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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MODALIDAD A DISTANCIA
SEMESTRE: 2017 - 2017
UNIDAD DIDÁCTICA
AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN I
Nivel: noveno
Número de créditos: 04
TUTOR:
Ing. CPA. Edwin Palma Echeverría, MSc.
Quito - Ecuador
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INDICE Págs.
1. Introducción 4 2. Caracterización 4 3. Importancia para la formación profesional 4 4. Relación con otras materias del plan 6 5. Lineamientos específicos basados en las competencias 6 1. Objetivo general 6 2. Objetivos específicos 7 6. Contribución de la asignatura en la formación profesional 7 7. Perfil del docente que imparte la asignatura 7 8. Bibliografía y Netgrafía 8
Unidad Didáctica 1 9 1. Marco conceptual y perfil del Auditor 9
• Antecedentes históricos de la Auditoría Administrativa 9 • Principales aportes a los modelos de control interno 10 • Definición, objetivos y alcance de la Auditoría 15 • Clasificación, tipos y campos de aplicación 16 • El auditor 19
2. Normatividad aplicable a la Auditoría Administrativa 20 • Normas que rigen el trabajo del auditor 20 • Código de ética en la profesión del auditor interno 21 • Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la 24
Auditoría Interna • Familia ISO: 9000 25 • Normas ISO: 19011:2011 26
Unidad Didáctica 2 27 1. Herramientas de la Auditoría Administrativa 27
• Cuestionarios 27 • Cédulas y Gráficos 30 • Escalas de medición 33 • Características y aspectos de los indicadores, niveles de 33
aplicación y dimensionamiento • Diseño de indicadores y elementos que complementan el proceso 35
2. Metodología de la Auditoría Administrativa 39 • Planeación 39 • Instrumentación 39 • Examen 40
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• Informe 40 • Seguimiento 40
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1. Introducción Auditoría Administrativa y de Gestión es una asignatura que le permite al profesional, examinar la gestión integral, programas, proyectos, y/o actividades realizadas en una organización pública o privada, a través de la evaluación del control interno, y la aplicación de una serie de herramientas de auditoría, orientadas a determinar la eficacia y eficiencia y economía de los procesos administrativos, así como el cumplimiento de los indicadores, objetivos, procedimientos y normas que rigen el desempeño organizacional, de modo que los hallazgos debidamente evidenciados, permitan la introducción de controles correctivos, y el establecimiento de controles preventivos.
2. Caracterización
La presente asignatura se la desarrollará siguiendo un proceso teórico – práctico en la modalidad de educación a distancia. Para su estudio usted dispondrá de una introducción, una visión general sobre los contenidos que serán tratados durante cada uno de los hemisemestres; también encontrará una asesoría didáctica, en la que se le dará a conocer todas las indicaciones y los aspectos que usted debe analizar para el desarrollo de los contenidos; además deberá realizar las actividades de aprendizaje propuestas para cada uno de los hemisemestres.
La investigación deberá ser constante en el desarrollo de cada una de las temáticas, ya que a través de esta, se fortalece el proceso de aprendizaje y se amplía el horizonte cognoscitivo, buscando la aplicación del saber ser; saber saber; saber hacer; y saber convivir.
También deberá participar activamente en los foros que serán planteados durante el desarrollo de esta asignatura, dinamizando el aprendizaje conjunto.
El sistema de evaluación que será aplicado es: dos actividades de aprendizaje y dos evaluaciones presenciales. Estas actividades y sus respectivas fechas las encontrará en el calendario propuesto para esta asignatura.
Este tipo de educación se fundamenta en el auto aprendizaje, por tanto resulta muy importante una óptima utilización de los recursos con que contamos, y una eficiente administración del tiempo disponible para su formación.
3. Importancia para la formación profesional
Es muy importante mencionar las definiciones de Auditoria en el campo profesional:
“…Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otras situaciones que tienen una
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relación directa con las actividades que se desarrollan en una entidad pública o privada. El fin del proceso consiste en determinar el grado de precisión del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso…”.
“…Es un proceso sistemático, esto quiere decir que en toda Auditoria debe existir un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilación de la información que necesita para emitir su opinión final. Sin embargo cabe destacar que estos procedimientos varían de acuerdo a las características que reúna cada empresa…”.
El auditor debe realizar su trabajo con una actitud de independencia neutral frente a su trabajo. La evidencia que debe obtener, consiste en una amplia información y datos que le permiten elaborar un informe final, mediante una evaluación objetiva y expresar un dictamen profesional.
La Auditoría Administrativa y de Gestión, surge cuando se percibe la necesidad de evaluar el comportamiento de una organización asociada en particular con los aspectos de competitividad. Los principales indicadores del rendimiento de una empresa, no se pueden encontrar exclusivamente en los datos financieros. La calidad, la satisfacción del cliente, la innovación, la cuota del mercado y otras medidas de este tipo, a menudo reflejan la situación económica y sus perspectivas de crecimiento mejor que los beneficios contabilizados.
En una Auditoría Administrativa y de Gestión, es importante tener resultados cuantitativos, que puedan medir la gestión en los procesos que se está realizando en determinado tiempo y espacio; es así que podemos ver en que estamos fallando y así tomar decisiones en las diferentes áreas y en grado de importancia de acuerdo a las prioridades de la empresa.
Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización, estos suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o reducción de costos.
La importancia que tiene esta asignatura es porque a lo largo de la historia de la administración se le considera como una herramienta idónea para examinar el desempeño de las organizaciones y perfilar oportunidades de mejora para convertirlas en una ventaja competitiva. Su ejecución permite visualizar a una organización en su conjunto, considerando sus características particulares y campo de trabajo, lo que la considera en un factor estratégico para lograr el cambio.
En la formación profesional el alumno(a) debe conocer que la Auditoría Administrativa y de Gestión es la ciencia que permite el examen inteligente y constructivo de la estructura y
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organización de la empresa, de sus procedimientos y métodos de operación y del empleo que hace de sus recursos materiales y humanos, que son aspectos fundamentales en la vida de las organizaciones modernas.
En tal virtud queda evidente la importancia de la materia Auditoría Administrativa y de Gestión I, como parte del pensum de estudios de la carrera de Contabilidad y Auditoría.
4. Relación con otras materias del plan
La Auditoría Administrativa y de Gestión I, en conformidad a la malla curricular vigente, es del séptimo semestre de la etapa de formación de conocimientos y destrezas, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría.
Contribuye a la formación del nuevo profesional contable y de auditoría con conocimientos de planificación, organización, dirección, control, evaluación e información del área administrativa y de gestión. Desde el punto de vista de control, la evaluación y auditoría de una o más áreas administrativas es de vital importancia contando desde luego con la evaluación de los procesos y gestión de una organización en el entorno de la entidad examinada.
El prerrequisito necesario para tomar esta asignatura es Auditoría Financiera II, Auditoría Financiera I
El correquisito necesario para tomar esta asignatura es Contabilidad Gubernamental I, Control de Costos I, Sistematización Contable y Financiera I y Elaboración de Proyectos.
