UNIVERSIDAD DR. JOSÉ MATÍAS DELGADO FACULTAD DE … · de la Gran empresa Contribuyente, en lo que al control respecta, el cual presenta el diagrama Entidad-Relación del sistema,

Universidad Dr. José Matías Delgado

UNIVERSIDAD DR. JOSÉ MATÍAS DELGADO

FACULTAD DE ECONOMÍA, EMPRESA Y NEGOCIOS

“Desarrollo de un Sistema Integrado para el control de Facturación, Inventario

e IVA para el rubro comercio de El Salvador.”

TRABAJO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL GRADO DE

Licenciatura en Gerencia Informática

PRESENTADO POR:

Wendy Aguiñada Barahona

Yolanda Eugenia Marroquín Cueva

Mariela Lourdes Sosa Chacón

ASESOR:

Ing. Juan Carlos Ponce

7 Octubre de 2009


i

AGRADECIMIENTOS A

Nuestros más sinceros agradecimientos a nuestro asesor el Ing. Juan Carlos

Ponce, por su invaluable orientación y guía para la realización de esta tesis.

A nuestro comité de tesis, Ing. Mercedes Cáceres, Ing. Edmee Infantozzi, Ing.

Erick Panameño por sus valiosos consejos para la mejora de esta tesis.

A nuestros amigos y compañeros, de quienes recibimos apoyo de una u otra

forma y sabemos que lo seguiremos recibiendo.

A nuestras compañeras de tesis, por las desveladas que vivimos juntas a lo

largo de este proyecto, que nos permitió conocernos más y sobre todo tenernos

paciencia.


ii

DEDICATORIA A

MIS PADRES:

José y Sonia por todo su apoyo que me han dado a lo largo de mi carrera, a

ambos por sus oraciones.

LAS PERSONAS:

Que me dieron su apoyo incondicional.

MI HERMANA:

Por todo su apoyo y concejos a lo largo de la carrera.

MI NOVIO:

Por toda su paciencia y cariño incondicional.

WENDY AGUIÑADA BARAHONA


iii

DEDICATORIA A

DIOS TODO PODEROSO Y ETERNO CREADOR DEL CIELO Y DE LA

TIERRA:

A quien agradezco infinitamente por haberme permitido llegar hasta esta

instancia y ayudarme a cumplir mis metas, por haberme iluminado mis

pensamientos y por que sin El nada es posible.

LA SANTISIMA VIRGEN MARIA:

A quien agradezco infinitamente por interceder ante toda situación por mí, en

cada momento de mi vida.

MIS PADRES:

Eduardo y Aida, por todo el apoyo brindado a lo largo de mi carrera así como

las palabras de ánimos los momentos más difíciles, por su ejemplo de

superación, gracias. A ambos por sus oraciones y a su amor incondicional.

MI ESPOSO:

Quien me ha apoyado a salir adelante, gracias por tus cuidos y por la paciencia

que has tenido con las desveladas y reuniones interminables pero hoy llegan a

su fin gracias mi amor.

YOLANDA EUGENIA MARROQUIN CUEVA


iv

DEDICATORIA

A DIOS TODO PODEROSO:

Por haber iluminado mis pensamientos y darme fortaleza para seguir siempre

adelante. Porque sin El nada es posible.

A LA SANTISIMA VIRGEN MARIA:

Por interceder por mí en cada paso de mi vida.

A MIS PADRES:

Aramys y Silvia por su ejemplo de superación por su apoyo que siempre me

animo a seguir adelante y alcanzar una de las metas más importantes de mi

vida.

A MI ESPOSO:

Eduardo por acompañarme, apoyarme, darme animo y las ganas de seguir y

salir adelante en todo. Y en especial por el sacrificio de su tiempo.

A MIS FAMILIARES:

Por su apoyo y alegría con que me animaban a continuar.

MARIELA LOURDES SOSA CHACON


v

TEMA

“Desarrollo de un Sistema Integrado para el control de Facturación, Inventario e

IVA para el rubro comercio de El Salvador.”


vi

INDICE

INDICE .............................................................................................................................. vi

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. viii

CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES .......................................................................... 2

1.1. ANTECEDENTES ................................................................................................... 2

1.2. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ................................................................. 10

1.3. ALCANCES ....................................................................................................... 12

1.4. DELIMITACIÓN DEL TEMA ............................................................................. 13

1.4.1. Delimitación de Contenido ......................................................................... 13

1.4.2. Delimitación de Espacio ............................................................................ 13

1.4.3. Delimitación de Tiempo ............................................................................. 13

1.4.4. Delimitación de Segmento ......................................................................... 14

1.5. OBJETIVOS DEL TEMA ................................................................................... 14

1.5.1. Objetivos General ...................................................................................... 14

1.5.2. Objetivos Específicos................................................................................. 14

1.6. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ...................................................... 15

1.6.1. Tipo de Estudio .......................................................................................... 15

1.6.2. Técnicas de Investigación ......................................................................... 15

1.6.3 Tipo de Información ................................................................................... 15

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ................................................................................... 18

CAPÍTULO III: ANÁLISIS DEL SISTEMA ....................................................................... 53

3.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR............................................................................ 53

3.1.1 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD ......................................................................... 53

3.1.1.2 PARTE TECNOLOGÍCA .............................................................................. 55

3.2 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS ........................................................ 57

3.2.1 PREGUNTAS DE ENTREVISTAS .................................................................. 57

3.2.2 RESOLUCIÓN DEL ANÁLISIS ....................................................................... 62

3.2.3 SITUACIÓN ACTUAL...................................................................................... 62

CAPÍTULO IV: DISEÑO DEL SISTEMA ......................................................................... 64

4.1 FACTIBILIDAD DE LA IMPLIMENTACIÓN DEL SISTEMA ................................. 64

4.1.1 FACTIBILIDAD TÉCNICA ............................................................................... 64

4.1.2 FACTIBILIDAD DEL LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN .............................. 65


vii

4.1.3 NOMENCLATURA Y ESTÁNDARES ............................................................. 67

4.2 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS .......................................................................... 68

4.3 DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIÓN ....................................................................... 77

4.4 Modelo Conceptual............................................................................................. 85

4.4.1 Diagrama de la base de datos ........................................................................ 85

4.4.2 Modelo Físico .................................................................................................. 86

4.4.3 DIAGRAMA JERÁRQUICO DE MENÚS............................................................ 87

4.5 DICCIONARIO DE DATOS.................................................................................... 88

4.6. ALMACENAMIENTO CON ARQUITECTURA PROPIETARIA ......................... 136

4.6.1. Relaciones entre Archivos............................................................................ 136

4.7 DESARROLLO DE LA APLICACIÓN .................................................................. 137

4.8 NAVEGACIÓN EN PANTALLAS ......................................................................... 151

CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................ 157

5.1 CONCLUSIONES ................................................................................................ 157

5.2 RECOMENDACIONES ........................................................................................ 158

A.1 COMPROBANTES .............................................................................................. 159

GLOSARIO .................................................................................................................... 164

BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................. 171


viii

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como objetivo principal proporcionar a la Gran

Empresa Contribuyente Salvadoreña, un Sistema Automatizado que le provea

la información necesaria para tener un mejor control y registro sobre las

principales actividades que desarrollan y que la información se vuelva eficiente

y oportuna para la Empresa. Los conceptos que se manejaran a lo largo de todo

el documento, serán básicos por sucursal, cliente, producto, proveedor,

compra, venta, inventario; de los cuales se generaran reportes que reflejen:

datos sobre periodos, situación anterior, actual y planificación a futuro de la

Empresa.

En el capítulo uno se exponen conceptos teóricos importantes, con el fin que el

lector pueda sacar optimo aprovechamiento de la información que aquí se

presenta. Asimismo, se plantean los objetivos generales y específicos

proyectados como meta, así como, la metodología necesaria para alcanzarlos.

El capítulo dos comienza con el marco teórico relacionado a las áreas

contables, para luego justificar lo importante que es para la Gran Empresa

Contribuyente el desarrollo del presente trabajo

En los capítulos tres y cuatro se presentan dos etapas que son fundamentales

en el desarrollo de un sistema Automatizado. El capítulo tres comprende la


ix

etapa de análisis, en el cual se presenta la investigación preliminar y la

determinación de requerimientos recabados, al tener un acercamiento con los

posibles usuarios finales del sistema y finaliza con la definición de los procesos

involucrados en el proyecto. Al realizar el diagnóstico del problema, en el

capítulo cuatro se describe el diseño más apropiado para suplir las necesidades

de la Gran empresa Contribuyente, en lo que al control respecta, el cual

presenta el diagrama Entidad-Relación del sistema, el diagrama jerárquico de

menús, el diccionario de datos, así como los diseños de pantallas y reportes del

Sistema.

Finalmente en el capítulo cinco, se presentan las conclusiones y

recomendaciones de este trabajo.


1


2

CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES

1.1. ANTECEDENTES

1.1.1 FACTURA

La palabra factura tiene su origen del latín y significa "hecho" y procede del

verbo facere que significa “hacer”. De allí también las palabras factoría y factor.

Cuando la factura se emite esta describe la cuenta de los hechos.

El comercio nació en el periodo preclásico (1200a. de C. 250) con las primeras

poblaciones que se fueron formando como aldeas, entre ellas realizaron los

intercambios de granos básicos, ganado, pieles, piedras labradas, etc.; con los

excedentes que se producían de estos bienes aumento el intercambio de

bienes, y se reforzó el comercio a larga distancias y aparecieron los mercados.

Posteriormente en el periodo hispánico nace el “trueque de cacao”, que es el

Intercambio de objetos o servicios por otros objetos o servicios, se diferencia de

la compra/venta en que no aparece dinero, este era el inicio del comercio en El

Salvador ya que el cacao fue considerado como moneda con la cual se podía

intercambiar cereales, ganado, lana, vinos, y artículos procedentes de España. 1

1 Historia de El Salvador, Ministerio de Educación, 1994.


3

El antecedente legislativo más remoto se encuentra en la ley portuguesa de

1931 que legisla el contrato de compraventa, en donde no se utiliza ningún otro

tipo de crédito sino el denominado "EXTRACTO DE FACTURA", dando a

entender las características específicas de este título que incorpora garantías a

un acto jurídico de carácter patrimonial en donde se le otorga un plazo al

adquirente para la cancelación de los bienes.

En El Salvador, la factura surge de la necesidad de formalizar cualquier compra

o venta ya que en esta se detallan los productos y/o servicios adquiridos o

vendidos.

Después que surgió el código de comercio en 1970, esta se ha elaborado de

acuerdo a leyes tributarias porque se tiene que emitir un documento que

respalde la compra o venta en caso de existir reclamo, con la vigencia del

código tributario se ha vuelto más exigente. 2

1.1.2 INVENTARIO

Este proyecto es para empresas comerciales, quienes cuentan con sistemas

integrados básicamente por procedimientos manuales, utilizando la

computadora como un auxiliar y no como la principal herramienta para la

ejecución de actividades relacionadas con el control de inventarios, como son:

2 Entrevista, Sr. Carlos Alfonso Barahona Herrera, Lic. en Contaduría Pública, número de

autorización 1227.


4

la facturación, las ventas y el manejo de datos de clientes, proveedores y

compras.

Para la realización del proyecto, se toma como base a una empresa clasificada

como gran contribuyente cuya casa matriz esta en Santa Tecla en el

departamento La Libertad dentro del rubro comercio.

Como se menciono anteriormente, estas empresa llevan su sistema de

inventario en forma manual, o bien, en forma mecanizada a través de sistemas

contables pequeños.

A continuación se describen ambas maneras de control de inventarios:

Se comprende como SISTEMAS MANUALES de control de existencias al plan

de recopilar y registrar las transacciones o movimientos de los inventarios, en lo

que se refiere a entradas, salidas y saldos, en los registros respectivos en forma

manual. Los sistemas manuales son de dos tipos: el sistema global y el sistema

de inventario continuo el sistema global o de cuentas es parte integral de la

contabilidad pues no se lleva ningún registro de control de las unidades; todo el

movimiento se registra en cuentas dentro del sistema contable, tales como

compras, ventas existencias iníciales y finales.

En este sistema se llevan en forma global las compras y las ventas: se

comienza con el inventario inicial y se toma un inventario físico al final del


5

periodo tributario, para comparar los datos relacionados y determinar el costo

de venta del ejercicio.

Es de hacer notar que de esta forma se pierda el control de las unidades y las

variaciones quedan incorporadas al costo de venta, el que se representa así:

Inventario Inicial

Mas (+) compras

Menos (-) inventario Final

Igual (=) costo de ventas

El sistema de inventario continuo es el plan dentro del cual se registran las

operaciones del movimiento de los inventarios, tanto dentro de las cuentas

generales del sistema contable como en las cuentas auxiliares de control

individual por cada tipo de mercadería, diseñado de tal forma que se determine

el valor del inventario después de cada operación o al final de cada día,

obteniendo el saldo de unidades o en valores de las mercaderías que han tenido

movimiento. Generalmente, las tarjetas individuales de control de existencias se

les llama “kárdex”, cuyo nombre se deriva de un tipo de tarjetas de control y

archivo especifico que tienen ese nombre.

La tarjeta de control de existencias está diseñada para anotar las entradas o

compras, las salidas o ventas, devolución, por averías de mercadería,


6

devoluciones, cambio y las existencias o saldos en unidades. Éste diseño de

entradas, salidas y saldos puede estar determinado tanto en unidades como en

valores, es decir, el costo de las unidades.

Éste sistema es más completo que el sistema global y el valor del inventario se

determina sumando todas las tarjetas de existencia; es adecuado para el

control y facilita la comparación del inventario físico general, así como de la

investigación de las diferencias. Ésta forma permite tomar inventarios parciales

de cualquiera de los artículos que componen el inventario, así como de su

comparación inmediata; además, permite elaborar un calendario de inventarios

parciales durante el ejercicio para poder contar todos los artículos o productos

que componente el inventario.

Dicho sistema es más apropiado para empresas que tiene un gran movimiento

y en el cual se requiere llevar un control mayor de artículos.

Al hablar de sistemas mecanizados de control de existencias, se dice que es el

plan de recopilar y registrar las transacciones o movimientos de los inventarios,

en lo que se refiere a entradas, salidas y saldos, en los registros respectivos

con el uso de maquinas, por lo que los sistemas mecanizados pueden ser

clasificados en dos tipos:

a) Mecánicos: si utilizan maquinas.

b) Electrónicos: si hacen uso de computadoras.


7

Los mecánicos son maquinas especializadas de control, generalmente de

contabilidad, las cuales llevan los registros de cargos y abonos en forma de

unidades o de valores, o ambas.

Los sistemas mecanizados electrónicos no necesitan que una persona realice

las operaciones de movimientos del inventario en la maquina, solo necesitan

que se les proporcione cierta información, la cual es procesada por la maquina,

esto es posible porque la computadora contiene dentro de sí programas que

han requerido del diseño y análisis de sistemas que permiten procesar y

reclasificar la información, para presentarla en forma ordenada en un tiempo

relativamente corto.

1.1.3 IMPUESTO A LA TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES Y A LA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS (IVA)

El IVA tuvo su origen en Francia, el siglo pasado, pero su forma moderna fue

introducida en Enero de 1968, de la cual salieron todos los demás siendo hasta

la fecha El Salvador, uno de los pocos países del mundo occidental que no

había adoptado este tipo de impuesto moderno a las transferencias.

En América Central, El Salvador era el único país que mantenía un impuesto

general de timbres en lugar de un impuesto moderno como lo es el IVA.

En muchos países se ha adoptado el impuesto al valor agregado (IVA) como

principal impuesto indirecto, muy pocas innovaciones fiscales se han extendido


8

alrededor del mundo tan rápidamente como el IVA. Esto es porque existe el

reconocimiento de que el impuesto al timbre es un impuesto en cascada que

distorsiona los precios relativos en la economía, y que por el contrario, el IVA es

un impuesto neutral, que afecta todos los productos de la misma forma.

Debido a esto el 24 de Julio de 1992, se dio el decreto legislativo No. 296 en el

que se decreta la Ley de Impuesto a la Transferencia de bienes muebles y a la

prestación de servicios, como sustitución del Impuesto de Timbres del 5% sobre

facturas de venta de mercadería y prestación de servicios, ya que este

impuesto sustituye en realidad una especie de impuesto general sobre ventas y

servicios que afecta de una manera acumulativa todas las etapas de

comercialización. El IVA por el contrario es neutral, es decir que grava de igual

forma a todos los productos, ya que únicamente grava el valor agregado en

cada etapa de producción y distribución.

Adicionalmente, el impuesto al timbre discrimina en contra de la producción

nacional en relación con las importaciones, ya que las importaciones de bienes

de consumo se gravan una sola vez con la tasa de impuesto al timbre, mientras

que la producción nacional de ese mismo bien se grava en cada etapa

productiva y distributiva.

Por lo tanto, el componente tributario en el precio del bien nacional es mayor,

volviéndolo menos competitivo.


9

El IVA no debería tener defecto, ya que agrava a importaciones y bienes

nacionales con exactamente la misma tasa. Existe el temor de que el IVA sea

inflacionario, pero no lo es.

En primer lugar viene a sustituir el impuesto al timbre por lo que no lo convierte

en un impuesto nuevo.

El IVA se presta para ampliar la base tributaria, es decir, el número de

empresas que declaran el impuesto, ya que lleva los controles en sí mismo.

En sus inicios del Impuesto al Valor Agregado fue del 10%, implementado el

septiembre del 1992, fue aumentado hasta el 13% en julio del 1995. 3

Se está obligado a ser contribuyente:

Cuando el ingreso anual es mayor a $5,714.29

Cuando el activo es mayor a $11,428.57

1.1.3.1 TIPOS DE IVA

IVA normal: 13% sobre el monto neto de cada venta. Sin excepciones.

IVA de percepción: 1% sobre el monto neto de cada venta.

3 Decreto Legislativo N° 370, del 8 de Junio de 1995, publicada en el diario Oficial N°114, Tomo

327, del 21 de Junio de 1995, Art.54.


10

La percepción la ejercen ciertas empresas designadas por el Ministerio de

Hacienda, las que aplican la percepción en todas sus ventas, sin excepción.

En la mayoría de casos, se encuentra la percepción en las relaciones

Mayorista-Distribuidor. 4

1.2. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

En El Salvador todas las empresas que son contribuyentes deben de regirse

por el código tributario, ya que este contiene muchas leyes que son aplicadas a

ellas dependiendo de su rubro, este código tubo reformas en el mes de Julio del

2005. 5

Si una de las empresas no cumple con alguna de ellas El Ministerio de

Hacienda realiza los siguientes procesos:

1. Advertencia

2. Multa

3. Cierre temporal

4. Cierre total

5. Tribunal a cuenta

4 Informe económico semanal “información para la toma de decisiones”, Departamento de

estudios económicos y sociales FUSADES. 5 El Código Tributario nació el 14 de Diciembre del 2000, en el decreto de Legislación N° 230,

publicado en el diario oficial el 22 de Diciembre del 2000 en el tomo 349, la Ultima reforma fue publicado en el Diario Oficial el 8 de Julio del 2005 en el tomo 368, número 127.


11

El código tributario se basa en un calendario el cual detalla todas las fechas de

pagos de los contribuyentes.

Las empresas necesitan llevar registros de cada una de sus operaciones de

compra venta de sus productos para proporcionar información a los

propietarios, gerentes y a otros que estén interesados en las operaciones de la

empresa así como también a las autoridades de Hacienda; como también llevar

un control de todos los impuestos de ley, ya que estos tienen un tiempo

estipulado de declaración, de lo contrario se cae en las infracciones que se

mencionaron anteriormente por parte del Ministerio de Hacienda.

De los registros que se lleven en las empresas se obtienen los resultados

finales a una determinada fecha o por un periodo determinado; si no están los

registros al día y/o se tiene toda la información asentada al momento es posible

presentar informes a tiempo y a su vez tomar decisiones oportunas.

De esta manera se justifica el Diseño y Desarrollo; un Sistema Integrado que

pueda crear una factibilidad para las empresas debido a que tendrá un control

en sus transacciones principales y a su vez proporcionar resultados íntegros y

confiables a corto plazo, para una efectiva planificación y toma de decisiones

por parte de la gerencia.


12

1.3. ALCANCES

Para dejar establecido cual será la cobertura que poseerá el sistema que se va

a crear, se debe establecer claramente sus respectivos alcances, estos definen

hasta qué punto se llegara a desarrollar.

Los alcances que tendrá el sistema informático son los siguientes:

El sistema poseerá los siguientes módulos:

IVA

INVENTARIO

FACTURACION

Los módulos podrán ser accedido por los usuarios finales del sistema.

El sistema tendrá la capacidad de crear reportes relacionados con la

contabilidad de cualquier empresa mercantil.

La información que el sistema contenga ayudara a una mejor toma de

decisiones.

Así mismo la contabilidad podrá ser más ordenada y precisa, ya que

los libros contables estarán acuatizados según la información que el

usuario introduzca en el mismo.


13

1.4. DELIMITACIÓN DEL TEMA

1.4.1. Delimitación de Contenido

Contenido:

El estudio se enfoca en el Diseño y Desarrollo de un Sistema Integrado que

controle la facturación, el inventario y el IVA para las empresas contribuyentes

dentro del rubro comercio; no será implementado en una empresa en particular

ya que será un estándar según las leyes tributarias establecidas en el Código.

Únicamente cubre las actividades siguientes: investigación preliminar, diseño y

creación del sistema, por lo tanto no se pondrá en producción.

1.4.2. Delimitación de Espacio

Espacio:

El proyecto será realizado tomando como base un gran contribuyente de Santa

Tecla.

1.4.3. Delimitación de Tiempo

Temporalidad:

La investigación que se ha realizado corresponde a las obligaciones legales

tributarias publicadas en el año 2005, y sus reformas hasta marzo de 2007.


14

1.4.4. Delimitación de Segmento

Segmento:

El desarrollo del trabajo está dirigido a las empresas del rubro comercio.

1.5. OBJETIVOS DEL TEMA

1.5.1. Objetivos General

“Desarrollar una herramienta estándar de interfaz amigable que pueda

ser utilizada en las empresas comerciales para controlar la facturación, el

inventario y el IVA de forma integrada”.

1.5.2. Objetivos Específicos

Diseñar una aplicación integrada que posea varios módulos de control en

un ambiente amigable para el usuario.

Proporcionar a las empresas contribuyentes un Sistema Integrado, como

material de apoyo para sus transacciones cotidianas.

Facilitar a las empresas una herramienta que les permita llevar el control

de sus impuestos tributarios mensuales para la declaración en el tiempo

estipulado por el Ministerio de Hacienda.

Brindar a las empresas una herramienta que minimice su tiempo en las

operaciones de sus controles de inventario, facturación e IVA.

Crear un Sistema con la seguridad de usuarios, necesaria para

resguardar la información.


15

1.6. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

1.6.1. Tipo de Estudio

En esta investigación se empleo el tipo de estudio documental, ya que se

consulto fuentes bibliografías (Libros Contables, Tesis, Leyes Tributarias de El

Salvador), y personalidades lo cual fue de mucha utilidad para estructurar el

marco teórico y el sistema.

1.6.2. Técnicas de Investigación

Se utilizara metodologías y técnicas que permitan recabar información sobre

actividades, procesos, datos, personas y tecnología. Si se obtiene información

veraz sobre lo mencionado anteriormente, el sistema informático a desarrollar

podrá satisfacer las necesidades de las empresas comerciales salvadoreñas.

