Library automation

Library automation refers   to   the   use   of   computer   to automate the   typical   procedures 

of libraries such as cataloging and circulation. Automation is a process of using the machinery 

for easily working and saving the human power and time. There are some discussions about 

total library automation system.

Automated Acquisition System :  This includes advice received and processing, order data entry 

and  update,   give  order,   received  ordered   item,   accessioning,   invoice   processing,   claiming, 

cancel order, back item, budgeting .

The following requirements are under the acquisition: -

a. Selection of items: What kind of books, CD, DVD etc want to a staff

buy for a library .For books it could be hardcopy, softcopy or original copy.

b. Duplicate checking: A staff can find duplicate checking from this

option.

c. Selection of vendor: A staff of a library can choose a vendor to purchase a book. Various 

vendor lists are

included here, so that, staff or purchase officer of the library can choose his/her favorite and 

eligible vendor from

the list.

d. Ordering: After choosing the vendor, ordering is done by the Library authority. Which is the 

purpose of this feature.

e. Receipting: From this option staff of a library can check if a book has arrived in library on time 

from vendor or not.

f. Claming: If vendor is unable to supply books on time, library can claim on that vendor.

g. Fund control: A fixed amount of money is assigned for particular department. And, with the 

"Fund Control" feature of ILS, this becomes very easy to control in library database.

h. Report and statistics: This feature create reports on books, journals, Cds, DVDs etStatistics 

made by ILS focuses on the usage of library materials by various users of the organization / 

educational institutions

Automated cataloging : This includes data entry, downloading from distinct source, searching, 

retrieve and display, validity, authority control.

Data entry:   This can be done by cataloging module---New  record- Add item  barcode 

read with barcode reader We can also use DDC 22nd , Library of congress catalog, World cat 

for call number entry and Sears list for subject heading . It is important to say when data entry

of books location of books should also entry ( Not only Library 1 or Library 2 but also Library

1 –Shelf-3 Business (mathematics) .

a. Record creation: Record about books, CD, DVD etc in database in standard format say MARC 

21 format.

b. Duplicate checking: A staff can find duplicate checking from this option. That means, one can 

compare two

books whether they are same or not.

c. Record editing: A staff can edit information of the library materials.

d. Authority files: The computerized list of subjects, series, and name

headings used in the online catalog.

e. Cataloguing copies: When a staff store the materials record in database there error could be 

occurred in data

entry like call number of the book or edition number. This type of errors can lowered by using 

this feature.

f. Keyword: In an electronic index or database, keywords can be combined together using the 

Boolean

operators like AND, OR, and NOT.

g.   Import  and Export  data:  Reports  on which materials  are  imported  from other   library  or 

exported to another

one.

1.3.3 Online public axcess catalogue (OPAC): - An OPAC (Online Public Access Catalog) is the 

electronic

card cataloging system to look up library resources, such as books,cds or others.

a. Normal search: Book search by keyword, title, author etc

b. Advanced search/Modify search/New search: Exact search means by author name or by book 

name.

c. Status inquiry: Information of a particular book for borrows. If it is not available then no one 

can borrow

this book only can hold this book.

e. Print provision: After issuing a book patron can print issued copy from the software. KOHA is 

supporting this option.

f. Prompts and help massages: Actually this option help a patron to gather knowledge about 

software how g. Personal account: A member of the particular organization can save his/her 

information in database in a

with this software.

h. Online access: Any one can see or access software over Internet or Intranet.

Downloading   from   source:     Z39.50,   etc   internet   source   can   help   to   find   book   related 

information.

Searching: User can use advance search module for book searching .

Automated Circulation  : This includes membership registration, lending, receive item, renew, 

reservation,  notice of  back   item,   interlibrary   loan,  date  overdue,  fine,   search  and  retrieval 

patrons, report.

a. Patrons and items files: Record about all the patron and materials of a library.

b.   Setting  parameters   (Issue,   return   etc):  A   single  uniquely   numbered  or  dated   part   of   a 

periodical or

newspaper.

c. Fine and overdue notice: Material, which is not returned to the library by its due date, is 

considered overdue.

d. Hold and recalls: A hold guarantees that when a book is returned to the circulation desk it 

will be saved for

another user.

e. Reservations: From this option we can know about a particular book which is available or 

reserve by someone in library.

f. Renewal: An extension of the loan period for charged library materials. As long as no one else 

requests the

book, renewals are unlimited. Renewals may be handled in person at a circulation desk,  by 

phone, or through the

online catalog.

g. Short-term loans: If any book holds by more than one person the only book borrow for one 

week only.

Membership Registration  :    membership registration from   should be online with standard 

format  in  library softwere  .  User  can fill  up this   from anywhere then e-mail   it   to  librarian. 

Photos of library user should insert in total library membership list. It is important to say that

Faculty membership list and staff membership list should also prepare to give smooth service.

Automated Reference Service :       This kind of service can be done by E-mail,  Web-Form, 

instant messaging, Video Conferencing , Current Awareness Service,  SDI.

E-mail – Users’ query   arrangement   and analysis of answers   to fulfill own information  need 

can be easily done by e-mail. 

Web-Form -  it is a form which  will be found in library website . User can download it and then 

fill –up it, then e-mail it to librarian’s e-mail address.

 Instant messaging-   All library related notice, reminder about book return , library tag update 

etc information is send  to library user by library.

CAS- This services are includes title of book or journal, and indexing and abstracting, current 

bulletin about library etc.

SDI- It is a kind of  information which  is gained from source and give it to selective users. 

Automated Serial Control System:    Serial  control:   -  Serials   include  journals,  periodicals, 

magazines, almanacs, annual reports, numbered

monographs,   and   other   materials.   This   term   is   sometimes   used   interchangeably   with 

"periodical."

Ordering, Receipting, Collecting, Claiming and Binding are included here. I talked about these 

before but only

Binding.  Here,  Binding  means,   any   library   staff   can  bind   the   journal   in   a   library   to  access 

easily.This includes subscription management,   receive materials, back item, Claiming, Binding 

activities, routing, report making. 

Management: -

a. Information :Information about the total library operation. If a staff needs any information 

he/she can gather

various information with this option.

b. Tools for the analysis of statistical information: Information about uses of books.

1.3.7. System maintenance facilities: -

a. User interface: In software there is common interface for all user but some interface may 

varies based on

user.

b. Security of records and files: A library promise to all users that they keep their password, 

information and profile safe and secure.

Customization: We can customize each and every field in open source software such as KOHA.

All the above requirements are important for a complete integrated library automation system.

SIX SENTENCE About RFID for LIBRARY

1. RFID tags replace both the EM security strips and Barcode.

2. Simplify patron self check-out / check-in.

3. Ability to handle material without exception for video and audio tapes.

4. Radio Frequency anti-theft detection is innovative and safe.

5. High-speed inventory and identify items which are out of proper order.

6. Long-term development guarantee when using Open Standard.

RFID Technology for Libraries

RFID   (Radio   Frequency   Identification)   is   the   latest   technology   to   be   used   in   library   theft 

detection systems. Unlike EM (Electro-Mechanical) and RF (Radio Frequency) systems, which 

have been used in libraries for decades, RFID-based systems move beyond security to become 

tracking systems that combine security with more efficient tracking of materials throughout the 

library, including easier and faster charge and discharge, inventorying, and materials handling.

RFID   is   a   combination  of   radio-frequency-based   technology  and  microchip   technology.  The 

information contained on microchips in the tags affixed to library materials is read using radio 

frequency technology regardless of item orientation or alignment (i.e., the technology does not 

require line-of-sight or a fixed plane to read tags as do traditional theft detection systems) and 

distance from the item is not a critical factor except in the case of extra-wide exit gates. The 

corridors at the building exit(s) can be as wide as four feet because the tags can be read at a 

distance of up to two feet by each of two parallel exit sensors.

The   targets  used   in  RFID   systems  can   replace  both  EM or  RF   theft  detection   targets   and 

barcodes.

Library Website  : In our library website we can add a library documentary   vedio which will 

enriched every corner of library, how to use library, library facilities, total process or activities 

so   that  user   can  virtually   visit   the   library  and  get  useful   information.  E-books  of  different 

subjects are available in internet. So we can download these useful PDF files and keep these in 

website so that library users can use these files when they need (hard copy of any books are all 

issued but some students badly in need). A institutional repository is useful for keeping soft-

copy of Internship report, Theses papers, journals, soft copy of useful CD  etc items. This system 

can be easily implemented by D-space where user can search alphabetically,  title, author or 

subject.