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Tutorial de Microsoft Office Access 2007 1 de 39 © 2017, R Sesma y JM Doménech Última revisión: 17/10/2017
Tutorial de Microsoft Office Access 2007
Roberto Sesma y José M. Doménech
Laboratori d'Estadística Aplicada i de Modelització
Universitat Autònoma de Barcelona
Contenidos
Presentación ................................................................................................................................................................ 2
1. Diseño de la base de datos ...................................................................................................................................... 3 Esquema de un estudio transversal ........................................................................................................................... 3 Esquema de un estudio con seguimientos ................................................................................................................ 3 Estudio sobre Anorexia nerviosa.............................................................................................................................. 4 Elementos de una base de datos ............................................................................................................................... 6 Pasos para diseñar una base de datos ....................................................................................................................... 6 Interfaz de Access 2007 ........................................................................................................................................... 7
2. Crear Tablas ............................................................................................................................................................ 8 Definir la tabla Censal .............................................................................................................................................. 9 Definir la tabla Visitas ............................................................................................................................................ 13 Definir la tabla EAT ............................................................................................................................................... 16 Definir Relaciones .................................................................................................................................................. 19
3. Crear Consultas .................................................................................................................................................... 22 Definir la consulta CCensal .................................................................................................................................... 24 Definir la consulta CVisitas ................................................................................................................................... 25 Definir la consulta CEAT ....................................................................................................................................... 25
4. Crear Formularios ................................................................................................................................................ 26 Definir el formulario Hoja de datos ....................................................................................................................... 26 Definir el formulario Hoja de visita ....................................................................................................................... 33 Definir el formulario EAT-26 ................................................................................................................................. 35
5. Entrada de datos ................................................................................................................................................... 37
www.metodo.uab.cat
Estudios de postgrado en
Metodología de la investigación
en Ciencias de la Salud
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Presentación
Access es el gestor de bases de datos relacionales de Microsoft Office. Un gestor de bases de datos es un programa
informático que permite crear, manipular y modificar bases de datos de muy diversa temática. Una base de datos
relacional está compuesta de diversas tablas que se relacionan entre sí, de forma que la información se organiza de
forma óptima, evitando repeticiones y facilitando la gestión de los datos. Microsoft Office Access (en adelante,
Access) es una base de datos que se compone de un único archivo con extensión “.mdb” o “.accdb” que contiene la
información almacenada en tablas y, opcionalmente, otros elementos como consultas y formularios.
En los últimos años este entorno ha adquirido una gran difusión en distintos ámbitos que requieren la captura de
datos cuya estructura no exija un diseño excesivamente complejo, ya que Access tiene limitaciones en cuanto al
número de campos por tabla (hasta un máximo de 255) y el número de usuarios que pueden acceder de forma
simultánea a una misma base de datos. Para gestionar bases de datos con una estructura más compleja o más
exigentes en cuanto al rendimiento se utilizan entornos profesionales más potentes como Oracle o SQL Server. Una
de las ventajas de los gestores de bases de datos consiste en que permiten la definición de formularios para capturar
datos de forma fácil y segura, con validaciones en el mismo momento de la recogida.
El objetivo de este Tutorial es aprender a utilizar el gestor de bases de datos Access (versión 2007 o 2010) a través
de un trabajo dirigido que consiste en diseñar una base de datos para introducir la información registrada en
formularios en papel. Trasladaremos los formularios en papel a un diseño coherente de tablas relacionadas entre sí,
sobre las que definiremos consultas para acceder a la información y generaremos formularios electrónicos
protegidos de entrada de datos.
La forma de trabajar con este Tutorial es imprimirlo y, con el ordenador al lado, ir realizando las tareas que se
proponen. Se debe tener en cuenta que las imágenes pueden variar ligeramente en función de la versión de Access y
de los programas y dispositivos instalados en el ordenador.
Tiempo necesario para realizar el tutorial: 3 a 4 horas.
Las dudas que surjan durante la realización de este tutorial se deben formular en el Foro del Campus Virtual.
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1. Diseño de la base de datos
Una de las fases más importantes a la hora de desarrollar una base de datos es el momento de diseñar la estructura
de tablas y relaciones que vamos a utilizar para almacenar y gestionar la información. Es muy importante antes de
empezar a trabajar analizar la naturaleza de los datos que vamos a recoger y cómo queremos utilizarlos una vez
almacenados, para diseñar nuestra base de datos de forma eficiente. Una base de datos bien diseñada facilita la
gestión y la explotación de los datos, al mismo tiempo que resultará flexible. Una base de datos con problemas de
diseño tendrá un mantenimiento complicado, y no proveerá datos de calidad.
En Ciencias de la salud nos encontraremos, en general, con dos tipos de estudios: transversales y de seguimiento.
Esquema de un estudio transversal
En un estudio transversal tenemos una tabla
Censal de la que cuelgan en una relación
uno a uno varios Cuestionarios de recogida de
datos.
La relación entre la tabla Censal y cada
Cuestionario se establece con una variable
identificadora (Id) de caso, que debe estar
presente en cada una de las tablas.
La relación entre los Cuestionarios y el Censal
es uno a uno, es decir, por cada caso en la
tabla Censal tendremos un registro asociado
en cada uno de los Cuestionarios.
Esquema de un estudio con seguimientos
En un estudio con seguimientos tenemos una relación uno a varios entre una tabla Censal y una tabla de
Seguimientos: por cada registro de la tabla censal podemos tener varios registros relacionados en la tabla de
seguimientos. Este es el diseño, por ejemplo, de las visitas realizadas a un conjunto de pacientes a lo largo de un
estudio que se prolonga en el tiempo. En este caso además de la variable identificadora de caso que establece la
relación entre la tabla Censal y la de Seguimientos (visitas, en el anterior ejemplo), es necesario disponer en la tabla
de Seguimientos de una variable identificadora de seguimiento que permita diferenciar entre sí los registros
correspondientes a un mismo caso. Esta variable suele ser la fecha del seguimiento o un número secuencial.
Si en cada seguimiento se recogen además una serie de cuestionarios o formularios, tendremos una serie de tablas
de formularios con relaciones uno a uno con la tabla de seguimientos. En este caso la relación deberá establecerse
con dos variables, ya que en la tabla de Seguimientos son dos las variables que identifican de forma unívoca un
registro: el identificador de caso y el de seguimiento.
Censal
Id. Caso
Var1
Var2 ...
1 1 Cuestionario 1
Id. Caso
Var1, Var2, ...
Cuestionario 2
Id. Caso
Var1, Var2, ...
1
....
Cuestionario k
Id. Caso
Var1, Var2, ...
1
Censal
Id. Caso
Var1
Var2 ...
1 ∞
....
Seguimientos
Id. Caso
Var1
Var2 ...
Id. Seguimiento
Cuestionario 1
Id. Caso
Var1, Var2, ...
1
Id. Seguimiento
Cuestionario k
Id. Caso
Var1, Var2, ...
1
Id. Seguimiento
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Estudio sobre Anorexia nerviosa
En este Tutorial recogeremos los datos de un hipotético estudio sobre Anorexia nerviosa en el que se realiza un
seguimiento de los sujetos a lo largo del tiempo. Para simplificar supondremos que la información se ha registrado
en los tres formularios en papel, Censal, Visita y EAT, reproducidos a continuación. En ellos sólo figuran unas
pocas variables de las que realmente contienen con objeto de acortar el tiempo necesario para realizar el tutorial;
respecto al cuestionario de cribado de sintomatología alimentaria EAT (Eating Attitudes Test) se ha usado la versión
reducida (EAT-26) y sólo se ha incluido la subescala de Bulimia y preocupación por la comida.
A partir de estas hojas en papel, es necesario diseñar la estructura de tablas y relaciones de los que constará la base
de datos en Access. Como cada sujeto tiene varias visitas a lo largo del tiempo, para cada una de las cuales se ha
recogido un cuestionario EAT-26, parece claro que esta es una estructura del tipo estudio con seguimientos.
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Tendremos las siguientes tablas:
Censal. Esta tabla actuará como madre de todas, es decir, será de la que colgarán todas las demás. Contiene los
datos que son invariables para cada sujeto a lo largo de los seguimientos, como por ejemplo el sexo y la fecha
de nacimiento. En esta tabla la variable que identifica a cada uno de los sujetos, que denominamos clave, será el
número de caso.
