UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/27979/1/Diseño de un Manual … · III UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

“Diseño de un Manual de Funciones para el Departamento de

Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la Facultad de Ciencias

Administrativas”

AUTOR(ES): Merchán Morán Karen Solange

Nicola Auria Carlos Andrés

TUTOR: Ing. Martínez Coello Lorenzo, MAE

GUAYAQUIL, FEBRERO, 2018

I

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: “Diseño de un Manual de Funciones para el Departamento de

Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales de la Facultad de Ciencias

Administrativas”

AUTOR(ES)

(apellidos/nombres):

1. Merchán Morán Karen Solange

2. Nicola Auria Carlos Andrés

REVISOR(ES)/TUTOR(ES)

(apellidos/nombres):

Tutor: Ing. Martínez Coello Lorenzo, MAE

Revisor: Ing. López Bermeo Remberto, MAE

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil

UNIDAD/FACULTAD: Ciencias Administrativas

MAESTRÍA/ESPECIALIDAD:

GRADO OBTENIDO:

FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE PÁGINAS: 102

ÁREAS TEMÁTICAS:

PALABRAS CLAVES/

KEYWORDS:

Estructuración, Cargos, Mejoramiento, Optimización, Manual de Funciones.

RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El presente proyecto de investigación comprende un estudio

al Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la Facultad de Ciencias

Administrativas, para identificar los procesos que en él se desarrollan. En base al estudio realizado se

determinó como propuesta el diseño de un Manual de funciones para que haya un mejoramiento y

optimización de las funciones del personal que integran dicho departamento.

II



ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON AUTOR/ES:

Merchán Morán Karen

Nicola Auria Carlos

Teléfono:

096 761 6913

098 988 9105

E-mail:

[email protected]

[email protected]

CONTACTO CON LA

INSTITUCIÓN:

Nombre:

Teléfono:

Secretaría de la Facultad: (04) 2848487 Ext. 123

E-mail:

X

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

III



CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrado ING. LORENZO MARTÍNEZ COELLO, tutor del trabajo de

titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por KAREN

SOLANGE MERCHÁN MORÁN con C.C. N° 0919632901 y CARLOS ANDRÉS NICOLA

AURIA con C.C N° 0940991839 con mi respectiva supervisión como requerimiento

parcial para la obtención del título de INGENIERO COMERCIAL.

Se informa que el trabajo de titulación: “DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL

DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS/PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES DE LA FACULTAD DE

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS” ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en

el programa antiplagio URKUND quedando el 5% de coincidencia.

https://secure.urkund.com/view/34615785-184839-

195459#BcExDoAgDAXQu3T+MW1poXgV42CIGgZZGI13972XnknrJgwRiEIKJCAV6tAMLdCAViRGEhgceQfNfo9+9X

aMdtLKCxvXsOSJw4p7tu8H

ING. LORENZO MARTINEZ COELLO, MAE

C.I 0903744753

ANEXO 6

https://secure.urkund.com/view/34615785-184839-195459#BcExDoAgDAXQu3T+MW1poXgV42CIGgZZGI13972XnknrJgwRiEIKJCAV6tAMLdCAViRGEhgceQfNfo9+9XaMdtLKCxvXsOSJw4p7tu8H



IV



Guayaquil, 31 de enero del 2018

PHD (E) SOFIA LOVATO TORRES DIRECTOR DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

Ciudad. -

De mis consideraciones:

Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS/PRÁCTICAS

PRE-PROFESIONALES DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS” del (los) estudiante (s)

KAREN SOLANGE MERCHÁN MORÁN Y CARLOS ANDRÉS NICOLA AURIA, indicando ha (n)

cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:

El trabajo es el resultado de una investigación.

El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.

El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.

El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del

trabajo de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines

pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de

revisión final.

Atentamente,

ING. LORENZO MARTINEZ COELLO, MAE

C.I 0903744753

ANEXO 4

V



LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO

COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS

Yo, KAREN SOLANGE MERCHÁN MORÁN con C.I. N° 0919632901 y CARLOS ANDRÉS

NICOLA AURIA con C.I. N° 0940991839, certifico que los contenidos desarrollados en este

trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL

DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS/PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES DE LA FACULTAD DE CIENCIAS

ADMINISTRATIVAS” son de mi absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del

CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E

INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el

uso no comercial de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad

de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como fuera pertinente

_________________________________

KAREN SOLANGE MERCHÁN MORÁN

C.I. No. 0919632901

*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial n. 899 -

Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros

educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores

técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado

de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos

académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos

patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no

exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

________________________________

CARLOS ANDRÉS NICOLA AURIA

C.I. No. 0940991839

VI



DEDICATORIAS

Dedico este trabajo en primer lugar a Dios, por permitirme llegar a este momento tan

importante de mi vida. A mis padres por su amor y apoyo incondicional para mi formación

como persona y profesional, por haberme guiado por el mejor camino con sus enseñanzas y

consejos y a mis hermanos quienes me han brindado su apoyo y confianza en el transcurso

de mi carrera.

Merchán Morán Karen Solange

Dedico este trabajo a Dios por dejarme llegar a este instante de mi vida y poder alcanzar un

peldaño más en mi vida, a mis padres por todo el amor y apoyo incondicional que me han

dado a lo largo de toda mi vida ya que con la guía y con cada uno de los consejos que me

supieron dar me fui formando tanto personal como profesionalmente, y así mismo a mis

hermanas y novia por darme el empuje y la confianza de poder seguir y culminar mi carrera.


VII



AGRADECIMIENTOS

Mi agradecimiento principalmente para mis padres, de quien he recibido su apoyo moral y

han estado pendientes a lo largo de mi formación profesional. A mi tutor de titulación que

con sus conocimientos y orientación nos permitió culminar este gran proyecto. Al

Departamento de Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales por su ayuda y colaboración en la

elaboración de la investigación. A mi compañero de titulación que con sus valiosas

aportaciones hizo posible esta titulación y por la amistad brindada.

Gracias a todos ellos.

Merchán Morán Karen Solange

Mi agradecimiento va dirigido en primer lugar a mi familia por todo el apoyo y preocupación

brindada a lo largo de mi preparación profesional, luego a todos los docentes que me

impartieron los conocimientos necesarios en el transcurso de mi carrera, también a mi tutor

de titulación por la ayuda, guía y dedicación ofrecida para poder culminar este proyecto. Al

Departamento de Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales por su ayuda y colaboración en la

elaboración de la investigación. También a mi compañera de proyecto de titulación por

todas y cada una de sus valiosas aportaciones se logró realizar este trabajo y por la amistad

brindada.

Gracias totales.


VIII



Tabla de contenido FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN ..................................... I

CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD ................................................................. III

LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO

COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS .......................................... V

DEDICATORIAS .................................................................................................................... VI

AGRADECIMIENTOS ......................................................................................................... VII

Introducción ............................................................................................................................... 1

Capítulo I ................................................................................................................................... 2

1.1. Formulación y sistematización del problema .............................................................. 6

1.1.1. Formulación del problema ................................................................................... 6

1.1.2. Matriz FODA ....................................................................................................... 8

1.1.3. Sistematización del problema .............................................................................. 9

1.2. Objetivos de la investigación ...................................................................................... 9

1.2.1. Objetivo general ................................................................................................... 9

1.2.2. Objetivos específicos ......................................................................................... 10

1.3. Justificación de la investigación ................................................................................ 10

1.3.1. Teórica ............................................................................................................... 10

IX



1.3.2. Metodológica ..................................................................................................... 10

1.3.3. Práctica ............................................................................................................... 10

1.4. Delimitación de la investigación ............................................................................... 11

1.4.1. Espacio ............................................................................................................... 11

1.4.2. Tiempo ............................................................................................................... 11

1.5. Hipótesis de la investigación ..................................................................................... 11

1.5.1. Hipótesis ............................................................................................................ 11

1.5.2. Variables ............................................................................................................ 11

1.6. Operacionalización de la hipótesis ............................................................................ 12

1.6.1. Operacionalización de las Variable Independiente ............................................ 12

1.6.2. Operacionalización de las Variable Dependiente .............................................. 12

Capítulo II ................................................................................................................................ 13

2.1. Antecedentes de la investigación .............................................................................. 13

2.2. Marco teórico ............................................................................................................ 14

2.2.1. Fundamentos de la administración ..................................................................... 14

2.2.2. Proceso Administrativo ...................................................................................... 15

2.3. Principios básicos de la administración ................................................................. 18

2.4. Universidades públicas .......................................................................................... 21

X



2.5. Departamentos dentro de la Universidad de Guayaquil ........................................ 22

2.5.1. Manual de Funciones ......................................................................................... 22

2.6. Marco contextual ....................................................................................................... 26

2.7. Marco conceptual ...................................................................................................... 28

2.8. Marco legal ................................................................................................................ 29

2.8.1. Constitución de la Republica ............................................................................. 29

2.8.2. Ley Orgánica de Educación superior ................................................................. 29

2.8.3. Reglamento de Régimen Académico ................................................................. 30

2.8.4. Instructivo de Transición de Pasantías/Prácticas Pre -Profesionales y de

Servicio Comunitario ....................................................................................................... 31

Capítulo III ............................................................................................................................... 32

3.1. Marco metodológico ................................................................................................. 32

3.1.1. Métodos de nivel teórico .................................................................................... 32

3.1.2. Métodos de nivel empírico ................................................................................. 33

3.1.3. Métodos estadísticos matemáticos ..................................................................... 34

3.1.4. Tipo de investigación ......................................................................................... 35

3.1.5. Alcance de la investigación ............................................................................... 36

3.1.6. Población y muestra ........................................................................................... 37

XI



3.1.7. Recopilación y análisis de la información ......................................................... 40

3.1.8. Análisis de los resultados ................................................................................... 57

3.1.9. Conclusión del análisis de los resultados ........................................................... 58

Capítulo IV............................................................................................................................... 59

4.1. Justificación ............................................................................................................... 59

4.2. Contenido de la propuesta ......................................................................................... 60

4.3. Objetivos ................................................................................................................... 60

4.3.1. Objetivo general ................................................................................................. 60

4.3.2. Objetivos Específicos......................................................................................... 60

4.4. Desarrollo de la propuesta ......................................................................................... 61

1. Estructura jerárquica .............................................................................................. 62

2. Funciones ............................................................................................................... 63

Conclusiones ............................................................................................................................ 75

Recomendaciones .................................................................................................................... 76

Referencias ............................................................................................................................... 77

Anexos ..................................................................................................................................... 81

A - Entrevista al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas Pre - Profesionales ... 81

B. Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA.................................... 83

XII



Índice de tablas

Tabla 1 Matriz FODA – Factores Internos ............................................................................... 8

Tabla 2 Matriz FODA – Factores Externos ............................................................................... 9

Tabla 3 Operacionalización de las Variable Independiente ..................................................... 12

Tabla 4 Operacionalización de las Variable Dependiente ....................................................... 12

Tabla 5 Contenido Manual de Funciones ................................................................................ 24

Tabla 6 Población colaboradores ............................................................................................. 37

Tabla 7 Población estudiantes .................................................................................................. 38

Tabla 8 Datos ........................................................................................................................... 39

Tabla 9 Estratificación de la muestra ....................................................................................... 39

Tabla 10 ¿Sabe usted si este Departamento cuenta con un organigrama? ............................... 40

Tabla 11 ¿Conoce la misión y visión de este Departamento? ................................................. 41

Tabla 12 ¿Este Departamento depende de algún otro Departamento? .................................... 42

Tabla 13 ¿Qué cargo ocupa usted en este departamento? ........................................................ 43

Tabla 14 ¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo? ............................................. 44

Tabla 15 ¿Ud. es contratado o con nombramiento? ................................................................. 45

Tabla 16 ¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo? .................... 46

Tabla 17 ¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo? ...... 47

Tabla 18 ¿En qué semestre se encuentra? ................................................................................ 49

Tabla 19 ¿Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre- profesionales? ........................................ 50

XIII



Tabla 20 ¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa? .. 51

Tabla 21 ¿Se le asignó tutor académico oportunamente? ........................................................ 52

Tabla 22 ¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico? .............................. 53

