UAI INF. Nº 03/2012

UNIVERSIDAD MAYOR, REAL Y PONTIFICIA DE SAN FRANCISCO XAVIER DE CHUQUISACA

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

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RESUMEN EJECUTIVO REFERENCIA : “Aspectos administrativo contables y de control interno del examen de

confiabilidad de registros y estados financieros de la Universidad, por la gestión al 31 de diciembre de 2011”.

INFORME : UAI INF. Nº 03/2011 1. ANTECEDENTES 1.1 Orden de trabajo

El presente informe emerge del Examen de Confiabilidad de Registros y Estados Financieros de la Universidad al 31 de diciembre del año 2011, practicado en cumplimiento del artículo 27 inciso e) de la Ley Nº 1178 y de la Orden de Trabajo UAI Nº 02/2012 emitida por la Jefatura de Auditoría Interna.

1.2 Objetivo

Establecer el cumplimiento de principios, normas y procedimientos en el desarrollo de las operaciones contables y administrativas, con el propósito de reportar deficiencias y recomendar los correctivos necesarios.

1.3 Objeto

Los Estados Financieros Consolidados al 31 de diciembre de 2011, registros contables, comprobantes contables y registros auxiliares que sustentan los estados financieros de la Universidad.

1.4 Alcance

Nuestro examen se efectuó de acuerdo con el Manual de Normas de Auditoría Gubernamental y el tipo de evidencia obtenida fue documental a través de fuentes internas y externas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría descritos en los programas de trabajo, y comprendió la revisión de los libros mayores, registros auxiliares y comprobantes contables que sustentan los estados financieros consolidados al 31/12/2011, sobre una muestra representativa determinada en función de la materialidad, no menor al 70%.

2. RESULTADOS DEL EXAMEN

Emergente del examen de contabilidad se establecieron las siguientes deficiencias de control interno



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2.1 Estados Financieros (Balance General) que no exponen las cuentas de orden

Observamos que en los Estados Financieros emitidos al 31/12/2011, no se expone el saldo deudor y acreedor de las cuentas de orden que utiliza la Universidad para el control de los Valores y Timbres Universitarios; al respecto, si bien estas cuentas son aperturadas para un control contable y no afectan de manera directa a los Estados Financieros por no ser cuentas de balance ni de resultados, las mismas deben ser presentadas y expuestas en la parte final del Balance General, después de las cuentas Patrimoniales.

R01. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera, el Departamento de Finanzas y la Jefatura de la División Coordinación SIGMA, efectúen las gestiones que correspondan a objeto de que el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa permita exponer las cuentas de orden deudoras y acreedoras a objeto de un mejor control de los valores y timbres universitarios que se registran en estas cuentas.

2.1.1 Inexistencia de registros auxiliares contables para los componentes de la cuenta

Inventario de Materias Primas, Materiales y Suministros ( Almacén y sub almacén)

De la revisión efectuada a los reportes que emite el SIGMA(Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa), se evidencio la falta de registros auxiliares contables para los componentes de la Cuenta Inventario de Materias Primas, Materiales y Suministros (Almacén Central, Sub Almacén Facultad de Odontología, Sub Almacén Facultad Contaduría, Almacén UNI, Farmacia UNI y Sub Almacén Instituto Técnico de Alimentos), que registren el movimiento tanto de entrada y salida de los materiales, medicamentos e insumos en forma cronológica; existiendo únicamente un mayor de la cuenta y un registro de saldos a nivel de auxiliares contables que muestra la composición de la cuenta con sus respectivos saldos al cierre de gestión.

R02. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera y la División Coordinación SIGMA, realizar las gestiones que correspondan a objeto de que el Sistema (SIGMA) emita un auxiliar que registre todos los movimientos de ingreso-salida en forma detallada del material, medicamentos e insumos para cada uno de los almacenes y sub almacenes que forman parte de la cuenta Inventario de Materias Primas, Materiales y Suministros.

2.2 Cheques en tránsito pendientes de cobro

De la revisión efectuada a las conciliaciones bancarias correspondientes al mes de diciembre 2011, evidenciamos cheques en tránsito pendientes de cobro que fueron



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emitidos en los meses de febrero, marzo, mayo, junio, julio, agosto, septiembre, octubre del 2011. A continuación mostramos como ejemplo los siguientes casos:

Cuenta: Fondos en Custodia Nº 1-1176028

Fecha Nº

Cheque (*) Importe

Bs. Nombre y Apellido del Beneficiario

24/03/2011 6511 860,00 Bertha Carmona de Alata 24/03/2011 6527 100,00 Bertha Carmona de Alata 06/05/2011 6543 81,62 Sindicato de Trabajadores Universitarios 06/05/2011 6570 2.573,70 Sindicato de Trabajadores Universitarios 17/05/2011 6597 800,00 Wilber Conde Angulo 09/06/2011 6697 500,00 Gabriela Ramos Guisbert

(*)Según extracto bancario (enero 2012) de la cuenta 1-1176028 los cheques continúan en tránsito Cuenta Única Universitaria Nº 1-3803918

Fecha Nº

Cheque (*) Importe

Bs. Nombre y Apellido del Beneficiario

16/02/2011 11618 400,00 Juan Carlos Serrudo Ortega 24/02/2011 11874 9.553,92 Banco de Crédito de Bolivia S.A. 04/03/2011 12256 6.416,67 Yuli Yovana Rivera Aparicio 11/03/2011 12491 650,00 Victoria Navia Arias de Hernaiz 24/05/2011 14789 169,00 Carlos Perez Petrinovic 04/06/2011 15699 558,36 Nestor Pallares Saavedra 06/07/2011 16557 400,00 Norma Hidalgo Bejarano 17/08/2011 18520 400,00 Germán Pedro Quiroz Camacho 08/09/2011 19278 300,00 Alberto Miranda Cuadros 30/09/2011 20367 1.201,00 Martha Zeballos Cossio 18/10/2011 21098 400,00 Paola Victoria Gómez Caro 31/10/2011 21756 1.000,00 Ruth Rada Holguín de López

(*)Según extracto bancario (enero 2012) de la cuenta Nº 1-3803918 los cheques continúan en tránsito

Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera, los Departamentos de Finanzas, Planificación y Evaluación Institucional, la Jefatura de Tesorería y la sección de Caja, lo siguiente:

R03. Efectúen un seguimiento oportuno a los cheques pendientes de cobro con una

antigüedad mayor a 60 días a objeto de que los mismos pasen a un buen resguardo, o en su defecto proceder a su reversión correspondiente; recomendación recurrente que fue reportada a través del Informe UAI INF. Nº 03/2011.

R04. Diseñar e implantar una reglamentación interna para el control de los cheques

emitidos por la Entidad a objeto de que los mismos se encuentren en buen resguardo y evitar eventuales extravíos; instrumento que previo a su implantación y difusión a los responsables de su aplicación, debe ser aprobado por las instancias correspondientes; recomendación recurrente que fue reportada a través del Informe UAI INF. Nº 03/2011.



