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Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pre grado
Coordinación Pasantía
Uneg
REVISIÓN Y ANÁLISIS A TRAVÉS DE LA APLICACIÓN DEL
CONTROL POSTERIOR A LOS COMPROBANTES DE PAGO POR
CONCEPTO DE VIÁTICOS, SERVICIOS Y HONORARIOS
PROFESIONALES DURANTE EL PRIMER TRIMESTRE DEL AÑO 2011.
INFORME DE PASANTÍA PARA OPTAR AL TITULO DE
LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA.
Félix J. Rodríguez S. Tutor Industrial
Yosfranny de J. Gómez Z.CI 19.622.456
Simón J. Sanabria Y. Tutor Académico
Ciudad Guayana, Mayo de 2012
AGRADECIMIENTO
Principalmente a Dios, ya que sin él nada puede ocurrir.
A mí familia por siempre darme su apoyo incondicional y es muy valioso
en mi vida.
Al personal de Dirección de Auditoría interna de la UNEG, quienes me
brindaron su apoyo y comprensión.
A todos mis profesores porque cada uno de ellos me ayudaron a lograr esta
meta profesional.
2
ÌNDICE
INTRODUCCIÓN 4
GENERALIDADES DE LA EMPRESA 5
Universidad Nacional Experimental de Guayana 5
Misión
6
Visión 6
Objetivos de la Empresa
7
Estructura de la Empresa (Unidad donde se desarrolló la pasantía) 9
EL PROBLEMA 10
Planteamiento del Problema 10
Objetivo de la pasantía 11
PLAN DE TRABAJO 12
Plan inicial de trabajo 12
Logros del plan de trabajo 13
FACILIDADES Y DIFICULTADES 22
Facilidades 22
Dificultades 22
APRECIACIÓN DE CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS 23
CONCLUSIONES 25
RECOMENDACIONES 26
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 27
ANEXOS 28
3
INTRODUCCION
Esta investigación nos permite conocer de manera detallada cómo en la
Dirección de Auditoría Interna desarrolla su función de control posterior con el
objetivo de guiar los procesos administrativos de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana (UNEG), hacia el cumplimiento del reglamento interno
de dicha institución tomando en cuenta las leyes y reglamentos dictados por el
Ejecutivo Nacional.
La Dirección de Auditoría Interna, de la Universidad Nacional Experimental
de Guayana (DAIUNEG), realiza el control posterior de los comprobantes de
pagos de gastos fijos, viáticos, servicios, entre otros; esto le permite examinar,
verificar, evaluar y controlar que las operaciones y registros llevados a cabo por la
institución sean exactos y confiables, así como también vigila por la transparencia
de los procesos de contrataciones, de esta manera podrá así participar en dichos
procesos con carácter de observador, sin derecho a voto. Los procedimientos se
deben ejecutar de la manera como fueron establecidos mediante las normas y
políticas establecidas.
La investigación se enfocará en conocer las funciones, objetivos,
responsabilidades de la Dirección de Auditoría Interna, para determinar la
evidencia, documentación y soportes necesarios que deben contener los
comprobantes de pagos correspondientes a viáticos, servicios y honorarios,
emitidos por la UNEG, es decir la revisión y análisis en la aplicación del control
posterior por los conceptos nombrados anteriormente.
El Comprobante de Pago es un documento que acredita la transferencia de
bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios. Estos comprobantes de pago
se registran en los libros de contabilidad.
Se consideran viáticos y pasajes las asignaciones que la Universidad otorga
a los funcionarios de la Institución y a personas naturales sin relación de
dependencia en misión universitaria. Se entiende por servicios la realización de un
trabajo que satisface la necesidad de quien la solicite. En esta investigación
4
podemos notar que se debe seguir con una serie de procedimientos y actividades
para llegar al objetivo deseado.
GENERALIDADES DE LA EMPRESA.
Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG)
El 9 de Marzo de 1982 fue creada la Universidad Nacional Experimental de
Guayana mediante decreto presidencial Nº 1.432 del presidente Luis Herrera
Camping, con sede en Ciudad Bolívar. Esta casa de estudios fue concebida como
un centro de Educación Superior de carácter regional que se fundamenta en tres
principios básicos: Experimentalidad, Democratización y Regionalización. El
proyecto original hacía mención a la Universidad del Sur, nombre este que fue
cambiado por el actual. En junio de 1982 se nombran las primeras autoridades
Universitarias, las cuales tomaron posesión el 4 de agosto del mismo año.
Quedando integrada el Consejo Directivo, por el Rector, Dr. Sócrates Medina.