Tabla 23 Una vez terminadas las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales, la elaboración de la

memoria ¿Cuánto tiempo le tomó? .......................................................................................... 54

Tabla 24 ¿El certificado de pasantías/prácticas pre -profesionales en cuanto tiempo se lo

entregaron? ............................................................................................................................... 55

Tabla 25 Califique la atención recibida por parte del departamento pasantías/prácticas pre –

profesionales ............................................................................................................................ 56

Tabla 26 Autorizaciones .......................................................................................................... 74

XIV



Índice de figuras

Figura 1Matriz Causa – Efecto Información obtenida por el método de observación directa al

Departamento de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales de la FCA. ....................................... 7

Figura 2 ¿Sabe usted si este departamento cuenta con un organigrama? ................................ 40

Figura 3 ¿Conoce la misión y visión de este departamento? ................................................... 41

Figura 4 ¿Este departamento depende de algún otro departamento? ....................................... 42

Figura 5 ¿Qué cargo ocupa usted en este departamento? ........................................................ 43

Figura 6 ¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo? ............................................. 44

Figura 7 ¿Ud. es contratado o con nombramiento? ................................................................. 45

Figura 8 ¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo? .................... 46

Figura 9 ¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo? Nota:

Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de

la FCA - diciembre del 2017 .................................................................................................... 47

Figura 10 ¿En qué semestre se encuentra? .............................................................................. 49

Figura 11 ¿Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre- profesionales? ....................................... 50

Figura 12 ¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa? . 51

Figura 13 ¿Se le asignó tutor académico oportunamente?....................................................... 52

Figura 14 ¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico? ............................. 53

Figura 15 Una vez terminadas las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales, la elaboración de la

memoria ¿Cuánto tiempo le tomó? .......................................................................................... 54

https://d.docs.live.net/a4ed577407d6e99d/TESIS/MDF%20-%20NUEVO.docx#_Toc506480863



















XV



Figura 16 ¿El certificado de pasantías/prácticas pre -profesionales en cuanto tiempo se lo

entregaron? ............................................................................................................................... 55

Figura 17 Califique la atención recibida por parte del departamento pasantías/prácticas pre –

profesionales ............................................................................................................................ 56

Figura 18 Organigrama del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales .......... 62





XVI



“Diseño de un Manual de Funciones para el Departamento de

Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la Facultad de Ciencias

Administrativas”

Autor(es): Merchán Morán Karen Solange


Tutor: Ing. Lorenzo Martínez Coello, MAE

RESUMEN

El presente proyecto de investigación comprende un estudio al Departamento de

Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la Facultad de Ciencias Administrativas, para

identificar los procesos que en él se desarrollan. En base al estudio realizado se determinó

como propuesta el diseño de un Manual de funciones para que haya un mejoramiento y

optimización de las funciones del personal que integran dicho departamento.

Palabras Claves: Estructuración, Cargos, Mejoramiento, Optimización, Manual de

Funciones.

XVII



"Design of a Manual of Functions for the Department of Internships / Pre -

Professional Practices of the Faculty of Administrative Sciences"

Authors: Merchán Morán Karen Solange


Advisor: Ing. Lorenzo Martínez Coello, MAE

ABSTRACT

The present research project includes a study to the Department of Internships / Pre -

Professional Practices of the Faculty of Administrative Sciences, to identify the processes

that are developed in it. Based on the study carried out, the Design of the Manual of functions

was determined as a proposal so that there is an improvement and optimization of the

functions of the personnel that make up this department.

Keywords: Structuring, Positions, Improvement, Optimization, Function Manual

1

Introducción

El Departamento de Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales de la Facultad de Ciencias

Administrativas es la unidad encargada de planificar y organizar las diferentes fases del

proceso de las Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales, siendo este un requisito previo para la

obtención del título profesional de los estudiantes.

Pese a que el departamento lleva varios años operando en sus actividades, no cuenta con

una estructura de los cargos y definición de las funciones para cada colaborador, haciendo

que algunas de las tareas que se realizan se dupliquen o en otros casos no se lleguen a realizar

en el tiempo estimado.

El presente proyecto de investigación está enfocado en el diseño de un Manual de

Funciones, el cual comprende la organización de los diferentes cargos que se integran en el

Departamento de Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales, aportando de esta manera al

mejoramiento en sus procesos diarios de una manera eficaz y eficiente.

El diseño del Manual de Funciones se lo realizó con el fin de aportar a la mejoría en el

desarrollo de las actividades de los miembros del departamento como reducir las cargas

laborales, agilitar el desarrollo de las tareas y delimitar las funciones a cada uno de los

colaboradores.

2

Capítulo I

Las diferentes Facultades y Escuelas que integran la Universidad de Guayaquil, cuentan

con el sistema de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales dentro de sus actividades

académicas como un requisito previo a la obtención del título profesional de los estudiantes,

tal como lo manifiesta la Ley Orgánica de Educación Superior que entró en vigencia el 2010

en que en el artículo 87 dispone:

Como requisito previo a la obtención del título los y las estudiantes deberán acreditar

servicios a la comunidad mediante prácticas o pasantías pre-profesionales

debidamente monitoreadas en los campos de su especialidad, de conformidad con los

lineamientos generales definidos por el Consejo de Educación Superior (Ley Orgánica

de Educación Superior [LOES], 2010, p. 17).

Según el Reglamento de Régimen Académico las Prácticas Pre - Profesionales “son

actividades de aprendizaje orientadas a la aplicación de conocimientos y al desarrollo de

destrezas y habilidades específicas que un estudiante debe adquirir para un adecuado

desempeño en su futura profesión” (Consejo de Educación Superior [CES], 2013, p. 33).

Las Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales buscan crear ese nexo que necesita el

estudiante con la empresa, ya que uno de los principales problemas que tienen los estudiantes

es la inserción laboral pues no pueden aplicar de una manera adecuada los conocimientos que

han adquirido durante su formación universitaria, puesto que no cuentan con la experiencia

necesaria convirtiéndose en una barrera que muchas veces impide a los estudiantes el acceso

al primer empleo (Centurión y Salazar, 2011).

Por ello, la creación del sistema de pasantías es una buena iniciativa en donde los

estudiantes consiguen poner en práctica lo aprendido en un aula de clases y de esta manera

consiguen desarrollar sus destrezas y habilidades dentro del campo laboral.

3

“Las Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales tienen una duración de 240 horas, las mismas

que son distribuidas en los semestres o años lectivos de acuerdo con la planificación

curricular de cada una de las carreras” (Instructivo de transición de pasantías y/o prácticas

pre-profesionales y de servicio comunitario, 2015) con un horario máximo de 6 horas diarias

durante 5 días semanales.

La Reforma de Ley de Pasantías en el sector empresarial en su artículo 7 determinó que,

durante el tiempo de pasantía del estudiante, se deberá acordar la cancelación de un

estipendio mensual no menor a un tercio del salario básico unificado y a este se lo afiliará a la

Seguridad Social (Ley Orgánica para la Promoción del Trabajo Juvenil, 2016, p. 3) El sector

publico tambien contrata pasantes bajo el progama Mi Primer Empleo, creado en el 2007, a

cargo del Ministerio de Trabajo.

En mayo del 2017 el Vicerrector de Formación Académica y Profesional de la

Universidad de Guayaquil dio a conocer un comunicado en donde se dispone que la

realización de las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales al interior de alguna dependencia de

la Universidad de Guayaquil quedan suspendidas a partir del Segundo Ciclo Lectivo 2017 –

2018 siendo obligatoria su ejecución en una institución pública o privada externa, según lo

determina el reglamento de Régimen Interno.

El Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la Facultad de Ciencias

Administrativas [FCA] dio inicios a sus actividades de manera independiente en agosto del

2013, separándose del Departamento de Vinculación, con la finalidad de que exista una

unidad especializada de llevar el proceso de pasantías/prácticas pre – profesionales y de esta

manera cumplir con las disposiciones legales establecida por Ley Orgánica de Educación

Superior.

Este departamento es el encargado de planificar y organizar las diferentes fases del

proceso para la realización de las pasantías/prácticas pre – profesionales tales como: la

4

recepción de la respectiva documentación para dar inicio a las Pasantías/Prácticas Pre -

Profesionales, asignación del tutor, revisión de la memoria final, elaboración y entrega del

certificado de haber realizado las Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales, además establece

relaciones con empresas e instituciones que servirán de plazas para ejecución de dicha

actividad del estudiante.

Asimismo, el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales cuenta con

convenios de cooperación interinstitucional entre la Universidad y diferentes instituciones, en

donde los estudiantes pueden realizar las pasantías, capacitaciones o temas relacionados con

sus actividades académicas.

Actualmente el departamento cuenta con 5 colaboradores distribuidos de la siguiente

manera: 1 Gestor de prácticas, 1 secretaria, 3 coordinadores 1, los 3 coordinador 1 están

designados a la atención de los estudiantes por ventanilla y en ciertas ocasiones la secretaria

también realiza funciones correspondientes a las de un coordinador 1.

Además, se observó que el departamento no cuenta con un área de trabajo independiente

ya que en la actualidad comparte el espacio con el Departamento de Vinculación con la

Sociedad, teniendo dificultades para archivar y localizar los documentos entregados por los

estudiantes.

El departamento cuenta con un pronóstico de atención de 150 estudiantes por día; para

analizar cuánto tiempo están dedicando a la atención del estudiantado se realizó un cálculo

matemático el mismo que nos dio un resultado de 0.14 min/persona1, este no es un cálculo

exacto por cada estudiante, puesto que cada alumno se acerca a ventanilla por diferentes

motivos.

1 Calculo: 150 estudiantes / 3 coordinadores = 50 estudiantes por persona

7 horas laborables / 50 estudiantes = 0.14 min/persona

5

El departamento hace la entrega de la carta que va dirigida a la empresa en donde el

estudiante realizará sus pasantías/prácticas este documento es entregado en un lapso entre 1 a

2 semanas, también el certificado de culminación de pasantías/prácticas tiene un tiempo

máximo de entrega de 1 mes. Asimismo, la investigación de campo permitió percatarnos que

la falta de personal hace que exista un retraso o demora en algunas fases del proceso y esto

ocasiona que los estudiantes sientan inconformidad con la manera de cómo se está llevando

su proceso de pasantías/prácticas pre – profesionales.

La mayoría de los tutores asignados a los estudiantes no pueden hacer las respectivas

visitas o seguimiento por factores como: falta de una asignación de recursos económicos

correspondientes para que se movilicen a las empresas donde se encuentren sus tutoriados o

se encuentran realizando otras actividades dentro de la Facultad debido a que además de

impartir clases también realizan trabajo administrativo.

Por otra parte, se observó que no existe una debida estructuración de los cargos y no están

definidas las funciones para cada colaborador del departamento en un manual, ya que las

tareas que realizan son asignadas por parte del jefe inmediato; este inconveniente hace

necesario considerar que el diseño de un Manual de Funciones ayudaría a la solución de

dicho problema, por lo que al no existir un manual que indique las actividades o funciones

que realice cada colaborador no se tiene un control adecuado del desempeño de los mismos.

6

1.1.Formulación y sistematización del problema

1.1.1. Formulación del problema

¿Qué está causando las ineficiencias del Departamento de Pasantías/Practicas Pre-

Profesionales?

El definir el problema es de suma importancia ya que nos permite plantear una

investigación enfocada a la resolución del mismo, por lo que se considera el desarrollo de la

matriz causa – efecto.

1.1.1.1.Matriz causa y efecto

Para determinar de manera clara los problemas que presenta el departamento, utilizaremos

el diagrama de causa y efecto que “es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que permite

apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que

pueden estar contribuyendo para que estos ocurran” (Ing. Rosero, 2015, p. 16).

Este diagrama fue desarrollado en 1943 por el Profesor Kaoru Ishikawa en Tokio, también

es denominado Diagrama Ishikawa o Diagrama Espina de Pescado por la semejanza que tiene

con el esqueleto de un pescado. El Profesor Kaoru Ishikawa lo utilizó para sintetizar las

opiniones de los ingenieros de una fábrica, cuando discutían algunos problemas de calidad

(Balanzategui, 2011, p. 23).