Visitas. Esta tabla contendrá cada uno de los seguimientos realizados a nuestros sujetos. Contiene los datos que
cambian a lo largo del tiempo, y que por lo tanto se registran en cada visita. Al ser una población de adolescentes
y preadolescentes, es necesario registrar también la talla en cada visita ya que puede haber variado. En esta tabla
la clave será la unión del número de caso con la fecha de la visita, siendo el número de caso el identificador de
caso y la fecha de la visita el identificador de seguimiento.
EAT. Esta tabla contendrá las respuestas a las preguntas de la subescala de bulimia del cuestionario EAT-26
recogidas en cada visita. Los registros de esta tabla se identificarán con el número de caso y la fecha de la visita,
de forma que podremos establecer una relación uno a uno con los registros de la tabla Visitas. Puesto que la
fecha forma parte del identificador de seguimiento, y por lo tanto debe coincidir con la fecha de la
correspondiente visita, el clínico la rellena junto con la hoja de visita y entrega al sujeto el cuestionario con los
identificadores que figuran en el recuadro superior sombreado ya rellenados para evitar cualquier error.
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Elementos de una base de datos
Los elementos básicos de que se compone una base de datos de Access son:
Tablas: conjunto de datos ordenados que comparten una misma estructura. Tienen una estructura basada en filas
(registros) y columnas (campos). Constituye la base de almacenamiento de la información, todos los datos físicos
se guardan en un campo de una tabla.
Consultas: estructuras lógicas diseñadas sobre las diferentes tablas de una base de datos, que permiten acceder a
la información almacenada en las tablas (“queries”). En una consulta podremos reunir datos procedentes de
diferentes tablas, insertar, borrar o editar registros, así como crear nuevas tablas.
Formularios: ventanas de entrada de datos (grabación y edición). A partir de una tabla o consulta es posible
definir un formulario de entrada de datos, en el que la entrada esté protegida y validada. Además, permiten
mostrar ayudas y diseñar controles para facilitar la entrada de datos, disminuyendo la probabilidad de error. Los
formularios son una de las herramientas más potentes de Access por la flexibilidad que ofrecen al disponer de
una gran cantidad y variedad de controles.
Informes: permiten mostrar la información contenida en la base de datos de forma ordenada, ya sea en pantalla
o en forma impresa.
Pasos para diseñar una base de datos
Normalmente el proceso de diseño de una base de datos sigue el siguiente esquema:
1. Analizar los datos de trabajo y diseñar las tablas y relaciones.
2. Definir las tablas.
Definir las relaciones entre las tablas.
3. Definir las consultas.
Definir posibles campos calculados.
4. Diseñar los formularios de entrada de datos.
5. Definir los informes.
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Interfaz de Access 2007
A partir de la versión 2007 hay un cambio importante en la interfaz de usuario, no sólo respecto de las anteriores
versiones de Office, sino respecto de las aplicaciones de Windows en general. En “la nueva interfaz de usuario
orientada a los resultados”, denominada Office Fluent, la estructura de un menú estándar en la parte superior de la
ventana acompañado de una o más barras de herramientas ha desaparecido. En su lugar disponemos ahora:
Botón de Office: abre un menú que fundamentalmente contiene las opciones del antiguo menú “Archivo”.
También da acceso a opciones de configuración (botón “Opciones de Access” de la parte inferior).
Cinta de opciones: es una mezcla de menú y barra de herramientas. Contiene casi todos los comandos
disponibles en los antiguos menús. Se organiza en fichas que se seleccionan haciendo clic en las pestañas
superiores, y dentro de cada ficha en grupos de botones. Algunos botones tienen una flechita que da acceso a
otras opciones. La mayoría no tienen texto alguno, así que lo mejor es poner el ratón encima y esperar a que
aparezca la descripción emergente para saber para qué sirven. Para disponer de mayor área de trabajo la cinta se
puede replegar pulsando Ctrl+F1 (la misma pulsación la despliega de nuevo).
Barra de herramientas de acceso rápido: es una única barra de herramientas en la cual podemos añadir botones
a nuestro gusto para disponer de ellos de forma inmediata. La manera más sencilla de añadirle un botón es
buscarlo en la cinta de opciones y abrir el menú contextual sobre él, donde una opción permite agregarlo a la
barra de herramientas de acceso rápido. Esta barra también se puede configurar haciendo clic en la flechita de la
derecha.
La ventana de base de datos ha sido sustituida por el Panel de Exploración, que da acceso a los diferentes objetos
de la base de datos. Para seleccionar el grupo de objetos que se visualiza, hay que hacer clic en el título superior del
panel y seleccionarlo en la lista que se despliega. La opción “Todos los objetos de Access” es la más cómoda si la
base de datos no tiene muchos objetos. Pulsando el botón de la esquina superior derecha el panel se repliega hacia el
borde izquierdo.
La convención usada en el texto para indicar cómo realizar acciones es la siguiente: si una acción arranca desde el
Botón de Office o desde el Panel de exploración se indica al principio de la secuencia. El resto de acciones se
ejecutan sobre la cinta de opciones: en primer lugar se indica la ficha de la cinta, a continuación el grupo, y
finalmente el botón (o secuencia de botones).
Botón de Office
Barra de herramientas de acceso rápido
Cinta de opciones
Panel de exploración
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2. Crear Tablas
El objetivo de este apartado es diseñar la base de datos Anorexia con 3 tablas que las llamaremos: Censal, Visitas y
EAT.
1. Lo primero que hay que hacer es crear una nueva base de datos de Access. Abrimos Access y escogemos la
opción Base de datos en blanco del apartado Nueva base de datos en blanco:
También podemos utilizar la opción Botón de Office | Nuevo.
2. Indicamos el nombre y la ubicación del nuevo archivo que se creará en el apartado Base de datos en blanco. Cree
el archivo Anorexia en su carpeta de trabajo (puede utilizar el botón para buscar la localización en disco).
Al pulsar el botón Crear Access creará automáticamente en la localización indicada el archivo mdb que
contendrá la base de datos.
Archivos .accdb y .mdb. Access guarda en un único archivo .accdb o .mdb todos los componentes de una “base
de datos” (tablas, formularios, informes, etc.). Las bases de datos en formato 2007 tienen extensión .accdb. Los
formatos anteriores tienen extensión .mdb. Una base de datos en formato 2007 (extensión .accdb) no puede abrirse
con las versiones anteriores de Office. Aunque el nuevo formato añade algunas funciones nuevas, de momento es
preferible mantener compatibilidad con las versiones anteriores de Office, por lo que es recomendable crear las
bases de datos en formato
mdb. Para transformar una base
de datos, ejecutar Botón de Office | Guardar como | Guardar la base de datos en otro formato.
Las capturas de pantalla
de este tutorial se han
realizado con la combinación
de colores Plata.
Para cambiar el formato
predeterminado al crear una
base de datos nueva, Botón de Office | Opciones de Access, pestaña Más frecuentes, lista Formato de
archivo predeterminado.
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Definir la tabla Censal
3. A continuación crearemos la tabla Censal, que contendrá los datos del formulario en papel Datos personales
reproducido a continuación:
A partir de este diseño tendremos los siguientes campos en la tabla:
Caso: Número de Caso. Campo numérico sin decimales.
Apellidos y Nombre: Campos textuales de longitud fija.
Fecha: Fecha de entrada al estudio. Campo tipo fecha/hora.
FNac: Fecha de nacimiento. Campo tipo fecha/hora
Sexo: Campo numérico. Los valores válidos de este campo son: 0 Masculino, 1 Femenino.
EdadMen: Edad menarquia (años). Campo numérico sin decimales.
Motivo: Motivo de consulta. Campo numérico, valores válidos: 1 Acude por voluntad propia, 2 Derivación o
recomendación especialista, 3 Presiones (familia, pareja, amigos, …), 4 Otro.
Otro: Especificar otro motivo de consulta. Campo textual de longitud variable.
4. De forma automática al crear una base de datos en blanco Access abre una nueva tabla Tabla1 vacía, en la que se
ha creado por defecto un campo de clave llamado Id:
En la barra de estado de Access podemos alternar entre la vista Hoja de datos y la vista Diseño . Pulsamos el
botón Vista Diseño. Al hacerlo Access preguntará cuál es el nombre de la tabla para grabarla, la llamamos Censal.