La UNEG abrió sus puertas en Ciudad Guayana con un curso de pregrado
(PRONAFORDO: Programa Nacional de Formación Docente para la Educación
Básica) y con cuatro programas de postgrado: Gerencia, Educación, Psicología
Educativa y Docencia en Educación Superior, con la finalidad de formar su propio
recurso humano. Las actividades de pregrado se inician en 1987 con el curso
introductorio, en 1988 con los proyectos de carrera Administración y Contaduría,
Ingeniería en informática e Ingeniería Industrial y posteriormente en 1989,
Ingeniería en Industrias forestales y Educación Integral. En 1990 se reestructura la
maestría en gerencia y se oferta con tres menciones; Finanzas, Operaciones y
producción y Mercadeo en Ventas, y en 1992 se aprueba la maestría en Medicina
del trabajo mención Salud Ocupacional, que son los programas de postgrado que
se dictan actualmente.
El 18 de Abril de 1998 se puso en funcionamiento el primer edificio o célula
básica del complejo campus Universitario, ubicado en la avenida Atlántico de
Puerto Ordaz, construido en su totalidad por la Corporación Venezolana de
Guayana (CVG). Esto permitió trasladar a ese recinto las actividades de pregrado
5
correspondientes a las carreras de Administración, Contaduría y Educación
Integral. Para poder dar continuidad a las actividades de pregrado ofrecidas por la
institución, y solventar así momentáneamente el grave problema de planta física.
El 22 de mayo de ese mismo año, la institución recibió de manos del ministerio de
infraestructura la segunda edificación o célula básica de la sede Atlántico en
Puerto Ordaz, a estas sedes fueron trasladadas las carreras de Ingeniería Industrial
e Ingeniería en informática.
La Universidad del siglo XXI tiene el reto de reforzar la excelencia
académica en una sociedad cada vez más competitiva, y con mayor necesidad de
adaptación a los cambios que impone la revolución tecnológica e informática, sin
olvidar el propósito de formar profesionales con alto sentido ético,
responsabilidad cívica y social, con espíritu creativo y racional, capaces de
proponer nuevas alternativas de desarrollo y participar en la reactivación
económica y social del país. A través de su reciente historia, la UNEG ha
cumplido con el compromiso adquirido a partir de su fundación en la década de
los 80, y seguirá fortaleciéndose para afrontar los nuevos retos que se presenten en
la inminente evolución del sistema regional de Universidades.
Misión.
Es misión de la Universidad Nacional Experimental de Guayana, formar
ciudadanos, intelectuales y líderes para la transformación socio-cultural y técnico-
científica que aseguren el desarrollo social y económico sustentable, con respeto y
protección al ambiente y a la diversidad biológica y cultural de la región Guayana
para las generaciones futuras. La UNEG se constituye en un espacio de
construcción colectiva de conocimientos y compartir de saberes, fomentando el
arraigo cultural en el marco de la diversidad, fundamentada en la ética, la
solidaridad, la paz, la libertad académica, la autorreflexión crítica y comprometida
con la preservación y defensa de los valores que hacen posible la convivencia
ciudadana y el respeto a los derechos humanos como patrimonio fundamental de
la sociedad.
6
Visión.
Se vislumbra una sociedad del conocimiento caracterizado por ser
humanístico, científico y tecnológico, multidisciplinario, transdisciplinario,
orientado a la transformación de la realidad, compartido y contextualizado a partir
de la construcción colectiva del conocimiento y el compartir de saberes. En este
sentido la Universidad debe prefigurar esa sociedad en activa interacción con su
contexto regional, nacional e internacional.
El conocimiento, así, se reconoce presente en todos los sectores sociales. La
UNEG valorará los saberes indígenas, campesinos, urbanos, en todas las edades y
géneros. La Universidad compartirá en variados contextos, tanto locales como
regionales, así como nacionales e internacionales, igualmente, se vinculará con
otras instituciones afines y con los sectores productivos, culturales y
gubernamentales de la sociedad enfatizando la función social en su quehacer
académico.
Objetivos.
Desarrollar el potencial humano en los campos socioculturales y
tecnocientífico y ambiental que requiere el desarrollo sostenible de la Región
Guayana y afianzar los procesos culturales y sociopolíticos para la profundización
de la democracia directa y protagónica, en atención a la etnodiversidad en la
región Guayana.
Asegurar los procesos de Investigación y Desarrollo orientados a la búsqueda
de respuestas innovadoras a los requerimientos del desarrollo sostenible de la
Región Guayana, fomentando la integración de las iniciativas interinstitucionales,
también asegurar la vigencia permanente de la calidad en las estructuras y los
procesos académicos - administrativos para dar respuesta oportuna a las demandas
de la sociedad en atención a la diversidad biológica, cultural y geográfica de la
Región Guayana.
Rectorar la integración de los recursos - humanos, tecnológicos y financieros
- que conforman el sub-sistema de Educación Superior en la Región Guayana y de
éstos con los demás niveles del sistema educativo regional.