7

Como se puede identificar en la Matriz Causa – Efecto presentada anteriormente, son

varios problemas por los que atraviesa el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre -

Profesionales de la FCA.

No existe un manual de funciones, lo que ocasiona inconvenientes al no estar designado

un responsable para cada proceso, no hay una distribución de las funciones determinadas para

cada cargo, únicamente cada colaborador realiza las actividades que son ordenadas por su

jefe inmediato.

El espacio físico en el que se desarrollan las actividades es reducido y esto genera la

aglomeración de documentos y dificultad en la localización de los mismos, ya que se lo

realiza de forma manual y no cuenta con un sistema automatizado.

EFECTOS

CAUSAS

Dificultad en la

localización de

documentos.

Aglomeración de

documentación.

No existe

espacio físico

suficiente.

Demora en el

proceso de

pasantías.

Falta de

capacitación.

No hay funciones

detalladas para

cada cargo.

No hay una guía para

nuevas

contrataciones.

No cuenta con un

manual de funciones

INEFICIENCIA DEL

DEPARTAMENTO

No se realiza

evaluaciones

al personal.

Figura 1Matriz Causa – Efecto

Información obtenida por el método de observación directa al Departamento de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales de la FCA.

8

1.1.2. Matriz FODA

Para cualquier organización es de gran importancia contar con un sistema que ayude a

evaluar la situación de la empresa, es por ello que hemos recurrido a la matriz FODA, la cual

nos permite analizar cualquier inconveniente por el que estuviera atravesando el

departamento en estudio. A continuación, se muestra el análisis de la matriz en donde se

identifican los factores internos como las fortalezas, debilidades y los factores externos como

las oportunidades, amenazas del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales.

Factores internos

Tabla 1

Matriz FODA – Factores Internos

Fortalezas Debilidades

Concienciación de los colaboradores sobre los

problemas que tiene el departamento.

Convenios con Instituciones y Universidades.

Buen ambiente laboral.

Carencia de personal.

Falta de capacitación.

No cuenta con espacio

Información obtenida del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales de la FCA.

9

Factores externos

Tabla 2

Matriz FODA – Factores Externos

Oportunidades Amenazas

Número de empresas que demanden

pasantes.

Interés de los estudiantes en apoyar al

departamento en la elaboración de un

manual de funciones.

Las empresas acepten tener convenios de

pasantías con la Universidad de Guayaquil.

Que en la Universidad Guayaquil se

dé un recorte de personal.

Las empresas no acepten a los

pasantes.

Empresas no colaboren con

pasantías de calidad.

Información obtenida del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales de la FCA.

1.1.3. Sistematización del problema

¿Cuáles son las funciones definidas del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-

profesionales?

¿Cuáles son las tareas que desempeñan cada colaborador en el departamento?

¿Cómo se afectan los procesos por la falta de un manual de funciones?

¿Cómo afecta la ausencia del manual de funciones al desempeño de los colaboradores?

1.2.Objetivos de la investigación

1.2.1. Objetivo general

Establecer las causas o incidencias de las deficiencias en el desempeño del Departamento

de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales de la Facultad de Ciencias Administrativas.

10

1.2.2. Objetivos específicos

Identificar las funciones del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales.

Identificar las causas o incidencias de la ineficiencia en el desarrollo de las funciones por

parte de los colaboradores.

Diseñar un manual de funciones.

1.3.Justificación de la investigación

1.3.1. Teórica

Mediante esta investigación se busca aplicar la teoría y conceptos básicos de la

administración acerca del manual de funciones, ya que como se indicó anteriormente no

existe un estudio previo que comprenda la elaboración de un manual de funciones en el

departamento. De esta manera se podrá encontrar la explicación al problema principal del

Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales que afecta de una u otra manera al

desempeño del personal.

1.3.2. Metodológica

Para lograr el cumplimento de los objetivos de este proyecto de investigación, se acudió

al empleo de diferentes métodos para obtención de información, tales como el método

analítico y el inductivo -deductivo para la comprensión de los hechos. Además, se utilizó

otras técnicas de investigación como instrumentos para la obtención de información de una

manera más eficiente., realizándolo por medio de las entrevistas, encuestas y la observación

directa.

1.3.3. Práctica

De acuerdo con los objetivos de la investigación, su resultado permite encontrar

soluciones concretas al problema presentado que incide en los procesos que realiza el

Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales (Hernandez, 2014). El manual de

11

funciones será una herramienta útil para el departamento, ya que permitirá definir las

funciones, tareas y/o actividades del personal, de tal manera que los colaboradores puedan

cumplir con las tareas designadas con eficiencia y eficacia.

1.4.Delimitación de la investigación

1.4.1. Espacio

El estudio en mención se llevó a cabo en el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre –

Profesionales de la Facultas de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil.

1.4.2. Tiempo

Esta investigación se la llevó a cabo en el segundo ciclo lectivo 2017-2018.

1.5.Hipótesis de la investigación

1.5.1. Hipótesis

La falta de un manual de funciones está causando las ineficiencias del personal en el

Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales.

1.5.2. Variables

1.5.2.1.Variable Independiente

Falta de un manual de funciones.

1.5.2.2.Variable Dependiente

Ineficiencia en las funciones del personal del departamento.

12

1.6.Operacionalización de la hipótesis

1.6.1. Operacionalización de las Variable Independiente

Falta de un manual de funciones

Tabla 3

Operacionalización de las Variable Independiente

Conceptualización Dimensión Indicadores Instrumentos

Instrumento o

herramienta de trabajo

que contiene un conjunto

de tareas que desarrolla

cada colaborador en sus

actividades cotidianas.

Organización del

departamento.

Supervisión de

funciones.

Actualización y

desarrollo del

personal.

Manejo de

recursos.

Nivel de

desempeño.

Cumplimiento de

metas.

Encuestas

1.6.2. Operacionalización de las Variable Dependiente

Ineficiencia en las funciones del personal del departamento

Tabla 4

Operacionalización de las Variable Dependiente

Conceptualizació

n

Dimensión Indicadores Instrumentos

“Falta de

capacidad para

realizar una tarea

o función de

manera adecuada”

Estrategias

Coordinación

Mejor

desempeño de

los

colaboradores.

Desarrollo de

tareas de manera

eficaz.

Encuestas

13

Capítulo II

2.1.Antecedentes de la investigación

Se ha analizado e investigado manuales de funciones presentados por universidades que

han elaborado e implementado dicha herramienta, de las cuales se ha elegido tres importantes

universidades del país, las mismas que se detallan a continuación:

La Universidad Politécnica Estatal de Carchi en su proceso de institucionalización

emprendió una serie de proyectos entre esos la elaboración del manual de funciones de las

dependencias administrativas y académico – administrativas de esta universidad basándose en

las competencias definida por la UPEC.

El manual de funciones de esta universidad considera los puestos y funciones sobre la

base de la estructura organizacional reflejada en el organigrama estructural de la Universidad.

Además, determina los perfiles de cumplimiento de conocimientos, experiencia y

competencias de los puestos para garantizar los procesos se realicen correctamente y

comprometer el mejoramiento continuo del trabajo del personal en función del conocimiento

de sus funciones y responsabilidades (Universidad Politecnica Estatal de Carchi [UPEC],

2011).

La otra Institucion de educacion superior que se tomó en consideracion es la universidad

San Francisco de Quito en donde el objetivo de su manual de funciones es presentar la

estructura organizacional de la Universidad de acuerdo con los lineamientos y estrategias

organizacionales de la Institución, garantizando de esta manera la satisfacción de la

comunidad universitaria a través de una organización moderna, flexible y eficiente.

14

La estructura de la USFQ es plana y con pocos niveles jerárquicos, facilitando el

dinamismo y la polifuncionalidad de las personas con el fin de alcanzar un crecimiento

profesional del personal (Universidad San Francisco de Quito [USFQ], 2015).

La Universidad Nacional de Chimborazo utiliza el manual de funciones como un

instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal;

delimitando a su vez las responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación

la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

Mediante el manual de funciones, la administración promueve la actualización en sus

unidades administrativas y desarrollo de estrategias que faciliten el avance hacia una

universidad del futuro, mediante mecanismos que orienten la acción administrativa

institucional hacia la innovación y la calidad (Universidad Nacional de Chimborazo

[UNACH], 2013).

Por último, se realizó la respectiva investigación en la Universidad de Guayaquil y no se

encontró documento alguno de la existencia de un manual de funciones, lo que se halló fue

un Documento Orgánico Funcional que describe algunas funciones de los colaboradores que forman

parte de la Facultad de Psicología, Letras y Ciencias de la Educación.

2.2.Marco teórico

2.2.1. Fundamentos de la administración

La administración ha ido cambiando al pasar del tiempo y lo ha hecho junto a la evolución

del hombre, pues desde sus inicios tuvo la necesidad y la capacidad de pensar, organizar,

decidir y ejecutar algún plan con el fin de satisfacer sus necesidades.

Desde la prehistoria, los primeros habitantes del planeta tuvieron la necesidad de

organizarse para cumplir los objetivos como la caza, pesca, etc. al pasar el tiempo la

población fue creciendo y ya no eran grupos pequeños, si no grandes masas, por lo que hubo

15

la necesidad de buscar nuevas estrategias en la ejecución de sus actividades diarias, esto

aportó al desarrollo de la administración.

Las primeras aportaciones fueron de la civilización sumeria, con registros de sus

operaciones comerciales, primeros dirigentes y funcionarios administrativos profesionales.

Egipto con la construcción de grandes pirámides en donde existieron evidencias de

planeación, organización, control sofisticados (Amaru, 2009).

Conforme fue evolucionando la sociedad la administración fue tomando fuerza y se

comenzó a escribir sobre ella para poder desarrollarse de una manera eficaz y eficiente. En

1910 Henry Ford implantó la jornada laboral de 8 horas y duplico el salario en su planta

dedicada al montaje de autos y en 1916 Fayol publica administración industrial y general

En las décadas de 1960 y 1970, a escala global se comenzó con el uso de computadoras

para tratar problemas administrativos (administración de personal, contabilidad y control de

suministros). Entre las décadas de 1980 y 1990 se aceleró el uso de la tecnología para el

procesamiento de información y las comunicaciones lo que posibilita la fragmentación de las

operaciones de las empresas (Amaru, 2009).

En una época llena de cambios como la que atravesamos hoy en día, la administración se

ha ido convirtiendo en una de las áreas más importantes de la actividad humana. Vivimos en

un mundo donde prevalecen las organizaciones y donde el esfuerzo cooperativo entre los

miembros de las distintas empresas es la base fundamental para alcanzar el éxito o las metas

que se han fijado.

2.2.2. Proceso Administrativo

De acuerdo con Fayol, la administración es una actividad común a todo lo que

emprende el ser humano (familia, negocios, gobierno) y siempre exige algún grado de

16

planeación, organización, dirección, coordinación y control por lo que definió cada uno

de la siguiente manera (Amaru, 2009, p. 78-79).

2.2.2.1.Planeación

“El proceso de planeación es una herramienta para administrar las relaciones con el futuro.

Es una aplicación específica del proceso de decisión, estas decisiones buscan influir en el

futuro o que se pondrán en práctica en él, son decisiones de planeación” (Amaru, 2009, p. 50-

51).

Proceso de planeación

Este comprende tres etapas, cada una de ellas es un proceso de decisión que involucra el

análisis, la evaluación de opciones y la elección de un curso de acción (Amaru, 2009, p. 50-

51).

1. Adquisición de los datos de entrada. “Los datos de entrada son información sobre el

presente, pasado o futuro del ambiente externo y de los sistemas internos de la

organización. Muestran necesidades, amenazas, oportunidades o una situación con la

que debe lidiar el administrador” (Amaru, 2009, p. 51).

2. Procesamiento de los datos de entrada. “Procesar los datos de entrada significa

transformar la información para producir nueva información y decisiones. Es el

núcleo del proceso de planeación” (Amaru, 2009, p. 51).

3. Preparación de un plan. “Un plan es una guía para la acción en el futuro; establece a

qué situación debe llegarse, lo que tiene que hacerse para arribar a ella y los recursos

que se van a aplicar en ese esfuerzo” (Amaru, 2009, p. 51).

