ADAPT International Anticipating change through dialogue 

UNI Europa Commerce Sector  

  

European Works Councils    

Prepared by David Tarren

February 2011 1 

 

www.adaptinternational.eu 

Introduction 

This  project  has  been  supported  financially  by  the  European Commission  and  aims  to  generate  greater 

focus among UNI Europa affiliates about the role and work of EWCs within the European commerce sector.  

As part of the project, a series of surveys is being undertaken throughout 2010 and the early part of 2011 of 

trade union representatives within the European commerce sector.  Throughout the period of this project a 

total of  three updates have been produced, using  the  latest  information  from affiliates  contained  in  the 

questionnaires.    This  report  is  the  final  report  in  the  project which  contains  information  drawn  from  all 

returned  surveys  and  the  discussions  and  conclusions  from  the workshops  held  in Helsingor, Berlin  and 

Paris.   

 

When examining the data below it must be borne in mind that precisely because the information came from 

a  limited number of companies, the findings may not be representative of the entire European commerce 

sector.   However this  report does highlight  reoccurring themes and  issues, arising from the questionnaire 

data and discussions at the project’s European seminars.      

 

To  support  the policy development of UNI  and  its  affiliates,  important  issues  raised by  the  research are 

highlighted with a * symbol throughout the text of this document and these issues are further elaborated at 

the end as Interim Recommendations. 

 

Table 1: Countries of affiliates that responded to the survey  

  Country  No.  Country  No.        Norway  2  Sweden  2 Germany  1  Italy  26 France  7  Spain  15 Finland  1  Netherlands  1 Austria  8  Estonia  4 Belgium  43  Turkey  2 Latvia  1  Romania   1            TOTAL  114 

 

 

 

 

 

 

 

 

Profile of respondents 

All the respondents are employed within the European commerce sector, are trade union representatives, 

and almost 80 per cent () are representatives on their company’s European Works Council.  All respondents 

are employed in workplaces ranging in size from a workforce of 17 (JYSK) to one of 1900 employees (IKEA).  

2 

 

There were  114  responses  in  total, with  the  largest  share  coming  from Belgium,  followed by  Italy.   UNI 

Commerce affiliates from newer EU member states responded to the questionnaire, offering UNI an insight 

into employment relations and changes within the sector in Eastern Europe.   

While respondents were employed across a variety of companies, as the table below shows the majority of 

respondents are employed in Metro, followed by IKEA.  The gender of respondents was almost evenly split, 

with  50.33  per  cent  female  against  49.77 male,  and while  there was  a  distribution  across  a  number  of 

occupations  two  thirds of  those who  indicated  their occupation are employed as Salespeople within  the 

sector. 

 Table 2: Companies from which affiliates responded 

 Country  No.  Country  No. 

       Auchan /Alcampo  3  JYSK  1 Aldi  7  Kesko  1 Belgian Sky Shops  1  Leroy Merlin (Adeo Spa)  1 Blokker  1  Lidl  1 Leen Bakker  2  Mavedro  1 Bart Smit  4  Metro / Makro  27 Brico  1  Norbert Dentressangle  1 Carrefour  8  Optimera as (Saint Gobain)  1 Colruyt   5  Praktiker   1 Conway  1  Rewe  1 De Bruycker   1  Rimi Latvia  1 Delhaize  2  Rimi Eesti Foods  1 Easydis (Casino)  2  Sports Direct  1 PPR/ FNAC  4  Socodis   1 H&M  4  Unilever  1 Hewlett Packard  4  Zara Inditex  2 IDB Yoko  1     IKEA   20  TOTAL  114 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

As the charts below show, two‐thirds of respondents are employed within the retail part of the commerce 

sector (66%), and the majority are employed on a full time and permanent basis. 

Charts 1 and 2: Type of contract and the sub‐sector of respondents 

3 

 

Type of contract  Full time

Part time 

Temp

Sub‐sector

Retail

Wholesale

 

On a number of occasions  there were distinctions between  responses  in  the wholesale and  retail sectors.  