5. Lineamientos generales y específicos basados en las competencias
Programación General de la Asignatura
5.1. Objetivo general Evaluar el comportamiento organizacional y elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, así como analizar el grado de cumplimiento de la misión, objetivos, metas, estrategias, planes y programas mediante la aplicación de indicadores de gestión, con el fin de determinar si se ha cumplido con las políticas, procedimientos, disposiciones legales y verificar que la entidad auditada cumpla con sus lineamientos estratégicos, basándose en principios de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, excelencia, con la finalidad de formular recomendaciones oportunas que permitan reducir y eliminar ineficiencias en los costos, mejorar la productividad, la competitividad y la calidad de una organización.
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5.2. Objetivos específicos • Describir las bases teóricas, técnicas y legales que determinen el alcance de la auditoria de
gestión. • Conocer y entender las normas que regulan la ejecución de la auditoría administrativa y
la operatividad de sus sistemas de control interno. • Servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes actividades, se
conduzcan de forma programada y sistemática con el propósito de garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
• Aplicar el proceso de la auditoria administrativa como la acción fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno, utilizando recursos humanos de carácter multidisciplinario, el desempeño de una institución, ente contable o la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución se está realizando o se ha realizado de acuerdo de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia.
6. Contribución de la asignatura en la formación profesional
Es el profesional capacitado para satisfacer las expectativas de las entidades, públicas, privadas y sociales en la consecución de sus objetivos institucionales, mediante el uso adecuado de los recursos y la aplicación del proceso administrativo, planificación, organización, dirección y control.
La formación del egresado le permite identificar y resolver problemas organizacionales, así como evaluar, medir el desempeño y cumplimiento de la función administrativa dentro de las organizaciones, revisando si sus diseños organizacionales se cumplen.
7. Perfil del docente que imparte la asignatura
Perfil Académico:
- Título de Tercer Nivel: Administrador, Contador, Ingeniero Marketing, Ingeniero
Financiero, y Economista. - Título de Cuarto Nivel: PhD, Maestría o Especialización: en Gerencia
Contable y Finanzas Corporativas, en Planificación Estratégica, Administración de Empresas, Procesos, Gestión Empresarial, Alta Gerencia, MBA, Auditoría Integral.
Perfil Profesional:
- Experiencia en administración y gestión de empresas públicas o privadas. - Experiencia en actividades de diagnóstico, evaluación y fortalecimiento del control interno y
aplicación de auditoría.
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8. Bibliografía y Netgrafía BIBLIOGRAFÍA BÁSICA • FRANKLIN, Benjamín “Auditoría Administrativa” 2da edición, Pearson Educación,
2007. • BAHAMONDE, Iván “Auditoría Administrativa Operacional” • HERRERA, Marco, “Apuntes sobre Auditoría de Gestión” • MALDONADO, Milton, “Auditoría de Gestión” • HARVARD BUSSINES REVIEV, “Cómo medir el rendimiento de la empresa”
BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA • ARENS, Alvin y LOEBBECKE, James: Auditoría un Enfoque Integral
BLANCO LUNA, YANEL: Normas y procedimientos de la Auditoría Integral. BURBANO, JORGE, Auditoría de personal
• COOK, John y WINKLE, Gary; Auditoría • CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Normas de Control Interno NCI; Acuerdo
N. 39-CG-R.O. Suplemento N. 87 de 14 de Diciembre del 2009 • FEDERACION NACIONAL DE CONTADORES DEL ECUADOR; Normas
Ecuatorianas de Auditoría-NEA-R.O. Edición Especial N. 5 del 30 de septiembre del 2002.
• REPUBLICA DEL ECUADOR; Constitución Política del Ecuador • REPUBLICA DEL ECUADOR; Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado;
R.O. N. 595, del 12 de Junio del 2002 y sus reformas NETGRAFÍA • WIKYPEDIA, REFERENCIAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:
http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n • CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual General de Auditoría
Gubernamental: http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/MGAG- ACUERDO.pdf
• CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Normas de Control Interno: http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/
• CONCEPTO, CLASIFICACIÓN Y OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN: http://members.tripod.com/~Guillermo_Cuellar_M/dos.html
VIDEO Control Interno: https://youtu.be/8HTWVbFMWn4
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UNIDAD DIDÁCTICA 1 1.1. MARCO CONCEPTUAL Y PERFIL DEL AUDITOR
1.1.1. Antecedentes Históricos de la Auditoría Administrativa 1.1.2. Principales aportes a los modelos de control interno 1.1.3. Definición, objetivos y alcance de la Auditoría 1.1.4. Clasificación, tipos y campos de aplicación 1.1.5. El auditor
1.2. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 1.2.1. Normas que rigen el trabajo del auditor 1.2.2. Código de ética en la profesión de auditoría interna 1.2.3. Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoría Interna 1.2.4. Normas ISO: 9000, 9001, 14001 y 18001 1.2.5. Normas ISO: 19011:2011 (guías para auditoría en calidad y medio ambiente)
INFORMACIÓN GENERAL UNIDAD DIDÁCTICA 1
1.1. MARCO CONCEPTUAL Y PERFIL DEL AUDITOR
1.1.1. Antecedentes históricos de la Auditoría Administrativa
Al referirnos a los antecedentes históricos de la Auditoría Administrativa, debemos remontarnos miles de años atrás, y encontraremos que por ejemplo en el año 5.000 antes de Cristo, ya se refutan evidencias de la aplicación de prácticas de control administrativo, y a partir de ello, encontramos una serie de aportes al desarrollo de esta disciplina, los cuales la han configurado en su actual esquema de aplicación.
El desarrollo de la evolución de las últimas décadas ha sido muy importante, pudiendo citarse por ejemplo los aportes de Víctor Rubio Ragazzoni y Jorge Hernández Fuentes, quienes en 1981 sientan los fundamentos de aplicación general, y los fundamentos normativos para la práctica de la auditoría administrativa, que incluyen entre otros tópicos, el programa de trabajo que debe ser aplicado. En el año 1991, Miguel Ángel Dávila, realiza significativos aportes respecto a la forma de implementación de auditorías en el sector público. En el año 2001, Eduardo José Mancilla, publica su obra “La Auditoría Administrativa: un enfoque científico”, obra que presenta un avanzando componente teórico relacionado con el proceso administrativo. Hoy en día tenemos una variedad de publicaciones respecto a la Auditoría Administrativa, lo que facilita su aplicación y desarrollo.
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1.1.2. Principales aportes a los modelos de control interno 1.1.2.1. COSO 2013
No se constituye en la tercera versión del COSO, sino una actualización de su primera versión, la cual mantiene el concepto de control interno “es un proceso efectuado por el Consejo Directivo, la Administración y demás personal de la empresa, designado para proveer una seguridad razonable en relación al cumplimiento de los Objetivos relativos a Operaciones, Reporte y Cumplimiento.”