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2.3 Existencia de materiales sin movimiento y sin almacenamiento apropiado De la verificación física efectuada a los materiales del almacén central, evidenciamos lo siguiente:

a) Materiales que no registran movimiento tanto de entrada como de salida desde

gestiones anteriores, como se muestra en el siguiente cuadro:

Código Material Saldo al

31/12/2003 Saldo al

31/12/2011 03-16.04 Cinta p/ Impresora Image Write 34 34

03-16.35 Cinta p/máquina de escribir eléctrica SWINTEC

19 19

03-16.35A Cinta p/máquina de escribir eléctrica SWINTEC “A”

38 38

03-16.37 Cinta p/máquina de escribir eléctrica XEROX 6010

10 10

03-16.47 Cintas Adler para Máquina Eléctrica 6 6

03-16.37 Cintas para Máquina Impresora CITIZEN

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b) Material sin un almacenamiento apropiado, como es el caso del Hierro Corrugado

de 6mm 12mts, mismo, que se encuentra almacenado en el patio del campus de ex – refisur bajo un techo improvisado, expuesto a las inclemencias del tiempo y sin resguardo adecuado

Recomendamos al Señor Rector que en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas y de la División de Suministros y Almacenes, lo siguiente:

R05. Efectúen un análisis de todos los materiales de gestiones anteriores que no

tuvieron movimiento, a objeto de poder determinar el estado de los mismos; y en función de dicho análisis, se tomen las acciones que correspondan, considerando las ya realizadas por el Jefe de la División de Suministros, priorizando el uso de dichos materiales o iniciar el proceso para la tramitación de la baja correspondiente.

R06. Se aseguren de que todo el material que se encuentra en el Almacén Central, esté

debidamente almacenado con las medidas de protección correspondientes, en resguardo de posibles substracciones o deterioros que podrían producirse



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2.4 Falta de codificación y registro inadecuado de los medicamentos e insumos en los Formularios de Registro de Existencias (Kardex Valorado) De la revisión efectuada al inventario de medicamentos e insumos del Almacén de la Farmacia-Hospital Universitario y de los formularios de registro de existencias (Kardex Valorado), se evidencio lo siguiente:

a) Los formularios de registro de existencias no consignan el código del medicamento

o insumo, aun existiendo una celda exclusiva para el registro del mismo.

b) Movimientos de entrada y/o salida de algunos medicamentos o insumos que no fueron registrados en el Kardex Valorado a la fecha de realización del inventario.

Recomendamos al Señor Rector que en coordinación con la Dirección del Hospital Universitario, Administración y la Jefatura de Farmacia del Hospital, lo siguiente:

R07. Codificar a todos los medicamentos e insumos registrados en los formularios de

registro (Kardex Valorado) a objeto de permitir su ubicación y verificación oportuna.

R08. Asegurase de efectuar un registro oportuno en los (Kardex Valorados) de todos

los ingresos y salidas de los bienes existentes en el almacén, a objeto de reportar información actualizada sobre las existencias.

2.5 Existencia de medicamentos vencidos en el Almacén del Hospital Universitario

De la verificación física efectuada al inventario de medicamentos e insumos del Almacén de la Farmacia-Hospital Universitario y los formularios de registro (Kardex Valorados), evidenciamos la existencia de algunos medicamentos que según su fecha de expiración ya se encuentran vencidos; sin embargo, los mismos permanecen en el inventario y almacén de la farmacia como si se trataran de medicamentos vigentes. A continuación mostramos como ejemplo los siguientes casos observados:

Código Medicamento Unidad Saldo s/Inventario

Fecha de Vencimiento

A1106 Complejo B(B1+B6+B12) Comprimido 269 01-11

P0109 Metronidazol 500 MG Comprimido 127 06-11

P0207 Pirantel Pamoato 250 MG Comprimido 40 11-10

R0306 Salbutamol 0,1 MG Aerosol 45 11-10

R09. Recomendamos al Señor Rector que en coordinación con la Dirección del

Hospital Universitario, Administración, Contabilidad y la Jefatura de Farmacia



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del Hospital, efectuar seguimiento al proceso correspondiente para dar de baja a los medicamentos e insumos vencidos, previo cumplimiento de las normas legales y los reglamentos internos (vigentes).

2.6 Cuentas por cobrar con antigüedad mayor a un año, registrados en el Exigible a Corto

Plazo. De la revisión efectuada a las Cuentas a Cobrar registradas en el Exigible a Corto Plazo, evidenciamos que muchas de estas cuentas a cobrar tienen antigüedad mayor a un año, sin embargo, se encuentran registradas como un activo corriente. A continuación mostramos como ejemplo los siguientes casos:

Descripción de Auxiliar

Año de OrigenMovimiento del

Auxiliar Al 31/12/2011

Años de Antigüedad

Año Bs. Año Debe HaberHormando Balcazar M. 2007 52.138,20 52.138,20 4 años

Erik Dario Navarro H. 2007 62.904,20 62.904,20 4 años

Nyurka Villalpando A. 2007 40.757,00 40.757,00 4 años

Ministerio de Edu.-Nuevo M. 2004 430.559,51 430.559,51 7 años

Israel Araujo Jorge Mauricio 2007 52.138,20 52.138,20 4 años

Cimar Carvallo Mostajo

2007 1.530,00 2008 1.257,90 4 años 2009 4.303,73

2010 457.719,92 464.811,55

2011 120.000,00 60.108,75 524.702.80

Freddy Calle Plata 2007 53.830,00 53.830,00 4 años

Hugo Antonio Nava Ayllón 2007 39.988,00 39.988,00 4 años

Proyecto Cultivo Mani 2009 742.799,78 742.799,78 2 años Facultad de Odontología Beca Interacción 2007 73.554,00 73.554,00 4 años

Greco Bussines Consulting Coopora. 2007 141.891,42 2008 1.390,00 25.998,00 117283,42 4 años

Ignacio Romero Cruz 2007 92.126,20 92.126,20 4 años

R10. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora

Administrativa y Financiera, y las Jefaturas del Departamento de Finanzas y de Contabilidad, efectúen un análisis de antigüedad de saldos y realicen conciliaciones con los deudores a objeto de poder determinar el origen de las cuentas por cobrar y si la Universidad cuenta con documentación suficiente y pertinente que acredite su derecho de cobro; una vez cumplido con el anterior procedimiento, realicen una reclasificación afectando a las cuentas del activo que correspondan; recomendación recurrente que fue reportada a través del Informe UAI INF. Nº 03/2011. Asimismo, considerar lo señalado por el responsable del



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Control y Seguimiento del Activo Exigible, respecto a conformar una comisión que efectúe la conciliación de cuentas con los deudores a objeto de recuperar la cuentas pendientes de cobro.

