Unidad 5TECNICAS UTILIZADAS EN LA

SISTEMATIZACION

Universidad de San Carlos de GuatemalaFacultad de Ciencias Económicas Escuela de AuditoriaCurso: Organización y Sistematización

Contable

2. ETAPAS O FASES DE LA SISTEMATIZACIÓN Para alcanzar lo que el investigador se propone, todo esfuerzo de mejoramiento administrativo, deberá iniciarse con una cuidadosa preparación del curso de acción que se habrá de seguir y que comprende las fases siguientes:

PLANEACIÓN

INVESTIGACIÓN

ANÁLISIS

IMPLANTACIÓN

DISEÑO

2.1 FASE DE PLANEACIÓN La planeación es el proceso intelectual y la disposición mental para efectuar tareas de una manera organizada, pensar antes de hacerlas y actuar a la luz de los hechos antes que de la conjetura. El trabajo de sistemas implica necesariamente sentar las bases de las acciones futuras, su método de acción, los recursos involucrados, etc. de manera que puedan anticiparse con alguna certeza los resultados que se van a obtener. Implica: a) Definir el problema:

El primer paso en la planificación es definir la naturaleza del problema, detectando las principales fallas a resolver. Son síntomas de fallas:

- Retrasos en el trabajo,

- Incremento exagerado de personal,

- Personal inconforme,

- Gastos excesivos,

- Fraudes, etc.

b) Definición del objetivo del estudio:

La definición del objetivo del estudio tendrá que convenirse con la autoridad encargada de la unidad afectada. Tales objetivos pueden ser:

- Simplificación de un trámite,

- Reducción de costos,

- Nuevos procedimientos,

- Sustitución de equipos.

c) Investigación preliminar (o de reconocimiento):

Definido el objetivo del estudio, es conveniente llevar a cabo un reconocimiento previo que ponga en contacto con la realidad que se va a estudiar y se pueda tener una idea de la magnitud de la tarea a realizar, el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema, para poder estimar el tiempo y los recursos humanos y materiales que sean necesarios. Esta ayuda a determinar la complejidad de la investigación, soluciones alternativas, sus posibles costos y las técnicas más recomendables para realizarlo.

2.1.1 El plan de trabajo

Definido el problema, el objetivo del estudio y efectuada la investigación, debe formularse un plan de trabajo para llevar a cabo el estudio.

El plan de trabajo es un documento en el que se precisa la naturaleza del problema y el propósito del plan, así como las acciones, recursos, el tiempo y el costo que requerirá llevarlo a cabo.

2.1.2 Representación gráfica del plan: Para tener una visualización gráfica del plan general y de los programas específicos de la investigación, es recomendable la utilización de diagramas de barras, también conocidas como de Gantt y los diagramas de red o de flechas, utilizados en las técnicas CPM/PERT, las cuales se tratan a continuación.

a) Gráfica de Gantt

La programación de las actividades de un proceso puede representarse gráficamente en forma de diagrama de barras. Haciendo así posible determinar claramente la distribución en el tiempo de los recursos necesarios para realizar el proyecto. Es una técnica de planificación tradicional, por su simplicidad es fácil de elaborar. Es útil para planificar y también para evaluar el grado de avance de un proyecto. Pasos para su elaboración: 1. Se determinan las principales actividades en que se divide el proyecto, 2. Se estima el tiempo de duración de cada actividad, 3. Se establece un orden de ejecución de las actividades, es decir prioridades, 4. Se listan las actividades verticalmente en la primera columna del diagrama, siguiendo la secuencia previamente determinada, 5. Se representa cada actividad por medio de una barra horizontal, cuya longitud, a determinada escala, será la duración de las mismas. Ventajas: - Muestra el avance actual del programa y su comparación con el

propuesto, - Muestra el tiempo de algún retraso, - Se puede prever tiempo para mantenimiento o actividades

imprevistas.

Desventajas: - No determina necesariamente el mejor programa, - No muestra explícitamente la relación entre actividades, - No muestra las actividades críticas que determinan la duración de un

proyecto.