Así también, mantiene la estructura del cubo, mantiene sus 5 componentes, sus tres objetivos, y los niveles sobre los cuales se efectúa la evaluación. El aporte más importante, es la incorporación de principios en cada uno de los componentes, conforme se muestra a continuación:
• Entorno de control
1. La organización demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos. 2. El consejo de administración demuestra independencia de la dirección y ejerce la
supervisión del desempeño del sistema de control interno. 3. La dirección establece, con la supervisión del consejo, las estructuras, las líneas de
reporte y los niveles de autoridad y responsabilidad apropiados para la consecución de los objetivos.
4. La organización demuestra compromiso para atraer, desarrollar y retener a profesionales competentes, en alineación con los objetivos de la organización.
5. La organización define las responsabilidades de las personas a nivel de control interno para la consecución de los objetivos.
• Evaluación de riesgos
6. La organización define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos relacionados.
7. La organización identifica los riesgos para la consecución de sus objetivos en todos los niveles de la entidad y los analiza como base sobre la cual determinar cómo se deben gestionar.
8. La organización considera la probabilidad de fraude al evaluar los riesgos para la consecución de los objetivos.
9. La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar significativamente al sistema de control interno.
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• Actividades de control
10. La organización define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos.
11. La organización define y desarrolla actividades de control a nivel de entidad sobre la tecnología para apoyar la consecución de los objetivos.
12. La organización despliega las actividades de control a través de políticas que establecen las líneas generales del control interno y procedimientos que llevan dichas políticas a la práctica.
• Información y comunicación
13. La organización obtiene o genera y utiliza información relevante y de calidad para apoyar el funcionamiento del control interno.
14. La organización comunica la información internamente, incluidos los objetivos y responsabilidades que son necesarios para apoyar el funcionamiento del sistema de control interno.
15. La organización se comunica con los grupos de interés externos sobre los aspectos clave que afectan al funcionamiento del control interno.
1.1.2.2. CARDBURY
Define al control interno como “la gestión eficaz y eficiencia de una sociedad donde el consejo declare en el informe de gestión y en las cuentas anuales: Eficacia del sistema de control interno y que los auditores informen al respecto; que la contabilidad y auditoría desarrollen: criterios para evaluar eficacia; guías de informes al consejo; y, procedimientos de auditoría.”
El modelo CADBURY se enfoca básicamente en las políticas de gobierno.
1.1.2.3. COCO
El cambio importante que plantea el Modelo Canadiense consiste que, en lugar de conceptualizar el proceso de Control como una pirámide de componentes y elementos interrelacionados, proporciona un marco de referencia a través de veinte criterios generales que el personal en toda la organización puede usar para diseñar, desarrollar, modificar o evaluar el control.
El modelo prevé veinte criterios agrupados en cuatro grupos:
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PROPÓSITO
1. Los objetivos deben ser comunicados. 2. Se deben identificar los riesgos internos y externos que pudieran afectar el logro de los
objetivos. 3. Las políticas para apoyar el logro de objetivos deben ser comunicadas y practicadas,
de manera que el personal identifique el alcance de su libertad de actuación. 4. Se deben establecer planes para guiar los esfuerzos. 5. Los objetivos y planes deben incluir metas, parámetros e indicadores de medición del
desempeño. COMPROMISO
6. Se deben establecer y comunicar los valores éticos de la organización. 7. Las políticas y prácticas sobre recursos humanos deben ser consistentes con los
valores éticos de la organización y con el logro de sus objetivos. 8. La autoridad y la responsabilidad deben ser claramente definidos y consistentes con
los objetivos de la organización, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado.
9. Se debe fomentar una atmósfera de confianza para apoyar el flujo de la información. APTITUD
10. El personal debe tener los conocimientos, las habilidades y las herramientas que sean necesarios para el logro de los objetivos.
11. El proceso de comunicación debe apoyar los valores de la organización. 12. Se debe identificar y comunicar información suficiente y relevante para el logro de los
objetivos. 13. Las decisiones y acciones de las diferentes partes de una organización deben ser
coordinadas. 14. Las actividades de control deben ser diseñadas como una parte integral de la
organización. EVALUACION Y APRENDIZAJE
15. Se debe supervisar el ambiente interno y externo para identificar información que oriente hacia la reevaluación de objetivos.
16. El desempeño debe ser evaluado contra metas e indicadores. 17. Las premisas consideradas para el logro de objetivos deben ser revisadas
periódicamente. 18. Los sistemas de información deben ser evaluados nuevamente en la medida en que
cambien los objetivos y se precisen deficiencias en la información.
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19. Debe comprobarse el cumplimiento de los procedimientos modificados. 20. Se debe evaluar periódicamente el sistema de control e informar de los resultados.
1.1.2.4. COBIT
Es un modelo de control de los sistemas de información y tecnología, orientado a todos los sectores de una organización, es decir, administradores de las tecnologías de información (TI), y usuarios involucrados en el proceso.
Este modelo define un marco de referencia que clasifica los procesos de las unidades de tecnología de información de las organizaciones en cuatro dominios principales:
1. Planificación y organización 2. Adquisición e implantación 3. Soporte y servicio 4. Monitoreo
1.1.2.5. TURNBULL
Es un modelo de control basado en el análisis de riesgos. Define a un sistema de control interno como un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que son agrupados o conscientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los objetivos y metas.
1.1.2.6. AEC
Es un modelo de control basado en los objetivos claves de las organizaciones. La Autoevaluación de Controles (AEC) es una forma de apoyar al cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Este modelo comprende las siguientes acciones:
• Definición de las acciones de mejora. • Confrontar los riesgos en el cumplimiento de los objetivos frente a los controles
establecidos. • Priorizar los controles según la probabilidad de ocurrencia e impacto en los objetivos. • Aportar acciones de mejora y consolidar propuestas. • Divulgación del control.
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1.1.2.7. SAC El denominado Sistema de Auditoría y Control define a un sistema de control interno como un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que son agrupados o conscientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los objetivos y metas.
El informe enfatiza el rol e impacto de los sistemas computarizados de información sobre el sistema de control interno.
El modelo SAC contempla la existencia de una serie de sistemas de control de acceso y un conjunto de entidades de acreditación confiables que actúan de manera independiente y dan servicio a los diferentes sistemas de control de acceso.
1.1.2.8. KING
Es un modelo de control basado en la necesidad de contar con un eficiente y eficaz modelo de gobierno corporativo.
Sus componentes son:
1. Liderazgo ético y ciudadanía corporativa. 2. Roles y Responsabilidades del Consejo de Administración. 3. Roles y Responsabilidades del Comité de Auditoría. 4. Gobernanza del Riesgo. 5. Gobernanza de las Tecnologías de la Información. 6. Cumplimiento con leyes, regulaciones, códigos y estándares. 7. Roles y Responsabilidades de la Función de Auditoría Interna. 8. Gobernanza de las Relaciones con Accionistas. 9. Informes Integrados y Revelaciones.