17

2.2.2.2.Organización

“Para llevar a cabo los planes es necesario organizar los recursos. Organizar es el proceso

de utilizar cualquier conjunto de recursos en una estructura que facilite la realización de los

planes” (Amaru, 2009, p. 52-53).

Principales etapas o decisiones del proceso de organización

1. División del trabajo. – “La división del trabajo es el proceso por el que una tarea o

función se divide en partes para que esta se le atribuya a una persona o grupo de

personas” (Amaru, 2009, p. 53).

2. Definición de responsabilidades. – “Una vez identificadas las unidades de trabajo

suelen definirse las responsabilidades, que son las obligaciones o deberes de las

personas para realizar las tareas o actividades” (Amaru, 2009, p. 53).

3. Definición de los niveles de autoridad. - Después de dividir el trabajo es necesario

destinar la autoridad a una persona o unidad de trabajo. La autoridad es el derecho

legal que se le otorga a un individuo como jefe o gerente el cual tiene que dirigir y

controlar el comportamiento de los integrantes de su equipo (Amaru, 2009, p. 53).

4. Departamentalización. – “Es la división de las tareas entre los departamentos; es

decir, que cada departamento se le puede asignar la tarea de atender a un tipo

específico de cliente, producir un tipo preciso de producto o cuidar determinada área

geográfica” (Amaru, 2009, p. 53).

2.2.2.3.Dirección

El proceso de dirección consiste en realizar las actividades planeadas, que implican un

gasto de energía física e intelectual. La naturaleza de las actividades varía mucho de un

caso a otro, de acuerdo con el tipo de organización, los objetivos, lo establecido en los

18

planes, la competencia de las personas, la disponibilidad de recursos y otros factores

(Amaru, 2009, p. 56-57).

Actividades importantes

1. Organización del equipo de trabajo

2. Motivar a realizar su mejor esfuerzo

3. Tener una buena comunicación

4. Recompensar al personal ya sea con reconocimientos o con una remuneración.

2.2.2.4.Control

“El proceso de control está vinculado a la realización de objetivos, lo que implica disponer

de información sobre ellos y sobre las actividades encaminadas a lograrlos” (Amaru, 2009, p.

58).

Proceso de control

1. Informa cuales objetivos deben de alcanzarse

2. Informa al sistema sobre su desempeño en comparación con los objetivos.

3. Informa al sistema lo que se debe hacer para asegurar que los objetivos se alcancen.

2.3.Principios básicos de la administración

Frederick Taylor en sus investigaciones se basó en un enfoque sintético, global y universal

de las empresas. En una de sus investigaciones creó los 14 principios de la administración

para lograr eficiencia, disciplina y una correcta delimitación de las funciones.

1. La división del trabajo. – “Tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo

esfuerzo. La división del trabajo permite reducir el número de objetos sobre los cuales

19

deben aplicarse la atención y el esfuerzo. Se reconoce que es el mejor medio para obtener

el máximo provecho de los individuos y las colectividades” (Taylor, 1987, p. 24).

2. Autoridad – Responsabilidad. – “Consiste en el derecho de mandar y en el poder de

hacerse obedecer. No se concibe la autoridad sin la responsabilidad, es decir, sin una

sanción, recompensa o penalidad que acompaña al ejercicio del poder” (Taylor, 1987, p.

25).

3. Disciplina. – “Consiste esencialmente en la obediencia, la asiduidad, la actividad, la

presencia y los signos exteriores de respeto realizados conforme a las convenciones

establecidas entre las empresas y sus agentes” (Taylor, 1987, p. 26).

4. Unidad de mando. – Para la ejecución de un acto cualquiera un agente solo debe

recibir órdenes de un jefe. Esa es la regla de “unidad de mando”, que es de una necesidad

general y permanente y cuya influencia sobre la marcha de los negocios es por lo menos

igual a cualquier otro principio (Taylor, 1987, p. 27-28).

5. Unidad de dirección. – Este principio puede expresarse así: un solo jefe y un solo

programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin. Es esta la condición

necesaria de la unidad de acción, de la coordinación de fuerzas y de la convergencia de

esfuerzos (Taylor, 1987, p. 29).

6. Subordinación del interés particular al interés general. – Este principio nos recuerda

que en una empresa el interés de un agente, o de un grupo de agentes, no debe prevalecer

contra el interés de la empresa; que el interés de la familia deber privar ante el de uno de

sus miembros y que el interés del Estado debe preceder al de un ciudadano o de un grupo

de ciudadanos (Taylor, 1987, p. 29 - 30).

7. Remuneración del personal. – “Constituye el precio del servicio prestado. Debe ser

equitativa y, en todo lo que sea posible, dar satisfacción a la vez al personal y a la

empresa, al empleador y al empleado” (Taylor, 1987, p. 30).

20

8. Centralización. - No es un sistema de administración bueno o malo en sí, pudiendo ser

adoptado o abandonado según la voluntad de los dirigentes o de la influencia de las

circunstancias. La cuestión de la centralización es que se trata únicamente de hallar el

límite favorable de la empresa (Taylor, 1987, p. 37).

9. Jerarquía. - Está constituida por la serie de jefes que va desde la autoridad superior

hasta los agentes inferiores. La vía jerárquica es el camino que siguen, pasando por los

cargos de la jerarquía, las comunicaciones que parten de la autoridad superior o las que le

son dirigidas. Pero no es siempre el camino más rápido, ya que a veces en empresas muy

grandes es largo y se necesita la ejecución de un plan de manera inmediata (Taylor, 1987,

p. 38).

10. Orden. – “Es conocida la fórmula del orden material: Un lugar para cada cosa y cada

cosa en su lugar. La fórmula del orden social es igual: Un lugar para cada persona y

cada persona en su lugar” (Taylor, 1987, p. 40).

11. Equidad. - Anhelo de equidad y de igualdad son aspiraciones que se deben de tener en

cuenta en el trato con el personal. Para dar a estas aspiraciones la mayor satisfacción

posible, sin descuidar ningún principio ni perder de vista el interés general, el jefe de la

empresa debe de poner en juego a menudo sus más altas facultades. Su mayor

preocupación debe ser la de hacer penetrar sentimiento de equidad en todos los niveles de

la escala jerárquica (Taylor, 1987, p. 42).

12. Estabilidad del personal. – “Un agente necesita tiempo para iniciarse en una función

nueva y llegar a desempeñarla bien, admitiendo que esté dotado de las aptitudes

necesarias. El principio de la estabilidad es, pues, como todos los otros, una cuestión de

medida” (Taylor, 1987, p. 42 - 43).

21

13. Iniciativa. – “Una de las más vivas satisfacciones que puede experimentar el hombre

inteligente es concebir un plan y asegurar su buen éxito; es también uno de los más

poderosos estimulantes de la actividad humana” (Taylor, 1987, p. 43).

14. La unión del personal. – “La armonía y la unión del personal de una empresa

constituyen una gran fuerza para ella” (Taylor, 1987, p. 44), ya que de esa forma se

sentirán más identificados con los objetivos de la empresa.

2.4.Universidades públicas

Una Universidad pública es una institución cuya financiación está a cargo principalmente

de un gobierno ya sea este nacional o de alguna entidad sub-nacional, a diferencia de las

universidades privadas.

El sistema educativo público tiene diversas ventajas. Es gratuito, dando la posibilidad al

alumno de aprender una carrera sin ningún tipo de gasto institucional incluida las

instituciones de Educación Superior en donde el Estado garantiza su gratuidad hasta el tercer

nivel.

El Art. 355 de la Constitución de la República del Ecuador señala que:

El Estado reconocerá a las universidades y escuelas politécnicas de autonomía

académica, administrativa, financiera y orgánica, acorde con los objetivos del

régimen de desarrollo y los principios establecidos en la Constitución (Constitución

de la Republica, 2008, p. 163).

En concordancia al artículo mencionado anteriormente se encuentra la Universidad de

Guayaquil siendo una entidad autónoma de derecho público sin fines de lucro; ubicada en la

ciudad de Guayaquil, esta entidad académica superior es una de las más grandes del país y

también una de las más antiguas de la ciudad.

22

La Universidad se inició en 1867 impulsada por los habitantes de la ciudad de Guayaquil

por tener un sitio propio donde formarse de manera profesional. La primera facultad en

instalarse fue la de Jurisprudencia.

Actualmente la Universidad de Guayaquil cuenta con 18 facultades que ofertan 31 carreras

de pregrado, 7 a nivel tecnológico con diferentes especializaciones y 8 carreras cortas. Entre sus

Facultades con mayor afluencia de alumnado se encuentra la Facultad de Ciencias

Administrativas iniciando su actividad en el año 1972 con la escuela de Ingeniería Comercial, en

la actualidad está compuesta por 7 carreras presenciales 2 de educación a distancia.

2.5.Departamentos dentro de la Universidad de Guayaquil

El Estatuto de la Universidad de Guayaquil establece que los departamentos forman parte

de las unidades académicas de la Universidad. El artículo 107 del estatuto mencionado define

a los departamentos como “unidades académicas orientadas a optimizar la formación

académica y profesional integral, transversalizando e integrando saberes relacionados con las

ciencias básicas, tecnologías de información (…) Los departamentos estarán bajo la

dependencia del Vicerrectorado de Formación Académica y Profesional” (Estatuto de la

Universidad de Guayaquil, 2016, p. 46).

2.5.1. Manual de Funciones

El talento humano de cualquier organización juega un papel muy importante, puesto que

es el responsable directo de que exista un buen funcionamiento en la misma. No obstante, en

muchas ocasiones se cometen errores en la distribución de las funciones, actividades o

responsabilidades que son asignadas a los colaboradores, esto puede generar las duplicidades

en sus actividades cotidianas o hasta llegar a omitirlas en algunos casos.

23

Ahora bien, un manual de funciones es “un documento que puntualiza de manera clara

requerimientos y especificaciones necesarias para el desempeño de un cargo, precisando la

acción recíproca que se puede dar con otros procesos, tanto en el ejercicio de

responsabilidades como de funciones” (Servicio Nacional de Aprendizaje [SENA], 2014, p.

6). (Servicio Nacional de Aprendizaje [SENA], 2014)

En la actualidad el manual de funciones cobra una enorme relevancia dentro de las

gestiones de una organización sin importar el ámbito en el que se desempeñe, se ha

convertido en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la organización en

sus diferentes niveles jerárquicos.

Hoy en día es más necesario tener este tipo de documentos dentro de la organización,

puesto que las certificaciones de calidad como ISO (Organización Internacional de

Normalización), OHSAS (Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional), etc.,

requieren de esta herramienta para poder otorgar esta clase de certificados, a su vez los

manuales ayudan a minimizar conflictos de áreas, delimita responsabilidades, se mantiene el

orden, etc.

Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y

experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento sobre un

tema. Dentro del ámbito de los negocios, cada vez se descubre más la necesidad e

importancia de tener y usar manuales, ya que permiten a una organización formalizar sus

sistemas de trabajo, consolidar su inventario tecnológico aplicado, asegurando liderazgo y

posición competitiva (SENA, 2014).

El manual de funciones nos permite documentar los distintos puestos de trabajo,

establecer o completar de ser el caso un organigrama jerárquico – funcional, también nos

permite realizar evaluaciones y valoraciones de puestos de acuerdo a las actividades que

24

realiza cada colaborador, además nos permite identificar las duplicidades en las actividades,

funciones tareas y responsabilidades.

Hay que tomar en cuenta que este tipo de documentos deben de estar en constante

modificación y actualización para adaptarse a los nuevos tiempos, ya que así permitirá una

mejor selección y desempeño del personal.

Para poder analizar las diferentes funciones que existen dentro de un departamento se debe

tener en cuenta las siguientes preguntas: ¿Qué hace el trabajador?, ¿Qué debe saber?, ¿Qué

debe saber hacer?, ¿Cómo debe ser y actuar? Un manual de funciones está constituido por:

Tabla 5

Contenido Manual de Funciones

Contenido Descripción

Nombre del puesto o cargo

Es el título que la empresa le da al puesto. La

persona que lo ocupe derivará de él su

gentilicio.

