotavljajo več stroškovno učinkovitih

sistemov, pa je rezultat draga tehnologija, ki se skoraj ne uporablja (Kendrick, 2009, str. 46).

6.1 Ključni deležniki

Pred vsemi drugimi aktivnostmi v zvezi z uvajanjem pisarniške rešitve v oblaku, moramo v

organizaciji najprej identificirati vse deležnike, ki bodo vključeni v to spremembo. Poleg

ožjega vodstva, informatikov in uporabnikov, so to pogosto še finančna, pravna in kadrovska

služba ter partnerji organizacije (npr. stranke ali zunanji izvajalci na področju IT).

Ključni deležniki so torej posamezniki ali organizacije, ki lahko vplivajo na določanje potreb

naše pisarniške rešitve ali pa bo ta rešitev celo vplivala na njihovo delo. To so deležniki, ki

(Glinz & Wieringa, 2007, str. 18-19):

bodo rešitev uporabljali ali so neposredno vpleteni v proces, ki ga spreminjamo;

so odgovorni za poslovanje oz. proces, ki ga rešitev podpira;

so vpleteni v razvoj rešitve kot razvijalci, preizkuševalci, vodje projekta, ipd.;

bodo uvajali, upravljali in vzdrževali rešitev po njeni uvedbi;

imajo finančni interes (npr. bodo plačali za rešitev);

regulirajo sistem s pravnega vidika;

bodo morda negativno prizadeti zaradi uvedbe (ti. negativni deležniki).

V oddelkih IT računalništvo v oblaku včasih dojemajo kot grožnjo in preprečujejo uspešno

izvedbo takšnih projektov. Williams (2010, str. 118-119) pojasnjuje, da se zaposleni bojijo,

da ne bi več imeli nadzora nad ključnimi sistemi ali da bi celo izgubili službo. Ta strah je

upravičen, saj je ena glavnih prednosti računalništva v oblaku prav zmanjšanje potrebe po

upravljanju zalednih sistemov IT. Po drugi strani to zaposlenim v IT omogoča, da se bolj

osredotočijo na naloge z višjo dodano vrednostjo, zato jim je potrebno pred uvajanjem

rešitve v oblaku to pojasniti in pri uvajanju izkoristiti njihova znanja.

20

6.2 Izbira pisarniške rešitve

Pisarniška rešitev v oblaku ni nujno boljša izbira od naše obstoječe rešitve ali kakšne druge

tradicionalne pisarniške rešitve. V postopku izbire moramo zato natančno opredeliti naše

potrebe in v analizi primerjati različne rešitve.

6.2.1 Opredelitev potreb

Edini racionalni razlog za uvajanje nove pisarniške rešitve je njena zmožnost, da potrebe

ključnih deležnikov v organizaciji zadovolji bolje, kot trenutna rešitev. To so lahko potrebe

vodstva po večji agilnosti, finančne službe po nižjih stroških, oddelka IT po lažjem

upravljanju, najpomembneje pa je upoštevati potrebe končnih uporabnikov rešitve.

Za določanje prioritet je uporabna metoda MoSCoW, s katero potrebe razvrstimo v štiri

kategorije (Wilson, 2012, str. 359):

M (angl. must) – nujno potrebno za uspeh projekta.

S (angl. should) – potrebno za uspeh projekta, a lahko nekoliko počaka.

C (angl. could) – manj potrebno za uspeh projekta, vendar dobrodošlo.

W (angl. won't) – nepotrebno v tem trenutku, morda pa kdaj v prihodnosti.

Seveda je pri tej razvrstiti potrebno upoštevati tudi stroške, čas in vire ki jih imamo na voljo.

Osredotočimo se predvsem na najpomembnejše funkcionalnosti, saj zaradi narave

računalništva v oblaku ne moremo pričakovati, da bo kakšna takšna pisarniška rešitev

povsem zadovoljila vse naše potrebe. Njihovo ustreznost preverimo z analizo.

6.2.2 Analiza in ocena rešitev

Kljub številnim primerjavam računalništva v oblaku s komunalnimi storitvami, kot so voda,

plin ali elektrika, storitve v oblaku niso standardizirane in se med ponudniki močno

razlikujejo. Nemogoče jih je ocenjevati samo na osnovi cene, temveč je potrebno upoštevati

številne druge dejavnike, predvsem funkcionalnosti in nivo storitev (Kushida, Murray, &

Zysman, 2011, str. 213).