However it is difficult to determine if this is due to the particular characteristics of these two sub sectors, or 

simply  a  distortion  created  by  the  responses  due  to  the  concentration  of  particular  companies  or  of 

responses from particular member states.      

 

Workforce characteristics 

While agency  staff are employed within  the  sector,  their numbers vary enormously  ‐  in one case up  to a 

quarter of  the  local workforce are employed as agency staff.   There are variations  too  in  the  trade union 

density of the sector, ranging from 3 to 100 per cent workplace trade union density.   

 

Table 3: Scope of collective agreements 

  Issue  %  Issue  %        Pay  10  VET  9 Pensions  37  Work Organisation  30 Holidays  40  Staffing   13 Sickness  22     

 

 

 

 

 

As  the  table  above  shows,  the overwhelming number of  respondents  stated  that  they  are  covered by  a 

collective  agreement  ‐  almost  80  per  cent  of  responses  indicated  that  their  employer  has  established  a 

formal  structure  for  the  purposes  of  information  and  consultation  and  in  all  cases  this  covers  pay.    In 

addition this body covers other issues and these are set out in the table opposite as a percentage of those 

respondents who included this information.  

 

Support 

The vast majority of representatives said that they received good support from their national trade union 

and  the  vast majority  of  respondents  stated  that  they  had  heard  of UNI  and  that  they would  like  the 

4 

 

federation  to  increase  its support  for  ‘transnational co‐ordination’ more  in  the  future.   This suggests  that 

there is greater scope for the federation to offer a co‐ordinating role for EWCs within the commerce sector. 

 

European Works Councils 

Almost  three  quarters  of  respondents  are  employed within 

companies that have EWCs (74 per cent) and the majority of 

these are EWC representatives. The survey asked a number of 

questions about the EWC in their company and the results are 

summarised in this section.  The age of EWCs ranged from 16 

years at H&M (the oldest agreement in the responses) to two 

years at Unilever.   According  to  the EWC Directive all EWCs 

must meet at least once a year and this is the case in just over 

a quarter according to the responses.   However nearly three‐

quarters  (74%)  of  EWCs  in  the  sector meet  twice  annually,  which  is  an  improvement  on  the  original 

Directive.   While the number of representatives upon 

EWCs  range  from 7  (KESKO)  to 36  (HP)  the average 

number is 25 representatives.     

Companies without an EWC    ALDI   LIDL Belgian Sky Shops  Mavedro Blokker  Metro Bart Smit  Rimi Leen Bakker  Socodis Colruyt  Sports Direct  Conway  ZARA Inditex De Bruycker   IDB Yoko   TOTAL 16 

Companies with an EWC    Auchan / Alcampo  JYSK Brico  Kesko Carrefour  Leroy Merlin Delhaize  Makro / Metro PPR / FNAC  Norbert Dentressangle  H&M  Unilever Hewlett Packard   IKEA  TOTAL 14  

 

Table 4: Companies employing respondents with and without European Works Councils 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A  total  of  65  per  cent  of  respondents  stated  that  they  had  received  training  for  their  role on  the EWC.  

However this does not suggest that all of those respondents who replied positively to this question belong 

to an EWC that contains provisions for training.    In fact a number of representatives stated that they had 

received  training on a national basis  for  their work on  their domestic Works Council,  rather  than specific 

5 

 

6 

 

EWC training.   This suggests that a significant number of trade union EWC representatives do not receive 

training  for  this  role.      The  content  of  individual  training  programmes,  as  set  out  in  the  table  below, 

highlights that although financial aspects of a company’s performance are an  issue for discussion at EWC 

meetings, this topic is covered in training in only just over 50 per cent of cases. 

 

Table 5: Topics of training received by EWC representatives in the Commerce sector 

Topic  %    Finance  53 Communications  56 Special Meetings  31 Definitions of I&C  76 Legal rights  60 Procedures for breaches  17 Strategy generally  56 Handling the Media   ‐ Languages  21 

 

The number of days permitted per year for training for commerce sector EWC representatives ranges from 

2  to  14 days  and  in  the majority of  cases  (73%)  trade unions organise  this  training.   But  in  a  very  large 

number of cases (64%) the trade unions also pay for this training.  In all cases those who said they received 

training were released from work with pay to attend and the right to training, without  loss of pay,  is now 

contained within the EWC recast Directive 2009/38.   