También podemos pasar a la vista diseño utilizando el botón Inicio | Vistas | Ver y en la lista que se abre
escogemos Vista Diseño.
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La ventana de diseño de tabla está dividida en dos partes: en la parte superior hay la lista de campos que tiene la
tabla, donde definimos el nombre del campo, el tipo y la descripción y en la parte inferior podremos definir el resto
de propiedades para cada campo.
5. Para definir un campo debemos tener claros los siguientes elementos:
Nombre: Es importante asignar nombres siguiendo una lógica que permita identificar fácilmente los datos del
campo y que evoque su contenido. Access permite nombres de campo con espacios en blanco y caracteres
acentuados, pero no es recomendable utilizar estos elementos al definir el nombre.
Al definir campos calculados en las consultas utilizaremos los nombres de campo; si estos son demasiado
largos o incluyen caracteres extraños dificultarán tanto la escritura como la lectura de las condiciones
Al leer los datos de Access desde un paquete estadístico, como por ejemplo Stata, los nombres de las
variables de la matriz se crean a partir de los nombres de campo. Es posible encontrar problemas de
compatibilidad al leer los nombres si se utilizan caracteres no alfanuméricos o espacios.
Access identifica los nombres de campo sin diferenciar las mayúsculas y minúsculas. Siempre que se utilizan en
expresiones los escribe tal y como aparecen en la tabla
Tipo de datos: El tipo de datos que almacena el campo. Los tipos más importantes en Access son: Texto, Memo,
Número y Fecha/Hora. Además tenemos otros tipos como Autonumérico o Sí/No, que se utilizan menos.
Descripción: Etiqueta que define de forma clara el contenido del campo.
Propiedades: Otras propiedades importantes del campo, como el formato, posibles reglas de validación, …
6. Para empezar a definir un campo, basta con ponerse en la fila correspondiente y escribir su nombre. Por ejemplo
para el campo Caso tenemos:
Una vez se escoge el tipo de los
datos como Número, en la
pestaña General aparecen las
propiedades específicas de los
campos numéricos. Los
tamaños disponibles para
almacenar números en Access
son: Byte, Entero, Entero largo,
Simple, Doble, Id. de réplica y
Decimal. A la práctica, para
campos sin decimales se usa el
Entero largo, y el Doble para
campos con decimales.
Para definir el campo Caso aprovechamos el campo Id creado automáticamente y editamos sus propiedades.
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7. Para los Apellidos utilizaremos un campo de tipo Texto, de longitud fija:
Al definirlo especificamos
en la propiedad Tamaño del
campo su medida en
número de caracteres
(máximo 255). No nos
tenemos que quedar cortos,
pero tampoco pasarnos,
porque el campo ocupará
físicamente en cada registro
de la tabla el número de
caracteres indicados,
aunque no se usen (a pesar
de que actualmente el
tamaño de la base de datos
no sea un gran problema,
dada la capacidad de los
ordenadores).
En este caso optamos para indicar en Tamaño del campo 75 caracteres. Si nos interesara tener el primero y el
segundo apellido separados (por motivos administrativos, por ejemplo), habría que registrar cada uno en un
campo independiente (separar los apellidos es tarea casi imposible), asignando un tamaño más corto a cada
apellido.
El campo Nombre se define también textual de longitud fija de 50 caracteres.
8. Los campos Fecha y FNac son de tipo
Fecha/Hora. Un campo de tipo
fecha/hora puede tener diferentes
formatos:
El formato más general posible es el de
tipo Fecha general, que permite
especificar una fecha con el día y la hora
(con segundos de precisión).
Al codificar una fecha, conviene registrar
los años con cuatro dígitos. Los campos Fecha y FNac tendrán por lo tanto formato de Fecha corta. 9. Los campos Sexo, EdadMen y Motivo son campos numéricos sin decimales, por lo que utilizaremos el formato
Entero largo:
La pulsación
Ctrl + F1
permite
minimizar la
cinta de
opciones,
ampliando el
espacio de
trabajo. La
misma pulsación
o hacer clic en el
nombre de una
ficha vuelve a
mostrarla.
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10. El campo Otro es de tipo Memo:
Los memos son campos
textuales de longitud
variable: ocupan lo que
necesitan, con un límite
de 64.000 caracteres. Se
utilizan en campos que
habitualmente están
vacíos, o que necesitan
un espacio muy variable
o muy grande. A pesar
de estas evidentes
ventajas frente los
textuales de longitud
fija, los memos se tienen
que utilizar sólo cuando
es imprescindible,
porque son mucho
menos eficientes en
cuanto al
funcionamiento de la
base de datos.
En los memos no hay
que definir ninguna propiedad extra.
Con este campo ya hemos definido todos los de la tabla.
11. Antes de dar por finalizado el diseño de la tabla, es necesario definir su clave. Como ya hemos visto, el campo
que identifica unívocamente a cada sujeto de la tabla Censal es el Caso. Como hemos utilizado el campo Id
como base para definir el campo Caso, ya estará definido como clave (lo ha hecho Access automáticamente).
Para marcar un campo (o campos) como clave, primero seleccionamos sus filas y pulsamos el botón Clave
principal de la pestaña Diseño | Herramientas:
Los elementos que aparecen en la cinta son dinámicos, pueden variar en función del tipo de objeto que
estamos definiendo. Algunas pestañas de la cinta sólo aparecerán en ocasiones determinadas, y contendrán
botones relacionados con el tipo de objeto que estemos editando. Por ejemplo, cuando estamos editando en
vista diseño una tabla aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla que contiene
botones específicos del diseño de tabla, como por ejemplo el que permite definir la Clave principal.
Al lado de los
campos marcados
como clave aparece
una llave
12. Ya hemos acabado de definir la tabla Censal. Salir de la ventana de definición de tabla pulsando el aspa de la
esquina superior derecha. Cuando nos pregunte si queremos guardar los cambios, respondemos que Sí.
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Definir la tabla Visitas
13. A continuación crearemos la tabla Visitas, que contendrá los datos del formulario en papel Hoja de visita que
se reproduce a continuación:
14. En el formulario en papel vuelven a aparecer el Nombre y los Apellidos del sujeto. Esto, que es útil en el
cuestionario de papel, es un error si se traslada al diseño de la tabla: si ya tenemos el Nombre y los Apellidos
registrados en la tabla Censal y son datos invariables, ¿qué necesidad hay de volverlos a registrar en la de
Visitas? No solo estaríamos registrando la información de forma redundante sino que introduciríamos una
posible fuente de error. Así pues, los campos de la tabla Visitas serán:
Caso: Número de Caso. Campo numérico sin decimales. Forma parte de la clave, como identificador de caso.
FVisita: Fecha de la visita. Campo tipo Fecha/hora. Forma parte de la clave, como identificador de seguimiento.
Talla: Talla (cm). Campo numérico sin decimales.
Peso: Peso (kg). Campo numérico con decimales.
NumReglas: Reglas desde la última visita. Campo numérico sin decimales.
Laxantes: Ha tomado laxantes y/o diuréticos desde la última visita. Campo numérico, valores válidos: 0 No, 1
Sí.
15. Para agregar a la base de datos una nueva tabla en vista Diseño, utilizamos el
botón Crear | Tablas | Diseño de tabla. En la nueva tabla en blanco que se ha
creado añadimos los campos Caso y FVisita:
Al campo
FVisita se le
asigna el
formato Fecha
corta:
dd/mm/aaaa
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16. Añadiremos la Talla como un campo numérico sin decimales, es decir, un Entero largo:
Para la Talla definimos una
regla de validación con los
valores válidos para el campo.
Si es posible que algún sujeto
tenga talla superior a 190, su
talla sólo se podrá introducir
ampliando el rango.
Si sabemos que, para la población con la que estamos trabajando, un campo está limitado a un rango de valores
válidos, y que cualquier valor fuera de ese rango es por lo tanto un error, es posible definir una Regla de validación
para el campo. Una regla de validación es una expresión lógica que limita los valores del campo. En el caso que nos
ocupa, tanto la Talla como el Peso tienen unos rangos de valores válidos, pero son difíciles de aplicar, puesto que la
población es de niños y adolescentes entre 10 y 18 años, y por lo tanto los límites dependen de la Edad y, en menor
medida, del Sexo. No es posible definir una validación de este tipo utilizando una Regla de validación, ya que no es
posible acceder a otros campos de la tabla al definir la regla. Sin embargo es posible hacerlo con conocimientos
avanzados en el momento de diseñar el formulario de entrada de datos. Para nuestro caso definiremos unos rangos
en base a los valores extremos de los intervalos, por ejemplo la Talla debe estar entre 120 y 190 cm.
