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UNIVERSIDAD “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”
DECANATO DE POSTGRADO
GERENCIA MENCION FINANZAS
NUCLEO GUAYANA
CONTROL DE GESTION DE CALIDAD APLICADO EN EL PROCESO
DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA DELL ACQUA, C.A.
AUTOR: Luis A. González
Ciudad Guayana, Enero de 2011
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UNIVERSIDAD “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”
DECANATO DE POSTGRADO
GERENCIA MENCION FINANZAS
NUCLEO GUAYANA
CONTROL DE GESTION DE CALIDAD APLICADO EN EL PROCESO
DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA DELL ACQUA, C.A.
Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al
Título de especialista en Finanzas Públicas
AUTOR: Luis A. González TUTOR: Eduardo Berbesi
Ciudad Guayana, Enero de 2011
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Ciudadanos Miembros de la Comisión de Trabajo Especial de Grado
Universidad Gran Mariscal de Ayacucho
Núcleo de Ciudad Guayana
CARTA DE ACEPTACION DEL TUTOR
Por medio de la presente me dirijo a ustedes con la finalidad de
informarles que acepto ser tutor del trabajo presentado por el Ciudadano:
LUIS ALBERTO GONZÁLEZ MORENO, titular de la Cedula de Identidad Nº
15.396.580, el cual ha presentado el proyecto de su trabajo especial de
grado en su modalidad de tesis de grado titulado: CONTROL DE GESTION
DE CALIDAD APLICADO EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA
EMPRESA DELL ACQUA, C.A., para optar al titulo de Especialista en
Gerencia, Mención Finanzas, el cual considero reúne los requerimientos y
meritos suficientes para su aprobación académica.
Msc. Eduardo Berbesi
C.I.
Firma: _______________
iv
INDICE GENERAL
Pág.
Índice General ...................................................................................................
Resumen ..........................................................................................................
Introducción………………………….………………………………... ....................
CAPITULO I: EL PROBLEMA ...........................................................................
Planteamiento del Problema………………………………………………. ............
Objetivos de la Investigación….……………………………………………
Objetivo General…………………………………………………………
Objetivos Específicos……………………………………………………
Alcance de Investigación…………………………………………………...
Limitaciones de la Investigación…………………………………………...
CAPITULO II: MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigación…………………………………………
Antecedentes de la Empresa…...……….……………………………. ...............
Base teórica………………………………………………………………….
CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO
Tipo de investigación………………………………………………………..
Diseño de la investigación………………………………………………….
Población……………………………………………………………………..
Muestra……………………………………………………………………….
Técnicas e instrumento de la investigación………………………………
Presentación y análisis de los datos………………………………………
v
Aplicación en el campo empresarial………………………………………
CAPITULO IV: CONCLUSION Y RECOMENDACION
Conclusiones……………………………………………………….……….. ............
Recomendaciones…..…………………………………………….….......... ...........
BIBLIOGRAFIAS………………………………………………………….. ..............
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UNIVERSIDAD “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”
DECANATO DE POSTGRADO
GERENCIA MENCION FINANZAS
NUCLEO GUAYANA
CONTROL DE GESTION DE CALIDAD APLICADO EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA
EMPRESA DELL ACQUA, C.A.
AUTOR: González, Luis Alberto TUTOR: Msc. Eduardo Berbesi
2011
RESUMEN
El Objetivo general de esta investigación es Aplicar el control de gestión de calidad aplicado al proceso de facturación de la Empresa DELL ACQUA, C.A. El trabajo está conformado por el marco teórico donde se desarrollan los antecedentes, las bases teóricas, el sistema de variables y la definición de términos. Metodológicamente se diseñó como una investigación de tipo Descriptivo y un diseño documental. Para recolectar la información se utilizaron las técnicas de la observación participante y la entrevista no estructurada, las cuales no requirieron el uso Instrumento. Se realizó el análisis bibliográfico de documentos y se obtuvo como conclusión más resaltante la siguiente: La empresa DELL ACQUA, C.A., es una empresa dedicada al ramo de la industria de la construcción, realizando obras civiles de toda índole. En el Departamento de Contabilidad, entre sus principales funciones se puede mencionar, el análisis de las cuentas por pagar a sus proveedores. Dicho departamento conjuntamente con el Departamento de Compra, se encuentran involucrados en el proceso de facturación, el cual se origina desde que la empresa tiene la necesidad del material o producto hasta la cancelación de la factura a los proveedores. Se recomendó proseguir con el cumplimiento de las normativas venezolanas de COVENIN, Ley sobre Normas Técnicas y Control de Calidad, normas que garantizan la calidad del producto o material, esto conlleva a mantener u seguimiento de la calidad del servicio que se ofrece a los clientes y perdidas que eleven los gastos y costos para la empresa.
DESCRIPTORES: Control. Gestión de Calidad. Facturación
1
INTRODUCCIÓN
En toda organización es necesario aplicar controles de gestión de
calidad donde cada día se lleve a cabo el mejoramiento del proceso
operativo de la misma y ofreciendo bienes y/o productos de alta calidad.
Uno de los principales objetivos de las organizaciones es mejorar la
competitividad. Han de implantar, para ello, programas y técnicas que
fomentan la mejora de la calidad de los productos o servicios que ofrecen. Al
mismo tiempo, han de buscar técnicas que mejoren la productividad de sus
procesos para alcanzar dicho objetivo de competitividad.
En esta línea de implantación de programas y técnicas que mejoran la
calidad, ha estado muy presente el control de la calidad, pero ahora no sólo
se entiende como calidad hacia el cliente, sino también hacia el resto de los
actores implicados en el proceso (empleados, entorno empresarial, etc.).
Como ya se ha mencionado, para garantizar la mejora continua de la calidad,
es necesario llevar a cabo un Control de la Calidad. Definir una buena
estrategia en esta línea, asegura que la organización está llevando a cabo
correctamente su plan de empresa, es decir que está realizando unos
procesos de acuerdo con un programa estructurado para lograr sus objetivos.
Se Define control de calidad como "el proceso de alcanzar los
objetivos de calidad durante las operaciones". Según Juran (2001), "Control
de calidad es un proceso universal de gestión para dirigir las operaciones de
forma que proporcionen estabilidad, para prevenir cambios adversos y
mantener el statu quo".
El control de la calidad es uno de los tres procesos básicos de gestión
mediante los que se gestiona la calidad. Los otros dos son la planificación de
la calidad y la mejora de la calidad.
2
La empresa Dell Acqua, C.A., es una empresa perteneciente al ramo
de la construcción, en donde esta involucrado todos los recursos de la
empresa (humano, materiales, financieros y tecnológicos), los cuales
conforman un solo sistema de gestión. La importancia de un control de
gestión de calidad se ve reflejada en aplicar estrategias para mejorar calidad
de los materiales o servicios que ofrecen para mantener la competitividad
tanto en mercado nacional e internacional.
El proceso de la investigación se llevo a cabo, utilizando una
investigación de tipo descriptivo-documental, apoyado en un diseño de
campo, en el cual se aplico técnicas e instrumentos de recolección de datos
como la observación directa, las entrevistas no estructuradas y la revisión
documental.
El trabajo esta estructurado de la siguiente manera:
En el Capítulo I: El problema, se presenta el planteamiento del
problema, los objetivos de la investigación, general y específicos, el alcance
de la investigación y las limitaciones de la investigación.
En el Capitulo II: Marco Teórico, se muestran los antecedentes de la
investigación, una breve descripción de los antecedentes de la empresa y la
base teórica que sustentará la investigación.
En el Capítulo III: Marco Metodológico, se parte del tipo de
investigación que se utilizará, el diseño de investigación, las técnicas e
instrumento de la misma.
En el Capítulo IV: Análisis de los Resultados
En El Capitulo V: Conclusiones y Recomendaciones, se incluye el
aporte del estudiante.
Para finalizar se realizó una lista de las referencias bibliográficas que
se utilizaron.
3
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento de Problema
Las empresas en la búsqueda de la competitividad global tienen la
necesidad de lograr productos y servicios al menor costo, con el mejor nivel
de calidad y con la capacidad de satisfacer a la demanda tanto en tiempo
como en cantidad (CQD – quality, cost, delivery). En esa incesante búsqueda
de una óptima utilización de todos los recursos recurren a diversas
metodologías y sistemas. Para Lefcovich (2004), las últimas y más modernas
técnicas y sistemas de gestión hacen hincapié, en la fundamental necesidad
de lograr altos niveles de calidad y no solo satisfacer a los consumidores
sino también, obtener mayores niveles de productividad y menores costes de
producción, logrando de tal forma mejores niveles de rentabilidad para la
empresa.
Significa que la calidad pasa a ocupar un lugar preponderante dentro
de las estrategias y planes empresariales, ya que se le debe dar respuestas
a la vez, a una serie de conceptos distorsionados que atentan contra los
intereses sectoriales, como la falta de visión estratégica por parte de los
empresarios. Es decir, las técnicas y métodos de gestión deben actualizarse
para dar respuesta a las nuevas inquietudes y necesidades y una de ella
según Belcher (2004) es la creatividad: “”Es el mayor recurso existente y
debe ser convenientemente utilizado para generar nuevas y poderosas
herramientas e instrumentos de gestión” (p.2).
Producto de esa necesidad de generar nuevas estructuras de
pensamiento en materia de gestión, y lo que es más aún, la necesidad
4
imperiosa de producir ideas desde la cultura y la economía latinoamericana,
es que surge está nueva forma de ver y generar proyectos de calidad para
lograr la competitividad entre las empresas. Para Senlle (2002), los nuevos
directivos necesitarán ser visionarios en el tiempo, siendo sensibles a las
necesidades y a las expectativas de los clientes, comprometiéndose con la
sociedad en un mundo con profundas necesidades y graves problemas por
resolver.
Como se puede observar, el autor anterior le confiere una importancia
a las personas que ejercen liderazgo dentro de las organizaciones,
enfatizando en el comportamiento ético que es característico de la Gestión
de Calidad y explica, en gran medida, el buen funcionamiento de aquellas
organizaciones que lo asumen como propio, donde se observa: la calidad
como responsabilidad individual, el trabajo bien hecho, como exigencia de
esa responsabilidad y como fuente de satisfacción personal, la participación,
la colaboración y el trabajo en equipo como elementos fundamentales de la
organización, el reconocimiento, como signo de humanidad del que lo otorga
y del que lo recibe.