1.1.2.9. KONTRAG
Es un modelo que se fundamenta en el control y la transparencia empresarial. Sus principales elementos son:
• La obligación de establecer una estructura gerencial de riesgo. • El análisis y evaluación sistemática del riesgo y la comunicación oportuna del
reconocimiento de los riesgos.
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1.1.3. Definición, objetivos y alcance de la Auditoría 1.1.3.1. Conceptos
A continuación se citan los conceptos que respecto a Auditoría Administrativa, han desarrollado varios autores:
Benjamín Franklin “Es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable.”
William P. Leonard “Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.”
E. Hefferon “Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.”
Chapman y Alonso “Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico.”
Fernández Arena J. A. “Es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.”
1.1.3.2. Objetivos
§ De control.- Se orientan a evaluar el comportamiento organizacional en relación con
estándares preestablecidos. § De productividad.- Conducen las acciones para optimizar el aprovechamiento de los
recursos de acuerdo con la eficiencia administrativa presentada por la organización. § De organización.- Presentan su estructura, competencia, funciones y procesos a través del
manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. § De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está
inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
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§ De calidad.- Ubican los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
§ De cambio.- Se orientan a lograr que la organización sea más transparente y aceptable. § De aprendizaje.- Mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda
asimilar sus experiencias y las convierta en oportunidades de mejora. § De toma de decisiones.- Orientados a conseguir la aplicación práctica de los resultados de
la auditoría, de modo que se conviertan en soporte del proceso de gestión de la organización.
§ Interacción.- Pretenden que los resultados de la auditoría sirvan para relacionar a la organización, con los competidores, proveedores y clientes.
§ Vinculación.- Permiten ubicar los resultados de la auditoría en un contexto globalizado. 1.1.3.3. Alcance de la Auditoría
El alcance de la Auditoría es la organización en forma integral, de modo que todo lo que la compone, es objeto del alcance, a estos efectos por ejemplo podemos enumerar:
• Naturaleza jurídica • Criterios de funcionamiento • Estilo de administración • Enfoque estratégico • Sector de actividad • Giro industrial • Ámbito de operación • Tamaño de la organización • Número de empleados • Coordinación • Disposición tecnológica • Indicadores de desempeño organizacional • Indicadores del nivel de servicio • Productividad
1.1.4. Clasificación, tipos y campos de aplicación
1.1.4.1. Campo de Aplicación
La auditoría administrativa puede aplicarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada, debiendo entenderse que en el ámbito privado, puede aplicarse tanto en organizaciones con finalidad de lucro, como en organizaciones de carácter social.
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En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características:
1. Tamaño de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones
En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:
1. Microempresa 2. Empresa pequeña 3. Empresa mediana 4. Empresa grande
1.1.4.2. Clasificación
Es importante básicamente que se distingan dos tipos de auditorías, en primer lugar las auditorías financieras, y en segundo lugar las auditorías no financieras, por ejemplo en estas tenemos a la auditoría administrativa y la auditoría de gestión.
A continuación, nos referiremos brevemente a la Auditoría de Gestión:
En primer lugar se debe definir y enfocar a la gestión, la que se concibe como un proceso de coordinación de los recursos disponibles y comprende todas las actividades organizacionales en donde se determinan:
• El establecimiento de metas y objetivos. • El análisis de los recursos disponibles. • La apropiación económica de los mismos. • La evaluación de su cumplimiento y desempeño institucional. • Una adecuada operación que garantice el funcionamiento de la organización.
Por su parte la auditoría de gestión se define como: el examen completo o parcial de planes, programas, proyectos y operaciones de una empresa o institución privada o pública, a fin de medir la eficacia en el logro de los objetivos propuestos, la utilización de los recursos públicos en forma económica y eficiente, y el cumplimiento de la normativa vigente.
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Los conceptos de Eficacia, Eficiencia y Economía están indisolublemente asociados a la Auditoría de Gestión.
Eficacia
Es el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por lo tanto que la organización cuente con una planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un momento determinado y los desvíos respecto a las metas proyectadas. Si esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia.
Eficiencia
Es la relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. Una operación eficiente produce el máximo de «producto» para una cantidad dada de «insumos» o requiere del mínimo de «insumos» para una calidad y cantidad de «producto» determinada. El objetivo es incrementar la productividad.
Economía
Evalúa si los resultados se están obteniendo a los costos alternativos más bajos posibles. Está referido a los términos y condiciones bajo los cuales los entes «adquieren» recursos humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada, de manera oportuna y al más bajo costo.
Objetivos de la Auditoría de Gestión
• Establecer el grado de cumplimiento de los deberes y atribuciones que les han sido asignados.
• Determinar si tales funciones se han ejecutado de manera económica, eficiente y eficaz.
• Determinar si los objetivos y metas propuestas han sido logrados. • Determinar si se están llevando a cabo, exclusivamente, aquellos programas o
actividades legalmente autorizados. • Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la administración de
éstos por parte del ente. • Mejorar la calidad de la información sobre los resultados de la administración
relacionada con la normativa vigente • Formular recomendaciones sobre los procesos que brinden información sobre la
economía, eficiencia y eficacia, para el desarrollo de metas y objetivos.
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• Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a operaciones gubernamentales, como así también de los planes, normas y procedimientos establecidos.
• Determinar el grado en que el organismo y sus funcionarios controlan y evalúan la calidad tanto en los servicios que presta como en los bienes adquiridos.
• Auditar y emitir conclusiones respecto al grado de cumplimiento de los planes de acción y presupuesto de las empresas y sociedades del estado.
1.1.4.3. Tipos
Los tipos de auditorías más representativas en su aplicación práctica son las siguientes:
• Auditorías al desempeño organizacional; • Auditorías a la evaluación de programas; • Auditorías a obras públicas; y auditorías a infraestructuras físicas; • Auditorías a los Estados Financieros; • Auditorías forenses; • Auditorías de evaluación social.
1.1.5. El Auditor
Un auditor es quien comprende el ejercicio profesional de la Auditoría, y se encuentra además en la suficiente formación profesional y experiencia para poder ejecutarla, y cumplir con los resultados esperados de ella por parte de la organización.
Es trascendental comprender que el auditor requiere para la ejecución de su trabajo, una adecuada gestión del conocimiento, que involucra los siguientes procesos:
• Procesos Generativos: producen conocimiento nuevo a partir de la resolución de un
problema; • Procesos Productivos: producen conocimiento acumulativo que se genera en los bienes y
los servicios; • Procesos Representativos: producen conocimiento a partir de la interacción con la
organización. Es también importante que el auditor cuente con una adecuada formación profesional, y formación complementaria, sumado a la existencia de suficientes destrezas y habilidades obtenidas de su acumulación de experiencia.
Su trabajo se rige además por la responsabilidad profesional con la que debe ejecutarlo, donde se resalta su independencia.
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1.2. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 1.2.1. Normas que rigen el trabajo del auditor
1.2.1.1. Normas Personales.
Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoria impone, un trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe poseer previo a poder asumir un trabajo profesional de auditoria y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional.