2.7 Auxiliares de cuentas a cobrar a la misma Universidad

De la revisión efectuada a las Cuentas a Cobrar registradas en el Exigible a Corto Plazo, evidenciamos auxiliares cuya denominación hace referencia a cuentas a cobrar a la misma Universidad. A continuación mostramos los casos observados:

R11. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, Contabilidad y la responsable de la Supervisión de las Unidades Desconcentradas, efectúen un análisis a objeto de establecer del origen de estos derechos para las Unidades Desconcentradas y obligaciones para la Unidad Central de la Universidad; Asimismo, efectúen una conciliación de saldos y determinen las acciones a seguir para una correcta exposición de los mismos, considerando que estas Unidades Desconcentradas forman parte de la Universidad; recomendación recurrente que fue reportada a través del Informe UAI INF. Nº 03/2011.

2.8 Diferencias de saldos emergentes de la confirmación que no fueron aclaradas.

De la circularización de saldos que se realizó a las distintas Entidades que adeudan a la Universidad al 31 de diciembre del 2011, se pudo evidenciar diferencias de saldos, respecto a los saldos que exponen los registros de la Entidad; mismas, que no fueron aclaradas. A continuación mostramos los casos observados:

Nro. de Auxiliar Descripción del Auxiliar Saldo Final

100081023 U.M.R.P.S.F.X.CH. 1.627.717,29 1795 Universidad Central San Francisco 51.328,80 1603 Unidad Central 1.757.421,07

16022 Administración Central U.S.F.X.CH. 88.000,00



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R12. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, Jefatura del Departamento de Finanzas, Contabilidad, Supervisión de Unidades Desconcentradas y los Administradores del Canal Universitario, Institutos Médicos, Facultad de Derecho, Instituto de Tecnología de Alimentos, realicen conciliaciones de saldos con los deudores a objeto de poder determinar el importe correcto de las cuentas por cobrar a la Universidad.

2.9 Fondos en avance pendientes de cierre, reclasificados a cuentas por cobrar

De la revisión efectuada al ajuste de reclasificación de fondos en avance a cuantas por cobrar realizado mediante Comprobante Manual N°1203 de 31/12/2011 por un importe de Bs27.435,60, observamos que este importe contempla fondos para gastos de viaje al interior y exterior del país, entregados con cargo de cuenta en favor de servidores administrativos, docentes y estudiantes universitarios, que no fueron objeto de descargo o rendición de cuenta documentada a través de informes de viajes dentro del plazo establecido por normas legales e internas; además de cargos por concepto de excedentes de llamadas y ajustes negativos por depósitos y beneficiarios al SIGMA. A continuación mostramos como ejemplo algunos casos observados:

R13. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera y la Jefatura del Departamento de Finanzas y División de Contabilidad, se aseguren del cumplimiento de las normas establecidas para la entrega de fondos con cargo de cuenta para gastos de viaje, viáticos y de urgencia, logrando con ello que los mismos sean descargados

EMPRESA Saldo Según

Empresa Bs.

Saldo Según Universidad

Bs. Diferencia Unidad

Desconcentrada

Fábrica Nacional de Cemento 13.886.343,59 13.903.866,59 17.523,00 Canal 13

Caja de Salud del Serv. De Caminos y R.A. 11.090,00 40.659,00 29.569,00 Inst. Médicos

Gobierno Autónomo de Chuquisaca 2.835,01 42.041,50 39.206,49

Canal 13 ITA

U.S.F.X. Derecho

Seguro Social Universitario 1.040.668,06 1.095.117,34 54.449,28 Inst. Médicos

EXCEDENTES DE LLAMADAS

NOMBRE Y APELLIDO Importem Bs.

Jorge Enrique Laguna T. 39,50

Victor Hugo Serrado 176,50

Juan Ramiro Villalpando 404,57

Guillermo Torrez Amado 24,70

Elizabeth Calizaya Mamani 9,50

Franz Armando Villalpando 523,42

GASTOS DE VIAJES

NOMBRE Y APELLIDO Importe Bs.

Mario Gomez Marquez 1.582

Grover Espinoza Maldonado 144

Jose Luis Montaño Heredia 1.266

764

Eloy Miranda Huarachi 1.146

Jose Luis Velasquez Gonzales 70



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documentalmente dentro de los cinco días establecidos por normas internas y el artículo 26º del Decreto Supremos Nº 21364 en actual vigencia; vencido dicho plazo, corresponde a los servidores anteriormente referidos, la recuperación de los fondos a través del descuento de haberes de los beneficiarios, y otras medidas sancionatorias para el caso de los estudiantes que menciona la Norma interna que regula la entrega de estos fondos.

2.10 Inmuebles que no cuentan con toda la documentación de propiedad debidamente

saneada

La cuenta Edificios muestra un valor por Bs246.030.266,88 al 31 de diciembre del 2011, que representa el 35.16% del valor del Activo Fijo y el 23.53% del total Activo. Al respecto, se establece que de 72 edificaciones registradas por la Entidad, entre los que se encuentran las 7 incorporaciones realizadas en la gestión 2011; 65 edificaciones que representa el 90,28% cuentan con testimonios de propiedad, 59 inmuebles que representa el 81.94% cuentan con Folios Reales, de los cuales 22 Folios Reales no se encuentran actualizados por cuanto no consigna la superficie y/o colindancias correspondientes, además de 6 edificaciones que no cuentan con Folio Real. Por otra parte, respecto a la documentación técnica, de las 39 edificaciones que fueron objeto relevamiento y actualización (34) en la gestión 2007 y (5) en la gestión 2008; 29 cuentan con planos aprobados en instancias del Patrimonio Histórico Sucre - PRAHS-GMS dependiente del Gobierno Municipal de Sucre, restando proseguir con los trámites ulteriores a objeto de actualizar la documentación técnica y legal de todos los inmuebles, a objeto de perfeccionar el derecho propietario de la Entidad sobre dichos inmuebles. A objeto de una mejor comprensión exponemos los siguientes cuadros:

a) Inmuebles que no cuentan con Testimonios de Propiedad (7)

Nº

Descripción del Inmueble

1 Hospital Universitario "Antón Boel Villadsen" (UNI II) 2 Residencia Universitaria 3 Edificio Carrera de Enfermería 4 Edificio Carrera de Enfermería (Muro Perimetral) 5 Centro Universitario Padilla 6 Ampliación Hospital Universitario 7 Campo Deportivo y Muro Perimetral Carrera de Enfermería

b) Inmuebles que no cuentan con Folios Reales y no están inscritos en Derechos reales

