Embed Size (px)
Citation preview
Tutorial MS Excel
1
TUTORIAL MICROSOFT EXCEL Mengenal Microsoft Excel Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode2 pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi. Bekerja dengan Microsoft Excel. Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah2 umum yang akan digunakan. Beberapa istilah-istilah umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik.
Gambar 1. Tampilan Microsoft Excel dan beberapa istilah penting
a. Menu Bar, berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiap menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari : Menu ini dapat dipilih dengan Mouse atau menggunakan tombol kombinasi ALT+huruf menu yang bergaris bawah secara bersamaan. Misalkan kita akan memilih menu edit, maka tekanlah tombol ALT jangan dilepas lalu tekan huruf E. b. Toolbars Standard, adalah sederetan icon-icon yang akan sering digunakan. Toolbar digunakan agar kita dapat memilih dan menjalankan perintah dengan cepat dan mudah. Defaultnya toolbar ini terdiri dari :
Tutorial MS Excel
2
Masing-masing toolbar mempunyai nama dan fungsi masing-masing, untuk mengetahui namanya cukup dengan mengarahkan pointer mouse ke icon yang dituju, tunggu sesaat, maka akan muncul nama dari icon tersebut. c. Toolbar Formatting, adalah toolbar yang sering kita gunakan yang berfungsi dalam hal memformat lembar kerja, apakah itu rata kiri, kanan atau rata tengah, kita juga bisa cetak tebal, miring atau bergaris bawah, semua ini adalah bagian dari proses memformat lembar kerja. Standarnya, toolbar ini terdiri dari :
Kita tinggal meng-klik icon tersebut untuk menggunakannya.
d. Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Excel 2000 adalah 65.536 baris. e. Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom).
f. Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1. g. Formula Bar (Baris Rumus), adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1.
Scroll Bar (Baris Penggulung), berfungsi untuk menggeser lembar kerja secara vertikal (Vertical Scroll Bar) dan horizontal (Horizontal Scroll Bar).
Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer). Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah.
Tabel 1. Beberapa Cara Memindahkan Cell Pointer.
Tombol Keterangan
← ↑ → ↓ Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah
Enter Pindah satu sel ke bawah
Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layer ke atas
PgDn Pindah satu layer ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layer ke kiri
Tutorial MS Excel
3
Alt + PgDn Pindah satu layer ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya
Memasukkan Data ke Lembar Kerja.
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :
1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data. 2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan. 3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn.
Memperbaiki Kesalahan Pengetikan.
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini : Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.
Menggunakan Rumus.
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah +
(penjumlahan), －(pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan). Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table seperti gambar 2 dibawah ini.
Gambar 2. Tabel Upah Kerja
Untuk mengisi sel E5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh dengan beberapa cara.
1. Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap.
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5). b. Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Tutorial MS Excel
4
Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=). 2. Menulis Rumus dengan Referensi Sel.
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di sel E5 pun akan ikut berubah.
3. Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk.
Dengan menggunakan keyboard atau mouse :
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5). b. Ketik “=” pada kolom baris rumus. c. Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”. d. Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.
Menggunakan Fungsi. Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Ms. Excel, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (). Perhatikan kembali contoh diatas, tapi kita akan menggunakan fungsi untuk mengolahnya.
1. Cara Menulis Fungsi.
a. Menulis fungsi secara langsung (manual).
1) Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6). 2) Ketikkan =SUM(C4:C5). 3) Tekan tombol enter untuk memprosesnya.
Catatan : SUM(C4:C5), SUM adalah fungsi untuk penjumlahan dan (C4:C5) adalah argumen berupa alamat sel.
b. Menulis fungsi dengan memanfaatkan Paste Function.
Paste Function adalah salah satu cara untuk menulis fungsi yang disediakan oleh Ms. Excel, dimana kita dipandu untuk menulis fungsi beserta argumennya, sehingga kesalahan dalam pengetikkan fungsi dan argumennya dapat terhindar. Untuk menggunakan fasilitas ini, ikuti langkah-langkah berikut :
1) Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas, sel C6).