7
Dirección de Auditoria Interna de la Universidad Nacional Experimental de
Guayana (DAIUNEG):
Dentro de su estructura organizativa se encuentra la Dirección de Auditoría
Interna (DAIUNEG), que es un servicio de examen posterior, objetivo,
sistemático y profesional de las actividades administrativas y financieras de cada
ente u órgano, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar un
informe de las observaciones, conclusiones, recomendaciones y el
correspondiente dictamen, dicho servicio se prestará por una unidad especializada
de auditoría interna de cada ente u órgano, cuyo personal, funciones y actividades
deben estar desvinculadas de las operaciones sujetas a su control.
Dentro de Las funciones principales de la Dirección de Auditoría Interna se
encuentran:
Evaluar el sistema de control interno de la UNEG, incluyendo el grado de
operatividad y eficiencia de los sistemas de administración y de información
gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, para
determinar su pertenencia y confiabilidad, y la evaluación de eficiencia,
eficacia y economía en el marco de las operaciones realizadas.
Vigilar el cumplimiento de las normas, procedimientos, técnicas y
métodos de control interno.
Realizar auditorías en las dependencias universitarias.
Verificar la conformidad de la actuación de las entidades u organismos con
la normativa dentro de la cual operan.
Realizar el control y verificación posterior a los mandamientos de pago
emitidos por la administración universitaria.
Realizar controles perceptivos en forma selectiva y posterior a la recepción
de bienes y ejecución de obras para la universidad, cuando las circunstancias
lo ameriten y se dejara constancia del trabajo ejecutado.
8
Recibir y controlar las cauciones presentadas por los funcionarios
encargados de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos de
UNEG.
Iniciar, sustanciar y decidir los procedimientos administrativos para la
determinación de responsabilidades.
Misión.
Es vigilar, evaluar, fiscalizar y auditar la administración del patrimonio
institucional para garantizar el manejo adecuado y transparente de los recursos,
prevenir y combatir la corrupción y propiciar el fortalecimiento de la institución.
Visión.
Bajo la Dirección de Auditoría Interna con un enfoque sistemático, el
control debe consolidarse como un instrumento eficaz de la Universidad para
lograr su continuo mejoramiento y promover la productividad, la calidad, la
responsabilidad y los valores éticos en la administración del patrimonio de esta
Casa de Estudios Superiores.
Fuente: Auditoria de la Universidad Experimental de Guayana
9
SITUACIÓN PRESENTE EN LA EMPRESA, NECESIDAD DE
LA ORGANIZACIÓN.
Informalidad e incumplimiento de los procesos de pagos por parte de la
institución en la emisión de viáticos y contratación de servicios.
Mediante la revisión y análisis posterior a los comprobantes de pago de las
operaciones financieras y los procedimientos administrativos y técnicos
efectuados con el propósito de verificar la efectividad de los sistemas de
contabilidad y de control previo realizados en la Universidad Nacional
Experimental de Guayana, con el objetivo de que se cumplan las normas y
procedimiento internos existentes implantadas por el consejo universitario
para la toma de decisiones con el fin de mejorar el funcionamiento de la
organización por lo que cada departamento debe cumplir con las labores
estipuladas con la mayor eficiencia y eficacia posible. En la dirección de
10
Dirección de
Auditoría Interna
Secretaria
Consejo
Universitario
Departamento de Determinación de Responsabilidades
Departamento de Auditoría Interna
Departamento de Control y Verificación
Rectorado
Organización de la Dirección de Auditoria Interna
auditoría interna mediante la revisión posterior de los comprobantes de pagos
por concepto de viáticos y servicios se detectaron los siguientes
incumplimientos con respecto a las normativas internas y legales:
Cálculos errados o inexactos con respecto al cargo del beneficiario de
acuerdo a la tabla de viáticos y los niveles jerárquicos; ya que se asignan montos
que no corresponden de acuerdo a estos niveles; lo cual origina pagos en exceso
en los conceptos de comidas y alojamiento.
Ausencia de las firmas necesarias en las planillas de viáticos que son
obligatorias para tramitar dicho comprobante, es decir del solicitante, de quien
autoriza y del beneficiario, dichas firmas son importantes para comprobar sí se
cumplió con los procedimientos.
Ausencia de soportes o documentos para constatar que el viaje se llevó a
cabo, es decir el beneficiario no presenta facturas y los boarding pass para
justificar su traslado en el departamento de cuentas por pagar en el plazo
establecido de cinco días hábiles.
En algunos casos los empleados no realizan el reintegro de la diferencia
del monto asignado por la institución, ya sea por concepto gastos de pasajes
terrestres o aéreos, comidas, hospedajes, entre otros. Se observa
irresponsabilidad y falta de compromiso de parte del beneficiario para
realizar el reintegro correspondiente.