1.2.1.1.1. Entrenamiento técnico y capacidad profesional.
El trabajo de auditoria, cuya finalidad es la de rendir una opinión profesional independiente, debe ser desempeñado por personas que, teniendo título profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.
1.2.1.1.2. Cuidado y diligencia profesionales.
El auditor está obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.
1.2.1.1.3. Independencia.
El auditor está obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
1.2.1.2. Normas de Ejecución del Trabajo.
Al tratar de las normas personales, se señaló que el auditor está obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados, existen ciertos elementos que, por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución de trabajo, que constituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecución del trabajo.
1.2.1.2.1. Planeación y supervisión.
El trabajo de auditoria deber ser planeado adecuadamente y, si se usan ayudantes, estos deben ser supervisados en forma apropiada.
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1.2.1.2.2. Estudio y evaluación del control interno. El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va depositar en él; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va dar procedimientos de auditoria.
1.2.1.2.3. Obtención de evidencia suficiente y competente.
Mediante sus procedimientos de auditoria, el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera suministrar una base objetiva para su opinión.
1.2.1.3. Normas de Información
El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante el, pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha formado a través de su examen. El dictamen o informe del auditor es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en los estados financieros para prestarles fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la situación financiera y los resultados de operaciones de la empresa. Por último es, principalmente, a través del informe o dictamen, como el público y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la única parte, de dicho trabajo, que queda a su alcance.
1.2.2. CÓDIGO DE ÉTICA EN LA PROFESIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
El Código de Ética del Instituto abarca mucho más que la definición de auditoría interna, llegando a incluir dos componentes esenciales:
1. Principios que son relevantes para la profesión y práctica de la auditoría interna. 2. Reglas de conducta que describen las normas de comportamiento que se espera sean
observadas por los auditores internos. Estas reglas son una ayuda para interpretar los Principios en aplicaciones prácticas. Su intención es guiar la conducta ética de los auditores internos.
El propósito del Código de Ética es promover una cultura ética en la profesión de auditoría interna.
La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones en una organización.
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Es útil ya que ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinario para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
A continuación se realiza una definición de los términos más relevantes:
Código de Ética - El propósito del Código de Ética de The Institute of Internal Auditors (IIA) es el de promover una cultura ética en la profesión global de auditoría interna. Es necesario y apropiado contar con un código de ética para la profesión de auditoría interna ya que ésta se basa en la confianza que se imparte a su aseguramiento objetivo sobre los riesgos, los controles y el gobierno. El Código de Ética se aplica tanto a las personas como a las entidades que suministran servicios de auditoría interna.
Conflicto de Intereses - Se refiere a cualquier relación que vaya o parezca ir en contra del mejor interés de la organización. Un conflicto de intereses puede menoscabar la capacidad de una persona para desempeñar sus obligaciones y responsabilidad de manera objetiva.
Independencia - Libertad de condicionamientos que amenazan la objetividad o la apariencia de objetividad. Tales amenazas deben ser vigiladas para asegurar que se mantenga la objetividad a nivel del auditor individual, trabajo, función y organización.
Norma - Un pronunciamiento profesional promulgado por el Consejo de Normas de Auditoría Interna que describe los requerimientos para desempeñar un amplio rango de actividades de auditoría interna y para evaluar el desempeño de la auditoría interna.
Objetividad - Es una actitud mental independiente, que exige que los auditores internos lleven a cabo sus trabajos con honesta confianza en el producto de su labor y sin comprometer de manera significativa su calidad. La objetividad requiere que los auditores internos no subordinen su juicio al de otros sobre temas de auditoría.
REGLAS INTERNAS: REGLAS DE CONDUCTA
Existen 4 reglas principales de conducta que deben seguir los Auditores Internos, son las siguientes:
1. Integridad:
• Realizaran su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad. • Observaran las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión. • No se asociaran en una actividad ilegal ni realizaran actos que desacrediten de la profesión
de auditoría interna o de la organización. • Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización.
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2. Objetividad: • No participarán en ninguna actividad o relacione que pueda perjudicar o que
aparentemente puedan perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la organización.
• No aceptarán nada que pueda perjudicar afectar o que aparentemente pueda perjudicar su juicio profesional.
• Revelarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.
3. Confidencialidad:
• Utilizaran con prudencia y protegerán la información adquirida en el transcurso de su
trabajo • No usarán la información para lucro personal o de alguna manera que fuera contraria a la
ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la organización. 4. Competencia:
• Prestarán sólo los servicios para los que dispongan de suficiente experiencia, habilidades y
conocimientos. • Realizarán los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas para la Práctica
Profesional de Auditoría Interna o Standards for the Profesional Practice of Internal Auditing.
• Mejorarán continuamente su competencia, la efectividad y calidad de sus servicios. PRINCIPIOS DEL AUDITOR INTERNO:
Integridad.- La integridad de los auditores internos establece confianza y, consiguientemente, provee la base para confiar en su juicio.
Objetividad.- Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas.
Confidencialidad.- Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo.
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Competencia.- Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna.
Link referido: http://codigodeeticadeunauditorinterno.blogspot.com/ 1.2.3. NORMAS INTERNACIONALES PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA
NIAS DESCRIPCIÓN NIA 200 Objetivos globales del auditor independiente NIA 210 Acuerdo de los términos de encargo de la auditoría NIA 220 Control de calidad de la auditoria de estados financieros NIA 230 Responsabilidad del auditor en la preparación de la documentación NIA 240 Responsabilidad del auditor en la auditoría de estados financieros con respecto al
fraude
NIA 250 Responsabilidad del auditor de considerar las disposiciones legales y reglamentarias
NIA 260 Responsabilidad que tiene el auditor de comunicarse con los responsables del gobierno
NIA 265 Responsabilidad que tiene el auditor de comunicar adecuadamente NIA 300 Responsabilidad que tiene el auditor de planificar NIA 315 Responsabilidad del auditor para identificar y valorar riesgos NIA 320 Responsabilidad que tiene el auditor de aplicar concepto de importancia relativa NIA 330 Responsabilidad del auditor de diseñar e implementar respuestas NIA 402 Responsabilidad del auditor de la entidad usuaria de obtener evidencia de
auditoría NIA 450 Responsabilidad del auditor de evaluar el efecto de las incorrecciones
identificadas NIA 500 Evidencia de auditoría en una auditoría de estados financieros NIA 501 Consideraciones específicas del auditor NIA 505 Procedimientos de confirmación externa NIA 510 Relación con los saldos de apertura en un encargo inicial NIA 520 Procedimientos analíticos como procedimientos sustantivos NIA 530 Muestreo de auditoría en la realización de procedimientos NIA 540 Responsabilidad del Auditor en relación con las estimaciones contables NIA 550 Relaciones y transacciones con partes vinculadas en una auditoría NIA 560 Respecto a los hechos posteriores al cierre NIA 570 Utilización de la dirección de hipótesis de empresa en funcionamiento NIA 580 Obtener manifestaciones escritas de los responsables NIA 600 Consideraciones particulares aplicables a las auditorías del grupo NIA 610 Auditor externo con respecto al trabajo de los auditores internos
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NIA 620 Organización en un campo de especialización distinto NIA 700 Formarse una opinión sobre los estados financieros NIA 705 Emitir un informe adecuado NIA 706 Comunicaciones adicionales NIA 710 Relación con la información comparativa NIA 720 Información incluida en documentos que contienen estados financieros auditados
Link sugerido: http://aobauditores.com/nias/
1.2.4. NORMAS ISO: 9000, 9001, 14001 y 18001
La familia de Normas ISO 9000, se encuentra formada por el siguiente conjunto de normas:
ISO 9000:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad. Definiciones y Fundamentos:
Establece un punto de partida para comprender las normas y define los términos fundamentales utilizados en la familia de normas ISO 9000, que se necesitan para evitar malentendidos en su utilización.