 

Interestingly most EWC  respondents  from within  the wholesale sub‐sector stated that they  received help 

and support from experts, but the figure was just below 50 per cent for those employed in retail.  The vast 

majority  of  EWCs  have  a  Select  Committee,  however  there  were  subtle  differences  between  those 

employed  in  the wholesale  and  retail  sub‐sectors  (50 per  cent  and  100 per  cent  respectively).   As  far as 

employer representatives upon EWCs are concerned, HR personnel tend to fulfil this role on behalf of the 

employer.   The majority of EWC provide language interpretation at the main EWC meetings, but less than 

half of EWC representatives stated that they receive documentation in different languages. 

 

Activity  

Surprisingly, when asked questions about the activity of their EWC, less than a quarter of respondents (21%) 

stated that their EWC had issued a public statement and slightly less said that their EWC had co‐ordinated 

trade union  collective  action.   These  two  findings  suggest  that  there  is  scope  to  increase  the activity of 

EWCs  in  the sector and, combined with  the  responses  for  ‘support’ above,  there  is an opportunity, and a 

need,  for  UNI  to  play  a  higher  profile  role  in  this 

area.    

7 

 

 

Throughout  academic  literature, one of  the  issues 

raised by researchers is that  EWC  representatives  can 

find  it  difficult  to  reconcile  their  ‘European’ role on the 

EWC  with  that  of  their  domestic  relationship  with 

their  workplace  constituents,  and  at  times 

this  latter  relationship  can  act to prevent a wider view 

being  taken  at  the  European  level.    The  initial 

results  from  the  surveys  suggest  that  almost  two‐

thirds  (65%)  of  EWC  representatives within  the  commerce  sector  find  it  difficult  to  reconcile  these  two 

relationships.   Ensuring  there  is a connection between  the national  information and consultation process 

with that at the European level is now an obligation of EWC representatives, subject to employer support, 

contained in the recast EWC Directive*.   

Issues raised in EWC  %    Finance  83 Closures / redundancies  57 Employer’s strategy  93 New technology  34 Capital investments  34 Transfer of work  40 Work organisation  58 Research and development   60 Training   77 Working time  53 Mergers and acquisitions  42 Health and safety  83 

 

Issues discussed in EWC meetings 

As the table below shows, when presented with a list of topics most commonly discussed at EWC meetings 

and asked  to  rank  them  in  importance  to  them,  respondents gave a wide  range of views.   However,  the 

issues of  finance, closures and  redundancies and  their employer’s strategy were, on the whole,  ranked as 

more important.  Using the data from the topics on which respondents stated they were offered training, it 

is possible  to suggest  that although  finance was a key  issue  for all EWC  representatives, only 53 per cent 

received training on this issue.  This ought to be considered by UNI and its affiliates in terms of changes to 

EWC training programmes.          

Table 6: Issues discussed at EWC meetings 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rating information and consultation from your employer 

Respondents were presented with the definitions of information and consultation as set out in the original 

EWC Directive and asked to rate the quality of both information and consultation offered by their employer, 

where 1 represents the information and consultation being ‘poor’ and 5 being ‘very good’.   

 

Using  the  responses  it  is  possible  to  rate  UNI  commerce  EWC  representatives’  perception  of  the 

effectiveness of their employer at undertaking information and consultation and the figures are presented 

in the table below. 

 

Table 7: The effectiveness of information and consultation   Information  Consultation 

   2.27 (out of 5)  1.63 (out of 5) 

 

 

 

The  results  contained  in  the  table  above  are  average  scores  assigned  by  respondents  to  the  quality  of 

information  and  consultation  within  their  company.    The  most  startling  finding  here  is  that  EWC 

representatives  rate  their  employer’s  ability  to  provide  information  so  low.    This  finding  suggests  that 

employers  within  the  commerce  sector  are  not  providing  trade  union  representatives  with  adequate 

information*. 

