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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
CONTABLE DE LA ASOCIACIN DE EMPLEADOS DE TAME
TESIS PREVIA A LA OBTENCIN DEL TTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORA,
CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA
AUTORA: DIANA CAROLINA CALAHORRANO ESCOBAR
DIRECTOR DE TESIS: DR., VICTOR H. PACHECO B.
QUITO, DM, MAYO 2012.
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ii
DEDICATORIA
A Dios, a la Virgen Santsima del Quinche por darme la vida,
salud y sabidura,
por permitirme continuar despus de cada tropiezo.
A mi familia en especial a mi Madre, mi Abuelita y mi Madrina ya
que con su
ayuda tanto econmica como moral me impulsaron para conseguir uno
de mis
grandes objetivos como es la culminacin de mi carrera.
A mi esposo e hijo que son mi ms grande bendicin quienes han
estado
conmigo en todos los momentos brindndome su amor, comprensin y
apoyo.
A mis hermanos para que vean en mi un ejemplo a seguir.
Carolina Calahorrano
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iii
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento a la Facultad de Ciencias Administrativas,
Escuela de
Contabilidad y Auditora, por haberme permitido formar parte de
tan prestigiosa
Institucin, al Dr. Victor H. Pacheco B., Director de Tesis quien
con su apoyo y
colaboracin permiti la culminacin de la presente Tesis; y en
especial a todos
los catedrticos quienes impartieron sus conocimientos durante
toda mi vida
Universitaria.
A la ASOCIACION DE EMPLEADOS DE TAME, por haberme facilitado
toda la
informacin necesaria y el apoyo incondicional para la realizacin
de este
trabajo de investigacin.
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iv
AUTORIZACIN DE LA AUTORA INTELECTUAL
Yo, Diana Carolina Calahorrano Escobar en calidad de autor del
trabajo de
investigacin o tesis realizada sobre PROPUESTA DE
MEJORAMIENTO
DEL SISTEMA CONTABLE DE LA ASOCIACIN DE EMPLEADOS DE
TAME, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL
ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o
de
parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente
acadmicos
o de investigacin.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepcin de
la
presente autorizacin, seguirn vigentes a mi favor, de
conformidad con
lo establecido en los artculos 5, 6, 8; 19 y dems pertinentes de
la Ley de
Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 31 de Agosto 2012
__________________________
FIRMA
C.C. 171968045-4
Email: [email protected]
-
v
Quito, 05 de agosto del 2011
Ingeniero
Sandro Romero Oleas
PRESIDENTE ASOCIACION EMPLEADOS DE TAME
Presente.-
De mi consideracin:
Por medio de la presente, tengo a bien dirigirme a Usted seor
Presidente
con el fin de solicitarle, se me autorice desarrollar el estudio
investigativo de
mi Tema de Tesis para posteriormente ser implementado en la
Entidad a su
cargo.
Actualmente egrese de la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR,
Facultad de Administracin, Escuela de Contabilidad y
Auditora.
El tema a desarrollarse de acuerdo a las necesidades vistas en
la Asociacin
de Empleados de Tame, es Propuesta de Mejoramiento del
Sistema
Contable de la Asociacin de Empleados de Tame.
Por su atencin y en espera de una respuesta positiva, me es
grato
suscribirme.
Atentamente,
Diana Carolina Calahorrano Escobar
C.I 1719680454
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vi
INDICE DE CONTENIDOS
Pg.
Cartula i
Dedicatoria ii
Agradecimiento iii
Certificado de Autora Intelectual iv
Carta de Autorizacin de la Empresa v
ndice de Contenidos vi
Hoja de Resumen Ejecutivo x
Hoja Abstract xi
Introduccin 1
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1. Antecedentes 3
1.2. Base Legal de la Empresa 3
1.3. Domicilio 3
1.4. Fines de la Empresa 3
1.5. Misin 4
1.6. Visin 4
1.7. Valores 5
1.8. De los socios 5
1.8.1 Derechos de los Socios 5
1.8.2 Obligaciones de los Socios 6
1.9. De los organismos de la Asociacin de Empleados de Tame
7
1.9.1. Asamblea General 8
1.9.2 La Directiva 9
1.9.3 El Comisario 11
1.9.4 Comisiones Especiales 12
1.10. De los fondos y bienes sociales 13
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vii
CAPITULO II
DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA ASOCIACIN DE EMPLEADOS DE
TAME
2.1 Anlisis Interno 14
2.1.1. Anlisis Administrativo 14
2.1.2. Anlisis Financiero 14
2.1.3. Anlisis Contable 14
2.2 Matriz FODA 15
2.2.1. Fortalezas 15
2.2.2. Oportunidades 15
2.2.3. Debilidades 15
2.2.4. Amenazas 16
2.2.5. Ponderacin y Matriz 16
2.3 Sistema Contable 20
2.3.1 Definicin 20
2.3.2 Plan General de Cuentas 22
2.3.2.1 Objetivos 23
2.3.2.2 Funciones del Plan de Cuentas 24
2.3.2.3 Niveles del Plan de Cuentas 25
2.3.2.4 Sistemas de Codificacin 25
2.4 Proceso o Ciclo Contable 26
2.4.1 Conceptualizacin 27
2.4.1.1 Fase de Sistematizacin 27
2.4.1.2 Procedimientos del Sistema Contable 29
2.4.2 Estructura de un ciclo contable 31
2.4.3 Maco Legal y Tcnico del Ciclo Contable 32
2.4.4 Tipos de Comprobante de Venta 32
2.4.5 Caractersticas de un Efectivo Sistema de Informacin
Contable. 33
2.4.5.1 Control Interno 34
2.4.5.1.1 Ambiente Interno 35
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viii
2.4.5.1.2 Establecimiento de Objetivos 36
2.4.5.1.3 Identificacin de Riesgos 36
2.4.5.1.4 Evaluacin de Riesgos 37
2.4.5.1.5 Respuesta al Riesgos 37
2.4.5.1.6 Actividades de Control 38
2.4.5.1.7 Informacin y Comunicacin 38
2.4.5.1.8 Supervisin y Monitoreo 39
2.4.5.2 Compatibilidad 39
2.4.5.2.1 Sistema Contable y Administrativo Asoc. Empleados Tame
39
2.5 Estados Financieros Bsicos 48
2.5.1 Definicin 48