Tutorial MS Excel
5
2) Pilih dan Klik menu Insert, Function atau klik icon paste function yang terdapat pada toolbar standar. Maka akan tampil kotak dialog berikut ;
c. Pada daftar pilihan Function category, pilih dan klik Math & Trig, maka dibagian Function name akan muncul daftar fungsi matematika dan trigonometri yang disediakan Ms. Excel. d. Pilih dan Klik fungsi SUM karena kita akan menggunakan fungsi ini untuk menjumlahkan. Pada bagian bawah dari daftar pilihan tersebut ditampilkan sintak penulisan dari fungsi yang dipilih. Seperti diatas, aturan penulisan fungsi SUM adalah SUM(number1,number2,…). e. Klik OK sebagai tanda persetujuan, berikutnya akan tampil kotak pengisian argumen dari fungsi, seperti berikut ;
f. Pada kotak isian Number1, tentukan range data yang akan dijumlah, dalam hal ini kita isikan range C4:C5. Kalau masih ada range yang lain, maka dapat diisikan pada daftar isian number2. Saran : Dalam pengisian range ini sebaiknya menggunakan tombol pemilihan range yang terdapat disebelah kanan kotak isian. g. Klik OK jika argumen yang dimasukan telah benar. Maka hasilnya akan ditampilkan pada sel yang dipilih tadi. (sel C6)
2. Mengenal Fungsi yang sering digunakan.
Dari gambar kotak dialog Paste Function diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Ms. Excel membagi fungsi berdasarkan kelompok masing, seperti kelompok financial, date & time, math & trig, statistical, database, dan satu kelompok untuk fungsi yang sering digunakan (most recently used). Pada bagian ini kita akan membahas sebagian dari fungsi yang sering digunakan tersebut. Untuk membantu penjelasannya, perhatikan tabel berikut ;
Tutorial MS Excel
6
a. Fungsi Average(…) Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data(range). Bentuk umum penulisannya adalah ; =AVERAGE(number1,number1,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Untuk mengisi nilai rata-rata pada contoh diatas, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol enter. Hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi sel i8 INGAT posisi penunjuk sel harus berada pada sel i8 sebelum perintah tersebut dilaksanakan. b. Fungsi Logika IF(…) Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut ;
Lambang Fungsi = Sama dengan
< Lebih kecil dari
> Lebih besar dari
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
<> Tidak sama dengan
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), artinya kalau ekspresi logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Lihat contoh berikut ;
Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika status sama dengan K, maka keterangannya KAWIN, jika tidak, maka keterangan berisi TIDAK KAWIN. Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(C3=”K”, “KAWIN”,”TIDAK KAWIN”). Pada rumus diatas kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip. Untuk kondisi IF bertingkat, coba perhatikan rumus untuk mengisi nilai huruf pada contoh pertama tadi. (kasus nilai mahasiswa).
=IF(H8>=81,"A",IF(H8>=66,"B",IF(H8>=56,"C",IF(H8>40,"D","E")))), hal yang sama juga bisa dilakukan untuk mengisi kolom keterangan, dengan ketentuan, Jika nilai hurufnya sama dengan “A” maka keterangan “SANGAT MEMUASKAN, jika “B” maka “MEMUASKAN”, jika “C”, maka “CUKUP”, dan jika “D” maka bernilai “KURANG”, selain dari itu, maka bernilai “GAGAL”. Coba anda isi, OK !.
Tutorial MS Excel
7
c. Fungsi Max(…) Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ; =MAX(number1,number1,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Untuk mengisi sel H16 pada contoh diatas, maka rumusnya adalah =MAX(H8:H15).
d. Fungsi Min(…)
Sama halnya dengan fungsi max, bedanya fungsi min digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data numerik. Kita dapat mengisi sel H17 dengan rumus =MIN(H8:H15).
e. Fungsi Count(…) Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Pada contoh diatas, range yang kita pilih adalah (H8:H15). Maka dapat ditulis rumusnya untuk mengisi sel H19 dengan =COUNT(H8:H15). f. Fungsi Sum(...) Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Lihat pembahasan sebelumnya.
Jika berhasil mempraktekkan rumus diatas, maka hasil akhir dari contoh nilai mahasiswa diatas adalah :
g. Fungsi STDEV(…)
Digunakan untuk menentukan standar deviasi dari suatu data (range). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =STDEV(number1,number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data koresponden yang akan dicari nilai standar deviasinya.