Kriteriji za izbor ponudnika so najbolj odvisni od naših potreb, vendar moramo v vsakem

primeru biti pozorni še na (Burnett, 2009, str. 39-40):

Izkušnje: Kakšne so reference ponudnika, kako dolgo že deluje na tem področju? Je

to njegova osnovna ali postranska dejavnost? Bi lahko sodelovanje z njim bilo v

navskrižju interesov? Koliko zaposlenih ima, kako so usposobljeni, s kakšno industrijo

in sistemi imajo izkušnje?

Kvaliteto: Kako ponudnik dokazuje znanje, kompetence in izkušnje zaposlenih?

Kakšen je njegov odnos do merjenja kvalitete? Ima certifikate s tega področja?

Združljivost: Si ponudnik in najemnik delita pričakovanja na področju kulture,

kodeksa delovanja in vizije tehnologije?

21

Prilagodljivost: Je ponudnik neodvisen od proizvajalcev strojne in programske

opreme? Bo zmožen podpirati naše poslovanje tudi v primeru širitve? Je inovativen?

Bo predlagal strategije za boljšo izrabo virov?

Stroške: Kakšne so cene ponudnika v primerjavi z ostalimi? Pri tem je pomembno

da jih primerjamo na enaki osnovi – za podobne storitve in pod istimi pogoji.

Finančno sposobnost: Kakšno je finančno stanje ponudnika? Morda deluje v okviru

večje skupine, ki lahko jamči zanj? Kdo je pravi lastnik?

Pri računalništvu v oblaku je vprašanje varnosti podatkov še bolj pomembno, kot pri

tradicionalnem zunanjem izvajanju. Da lahko realno ocenimo tveganja na tem področju,

moramo preveriti (Kendrick, 2009, str. 268):

kdo vse lahko poleg izvajalca samega še dostopa do podatkov;

katera sodišča so pristojna in lahko vpletena;

ustreznost varnostne politike;

skladnost izvajalca z vsemi zakonskimi predpisi na področju varovanja podatkov;

pooblastila, kompetence, usposobljenost in dosegljivost osebja izvajalca, ki dela s

podatki organizacije;

ukrepe za ponovno vzpostavitev po katastrofi in nadaljevanje poslovanja.

S finančnega vidika je poleg pogodbenih, potrebno upoštevati še nekatere druge morebitne

stroške (Kendrick, 2009, str. 58):

porabljen čas na projektu;

zunanja svetovanja pred, med in po projektu;

nakup dodatno potrebne strojne ali programske opreme;

odpravnine za odvečno osebje;

usposabljanja osebja za upravljanje pogodbe in SLA;

skrite stroški, npr. za storitve ki jih izvajalec zaračunava dodatno in niso del pogodbe.

Že v fazi izbire ponudnika je smiselno preveriti tudi, kaj bi pomenila zamenjava ponudnika:

kakšni so odpovedni roki, kako in v kakšnem formatu bomo dobili svoje podatke in koliko

bi nam ponudnik pri tem pomagal. Upoštevati moramo trajanje in stopnjo izpada poslovanja

v tem času in vse vidike uvajanja novega ponudnika (Smith, 2012, str. 7).

6.2.3 Izbira rešitve in sklenitev pogodbe

Vse obstoječe pisarniške rešitve so zasnovane vnaprej in ne povsem po naši meri. Še posebej

tiste v javnih oblakih so manj prilagodljive, zato moramo včasih sklepati kompromise, a

nikakor ne na račun nujno potrebnih zahtev deležnikov. Glede na izbrano rešitev oz.

ponudnika nato po potrebi izberemo še zunanjega izvajalca, ki bo poskrbel za uvedbo.

Pri manjših projektih uvedbe pisarniške rešitve v oblaku pogosto sploh nimamo osebnega

stika s ponudnikom, saj pogodbo sklenemo na daljavo, pri večjih pa s ponudnikom pogosto

tesno sodelujemo že v fazi analize in dogovor potrdimo s slovesnim podpisom pogodbe.

22

6.3 Uvedba pisarniške rešitve v oblaku

Uvedba pisarniške rešitve v oblaku poteka v treh korakih: načrtovanje, prilagajanje in

testiranje ter prenos podatkov in zagon v živo, kar podrobneje opisujemo v nadaljevanju.