 

Next  the  survey  sought  to measure  the  capacity  for EWC  representatives  to  influence  the EWC meeting 

agenda,  to  receive  the  appropriate  information  from  their  employer,  to  understand  the  information 

presented to them and to have time to respond to the employer’s proposal.  Surprisingly only slightly over 

half (53%) of EWC representatives who responded said that they were able to influence the agenda for the 

main EWC meeting.   However  the  research  cannot  identify  in which  cases  representatives are unable  to 

influence the agenda purely due to the fact that they do not have a seat on their EWC’s Select Committee, 

which  in many cases  is where the agenda is agreed.   In addition over three quarters of respondents stated 

that they did not have enough time to respond to employers’ proposals.     This is an important finding and 

this deficit of influence is one that UNI and its affiliates ought to consider tackling*.  

 

8 

 

Perhaps  the  definitions  of  information  and  consultation,  as  contained  within  the  recast  Directive  will 

provide unions with more scope to increase the time between the point at which employers are required to 

present their proposals to the EWC, for the EWC to consider these proposals and for the EWC to formulate a 

response.   From  the  survey  it  is clear  that  this  is an area UNI and  its affiliates ought  to consider  further, 

given the opportunities presented by the recast*.    

 

When asked about the issues EWC representatives are consulted on, the answers ranged across a number of 

issues.   However, according to the survey results, the most common topics for consultation at commerce 

sector EWCs are restructuring followed by the organisation of work and closures (same scores).   

 

The survey asked respondents to consider when they have been consulted in the past (Table 7) and to state 

whether this process tended to be carried out before or after a decision was made (Chart 3).  In less than 10 

per cent of cases did respondents state that the EWC was consulted before a decision was made and by far 

the overwhelming response was that EWCs were consulted after a decision was made.  In a high proportion 

of cases the members of commerce EWCs are being consulted on issues after the decision has been taken, 

and frequently after the decision has been made public.  Again, this tends to suggest a fundamental failure 

by employers to undertake the process of consultation in good time, to allow a response to be made prior to 

decisions being taken and presents UNI and its affiliates with a challenge*.    

Table 8 On which topics are you consulted ? 

 Topics  %  Topics  % 

       

Restructuring   59  Movement of work  29 

Job losses  41  Work organisation  53 

Training   41  Closures  53 

Finance  41     

 

 

 

 

 

 

 

Chart 3 When is your EWC consulted ? 

9 

 

Before decision taken After decision taken

Before made public After made public 

 

Overall evaluation of your EWC 

The survey then asked respondents to rate the overall effectiveness of their EWC to achieve a number of 

things such as provide  information, to enable them to express their opinion and as a means to help them 

understand their company better. Respondents were asked to award points, on the same basis as before (1 

poor, 5 very good) and the overall results are shown in the table below. 

 

Table 9: Rate the effectiveness of your EWC at ... 

  Please rate the effectiveness of your EWC at:  Average score (Out of 5)    Allowing you to understand your company (financial position etc)  3.30 As a means to express an opinion  2.52 Offering you a genuine discussions with the company  2.22 Giving you an in depth analysis of company  2.22 For information  2.88 For consultation  1.87 Checking on management information  2.00 Securing greater influence at work  1.60 As a means to influence management decisions  1.40 As a means to implement your trade union policies  1.35  

If we take a score of 2.50 as an indication that the EWC is operating adequately, then from the results above 

it  is  possible  to  conclude  that  the  perception  of  respondents who  answered  this  question  is  that  they 

consider their EWC to have very little capacity for improving the influence of the workforce generally and in 

particular  to  influence management decisions  at work.   However,  as  a body  to  improve  the workforce’s 

understanding of their company EWCs within the commerce sector, on average, are operating a little more 

than adequately.  As a means to express an opinion it seems that the EWCs represented in the responses do 

generate opportunities  for discussion with employer  representatives.    It will be  important  for UNI and  its 

10 

 

11 

 

affiliates  to  discuss  these  findings  in  particular  and  to  introduce  plans  to  strengthen  EWCs  within  the 

commerce sector*. 