ISO 9001:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos:
Es la norma de requisitos que se emplea para cumplir eficazmente los requisitos del cliente y los reglamentarios, para así conseguir la satisfacción del cliente. Es la única norma certificable de esta familia.
ISO 9004:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad. Directrices para la mejora del desempeño:
Esta norma proporciona ayuda para la mejora del sistema de gestión de la calidad para beneficiar a todas las partes interesadas a través del mantenimiento de la satisfacción del cliente. La norma ISO 9004 abarca tanto la eficiencia del sistema de gestión de la calidad como su eficacia. Se puede tomar como una ampliación de la norma anterior y no es certificable.
ISO 10011, Sistemas de Gestión de la Calidad. Instrucciones para Auditar Gestiones de Calidad y/o Sistemas de Gestión del Entorno:
Esta norma proporciona a los auditores, aquellos principios básicos de auditoría, criterios y prácticas, que deben tenerse en cuenta al ejecutar una auditoría a un sistema de gestión de calidad. Proporciona además, una guía para la planificación, implementación y orientación cultural. Pretende verificar la existencia y aplicación de sistemas de calidad.
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1.2.5. NORMAS ISO: 19011:2011 (guías para auditoría en calidad y medio ambiente) La Norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por el Comité Técnico ISO/TC 176, Gestión y Aseguramiento de la Calidad, Subcomité 3, Tecnologías de apoyo y el Comité Técnico ISO/TC 207 Gestión ambiental, Subcomité 2, Auditoría ambiental e investigaciones ambientales relacionadas. Esta primera edición de la Norma ISO 19011 anula y reemplaza a las Normas ISO 10011-1:1990, ISO 10011-2:1991, ISO 10011-3:1991, ISO 14010:1996, ISO 14011:1996 e ISO 14012:1996.
La segunda edición de ISO/IEC 17021, publicada en 2011, se extendió de manera tal que transformó los lineamientos ofrecidos en esta Norma Internacional en requisitos para las auditorías de certificación de sistemas de gestión. Es en este contexto que esta segunda edición de esta Norma Internacional provee guía para todos los usuarios, incluyendo organizaciones pequeñas y medianas y se concentra en lo que se conoce comúnmente como “auditorías internas” (de primera parte) y “auditorías conducidas por parte de los clientes sobre sus proveedores” (de segunda parte). Mientras que aquellos involucrados en auditorías de certificación de sistemas de gestión siguen los requisitos de ISO/IEC 17021:2011, y pueden hallar útil también los lineamientos contenidos en esta Norma Internacional.
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UNIDAD DIDACTICA 2 2.1. HERRAMIENTAS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
2.1.1. Cuestionarios 2.1.2. Cédulas y Gráficos 2.1.3. Escalas de medición 2.1.4. Características y aspectos de los indicadores, niveles de aplicación y
dimensionamiento 2.1.5. Diseño de indicadores y elementos que complementan el proceso
2.2. METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 2.2.1. Planeación 2.2.2. Instrumentación 2.2.3. Examen 2.2.4. Informe 2.2.5. Seguimiento
Información General UNIDAD DIDÁCTICA 2
2.1. HERRAMIENTAS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
2.1.1. Cuestionarios:
En esta temática, es importante que el estudiante, investigue, y desarrolle de manera práctica, los siguientes contenidos:
• Elementos del diseño, • Criterios de apoyo, • Clasificación, • Contenido de cuestionarios.
A continuación se muestra un ejemplo de diseño de un cuestionario de control interno, el cual le servirá como guía de su investigación.
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Cooperativa de Ahorro y Crédito “San José” Ejemplo de Cuestionario de Control Interno
CCI.1 1/2
AMBIENTE DE CONTROL
Concepto SI NO N/A Observacio nes
1. Integridad y Valores Éticos
¿Se han establecido en forma documentada los principios de Integridad y Valores Éticos de la organización, a través de un Código de Conducta, que determinen la política de la misma respecto de asuntos críticos donde pueden verificarse conflictos de intereses?
¿Incluyen esos documentos instrucciones claras sobre recepción de regalías o pagos inapropiados, usos adecuados de los recursos disponibles, conflictos de intereses?
2. Competencia Profesional
¿Se han definido las competencias/capacidades necesarias y perfiles requeridos?
¿Se realiza una evaluación periódica del desempeño que identifique las necesidades organizacionales y personales de mayor capacitación?
3. Ambiente de confianza mutua
¿Se fomenta en la Cooperativa una actitud de confianza entre los empleados y entre ellos así como los niveles directivos?
¿Se contrarrestan las actitudes divisionistas y conflictos entre las distintas áreas de la Cooperativa?
4. Filosofía y estilo de la dirección
¿Existe orientación hacia la administración por los resultados?
¿Se utiliza el presupuesto como herramienta de control?
¿Se observa una actitud responsable ante la generación de información, tanto contable/financiera como de gestión?
5. Misión, Objetivos y Políticas
¿Tiene la Cooperativa un Plan de Organización (Estratégico)?
¿Es consistente con la Misión y función definida en el instrumento de creación de la Cooperativa?
¿Está adecuadamente difundido a través de toda la Cooperativa?
6. Organigrama
Cuenta la Cooperativa con una estructura organizativa que: - Manifiesta claramente las relaciones jerárquico-
funcionales de la organización, -Exponga las unidades ejecutoras de cada programa, -Permita el flujo de información entre las áreas de la
Cooperativa.
7. Asignación de autoridad y responsabilidad
¿Hay una clara definición de responsabilidades y las mismas son adecuadamente conocidas por los responsables en cargos claves?
¿Aquellos que incumplan responsabilidad deben rendir cuentas apropiadamente por tal acción, sea a través de un superior o de otras instancias?
¿Están adecuadamente delimitadas las áreas de competencia dentro de la Cooperativa?
8. Políticas y prácticas de personal
¿Existen procedimientos claros para la selección, promoción, capacitación, evaluación, compensación y sanción de personal?
¿Se evalúan periódicamente las necesidades para mantener actualizada la estructura de la Cooperativa?