Pero, además, la Gestión de Calidad conforma una metodología
fundamental que se aproxima a ese modo de hacer típico de la ciencia
moderna. La existencia de procedimientos de autocorrección, basados en
informaciones empíricas medibles, es compartida por la metodología
científica y por ese procedimiento fundamental de mejora continua conocido
como ciclo de Deming. Así es reconocido por Patiño (2006), cuando explica
que en una organización de calidad, los empleados trabajan como científicos;
y es que ese modo de hacer permite explicar el progreso tanto de las
ciencias experimentales como de las organizaciones que aplican programas
de calidad.
La Gestión de calidad en los procesos de facturación es una realidad y
forman parte del día a día de las empresas: pequeñas, medianas y grandes
5
comercios, establecimientos, empresas e industrias. Existe una cantidad
creciente de sistemas y programas automatizados en el mercado
especializados en hacer más fácil este proceso brindándole mayor precisión
y calidad al mismo.
En Venezuela, y sobre todo en el Estado Bolívar, donde están
asentadas las empresas básicas y en donde cada día nuevas empresas van
posicionándose en la ciudad, aprovechando las bondades que brindan la
expansión y desarrollo de procesos de facturación, enmarcados en el control
de gestión de calidad, para de esta manera, comprender las posibilidades y
los desafíos que las nuevas gestiones originen, para de estamanera, ampliar
los procesos productivos.
En consecuencia, en la Empresa DELL ACQUA, C.A, la gerencia ha
comprendido la necesidad de utilizar procesos de facturación inmersos en los
controles de gestión de calidad, con el fin de consolidar su preparación en la
empresa para optimizar la planificación y hacer más eficiente el control a
través del uso de sistemas automatizados. No hay que olvidar que las
ineficiencias en el servicio de facturación son uno de los factores que
provocan mayores retrasos en el proceso de cobro. La buena calidad de la
facturación es clave para evitar problemas de cobro.
Ahora, bien aprovechando la oportunidad que ofrece la gerencia de la
Empresa DELL ACQUA, C.A, para describir el control de gestión de calidad
aplicado al proceso de facturación, se propone en este trabajo de
investigación despejar las siguientes interrogantes:
¿Cómo es el control de gestión de calidad aplicado al proceso de
facturación de la Empresa DELL ACQUA, C.A.?
¿Cómo se aplica el control de gestión de calidad en el proceso de
facturación para la detección de posibles desviaciones?
¿Cuáles son los parámetros de calidad aplicados en la Empresa DELL
ACQUA, C.A.?
6
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Aplicar el control de gestión de calidad al proceso de facturación de la
Empresa DELL ACQUA, C.A.
Objetivos Específicos
- Describir sí los controles de gestión de calidad de la Empresa
DELL ACQUA, C.A. están siendo aplicados al proceso de
facturación.
- Analizar el control de gestión de calidad aplicado en el proceso
de facturación en la Empresa DELL ACQUA, C.A., para la
detección de posibles desviaciones que afecten dicho proceso.
- Definir los parámetros de calidad aplicados en los puntos de
control de la Empresa DELL ACQUA, C.A., para mejora del
proceso de facturación.
Justificación de la Investigación
Este estudio es importante ya que le permitirá a la empresa tener
definidas cuales son sus debilidades y oportunidades, fortalezas y amenazas
con relación al control de gestión de calidad en el proceso de facturación, lo
que garantizará la calidad y eficiencia en sus relaciones comerciales con sus
clientes. Por otro lado los aportes expuestos en este trabajo servirán como
material de referencia a todo aquel que necesite o desee alguna información
en relación a este tema en específico.
7
Las razones personales por las que se ha elegido este tema de
investigación obedece a la alta relevancia que representa el ámbito
administrativo y de gestión en cuanto a la eficiencia de una empresa y su
proceso de facturación, que para lograr crecer necesita ser altamente
competitiva. Esta competitividad no puede lograrse sin calidad total en toda
su estructura, de manera que permita que cada función cuente con el
personal que vele por la calidad cada vez mejor de los procesos y
procedimientos internos, buscando establecer permanentemente mejoras en
los productos y servicios que entrega con el objetivo de alcanzar y exceder
las expectativas del cliente.
Igualmente, la realización de este estudio permitirá recomendar a la
Empresa DELL ACQUA, C.A., una descripción actualizada de los temas de
sistema de calidad y gestión de calidad como herramientas técnicas y
profesionales útiles para el desarrollo y mejoramiento en todas las áreas de
la empresa, especialmente las dirigidas a las finanzas.
Alcance de la Investigación
La investigación se circunscribe a la Empresa DELL ACQUA, C.A
ubicada en Puerto Ordaz - Estado Bolívar, específicamente en la Gerencia
General en el Departamento de Contabilidad. Para este caso, se consideró
únicamente describir el control de gestión de calidad aplicado al proceso de
facturación de la Empresa DELL ACQUA, C.A.
Para elaborar la descripción fue necesario recabar información del
personal que ejercen funciones de supervisión y técnico, lo que sirvió como
base para planificar y organizar la descripción del control de gestión de
calidad aplicado al proceso contable de la facturación.
Esta investigación se delimita como un estudio de tipo descriptivo de
control de calidad utilizados por la empresa, específicamente los aplicados
8
en el proceso de facturación, el cual abarcó desde que existe la necesidad de
los materiales hasta que las facturas son canceladas a los proveedores,
específicamente el pago de las facturas con fecha de vencimiento de 30 y 60
días. Los datos recabados proporcionó la información necesaria para
especificar los procedimientos contables necesarios para llevar acabo el
control de facturación de la empresa.
9
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Organización
Razón Social o Nombre de la Empresa
DELL ACQUA, C.A., es una empresa de capital privado dedicada al
aprovechamiento del ramo de la industria de la construcción, realizando
obras civiles de toda índole, desde el desarrollo urbanístico hasta la
construcción de puentes, carreteras y represas. Está ubicada en Puerto
Ordaz, su oficina principal se encuentra en la Avenida Las América, Centro
Comercial Anto, piso 02, Oficina 02, Jurisdicción del Municipio Autónomo
Caroní del Estado Bolívar, contando con varias sucursales en el ámbito
nacional, establecidas en los Estados: Monagas, Lara, Anzoátegui y Distrito
Federal y en el ámbito internacional en Miami, EEUU.
Según el Registro Mercantil de la Circunscripción Judicial del Estado
Bolívar con Sede en Puerto Ordaz (1960), en su primer folio expone que está
organización nace: .....el 29 de diciembre de 1960, con sede en Ciudad
Guayana, con un capital pagado de Bs. 200.000,00 y en sociedad del Ing.
Guilmo Dell Acqua, Franco Biocchi R. y Ángelo Della Torre, todos de
nacionalidad italiana. DELL ACQUA, C.A., es inscrita el registro de Comercio
que lleva el juzgado Primero de Primera instancia en lo Civil y Mercantil del
Estado Bolívar, anotado bajo el N° 205”.
Comienza con pequeños contratos, los cuales promociona a la
compañía en el ámbito regional, y posteriormente en el ámbito nacional, y en
10
el año 1961 le es otorgado por la empresa INNOCENTI, S.P.A., el contrato
para la construcción del Muelle de Matanzas lo que promueve que crezca al
lado de los grandes proyectos, construyendo infraestructura para cada uno
de los parques industriales más importantes del país, empezándose a
expandir aún más, cuando sus maquinarias y trabajadores laboran para la
Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G.), la cual hasta el momento ha
sido su fuente de trabajo.
Entre las obras más conocidas que se han desarrollado se pueden
mencionar el Campamento de Mapanare en Matanzas, La Planta Siderúrgica
del Orinoco (SIDOR) en Matanzas, la Vía Regional en Puerto Ordaz, el
Sistema de Agua Potable en Puerto Ordaz, el Asfaltado de la Carretera de
Guri, el Asfaltado en el Área del Plan IV-SIDOR, la Construcción de la
Represa Raúl Leoni en Guri, así como innumerables movimientos de tierras,
concretos y asfaltado en toda la región con diferentes empresas.
Desde entonces, ésta empresa comienza a realizar en todo el territorio
nacional obras como la Presa Yacambú (Estado Lara), movimientos de tierra
y preparación del terreno en el Criogénico de José (Estado Anzoátegui),
explotación de canteras en Pertigalete (Estado Anzoátegui), urbanismo,
pavimentación, mantenimiento de vías, excavación y voladuras en los
Estados Monagas y Bolívar.
Hoy en día, DELL ACQUA, C.A., ha extendido sus actividades
cubriendo todas las áreas de construcción civil, especializándose en la
realización de grandes proyectos de ingeniería, y actualmente, tiene en su
trayectoria la construcción de presas, carreteras, túneles, urbanismos
industriales y residenciales, y edificaciones que van en función del desarrollo
del país; combinando sus mejores esfuerzos en la aplicación de nuevas
técnicas y control adecuado de sus costos.
11
En la actualidad, cuenta según el Registro Mercantil de la
Circunscripción Judicial del Estado Bolívar con Sede en Puerto Ordaz (1998),
en su cuarto folio, el cual expresa que:
El capital social de OCHO MILLARDOS DE BOLIVARES (Bs.
8.000.000.000,00) dividido en ocho millones de acciones nominativas, no
convertibles al portador a razón de mil bolívares cada una (Bs. 1.000,00 c/u),
el cual ha sido suscrito y pagado totalmente por los accionistas de la
empresa; Conformada por los señores Franco Biocchi, y Remo Guardazzi.
Ambos fungen como directores gerentes de la misma”
Posee gran cantidad de avances tecnológicos, mano de obra,
maquinarias pesadas y semi–pesadas, que ayudan al desarrollo social y
económico de la rama de la construcción.
MAPA DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE DELL ACQUA, C.A
Fuente: de la empresa DELL ACQUA, C.A. 2000.
Objetivo General
Optimizar sus beneficios mediante la venta por servicios prestados en
el área de movimientos de tierra, construcción civil, pavimentación y
M
iami
Bar
quisimeto
C
aracas Pto.
La Cruz M
aturín P
to.
Ordaz
Q
uibor
.
12
planificación de presas, cumpliendo en el momento oportuno con los
requisitos y necesidades que existan en el mercado, y lograr satisfacer a los
clientes pudiendo ofrecer servicios confiables, calidad en el trabajo realizado;
dada la experiencia que se tiene en el ramo y a precios competitivos.
Objetivos Específicos
Ofrecer sus servicios de construcción y acondicionamiento de
vialidades a las entidades públicas y privadas del país.
Participar en la construcción de grandes proyectos que contribuyan al
desarrollo de parques industriales que se realizan en el país.