1.6.3 Tipo de Información

1.6.3.1. Datos Primarios

Fuentes primarias: basándose en la premisa de que el elemento más

importante de un sistema de información son las personas; se utilizara como

fuente primaria de obtención de información, la entrevista con los posibles

usuarios del sistema.

1.6.3.1.1. Fuentes de Datos Primarios

Basándose en la premisa de que el elemento más importante de un sistema de

información son las personas; se ocupara como fuente primaria de obtención de

información, la entrevista Contadores de diferentes empresas mercantiles.


16

1.6.3.2. Datos Secundarios

Fuentes secundarias: se utilizaran las diferentes fuentes tributarias existentes

en El Salvador, así como también referencias bibliográficas acerca de diseño y

documentación de sistemas.

1.6.3.2.1. Fuentes de Datos Secundarios

Se utilizaran Libros Contables, Libros de Ingeniería de Software, Leyes

Tributarias de El Salvador, Tesis.

Los libros de Ingeniería de Software serán de mucha utilidad para el desarrollo

del capítulo 4 del documento final, ya que esta referencia servirá de guía para

hacer paso a paso cada uno de los puntos del capítulo antes mencionado


17


18

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO

2.1 DEFINICIÓN DE VENTAS

Contrato en virtud del cual se transfiere a dominio ajeno una cosa propia por el

precio pactado. 6

Son Ventas totales que realiza una determinada empresa durante un periodo de

tiempo, deducidos los impuestos directos sobre las mismas, la que es

justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio,

que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario

receptor (el comprador), en dicha factura se detalla la mercadería vendida, su

precio unitario, el total del valor cancelable de la venta y, si correspondiera.

2.2 DEFINICIÓN DE FACTURACIÓN

Acción y afecto de hacer. Es un documento tributario de compra y venta que

registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Éste

comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías, porque con ella

queda concluida la operación.

Es un titulo justificativo de un crédito personal no endosable, transferible a

tercero sin necesidad del consentimiento del deudor, pero de notificársele la

6 La Enciclopedia Volumen 20, Salvat 2004


19

transferencia a este quedando obligado con el tenedor de la factura en virtud de

la notificación. 7

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en

uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del

Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo

cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para

efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.

2.2.1 IMPORTANCIA

En la factura se hace constar en forma detallada las mercaderías vendidas,

indicando condiciones y debe ser extendida por duplicado o triplicado y sirve

para justificar los registros en los libros respectivos.

2.2.2 USO

Se emite en los siguientes casos:

a. Cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las

Ventas que tengan derecho al crédito fiscal.

b. Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo

para efecto tributario.

7 La Enciclopedia Volumen 8, Salvat 2004.


20

c. En los servicios de comisión mercantil presentados a sujetos no

domiciliados, en relación con la venta en el país de bienes provenientes

del exterior, siempre que el comisionista actúe como intermediario entre

un sujeto domiciliado en el país y otro no domiciliado la comisión no

pagada al exterior.

d. Sólo emitirán a favor del adquiriente o usuario que posea número de

Registro Único de Contribuyente RUC, exceptuándose de este requisito a

las operaciones de exportación.

2.2.3 TIPOS DE DOCUMENTO DE FACTURACIÓN

2.2.3.1 FACTURA SIMPLIFICADA

Este documento es dirigido a los negocios que vendieron en el año anterior

hasta $50,000 o los nuevos negocios que antes estaban en la informalidad.

Para los pequeños negocios se crea la factura de venta simplificada, que es del

tamaño de un tiquete de parqueo. La factura comercial no tiene ningún valor

legal. (Ver Anexo. 1)

Características:

Fecha de la venta o compra.

Nombre y dirección del cliente.

Nombre del vendedor.

Detalle de compra o venta.

Monto de la compra o venta.


21

2.2.3.2 FACTURA COMERCIAL

Es un documento que muestra el carácter, la cantidad, el precio de las

mercancías vendidas o de servicios prestados la cual no está regulada por la

ley de IVA y por el Código Tributario. 8 (Ver Anexo. 2)

Características:

Fecha de la venta o compra.

Nombre y dirección del cliente.

Nombre del vendedor.

Detalle de compra o venta.

Para el Ministerio de Hacienda el objetivo de este documento es acercar al

sector informal a la formalidad, pues una barrera para no hacerlo es el alto

costo de las facturas.

“Con esto se logra bajar los costos de impresión en dos vías: el papel es más

barato y se ahorra tiempo a la hora de emitirla”, porque se usa como un

talonario de pagos. La factura simplificada se utilizará para transacciones que

asciendan hasta $12.

Lo anterior no aplica a contribuyentes autorizados a usar máquinas

registradoras o sistemas computarizados, para la emisión de tiquetes en

8 Diccionario para contadores Erick Kohler.


22

sustitución de facturas, ni para los autorizados a emitir formulario único o

documentos electrónicos. 9

2.2.3.3 TICKET DE CAJA

Resguardo que contiene datos que acreditan ciertos derechos, generalmente

obtenidos mediante un pago. 10

La máquina registradora que se utilizan para emitir ticket en sustitución de

factura deberán llevar cintas o rollos de auditoría con el registro de las

transferencias o servicios que constituirán una copia fiel de los ticket emitidos,

las cuales se archivaran en orden cronológico para comprobación de parte de la

administración tributaria y deberán de tener un cartel de autorización que debe

ser colocado junto a la máquina registradora en un lugar visible. 11

Sin el ticket de compra no puede hacerse ningún reclamo. (Ver Anexo. 3)

Características:

Nombre, NIT y Giro de la empresa.

Numero Correlativo.

Código de tienda.

Tiraje del ticket.

9 Publicada el 6 de Enero del 2005, El Diario de Hoy

10 Larousse, Diccionario Manual Ilustrado-Enciclopédico, 2001

11 Código Tributario, 4ª. Edición, 2001 Art. 115 Literal b y c.


23

Fecha y hora de la compra.

Detalle de la compra.

Nombre de Cajero.

2.2.3.4 FACTURA CONSUMIDOR FINAL

Esta factura la emite un contribuyente y la puede recibir cualquier cliente . (Ver

Anexo. 4)

Características:

Deben imprimirse en talonarios, pre numerados y estar en forma

correlativa.

Indicar el nombre de la empresa.

Fecha de emisión.

Separación de las operaciones gravadas y exentas.

Descripción de los bienes y servicios.

Monto total de la operación. 12

2.2.3.5 DOCUMENTO COMPROBANTE DE CRÉDITO FISCAL

Son contribuyentes del impuesto quienes en carácter de productores,

comerciantes mayoristas o al por menor, o en cualesquiera otras calidades

realizan dentro de su giro o actividad en forma habitual, por si mismos o a

través de mandatarios a su nombre, ventas u otras operaciones que signifiquen

12

Código Tributario, 4ª Edición, 2001, Art. 114 Literal b.


24

la transferencia onerosa del dominio de los respectivos bienes muebles

corporales, nuevos o usados. Así mismo serán contribuyentes quienes

transfieran materias primas o insumos que no fueron utilizados en el proceso

productivo.

No son contribuyentes del impuesto quienes realizan transferencias ocasionales

de bienes muebles corporales adquiridos sin ánimo de revenderlos. 13

Lo emite el contribuyente y lo recibe otro contribuyente y/o diplomático. (Ver

Anexo. 5)

Características:

Deben imprimirse en talonarios y estar pre numerados en forma

correlativa.

Deben emitirse en triplicado; entregándose el original y segunda copia al

adquiriente del bien y conservando la primera copia para su revisión

posterior por la Administración Tributaria.

Indicar el nombre, denominación o razón social del contribuyente emisor,

giro o actividad, dirección del establecimiento u oficina, número de

identificación tributaria y número de registro de contribuyente.

Separación de las operaciones grabadas y exentas.

Fecha de emisión.

Descripción de los bienes y servicios especificando características.

13

Ley de Impuesto a la Transferencia de bienes muebles y a la prestación de servicios, Art. 22.


25

Cantidad recargada.

Condiciones de las operaciones: al contado, crédito, puesto en inventario.

Pie de imprenta. 14

2.2.4 DOCUMENTO COMPROBANTE DE FORMULARIO PARA REGISTRO

ÚNICO DE CONTRIBUYENTE (RUC) F-210.

Todo Contribuyente tiene la obligación de inscribirse en el Registro Único de

Contribuyentes.

La primera obligación de todo contribuyente, es la de inscribirse en el Registro

Único de Contribuyentes (R.U.C.), para obtener la Cédula Tributaria

correspondiente, y de esta manera poder desempeñar sus actividades dentro

del marco jurídico.

Se entiende que únicamente deben registrarse las personas o empresas que

desarrollen una actividad económica habitual por la cual deban tributar.

Nota: Ningún contribuyente debe poseer más de una cédula tributaria, como

persona o empresa, aun cuando sus actividades fueran diversas o tuviera

distintas empresas, agencias o sucursales.15 (Ver Anexo. 6)

14

Código Tributario, 4ª Edición, 2001, Art. 114, Literal a. 15

http://www.cnr.gob.sv/rc_servicios_integrales.aspx, fecha visita el 12 de Agosto del 2007.

http://www.cnr.gob.sv/rc_servicios_integrales.aspx


26

2.2.5 ASPECTOS GENERALES SOBRE INVENTARIOS

Al tratarse de un sistema Standard, en este apartado se dan una serie de

lineamientos que las empresas deben considerar para la organización de los

inventarios. Primeramente, se proporciona la definición de inventario y de su

manejo, los tipos, sistemas, métodos de costos, índices, número de artículos y

estructura que componen el inventario.

2.2.5.1 CONCEPTO DE INVENTARIO

Un inventario no es más que un ordenamiento y clasificación de una serie de

artículos con el propósito de controlar las cantidades que se tengan de cada

uno de estos componentes, en un determinado momento, ya sea a través de

control de flujos de entrada y salida o, aplicando algún otro método de los

muchos que existen para estos controles.

Muchas veces los términos inventarios, existencias y “stock” se usan como

sinónimos y como tales se tomaran para efectos prácticos del presente trabajo.

Julio Cesar Young Oliver define inventario de la siguiente manera: “stock es un

conjunto de mercaderías, materiales o elementos que se mantienen

ordenadamente agrupados en espera de empleo mas o menos próximo por

parte de los utilizados, con el objeto de permitirles continuidad en sus


27

operaciones y absorber eventuales demoras de aprovisionamiento por parte de

los proveedores”.16

Toda empresa mantiene inventarios de materias primas y/o de productos

terminados. Los inventarios de materias primas servirán como entradas al

proceso de producción y los productos terminados sirven para satisfacer las

demandas de los clientes.

Puesto que los inventarios, no importa su tipo, representan frecuentemente una

considerable inversión, las decisiones con respecto a las cantidades de estos

son muy importantes.

2.2.5.1.1 DEFINICIÓN DE MANEJO DE INVENTARIO

El manejo de inventario se refiere a todas aquellas funciones que es necesario

realizar con respecto a las existencias de una empresa, para cumplir con los

objetivos de venta y márgenes de utilidad. Las funciones básicas del manejo de

las existencias son: (Ver Figura. 1)

16

Young Oliver, Julio Cesar, Política de Adquisiciones y Gestión de Stocks (Argentina, Editorial El Ateneo), Pág. 7


28

a) Compras

Se refiere a la determinación de las piezas y las cantidades que son necesarios

pedir para mantener el inventario en un nivel óptimo de acuerdo a las ventas.

Datos según Documento de Identidad

Fecha de Nacimiento

Se debe de completar con la fecha de otorgamiento

de la escritura de constitución y no con la fecha de

inscripción de la escritura.

Número Documento de

Identidad/Constitución Se debe dejar en blanco y lo completará el delegado.

Departamento, 38. Municipio,

39. País de

Nacimiento/Constitución

Se debe de completar con el lugar de otorgamiento

de la escritura de constitución y no con el domicilio de

la sociedad.

Dirección de Casa Matriz

En caso de no contar con la dirección de casa matriz

al momento de inscribirse, se debe llenar el campo

con la dirección del representante legal.

Identificación del Apoderado

Procesal Se debe dejar en blanco.

Información de Accionistas,

Socios o Cooperados

Principales del Contribuyentes

(al reverso del formulario)

Esta información debe ser completada con los datos

que se requieren (nombres de accionistas, porcentaje

de participación y NIT). No puede dejarse en blanco.


29

b) Sistemas de archivos de información

La función de archivo de información se refiere al sistema que se utiliza para

manejar la información de los datos relacionados con el inventario.

c) Control de piezas

La función de control de piezas se refiere a los controles que se establecen

para el manejo de las existencias y obtención de información adecuada sobre

estas.

d) Recibo y aprovisionamiento

La función de recibo y aprovisionamiento se refiere a los sistemas para la

recepción, revisión y colocación adecuada de los artículos que se reciben por

pedidos, para facilitar y agilizar la función de entrega y despacho.

e) Información y ventas

La función de información y ventas se refiere a la información que solicitan los

clientes a los vendedores y a la labor de venta. Es importante que el personal

que realice esta función tenga los conocimientos técnicos necesarios y

disponga de la información oportuna para desarrollar su trabajo

adecuadamente.

f) Entrega y despacho


30

La función de entrega y despacho se refiere a la recolección, transporte,

entrega y despacho de las piezas a los clientes en forma que esta se pueda

llevar a cabo eficientemente con ahorro de esfuerzo y tiempo, lo cual es un

resultado de la función de recibo y aprovisionamiento.

Interrelación de las funciones de manejo de inventarios.

Tal como menciona Eric L. Kohler, el inventario físico es “inventario

determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del peso o

de la medida real obtenidos” 17

El mismo autor menciona los tres tipos de inventarios físicos que existen, y son:

a) El inventario o recuento continuo

Es parte del sistema de inventario perpetuo y consiste en contar todas las

piezas en forma rotativa durante un periodo de tiempo, usualmente durante el

año se cuenta por lo menos una vez uno de los artículos que forma parte de

inventario.

b) Los recuentos periódicos de artículos seleccionados

En este tipo de inventarios, no se cuenta todas las piezas, solo algunas de

léalas, puede ser durante un periodo de tiempo en un momento determinado,

17

Kohler. Eric L. Diccionario para contadores (México, Uteha, 1974), Pág. 319


31

usualmente es parte del trabajo que desarrolla auditoría interna, externa o

ambas.

c) El inventario anual

En el inventario anual se cuentan todas las piezas a una fecha determinada,

usualmente al final del año fiscal o cerca de este. En este caso las cifras se

ajustan para disponer de los datos al final del año.


32

INTERRELACIÓN DE LAS FUNCIONES DE MANEJO DE INVENTARIO

Figura 1. Funciones del Manejo de Inventarios

Se elabora el pedido

Se anota el pedido

en los registros

Se recibe la confirmación del

pedido

Se anotan en los

registros los artículos o producto

confirmado

Se reciben

físicamente los artículos o producto

Se anotan en los registros los

artículos o productos recibidos

Sistema de archivo e

información

Control de mercadería

Existencias físicas

Pedido del cliente

Se consultan los archivos de

información

Se elabora la factura de venta

Se entregan físicamente la mercadería

Se descargan las ventas de los

registros

Se archivan las facturas de venta

Compras, recibo y aprovisionamiento Ventas, Entrega y despacho

http://aps.sld.cu/bvs/materiales/carpeta/interrelacion.pdf


33

2.2.5.1.2 TIPOS DE INVENTARIO

Según Javier H. Ávila González hay tres tipos de inventario, estos son: 18

Inventario de partida.

Inventario de seguridad.

Inventario de anticipación.

Los conceptos que se presentan a continuación pertenecer al mismo autor.

“Inventario de partida, este tipo de inventario es el que se forma para la

fabricación o ventas de mercancías en volúmenes superiores a las necesidades

normales, con el propósito de obtener rebajas en los precios de compra y

transferir o reducir los costos ajenos de demanda, transporte, pago y control”.

“Inventario de seguridad, este inventario se mantiene para hacer frente a las

variaciones en la demanda permitiendo suavizar sus efectos. Cubren las

variaciones entre demanda con la relación a las pronosticada, de la producción

real y planeado, y de las modificaciones en los tiempos de espera de

abastecimiento”.

“Inventario de anticipación. Son aquellas existencias que se obtienen debido a

que es la única ocasión en que se encuentran disponibles. Es el caso de

industrias de conservas o las que producen artículos relacionados con la moda.

18

Ávila González, Javier H. Teoría del Inventario y su Aplicación (México; editorial Pax –Mexico, 1967), Pág. 118


34

También podemos incluir dentro de este grupo los artículos de demanda

estacionaria, tales como: artículos que se usan en invierno, navidad, etc.”

2.2.5.1.3 SISTEMAS DE INVENTARIOS

2.2.5.1.3.1 Sistema del máximo –mínimo

El enfoque del tamaño del lote, para el mantenimiento de niveles de inventario,

satisfactorios esta mejor representado por el cálculo de máximos y mínimos en

el control de inventarios.

La mecánica de este sistema es el siguiente:

El inventario mínimo que desea tener disponible.

El punto en el cual se deben efectuar nuevos pedidos, es decir, pedir

unidades adicionales, y

La cantidad de nuevos pedidos o el tamaño del lote.

Con la información requerida se efectúa el análisis para determinar el momento

en que la empresa deberá hacer su pedido. Para efectuar la determinación es

necesario conocer el tiempo de recibo u obtención de la mercancía, es decir, el

periodo de tiempo necesario para obtener un pedido después que se ha hecho

y la demanda actual del artículo que no es otra cosa que la tasa con la cual se

está consumiendo el artículo.


35

Ahora, con la información obtenida correctamente, puede utilizarse la siguiente

ecuación y obtener los valores deseados.

Punto de nuevo pedido = Inventario mínimo + (TO*TC)

Donde,

TO = Tiempo de obtención

TC = Tasa de consumo

Al usar la ecuación se debe tener cuidado de expresar la tasa de consumo y el

tiempo de obtención en unidades iguales y correctas.

a) INVENTARIOS MÁXIMOS

La cantidad considerada como máxima para el inventario, utilizando este

sistema será la suma de las unidades consideradas como inventario mínimo

mas la cantidad del nuevo pedido, lo que es igual a multiplicar las unidades del

inventario mínimo mas la tasa de consumo, por dos.

Para poder utilizar este sistemas debe suponerse que se tiene una tasa de

consumo y un tiempo de obtención constante, que el lote total del articulo se

entregara solo una vez y que el nuevo punto de pedido es una función del

tiempo de obtención y de la tasa de consumo, para poder estimar con

suficiente exactitud pues, de lo contrario, no puede usarse el sistema; aunque si

prevalecen algunas de las condiciones se puede llegar a obtener un sistema

semejante y en todo caso, dependerá de la empresa el uti lizarlo o no.


36

b) INVENTARIOS MÍNIMOS

La función de estos es la de administrar una cantidad considerada como minina

en el caso de que se presenten aumentos inesperados en la demanda.

Si fuera cierto que el artículo que se está almacenando se pudiera usar a una

tasa uniforme pronosticable y que el tiempo de obtención para un pedido de

reposición pudiera ser un periodo de tiempo fijo pronosticable y podría tenerse

un inventario mínimo de cero. Sin embargo, un enfoque real del problema obliga

a aceptar el hecho de que las tasas de consumo y los tiempos de periodos de

obtención serán, algunas veces, mayores que los estimados teniendo como

resultado una demanda superior a la prevista durante el periodo de obtención y

es la existencia de seguridad, la encargada de satisfacer esta demanda y evitar

que la empresa se quede sin existencias antes de que llegue el pedido.

2.2.5.1.3.2 SISTEMA INVENTARIO PROMEDIO

Este sistema es sumamente simple, y puede aplicarse después que la empresa

ha seleccionado un inventario mínimo y la cantidad de pedido nuevo. Para esto,

no se toma en cuenta la tasa de consuno de artículo implicado ni el tiempo de

obtención, porque los valores de estos factores se determinan en base a

estimaciones.

El inventario promedio que se mantendrá, estará en función tanto del inventario

mínimo como de la cantidad del nuevo pedido y en consecuencia, como la


37

sumatoria de estos dos factores determinaría el inventario máximo, en el

inventario promedio esta el promedio de los inventarios máximo y mínimo. Esto

puede expresar mediante la siguiente ecuación:

IP= Imax+ Imin

2

Donde,

IP = Inventario Promedio

Imax = Inventario Máximo

Imin = Inventario Mínimo

Puesto que el inventario promedio es una función del inventario mínimo y de la

cantidad del pedido nuevo, todas las variaciones que estos dos factores tengan,

provocaran variaciones en el inventario promedio. Como el costo de

mantenimiento de inventarios variara con el tamaño del inventario promedio, se

debe determinar el nivel promedio al cual este costo será mínimo.

2.2.5.1.3.3 COSTOS DEL INVENTARIO

Javier H. Ávila González clasifica los costos de inventario en cuatro tipos: 19

a) Costo de pedido o costos de montaje

Es el conjunto de gastos en que es necesario incurrir para comprar una

determinada cantidad de artículos. Estos desembolsos abarcan todos los

19

Ávila González , Op. Cit, Pág. 123


38

gastos de los trabajos relacionados para hacer el pedido, así como los costos

de papelería.

b) Costo de mantenimiento

El costo de mantenimiento se genera en la creación de los inventarios. Los

principales gastos de este rubro son:

El costo del capital invertido en el inventario.

Seguros.

Impuestos.

Obsolescencia y deterioro.

Almacenaje y manejo.

Mantenimiento del registro contable.

El costo del capital invertido en el inventario no aparece en los registros

contables, si no que se debe considerar como un costo de oportunidad, es

decir, cuánto podría generar el capital invertido si se hubiera invertido en

cualquier inversión alterna. Ante las dificultades para saber cuál sería la

rentabilidad de una inversión alterna, normalmente se le da el costo de los

préstamos bancarios. Los gastos de impuesto se relacionan con el valor del

inventario en forma directa. Si el valor del inventario aumenta, el pago de los

impuestos relacionados con el inventario aumenta.


39

El costo de obsolescencia y deterioro es el costo de los artículos o producto que

están sujetos a una pérdida de su valor porque se hacen obsoletas en un

periodo de tiempo. Este costo se puede calcular con la siguiente fórmula:

CO= COU+COP-CR

En donde:

CO es el costo de obsolescencia.

COU es el costo original del artículo o producto.

COP es la uti lidad que se hubiera obtenido si el capital que se utilizo

para comprar el artículo o producto se hubiera invertido en cualquier inversión

alterna, (es decir, costo de oportunidad).

CR es el costo de recuperación. Es el valor que se puede obtener en

el mercado por el artículo o producto, en un momento dado.

El costo de almacenamiento se refiere al espacio y a las condiciones necesarias

para almacenar los artículos o productos. Si el local donde se almacenan es

rentado, el valor de la renta más los otros gastos, tales como luz, agua, etc.,

dan el costo de almacenamiento. Si el local es propio, para calcular el costo de

almacenamiento basta preguntarse cuánto costaría alquilar o arrendar un local

similar con las mismas condiciones o si no, se puede considera cual podría ser

la renta que se obtendría si se le alquilara el local a un tercero.


40

El costo de mantenimiento de registros contables se refiere a la cantidad de

dinero que se gasta en papelería, controles y registros de los movimientos de

los artículos o productos, correspondencia, etc.

c) Costo de carecer de existencias.

