Your Partner in SoftwareAsset Management

Increased  risk for software users.Low commitment for vendors.

Increased value for software users.Enhanced customer relationship for vendors.

Traditional Vendor-Client Models(Fixed Access : named user, shared license, time 

limited)

Classification Models(Variable Access)

Pay-Per-Use Models(Rented Access)

Remix Models(Flexible Access)

Technology Partnerships(Unlimited Access)

Usage Analysis Enabled 

Licensing Models

IntroductionSoftware  continues  to  play  an  increasinglycritical role in business. In an effort to enhancecustomer  satisfaction  and  value,  softwarevendors  have  adapted  to  changes  insurrounding  technology  and  are  offering  awider  array  of  licensing  options  to  theircustomers.

Traditional  vendor-client  models,  includingsingle  user-single  license,  multiple  users-shared  license, and temporary or fixed periodlicenses, are well understood and widely used.Although traditional models have evolved withtechnology  innovations,  they  do  not  fullysatisfy  the business  issues  faced by  today’senterprises;  issues  such  as  balancingproductivity and efficiency, estimating softwareneeds,  adjusting  to  changing  needs,  and

dealing with new requirements  late  in a  fiscalyear.

Detailed  analysis  of  actual  software  usage,using  tools  such  as  License  Tracker,  hasproven to be an enabling technology for manynew licensing models which do address theseissues. As shown in the diagram below, thesemodels range from user classification throughpay-per-use  and  product  family  remixing  totechnology  partnerships,  and  provideincreasing  value  to  technology  consumerswith a corresponding  increase  in commitmentto the software vendors.

This paper provides an overview of the variouslicensing  options,  their  respective  benefits,and the importance of understanding usage.

The Evolution of SoftwareLicensing Models

Traditional Vendor-Client Models Single User LicensesIn  the  traditional  vendor-client  model,  thesoftware  consumer  purchases  a  license  foreach user  that needs access  to  the software.These  licenses may  be  either  assigned  to  anamed  user  or  node-locked  to  a  particularcomputer.

The  single  node  perpetual  license  isconceptually  quite  simple  from  both  thevendor and client perspective, and  is easy  tomanage.

For the manager making software purchasingdecisions  the  process  is  easy  for  low  costsoftware;  buy  one  copy  for  each  employeethat needs  to use  the software. The processbecomes  far more complicated  for expensivesoftware  where  fewer  licenses  and  systemsharing  (possibly  through shift work) becomeconsiderations to maximize value for softwaredollars.  The  situation  becomes  even  morecomplicated with  larger companies where  thebusiness  needs  of  their  various  groupschange from time to time.

Multi-User Shared LicensesIn the late 1980s, the introduction of networksgave  rise  to  new  licensing  technologiesallowing companies to share licenses betweenemployees.

This model gave managers a means to shareexpensive  software  without  having  to  sharephysical  computers.  Although  multi-userlicenses  are  typically  more  expensive  thansingle  user  licenses,  the  enhanced  value  tothe consumer justifies the difference.

Concurrent  user  licensing  is  fundamental  tomost  of  the  new  usage  analysis  enabledmodels. By itself however, it does not addressthe  reality  of  ever  changing  business  needswithin the enterprise.

Time Limited LicensesThe  "demo  license"  has  become  a  standardtool  for  allowing  potential  customers  toevaluate software prior to making a purchase.

The extension of this technique to provide fullyfunctioning  software  for  a  set  period  of  time(normally  one,  three  or  twelve  months)provides  a mechanism  for managers  to  dealwith  short-term  and  variable  requirements.These  short-term  licenses  work  very  wellwhen:

- the client needs extra capacity  in specifictimes of the year

- the  client  is  unsure  of  the  need  for  thesoftware  and  wants  to  test  internaldemand

- the client wants  to expense  their softwareusage,  deferring  the  expenditure  overtime, rather than capitalize the purchase

Again, the consumer has seen an increase  inthe  relative  cost  of  software  (most  often  thecost  of  only  a  few  short-term  licenses  isequivalent  to  a  single  perpetual  license)  butthey have also seen a corresponding increasein  value  to  the  expenditure  of  their  softwaredollars.