Misión Es la justificación del puesto, la razón por la

que existe. Resume el objetivo fundamental

del puesto.

Funciones Describe las responsabilidades que la

persona deberá cumplir en su puesto. Se

anunciará en infinitivo.

Frecuencia

Es el número de veces que realiza una

actividad en un tiempo determinado, ya sea

Diaria, Semanal, Mensual o Anual.

Tareas Señala las actividades concretas que se

realizaran, correspondientes a cada función.

25

Líneas de autoridad Es la relación de dependencia del puesto.

Cuál es el puesto inmediato superior (jefe) y

que puestos le reportan (subalternos).

Información obtenida de (Montalván, 1999, p. 26).

2.5.1.1.Objetivos del Manual de Funciones

El principal objetivo del manual de funciones es mantener informado al personal sobre sus

funciones, estructura organizacional y los alcances que desea obtener. Los manuales se

diseñan con la finalidad de cumplir una función específica, esto hace que cumplan otros

objetivos como los siguientes:

“Informar y capacitar al personal en los objetivos, sus logros y cómo alcanzarlos; las

funciones correspondientes al puesto de trabajo, su ejercicio y mejoramiento; las

relaciones de interdependencia laboral con otros puestos de trabajo y de integralidad

personal” (SENA, 2014, p. 8).

“Delimitar funciones, desempeños y conexiones internas a cada unidad

administrativa, precisando las responsabilidades a sumir, la eliminación de

posibilidades de repetición de tareas o procedimientos; el control de omisiones por

descuido, inadvertencias u otras situaciones” (SENA, 2014, p. 9).

“Orientar con sentido de acción comprometida la ejecución correcta de las labores

asignadas al personal, propiciando la estandarización con sentido de calidad y

mejoramiento laboral” (SENA, 2014, p. 9).

“Facilitar la orientación e incorporación de funciones y procesos al personal recién

vinculado, adiestrándolo de manera proactiva y con sentido de servicio, posibilitando

su integración con el proceso y compañeros” (SENA, 2014, p.9).

26

“Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas

administrativas” (SENA, 2014, p,9).

2.5.1.2.El manual como herramienta de comunicación

Desde lo administrativo, resulta clave para el procesamiento de toda información a partir

de la expresión escrita, ya que, a partir de palabras como: objetivos, planes, políticas,

procedimientos, estructuras, delegación, funciones, etc., se hace posible establecer complejas

normas de coordinación (SENA, 2014, pág. 13)

La comunicación escrita puede transmitir decisiones (de nivel alto, medio y bajo),

ordenamientos concretos sobre procedimientos o guías, o bien, las políticas vigentes en el

organismo. La comunicación administrativa escrita y plasmada a través de manuales a

manera de guías, instructivos, reglamentos, etc., conforman un documento oficial que puede

considerarse parte del control interno (SENA, 2014, p. 13).

Su estructuración depende de la magnitud de la organización, de su dinámica o de su

crecimiento. Los manuales son un medio que ayuda al personal, permitiéndole determinar por

sí mismo lo que se espera de él, además, cuándo y cómo lograrlo (SENA, 2014, p. 13).

2.6.Marco contextual

La ciudad de Guayaquil es una de las ciudades más grandes y pobladas del Ecuador, la

urbe porteña es un lugar que tiene un desarrollo laboral bastante acelerado por lo que

actualmente muchas de las empresas que hay en la ciudad necesitan personas que estén o

tengan estudios de nivel superior.

De acuerdo al CEAACES (Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la

Calidad de la Educación Superior) organismo que determina cuales son las universidades

acreditadas, el mismo que estipula que en esta ciudad hay tres universidades públicas y 9

27

universidades privadas las mismas que tienen una gran afluencia de estudiantes que se

preparan académicamente día tras día siendo la Universidad de Guayaquil la que más

estudiantes acapara.

Dentro de la Universidad de Guayaquil se encuentran Facultades de distintas

especialidades, una de ellas es la Facultad de Ciencias Administrativas la cual es una de la

que más estudiantes posee; estos mismos estudiantes para poder llegar a titularse deben de

pasar por un largo proceso de preparación académico, además de cumplir con otros requisitos

como vinculación con la sociedad y la respectiva pasantía/prácticas pre-profesionales.

Dentro de la Facultad de Ciencias Administrativas hay diferentes carreras las cuales los

estudiantes puedan escoger y prepararse a nivel superior, además existen distintos

departamentos que manejan diferentes procesos de la Facultad, por lo tanto, el departamento

que nos enfocamos para realizar dicha investigación es el Departamento de

Pasantías/Prácticas Pre-profesionales.

El Departamento de Pasantías/Practicas Pre-profesionales es la unidad encargada de

gestionar todo trámite que tenga relación a las pasantías, su misión departamental es:

Brindar diversos escenarios de empresas públicas, privadas o comunitarias, como un

espacio de aprendizaje que tiene como misión la formación de actores culturales que

respondan profesionalmente, y que sean capaces de generar cambios a las

problemáticas de la sociedad apoyándose en lo teórico y en lo práctico mediante

acciones académicas aportando soluciones para el desarrollo del país (Departamento

de Pasantias/Practicas Pre-Profesionales, 2017).

28

2.7.Marco conceptual

Cargo laboral. – “Conjunto de funciones y tareas desarrolladas por un trabajador

que manifiestan una integridad en correspondencia con los objetivos de la

organización” (Paredes, 2010).

Convenio. – “Es todo acto celebrado entre la Universidad de Guayaquil y otras

personas jurídicas de derecho público o privado, nacionales o extranjeras cuya

finalidad sea aprovechar mutuamente sus recursos o fortalezas” (Departamento de

Pasantias/Practicas Pre-Profesionales, 2017, p. 18).

Convenio Marco. – “También conocidos como convenios generales, son

instrumentos de cooperación entre dos o más instituciones públicas o privadas, sin

implicaciones financieras directas que permitan la cooperación promoviendo el

desarrollo de investigaciones u otras actividades” (Departamento de

Pasantias/Practicas Pre-Profesionales, 2017, p. 19).

Convenios Específicos. - Son aquellos que permiten la funcionalidad del convenio

marco, porque promueve la cooperación en áreas de interés común, y tiene la función

de implementar y efectuar las modalidades de cooperación mencionadas

anteriormente, definiendo así las actividades y el plan de trabajo a ser ejecutadas

(Departamento de Pasantias/Practicas Pre-Profesionales, 2017, p. 19).

Manual de Funciones. – “Es un documento que puntualiza de manera clara

requerimientos y especificaciones necesarios para el desempeño de un cargo,

precisando la acción recíproca que se puede dar con otros procesos, tanto en el

ejercicio de responsabilidades como de funciones” (SENA, 2014).

Pasantías. – Se entiende como pasantía a la actividad complementaria que en virtud

de un convenio o contrato realizan los estudiantes de Educación Superior, para poner

en práctica sus conocimientos académicos y adquirir experiencia en el campo laboral

29

vinculado a su carrera estudiantil (Ley General de Pasantías y Prácticas Pre

Profesionales, 2013, p. 8).

Prácticas pre-profesionales. · “Son actividades de aprendizaje orientadas a la

aplicación de conocimientos y al desarrollo de destrezas y habilidades específicas

que un estudiante debe adquirir para un adecuado desempeño en su futura profesión”

(Consejo de Educación Superior [CES], 2013, p. 34).

2.8.Marco legal

El Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales se rige bajo un marco legal

para poder llevar un buen funcionamiento en sus actividades, la cual está dado por leyes,

instructivos y reglamentos las cuales se detallan a continuación:

2.8.1. Constitución de la Republica

Art. 350.- El sistema de educación superior tiene como finalidad la formación

académica y profesional con visión científica y humanista; la investigación científica y

tecnológica; la innovación, promoción, desarrollo y difusión de los saberes y las culturas;

la construcción de soluciones para los problemas del país, en relación con los objetivos del

régimen de desarrollo (Constitución de la Republica, 2008, p. 162).

2.8.2. Ley Orgánica de Educación superior

Esta Ley regula el Sistema de Educación Superior en el país, a los organismos e

instituciones que lo integran: determina derechos, deberes y obligaciones de las personas

naturales y jurídicas, y establece las respectivas sanciones por el incumplimiento de las

disposiciones contenidas en la Constitución y la presente Ley (Ley Orgánica de Educación

Superior [LOES], 2010, p. 7).

30

Art. 87.- Requisitos previos a la obtención del título. - Como requisito previo a la

obtención del título, los y las estudiantes deberán acreditar servicios a la comunidad

mediante prácticas o pasantías pre-profesionales debidamente monitoreadas en los campos

de su especialidad, de conformidad con los lineamientos generales definidos por el

Consejo de Educación Superior. Dichas actividades se realizarán en coordinación con

organizaciones comunitarias, empresas e instituciones públicas y privadas relacionadas

con la respectiva especialidad. (LOES, 2010, p.29).

2.8.3. Reglamento de Régimen Académico

El presente reglamento regula y orienta el quehacer académico de las Instituciones De

Educación Superior (lES) en sus diversos niveles de formación, incluyendo sus

modalidades de aprendizaje o estudio y su organización en el marco de lo dispuesto en la

Ley Orgánica de Educación Superior (CES, 2013, p.3).

Artículo 89.- Pasantías. – “Cuando las prácticas pre profesionales se realicen bajo la

figura de pasantía serán reguladas por la normativa aplicable a las pasantías, sin modificar el

carácter y los efectos académicos de las mismas” (CES, 2013, p. 34).

Artículo 90. · Prácticas pre profesionales. · Son actividades de aprendizaje

orientadas a la aplicación de conocimientos y al desarrollo de destrezas y habilidades

específicas que un estudiante debe adquirir para un adecuado desempeño en su futura

profesión. Estas prácticas deberán ser de investigación-acción y se realizarán en el

entorno institucional, empresarial o comunitario, público o privado adecuado para el

fortalecimiento del aprendizaje (CES, 2013, p. 34).

31

Artículo 93.- Realización de las prácticas pre profesionales. -

7. “En el convenio específico con la institución o comunidad receptora, deberá establecerse la

naturaleza de la relación jurídica que ésta tendrá con el estudiante” (CES, 2013, p.35).

a. “Si es únicamente de formación académica, se excluye el pago de un estipendio mensual y

de ser necesario se utilizará un seguro estudiantil por riesgos laborales” (CES, 2013, p.35).

b. “Si se acuerda, además de la formación académica, el pago de un estipendio mensual, se

considerará una pasantía, ésta se regirá por la normativa pertinente e incluirá la afiliación del

estudiante al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social” (CES, 2013, p.35).

2.8.4. Instructivo de Transición de Pasantías/Prácticas Pre -Profesionales y de

Servicio Comunitario

El presente instructivo tiene por objeto establecer las bases y lineamientos generales

para la realización de las Pasantías/Prácticas Pre Profesionales y de servicio

comunitario de los estudiantes que cursan sus estudios en las diferentes carreras las

Facultades de la Universidad de Guayaquil (Universidad de Guayaquil [UG], 2015, p.

4).

6.2. La duración de las actividades de pasantía y/o práctica pre-profesional

dependerá de la planificación del tutor Académico de cada una de las cátedras que

sirven de marco para las actividades. La suma de las horas dedicadas a pasantías o

prácticas pre-profesionales será en un mínimo de 240 horas, las mismas que serán

distribuidas en los semestres o años lectivos de acuerdo a la planificación curricular de

cada una de las carreras. (UG, 2015, p. 10)

32

Capítulo III

3.1.Marco metodológico

El diseño metodológico nos permite responder a la pregunta ¿Cómo se investigará el

problema?, por lo que hay que determinar los métodos, tipos de investigación, técnicas e

instrumentos a utilizar para la realización del tema a investigar, alcanzando los objetivos

propuestos y dar una solución al problema.

Con el diseño metodológico se pretende justificar el tipo de estudio elegido, el cual debe

estar vinculado directamente con la problemática existente que dio origen a esta

investigación. Kerlinger (1979) afirma “El diseño que está bien concebido el producto final

de un estudio (sus resultados) tendrá mayor posibilidad de ser válido” (Torres y Júber, 2004,

p. 1).