El costo de carecer de existencias ocurre cuando las existencias de artículos o

productos se agotan. Precisamente, la idea de tener inventarios es poder

adecuar la oferta a la demanda. El costo de carecer de existencias se refiere a

lo que se deja de ganar por carecer del producto, e incluye los aspectos que de

detallan a continuación:

La utilidad que se pierde por no tener producto.

La suma total de utilidades que se pierde si el consumidor ya no regresa

a comprar productos en el futuro.

Otros costos en que se incurre al no haber existencia de artículos o

productos, son los costos de transporte más elevados, por ejemplo hacer

pedidos aéreos en lugar de marítimos.

d) Costo del sistema.

El costo del sistema se relaciona con la forma de operación de departamental

así como de los sistemas de control que se desean establecer sistemas y

presentación de información, cantidad y tipos de reportes y análisis.


41

2.2.5.1.3.3.1 MÉTODOS PARA CALCULAR COSTOS

Costo se refiere al total de gastos y cargos incurridos, directa o indirectamente,

para llevar un artículo al lugar y etapa en que se encuentra. Los gastos de

venta, gastos generales de administración, costos de investigación y desarrollo

e intereses, normalmente no se considera que tengan relación con que los

inventarios sean puestos en su ubicación y condición actual.

Los métodos de medir el costo de las mercancías vendidas nacen como una

necesidad a causa de la fluctuación constante de los precios de venta.

Cuando se compran artículos idénticos en diferentes ocasiones y a precios

diferentes se crea un problema con respecto a la manera de recuperar los

costos de la mercancía existente, de manera que el inventario no pierda valor y

a su vez acarree una disminución en la capacidad de producir ingresos. Es por

ellos que para fortificar y recuperar el costo de la mercancía se debe utilizar el

método que más convenga, según el tipo de negocio que se maneja.

El costo de los inventarios puede ser determinado en base a los siguientes

métodos que son generalmente reconocidos como validos en la valuación del

inventario. Lo esencial es elegir el método que, bajo la circunstancia refleje

claramente el ingreso periódico. Estos métodos se detallan a continuación:


42

a) IDENTIFICACIÓN ESPECÍFICA

Mediante este método se identifica, en forma precisa, el artículo vendido y el

costo real del mismo, resulta practicable en el caso de productos fabricados a la

orden o para unidades grandes de equipo en que pueden identificarse con

facilidad los costos correspondientes. Permite una gran flexibilidad para medir

los resultados de un periodo dado. En el caso que sean muchos los artículos o

que se pierda la identidad por mezcla o confusión, el método resulta

impracticable.

b) PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS)

Este método asume que las primeras unidades recibidas o producidas, son las

primeras en venderse, aunque en la práctica esto se ajuste o no al movimiento

real de la existencia. En épocas de precios crecientes, muestra la utilidad bruta

más grande.

c) ÚLTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (UEPS)

En este método se asume que las compras o producción más recientes

representan las partidas vendidas durante el periodo y que las más antiguas

permanecen en el inventario. En épocas de precios crecientes, generalmente

muestran la ganancia más baja.


43

d) COSTO DEL PROMEDIO PONDERADO

En este método, las cantidades y costos del inventario al comienzo del periodo,

se suman a las compras durante el periodo y se computa un nuevo costo

promedio. El Costo de la mercancía vendida y el inventario final se calculan al

promedio determinado en esta forma. Para efectos del presente traba jo, es este

el método que se recomienda para calcular los costos de los inventarios.

e) ESTANDAR

Este método es aceptable si se ajusta a intervalos razonables de tiempo con el

fin de reflejar las condiciones corrientes de manera tal que a la fecha del

balance general , los costos estándares se aproximen razonablemente a los

costos calculados bajo una de las cuatro bases mencionadas previamente. En

tales casos, se debe utilizar un lenguaje descriptivo que exprese esta relación,

como por ejemplo “a costos estándares, que se aproximen a costos promedios”.

2.2.5.1.4 ÍNDICES DE INVENTARIOS

2.2.5.1.4.1 ÍNDICE DE ROTACIÓN

Una forma usual de evaluar un inventario es por medio de su rotación .Esta se

expresa por medio de un índice y se define, según Julio Cesar Young Oliver,

Así: 20

20

Young Oliver, Op. Cit. Pág. 9


44

Índice de rotación “es la relación entre el total de salidas acarecidas durante un

periodo de tiempo dado y el valor medio del stock. Este ultimo comprende,

simultáneamente los “stocks” activo y de protección durante el mismo periodo.

Este índice expresa pues, el numero de renovaciones anuales, pero no es otra

cosa que un medio de control de la evolución de las existencias”.

Si el valor del índice es muy pequeño permite pensar en una acumulación

excesiva del inventario. Si es muy alto, puede indicar que el valor del inventario

resulta pequeño.

Naturalmente el índice variara de acuerdo a la naturaleza del producto, y se

puede resumir en una formula, como la que presenta Lawrence j. Gitman.21

Rotación de inventario = Costo de lo vendido

Inventario Promedio

El valor de la rotación de inventario es significativo solamente cuando se

compara con otros índices de empresas en el mismo campo o a la rotación

anterior del inventario de la misma empresa.

Si el índice resulta muy pequeño, indicara que existe mercadería que no se ha

movido durante el ejercicio, o que se posee mercadería obsoleta, que significa

capital cautivo; y si por el contrario el índice resulta muy alto, indicara que hubo

pérdidas de ventas porque en cierto periodo del año no hubo mercadería.

21

Gitman j., Lawrence, Fundamentos de Administración Financiera (Harla S. A de C. V, México, 1978, Pág. 56)


45

Existen otras formas de relacionar los inventarios con los costos de los

inventarios, Hunt, Donaldson y Williams lo presentan de la siguiente manera:

“uno de los enfoques mediante proporciones solamente expresa los inventarios

al final del año como un tanto por ciento de las existencias que se vendieron

durante el año precedente”. 22

Este planteamiento puede resumirse en la siguiente fórmula:

Valor del inventario al final del año

Costo de venta durante ese año

Es posible replantear esta fórmula sustituyendo el valor del inventario al final del

año por el promedio del inventario durante ese año. En este caso la formula

quedaría así:

Valor promedio del inventario durante el año

Costo de ventas durante el año

La ventaja de trabajar con promedios para calcular los porcentajes es que

permite disponer de un resultado más exacto.

Otra forma de calcular la rotación de inventario la presenta Gilman en lo que

llama plazo promedio de inventario que es: 23 “El plazo promedio del inventario

22

Hunt. Williams, Donaldson, Financiación básica de los negocios (México, UTEHA, 1974), Pág. 70. 23

Gitman, Op. Cit. Pag. 57


46

representa el promedio de días que un articulo permanece en el inventario de la

empresa”.

Plazo promedio del inventario = _____360_______

Rotación del inventario

2.2.5.1.4.2 CONCEPTUALIZACIÓN DEL IVA

Desde sus inicios este impuesto según la ley fue denominado como IVA o

Impuesto al Valor Agregado por lo que actualmente así se le conoce.

La transferencia de bienes y servicios genera un débito fiscal del 13% el cual se

compensa contra el crédito fiscal recibido por la compra de bienes y servicios.

Las exportaciones están gravadas con tasa cero por ciento.

Los pagos de servicios a personas jurídicas y naturales no domiciliadas, están

sujetas a una retención del 13%.

Las importaciones están afectas a IVA del 13%.

La liquidación se presenta mensualmente, los créditos fiscales sobrantes

pueden utilizarse en los siguientes meses.

Las personas jurídicas o naturales con activo mayor a US $1,142,857 ó

ingresos anuales mayores a US $571,429 obligatoriamente deben nombrar un

auditor fiscal.


47

El IVA es un impuesto al consumo que recae únicamente sobre el consumidor

final, por que para fines de recaudación, el empresario se rige por medio del

sistema de Créditos y Débitos.

Este concepto del IVA quiere dar a entender que este impuesto es aplicable en

todas las operaciones de compra-venta, y para toda persona neutral o jurídica

que se encargue de la transferencia de bienes muebles o bien a la prestación

de servicios.

El Debito Fiscal se define como “el importe resultante de aplicar la tasa del

impuesto sobre el valor de las operaciones realizadas en el periodo”, y se

llamara Crédito Fiscal a: “la suma trasladada de los adquirientes o prestatarios

de servicios y se determina totalizando los componentes tributarios facturados

en el periodo, a raíz de adquisiciones y el impuesto pagado en el periodo a

causa de importaciones, según los respetivos comprobantes” .

El impuesto de IVA se aplica a la transferencia, importación, internación,

exportación y al consumo de los bienes muebles corporales; prestación,

importación, internación, exportación y el autoconsumo de servicios, de acuerdo

con las normas que se establecen en la misma. 24

Estarán exentos del impuesto los siguientes servicios:

24

Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la prestación de Servicios (IVA)


48

a) De salud, prestados por instituciones públicas e instituciones de utilidad

pública, calificadas por la Dirección General;

b) De arrendamiento, subarrendamiento o cesión del uso o goce temporal de

inmuebles destinados a viviendas para la habitación;

c) Aquellos prestados en relación de dependencias regidas por la legislación

laboral, y los prestados por los empleados públicos, municipales y de

instituciones autónomas;

d) De espectáculos públicos culturales calificados y autorizados por la Dirección

General;

e) Educacionales y de enseñanza, prestados por colegios, universidades,

institutos, academias u otras instituciones similares;

f) Operaciones de depósito, de otras formas de captación y de préstamos de

dinero, en lo que se refiere al pago o devengo de intereses, realizadas por

Bancos, Intermediarios Financieros no Bancarios, cualquier otra institución de

carácter financiero que se encuentre bajo la supervisión de la Superintendencia

del Sistema Financiero o registradas en el Banco Central de Reserva, empresas

de arrendamiento financiero o de factoraje, las Asociaciones Cooperativas o

Sociedades Cooperativas de Ahorro y Crédito, Corporaciones y Fundaciones de

Derecho Público o de Utilidad Pública, que se dediquen a la concesión de

financiamiento.

g) Emisión y colocación de títulos valores por el Estado e instituciones oficiales

autónomas, así como por entidades privadas cuya oferta primaria haya sido


49

pública a través de una bolsa de valores autorizada, en lo que respecta al pago

o devengo de intereses;

h) De suministro de agua, y servicio de alcantarillado, prestados por

instituciones públicas.

i) De transporte público terrestre de pasajeros; y

j) De seguros de personas, en lo que se refiere al pago de las primas; lo mismo

que los reasegurados en general. 25

2.2.5.1.4.3 CÁLCULO DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

Por regla general, el impuesto que ha de ser pagado por el contribuyente será

la diferencia que resulte de deducir del débito fiscal causado en el período

tributario, el crédito fiscal trasladado al contribuyente al adquirir bienes o al

utilizar los servicios y en su caso, el impuesto pagado en la importación o

internación definitiva de los bienes, en el mismo período tributario. 26

2.2.5.1.4.4 LUGAR, PLAZO Y REQUISITOS DE LA DECLARACIÓN Y

PAGO

La declaración jurada incluirá el pago y deberá ser presentada en la Dirección

General de Impuestos Internos, en la Dirección General de Tesorería, en los

Bancos y otras instituciones financieras autorizadas por el Ministerio de

25

Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la prestación de Servicios, Art. 46,

año 2001 26

Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la prestación de Servicios, Art. 64, año 2001


50

Hacienda, en cualquiera de las oficinas que estas instituciones tengan en el

país, dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente al periodo

tributario correspondiente. En este mismo lapso deben ingresarse los impuestos

retenidos o percibidos por los agentes de retención o de percepción.

El impuesto sobre las importaciones e internaciones de bienes será liquidado

ante la Dirección General de la Renta de Aduanas, en el mismo acto en que se

liquiden los impuestos aduaneros.

La constancia del pago de este impuesto constituirá el comprobante de crédito

fiscal.

La liquidación de oficio del impuesto sobre las importaciones e internaciones de

bienes corresponderá efectuarla a la Dirección General de la Renta de

Aduanas.

En los casos, previstos en los incisos anteriores el impuesto deberá pagarse

ante la Dirección General de Tesorería.

El impuesto sobre importaciones e internaciones de servicios se liquidará ante

la Dirección General de Impuestos Internos y se pagará ante la Dirección

General de Tesorería. La competencia para liquidar de oficio el impuesto sobre


51

la importación e internación de servicios no liquidado corresponderá a la

Dirección General de Impuestos Internos. 27

27

Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la prestación de Servicios, Art. 94, año 2001.


52


53

CAPÍTULO III: ANÁLISIS DEL SISTEMA

3.1 INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Se debe realizar una investigación previa de las empresas en la parte operativa,

tecnológica y conocimientos de algunos procesos que se llevan a cabo en la actualidad

para que sirvan de insumo a la propuesta que posteriormente se desarrollará.

3.1.1 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Para definir si la solución propuesta representa una alternativa viable tanto

operativa y técnica se representa a continuación un análisis por cada una de

estas áreas con el cual se pretende asegurar sobre la viabilidad del sistema.

3.1.1.1 FACTIBILIDAD OPERATIVA

La información recogida durante la etapa de análisis lleva a considerar los

siguientes aspectos:

Factibilidad Económica:

La empresa cuenta con equipo computacional adecuado para el desarrollo de

las actividades que actualmente realiza.

Factibilidad Técnica:

La empresa cuenta con estaciones de trabajo y una maquina que hace las

funciones de servidor cuyo equipo presenta las siguientes especificaciones:


54

a) 1 Servidor:

Procesador de 233 Mhz.

Memoria RAM 64Mb.

Disco duro 2.0 Gb.

b) 13 Estación de trabajo con las siguientes especificaciones:

Disco duro: 80GB.

Memoria RAM: 1GB.

Procesador de 233 Mhz.

c) Dispositivos adicionales:

Impresor de inyección y láser.

2 Switch de 8 puertos cada uno, con los que se mantiene la

comunicación entre todos los equipos.

d) Sistema operativo actual

Servidor y estaciones de trabajo cuenta con Sistema operativo, Microsoft

Windows XP®.

Factibilidad Recursos Humanos:

El personal con que cuenta la empresa ya posee experiencia en el manejo de

equipo computacional, prueba de ello es que muchas de sus actividades son

realizadas bajo el software de Microsoft Officce.


55

3.1.1.2 PARTE TECNOLOGÍCA

En la actualidad muchas empresas comerciales cuentan con equipos

computacionales que son utilizados de una manera elemental, entiéndase esto

para escribir algún tipo de correspondencia o almacenar datos en una hoja

electrónica. La falta de un sistema idóneo para sus actividades hace que el

equipo con el que cuentan este subutilizado y los niveles de efectividad o de

resultados no sean los deseados.

3.1.1.3 PROCESOS ACTUALES

Los procedimientos actuales que arrojaron en la investigación previa son los

siguientes:

NOMBRE DEL PROCESO

DESCRIPCION

Ingreso de Documento

Proceso en el cual permite ingresar los

registros de facturación de consumidor

final, venta crédito fiscal y registro de

compras.

Ingreso Factura Consumidor Final

Proceso en el cual se ingresa la

información de facturación de

consumidor final y al mismo tiempo

almacena.

Ingreso Comprobante Crédito Proceso en el cual se ingresa los datos

http://www.arquitectura-tecnica.org/


56

Fiscal de venta de crédito fiscal y al mismo

tiempo almacena.

Registro de Compras


información de compras y al mismo

tiempo almacena.

Libro Consumidor Final

Este proceso permite visualizar e

imprimir los datos de factura de

consumidor final.

Libro Crédito Fiscal


imprimir los datos de comprobante de

crédito fiscal.

Libro Compras


imprimir los datos de compras

realizadas.

Kárdex del producto

Proceso en el que se registran los

movimientos que ha tenido un producto.

Registrar compra de mercadería Proceso en el cual se registra la

mercadería comprada.

Consulta de Compras y Ajustes Proceso en el cual permite realizar

consultas y ajustes a los inventarios.

Proceso Facturación Proceso que permite llevar el control de

las ventas.


57

Reportes ventas general

Proceso que permite visualizar e

imprimir las ventas generales

registradas en el sistema.

3.2 DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS

Para determinar los requerimientos que se llegaron para realizar la propuesta

se realizo una entrevista, con usuarios directos con la utilización de sistemas.

3.2.1 PREGUNTAS DE ENTREVISTAS

La siguiente entrevista fue realizada al Sr. Carlos Alfonso Barahona Herrera, Lic. en

Contaduría Pública, para tener en cuenta factores claves en el diseño del sistema.

PREGUNTA

PERSONA

¿Cuándo fue la última actualización del

Impuesto al Valor Agregado (IVA)?

24 enero del 2007.

¿Quiénes retienen IVA?

El gran contribuyente y el Ministerio

de Hacienda.

La fecha en que se realiza la

factura, número de caja, numero de

documento, sucursal, nombre del


58

¿Cuál es la estructura del Libro

Consumidor Final?

cliente, venta exenta, venta

gravada, exportaciones, total de la

factura.

¿Cuál es la estructura del Libro Crédito

Fiscal?

El número de documento, fecha en

que se realiza el comprobante,

número de caja, sucursal, numero

de registro, nombre del cliente,

venta exenta, venta gravada, IVA,

total del comprobante.

¿Cuál es la estructura del Libro Compras?

Número de documento, fecha de la

compra, numero de registro,

numero de proveedor, venta

interna, importación, venta gravada

interna, venta gravada importación,

IVA debito, IVA retenido, sujetos

excluidos, total de la compra, total

gravado.

¿Cómo se enumeran los Folios?

Los folios llevan una numeración

correlativa, según lo indique el

contador.

¿Qué función tiene el Auditor en la

La exigencia de llevar un orden, en

cuanto a la presentación de la


59

elaboración de los Folios? información solicitada.

¿Qué son ajustes al inventario?

Es cuando se cuadra el inventario

en cuanto a cantidad.

¿Qué tipos de ajustes existen?

Ajustes por entrada

Ajustes por salida

¿Qué es toma física de inventario?

Es cuando se compran las

existencias ingresadas en el

sistema contra las físicas

¿Qué contiene el Kárdex?

El concepto de venta o compra, el

código, la descripción, la medida, la

fecha, el tipo de comprobante,

cantidad de entrada, cantidad de

salida, numero de documento,

saldo del producto, costo del

producto, costo promedio del

producto

¿Qué contiene existencias actuales? El código, saldos, costo promedio,

costo.

¿En qué consiste el reinicio de Kárdex?

Es cuando se toma el último

movimiento del inventario para

iniciar nuevo periodo mercantil en

la empresa, ese último movimiento


60

es el primer movimiento de dicho

periodo.

¿Qué son notas de crédito?

Es un documento por el cual la

empresa comunica a su cliente

haberle disminuido su deuda o que

ha registrado a su favor cierta

cantidad.

¿En que consisten las notas de debito?

Es el documento que envía un

comerciante a su cliente en la que

le notifica haber cargado o debitado

de su cuenta una determinada

suma o valor por el concepto que la

misma indica.

¿Qué son las notas de remisión?

Es un documento que sirve de

base para la emisión de una

factura, en el se anotan los

artículos vendidos y remitidos al

cliente quien firma de conformidad

al recibirlos.

¿Qué contienen las notas?

Número de cliente, nombre del

cliente, número de factura, número

de la nota, importe, cantidad a


61

devolver, importe total, datos del

producto.

¿Cómo se realiza el costo promedio? La suma de los costos entre la

suma de las unidades

¿Considera que es de beneficio para una

empresa el contar con un sistema

mecanizado integrado, que contenga IVA,

Inventario y Facturación para una

empresa gran contribuyente?

En su momento seria muy

oportuno, ya que esta modalidad

de gran contribuyente se comienza

a manejar, así también facilitaría el

manejo de la información a la hora

de ingresar la información y hacer

consultas respectivas a ella.

¿Seria de gran utilidad el poder manejar

la información de la empresa en un solo

sistema?

Por supuesto que si, ya que esto

haría que se actualizara

automáticamente la información.

¿El sistema que actualmente poseen les

permite imprimir una cantidad de reportes

necesarios para el manejo de la

información en la empresa?

No permite imprimir una serie de

reportes necesarios para algún

análisis, y actualmente lo hacemos

con otras herramientas.

¿Considera usted que si existiera un

sistema que le ayude a realizar los

diferentes reportes, le permita manejar

Por supuesto que si, porque

ahorraríamos tiempo en el análisis

o cuadrar en otros casos de la


62

información integrada y es amigable al

usuario, cambiaria la forma en que

actualmente manejan la información por

un sistema que le permita realizar esas

opciones?

información, así como también los

reportes, estarían oportunamente y

serian fiables.

3.2.2 RESOLUCIÓN DEL ANÁLISIS

Se determino que si existe la necesidad de un sistema integrado para el gran

contribuyente, ya que este les permitiría ahorrarse tiempo en la elaboración de ciertas

transacciones o mecanismos.

3.2.3 SITUACIÓN ACTUAL

Entrevistando a un usuario del mecanismo que actualmente posee la empresa,

manifestó el atraso que en muchas ocasiones conlleva por las transacciones contables

que se realizan a mano y por una serie de reportes que son necesarios para toma de

decisiones y también para control interno de la empresa.


63


64

CAPÍTULO IV: DISEÑO DEL SISTEMA

4.1 FACTIBILIDAD DE LA IMPLIMENTACIÓN DEL SISTEMA

Por lo tanto se considera que es factible operativamente el diseño del sistema

para apoyar las operaciones contables de las empresas comerciales de El

Salvador.

4.1.1 FACTIBILIDAD TÉCNICA

La información recogida durante la etapa de análisis lleva a considerar los

siguientes aspectos:

Factibilidad Económica:

El equipo de computación con el que cuenta la empresa en la actualidad no

requiere de inversión adicional para la implementación del sistema propuesto,

exceptuando el mantenimiento preventivo y correctivo que se generen en el

desarrollo de las actividades cotidianas.

Factibilidad Técnica:

En la investigación realizada a la empresa se encontró que las estaciones de

trabajo y un equipo que hace las funciones de servidor, son adecuados para el

funcionamiento del sistema.

http://www.arquitectura-tecnica.org/


65

Factibilidad Recursos Humanos:

El personal posee experiencia en el manejo de equipo computacional, por lo

que se determina que no será difícil adaptarse a un software para el manejo del

sistema.

4.1.2 FACTIBILIDAD DEL LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN

Para el desarrollo de la aplicación del trabajo de tesis, se decidió utilizar Borland

Delphi. Entre las características de la aplicación que se desarrollará está la que

debería realizarse en un lenguaje que genere código compilado, porque se

necesita trabajar con punteros, debe de ser un lenguaje orientado a objetos, así

como también el manejo de estructuras de datos para definir las estructuras

propietarias de los almacenamiento, es por esto que un lenguaje multipropósito

como Delphi se adapta muy bien para desarrollar dicha aplicación.

Otras opciones como lo son, Visual Basic de Microsoft, podría haber sido una

opción viable, pero una de las características que Delphi tiene, y quizás una de

las más notables en comparación con otras opciones como la mencionada

anteriormente, es que el código puede ser exportado hacia plataformas como

Unix o GNU/Linux, y con un poco de modificaciones (debido a librerías y

funciones propias del sistema operativo) podrían generarse ejecutables en

IDE’s como Kylix o Lazarus (equivalentes a Borland Delphi en Linux) para

dichas plataformas; es decir, que pueden generarse aplicaciones que puedan

correr tanto en Plataformas Microsoft Windows como en plataformas Unix o


66

Linux. Esto es muy importante, ya que para generar una aplicación que se

ejecute en otras plataformas no hay que re codificar todo desde cero, sino que

hay que hacerle ciertos ajustes o modificaciones. Para propósitos de este

trabajo de tesis, la aplicación que se desarrollara será compilada para

ejecutarse en plataforma Windows; si se deseara compilar para otras

plataformas, deberá ser sometida a cambios como los mencionados

anteriormente, las cuales son muy propias del sistema Operativo Windows

para la cual está hecha la aplicación.

