11/5/2012 

TurnpikeGuidetoDispositionofDefectiveMaterials

The definitive guide to speed the process of reporting and resolving non‐specification compliant materials, or construction non‐conformance issues included in active construction projects. 

Turnpike Materials & Construction Focus Group 

2  

TABLE OF CONTENTS 

Turnpike Disposition of Defective Materials Guide ............................................................  Problem Statement ................................................................................................................................... 3 

Vision ......................................................................................................................................................... 3 

Goals ......................................................................................................................................................... 3 

Actions ...................................................................................................................................................... 3 

Why Use this Guide? ....................................................................................................... 4 How to Use this Guide ..................................................................................................... 5 DDM Flow Chart .............................................................................................................. 6 Examples of When DDM Applies .................................................................................... 7 FDOT DDM FORM .......................................................................................................... 8 Instructions for Completing Disposition of Defective Material Form ................................ 9 DDM Tracking ............................................................................................................... 12 Department Guidelines for Preparing an Engineering Analysis Report ......................... 13 Materials Manual Section 5.11 ...................................................................................... 15 Forensic Investigations .................................................................................................. 15 Additional Reference Material ....................................................................................... 19 Turnpike DDM Focus Group ......................................................................................... 20  

 

 

 

 

 

 

 

 

3  

 

Turnpike Disposition of Defective Materials Guide 

Problem Statement  

Turnpike  experiences  a  lack of uniformity  in dealing with  the quality  issues  for ongoing  construction 

projects.  The  nature  of  the  quality  issues  differ  from  singular  unique  circumstances  to  oft‐repeated 

errors. Project disputes and delays may result from differing approaches to communicating and dealing 

with  correcting  the  quality  issues.  This may  lead  to  confusion, mistrust,  less  than  optimal  decision 

making,  less  than deserved quality of materials  left  in place,  reduced  service  life,  and  above normal 

maintenance.  

Vision  

Leave in place good materials that do not meet our specifications, remove unacceptably poor materials. 

Do this in a businesslike manner with cooperative efforts from all stakeholders, Materials, Construction, 

Other Units, CEIs, and Contractors.  

Goals  

Speed the DDM process.  

Define lines of responsibility for DDMs between Materials, Construction, and other units. 

Leave good quality materials in‐place and remove poor quality materials from projects. 

Foster problem solving communications with PMs, CEIs, Materials Managers (MM), and QC. 

Resolution of non‐conformance issues. 

 

Actions  

1. Provide a list of examples for guidance on when DDMs are needed and not needed. 

2. Provide a guidance flow chart of the DDM process as Turnpike envisions it.  

3. Provide a DDM guide for Project Managers, CEIs, and MM. 

4. Make the guide a discussion topic at pre‐operations meetings, partnering meetings, and similar 

opportunities. 

5. Produce a DDM tracking system available to MM, PM, and CEI. 

6. Produce a construction non‐conformance issue tracking system, available to MM, PM, and CEI. 

 

 

 

4  

 

 

Why Use this Guide?   

This is a systematic guide beginning with a simple identification of the need to pursue the DDM route to 

using  a  forensic  engineering  approach  to  investigating  and  resolving  non‐compliant  materials 

incorporated  in our projects. This guide also addresses  construction  related non‐conformance  issues. 

Use this guide to speed the process. As an alternative, you may also pursue alternative routes of your 

our design. Our experience shows most of the alternative routes are seeded with delays, lowered trust, 

and lower quality alternatives than taking the less stress way this guide recommends. 

The guide is essential for those with limited experience or bad experiences dealing with non‐conforming 

work included in their projects. Confusion and misunderstandings about the minimum acceptable levels 

of work will  add  direct  and  indirect  costs  to  the  project. Dealing with  the  issues  early,  quickly,  and 

effectively will  allow  all  stakeholders  to  redirect  their  undivided  attention  to  completing  the  project 

successfully. Here are a few examples of poor practices that motivated our team to produce this guide.  

Examples of Poor Practices Dealing with Defective Materials 

1. Ignoring the failure, maybe it will go away 

2. That was a subcontractor; you will have to resolve it with them. 

3. Completing an EAR before any scope is approved. 

4. That is not what we did before. (pick a location) 

5. I will clear all that up at the end of the project. 

6. You only need (pick a number) anyway. 

7. That is not how we bid it. 

8. Cover it over as quickly as possible. 

9. That stuff always fails. 

10. Not using a Registered Engineer as a specialty engineer. 

11. You already paid for the stuff we are taking out so we do not have to abide any 

specifications for the stuff we put back free. 

12. Ignore it at the weekly progress meetings for two years. Or promise to get to it for two 

years worth of progress meetings. 

13. Find some extra concrete cylinders and test them as the replacements for the cylinders 

you lost last year. 

14. Do not call anyone, just fix it. (This may work if the fix is OK) 

15. Ignore all indications that the work is not acceptable and punt. 

 

 

5  

 

How to Use this Guide This guide contains a compiled body of knowledge from our experience with best practices. The 

contents  represent  a  Turnpike  Focus  Group’s  extensive  exposure  to  varied  degrees  of  success with 

handling dispositions of defective materials (DDM). It is intended to help navigate the various channels 

of communication needed to reach the goal of agreement and avoid the rocks and snags that appear to 

slow progress.  

Follow the recommended steps. It will speed things along if you follow them in order.  You may 

pursue alternative  routes of your own design. Deviations  from our guide have historically  resulted  in 

delays, lowered trust, and higher stress.  

Step 1:    Familiarize  yourself with  the  flow  chart on page  six.  It  contains  a  condensed  version of  the 

flowchart  contained  in CPAM, Attachment 5‐8‐1. Details  are  removed  and only  the  essential  lines of 

communication and decision‐making details are shown. Decision makers are shown at each point in the 

flowchart to identify who need to know the facts.  

Step 2:  CEI initiates a DDM form by completing sections A & B. Discussion is in order at this time with 

the Project Administrator, Materials Manager and Construction PM,  to determine what  the  issue  is; a 

materials deficiency, construction non‐conformance issue, or no issue at all.   

Use  the  examples  shown  on  page  seven  to  help  determine  if  a  DDM  is  needed  at  all.  The  unique 

circumstances will be  taken  into  consideration by  the Project Administrator, Materials Manager,  and 

Construction Project Manager to make a decision on DDM or another route. 

Some  non‐compliant  items  are  obviously materials  related  and  require  a  DDM.  Continue  to 

steps 3 through 6, below. 

Some  items  are  construction  non‐conformance  issues.  CEI  submits  DDM  form,  with  only 

sections A & B completed, to DCE. 

Step 3: DMRE or Designee to decide  if an Engineering Analysis Report  (EAR) will be needed, based on 

their review. The DMRE & DCE may decide not to pursue the EAR based on their opinions.  

Step  4:  A  Professional  Engineer  currently  registered  in  Florida  with  the  education  and  experience 

necessary  to  perform  the work  is  required  for  the  EAR.  The  initial  scope must  include  the  Specialty 

Engineer’s identification. The Specialty Engineer should help prepare the EAR scope. Scopes without the 

Specialty  Engineer’s  identification will  not  be  accepted. Get  approval  on  the  scope  by  the Materials 

Manager before beginning work on  the EAR. This  saves  time and effort and prevents  redo’s. See  the 

guidelines on pages 13 and 14 for completing a successful EAR. 

Step 5: The Forensic Guidelines from the Materials Manual, Section 5.11, are included on pages 15 to 17 

to help the Specialty Engineer, Quality Control manager, and project personnel provide a better EAR.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

 

 

 

 

 

11/5/2012 

Issue Closed 

Project Administrator, 

Materials Manager & 

Construction PM 

 

LEAVE IN PLACE 

REMOVE & REPLACE 

Contractor & 

QC Manager 

Contractor’s 

Intent 

 Is there a non‐

conformance 

issue? 

Turnpike DDM Process Flow Chart

 Request 

Revised Scope

REMOVE & REPLACE 

CONCURS 

REVISION REQUIRED  

Outcome of CEI Review? 

 Resolution executed by 

Construction Office & Contractor 

 Include non‐conformance issue in 

Weekly Progress Meeting           (QA Section 3.2.6.1)                    

DMRE or Designee

REVISION  REQUIRED 

SCOPE ACCEPTED 

EAR NOT REQUIRED   Outcome of 

DMRE Review? 

DMRE or Designee completes  Section C; Returns DDM Form  

to CEI (FAX/Email) 

NO 

YESCEI

 EAR complies  

With Scope & FDOT  Requirements? 

Signed and Sealed EAR Forwarded to DMRE with 

original DDM Form

Request Revised EAR

EAR Performed per Scope; Submitted to CEI Office

YESDMRE or Designee

NO  EAR complies  

With Scope & FDOT  Requirements? 

DMRE gives recommendation, completes section D of DDM Form 

and submits to DCE

 DCE completes Section E and forwards to Director, State Construction Office (SCO); Disposition Determined by SCO 

DCE or Designee

YES NO DCE Concurs        with DMRE 

Recommendation? 

 DCE completes Section E and sends to Materials Certifications for final distribution 

Project Administrator & 

Construction PM 

 CEI marks Remove & Replace 

(Section C of DDM form). Send Copy to                        

TPK Materials Office 

NO 

YES 

MAYBE 

YES NO   Is there defective material? 

NO 

YES 

  DDM Needed? 

 Project Administrator, Materials Manager & Construction PM          

 

Contractor Submits Proposal to CEI EAR Scope must include Testing Plan, Analysis Approach, Backup, Identification of Specialty Engineer and Laboratory (if applicable) 

CEI: Include DDM on            

“CEI Non‐Conformance Log” 

QC MANAGER:Include DDM on 

monthly “Construction Compliance w/ Spec 

and Plans”             

Something 

doesn’t meet 

specification 

Issue communicated to Construction and Materials Managers. Contractor & 

QC Manager Notified of non‐compliance.  

CEI Prepares sections A & B of the DDM 

form 

CEI sends DDM form to DCE for issue tracking & 

resolution 

7  

Examples of When DDM Applies  

Obvious DDM Needed 

o Failed Test Result (unless specification handles without requiring DDM) 

o Low Pay Factor (Asphalt) 

o Untested material by QC or V 

o Wrong Test Performed 

o Material Tested by Non‐Qualified Technician or Laboratory 

o Material Tested by non‐calibrated equipment 

o Wrong Material Used  

o Unapproved Material Source 

o Drilled Shaft where CSL testing indicates anomaly 

o Test Procedure not followed 

DDM may be necessary  

o Defects Discovered in portion of project that has been built (cracking, honeycombs, 

voids, etc.) 

o Acceptable material not handled correctly 

o Cross Slope deficiencies 

o Spread Rate deficiencies 

o Design changes to correct defect 

o Falsification of Test Results 

o Non‐Compliance with QC Plan 

o Rate of Production 

DDM Not Necessary – to be tracked as a construction non‐conformance issue by Quality Assurance 

o The item is strictly a construction non‐conformance issue 

o Correct Material Placed correctly with acceptable test results 

o Straightedge Deficiencies 

o Items constructed in the wrong location (pile out of alignment – bridge a foot over too 

far) 

o Turnpike Materials and Construction Engineer decide not to issue a DDM 

o Utility Conflicts 

o Quantity Disagreements 

 

 

 

8  

 

 

 

FDOT DDM FORM

9  

Instructions for Completing Disposition of Defective Material Form 

Section A: Sample Information and Request for EAR – Filled out by the Project Administrator  1.   Financial Project No.: – The financial project number where the material was placed. 2.   Contract No.: – The contract number where the material was placed. 3.   Federal Job No.: – The federal project number where the material was placed. 4.   Material Id: – The material id that the material is associated with, for example, 160F or 160L (or 

both) for concrete. 5.   Sample No.: – The FDOT sample number for the material. 6.   LIMS Sample Id: – The LIMS sample id for the material. 7.   Pay Item No.: – The pay item number or number(s) that represent the material. 8.  Quantity: – This is the total quantity of the material in question, for example; 2000 tons for lot 

1. 9.   Location: – Where on the project the material was placed, for example station 100+00 to station 

200+00, left roadway. When applicable include GPS Coordinates. 10.   Description of Defective Material: – Provide information regarding the material non‐compliance 

and any other information that will assist in the Engineering Analysis Report review. If additional space is needed, note that comments are attached. (Please include the following information: Lot,  Sublots,  Station  Numbers,  Quantities,  Specification  Year,  Reference  Table,  Reference Specification Sections, etc.) 

11.   EAR Scope attached: – If the Contractor proposes a scope for the EAR, attach the scope to the form. 

 Section B: Proposal – Filled out by the Project Administrator/Resident Engineer. Check one of the following:  12.  Remove and  replace: – Check  this box  if your proposal  is  to have  the material  removed and 

replaced. If the decision is to remove and replace, the form is now complete. File in project file, distribute copies accordingly. Have  the Contractor remove and replace  the material. Code  the disposition for the Quality Control samples with “RR”. If not, continue with Section B. 

13.   Follow‐up Passed: – If this box is checked, then form is complete. Forward to District Materials Engineer for signature and return to project file. 

14.   Concurs with  Proposal:  –  EAR  Scope  attached.  Check  this  box  if  you  propose  to  allow  the Contractor to use an EAR. If the Contractor submits a proposed EAR scope, attach it to the form. 

15.   Concurs – Agrees with EAR. 16.   Rejects – Disagrees with EAR, PA/RE must describe rejection in comments section. 17.   Leave in Place: – PA/RE determines EAR not required. 18.   Signature: – PA/RE signs the form. 19.   Date: – PA/RE dates the form. 20.   Comments: – Provide comments as needed. If additional room  is needed, note that comments 

are  attached.  (Please  include  the  following  information:  Signature,  Print  your  name,  Email Address). 

10  

Forward  the  form  and  the  Contractor’s  proposed  EAR  scope  (if  received)  to  the  District Materials Engineer. 

Section C: EAR Information ‐ Filled out by the District Materials Engineer before the Engineering Analysis Report is performed  21.   Remove and Replace: –  If the District Materials Engineer determines that the material should 

be removed and replaced, check this box. 22.   Leave  in  Place:  –  If  the  District Materials  Engineer  determines  that  an  Engineering  Analysis 

Report is not required by, check this box. 23.   Concur:  –  If  the  District Materials  Engineer  determines  that  an  Engineering  Analysis  Report 

should be allowed, attach the parameters and guidelines. If the Contractor has proposed an EAR scope, review the scope and make revisions, additions as needed. If not, develop the EAR scope and guidelines and attach to the form. 

24.   Signature: – District Materials Engineer signs the form. 25.  Date: – District Materials Engineer dates the form. 26.   Comments:  ‐ Provide comments as needed.  If additional room  is needed, note that comments 

are attached.  

After the District Materials Engineer fills out section C, forward the form and any backup documentation to the District Construction Engineer who fills out Section E   

Section D: Material Disposition Recommendation – Filled out by the District Materials Engineer after the Engineering Analysis Report is completed  27.   EAR  performed,  DME  recommendation:  –  The  District  Materials  Engineer  reviews  the 

Engineering Analysis Report and recommends one of the options: 1) leave all material in place; 2) remove and replace all material; or 3) partial material removal or some other determination. If the 3rd option is selected, record the affected quantities and locations and explain the other recommendation. 