2.5.2 Limitacin de los Balances 49
2.5.3 Caractersticas cualitativas de los Estados Financieros
49
2.5.4 Usuarios de los Estados Financieros 50
2.5.5 Reglas para la presentacin de los Estados Financieros
50
2.5.5.1 Aplicabilidad de las NIIF`S en la Contabilidad de la AET
51
2.5.6 Clases de estados financieros 55
CAPITULO III
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE DE LA
ASOCIACION DE EMPLEADOS DE TAME
3.1 Aplicacin y uso del Sistema Contable 60
3.1.1 Sistematizacin 60
3.1.1.1 Fase de Sistematizacin 60
3.1.1.2 Elegir el Procedimiento del Procesamiento 66
3.1.1.3 Elementos para elegir el Procedimiento del Proceso
67
3.2 Plan de Cuentas 67
3.2.1 Codificacin del Plan de Cuentas propuesto 67
3.2.2 Instructivo del Plan de Cuentas 71
3.3 Documentos Fuente 86
3.3.1 Factura 86
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ix
3.3.2 Cheque 87
3.3.3 Recibo de Caja 87
3.3.4 Comprobante de Retencin 88
3.3.5 Comprobantes de Ingreso 89
3.3.6 Comprobantes de Egreso 90
3.3.7 Comprobante de Diario 91
3.4 Registro de operaciones 92
3.4.1 Libro Diario 92
3.4.2 Libro Mayor 93
3.4.3 Libros auxiliares 94
3.4.4 Ajustes 96
3.4.5 Estados Financieros 97
3.4.5.1 Formatos 97
3.4.5.1.1 Estado de Situacin Financiera 97
3.4.5.1.2 Estado de Resultados o de Prdidas y Ganancias 99
3.4.5.1.3 Estado de Evolucin o Cambios en el Patrimonio 100
3.4.5.1.4 Estado de Flujo del Efectivo 101
3.5 Aplicacin prctica de la propuesta 102
3.5.1. Propuesta de mejoramiento 102
3.5.1.1. Descripcin de los procesos contables que se proponen
102
3.5.1.2. Formularios que se proponen 104
3.5.1.3 Reportes que se proponen 106
3.2.1.4 Registro Contable 108
3.5.1.5 Interconexin Modular 109
3.5.1.6 Caso prctico 110
CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1. Conclusiones 169
4.2. Recomendaciones 170
Bibliografa 172
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x
RESUMEN EJECUTIVO
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE DE LA
ASOCIACIN DE EMPLEADOS DE TAME
ACCOUNTING SYSTEM IMPROVING PROPOSAL OF THE TAME
EMPLOYEES ASSOCIATION
La Propuesta de Mejoramiento del Sistema Contable de la
Asociacin de
Empleados de Tame; tiene como objetivo mejorar el sistema
contable para
realizar de forma correcta las operaciones, y los resultados que
se obtengan
sean reales y oportunos para la toma de decisiones.
Identificando la situacin actual de la Asociacin en el rea de
contabilidad se
formula un sistema contable de acuerdo a las necesidades
encontradas el
mismo que consta de un adecuado catlogo de cuentas con su
respectivo
instructivo, libro diario, libro mayor, balance de comprobacin y
la forma
correcta de la presentacin de los Estados Financieros.
El uso adecuado de la Contabilidad en la empresa permitir
mantener una
informacin econmica, ordenada, oportuna, confiable y
actualizada, que facilite
obtener resultados reales que se reflejen en los Estados
Financieros; para que
luego del anlisis respectivo de los directivos de la Asociacin
de Empleados de
Tame puedan determinar con firmeza y seguridad las acciones
correctivas que
se deban realizar.
PALABRAS CLAVES: 1) SISTEMA CONTABLE, 2) PROCESO CONTABLE,
3)
INTERCONEXION MODULAR, 4) CARTERA DE SOCIOS, 5) CONTROL
INTERNO, 6) NIFF`S.
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xi
EXECUTIVE ABSTRACT
The Accounting system improving proposal of the Tame Employees
Association,
has a an objective to improve the accounting system in order to
carry out in a
best way the operations so that the gotten results can be real
and opportune to
make decisions.
Identifying the current situation of the Association in the
accounting area a
countable system is formulated according to the opposing
necessities the same
one that consists of an appropriate catalog of bills with their
respective one
instructive, journal, ledger, trial balance sheet, and the right
way of the financial
statements presentation have been proposal.
The appropriate use of the accounting in the company will allow
to maintain an
economic, ordinate, opportune, reliable, and modernized
information that
facilitates to obtain real results that they are reflect in the
financial statements;
so that after the respective analysis the executives of Tame
Employees
Association can determine with stability and security the
corrective actions that
should be carried out.
KEYWORDS: 1) ACCOUNTING SYSTEM, 2) ACCOUNTING PROCESS, 3)
INTERCONNECTION MODULAR, 4) PORTFOLIO PARTNERS, 5) INTERNAL
CONTROL, 6) IFRS `S.
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1
INTRODUCCION
La tesis est integrada de los siguientes captulos:
CAPITULO I
La Asociacin de Empleados de Tame Lnea Area del Ecuador es una
entidad
de carcter privado y sin fines de lucro domiciliada en el
Distrito Metropolitano
de Quito, su finalidad es la de fomentar y fortalecer la unin y
el compaerismo
de los asociados, tambin de velar que se cumpla con derechos y
deberes
adquiridos bajo las normas constitucionales, estatutarias y
reglamentarias.
CAPITULO II
La contabilidad es una herramienta fundamental en una empresa ya
que debido
a las transacciones comerciales con un registro cronolgico y de
una manera
ordenada siguiendo los principios contables y basndose en las
normativas
contables.
He puesto nfasis en el sistema contable actual viendo varias
falencias que
este tiene al realizar un anlisis actualizado del manejo de las
cuentas
aplicando las NIIF`S para PYMES y as tener un mejor control
contable,
tecnificando varios procesos que antes eran una prdida de
tiempo, y la falta de
integracin entre los mdulos que no son confiables y no reflejan
una
informacin real.