These licenses have also been used by somevendors  for peak  demand  satisfaction with 1week license periods.

"In  order  to  maximize  the  value  of  yoursoftware  expenditures  you  need  to  have  theright licensing arrangement with your vendors,including  having  the  correct  number  andoptimum type of licenses.A  proper  understanding  of  how  you  arecurrently using your software is a prerequisiteto having such discussions."

Maximizing Value byUnderstanding Usage

Motivation for New ModelsFor Software UsersSoftware managers are tasked with balancingthe  conflicting  goals  of  productivity  andefficiency. Denial  of  access  to  core  softwarecan  have  a  negative  impact  on  productivity;however,  purchasing  an  expensive  softwarelicense  that may only be used 1 or 2% of  theyear  is  highly  inefficient.  Access  to  a  shortterm  temporary  license  can  deal  with  theinefficiency,  but  productivity  can  still  beimpacted  by  the  delay  between  detection  ofneed and availability of the temporary license.

Predicting  future  usage  requirements  at  thetime  of  making  a  purchase  can  be  difficult,especially  when  dealing  with  a  new  vendoroffering  unfamiliar  products.  Flexible  accessduring  evaluation  and  assessment  periodsallows  high  software  availability  for  unknownloads  without  pre-purchasing  unneededcopies.

At  the  start  of  the  fiscal  year  capitalexpenditure budgets tend to be firmly defined.New  licensing models  facilitate  the mid-yearacquisition of new software through operatingbudgets.

For Software VendorsThe  issues  discussed  above  representopportunities for vendors.

Competition  between  software  vendorsrequires continual efforts to enhance customerrelationships while seeking to increase marketshare  by  establishing  oneself  as  thecustomers’ first choice.

Early  adoption  of  innovative  licensingapproaches can be an attractive differentiator.Late  adoption  of  new  licensing  models  canresult  in  a  reputation  as  a  laggard  anddiminished customer relationships.

Software Usage AnalysisEnabling the New ModelsThe  advent  of  multi-user  shared  licensesbrought  with  it  the  notion  of  usage  logging.Most  concurrent  use  license  managersprovide  usage  logs  with  varying  degrees  ofinformation;  these  logs almost always  includedetails  of  who  used  what  software,  for  howlong,  as  well  as  details  of  any  denials  ofaccess.

The existence of this usage data has led to thedevelopment of a new breed of software toolsto analyze the usage data. Many of these toolsare  custom  in-house  developed  scripts whileothers  are  fully  supported  commercialproducts like License Tracker.

Analysis of  the usage data provides softwarecustomers with  the ability  to perform capacityplanning,  optimization  of  existing  softwarelicense  counts  and  usage,  and  departmentalchargebacks, cost splitting and budgeting.

The analysis also provides  software  vendorswith  the  ability  to  support  new  licensingmodels,  and  facilitates  their  customers’monitoring of  the costs associated with  thesenew models.

Classification ModelsThe EssentialsUser classification  is an extension of  the wellunderstood named user licensing model.

In this model, users are placed into categoriesdefined  by  usage  rights  and  restrictionsincluding:

- which  features  can  be  (and/or  can’t  be)used

- the duration for which certain features maybe used

- how many  sessions of particular  featurescan  be  active  in  any  given  period  (day/week/month)

Your Partner in SoftwareAsset Management

Software users purchase named user licensesfor  the  various  categories  defined  by  thesoftware  vendor.  Frequently  vendors  willdefine  custom  categories  for  specificcustomers during contract negotiations.

Analysis of usage data  is needed  to monitorthe actual category that all users fall into, andto determine if the enterprise is compliant withits agreement or if a "true-up" is required.

Pay-Per-Use Rental ModelsThe EssentialsThe  pay-per-use  model  entails  the  softwarevendor  providing  the  customer  with  morelicenses  than  those which  the  customer  haspurchased.

Use of all software, both owned and rented, isrecorded in the usage logfile. Once per billing

cycle  the  logfile  is  sent  to  the  vendor  foranalysis.

Post  analysis  of  the  license  usage  patternsallows the vendor to determine how much useof  these  extra  licenses  was  actually  made,and a pay-per-use invoice can be generated.