Acomete trabajos en la excavación a cielo abierto mediante el uso de
explosiones.
Función
DELL ACQUA, C.A., tiene como función principal la explotación del
ramo de la industria de la construcción, por medio de la realización de obras
civiles de toda índole; construcción, planificación y desarrollo de urbanismo,
edificaciones, puentes, carreteras, voladuras de rocas, movimientos de tierra,
dragado y drenajes, planificación y construcción de presas, así como cuales
quiera otras actividades afines o conexas y además de licito comercio.
13
Organigrama de la Empresa
Fuente: DELL’ ACQUA, C.A. 1999
14
Descripción del Organigrama de la Empresa
Funciones principales de los departamentos que conforman la
organización.
Junta Directiva
Es el mayor nivel jerárquico de la organización, la cual está facultada
para establecer normativas y lineamientos, para el proceso de negocios.
Gerencia General
Tiene como función principal, velar por el buen funcionamiento de la
empresa y la correcta administración de sus recursos económicos, humanos
y materiales.
Gerencia Administración Y Finanzas
Encargada de dirigir la gestión administrativa, financiera y contable;
garantizando la transparencia de sus operaciones y la correcta utilización de
los fondos, de acuerdo, a las disposiciones de la ley. Y de la junta directiva
de la organización.
Departamento De Tesorería
Tiene como función primordial administrar los recursos económicos de
la empresa, manteniendo en todo momento informada a la Junta Directiva y a
la Gerencia Administrativa de las actividades que realiza y de los recursos de
15
los que dispone. Además planifica los pagos a efectuar de contado y maneja
la caja chica principal de la organización.
Departamento de Compras
Encomendada a la adquisición nacional e internacional de los equipos
requeridos, como repuestos, maquinaría, materiales e insumos en general,
para el desarrollo de las actividades de la empresa.
Departamento de Contabilidad
Se encarga de realizar las operaciones contables de la empresa
diariamente, como es el caso de los cheques, depósitos, notas de débito,
notas de crédito, etc., así como de emitir los informes financieros y de
mantener actualizados los libros legales.
Gerencia de Proyecto
Su función principal es el estudio, preparación y propuestas de diseño
de las ofertas, para los proyectos que se encuentran en proceso de licitación
y además llevar el control administrativo de los contratos.
Departamento Técnico
Se encarga de la elaboración de los precios unitarios que se utilizan,
como base para la estimación de los costos asociados a cada proyecto, así
como de la elaboración de las variaciones y valuaciones de las obras en
ejecución.
16
Departamento de Planificación
Tiene como responsabilidad planificar adecuadamente las
necesidades y operaciones futuras de la empresa, para el desarrollo de sus
proyectos.
Gerencia de Servicios Generales
Garantiza el cumplimiento de los contratos adquiridos por la empresa,
solventando todos aquellos inconvenientes que se puedan presentar en la
ejecución de una obra.
Departamento de Mantenimiento de Equipos
Delegado del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y
maquinarias de la empresa.
Departamento Personal
Este trabaja conjuntamente con el Ministerio del Trabajo y con el
S.S.O., notificándole de todos los detalles de los trabajadores. Se encarga de
realizar los ingresos, retiros y despidos de los trabajadores de la empresa,
así como del cálculo de nómina, concesión de préstamos, ley de política
habitacional, reposos y paro forzoso del personal.
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Descripción De La Gerencia De Administración Y Finanzas
Área: Departamento De Contabilidad
Gestiones Del Departamento
Su función principal es la preparación analítica y descriptiva para el
suministro de información razonada, sobre la base de registros técnicos de
eventos económicos identificables y cuantificables, cuando esta sea
requerida, para la toma de decisiones con relación a la actividad económica
de la compañía.
Este departamento desarrolla todas las actividades relativas que
sirven para la presentación en forma adecuada, sobre la situación y el
progreso de la misma.
Dentro de las principales funciones se puede mencionar:
Emisión de Cheques.
Elaboración de Conciliaciones Bancarias.
Manejo de Archivo.
Elaboración de declaración del Impuesto al Valor Agregado.
Trascripción de comprobantes diarios.
Verificar que las facturas cumplan con los requisitos que exige
el SENIAT.
Análisis de las Cuentas por Cobrar.
Análisis de las Cuentas por Pagar.
Calculo y Pago trimestral del INCE
Verifica la disponibilidad bancaria diariamente.
Elabora informes a la Gerencia Administrativa para la toma de
decisiones mensualmente.
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Organigrama del Departamento de Contabilidad
Fuente: DELL’ ACQUA, C.A. 1999
Antecedentes de la investigación
Aguilera, Alejandro (2005), en sus estudios de Postgrado, desarrollo
su investigación, el cual se tituló, “Administración de Calidad Total”,
investigación que se basó en la Teoría de Kaisen, en donde Kai, significa
“cambios” y, zen, quiere decir “para mejorar”, en fin Kaisen quiere decir
“cambio para mejorar” o “mejoramiento continuo”. Llegó a determinar que
dentro de una Organización, se atacan los efectos y síntomas, y no se va a
las causas de fondo de los problemas. Se trata de resolver los problemas por
reacción, por impulso, corazonadas y regaños, no mediante un plan de
soluciones soportados. Esta es una investigación de tipo descriptivo,
basando en un diseño de campo experimental.
La investigación antes mencionada, sirvió como base para sustentar el
marco teórico, ya que en ella se plantea la administración de calidad total
19
para mejorar continuamente el proceso productivo y alcanzar lograr los
objetivos propuestos.
De León, Miriam (2005), en su proyecto de investigación titulado,
“Calidad Total, como clave del éxito en el año 2000”, escrito para explicar
como analizar los conceptos que la clave del éxito de la fuerza del año 2000,
dentro de la organización es: Calidad total en las empresas, para dar a
conocer a la comunidad panameña él porque sé realizaba esta
transformación. En este trabajo se aplica la teoría del Reforzamiento por que
pasa por alto el estado del individuo y se concentra únicamente en lo que
sucede a una persona cuando emprende una acción. En este caso sería
dentro de la empresa. Es una investigación de tipo descriptivo, basado en un
diseño de investigación exploratorio, en donde se utilizó como técnicas e
instrumento para la recolección de los datos la observación directa y las
encuestas. Llego a la conclusión que la estimulación es necesaria para que
un país, una empresa nacional, o una transnacional, sean más competitivos,
es resultado de una política fomentada por el estado que produzcan las
condiciones para proveer la estabilidad necesaria para crecer y se requiere
de la construcción de un Estado Civil fuerte, capaz de generar, comunidad,
cooperación y responsabilidad.
La investigación realizada por la autora antes mencionada sirvió como
referencia para el desarrollo de los objetivos planteados en esta
investigación, ya que en el se plantea que en el rendimiento de la empresa
está la clave del éxito de la calidad para convertir a una empresa más
competitiva, consiguiendo mejorar continuamente y obteniendo resultados
visibles que determinen el éxito de la misma.
Gonzalo, Pico (2006). Elabora trabajo titulado “El mapa de procesos:
elemento fundamental de un sistema de gestión de calidad para empresas de
servicios en Venezuela”.
20
Esta investigación tuvo como objetivo elaborar el mapa de procesos
de un sistema de gestión de calidad para empresas venezolanas,
específicamente del sector servicios, con base en la norma COVENIN ISO
9001: 2000. En este caso se seleccionó una empresa de consultoría de
tamaño medio, representativa del sector. Se utilizó la investigación
documental, mediante la revisión y análisis de información existente sobre el
tema y la investigación de campo, mediante la aplicación de instrumentos de
recolección de información para obtener datos; además, la investigación fue
de tipo aplicada, puesto que los resultados se utilizaron inmediatamente para
resolver los problemas detectados. Los resultados de la investigación indican
que para una empresa de servicios es fundamental elaborar un mapa de
procesos como herramienta de gestión de calidad, porque facilita el control
de los aspectos claves a mejorar constantemente y le permiten aumentar su
valor agregado.
La investigación significó un aporte metodológico de gran importancia,
ya que permitió la organización de este trabajo de grado en tres fases: la
primera fase, de recolección y análisis de la información, la segunda, el uso
como técnicas de recolección de datos de la revisión bibliográfica, la
entrevista, la observación directa y la consulta a expertos en la materia, y la
tercera, de elaboración de las conclusiones finales en función de los objetivos
planteados.
Bases Teóricas
Cuentas Por Pagar
En una organización es importante contar con una herramienta que
sirva como base para facilitar y agilizar el procedimiento de las actividades y
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funciones que se lleven dentro del Departamento, Sección o Área
Administrativa.
Como plantea Catacora F. (1997), el ciclo de compra y cuentas por
pagar corresponde a todas las actividades realizadas por la empresa, con el
objeto de obtener los materiales y servicios necesarios para sus operaciones.
(p. 267). Es muy importante resaltar que dicho proceso es primordial la
aplicación de ciertos controles para evitar desviaciones que en la medida van
afectado la calidad de la gestión de las operaciones de la empresa.
Según Meigs & Meigs (1992), determina que… “el pasivo corriente se
debe cancelar dentro de un año o dentro del ciclo de operaciones”. (p. 172).
Entre los más comunes encontramos, los documentos por pagar, las cuentas
por pagar, los impuestos por pagar, los salarios por pagar, los interese por
pagar y el ingreso recibido por anticipado.
Según Catacora (2001), al definir las cuentas por pagar plantea lo
siguiente:
Las cuentas por pagar se originan por la necesidad de financiamiento
que tiene una empresa para la adquisición de bienes y/o servicios
necesarios, que le permitan llevar a cabo el proceso de producción, o
mantener operativamente las funciones de apoyo de servicios a las distintas
unidades del negocio. Se clasifica un sistema de cuentas por pagar como
administración y finanzas, debido a que el objetivo principal del sistema es el
controlar todos los desembolsos realizados por la empresa. (p. 31).
El proceso de cuenta por pagar se inician en el momento en que la
empresa recibe la propiedad de los bienes comprados, o se compromete con
la adquisición de un servicio, es decir, que al instante que el proveedor le
hace la entrega de la mercancía al cliente, este se compromete a cancelarle
en un periodo de tiempo determinado, que este comprendido en un año
operacional y bajo las condiciones pago establecidas entre ambas partes.
22
Proceso de compras
El proceso de compras se inicia con la necesidad de un bien o servicio
y culmina con la adquisición y pago de estos. Esta necesidad es planteada
por el departamento o la unidad que la requiere (usuario); de esta forma, las
solicitudes de bienes o servicios depende de un departamento diferente al de
compras.