CAPITULO III
Como es de conocimiento pblico la tecnologa cambia
constantemente, y para
las empresas llmeselas a estas grandes y pequeas, el implemento
de
sistemas administrativos- contables es fundamental al momento de
la toma de
decisiones, ya que con la informacin que se encuentra en los
Estados
Financieros son un punto de apoyo para las mejoras de la
empresa.
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2
El manejo de un sistema contable que sea dinmico y que acorte
los tiempos de
trabajo es una herramienta que tiene vital importancia en la
parte financiera,
debido a que se mantiene al tanto de su liquidez.
El implemento del sistema contable, mejoramiento de este ayudar
a que La
Asociacin de Empleados de Tame Lnea Area del Ecuador que
maneja
mucha informacin, necesita reportes mensuales que nos den la
situacin real
financiera de esta entidad.
Los conocimientos impartidos en las aulas de clases se vern
reflejados en el
presente proyecto y dar la pauta para encontrar falencias que
tienen varios
sistemas contables, para aportar con nuevas ideas tecnolgicas
y
administrativas para as aliviar la problemtica contable en lo
que tiene que ver
con los sistemas.
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3
CAPITULO I
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 Antecedentes
La Asociacin de Empleados de Tame Lnea Area del Ecuador
(A.E.T.), es
una corporacin de derecho privado, sin fines de lucro, con
personera jurdica,
ajena a asuntos de carcter poltico religioso, de aquellas
reguladas por las
disposiciones contenidas en el Ttulo XXIX del Libro Primero del
Cdigo Civil.
1.2. Base Legal de la Empresa
La Asociacin de Empleados de Tame Lnea Area del Ecuador
(A.E.T.)
creada mediante Acuerdo del Ministerio de Bienestar Social No.
0284 en
Febrero de 1993, publicado en el Registro Oficial No. 119 de
igual de fecha.
1.3. Domicilio
El domicilio principal de la A.E.T. es en Quito, Distrito
Metropolitano, sin
embargo por la ubicacin de sus socios, puede tener socios
representantes en
las ciudades en donde TAME tenga una Unidad de Negocios. El
tiempo de
duracin ser indefinido, salvo que existan las causas y se
cumplan los
procedimientos del Estatuto para su disolucin.
1.4. Fines de la Empresa
Son fines de la Asociacin de Empleados de Tame Lnea Area del
Ecuador:
a) Fomentar y fortalecer, con todos los medios lcitos a su
alcance, la
unidad, fraternidad, compaerismo y solidaridad entre sus
socios,
precautelando sus intereses y aspiraciones;
b) Velar por el estricto cumplimiento de los derechos adquiridos
por
sus socios, con sujecin a las disposiciones
constitucionales,
legales, estatutarias y reglamentarias aplicables;
-
4
c) Propender al mejoramiento profesional, tcnico cultural,
social y
deportivo de sus socios, en base a sus conocimientos,
capacidad,
experiencia y mritos;
d) Impulsar el bienestar familiar y recreacional de sus socios y
sus
dependientes mediante la organizacin de actos culturales,
sociales, artsticos y deportivos;
e) Mantener las mejores relaciones con organizaciones
afines,
nacionales y extranjeras;
f) Propender al establecimiento y mejoramiento de los
beneficios
sociales existentes tendientes a la consecucin de otros
vigentes
en el sector pblico;
g) Ser el puente entre los empleados y la empresa en la ejecucin
de
actividades sociales, deportivas y culturales de TAME.
h) Contribuir con las autoridades de la Empresa, en los
esfuerzos
para que la Institucin cumpla con mayor eficiencia, eficacia
y
economa las actividades aerocomerciales diseadas desde su
creacin.
1.5. Misin
La Asociacin de empleados TAME, es una organizacin sin fines de
lucro, de
derecho privado, y de beneficio comn, que busca fomentar el
desarrollo
integral, y la solidaridad de los asociados, mediante la difusin
de programas y
servicios, destinados al mejoramiento de su calidad de vida y la
de sus familias
para cubrir sus necesidades.
1.6. Visin
Constituirse en una asociacin solidarista lder en el sector
mediante un
equilibrio entre los beneficios sociales y econmicos,
promoviendo servicios que
satisfagan sus necesidades, optimizando nuestros recursos y
talentos para as
-
5
fortalecer la gestin de defensa laboral, con una imagen e
identidad
reconocidas.
1.7. Valores
Son valores de la Asociacin de Empleados de Tame son:
Solidaridad,
Igualdad, Transparencia y Lealtad.
1.8. De los socios
Adems de los socios de la Asociacin de Empleados de TAME, Lnea
Area
del Ecuador que suscribieron el acta de constitucin a la fecha
de fundacin de
la misma, son socios de la Entidad (A.E.T.) todos los
funcionarios y empleados
con nombramiento o con contrato laboral a partir de la fecha de
ingreso, de
acuerdo a la resolucin de la Asamblea General.
Se podr nombrar socios honorarios, a los miembros del Directorio
que
merezcan esta distincin, por el apoyo incondicional a los fines
de la Entidad,
previa resolucin unnime de la Asamblea General.
1.8.1 Derechos de los Socios
Son derechos de los socios:
a) Exigir de la Asamblea General y de la Directiva el
cumplimiento de
las disposiciones contenidas en el presente Estatuto y de
los
Reglamentos que se expidan para su pleno cumplimiento;
b) Solicitar a la Directiva la convocatoria a Asambleas
Ordinarias y
Extraordinarias. Tal solicitud deber estar respaldada de por
lo
menos el 10% de sus socios;
c) Gozar de los beneficios sociales y ms servicios que presta
la
Asociacin y hacer uso de las prerrogativas contempladas en
el
presente Estatuto;
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6
d) Ejercer el derecho al sufragio y ser elegido, para las
dignidades
determinadas estatutariamente cumpliendo los requisitos
establecidos;
e) Informar al Comisario, de hechos que vayan en contra de
los
intereses colectivos de la entidad, presentando los documentos
de
respaldo.
f) Tener voz y voto en las asambleas generales en calidad de
delegado y solo voz informativa en otro organismo, cuando
fuere
miembro de l o fuere llamado o solicitare ser recibido en
comisin
general.