h. Fungsi Var(…) Fungsi ini digunakan untuk menentukan nilai variance dari suatu data (range). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =VAR(number1,number2,…). -------------------------------------------------------------------------------------
Tutorial MS Excel
8
Untuk membantu penjelasan fungsi left, mid dan right, perhatikan tabel berikut;
i. Fungsi Left(…) Fungsi left digunakan untuk mengambil karakter pada bagian sebelah kiri dari suatu teks. Bentuk umum penulisannya adalah =LEFT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kiri, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. Lihat rumus pada sel E3 diatas. j. Fungsi MID Fungsi ini digunakan untuk mengambil sebagian karakter bagian tengah dari suatu teks. Bentuk umum pemakaian fungsi ini adalah =MID(text,start_num,num_chars). Artinya mengambil sejumlah karakter mulai dari start_num, sebanyak num_char. Untuk jelasnya pelajari rumus pada sel E4 diatas. k. Fungsi RIGHT Fungsi ini merupakan kebalikan dari fungsi left, kalo fungsi left mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri, maka fungsi mengambil sejumlah karakter dari sebelah kanan teks.. Bentuk umum penulisannya adalah =RIGHT(text,num_chars). Dimana text adalah data yang akan diambil sebagian karakternya dari sebelah kanan, num_chars adalah jumlah karakter yang akan diambil. Lihat rumus pada sel E5 diatas. l. Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP Fungsi HLOOKUP dan VLOOKUP digunakan untuk membaca suatu tabel secara horizontal (VLOOKUP) atau secara vertikal (VLOOKUP). Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah :
1) =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num,…) 2) =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num,…)
Dari rumus diatas, dapat dilihat bahwa bedanya hanya pada nomor indeksnya saja, kalau kita pakai HLOOKUP, maka digunakan nomor indeks baris (Row_index_num), tapi kalu pakai VLOOKUP digunakan nomor indeks kolom (Col_index_num). Nomor indeks adalah angka untuk menyatakan posisi suatu kolom/baris dalam tabel yang dimulai dengan nomor 1 untuk kolom/baris pertama dalam range data tersebut. Untuk contoh buatlah tabel berikut :
Tutorial MS Excel
9
Dari tabel diatas, kita akan mengisi kolom Nama Barang dan Nilai barang berdasarkan dari tabel daftar harga barang. Kita dapat mengisi sel E15 dengan rumus =VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2) dan sel F15 dengan rumus =C15*VLOOKUP(D15,$C$5:$E$9,2). Copylah rumus tersebut kebawah sampai data terakhir. Untuk menghindari kesalahan pengetikan rumus, kita dapat menggunakan fasilitas yang telah disediakan oleh Excel 2001 (insert, function), dengan cara ;
1) Klik sel E15. 2) Pilih menu Insert dan klik Function sehingga muncul kotak dialok Paste Function. 3) Pada daftar Function category, klik Lookup & Reference dan pada Function name klik VLOOKUP lalu klik OK sehingga tampil kotak dialog VLOOKUP seperti berikut ;
4) Lookup_value diisi dengan sel kunci yang akan dibandingkan dengan tabel. Untuk contoh diatas, ketikkan D15. 5) Table_array diisi dengan range tabel data yang akan dibaca (tabel daftar harga barang). Ketikkan C5:E9 lalu tekan tombol F4 agar alamat sel tersebut menjadi absolut. Sehingga rumusnya menjadi $C$5:$E$9. 6) Col_index_num diisi nomor indeks kolom yang akan dimabil datanya, dalam hal ini isi dengan 2 karena kita akan mengambil data nama barang. 7) Klik OK, maka hasilnya ditampilkan pada sel E15.
Copylah rumus tersebut ekbawah sampai data terakhir.
Lakukan hal yang sama untuk mengisi kolom nilai barang. Jika tidak ada kesalahan, maka hasilnya seperti berikut ;
Dengan cara kerja yang sama, Anda dapat mempelajari bagaimana cara menggunakan fungsi HLOOKUP.
Tutorial MS Excel
10
Membuat Range/Blok Sel.
Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda. Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai ujung kanan bawah. Sebagai caontoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7. (lihat Gambar 3).
Gambar 3. Tampilan Range B2:E7
Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :
1. Membuat Range Menggunakan Tombol Shift.
a. Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2 (lihat Gambar 3). b. Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7
2. Membuat Range Menggunakan Mouse.
a. Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel). (lihat Gambar 3). b. Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7.
3. Membuat Kolom atau Baris.
Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B.
4. Menyorot Sederetan Kolom atau Baris.
Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini :
a. Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3) b. Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag) pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di contoh ini adalah D atau 5).
Tutorial MS Excel
11
Gambar 4. Menyorot Sederetan Kolom
Menghapus Data.
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.
Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill.
Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini : Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January). Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February). Sorot/bloklah B2:B3. (Lihat Gambar5).
Gambar5. Tampilan Data Awa
Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan. Lihat Gambar 6.
Gambar6. Hasil Rangkaian Data dengan Teknik AutoFill
Tutorial MS Excel
12
Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum.
1. AutoCalculate. Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data-data yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data angka (Sum). Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :
1. Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range
C7:C12 dari data seperti dibawah ini.
Gambar7. Contoh Penggunaan AutoCalculate
2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data. 3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.
2. AutoSum.
Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data-data yang cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ). Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar. Selanjutnya sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.
Gambar 8. Contoh Penggunaan AutoSum
Tutorial MS Excel
13
Mengatur Lebar Kolom.
1. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse.
a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah. Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut. b. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.
2. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang.
a. Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya. b. Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada kolom seperti terlihat pada gambar 9.
Gambar 9. Mengubah Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang
Mengatur Tinggi Baris.
1. Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah. Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris tersebut. 2. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan.
Mengatur Format Tampilan Huruf. Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda. Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di baris menu dan toolbar.
Tutorial MS Excel
14
1. Format Melalui Perintah di Baris Menu.
a. Sorot sel atau range yang akan anda format. b. Klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan. c. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font. d. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.
Gambar 10. Kotak Dialog Format Cells – Tab Font
2. Format Melalui Toolbar.
Tabel2. Jenis2 Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf.
Toolbar Perintah Keterangan
Text Font Memilih bentuk huruf (font)
Font Size Mengubah ukuran huruf (size)
Bold Menampilkan huruf tebal (bold)
Italic Menampilkan huruf miring (italic)
Underline Memberi garis bawah (underline)
Font Color Memilih warna huruf (font color)
Meratakan Tampilan Data. Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu. Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.
1. Menggunakan Perintah Format Cell.
Perintah format cell sangat dianjurkan guna mengurangi kesalahan dalam pengetikan data angka. Ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk menggunakan perintah ini;
a. Sorot terlebih dulu sel atau range yang akan diatur tampilannya.
Tutorial MS Excel
15
b. Pilih dan klik menu Format, Cell atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+1. Maka akan tampil kotak dialog format cell. c. Klik tab Number dan pada daftar pilihan Category, pilih kategori format yang diinginkan. Untuk sementara kita pilih Number. Perhatikan gambar berikut ;
d. Pada tab Decimal place tentukan jumlah digit angka desimal yang ditampilkan, standarnya 2 digit. Ceklis pada Use 1000 separator(,) jika ingin memberi pemisah koma (,) pada angka ribuan. Pada daftar pilihan dibawahnya pilih salah tanda negatif yang diinginkan. e. Klik OK untuk menutup jendela ini. Jika kita memilih katagori Currency atau Accounting, pilih dan klik lambang uang yang diinginkan pada daftar pilihan Symbol.
2. Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu.
a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya. b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan.
Gambar 11. Kotak Dialog Format Cells – Tab Alignment
c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment. d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :
1) Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh). 2) Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :
Tutorial MS Excel
16
General Huruf ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan
Left (Indent) Data ditampilkan rata kiri
Center Data ditampilkan rata tengah
Right Data ditampilkan rata kanan
Fill Mengisi seluruh sel dengan mengulang data
Justify Data ditampilkan pada sel secara penuh
Center Across Selection
Data ditampilkan di tengah2 beberapa kolom
3) Orientation : mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.
e. Klik OK.
Gambar 12. Contoh Tampilan Data Secara Horizontal
Gambar 13. Contoh Tampilan Perataan Data dengan Kemiringannya
3. Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar
Tabel 3. Perintah Meratakan Data pada Toolbar.
Toolbar Perintah Keterangan
Align Left Data ditampilkan rata kiri
Center Data ditampilkan rata tengah
Align Right Data ditampilkan rata kanan
Merge and Center
Menyambung beberapa kolom, dan menaruh data ditengah kolom baru tersebut
4. Mengatur Tampilan Tanggal Waktu.
Untuk memasukan data tanggal ini disesuaikan dengan format tanggal yang berlaku pada windows, standarnya mm/dd/yy(bulan/tanggal/tahun). Misalnya ingin mengetikkan tanggal 13 Januari 2001, maka cukup diketikkan 01/13/01. Untuk jelasnya ikuti langkat berikut ;
a. Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan. b. Ketikkan tanggal yang dinginkan, misalnya tanggal 1 Nopember 2001 dengan cara 11/01/01. c. Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format tanggalnya.
Tutorial MS Excel
17
d. Pilih dan klik menu Format, Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan. e. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number dan pilih Date pada daftar pilihan Category. f. Pada tab Type pilih jenis tampilan tanggal yang dinginkan. Lihat gambar berikut ;
Pada kotak sample kita dapat melihat hasil tampilnnya.
g. Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai dengan format yang telah diset tadi.
Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai.
1. Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai 2. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini.
Gambar 14. Kotak Dialog Format Cells – Tab Border
3. Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :
a. None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai. b. Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range. c. Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range.
4. Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan 5. Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan 6. Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan 7. Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik OK bila sudah selesai.
Tutorial MS Excel
18
Gambar 15. Contoh Bentuk Garis Pembatas dan Bingkai Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom. Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data-data yang terlewat. Langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
1. Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan. 2. Pilih dan klik di baris menu :
a. Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru. b. Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru. c. Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru.
Gambar 15. Contoh Penyisipan 2 Buah Baris Pada Lembar Kerja
Menghapus Sel, Baris atau Kolom. Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data-data yang mengalami penulisan dua kali. Untuk yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris ataupun kolom.
1. Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus. 2. Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan. 3. Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :
a. Shift cells left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.
Tutorial MS Excel
19
b. Shift cells up, digunakan untuk menghapus isi sel atau range yang anda sorot & menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya. c. Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda sorot. d. Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang anda sorot.
4. Klik OK.
Membuat Tabel dan Grafik. Tabel dan grafik merupakan dua hal yang tak terpisahkan dalam mengelola data dengan Ms. Excel. Berikut ini kita akan membahas bagaimana cara membuat tabel dan grafik ini.
1. Membuat Tabel Pada materi sebelumnya, membuat garis pembatas/bingkai, sebenarnya kita telah belajar membuat tabel, tapi pada bagian ini kita akan membuat tabel dengan memanfaat fasilitas yang telah disediakan oleh Ms. Excel yang dikenal dengan Autoformat. Dengan fasilitas ini, Ms. Excel telah menyediakan berbagai macam format tabel, kita tinggal memilih dan memanfaatkannya saja. Berikut cara menggunakan fasilitas ini :
a. Sorotlah range data yang akan dibuat tabelnya b. Pilih menu Format, dan klik AutoFormat, maka kota dialog Auto Format akan ditampilkan seperti berikut ini ;
Gunakan vertikal scroll bar untuk melihat model tabel lainnya yang disediakan oleh Ms. Excel.
c. Klik salah satu model tabel yang diinginkan. d. Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka range yang disorot tadi akan diubah sesuai dengan tabel yang anda pilih.
2. Membuat Grafik.
Untuk membantu penjelasan materi ini, perhatikan tabel berikut ini :
Tutorial MS Excel
20
Langkah-langkah membuat grafik ;
Sorotlah range data yang akan dibuat grafik (mencakup judul baris dan judul kolom). Sebagai contoh, sorotlah range B6:G11.
a. Klik icon Chart Wizard , maka kotak dialog Chart Wizard-Step 1 0f 4, akan ditampilkan seperti berikut ;
b. Pada daftar Chart type, pilih model grafik yang diinginkan dan pada Chart sub-type pilih model tampilan yang diinginkan. Untuk melihat tampilan grafik sementara, anda dapat meng-klik tombol Press and Hold to view sample tanpa melepaskan penekanan tombol mouse. Jika kurang puas dengan tampilan tersebut, kita juga dapat memilih model lain, dengan meng-klik Custom Type. Untuk contoh pilihlah model Column dengan sub tipe yang terakhir(urutan ketujuh). c. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 2 of 4
Isilah tab data range dengan meng-klik tombol pemilihan data yang terletak sebelah kanan kotak ini. Karena kita telah menyorot range data tersebut, maka otomatis akan ditampilkan. Kita tinggal memilih jenis Series in, apakah baris atau kolom. Dalam hal ini kita memilih baris. Kita juga diberi kebebasan untuk memilih model yang digunakan dengan meng-klik tab Series.
d. Klik Next, maka kota dialog Chart Wizard-Step 3 of 4 – Chart Options, ditampilkan seperti berikut ;
Tutorial MS Excel
21
e. Tab Titles digunakan untuk membuat judul grafik, dimana
1) Chart Title, diisi dengan judul tabel 2) Category (X) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu X 3) Series (Y) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Y 4) Value (Z) axis, diisi dengan judul tabel untuk sumbu Z
f. Tab Axes digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis), kita dapat mengatur apakah judul sumbu category (X)axis, series (Y) axis dan Value (Z) axis akan ditampilkan atau tidak. Jika ingin ditampilkan, ceklislah sumbu tersebut. g. Tab Gridlines digunakan untuk mengatur tampilan garis skala pembantu (grid) pada sumbu X, Y dan Z dengan pilihan mayor gridlines (jarak antar garis agak lebar) dan minor gridlines (jarak antar garis dekat). Ceklislah pada sumbu yang diinginkan untuk menampilkannya. h. Tab Legend digunakan untuk mengatur tampilan legend dari grafik.Tandailah option Show Legend untuk menampilkan legend dan tentukan posisi legend pada option Placement apakah di bawah (bottom), pojok (corner), atas (top), kanan (right) atau disebelah kiri (left) i. Tab Data Labels digunakan untuk mengatur penempatan label data pada grafik. Label data ini berupa teks, nilai data, atau tidak ada sama sekali, tergantung kebutuhan kita masing-masing. j. Tab Data Table digunakan untuk mengatur apakah ingin menampilkan data tabel atau tidak pada bagian bawah grafik. k. Klik tombol Next untuk melangkah ketahap akhir pembuatan grafik ini, yaitu Chart Wizard – Step 4 of 4 - Chart Location. Lihat gambar berikut ; Pada kotak dialog ini terdapat dua pilihan yaitu;
1) As new sheet, jika ingin menampilkan grafik pada lembar kerja yang baru (terpisah dengan data) tapi tetap dalam buku kerja yang sama, atau 2) As object in, jika ingin menempatkan grafik pada lembar kerja data secara bersamaan atau berdampingan.
l. Klik Finish untuk menutup jendela ini.