Posebni poglavji posvečamo organizaciji projektne ekipe ter obveščanju in izobraževanju

uporabnikov.

6.3.1 Organizacija projektne ekipe

Obseg in sestava projektne ekipe sta odvisni od velikosti organizacije najemnika, njene

organizacijske strukture in načina uvedbe: samostojno ali s pomočjo zunanjega izvajalca (v

nadaljevanju: izvajalec). V vsakem primeru mora najemnik določiti vsaj sponzorja in vodjo

projekta ter ključne uporabnike.

Sponzor projekta je praviloma nekdo iz najvišjega vodstva organizacije, ki uživa spoštovanje

in zaupanje vseh ostalih vpletenih v projekt, za katerega se zavzema. Aktivno sodeluje pri

organizaciji projektne ekipe, nadzoruje delo vodje projekta, pomaga pri pridobivanju virov

in usklajevanju interesov ter posreduje v primeru večjih težav (Phillips, 2010, str. 13).

Vodja projekta ni nujno informatik. Vsaj toliko kot tehnične, so pomembne njegove

vodstvene, organizacijske, motivacijske, komunikacijske in ostale managerske sposobnosti.

Odgovoren je za pravočasno, kvalitetno in stroškovno učinkovito izvedbo projekta. Usklajuje

delo svoje ekipe in tesno sodeluje z vodjo projekta pri izvajalcu.

Ključni uporabniki prihajajo iz različnih oddelkov organizacije in so bodoči uporabniki

rešitve. Večinoma nimajo veliko tehničnih znanj, vendar dobro vsebinsko poznajo področja,

kamor se rešitev uvaja. Pomembno vlogo imajo pri določanju potreb, testiranju in uvajanju

med ostale uporabnike.

Tudi izvajalec določi sponzorja in vodjo projekta na svoji strani. Po potrebi, odvisno od

obsega projekta in dogovora z najemnikom, so v njegovi ekipi še:

Vsebinski svetovalci z dobrim poznavanjem posameznih storitev in številnimi

izkušnjami s projekti uvedbe. Tesno sodelujejo s ključnimi uporabniki najemnika,

predlagajo izboljšave in izobražujejo končne uporabnike.

Tehnični strokovnjaki, ki glede na specifikacije ustrezno prilagodijo rešitev in

poskrbijo za prenos podatkov. Delajo po navodilih vodje projekta pri izvajalcu, se

posvetujejo z vsebinskimi svetovalci, z najemnikom pa imajo redko neposreden stik.

Svetovalci za management sprememb, ki najemniku svetujejo predvsem na

področju organizacijske kulture, pri uvedbi sprememb in komunikaciji z vsemi

deležniki, vključno s premagovanjem individualnih odporov.

Če za uvedbo najemnik poskrbi sam, z lastnimi viri, mora sam poskrbeti za dovolj veliko in

usposobljeno ekipo. Še vedno se dogaja, da takšne projekte v celoti prevzame oddelek IT,

pri tem zanemari vsebinski del, izhaja iz netočnih potreb uporabnikov, končni rezultat pa je

neuporabna in pri uporabnikih nepriljubljena rešitev.

23

Kot smo že opozorili, niti zunanji izvajalec ne more uspešno izvesti projekta, če pri najemniku

obstaja lasten oddelek IT, ki bolj ali manj očitno zavrača sodelovanje z njim. Tudi če lasten

oddelek IT ni nosilec tehnične uvedbe, je njihovega predstavnika potrebno že od začetka

vključiti v projektno ekipo in jih sproti seznanjati o stanju.

6.3.2 Načrtovanje uvedbe

Pred vsemi nadaljnjimi koraki, mora projektna ekipa najprej pripraviti načrt uvedbe, ki

zajema (Williams, 2010, str. 111):

opredelitev projekta – njegovih namenov, smernic in jasnih poslovnih ciljev;

projektno ekipo – natančne vloge in naloge posameznikov;

sodelovanje z deležniki – predvsem s končnimi uporabniki;

obseg – glede na potrebe in vse omejitve;

časovnico – faze, aktivnosti in mejniki;

potrebne vire – proračun projekta;

upravljanje s tveganji;

merjenje kakovosti.