g) Tramitar por escrito con el respaldo de por lo menos el 10%
de
socios, solicitudes de temas a ser conocidos y discutidos en
las
Asambleas Generales Extraordinarias;
h) Requerir por escrito y con el respaldo de por lo menos el 10%
de
socios al Comisario, la informacin que considere pertinente
en
relacin con la Administracin de la Asociacin;
i) Formular, por escrito, sugerencias o crticas constructivas a
la
Directiva en relacin a las actividades y fines de la
Asociacin;
1.8.2 Obligaciones de los Socios
Son obligaciones de los socios:
a) Cumplir con las disposiciones contenidas en el presente
Estatuto,
sus reglamentos y las resoluciones de la Asamblea General y
de
la Directiva;
b) Contribuir con el 2% del sueldo unificado general mensual
como
cuotas ordinarias para el sostenimiento de la Asociacin;
US$.0,50
para ayudas de calamidad domstica de acuerdo al Reglamento
especfico y aprobar las extraordinarias resueltas en
Asamblea
General a pedido de la Directiva;
c) Asistir cumplidamente a las reuniones de la Asamblea
General;
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7
d) Contribuir a la unidad y al trabajo participativo de la
Asociacin,
prestando toda la colaboracin que le sea solicitada;
e) Desempear los cargos y cumplir las comisiones que le
asignaren
con eficiencia, dignidad, desinters y oportunidad.
f) Presentar documentadamente a los organismos directivos y
de
control, segn el caso, de cualquier asunto que pudiera
resultar
perjudicial a la Asociacin y abstenerse de participar en actos
que,
de alguna manera perjudiquen sus conquistas e intereses;
g) Cumplir la obligacin de sufragar en las elecciones
convocadas
por la Asociacin;
h) Nombrar anualmente en Asamblea General a su delegado al
Directorio de TAME y el respectivo suplente, por el perodo de
un
ao; o reelegirlo por un periodo ms.
i) Cumplir las comisiones encargadas por la Asamblea General y
la
Directiva;
j) No utilizar el nombre de la Asociacin en actos pblicos y
privados
para los que no est autorizado;
k) Revocar, con el 51% de firmas de respaldo de todos los socios
o
con la mayora simple de una Asamblea General, a la Directiva o
a
uno o ms de sus directivos, cuando por informes del Comisario
o
de auditoras externas se evidencien irregularidades;
l) Mantener la solidaridad y el compaerismo entre los asociados
y
defender sus intereses;
1.9. De los organismos de la Asociacin de Empleados de Tame
La (A.E.T.) contar, para su funcionamiento, con los siguientes
organismos:
a) Asamblea General;
b) La Directiva;
c) El Comisario; y,
d) Las Comisiones Especiales
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8
1.9.1. Asamblea General
La Asamblea General es la mxima autoridad de la Asociacin y
sus
resoluciones sern obligatorias para todos los socios.
La Asamblea General se reunir ordinariamente dentro de los tres
primeros
meses de cada ao a fin de conocer sobre las actividades sociales
y
econmicas realizadas por la Directiva y por el Representante de
los
Empleados al Directorio de la Empresa. En esta asamblea tambin
se conocer
y aprobar el plan de actividades del prximo ao. Dichos informes
sern
presentados antes del dictamen de la Auditoria a los Estados
Financieros
emitido por una firma privada contratada para el efecto.
La Asamblea Extraordinaria se reunir cuando sea convocada por el
Presidente
de la Directiva, por el Comisario o a pedido del 10% de sus
socios, a fin de
tratar exclusivamente los asuntos constantes en la convocatoria,
sin que
consten puntos varios, cualquier tema tratado fuera de la
convocatoria ser
anulada.
La Convocatoria a Asamblea General se realizar por escrito, con
por lo menos
8 das de anticipacin y contendr la indicacin del lugar, da, hora
y los
asuntos a tratarse. La Extraordinaria ser convocada de manera
emergente
hasta con 72 horas de anticipacin, previo visto bueno de las
autoridades de la
Empresa.
La Asamblea General se instalar con la concurrencia de todos los
socios libres
de la plaza de Quito, un delegado por cada 20 personas del
Aeropuerto de
Quito que estn de turno operativo y de Guayaquil y un delegado
por cada una
de las Unidades de Negocios. De no alcanzarse el qurum
estatutario, la
Asamblea se reunir 15 minutos despus de la hora citada con el
nmero de
socios presentes. Este particular deber constar en la
convocatoria.
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9
Las decisiones de la Asamblea General sern tomadas por mayora
simple de
votos, es decir de la mitad ms uno de los asistentes, con
excepcin de los
casos especiales contemplados en el Estatuto. Una resolucin
puede ser
reconsiderada en la prxima Asamblea General con el voto de por
lo menos los
dos tercios de socios asistentes. Todas las resoluciones de la
Asamblea
General tendrn validez y son obligatorias para todos los
socios.
Los socios de turno de Quito, Guayaquil y de las Unidades de
Negocios podrn
delegar su voto a sus representantes, para lo cual debern traer
la delegacin
firmada por todos los socios a los que representa.
Asistirn obligatoriamente a la Asamblea General la Directiva en
pleno, el
Asesor Jurdico actuar como Secretario el titular de la
Directiva. En caso de
falta del secretario titular, se designar un Secretario ad-hoc
de entre los
asistentes del rea administrativa.
1.9.2 La Directiva
El Organismo Ejecutivo que rige los destinos de la Asociacin de
Empleados de
Tame Lnea Area del Ecuador (A.E.T.) es la Directiva constituido
por un
Presidente, un Vicepresidente, un Tesorero, y tres Vocales
Principales con sus
respectivos Suplentes, elegidos de acuerdo al Reglamento de
Elecciones.
El ser parte de la Directiva de la Asociacin de Empleados es un
honor y una
distincin, por tanto estas actividades son honorficas, sin
embargo, se
establece un reconocimiento econmico de acuerdo al reglamento
interno,
aparte de aquellos originados en los viticos y gastos de viaje
nacidos en el
cumplimiento de comisiones dispuestas por la Asamblea General o
la Directiva,
de acuerdo al Reglamento Interno.
Los socios de la Directiva sern elegidos mediante votacin
universal, directa y
secreta de los socios. Duran en el ejercicio de sus funciones
dos aos
pudiendo ser reelegidos hasta por un perodo similar, siempre que
su gestin
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10
sea positiva y luego de una auditora financiera. El Reglamento
de Elecciones
determinar el proceso a seguirse para la renovacin de la
Directiva.