Si intentamos grabar un registro con un valor que incumpla la regla de validación Access no lo permitirá, y mostrará
un mensaje de error. Podemos definir el mensaje que presenta Access en caso de error en la propiedad Texto de
validación del campo (si no se define un Texto de validación se muestra un mensaje genérico de error).
17. A continuación añadiremos el campo Peso como un campo numérico con decimales, es decir un Doble.
Access siempre trabaja con toda
la precisión, es decir, con todos
los decimales posibles para el
campo. Si queremos que el campo
Peso sólo tenga 3 decimales,
deberemos escoger el Formato
Fijo.
Una vez definido el formato fijo
podemos utilizar la propiedad
Lugares decimales para definir el
número de decimales, 3 en este
caso.
Al campo Peso también le
añadiremos una regla y un texto
de validación, debe estar entre 20
y 85 kg.
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18. Añadimos los campos NumReglas y Laxantes como numéricos sin decimales, es decir, Enteros largos:
A pesar de que
existe un tipo de
campo Sí/No, el
campo Laxantes
se debe codificar
como un numérico.
Un campo de tipo
Sí/No, se traduce
en una casilla de
selección .
Si está marcada es
Sí y si no lo está
es No: no existe
el concepto valor
vacío; el valor No
se confunde con la
ausencia de
respuesta.
19. Finalmente sólo nos falta definir la clave de esta tabla. Como ya hemos visto para la tabla Visitas necesitaremos
una clave compuesta de más de un campo: el campo Caso actuará como identificador de caso y el campo
FVisita como identificador de seguimiento.
Marcamos los dos campos y, de forma similar al punto 11, utilizamos el botón Clave principal
(disponible en Diseño | Herramientas) para marcarlos como clave:
20. Ya hemos acabado de definir la tabla Visitas, podéis salir de la ventana de definición de tabla pulsando el aspa
de la esquina superior derecha. Como hasta ahora no habíamos guardado la tabla, al salir nos preguntará si
queremos guardar el objeto. Respondemos que Sí y le asignamos el nombre Visitas.
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Definir la tabla EAT
21. A continuación crearemos la tabla EAT, que contendrá los datos del formulario en papel Cuestionario de
comportamiento alimentario EAT-26, subescala de Bulimia:
22. Una vez más, los campos Apellidos y Nombre ya los tenemos en la tabla Censal, por lo que no aparecerán en
EAT. La tabla EAT no tendrá identificador de seguimiento, ya que en cada visita se recogió un único
cuestionario EAT-26. Sin embargo, la clave de esta tabla la componen dos campos, el número de Caso y la
fecha de recogida del cuestionario, para poder establecer la relación con su tabla ‘madre’ Visitas. Como hemos
visto la recogida de datos se ha diseñado de forma que la fecha de la visita y la fecha del cuestionario
coincidan. Así pues, los campos de la tabla EAT serán:
Caso: Número de Caso. Campo numérico sin decimales. Forma parte de la clave, como identificador de caso.
FEAT: Fecha de recogida del cuestionario EAT-26. Campo tipo Fecha/hora. Forma parte de la clave, como
identificador de caso.
EATb01: La comida es una preocupación habitual. Campo numérico sin decimales.
EATb02: Ha habido crisis de atracones. Campo numérico sin decimales.
EATb03: Vomitar después de comer. Campo numérico sin decimales.
EATb04: La vida gira alrededor de la comida. Campo numérico sin decimales.
EATb05: Pasar mucho tiempo pensando en la comida. Campo numérico sin decimales.
EATb06: Impulso de vomitar tras las comidas. Campo numérico sin decimales.
Los valores válidos de los campos EATb01 a EATb06 son: 5 Siempre, 4 Casi siempre, 3 A menudo, 2 A veces,
1 Pocas veces, 0 Nunca.
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23. Como en el punto 15, utilizamos el botón Crear | Tablas | Diseño de tabla para crear una tabla vacía y
añadimos los campos Caso y FEAT:
24. Añadimos el campo EATb01 como un numérico sin decimales (Entero largo):
25. Los campos EATb02 a EATb06 tienen las mismas propiedades que EATb01, sólo cambia el nombre y la
descripción. Podemos copiar y pegar el campo EATb01 para aprovechar las propiedades comunes:
Marcamos la fila del campo
EATb01 con el ratón y pulsamos
el botón Copiar , disponible
en Inicio | Portapapeles | Copiar (Ctrl+C)
Nos situamos en la primera
fila vacía y pulsamos el
botón Pegar, disponible en Inicio | Portapapeles | Pegar (Ctrl+V)
Se añade una nueva fila con una copia del campo EATb01. Como todas las demás propiedades son iguales, sólo
deberemos cambiar el nombre y la descripción para obtener el campo EATb02.
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26. Si repetimos el proceso del punto 25 para los campos EATb03, EATb04, ETAb05 y EATb06 obtenemos
finalmente todos los campos de la tabla EAT:
Aunque se permite momentáneamente durante la edición, no es posible guardar una tabla de Access con dos
campos con el mismo nombre.
Dado que los campos EATb01 a EATb06 (y otros como Sexo y Motivo de la tabla Censal y Laxantes de la tabla
Visitas) sólo pueden tener unos valores concretos, podríamos definir una regla de validación para asegurar la
integridad de los datos en estos campos, pero no es necesario: cuando definamos el formulario para la entrada de
estos datos nos aseguraremos de que sólo se puedan introducir datos correctos.
27. Finalmente sólo nos falta definir la clave de esta tabla. Como ya hemos visto necesitaremos una clave
compuesta de más de un campo: Caso y FEAT. Marcamos los dos campos y, de forma similar al
punto 19, utilizamos el botón Clave principal (disponible en Diseño | Herramientas):
28. Ya hemos acabado de definir la tabla EAT, podéis salir de la ventana de definición de tabla pulsando el aspa de
la esquina superior derecha. Como hasta ahora no habíamos guardado la tabla, al salir nos preguntará si
queremos guardar el objeto. Respondemos que Sí y le asignamos el nombre EAT.
Es recomendable grabar regularmente la base de datos cuando estamos realizando cambios en su diseño para
evitar perder información accidentalmente. Para ello es posible utilizar en cualquier momento el botón Guardar
(Ctrl+G) disponible en la barra de herramientas de inicio rápido, situada junto al Símbolo de Office.
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Definir Relaciones
29. Una vez creadas todas las tablas de la base de datos se deben establecer las relaciones entre las mismas. Es
conveniente establecer las relaciones antes de empezar a introducir datos, ya que así evitamos futuros conflictos
de integridad, como por ejemplo, introducir una visita cuyo identificador no corresponda a ningún sujeto de la
tabla Censal.
Abrimos la ventana de Relaciones pulsando el botón Relaciones disponible en Herramientas de base de datos | Mostrar u ocultar | Relaciones:
30. Al abrir la ventana de relaciones se abre automáticamente la ventana de Mostrar tabla, para añadir las tablas
que vamos a relacionar. Desde esta ventana agregamos las tablas Censal, Visitas y EAT con el botón Agregar,
tras lo que podemos Cerrar la ventana y pasar a editar las relaciones.
31. El proceso para definir las relaciones es totalmente visual y se realiza con el ratón.
Para empezar se relaciona la
tabla Censal y la tabla de
Visitas. Para ello se utiliza el
campo Caso que aparece en
las dos tablas. Se reordenan
las tablas para que Censal y
Visitas estén una al lado de la
otra y arrastramos con el
ratón el campo Caso de
Censal hasta el campo Caso
de Visitas.
Al soltar el ratón se abrirá
la ventana de Modificar
relaciones:
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32. En esta ventana podemos observar varias características de la relación que estamos definiendo:
Los campos a partir de los cuales se crea la relación entre las dos tablas, en nuestro ejemplo Caso.