Dentro de este proceso de compra comprende las siguientes:
Recepción de la solicitud de requisición.
Emisión de la orden de compra.
Aprobación de la orden de compra.
Envío de la orden de compra a los proveedores.
Recepción de los bienes y/o servicios.
Registro de la entrada del activo o recepción del servicio.
Pago del bien o servicio recibido.
Registro del pago.
La solicitud de requisición
Catacora (2001), específica que… “para iniciar una compra, cualquier
departamento de una empresa emite una solicitud de requisición” (p. 268).
Esta emisión debe surgir por una necesidad específica y esta puede
originarse por varias razones, entre las cuales tenemos:
Generación de un punto de reorden del inventario de materia
prima o materiales.
Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital.
23
Surgimientos de necesidades de materiales de acuerdo con el
plan de producción.
Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante,
completa una requisición o solicitud de los bienes y/o servicios a ser
comprados y la envía al departamento de compras. Es necesario que el
departamento de compras conozca los materiales y los proveedores, así la
primera actividad del proceso consistirá en contactar los proveedores, con el
propósito de obtener cotizaciones de los bienes y/o servicios a ser
adquiridos. Como toda transacción potencialmente puede generar un
compromiso para la empresa, la solicitud de requisición debe tener ciertas
aprobaciones de acuerdo con las políticas que establezca la empresa.
Típicamente los campos de aprobación que lleva una solicitud de requisición
son los siguientes:
Persona o unidad solicitante.
Jefe de la unidad solicitante.
Funcionario de rango inmediatamente superior al jefe de la
unidad solicitante.
Normalmente, esta última aprobación es opcional y, como se
mencionó anteriormente, está sujeta a las políticas o niveles de
aprobación que establezca la empresa.
Meigs & Meigs (Op. Cit.), dice que…“es una petición proveniente del
departamento de venta o de almacén dirigida al departamento de compras
para ordenar mercancías, sin ella no se puede ordenar bienes”. (P. 323).
Este es el primer documento que se requiere para procesar una
compra y para la elaboración de los restantes documentos que vienen a
24
soportar una compra ya sea por adquisición de materiales o suministros,
contratación de servicio, materia prima u otros.
Algunas de las razones por las cuales se puede originar una orden de
compra son:
Generación de un punto de reorden del inventario de materia
prima o materiales.
Cumplimiento del presupuesto de inversiones de capital.
Surgimiento de necesidades de materiales de acuerdo con el
plan de producción.
Otras.
Orden de compra
Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de compras,
debe ser procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios
requeridos. Según Fernando Catacora Carpio (2001), expresa que… “Un
documento de orden de compra es aquel en el que se le solicita a un
proveedor, la provisión de un bien o prestación de un servicio para la
empresa” (p.269). Una orden de compra, dependiendo del tipo de
adquisición, obra o servicio, debe contener los aspectos siguientes:
Nombre o razón social de la empresa.
Domicilio de la empresa.
Centro de costo.
Código de gasto.
Numero del Proveedor.
Cantidad.
25
Unidades.
Descripción o especificaciones de lo que se compra o contrata.
Precio unitarios y monto total de la orden de compra.
Condiciones de entrega (parciales o totales).
Plazo de entrega o ejecución.
Instrucciones de embarque.
Condiciones de pago.
Penalidad.
Garantía.
Requerimiento de fianzas.
Métodos para la verificación de calidad.
Especificaciones técnicas.
Aprobación de la orden de compra
La aprobación de este documento está a las políticas de autorización
que establece una entidad, en el caso de la empresa DELL ACQUA, C.A., la
aprobación esta a cargo del Departamento de Administración.
Envío de la Orden de Compra a los Proveedores
La autorización de la orden de compra se realiza a través del
formulario de orden de compra, y esta es emitida por el departamento de
compra, esto implica el proceso de revisión de la misma, en donde se tiene la
responsabilidad de:
Conocer los materiales utilizados por la empresa y sus diferentes
proveedores: es necesario que el personal del departamento conozca si se
26
trata de materias primas importadas o nacionales, condiciones de
almacenamiento y transporte, requisitos de importación y otros aspectos.
Realizar las compras con base en los requisitos establecidos en
cuanto a cantidad y calidad: la responsabilidad del departamento de compras
está limitada a cumplir con las requisiciones establecidas, en caso de existir
necesidades de cambios se debe consultar con la unidad que solicitó el bien
o servicio.
Controlar que las mercancías se reciban oportunamente: este aspecto
es importante porque la recepción oportuna influye en las operaciones de la
empresa.
Realizar los reclamos por faltantes o defectos en calidad: la
responsabilidad del departamento incluye negociar con los proveedores, los
reclamos por faltante o defectos en el producto.
Recepción de los bienes y/o servicios
El siguiente paso en el proceso de compras, es la recepción del bien o
servicio. En este momento el proveedor recibió el documento original de la
orden de comprar y procedió a suministrar los bienes o servicio requeridos.
Se pueden presentar los siguientes casos:
La unidad solicitante recibe lo requerido, en este caso la conformidad
de lo recibido la tiene que dar esta unidad y enviar la documentación
necesaria al departamento de contabilidad para su registro.
La unidad solicitante no es quien recibe lo requerido, sino otra
dependencia física, en cuyo caso la unidad solicitante debe efectuar un
seguimiento a las órdenes de compra que tiene pendiente por recibir.
27
Registro de la entrada del activo o recepción del servicio
Una vez recibido los bienes o servicios, y luego que el departamento
de compra da la conformidad de recepción, se debe realizar el
correspondiente registro de entrada del activo o de la recepción del material
o servicio.
Para realizar esto, es necesario remitir al departamento de
contabilidad a siguiente documentación para su registro:
Copia de la orden de compra.
Factura original del proveedor.
Informe de recepción.
Documentación aduanal, en caso de tratarse de importaciones.
Pago del bien o servicio recibido
El pago del bien o servicio se origina luego de haberse emitido la
orden de pago por la unidad solicitante. El pago de los pasivos está sujeto a
lo establecido al respecto en las políticas de la empresa, con relación al
manejo del efectivo. Para efectuar un pago, debe obtenerse al menos la
conformidad de las siguientes unidades:
Solicitante.
Receptora.
Tesorería.
28
Sistema de Calidad
Distintas definiciones giran en torno a la calidad. Para Deming calidad
significa ofrecer a los clientes productos y servicios confiables y satisfactorios
a bajo costo. En tanto que para Juran, lo importante es que el producto o
servicio sea adecuado para su uso, para Crosby, la calidad es el
cumplimiento de los requerimientos de calidad de cada compañía, o dicho de
otra forma, dar cumplimiento a las especificaciones.
Partiendo de una perspectiva diferente Lefcovich (2005) define la
calidad como el compromiso ético con la excelencia, porque sólo una
empresa que ha definido en sus valores supremos el generar productos y
servicios de calidad, estará realmente comprometida en su consecución.
Sin embargo, para Vásquez, Marcelo (2007), el término calidad debe
ser comprendido por los gerentes, administradores y funcionarios de las
organizaciones actuales como: “el logro de la satisfacción de los clientes a
través del establecimiento adecuado de todos sus requisitos y el
cumplimiento de los mismos con procesos eficientes, que permita así a la
organización ser competitiva en la industria y beneficie al cliente con precios
razonables.” (online).
La Calidad en Venezuela
Toda organización es un sistema, un conjunto de partes con
características comunes, como por ejemplo: objetivo central, recursos,
cultura y valores organizacionales, que persiguen una meta. Para alcanzar
dicha meta es necesario corregir problemas inherentes a su sistema y a sus
operaciones, lo que trae como consecuencia beneficios y mejoras en la
calidad y la productividad (Senlle et al, 2001). En tal sentido, el sistema de
calidad de una empresa además de un buen diseño, requiere de un
29
mejoramiento continuo y para ello, desde el año 1987 se cuenta con un
conjunto de normas, específicamente las normas ISO 9000, que
constituyeron la primera serie de normas internacionales voluntarias para la
gestión y aseguramiento de la calidad.
Las normas internacionales ISO 9000 se han convertido en las normas
de calidad más populares en el mundo; miles de organizaciones las han
adoptado y otras miles siguen ese proceso, toda vez que han entendido que
confiar en un sistema de calidad no solamente permite garantizar a nivel
internacional la calidad de los bienes o servicios que ofrecen, sino que les
permitirá operar de manera eficaz y eficiente (Clements, 1998).
La Comunidad Europea ha establecido normas formales de calidad,
como la ISO-9000, como línea de base para el diseño de productos y
certificación de que estos satisfacen tales normas (Ivancevich et al, 1996). El
trabajo de preparación de las normas internacionales normalmente se realiza
a través de los comités técnicos de ISO.
El organismo que representa a Venezuela ante ISO es
FONDONORMA (Fondo Nacional para la Normalización), creado por el
anteriormente denominado Ministerio de Fomento, hoy en día Ministerio del
Poder Popular para la Producción y el Comercio, con el objetivo de contribuir
a mejorar la calidad de los bienes y servicios de los sectores productivos del
país. Además, existe un organismo encargado de hacer cumplir las normas
ISO, denominado Comisión Venezolana de Normas Industriales (COVENIN);
este fue creado en 1958 y es el organismo encargado de programar y
coordinar las actividades de normalización y calidad en el país. Para llevar a
cabo el trabajo de elaboración de las normas, COVENIN constituyó comités y
comisiones técnicas de normalización, en las cuales participaron
organizaciones gubernamentales y no gubernamentales relacionadas con un
área específica. COVENIN adoptó en 1990 la serie de normas ISO 9000 que
ya en el año 1987 la ISO había publicado.
30
La Calidad Total, constituye un nuevo sistema de gestión empresarial,
en la medida que sus conceptos modifican radicalmente los elementos
característicos del sistema tradicionalmente utilizado en los países de
occidente. Entre ellos se cuentan (Tomado de James, Paul, 2002, p. 98):
- Los valores y las prioridades que orientan la gestión de la empresa.
- Los planteamientos lógicos que prevalecen en la gestión de la
actividad empresarial.
- Las características de los principales procesos de gestión y
decisión.
- Las técnicas y metodologías aplicadas.
- El clima entendido como el conjunto de las percepciones que las
personas tienen sobre relaciones, política de personal, ambiente,
etc.
El nuevo enfoque de calidad requiere una renovación total de la
mentalidad de las personas y, por tanto, una nueva cultura empresarial, ya
que entre otros aspectos se tiene que poner en práctica una gestión
participativa y una revalorización del personal no aplicada en los modos de
administración tradicional.