En caso de ausencia del Presidente, por las causas previstas en
el Estatuto, le
subrogar el Vicepresidente, a falta de ste el Primer Vocal
Principal y as
sucesivamente, incorporndose a la Directiva el o los Vocales
Suplentes, segn
sea el caso en orden de eleccin.
De tratarse de la ausencia del Tesorero, Secretario y Comisario,
los
subrogarn los socios designados por la Directiva en forma
provisional de una
terna para cada cargo, hasta cuando la prxima Asamblea General
los ratifique
o cambie.
La Directiva se reunir ordinariamente el tercer jueves de cada
mes y
extraordinariamente cuando lo convoque el Presidente o por
peticin de al
menos tres miembros de la Directiva.
La convocatoria se la realizar a travs de la Secretara con
cuarenta y ocho
(48) horas de anticipacin y el orden del da, debidamente
documentado. En
los casos urgentes la convocatoria no observar plazo alguno.
El qurum para las sesiones de la Directiva lo conformarn cinco
(05) de sus
miembros. Las resoluciones sern tomadas por simple mayora. En
caso de
empate, el voto del Presidente ser dirimente.
El voto de los socios de la Directiva es indelegable y ser
afirmativo o negativo,
por tanto, ningn miembro de la Directiva podr abstenerse de
consignar su
voto. Todos los socios de la Directiva participarn en las
deliberaciones con voz
y voto.
El Sndico que necesariamente ser un Abogado, ser nombrado por
la
Directiva de una terna que presente el Presidente a la misma, de
entre
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11
compaeros de la Empresa, quien por sus funciones no tendr
derecho a voto
pero s voz informativa.
En todos los actos, contratos y dems asuntos de orden econmico
debern
intervenir el presidente como representante Legal, el Tesorero
como
responsable de los fondos y la participacin del sndico de la
Asociacin, con
responsabilidad solidaria ante la Entidad, la Asamblea General y
terceros.
1.9.3 El Comisario
Ser elegido por la Asamblea General de una terna de socios
con
conocimientos de auditora y contabilidad, de probada
honorabilidad y son sus
funciones y atribuciones:
a) Vigilar y verificar internamente el movimiento administrativo
y
financiero de la Asociacin para lo cual no habr restriccin
de
ninguna naturaleza;
b) Asistir, a pedido del Presidente de la Directiva, a las
sesiones de la
Directiva o de las Comisiones internas, con voz informativa;
c) Solicitar al Presidente, cuando lo considere pertinente, la
entrega
de un Balance de Comprobacin para cerciorarse de la
confiabilidad de los saldos del Libro Mayor;
d) Examinar trimestralmente la contabilidad de la Asociacin;
e) Emitir el informe a la Asamblea General sobre la situacin
administrativa, econmica y financiera de la Asociacin y
presentar conclusiones y recomendaciones o medidas
correctivas;
f) Requerir de la Presidencia, Tesorera, Contabilidad y
Secretara
de la Asociacin los informes y documentos que requiera para
su
anlisis;
g) Convocar a Asamblea General Extraordinaria cuando:
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12
1. El Presidente de la Asociacin no convoque a Asamblea
General Ordinaria dentro de los plazos previstos en el
presente
Estatuto y sus reglamentos de aplicacin;
2. Se evidencie documentada y responsablemente serios
indicios
de irregularidades en el manejo de la Asociacin;
3. El Presidente no convoque a Asamblea General
Extraordinaria,
sin embargo del pedido de por lo menos el 10% de socios;
4. Exista dictamen desfavorable de la auditora externa a los
estados financieros anuales.
1.9.4 Comisiones Especiales
La Asociacin para su funcionamiento, podr contar con comisiones
internas de
Deportes y Recreacin, Cultural y Artstica y de Relaciones
Pblicas nombradas
por la Directiva con un coordinador y al menos tres socios
designados por la
Directiva a propuesta del Presidente de la Asociacin
Las comisiones Especiales sern nombradas por la Asamblea General
para
asuntos especficos.
Los Coordinadores de las Comisiones internas sern miembros de la
Directiva
y participarn con voz y voto a las sesiones a las que sean
convocados.
Los Coordinadores de las Comisiones internas a ms de dirigir las
actividades
asignadas, presentarn a la Directiva informes respectivos de sus
actividades.
Son funciones del representante de los empleados, trabajadores y
tripulantes
de la empresa ante el Directorio los siguientes
a) Asistir a todas las reuniones convocadas por el Directorio de
la
Empresa e informar mensualmente, por escrito, a la Directiva de
la
Asociacin sobre los asuntos de inters de los asociados.
-
13
b) Exponer en las reuniones del Directorio los puntos de vista
de
inters colectivo de los socios.
1.10. De los fondos y bienes sociales
Son fondos de la Asociacin de Empleados (A.E.T.):
a) La asignacin constante en el presupuesto anual de Tame
Lnea
Area del Ecuador, debidamente aprobado por el Directorio,
para
programas de bienestar y desarrollo social y familiar de los
empleados, que se manejar en cuenta corriente aparte.
b) Las cuotas sociales ordinarias determinadas en el artculo 10
del
presente estatuto.
c) Las cuotas extraordinarias para asuntos especficos resueltos
por
la Asamblea General.
d) El valor proveniente de las multas por sanciones impuestas a
los
socios por la Directiva de la Asociacin de acuerdo al Art. 55
de
este Estatuto y que se destinarn a la mejora del regalo
navideo.
e) Las utilidades que produzcan las actividades comerciales,
bancarias y financieras, as como las deportivas, culturales
y
sociales;
f) Las rentas que produzcan los bienes de la Asociacin;
g) Los valores recaudados por la venta de los bienes
improductivos
de la Asociacin; y las herencias, legados y donaciones que
se
hicieren en su favor;
Son bienes de la Asociacin:
a) Los adquiridos o construidos por la Asociacin a cualquier
ttulo o
condicin;
b) Los muebles e inmuebles que le fueren donados o legados;
c) Los bienes que le fueren entregados en Comodato.