Tipo de relación: Access ya ha detectado que es una relación Uno a varios, es decir, que por cada registro de la
tabla Censal habrá varios registros relacionados en la tabla Visitas; esto es debido a que se han definido
correctamente las claves en ambas tablas: en Visitas hay 2 variables clave, de forma que Access detecta que hay
una variable que actuará como identificador de seguimiento en una relación uno a varios.
Exigir integridad referencial: marcando esta opción Access no permitirá registros ‘huérfanos’, es decir, no
permitirá en la tabla ‘hija’ Visitas registros que no tengan su correspondiente registro relacionado, o ‘padre’ en
Censal. Escoger esta opción es fundamental, ya que así garantizamos la integridad de nuestros datos: no
podremos tener visitas de pacientes que previamente no se hayan introducido en el Censal.
Actualizar en cascada los campos relacionados: con esta opción Access propaga los cambios que se realicen en
los identificadores de las tablas relacionadas. Esto quiere decir que si a un sujeto le cambiamos el número de
caso en la tabla Censal se actualizará automáticamente ese cambio en la tabla Visitas. También interesará marcar
esta opción.
Eliminar en cascada los
registros relacionados:
con esta opción Access
eliminará los registros ‘hijos’
al borrar el ‘padre’, es decir,
cuando borremos un Censal se
borrarán automáticamente las
visitas de ese sujeto. Dado
que no queremos registros
‘huérfanos’, también nos
interesará activar esta casilla.
Tras marcar las 3 casillas, podemos pulsar el botón Crear para crear la relación:
La relación creada se visualiza con una línea que une la tabla Censal y la de Visitas a partir del campo Caso. Como
la relación es uno a varios, aparece un 1 en el extremo correspondiente a Censal y un símbolo de infinito (∞) en el
extremo de Visitas que indica que para cada caso puede haber varias visitas.
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33. Ahora podemos pasar a definir la relación entre Visitas y EAT. En este caso no utilizaremos sólo 1 campo, sino
que necesitaremos los campos Caso y FVisita para establecerla. Para ello marcamos los dos campos en Visitas
y arrastramos hasta EAT, y se nos abre la ventana de Modificar relaciones:
Access no ha podido establecer automáticamente los campos de la relación. Tendremos que definir manualmente
la relación utilizando las listas
desplegables: al campo Caso de
Visitas le corresponde el campo Caso
de EAT, y al campo FVisita de
Visitas le corresponde el campo
FEAT de EAT.
Al definir los campos, el tipo de
relación cambia de uno a varios a uno
a uno: por cada registro de Visitas
tendremos un único registro del
cuestionario EAT.
Una vez más nos interesa marcar las
casillas Exigir integridad referencial,
Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada
los registros relacionados.
34. Una vez la tenemos definida, pulsamos el botón Crear para establecer la relación entre Visitas y EAT:
35. La relación entre Visitas y EAT es a partir de 2 campos, por lo que hay 2 líneas que unen los campos Caso,
Caso y FVisita, FEAT. La relación entre estas tablas es uno a uno, por lo que aparecen 1 en los extremos de
ambas líneas.
36. Ya hemos acabado de definir las relaciones, podéis salir de la ventana de relaciones pulsando el aspa de la
esquina superior derecha. Cuando pregunte si deseamos guardar los cambios en la ventana de relaciones,
responder que Sí.
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3. Crear Consultas
Aunque es posible introducir o modificar directamente los datos de una tabla (haciendo doble clic sobre el nombre
de la tabla en el Panel de exploración se abre en la vista Hoja de datos), no es la manera más recomendable para
trabajar con los datos.
La mejor forma de trabajar con los datos es utilizar las Consultas. Son estructuras que permiten mostrar los datos
contenidos en los campos de una o más tablas. Una forma de ver las consultas es que son ‘preguntas’ (queries en
inglés) que le hacemos al gestor de base de datos sobre los datos que contienen las tablas. El gestor evalúa la
pregunta y presenta el conjunto de campos y registros resultado de esa evaluación.
Una consulta permite mostrar campos de diferentes tablas, escoger qué campos y en qué orden aparecen en el
resultado, editar, añadir y borrar registros de las tablas subyacentes, añadir campos calculados como resultado de
otros campos ya existentes y filtrar los registros utilizando criterios basados en los campos de las tablas. Algunas
consultas de tipo especial permiten incluso crear tablas nuevas en la base de datos.
Utilizaremos las consultas para cualquier operación que tengamos que hacer sobre los datos: obtener listados de
casos, generar índices calculados (por ejemplo la puntuación de una escala o el índice de masa corporal), preparar
conjuntos de datos para capturarlos desde un programa estadístico como Stata, y son la base sobre la cual se crean
los formularios de entrada de datos.
En nuestra tabla Visitas tenemos los campos Peso y Talla para cada sujeto en cada visita. En una consulta basada en
esta tabla podemos añadir un nuevo campo calculado que sea el IMC calculado a partir del Peso y la Talla. Este
nuevo campo no está guardado físicamente en una tabla, sólo existe dentro de la consulta y se calcula para cada
registro. Si añadimos a la consulta los datos de la tabla Censal podremos calcular la Edad en el momento de la visita
a partir de los campos FNac de Censal y FVisita de Visitas, así como mostrar el Nombre y los Apellidos.
El diseño de una consulta como esta se muestra a continuación:
Los datos que muestra esta consulta para un caso hipotético son los siguientes:
Es importante recordar en todo momento que, aunque parece que las consultas contienen los datos, en realidad no
es así: los datos físicos se almacenan siempre en los campos de las tablas. Las consultas sólo son estructuras que se
crean sobre las tablas. En este ejemplo, los datos Caso, FVisita, Talla, Peso, NumReglas y Laxantes pertenecen a la
tabla Visitas, el Nombre y los Apellidos son de la tabla Censal y el IMC y la Edad son campos calculados, que no
existen físicamente en ninguna tabla, sólo existen cuando se abre la consulta CVisitas.
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La mejor forma de editar los datos de una tabla es utilizar un formulario: permiten una entrada mucho más
segura de los datos, al tiempo que ayudan al usuario facilitando las operaciones de edición.
Aunque se puede definir un formulario directamente sobre una tabla, es preferible hacerlo sobre una Consulta, ya
que, como hemos visto, estos objetos ofrecen más flexibilidad a la hora de gestionar los datos: se pueden reunir
campos de diferentes tablas, añadir campos calculados, filtrar los datos, …
En este apartado veremos como crear las consultas CCensal, CVisitas y CEAT. De momento, estas consultas
únicamente contendrán todos los campos de cada una de las tablas.
37. Aunque hay un asistente para definir consultas, es preferible definir la consulta
de cero utilizando el botón Diseño de consulta, disponible en Crear | Otros:
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Definir la consulta CCensal
38. Cuando creamos una nueva consulta aparece automáticamente la ventana Mostrar tabla, que nos permite añadir
a la consulta tablas y/o
consultas ya existentes.
Para definir una consulta
CCensal que contenga
todos los campos de la
tabla Censal únicamente
se necesita la tabla
Censal. La
seleccionamos y
pulsamos el botón
Agregar para añadirla al
diseño y cerramos la
ventana Mostrar tabla
con el botón Cerrar.
En la parte superior de la
ventana de diseño de
consulta tenemos las
tablas y/o consultas de las
que vamos a extraer los
datos. En la parte inferior
tenemos la lista de campos que mostrará la consulta. Para añadir un campo a la
consulta basta con seleccionarlo en la parte superior y arrastrarlo a la parte
inferior.
Utilizando la fila Orden podemos ordenar los registros que muestra la consulta.
El orden puede ser Ascendente o Descendente, y se pueden usar varios campos
para definirlo.
La casilla de selección Mostrar permite
escoger si un campo aparece o no en la consulta.
Las filas de Criterios permiten definir criterios que deben cumplir los registros que
muestra la consulta, es decir, permite filtrar los datos. Los criterios que están en la misma fila se concatenan
con un Y lógico. Los que aparecen en diferentes filas se concatenan con un O lógico.
39. Aunque podemos escoger los campos uno a uno, si lo que
queremos es añadir todos los campos de una tabla en el
mismo orden en que aparecen en la tabla la forma más
rápida hacer doble clic sobre el *
Esta columna indica que todos los campos
de la tabla Censal se han añadido a la consulta. Cuando se
añaden los campos con este sistema
no es posible utilizarlos de forma individual
para definir ordenaciones o establecer criterios
de filtrado.