Nº Descripción del Inmueble

Observación 1 Fac. Derecho Biblioteca b4) 2 Carrera Zootecnia y Veterinaria b4) 3 Instituto de Sociología Boliviana ISBO (Ex-Cintatex) b5) 4 La Brisa b4) 5 Facultad de Contaduría Pública (La Papelera) b5) 6 Pabellones de Zootecnia b4)



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b4) No tiene Folio Real. b5) No está inscrito en Derechos Reales.

c) Inmuebles que no cuentan con Folios Reales Actualizados

Nº Descripción del Inmueble Observación

1 Edificio Administrativo (Odontología-Antiguo) b1) 2 Facultad de Medicina: Auditoria – Banco de Sangre b3) 3 Facultad de Farmacia Bioquímica b1) 4 Instituto Experimental de Biología b2) 5 Facultad de Contaduría Pública b1) 6 Facultad de Tecnología b1) 7 Facultad de Tecnología (Inisterio Adjunto) b1) 8 Facultad de Tecnología (Inisterio) b1) 9 Facultad Técnica b1)

10 Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas b3) 11 Campo Deportivo Fac. Ciencias Económicas b3) 12 Villa Carmen b1) 13 Residencia Yotala b2) 14 Ex – Comedor Universitario b1) 15 Museo de Histología – Casa Deheza b1) 16 Museo Colonial Antropológico b1) 17 Instituto de Sociología Boliviana ISBO (Ex-Cintatex) b5) 18 Televisión Universitaria (Tréveris) b3) 19 Edificio Humanidades (Ex Centro Juana Azurduy de Padilla) b3) 20 Facultad de Contaduría Pública b1) 21 Salón de Actos y Cafetería Fac. b1) 22 Nuevo Bloque Facultad de Tecnología b1)

b1) Falta actualizar superficie y colindancia en el Folio Real. b2) Falta actualizar superficie en el Folio Real. b3) Falta actualizar colindancia en el Folio Real.

d) Planos que no están aprobados por las instancias del Patrimonio Histórico Sucre -

PRAHS-GMS dependiente del Gobierno Municipal de Sucre; así como se muestra en el siguiente detalle:

Area Urbana

Nº Descripción del Edificio Dirección Estado del

Plano 1 Hospital “Antón Boel Villadsen “UNI II”” C/Adolfo Vilar esq. Sánchez Bustamante No Aprobado 2 Televisión Universitaria Av. Jaime Mendoza esq. Mejillones No Aprobado 3 Residencia Universitaria Av. Del Maestro entre Houssay-

Antofagasta. No Aprobado

4 Campo Universitario “El Seminario” La Paz esq. Francisco Argandoña No Aprobado 5 Centro de Estudios de Post Grado e Investigaciones CEPI Rosendo Villa Nº 44 No Aprobado

Area Rural

Nº Descripción del Edificio

Dirección Estado del Plano

1 Facultad de Agronomía II “Villa Carmen” C/Bustillos y Av. Yotala No Aprobado 2 Carrera de Zootecnia y Veterinaria Av. Banzer Barrio San José No Aprobado 3 Campus Universitario Padilla Calle Calama SN No Aprobado 4 Residencia Universitaria C/Alianza Esq. Sucre No Aprobado 5 Centro Recreativo “La Brisa” Carretera Sucre – Yotala Km 6,5 No Aprobado



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R14. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas de los Departamentos Jurídico y de Finanzas, y de la División de Bienes Inventarios, inicien las acciones que correspondan y prosigan con los trámites ulteriores a objeto de actualizar la documentación técnica y legal, testimonios de propiedad y folios reales, para perfeccionar el Derecho Propietario de todos los inmuebles que posee la Universidad. Asimismo, considerar lo mencionado por el Técnico Proyectista de Infraestructura respecto a la actualización de los relevamientos ya fueron efectuados.

2.11 Observaciones en el registro del inventario de activos fijos (Edificios y Terrenos)

De la revisión efectuada al inventario de activos fijos (Edificios y Terrenos) al 31/12/2011, observamos lo siguiente: a) El inventario de (Edificios) no expone información respecto a la superficie

construida, la superficie del terreno sobre el cual se encontrarían las edificaciones; además, de la dirección y/o ubicación del inmueble. A continuación mostramos como ejemplo los siguientes registros de inmuebles:

Nº Descripción del Inmueble Dirección Superficie en Mts

Terreno Construcción 1 Edificio Central Administrativo - - - 2 Edificio Administrativo

(Odontología-Antiguo) - - - 3 Fac. Derecho Biblioteca - - - 4 Facultad de Medicina - - - 5 Facultad de Medicina: Auditorio –

Banco de Sangre. - - - 6 Facultad de Farmacia Bioquímica - - - 7 Fac. Odontología – Clínica

Odontológica. - - - 8 Instituto Experimental Biología - - - 9 Ciencias de la Comunicación - - -

10 Facultad de Contaduría Pública - - - 11 Administración Financiera - - - 12 Facultad de Tecnología - - - 13 Facultad de Tecnología (Inisterio

Adjunto) - - -

14 Facultad de Tecnología (Inisterio) - - - 15 Facultad Técnica - - -

- El inventario no hace referencia a la superficie construida y del terreno b) La cuenta (Terrenos) del inventario de activos fijos al 31/12/2011, registra un terreno

con la descripción “Pago de compensación de límites”; al respecto, observamos que la denominación asignada al terreno no hace referencia a su ubicación y características del mismo.



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Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y Financiera, las Jefaturas de Finanzas y de la División de Bienes Inventarios, lo siguiente: R15. Considerando la existencia de edificaciones (construcción de anexos, nuevos bloques,

ampliaciones, etc,) que fueron construidos sobre la superficie de un mismo terreno y se encuentran ubicados en una misma dirección, se aseguren de que en el inventario estas edificaciones sean expuestas de manera correlativa, a objeto de facilitar el control posterior.

R16. Asignar la superficie construida y del terreno; además, de la ubicación y/o dirección a

todos los inmuebles (Edificios) que figuran en el inventario de activos fijos de la Universidad.

R17. Asignar la denominación correcta al terreno registrado en el inventario como “Pago de

compensación de límites”; mismo, que debe hacer referencia a sus características y ubicación.

2.12 Inmuebles que no se encuentran asegurados

Observamos que todos los inmuebles (Edificios) que forman parte del inventario de activos fijos de la Entidad cuyo valor es significativo, no se encuentran asegurados contra incendios, siniestros, inundaciones, desastres naturales y otros que pudieran producirse.

R18. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa y

Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas y de la División de Bienes Inventarios, efectúen un análisis de los activos fijos (Edificios) de la Entidad a objeto de considerar la priorización de aquellos Edificios que se encuentran expuestos a un mayor riesgo; una vez efectuado este trabajo, considerar la contratación de seguros para resguardar el Patrimonio de la Universidad ante eventuales contingencias que podrían suscitarse, previa inscripción en el Programa de Operaciones Anual y la asignación presupuestaria correspondiente. Asimismo, considerar lo mencionado por el responsable de la División de Suministros respecto a la documentación requerida para iniciar los trámites de contratación.