Control de Calidad en la Industria de la Construcción
Para Vásquez, Marcelo (2007), la calidad tiene dos aspectos
esenciales: la calidad técnica (planos, condiciones técnicas) y la del servicio
(hitos temporales, pulcritud, cooperación): en la mayor parte de ocasiones,
estos parámetros de calidad se cumplen mediante: revisiones individuales,
reuniones de revisión del proyecto, usos de listas de comprobación o
revisiones por terceras partes. La introducción del concepto de gestión de la
calidad total adopta un enfoque integrador de la gestión que incluye los
esfuerzos para desarrollar, mantener y mejorar la calidad, orientando la
31
prestación de servicios a la satisfacción del cliente. Dentro de esta tendencia
mundial se encuentran las normas ISO. La ISO 9001: 2000 “Sistemas de
gestión de la Calidad”, propone el establecimiento, para cada proyecto y
dentro del marco del manual de calidad de la empresa, de un plan de calidad.
La ISO 10006: 1997 “Gestión de la Calidad. Directrices para la calidad en la
gestión de proyectos”, sirve de guía en aspectos relativos a elementos,
conceptos y prácticas que puedan mejorar la calidad de la gestión de
proyectos. Teóricamente, ambas normas son complementarias,
compaginando el trabajo dentro de una empresa y su aplicación a un
proyecto concreto.
La aplicación de las normas ISO (la 10006 e incluso la familia 9000)
presenta unas mayores complicaciones que para el clásico proceso
industrial. La norma ISO 10006 incluye procedimientos relativos a estrategia,
gestión, alcance, tiempo, coste, recursos, personal, comunicación, riesgos y
aprovisionamientos, está basada en el PMBok (versión 1996). No obstante,
en el sector de la construcción apenas se ha superado la etapa de control de
la calidad clásico, a pesar de la adopción por parte de numerosas empresas
de los sellos de calidad, por lo que queda un largo camino por recorrer.
Además, tal y como se ha comentado previamente, existe una dificultad
añadida de aplicación de la normativa, especialmente de la ISO 10006, al no
contemplar la contratación pública el concepto de “project management” o
dirección integrada de proyectos, que es el que subyace en el espíritu de la
norma. (Vásquez, Marcelo, 2007, online).
La certificación ISO
Según el Instituto Colombiano de Normas Técnicas (Icontec, 2003),
citado por Posada Moreno (2007), la certificación es el procedimiento
mediante el cual una tercera parte diferente al productor y al comprador
32
asegura, por escrito, que un producto, un servicio o un proceso, cumple con
los requisitos especificados.
Por esta razón, constituye una herramienta valiosa en las
transacciones comerciales nacionales e internacionales. Es un elemento
insustituible para generar confianza en las relaciones cliente-proveedor.
Entre los múltiples beneficiados con las certificaciones se encuentran
los gobiernos, las industrias y los consumidores (Posada Moreno, 2007,
online):
Para los gobiernos, la certificación asegura que los bienes y servicios
cumplen requisitos obligatorios relacionados con la salud, la seguridad, el
medio ambiente, y sirve como medio de control en el comercio exterior entre
los países.
Igualmente es una herramienta para la evaluación de proveedores en
procesos contractuales y para verificar que el bien adjudicado en un proceso
licitatorio cumple los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones.
Para el sector industrial, la certificación le permite demostrar el
cumplimiento de los requisitos establecidos en los acuerdos contractuales o
que hacen parte de obligaciones legales, mientras que para el consumidor la
certificación le permite identificar productos o servicios que cumplen con los
requisitos, o proveedores confiables.
¿Qué es ISO?
ISO (Organización Internacional de Normalización) es una federación
mundial de organismos nacionales de normalización (Organismos miembros
de ISO). El trabajo de preparación de las normas internacionales
normalmente se realizan a través de comités técnicos de ISO. Cada
organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya
establecido un comité técnico, tiene el derecho a estar representado en dicho
33
comité. Las organizaciones internacionales, públicas y privadas, en
coordinación con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora
estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (CEI) en todas
las materias de normalización electrotécnica (Posada Moreno, 2007, online).
Las normas internacionales son editadas de acuerdo con las reglas
establecidas en la parte 3 de las Directivas/ISO/CEI. Los proyectos finales de
Normas Internacionales (FDIS) adoptados por los comités técnicos son
enviados a los miembros para votación. La publicación como Norma
Internacional requiere la aprobación por al menos el 75% de los organismos
miembros requeridos a votar.
Sistema de Gestión de Calidad
Hoy en día se consolida una nueva concepción de la administración, la
gestión con calidad total en la empresa, que valora la creatividad, la
innovación y la flexibilidad, el trabajo en equipo, la calidad de la atención a
los clientes (internos y externos), la autoevaluación y su consiguiente mejora
continua, la formación permanente y el gusto por el trabajo bien hecho,
desde el convencimiento de que todo ello redundará en la calidad del
producto o del servicio que presta la organización.
La Gestión es entendida como el proceso que determina la forma de
organizar las actividades de la empresa, sus políticas, objetivos y
responsabilidades.
La calidad total es un estilo global de gestión que utiliza el método
científico y las contribuciones de todas las personas de la organización para
mejorar continuamente todo lo que la organización hace, con el objetivo de
alcanzar y exceder consistentemente las expectativas del cliente. Esta debe
ser concebida en todos los escalones y niveles de la empresa; en
34
consecuencia, la filosofía central de la calidad total descansa en la premisa
“hacerlo bien y a la primera vez” (Gallardo, M. et all, 2007, online).
La Gestión de Calidad es una filosofía adoptada por organizaciones
que confían en el cambio orientado hacia el cliente y que persiguen mejoras
continuas en sus procesos diarios. Esto implica que todo su personal, de
cualquier rango, también puede tomar decisiones.
Los principios de esta filosofía de gestión son adoptados por las
organizaciones para realzar la calidad de sus productos y servicios, y de esta
manera aumentar su eficiencia y productividad.
La empresa está organizada en su estructura, de una manera
adecuada que permita que cada función administrativa cuente con
colaboradores que velen por la calidad cada vez mejor de los procesos y/o
procedimientos internos, buscando establecer permanentemente mejoras en
los sistemas y procesos que deban desarrollar, ya sea de manera directa o
de apoyo a la entrega de servicios.
Para Gallardo, M. et all (2007), las empresas actuales deben ser
altamente competitivas y para ello requieren enfrentar condiciones tales
como:
- Mayor cantidad de información.
- Más medios de transmisión de la información.
- Un mundo cada vez más pequeño y más complejo.
- La tecnología es cada vez más avanzada.
- Existe una creciente interdependencia entre los seres humanos
- El sistema económico global es altamente competitivo.
- El cambio es el concepto clave en las empresas de hoy.
Debido a estos desafíos, la empresa necesita:
35
- Captar y analizar la mayor cantidad de información para la toma
de decisiones.
- Procesos tecnológicos avanzados.
- Colaboradores más preparados y flexibles al cambio.
- Tener capacidad de adaptación al cambio continuo y de
generar ideas innovadoras que produzcan progreso (Hax,
Arnoldo y Majluf Nicolás, 1997, p. 78).
Por lo tanto, el desafío actual de la empresa es ganar competitividad,
basada en las oportunidades para mejorar en la calidad y productividad de la
empresa. Para lograr una gestión que consiga enfrentar con éxito estos
desafíos, definiremos lo que son las empresas familiares, la gestión en la
empresa en sus ámbitos de liderazgo, recursos humanos y finanzas.
Los principios básicos que definen la gestión de calidad son (Según
Cruz, 2000, p. 38):
1. Esforzarse en conocer y cumplir con las necesidades, tanto internas
como externas, de nuestro cliente.
2. Analizar procesos para obtener una mejora continua.
3. Establecer equipos de mejora formados por el personal, los cuales
conocen el proceso a analizar, y también a sus clientes, que son los que se
benefician de sus productos y servicios.
4. Consolidar organizaciones que ofrecen un ambiente libre de
temores y culpas hacia los demás, reconociendo los valores de su personal.
Los Elementos de la Gestión de Calidad son (según Banks, 2003, p.
65): Elementos Humanos y Elementos Técnicos.
Elementos Humanos:
Una parte que resulta esencial para el éxito o fracaso del logro de los
objetivos trazados en la estrategia, es la gestión de las personas. Son ellos
36
los que concentrarán todos sus esfuerzos en pos de lograr la realización de
la estrategia, los que se encargarán de ejecutar o realizar las tareas de cada
una de las partes de la estructura organizacional que se haya definido. La
participación de las personas, en definitiva, constituye la acción, la ejecución,
la gestión.
El control de gestión con calidad total es principalmente el control del
actuar de los ejecutivos de las empresas, además de la gestión de los otros
niveles inferiores, lo cual requiere de la existencia de los elementos técnicos
(planificación estratégica, diseño organizacional, sistemas de información)
que proporcionen el contexto dentro del cual se realizará el control de las
personas.
Personas: constituye el sistema social interno de la organización, que
esta compuesto por individuos y grupos, grandes y pequeños. Existen grupos
formales e informales. Las personas son seres pensantes y con sentimientos
que conforman la organización.
Estructura: define las relaciones formales de las personas en el
interior de la organización, donde se ejecutan todas las actividades que
deben estar relacionadas de una manera organizada para que se realicen en
forma eficiente.
Tecnología: proporciona los recursos con los que trabajan las
personas e influye en la tarea que desempeñan. Su beneficio es permitir que
las personas realicen mayor cantidad de trabajo, de mejor calidad y en
menos tiempo, sin embargo, muchas veces restringe al personal en
diferentes formas.
Medio Ambiente: una organización forma parte de un sistema mayor
que comprende múltiples elementos como son el gobierno, la familia y otras
organizaciones.
37
Elementos Técnicos:
La Planificación Estratégica: Las características actuales del medio
ambiente en el cual se desenvuelven las empresas, tales como: una agresiva
competencia, las exigencias de calidad por parte de los clientes, la velocidad
del cambio y la internalización de la economía, hacen cada vez más
imprescindible la necesidad de que las organizaciones se anticipen al futuro y
planifiquen su opción deseada, identificando a qué clientes quieren llegar,
con qué excelencia se les quiere atender y cómo organizarse para alcanzar
lo anterior. La planificación estratégica hoy es una necesidad imperiosa para
poder competir eficientemente. Las etapas que se han de seguir en el
proceso de planificación estratégica son: información, estudio, valoración y
decisión. Un elemento importantísimo a considerar en el proceso de
planificación estratégica corresponde a la cultura organizacional, entendida
como el conjunto de valores y creencias compartidos por los miembros de
una organización y que se expresa de una manera de cómo se hacen las
cosas.