40. Ya se ha acabado de definir la consulta y se puede salir de la ventana de diseño de consulta pulsando el aspa de
la esquina superior derecha. Como hasta ahora no habíamos guardado la consulta, al salir nos preguntará si
queremos guardar el objeto. Respondemos que Sí y le asignamos el nombre CCensal.
En una misma base de datos no puede haber una tabla y una consulta con el mismo nombre.
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Definir la consulta CVisitas
41. La consulta CVisitas será muy similar a la consulta
CCensal, pues también contendrá simplemente
todos los campos de la tabla Visitas, en el mismo
orden en que aparecen en la tabla. Para crearla
hacemos clic en el botón Crear | Otros | Diseño de consulta, seleccionamos la tabla Visitas en la
ventana Mostrar tabla, y pulsamos el * para añadir
todos los campos de la tabla a la consulta.
42. Ya hemos acabado de definir la consulta, podéis
salir de la ventana de diseño de consulta pulsando
el aspa de la esquina superior derecha. Cuando
pregunte si queremos guardar el objeto,
respondemos que Sí y le asignamos el nombre
CVisitas.
Definir la consulta CEAT
43. La consulta CEAT contendrá todos los campos de la
tabla EAT en el mismo orden en que aparecen en la
tabla. Para crearla hacemos clic en el botón Crear | Otros | Diseño de consulta, seleccionamos la tabla
EAT en la ventana Mostrar tabla, y pulsamos el *
para añadir todos los campos de la tabla a la consulta.
44. Ya hemos acabado de definir la consulta, podéis salir
de la ventana de diseño de consulta pulsando el aspa
de la esquina superior derecha. Cuando pregunte si
queremos guardar el objeto, respondemos que Sí y le
asignamos el nombre CEAT.
Si escogemos Todos los objetos de Access en el Panel de exploración
podremos ver de forma rápida todos los elementos definidos en la base de
datos. Esta vista es especialmente útil cuando no hay muchos elementos
en la base de datos.
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4. Crear Formularios
Como ya hemos visto, siempre será preferible definir un formulario para editar los datos, ya que ofrecen una gran
cantidad de controles para diseñar una entrada de datos controlada y segura, que proporcione directamente datos
depurados, y que por lo tanto sean directamente explotables estadísticamente. Al mismo tiempo los formularios
permiten ayudar a la persona que introduce los datos, ya sea con textos en pantalla que proporcionen información
sobre cómo se completa el formulario, o mostrando información relevante de otras tablas, o calculada a partir de los
datos que se están introduciendo.
A partir de las consultas previamente definidas es muy sencillo crear un formulario para la entrada de datos.
Definir el formulario Hoja de datos
45. En Access 2007 para crear un formulario a partir de una consulta, basta con seleccionar la consulta en el Panel
de exploración y pulsar el botón Crear | Formularios | Formulario. Para crear el formulario
Hoja de datos seleccionamos la consulta CCensal
(que contiene los datos que queremos editar en el
formulario) y pulsamos el botón Formulario.
De forma automática se crea el formulario y se abre en la vista Presentación.
El botón de la esquina superior
derecha permite esconder o mostrar
el Panel de exploración y aumentar
el área de trabajo.
Los botones Formulario dividido y Varios elementos permiten generar de forma automática formularios basados
en otras plantillas. El botón Asistente para formularios, disponible en la lista Crear | Formularios | Más formularios lanza el Asistente para formularios, que permite definir un formulario en forma general.
46. Pasamos a la vista Diseño
utilizando el botón Vista Diseño
disponible en Inicio | Vistas | Ver, o usando el botón Vista
Diseño de la barra de estado.
Normalmente será necesario editar
el resultado por defecto del
asistente, ya sea para reorganizar
los controles o cambiar un control
por otro para facilitar la edición.
Botones para abrir la Vista Diseño
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47. Access ha encolumnado
automáticamente los controles del
formulario, de arriba abajo y de
izquierda a derecha. El asistente
asigna por defecto controles de
tipo Cuadro de texto a todos los
controles, pues permiten entrar
cualquier tipo de datos.
48. Por defecto los controles se
organizan en modo Apilado, con
los controles formando una
cuadrícula con las etiquetas a la izquierda de cada campo. Esta organización permite intercambiar fácilmente
un control por otro, arrastrando la etiqueta asociada.
49. El modo Apilado no es flexible en cuanto a la posición y la organización de los controles. Si queremos cambiar
el diseño por defecto del formulario para que se parezca lo máximo posible a nuestro formulario en papel,
tendremos que desactivar el modo Apilado. Para ello, seleccionamos todos los controles de la sección Detalle
del formulario y pulsamos el botón Organizar | Diseño de controles | Quitar:
50. Los controles de tipo Cuadro de texto tienen asociada una etiqueta, y al seleccionar el control con el ratón
podemos mover los dos elementos a la vez. Para mover un control ponemos el puntero del ratón cerca del
borde, hasta que aparece una estrella de cuatro puntas, momento en el que podemos mover el control
arrastrando con el ratón. Los cuadros de texto correspondientes a los campos Apellidos y Otro son demasiado
grandes, aunque deban editar textos largos o memos. Podemos utilizar los cuadros de redimensionado de las
esquinas para cambiar el tamaño de los controles. Podemos cambiar el tamaño de la etiqueta y el cuadro de
texto simultáneamente seleccionando los dos elementos (para ello, mantener pulsada la tecla Mayúsculas al
mismo tiempo que se seleccionan con el
ratón).
Cuadros de redimensionado
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51. Siguiendo el diseño del formulario en papel, redimensionar los controles de Apellidos y Nombre y moverlos
junto con los de Fecha y FNac según se muestra en la imagen:
La forma de mover los controles puede despistar al principio. Si empezamos el
movimiento en un punto cualquiera del control, los dos elementos se moverán de
forma conjunta. Si empezamos el movimiento en una de las esquinas marcadas por
un recuadro más grande, sólo moveremos uno de los elementos, el correspondiente al cuadro que usemos.
Si queremos igualar el tamaño de los controles o alinearlos, lo mejor es seleccionar todos los controles
implicados y hacer clic con el botón derecho del ratón para abrir un menú contextual que permite realizar estas
operaciones, entre otras.
52. El asistente utiliza por defecto los nombres de las variables para generar las
etiquetas asociadas a los controles. Es posible editar estas etiquetas desde la
ventana de propiedades del control, que se abre utilizando el botón Diseño | Herramientas | Hoja de propiedades.
Desde esta ventana podemos definir todas las propiedades para cada
uno de los controles.
Cada control tiene sus propiedades características, y varían de uno a
otro. Para cambiar el texto de una etiqueta editamos la propiedad
Título.
Cambiamos el defecto FNac por Fecha de nacimiento. Al hacerlo el
texto se cortará ya que no cabe: tendremos que hacer más ancho el
recuadro de la etiqueta utilizando los cuadros de redimensionado.
También eliminamos los ‘:’ que Access ha añadido automáticamente
al final de las etiquetas.
53. En el grupo Controles de la pestaña Diseño tenemos disponibles todos los controles que podemos utilizar en un
formulario de Access. A partir de este grupo podremos añadir nuevos controles a nuestro formulario.
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54. Siguiendo el formulario en papel, el control Sexo debe editarse con un control tipo Grupo de opciones, que
permita escoger entre Masculino y Femenino.
La forma más fácil de añadir un control de
este tipo es con el asistente de Access. Nos
aseguramos de que el botón Asistentes para
controles en Diseño | Controles está
seleccionado, escogemos el control Grupo
de opciones y hacemos clic en el punto
del formulario donde queremos añadirlo.
Automáticamente se lanza el Asistente para
grupos de opciones:
Lo primero que nos pregunta el asistente son
las etiquetas que vamos a utilizar para cada
opción. En nuestro caso, para el sexo
utilizaremos las opciones Masculino y
Femenino.
55. A continuación el asistente pregunta si
queremos definir una opción por defecto.
Como en nuestro estudio no hay un ‘Sexo
por defecto’, escogemos la opción No quiero
una predeterminada.
56. En el siguiente paso podemos definir los
valores asociados a cada opción del grupo
de opciones. El asistente por defecto asigna
números consecutivos empezando en 1.