PERT/CPM. Conceptos básicos: PROYECTO: Es un conjunto de acciones que es necesario realizar para alcanzar un objetivo bien definido. Estas acciones deben ejecutarse dentro de un marco de tiempo y de recursos preestablecidos. ACTIVIDAD: La seria de acciones para complementar un proyecto pueden

especificarse como un conjunto de actividades separadas. Una actividad es una unidad de trabajo del proyecto que abarca todas las acciones necesarias para llevar a cabo una tarea específica y que consume tiempo. Aunque esta unidad de trabajo normalmente emplea recursos, lo característico de la actividad es el tiempo que consume. Por ejemplo, pintar una pared es una actividad que consume tiempo y recursos; dejar secar la pintura es también una actividad, pero esta sólo consume tiempo. Cada actividad se representa gráficamente por medio de una flecha, en la que la cola indica el comienzo y la punta el final de la misma. Actividad Inicio final

Para la elaboración del diagrama existen dos clases de actividades: real y ficticia.

ACTIVIDAD REAL: Es una parte del proyecto que se desarrolla entre dos eventos sucesivos. Se representa por una flecha continua. Para su realización se necesita el consumo de tiempo y recursos. ACTIVIDAD FICTICIA: Es sólo una relación de secuencia obligada que se da entre dos eventos. Cada actividad ficticia se representa por una flecha punteada (o de trazo discontinuo) donde la cola indica el requisito previo que debe estar cumplido y la punta indica el evento que necesita que ese requisito este cumplido.

- - - - - - - - - - - - - - - > EVENTO: También se le conoce como “suceso”, “nodo” o “nudo”. Un evento tiene lugar en un instante determinado en el tiempo en que se han completado todos los requisitos para que una actividad comience o para que una actividad termina. No consumen recursos ni tiempo. Gráficamente se representa con un pequeño círculo que se utiliza para unir o encadenar las flechas. RED: Es un modelo de un proyecto en su conjunto. Se va tejiendo al unir las flechas y eventos en determinada secuencia hasta completar el proyecto.

Reglas para elaborar la red: - Toda red empieza en un evento y termina en un evento,

- Cada flecha representa un renglón del trabajo (actividad),

- Un evento se encuentra en el punto de partida o terminación de una

actividad,

- Entre dos eventos sólo puede haber una actividad. Si en la práctica hay dos actividades que se deban desarrollar paralelamente entre dos eventos, será necesario introducir un evento adicional que se unirá al evento de la otra actividad, mediante una actividad ficticia,

- Toda actividad depende de las que le preceden y no puede iniciarse

sino hasta que todas ellas hayan quedado terminadas,

- Congruente con la regla anterior, en la red no pueden existir circuitos cerrados,

- La dirección de la red es la que indican las puntas de las flechas a partir del evento inicial, hasta el evento final,

- Toda actividad debe tener una sola identificación,

- Los eventos deberán numerarse, ajustándose a ciertas reglas:

- Que los números de los eventos sean secuenciales,

- Que el número de la cola de una flecha sea menor que el de la punta

de la misma. Para numerar los eventos se aconseja partir de la parte superior y siguiendo hacia abajo en sentido vertical, moviéndose de izquierda a derecha, en lugar de hacerlo horizontalmente como acostumbramos.

Dias1 Informe y Prediseño 22 Diseño de Formas 23 Autorización de Diseño 14 Contratación Personal 45 Adiestramiento de personal 56 Cotización de equipo 37 Analisis de datos 28 Compra de Equipo 59 Analisis de Formas y Doctos 3

10 Autorizacion de Doctos 211 Instalacion de Equipo 112 Puesta en marcha del sistema 113 Adaptación de oficinas 414 Recopilación de datos 315 Prueba en paralelo 1

ORDENAMIENTO SEGÚN ACTIVIDADES PRIMARIAS1 Recopilación de datos 3

fase inicial 2 Analisis de datos 2 3 Informe y Prediseño 2 4 Autorización de Diseño 1