-
14
CAPITULO II
2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA ASOCIACIN DE EMPLEADOS DE
TAME
2.1 Anlisis Interno
El anlisis de la Asociacin de Empleados de Tame, se lleva a cabo
para
complementar la investigacin de la siguiente manera:
2.1.1. Anlisis Administrativo
Est dirigida por el representante legal y presidente de la
misma; seguido de l
se encuentran el vicepresidente, quien subrogar al Presidente de
forma
temporal o definitiva en caso de no encontrarse; luego se
encuentra el tesorero,
quien se encarga del correcto manejo de los recursos econmicos y
financieros
de la Asociacin; y por ltimo estn tres vocales principales y sus
alternos que
son los encargados de coordinar las actividades de las
comisiones que le
fueren encomendadas por la Directiva.
2.1.2. Anlisis Financiero
La Asociacin de Empleados de Tame, tiene como fondos el aporte
mensual de
cada uno de sus socios que corresponde al 2% del Salario Bsico
Unificado y
0,50 centavos para ser invertidos en el fondo de ayuda de
calamidad
domstica; tambin se sustenta de las comisiones de los
proveedores por venta
de productos y servicios.
2.1.3. Anlisis Contable
La Asociacin de Empleados de Tame, mantiene sus registros
contables a
travs de un sistema contable llamado S.O.D.A.I, perteneciente a
un proveedor
quien diseo especficamente para la Entidad.
-
15
Este sistema mantiene varios problemas: uno especifico, es la
falta de enlaces
entre los mdulos de contabilidad y cartera de socios; tiene
varios mdulos que
no son aprovechados de la mejor manera ocasionando prdida de
tiempo,
debido a que los anexos, los documentos fuente y la conciliacin
bancaria
deben elaborarse manualmente; al enviar a cobrar a los socios el
valor por
servicios de proveedores se duplica, cuando se enva de un mismo
proveedor
ms de un consumo; ausencia de manual de fondos de caja chica y
manuales
de procesos y de funciones.
2.2 Matriz FODA
2.2.1. Fortalezas
Empleados que ingresan a Tame, automticamente son socios de
la
Asociacin de Empleados.
Ingreso Fijo por aporte mensual de socios
Comisin por descuentos a los socios a travs de roles de
pago.
2.2.2. Oportunidades
Cursos de capacitacin dictados por Tame.
Tame auspicie construccin de sede.
Financiamiento de TAME, para decisiones de la AET.
2.2.3. Debilidades
Sistema contable informtico inadecuado para la Asociacin de
Tame.
Escasos recursos financieros para cumplir actividades..
No existe por escrito polticas de Gestin y Administracin.
Deficiente comunicacin Inter-Institucional.
Demora en asignacin de descuentos.
No se planifica capacitacin del personal
-
16
Sistema telefnico obsoleto
No cuenta con tecnologa especializada para utilizacin de
socios
2.2.4. Amenazas
Salida de empleados sin alcance a liquidacin para cancelar
deudas
contradas con la AET.
Socios dejan de pertenecer a la Asociacin de Empleados de
Tame.
El continuo cambio de directivas no permite la continuidad de
los
proyectos.
2.2.5. Ponderacin y Matriz:
-
17
MATRIZ EFI FACTORES DETERMINANTES
VALORES DE CALIFICACIN
FORTALEZAS PESO CALIFICACIN PESO
PONDERADO
1 Empleados que ingresan a Tame, automticamente son socios de la
Asociacin de Empleados.
0,15 3 0,45
1 = Debilidad mayor
2 Ingreso Fijo por aporte mensual de socios 0,15 4 0,60
2 = Debilidad menor
3 Comisin por descuentos a los socios a travs de roles de pago
0,20 4 0,80
3 = Fortaleza menor
4 = Fortaleza mayor
DEBILIDADES
1 Sistema contable informtico inadecuado para la Asociacin de
Tame
0,10 1 0,10
2 Escasos recursos financieros para cumplir actividades 0,05 2
0,10
3 No existe por escrito polticas de Gestin y Administracin 0,03
2 0,06
4 Deficiente comunicacin Inter-Institucional 0,04 1 0,04
5 Demora en asignacin de descuentos 0,05 1 0,05
6 No se planifica capacitacin del personal 0,06 2 0,12
7 Sistema telefnico obsoleto 0,08 1 0,08
8 No cuenta con tecnologa especializada para utilizacin de
socios
0,09 1 0,09
1,00 2,49
INTERPRETACION: En base al resultado de 2.49 La Asociacin
Empleados Tame tiene ms debilidades que
fortalezas, por lo que se sugiere hacer lo posible por
solucionar las debilidades puesto que no ayudan a la
consecucin de los objetivos propuestos por la entidad.
-
18
MATRIZ EFE FACTORES DETERMINANTES
VALORES DE CALIFICACIN
OPORTUNIDADES PESO CALIFICACIN PESO
PONDERADO
1 Cursos de capacitacin dictados por Tame 0,10 3 0,30
1 =Amenaza mayor 2 Tame auspicie construccin de sede 0,25 4
1,00
2 = Amenaza menor 3 Financiamiento de TAME, para decisiones de
la AET 0,15 4 0,60
3 = Oportunidad menor
4 = Oportunidad mayor
AMENAZAS
1 Salida de empleados sin alcance a liquidacin para cancelar
deudas contradas con la AET
0,25 1 0,25
2 Socios dejan de pertenecer a la Asociacin de Empleados de
Tame
0,15 1 0,15
3 El continuo cambio de directivas no permite la continuidad de
los proyectos
0,10 2 0,20
1,00 2,50
INTERPRETACION: Como anlisis del resultado se obtuvo 2.5 lo cual
se interpreta que la Asociacin Empleados
de Tame tiene igual oportunidades que amenazas, de manera que al
mismo tiempo que tiene planes estratgicos, el
incremento seria de nuevos proyectos similares. Debindose tomar
medidas precautelaras que ayuden a que las
oportunidades sean provechosas.
-
19
MATRIZ DE ESTRATEGIAS
MATRIZ ESTRATEGIAS
FO
1 Inversin de Fondos en busca de beneficios sociales
2 Asesoramiento de Tame para la realizacin de proyectos
contables administrativos
DO
1 Apoyo profesional del personal de Tame para mejoramiento del
sistema informativo.