3.1.1. Métodos de nivel teórico

“Son aquellos que permiten revelar las relaciones esenciales del objeto de investigación,

son fundamentales para la comprensión de los hechos y para la formación de las hipótesis de

investigación” (Justo, 2008, p. 9). En este caso se tomaron en cuenta los siguientes métodos:

3.1.1.1.Método Analítico

“Está integrado por el desarrollo del análisis y la síntesis, mediante el cual se descompone

un objeto, fenómeno o proceso en los principales elementos que lo integran para analizar,

valorar y conocer sus particularidades” (Zayas, 2010), ayudándonos a conocer más el objeto

de estudio.

Para este proyecto de investigación, el método analítico nos permitió conocer los

elementos que intervienen en realización de las tareas de los colaboradores como lo son las

causas y efectos, para así poder determinar de una manera más certera lo que ocasiona la

33

problemática que se está investigando y con esto poder tener mejores resultados con el diseño

del manual de funciones.

3.1.1.2.Método Inductivo – Deductivo

“Combina la inducción y la deducción. La inducción expresa el movimiento de lo

particular a lo general, se llega a generalizaciones partiendo del análisis de casos particulares,

mientras la deducción expresa el movimiento de lo general a lo particular” (Zayas, 2010).

Este tipo de método nos permitió descubrir que en el Departamento de Pasantías/Prácticas

Pre-Profesionales no existe un manual de funciones que delimite lo que debe realizar cada

colaborador, por lo que se tomó en consideración a ciertas Universidades que han diseñado y

posteriormente implementado un manual de funciones dando a conocer como esta

herramienta les ha beneficiado tanto en la organización como en el mejoramiento continuo.

3.1.2. Métodos de nivel empírico

“Son métodos utilizados para profundizar en el estudio de los fenómenos, pudiendo

establecer leyes generales a partir de la conexión que existe entre la causa y el efecto en un

contexto determinado” (Nicuesa, 2015). Para este caso se tomaron en cuenta los siguientes

métodos:

3.1.2.1.Observación directa

Se define como el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que

necesitamos para resolver un problema de investigación. Este conoce la realidad y

permite definir previamente los datos más importantes que deben recogerse por tener

relación directa con el problema de investigación (Méndez, 2011, p. 250).

Para este proyecto de investigación aplicamos el método de observación directa, ya que

con este podemos evidenciar las diferentes actividades que realiza cada colaborador en el

departamento.

34

3.1.2.2.Encuesta

“La recolección de datos de información mediante la encuesta se hace por medio de

formularios, este nos permite conocer las opiniones de los individuos en relación con el

objeto de investigación” (Méndez, 2011, p. 252)

En este caso, la encuesta fue dirigida a los estudiantes de la FCA de 8vo semestre, para la

elaboración de las encuestas se escogió el método de preguntas cerradas para que así los

encuestados tengan una mayor facilidad al momento de contestar tales preguntas y con esto

poder determinar la apreciación que tienen del desempeño del departamento en lo que

corresponde a los procesos de las Pasantías/Practicas Pre-Profesionales.

3.1.2.3.Entrevista

Se llevó a cabo una conversación dirigida con el personal del departamento, usando un

formato de preguntas en donde se buscó recoger información necesaria para este proyecto.

Se hizo la elaboración de un cuestionario de preguntas para poder realizar la debida

entrevista a los respectivos miembros del departamento y así poder ir determinando las

funciones y actividades que realizan cada uno.

3.1.3. Métodos estadísticos matemáticos

“La tabulación es el proceso mediante el cual los datos recopilados se organizan y

concentran, con base a determinadas ideas o hipótesis, en tablas o cuadros para su tratamiento

estadístico” (Figueroa, 2016).

Para llevar a cabo el método de tabulación se requiere seguir una serie de fases o pasos

durante el proceso investigativo, los cuales se detallan a continuación:

Definir un método para la recolección de datos (encuesta).

35

Se ejecuta el método de recolección de datos vía on-line por medio de la plataforma

de Google Formularios y posteriormente se tabula, el cual la misma plataforma nos

arroja las tabulaciones de cada pregunta de manera automática.

Análisis e interpretación de los resultados.

Elaboración de conclusiones en base a los porcentajes de los resultados obtenidos.

3.1.4. Tipo de investigación

Para este proyecto de investigación se utilizó el enfoque mixto, ya que, “implica un

conjunto de procesos de recolección, análisis y vinculación de datos cuantitativos y

cualitativos en un mismo estudio o una serie de investigaciones para responder a un

planteamiento del problema” (Hernandez, 2014, p. 532) El enfoque mixto ofrece varias

ventajas para ser utilizado:

Lograr una perspectiva más amplia y profunda del fenómeno.

Producir datos más ricos y variados mediante la multiplicidad de observaciones, ya

que se consideran diversas fuentes y tipos de datos, contextos o ambientes y

análisis.

Permite una mejor exploración y explotación de los datos.

Posibilidad de tener mayor éxito al presentar resultados a una audiencia.

Desarrollar nuevas destrezas o competencias en materia de investigación, o bien

reforzarlas. (Hernandez, 2014, p. 537)

36

3.1.5. Alcance de la investigación

“Visualizar que alcance tendrá nuestra investigación es importante para establecer sus

límites conceptuales y metodológicos” (Hernandez, 2014, p. 88).

3.1.5.1.Exploratorio

Se emplea este tipo de estudio cuando el objetivo consiste en examinar un tema poco

estudiado o novedoso. Los estudios exploratorios sirven para familiarizarnos con fenómenos

relativamente desconocidos, obtener información sobre la posibilidad de llevar a cabo una

investigación más completa respecto de un contexto particular, indagar nuevos problemas

identificar conceptos o variables (Hernandez, 2014, p. 91).

3.1.5.2.Descriptivo

“Con este estudio se busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de

personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a

un análisis” (Hernandez, 2014, p. 92).

Con este estudio identificaremos las funciones que desempeña cada colaborador en el

departamento, los niveles jerárquicos, el número de personas que laboran en la actualidad y

de esta manera obtendremos con precisión la situación en la que se encuentra el

departamento.

37

3.1.6. Población y muestra

3.1.6.1.Población

Departamento

Se trabajó con todos los colaboradores (población) del Departamento de

Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales los cuales actualmente son:

Tabla 6

Población colaboradores

Cargo # de Personas

Jefe de Área 1

Secretaria 1

Coordinador 1 3

Total 5

Nota: Información obtenida del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de

la FCA al 22/08/2017.

El departamento está conformado por 5 colaboradores, por lo que al ser pocas las personas

que integran del departamento no se puede calcular una muestra y fueron entrevistados todos

los empleados para obtener los datos necesarios.

38

Estudiantes

Para la encuesta de los estudiantes de la FCA se trabajó con los estudiantes de 8vo

semestre modalidad semestral, con un total de 1.380 estudiantes de las carreras listadas a

continuación:

Tabla 7

Población estudiantes

Carrera # de Alumnos

Ing. Comercial 404

CPA 364

Gestión Empresarial 148

Comercio Exterior 150

ISAC 77

Ing. Marketing 151

Tributación y Finanzas 80

ICV 5

CPAV 1

Total 1,380

Información obtenida del Departamento de Sistemas de la FCA del periodo lectivo 2016-

2017 CI.

3.1.6.2.Muestra

Se usó la siguiente formula estadística para el cálculo del tamaño de la muestra de una

población finita, es decir, un tamaño de población conocido que es de 1.380 estudiantes de la

Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil.

Z Nivel de confianza N Universo

P Probabilidad a favor e Error de estimación

Q Probabilidad en contra n Tamaño de la muestra

39

Tabla 8

Datos

𝒏 = (𝒛𝟐)(𝒏)(𝑷)(𝑸)

(𝒆𝟐)(𝒏 − 𝟏) + (𝒛𝟐)(𝑷)(𝑸)

𝒏 = (𝟏, 𝟓𝟒𝟐)(𝟏. 𝟑𝟖𝟎)(𝟎, 𝟓)(𝟎, 𝟓)

(𝟎, 𝟏𝟐𝟓𝟐)(𝟏. 𝟑𝟖𝟎 − 𝟏) + (𝟏, 𝟓𝟒𝟐)(𝟎, 𝟓)(𝟎, 𝟓)

𝒏 = 𝟑𝟕

La muestra representativa a la población es de 37 personas a los que se realizó la encuesta.

3.1.6.3.Estratificación de la muestra

Tabla 9

Estratificación de la muestra

DATOS

Z 1,54

e 12.5%

P 0,5

Q 0,5

N 1.380

Carrera Estratificación de la muestra %

Ing. Comercial 9 30%

CPA 8 27%

Gestión Empresarial 3 10%

Comercio Exterior 3 10%

ISAC 2 7%

Ing. Marketing 1 3%

Tributación y Finanzas 2 7%

ICV 1 3%

CPAV 1 3%

Total 30 100%

40

3.1.7. Recopilación y análisis de la información

3.1.7.1.Entrevista a los colaboradores del Departamento de Pasantías/Practicas Pre-

Profesionales

Se realizó una entrevista a cada uno de los colaboradores del departamento, en donde se

obtuvo la siguiente información:

1. ¿Sabe usted si este departamento cuenta con un organigrama?

Tabla 10

¿Sabe usted si este Departamento cuenta con un organigrama?

Alternativas Absolutos Relativos

Si 5 100%

No 0 0%

Total 5 100% Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del

2017

Análisis

Según los datos recabados por medio de la encuesta realizada cada uno de los que

conforman el Departamento de Pasantías/Practicas Pre-Profesionales tiene conocimiento de

la existencia del organigrama del departamento.

Figura 2

¿Sabe usted si este departamento cuenta con un organigrama?

Nota: Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del

2017

100%

0%

Si

No

41

2. ¿Conoce la misión y visión de este departamento? (si la respuesta es no, por qué)

Tabla 11

¿Conoce la misión y visión de este Departamento?


Si 5 100%

No 0 0%

Total 5 100%

Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del

2017

Análisis

El resultado de lo encuestado informa que el personal tiene total y completo conocimiento

en lo que respecta a la misión y visión del departamento.

Figura 3

¿Conoce la misión y visión de este departamento?

Nota: Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre

del 2017

100%

0%

Si

No

42

3. ¿Conoce usted si el departamento depende de algún otro departamento?

Tabla 12

¿Este Departamento depende de algún otro Departamento?


Si 5 100%

No 0 0

Total 5 100%


2017

Análisis

Según lo encuestado los colaboradores si tienen conocimiento que el departamento si

depende de otro Departamento el cual es Coordinación de Formación Académica.

100%

0%

Si

No

Figura 4

¿Este departamento depende de algún otro departamento?


del 2017

43

4. ¿Qué cargo ocupa usted en este departamento?

Tabla 13

¿Qué cargo ocupa usted en este departamento?


Gestor de Prácticas Pre

Profesionales

1 20%

Secretaria 1 20%

Coordinador 1 3 60%

Total 5 100%


2017

Análisis

El Departamento de Prácticas/Pasantías Pre-Profesionales cuenta con 5 integrantes de los

cuales se dividen en: Gestor de Prácticas Pre Profesionales, Secretaria y Coordinadores.

Figura 5

¿Qué cargo ocupa usted en este departamento?


del 2017

20%

20%60%Gestor de Prácticas Pre Profesionales

Secretaria

Coordinador 1

44

5. ¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo?

Tabla 14

¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo?


1 a 2 años 2 40%

3 a 10 años 3 60%

11 o más años 0 0%

Total 5 100% Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del

2017

Análisis

La mayoría del personal de este departamento tiene un tiempo de 3 a 10 años laborando

mientras que la otra parte del personal tiene muy poco tiempo, pero no ha influenciado ya que

se han podido adaptar a la forma de trabajo.

Figura 6

¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo?


del 2017

40%

60%

0%

1 a 2 años

3 a 10 años

11 o más años

45

6. ¿Ud. es contratado o con nombramiento?

Tabla 15

¿Ud. es contratado o con nombramiento?


Contratado 2 40%

Nombramiento 3 60%

Total 5 100%


2017

Análisis

Según la entrevista realizada, 3 de los colaboradores cuentan con nombramiento y 2 son

contratados.