Otra opción viable podría haber sido C o C++, en el cual también se puede

exportar el código a otras plataformas, pero la ventaja que Borland Delphi tiene

es que es una herramienta RAD (que en español significa Desarrollo Rápido de

Aplicaciones), lo cual hace mucho más fácil, simple y cómodo el desarrollo de

aplicaciones, debido al rápido diseño de las interfaces.

Cabe mencionar que uno de los puntos que este trabajo de tesis toca es el

mostrar una herramienta de desarrollo diferente, como opción a otras que se

encuentran en el mercado, y debido a que en el transcurso de la carrera se

enseña parte del lenguaje de programación que utiliza Borland Delphi, el cual

es Borland Pascal.

Es por esto que se ha seleccionado esta herramienta de desarrollo de Software

en este trabajo de tesis.


67

4.1.3 NOMENCLATURA Y ESTÁNDARES

4.1.3.1 Nomenclatura de Archivos

4.1.3.1.1 Archivo Binarios

El cuadro mostrado a continuación describe la nomenclatura utilizada para el

desarrollo de la aplicación. Estos son los archivos que contendrá la aplicación

en sí, es decir, son los archivos que se crearan al instalar la aplicación, y otros

se generaran al ingresar información dentro de la aplicación.

TIPO EXTENSIÓN DESCRIPCIÓN

Ejecutable EXE Archivo compilado que ejecuta la

aplicación.

Dato

DAT

Archivo que contiene la información de

la aplicación. Por ejemplo Libro

Consumidor final, Libro crédito Fiscal

Texto TXT Archivo que contiene la información del

mes y período activo.

4.1.3.1.2. Archivos Fuentes

La siguiente tabla muestra la nomenclatura utilizada en el lenguaje de

programación; en este caso Borland Delphi. Estos son los archivos que debería

de conservar el desarrollador, para poderle seguir proporcionando un adecuado

mantenimiento a la aplicación.


68

TIPO EXTENSIÓN DESCRIPCIÓN

Formulario DFM Guarda la apariencia del diseño de los

formularios creados.

Proyecto DPR Archivo principal que es generado

cuando se crea el proyecto.

Archivo de

Opciones

DOF Archivo que guarda opciones del

proyecto.

Recurso

RES

Archivo que contiene los recursos

binarios, mapas de bits, etc.

Unidad

PAS

Archivo ASCII que representa a un

objeto o una agrupación lógica de

funciones y procedimientos.

Unidad

Compilada

DCU

Archivo compilado que se genera a

partir de una unidad fuente (archivo

PAS).

4.2 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO

DESCRIPCION

Proceso IVA 1.0

Proceso en el cual permite seleccionar

el periodo en que se trabajara y al

mismo tiempo se puede acceder a los


69

libros contables.

Ingreso de Documento 1.1

Proceso en el cual permite ingresar los

registros de facturación de Consumidor

Final, venta crédito fiscal y registro de

compras.

Ingreso Factura Consumidor Final

1.1.1


información de facturación de

consumidor final y al mismo tiempo

almacena.

Ingreso Comprobante Crédito

Fiscal 1.1.2

Proceso en el cual se ingresa los datos

de venta de crédito fiscal y al mismo

tiempo almacena.

Registro de Compras 1.1.3


información de compras y al mismo

tiempo almacena.

Ingreso Datos Contribuyente 1.2

Proceso en el cual permite ingresar y

visualizar datos del cliente y

proveedores.

Ingreso Cliente Nuevo 1.2.1


relacionados con el cliente y permite

almacenar.


70

Ingreso Proveedor Nuevo 1.2.2


relacionados con el proveedor y al

mismo tiempo permite almacenar.

Listar Clientes 1.2.3

Proceso en el cual visualiza los datos

almacenados de clientes registrados.

Listar proveedores 1.2.4

Proceso en el cual visualiza los datos

almacenados de proveedores

registrados.

Generar Informes Impresos 1.3


imprimir los libros contables y clientes

registrados.

Libro Consumidor Final 1.3.1


imprimir los datos de factura de

consumidor final.

Libro Crédito Fiscal 1.3.2


imprimir los datos de comprobante de

crédito fiscal.

Libro Compras 1.3.3


imprimir los datos de compras

realizadas.

Proveedores Registrados 1.3.4


imprimir los proveedores registrados.


71

Clientes Registrados 1.3.5

Este proceso permite visualiza e

imprimir los clientes registrados.

Listado Sucursales 1.3.6


imprimir todas las sucursales


Herramientas 1.4

Proceso que permite comenzar un

nuevo periodo contable, reiniciar el mes

activo y numerar folios.

Importar Inventario 1.4.1

Proceso que permite importar

transacciones del inventario al IVA.

Abrir Nuevo Periodo 1.4.2

Proceso en el cual el usuario inicia un

nuevo periodo contable.

Numerar Folios 1.4.3

Proceso en el cual el usuario ingresa el

rango de impresión.

Reiniciar el Mes Activo 1.4.4

Proceso en el cual el usuario elimina la

información contable para iniciar un

nuevo mes en el periodo.

Manejo Sucursales 1.4.5


relacionados con las sucursales y al

mismo tiempo permite almacenar.

Listar Sucursales 1.4.6

Proceso que permite visualizar las

sucursales ingresadas.


72

Proceso inventario 1.5 Proceso en el cual se lleva el control

general de los productos.

Control de productos 1.5.1

Proceso en el cual están relacionados

todos los movimientos que puede

conlleva un producto.

Producto nuevo 1.5.1.1


información general de un producto

nuevo.

Kárdex del producto 1.5.1.2

Proceso en el que se registran los

movimientos que ha tenido un producto.

Productos en Oferta 1.5.1.3

Proceso en el cual se ingresa los

productos que estarán en oferta en un

periodo determinado.

Operaciones 1.5.2

Proceso en el cual se realizan

operaciones relacionadas con productos

y período contable y a su vez

relacionado al IVA.

Registrar compra de mercadería

1.5.2.1

Proceso en el cual se registra la

mercadería comprada.

Ajustar inventario 1.5.2.2 Proceso en el cual permite ajustar los

inventarios.

Proceso que permite enviar las


73

Trasladar a IVA 1.5.2.3 transacciones relacionadas con el IVA.

Consulta de Compras y Ajustes

1.5.3

Proceso en el cual permite realizar

consultas y ajustes a los inventarios.

Cargos al Inventario 1.5.3.1

Proceso que permite visualizar los

cargos que ha sufrido el inventario.

Descargos al Inventario 1.5.3.2

Proceso que permite visualizar los

descargos que ha sufrido el inventario.

Informes Impresos 1.5.4

Proceso en el cual permite visualizar los

reportes relacionados con el Inventario.

Reporte Existencias Actuales

1.5.4.1

Proceso que permite ver las existencias

actuales del Inventario.

Reporte Listado de Código Creado

1.5.4.2

Proceso que permite obtener el listado

de códigos creados de productos.

Reporte Toma Física de Inventario

1.5.4.3

Proceso en el cual se obtiene la toma

física que tiene el inventario.

Herramientas 1.5.5

Proceso el cual permite tener acceso a

una serie de herramientas para

Inventario.

Definir Unidades o Presentaciones

1.5.5.2

Proceso en el cual permite definir

unidades y presentaciones de los

productos.


74

Registro de Proveedores 1.5.5.3 Proceso que permite registrar nuevos

proveedores.

Exportar a Excel 1.5.5.4 Proceso que permite exportar a Excel la

información.

Importar Ventas 1.5.5.5

Proceso que permite importar

información del modulo de ventas para

el de inventario.

Reiniciar los Kárdex 1.5.5.6

Proceso que permite reiniciar el Kárdex

para su nueva apertura.

Proceso Facturación 1.6

Proceso que permite llevar el control de

las ventas.

Documento 1.6.1

Proceso que permite agregar

documentos.

Agregar venta 1.6.1.1

Proceso que permite agregar las ventas

realizadas.

Agregar nota 1.6.1.2

Proceso que permite agregar las notas

contables realizadas.

Reportes 1.6.2


imprimir reportes del sistema.

Clientes registrados 1.6.2.1


imprimir los clientes registrados en el

sistema.


75

Vendedores registrados 1.6.2.2


imprimir los vendedores registrados en

el sistema

Reportes ventas general 1.6.2.3


imprimir las ventas generales


Reportes ventas consumidor final

1.6.2.4


imprimir las ventas consumidor final

registrado en el sistema.

Reporte ventas crédito fiscal

1.6.2.5


imprimir las ventas crédito fiscal


Reporte ventas exportación 1.6.2.6


imprimir las ventas exportación


Reporte ventas por vendedor

1.6.2.7


imprimir las ventas por vendedores

registrados en el sistema.

Herramientas 1.6.3

Proceso el cual permite tener acceso a

una serie de herramientas para

Facturación.


76

Registro de cliente 1.6.3.1

Proceso que permite registrar los

clientes en el sistema.

Registro de vendedores 1.6.3.2

Proceso que permite registrar los

vendedores de la empresa en el

sistema.

Agregar descuentos 1.6.3.3

Proceso que permite agregar

descuentos que serán aplicados a los

productos en el sistema.

Corte de caja 1.6.3.4

Proceso que permite trasladar

información al modulo de IVA e

inventario.

Modulo Usuario 1.7

Proceso que permite administrar

usuarios del sistema.

Crear Usuario 1.7.1

Proceso que permite crear un usuario

nuevo al sistema.

Modificar Usuario 1.7.2

Proceso que permite modificar un

usuario en el sistema.

Eliminación Usuario 1.7.2.1

Proceso que permite eliminar un usuario

existente del sistema.


77

4.3 DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIÓN

NOMENCLATURA DE FLUJOGRAMAS A DISEÑAR

1. Ingresar, Modificar, Eliminar información.

2. Consultas y Reportes.

3. Importar Inventario.

4. Abrir periodo.

5. Numerar Folios.

6. Reiniciar mes Activo.

7. ingreso Factura.

8. Visualización del Kárdex.

9. Trasladar a IVA.

10. Exportar a Excel.

11. Reiniciar Kárdex.

12. Importar Ventas.

13. Ajustar Inventarios.

14. Corte de Caja.

15. Niveles de Seguridad y Usuarios Registrados.

16. Ingreso Consumidor Final.

17. Ingreso Crédito Fiscal.

18. Ingreso Libro de Compras.

19. Solicitud de Importar Inventarios.


78

20. Importar Inventarios.

21. Solicitud de Abrir Nuevo Periodo.

22. Nuevo Periodo Iniciado.

23. Ingreso de Rango por Numerar Folios

24. Folios Numerados.

25. Solicitud Reiniciar Mes Activo.

26. Solicitud Reiniciar Año Activo.

27. Información Kárdex.

28. Ingreso Código Producto.

29. Visualización de Información.

30. Impresión Kárdex.

31. Ingreso de Código del Producto.

32. Información del Producto.

33. Selección del Tipo de Ajuste.

34. Ingreso de Unidades a Ajusta.

35. Almacenamiento de Datos Ajustados.

36. Información Almacenada.

37. Solicitud Traslado de IVA.

38. Datos Trasladados.

39. Solicitud de Exportación a Excel.

40. Almacenamiento de Información Exportada.

41. Solicitud de Importación.

42. Datos Importados.


79

43. Solicitud de Reinicio Kárdex.

44. Solicitud de Saldos del Producto.

45. Información de Saldos del Producto.

46. Almacenamiento de Saldos del Producto.

47. Eliminación del Archivo Movimiento.

48. Renombramiento de Archivo Creado.

49. Solicitud de Corte de Caja.

50. Información de Trasladar.

51. Almacenamiento de Corte Caja.

52. Ingreso de Nuevo Usuario.

53. Almacenamiento Nuevo Usuario.

54. Modificación de Usuario.

55. Almacenamiento de Datos Modificados.

56. Eliminación de Usuarios.

57. Almacenamiento de Datos Eliminados.

80

4.3.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

NIVEL CONTEXTUAL


81

NIVEL 1


82

NIVEL 2 IVA


83

NIVEL 2 INVENTARIO


84

NIVEL 2 FACTURA Y USUARIOS

85

4.4 Modelo Conceptual

Debido a que este trabajo de tesis se enfoca al desarrollo de una aplicación con

arquitectura propietaria, no se utiliza ninguna base de datos de terceros, y para

ello se uti lizarán archivos secuenciales, punteros y una mezcla de algunas

técnicas de indexación para el almacenamiento y manejo de la información,

simulando así el comportamiento de una base de datos relacional.

Una de las principales características de las bases de datos relacionales son las

relaciones que tiene entre las tablas que la componen, y para poder simular

este comportamiento con archivos secuenciales se ha decidido realizar el

diseño de almacenamiento con arquitectura propietaria.

4.4.1 Diagrama de la base de datos

Visualización de la Base de Datos con sus respectivas relaciones para utilizarla en el

Sistema Integrado (Ver Manual Técnico, Pág. 21, en el CD).

Debido a que se utiliza arquitectura propietaria en el almacenamiento de los

datos, el diagrama de la Base de Datos no es similar a lo que es común ver en

donde se muestran llaves primarias, secundarias. Esto se debe a que las

relaciones entre archivos, en este caso se realizan con un campo que apunta al

último registro que se necesita, y no entre llave primaria y foránea (Ver mayor


86

información en el apartado “4.6 Almacenamiento con Arquitectura Propietaria

Pág.136”).

4.4.2 Modelo Físico

Breve descripción de las tablas con sus respectivos campos y detalle de ellos para la

creación del Sistema Integrado (Ver Manual Técnico, Pág.5, en el CD).


87

4.4.3 DIAGRAMA JERÁRQUICO DE MENÚS


88

4.5 DICCIONARIO DE DATOS

PROCESO

DOCUMENTACIÓN DE PROCESO

NIVEL CONTEXTUAL

Desarrollo de un Sistema Integrado para el Control de Facturación,

Inventario e IVA para el Rubro Comercio de El Salvador

Número del Proceso: Contextual

Nombre del proceso: Desarrollo de un Sistema Integrado para el Control de

Facturación, Inventario e IVA para el Rubro Comercio de El Salvador

Descripción: Proceso en el cual permite relacionar los diferentes módulos del

sistema.

Flujos de datos de entrada y salida:

Ingresar, Modificar, Eliminar.

Consultas y Reportes.


89

ENTIDADES

DOCUMENTACIÓN DE ENTIDADES

NIVEL CONTEXTUAL



Entidad: USUARIOS

Descripción: Es la persona que utilizara el sistema para solventar necesidades

que se presenten (Ingreso de Documento, Consulta de Libros Contables y

Reportes).

Entidad: USUARIO REGISTRADO

Descripción: Usuario que debe ser registrado en el sistema para ingresar la

información para administrarla, puede ser el Administrador, el Contador y el

Usuario Registrado.

Entidad: FACTURACIÓN

Descripción: En el que se puede ingresar, modificar y eliminar información del

sistema.

Entidad: IVA

Descripción: En el que se puede administrar la información relacionada con lo

contable.

Entidad: INVENTARIO

Descripción: Este permite controlar la información referente a los inventarios.


90

ALMACENAMIENTOS

DOCUMENTACIÓN DE ALMACENAMIENTOS

NIVEL CONTEXTUAL



Nombre: Sistema

Descripción: Base de datos en la cual alojara toda la información ingresada al

sistema.

Acceso: Los administradores del sistema, usuarios y el contador.

Flujos de Datos Recibidos y Enviados:

Ingresar, Modificar, Eliminar.

Consultas y Reportes.

Estructura de Datos: Base de Datos (ver manual Técnico, Pág.21 , en CD).


91

FLUJOS DE DATOS

DOCUMENTACIÓN DE FLUJOS DE DATOS

NIVEL CONTEXTUAL



Nombre: INGRESAR, MODIFICAR, ELIMINAR

Descripción: Es cuando el usuario realiza estas acciones, para administrar

la información.

Origen: Usuario Registrado.

Destino: Sistemas.

Nombre: CONSULTAS Y REPORTES

Descripción: Actividad en la cual el usuario entrega al contador el

documento solicitado.


Destino: Sistemas.


92

PROCESO


NIVEL 1

Proceso IVA(1.0)

Número del Proceso: Nivel 1

Nombre del proceso: Proceso IVA.

Descripción: Procesos en los cuales permite agregar, modifica, eliminar e

incluso obtener reportes.


Importar Inventario.

Abrir periodo.

Numerar Folios.

Reiniciar mes Activo.

ingreso Factura.


93

ENTIDADES


NIVEL 1

Proceso IVA(1.0)


Descripción: Idem a la descripción del proceso contextual.

ALMACENAMIENTOS


NIVEL 1

Proceso IVA(1.0)

Nombre: Sistema

Descripción: Relacionada con los registros contables, tanto crédito fiscal,

consumidor final, libro de compras.



Importar Inventario.

Abrir periodo.

Numerar Folios.

Reiniciar mes Activo.


94

ingreso Factura.

Estructura de Datos: Base de Datos (ver manual Técnico, Pág.21, en CD).

FLUJOS DE DATOS


NIVEL 1

Proceso IVA(1.0)

Nombre: IMPORTAR INVENTARIO

Descripción: Es cuando se desea importar la información del modulo del

inventarios al modulo de IVA.


Destino: Sistemas.

Nombre: ABRIR PERIODO

Descripción: Permite abrir nuevo periodo contable para introducir la

información del IVA.


Destino: Sistemas.

Nombre: NUMERAR FOLIOS

Descripción: Se puede imprimir los folios con la numeración que se desee

para poder utilizar esos documentos.



95

PROCESO


NIVEL 1

Proceso Inventario(2.0)


Nombre del proceso: Proceso Inventario.




Visualización del Kárdex.

Trasladar a IVA.

Destino: Sistemas.

Nombre: REINICIAR MES ACTIVO

Descripción: Se reinician los meses activos al final de cada mes.


Destino: Sistemas.

Nombre: INGRESO FACTURA

Descripción: Ingreso de la información de la factura al sistema.


Destino: Sistemas.


96

Exportar a Excel.

Reiniciar Kárdex.

Importar Ventas.

Ajustar Inventarios.

ENTIDADES


NIVEL 1




ALMACENAMIENTOS


NIVEL 1


Nombre: Sistema

Descripción: Proceso en el cual se administra la información relacionada al

inventario.



97


Visualización del Kárdex.

Trasladar a IVA.

Exportar a Excel.

Reiniciar Kárdex.

Importar Ventas.

Ajustar Inventarios.

Estructura de Datos: Base de Datos (ver manual Técnico, Pág. 21, en CD).

FLUJOS DE DATOS


NIVEL1


Nombre: VISUALIZACION DEL KARDEX

Descripción: Permite ver los movimientos del inventario.


Destino: Sistemas.

Nombre: TRASLADAR A IVA

Descripción: El usuario puede trasladar desde este modulo hacia el IVA la

información necesaria para el otro modulo.



98

Destino: Sistemas.

Nombre: EXPORTAR A EXCEL

Descripción: Permite exportar información del sistema a Excel para

cualquier reporte a ser utilizado.


Destino: Sistemas.

Nombre: REINICIAR KARDEX

Descripción: Se reinicia el Kardex para comenzar un nuevo año con

inventario actualizado.


Destino: Sistemas.

Nombre: IMPORTAR VENTAS

Descripción: Importa información de otro modulo para su respectivo

manejo de la información de las ventas.


Destino: Sistemas.

Nombre: AJUSTAR INVENTARIOS

Descripción: Permite modificar cierta información para ajustarla y que esta

sea verídica.


Destino: Sistemas.


99

PROCESO


NIVEL 1

Proceso Facturación(3.0)


Nombre del proceso: Proceso Facturación.




Corte de Caja.

ENTIDADES


NIVEL 1





100

ALMACENAMIENTOS


NIVEL 1


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede realizar el corte de caja.



Corte de Caja.


FLUJOS DE DATOS


NIVEL1


Nombre: CORTE DE CAJA

Descripción: Permite realizar el corte de caja para hacer las acciones

respectivas.


Destino: Sistemas.


101

PROCESO


NIVEL 1

Proceso Usuario(4.0)


Nombre del proceso: Proceso Usuario.




Niveles de Seguridad y Usuarios Registrados.

ENTIDADES


NIVEL 1





102

ALMACENAMIENTOS


NIVEL 1


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede agregar, modificar, eliminar usuarios.



Corte de Caja.Estructura de Datos: Base de Datos (ver manual Técnico, Pág.

21, en CD).

FLUJOS DE DATOS


NIVEL1


Nombre: NIVELES DE SEGURIDAD Y USUARIOS REGISTRADOS

Descripción: Permite realizar el corte de caja para hacer las acciones

respectivas.


Destino: Sistemas.


103

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Ingreso Documento(1.1)


Nombre del proceso: Proceso Ingreso Documento

Descripción: Procesos en los cuales permite agregar, modifica, eliminar,

información de los documentos para los libros contables.


Ingreso Consumidor Final.

Ingreso Crédito Fiscal.

Ingreso Libro de Compras.

ENTIDADES


NIVEL 2





104

ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede agregar, modificar, eliminar información.



Ingreso Consumidor Final.

Ingreso Crédito Fiscal.

Ingreso Libro de Compras.


FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: INGRESO CONSUMIDOR FINAL

Descripción: Permite ingresar la información relacionada al consumidor

final.


105

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Importar Inventario(1.2)


Nombre del proceso: Proceso Importar Inventario

Descripción: Procesos en los cuales permite importar la información de

inventario hasta el modulo del IVA.



Destino: Sistemas.

Nombre: INGRESO CREDITO FISCAL

Descripción: Permite ingresar la información relacionada al crédito fiscal.


Destino: Sistemas.

Nombre: INGRESO LIBRO COMPRA

Descripción: Permite ingresar la información relacionada a las compras

realizadas.


Destino: Sistemas.


106

Solicitud de Importar Inventarios.

Importar Inventarios.

ENTIDADES


NIVEL 2




ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede agregar, modificar, eliminar información.



Solicitud de Importar Inventarios.

Importar Inventarios.


107


FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: SOLICITUD DE IMPORTAR INVENTARIOS

Descripción: Permite realizar la solicitud de la importación de la

información.


Destino: Sistemas.

Nombre: IMPORTAR INVENTARIOS

Descripción: Realiza la acción de importar la información solicitada.


Destino: Sistemas.


108

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Abrir Nuevo Periodo(1.3)


Nombre del proceso: Proceso Abrir Nuevo Periodo

Descripción: Procesos en el cual permite abrir nuevo periodo contable para la

introducción de los datos.


Solicitud de Abrir Nuevo Periodo.

Nuevo Periodo Iniciado.

ENTIDADES


NIVEL 2





109

ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede agregar un nuevo periodo.



Solicitud de Abrir Nuevo Periodo.

Nuevo Periodo Iniciado.


FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: SOLICITUD DE ABRIR NUEVO PERIODO

Descripción: Permite realizar la solicitud de abrir un nuevo periodo

contable para trabajar en el.



110

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Numerar Folios(1.4)


Nombre del proceso: Proceso Numerar Folios

Descripción: Procesos en el cual permite enumerar folios para su respectiva

utilización.