2.13 Observaciones en el registro del inventario de activos fijos (Equipo de Transporte,

Tracción y Elevación).

De la revisión efectuada a los activos fijos (Equipo de Transporte, Tracción y Elevación) registrados en el inventario al 31/12/2011, evidenciamos lo siguiente.

a) El inventario registra un total de 77 motorizados considerando las incorporaciones

realizadas en la gestión 2011; al respecto, observamos que en el mismo se incluyen



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un motor de movilidad y un Tecle M/Gross (Prensa para levantar motores) como si se trataran de equipo de transporte. A continuación exponemos lo observado:

Placa

Nº Tipo Marca Valor Neto

Bs. Tecle M/Gross 1.406,21 Motor Nissan 1,00

b) En el inventario de activos fijos correspondiente al Equipo de Transporte Tracción y

Elevación, no se expone el número de placa de todos los motorizados; además, del tipo de vehículo y marca en algunos casos. A continuación mostramos como ejemplo algunos casos observados:

C 1) Equipos de transporte registrados en el inventario de la Unidad central

Descripción del Equipo de Transporte

Nº

Nº Placa Tipo Marca

1 - - Nissan 2 - - Honda 3 - - Honda 4 - - Nissan Patrol 5 - - Nissan Patrol 6 - - Honda 7 - - Honda 8 - Motocicleta - 9 - Motocicleta -

10 - Motocicleta - 11 - Motocicleta - 12 - Camioneta - 13 - Mini Tractor - 14 - Motocicleta - 15 - Camioneta - 16 - Camioneta -

- El inventario no hace referencia al Nº de Placa del equipo de transporte, por otra parte a la marca y al tipo de movilidad.

C 2) Equipos de transporte registrados en el inventario de las Unidades Desconcentradas


Nº


1 - - Yamaha AG 200 2 - - -



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Nº


3 - Vagoneta Mitsubishi Mont Plac 4 - Motocicleta Cronos 150 cc 5 - Jeep - 6 - Bus - 7 - Bus - 8 - Vagoneta -

- El inventario no hace referencia al Nº de Placa del equipo de transporte, por otra parte a la marca y al tipo de movilidad.

Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, las Jefaturas de Finanzas y de la División de Bienes Inventarios, lo siguiente:

R19. Asegurarse de que el inventario del Equipo de Transporte Tracción y Elevación

incluya únicamente a todos los motorizados y no otra maquinaria que no corresponda a esta cuenta.

R20. Asignar el número de placa, chasis y motor, tipo y marca a todo el Equipo de

Transporte Tracción y Elevación registrada en el inventario de activos fijos de la Universidad.

2.14 Documentación de propiedad del Equipo de Transporte, Tracción y Elevación que se

encuentra en proceso y pendiente de saneamiento.

De la revisión efectuada a la documentación de propiedad del Equipo de Transporte, Tracción y Elevación proporcionada por Departamento de Asesoría Legal, evidenciamos que de un total de 77 motorizados (vehículos, motocicletas, tractores y otros) registrados en el inventario de activos fijos al 31/12/2011; 63 motorizados administra la Unidad Central y 14 las Unidades Desconcentradas. De acuerdo a la muestra determinada, se verifico la documentación de propiedad de los vehículos que administra la Unidad Central, de los cuales 41 motorizados cuentan con documentación de propiedad (RUA), 15 se encuentra en proceso de saneamiento, y 7 pendientes de saneamiento. A continuación de se cita los casos mencionados:

a) Documentación de propiedad en proceso de saneamiento.

Nº Nº Placa Tipo Marca 1 2275 KAB Bus Nissan 2 2262 ZCG Bus Nissan 3 2262 ZBD Bus Nissan 4 2387 ESH Bus Nissan UD



15

Nº Nº Placa Tipo Marca 5 2387 EPB Bus Nissan UD 6 2387ERE Bus Nissan UD 7 2377 BKY Bus Nissan UD 8 2377 BGK Bus Nissan UD 9 2377 BHP Bus Nissan UD

10 2377 BFG Bus Nissan UD 11 2377 BIT Bus Nissan UD 12 2219 PTE Bus Works Waggen 13 2102 DFY Bus Movil Nissan UD 14 353 PCX Bus Fiat 15 2324 SUF Camioneta Toyota Hilux

b) Documentación en propiedad pendiente de saneamiento.

Nº Nº Placa Tipo Marca 1 73 MI 80 Camioneta Toyota Land Cruiser 2 HIA 040 Microbus Toyota Coazster 3 1075 PKF Vagoneta Toyota 4 1076 YZL Camioneta Toyota Hilux 5 HLA 077 Microbus Nissan Civilian 6 457 EUG Bus Renault 7 738 HTE Vagoneta Toyota

R21. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa

y Financiera, las Jefaturas de Finanzas, la División de Bienes Inventarios y Jurídica, agilizar los trámites respectivos a efecto de obtener la documentación que acredite el derecho propietario (RUAs) de todos los vehículos, motocicletas, tractores y otros motorizados que se encuentran al servicio de la Universidad.

2.15 Equipo de Transporte Tracción y Elevación con valor residual igual a Bs1.

De la revisión efectuada al inventario de activos fijos (Equipo de Transporte, Tracción y Elevación) al 31/12/2011, evidenciamos que el mismo registra a 3 vehículos con un valor residual igual a Bs1. A continuación mostramos los casos observados:

Equipo de Transporte Tracción y Elevación

Registrado en el Inventario de la Unidad central Nº Nº Placa Tipo Marca Valor Neto

Bs. 1 - - Nissan 1,00 2 - Motocicleta Honda 1,00 3 - Motocicleta Honda 1,00



16

R22. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas y de la División de Bienes Inventarios, realicen un inventario físico a todo el equipo de transporte, tracción y elevación con valor residual igual a Bs1, a efecto de contar con información sobre la condición y el estado físico de los mismos, y a través de una opinión técnica especializada, tomar las decisiones que correspondan a efecto de asignarles un nuevo valor o en su defecto proceder a su disposición correspondiente, de acuerdo a normas legales en actual vigencia. Por otra parte y salvo a mejor criterio, la implementación de procedimientos específicos por escrito para la revalorización técnica o baja de los activos considerando la relación costo beneficio. Dichos procesamientos deben estar formalizados, puestos para la aprobación de la instancia superior y una vez aprobados deben ser difundidos entre todo el personal exigiendo su aplicación.

2.16 Obras concluidas, consideradas como construcciones en proceso

De la verificación física efectuada a las obras registradas en el inventario como construcciones en proceso, evidenciamos que algunas obras ya fueron concluidas y se encuentran en uso. A continuación mostramos como ejemplo a las siguientes obras:

Nº Código

SISIN Descripción Valor Neto Bs.