40%

60% Contratado

Nombramiento

Figura 7

¿Ud. es contratado o con nombramiento?


del 2017

46

7. ¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo?

Tabla 16

¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo?


Si 1 20%

No 4 80%

Total 5 100%


Análisis

La gran mayoría de los que forman parte de este departamento no recibieron ningún tipo

de manual sobre el cargo que vaya a ejercer, uno de los colaboradores lo que recibió al

momento de ingresar fue una inducción.

20%

80%

Si

No

Figura 8

¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo?


del 2017

47

8. ¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo?

Tabla 17

¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo?


Si 4 80%

No 1 20%

Total 5 100% : Entrevista realizada al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas pre Profesionales de la FCA - diciembre del

2017

Análisis

Gran parte de los colaboradores del departamento están de acuerdo con el diseño y la

posterior implementación de un manual de funciones les ayudaría a desarrollar mejor su

trabajo.

80%

20%

Si

No

Figura 9

¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo?


del 2017

48

Información adicional

1. ¿Qué funciones realiza usted en este departamento?

Las funciones que realiza el jefe de área es la de coordinar, organizar y supervisar las

tareas de los miembros del departamento; la secretaria hace emisión de oficios, ingresa

información en la base de datos y atiende a los estudiantes por ventanilla y, el coordinador

también atiende a los estudiantes y elaboración de certificados de culminación de

Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales.

2. ¿Cuándo usted realiza o solicita algún reporte a quién se dirige?

Todo informe que se realiza sea de cualquier índole siempre va dirigido al Gestor de

Prácticas Pre Profesionales.

49

3.1.7.2.Encuesta a estudiantes de la FCA

Se realizó las encuestas a los estudiantes de 8vo semestre con el fin de conocer sus

experiencias con del departamento y la satisfacción ante el proceso actual, obteniendo la

siguiente información:

1. ¿En qué semestre se encuentra?

Tabla 18

¿En qué semestre se encuentra?


8vo 37 100%

Total 37 100%

Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017

Análisis

Las encuestas fueron contestadas por los estudiantes del 8vo semestre de la FCA, esto se

debe a que la gran mayoría de los estudiantes de este nivel ya han realizado las respectivas

Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales.

0%

100%

8vo

Figura 10

¿En qué semestre se encuentra?

Nota: Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017

50

2. Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre- profesionales?

Tabla 19

¿Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre- profesionales?


Si 35 95%

No 2 5%

Total 37 100%

Análisis

Un gran margen de la población estudiantil perteneciente a FCA de 8vo semestre han

realizado las respectivas Prácticas Pre-Profesionales, mientras que un 5% de los estudiantes

encuestados no ha podido realizarlas.

Figura 11

¿Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre- profesionales?


95%

5%

51

3. ¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa?

Tabla 20

¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa?


1 – 2 semanas 10 27%

3 – 4 semanas 14 38%

5 – 6 semanas 8 22%

7 o más semanas 5 13%

Total 37 100%

Análisis

El tiempo de entrega de la solicitud que va dirigida a la empresa a la que el estudiante va a

realizar sus Pasantías/Prácticas tiene un tiempo de entrega entre 1 a 6 semanas, por lo que

esto no permite que le estudiantado pueda realizar lo más pronto posible sus

Pasantías/Prácticas.

Figura 12

¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa?


1 – 2 semanas

3 – 4 semanas

5 – 6 semanas

7 o más semanas

38%

22%

13%

52

4. ¿Se le asignó tutor académico oportunamente?

Tabla 21

¿Se le asignó tutor académico oportunamente?


Si 32 87%

No 5 13%

Total 37 100%


Análisis

El porcentaje que arroja la gráfica indica que a los estudiantes si se le hace la asignación

de tutor de forma oportunamente.

Figura 13

¿Se le asignó tutor académico oportunamente?


13%

87%

53

5. ¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico?

Tabla 22

¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico?


Si 16 43%

No 21 57%

Total 37 100%


Análisis

La mayoría de los estudiantes no ha tenido un seguimiento por parte de su tutor que se les

fue asignado, las causas podrían ser que al docente no se le haya asignado los recursos

necesarios para poder movilizarse al lugar donde se encuentre su tutoriado realizando las

Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales.

Figura 14

¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico?


57%

43%

54

6. Una vez terminadas las pasantías/prácticas pre – profesionales, la elaboración de la

memoria ¿Cuánto tiempo le tomó?

Tabla 23

Una vez terminadas las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales, la elaboración de la memoria ¿Cuánto tiempo le tomó?


1 – 2 semana 3 8%

3 – 4 semanas 4 11%

5 – 6 semanas 11 31%

7 – 8 semanas 10 28%

más de 9 semanas 8 22%

Total 36 100% Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA – Diciembre del 2017

Análisis

Análisis

Según lo indicado la entrega de las memorias por parte de los estudiantes esta desde los 5

a 9 meses.

Figura 15

Una vez terminadas las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales, la elaboración de la memoria ¿Cuánto tiempo le tomó?


1 – 2 semana

3 – 4 semanas

5 – 6 semanas

7 – 8 semanas

más de 9 semanas

11%

8%

28%

31%

22%

55

7. ¿El certificado de Pasantías/Prácticas Pre -Profesionales en cuanto tiempo se lo

entregaron?

Tabla 24

¿El certificado de pasantías/prácticas pre -profesionales en cuanto tiempo se lo entregaron?


Análisis

El tiempo de entrega del certificado de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales a los

estudiantes es de 5 a 7 semanas.


1 – 2 semana - 0%

3 – 4 semanas 3 8%

5 – 6 semanas 10 27%

más de 7 semanas 24 65%

Total 37 100%

Figura 16

¿El certificado de pasantías/prácticas pre -profesionales en cuanto tiempo se lo entregaron?


1 – 2 semana

3 – 4 semanas

5 – 6 semanas

más de 7 semanas

8%

65%

56

8. Califique la atención recibida por parte del Departamento Pasantías/Prácticas Pre –

profesionales.

Tabla 25

Califique la atención recibida por parte del departamento pasantías/prácticas pre – profesionales

Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA –Diciembre del 2017

Análisis

La gráfica que se presenta notamos que atención brindada esta entre buena y regular, es

decir; que la mayoría de los estudiantes no están conforme con la atención dada por el

Departamento Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales.


Excelente - 0%

Muy buena 1 2%

Buena 18 49%

Regular 18 49%

Mala - 0%

Total 37 100%

Figura 17

Califique la atención recibida por parte del departamento pasantías/prácticas pre – profesionales


49%

49%

57

3.1.8. Análisis de los resultados

Como resultado de las entrevistas que se realizó a los colaboradores del departamento y

las encuestas realizadas a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA con respecto al

desempeño del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales, las principales causas

que estarían provocando la ineficiencia dentro del departamento son las siguientes:

No existe un manual de funciones que delimite las tareas que debe realizar cada

colaborador dentro del departamento.

No tienen un área de trabajo independiente de funcionamiento, ya que en la actualidad

dicho espacio es compartido con el Departamento de Vinculación a la sociedad.

No cuentan con un sistema adecuado de archivo y localización de documentos.

No se realizan capacitaciones a los colaboradores.

Estas causas por ende provocan efectos desfavorables en los servicios que el departamento

brinda a los estudiantes, tales como:

El lapso de entrega de la carta que va dirigida a la empresa donde el estudiante va

desarrollar las Pasantías/Prácticas esta entre 3 a 7 semanas, este tiempo no es el

correcto ya que se retrasa el inicio de las Pasantías/Prácticas del estudiante. El tiempo

adecuado de entrega de este documento es de 1 a 2 semanas.

Por otro lado, el tiempo de entrega del certificado de culminación de

Pasantías/Prácticas está entre 5 de 7 semanas, esto se debe por la acumulación de

trabajo y por la falta de personal. La entrega de este documento tiene que ser en un

plazo de 4 semanas.

Con respecto a la atención brindada por parte del departamento el 98% de los

estudiantes encuestados no están satisfechos con el servicio recibido.

58

3.1.9. Conclusión del análisis de los resultados

Del análisis respectivo tanto de la entrevista a los colaboradores del Departamento de

Pasantías/Practicas Pre-Profesionales como de las encuestas realizadas a los estudiantes se

llegó a la conclusión que no existe cumplimento en los tiempos estipulados en la entrega de la

carta dirigida a la empresa y del certificado de culminación de Pasantías/Prácticas

ocasionando ineficiencia en el departamento, además la atención brindada por parte del

departamento no tiene una buena percepción por los estudiantes.

59

Capítulo IV

Diseño de un manual de funciones para el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre –

Profesionales de la Facultad de Ciencias Administrativas.

La propuesta consiste en el diseño de un manual de funciones que tiene como propósito la

coordinación de actividades y recursos dentro del departamento. Se enfatiza que la necesidad

de un perfil del Talento Humano que se desempeñe de manera exitosa y por lo tanto

contribuya sustancialmente al alcance de los objetivos del departamento.

4.1.Justificación

El desarrollo del presente manual de funciones se fundamenta en los resultados

encontrados de los análisis realizados de las entrevistas y de las encuestas, las que

demostraron que existe una ineficiencia dentro del departamento principalmente por causas

como: la falta de un manual de funciones, no hay espacio adecuado para laborar, falta de un

sistema de archivo y falta de capacitaciones causando efectos como el retraso en la entrega de

documentos y la inadecuada atención a los estudiantes.

La propuesta dará un aporte a los procesos del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-

Profesionales; ya que establecerá que el personal que ejecute labores de servicio debe ser

competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas.

El manual de funciones facilitaría de una mejor manera la asignación del trabajo, y a su

vez ayudaría a observar con mayor facilidad futuros inconvenientes del departamento,

además aportaría en la etapa de selección de personal con los requisitos que se deberían de

tomar en cuenta para nuevas o futuras contrataciones.

60

4.2.Contenido de la propuesta

La propuesta para el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales de la

Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil está compuesta por lo

siguiente:

1. Estructura jerárquica

1.1.Organigrama del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales

2. Funciones

2.1.Gestor de Prácticas Pre Profesionales

2.2.Secretaria

2.3.Coordinador 1

4.3.Objetivos

4.3.1. Objetivo general

Estructurar las funciones del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales y

describir los perfiles de cada puesto con sus respectivas responsabilidades, para que la

coordinación de actividades y recursos dentro del departamento se maneje de manera eficaz.

4.3.2. Objetivos Específicos

Identificar las funciones que se manejan en el Departamento de Pasantías/Practicas Pre-

Profesionales

Definir los perfiles básicos de los puestos del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre –

Profesionales.

Determinar los conocimientos, la experiencia y competencias de los puestos.

61

4.4.Desarrollo de la propuesta

FACULTAD:

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO:

PASANTÍAS/PRÁCTICAS PRE –

PROFESIONALES

MANUAL DE FUNCIONES

Realizado Revisado Aprobado

62

1. Estructura jerárquica

1.1.Organigrama del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales.

Figura 18

Organigrama del Departamento de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales

Gestor de Prácticas Pre-Profesionales

Coordinador 1 Coordinador 1 Coordinador 1

Secretaria

63

2. Funciones

Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Administrativas

Pasantías/Prácticas Pre- Profesionales

Manual de Funciones

Fecha de Aprobación:

DD/MM/AA

I. Nombre del puesto: Gestor de Prácticas Pre – Profesionales

III. Líneas de autoridad

Puesto al que reporta

Jefe de Coordinación de Formación

Académica

Cantidad de personas que le reportan

4 personas

(2 secretarias y 2 coordinadores 1)

IV. Procesos en los que participa

Planificación y organización de las actividades que se realizaran en el departamento.

Administración del Talento Humano, dirigir y controlar cada una de las funciones de

los colaboradores del departamento.

II. Misión del puesto

Planificar, organizar y dirigir el departamento, además gestiona la realización de las

pasantías/practicas pre-profesionales con las empresas de tal manera que los estudiantes

puedan desarrollar dicha actividad de manera eficiente.

64

Aprobación de documentos como la carta dirigida a las empresas en que se van a

realizar las pasantías/practicas pre-profesionales, certificados de culminación del

proceso de pasantías.

Otras funciones determinadas o asignadas por el jefe de Coordinación académica.