¿Existen planes de capacitación que contemplen la orientación de nuevos empleados y la actualización de los demás?
Elaborado por: MAG Fecha: 14-08-2014
Revisado por: AC Fecha: 16-08-2014
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2.1.2. Cédulas y gráficos:
El estudiante deberá investigar las siguientes temáticas relacionadas con cédulas: • Estructura General • Clasificación • Uso y ventajas
Así mismo, deberá investigar las siguientes temáticas relacionadas con gráficos: • Presentación • Consideraciones técnicas • Ventajas
A continuación se muestra un ejemplo de una cédula de análisis documental, concebida como una herramienta de diagnóstico.
LOGOTIPO CÉDULA DE ANÁLISIS DOCUMENTAL
FECHA:------------------------------------ NUM. DE HOJA:---------------------------------------- RESPONSABLE:---------------------------------------------------------- FUNCIÓN:---------------------------------------------------------------- ÁREA:------------------------------------------------------------------------
DOCUMENTO RESULTADOS DEL ANÁLISIS
PROPUESTA
Especificaciones del nombre del documento, datos básicos, contenido, responsable de su elaboración y fuente de consulta
Anotar las observaciones de los puntos revisados siguiendo las señales del documento a jerarquía de los puntos críticos
Anotar los criterios u/o recomendaciones que se formulen
OBSERVACIONES:
ELABORÓ: AUTORIZÓ:
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A continuación se muestra un ejemplo de una cédula para la detección y registro de hallazgos y evidencias, concebida como una herramienta de diagnóstico.
LOGOTIPO CÉDULA PARA LA DETECCIÓN Y REGISTRO DE HALLAZGOS Y EVIDENCIAS
FECHA:------------------------------------ NUM. DE HOJA:---------------------------------------- RESPONSABLE:---------------------------------------------------------- FUNCIÓN:---------------------------------------------------------------- ÁREA EVALUADA:------------------------------ETAPA O ELEMENTO:-----------------------
No. HALLAZGO EVIDENCIAS ASPECTOS SÓLIDOS
ASPECTOS PARA
MEJORAR Anotar el
comportamiento de un rubro específico en relación con el indicador
Anotar el nombre del documento y fuente de información
Relación de las funciones, actividades u operaciones de un desempeño adecuado
Relación de las actividades u operaciones que puedan ser objeto de mejora
OBSERVACIONES:
ELABORÓ: AUTORIZÓ:
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A continuación se muestra un ejemplo de una cédula para determinar criterios de evaluación, concebida como una herramienta de evaluación.
LOGOTIPO CÉDULA PARA DETERMINAR CRITERIOS DE
EVALUACIÓN
FECHA:------------------------------------ NUM. DE HOJA:---------------------------------------- RESPONSABLE:---------------------------------------------------------- FUNCIÓN:---------------------------------------------------------------- ÁREA:-----------------------------------------ETAPA O ELEMENTO:-------------------------
FACTOR INDICADORES DOCUMENTO O REGISTRO
ALTERNATIVA DE ATENCIÓN
Indicar el elemento bajo análisis
Especificar el o los índices seleccionados para guiar el desempeño de las acciones
Precisar la evidencia documental que sustenta la evaluación
Especificar las opciones para evaluar los factores
OBSERVACIONES:
ELABORÓ: AUTORIZÓ:
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2.1.3. Escalas de medición El estudiante deberá investigar acerca de las siguientes temáticas:
• Definición, • Características generales, • Tipos de escala, • Escala de diferenciación semántica, • Otras escalas y matrices
Es muy importante que se considere que la medición puede comprenderse desde la forma (escalas de medición), y desde el fondo (componentes del proceso administrativo, indicadores).
Las escalas de medición usadas por el auditor en el ejercicio de su trabajo, deben garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo.
2.1.4. Características y aspectos de los indicadores, niveles de aplicación y dimensionamiento
Respecto a esta temática general, el estudiante deberá realizar investigación referente a los siguientes contenidos:
• Concepto, • Características que debe reunir un indicador, • Aspectos que se deben considerar en la formulación de los indicadores, • Niveles de aplicación, • Dimensiones que se deben evaluar por medio de indicadores.
CONSIDERACIONES PARA LA FORMULACIÓN DE INDICADORES üCarpio García Silvia üSiccha Pérez Fiorella
¿QUÉ SON LOS INDICADORES DE GESTIÓN?
Los indicadores de gestión son de referencia numérica, miden el desempeño, suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o reducción de costos en manufactura.
CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES
• Ser relevante o útil para la toma de decisiones
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• Factible de medir • Fácil de interpretar • Verificable (Control de Gestión) • Deben ser analizados periódicamente
MEDIBLE: El indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.
ENTENDIBLE: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
CONTROLABLE: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.
TIPOS DE INDICADORES DE GESTIÓN
• Económicos (obtención de recursos), • Eficiencia (producir los mejores resultados posibles con los recursos disponibles) y • Efectividad (el nivel de logro de los requerimientos u objetivos). Eficiencia = Recursos
Planificados Recursos Utilizados Existen diversas clasificaciones de los indicadores de gestión. Según los expertos por ejemplo en Contabilidad Gerencial los INDICADORES DE GESTIÓN SE CLASIFICAN EN SEIS TIPOS:
1) De ventaja competitiva, 2) De desempeño financiero, 3) De flexibilidad, 4) De utilización de recursos, 5) De calidad de servicio; y, 6) De innovación.
Así también podemos distinguir los siguientes tipos de indicadores:
Indicadores de Efectividad: Miden el cierre de ciclo productivo (producción de un bien o la prestación del servicio). Es decir controlan y miden si cumple con el propósito final para el cual fue diseñado.
Indicadores de Eficacia: Miden el éxito de un programa o de una actividad en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos; es decir el logro de resultados de manera oportuna, guardando relación con los objetivos y metas planteadas.
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Indicadores de Eficiencia: Miden la relación existente entre los recursos y los insumos utilizados frente a los resultados obtenidos al menor costo en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad
Aspectos a considerar en la formulación de indicadores
En función de su aplicación:
• Definir: el título, la formula y la fuente de donde se obtendrá la información • Establecer el menor número posible de indicadores • No llenarse de aquellos que nadie utiliza en la práctica • Usarlos en términos reales y prácticos para controlar, mejorar y comparar los resultados
con las metas establecidas. En función de sus atributos:
• Definir los atributos importantes que debe tener cada indicador • Seleccionar por consenso los más apropiados • Ser cuidadoso en describirlos (el número de, la cantidad de, el porcentaje de)
En función de su evaluación:
• Asegurar su validez y practicidad para tomar decisiones • Que sean fáciles de crear, mantener y usar • Que permitan la recolección de datos en forma manual o automática • Que exista suficiente conocimiento, experiencia y criterio para analizarlos • Que sean entendibles, que puedan medirse y sean controlables
2.1.5. Características y aspectos de los indicadores, niveles de aplicación y dimensionamiento
Manejo y presentación de los indicadores
Fórmula para redactar un indicador y su presentación en la denominada “Ficha Técnica”
REDACCÍON
1) Utilizar palabras que ayudan a cuantificar la información, acompañadas de una
preposición. La palabra usada puede representar “cantidad”, “nivel”, “porcentaje”, “total”; y, la proposición es generalmente la palabra “de”. Ejemplo: “Cantidad de”, “Numero de”, “Total de”.