Diseño Organizacional: Involucra establecer la forma que tomará en
el ordenamiento de los recursos y los flujos de comunicación, la definición de
la autoridad y la asignación de responsabilidades, es por tanto, el medio por
el cual la planificación estratégica es llevada a la práctica. El diseño debe
proveer las condiciones necesarias que faciliten el logro de los objetivos,
metas y estrategias de la organización, es decir, señalar la forma que tomará
el ordenamiento y administración de los recursos humanos, materiales,
financieros, tecnológicos, flujos de comunicación, delegación de autoridad y
la división de funciones. En definitiva, determina la estructura de la empresa.
38
Sistemas de Variables
La Variable es un elemento básico que constituye la hipótesis de las
características observables de un objeto de estudio y describir su
importancia. Para Tamayo y Tamayo (2001):
La variable es un aspecto o dimensión de un fenómeno que tiene como característica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea cuantitativa o cualitativamente. Es la relación causa — efecto que se da entre uno o más fenómenos estudiados, la validez de una variable depende sistemáticamente del marco teórico que fundamenta el problema y de su relación directa con la hipótesis (p.84).
La dimensión a que se refiere el autor anterior, en el caso de esta
investigación, la variable es “Control de gestión de calidad aplicado a la
facturación”. Es decir se investiga este fenómeno como base fundamental
(Variable Independiente) y de ella se derivan otros aspectos más específicos
(Variables Dependientes) que permiten construir conocimientos hasta llegar a
lo general del problema, ellos son: determinar, analizar, definir y describir..
Cuadro 1: Definición de la Variable
Variable Definición Operacional
“Control de gestión de
calidad aplicado al
proceso facturación”
La facturación es un proceso permanente, continuo, diario y necesario en todo negocio. En este sentido la factura se convierte en una herramienta técnico-legal estándar de los procesos contables de las empresas que contribuye a la reducción de errores y costos, genera información que permite a los gerentes tomar decisiones oportunas y sobre todo que promueva la realización de transacciones de negocios entre las empresas con altos niveles de confiabilidad y seguridad.
FUENTE: González, Luis. Diciembre 2009.
39
Un sistema de variables para Sierra, C (2002): “Consiste, por lo tanto,
en una serie de características por estudiar, definidas de manera
operacional, es decir, en función de sus indicadores o unidades de medida”
(p.45).
En el caso de esta investigación el sistema de variables estará
representado por un cuadro donde se indica además de los objetivos
específicos, las variables, definiciones, dimensiones, indicadores, ítems. (Ver
Cuadro 2).
Cuadro 2: Operacionalización de la Variable
Variable Objetivos
Específicos
Dimensión Indicadores Técnica
Determinar sí los controles de gestión de calidad de la Empresa DELL ACQUA, C.A. están siendo aplicados al proceso de facturación.
Controles de gestión de calidad aplicados al proceso de facturación
-Necesidad de
Materiales
-Solicitud
proveedores
-Aprobación de
compra
-Compra del
Material
-Revisión de
Facturación
-Cotejo de
material con
Factura
-Sistema SAINT
Observación Directa. Entrevista no estructurada.
Analizar el control de gestión de calidad aplicado
Aplicación de controles de gestión de calidad a la
-Selección del
Proveedor
Observación Directa. Entrevista no estructurada.
40
Control de
gestión de
calidad
aplicado al
proceso
facturación
en el proceso de facturación en la Empresa DELL ACQUA, C.A., para la detección de las posibles desviaciones que afecten dicho proceso.
facturación para detectar desviaciones
-Aprobación de
compra
-Estudios de
Aplicación de
controles
(precio, calidad,
otros)
-Revisión y
Cotejo de la
Factura-
Producto
-Cumplimiento
de Art. 63 Reg
IVA y Prov. Nº
320
Definir los parámetros de calidad aplicados en los puntos de control de la Empresa DELL ACQUA, C.A., para mejora del proceso de facturación.
Parámetros de calidad aplicados a los puntos de control
Requisitos,
formalidades y
especificaciones
para la emisión
de facturas y
demás
documentos
Art. 10, 11, 30,
63 (Reg IVA) y
Res. Nº 320
(G.O 36859)
Observación Directa. Entrevista no estructurada.
FUENTE: González, Luis. Diciembre 2009.
41
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Autorización de pago
Documento administrativo, que permite solicitar la cancelación de
compromisos de la empresa, correspondientes a gastos de administración,
de personal, servicios básicos, tráfico y aduanas, entrenamiento y relaciones
públicas que no estén amparados por un pedido. (Manuales. 2004, C.V.G.
ALCASA).
Aprovisionar
Es un método utilizado por el Departamento de Cuentas por Pagar, a
través del sistema natural, el cual contiene el sistema integral de compra y el
sistema integral financiero, en éste se realiza el proceso del cargo y abono
de la cuenta de los proveedores y la cuenta que maneja el departamento
para su control interno, al momento de liquidar la cuenta del proveedor.
(Concepto elaborado por el autor, 2005).
Control
Pasos específicos emprendidos por la gerencia de la organización;
para garantizar el logro de los objetivos de ésta y el uso eficiente y efectivo
de sus recursos. (Rosenberg. 2001, p. 66)
Factura
Es una herramienta con el que se documenta la venta de mercancías
u otros efectos. En el se hace constar las mercancías vendidas, en
cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos
relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. (Trabajo:
Sistema de Contabilidad de Feliz Álvarez, Isabel Cristina).
42
Orden de Compra
Es el documento legal emitido por la Gerencia de Suministros
mediante el cual la empresa se compromete a adquirir un bien y/o servicio
que regula la transacción entre el vendedor y el comprador, donde se
especifican las condiciones para la ejecución de una obra, servicio o entrega
de un bien. (Manual de Normas y Procedimientos de Elaboración de
Requisiciones y Órdenes de Compras, 2004, p. 24).
Requisición
Es la solicitud emitida por las unidades usuarias, a través de un
formato de la empresa en estudio FERRO-5280 “Requisición/Orden de
Compra” o el formato electrónico equivalente, para la contratación de una
obra o de un servicio, o la adquisición de materiales, repuestos y/o equipos.
(Manual de Normas y Procedimientos de Elaboración de Requisiciones y
Órdenes de Compras, 2004, p. 23).
Unidad usuaria
Son todas aquellas Gerencias Generales, Gerencias, Coordinaciones,
Departamentos contemplados en el organigrama de de la Empresa Della
Acqua C.A., tanto operativas, administrativas como staff. (Manual de Normas
y Procedimientos de Elaboración de Requisiciones y Órdenes de
Compras, 2004, p. 23).
43
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Tipo de Investigación
Según el nivel de conocimiento, el tipo de investigación es Descriptiva
y se corresponde con lo señalado por Hernández y Otros (2003): “Las
investigaciones descriptivas son las que miden o evalúan diversos aspectos,
dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investigar...” (p.
60).
Para este caso, y en concordancia con el objetivo general y a las
características del trabajo planteado se realizó una descripción del control de
gestión de calidad aplicado en el proceso de facturación que se ejecuta en el
Departamento de contabilidad, de la empresa Dell Acqua, C.A.
Igualmente según la estrategia, la investigación es Documental,
porque tiene como referencia el apoyo bibliográfico de diferentes teorías
relacionadas con los procesos de inventario, modelos de gestión
administrativa y técnicas fundamentadas en las áreas funcionales del
proceso contable generalmente aceptable.
Según De La Fuente (2008):
Investigación documental, es la que se realiza, como su nombre lo indica, apoyándose en fuentes de carácter documental, esto es, en documentos de cualquier especie. Como subtipos de esta investigación encontramos la investigación bibliográfica, la hemerográfica y la archivística; la primera se basa en la consulta de libros, la segunda en artículos o ensayos de revistas y periódicos, y la tercera en documentos que se encuentran en los archivos, como cartas, oficios, circulares, expedientes, etcétera.
44
Diseño de la Investigación
Según Arias F. (2001) Señala que el diseño metodológico o de
investigación es… “Es la estrategia utilizada para comparar una hipótesis o
grupos de hipótesis” (p.133).
En este sentido esta investigación puede ser tipificada como de diseño
de campo, ya que como se mencionó anteriormente se pretende recolectar
información directamente de la realidad, utilizando la observación directa en
el ambiente natural de los sujetos y su finalidad es describir de manera
sistemática lo que se va encontrando en la realidad de los hechos: De ésta
manera, permite la elaboración de una serie de recomendaciones en función
de los resultados.
En efecto, en el Manual de la Universidad Pedagógica Experimental
Libertador (2006), define investigación de campo como: “El análisis
sistemático de problemas con propósito de describirlos, explicar sus causas y
efectos, entender su naturaleza y factores constituyentes o predecir su
ocurrencia. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la
realidad” (p.14).
Población
Según Ramírez (2001), indica que la población “es un subconjunto del
universo conformado en atención a un determinado número de variables que
se van a estudiar, variables que lo hacen un subconjunto particular con
respecto al resto de los integrantes del universo” (p. 87).
La población estará conformada por la totalidad de la empresa DELL
ACQUA, C.A. de donde se recolectar la información necesaria para el
desarrollo de esta investigación. Es importante resaltar que la información
obtenida se recabo a través de la observación directa y las entrevistas no
45
estructuradas hechas a las personas que laboran en el Departamento de
Contabilidad.
Muestra
Tamayo (2001), en donde expresa que la muestra es…“el conjunto de
operaciones que se realizan para estudiar la distribución de determinados
caracteres en la totalidad de una población, universo o colectivo, partiendo
de la observación de una fracción de la población considerad” (p.92).
En vista lo expresado por la institución antes mencionada, se tomo
como muestra el Departamento de Contabilidad, perteneciente a la empresa
DELL ACQUE, C.A. el cual facilito la información necesaria y veraz, para
poder desarrollar la presente investigación.
Técnica de Recolección de Datos
Para recoger la información necesaria que permita lograr los objetivos
propuestos en este estudio, el investigador utilizó la siguiente técnica, los
cuales proporcionaron datos precisos:
Utilización de la Técnica de la Observación Directa, Según Tamayo
(2001): Es el procedimiento más primitivo y a la vez más moderno para la
investigación, ya que consiste en “ver y oír” hechos y fenómenos que se
desean estudiar. La observación puede adoptar diferentes modalidades
según la participación del investigador, numero de observadores, lugar
donde se realiza y los medios que se utilizan para sistematizar lo observado.