5 Cotización de equipo 3compra 6 Compra de Equipo 5equipo 7 Instalacion de Equipo 1

8 Adaptación de oficinas 4oficinas 9 Contratación Personal 4y personal 10 Adiestramiento de personal 5

11 Diseño de Formas 2diseño doc. 12 Analisis de Formas y Doctos 3

13 Autorizacion de Doctos 214 Puesta en marcha del sistema 1

fase final 15 Prueba en paralelo 1

1 Tiempo Total, Ruta Critica 242 Cadenas 33 Actividades Criticas

Cotización de EquipoCompra de EquipoInstalación de Equipo

4 Tiempo de Holgura para cada cadena DiasCadena 1. 24Cadena 2. 23 1Cadena 3. 22 2

Se puede cerrar el cliclo en adiestramiento de personalo oncluirlo dentro de oficinas y personal

I

n d no e s

i 5 t 13 c E a

a q l z 3 1 u a i i c t p i

Recop. de Analisis de Informe y Autorización o o o AdiestramientoDatos Datos Prediseño de Diseño C Adaptación de Oficina Contratación de Personal n del personal

3 2 2 1 D 4 1 4 4 5i s

F s o o e t

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2 2 a o. D 2 2s d t e

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DoctosAnalisis de Formas y

Compra de Equipo

10 7

1 2 3 4 5

6

8

9

11 12

Puesta en marcha Prueba endel Sistema Paralelo

1 112 13 14

2.3 FASE DE INVESTIGACIÓN Debe entenderse que, dentro de una organización, los sistemas no actúan aislados. Ellos resultan de la estructura y el propósito de la organización y, en menor grado, reciben influencia de la personalidad de la dirección y del personal. El analista debe comprender la empresa en su verdadera perspectiva para lo cual se auxilia de las técnicas siguientes: observación, inspección (investigación documental), entrevista y cuestionario. 2.3.1 La observación La observación en términos muy simples es: hacerse presente en donde se realizan los procesos. La capacidad de observar una operación y sacar conclusiones útiles de la misma resulta una habilidad innata difícil de desarrollar en aquellas personas que no la poseen. Pareciera ser como si aquellos que poseen dicha cualidad, estuviesen dotados de un sexto sentido. En realidad, mucho depende del poder de concentración. El analista se forma ideas subconscientes sobre el medio ambiente durante sus visitas a las áreas de operación y pocas inesperadas observaciones adquieren representatividad para la etapa de análisis, pero algunas resultan determinantes.

2.3.2 La inspección El analista debe buscar antecedentes dentro de la historia de la organización. Investigando los principales momentos en la evolución de la empresa, determinando el tipo de decisiones gerenciales que se tomaron, las políticas generales, las relaciones internas y externas. Para una investigación de este tipo, existen numerosas fuentes de información, como son las siguientes:

a) Informes anuales (memoria, estados financieros),

b) Manuales, reglamentos, leyes, etc.,

c) Circulares, catálogos o documentos comerciales,

d) Reseñas de las inversiones,

e) Recortes de publicaciones, y

f) Correspondencia. El conocimiento de estos antecedentes permite a un observador analista determinar la división estructural que realmente existe en cada lugar. Le ayudará a establecer hasta que punto se encuentra ante un sistema planeado y, en qué medida algunas funciones son herencias de estructuras anteriores. Asimismo, determinará la relación de los objetivos de cada función principal con las políticas que se aplican en la situación actual. Como parte de las actividades de recolección de hechos, el analista necesitará detallar la estructura departamental del sector en el que está trabajando. Si existe un organigrama de la empresa, se debe aprender el mismo para poder apreciar la estructura organizativa. En el caso que no lo haya, deberá confeccionar uno él mismo.

2.3.3. La entrevista Es la comunicación verbal entre por lo menos dos personas, una de las cuales es la entrevistadora y la otra la entrevistada. Consiste en comunicarse con la parte humana del sistema para obtener la información necesaria, relativa a las actividades que desarrolle dentro del mismo. La entrevista ayuda a llenar en forma concreta, lagunas de información surgidas en la inspección. Esto es cuando se trata de una entrevista dirigida, puesto que la espontánea se lleva a cabo de una manera informal, conforme a la situación y circunstancias en que se efectúe. La dirigida tiene un objetivo definido y ayuda en el desarrollo de la comprensión del sistema bajo examen. Con los empleados: Con ella se pretende lograr explicaciones verbales del empleado sobre las operaciones en que interviene, cómo, dónde, cuándo y para qué las ejecuta. Esta información es básica, ya que nadie mejor que el empleado conoce los detalles de su trabajo. Las explicaciones pueden recogerse en una hoja de trabajo y al irse llenando ésta, se van recolectando las formas empleadas. También se van haciendo las anotaciones necesarias para completar oportunamente la relación del libreto. Con jefes superiores inmediatos: Sirve para completar los datos que se omitan en las explicaciones de los empleados, para definir discrepancias que puedan surgir de informes contradictorios entre dos o más empleados, para llenar lagunas que aparezcan en la descripción de los procedimientos y para aclarar dudas del investigador.