En los comprobantes de pago de servicio no se anexan las cotizaciones
requeridas por el manual de compras y procedimientos de la institución y la ley de
contrataciones públicas y su reglamento con el fin de realizar el análisis
respectivo.
Luego de que los auditores detectan estos incumplimientos proceden a
redactar oficios o informes con las observaciones necesarias por lo que se
plasman una serie de recomendaciones dirigidas a las dependencias
involucradas, con el fin de disminuir en un gran porcentaje los errores u
11
omisiones; es decir, incumplimiento de las normativas internas y legales; y
de esta manera mejorar el procedimiento que se realiza sobre la emisión de
comprobantes de pago con la finalidad de tener un mejor control interno en
las transacciones de la institución.
Objetivos de la pasantía:
Vincular al estudiante con en el ámbito profesional.
Colocar al estudiante en el campo laboral, con el fin de que aplique sus
conocimientos previos adquiridos en la universidad.
Facilitar por medio del campo de trabajo la incorporación de los futuros
profesionales.
Ampliar y fortalecer la relación Universidad - Empresa; y así aumentar los
conocimientos tantos prácticos como teóricos del pasante.
Facilitar al estudiante el acceso a los adelantos tecnológicos que se
producen en el área de trabajo.
PLAN DE TRABAJO INICIAL.
Lo primero que se realizó fue la presentación del equipo de trabajo de la
dirección de auditoría interna, luego leer el manual de control interno aprobado a
través de la Gaceta Oficial Nº 38.282 de fecha 28-09-2005, que contiene las
normas mínimas de control interno que deben ser adoptadas por los funcionarios
responsables del manejo y control de los recursos y bienes de la administración
central y descentralizada funcionalmente. Su propósito principal es servir de guía
para el establecimiento de los sistemas de control interno en los entes públicos.
También se leyó las normativas y tablas de honorarios profesionales y de los
viáticos y nacionales e internacionales, lectura de la ley de contratación pública e
I.S.L.R.
Luego, el director explicó las actividades que iba a realizar señalando los
procedimientos y normas, donde se recalcó que para poder revisar los
12
comprobantes de pagos, es necesario leer las normativas que corresponden a cada
concepto, de esta manera proceder a la revisión y análisis tanto en la
documentación física y como en el sistema.
Posteriormente inició con la revisión de los mandamientos de pago por
concepto de honorarios profesionales, verificando que cumplan con los requisitos
necesarios exigidos por las normativas internas y legales.
Después se comenzó con la revisión y análisis de los comprobantes de pago
por concepto de viáticos tanto nacionales como internacionales, verificando que
cada emisión de pago tuviese la documentación necesaria y que todo concordara
con respecto a las fechas y horas del viaje; para determinar sí la persona debía
efectuar algún reintegro en base a lo establecido en la tabla de viáticos.
Se verificó a través del Sistema Presupuestario - Contable (telnet), las
asignaciones presupuestarias por concepto de viáticos y honorarios, en el cual fue
comparado con la documentación física donde pude observar que no se detectó
ninguna irregularidad ya que en las cifras, fechas y números de comprobantes no
había ninguna diferencia.
Luego comencé con la revisión de comprobantes de pago por concepto de
servicios, detallando que éstos presenten los requisitos y documentación que
deben poseer conforme a lo estipulado en las normativas internas y legales que los
rigen, como lo son la ley de contrataciones públicas y su reglamento, ley de
I.S.L.R., entre otros.
Seguidamente verifiqué a través del sistema TELNET, la asignación
presupuestaria por concepto de servicios y honorarios donde puedo acotar que no
hubo ninguna desviación ya que las cifras, fechas, números estaban igual al
comparar con la documentación física.
Los comprobantes de pago por concepto de viáticos, servicios y honorarios
que no presentaron ninguna irregularidad con respecto a lo establecido en las
normativas que los rigen, se ordenaron por número en forma correlativa y fueron
13
sellados, fechados y firmados en señal de haber sido revisados para
posteriormente ser enviados a la coordinación de contabilidad para ser archivados.
Finalmente realicé el informe con respecto a los comprobantes de pago por
concepto de viáticos, servicios y honorarios con las observaciones encontradas
dirigidas al vicerrectorado administrativo con copia a las áreas donde se realizó la
omisión para que realicen las correctivos respectivos.
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
Revisión y análisis en la aplicación del control posterior de los
comprobantes de pago por concepto de viáticos:
El comprobante de pago según Orlando Greco “es un formulario utilizado
para documentar los pagos. En el que se registran todos los datos relacionados a
la operación de pago, como por ejemplo beneficiario, concepto, importe, fecha
numero de comprobante, numero de cheque y banco”. (Pág. 129).
En las empresas definen claramente los gastos de viáticos que son otorgados
a sus empleados, estos pueden ser para alimento, traslado, hospedaje, entre otros.