En nuestro ejemplo utilizamos los códigos 0
Masculino 1 Femenino.
57. Lo siguiente que pregunta el asistente es en
qué campo debe almacenar el valor que se
escoja en el grupo de opción.
Utilizamos la opción Guardar el valor en
este campo y escogemos el campo Sexo
correspondiente.
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58. También podemos escoger el estilo del grupo de
opción. El defecto Botones de opción es suficiente
en nuestro caso.
59. Finalmente podemos asignar la etiqueta al grupo de
opción que estamos añadiendo, en nuestro caso
Sexo. Al pulsar el botón Finalizar aparece el control
correspondiente en el formulario:
60. Si hacemos Diseño | Vistas | Ver, y en la lista que se despliega escogemos Vista Formulario desde el modo
diseño se pasa al modo entrada de datos del formulario, es decir, lo que verá el usuario que introduzca datos en
nuestro formulario. Si
lo pulsamos tal y
como tenemos ahora,
veremos el aspecto
‘real’ del grupo de
opción.
Las opciones aparecen
una debajo de otra
rodeadas de un
recuadro y el texto
Sexo aparece encima.
61. Para pasar a vista
diseño, pulsamos
Inicio | Vistas | Ver, y en la lista que se
despliega escogemos Vista Diseño. Ahora ya no necesitamos el cuadro de texto para editar el Sexo, podemos
seleccionarlo con el ratón y pulsar la tecla Supr para borrarlo.
62. Se selecciona el control EdadMen y se mueve hasta situarlo junto al Sexo. Como se explica en el punto 52, se
cambia el texto de la etiqueta por Edad menarquia.
Para añadir las etiquetas
(si procede) y (años) que
aparecen en el formulario
en papel, utilizamos el
control Etiqueta del
grupo Diseño | Controles. Se selecciona
y se hace clic en el punto
del formulario donde
queremos añadirlo.
A continuación podemos escribir directamente en el control el texto que debe aparecer.
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63. Repetimos los pasos 54 a 59 para añadir un grupo de opción para el campo Motivo. En este caso las opciones
son 1 Acude por
voluntad propia, 2
Derivación o
recomendación
especialista, 3
Presiones (familia,
pareja, amigos, …), 4
Otro.
El campo donde se
almacenan los datos
es Motivo, y la
etiqueta del control es
Motivo de consulta.
Utilizando grupos de
opción para los campos Sexo y Motivo nos aseguramos de que sólo contendrán valores válidos.
64. Cambiamos la etiqueta Otro: por Especificar:, redimensionamos el control Otro para que ocupe sólo una línea
y lo incluimos dentro del grupo Motivo de consulta. Ajustamos el ancho del formulario, y ya tenemos el
aspecto definitivo del formulario (se presenta la vista en Hoja de datos):
65. De forma automática Access ha generado un Encabezado del formulario basado en el nombre de la consulta de
base, CCensal. También ha añadido de forma predeterminada un icono. Los elementos del Encabezado del
formulario se repiten para todos los registros que presenta el formulario. Pasamos a la vista Diseño (además del
botón de la cinta podemos utilizar el botón en la barra de estado de Access), seleccionamos la etiqueta y
cambiamos el título CCensal por Hoja de datos. También movemos y redimensionamos la etiqueta y ajustamos
el alto de la sección Encabezado del formulario.
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66. Antes de dar por finalizado el diseño, es importante definir
el Orden de tabulación, es decir, el orden en el que se van a
recorrer los controles del formulario al pulsar la tecla Tab.
Para ello, abrimos la ventana Orden de tabulación desde
Organizar | Diseño de controles | Orden de tabulación.
Esta ventana permite definir el orden de los controles en el
orden adecuado arrastrando con el ratón los elementos.
Los controles Marco… son los grupos de opción.
67. Finalmente, vamos a cambiar el título del formulario, que
se visualiza en la pestaña del elemento en Access en la
vista Hoja de datos.
Para ello tenemos que abrir las propiedades del
formulario: en vista Diseño, sin ningún
elemento seleccionado hacemos clic en
el botón Diseño | Herramientas | Hoja de propiedades para mostrar las
propiedades.
Sabemos que estamos editando las
propiedades del Formulario porque así
lo indica en la lista con el Tipo de
selección.
En la propiedad Título de la pestaña
Formato asignamos el nombre Hoja de
datos.
Para ‘seleccionar’ el formulario basta
con hacer clic en alguna de las partes
grises que no forman parte del Detalle.
68. Ya hemos acabado de definir el formulario, podemos salir con el aspa de la esquina superior derecha. Cuando
pregunte si queremos guardar el objeto, respondemos que Sí y le asignamos el nombre Hoja de datos.
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Definir el formulario Hoja de visita
69. De forma similar a lo que hemos hecho para definir el formulario Hoja de datos en el punto 45, para definir el
formulario Hoja de visita empezamos seleccionando la consulta CVisitas como base en el Panel de
exploración, y pulsamos el botón Crear | Formularios | Formulario.
De forma automática se crea el formulario y se abre en vista Presentación. Pasamos a vista Diseño:
70. Desactivamos el modo Apilado: seleccionamos todos los controles de la sección
Detalle del formulario y pulsamos el botón Organizar | Diseño de controles | Quitar (ver punto 49).
71. Para seleccionar todos los cuadros de texto, pero no sus etiquetas asociadas,
marcamos con la cuerda una parte de todos los cuadros de texto.
Una vez tenemos todos los cuadros de texto
seleccionados, podemos redimensionarlos
todos a la vez: los hacemos más estrechos
utilizando uno de los cuadros de
redimensionado de la derecha.
72. Movemos el control FVisita junto al
Caso y le cambiamos su etiqueta por
Fecha de la visita; eliminamos los ‘:’ de
la etiqueta Caso:
73. Añadimos las unidades a las etiquetas
de Talla y Peso, eliminamos los ‘:’ y
ponemos los dos controles uno al lado
del otro.
Es posible editar el texto de las etiquetas directamente en el control del formulario, sin pasar por la Hoja de
propiedades. Para ello, basta con hacer una vez clic dentro de la etiqueta seleccionada.
74. Cambiamos la etiqueta del control
NumReglas por la pregunta completa
del formulario en papel, ¿Cuantas
reglas has tenido desde la última
visita? y añadimos la etiqueta (si
procede) (ver punto 62) a la
izquierda.
75. Repetimos los pasos 54 a 59 para añadir un grupo de opción para el campo Laxantes. En este caso las opciones
son 0 No, 1 Sí. El campo donde se almacenan los datos es Laxantes, y la etiqueta del control es Laxantes, ya
que el asistente no nos permite escribir la pregunta completa.
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76. Una vez hemos añadido el grupo de opción, podemos escribir la pregunta completa
¿Has tomado laxantes y/o diuréticos
desde la última visita? en la etiqueta
del grupo, y separar la etiqueta del
grupo.
Para que las etiquetas (si procede)
y ¿Has tomado laxantes y/o
diuréticos desde la última visita?
Tengan el mismo formato que las
otras etiquetas del formulario,
podemos utilizar el botón Copiar
formato , disponible en Diseño | Fuente. Seleccionamos la etiqueta de
la que queremos copiar el formato, pulsamos el botón y a continuación hacemos clic sobre la etiqueta a la que
queremos aplicar el formato.
77. De forma similar al punto 65, cambiamos formato y el texto del Encabezado del formulario, ponemos Hoja de
visita.
Podemos cambiar el tamaño de la
sección Encabezado del formulario
desde la barra que la separa de la
sección Detalle.
Si el formulario es demasiado
ancho, podemos hacerlo más estrecho
redimensionando desde el borde.
78. Finalmente, asignamos como título del
formulario Hoja de visita (ver punto
67).
Para editar este formulario
sería de ayuda ver el Nombre y los
Apellidos del sujeto del que
estamos introduciendo la visita, o
quizá sea de interés visualizar el
Índice de Masa Corporal (IMC)
una vez entrado el peso y la talla.
Esto se puede conseguir añadiendo
estos campos a la consulta CVisitas
para así poder mostrarlos en el
formulario, pero este proceso
excede los objetivos de este
tutorial.