Ingreso de Rango por Numerar Folios

Folios Numerados.

Destino: Sistemas.

Nombre: NUEVO PERIODO INICIADO

Descripción: Realiza la acción de periodo iniciado para trabajar.


Destino: Sistemas.


111

ENTIDADES


NIVEL 2




FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: INGRESO DE RANGO POR NUMERAR FOLIOS

Descripción: Permite ingresar un rango de números para ser enumerados

los folios a uti lizar.


Destino: Sistemas.

Nombre: FOLIOS NUMERADOS

Descripción: Realiza la acción de folios ya numerados.


Destino: Sistemas.


112

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Reiniciar Mes Activo(1.5)


Nombre del proceso: Proceso Reiniciar Mes Activo

Descripción: Procesos en el cual permite reiniciar el mes activo para la

introducción de los datos.


Solicitud Reiniciar Mes Activo.

Solicitud Reiniciar Año Activo.

ENTIDADES


NIVEL 2





113

ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede reiniciar el mes activo.



Solicitud Reiniciar Mes Activo.

Solicitud Reiniciar Año Activo.


FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: SOLICITUD REINICIAR MES ACTIVO

Descripción: Permite realizar la solicitud de reiniciar el mes activo para

trabajar en el.



114

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Kárdex del Producto(2.1)


Nombre del proceso: Proceso Kárdex del Producto

Descripción: Procesos en el cual permite visualizar la información del

inventario.


Información Kárdex.

Ingreso Código Producto.

Visualización de Información.

Impresión Kárdex.

Destino: Sistemas.

Nombre: SOLICITUD REINICIAR AÑO ACTIVO

Descripción: Realiza la acción reiniciar el año activo.


Destino: Sistemas.


115

ENTIDADES


NIVEL 2




ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede visualizar e imprimir información del inventario.



Información Kárdex.

Ingreso Código Producto.

Visualización de Información.

Impresión Kárdex.



116

FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: INFORMACION KÁRDEX

Descripción: Permite solicitar la información del kárdex.


Destino: Sistemas.

Nombre: INGRESO CÓDIGO PRODUCTO

Descripción: Se debe ingresar el código del producto a ser visualizado.


Destino: Sistemas.

Nombre: VISUALIZACION DE INFORMACION

Descripción: Se debe ingresar el código del producto a ser visualizado.


Destino: Sistemas.

Nombre: IMPRESIÓN KÁRDEX

Descripción: Permite imprimir el inventario del producto solicitado.


Destino: Sistemas.


117

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Ajustar Inventario(2.2)


Nombre del proceso: Proceso Ajustar Inventario

Descripción: Procesos en el cual permite ajustar el inventario en caso de

equivocación.


Ingreso de Código del Producto.

Información del Producto.

Selección del Tipo de Ajuste.

Ingreso de Unidades a Ajusta.

Almacenamiento de Datos Ajustados.

Información Almacenada.


118

ENTIDADES


NIVEL 2




ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede ingresar información del producto.



Ingreso de Código del Producto.

Información del Producto.

Selección del Tipo de Ajuste.

Ingreso de Unidades a Ajustar.

Almacenamiento de Datos Ajustados.


119

Información Almacenada.


FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: INGRESO DE CÓDIGO DEL PRODUCTO

Descripción: Permite ingresar el código del producto a hacer ajustado.


Destino: Sistemas.

Nombre: INFORMACIÓN DEL PRODUCTO

Descripción: Se debe ingresar la nueva información del producto.


Destino: Sistemas.

Nombre: SELECCIÓN DEL TIPO DE AJUSTE

Descripción: Se debe seleccionar el tipo de ajuste a realizarse.


Destino: Sistemas.

Nombre: INGRESO DE UNIDADES A AJUSTAR

Descripción: Permite ingresar las unidades a ser ajustadas.


120

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Trasladar a IVA(2.3)


Nombre del proceso: Proceso Trasladar a IVA

Descripción: Procesos en el cual permite trasladar información al IVA.


Solicitud Traslado de IVA.

Datos Trasladados.


Destino: Sistemas.

Nombre: ALMACENAMIENTO DE DATOS AJUSTADOS

Descripción: Permite almacenar los datos ingresados para ser ajustados.


Destino: Sistemas.

Nombre: INFORMACIÓN ALMACENADA

Descripción: La información es almacenada.


Destino: Sistemas.


121

ENTIDADES


NIVEL 2




ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede trasladar información a otro modulo.



Solicitud Traslado de IVA.

Datos Trasladados.



122

FLUJOS DE DATOS


PROCESO


NIVEL 2

Proceso Exportar a Excel(2.4)


Nombre del proceso: Proceso Exportar a Excel

Descripción: Procesos en el cual permite exportar a Excel la información.

NIVEL 2


Nombre: SOLICITUD TRASLADO DE IVA

Descripción: Permite realizar la solicitud para el traslado al IVA.


Destino: Sistemas.

Nombre: DATOS TRASLADADOS

Descripción: Datos son trasladados al modulo indicado.


Destino: Sistemas.


123


Solicitud de Exportación a Excel.

Almacenamiento de Información Exportada.

ENTIDADES


NIVEL 2




ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede almacenar la información.



Solicitud de Exportación a Excel.


124

Almacenamiento de Información Exportada.


FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: SOLICITUD DE EXPORTACIÓN A EXCEL

Descripción: Permite realizar la exportación de la información a Excel.


Destino: Sistemas.

Nombre: ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN EXPORTADA

Descripción: Datos son almacenados.


Destino: Sistemas.


125

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Importar Ventas(2.5)


Nombre del proceso: Proceso Exportar a Excel

Descripción: Procesos en el cual permite exportar a Excel la información.


Solicitud de Importación.

Datos Importados.

ENTIDADES


NIVEL 2





126

ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede almacenar la importación de la información.



Solicitud de Importación.

Datos Importados.


FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: SOLICITUD DE IMPORTACIÓN

Descripción: Permite realizar la importación de las transacciones ingresadas

en el Modulo de Ventas.



127

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Reiniciar los Kárdex(2.6)


Nombre del proceso: Proceso Reiniciar los Kárdex.

Descripción: Procesos en el cual reinicia los inventarios.

Flujos de datos de entrada:

Solicitud de Reinicio Kárdex.

Información de Saldos del Producto.

Flujos de datos de salida:

Solicitud de Saldos del Producto

Almacenamiento de Saldos del Producto.

Eliminación del Archivo Movimiento.

Renombramiento de Archivo Creado.

Destino: Sistemas.

Nombre: DATOS IMPORTADOS

Descripción: Datos son importados hacia el modulo de Inventarios.


Destino: Sistemas.


128

ENTIDADES


NIVEL 2




ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede almacenar el proceso de reinicio de kárdex.




Información de Saldos del Producto.

Solicitud de Saldos del Producto

Almacenamiento de Saldos del Producto.

Eliminación del Archivo Movimiento.


129

Renombramiento de Archivo Creado.


FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: INFORMACIÓN DE SALDOS DEL PRODUCTO

Descripción: Información de los saldos del producto.


Destino: Sistemas.

Nombre: SOLICITUD DE SALDOS DEL PRODUCTO

Descripción: Solicitud de los saldos del producto.


Destino: Sistemas.

Nombre: ALMACENAMIENTO DE SALDOS DEL PRODUCTO

Descripción: Almacenamiento de los saldos ingresados al producto

seleccionado.


Destino: Sistemas.


130

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Corte de Caja(3.1)


Nombre del proceso: Proceso Corte de Caja.

Descripción: Procesos en el cual se puede realizar el corte de caja.


Solicitud de Corte de Caja.

Información de Trasladar.



Almacenamiento de Corte Caja.

Nombre: ELIMINACION DEL ARCHIVO MOVIMIENTO

Descripción: Elimina el archivo creado y crea uno nuevo.


Destino: Sistemas.


131

ENTIDADES


NIVEL 2




ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede almacenar el proceso de reinicio de kárdex.





Información de Trasladar.

Almacenamiento de Corte Caja.


132


FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: SOLICITUD DE CORTE DE CAJA

Descripción: Solicitud de realizar el corte de caja.


Destino: Sistemas.

Nombre: INFORMACION DE TRASLADAR

Descripción: Información se traslada a sus respectivos módulos.


Destino: Sistemas.

Nombre: ALMACENAMIENTO DE CORTE DE CAJA

Descripción: Almacenamiento de la información del corte de caja que se

realice.


Destino: Sistemas.


133

PROCESO


NIVEL 2

Proceso Usuarios(4.1)


Nombre del proceso: Proceso Corte de Caja.

Descripción: Procesos en el cual se puede realizar el corte de caja.


Ingreso de Nuevo Usuario.

Modificación de Usuario.

Eliminación de Usuarios.


Almacenamiento Nuevo Usuario.

Almacenamiento de Datos Modificados.

Almacenamiento de Datos Eliminados.


134

ENTIDADES


NIVEL 2




ALMACENAMIENTOS


NIVEL 2


Nombre: Sistema

Descripción: Se puede almacenar la información del usuario.




Almacenamiento Nuevo Usuario.

Almacenamiento de Datos Modificados.

Almacenamiento de Datos Eliminados.



135

FLUJOS DE DATOS


NIVEL 2


Nombre: INGRESO DE NUEVO USUARIO

Descripción: Se ingresa la información de un nuevo usuario.

Origen: Administrador del sistema.

Destino: Sistemas.

Nombre: ALMACENAMIENTO NUEVO USUARIO

Descripción: Almacenamiento de la nueva información.


Destino: Sistemas.

Nombre: MODIFICACION DE USUARIO

Descripción: Se puede modificar la información de los usuarios ingresados.


Destino: Sistemas.

Nombre: ALMACENAMIENTO DE DATOS MODIFICADOS

Descripción: Almacenamiento de la información de los datos modificados.


Destino: Sistemas.


136

4.6. ALMACENAMIENTO CON ARQUITECTURA PROPIETARIA

Debido a que se utiliza un diseño de almacenamiento con arquitectura

propietaria, a continuación se detalla la estructura y el funcionamiento de ésta.

4.6.1. Relaciones entre Archivos

En este apartado, se trata de explicar la forma en que se ha realizado la

relación entre los archivos, con el objeto de obtener la información que se

necesita.

La manera en que se han relacionado los archivos busca obtener la informació n

de una manera rápida. Recuerde que los archivos que se están utilizando son

secuenciales, es decir, que para buscar la información dentro de un archivo, es

Nombre: ELIMINACION DE USUARIOS

Descripción: Se puede eliminar un usuario del sistema.


Destino: Sistemas.

Nombre: ALMACENAMIENTO DE DATOS ELIMINADOS

Descripción: Los datos son eliminados del sistema.


Destino: Sistemas.


137

necesario comenzar la búsqueda desde el primer registro, hasta localizar el que

se está buscando.

Para evitar este tipo de inconvenientes y ahorrar tiempo al momento de la

búsqueda de la información, una alternativa es mantener una especie de índice,

el cual sirve para encontrar el registro que interesa, ya sea en otro archivo o en

el mismo. Ese índice al que se hace referencia es el campo que lleva la palabra

“rposi”.

Ese campo permite desplazarse entre los archivos hasta llegar a la información

que interese.

4.7 DESARROLLO DE LA APLICACIÓN

Se desarrollaran los formularios que tendrá el sistema propuesto.

4.7.1 PANTALLA DE INGRESO AL SISTEMA

Se introducirá el usuario y su respectiva contraseña para poder ingresar al

sistema.


138

COMPONENTE Barra del nombre del formulario

Campos

Botones

Fondo

BOTONES

Entrar

Salir

ESTANDAR DE FONDO Es un fondo celeste cielo degradado,

el cual en la esquina inferior derecha

contiene el logo de Windows Vista

este fondo uti lizado, se ajusta a cada

pantalla dependiendo del tamaño de la

misma.

ESTANDAR DE COLOR El fondo es de color celeste cielo

(ver sección de estándar de fondo)


139

El color en la porción de captura de

datos es celeste claro $00F8F8EF

Las imágenes ICO que están

relacionadas con el nombre de la

pantalla y también contrasta con

los demás colores del formulario.

ESTANDAR DE TAMAÑOS Debido a la naturaleza de esta

categoría de pantalla los tamaños no

son estándares, pues dependen de la

cantidad de datos que se captura en

cada una de ellas.

ESTANDAR DE IMAGEN Debido a la naturaleza de esta

categoría de pantalla los tamaños no

son estándares, pues dependen de la

cantidad de campos y botones que

esta en cada una de ellas.

CONTROLES

Text Box

PANTALLAS EN ESTA CATEGORIA Menú


140

4.7.2 PANTALLA DEL MENU DEL SISTEMA

Si el usuario es válido podrá visualizar el siguiente menú donde puede accesar

a los diferentes módulos que tendrá el sistema propuesto.


Botones

Fondo

BOTONES

IVA

Facturación

Inventario

Crear Usuario


141

PANTALLAS EN ESTA CATEGORIA Menú inicial

4.7.3 PANTALLA DE MENU PRINCIPAL DEL IVA

Si el usuario decide ingresar al Modulo de IVA, visualizara la siguiente pantalla

en la cual puede seleccionar el mes y el año a realizar las diferentes

operaciones.


Botones

Combo Box

Barra de menú IVA

Fondo

BOTONES

Libro Consumidor Final


142

Libro de Compras

Libro de Crédito Fiscal

Registro de Contribuyentes

PANTALLAS EN ESTA CATEGORIA Menú IVA

4.7.4 PANTALLA DE MENU PRINCIPAL DEL INVENTARIO

Si se ha seleccionado el Modulo de Inventario, el usuario visualizara la siguiente

pantalla, en la cual mostrara los movimientos del inventario que se han tenido y

al mismo tiempo se podrá exportar a Excel la información que se ve en pantalla.


Botón


143

Rejilla o grid

Barra de menú Inventario

Fondo

BOTONES

Exportar a Excel

PANTALLAS EN ESTA CATEGORIA Menú Inventario

4.7.5 PANTALLA DE MENU PRINCIPAL DE FACTURACIÓN

En el modulo de Facturación esta es su pantalla principal en la cual se visualiza

los datos de los productos en stock, en cuanto a la factura que se emitirá se

podrá imprimir, Crédito Fiscal y Consumidor Final, según sea el caso de

selección en su respectiva generación.


144


Botón

Rejilla o grid

Barra de menú Facturación

Fondo

BOTONES Imprimir

PANTALLAS EN ESTA CATEGORIA Menú Facturación

4.7.6 DISEÑO DE FORMULARIOS

Todos los formularios que se manejan en el sistema para administrar la

información de los diferentes módulos poseen las siguientes características,

como lo son las cajas de texto, numéricos, combos y los botones que permite


145

realizar las acciones de agregar, guardar, modificar, salir, ver otra información,

eliminar.


Campos

Botones

Fondo

BOTONES Ver Libro

Grabar

Modificar

Salir

PANTALLAS EN ESTA CATEGORIA Libro Consumidor Final


Libro Compras


146

Clientes

Proveedores

Sucursales

Producto Nuevo

Registro de Compras

Ventas

Notas

Vendedores

Definir unidades o presentación

Agregar descuentos

4.7.7 PANTALLA DE CONSULTA DE DATOS

En las pantallas de consulta que tendrá el sistema se visualizara la información

solicitada y se permitirá imprimir la información como se ve a continuación.


147


Grid

Numérico

Combo Box

Botones

Fondo

BOTONES Imprimir

Salir



Libro Compras

Listado Clientes


148

Listado Proveedores

Listado Sucursales

Producto en oferta

Ajustar inventario

Kárdex

Ventas por vendedor

4.7.8 PANTALLA DE REPORTES

Los reportes que se manejaran en el sistema propuesto serán tales como los

que se pueden ver a continuación.

COMPONENTE Barra administrativa


149

Barra de visualización

Reporte

BOTONES Imprimir

Salir



Libro Compras

Listado Clientes

Listado Proveedores

Listado Sucursales

Listado por vendedor

Modificar compras registradas

Cargos a inventario

Descargos a inventarios

Existencias actuales

Lista de código creado

Toma física del inventario

Reporte ventas general

Reporte ventas consumidor final


Reporte ventas exportación


150

Listado vendedores

4.7.9 PANTALLA DE CONFIRMACIÓN

Cada acción que se realice dentro del sistema se mostraran pantallas como la

siguiente en donde se podrá visualizar el mensaje de la acción solicitada o

realizada.

COMPONENTE Barra del nombre de el mensaje

Botones

Fondo

BOTONES

Aceptar



Libro Compras

Clientes

Listado Clientes

Proveedores

Listado Proveedores


151

Sucursales

Listado Sucursales

Importar inventario

Abrir nuevo período anual

Numerar folios

Reiniciar el mes activo

4.8 NAVEGACIÓN EN PANTALLAS

Una vez establecidos los componentes de la aplicación la navegación que

permitirá al usuario acceder al contenido y administración para lograr su meta

deseada a continuación se definen las rutas de navegación para el

administrador y usuario del sistema.


152

ROLES DEL USUARIO:

Usuarios registrados

Administrador

Contador

Roles del usuario

Registrado: Usuario que posee una cuenta y password para realizar

operaciones, como modificar, agregar, eliminar, consultar e imprimir

información de algunos módulos.

Administrador: Usuario que posee el control de las cuentas de los

usuarios finales

Contador: Usuario que puede accesar a la información contable del

sistema.


153

4.8.1 USUARIO REGISTRADO

A continuación se visualiza una grafica, la cual representa donde puede accesar

este usuario, esto para restringirlos a realizar ciertas acciones permitidas.


154

4.8.2 USUARIO CONTADOR

La siguiente imagen representa donde puede accesar este usuario, esto para

restringirlos a realizar ciertas acciones permitidas, por medio de los niveles de

seguridad impuestos al momento de la creación del usuario.


155

4.8.3 USUARIO ADMINISTRADOR

Este usuario tendrá acceso únicamente al modulo de usuarios en el cual, el

administrara la información de los otros usuarios del sistema.


156


157

CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

Por medio del control de la administración de datos de la empresa, se

facilita el manejo de información oportuna a los contadores, gerentes,

vendedores, entre otros, para analizar el siguiente periodo y poderse

proyectar con mejor claridad al futuro; así como también se puede

obtener información importante de los clientes, proveedores, vendedores

hasta del inventario, como también de los libros contables.

Con la implementación de la aplicación, se tendrá un mejor control y

administración del manejo de la información de los proveedores, clientes,

vendedores, entre otras ya que la información estará disponible cuando

se requiera.

La herramienta Borland Delphi puede ser utilizada como una alternativa

de desarrollo multipropósito, como el manejo de estructuras de datos y

dispositivos, ya que esta herramienta puede ser utilizada tanto en el

ambiente de Windows como en Linux sin mayor modificación a la

herramienta, existen otras herramientas pero necesitan mas capacidad

para que soporte un sistema de esta magnitud, lo que el usuario tendría

que invertir si es el caso en los equipos a ser utilizados.


158

Por medio de un diseño con arquitectura propietaria pueden crearse

estructuras para el almacenamiento y acceso de los datos de una

aplicación, logrando así un mejor control y seguridad en que se leen y

escriben dichos datos.

5.2 RECOMENDACIONES

Se recomienda a las grandes empresas contribuyentes, lo siguiente:

En la implementación del Software diseñado en este trabajo de tesis, se

tendrá un mejor control del acceso de los usuarios, utilizando los niveles

de seguridad para cada uno de ellos.

Involucrar a los usuarios en la implementación del nuevo Software,

tomando en cuenta sus sugerencias y comentarios para hacer mejoras

en el futuro y para medir si el Software es de beneficio, tal como se

planteo el análisis del sistema la necesidad, esto solo para corroborar

que la necesidad sea verídica.

Considerar la capacitación del personal que administrara el Software en

la empresa.


159

ANEXOS

A.1 COMPROBANTES

Anexo 1. Factura Simplificada


160

Sistema Desarrollo de un Sistema Integrado para el control de Facturación,

Inv entario e IVA para el rubro comercio de El Salv ador.”

Anexo 2. Factura Comercial

Figura 3. Ticket de caja


161



Anexo 4. Factura de Consumidor Final.


162



Anexo 5. Comprobante de Crédito Fiscal


163



Anexo 6. Comprobante de Formulario Único.


164



GLOSARIO

A

Archivo: es una entidad lógica compuesta por una secuencia finita de bytes,

almacenada en un sistema de archivos ubicada en la memoria secundaria de

un ordenador. Los archivos son agrupados en directorios dentro del sistema de

archivos y son identificados por un nombre de archivo. El nombre forma la

identificación única en relación a los otros archivos en el mismo directorio.

B

Borland Delphi: es un entorno de desarrollo de software (IDE) diseñado para

la programación de propósito general con énfasis en la programación visual.

C

Codigo Tributario: formulación sistemática y orgánica, en un solo instrumento

de instituciones y preceptos jurídicos esenciales de la imposición

Contribuyente: Persona obligada por ley al pago de un impuesto

Crédito Fiscal: es la suma trasladada de los adquirientes o prestatarios de

servicios y se determina totalizando los componentes tributarios facturados en

el periodo, a raíz de adquisiciones y el impuesto pagado en el periodo a causa

de importaciones, según los respetivos comprobantes

D

Diseño de sistema: es el arte de definir la arquitectura de hardware y software,

componentes, módulos y datos de un sistema de cómputo para satisfacer

ciertos requerimientos.


165



Desarrollo: Trabajo sistemático que utiliza conocimiento obtenido a partir de la

investigación (aplicada) y de la experiencia práctica

Debito Fiscal: se define como el importe resultante de aplicar la tasa del

impuesto sobre el valor de las operaciones realizadas en el periodo.

Disco duro: es un disco magnético en el que puedes almacenar datos de

ordenador. El disco duro es la parte de tu ordenador que contiene la

información electrónica y donde se almacenan todos los programas (software).

Es uno de los componentes del hardware más importantes dentro de tu PC.

Desarrollador: es un informático que programa aplicaciones en distintos

lenguajes de programación informáticos.

E

Estructuras de datos: en programación, una estructura de datos es una forma

de organizar un conjunto de datos elementales (un dato elemental es la mínima

información que se tiene en el sistema) con el objetivo de facilitar la

manipulación de estos datos como un todo o individualmente

F

Facturación: Es un documento tributario de compra y venta que registra la

transacción comercial obligatoria y aceptada por ley

H

Hardware: es el conjunto de dispositivos físicos de los que se compone una

unidad central de procesamiento. Comprende componentes tales como la placa

madre, el teclado, el ratón, las unidades de disco o el monitor. El hardware por


166



sí mismo no hace que una máquina funcione, es necesario, además, instalar un

Software.

I

Inventario: relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o

empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta.

Internación: proceso de obtención de autorización para distribución, uso y

consumo del producto importado.

Interfaz: Protocolo de programación encargado de realizar la adaptación que

haga posible la conexión entre dos sistemas o elementos de la unidad central

de procesa-miento, entre unidades o con el usuario

Impresor de inyección: Inyectores que producen burbujas muy pequeñas de

tinta que se convierten en pequeñísimas gotitas de tinta. Los puntos formados

son el tamaño de los pequeños pixels. Las impresoras de inyección pueden

imprimir textos y gráficos de alta calidad de manera casi silenciosa.

Impresor laser: la que utiliza la técnica láser de impresión, quemando el

revestimiento del papel.

IVA: impuesto al valor agregado, es un impuesto a la venta de bienes de

consumo.