Tutorial MS Excel
22
Mencetak Lembar Kerja. Mencetak lembar kerja merupakan hal penting yang haris kita lakukan, agar apa yang telah kita olah di Ms. Excel dapat dibuat hardcopynya, apakah sebagai laporan, tugas, atau sebagai arsip saja. Langkah-langkah mencetak lembar kerja :
1. Jika ingin mencetak range tertentu dari data maka sorotlah terlebih dahulu range yang akan dicetak, kalau tidak langsung kelangkah berikutnya. 2. Pilih menu File dan klik Print, maka kota dialog pencetakan akan ditampilkan seperti berikut ; 3. Pilihan Name diisi denga jenis printer yang terpasang pada komputer saat ini. 4. Pilihan Print Range digunakan untuk menentukan range data yang akan dicetak, apakah keseluruhan (All) atau range tertentu dari halaman (from) tertentu sampai kehalaman tertentu. Misal halaman 1 sampai dengan 5, maka isilah 1 pada kotak from dan 5 pada kotak to. 5. Pilihan Print What digunakan untuk menetukan data yang akan dicetak, apakah data yang disorot saja (selection), seluruh isi lembar kerja yang aktif (Active Sheet(s)) atau ingin mencetak seluruh lembar kerja yang ada pada buku kerja yang aktif saat ini. 6. Isilah Number of copies dengan nilai tertentu jika ingin mencetak data rangkap. 7. Klik OK untuk menutup jendela ini dan printer akan melaksanakannya. Catatan : Biasakanlah melihat hasil cetakan kelayar terlebih dahulu sebelum mencetak ke printer, dengan cara meng-klik tombol Preview yang terdapat pada bagian bawah kiri dari kotak dialog Print tersebut. Untuk hasil cetak yang lebih baik, coba anda pelajari perintah pada menu File dan klik Page Setup. Dengan tampilan seperti berikut ;
Tutorial MS Excel
23
Trik dan Tehnik dalam Excel.
a. Menghitung Saldo Harian
Trik ini pada dasarnya lebih rumit karena menyangkut penambahan dan pengurangan atas transaksi-transaksi yang terjadi setiap hari. Formula yang kita buat adalah sebagai berikut :
=SUM(INDIRECT("RC[-2]",FALSE),-INDIRECT("RC[-1]",FALSE),INDIRECT("R[-1]C",FALSE))
Tabel contoh penghitungan saldo tabungan secara harian b. Memindahkan sel dengan drag and Drog. Mungkin Anda sudah mengenal cara memindahkan isi sel ke sel lain yang telah ada isinya dengan menggunakan insert Copied Cell melalui Menu Inser. Namun demikian ada cara yang lebih cepat dan mudah, yaitu dengan menggunakan drag and drog. Langkahnya sebagai berikut :
1) Pilih sel untuk memindahkan sel-sel yang berisi data. 2) Tekanlah dan tahan tombol Shift, lalu tariklah border dari ketiga sel yang terpilih tersebut ke bawah menimpa sel yang akan Anda tuju, lalu lepas tombol mouse dan tombol Shift. 3) Akan muncul kotak peringatan “Do you want to replace the contents of the destinations cells?” yang meminta persetujuan Anda untuk mengganti isi sel tujuan. Klik OK.
c. Memindah atau menyalin dengan tombol mouse kanan. Kita dapat menggunakan tombol mouse kanan untuk menarik border (kulit luar) dari sel atau blok yang terpilih untuk dijatuhkan ke lokasi yang baru.
1) Pilih sel untuk memindahkan sel-sel yang berisi data. 2) Tekan tombol kanan pada mouse jangan dilepas, lau tarik pada lokasi baru, lalu lepas tombol mouse. 3) Akan muncul menu shortcut yang menawarkan beberapa macam operasi.
Tutorial MS Excel
24
4) Pilihlah sesuai kebutuhan Anda, maka isi sel akan berubah sesuai dengan pilihan Anda pada menu shortcut di atas.
Keyboard Shortcut Penting dalam Excel. Penulisan Yakin sebagian besar dari pembaca buku ini adalah orang-orang yang enikmati dalam menggunakan program lembar kerja Microsoft Excel. Dan penulisan yakin banyak diantara Anda yang ingin meningkatkan keterampilan dalam pengoperasiannya. Untuk itu penggunaan keyboard shortcut merupakan jalan keluarnya. Excel memiliki banyak sekali tombol shortcut. Hampir semua perintah dalam Excel memiliki atau dapat dibuat shortcutnya. Namun pada appendix ini kami tampilkan beberapa shortcut yang paling sering dipergunakan dalam pengoperasian Excel.