Če uvedba zajema tudi selitev elektronske pošte v oblak, je potrebno to še posebej skrbno

načrtovati. Večji ponudniki že v osnovi brezplačno podpirajo prenos podatkov iz

najpogostejših rešitev, če pa to ne zadošča, na trgu obstajajo številke specializirane rešitve,

ki podpirajo tudi bolj kompleksne scenarije (npr. MigrationWizz). V vsakem primeru je z

vidika načrtovanja prenosa elektronske pošte potrebno upoštevati več dejavnikov (Greve &

Strant, 2012, str. 88-89):

potek obveščanja uporabnikov;

komu in kaj se bo prenašalo (celoten poštni predal ali le najnovejša sporočila);

kdaj in kako se bo uporabnikom na novo nastavilo odjemalec za elektronsko pošto

(če ga sploh uporabljajo oz. potrebujejo);

število in velikost poštnih predalov za prenos;

hitrost internetne povezave za prenos podatkov v oblak;

hitrost sprejema podatkov v oblak (Exchange Online ima privzeto nastavljeno

omejitev 500 MB na uro).

6.3.3 Prilagajanje in testiranje rešitve

Pisarniških rešitev v oblaku ni mogoče veliko prilagajati, več možnosti pa imamo pri njihovi

integraciji z obstoječim informacijskim sistemom najemnika. Ker do storitev dostopamo

prek interneta, moramo vsem uporabnikom zagotoviti zanesljivo in dovolj hitro internetno

povezavo. Za to bo morda potrebno naročiti hitrejšo povezavo pri ponudniku internetnih

storitev, nadgraditi interno omrežje najemnika, prilagoditi nastavitve na omrežnih napravah

(npr. požarnem zidu in usmerjevalnikih) ter izvesti testiranja zakasnitve (angl. latency) ter

hitrosti povezave od nas do ponudnika in obratno.

24

Ponudniki običajno omogočajo več različnih načinov za dodajanje in upravljanje

uporabnikov rešitve. Nekaterim zelo majhnim organizacijam zadošča, da uporabnike ročno

upravljajo neposredno v oblaku, prek spletnega vmesnika rešitve. V večjih organizacijah je

to nepraktično, zamudno in lahko hitro uide nadzoru. Pogosto že imajo vzpostavljene baze

podatkov o zaposlenih ali študentih (npr. v Aktivnem imeniku, angl. Active Directory), kjer so

določena tudi njihova uporabniška imena in gesla za dostop do storitev IT v organizaciji.

Da si olajšamo upravljanje in hkrati uporabnikom omogočimo dostop do vseh storitev IT z

istimi uporabniškimi podatki, je smiselno povezati obstoječo bazo z rešitvijo v oblaku in

vzpostaviti sistem enotne prijave (angl. single sign-on). V tem primeru potrebujemo ustrezno

strojno in programsko infrastrukturo za sinhronizacijo uporabnikov in njihovo overjanje. Kot

smo že opozorili v poglavju 3.3, je za to priporočljivo uporabiti več faktorjev.

Preveriti je potrebno tudi, s kakšnimi napravami oz. odjemalci bodo uporabniki predvidoma

dostopali do storitev v oblaku in jih po potrebi posodobiti. Predvsem je pomembno, da

imajo ustrezne spletne brskalnike. Že med prilagajanjem lahko izvajalec in ključni uporabniki

preverjajo delovanje, še posebej intenzivno pa, ko naj bi bila rešitev pripravljena za uporabo.

Pri večjih ali bolj kompleksnih uvedbah je priporočljivo, da pred pravim projektom izvedemo

še pilotni projekt. Pri tem se poskušamo čim bolj držati načrta prave uvedbe, vendar to

storimo v testnem okolju ali samo na manjšem številu uporabnikov. Na takšen način

preverimo izvedljivost načrta in lahko odpravimo njegove pomanjkljivosti, preden gre zares.

6.3.4 Obveščanje in izobraževanje uporabnikov

Uvedba pisarniške rešitve v oblaku običajno prinaša tudi spremembe za končne uporabnike,

ki jih tehnično ozadje sicer ne zanima, želijo pa vedeti, kako bo to vplivalo na njihovo

vsakodnevno delo. V nadaljevanju povzemamo napotke za obveščanje uporabnikov o

prenosu elektronske pošte kot to predlaga Microsoft (2011, str. 166-171), ki jim dodajamo

še nekaj lastnih nasvetov. Podobno velja za spremembe pri ostalih storitvah.