L

Lenguaje de programación: es un conjunto de símbolos y reglas sintácticas y

semánticas que definen su estructura y el significado de sus elementos y


167



expresiones. Es utilizado para controlar el comportamiento físico y lógico de una

máquina.

Lenguaje orientado a objetos: cualquier lenguaje que permita la definición de

tipos de datos, de operaciones nuevas sobre esos tipos de datos, y de

instanciar el tipo de datos.

Linux: es un sistema operativo, como el Windows o el MS-DOS (sin embargo,

a diferencia de estos y otros sistemas operativos propietarios, ha sido

desarrollado por miles de usuarios de computadores a través del mundo, y la

desventaja de estos es que lo que te dan es lo que tu obtienes, dicho de otra

forma no existe posibilidad de realizar modificaciones ni de saber como se

realizó dicho sistema.), que fue creado inicialmente como un hobbie por un

estudiante joven, Linus Torvalds, en la universidad de Helsinki en Finlandia, con

asistencia por un grupo de hackers a través de Internet

M

Memoria RAM: es la memoria desde donde el procesador recibe las

instrucciones y guarda los resultados. Es el área de trabajo para la mayor parte

del software de un computador modulo.

O

Operaciones exentas: Transacciones que no están afectas al pago de tarifas,

tasas o impuestos, generalmente las leyes establecen un nivel o monto bajo el

cual las personas no tienen la obligación de pagar una tarifa, tasa o impuesto, o

determina que algunos valores específicos no sean gravadas.


168



Operaciones gravadas: Transacciones a las que efectivamente se les aplica

tarifas, tasas o impuestos, ya sea por el valor de la transacción o por el valor

neto una vez efectuadas las deducciones a que tienen lugar, de conformidad

con las leyes y regulaciones descritas al respecto.

P

Plataforma: en informática, determinado software y/o hardware con el cual una

aplicación es compatible y permite ejecutarla.

Procesador: es el microchip encargado de ejecutar las instrucciones y procesar

los datos que son necesarios para todas las funciones del computador. Se

puede decir que es el cerebro del computador.

Punteros

R

Registro: es una pequeña unidad de almacenamiento destinada a contener

cierto tipo de datos. Puede estar en la propia memoria central o en unidades de

memoria de acceso rápido.

S

Sistema: es un conjunto de elementos con relaciones de interacción e

interdependencia que le confieren entidad propia al formar un todo unificado.

Sistema integrado: es un sistema de computadora de propósito especial

diseñado para llevar a cabo una función específica.


169



Sistema Operativo: es un software de sistema, es decir, un conjunto de

programas de computación destinados a realizar muchas tareas entre las que

destaca la administración eficaz de sus recursos.

Software: es el conjunto de instrucciones mediante las cuales una

computadora puede realizar las tareas ordenadas por el usuario.

T

Tabla: se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos

recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general

de un programa de Hoja de cálculo.

U

Unix: sistema operativo multitarea capaz de administrar varios pues-tos de

trabajo desde un servidor central, capaz de aprovechar al máximo la capacidad

de la unidad central.


170




171



BIBLIOGRAFIA

TESIS:

1. Tesis de la Universidad “Dr. José Matías Delgado”, Facultad de

Economía., “Análisis y Diseño de un sistema contable financiero

orientado, a la pequeña y mediana empresa del sector comercial de El

Salvador.”, Presentado por Bonilla Reyes, José Antonio, Chahin

Hasbun, Gerardo Abdalah, Chávez Machuca, Luis Rodolfo, 1997.

01COM, B715A, 1997


Economía., “Implementación de cursos básicos de rectoría en Learning

Space para la Universidad Dr. José Matías Delgado.” , Presentado por

LIZA MARIA FERRER TOLEDO, 2004., 01COM, F385I, 2004


Economía., “Las exportaciones de café, fuente de divisas para El

Salvador y la influencia del IVA sobre ellas.”, Presentado por

Domínguez Carmen, Torres Claudia Carolina, 1994, 01AEM, D671e


Economía., “Desarrollo de un sistema mecanizado estándar de control de

inventario para empresas dedicadas a la venta de repuestos

automotrices.”, Presentado por Juan Carlos Argueta, Torres Claudia

Carolina, Ana Consuelo Aguilar, 1995, 01COM, A694d


172



LIBROS:

1. Young Oliver, Julio Cesar, Política de adquisición y gestión de

stocks, Argentina, Editorial E Ateneo, 1972.

2. La Biblia de Delphi 7, Marco Cantú. Anaya multimedia. 2003

3. Mastering Delphi 8, Marco Cantú, Editorial SYBEX

4. Estructura de datos, Osvaldo Cairó & Silvia Guardati, MC. Graw

Hill, 3 edición, 2006

5. Programación estructurado y algoritmos en pascal, José M.

Valls. Pearson educación. 2004

6. Fundamentos de estructura de datos: Soluciones en ada, java y

C++, Zenón Hernández, Juan del Pino, José Domínguez,

Margarita Díaz, José Pérez y Gustavo Rodríguez. Thomson

learning ibero. 2005

7. Estructura de datos: referencia práctica con orientación a objetos,

Román Martínez y Elda Quiroga. Thomson learning ibero. 2002

8. Kohler, Eric L., Diccionario para contadores, México, Uthea,

1974

9. Ávila González, Javier H., Teoría del Inventario y su Aplicación,

México, Editorial Pax-México, 1967

10. Gitman J. Lawrence, Fundamentos de la Administración

Financiera, México, Harla S.A. de C.V., 1978


173



11. Hunt Williams Donaldson, Financiación Básica de los Negocios

México, Uthea, 1974.

12. Fusades, Departamento de Estudios Económicos y Sociales

“Información para la toma de decisiones”,1993, Ministerio de

Hacienda, Dirección General de Impuestos Internos “Ley del

Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la prestación

de Servicios”.

13. Salvat, La Enciclopedia, Colombia, Salvat Editores, 2004

14. Legislación Mercantil, Código de Comercio, El Salvador, Corte

Suprema de Justicia, 2003

15. Ministerio de Educación, Historia de El Salvador, Editada en

México, 1994

16. Código Tributario, 4ª Edición, 2001

17. Larousse, Diccionario Manual Ilustrado-Enciclopédico, México,

1998

PAGINA WEB

1. http://www.wikilearning.com/antecedentes-wkccp-3064-1.htm

2. http://www.blogger.com/feeds/4558050322682146145/posts/default?s

tart-index=26&max-results=25

3. http://www.cnr.gob.sv/rc_servicios_integrales.aspx

http://www.wikilearning.com/antecedentes-wkccp-3064-1.htm

http://www.blogger.com/feeds/4558050322682146145/posts/default?start-index=26&max-results=25

http://www.blogger.com/feeds/4558050322682146145/posts/default?start-index=26&max-results=25

http://www.cnr.gob.sv/rc_servicios_integrales.aspx

UNIVERSIDAD DR. JOSÉ MATÍAS DELGADO

FACULTAD DE ECONOMÍA, EMPRESA Y NEGOCIOS

7 Octubre de 2009

MANUAL TECNICO DEL SISTEMA

“Desarrollo de un Sistema Integrado para el control de Facturación, Inventario e IVA para el rubro comercio de El

Salvador.”

PRESENTADO POR

Wendy Aguiñada Barahona

Yolanda Eugenia Marroquín Cueva

Mariela Lourdes Sosa Chacón

ASESOR

Ing. Juan Carlos Ponce

I

INDICE

Contenido

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... II

OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA........................................................................ IV

OBJETIVO ESPECIFICO DEL SISTEMA ................................................................... IV

DIAGRAMA FUNCIONAL ............................................................................................. 1

DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROCESOS DEL SISTEMA ..................................... 4

DETALLE DE LAS TABLAS DEL SISTEMA ................................................................ 6

MODELO ENTIDAD-RELACIÓN................................................................................ 21

PROCEDIMIENTOS ALMACENADOS ASOCIADOS AL SISTEMA......................... 24

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS........................................................................... 26

PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DEL SISTEMA ................................................ 35

II

INTRODUCCIÓN

El Sistema de DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRADO PARA EL

CONTROL DE FACTURACIÓN, INVENTARIO E IVA PARA EL RUBRO

COMERCIO DE EL SALVADOR.

Es un sistema integrado para tres áreas: Facturación, inventario e IVA. La

finalidad del Sistema es contar con una herramienta de apoyo para el control

integrado de las diferentes transacciones de las empresas sobre las ventas y

compras que estas realizan.

En la parte de control de Facturación, este llevará toda la información

relacionada con cada uno de las transacciones relacionadas con compra y

venta que se realice en la empresa.

Así mismo se contará, igualmente con un módulo para la generación de

reportes, actas y otro para las consultas necesarias al sistema. Cuenta también

con los catálogos para dar mantenimiento a los datos manejados por el sistema.

El sistema presenta un ambiente conocido, que va desde el ingreso de

datos hasta la generación de reportes, actas y consultas en base a diferentes

criterios.

III

Además, el acceso a información es sólo permitido a personas

autorizadas, y a estas se les restringe los datos dependiendo en la categoría en

que se encuentren asignados. Esto con el objeto de mantener un mejor control

en la información que se almacenará en e l Sistema.

Considerando estas ventajas y para ayudar en la obtención de la

información descrita anteriormente, el Sistema Integrado se utilizará, a través

de los pasos descritos a continuación.

IV

OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA

“Desarrollar una herramienta estándar de interfaz amigable que pueda

ser utilizada en las empresas comerciales para controlar la facturación, el

inventario y el IVA de forma integrada”.

OBJETIVO ESPECIFICO DEL SISTEMA

Se diseño una aplicación integrada que posee varios módulos de control

en un ambiente amigable para el usuario.

Proporciona a las empresas contribuyentes un Sistema Integrado, como

material de apoyo para sus transacciones mercantiles cotidianas.

Minimización de tiempo en las operaciones de las empresas en sus

controles de inventario, facturación e IVA.

Un Sistema con la seguridad de usuarios, que resguarda la información.

1

DIAGRAMA FUNCIONAL

1. Mantenimiento General

1.1 Módulo de Mantenimiento Generales de Catálogos

1.1.1 Clientes

1.1.2 Proveedores

1.1.3 Sucursales

1.1.4 Productos

1.1.5 Unidades y/o Presentaciones

1.1.6 Vendedores

1.1.7 Usuarios

1.2 Módulo de Mantenimiento Generales Contable

1.2.1 Factura Consumidor Final

1.2.2 Venta Crédito Fiscal

1.2.3 Registro Compras

2. Consultas

2.1 Módulo de Consultas

2.1.1 Cargos al Inventario

2.1.2 Descargos al Inventario

2.1.3 Ventas por vendedor

3. Modulo de Informes

3.1 Lista de Catálogos

3.1.1 Clientes

2

3.1.2 Proveedores

3.1.3 Sucursales

3.1.4 Productos

3.1.5 Compras

3.1.6 Ventas

3.1.7 Unidades y/o Presentaciones

3.1.8 Vendedores

3.1.9 Usuarios

3.2 Listado de Libros Contables

3.2.1 Libro de Consumidor Final

3.2.2 Libro de Crédito Fiscal

3.2.3 Libro de Compras

3.3 Listado de Reportes

3.3.1 Libro de Consumidor Final

3.3.2 Libro Crédito Fiscal

3.3.3 Libro de Compras e Importaciones

3.3.4 Proveedores Registrados

3.3.5 Clientes Registrados

3.3.6 Sucursales Registradas

3.3.7 Existencias Actuales

3.3.8 Lista de Código Creado

3.3.9 Toma Física del Inventario

3.3.10 Vendedores Registrados

3

3.3.11 Reportes Ventas General

3.3.12 Reporte Ventas Consumidor Final

3.3.13 Reporte Ventas Crédito Fiscal

3.3.14 Reporte Ventas Exportación

3.3.15 Reporte Ventas por Vendedor

4. Modulo de Herramientas

4.1 Lista de Herramientas

4.1.1 Importar Compras Registradas

4.1.2 Abrir Nuevo Periodo Anual

4.1.3 Numerar Folios

4.1.4 Reiniciar Mes Activo

4.1.5 Exportar a Excel

4.1.6 Importar Inventario

4.1.7 Reiniciar los Kárdex

4.1.8 Agregar Descuentos

4.1.9 Corte de caja

4

DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROCESOS DEL SISTEMA

MANTENIMIENTOS GENERALES

Se entenderá como Mantenimiento al proceso que habilita al usuario a

ingresar, modificar, eliminar y consultar la información de una tabla

especifica.

Cada proceso de mantenimiento se encargará de verificar que la información

ingresada cumpla con los requisitos mínimos definidos para cada campo.

A continuación se describen los procesos de mantenimiento que contendrá

el Sistema, incluyendo las tablas involucradas en cada uno de ellos:

1.1 MODULO DE MANTENIMIENTOS

GENERALES DE CATALOGOS

TABLA INVOLUCRADA

Clientes ListadoClientes.dat

Proveedores ListadoProveedor.dat

Sucursales ListadoSucursales.dat

Productos ProductoNuevo.dat

Unidades y/o Presentaciones Unidades.txt

Presentaciones Presentaciones.txt

Vendedores Vendedores.dat

Usuarios Usuarios.dat

5

1.2 MODULO DE MANTENIMIENTO

GENERAL CONTABLE

TABLA INVOLUCRADA

Factura Consumidor Final LibroConsumidorFinal.dat

Venta Crédito Fiscal LibroCreditoFiscal.dat

Registro Compras LibroCompras.dat

LISTADO DE TABLAS

Nombre

LibroConsumidorFinal.Dat

LibroCreditoFiscal.Dat

LibroCompras.Dat

ListadoClientes.Dat

ListadoProveedores.Dat

Listadosucursales.Dat

ProductoNuevo.Dat

Presentacion.Txt

Unidades.Txt

ProductosOferta.Txt

Vendedor.Dat

Ventas.Dat

VentasGeneral.Dat

6

VentascFiscal.Dat

Notageneral.Dat

NotaDetale.Dat

CGeneral.Dat

Saldos.Dat

Movimiento.Dat

Usuario.Dat

DETALLE DE LAS TABLAS DEL SISTEMA

NOMBRE DE LA TABLA: LibroConsumidorFinal.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Ndoc

[NA]

# Nombre Tipo de dato Longitud Descripción Nulo

1 fecha Fecha Fecha en que se

realiza la factura

No

2 caja Entero Indica el número

de caja.

No

3 ndoc Entero Número de

documento

No

4 sucursal String 20 Sucursal a la que

pertenece

No

5 nombre String 50 Nombre del cliente No

6 exentas Real 6 Venta exenta

7 gravadas Real 6 Venta gravada

7

8 expor Real 6 Exportaciones

9 total Real 6 Total de la factura No

NOMBRE DE LA TABLA: LibroCreditoFiscal.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Ndoc

[NA]



documento

No

2 fecha Fecha Fecha en que se

realiza el

comprobante

No

3 caja Entero Número de caja No


pertenece

No

5 reg String 10 Número de

registro

No

6 cliente String 50 Nombre del cliente No

7 exenta Real 6 Venta exenta

8 gravadas Real 6 Venta gravada

9 iva Real 6 IVA

10 total Real 6 Total del

comprobante

No

8

NOMBRE DE LA TABLA: LibroCompras.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Ndoc

[NA]



documento

No

2 fecha Fecha Fecha de la

compra

No


registro

No

4 nproveedor String 50 Número de

proveedor

No

5 einterna Real 6 Venta interna

6 eimportacion Real 6 Importación

7 ginterna Real 6 Venta gravada

interna

8 gimport Real 6 Venta gravada

importación

9 ivadebito Real 6 IVA debito No

10 Chivar Booleano Yes/No Selección de tipo

de venta

11 ivaretenido Real 6 IVA retenido

12 excluidos Real 6 Sujetos excluidos

13 totalcompra Real 6 Total de la compra No

14 totalgrav Real 6 Total gravado No

9

NOMBRE DE LA TABLA: listadoclientes.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Código

[NA]


1 codigo Entero Código del cliente No

2 razon String 50 Razón social de la

empresa


registro

No

4 contacto String 50 Nombre del

contacto

No

5 nit String 17 Nit del cliente No

6 giro String 50 Giro de la

empresa

7 direccion String 75 Dirección del

cliente

8 pbx String 9 Teléfono del

cliente

9 fax String 9 Fax del cliente

10 correo String 60 Correo del cliente

NOMBRE DE LA TABLA: Listadoproveedores.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Código

[NA]


1 codigo Entero Código del

proveedor

No

2 nombreem String 50 Nombre de No

10

proveedor

3 contacto String 50 Nombre de

contacto

No

4 nit String 17 Nit de proveedor No


registro

No

6 direccion String 75 Dirección de

proveedor

No

7 pbx String 9 Teléfono de

proveedor

No

8 fax String 9 Fax de proveedor

9 correo String 50 Correo de

proveedor

NOMBRE DE LA TABLA: listadosucursales.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Nombre

[NA]


1 nombre string 50 Nombre de

sucursal

No

2 ubicacion String 50 Ubicación de

sucursal

No

3 direccion String 70 Dirección de

sucursal

No

4 telefono String 9 Teléfono de

sucursal

No

5 contacto String 50 Contacto de

sucursal

No

11

NOMBRE DE LA TABLA: productonuevo.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Codinter

[NA]


1 codinter string 5 Código interno del

producto

No

2 descripcion String 50 Descripción del

producto

No

3 medida String 20 Medida del

producto

No

4 presentacion String 20 Presentación del

producto

No

5 proveedor String 50 Nombre del

proveedor

No

6 codfabricante String 5 Código del

fabricante

No

7 codgrup String 5 Código del grupo

del producto

No

8 vencimiento Fecha Fecha de

vencimiento del

producto

No

9 maximo Real 6 Precio máximo del

producto

No

10 minimo Real 6 Precio mínimo del

producto

No

11 preciocredito Real 6 Precio al crédito

del producto

No

12 costo Real 6 Costo del No

12

producto

NOMBRE DE LA TABLA: presentacion.TXT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Descripción

[NA]


1 descripcion String 50 Descripción de la

presentación del

producto

No

NOMBRE DE LA TABLA: unidades.TXT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Descripción

[NA]


1 descripcion String 50 Descripción de las

unidades del

producto

No

NOMBRE DE LA TABLA: productosoferta.TXT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Código

[NA]


1 codigo String 5 Código del

producto

No

2 descripcion String 50 Descripción del

producto

No

3 fecha Fecha Fecha de la oferta No

13

4 ndias Entero Días de la oferta No

5 rposi Entero Código automático No

6 precioanterior Real 6 Precio anterior del

producto

No

7 nprecio Real 6 Precio nuevo

costo

No

8 nprecionuevo Real 6 Nuevo precio

calculado

No

9 pnuevo Real 6 Precio No

10 dias Entero Días durara la

promoción

No

NOMBRE DE LA TABLA: vendedor.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Código

[NA]



vendedor

No

2 nombre String 50 Nombre del

vendedor

No

3 dui String 12 Dui del vendedor No

4 direccion String 75 Dirección del

vendedor

No


pertenece el

vendedor

No

14

NOMBRE DE LA TABLA: ventas.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Codproducto

[NA]


1 fecha Fecha Fecha de la venta No

2 codproducto Entero Código del

producto

No

3 tipocompro Entero Tipo de

comprobante

No

4 operacion booleano Yes/No Tipo de operación No

5 cantidad Entero Cantidad a vender No

6 cpromedio Real 6 Costo promedio

del producto

No


NOMBRE DE LA TABLA: ventasgeneral.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Ndoc

[NA]



2 codvendedor String 5 Código del

vendedor

No


documento a

utilizar

No

4 cantidad entero Cantidad a vender No


producto

No

15

6 punitario Real 6 Precio unitario del

producto

No

7 descuento Real 6 Monto del

descuento

No

8 subtotal Real 6 Subtotal de la

venta

No

9 total Real 6 Total de la venta No

10 tventa real 6 Total de la venta

con iva

No

11 ventaa String 10 Tipo de venta No

12 sucursal String 20 Nombre de la

sucursal

No

NOMBRE DE LA TABLA: ventascfiscal.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Ndoc

[NA]



2 ndoc Entero Número del

documento

No

3 caja Entero Número de la caja No


sucursal

No

5 reg String 10 Número del

registro

No

6 cliente String 50 Nombre de la

cliente

No

7 excentas Real 6 Monto de la venta No

16

exentas

8 gravadas Real 6 Monto de la venta

gravadas

No

9 iva Real 6 Monto del IVA No

10 total Real 6 Monto total de la

venta

No

NOMBRE DE LA TABLA: notageneral.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Código

[NA]



2 codigo Entero Código del la nota No

3 tcomprobante Entero Tipo del

comprobante

No

4 tnota Entero Total de la nota No

5 operacion Boolean Yes/No Operación a

realizarse

No

6 cantidad Real 100 Cantidad vendido No

7 cpromedio Real 6 Costo promedio No


NOMBRE DE LA TABLA: notadetalle.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Código

[NA]



2 ncaja Entero Número de caja No

17


documento

No


sucursal

No

5 tfactura Entero Tipo de factura No

6 ventaa String 10 Tipo de venta No

7 nrc String 15 Número del NRC No

8 codvendedor String 5 Código del

vendedor

No

9 codproducto String 5 Código del

producto

No

10 tventa Real 6 Total de la venta No

11 cantidad Real 6 Cantidad del

producto

No

12 precio Real 6 Precio del

producto

No

13 descuento Real 6 Monto de

descuento

No

14 subtotal Real 6 Sub total de la

venta

No

15 total Real 6 Total de la venta No

NOMBRE DE LA TABLA: cgeneral.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Numdoc

[NA]



18

2 nundoc Entero Número de

documento

No

3 nrc String 15 Número del NRC No


proveedor

No

5 totalcompra Real 6 Total compra No

6 ivaretenido Real 6 Total del IVA

retenido

No

7 ivadebito Real 6 Total del IVA

debito

No

8 codigo String 5 Código de la

transacción

No

NOMBRE DE LA TABLA: saldos.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Código

[NA]



transacción

No

2 saldo Real 6 Monto de los

saldos de la venta

No

3 subtotal Real 6 Sub total de las

transacciones

No

4 costopromedio Real 6 Costo promedio

del producto

No

19

NOMBRE DE LA TABLA: movimiento.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Código

[NA]



transacción

No

2 numdoc Real 4 Número del

documento

No

3 fecha Fecha Fecha del

movimiento

No


proveedor

No

5 tipocompro Entero Tipo de

comprobante

No

6 operacion Boolean Yes/No Tipo de operación No

7 cantidad Real 5 Cantidad del

producto

No

8 costo Real 5 Costo del

producto

No


10 movianterior Entero Registro del

movimiento

anterior

No

20

NOMBRE DE LA TABLA: usuario.DAT

Llave primaria:

Llave Foránea:

Usuario

[NA]


1 usuario String 50 Nombre del

usuario

No

2 contrasena String 20 Contraseña del

usuario

No

3 Nivel String 2 Nivel de seguridad

del usuario

No

21

MODELO ENTIDAD-RELACIÓN

22

23


24

PROCEDIMIENTOS ALMACENADOS ASOCIADOS AL SISTEMA

Procedimientos de reportes y consultas del sistema

PROCEDIMIENTO: REPORTES DEL MODULO DE IVA

DESCRIPCIÓN NOMBRE REPORTES

La opción para poder visualizar e

imprimir los reportes de este modulo

se encuentra en la barra del menú en

la opción de Informes Impresos.