Pasos para realizar una entrevista:

OBJETIVOS

PREPARAR LA ENTREVISTA

ENTREVISTA

EVALUACIÓN

Peligros de la entrevista: La entrevista puede perder su valor cuando el entrevistador:

- Critica,

- Expresa sus opiniones,

- Sugiere cambios,

- Da consejos y recomendaciones,

- Soluciona problemas personales,

- No da la impresión de confiabilidad,

- Cae en argumentaciones,

- No respeta la personalidad o las costumbres del entrevistado ni su trabajo,

- Hace preguntas embarazosas y/o capciosas.

El entrevistador debe respetar a todos sin importar el puesto de la persona de la organización. Por otra parte deben tenerse en cuenta los aspectos siguientes: Semántica: Las palabras tienen un significado diferente para personas Distintas, Ambientales: Lugar y momento adecuados.

2.3.4 El cuestionario Consiste en la formulación de preguntas por escrito para obtener respuestas también por escrito, sobre determinado tema. Los cuestionarios una vez diseñados y aprobados, se pueden usar para entrevistas personales, por teléfono y por correo. La utilización de cuestionarios en la investigación de sistemas debe manejarse con mucho cuidado, de hecho sólo debe considerarse en casos muy necesarios como los que se comentan adelante. En la mayor parte de los casos no se recomienda por lo siguiente: a) Las personas pueden oponerse a responder cuestionarios largos, tediosos y que le hacen perder el tiempo,

b) Es difícil diseñar cuestionarios que garanticen la obtención, en forma certera, de la información requerida. En tal virtud, muchas de las respuestas recibidas son inadecuadas. Esto da lugar a la aplicación de la técnica de la entrevista.

c) Es relativamente lento.

El uso del cuestionario es recomendable cuando se necesita obtener poca información de gran cantidad de personas o cuando se está haciendo un estudio de todas las actividades de una unidad de la organización.

2.4 FASE DE ANÁLISIS Y DISEÑO Las técnicas de análisis sirven para concentrar la información recopilada en la fase de investigación para facilitar su examen. Una vez analizada la información con las mismas técnicas se procede a diseñar las propuestas de distribución de trabajo, de espacio o procedimientos. A continuación examinaremos cuatro técnicas básicas, las cuales no son excluyentes ni las únicas. 2.4.1 Gráfica de distribución de trabajo Es un cuadro gráfico de doble entrada, multicolumnar, donde se registran actividades genéricas y específicas, los nombres de las personas, el cargo que ocupan y las horas asignadas a cada actividad que sirve para analizar la distribución de cargas de trabajo, determinar tiempos, duplicaciones innecesarias y homogeneidades relevantes.

La utilización de esta técnica se aconseja para unidades, dependencias o grupos de trabajo y requiere efectuar los pasos siguientes: 1. Registro de las tareas individuales, 2. Agrupamiento de las tareas en actividades, 3. Elaboración del cuadro de distribución del trabajo, 4. Análisis del cuadro de distribución del trabajo, y 5. Desarrollo de la distribución del trabajo mejorada

La empresa STAN, S.A. lo contrata como asesor independiente para que le analice y le elabore una grafica de distribución de trabajo de su departamento financiero con base a las actividades para una semana de 40 horas así: EMPLEADOS: Joel Lepe Jefe Juan Conti Contador Pedro Axi Auxiliar I Jorge Dos Auxiliar II Juana Sec Secretaria ACTIVIDADES GENERALES Y ESPECIFICAS (ACTIVIDADES YA ESTAN ORDENADAS) RECEPCION DE DOCUMENTOS RECIBE DOCUMENTOS FUENTE AUXILIAR I 5 HH RECIBE POLIZAS OTROS DEPTOS CONTADOR 12 HH JORNALIZACION Y MAYORIZACION ELABORA POLIZAS AUXILIAR I 16 HH ELABORA POLIZAS JEFE 4 HH JORNALIZA POLIZAS AUXILIAR 2 20 HH MAYORIZA POLIZAS AUXILIAR 2 15 HH OPERAR REGISTROS AUXILIARES OPERA REGISTROS ADICIONALES AUXILIAR 2 20 HH EMITIR INFORMES PREPARA ESTADOS FINANCIEROS AUXILIAR I 16 HH ELABORA ESTADOS FINANCIEROS CONTADOR 16 HH PREPARA INFORMES JEFE 28 HH MECANOGRAFIA INFORMES AUXILIAR I 16 HH AUTORIZA INFORMES CONTADOR 12 HH PRESENTA INFORMES JEFE 10 HH SECIONES DE TRABAJO Y SUPERVISIÓN PLANEA ACTIVIDADES JEFE 12 HH COORDINA TRABAJO JEFE 17 HH REVISA TRABAJO CONTADOR 7 HH ASIGNA TRABAJO CONTADOR 6 HH PLANEA SECIONES SECRETARIA 6 HH NOTIFICA SECIONES SECRETARIA 3 HH ASISTEN A REUNIONES TODOS 5 HH C/U

Se le pide elabore la grafica de distribución de trabajo sobre la base de la información presentada y proporcione un análisis con un mínimo de 5 aspectos de mejora indicando sus implicaciones.

EMPRESA, XYZPROCESO: CONTRATACION DE EMPELADOS PAG. 1DEPARTAMENTO: RECURSOS HUMANOS 01/10/2006

GRAFICA DE DISTIBUCION DE TRABAJOFECHA ELABORACION: ACTUAL / PROPUESTA

JEFE JOSE GIL TH ASISTENTE MARIO DIAZ TH SECRETARIA SONIA PEREZTH AUXILIAR BENJAMIN GALINDOTH MENSAJERO JAIME MORALESTH TIOTAL TH

DIULGACION APRUEBA ANUNCIO 0.5 PREPARA ANUNCIO 1 TRANSCRIBIR ANUNCIO 1 COLOCAR EL ANUNCIO 1Y RECEPCION SELECCIÓN SOLICITUD 1 RECEPCION DE SOLICITUD 1

TOTAL ACTIVIDAD 0.5 2 2 1 5.5

CITAR A EXAMEN 1 NOTIFICA FECHA EXAMEN 2EVALUACION TRANSCRIBE PRUEBA ESCRITA 1 ELABORA PRUEBA ESCRITA 2

APLICACIÓN EXAMEN 3REVISION EXAMENES 1 CALIFICA EXAMENES 3

APRUEBA EXAMENES 0.5 ELABORACION NOTIFICACIONES 1 NOTIFICA DE LA APROBACION 2

TOTAL ACTIVIDAD 0.5 1 3 8 4 16.5

SELECCIÓN Y CONTRATACION REVISA NOTAS 1SELECCIONA PERSONAS 1

CONTRATA 3PRESENTA 0.5

TOTAL ACTIVIDAD 3.5 2 0 5.5

CAPACITACION APRUEBA RESULTADOS 0.5 INDUCCION 2 COPACITACION Y ADIESTRAMIENTO 3

TOTAL ACTIVIDAD 0.5 2 3 5.5

TOTAL TIEMPO 5 7 5 11 5 33

TIEMPO ANALIZADO 8 8 8 8 8 40

DIFERENCIA 3 1 3 -3 3 7

2.4.2 Gráfica o diagrama de recorrido Un diagrama del proceso de recorrido es la representación gráfica del orden de todas las operaciones, traslados, inspecciones, demoras y archivos que tienen lugar en un proceso o procedimiento. Incluyendo el tiempo requerido y la distancia recorrida. Utiliza los cinco símbolos de las “ASME” (American Society of Mechanical Engineers - Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos). Se puede diagramar desde el punto de vista del objeto manipulado o desde el punto de vista del hombre que lo ejecuta. El propósito de la gráfica es analítico, por lo que debe servir de ayuda para descubrir y minimizar deficiencias. Las acciones se clasifican en cinco para las cuales utiliza igual número de símbolos de la “ASME”, siendo los siguientes: Operación, Traslado o Transporte, Inspección, Demora y Archivo o Almacenaje. OPERACIÓN: Se produce cuando se cambia intencionalmente un objeto en cualquiera de sus características físicas o químicas, es montado o desmontado de otro objeto, o se arregla, o prepara para otra operación, traslado, inspección o almacenaje. También se considera operación cuando se da o recibe información, cuando se traza un plan o se realiza un cálculo.