Para la universidad se consideran viáticos y pasajes las asignaciones que ella
otorga a los empleados y a personas naturales sin relación de dependencia en
misión universitaria.
Las normas según Idalberto Chiavenato (2002) Define: “Son reglas o
reglamentos que delimitan y aseguran el cumplimiento de los procedimientos,
sus ordenes directa y objetivas respecto del curso de acción que va a seguir y
surge cuando una determinada situación exige una acción específica y única”.
(Pág. 231).
Los viáticos y pasajes nacionales de la universidad, se rigen a través la
resolución de Nº CU-0-20-1084 de fecha 07 de Diciembre de 2009, que indica
las siguientes normativas y tablas de viáticos nacionales:
14
Los viáticos y pasajes son asignaciones que la universidad les otorga a
funcionarios con el objetivo de cumplir una misión institucional de
carácter académico, administrativo, cultural, deportivo, entre otros.
A toda solicitud de este concepto debe anexarle todos los documentos
necesarios que respalden la misión como por ejemplo invitaciones,
convocatorias, programas, entre otros.
Cuando el funcionario se traslade por vía terrestre en un vehículo de su
propiedad se le cancelara el equivalente a 0.01 U.T por cada kilometro
recorrido, hasta una cantidad máxima que no supere el valor del boleto
aéreo.
En los viajes a ciudades que requieren hacer transbordos o conexiones,
sólo se pagarán las tasas de los aeropuertos de origen y destino. No se
pagarán tasas en el aeropuerto donde se efectúa la conexión, excepto
cuando el caso lo amerite.
El funcionario que se traslade en transporte extraurbano con el
propósito de lograr la misión institucional, se le cancelará el monto
causado ante la presentación de facturas de dicho viático.
Cuando el funcionario sea traslado por vía aérea, deberá entregar en el
Departamento de Cuentas por Pagar, y en un plazo máximo de cinco (5)
días hábiles, la factura o el boleto como constancia del gasto realizado, en
ambas circunstancias debe anexar la tarjeta de abordaje (boarding pass).
Cuando la UNEG incluya en la planilla de viáticos el pasaje aéreo y el
funcionario, por alguna circunstancia, utilice un medio de transporte
distinto que implique un menor costo, deberá efectuar el reembolso
respectivo ante la caja de la institución en un plazo que no exceda de cinco
(5) días hábiles una vez finalizado su viaje.
En caso que el funcionario realice la actividad objeto del viático, antes
del tiempo previsto debe reintegrar el excedente por concepto de comida y
hospedaje, en un plazo que no exceda de cinco (5) días una vez finalizado
su viaje.
Los gastos de alimentación serán cancelados de acuerdo a la fracción
del día que sea utilizado, según la tabla reflejada en el numeral 17. Cabe
15
resaltar, que bajo ningún concepto se cancelará el consumo de bebidas
alcohólicas.
En caso que algún profesor resida fuera de Ciudad Guayana y resulte
electo como autoridad de la Universidad Nacional Experimental de
Guayana (UNEG), o como representante ante algún cuerpo colegiado, se
le otorgará viáticos por concepto de gastos de alimentación para su
asistencia a las reuniones del referido cuerpo, y en caso justificado el
alojamiento correspondiente.
Los viáticos para profesores contratados, invitados, visitantes,
investigadores y docentes libres, serán pagados de acuerdo a la tabla de
dicho concepto vigente para el personal de la UNEG, de acuerdo a lo
establecido en el Nivel III.
Cuando una organización tome la decisión de costear parcialmente los
viáticos de un funcionario, por alguna actividad previamente autorizada
por la UNEG, éste sólo recibirá de la institución las cantidades
correspondientes a los conceptos no cancelados, de acuerdo con las tablas
de gastos vigentes.
Cuando un funcionario en cumplimiento de una misión oficial utilice
para su movilización un vehículo que pertenezca a la institución no se
incluirá en la planilla de viáticos el gasto por concepto de traslado.