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2) Añadir un sustantivo en plural que identifica los elementos o variables sociales, económicas, físicas o cronológicas sometidas a medición. Ejemplo: “personas”, “cuentas”, “unidades”
3) Añadir un verbo en participio pasado que demuestra una acción realizada. Como ejemplo se cita: “Capacitadas”, “Recuperadas”.
4) Utilizar un complemento circunstancial y/o adjetivo relacionado con una característica, lugar, tiempo, modo. Esta es la información alternativa que define el indicador. Ejemplo: “En el área técnica”, “Oportunamente”, “En el año 2002”, “Por el departamento de cobranzas”
PRESENTACIÓN:
Los indicadores se presentan en una matriz denominada Ficha Técnica que contiene en filas y columnas la siguiente información:
El Nombre del Indicador: Redactado de acuerdo a los parámetros semánticos antes detallados.
Los Factores Críticos de Éxito: Son características internas que hacen la diferencia para que la organización sea más competitiva y desarrolle consistente y satisfactoriamente sus procesos. Pueden estar afectados por eventos principalmente externos al proceso, que impiden el logro de los objetivos, resumidos en el indicador.
La fórmula de cálculo del índice: Cuantifica el indicador. Es aplicable cuando se relaciona con porcentajes o son indicadores financieros.
La Unidad de Medida: Describe la forma como se debe leer el indicador una vez que ha sido cuantificado.
La Frecuencia: Es la periodicidad con que se debe aplicar el indicador. Depende de la naturaleza de las operaciones y la reglamentación interna de las organizaciones.
El estándar: Permite comparar el índice con el nivel establecido en la planificación.
La Fuente de información: Origen de los datos.
La interpretación: Comparación entre el indicador y el estándar. Da como resultado la Brecha que puede ser favorable o desfavorable.
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MANEJO Los resultados de la evaluación mediante indicadores, constituyen los hallazgos a ser comunicados a las autoridades; y, una vez obtenidos sus puntos de vista y/o justificativos, serán incluidos en el informe.
Recordemos que en auditoría, el hallazgo se compone de cuatro atributos que son: Condición: Es el resultado observado una vez realizada una prueba de auditoría; En la ficha técnica será el cálculo del índice: indicador/estándar.
Criterio: Es el “deber ser”, el estándar, la norma a ser cumplida. Para el caso en estudio será el nivel planeado o estándar.
Causa: Es la razón; el porqué de un hecho, lo que lo originó. En la ficha técnica, se localizará en los eventos negativos que afectan a los Factores Críticos de Éxito.
Efecto: Es el impacto que se produce sobre la gestión, en términos de cantidad o calidad. Será entonces, la Brecha desfavorable obtenida
A continuación se presenta un ejemplo de Ficha Técnica:
Nombre del
Factores Críticos
FICHA TÉCNICA DE INDICADORES1
Unidad de
Fuente de
Indicador de Éxito Fórmula de cálculo
Medida Frecuencia Estándar
información Interpretación Brecha
Porcentaje de recomendaciones cumplidas, de los informes de examen especial practicados por la Dirección de Auditoría de Empresas, durante el año 2008
Recomendaciones Formuladas en forma oportuna, consensuada y difundida; Recomendaciones Formuladas que generan valor agregado a la gestión.
Indicador =
No. Recomendaciones Cumplidas x100 No. Recomendaciones. Formuladas
% Mensual
50% En 2008
Base de Datos
Informes Generales
Aprobados en 2008
Índice = (Indicador Estándar) x100
100% -Índice
%
Mayor -Menor que 50%
1 Propuesta adaptada desde las notas del Cursos de Indicadores, CGE-DAE y Anexos del Proyecto de Investigación
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS – MODALIDAD A DISTANCIA Nombre de la asignatura: Auditoría Administrativa y de Gestión I
2.2. METODOLOGIA DE LA AUDITORÌA ADMINISTRATIVA
2.2.1. Planeación
El estudiante deberá investigar las siguientes temáticas específicas:
• Objetivo, • Factores a considerar, • Fuentes de información, • Investigación preliminar, • Preparación del proceso de auditoría, • Asignación de responsabilidad, • Capacitación, actitud, • Diagnóstico, • Génesis de la organización, • Infraestructura, • Forma de gestión, • Posición competitiva
2.2.2. Instrumentación:
El estudiante deberá investigar las siguientes temáticas específicas:
• Recopilación de información, • Técnicas de recolección, • Comportamiento del consumidor, • Observación directa, • Entrevista, • Cuestionarios, • Escalas de medición, • Cédulas y gráficos, • Medición, • Papeles de trabajo.
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS – MODALIDAD A DISTANCIA Nombre de la asignatura: Auditoría Administrativa y de Gestión I
2.2.3. Examen: El estudiante deberá investigar las siguientes temáticas específicas:
• Propósito, • Procedimiento, • Enfoques para el análisis administrativo
2.2.4. Informe:
El estudiante deberá investigar las siguientes temáticas específicas:
• Aspectos operativos, • Lineamientos generales para su preparación, • Tipos de informes, • Propuesta de implementación.
2.2.5. Seguimiento:
El estudiante deberá investigar las siguientes temáticas específicas:
• Objetivo, • Lineamientos generales, • Acciones específicas, • Criterio para la ejecución de la auditoría de seguimiento.
Revisar los Indicadores de Gestión de: PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL en el Texto de consulta del autor Benjamín Franklin.
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS – MODALIDAD A DISTANCIA Nombre de la asignatura: Auditoría Administrativa y de Gestión I
LOGOTIPO CRITERIOS DE PUNTUACIÓN PARA LA EVALUACIÓN FINAL
PROCESO ADMINISTRATIVO PUNTOS MÁXIMOS
No. PUNTOS MÁXIMOS
OBTENIDOS PORCENTAJE
1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 2.0 2.1 2.2
2.3 2.4 2.5 2.6 2.7
PLANEACIÓN Visión Misión Objetivos Metas Estrategias/tácticas Procesos Políticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles Horizontes ORGANIZACIÓN Estructura organizacional División y distribución de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos técnicos de apoyo
3.0 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
3.6 3.7 3.8
DIRECCIÓN Liderazgo Comunicación Motivación Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrés, el conflicto y la crisis Tecnología de la información Toma de decisiones Creatividad e innovación
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS – MODALIDAD A DISTANCIA Nombre de la asignatura: Auditoría Administrativa y de Gestión I
4.0 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7
CONTROL Naturaleza Sistemas Niveles Proceso Área de aplicación Herramientas Calidad
REALIZADO POR: SUPERVISADO POR:
