WHO

SAYS WHAT

TO WHOM

THROUGH WHICH CHANNEL

TO WHAT EFFECT

TIMING

WHO

TOUCHLINES is een bedrijf dat unieke locaties aanbiedt voor het organiseren van events in alle verschillende soorten vormen en stijlen. Het is de bedoeling dat klanten naar hen toestappen met hun eigen idee om de verdere invulling te laten verzorgen op deze buitengewone locatie, het Ghelamco Stadion. Touchlines biedt een reeks van vaste concepten aan die als voorstel kunnen dienen, maar er is een zekere wijde speelruimte waarbij de klant zijn eigen idee kan inbrengen. Zo kan men een resultaat bereiken volledig op maat van de klant.

De naam Touchlines bevat de vele waarden en kenmerken die aan het bedrijf gekoppeld kunnen worden. Zo verwijst de ‘Touch’ naar die extra toets, de ervaring (experience), de aanraking (voeling) die de klant ervaart tijdens zijn/haar event. Ook wordt er een link gelegd naar de sport die in het stadion wordt beoefend (de lijnen van het voetbalveld). ‘Lines’ zijn een verwijzing naar de strakke en moderne look van het gebouw. De drie lijnen die boven het woord ‘Touchlines’ staat verwijzen naar de welving van het dak van het gebouw. Bovendien vallen ze ook te vergelijken met de grote lijnen die door de klant worden gevormd tijdens het opzetten van een event en die een aanzet vormen tot een onvergetelijke ervaringn.

LOGO

Het aanbieden van een unieke en geschikte locatie voor het organiseren van memorabele events naar de wensen van de klant.

VISIE

Als locatiemanager een van de grote spelers worden op de markt die locaties voor evenementen in zowel B2C als B2B omgevingen aanbiedt in samenwerking met partners zoals KAA Gent en Goosebumps en daarbij zowel kansen geeft aan kleinere en grote evenementen.

MISSIE

IN SAMENWERKING MET

THROUGH WHICH CHANNEL

TO WHAT EFFECT

TIMING

SAYS WHAT

Touchlines wil de doelgroep laten beleven dat de Ghelamco arena niet alleen een voetbalstadion is maar ook een volwaardige locatie voor de meest unieke evenementen die in te vullen zijn naar wens en een onuitwisbare indruk nalaten.

CHALLENGE

TOUCHLINES TEKENT DE ONUITWISBARE BELEVING

REMEMBER

VISIT

EXPERIENCE

TO WHOM

De doelgroep van Touchlines is breed, het wil zowel ruimte bieden aan organisaties die publieksevenementen op de been willen zetten als aan bedrijven die corporate events willen organiseren. Touchlines richt zich dus niet op particulieren maar eerder op B2B-prospecten.

MOGELIJKE PROSPECTS

THROUGH WHICH CHANNEL

WEBSITE

De website www.touchlines.com moet alle informatie bevatten. Tabbladen met het aanbod van de zalen, contactgegevens, lopende projecten en een agenda zijn een must. Het is ook de bedoeling dat men via google onmiddellijk op de website terechtkomt als men zoekt rond het organiseren van een evenement in de ghelamco arena. Op de website van de ghelamco arena en KAA Gent moet een apart tabblad geplaatst worden dat personen automatisch naar de website van Touchlines brengt.

Er staat een filterapplicatie op de website waarmee de organisaties hun zalen kunnen kiezen naargelang hoeveel personen er verwacht worden op het evenement. Bij elke zaal die binnen deze selectie valt wordt er een korte beschrijving gegeven van wat er allemaal mogelijk is. Hierdoor krijgt men al een idee van welke zalen er ter beschikking zijn voor het evenement men wil organiseren en weet men of de Ghelamco arena aan hun verwachtingen voldoet.

APP

Er wordt een applicatie ontwikkeld in samenwerking met TAPCROWD. Met de applicatie kan je QR-codes inscannen op bepaalde evenementen/plaatsen in de Ghelamco Arena waarmee je informatie verkrijgt. Ook kan je rondkijken in de zalen door je camera en hier een bepaalde filter op plaatsen zodat je een beeld krijgt van hoe bepaalde inrichtingen er uit kunnen zien. De applicatie zal gratis beschikbaar zijn in de app store, play store en windows store.

SOCIAL MEDIA

Op social media zal touchlines actief zijn op Facebook, Twitter, instagram en YouTube. Daarop wordt gecommuniceerd over de voorbereiding van lopende evenementen en over voorbije evenementen zodat toekomstige prospects getriggerd worden en geinformeerd worden over de mogelijkheden in het stadion.

ONLINE

VIDEOAFTERMOVIES EVENEMENTEN

Van sommige evenementen wordt er een aftermovie gemaakt die als visuele referentie kan dienen naar toekomstige organisatoren toe. Zo kunnen toekomstige organisaties zien hoe een evenement er uit ziet en wat ze er kunnen van verwachten als ze een evenement in de Ghelamco Arena organiseren.

VIRTUELE BEDRIJFSVOORSTELLING

Een korte video waarin het bedrijf op een krachtige manier wordt voorgesteld waardoor de klanten direct een beeld krijgen van wie de organisatie is en hoe deze te werk gaat. Dit op een visuele manier voorstellen kan een meerwaarde bieden aan de website waar de informatie op staat.

ANIMATED LOGO

Hierdoor krijgt onze website een dynamisch uiterlijk en oogt hij ook creatief. Je krijgt er een magisch gevoel bij, de evenementen die georganiseerd kunnen worden in de Ghelamco arena geven ook een magisch, wow-gevoel.

Begin juli verstuurt Touchlines een brochure met allerlei informatie over het bedrijf. In deze brochure vinden we de missie, visie, logo contactgegevens, ... terug van het bedrijf. Ook zal je er alle info omtrent hoe je een evenement kan organiseren terugvinden. Zo vind je de faciliteiten terug, de grootte van de zalen, welke zalen,... terug. Touchlines stuurt bij deze brochure ook een uitnodiging voor de indroductiebeurs die zal plaatsvinden begin augustus. Prijzen worden niet vermeld.

PRINT

TESTIMONIALSTouchlines zal ook testimonials van klanten gebruiken en verspreiden via onze online communicatiemiddelen omdat deze als referentie een zeer hoge waarde hebben. Vooral als deze klanten zelf een grote naam zijn binnen hun niche. Mensen die iets willen doen krijgen namelijk graag bevestiging van mensen die het reeds gedaan hebben.

VISITEKAARTJEEr wordt een balpen gedrukt met daarop de quote “Touchlines, tekent de onuitwisbare beleving”. Dit is als het ware het visitekaartje van Touchlines. De balpennen worden onder andere uitgedeeld op de introductiebeurs, als een soort gadget, en worden opgestuurd als reclamestunt. Ze verwijzen naar het onuitwisbare

Deze doos stuurt Touchlines op naar de klanten die geïnteresseerd zijn in het organiseren van een evenement in de Ghelamco arena. Dit is een handig middel om de creativiteit weer te geven en tegelijkertijd voldoende informatie te bezorgen. Het is ook een goede manier om de mensen warm te maken voor de ghelamco. De zwarte doos bevat een balpen - het visitekaartje -, een QR-code, die uitnodigt tot deelname aan de introductiebeurd en een exemplaar van de informatiebrochure.

TOUCHBOX

PERSOONLIJKE MEETINGSMet de prospecten wordt er een meeting georganiseerd om hun zo op weg te helpen bij de organisatie van hun evenement in de Ghelamco arena. Doorheen het proces worden ze op die manier goed begeleid bij het maken van hun keuzes om zo hun gasten een onuitwisbare beleving te bieden.

Touchlines wil prospects over de streep trekken door hen op een event te overtuigen van de veelzijdigheid van de Ghelamco arena. Eventorganisatoren van een bedrijf ontvangen in hun postbus een zwarte doos. In de doos zit een balpen bevestigd met daarop de quote “Touchlines, tekent de onuitwisbare beleving”. Dit is als het ware het visitekaartje van Touchlines. Op de bodem van de doos staat een QR-code. Deze code moet de nieuwsgierigheid van de prospects teasen. Met een QR-code reader kan de inhoud van de code op een mobiel apparaat gezien worden. De lezer ziet “Klaar voor een onuitwisbare beleving? Klik hier”, onder de quote verschijnen schetsgewijs de contouren van de Ghelamco arena en de gegevens over het event. Ook staat er een link naar een app die gedownload kan worden en compatibel is voor alle mobile devices. Op het eerst zicht doet de app niet veel, maar dit zal zichzelf uitwijzen op het event. In de doos kunnen prospecten ook een brochure terug vinden met alle relevante informatie over het stadion.

Het event vindt in de namiddag plaats. Zo kunnen de bezoekers (verantwoordelijken voor events binnen een bedrijf) het event inplannen in hun professionele agenda. Het evenement vindt in een ontspannen sfeer plaats. Stewards begeleiden de bezoekers door de Ghelamco arena en alle locaties die verhuurbaar zijn. Elke bezoeker neemt zijn tijd om de ruimtes te verkennen. Hier komt de mobiele app in het verhaal. Die brengt de ruimte via augmented reality tot leven. De bezoekers houden hun smartphone of tablet zo voor zich dat ze de ruimte door het scherm zien. De app maakt het mogelijk een filter over de ruimte te schuiven. De filters ‘beurs’, ‘concert’, ‘seminarie’, ‘receptie’ zijn maar enkele voorbeelden. Dit maakt het mogelijk de evenementiële mogelijkheden van een ruimte te zien. De dag wordt afgesloten met een receptie verzorgd door vaste partners van de Ghelamco arena Op de receptie zijn niet alleen bezoekers maar ook medewerkers van Touchlines aanwezig. In een ontspannen kader kan er genetwerkt worden en zo ontstaan er hopelijk gunstige zakenrelaties die leiden tot succesvolle evenementen.

EVENT

DIRECT MAILINGEr wordt bij infrastructurele uitbreiding en speciale projecten een informatiemail verzonden naar prospecten. Om de mailing zo efficient mogelijk te laten verlopen wordt een database aangekocht van potential contacts in België bovendien is het ook mogelijk om je in te schrijven.

TO WHAT EFFECT

• Touchlines wil zichzelf binnen de periode van twee jaar op de markt zetten als locatiemanagementbureau van de Ghelamco arena. Er mag geen verwarring meer bestaan over welke instantie aangesproken moet worden, mocht er interesse zijn om events in de arena te organiseren. • Er vindt een verschuiving plaats betreffende de locatieaanvragen van Goosebumps naar Touchlines. Alle aanvragen moeten vanaf september via Touchlines gaan. Dit kan nagegaan worden door de tendens te volgen van binnenkomende aanvragen bij Goosebumps. Deze staat nu op een gemiddelde van 25 aanvragen per dag.• Het is de bedoeling om tegen januari 2014 50% van de prospects op de hoogte te brengen van de mogelijkheden in het stadion. Dit door het gebruikt van een brochure, online communicaitie-instrumenten, events en persoonlijke communicatie. • Op 1 augustus 2014 moet alle informatie terug te vinden zijn op de website www.touchlines.be.• Op 1 januari 2015 10% tot 15% van de klanten ondersteunen in een effectief project.

KORTE TERMIJN

• Touchlines wil over de komende jaren (vanaf juli 2014) een databank aanleggen met relevante gegevens over bestaande klanten en geïnteresseerde prospecten. Via deze gegevens wordt door de communicatieverantwoordelijke een direct mailinglist opgesteld. • De komende jaren moet de website up to date gehouden worden wanneer er nieuwe mogelijkheden in het stadion worden gecreëerd. • Tegen 2017 moet 80% van de potentiële prospects weten wat de mogelijkheden zijn in het Ghelamcostadion.

LANGE TERMIJN

FOTO

TIMING

MORE INFO

RUBEN VAN DER LINDEN (+32) 494402857

JUTTA VANDENBROUCKE(+32) 498715972

GUNTHER VAN DAMME(+32) 472209807

A CONCEPT BYJUTTA VANDENBROUCKElIES VANDERPERPAULINE VERLINDENBO VANHERCKRUBEN VAN DER LINDENGUNTHER VAN DAMMELIESBET VERLINDENSARAH VAN DAMMEELIEN VAN DEYNSE