1 138-00002-00000 Remodelación Edif. Central y Paraninfo

Universitario 1.526.686,31

2 138-00004-00000 Restauración casa Manuel Argandoña 5.290.180,18

4 138-00017-00000 Const. Campo Deportivo multifuncional

Facultad Medicina 545.324,33

5 138-00025-00000 Construcción graderías, Facultad Técnica 242.597,78

7 138-00049-00000 Ampliación 3er. Piso Bloque E Facultad de

Medicina. 2.568.677,90

8 138-00052-00000 Construcción Campo Deportivo multifunc.

Facultad Odontología 545.324,32

9 138-00141-00000 Refacción coliseo Cont. Pública 511.189,13 10 138-00141-00000 Refacción coliseo Cont. Pública 25.500,36

11 138-00157-00000 Const. Obra fina 3er y 4to nivel Carrera de

Pedagogía 845.017,14

12 138-00161-00000 Construcción Taller de mantenimiento

Facultad Técnica 2.084842.93

13 138-00303-00000 Construcción Campo Deportivo Derecho 498.618,38

14 138-00334-00000 Const. campo deportivo multifuncional Villa

Carmen 114.362,07

R23. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa

y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, la División de Bienes Inventarios e Infraestructura, se aseguren de que todas las obras concluidas sean inmediatamente activadas y formen parte de la cuenta edificios, previa obtención de



17

toda la documentación que acredite su conclusión, como ser las actas de recepción provisional y definitiva, entre otros.

2.17 Observaciones en el registro del inventario de activos fijos (Construcciones en Proceso).

De la revisión efectuada al inventario de activos fijos (Construcciones en proceso) al 31/12/2011, observamos que en algunos casos, la denominación que se le asigna a la construcción (obra) se encuentra incompleta, aspecto que dificulta efectuar el control posterior. A continuación citamos los siguientes casos:

Nº Denominación de la Obra s/g Inventario de Activos Fijos

1 No Identificado 2 Construcción Laboratorios 3 Const. Fase I – Instituto de Biología Fac. F 4 Const. Campo Deportivo Multifuncional Facul. 5 Const. Ampliac. 3er Piso Bloque E Facultad 6 Const. Campo Deportivo Multifuncional Fac. 7 Const. Campo Deportivo y Muro Perimetral CA 8 Construcción Bloque C y D 9 Construcción Graderías 10 Const. Nuevo Edificio – 1ra Fase Carrera de 11 Const. Obra Fina 3er y 4to Nivel Carrera de

Const. Talleres Mant. y Fundiciones Faculta 12 Remod. Ambientes Carr. Metal Mecánica Monte

R24. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Dirección

Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, la División de Bienes Inventarios e Infraestructura, se aseguren de asignarle una denominación completa a toda la documentación que forma parte de la ejecución de las construcciones en proceso (obras), a efecto de facilitar la ejecución y el control posterior a cargo de las instancias de control.

2.18 Registro “No Identificado” en el inventario de Construcciones en Proceso

De la revisión efectuada al inventario de activos fijos (Construcciones en proceso) al 31/12/2011, observamos un registro “No Identificado” por Bs6.917.601,31.

R25. Recomendamos al señor Rector, que en coordinación con la Dirección

Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, la División de Bienes Inventarios e Infraestructura, efectúen un análisis al registro “No Identificado” de Bs6.917.601,31, a objeto de identificar el concepto del registro y efectuar los ajustes que correspondan para una correcta exposición en el inventario de activos fijos (Construcciones en Proceso).



18

2.19 Exposición incorrecta del saldo de la cuenta, Otras cuentas a pagar a corto plazo-beneficiario” CEPI”.

De la revisión efectuada a los registros auxiliares de la cuenta 21190 “Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo”, observamos que el saldo de la cuenta: “Otras cuentas por pagar en favor del beneficiario Centro de Estudios de Posgrado e Investigación CEPI”, muestra una obligación por un importe de Bs677.241,10; al respecto, evidenciamos que esta obligación que se encuentra expuesta en los registros auxiliares de la Universidad al 31/12/2011, ya fue cancelada al “CEPI” mediante comprobante de contabilidad Nº 18 de 12 de enero de 2010, registrado en el libro de auxiliares detallado de la Unidad Ejecutora: USF Universidad San Francisco Xavier, Auxiliar: CEPI001 Centro de Estudios de Posgrado e Investigación reportado por el Sistema de Contabilidad y Presupuestos (SICOPRE).

R26. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección

Administrativa Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas y de Contabilidad, efectúen un ajuste en la cuenta “Otras cuentas a pagar a corto plazo-beneficiario C.E.P.I.” por Bs677.241,10, a objeto de considerar el registro contable Nº 18 de 12 de enero de 2010 y eliminar la obligación a favor de éste beneficiario.

2.20 Diferencia emergente de la confirmación de saldos

Como resultado del procedimiento de confirmación de saldos de la cuenta “Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo”, se pudo evidenciar que el saldo confirmado por el Proyecto Sucre Ciudad Universitario de Bs468.431,76, difiere del saldo expuesto en los estados financieros de la Universidad que es de Bs293.260,02; diferencia, que no fue aclarada por Contabilidad. A continuación exponemos el caso observado:

Beneficiario

Nº Descripción Saldo s/g Registros

Contables Univ. Bs

Saldo s/g Circularización

Bs.

Aclaración del P.S.C.U.

1729

Proyecto Sucre Ciudad Universitaria

293.260,02 468.431,76 Anticipo otorgado por PSCU para construcción del Edificio de la Facultad de Medicina

P.S.C.U. Proyecto Sucre Ciudad Universitaria R27. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa

y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas y División de Contabilidad, efectúen una conciliación de saldos con el Proyecto Sucre Ciudad Universitaria a objeto de establecer el importe correcto de la obligación que tiene la Universidad con el Proyecto Sucre.

2.21 Obligación pendiente de pago, no registrado en el pasivo de la Universidad



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En respuesta al procedimiento de confirmación de saldos; el Proyecto Sucre Ciudad Universitaria informó que tiene registrado en sus estados financieros una cuenta por cobrar a la Universidad por Bs 677.172,17; al respecto, no existe evidencia de que esta obligación haya sido registrada por la Universidad en sus estados financieros al 31/12/2011; según información proporcionada por el Proyecto, esta obligación estaría relacionada con un Convenio suscrito entre el Proyecto y la Universidad en la gestión 2007 para la implementación de laboratorios, adquisición de reactivos y materiales, así como de bibliotecas para las diferentes Unidades Académicas y Centros dependientes de la Universidad.