Se establecen los siguientes niveles de acuerdo con la jerarquía del cargo:
NIVEL CARGOS
I Personal Nómina Diaria
II Personal Académico y Administrativo
III
Coordinadores de Proyectos Académicos
Responsables de Proyecto de Carrera y Sede
Coordinadores Administrativos
Jefes de Departamentos Académicos
Jefes de Unidades
Consultor Jurídico
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Contralor Interno
Secretario de Acta
IV Directores Administrativos
V
RectorVicerrector AcadémicoVicerrector AdministrativoSecretarioCoordinadores Generales
Los gastos de alimentación se establecen de acuerdo al contenido de la siguiente
tabla:
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CONCEPTO NIVELMONTO(UT/ día)
Desayuno I, II, III, IV y V 0,74
AlmuerzoI y II 1,13
III y IV 1,38
V 1,63
CenaI y II 1,13
III y IV 1,38
V 1,63
Los gastos de alojamiento se fijan, según el contenido de la siguiente tabla:
NIVELMONTO(UT/ día)
I 3,44II 4,71
III y IV 5,25V 6,53
Se establecen los gastos del traslado y adicionales, según el contenido de la siguiente tabla:
CONCEPTO MONTO (UT)
Traslado Residencia-Aeropuerto-Residencia 2,35
Traslado Aeropuerto-Hotel-Aeropuerto 5,62
Transporte intra-urbano diario 1,8
Tasas aeroportuarias 1
Equipaje 0,71
Los cálculos se realizan en base a la unidad tributaria vigente, la
asignación del viático se realiza de acuerdo al nivel jerárquico y/o cargo que
se desempeña el beneficiario dentro de la organización En los viáticos y
pasajes nacionales se toma en cuenta los gastos de alojamiento, comida, pasajes
aéreo o terrestres y los gastos adicionales entre los cuales se encuentran traslado
residencia-aeropuerto, transporte intra-urbano, tasa aeroportuaria, equipajes entre
otros. Es importante tener en cuenta que existe dependencia con respecto a la
disponibilidad presupuestaria de la institución.
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Las pautas que se tienen que llevar a cabo para solicitar viáticos que se
originen según el caso dentro de la región o fuera del estado al personal o
beneficiario de la institución son los siguientes:
Se realiza una correspondencia dirigida a la dependencia, de la que se
requiere el servicio y ésta es recibida por el jefe del departamento quien
asigna al personal para realizar la actividad solicitada. Después se procede
a confirmar la disponibilidad presupuestaria.
Una vez autorizado se lleva al Departamento de Ejecución
Presupuestaria para fijarle la imputación que corresponde a la planilla; se
firma y envía a la Coordinación de Contabilidad para otorgarle la cuenta
contable.
La orden de pago se procesa en el Departamento de Cuentas por Pagar y es
enviada a la Dirección de Administración y al Vicerrectorado Administrativo
para su conformación de acuerdo a lo establecido en el reglamento general de
la institución.
Después se envía a la coordinación de finanzas para la elaboración del
cheque. Finalmente, se tramitan las firmas autorizadas y se envía (el cheque)
a la unidad de caja donde es retirado por el beneficiario del pago.
Al concretar el viaje el beneficiario o personal de la institución tiene
cinco días hábiles para rendir cuentas a la institución, es decir, tendrá ese
lapso limitado de tiempo para hacer entrega de los soportes o
documentación que justifique el viaje realizado al departamento de
cuentas por pagar, con el propósito de verificar si hay un excedente o
faltante realizar el reintegro correspondiente a la institución.
Revisión y análisis en la aplicación del control posterior de los
comprobantes de pago por concepto de servicios:
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Ildefonso G. (2005) expresa que: “Un servicio es cualquiera actividad o
beneficio que una parte puede ofrecer a otra. Es esencialmente intangible y no se
puede poseer. Su producción no tiene por qué ligarse necesariamente a un
producto físico”. (Pág. 26).
En toda organización se generan cancelaciones por servicios necesarios para
el buen funcionamiento de la misma. En la UNEG, podemos mencionar:
Transporte estudiantil.
Vigilancia.
Combustible.
Fotocopiados.
Comida (personal y estudiantes).
Mantenimiento de aires acondicionados y ascensores.
Comunicaciones.
Aseo urbano.
Telefónico
Agua.
Electricidad, entre otros.
Inicialmente se logró analizar y verificar en forma minuciosa las normas y
procedimientos contenidos en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento,
Ley de Impuesto Sobre la Renta, entre otros con la finalidad de realizar la revisión
de los comprobantes de pago referido a los servicios contratados por la
institución, además, deben cumplir con los soportes y requisitos establecidos
como son:
Orden de Pago.
Solicitud de pago del Servicio.
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Memorándum.
Facturas Originales que soporten el pago.
Asientos contables.
Control de rutas estudiantiles.
Control de programa de comedor.
Comprobante de retención.
En el proceso de revisión y análisis de los comprobantes de pagos
correspondientes a servicios, se logró constatar y comprobar en el caso de
cancelación de servicio de cantv, no se presenta la relación de teléfonos con el
detalle de las llamadas efectuadas siendo necesario para el mejor control interno
en la organización.
Es fundamental señalar que la universidad tiene la estructura organizativa
adecuada para la aplicación del control previo por medio de los Subsistemas
Administrativos y Académicos establecidos en el Artículo 11 del Reglamento
General de la UNEG. Este control se debe realizar a través de las unidades
ejecutoras del gasto institucional perteneciente a los subsistemas antes señalados,
ejerciendo el control interno mediante de la Dirección de Administración, el cual
tiene adscrito el departamento de Ejecución Presupuestaria en donde los analistas
deben verificar que la información anexa a los pagos contengan los soportes
originales, las firmas y autorizaciones correspondientes antes de asignarles
imputación presupuestaria, igual procedimiento debe practicarse en la
coordinación de contabilidad, el departamento de cuentas por pagar, la
coordinación de finanzas y por último la unidad de caja antes de proceder al pago.