2 Manejo adecuado de los recursos econmicos para optimizar la
tecnologa utilizada
FA
1 Cambio en los reglamentos y estatutos en donde se enfatiza la
continuidad de socios y directivos.
DA
1 Difusin de beneficios a los socios para un mejor ingreso de
recursos en cobro de comisiones por servicio de proveedores
2 Constante capacitacin contable - administrativo.
-
20
2.3 Sistema Contable
El sistema contable comprende los protocolos y toda la
documentacin
especificada en la descripcin de las etapas de construccin del
sistema.
2.3.1 Definicin
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la
cual se
recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus
operaciones,
valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y
que
presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar
decisiones financieras.
El Sistema Contable suministra informacin cuantitativa y
cualitativa con tres
grandes propsitos:
1. Informacin interna para la gerencia que se utilizar en la
planeacin y
control de las operaciones que se llevan a cabo.
2. Informacin interna a los gerentes, para uso en la planeacin
de la
estrategia, toma de decisiones y formulacin de polticas
generales y
planes de largo alcance.
3. Informacin externa para los accionistas, el gobierno y
terceras
personas.
El sistema contiene la clasificacin de las cuentas y de los
libros de
contabilidad, formas, procedimientos y controles, que sirven
para contabilizar y
controlar el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y los
resultados de
transacciones. 1
________________________________
1 BRAVO Mercedes, Contabilidad General, Novena edicin, Editora
Nuevodia, Quito Ecuador,
2009, Pg. 16.
-
21
El sistema de informacin contable es la combinacin del personal,
los
registros y los procedimientos que se usan en un negocio para
cumplir con las
necesidades de informacin financiera .
La captura y revisin de la informacin financiera, permite que el
personal
dedicado a esta funcin, pueda desplazarse al mbito de las
funciones de
anlisis de la informacin.
El sistema permite la simplificacin administrativa de la gestin
contable a
travs de la implantacin de un desarrollo slido, a partir de una
metodologa
formal que considera las necesidades y que puede crecer
modularmente.
Un sistema de informacin contable comprende los mtodos,
procedimientos y
recursos utilizados por una entidad para llevar un control de
las actividades
financieras y resumirlas en forma til para la toma de
decisiones.
Un sistema de contabilidad no es ms que normas, pautas,
procedimientos etc.,
que sirven para controlar las operaciones y suministrar
informacin financiera
de una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y
cuantificacin de
las informaciones administrativas y financieras que se nos
provea.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es
preciso que su
estructura y configuracin cumpla con los objetivos trazados.
Esta red de
procedimientos debe estar ntimamente ligada de tal manera que el
esquema
general de la empresa haga posible realizar cualquier actividad
importante de la
misma.
-
22
2.3.2 Plan General de Cuentas
Denominado tambin Catlogo de Cuentas es la numeracin de
cuentas
ordenado sistemticamente, aplicable a un negocio concreto, que
proporciona
el cdigo y el nombre de cada una de las cuentas. 2
Contiene todas las cuentas que se estima sern necesarias al
momento de
instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente
flexibilidad para
ir incorporando las cuentas que en el futuro debern agregarse al
sistema. 3
Es el nombre genrico que se asigna a un grupo homogneo de
bienes,
servicios o valores que se registran en contabilidad. 4
El Plan de cuentas constituye un listado lgico y ordenado de las
cuentas de
Mayor General y de las subcuentas aplicables a una entidad
especfica con su
denominacin y cdigo correspondiente. 5
El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite
presentar a la
gerencia estados financieros de trascendente importancia para la
toma de
decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se disea y
elabora atendiendo
los principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A)
y las normas
de contabilidad. 6
________________________________
2 BRAVO Mercedes, Contabilidad General, Novena edicin, Editora
Nuevodia, Quito Ecuador,
2009, Pg. 23.
3 SARMIENTO Rubn, Contabilidad General, dcima edicin, Editorial
Voluntad Quito-Ecuador
2005. 4 VASCONEZ Jos, Contabilidad para el siglo XXI, edicin
2001, Quito-Ecuador 2001. Pg. 33.
5 ZAPATA Pedro, Contabilidad General. Pg. 23
6 ZAPATA Snchez, Pedro. Contabilidad de Costos Herramienta para
la toma de decisiones.
-
23
Es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar
los hechos
contables. Se trata de una ordenacin sistemtica de todas las
cuentas que
forman parte de un sistema contable.
Para facilitar el reconocimiento de cada una de las cuentas, el
plan de cuentas
suele ser codificado. Este proceso implica la asignacin de un
smbolo, que
puede ser un nmero, una letra o una combinacin de ambos, a cada
cuenta.
El sistema mnemotcnico ms usual para codificar un plan de
cuentas es el
numrico decimal, que permite agrupaciones ilimitadas y facilita
la tarea de
agregar e intercalar nuevas cuentas. Por lo general, el plan de
cuentas se
complementa con un manual de cuentas, que presenta las
instrucciones
necesarias para la utilizacin de las cuentas que forman parte
del sistema
contable.
El plan de cuentas, en definitiva, brinda una estructura bsica
para la
organizacin del sistema contable, por lo que aparece como un
medio para
obtener informacin de manera sencilla. Un plan de cuentas debe
cumplir con
varios requisitos, como la homogeneidad, la integridad (tiene
que presentar
todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe seguir un
cierto orden) y
la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas
cuentas).
Es un medio auxiliar del sistema de informacin contable del ente
que indica las
cuentas que sern utilizadas en el proceso de registro de las
variaciones
patrimoniales que producen los hechos econmicos del ente y en la
exposicin,
a los fines de mostrar la composicin y magnitud del patrimonio
del ente.
2.3.2.1 Objetivos
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros
coherentes
con la implementacin de un catalogo de cuenta similar.
http://definicion.de/sistemahttp://definicion.de/mnemotecnia/http://definicion.de/informacion
-
24
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de
consolidar
cifras financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las
operaciones de
una empresa o entidad.
Utilizar una terminologa clara para designar a cada cuenta y se
parta
desde lo general hacia lo particular.
2.3.2.2 Funciones del Plan de Cuentas
Sirve como medio de ayuda para el entrenamiento del personal
que
labora en el rea contable.