5 tednov pred zagonom v živo vsem managerjem sporočimo, da bo organizacija

uvedla pisarniško rešitev v oblaku, kaj to pomeni ter kdaj in kako bo potekalo.

Pojasnimo razloge za uvedbo in izpostavimo prednosti, ki naj jih predstavijo tudi

svojim podrejenim.

4 in 2 tedna pred prenosom vsem uporabnikom sporočimo, kdaj bo njihov poštni

predal prenesen in zakaj je to potrebno. Če morajo sami kaj storiti pred prenosom,

jim damo natančna navodila za to, prav tako opozorimo na morebitne spremembe

po prehodu. Če je potrebno, naj si navodila shranijo na računalnik ali natisnejo.

1 teden pred prenosom ponovno opozorimo uporabnike, do kdaj imajo čas postoriti

vse potrebno za prenos njihovega poštnega predala. Opišimo jim predviden časovni

potek prenosa podatkov in dodamo povezave na navodila za uporabo novih storitev.

25

1 ali 2 dni pred prenosom uporabnikom napovemo, kdaj točno se bo začel prenos

njihovih podatkov ter približno kdaj in kako bodo lahko dostopali do novega

poštnega predala. Sporočimo jim telefonsko številko in elektronski naslov, kjer bo

dosegljiva pomoč uporabnikom.

Po zagonu v živo obvestimo uporabnike o uspešnem prenosu podatkov in jim

sporočimo navodila za nadaljnje delo. Še enkrat izpostavimo prednosti nove rešitve

in se jim zahvalimo za sodelovanje.

Izobraževanje uporabnikov pomembno vpliva na uspeh projekta in kasnejšo učinkovito

uporabo tehnologije (Guimaraes, Staples, & McKeen, 2003, str. 48). Bolj se je potrebno

posvetiti ključnim uporabnikom, ki bodo kot ambasadorji po uvedbi spodbujali uporabo

nove pisarniške rešitve in pomagali drugim. Za manjše skupine ostalih uporabnikov je

smiselno organizirati kratke delavnice, vsak dan eno. Pri tem moramo upoštevati posebnosti

uvedbe in dejanske potrebe teh uporabnikov (Morel, Alves, Cadet, & Lemberger, 2011, str.

202-203).

6.3.5 Prenos podatkov in zagon v živo

Prenos podatkov je najbolj občutljiva faza uvedbe, zato je prej potrebno skrbno načrtovanje,

obveščanje uporabnikov in če je le mogoče tudi testiranje s pilotnim projektom. Prenos

običajno izvedemo ponoči ali čez vikend, da je čim manj moteč za uporabnike.

Glede na načrt projekta sledi zagon v živo – vseh storitev v okviru rešitve hkrati za vse

uporabnike ali pa postopoma, zagon le nekaterih storitev za izbrane uporabnike. Takrat še

enkrat preverimo, če vse deluje po pričakovanjih in nudimo vso potrebno pomoč

uporabnikom. Projekt uvedbe zaključimo z evalvacijo in podpisom prevzemnega zapisnika,

če je pri uvedbi sodeloval zunanji izvajalec.

6.4 Vzdrževanje in podpora

Za samo delovanje in posodabljanje pisarniške rešitve v oblaku skrbi ponudnik, najemnik pa

mora spremljati zanesljivost delovanja in izpolnjevanje pogodbenih zavez ponudnika.

Vzdrževalna dela ali spremembe v funkcionalnostih ponudnik običajno najavi dovolj vnaprej,

da se lahko najemnik na to pripravi in obvesti uporabnike, če je potrebno.

Tudi po uspešni uvedbi pa je potrebno zagotavljati ustrezno podporo uporabnikom, če česa

ne znajo ali pride do napake pri delovanju storitev. Za to lahko do neke mere skrbi lasten

oddelek IT ali zunanji izvajalec, v primeru večjih težav pa to osebje praviloma odpre

podporni zahtevek neposredno pri ponudniku, ki zagotavlja pravilno delovanje rešitve.