Es necesario que La Universidad reconozca las debilidades que se presenten
mediante su ejercicio, de esta manera buscar soluciones a través de programas
que ayuden a mejorar y solventar esta problemática.
Revisión y Análisis en la Aplicación del Control Posterior a los
Mandamientos de Pago por Conceptos de Honorarios Profesionales:
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Los honorarios es el pago obtenido por los profesionales a causa de prestar
su servicio profesional independiente.
Con respecto, al control posterior que presenta la universidad en relación a
los honorarios profesionales son regidos por resoluciones, de esta manera, se
establece las cantidades o cifras a cancelar a los profesionales, dependiendo de la
actividad realizada por el beneficiario.
Los profesores contratados por la UNEG, son clasificados por medio de una
tabla jerárquica, que detalla y define los valores a cancelar.
Mediante la resolución CU-O-04-113 de fecha 03 de marzo de 2009, se
aprobó la Tabla de Remuneración para cancelación para honorarios profesionales
a los facilitadores de los programas de diplomados de la Coordinación de
Educación Permanente:
Así mismo, el consejo universitario establece la tabla de remuneración para
la cancelación de honorarios profesionales de los Responsables Académicos y
Logísticos de los Programas de la Coordinación de Educación Permanente:
22
NIVEL ACADEMICO CATEGORIA COSTO POR HORABACHILLER
I Y II16,23
TECNICO MEDIOTECNICO SUPERIOR 22,29TITULO DE PREGRADO III 32,92TITULO DE IV NIVEL
III(MSC-ESP) 45,87TITULO DE V NIVEL
IV(DOCTORES) 58,87
En el análisis de control posterior de los mandamientos de pago por
concepto de Honorarios Profesionales, se pudo observar que en la mayoría de los
comprobantes faltaba la factura por parte del beneficiario para constatar o
comprobar que hubo prestación de sus servicios profesionales por el cual le están
cancelando.
FACILIDADES Y DIFICULTADES PRESENTADAS DURANTE EL
DESARROLLO DE LA PASANTÍA.
Facilidades
Excelente apoyo humano en la dirección de auditoría interna.
Las normas y reglamentos están claros y precisos lo que facilita su
comprensión.
El plan de trabajo es acorde al conocimiento adquirido, de esta manera, se
logró los objetivos preestablecidos.
Al momento de la práctica por el buen conocimiento adquirido.
Dificultades
Confusión al momento de verificar los comprobantes de pago en el sistema
(Telnet).
Al principio analicé Comprobantes de pago dándole el visto bueno, pero
tenían ausencia firmas o soportes.
Conocimientos Adquiridos.
El principal objetivo de la auditoría en la universidad se fundamenta en
demostrar el cumplimiento y la veracidad de las normativas internas y legales
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COSTO POR MODULOCONCEPTO (BS)
RESPONSABLE ACADEMICO 385,00
RESPONSABLE LOGISITCO 220,00
por parte de la administración universitaria con la finalidad de evitar o
disminuir el margen de errores o desviaciones que se puedan detectar en este
proceso, de esta manera, tener un buen control interno con los procesos
administrativos y contables de la universidad.
Es importante recalcar que las universidades públicas deben regirse por la
Ley de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del
Control Fiscal, se trata de un órgano del poder ciudadano que se encarga del
control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y bienes públicos,
además, verifica la legalidad, exactitud, eficacia y eficiencia de las
operaciones y de los resultados de la gestión de los organismos sujetos a su
control. Al respecto indica lo siguiente:
Artículo 38. El sistema de control interno que se implante en los entes y
organismos a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley,
deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o
servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos
financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos
siguientes:
1. Que el gasto esté correctamente imputado a la correspondiente partida
del presupuesto o, en su caso, a créditos adicionales.
2. Que exista disponibilidad presupuestaria.
3. Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para
responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista.
4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones
establecidas en otras Leyes.
5. Que se hubiere cumplido con los términos de la Ley de Licitaciones, en
los casos que sea necesario, y las demás Leyes que sean aplicables.
Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los
responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:
1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables.
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2. Que estén debidamente imputados a créditos del presupuesto o a
créditos adicionales legalmente acordados.
3. Que exista disponibilidad presupuestaria.
4. Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente
comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a
contratistas o avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.
5. Que correspondan a créditos efectivos de sus titulares.
Igualmente contiene el Sistema Nacional de Control Fiscal donde su objetivo
es fortalecer la capacidad del Estado para ejecutar eficazmente su función de
gobierno, lograr la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos
del sector público.