1. Navigasi (Cara Menggerakkan Sel Aktif).
No Shortcut Tindakan yang dilakukan 1. Tab Menggerakkan sel aktif ke sel berikutnya atau jika
ada sel-sel yang di lock akan bergerak dari sel ke sel yang tidak di lock.
2. Home Bergerak menuju ke awal suatu baris (berada di kolom A)
3. End Home Bergerak menuju sel paling bawah kanan dari tabel pada sebuah lembar kerja yang pernah terisi data.
4. Ctrl + Home Menuju ke sel A1 (pojok kiri atas).
5. Ctrl + Panah Ke Bawah Bergerak ke bawah ke akhir blok atau ke awal blok berikutnya.
6. Ctrl + Panah Ke Atas Bergerak ke atas ke awal blok atau ke akhir blok sebelumnya.
7. Ctrl + Panah Kanan Bergerak ke kanan ke akhir blok atau ke awal blok sebelumnya.
8. Ctrl + Panah Kiri Bergerak ke kiri ke awal blok atau ke akhir blok sebelumnya.
9. Ctrl + Shift + Tab Bergerak ke Worksheet berikutnya.
10. Ctrl + Tab Bergerak ke Workshhet sebelumnya.
11. Ctrl + Page Down Bergerak ke Workshhet berikutnya pada Workbook ini.
12. Ctrl + Page Up Bergerak ke Workshhet sebelumnya pada Workbook ini.
2. Bekerja dengan File.
No Shortcut Tindakan yang dilakukan 1. Ctrl + S Menyimpan file yang aktif (sama dengan File, Save).
2. F12 Menampilkan kotak dialog Save As.
3. Ctrl + O Menampilkan kotak dialog Open.
4. Ctrl + N Menampilkan sebuah file buku kerja baru dengan template Normal.
5. Ctrl + P Menampilkan kotak dialog Print.
3. Penyuntiangan (Editing).
No Shortcut Tindakan yang dilakukan 1. F2 Mengaktifkan sel aktif untuk disunting isinya.
2. F4 Menguang perintah terakhir (sama dengan Crtl + Y atau Menu Edit, Repeat).
3. Ctrl + Z Membatalkan perintah terakhir (sama dengan Menu Edit, Undo).
4. Alt + = (sama dengan) Menggunakan AutoSum.
Tutorial MS Excel
25
5. Ctrl + F Menampilkan kotak dialog Find.
No Shortcut Tindakan yang dilakukan 6. Ctrl + H Menampilkan kotak dialog Find and Replace.
7. Shift + F4 Mengulangi proses Find yang terakhir.
8. Ctrl + R Fill Right.
9. Ctrl + D Fill Down.
10. Ctrl + C Menyalin isi sel.
11. Ctrl + ‘ Menyalin isi sel persis dengan sel yang di atasnya (bisa untuk menyalin formula).
12. Ctrl + “ Menyalin isi sel persis dengan sel yang di atasnya (tidak bisa untuk menyalin formula).
13. Ctrl + X Memotong (Cut) isi sel.
14. Ctrl + V Merekatkan hasil Copy/Cut.
15. Ctrl + Shift + + (tanda plus)
Menyisipkan kolom atau baris (dengan terlebih dahulu memilih kolom atau baris yang akan disisipi.
16. Crtl + + (tanda plus) Menghapus kolom atau baris (dengan terlebih dulu memilih kolom atau baris yang akan dihapus.
17. F7 Memeriksa ejaan.
18. Ctrl + Space Bar Memilih seluruh kolom dari sel aktif.
19. Shift + Space Bar Memilih seluruh baris dari sel aktif.
20. Ctrl + A Select All (memilih seluruh sel pada lembar kerja.
21. Ctrl + Shift + * (bintang) Memilih Current Region (blok sel yang terisi data berturut-turut).
4. Data Entry.
No Shortcut Tindakan yang dilakukan 1. Ctrl + Shift + Enter Memasukkan formula pada tiap sel yang saat ini
sedang diblok (biasanya untuk memasukkan formula array).
2. Ctrl + ; (titik koma) Memasukkan tanggal hari ini.
3. Ctrl + shift + “ (tanda petik ganda
Menyalin nilai suatu formula yang terletak pada sel di atasnya.
4. Ctrl + ‘ (tanda petik tunggal)
Menyalin formula yang ada pada sel di atas sel aktif (sel yang disalin seperti apa adanya tanpa meng-update posisi referensi yang ada).