Libro consumidor final

Libro crédito fiscal

Libro compras e importaciones

Proveedores registrados

Clientes registrados

Sucursales registradas

PROCEDIMIENTO: REPORTES DEL MODULO DE INVENTARIO





la opción de Informes Impresos.

Existencias actuales

Lista de código creado

Toma física de inventario

PROCEDIMIENTO: REPORTES DEL MODULO DE FACTURACION


Clientes registrados

25




la opción de Reportes.

Vendedores registrados

Reporte ventas general

Reporte ventas consumidor final


Reporte ventas exportación

Reporte ventas por vendedor

PROCEDIMIENTO: CONSULTA DEL MODULO DE IVA

DESCRIPCIÓN NOMBRE CONSULTA

La opción para poder visualizar

información se hace por medio de una

consulta, en este modulo se encuentra

en la barra navegadora que se

encuentra dentro de la pantalla

principal del modulo del IVA.

Libro consumidor final

Libro crédito fiscal

Libro de compras

PROCEDIMIENTO: CONSULTA DEL MODULO DE INVENTARIO



información se hace por medio de una

consulta, en este modulo se encuentra

en la barra del menú que se encuentra

Cargos al inventario

26

dentro de la pantalla principal del

modulo del Inventario que tiene como

nombre consulta de compras y

ajustes.

Descargos al inventario

PROCEDIMIENTO: CONSULTA DEL MODULO DE FACTURACIÓN



información en este modulo se

encuentra en la opción de reportes del

menú principal de facturación.

Ventas por vendedor

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

NOMENCLATURA DE FLUJOGRAMAS A UTILIZAR

1. Ingresar, Modificar, Eliminar información.

2. Consultas y Reportes.

3. Importar Inventario.

4. Abrir periodo.

5. Numerar Folios.

6. Reiniciar mes Activo.

7. ingreso Factura.

8. Visualización del Kárdex.

27

9. Trasladar a IVA.

10. Exportar a Excel.

11. Reiniciar Kárdex.

12. Importar Ventas.

13. Ajustar Inventarios.

14. Corte de Caja.

15. Niveles de Seguridad y Usuarios Registrados.

16. Ingreso Consumidor Final.

17. Ingreso Crédito Fiscal.

18. Ingreso Libro de Compras.

19. Solicitud de Importar Inventarios.

20. Importar Inventarios.

21. Solicitud de Abrir Nuevo Periodo.

22. Nuevo Periodo Iniciado.

23. Ingreso de Rango por Numerar Folios

24. Folios Numerados.

25. Solicitud Reiniciar Mes Activo.

26. Solicitud Reiniciar Año Activo.

27. Información Kárdex.

28. Ingreso Código Producto.

29. Visualización de Información.

30. Impresión Kárdex.

31. Ingreso de Código del Producto.

32. Información del Producto.

33. Selección del Tipo de Ajuste.

34. Ingreso de Unidades a Ajusta.

35. Almacenamiento de Datos Ajustados.

36. Información Almacenada.

37. Solicitud Traslado de IVA.

38. Datos Trasladados.

28

39. Solicitud de Exportación a Excel.

40. Almacenamiento de Información Exportada.

41. Solicitud de Importación.

42. Datos Importados.

43. Solicitud de Reinicio Kárdex.

44. Solicitud de Saldos del Producto.

45. Información de Saldos del Producto.

46. Almacenamiento de Saldos del Producto.

47. Eliminación del Archivo Movimiento.

48. Renombramiento de Archivo Creado.

49. Solicitud de Corte de Caja.

50. Información de Trasladar.

51. Almacenamiento de Corte Caja.

52. Ingreso de Nuevo Usuario.

53. Almacenamiento Nuevo Usuario.

54. Modificación de Usuario.

55. Almacenamiento de Datos Modificados.

56. Eliminación de Usuarios.

57. Almacenamiento de Datos Eliminados.


29

NIVEL CONTEXTUAL

30

NIVEL 1

31

FLUJOS IVA

NIVEL 1

Ver grafico en la Pág. 34

NIVEL 2

32

FLUJOS INVENTARIO

NIVEL 1

Ver grafico en la pág. 34

NIVEL 2

33

FLUJOS DE FACTURACIÓN

NIVEL 1


NIVEL 2

34

FLUJOS DE USUARIO

NIVEL 1


NIVEL 2



35

PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DEL SISTEMA

El sistema cuenta con dos unidades, que almacena todos los procedimientos a

ser utilizados, como se detalla a continuación.

PROCEDIMIENTO FUNCIONES DE LECTURA Y ESCRITURA DE ARCHIVOS

DESCRIPCIÓN NOMBRE PROCEDIMIENTOS

Estos procedimientos sirven para

leer y escribir información

almacenada en los archivos

respectivos, con sus parámetros

necesarios para su ejecución.

Leer_Escribir_RConsumidorFinal(R

Operacion:Byte;Rposicion:integer);

Leer_Escribir_RCreditoFiscal(ROpe

racion:Byte;Rposicion:integer);

Leer_Escribir_RCompras(ROperaci

on:Byte;Rposicion:integer);

Leer_Escribir_RClientes(ROperacio

n:Byte;Rposicion:integer);

Leer_Escribir_RProveedores(ROper

acion:Byte;Rposicion:integer);

Leer_Escribir_RSucursales(ROpera

cion:Byte;Rposicion:integer);

Leer_Escribir_RProducto(ROperaci

on:Byte;Rposicion:integer);

Leer_Escribir_saldos(ROperacion:B

yte;Rposi:integer);

36

Leer_Escribir_Rprove(ROperacion:

Byte;RPosi:integer);

Leer_Escribir_Rprodu(ROperacion:


Leer_Escribir_Rcompro(ROperacio

n:Byte;RPosi:integer);

Leer_Escribir_general(ROperacion:


Leer_Escribir_movimiento(ROperaci

on:Byte;RPosi:integer);

Leer_Escribir_ProductoenOferta(R

Operacion:Byte;Rposi:integer);

Leer_Escribir_ventas(ROperacion:B

yte;RPosi:integer);

Leer_Escribir_ventasgeneral(ROper

acion:Byte;RPosi:integer);

Leer_Escribir_vendedores(ROperac

ion:Byte;RPosi:integer);

Leer_Escribir_notadetalle(ROperaci


Leer_Escribir_notageneral(ROperac


Leer_Escribir_ventacfinal(ROperaci


Leer_Escribir_ventacfiscal(ROperac

37


Leer_Escribir_usuarios(ROperacion

:Byte;RPosi:integer);

PROCEDIMIENTO Y FUNCIONES DE GRABAR EN LOS ARCHIVOS

DESCRIPCIÓN NOMBRE PROCEDIMIENTO

Estos procedimientos sirven para

grabar la información en los

archivos respectivos.

GrabarRConsumidorFinal;

GrabarRCreditoFiscal;

Grabarcompras;

GrabarClientes;

GrabarProveedores;

GrabarSucursales;

GrabarProducto;

Grabarsaldos;

Grabarcgeneral;

Grabarmovimiento:longint;

GrabarProductoenoferta;

Grabarventas;

Grabarventasgeneral;

Grabarvendedores;

Grabarnotadetalle;

Grabarnotageneral;

Grabarventacfinal;

38

Grabarventacfiscal;

Grabarusuarios;

PROCEDIMIENTO Y FUNCIONES DE LECTURA EN LOS ARCHIVOS


Estos procedimientos sirven solo

para la lectura del periodo y mes

Activo.

LeerPeriodoActivo;

LeerMesActivo;

PROCEDIMIENTO DE VALIDACION DE FECHAS


Procedimiento en el cual se valida

la fecha a ser ingresada, con su

respectivo parámetro.

ValidarFecha(RFecha:string):Boole

an;(función)

PROCEDIMIENTO DE DEFINIR RUTAS


Procedimiento en el cual se define

la ubicación de cada archivo.

DefinirRutas;

39

PROCEDIMIENTO Y FUNCIONES DE PUNTEROS


Procedimientos en los cuales se

utilizan para el recorrido del

registro de los archivos.

insertarencola;

CargarPunterosprodu;

insertarencolaprodu;

CargarPunteroscompro

insertarencolacompro;

CargarPunterosprovee;

CargarPunteroscliente;

insertarencolacliente;

CargarPunteroscodclie;

insertarencolacodclie;

CargarPunteroscodprove;

insertarencolacodprove;

CargarPunterosvendedores;

insertarencolavendedores;

CargarPunterosusuarios;

insertarencolausuarios;

Buscar_usuario(Rusua:string):boole

an;

CargarPunterospass;

insertarencolapass;

Buscar_pass(Rpass:string):boolean;

Buscar_vendedores(Rvend:string):b

oolean;

40

Buscar_codprove(Rcodprove:intege

r):boolean;

Buscar_codclie(Rcodclie:integer):bo

olean;

Buscar_cliente(Rclie:string):boolean

Buscar_compro(Rcompro:integer):B

oolean;

Buscar_produ(Rprodu:String):Boole

an;

Buscar_nrc(Rnrc:String):Boolean;

PROCEDIMIENTO Y FUNCIONES DE GENERACION DE REPORTES


Procedimiento para definir los

márgenes del papel, tamaño carta

y oficio, para su impresión.

ColumnaF(RPapel,RDireccion:Byte;

RDistancia:real):integer;(Función)

LineaF(RPapel,RDireccion:Byte;

RDistancia:real):integer;(Función)



Procedimiento que define el

alineado de la información.

ImprimirAlineado(RPapel,RDireccio

n:Byte;RTexto:string;RColumna,Rlin

ea:real)

41



Define la información de la

empresa, como datos generales

de ella, haciendo diferencia de

datos en cada una de ellas.

TituloEmpresa;

TituloEmpresa1;

Tituloempresa2;

Tituloempresa3;



Define el nombre de la empresa y

su respectivo formato.

nombreempresa;



Procedimiento que dibuja líneas

de división en los reportes.

dibujarlinea(rpapel,rdireccion:byte;X

1,Y1,X2,Y2:real);


I

A.2 MANUAL USUARIO

INDICE

Contenido

A.2 MANUAL USUARIO ................................................................................................ I

INDICE ........................................................................................................................... I

INTRODUCCION ......................................................................................................... III

UNIDAD 1: Iniciando el Sistema................................................................................... 1

UNIDAD 2: Ingreso de Documento en IVA .................................................................. 4

UNIDAD 3: Datos de Contribuyente ........................................................................... 41

UNIDAD 4: Informes Ingresos .................................................................................... 61

UNIDAD 5: Herramientas ........................................................................................... 70

UNIDAD 6: Control de Productos en Inventarios ....................................................... 86

UNIDAD 7: Operaciones en Inventarios..................................................................... 96

UNIDAD 8: Consulta de Compras y Ajustes en Inventarios .................................... 103

II

UNIDAD 9: Informes Impresos en Inventarios ......................................................... 107

UNIDAD 10: Herramientas en Inventarios ............................................................... 112

UNIDAD 11: Documentos en Facturación................................................................ 118

UNIDAD 12: Reportes en Facturación ..................................................................... 121

UNIDAD 13: Herramientas en Facturación .............................................................. 133

UNIDAD 14: Control de Usuarios ............................................................................. 139

III

INTRODUCCION

Descripción General del Sistema

El Sistema de DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE FACTURACION,

INVENTARIO E IVA PARA EL RUBRO COMERCIO DE EL SALVADOR.

Es un sistema integrado para tres áreas: Facturación, inventario e IVA. La finalidad del Sistema es contar con una

herramienta de apoyo para el control integrado de las diferentes transacciones de las empresas sobre las ventas

y compras que estas realizan.

En la parte de control de Facturación, este llevará toda la información relacionada con cada uno de las

transacciones relacionadas con compra y venta que se realice en la empresa , así mismo se contará, igualmente

con módulos para la generación de reportes y otro para las consultas necesarias al sistema. Cuenta también con

los catálogos para dar mantenimiento a los datos manejados por el sistema.

El sistema presenta un ambiente conocido y configurable, que va desde el ingreso de datos hasta la

generación de reportes y consultas en base a diferentes criterios.

IV

Además, el acceso a información es sólo permitido a personas autorizadas, y a estas se les restringe los

datos dependiendo en la categoría en que se encuentren asignados. Esto con el objeto de mantener un mejor

control en la información que se almacenará en el Sistema.

Considerando estas ventajas y para ayudar en la obtención de la información descrita anteriormente, el

Sistema Integrado para el control de Facturación, Inventario e IVA se utilizará, a través de los pasos descritos a

continuación.

1

UNIDAD 1: Iniciando el Sistema

Una vista previa al iniciar el Sistema será la descrita a continuación.

La ventana para el ingreso de usuarios será la siguiente:

Ventana 1.1

2

Esta ventana se utiliza para tener un control sobre las personas que ingresan al sistema, así como para definir

los privilegios o permisos correspondientes (opciones a las que tendrá acceso el usuario). En esta sección se

pregunta:

a. Nombre del usuario

b. Contraseña o password del usuario

Cuando se ha llenado la información solicitada, el usuario presiona el botón del cheque para ingresar al sistema.

Si el usuario esta registrado y tiene acceso al sistema, cuando haya entrado vera la ventana que aparece a

continuación:

3

Esta ventana consta de un menú principal cuyas opciones son las siguientes:

a. IVA

b. Inventario

c. Facturación

d. Crear Usuario

En la opción IVA del menú principal, se muestra un menú (ventana No 1.4), pero si el usuario no está

registrado en el sistema, aparece el siguiente mensaje:

Ventana 1.2

4

UNIDAD 2: Ingreso de Documento en IVA

Las opciones del IVA son las vistas en la ventana No.2:

Ventana 1.3

5

Esta ventana se utiliza para tener un control sobre los periodos a ingresar la información al sistema, así

como para definir el mes y año correspondiente al periodo contable a trabajar. En esta sección se ingresara:

a. Mes a laborar

b. Año a laborar

Ventana 2

6

Cuando se ha llenado la información solicitada, el usuario presiona en el menú que se encuentra en la

barra de herramientas arriba el formulario en el que desea ingresar la información al sistema.

Una vez seleccionado el mes y el año a trabajar, se puede consultar los diferentes libros contables, si se

presiona en la figura donde dice “Libro Consumidor Final” mostrara la siguiente ventana:

Selecciona el Mes.

Selecciona el Año.

Seleccionamos la opción a trabajar

Ventana 2.1

7

En la cual se puede observar la informacion relacionada a ese mes y año, asi como tambien los totales, se

puede visualizar un combo en el cual se puede seleccionar por sucursales, es decir si no se quiere visualizar toda

la información.

Si se presiona en la figura donde dice “Libro Compras” mostrara la siguiente ventana:

8



la información.

Si se presiona en la figura donde dice “Libro de Crédito Fiscal” mostrara la siguiente ventana:

9



la información.

Si se presiona en la figura donde dice “Registro de Contribuyentes” mostrara la siguiente ventana:

10

En la cual se puede observar la informacion relacionada a ese mes y año, de los clientes que se poseen.

2.1 Factura Consumidor Final

Las opciones del menú en Factura Consumidor Final son las vistas en la ventana No. 2.2

Si el usuario ha ingresado el mes y el año en el que desea laborar y una vez seleccionado la opción de factura

consumidor final, verá la ventana que parece en la figura (ventana No.2.2):

11

Esta ventana consta de varias casillas donde se ingresara la información, cuyas casillas son las siguientes:

a. Fecha

b. Número de Caja Registradora

c. Número de Documento

d. Sucursal

e. Nombre del cliente

Ventana 2.2

Calculo Automático

12

f. Ventas Exentas

g. Ventas Internas Gravadas

h. Exportaciones

i. Total ventas diarias propias

Esta pantalla cuenta con una serie de botones en la parte inferior de los datos que sirven para recorrer

cada uno de los registros con que cuenta el sistema. Así mismo el botón salir permitirá que el usuario pueda salir

de la opción de mantenimiento de datos, cuyos botones se observan en la (ventana No.2.3):

a. Ver Libro

b. Grabar

c. Modificar

d. Salir

Ventana 2.3

13

Al dar un clic sobre el botón “Ver Libro”, de la barra de recorrido de los registros podrá visualizarse los

datos correspondientes al mes y año en el que se encuentra posicionado en ese momento, contando la

visualización con todos los datos que se presentan en la pantalla del mantenimiento de los datos.

Para ingresar un nuevo registro al sistema, deberá digitar la información y luego presionar el botón

“Grabar”, lo que le permitirá ingresar un nuevo dato al sistema. Esto generara la pantalla mostrada en la Ventana

No. 2.4.

Ventana 2.4

Calculo Automático de

la suma de las ventas y exportaciones.

14

Al terminar de digitar todos los datos solicitados, se presiona el botón grabar para que los datos queden

registrados en el sistema (ventana No.2.5) o si por el contrario no se desean almacenar, debe presionar el botón

cancelar para que estos no sean guardados. De igual forma, si los datos desean ser modificado esto puede

lograrse presionando el botón modificar y luego para que estos cambios sean almacenados el botón guardar o

por el contrario el botón cancelar.

Si la fecha que ha ingresado no es la misma que corresponde al periodo que se está laborando el sistema

muestra el siguiente mensaje:

Ventana 2.5

15

A su vez puede tener acceso desde ese formulario a visualizar el libro, en dicho botón al darle clic muestra

la siguiente pantalla:

En la pantalla anterior se visualizara todos los movimientos que ha tenido el libro consumidor final, a su vez

el usuario puede dar clic en el botón de imprimir y mostrara las siguientes pantallas, procede a dar un clic en el

botón “OK”:

16

Una vez corroborado las opciones para imprimir nuevamente se da un clic en el botón “OK” y mostrara la

siguiente pantalla:

17

Una vez impreso el reporte se regresa a la pantalla anterior desde la cual se puede realizar varias

acciones, dando un clic derecho al mouse, como se muestra en la siguiente pantalla:

18

Si se selecciona la acción de eliminar registro se observara la siguiente pantalla:

En donde se desea confirmar la eliminación de los datos o si no se desea continuar con la eliminación se

presiona el botón “Cancel”, si se presiono el botón “OK” el sistema eliminara la información seleccionada para

dicha acción.

19

Como se puede observar en la siguiente pantalla se puede modificar la información.

Si se selecciona la opción de modificar visualizara la siguiente pantalla, en donde se puede modificar los

datos que se deseen:

20

Una vez se modifiquen los datos se da un clic en el botón “Modificar” para guardar las modificaciones, se


21

2.2. Venta Crédito Fiscal

Las opciones del menú en Venta Crédito Fiscal son las vistas en la ventana No. 2.6

Si el usuario ha ingresado el mes y el año en el que desea laborar y una vez seleccionado la opción de

Venta Crédito Fiscal, verá la ventana que parece en la figura (ventana No.2.7):

Ventana 2.6

22

Esta ventana consta de varias casillas donde se ingresara la información, cuyas casillas son las

siguientes:

a. Fecha

b. Número de documento

c. Número de Caja

d. Sucursales

e. Número del NRC

f. Nombre del cliente

g. Ventas exentas

Ventana 2.7

Calculo Automático Calculo Automático

23

h. Ventas gravadas

i. IVA debito fiscal

j. Total




a. Ver Libro

b. Grabar

c. Modificar

d. Eliminar

Ventana 2.8

24






No. 2.9.



Ventana 2.9

25

salir para que estos no sean guardados. De igual forma, si los datos desean ser modificado esto puede lograrse

presionando el botón modificar y luego para que estos cambios sean almacenados el botón guardar o por el

contrario el botón salir.



Ventana 2.10

26

En la pantalla anterior se visualizara todos los movimientos que ha tenido el libro crédito fiscal, a su vez el

usuario puede dar click en el botón de imprimir y mostrara las siguientes pantallas, procede a dar un clic en el

botón “OK”:

27


siguiente pantalla:



28




dicha acción.

29




30

Una vez se modifiquen los datos se da un click en el botón “Modificar” para guardar las modificaciones, se


31

2.3. Registro de compras

Las opciones del menú en Registro de compras son las vistas en la ventana No. 2.11

Si el usuario ha ingresado el mes y el año en el que desea laborar y una vez seleccionado la opción de

Registro de Compras, verá la ventana que parece en la figura (ventana No.2.12):

Ventana 2.11

32


a. Fecha

b. Número de documento

c. Número de registro

d. Nombre del proveedor

e. Compras exentas internas

Ventana 2.12

Calculo Automático

Calculo Automático

Calculo Automático

Calculo Automático

33

f. Compras exentas importación

g. Compras gravadas internas

h. Compras gravadas importación

i. IVA debito

j. IVA Retenido

k. Compras gravadas

l. Compras a sujetos excluidos

m. Total compras




a. Ver Libro

b. Grabar

Ventana 2.13

34

c. Modificar

d. Salir



visualización con todos los datos que se presentan en la pantalla del mante nimiento de los datos.



No. 2.14.

Ventana 2.14

35








Ventana 2.15

36

En la pantalla anterior se visualizara todos los movimientos que ha tenido el libro de compras, a su vez el

usuario puede dar clic en el botón de imprimir y mostrara las siguientes pantallas, procede a dar un clic en el

botón “OK”:

37


siguiente pantalla:



38


39



dicha acción.

Si se selecciona la opción de modificar visualizara la siguiente pantalla , en donde se puede modificar los


40



41

UNIDAD 3: Datos de Contribuyente

3.1. Cliente Nuevo

Las opciones de Cliente nuevo son las vistas en la ventana No.3:

Si el usuario desea ingresado información relacionada con los clientes debe seleccionar la opción de

Registro de clientes, verá la ventana que parece en la figura (ventana No.3.1):

Ventana 3

42


a. Código del cliente

b. Razón social

c. No. de registro

d. Contacto

e. NIT

f. Giro

g. Dirección

Ventana 3.1

43

h. Teléfono PBX

i. Teléfono FAX

j. Correo electrónico




a. Ver Listado

b. Grabar

c. Modificar

d. Salir

Ventana 3.2

44

Al dar un clic sobre el botón “Ver Listado”, de la barra de recorrido de los registros podrá visualizarse los





No. 3.3.

Ventana 3.3

45






A su vez puede tener acceso desde ese formulario a visualizar el listado de clientes, en dicho botón al

darle clic muestra la siguiente pantalla:

Ventana 3.4

46

En la pantalla anterior se visualizara todos los movimientos que ha tenido el listado de clientes, a su vez el

usuario puede dar clic en el botón de imprimir y mostrara las siguientes pantallas, procede a dar un clic en el

botón “OK”:


siguiente pantalla:

47




48



dicha acción.


49





50

3.2. Proveedor Nuevo

Las opciones de Proveedor nuevo son las vistas en la ventana No.3.5:

Si el usuario desea ingresado información relacionada con los proveedores debe seleccionar la opción de

Proveedor nuevo, verá la ventana que parece en la figura (ventana No.3.6):

Ventana 3.5

Ventana 3.6

51


a. Código

b. Nombre de la empresa

c. Nombre de contacto

d. NIT

e. No. de registro

f. Dirección

g. Teléfono PBX

h. Teléfono FAX

i. Correo electrónico




Ventana 3.7

52

a. Ver Listado

b. Grabar

c. Modificar

d. Salir

Al dar un clic sobre el botón “Ver Listado”, de la barra de recorrido de los registros podrá visualizarse los





No. 3.8.

53






Ventana 3.8

Ventana 3.9

54

A su vez puede tener acceso desde ese formulario a visualizar el listado de proveedores, en dicho botón al

darle clic muestra la siguiente pantalla:

En la pantalla anterior se visualizara todos los movimientos que ha tenido el listado de proveedores, a su

vez el usuario puede dar clic en el botón de imprimir y mostrara las siguientes pantallas, procede a dar un clic en

el botón “OK”:

55


siguiente pantalla:



56




dicha acción.