28.   DME  concurs: –  Is  the District Materials Engineer’s  recommendation  in  concurrence with  the Engineering  Analysis  Report  recommendations?  Check  the  yes  box  if  the  District  Material Engineer’s recommendation concurs with Engineering Analysis Report. Check the no box if it is a different recommendation. 

29.   Signature: – District Materials Engineer signs the form. 30.   Date: – District Materials Engineer dates the form.   Forward  the  completed  form and Engineering Analysis Report and any backup documentation  to  the District Construction Engineer. 

 Section E: District Construction Engineer Concurrence – Filled out by the District Construction Engineer after section C and/or D is completed by the District Materials Engineer.  31.  Concur with DME:  –  If  the District  Construction  Engineer  concurs with  the District Materials 

Engineer’s recommendation, check this box. Send the form and Engineering Analysis Report and any backup documentation to the Project Administrator. 

11  

32.  Do not Concur: – If the District Construction Engineer does not concur, check this box.  

Attach  recommendation  for  material  disposition  to  the  form.  Forward  the  form,  the  Engineering Analysis Report, backup documentation and recommendation to the Director, Office of Construction.  33.   Comments: – Provide comments as needed. If additional room  is needed, note that comments 

are attached. 34.   Signature: – District Construction Engineer signs the form. 35.   Date: – District Construction Engineer dates the form. 

Section F: Director, Office of Construction Decision – Filled out by the Director, Office of Construction.  36.   Director,  Office  of  Construction  Decision:  –  Review  the  District  Materials  Engineer’s 

recommendation,  the  District  Construction  Engineer’s  recommendation  and  the  Engineering Analysis Report. Make a final recommendation on the material disposition. 

37.   Signature: – Director, Office of Construction signs the form. 38.   Date: – Director, Office of Construction dates the form.  Forward  the  form,  the  Engineering  Analysis  Report  and  all  backup  documentation  to  the  Project Administrator. 

Section G: Record of Final Payment Determination – Filled out by Project Administrator  39.   Material  left  in Place: – Review  Section E and/or  F. Record  the  final payment determination 

made by  the District Construction Engineer  (Section E) or  the Director, Office of Construction (Section F). 

40.   Comments: – Provide comments as needed. If additional room  is needed, note that comments are attached. 

12  

DDM Tracking  

Turnpike Materials has developed a web based tracking component for the Materials website. You can 

track the progress of Dispositions of Defective Materials by accessing the link below and clicking on the 

“DDM Center” button: 

http://www.flturnpikeoperations.com/Offices/Materials/tabid/125/Default.aspx 

Example DDM Snapshots: 

13  

Department Guidelines for Preparing an Engineering Analysis Report  

Following  is a  list of the basic requirements that should be  included  in an Engineering Analysis Report 

(EAR) 

1.  Identification  information:   This should be  included at the beginning of the EAR  identifying the 

project  information,  the  name  and  address  of  the  company  submitting  the  EAR  and  the  name  and 

address of the company the EAR is being prepared for. 

2.  Problem statement:  Describe in detail the problem which required the EAR.  Provide a summary of 

the  test results  (QC,  IV, as applicable) and specification requirements  that  triggered  the EAR.   Provide 

the location within the project of the questionable material.   If possible, use Global Positioning System 

(GPS) coordinates to identify the location of the material. 

3.    Testing  laboratory:    Identify  the  laboratory  that  will  be  used  and  discuss  the  laboratory’s 

qualifications  and  personnel  that  will  perform  the  required  tests.    Provide  technician  identification 

numbers (TIN). 

4.    Engineering:    Identify  the  Engineer  responsible  for  analyzing  the  data  and  making  final 

recommendations.  Include a brief résumé listing similar past work efforts.    

5.  Testing plan:  Discuss the testing approach that will be used, including the test methods and number 

of test replicates.  Include information on who will provide the samples for the analysis, where they will 

be located (within the area of the questionable material) and when they will be obtained. 