Time Based Pay-Per-UseIn  a  time  based  pay-per-use  arrangement,technology  consumers  are  charged  for  theamount  of  time  that  they  used  non-ownedcopies of the software.

Immediate  availability  of  the  rented  softwareprovides  on  demand  access  such  that  endusers  never  know  if  they  have  owned  orrented copies.

Maximizing Value byUnderstanding Usage

Pay-per-use Example :  Oil and GasA  major  oil  and  gas  company  (OilCo)  usesvarious  products  from  a  software  vendor(SoftCo).  The  seismic  analysis  group  at  OilCohas experienced many occasions where attemptsto start ProductX  from SoftCo are denied by  thelicense  management  system  as  all  existinglicenses are in use.

OilCo has the following options:

- purchase additional licenses of ProductX

- purchase short-term licenses for ProductX incase this is a temporary phenomenon

- enter into pay-per-use licensing arrangementwith SoftCo

Merely  knowing  that  there  are  instances  ofapplication startup being denied does not provideOilCo with enough  information to make a properlong-term decision. So, OilCo enters into a short-term  pay-per-use  arrangement with SoftCo  andpurchases  License  Tracker  to  perform  ananalysis of  the  log  files generated by  the use ofProductX.

The analysis shows that OilCo consistently uses2  licenses more  than  they own and occasionally4 or 5 more.

Accordingly,  OilCo  enters  into  a  long-termagreement  with  SoftCo,  purchasing  2  morelicenses and having 3 more available on a pay-per-use basis.

Ongoing analysis by OilCo using License Trackerwill  help  them  determine  if  and  when  itappropriate for them to increase their paid versusrented license count.

License Tracker Support for the Remix ModelThe License Efficiency report provides details of:

- number of licenses owned - number of denials

- peak actual concurrent licenses used - number of rented licenses

- number of unused licenses (owned - peak)) - total rental costs

This information is provided for each licensed software application that is tracked.

A  license analyst, after reviewing  this report, can make  informed decisions about which  licenses  toremove from the mix, and which licenses to add to the mix, for the upcoming period.

A  detailed  discussion  of  the  contractual  andoperational considerations of pay-per-use canbe found in the whitepaper, "The Mechanics ofPay-Per-Use Licensing".

Transaction Based Pay-Per-UseIn  a  transaction  based  pay-per-usearrangement, usage charges occur because asoftware module has been used. The durationof use is irrelevant.

This  model  is  most  applicable  to  situationswhere  individual  user  functions  take  aconsistent  amount  of  time.  The  number  oftimes  each  module  or  function  is  used  willdetermine the invoice amount.

Remix License ModelsThe EssentialsThe problem with all previous models  is  thatthey  do  not  consider  the  changing  needs  ofbusiness. As the market conditions change, sodo  the needs of business and  the  technologythey want to access.

The  remix  model  brings  a  tighter  businessrelationship  between  the  vendor  and  theconsumer.    In  this  model,  the  softwareconsumer  makes  an  investment  in  thevendor’s technology in general, not in specificlicenses. The consumer is permitted to accessa  wide  range  of  software  products  from  thevendor with the ability to  adjust the number oflicenses (i.e. a remix) to balance the software

Your Partner in SoftwareAsset Management

accessed to  the needs of the company withinthe aggregate value of the technology pool.

Remix  works  well  when  the  customer  islooking  for  long-term value  from  the  vendorrather than lowest immediate cost.

Static RemixingStatic  remixing  can  be  done  withoutmodification to either the software applicationsor the license manager.

In  such  an  arrangement,  the  technologyconsumer assesses  their usage patterns andanticipated  upcoming  needs  and  selects  anew  license  mix  periodically  (every  3  or  6months).

Usage  analysis  provides  the  historicalinformation  needed  to make  informed  remixdecisions.

Continuous Real-time RemixingThis  model  is  also  known  as  token  basedlicensing.  Instead  of  purchasing  licenses  forindividual  features  in  a  vendor’s  productfamily, the consumer purchases licenses for ageneric  token  feature.  Each  of  the  actualsoftware  features  are  assigned  a  relativevalue in terms of tokens.

When the actual features are checked out, thecorresponding number of  tokens are checkedout.