Análisis de los mandamientos de pagos de la Universidad, a través de la
revisión, comparándolos con las normativas y procedimientos establecidos en
la misma.
Conocimiento sobre el sistema (Telnet), es decir, el sistema presupuestario
- contable de la UNEG, donde se verifican las asignaciones presupuestarias y
que lo que esté en físico sea igual a lo reflejado en el sistema.
Se logró tener un fácil manejo y ubicación de los comprobantes de pago
CONCLUSIÓN
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Gracias a la pasantía el estudiante tiene la oportunidad de realizar y conocer
en un lapso corto el trabajo y emplear los conocimientos adquiridos con respecto a
la carrera estudiada.
En la UNEG, esta fase es obligatoria ya que ayuda a la formación
profesional a través de una serie de normas y procedimientos establecidos por
dicha institución.
Mediante el proceso de revisión y análisis de los comprobantes de pago por
concepto de viáticos, servicios y honorarios sirvió para:
Lograr el análisis y revisión con respecto al control posterior a los
mandamientos de pago por concepto de viáticos, servicios y honorarios
profesionales.
Los reintegros que en algunas ocasiones deben realizar los beneficiarios a
la institución, en ocasiones no se efectúan a pesar de las normas establecidas.
La obsolescencia de los equipos de computación, dificultaron la
realización de muchos procesos investigativos.
Las normativa de la institución se encuentra bien establecida, sin embargo
en algunos casos no le dan importancia, o bien no es aplicada de la manera
correcta por el personal; cabe destacar que cada departamento es responsable
de dicha aplicación y entendimiento.
RECOMENDACIONES
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En el proceso de revisión y análisis posterior a los comprobantes de pago
por concepto de viáticos, servicios y honorarios se debe tomar en cuenta los
siguientes aspectos:
Cuando el beneficiario no cancele en el tiempo establecido en el caso de
reintegro a la institución debería tomarse otras medidas, de manera que se
cumpla con las normas
Especificar con claridad las funciones que debe cumplir cada empleado,
para evitar errores o desviaciones en dichos comprobantes.
la adquisición de equipos de computación avanzados para facilitar el
trabajo.
Tener un conocimiento preciso de las normativas que al momento de
presentarse algún inconveniente, se pueda encontrar y aplicar la solución
correcta, así como también, aplicar sanciones a todas aquellas personas que
incumplan con el reglamento y normativa del control interno, para disminuir
dichas fallas.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
RESOLUCIÓN CU-0-09-546. (2008). Reglamento de la Dirección de Auditoría
Interna de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG).
Manual de normas de control interno sobre un modelo genérico de la
administración central y descentralizada funcionalmente. Gaceta oficial Nº
38.282 de fecha 28 de septiembre 2005.
RESOLUCIÓN CU-0-16-827. (2007). Correspondiente al Manual de Compras y
Procedimientos de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG).
RESOLUCIÓN CU-0-20-1084. (2009). Correspondiente a la Tabla de Viáticos
Nacionales.
Tabla de Retenciones de Impuesto Sobre la Renta. 2010-2011.
Ley de contrataciones públicas Gaceta Oficial Nº 5.929. (2008).
RESOLUCION CU-O-04-112. (2009). Correspondiente a la Tabla de
Remuneración para la cancelación de honorarios profesionales a los facilitadores
de los programas de diplomados de la coordina de educación permanente
Ley Orgánica de la contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal Gaceta Oficial Nº 6.013. (2010).
Grande, I. (2005) Marketing de los servicios (4ta Edición)
CHIAVENATO, Idalberto. (2002). Introducción a la Teoría general de la Administración. (7ma Edición).
28
ANEXOS
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33
Número:
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
Fecha:
PLANILLA DE VIÁTICOSDEPENDENCIA CÓDIGO UBICACIÓN
18000
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO SUELDO
FECHA DE VIAJE: Día (s)
MOTIVO: DESTINO:
LIQUIDACIÓN DE VIÁTICO Monto Días
Días: Alojamiento: Bs. 0,00Alimentación: Desayuno: 0,00 Almuerzo: 0,00 Cena: 0,00Ruta Aérea: Valor Pasaje: Ruta Terrestre: x = Km. c/u x Bs. = Equivalente ruta terrestre: Traslado residencia-aeropuerto-residencia: 0,00Traslado aeropuerto-hotel-aeropuerto: 0,00Transporte intraurbano: 0,00Impuesto de salida: 0,00Equipaje: 0,00 TOTAL Bs. 0,00
Solicitado por: Autorizado por:Recibido por:
Firma: C.I. Nº:
Cuenta Financiera Cuenta Presup. Contabilidad Presupuesto Auditoría
Apertura Programática Unidad Ejecutora Ambito Partida EspecíficaUbicación Geográfica
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