79. Ya hemos acabado de definir el formulario, podemos salir con el aspa de la esquina superior derecha. Cuando
pregunte si queremos guardar el objeto, respondemos que Sí y le asignamos el nombre Hoja de visita.
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Definir el formulario EAT-26
80. De forma similar a lo que
hemos hecho para definir el
formulario Hoja de datos en
el punto 45, para definir el
formulario Hoja de visita
empezamos seleccionando la
consulta CEAT como base en
el Panel de exploración, y
pulsamos el botón Crear | Formularios | Formulario.
De forma automática se crea
el formulario y se abre en
vista Presentación. Pasamos a
vista Diseño.
81. Desactivamos el modo Apilado: seleccionamos todos los controles de la sección Detalle del formulario y
pulsamos el botón Organizar | Diseño de controles | Quitar (ver punto 49). Borramos los controles EATb01
a EATb06 (utilizaremos grupos de opción para recoger esta información).
82. Hacemos los controles Caso
y FEAT más estrechos y
movemos el control FEAT
junto al Caso y le
cambiamos su etiqueta por
Fecha. Eliminamos los ‘:’
de la etiqueta de Caso:
83. Repetimos los pasos 54 a 59 para añadir un grupo de opción para el campo EATb01. En
este caso las opciones son: 5 Siempre; 4 Casi siempre; 3 A menudo; 2 A veces; 1 Pocas
veces; 0 Nunca; 9 No sabe.
Añadimos la opción 9 No sabe al grupo de opción porque, aunque el estado inicial
del control es no tener ninguna opción seleccionada, una vez se ha seleccionado una es
imposible volver a dejar vacío el control.
El campo donde se almacenan los datos es EATb01, y la etiqueta del control es
EATb01, ya que el asistente no nos permite escribir la pregunta completa.
84. Para seguir con la estética del formulario en papel, la orientación de este grupo de opción debería ser horizontal
en lugar de vertical. Para ello hacemos más ancho y menos alto el recuadro exterior, movemos las opciones una
al lado de la otra y ponemos la etiqueta con el texto de la pregunta a la izquierda del control.
85. Una vez hemos definido el primer grupo de opción, definir los otros 5 (EATb02 a EATb06) es muy fácil, ya que
podemos copiar y pegar el primero. Por ejemplo, para añadir el grupo de opción EATb02 seleccionamos el
EATb01, hacemos Ctrl+C y Ctrl+V y automáticamente Access añadirá el nuevo grupo de opción justo debajo
del que ya tenemos.
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86. Del nuevo grupo de opción es necesario corregir 2 propiedades:
el texto de la etiqueta y el campo en el que deben guardarse los
datos. El texto de la etiqueta se modifica desde la Hoja de
propiedades (Diseño | Herramientas | Hoja de propiedades), como el del resto de las etiquetas. Si la pregunta
es muy larga para una línea, será necesario hacer más alto el
texto para que Access pueda escribirla en 2 líneas. Para cambiar
el campo donde el control guarda los datos, debemos abrir la
Hoja de propiedades del grupo de opción, ir a la pestaña Datos
y en la propiedad Origen del control escoger el campo
correspondiente, por ejemplo EATb02.
87. Si repetimos el proceso de copiar-pegar para los otros campos EATb03 a EATb06, podremos definir fácilmente
el resto de los controles del formulario:
88. Finalmente, cambiamos el texto del Encabezado del formulario y el Título del formulario por EAT-26 (ver
puntos 65 y 67):
89. Ya hemos acabado de definir el formulario, podemos salir con el aspa de la esquina superior derecha. Cuando
pregunte si queremos guardar el objeto, respondemos que Sí y le asignamos el nombre EAT-26.
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5. Entrada de datos
Ya tenemos una base de datos operativa, es decir, en la que podemos introducir datos de forma controlada y segura
utilizando los formularios que hemos definido a tal efecto. Los datos se almacenan en unas tablas con vínculos
referenciales y validaciones que garantizan la integridad de los datos.
A continuación vamos a ver cómo es el proceso de entrada de los datos de un caso
hipotético sobre los formularios Hoja de datos, Hoja de visita y EAT-26 que hemos
definido.
90. Para abrir un formulario en modo datos, basta con hacer doble clic sobre el
nombre del formulario que queremos editar en el Panel de exploración. Para
empezar, hacemos doble clic sobre el formulario Hoja de datos.
91. Se abre el formulario Hoja de datos en el modo datos y podemos añadir los
siguientes datos correspondientes al hipotético primer sujeto de nuestro estudio:
Los controles que
editan campos tipo
Fecha/Hora permiten
desplegar un control de
calendario para escoger
la fecha.
Los Selectores
de registro permiten
navegar entre los
registros de la tabla
Podemos movernos por los controles del formulario con el ratón, pero es mucho más rápido utilizar la tecla Tab
para desplazarnos de un campo a otro. Si hemos definido correctamente el orden de tabulación en el diseño del
formulario, la entrada de datos es más ágil utilizando el teclado.
La combinación Mayús + Tab permite recorrer hacia atrás el orden de tabulación.
Si hacemos Tab en el último control del formulario, Access pasará al siguiente registro.
Los Selectores de registro permiten desplazarnos entre los registros:
o El botón nos sitúa en el primer registro
o El botón nos sitúa en el último registro
o El botón avanza un registro hacia delante
o El botón retrocede un registro hacia atrás
o El botón añade un registro nuevo al final en blanco
o El control permite buscar en los datos que muestra el formulario, en el registro
actual y en todos los registros de la tabla o consulta.
Las flechas permiten seleccionar la opción adecuada en los grupos de opción.
Como se puede comprobar, una vez se ha seleccionado una opción en un grupo de opción es imposible dejar el
grupo vacío, sin ninguna opción seleccionada.
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92. Al definir la relación entre las tablas Censal y Visitas hemos exigido integridad referencial, por lo que Access
no permitirá registros ‘huérfanos’, lo que a la práctica se traduce en un orden fijo en la entrada de los datos:
antes de poder añadir las Visitas de un sujeto tendremos que tener el Censal correspondiente ya dado de alta,
del mismo modo que para añadir el cuestionario EAT-26 correspondiente a una Visita antes tendremos que
tener la Visita correspondiente en la base de datos.
Podemos comprobar esta protección abriendo el formulario Hoja de visita y asignando como número de Caso 2
y Fecha de visita 15/09/2009. Si tras hacer esto pulsamos el botón para avanzar al siguiente registro,
provocaremos que Access intente grabar el registro, momento en el que aparecerá el siguiente mensaje de error:
Tampoco es posible dejar vacío uno de
los campos de la clave. Si en el mismo
formulario Hoja de visita que tenemos
abierto borramos la Fecha de la visita y
pulsamos de nuevo el botón
obtendremos el siguiente mensaje de error:
93. Introducir los siguientes datos,
correspondientes a la primera visita del
sujeto 1:
Podemos comprobar la Regla de validación
del campo Talla si, por ejemplo, intentamos
codificar el valor 195 para este sujeto. Al
intentar salir del control, aparecerá el mensaje
de error que hemos definido en la tabla:
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94. Ahora que ya tenemos el registro de la visita podemos añadir los datos correspondientes a la subescala de
bulimia del cuestionario EAT-26:
95. Para reforzar la forma de entrar los datos, introduzca un nuevo sujeto con los valores inventados.
96. Finalizada esta última entrada salga del Access guardando los datos.
97. Antes de enviar la base de datos a través del Campus Virtual, añada al nombre del archivo (Anorexia) su DNI.
Por ejemplo: Anorexia12345678X.mdb
Al recoger los datos desde un formulario de Access estamos garantizando su calidad: las reglas de validación
definidas al diseñar el campo en la tabla (por ejemplo, en el campo Talla), la integridad referencial exigida al
establecer las relaciones entre las tablas y la entrada a través de formularios protegidos (por ejemplo los grupos de
opción para recoger los datos de Sexo, Motivo de consulta, etc…) nos garantizan que los datos de esta base de datos
serán correctos.
Si estos mismos datos se entraran en otros programas (en Excel o directamente en Stata, por ejemplo) sería
imposible definir estas protecciones, al mismo tiempo que la entrada sería mucho menos cómoda, lo que aumenta la
posibilidad de error: habría que depurar los datos así entrados antes de poder usarlos en un análisis estadístico.
Fin del Tutorial