6.  Analysis approach:  Describe the approach and reasoning that will be used to evaluate the test data 

and determine the quality of the questionable material. 

Approval of the testing plan and analysis approach must be obtained  from the Department prior to 

obtaining any samples and/or testing. 

7.  Data presentation:  Present the data in a tabular and/or graphical format. 

8.  Statistical analysis:  Conduct statistical tests, as applicable, to determine the viability of the data.  The 

statistical analysis should also determine  if  the samples used  in  the analysis are  representative of  the 

questionable material in‐place. 

9.   Recommendations:   Based on the test data obtained and current engineering practice, provide and 

justify the recommendations for the disposition of the questionable material.  Discuss the quantities and 

locations of the material determined to be questionable. 

10.   P.E. Seal:   The Professional Engineer  responsible  for  the EAR and  its  recommendations must sign 

and seal the EAR 

14  

11.   Attachments:   Present  any  accreditation,  certification, or other  supporting documents,  including 

pictures, plant and field records, control charts, etc. that are needed for the EAR  Include a copy of the 

Department’s  correspondence  to  the  Contractor  that  indicates  approval  to  perform  an  EAR  for  this 

particular problem. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

“Quality is never an accident; it is always the result of high intention, sincere effort, intelligent direction and skillful execution; it represents the wise choice of many alternatives.”   

William A. Foster –Decorated United States Marine  

15  

Materials Manual Section 5.11 Forensic Investigations 

 5.11.1  PURPOSE 

This procedure establishes a process for engineering investigation of failed or distressed components of 

the  transportation  infrastructure.  The  procedure  will  guide  consistent,  uniform,  and  thorough 

investigations when a problem is indicated. This procedure will also provide guidance for investigations 

that seek to identify root causes of successful infrastructure performance in order to build on and repeat 

success.   

5.11.2  AUTHORITY 

Code Of  Federal Regulations  (CFR),  Federal‐Aid Policy Guide  (FAPG),  Subchapter G  ‐  Engineering  and 

Traffic  Operations,  Part  637  ‐  Construction  Inspection  and  Approval,  Subpart  B  ‐  Quality  Assurance 

Procedures for Construction Sections 334.044(2), 334.044(10)(a) and 334.048 Florida Statutes 

5.11.3  SCOPE 

Primary  Offices  affected  by  this  procedure  include  the  State  Materials  Office  (SMO),  the  State 

Construction  Office  (SCO),  District  Construction  Offices  (DCO),  District Materials  Offices  (DMO)  and 

Resident Construction Offices (RCO) / Operations Centers (OC). 

5.11.4  FORENSIC INVESTIGATIONS 

Forensic  investigation  is  a  careful  inquiry  and  report  of  causes  of  distress  and  failure  of  engineered 

processes, materials,  and  transportation  infrastructure  components.  The  investigation  purposes may 

vary  from  providing  expedient  recommendations  to  fix  a  specific  item,  determine  the  root  cause  of 

consistent  failures  and  provide  a  recommendation  for  processes  improvement,  or  to  assign 

responsibility and develop strategies  for  legal cases. A  forensic  investigation may also be  instigated to 

determine what worked and why on successful endeavors.  Each forensic investigation involves a unique 

set of circumstances. The nature and intensity of the forensic investigation should be modified based on 

the  unique  circumstances  and  the  potential  use  of  the  recommendations.  The  investigator  must 

carefully  assess  the  depth  of  investigative  study  needed  and  plan  the  investigation  carefully  to  fully 

assess  all  aspects  of  the  unique  situation.  The  general  guidance  in  this  procedure  is  to  help  the 

investigator recognize possible resources available to assist with a thorough and precise study. Not all 

the  resources may  be  needed  for  every  study  and  the  investigator  should  determine  the  resource 

balance  needed  to  successfully  complete  the  investigation.  A  complete  forensic  investigation  should 

include: 

(A) Problem Identification 

(B) Determination of significance of the problem 

(C) Identification of the causes. 

(D) Identification of what changes need to be made to prevent recurrence. 