57





58

3.3. Listar Clientes

Las opciones de Listado Clientes son las vistas en la ventana No.3.10:

Automáticamente el usuario podrá visualizar información relacionada con los clientes como se verá la

ventana que parece en la figura (ventana No.3.11):

Ventana 3.11

Ventana 3.10

59

Esta pantalla cuenta con botones en la parte inferior de los datos que sirven para imprimir los registros con

que cuenta el sistema. Así mismo el botón salir permitirá que el usuario pueda salir de la opción de

mantenimiento de datos, cuyos botones se observan en la (ventana No.3.12):

a. Imprimir

b. Salir

3.4. Listar Proveedores

Las opciones de Listado Proveedores son las vistas en la ventana No.3.13:

Ventana 3.12

Ventana 3.13

60

Automáticamente el usuario podrá visualizar información relacionada con los proveedores como se verá la


Esta pantalla cuenta con botones en la parte inferior de los datos que sirven para imprimir los registros con

que cuenta el sistema. Así mismo el botón salir permitirá que el usuario pueda salir de la opción de

mantenimiento de datos, cuyos botones se observan en la (ventana No.3.15):

a. Imprimir

b. Salir

Ventana 3.14

Ventana 3.15

61

UNIDAD 4: Informes Ingresos

Las opciones de Informes Impresos son las vistas en la ventana No.4:

4.1. Libro Consumidor Final

Automáticamente el usuario podrá imprimir la información relacionada con el libro de consumidor final

como se verá la ventana que parece en la figura (ventana No.4.1):

Una vez da clic en el botón “OK” visualizara la pantalla siguiente:

Ventana 4

Ventana 4.1

62

4.2. Libro Ventas Crédito Fiscal

En el menú que el usuario tiene acceso se puede imprimir el libro de ventas crédito fiscal, tal como se

observa en la pantalla siguiente:

63

Automáticamente el usuario podrá imprimir información relacionada con el libro de consumidor final como

se verá la ventana que parece en la figura (ventana No.4.2):


Ventana 4.2

64

4.3. Libro Compras e Importaciones

En el menú que el usuario tiene acceso se puede imprimir el libro de compras e importaciones, tal como se


Automáticamente el usuario podrá imprimir la información relacionada con el libro de compras e

importaciones como se verá la ventana que parece en la figura (ventana No.4.3):


Ventana 4.3

65

4.4. Proveedores registrados



66

Automáticamente el usuario podrá imprimir la información relacionada con el listado de proveedores

registrados, como se verá la ventana que parece en la figura (ventana No.4.4):


Ventana 4.4

67

4.5. Clientes registrados



Automáticamente el usuario podrá imprimir la información relacionada con los clientes registrados, como se

verá la ventana que parece en la figura (ventana No.4.5):


Ventana 4.5

68

4.6. Sucursales Registradas

Las opciones de Sucursales Registradas son las vistas en la ventana No.4.6:

Automáticamente el usuario podrá visualizar información relacionada con las Sucursales como se verá la


Ventana 4.6

69


Ventana 4.7

70

UNIDAD 5: Herramientas

5.1. Importar Inventario

5.2. Abrir nuevo período anual

Las opciones de Abrir nuevo periodo anual nuevo son las vistas en la ventana No.5:

Una vez se selecciona dicha opción mostrara la siguiente pantalla:

Ventana 5

71

Al dar un clic al botón “Cancel” automáticamente el usuario podrá visualizar una alerta en la que se le

informa de que ha sido creado el nuevo periodo, tiene la opción de darle cancelar como se verá la ventana que

parece en la figura (ventana No.5.1):

5.4. Numerar Folios

Las opciones de Numerar Folios son las vistas en la ventana No.5.2:

Ventana 5.1

72

Si el usuario desea imprimir la numeración de los folios, debe seleccionar la opción de Numerar Folios,

verá la ventana que parece en la figura, en la cual puede modificar e indicar el rango de números a imprimir y la

posición en que desea la impresión (ventana No.5.3):

Esta ventana consta de varias casillas donde se seleccionara la información, cuyas casillas son las

siguientes:

a. De qué número

Ventana 5.2

Ventana 5.3

73

b. Hasta que número

c. Tipo de Dirección

Esta pantalla cuenta con un botón en la parte inferior de los datos que sirven para imprimir los folios que se

desean numerar del sistema, cuyo botón se observa en la (ventana No.5.4):

a. Aceptar

Al dar en el botón de aceptar le aparecerá un mensaje el cual se mira en la (ventana No. 5.5):


Ventana 5.4

Ventana 5.5

74

5.4. Reiniciar Mes Activo

Las opciones de Reiniciar el mes activo son las vistas en la ventana No.5.7:

Automáticamente el usuario podrá visualizar una alerta en la que se le informa de que ha sido creado el

nuevo periodo, tiene la opción de darle cancelar como se verá la ventana que parece en la figura (ventanas

No.5.8):

Ventana 5.7

Ventana 5.6

75

Como en todos los mensajes anteriores se selecciono la opcion de Si, aparecera al final es siguiente

mensaje:

Ventana 5.8

Ventana 5.9

Ventana 5.10

76

Como en todos los mensajes anteriores se selecciono la opcion de No, aparecera al final es siguiente

mensaje(ventanas No 5.11):

5.4. Manejo de Sucursales

Las opciones de Manejo de sucursales son las vistas en la ventana No.5.12:

Si el usuario desea ingresado información re lacionada con el manejo de sucursales debe seleccionar la

opción de Manejo de sucursales, verá la ventana que parece en la figura (ventana No.5.13):

Ventana 5.12

Ventana 5.11

77


a. Nombre de la sucursal

b. Ubicación de la sucursal

c. Dirección de la sucursal

d. Teléfono

e. Contacto

Ventana 5.13

78


cada uno de los registros con que cuenta el sistema. As í mismo el botón salir permitirá que el usuario pueda salir


a. Ver Detalle

b. Grabar

c. Modificar

d. Salir

Al dar un clic sobre el botón “Ver Detalle”, de la barra de recorrido de los registros podrá visualizarse los



Ventana 5.14

79


“Grabar”, lo que le permitirá ingresar un nuevo dato al sistema como se ve en la siguiente pantalla:






80



En la pantalla anterior se visualizara todos los movimientos que ha tenido el libro consumidor final, a su vez

el usuario puede dar clic en el botón de imprimir y mostrara las siguientes pantallas, procede a dar un clic en el

botón “OK”:

Ventana 5.15

81


siguiente pantalla:

5.5. Listar Sucursales

Las opciones de Listar sucursales son las vistas en la ventana No.5.15:

82

Si el usuario desea ingresado información relacionada con el manejo de sucursales debe seleccionar la

opción de Manejo de sucursales, verá la ventana que parece en la figura (ventana No.5.16):

Si se desea imprimir el listado de sucursales se le da clic en el botón “Imprimir” aparecerá la siguiente

pantalla:

Ventana 5.16

83

Una vez confirmando la acción con el botón “OK” visualizara la siguiente pantalla:

Dentro de esta rejilla se tiene un menú rápido como se puede ver en la siguiente pantalla:

84

En este menú se encontrara las opciones de eliminar el registro o de modificarlo si se selecciona la

modificación se mostrara la siguiente pantalla:

Una vez modificado el registro y se presiona el botón de modificar aparecerá el siguiente mensaje:

85

Si en el menú rápido se selecciona el de eliminar el registro aparecerá su mensaje correspondiente, en el

cual si se confirma dicha acción, los datos se eliminaran completamente.

86

UNIDAD 6: Control de Productos en Inventarios

Las opciones de Inventarios son las vistas en la ventana No.6:

En este formulario se encuentra un botón donde se exporta la información visible a Excel.

Ventana 6

87

6.1. Control de Productos

El usuario presiona en el menú que se encuentra en la barra de herramientas arriba el formulario en el que

desea ingresar la información al sistema.

Si el usuario presiona la opción de Producto Nuevo desplegara la siguiente pantalla (ventana No.6.2)

Ventana 6.1

Ventana 6.2

88


a) Código Interno

b) Descripción

c) Medida

d) Presentación

e) Proveedor

f) Código Fabricante

g) Fecha de Vencimiento

h) Código Grupo

i) Precios Máximos

j) Precios Mínimos

k) Precio Crédito

l) Costo

89




a) Grabar

b) Modificar

c) Salir

Al dar un clic sobre el botón “Grabar, de la barra de recorrido de los registros podrá visualizarse el mensaje

que se han almacenado los registros como se muestra en la siguiente pantalla:

Ventana 6.3

90

6.2. Kardex del Producto

Si el usuario presiona la opción de Kardex del producto desplegara la siguiente pantalla (ventana No.6.4)

91

El usuario deberá ingresar el número del código a visualizar los movimientos de ese producto, una vez el

usuario presione el botón de búsqueda la visualizara, esta a su vez puede imprimir dicha información como se ve

en la siguiente pantalla:

Esta ventana muestra la configuración de la página a ser impresa, una vez se confirma con el botón “ OK”,

desplegara el reporte como se muestra a continuación:

Ventana 6.2

92

6.3. Productos en Oferta

Si el usuario desea ingresar un producto en oferta presiona en el menú la opción de productos en oferta

como se muestra en la siguiente pantalla:

Desplegara el siguiente formulario en donde el usuario ingresara el código del producto, para realizar la

búsqueda e ingresar los datos nuevos, presiona el botón de agregar para ingresar dicha información del producto


93

Si el usuario desea modificar dicha información ingresada, posee la opción de un menú rápido sobre el grid

como se muestra a continuación:

94

En la parte superior tiene dos botones en los cuales se puede imprimir la información del grid o rejilla como

se muestra a continuación:

95

Una vez el usuario confirme la configuración de la página desplegara el reporte como se visualiza a

continuación:

96

UNIDAD 7: Operaciones en Inventarios

7.1. Registrar Compra de Mercadería

El usuario cuenta con opciones de operaciones como se muestra en la siguiente pantalla:

Si el usuario selecciona la opción de registra compra de mercadería desplegara el siguiente formulario e n

donde el usuario ingresara el número del documento y el numero del NRC, al mismo tiempo seleccionara el tipo

de comprobante que utilizara, una vez ingresado presiona el botón buscar para visualizar los datos relacionados

a ese numero de documento, posteriormente digita el código del producto el cual desea registrar la compra,

nuevamente presiona en el botón buscar para ingresar la compra con el botón de agregar a lista, una vez

presionado ese botón, se procede a procesar la información.

97

Si el usuario presiono el botón de procesar información, desplegara el siguiente mensaje:

98

Una vez aceptando esta confirmación el sistema le confirmara nuevamente que la información ha sido

procesada correctamente como se visualiza en la siguiente pantalla:

Si el usuario presiona el botón de listar proveedores, este visualizara la siguiente pantalla:

Si el usuario presiona el botón de borrar datos digitados, visualizara el siguiente mensaje:

99

En el caso que el usuario no haya ingresado correctamente el número del NRC visualizara la siguiente

pantalla:

Una vez el usuario confirme la configuración de la página desplegara el reporte como se visualiza a

continuación:

100

7.2. Ajustar Inventarios

El usuario cuenta con otra opción dentro de operaciones, que es Ajustar Inventarios como se muestra en la

siguiente pantalla:

Si el usuario da clic en esa opción, visualizara la siguiente pantalla, en la cual se busca el código del

producto para hacer el ajuste, una vez ingresado los datos y seleccionado que tipo de ajuste se desea hacer, se

procede a dar clic en el botón de guardar.

101

Si el usuario da clic en esa opción, visualizara la siguiente pantalla, en la cual se busca el código del

producto para hacer el ajuste, una vez ingresado los datos y seleccionado que tipo de ajuste se desea hacer, se

procede a dar clic en el botón de guardar y visualizara el siguiente mensaje:

7.3. Trasladar a IVA

El usuario cuenta con otra opción dentro de operaciones, que es Trasladar a Iva como se muestra en la

siguiente pantalla:

102

Si se selecciona esta opción, el sistema confirma que los datos registrados en inventario son trasladados al

IVA como se visualiza la siguiente pantalla:

103

UNIDAD 8: Consulta de Compras y Ajustes en Inventarios

8.1. Cargos al Inventario

En la barra de herramientas cuenta con la opción de Consulta de compras y ajustes, si se selecciona la

opción Cargos al inventario como se muestra en la siguiente pantalla:

Una vez seleccionado esa opción se visualizara la siguiente pantalla:

104

Esta pantalla cuenta con los botones de imprimir y salir, si se desea imprimir el reporte se le da clic al

botón de imprimir y se visualizara el siguiente mensaje:

Una vez confirmada la acción, se imprimirá el reporte como se ve a continuación:

105

8.2. Descargos al Inventario

Dentro de la opción de Consulta de compras y ajustes, si se selecciona la opción Descargos al inventario


Una vez seleccionado esa opción se visualizara la siguiente pantalla y su funcionamiento será igual al de

Cargos al Inventario.

106

107

UNIDAD 9: Informes Impresos en Inventarios

9.1. Existencias Actuales

En la barra del menú se encuentra la opción para poder obtener informes impresos, dentro de ella cuenta

con varias opciones si se selecciona la primera opción que es el de Existencias actuales, como se muestra a

continuación:

Una vez seleccionado esa opción, el sistema mostrara la siguiente pantalla:

108

En la pantalla anterior se visualiza la información relacionada con los productos, en esta pantalla cuenta

con el botón de imprimir y el botón de salir, si se da clic a imprimir; el sistema mostrara el siguiente mensaje, que

a su vez si se confirma la acción imprimirá el reporte como se ve a continuación:

9.2. Lista de Código Creado

Dentro de la opción de informes impresos, se encuentra listado de código creado, como se muestra a

continuación:

109

Si se selecciona esa opción mostrara la información relacionada a los códigos creados, como se presenta

a continuación:

En esta pantalla cuenta con el botón de imprimir y el bo tón de salir, si se da clic a imprimir; el sistema

mostrara el siguiente mensaje, que a su vez si se confirma la acción imprimirá el reporte como se ve a

continuación:

110

9.3. Toma Física de Inventario

Dentro de la opción de informes impresos, se encuentra toma física de inventario, como se muestra a

continuación:

111

En esta pantalla cuenta con el botón de imprimir y el botón de salir, si se da clic a imprimir; el sistema

mostrara el siguiente mensaje, que a su vez si se confirma la acción imprimirá el reporte como se ve a

continuación:

112

UNIDAD 10: Herramientas en Inventarios

10.1 Definir Unidades o Presentaciones

Adentro de las opciones de herramientas, se encuentra la opción de definir unidades o presentaciones

como se muestra a continuación:

Si se selecciona esta opción mostrara la siguiente pantalla en donde se puede ingresar la nueva medida o

la nueva presentación, como se muestra a continuación:

113

Una vez digitado las unidades o las presentaciones y se presiona el botón de agregar visualizara la

confirmación de que los datos han sido agregados al listado y posteriormente los visualizara en el gris

correspondiente de cada uno como se ve en la siguiente pantalla:

114

10.2. Registrar un Proveedor

Adentro de las opciones de herramientas, se encuentra la opción de poder registrar un proveedor como se

muestra a continuación

115

Si se selecciona esta opción se visualizara la pantalla de registro de proveedor que anteriormente se

explico su funcionamiento.

10.3. Exportar a Excel

Adentro de la misma opción, se encuentra Exportar a Excel, como se muestra a continuación:

Si se selecciona esa opción, el sistema mostrara el siguiente mensaje en el cual espera una confirmación

para realizar la exportación, si se confirma la exportación se visualizara el programa de Excel, en donde el

usuario podrá modificar la información para efectos de otros manejos de la información, como se visualiza a

continuación:

116

10.4. Importar Ventas

Se cuenta con otra opción dentro de la misma pestaña que es la de importa r ventas, una vez seleccionada

esta el sistema muestra un mensaje, como se muestra a continuación:

117

10.5. Reiniciar los Kardex

Se cuenta con otra opción dentro de la misma pestaña que es la de Reiniciar los Kardex, una vez

seleccionada esta el sistema muestra un mensaje, como se muestra a continuación:

Dentro de la pantalla principal del Inventario en la parte inferior derecha se encuentra la opción de exportar

a Excel la información que se esta visualizando, este botón cuenta con la misma opción que desde la barra de

herramientas y su respectiva opción, se visualizara el botón de la siguiente manera:

118

UNIDAD 11: Documentos en Facturación

11.1. Agregar Ventas

En el menú de facturación en la pestaña de documentos se encuentra la opción de Agregar Ventas, como

se muestra en la siguiente imagen:

Si se selecciona esa opción, el sistema mostrara la siguiente pantalla en la cual podrá realizar el registro

de la venta la cual conlleva una serie de búsqueda tanto del producto como del numero del NRC y del vendedor;

si no existe el sistema le da la opción de registrarlo en ese momento, como se visualiza a continuación:

119

La pantalla anterior tiene una serie de botones los cuales le permite borrar la venta a ser registrada, como

también imprimir la factura.

11.2. Agregar Notas

También se cuenta con la opción de agregar notas, como se visualiza a continuación:

120

Si el usuario selecciona la opción de Agregar Notas visualizara la siguiente pantalla:

En la pantalla anterior el usuario puede emitir una nota en la cual después de una serie de búsqueda por

medio del NRC y por el código del producto podrá emitir la nota, esta pantalla tiene las mismas opciones que la

de Agregar Ventas.

121

UNIDAD 12: Reportes en Facturación

12.1. Clientes Registrados

El modulo de facturación también cuenta con la opción de reportes, dentro de esta se encuentra la opción

de Clientes Registrados en donde se puede ingresar los nuevos clientes desde ese modulo sin necesidad de

salirse e ingresar a otro modulo.

12.2. Vendedores Registrados

También en la opción de Reportes se encuentra el de Vendedores Registrados, como se visualiza en la

siguiente pantalla:

122

Si se selecciona esa opción visualizara el listado total de los vendedores que posee la sucursal, tal como

se puede observar en la siguiente pantalla:

En el formula anterior se puede imprimir el reporte tal como aparece a continuación:

123

12.3. Reporte Ventas General

Si se desea obtener el Reporte Ventas General, se ingresa a la opción de Reportes tal como se visualiza a

continuación:

Si se selecciona esa opción se visualizara la siguiente pantalla, en la cual podrá ver todas las ventas

generales que se han realizado y a su vez tiene el botón de imprimir el reporte de dicha información como se

visualiza a continuación:

124

Una vez dando clic en el botón de imprimir se visualizara el reporte, como se muestra a continuación:

125

12.4. Reporte Ventas Consumidor Final

Si se desea obtener el Reporte Ventas Consumidor Final, se ingresa a la opción de Reportes tal como se


Si se selecciona esa opción se visualizara la siguiente pantalla, en la cual podrá ver todas las ventas a

consumidor final que se han realizado y a su vez tiene el botón de imprimir el reporte de dicha información como

se visualiza a continuación:

126


127

12.5. Reporte Ventas Crédito Fiscal

Si se desea obtener el Reporte Ventas Crédito Fiscal, se ingresa a la opción de Reportes tal como se


Si se selecciona esa opción se visualizara la siguiente pantalla, en la cual podrá ver todas las ventas al

crédito fiscal que se han realizado y a su vez tiene el botón de imprimir el reporte de dicha información como se


128


129

12.5. Reporte Ventas Exportación

Si se desea obtener el Reporte Ventas Exportación, se ingresa a la opción de Reportes tal como se


Si se selecciona esa opción se visualizara la siguiente pantalla, en la cual podrá ver todas las ventas por

exportación que se han realizado y a su vez tiene el botón de imprimir el reporte de dicha información como se


130


131

12.6. Reporte Ventas por Vendedor

Si se desea obtener el Reporte Ventas por Vendedor, se ingresa a la opción de Reportes tal co mo se


Si se selecciona esa opción se visualizara la siguiente pantalla, en la cual podrá ver todas las ventas por

vendedor que se han realizado y a su vez tiene el botón de imprimir el reporte de dicha información como se


132


133

UNIDAD 13: Herramientas en Facturación

13.1. Registro de Clientes

El modulo de Facturación también cuenta con la opción de Herramientas en el menú principal de dicho

modulo, cuenta con una opción de registro de clientes, como se puede ver a continuación:

La pantalla que se visualizara es la que se describió en el modulo de IVA.

13.2. Registro de Vendedores

El modulo de Facturación cuenta en la opción de Herramientas en el menú principal de dicho modulo,

cuenta con la opción de registro de vendedores, el cual permite ingresar los vendedores que se encuentran en las

sucursales, como se puede ver a continuación:

134

En la pantalla anterior cuenta con los botones descritos en los módulos anteriores, una vez ingresados los

datos se procede a dar clic en el botón de guardar y este a su vez se visualizara el siguiente mensaje, a su vez

cuenta con el botón de ver el listado general de los vendedores y el de modificar la información si así se desea.

135

Si se ha dado clic en el botón de ver listado se visualizara el formulario de listado de vendedores, el cual

cuenta con un menú rápido donde se puede modificar el registro o eliminar registro como se ve a continuación:

Si se selecciona la opción de modificar registro visualizara la misma pantalla de agregar datos del

vendedor, cuando se le de clic en el botón de Modificar aparecerá el siguiente mensaje:

136

Si se selecciona la opción de eliminar registro se visualizara el siguiente mensaje, una vez confirmado la

acción se eliminara la información seleccionada.

13.3. Agregar Descuentos

En la opción de Herramientas en el menú principal, se tiene acceso al formulario de agregar descuento, si

se selecciona dicha opción se visualizara dicho formulario, en el cual se ingresa el porcentaje a hacer descuento,

posteriormente se presiona el botón de agregar, el sistema mostrara un mensaje de confirmación de datos

almacenados, todo lo anterior descrito se visualizara de la siguiente manera:

137

13.4. Corte de Caja

En la opción de Herramientas en el menú principal, se realiza el corte de caja, si se selecciona esta opción

el sistema emitirá un mensaje tal como se visualizara a continuación:

138

139

UNIDAD 14: Control de Usuarios

14.1. Agregar Usuario

En este formulario se agregaran todos los usuarios nuevos al sistema, se ingresa el nombre del usuario y

su contraseña como se visualiza a continuación:

140

Si se presiona el botón gravar, el sistema confirmara la acción que se esta realizando, como se ve a

continuación:

14.2. Modificar Usuario

En esta opción se visualiza un listado general en el cual se puede modificar o eliminar los usuarios que se

desean como se presenta a continuación:

141

Si se selecciona la opción de modificar, visualizara la misma pantalla de agregar usuario, en el caso que se

seleccione la acción de eliminar usuario se visualizara el siguiente mensaje:

Si se confirma la acción presionando el botón ok, se confirmara la acción de eliminación se visualizara el

siguiente mensaje:

142

14.3. Ver Listado de Usuarios

Seleccionando esta opción visualizara el listado general de los usuarios, en el cual se tendrá las mismas

opciones que en modificar usuario, como se ve a continuación:

En la pantalla anterior el funcionamiento es igual al del modificar usuario, en que el que tiene un menú

rápido donde podrá modificar y eliminar un usuario.

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UNIVERSIDAD DR. JOSÉ MATÍAS DELGADO FACULTAD DE … · de la Gran empresa Contribuyente, en lo que al control respecta, el cual presenta el diagrama Entidad-Relación del sistema,