TRASLADO O TRANSPORTE: Cuando un objeto es trasladado de un lugar a otro, excepto cuando el traslado es parte de la operación o bien, es ocasionado por el operario en el punto de trabajo durante una operación o inspección. INSPECCIÓN: Tiene lugar cuando un objeto es examinado para su identificación, se verifica su calidad o su cantidad en cualquiera de sus características. DEMORA O RETRASO: Se da cuando las condiciones, excepto aquellas que intencionalmente cambian las características físicas o químicas del objeto, no permiten una inmediata realización de la acción siguiente. ARCHIVO O ALMACENAJE: Tiene lugar cuando un objeto se mantiene y protege contra un traslado no autorizado. ACTIVIDAD COMBINADA: Cuando se desea indicar actividades realizadas conjuntamente, o por la misma persona en el mismo punto de trabajo, los símbolos empleados para dichas actividades se combinan.

2.4.3 Diagrama de flujo Es la representación simbólica de un procedimiento administrativo, de la producción de un bien o de la prestación de un servicio, señala los pasos fundamentales y hace comprensible las actividades, operaciones, decisiones y ramificaciones de los procedimientos. Los diagramas de flujo proporcionan una descripción detallada de cada uno de los actos que se realizan en una fase determinada del trabajo, hasta que es terminado en un punto. Se observa entonces, tanto la secuencia de los distintos pasos, como el método que se sigue al efectuarlos. Por ello, son una herramienta muy útil para estudios de simplificación de trabajo ya que sintetizan todo el proceso en forma simple y hacen posible un estudio objetivo de los pasos de un procedimiento. Los diagramas de flujo se utilizan en por lo menos dos áreas: a) Programas de computación; la tecnología de las computadoras los ha

adoptado como su principal herramienta de programación. b) Análisis y diseño de sistemas y procedimientos administrativos. Sigue la

secuencia real de las actividades y operaciones desde el inicio hasta el final del procedimiento, registrando el documento inicial, las operaciones a las cuales es sometido, los nuevos documentos creados hasta el cierre final del trámite. En este gráfico se señalan las decisiones, los retornos y hasta quedan implícitos requisitos y normas. Después de graficar el procedimiento mediante esta técnica, se tiene una visión objetiva sobre si el procedimiento es fluido, está parcialmente obstruido y si es funcional para cumplir con los requisitos de rapidez y eficiencia en los trámites.

2.4.4 Gráfica de distribución de oficina También llamado diagrama de distribución de espacio. Este gráfico muestra la distribución en planta para generar el adecuado acondicionamiento de los elementos en un espacio determinado, muestra la ubicación en un momento determinado de espacios, muebles y máquinas y sirve para proponer una ubicación mejorada. El aprovechamiento del espacio es muy importante debido a que las necesidades de espacio se incrementan, los ambientes diseñados para oficinas y plantas de producción se reducen, los costos de construcción y arrendamiento se elevan. Los ambientes ya no son los naturales y hay que crear ambientes artificiales para sugerir comodidad o amplitud relativa. La distribución en planta atiende dos aspectos principales que son: a) El aprovechamiento más productivo posible del espacio, b) El flujo eficiente de las actividades. La técnica de distribución de oficinas es de simulación y permite el uso de modelos gráficos y físicos, pero el requisito es diseñar los modelos a escala rigurosa para que corresponda a la realidad.

En el análisis deben considerarse los siguientes factores: a) Flujo de trabajo, b) Vías de acceso, c) Ascensores, d) Columnas, e) Luz y aire, así como sus fuentes, f) Ruidos y vibraciones, g) Espacio para prestar mantenimiento al equipo, h) Capacidad de soporte de los pisos, i) Riesgos, y j) Factores motivantes o desmotivantes, etc.