 

Finally  in this section, respondents were asked to rate their knowledge on the new  ‘recast’ EWC Directive.  

While a number of respondents stated that their knowledge was very good, the majority stated that they 

knew  very  little  of  the  revision  and  this  could  be  something  UNI  and  its  affiliates  consider,  given  the 

Commission’s timetable for the transposition of the new legislation*.   

 

Developments in the sector over the last 12 months 

This  research  also  seeks  to  highlight  some  of  the  key  trends  within  the  European  commerce  sector 

throughout the financial crisis and the final section of the survey asked questions about changes in the last 

12 months.   Respondents were asked to highlight all the changes they had experienced  in their workplace 

over the last 12 months and the table below ranks this information in terms of the amount of respondents 

highlighted  the  issue.    So  for  example,  the most  widely  experienced  trend  in  the  last  12 months  was 

recruitment freezes.   

 

Table 10: Changes in your workplace over the last 12 months.  

Issue  Ranking    Increase in workload  1st  Increase in stress and violence and work  2nd  Job losses  3rd  Changes to shop opening: late, night and/ or Sundays  4th  Restructuring  5th  Recruitment freezes  5th  Decrease in working time  6th  Increase in the use of agency workers  7th  Increase in working time  8th  Salary decrease  9th  Wage freezes  10th  Divestments   11th  Shop closures  12th  Mergers  13th  Collective redundancies  14th   

 

 

 

 

 

Outsourcing  

In recent years there has been a trend within the commerce sector companies to outsource particular areas 

of their business and the next section asked respondents to identify those areas currently being outsourced.  

According  to  the  responses  the most commonly cited areas of the business to be outsourced,  in order of 

frequency, are security, cleaning and transportation, followed by other  less frequently cited areas such as 

suppliers placing stock in the shop, I.T, the bakery, check out work, checking stock and the delicatessen.   

 

Table 11:  What operations has your company outsourced? 

Outsourced operation  Rank    Security  1st  Cleaning   2nd Transportation  3rd     Suppliers stocking the shop  4th  I.T  5th  Bakery  6th  Check‐out  7th  Checking stock  8th  Delicatessen   9th  

Other work 

Cleaning fridges, Children’s play area, Warehouse work, facility management, part replacement of merchandise, shopping cart collection and dishwashing in restaurant      

 

Conclusions 

While  it  is  important not  to generalise  from  this  first  sample of  responses,  it  is possible  to suggest areas 

where UNI and its affiliates could consider improving the current situation and these are detailed below as 

recommendations.    The  responses  to  the  questionnaire  have  demonstrated  that  EWCs  within  the 

commerce  sector  are  experiencing  identical problems  and  challenges.   UNI’s programme of  establishing 

and  supporting  EWC  co‐ordinators  ought  to  strengthen  the  existing  infrastructure  and  offer  further 

opportunities  for  improving  the  effectiveness  of  EWCs  to  generate  a  body  in  the  workplace  with  the 

capacity to challenge and influence management decisions. 

 

 

 

 

 

 

 

12 

 

 

 

Recommendations 

∗ EWC Training should support EWC representatives  in understanding their role on the EWC and how 

they balance the interests of their own local workforce with that of their company as a whole 

 

∗ EWC training programmes should include sessions on how to understand financial documents 

 

∗ It is clear that EWC representatives need more support to ensure their employers provide them with 

the  right  information  at  the  right  time  and  this  failure,  on  behalf  of  employers,  is  reducing  the 

effectiveness of EWCs. 

 

∗ Employers need to give sufficient time for EWC representatives to consider written material, to make 

an  informed  opinion  and  to  respond  to  the  employer’s proposals.   The  recast Directive may offer 

trade unions the opportunity to strengthen this aspect of their EWC’s role.   

 

∗ In many cases EWCs are merely a body  in which employee  representatives are able  to express and 

opinion or better understand their company.   UNI and  its affiliates should consider how to  improve 

this situation. 

 

∗ There  is  insufficient  knowledge  of  the  recast Directive  and,  given  the  timetable  for  renegotiating 

agreements, this should be given attention 

13