5. Ctrl + F3 Menampilkan kotak dialog Paste Function.
6. Ctrl + A Setelah mengetik nama fungsi, maka akan ditampilkan Function Pallete.
7. Ctrl + F3 Menampilkan kotak dialog Define Name.
8. Shift + F2 Membuat Comment pada sel aktif.
9. Alt + Panah ke bawah Mengaktifkan daftar Auto Complete ketika menyunting sel.
5. Formatting.
No Shortcut Tindakan yang dilakukan 1. Ctrl + B atau Ctrl + 2 Mengaktifkan/menon-aktifkan pemformatan Bold
pada suatu sel atau range terpilih.
2. Ctrl + I atau Ctrl + 3 Mengaktifkan/menon-aktifkan pemformatan Italic pada suatu sel atau range terpilih.
3. Ctrl + U atau Ctrl + 4 Mengaktifkan/menon-aktifkan pemformatan Underline pada suatu sel atau range terpilih.
4. Ctrl + 5 Mengaktifkan/menon-aktifkan pemformatan Strikethrough pada suatu sel atau range terpilih.
5. Ctrl + ! Menampilkan kotak dialog Format Cell.
6. Ctrl + Shift + S Memformat bilangan ke dalam Currancy Dollar dengan dua desimal.
7. Ctrl + Shift + % Memformat bilangan ke dalam Format Persentase dengan tanpa desimal.
8. Ctrl + Shift + ^ Memformat bilangan ke dlm Format Eksponensial.
Tutorial MS Excel
26
6. Lain-Lain.
No Shortcut Tindakan yang dilakukan 1. F1 Menampilkan Office Assistant.
2. F9 Melakukan kalkulasi terhadap seluruh lembar kerja pada Worbook yang aktif.
3. Shift + F9 Melakukan terhadap lembar kerja yang aktif.
4. Alt + Tab Berpindah ke program lain yang saat ini juga terbuka selain Excel.
5. Alt + F4 Keluar dari Excel.
6. Ctrl + Esc Membuka menu Windows Star.
Tehnik Memformat Bilangan & Menyusun Custom Format No Penjelasan Langkah Hasil 1. Menuliskan satuan
di belakang angka. a. Blok sel-sel yg akan diformat, lalu tekan
Ctrl+1 untuk menampilkan kotak dialog Format Cells.
31,000 Liter 6,750 Buah
b. Pilih tab Number, lalu pada Category, pilih Custom.
289 gram 23 biji c. Pada kotak Type, pilih #,##0 4 pack d. Setelah terpilih, edit format bilangan tsb pada
kotak editing Type : #,##0 "liter"
2. Mengisi karakter
pengaman di depan bilangan.
a. Sama dengan langkah No. 1, tapi bedanya pada cara pengeditan format bilangan.
------- 265,400.00 --------- 36,500.00
b. *-#,##0 ==== 726,550.00 *=#,##0 ===== 51,500.00 3. Mengisi karakter
pengaman di belakang bilangan.
a. Sama dengan penulisan karakter pengaman di depan bilangan.
3,550,750-------- 450,450---------
b. Hanya kita harus meletakkan karakter yg diulang di belakang format bilangan.
3,550,750==== 450,450===== c. #,##0*- #,##0*=
Mengatur letak Simbol Mata Uang Rp.100 Rp. 100 Rp. 100 Rp. 100.-
Contoh macam-
macam
peletakan simbol
mata uang
Rp.1,000 Rp. 1,000 Rp. 1000 Rp. 1,000.-
Rp.10,000 Rp. 10,000 Rp. 10000 Rp. 10,000.-
Rp.100,000 Rp. 100,000 Rp. 100000 Rp. 100,000.-
Rp.1,000,000 Rp. 1,000,000 Rp. 1000000 Rp. 1,000,000.-
Rp.10,000,000 Rp. 10,000,000 Rp. 10000000 Rp. 10,000,000.-
Rp.100,000,000 Rp. 100,000,000 Rp. 100000000 Rp. 100,000,000.-
Rp.1,000,000,000 Rp. 1,000,000,000 Rp. 1000000000 Rp. 1,000,000,000.-
Rumus : "Rp."#,##0 "Rp."*_#,##0 _"Rp."*_#,##0 "Rp."*_#,##0.-
Ket : 1. Menyatakan satu spasi sebagai jarak antara mata uang dengan angka 2. Blok sel-sel yg akan diformat, lalu tekan Ctrl+1 untuk menampilkan kotak dialog Format Cells. Pilih tab Number, lalu pada Category, pilih Custom. Pada kotak Type, pilih #,##0 3. Untuk mengatur mata uang ikuti langkah sesuai dengan rumus diatas
Informasi