En este caso, el observador conoce el objetivo de la investigación mas
no cuenta con una guía prediseñada que le indique los aspectos a observar.
En su lugar, el observador debe permanecer pendiente de todo lo que
sucede, evitando escapar detalles importantes. Para esto, se vale de todos
46
sus sentidos mas no solo de la vista; pues cualquier aspecto puede ser
relevante (clima, aroma, sonidos, iluminación, entre otros) (Hernández y
Otros (2003).
Dado que son muchos detalles, el observador debe ir registrando los
más importantes lo más pronto posible, obteniendo así sus notas de campo.
Para esto, el observador contó con cuadernos de notas. Las anotaciones en
el caso de esta investigación, Según Hernández y Otros (2003), es: la
observación directa: descripciones de lo que se está viviendo al control de
gestión de calidad aplicado al proceso de facturación en la Empresa Dell
Acqua, C.A.
Entrevista no estructurada
Las entrevistas no estructuradas se realizaron al Jefe del
Departamento de Contabilidad, quien facilitó el material y los datos
necesarios para el desarrollo de la investigación, que sirvió de apoyo para la
misma.
Según Sabino, Carlos (2000), a la entrevista se define como… “una
forma específica de interacción social que tiene por objeto recolectar datos
para una investigación” (p.155).
Como lo plantea el autor antes mencionado, se podría decir que este
tipo de entrevista permite recolectar la información necesaria para el
desarrollo de la investigación, siendo su objetivo general el describir el
control de gestión de calidad que aplica la empresa DELL ACQUA, C.A., en
el proceso de facturación. Por lo que no fue necesario plantear preguntas
previamente confeccionada para lograr ese fin.
47
Presentación y análisis de los datos
Una vez recolectada la información necesaria a través del uso de
técnicas documentales, especialmente las bibliográficas para el desarrollo de
la investigación se procedió a realizar un análisis que permitió determinar el
control de gestión de calidad aplicada en el proceso de facturación en la
empresa DELL ACQUA, C.A., específicamente en el Departamento de
Contabilidad.
Asimismo, se utilizó la Técnica de Análisis de Contenidos, para
Tamayo y Tamayo (2001), afirma que este análisis amplía la descripción del
problema e integra la teoría con la investigación y sus relaciones mutuas; en
una palabra, es la teoría del problema y tiene como fin ayudar a precisar y a
organizar los elementos contenidos en la descripción del mismo, de tal forma
que puedan ser manejados y convertidos en acciones concretas. Cabe
destacar, que está herramienta fue empleada para el desarrollo del Capítulo
II y IV, el cual consiste en la revisión bibliográfica y normativa, que sustenta
el estudio.
48
CAPITULO IV
RESULTADOS
Análisis de los Resultados
Este trabajo de investigación considera los datos reseñados, ya que
se utilizó una investigación de tipo descriptiva, que permitió trabajar sobre la
realidad de los hechos, presentando una interpretación del proceso de
facturación de la empresa DELL ACQUA, C.A. Puerto Ordaz, Estado Bolívar,
dedicada al ramo de la Industria de la Construcción. Aplicados los
instrumentos de recolección de datos, se llegó a recolectar la siguiente
información:
Describir los controles de gestión de calidad de la empresa DELL
ACQUA, C.A. se determinó lo siguiente:
Proceso de solicitud de materiales
El proceso de facturación se origina por la necesidad de materiales o
algún producto necesarios en el proceso operativo, en este caso de la
construcción, estos pueden ser directos o indirectos. Dicha necesidad puede
presentarse en cualquiera de los departamentos que conforman la estructura
de la empresa.
Cualquiera de los departamentos que tenga la necesidad, debe de
comunicarlo al Departamento de Compra, responsables de la solicitud del
bien o servicio requerido por la unidad usuaria en ese momento.
49
El Departamento de Compra es el encargado de realizar las diferentes
llamadas a los diversos proveedores, dependiendo del material o servicio
solicitado, este buscará la mejor oferta para tomar la decisión, cual será el
material o producto que se va a comprar, tomando en cuenta precio y calidad
del mismo, esto conlleva a llevar un mejor control de gestión de calidad en el
proceso de compra de los materiales o productos.
Una vez seleccionado el proveedor que ofreció la mejor oferta, se le
comunica al Departamento de Administración, para que este tenga
conocimiento del precio y de su aprobación de compra de los materiales o
productos solicitados por el departamento usuario.
El Departamento de Compra se comunica con el proveedor, una vez
recibida la aprobación del Departamento de Administración, para que este le
enviara el material solicitado lo más pronto posibles conjuntamente con la
factura correspondiente.
Al ser recibido el material o producto, el Departamento de
Administración procede a la revisión de la factura correspondiente a la
compra, y determinar si esta cumple con los requisitos mínimos exigidos por
la ley y política de la empresa, para proceder a la cancelación de dicha
factura.
El Departamento de compra es el responsable de la recepción y
revisión del material o producto, cotejando esto con la orden de compra y la
factura recibida, para verificar esta cumple con lo pauta en la solicitud de
compra. También debe revisar que el material o producto halla sido recibido
en buenas condiciones y no presente ningún tipo de problema (defectos,
material no solicita, entre otras).
El Departamento de administración, es el encargado de provisional la
cuenta del proveedor al sistema Saint con su respectiva cuenta de gastos y
desglosar la factura en el libro de IVA y respectivas retenciones. Para así
50
llevar un mejor control de los gastos y la relación de IVA, que se efectúa
anualmente ante el portal del Seniat (Ver Fig. 1).
Proceso de facturación
Fig. 1: Flujo grama proceso de facturación. Della Acqua, C.A. Octubre 2010
51
Función del Departamento de Administración
- Manejo del sistema Saint (contabilidad, bancos)
- Codificar y transcribir en el sistema las operaciones contables
de acuerdo con el plan general de cuentas de la
empresa.(sucursal puerto la cruz y caracas)
- Transcribir la contabilidad de la sucursal Lara
- Verificar la codificación de los documentos, (una vez
consolidado en sistema) sucursal Maturín
- Elaborar conciliaciones bancarias (sucursal Maturín y oficina
central Pto. Ordaz.)
- Análisis de la cuentas contables
- Calculo trimestral ince
- Revisar el libro de compras de las sucursales
- Análisis de las cuentas contables
- Llevar el control del deposito de papelería
- Llenar Las Planillas IVA Forma 30
Análisis del control de gestión de calidad, aplicado en la empresa
DELL ACQUA, C.A.
Determinados los controles de gestión de calidad e la empresa DELL
ACQUA, C.A., específicamente en el Departamento de compra y
Administración, se observó, que los mismos aplican ciertos controles para el
proceso de facturación originado por la necesidad de materiales o producto
que interviene en proceso operativo de la empresa (construcción).
52
El Departamento de Compra, es el responsables de solicitar a los
proveedores el material o producto, pero tomando en cuenta aquel proveedor
que ofrezca mejor precio y productos de buena calidad.
Una vez solicitado el proveedor, el departamento antes mencionado,
se debe comunicar con el Departamento de Administración, para que este de
su aprobación de compra, esto conlleva a la revisión de dicha solicitud,
tomando en cuenta, el precio ofrecido por el proveedor, medida aplicada para
poder dar su aprobación.
Es importante aplica ciertos controles antes de dar la aprobación, ya
que esto evita perdidas innecesarias para la empresa que generan gastos o
costos elevados que pondrían en peligro la imagen y prestigio ante los
clientes para la mala calidad de los materiales o productos utilizados.
Los controles aplicados antes de dar la aprobación, esta basado en el
precio, calidad del producto, la garantía que ofrece el proveedor, la garantía
que ofrece el fabricante del material o producto que se va a comprar.
Puede dar el caso que la empresa DELL ACQUA, C.A, tenga la
necesidad de comprar maquinara que será utilizada en el proceso de la
construcción, como por ejemplo, como un trompo para mezclar el cemento, el
Departamento de Administración revisa lo que ofrece el proveedor, cuanto es
el precio que ofrece, cuánto tiempo tiene de garantía en caso de presentar
alguna falla, y si esta presenta algún defecto de fabrica que garantía ofrece el
fabricante en reponer la maquinaria por una nueva.
Existen controles como la marca Norven, este es un símbolo distintivo
mediante el cual el Estado Venezolano COVENIN y bajo sistemas de Control
de Calidad. Este sello de calidad, está respaldado por una serie de
disposiciones legales, como lo es de importante la Ley Sobre Norma
Técnicas y Control de Calidad.
El sello Norven, es signo de calidad indiscutible, que productores,
comerciantes y consumidores aprecian cada día más, porque su obtención
53
compromete a las empresas a mejorar y mantener continuamente los
sistemas de control de calidad utilizados en la fabricación de los productos.
Como por ejemplo, la empresa DELL ACQUA, C.A., compra constantemente
materiales para la construcción como el cemento, dicho producto deben tener
un control de calidad por el fabricante que garantice que al ser utilizado no
presente problemas en proceso de construcción. Es decir dicho producto al
tener la marca Norven, indica que cumplió con las normas exigidas por
COVENIN (Ley sobre Normas Técnicas y control de Calidad)
Por tal motivo, una vez que el Departamento de Compra, realiza la
recepción del material o producto solicitado, es necesario la revisión y cotejo
con la factura para verificar que estos sean los exigidos para la unidad
usuaria y que estén en buenas condiciones.
También se pudo determinar que se aplican controles en cuanto al
registro de dichas facturas, ya que estas deben cumplir con lo exigido por la
ley, es decir, por los requisitos, formalidades y especificaciones, presentadas
en el artículo 63 del reglamento del IVA y por la providencia Nº 320,
publicado en Gaceta Oficial Nº 36859 del 29 de diciembre de 1999 en
vigencia.
Presentación los parámetros de calidad aplicados por la empresa
DELL ACQUA, C.A., para el proceso de facturación:
Requisitos, formalidades y especificaciones para la elaboración y
emisión de las facturas y demás documentos.
Artículo 63 (Reglamento IVA)
El Ministerio de Finanzas, Mediante Resolución, dictará las normas
que establezcan los requisitos, formalidades y especificaciones técnicas que
54
deben cumplirse en la impresión y emisión de facturas y otros documentos
que la sustituyan
Requisitos, formalidades y especificaciones para la elaboración y
emisión de las facturas y demás documentos. RESOLUCION N° 320
publicada en Gaceta Oficial N° 36859 del 29 de diciembre de 1999
Requisitos de los documentos:
Artículo N° 2: Cumpliendo y llenando:
- Contener denominación: factura, nota débito, etc.