 

16  

5.11.4.1 Safety 

Areas  of  failed  infrastructure  can  be  dangerous  places.  The  investigator  should  take  precautions  to 

ensure the safety of the investigator, the investigative team, fellow workers, and the public.  

5.11.4.2 Investigative team 

An  investigative  team  of  subject  area  experts may  be  needed  to  thoroughly  evaluate  and  provide 

resolution of the problem. Materials and Research area experts, geotechnical experts, design engineers, 

maintenance  engineers,  construction  engineers,  State  Materials  Office  area  experts,  structural 

engineers,  drainage  engineers,  traffic  engineers,  and  so  forth  are  potential  sources  of  assistance  to 

provide insight and resolve specific problems. The investigative team may be headed by the specific area 

expert that  is most  familiar with  the  type and nature of the problem. The materials area experts may 

assist  forensic  teams  headed  by  other  area  experts  by  providing  recommendations  for  investigative 

sampling plans,  laboratory evaluation programs, FDOT, ASTM, AASHTO, ACI, AWS, and other resources 

of standards of practice.  

5.11.4.3 Initial Site Visit and Reconnaissance 

The investigator should visit the site and perform an initial reconnaissance as soon as practical following 

the  notification  of  need  for  the  forensic  investigation.  The  situation may  require  the  investigator  to 

immediately visit the site to avoid alteration or destruction of evidence that may be helpful to  identify 

the  physical  conditions  present  as  potential  contributing  factors.  A  camera,  note  taking  equipment, 

plans if available, and appropriate measuring equipment may be useful during the initial visit. Interviews 

with witnesses and interested parties should be conducted to assess the situation. A list of all personnel 

present at the time the failure occurred or became known should be gathered for follow up interviews. 

The investigator should maintain objectivity and avoid rushing to initial conclusions based solely on the 

opinions formed by others during the initial site visit. The opinions of others should be gathered as part 

of  the  initial  site  visit  and  incorporated when  appropriate  as  part  of  the  detailed  study.  Any  initial 

samples should be carefully documented, photographed, and labeled to ease identification.  

5.11.4.4 Investigation Plan 

An investigation plan should be formed after the initial site reconnaissance. The plan may be simple or 

detailed  depending  upon  the  situation.  The  investigative  plan  should  be  formed with  the  intent  of 

identifying the root cause of the failure. The following elements may be incorporated into the plan. The 

more complex the situation is, the more detailed the plan should be. 

(A) Research,  Project  plans  and  specification  documents  should  be  reviewed. Other  sources  and 

publications may be reviewed to build an understanding of the situation. Internet sources may 

be used to help identify similar situations.  

(B) Samples and testing program, Samples to assess the areas of concern as well as control samples 

representing  normally  behaving  areas  should  be  identified  and  incorporated  into  the 

investigation  plan.  FDOT,  ASTM,  AASHTO,  etc,  references  should  be  consulted  to  identify 

standard  test methods  available  to  assist with  the  precision  of  the  assessment.  All  samples 

17  

should be carefully  labeled, photographed, and documented to ensure accurate application of 

the information generated.  

(C) Monitoring Stations, It may be useful to establish field monitoring points or areas to determine 

the potential for additional growth of the failed area. Monitoring should  include control points 

outside  the affected zone. The purpose of monitoring points and criteria  for action should be 

clearly established as part of the investigation plan.  

(D) Flexibility,  The  investigator  must  recognize  the  investigative  plan  is  formed  from  the 

information  know  at  the  initial  phase  of  the  investigation.  The  plan  must  be  flexible  to 

incorporate new information and changes in conditions as the investigation progresses. 

5.11.4.5 Analysis 

A  theory  of  the  failure mechanism  should  be  formulated.  Analysis  of  the  failure  theory  should  be 

complete and to the appropriate depth needed to convince the investigative team of the theory’s merit.  