Pay-per-use  can  readily  be  added  to  thismodel  by  providing  access  to  non-ownedlicenses of  the  token  feature and processingthe logfile as described earlier.

In order to move an existing product family tothis model requires either:

- modification  of  the  applications  to  addcheckouts  and  checkins  of  the  tokenfeature, or

- use of a  license manager with support  fortoken licensing

Technology PartnershipsThe EssentialsTechnology partnership arrangements providethe  consumer  with  unlimited  access  to  thevendor’s  technology;  they  are  sometimesreferred  to  as  "buffet"  or  "all-you-can-eat"deals.

This model can be most rewarding as it alignsthe  interests  of  both  the  vendor  and  theconsumer.    As  the  business  needs  of  theconsumer  change,  the  vendor  provides  thetechnology  to meet  those  needs.  The  clientderives  significantly  more  value  from  thevendor, while  the vendor gets both a  level ofguaranteed  revenues  as  well  as  improvedtechnology adoption within the client resultingin improved revenues.

Agreements  for  this  model  are    multi-yearcontracts  where  the  consumer  pays  a  fixedannual  fee  for  unlimited  access  to  thevendor’s  technology  (or  a  defined  portionthereof).

The  annual  fee  for  each  year  is  adjustedbased  on  a  pay-per-use  analysis  of  actualusage  in  the  previous  year  and  an  agreedformula  (i.e.  minimum  amount  fee  for  theupcoming  year  will  be  based  on  averageusage  for  the  last  x quarters of  the previousyear).

Other ConsiderationsEnd User Cost MonitoringWhereas  vendors  only  require  access  tousage data once per billing cycle for invoicing,end-users  must  continually  monitor  usagepatterns and their corresponding costs.

"License  Tracker  has  been  invaluable  inmanaging our exploration licenses.By  understanding  how  we  are  using  ourconcurrent  licenses we can more effectivelybudget, negotiate with vendors, and provideour users with optimal licensing."

B. PeersTeam Leader, Applications Support

Exploration TechnologyTalisman Energy Inc.

Maximizing Value byUnderstanding Usage

1.Traditional licensing models do not adequatelyaddress the needs of end-users and therefore of software vendors.

3. Classification models provide the simple pricingmodel of named users with discounts for restricted user access.

4. Pay-per-use models provide on-demand access forpeak periods, requirement assessments, or in support of ASPs.

5. Remix models meet changing userneeds while protecting overall investment.

6. Technology partnerships providemaximum value for long-term commitments.

2. Usage analysis enables license models thataddress these needs in a win:win relationship.

7. Usage data characteristics andthe capabilities of the analysistools must be consideredwhen drafting contractterms.

8. Monitoring of costsmust be done by endusers to maintainthe win:winscenario.

Regular  monitoring  of  usage  and  costs  canallows consumers to:

- ensure  actual  costs  are  not  exceedingbudgets

- detect and correct improper license use- make mid-period purchases if rental usage

is higher than expected

Usage Data IssuesThe  usage  data  to  support  these  newerlicensing models  is  typically generated by  thelicense manager.  It  is also possible  for usagedata  to  be  generated  directly  by  theapplication software.

Contracts  for  new  licensing  models  mustconsider these usage data issues:

- existence  :  generating  logfiles  issometimes an option  that must be  turnedon;  improper  file management can resultsin logfiles being overwritten or deleted

- access  : how and when  is  the  logfile sentto the vendor by the customer

- privacy  :  privacy  restrictions may  requireusage  logs  to  be  scrubbed  before  beingsent to vendors

Maximizing the Value of Your Software ExpendituresSuccess  in  business  requires  that  wemaximize  value  for  the  dollars we  spend. Atsome  times  this  can  mean  minimizingimmediate  costs,  while  at  others  it  meansincreasing long-term effectiveness.

The needs for each company are unique. Therequirement  to understand how your softwareassets are being used is necessary for properdecision making.

New tools (like License Tracker) are enablingsoftware companies to provide a wide range oflicensing  options  to  their  customers,  therebyhelping  them  to maximize  the value  receivedfor their software investments.

Your Partner in SoftwareAsset Management

"You can only optimize -what you understand...

...and you can only understand -what you track!"

www.licensetracker.ca