26

7 UVAJANJE REŠITVE OFFICE 365 NA EKONOMSKO-POSLOVNI FAKULTETI

MARIBOR 5

Univerza v Mariboru je že leta 2009 začela resno razmišljati o uvedbi pisarniške rešitve v

oblaku za vse svoje študente. Pogovori so potekali z več ponudniki, šele proti koncu leta

2010 pa so bile premagane vse tehnične in vsebinske prepreke, da se je pričela pilotna

uvedba na eni izmed članic univerze. Po dogovoru z vodjo Računalniškega centra Univerze

v Mariboru in dekanom fakultete, je Ekonomsko-poslovna fakulteta (krat. EPF) za svoje

študente uvedla pisarniško rešitev v oblaku Microsoft Live@Edu.

Več kot leto po uspešni pilotni uvedbi rešitve Live@edu, še vedno niso bili izpolnjeni vsi

pogoji za uvedbo rešitve na nivoju celotne Univerze v Mariboru, Microsoft pa je rešitev

Live@edu nadomestil z rešitvijo Office 365 Education. Na EPF so zato za študente uvedli še

Office 356.

Proces uvajanja in tudi storitve v okviru rešitev Live@edu in Office 365 se bistveno ne

razlikujejo, zato v nadaljevanju vzporedno predstavljamo uvajanje obeh rešitev in

izpostavljamo razlike med eno in drugo uvedbo.

7.1 Ekonomsko-poslovna fakulteta Maribor

Začetki Ekonomsko-poslovne fakultete Maribor segajo v leto 1959, ko je bila ustanovljena

Višja komercialna šola v Mariboru. Njen namen je bil zapolniti vrzel med srednješolsko in

visokošolsko ekonomsko izobrazbo. Leta 1963 se je Višja komercialna šola preimenovala v

Višjo ekonomsko-komercialno šolo (krat. VEKŠ), po kateri je bila šola znana po vsej Sloveniji.

Leta 1969 je postala prva in nekaj let tudi edina visoka šola v Mariboru. Dobra kadrovska

struktura in kakovostno delo učiteljev sta leta 1971 omogočila začetek izvajanja

podiplomskega študija, svoj formalni razvojni višek pa je VEKŠ dosegla leta 1989, ko je bila

razglašena za Ekonomsko-poslovno fakulteto. Od takrat do danes je fakulteta intenzivno

razvijala svoje dodiplomske in podiplomske programe in se internacionalizirala (Kocijan,

2008, str. 2).

EPF sicer spada pod okrilje Univerze v Mariboru, vendar ima še pet svojih organov, to so:

senat, akademski zbor, dekan, poslovodni odbor in študentski svet. V okviru dekanata, ki ga

vodi tajnica fakultete, pa delujejo (EPF, 2013c):

karierni center.

knjižnica,

služba za informacijsko in komunikacijsko tehnologijo,

služba za kadrovske, pravne in splošne zadeve,

služba za mednarodno sodelovanje,

služba za računovodstvo in finance,

služba za raziskovalno dejavnost in sodelovanje z gospodarstvom in

služba za študentske in študijske zadeve.

5 Večina poglavja je povzeta po internih virih Šole prihodnosti Maribor (2009-2013).

27

S povezovanjem raziskovanja in izobraževanja na področju ekonomskih in poslovnih ved,

EPF prispeva k celostnemu razvoju posameznikov in se vključuje v razvoj gospodarstva in

družbene skupnosti v nacionalnem in širšem evropskem okolju. Njena vizija je, da bo

odlična, na nacionalni ravni in v Podonavski regiji priznana in v globalni svet vpeta,

raziskovalno usmerjena ekonomsko-poslovna šola (EPF, 2013a).

Pri tem sodeluje 76 visokošolskih učiteljev in sodelavcev ter 33 strokovno usposobljenih

nepedagoških delavcev. Na dodiplomskem študiju se letno izobražuje približno 2.700, na

podiplomskem študiju pa približno 1.100 študentov. Skupaj je do sedaj poslovno kariero z

diplomo EPF tako pričelo že skoraj 30.000 študentov (EPF, 2013b).

Fakulteta je sodobno opremljena in sledi trendom na področju IT. Študentom je na voljo pet

računalniških učilnic in več kot 30 prosto dostopnih računalnikov, vzpostavljeno je brezžično

internetno omrežje Eduroam, vsem pa je omogočena tudi brezplačna uporaba licenčne

programske opreme podjetja Microsoft (Služba za IKT, EPF, 2013a).