Administrativa y Financiera, y las Jefaturas del Departamento de Finanzas y División de Contabilidad, efectúen una conciliación de saldos con el Proyecto Sucre Ciudad Universitaria a objeto de determinar derechos y obligaciones entre ambas instituciones. Asimismo, en coordinación con el Departamento Jurídico, consideren el reconocimiento de la obligación por el convenio suscrito entre la Universidad y el Proyecto, a objeto de proceder a su registro, si corresponde.

2.22 Registro contable no registrado en el auxiliar del beneficiario-Facultad de Economía

La cuenta “Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo- beneficiario 743 Facultad de Economía”, expone un saldo al 31/12/2011 por Bs64.837,00; sin embargo, según confirmación de saldos, el Administrador de la Facultad de Economía informó que el saldo registrado en la cuenta Otras Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, Universidad San Francisco Xavier es de Bs150.825,07.


Administrativa y Financiera, la Jefatura del Departamento de Finanzas, Contabilidad, Supervisión de Unidades Desconcentradas y la Administración de la Facultad de Ciencias Económicas Administrativas, efectúen un análisis del movimiento de las cuentas: Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo y Otras Cuentas a Cobrar a Corto Plazo, registrados en la Universidad y en la Facultad de Ciencias Económicas Administrativas respectivamente, a objeto de determinar el saldo correcto a ser expuesto en los estados financieros.

2.23 Saldo sobreestimado a favor del beneficiario-Facultad de Tecnología

La cuenta “Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo- beneficiario 742 Facultad de Tecnología”, expone un saldo al 31/12/2011 por Bs63.898,88; sin embargo, según confirmación de saldos, el Administrador de la Facultad de Tecnología informó que el saldo registrado en las Cuentas a Cobrar a Corto Plazo a la Universidad San Francisco Xavier es de Bs63.114,00; mismo, que corresponde a un préstamo para pago de haberes efectuado en la gestión 2000. Al respecto, del análisis efectuado al auxiliar del



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beneficiario-742 Facultad de Tecnología, evidenciamos que el saldo expuesto en éste auxiliar al 31/12/2010 según (SICOPRE) es de Bs63.114.00; importe que fue confirmado por el beneficiario.


Financiera, la Jefatura del Departamento de Finanzas y Contabilidad, efectúen un análisis a objeto de considerar el saldo correcto de la cuenta “Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo” Auxiliar: TECNOLO Facultad de Tecnología, generado a través del Sistema (SICOPRE) en la gestión 2010.

2.24 Pasivos con una antigüedad mayor a un año, registrados en el pasivo corriente.

De la revisión efectuada a los registros Auxiliares de la cuenta contable 21190 “Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo”, evidenciamos auxiliares con una antigüedad mayor a un año que se encuentran registrados en éste pasivo corriente. A continuación mostramos como ejemplo a los siguientes casos:

Auxiliar Descripción de Auxiliar

Año de Origen Movimiento del Auxiliar Al 31/12/2011

Años de Antigüedad

Año Bs. Año Debe Haber

CIEECON Facultad de Economía 2000 64.837,00 64.837,00 11 años

MULINC1 Multas Incumplimiento Contratos 2000 77.008,06 2008 1.180,87 20.867,27

2009 19.686,40 2149,14 79.157,20 11 años

Canal 13 TVU 2000 120.000,00 2007 0 800,00

11 años

TVCANAL 2008 5.780,00 4.980,00

2009 5.042,04 5.042,04 120.000,00

POSTGRA Departamento de Posgrado 2000 100.000,00 100.000,00 11 años

FARBIOQ Facultad de Farmacia y Bioquímica 2000 30.000,00 2002 23.860,00 23.860,00

11 años

2007 400.892,98 400.892,98

2008 3.000,00 3.000,00 30.000,00

AGRONOM Facultad de Agronomía 2000 35.000,00 2002 7.924,00 10.568,00

11 años

2003 2.644,00 0 2008 132.748,27 132.748,27 35.000,00

R31. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Directora Administrativa

y Financiera, y las Jefaturas del Departamento de Finanzas y de Contabilidad, efectúen un análisis de antigüedad de saldos y realicen conciliaciones con los acreedores de las cuentas de pasivo corriente a objeto de poder determinar su origen y si cuentan con documentación suficiente y pertinente que acredita el derecho de cobro; una vez cumplido con el anterior procedimiento, realicen una reclasificación afectando a las



21

cuentas del pasivo que correspondan; recomendación recurrente que fue reportada a través del Informe UAI INF. Nº 03/2011. Asimismo, considerar lo mencionado por la Unidad de Contabilidad, respecto a la conformación de una comisión que efectúe el análisis de las obligaciones con los beneficiarios.

2.25 Auxiliares de Otras Cuentas a Pagar a la misma Universidad

De la revisión efectuada a los registros auxiliares de la cuenta 21190 “Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo”, evidenciamos auxiliares cuya denominación hace referencia a obligaciones por pagar a la misma Universidad. A continuación mostramos los casos observados:

R32. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, Contabilidad y la Responsable de la Supervisión de las Unidades Desconcentradas, efectúen un análisis de los auxiliares mencionados a objeto de establecer el origen de estas obligaciones que tiene la Universidad con la misma Universidad; una vez efectuado el análisis, procedan a efectuar los ajustes que correspondan a objeto de una correcta exposición de los saldos en los estados financieros.

2.26 Ajuste por Bs14.600.409,57 que no se encuentra debidamente sustentado ni

demostrado objetivamente

El rubro Previsiones y Reservas Técnicas a Largo Plazo, para su componente Previsiones para Beneficios Sociales a Largo Plazo, muestra un saldo de Bs159.124.472,16 al 31 de diciembre de 2011. Al respecto, se establece que de dicho valor, Bs14.600.409,57 corresponde a un ajuste realizado por diferencia contra Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores, efectuado por Contabilidad para compatibilizar el valor de la Previsión para Beneficios Sociales determinado al cierre del ejercicio bajo examen, por la División de Sistemas Informáticos de Gestión Financiera; cuya naturaleza del ajuste no pudo ser demostrada objetivamente.


y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas y de Contabilidad, efectúen un análisis al ajuste de Bs14.600.409,57 que afecta a las cuentas Previsiones para Beneficios Sociales a Largo Plazo y Resultados Acumulados de Ejercicios Anteriores a

Nº de Auxiliar Descripción del Auxiliar

Saldo Final al 31/12/2011

Bs. 1000081023 Universidad Mayor Real y Pontificia de San Francisco

Xavier 644.160,19

1603 Unidad Central 73.554,00



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objeto de demostrar objetivamente y sustentar con documentación suficiente, competente y pertinente. Asimismo; se aseguren de que todos los ajustes que se efectúen cuenten con la documentación de sustento que permita demostrar objetivamente el ajuste.