Alternate theories of failure proposed or suggested by the gathered evidence, witnesses, or other area 

experts should be investigated for merit and properly considered as part of the analysis.  

Conclusions must  be  formed  after  the  investigation  and  data  analysis  is  complete.  Consideration  of 

factors and contributing causes should be weighed and assigned. The failure is often not assignable to a 

single contributing cause. Possible contributing factors may include but are not limited too; 

(A) Design  

(B) Construction 

(C) Materials 

(D) Processes 

(E) Maintenance 

(F) Environmental Demands 

(G) Specifications and Standards 

(H) Human Factors 

(I) External Forces 

(J) Training 

(K) Equipment 

(L) Procedures 

(M) Resource allocation 

(N) Etc. 

The conclusions should  include a determination of  the  root cause of  the  failure,  responsibility  for  the 

assignable cause, and recommendations to avoid a similar failure 

5.11.4.6 Report 

A summary report should be provided to document the findings of the investigative team. The summary 

report  should  include details about  the makeup of  the  investigative  team,  the  interviewed witnesses, 

reference  relevant  research;  document  the  investigative  plan,  sample  photos,  laboratory  data,  field 

monitoring data, theories, analysis, conclusions and recommendations. The report need only contain the 

18  

information  necessary  to  adequately  document  the  forensic  investigation.  Reports may  vary  from  e‐

mails or bound printed materials depending upon the nature and purpose of the investigation.   

         

    

            

“A defect will never occur until the unit has passed final inspection! “  

Murphy’s Law 

19  

Additional Reference Material  

 

Article 6‐4, Defective Materials, of FDOT Standard Specifications (2010) 

(http://www2.dot.state.fl.us/SpecificationsEstimates/Implemented/2007Bk/) 

 

Construction Form 700‐ 011‐01, Disposition of Defective Materials 

(http://ombnet.dot.state.fl.us/forms/informs/70001101.pdf) 

 

Construction Project Administration Manual: 

Section 3.2.6.1, Quality Assurance & Quality Control of Field Operations 

Section 5.8, Control of Materials 

 (http://www.dot.state.fl.us/construction/Manuals/cpam/CPAMManual.shtm) 

 

FDOT Guidelines for Preparing an Engineering Analysis Report 

(http://www.dot.state.fl.us/statematerialsoffice/quality/programs/qualitycontrol/guidelines/contra

ctor/ear.pdf) 

 

Instructions for Completing Construction Form 700‐ 011‐01, Disposition of Defective Materials 

 (http://ombnet.dot.state.fl.us/forms/informs/70001101instructions.pdf) 

 

Materials Manual, Section 5.2, Forensic Investigations 

(http://materials.dot.state.fl.us/smo/administration/resources/library/publications/materialsmanua

l/index.htm) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20  

 

 

Turnpike DDM Focus Group  

Materials

Name  Location Contact Number

Ken Morgan  Turkey Lake 407‐264‐3335

Jeff Fetzko  Pompano 954‐934‐1153Debbie Glatz Pompano 954-934-1171

Asphalt

Christopher NeSmith  Turkey Lake 407‐264‐3482

Angela Lietz  Pompano 954‐934‐1111

Geotechnical

Wing Heung  Pompano 954‐934‐1154

Roger Gobin  Turkey Lake 407‐264‐3839

Concrete

Leigh Markert  Pompano 954‐934‐1144

Jeff Yount  Pompano 954‐934‐1155

Earthwork

Todd Kelly  Turkey Lake 407‐264‐3370

Materials Certification

Brad Biery  Pompano 954‐934‐1147

Karen Bleus  Pompano 954‐934‐1157

Construction

Mike Pszyk  Pompano 954‐934‐1123Bill Sears Pompano 954-934-1115

 

 

 

G:\DDM Tracking\DDM Meetings\ddm focus group\DDM Focus Group Report v‐1 6.docx 

I guess we all like to be recognized not for one piece of fireworks, but for 

the ledger of our daily work 

‐Neil Armstrong  –American Astronaut ‐