- Numeración consecutiva y única del documento. Las facturas
por cada establecimiento o sucursal debe ser única y
consecutiva. Agente de retención su propia numeración.
- Número de Control consecutivo y único por cada documento
impreso y, por cada establecimiento. (Nota del orador)
- Total de Números de Control asignados: desde el N°...hasta N°
- Se deben emitir por duplicado como mínimo, salvo órdenes de
entrega que es por triplicado. Solo las copias deben llevar la
frase: “Sin derecho a crédito fiscal”.
- Nombre o razón social del vendedor o prestador de servicios.
(Cualquier naturaleza)
- Domicilio fiscal del vendedor o prestador de servicios (Cualquier
naturaleza)
- RIF y NIT Si lo posee. (Cualquier naturaleza)
- Fecha de emisión
- Nombre o razón social del impresor, RIF, número y fecha de la
resolución de autorización y región a la que pertenece.
- Domicilio fiscal, teléfono de la casa matriz y la sucursal del
emisor.
55
- Fecha de emisión. (Nota del orador).
- Nombre completo o razón social del adquiriente del bien o
receptor del servicio. (Cualquier naturaleza)
- Domicilio fiscal del adquiriente del bien o receptor del servicio.
(Cualquier naturaleza)
- RIF o NIT Si lo posee del adquiriente o receptor del servicio
- Indicación del número y fecha de la orden de entrega o guía de
despacho (si existe)
- Condición de la operación: Contado o Crédito
- Descripción de la venta del bien o prestación del servicio con
indicación de la cantidad, precio unitario, valor de la venta o de
la remuneración.
- Indicación de los conceptos que se carguen o cobren en adición
al precio o remuneración, para la operaciones gravadas
- Especificación de las deducciones del precio o remuneración,
bonificaciones y descuentos
- Indicación del subtotal correspondiente al precio neto gravado
- Especificación en forma separada del precio, el monto del
impuesto aplicable.
- Indicación del valor total
- Cuando sea emitido a un no contribuyente deberá contener la
frase: “Este documento no da derecho a crédito fiscal”
Requisitos de los documentos:
Cuando el emisor realice operaciones gravadas por cuenta de
terceros, se deberá indicar que se emite de conformidad con lo establecido
en el artículo 10 y 11 de la Ley.
56
En los casos de contribuyentes deban emitir documentos en varias
series simultáneas, podrán hacerlo agregando, antes del número consecutivo
de cada una de las series, las frases: Serie A, Serie B y así sucesivamente.
Según artículo N° 30 de la Ley de Impuesto al Valor agregado y 63
del Reglamento: No generan crédito fiscal las facturas falsas o no fidedignas
o cuando no cumplan con los anteriores requisitos. (Nota del orador)
Requisitos específicos de:
- Orden de entrega
- Se emiten por triplicado y deben cumplir con los requisitos
anteriores:
- Original y triplicado acompañan a los bienes. (En caso de
ventas al recibir el bien se configura el hecho imponible)
- Duplicado sirve de soporte para la emisión de la factura. (Nota
del orador).
Emisión de documentos en forma manual:
- Deberán contener desde la imprenta los datos o campos para
agregar los requisitos anteriormente nombrados.
- Tamaño mínimo 8 centímetros.
- Cuando se elaboren para un agente de retención, la imprenta
deberá incluir en la parte superior la mención establecida en el
artículo 11 de la Ley IVA.
57
CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
La empresa DELL ACQUA, C.A., es una empresa dedicada al ramo de
la industria de la construcción, realizando obras civiles de toda índole. En el
Departamento de Contabilidad, entre sus principales funciones se puede
mencionar, el análisis de las cuentas por pagar a sus proveedores. Dicho
departamento conjuntamente con el Departamento de Compra, se
encuentran involucrados en el proceso de facturación, el cual se origina
desde que la empresa tiene la necesidad del material o producto hasta la
cancelación de la factura a los proveedores.
Se llegó a determinar que toda necesidad de compra debe ser
comunicada al Departamento de Compra, responsables de hacer la solicitud
del bien o servicio a los diferentes proveedores. Una vez seleccionado el
proveedor, el Departamento de Administración, dará la aprobación de la
compra, pero este debe tomar en cuenta el precio, calidad y garantía ofrecida
por el proveedor.
Se observó que el responsable de la recepción y revisión del material
o producto era el Departamento de Compras en donde coteja la orden de
compra con la factura enviada por el proveedor, para determinar las
condiciones del material o producto.
El Departamento de Compra y Administración aplican controles de
gestión de calidad en el proceso de facturación, entre estos controles se
encontraron control de precio, calidad, garantía ofrecidas por el proveedor y
el fabricante. Entre los controles de gestión de calidad que manejan, toman
58
en cuenta lo exigido por el Estado Venezolano, donde garantizan los
productos nacionales regidos por las Normativas Venezolanas de COVENIN,
entre las cuales se mencionan la Ley sobre Normas Ténicas y control de
Calidad.
En cuanto a los parámetros de calidad aplicados en el proceso de
facturación, se rigen por los requisitos, formalidades y especificaciones del
Reglamento del IVA (articulo 63), y en los exigidos por la providencia Nº 320
(Gaceta Oficial Nº 36859, articulo Nº 2), en donde la factura debe contener la
denominación de la empresa, numeración continua y de control, razón social,
domicilio fiscal (RIF Y NIT), entre otras normativas.
Recomendaciones
Luego de haber determinado las conclusiones de la investigación, se
recomienda lo siguiente, que:
La Empresa DELL ACQUA, C.A., en su proceso de facturación deben
continuar aplicando los controles de gestión de calidad en la aprobación y
compra de materiales o productos, ya que esto va a permitir ir mejorando su
proceso de operación en el campo de la construcción.
Tanto el Departamento de Compra como de Administración deben
continuar aplicando controles en la revisión y recepción de los materiales o
productos, que le permite detectar a tiempo ciertas irregularidades en los
mismos, los cuales pueden ser corregidos o cambiados, evitando de esta
manera inconvenientes con sus clientes que afecte su imagen o prestigio.
Proseguir con el cumplimiento de las normativas venezolanas de
COVENIN, Ley sobre Normas Técnicas y Control de Calidad, normas que
garantizan la calidad del producto o material, esto conlleva a mantener u
seguimiento de la calidad del servicio que se ofrece a los clientes y perdidas
que eleven los gastos y costos para la empresa.
59
Seguir aplicando los parámetros de calidad en el proceso de
facturación, esto le va a evitar multas e inconvenientes al momento de
declarar ante le portal del seniat o fiscalización de los mismos.
Para finalizar se recomienda que se tomen en cuenta la investigación
desarrollada en el presente trabajo, en donde se hace necesario profundizar
en los objetivos plasmados, beneficiando de este manera la empresa DELL
ACQUA, C.A.
Aporte del Investigador
La presente investigación, es de gran interés para los estudiantes del
área de Gerencia y Finanzas, ya que al referirse a control de gestión de
calidad, se esta hablando de un tema muy amplio que abarca muchas cosas,
este tipo de control, se puede aplicar en todos los niveles de la organización,
ya que permite mejorar cada día más los diferentes proceso, tanto
administrativos como operativos involucrados en productividad de la
empresa.
Se podría decir que servirá como antecedente en futuras
investigaciones relacionadas con el tema, ya que en ella se logro desarrollar
en su totalidad los objetivos planteados permitiendo alcanzar la meta
propuesta de describir el proceso de facturación de la empresa DELL
ACQUA, C,A,
Para concluir el orden de las ideas, se podría decir que se logro
adquirir nuevos conocimientos que servirán como base en campo laboral
como profesionales en el área de Contaduría Pública.
60
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Caracas.
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62
ANEXO A
MATRIZ FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Mejora y mantiene continuamente los sistemas de control de calidad.
2. Evaluar la efectividad de las acciones ejecutadas y controlar la productividad de estas áreas de la organización.
3. Contar con información actualizada al instante sobre todos los objetivos de la organización para su seguimiento y control.
1. Carencias de diseños de los sistemas de operación.
2. Retroalimentar al usuario sobre la satisfacción o frustración de los momentos de verdad propios del ciclo de adquisición de la necesidad.
3. Constatación del logro de las metas propuestas en el proceso de facturación.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Identificar los procesos clave en la estructura organizativa.
2. Establecer las metas y/o acciones para la consecución de los objetivos.
3. Definir los indicadores para los factores claves de éxito.
4. Adquisición de nuevas tecnologías para adaptarse al mercado cambiante.
1. Susceptibles a los periodos inflacionarios.
2. Están regidas por leyes, cualquier modificación afecta su desenvolvimiento.
3. El comportamiento depende de la acción interna de la organización.
OBSERVACIONES:
De acuerdo a la investigación realizada en la empresa DEL ACQUA,
C.A se ha logrado determinar que una estrategia que viene a fortalecer tanto
las debilidades como las amenazas lo constituye el diseño de un sistema de
63
facturación más eficiente para poder desempeñar sus actividades de manera
más rápida y confiable. Este nuevo sistema incluye factura de consumidor
final, comprobante de crédito fiscal, notas de débito y de crédito y formulario
único.
Esta estrategia permitirá atender de manera eficiente y con calidad a
los clientes, lo cual, es la meta de la empresa DELL ACQUA, C.A. En ese
sentido, se debe transformar en oportunidades la manera en que se atiende
al cliente, esta debe ser rápida, conjuntamente con una buena presentación
de los documentos entregados.
Por medio de un nuevo sistema operativo la calidad se va ha detectar
en el proceso de facturación, desde el momento en que el empleado hace
contacto con el cliente hasta que este último realiza el pago.
Para lograr maximizar las fortalezas se requiere que la empresa DEL
ACQUA, C.A., adopte nuevas tecnologías, será el punto clave en este nuevo
milenio. Los mismos clientes están exigiendo esta nueva herramienta, ya
que, la palabra tecnología puede llegar a ser equivalente a perfecto. Por eso,
la empresa DEL ACQUA, C.A., debe adquirir nuevos equipos para poder
ejecutar programas de mejor estructura y calidad, como lo es el diseño de un
nuevo sistema de facturación. El personal debe estar preparado para poder
manejar estos nuevos equipos y programas. Para lograrlo, se debe capacitar
al personal de la empresa DEL ACQUA, C.A. El costo de la tecnología puede
ser alto, pero los resultados obtenidos serán más que satisfactorios y de esta
manera se podrían lograr las metas establecidas.
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