Ob vpisu na fakulteto študentje dobijo enotno uporabniško ime in geslo za elektronsko

prijavo na izpite, v e-učilnice, računalnike, elektronsko pošto in ostale elektronske storitve

fakultete. Na osnovi Organizacijskega navodila o ravnanju z elektronsko pošto in obveščanju

uporabnikov, so na EPF že leta 2007 uvedli sistem obveščanja vseh študentov preko

spletnega portala in po elektronski pošti. Na elektronski naslov od takrat prejemajo vrsto

pomembnih obvestil in ga uporabljajo za komunikacijo med seboj in s profesorji (Služba za

IKT, EPF, 2013b).

Z najnovejšimi poslovnimi informacijskimi rešitvami se študentje še posebej seznanijo na

univerzitetni študijski usmeritvi Elektronsko poslovanje ter magistrski usmeritvi

Management informatike in elektronskega poslovanja. Njihova proaktivnost je bila eden

glavnih razlogov, da je za pilotno uvedbo bila izbrana prav EPF.

7.2 Ključni deležniki pri uvajanju

Zaradi kompleksne upravljavske strukture in heterogenosti ključnih deležnikov, so

izobraževalne organizacije precej specifične. Še posebej pri uvajanju rešitve Live@edu za

študente EPF, so zato vključili številne deležnike.

Najvišji akademski in strokovni organ Univerze v Mariboru, senat, sicer ni bil neposredno

vpleten v projekt, so pa morali upoštevati njihove sklepe in smernice v zvezi z elektronsko

pošto in strategijo univerze. Kot strokovni vodja in poslovodni organ univerze je s projektom

bil seznanjen rektor, še bolj natančno pa prorektor za informatiko.

Zelo aktivno vlogo je imel Računalniški center Univerze v Mariboru (krat. RCUM), ki na

univerzi skrbi za poenoten in skladen razvoj informatike in računalništva. Zagotavljajo

celovito, prilagodljivo in učinkovito informacijsko podporo članicam, vključno z

upravljanjem osnovne infrastrukture IT in storitvami za zagotavljanje dostopa do omrežja in

njegovih storitev, npr. elektronsko pošto. Vodja RCUM je tudi pomočnik glavnega tajnika

univerze (RCUM, 2013).

28

Eden ključnih deležnikov na EPF je bil dekan, ki vodi in zastopa fakulteto. Predvsem s

tehničnega vidika je bila vključena služba za informacijsko in komunikacijsko tehnologijo, ki

sicer skrbi za celotno računalniško infrastrukturo fakultete. Služba za študentske in študijske

zadeve je pomagala pri vsebinskih vprašanjih in obveščanju študentov. Kljub temu, da

sprememb za zaposlene ni bilo, so tudi oni bili seznanjeni o projektu, saj je nekoliko vplival

na njihovo elektronsko komunikacijo s študenti. Prav slednjim je rešitev v osnovi namenjena,

zato jih je bilo veliko vključenih v testiranja.

Pri uvajanju rešitve Live@edu se je izkazalo, da bi že prej in bolj aktivno morali vključiti

študentski svet EPF, kar so izboljšali pri uvedbi Office 365. Ker je v tem primeru šlo bolj za

nadgradnjo že vzpostavljene rešitve, to ni zahtevalo toliko sodelovanja z organi univerze.

Na RCUM še niso bili pripravljeni na uvedbo rešitve na nivoju univerze, nadgradnja pa je bila

potrebna, zato so nadzor nad tem projektom večinoma prepustili EPF.

7.3 Izbira pisarniške rešitve

Izbira ustrezne pisarniške rešitve za študente Univerze v Mariboru je trajala več let. Na EPF

so se o tem odločili hitreje, izbrali rešitev Microsoft Live@edu, in medtem ko na nivoju

univerze še vedno ni bilo vzpostavljene enotne rešitve, so na EPF že izbrali tudi Office 365.

7.3.1 Opredelitev potreb

Univerza v Mariboru je za svoje študente želela vzpostaviti celovito rešitev za komunikacijo

in sodelovanje. Uporabljali bi jo za obveščanje študentov, komuniciranje s profesorji,

izmenjavo dokumentov, delo na projektih, ohranjanje stika z nekdanjimi študenti, itd.

Najpomembnejša jim je bila zagotovitev dovolj velikega elektronskega poštnega