2.27 Periodos de interrupción laboral, que no fueron considerados en el cálculo estimativo de la Previsión para Beneficios Sociales

De la revisión efectuada a los Kardex de Control de sueldos – haberes del personal de la Universidad, observamos que los Kardex de algunos funcionarios registran períodos de interrupción que van desde días, meses hasta años; al respecto, evidenciamos que estos períodos de interrupción laboral, no fueron considerados en el cálculo estimativo de la previsión para Beneficios Sociales elaborado por la División de Sistemas Informáticos de Gestión Financiera; por cuanto, la previsión fue realizada considerando la primera fecha de ingreso. A continuación mostramos como ejemplo algunos casos:

S.I.G.F.= Sistemas Informáticos de Gestión Financiera ADM: Administrativos DOC: Docentes


y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, Contabilidad, Recursos Humanos y el responsable de la División de Sistemas Informáticos de Gestión Financiera, efectúen un nuevo cálculo de la previsión para Beneficios Sociales para todo el personal de la Universidad, mismo, que debe considerar la fecha de ingreso, las interrupciones laborales que pudieran existir a objeto de determinar el tiempo de servicio real; además, de cerciorarse sobre los pagos que se hubieran realizado sobre periodos de trabajo interrumpidos. Por otra parte, considerando lo mencionado por la encargada de la sección kardex, coordinar con el Departamento de Asesoría Legal, respecto al nuevo cálculo de los beneficios sociales.

2.28 Comprobantes de pago de beneficios sociales que no cuentan con toda la documentación exigida según circular RR.HH. 024/10.

De la revisión efectuada a los comprobantes de pago de beneficios sociales correspondiente a la gestión 2011, evidenciamos que algunos comprobantes no se encuentran respaldados con todos los requisitos exigidos para el pago. A continuación se muestra como ejemplo los siguientes casos:

Apellidos y Nombres Sector

Fecha de Ingreso

S/ Kardex

Periodo Interrumpido

Fecha de Ingreso S/

S.I.G.F. para el Cálculo de la Previsión

Nueva Fecha de Ingreso que debió considerarse en el

Cálculo de la Previsión Del Al

Coyla Mondocorre Victoria ADM 20/05/1986 01/01/1992 30/12/1992 20/05/1986 30/12/1992 Serrudo Ortega Juan Carlos ADM 01/08/1986 01/05/1994 21/12/1997 01/08/1986 21/12/1997 Gutierrez Carvajal Oscar DOC 04/06/1987 01/08/1989 23/05/1994 04/06/1987 23/05/1994 Exeni Albornos Cecilia DOC 01/03/1999 18/07/1999 13/02/2006 01/03/1999 13/02/2006



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Comprobante (Nº Preven.) Beneficiarios

Descripción de documentación no

presentada 6 Ramiro Samos Oroza b) y e) 11 Carlos Aliaga Arriola b), d) y e) 45 Gladys Murillo Salgueiro d) y e)

451 Gerardo Rodríguez Morales b), d) y e) b) Declaración Jurada por dejación de cargo ante la contraloría d) Solvencia Universitaria e) Estado de cuenta actualizado emitido por la AFP


Administrativa y Financiera, las Jefaturas del Departamento de Finanzas, Departamento de Asesoría Legal, se analice la validez de la Circular RR.HH. 24/2010 respecto a los requisitos para el pago de beneficios sociales.

2.29 Transferencias de capital efectuadas por el Proyecto Sucre Ciudad Universitaria, no

registradas en la Universidad

Según certificación enviada por el Proyecto Sucre Ciudad Universitaria, las transferencias de capital, entre recursos o/y bienes efectuadas a la Universidad durante la gestión 2011 asciende a Bs13.456.162,31; al respecto, de la revisión efectuada a la cuenta 31130 Transferencias y Donaciones de Capital, observamos que no existe evidencia sobre el registro de las transferencias de capital efectuadas por el Proyecto.

Detalle Importe

Bs.

Caja y Bancos 3.500.000,00

Bines 9.956.162,31

Total Transferencias PSCU 13.456.162,31

R36. Recomendamos al señor Rector que en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera, la Jefatura del Departamento de Finanzas, Contabilidad y Bienes Inventarios; se aseguren de que todas las Transferencias y Donaciones de Capital efectuadas por terceros a favor de la Universidad, sean registradas inmediatamente de ser recibidas, previa verificación de la documentación de sustento y el cumplimiento de la normatividad vigente. Asimismo, respecto a las transferencias efectuadas por el Proyecto Sucre Ciudad Universitaria durante la gestión 2011, que no fueron registradas, proceder a su registro afectando las cuentas correspondientes, previa verificación de la documentación de sustento y el cumplimiento de la normativa vigente.



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2.30 Saldo sobre estimado de la cuenta Ajuste de Capital De la revisión efectuada a la cuenta 31600 Ajuste de Capital correspondiente al Rubro Patrimonio, observamos que el saldo de esta cuenta incluye la actualización del Patrimonio Público, efectuado mediante Asiento Manual Nº 1224 de 31/12/2011 por un importe de Bs3.114.547,57, como efecto de la actualización la cuenta de Patrimonio Ajuste de Capital y la cuenta Resultados por Exposición de la Inflación se encuentran sobreestimados en Bs3.114.547,57.

Descripción de la Cuenta

Saldo S/g Balance General al 31/12/2011

Bs.

Ajuste por Actualización del Patrimonio Público.

Bs.

Saldo de la Cuenta Ajuste de Capital

S/g Auditoría Bs.

Ajuste de Capital

12.494.449,21

3.114.547,57

9.379.901,64

R37. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera, el Departamento de Finanzas y Contabilidad, se aseguren de dar estricto cumplimiento a lo establecido en las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, respecto a la actualización de los bienes de dominio público.

2.31 Diferencia de saldos de los auxiliares acreedores de las cuentas contables 13110 y

21141

De la revisión efectuada a la cuenta “Aportes Patronales al Seguro Social” y sus auxiliares de acreedores de las cuentas contables 13110 y 21141 observamos una diferencia que se viene arrastrando desde gestiones anteriores y que asciende Bs4’600.781,27. Al respecto, el responsable de la Jefatura de la División Coordinación SIGMA, manifestó que las divisiones de Contabilidad y Tesorería deberían realizar conciliaciones con los acreedores respecto a los pagos efectuados, a objeto de proceder con los ajustes contables correspondientes.

Cuenta

Descripción

Saldo s/g Sigma

Bs. 61210 13110

Aportes Patronales al Seguro social Régimen a corto Plazo (Salud)

13’464.906,53

21140 21141 316

Aportes y Retenciones a Pagar a Corto Plazo Seguro Social Universitario - Sucre 18’065.687,80

Total Diferencia 4’600.781,27



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R38. Recomendamos al Señor Rector, que en coordinación con la Dirección Administrativa Financiera, la Jefatura de Finanzas y las Divisiones de Contabilidad y Tesorería, procedan a efectuar los ajustes contables correspondientes.

Documents

UAI INF. Nº 03/2012