V. Funciones y Responsabilidades

Tema/Proceso

Funciones y Responsabilidades

Frecuencia

D S M A O

Planificación y

organización

de las actividades

del departamento.

Diseño e implementación de un plan de

actividades para el departamento

x

Dar orden, sentido y coherencia a las

competencias y tareas que realizan en el

departamento.

x

Diseñar y revisar los procedimientos

correspondientes al ámbito de su

competencia.

x

Administración

de Recursos

Humanos.

Evaluar los resultados de la gestión en el

área de su competencia.

x

Aprobación

de documentos.

Aprobar fechas de inicio y finalización de

las Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales.

x

Firmar certificados de las

Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales. x

D (diario), S (semanal), M (mensual), A (anual), O (ocasional)

65

VI. Objetivos esperados

Responsable Objetivo

Planeación y organización Satisfacción del estudiante

Reportar a autoridades

Mantener al tanto de los procesos a

las autoridades

Administración del Talento Humano Satisfacción de los colaboradores

VII. Conocimientos

Conocimiento de las Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales a nivel superior

Planeación estratégica para el desarrollo de las distintas actividades que se realizaran

en el departamento

Delegación de Responsabilidades a los colaboradores.

VIII. Habilidades

Liderazgo para dirigir al equipo de trabajo de manera eficaz.

Capacidad analítica para poder dar soluciones oportunas a las problemáticas que

puedan presentarse en el departamento.

Habilidad interpersonal, es decir, escuchar a los colaboradores, generar confianza,

comunicarse abiertamente, aprender continuamente, delegar eficazmente, etc.

IX. Experiencia

Tema/Proceso Responsabilidades

Años de laborar en puesto similar Mínimo 2 años

Tipo de empresas en la que ha trabajado Instituciones Educativas

66

X. Requerimientos de puesto


Sexo Indistinto

Estudios Título profesional y/o grado académico de

cuarto nivel.

Disponibilidad de horario Tiempo completo

XI. Competencias laborales

Competencia

laboral

Grado de dominio requerido

(Marcar con una X)

Muy alto Alto Normal Bajo

Compromiso con el departamento

X

Orientación al estudiantado

X

Proactividad

X

Comunicación interpersonal

X

De gestión

X

Trabajo en equipo

X

Aprovechamiento de recursos

X

XII. Autorizaciones

Elaboró Revisó Aprobó

67




Manual de Funciones


DD/MM/AA

Nombre del puesto: Secretaria



Gestor de Prácticas Pre – Profesionales

Cantidad de personas al que reportan

Ninguna

IV. Procesos en lo que participa

Recepción de documentos tales como inscripción de pasantías, solicitudes para hacer

las pasantías.

Administración del inventario relacionado con el departamento, tales como los

suministros de oficina.

Elaboración de certificados de pasantías.

Servicio al cliente, es decir; atención brindada a los estudiantes, docentes.

Manejo de base de datos del departamento de pasantías.


Ejecutar labores secretariales contribuyendo con el proceso, gestión y tramitación de

documentos, además del manejo de archivos del departamento.

68

Otras funciones determinadas o asignadas por el Gestor del Departamento de

Pasantías/Practicas Pre-profesionales.


Tema/Proceso

Funciones y responsabilidades

Frecuencia

D S M A O

Recepción de

documentos

Cumplir con todas las funciones inherentes a

una secretaría (recepción de documentos,

manejo de archivos, llevar agenda Gestor de

Prácticas Pre – Profesionales, etc.)

X

Administración de

inventario del

departamento

Realizar listado de requerimientos de

suministros de oficina del departamento,

coordinando la existencia de materiales y

suministros que sean necesarios.

X

Elaboración de

certificados de

pasantías/practicas

Elaborar actas, oficios, reportes, informes,

solicitudes y demás documentos que se emiten

en el departamento.

X

Servicio

al cliente

Atender y orientar al personal docente,

administrativo, estudiantes sobre asuntos

relacionados con su ámbito de acción.

X




Administración

de inventario

Control eficaz de los recursos que se

manejan.

Servicio

al cliente

Satisfacción del estudiante

y docente.

Gestión de planes

estratégicos

Mantener al tanto de las novedades a

los colaboradores del departamento.

69

VII. Conocimientos

Manejar la agenda del Director de Departamento de Pasantías/Practicas Pre-

Profesionales.

Atención al cliente, los cuales comprenden estudiantes y docentes.

Elaboración y manejo de documentos afines con el Departamento de

Pasantías/Practicas Pre-Profesionales.

VIII. Habilidades

Comunicación efectiva y eficiente

Resolución de problemas

Manejo de la tecnología

Organización

Responsabilidad

IX. Experiencia



Tipo de empresas en la que ha trabajado Comercial o Educativa

70



Sexo Indistinto

Estudios Título de Tercer Nivel.



Competencia

laboral


(Marcar con una X)



X


X

Proactividad

X


X

De gestión

X

Trabajo en equipo

X


X

XII. Autorizaciones


71




Manual de Funciones


DD/MM/AA

Nombre del puesto: Coordinador 1



Gestor de Prácticas Pre – Profesionales

Cantidad de personas al que reportan

Ninguna

IV. Procesos en lo que participa

Elaboración de certificados de culminación de pasantías de los estudiantes.

Gestión informática referente a las pasantías, como el cronograma de las pasantías.

Coordinación y supervisión de pasantía/practicas

Control del proceso de Pasantía/Prácticas pre-profesionales.


Coordina y supervisa los programas o convenios de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales

estableciendo las estrategias y los lineamientos que deben seguir los estudiantes y recién

egresados, fijando los términos de los acuerdos con empresas, organismos e instituciones con

las que se suscriben los convenios a fin de asegurar que se cumpla efectiva y eficazmente el

período de Pasantías/Prácticas Pre – Profesionales.

72

Otras funciones determinadas o asignadas por el Gestor del Departamento de

Pasantías/Practicas Pre-Profesionales.


Tema/Proceso

Funciones y responsabilidades

Frecuencia

D S M A O

Elaboración de

documentos

Elaboración y entrega de certificados de

pasantías/prácticas pre – profesionales.

X

Gestión

informática

Manejo de base de datos. X

Coordinación y

supervisión de

pasantía/practicas

Coordina y supervisa la ejecución de programas

y/o convenios de pasantías.

X

Control del proceso

de

pasantía/practicas

Planifica visitas a las empresas, instituciones,

organismos públicos y privados con el objeto

de establecer convenios de pasantías.

X




Manejo de programas

informáticos

Controlar y archivar documentos de las

pasantías por medio de un software.

Coordinación y supervisión

de pasantía/practicas

Los estudiantes realicen sus pasantías de

manera satisfactoria.

Planificación Que las visitas a los pasantes se las haga de

manera oportuna y eficaz.

73

VII. Conocimientos

Conocimientos en informática básica como el ingreso de los estudiantes que

realizaran las pasantías, elaboración de fichas, etc.

Servicio al cliente, los cuales comprende estudiantes, docentes y otros.

Control y supervisión del proceso pasantías/practicas se lo lleve de manera eficaz.

VIII. Habilidades

Mantener una buena relación entre el departamento y los usuarios.

Tener iniciativa en toda actividad que tenga que ver con las pasantías/prácticas.

Expresarse claramente de manera verbal y escrita.

IX. Experiencia



Tipo de empresas en la que ha trabajado Educativa



Sexo Indistinto

Estudios Título de Tercer Nivel.


74


Competencia

laboral


(Marcar con una X)



X


X

Proactividad

X


X

De gestión

X

Trabajo en equipo

X


X

XII. Autorizaciones

Tabla 26

Autorizaciones


75

Conclusiones

El desarrollo del presente trabajo de investigación permitió llegar a las siguientes

conclusiones:

El análisis de los cargos y las entrevistas realizadas a cada colaborador del departamento

nos permitió conocer específicamente las falencias que hay en las distintas actividades que

realiza cada colaborador y las condiciones en las que se labora.

Las tareas que se desempeñan en el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-

Profesionales no se llevan de manera organizada, los efectos que causa es la sobrecarga

laboral, desarrollo de funciones no adecuadas y estrés laboral.

El Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-Profesionales no ha implementado un manual

de funciones, ya que no se había realizado ningún tipo de estudio de los puestos laborales, sin

embrago el departamento está dispuesto a implementar este tipo de herramientas dentro del

mismo.

El diseño de manual de funciones propuesto permitirá conocer de manera clara y

específica las funciones de cada puesto, evitando confusiones y duplicidad de las actividades,

además de tener de una forma escrita y formal la estructura y funcionalidad del departamento.

El diseño del manual de funciones beneficiará al Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-

Profesionales con respecto a la mejoría y a la efectividad en cada una de las actividades o

funciones que se llevan a cabo por parte de los colaboradores, contribuyendo así a la

ejecución de los objetivos del departamento.

76

Recomendaciones

Se recomienda que el manual de funciones propuesto en este proyecto de investigación sea

analizado para posteriormente implementarla en el Departamento de Pasantías/Prácticas Pre-

Profesionales, y de esta manera se pueda realizar evaluaciones periódicas con el fin de

corregir futuros inconvenientes.

Se aconseja socializar y distribuir a todo el personal del departamento el manual de

funciones, con el fin de dar a conocer su contenido y actividades a realizar.

Se sugiere que el manual de funciones se mantenga actualizado y se tenga un control de

los cargos.

Además, se recomienda que haya una selección y contratación de personal el cual a su vez

sea debidamente capacitado para que así haya una mayor agilidad en los procesos que se

llevan a cabo dentro del departamento.

77

Referencias

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SOCIALES. Obtenido de http://www.eumed.net/libros-gratis/2010e/822/index.htm

81

Anexos

A - Entrevista al personal del Departamento de Pasantías/ Prácticas Pre - Profesionales



INGENIERIA COMERCIAL

TRABAJO DE TITULACIÓN DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA

EL DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS/ PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES

1. ¿Sabe usted si este departamento cuenta con un organigrama?

Sí No

2. ¿Conoce la misión y visión de este departamento? (si la respuesta es no, por qué)

Sí No

3. ¿Conoce usted si el Departamento depende de algún otro departamento?

Sí No

4. ¿Qué cargo ocupa usted en este departamento?

Gestor de Prácticas Pre - Profesionales

Secretaria

Coordinador 1

82

5. ¿Cuánto tiempo tiene usted en este puesto de trabajo?

1 a 2 años

3 a 10 años

11 o más años

6. ¿Ud. es contratado o con nombramiento?

Contratado Nombramiento

7. ¿Cuándo ingresó a laborar, recibió algún tipo de manual de su cargo? (¿si la

respuesta es no, por qué?)

Sí No

8. ¿Considera que la existencia de un manual de funciones facilitaría su trabajo?

Sí No

9. ¿Qué funciones realiza usted en este departamento?

10. ¿Cuándo usted realiza o solicita algún reporte a quién se dirige?

83

B. Encuesta realizada a los estudiantes de 8vo semestre de la FCA



INGENIERIA COMERCIAL

TRABAJO DE TITULACIÓN DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA

EL DEPARTAMENTO DE PASANTÍAS/ PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES

1. ¿En qué semestre se encuentra?

8vo

2. ¿Ha realizado las Pasantías/Prácticas pre - Profesionales?

Sí

No

3. ¿Cuánto tiempo demoró el departamento en darle la carta dirigida a la empresa?

1-2 semanas

3-4 semanas

5-6 semanas

7 o más semanas

4. ¿Se le asignó tutor académico oportunamente?

Sí

No

84

5. ¿Tuvo el seguimiento regular por parte de su tutor académico?

Sí

No

6. Una vez terminadas las Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales, la elaboración de la

memoria ¿Cuánto tiempo le tomó?

1-2 semanas

3-4 semanas

5-6 semanas

7-8 semanas

Más de 9 semanas

7. El certificado de Pasantías/Prácticas Pre - Profesionales en cuanto tiempo se lo

entregaron?

1-2 semanas

3-4 semanas

5-6 semanas

Más de 7 semanas

8. Califique la atención recibida por parte del departamento Pasantías/Prácticas pre -

Profesionales?

Excelente

Muy Buena

Buena

Regular

Mala