Da a conocer al personal del rea contable la estructura de
cuentas del
sistema de contabilidad general.
Garantiza de manera consistente y uniforme la correcta
presentacin de
los reportes financieros.
Proporciona una gua para el correcto registro de las operaciones
a
travs de asientos contables
El catlogo de cuentas se estructura de acuerdo a las necesidades
presentes y
futuras de cada entidad, realizando un anlisis previo sobre las
metas, polticas,
etc., para as conocer a la organizacin. Para su elaboracin debe
contener las
siguientes caractersticas:
Sistemtico en su orden y presentacin
Flexible
Homogneo
Claro en la denominacin
-
25
2.3.2.3 Niveles del Plan de Cuentas
Primer Nivel.- Este grupo est determinado por los trminos de la
situacin
financiera, econmica y potencial. Considera el universo de la
clasificacin.
Ejemplo: 1. ACTIVO
Segundo Nivel.- Este subgrupo esta dado por la divisin racional
de los
grupos, efectuado bajo el criterio del uso generalizado, que
permite conocer a
niveles agregados su composicin.
Ejemplo: 1.1 Activo Corriente.
Tercer Nivel.- Permite la clasificacin particular de las
operaciones del ente
pblico.
Ejemplo: 1.1.01 Efectivo y sus Equivalentes
Cuarto Nivel.- Establece el registro de las operaciones a nivel
libro mayor.
Ejemplo: 1.1.01.001 Caja
2.3.2.4 Sistemas de Codificacin
Alfabtico.- Se utiliza cuando se asigna a cada cuenta del Plan
un
cdigo formado por una o varias letras.
Numrico.- Es la asignacin de nmeros como cdigos para
identificar
las cuentas.
Nemotcnico.- Se basa en la asignacin de cdigos que consisten
bsicamente en abreviaturas de los nombres de las cuentas.
Mixto.- Cuando se utiliza simultneamente el nmero la letra o
la
abreviatura.
-
26
Mtodos de Codificacin
Simple.- Se deben ordenar los datos bajo un criterio; luego se
les asigna
un nmero comenzando por el uno, respetando la serie numrica.
Serial simple saltado.- Ordenando los datos bajo algn criterio
se salta
o interrumpe la serie, con el objeto de intercalar nuevos
datos.
Serial en bloques.- Establece un tipo de agrupamiento y de
jerarqua al
determinar limites respetando la serie numrica, para el grupo o
la
categora.
Dgitos finales.- Frente a cualquier composicin que tenga el
dgito solo
aquellos ubicados a la derecha del mismo son los que
realmente
constituyen el cdigo.
Decimal puntuado.- Establece la jerarquizacin de los datos.
Este
mtodo es prctico, fcil de mantener y descifrar.
Ventajas de la Codificacin
Facilita el archivo y la rpida ubicacin de registros
Permite la incorporacin de nuevas cuentas dentro del plan
Mediante la asignacin de cdigos se puede distinguir la clase de
cuenta
Permite el acceso con facilidad al procesamiento automtico de
datos.
2.4 Proceso Contable
Todo ente recurrentemente efecta operaciones o actos de comercio
como
compra bienes y servicios, vender las mercaderas o los servicios
que genera,
cobrar las cuentas pendientes, pagar las deudas, depositar y
retirar dinero de
los bancos, encargar y custodiar bienes, devolver o aceptar
devoluciones de
bienes, importar materiales, mercaderas o activos fijos,
exportar su produccin,
en fin un nmero muy amplio.
Es el registro de las operaciones contables a travs de una serie
de pasos.
-
27
2.4.1 Conceptualizacin
Constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la
informacin contable
desde el origen de la transaccin (comprobante o documento
fuente) hasta la
presentacin de los estados financieros. 7
El proceso contable se refiere a todas las operaciones y
transacciones que
registra la contabilidad en un perodo determinado regularmente
el del ao
calendario o ejerci econmico desde la apertura de libros hasta
la elaboracin
y presentacin de Estados Financieros. 8
2.4.1.1 Fase de Sistematizacin
Es la fase inicial del proceso contable, en virtud por el cual
los elementos de la
Contabilidad se organizan, para que alcance su objetivo. La
Sistematizacin
implica el establecimiento de un Sistema de Informacin
Financiera, para lo cual
es necesario seleccionarlo, disearlo e instalarlo. 9
La seleccin de un sistema de informacin financiera consiste en
elegir los
procedimientos y mtodos que de acuerdo con las circunstancias,
resulten ms
adecuadas para la entidad correspondiente. Para seleccionar con
acierto el
Sistema de informacin financiera, es necesario conocer la
naturaleza y
caractersticas de la entidad econmica y elegir el procedimiento
de
procesamiento de datos que se adecue a dichas
caractersticas.
____________________________
7 BRAVO Mercedes, Contabilidad General, Novena edicin, Editora
Nuevodia, Quito Ecuador,
2009, Pg. 33.
8 MALDONADO Palacios Hernn, Manual de contabilidad Pg. 28.
9 OROZCO, Jos, Contabilidad General, Teora y Prctica aplicada a
la Legislacin Nacional,
Emanuel Editores, Cuarta Impresin. Octubre de 1997.
-
28
Seleccin del Sistema
Conocimiento de la Entidad
Elegir el procedimiento de Procesamiento
Conocimiento de la Entidad
La actividad de la entidad
Marco legal
Ejercicio contable
Polticas de operacin
Recursos y respectivas fuentes
Organizacin funcional y jerrquica
El diseo de un sistema de informacin financiera es la
comunicacin de
sucesos relacionados con la obtencin y aplicacin de recursos
materiales,
expresados en unidades monetarias.
Para que la informacin financiera cumpla fielmente su cometido
debe reunir las
caractersticas de utilidad, confiabilidad y provisionalidad.
El diseo de sistema de informacin financiera incluye el catalogo
de cuentas,
los documentos fuentes, los diagramas de flujo, la gua de
procesamiento y los
informes.
Catlogo de cuentas: es una lista o enumeracin pormenorizada
y
clasificada de los conceptos que integran el activo, pasivo,
capital
contable, ingresos y egresos de una entidad econmica.
Documentos fuente: es el instrumento fsico de carcter
administrativo
que capta, comprueba, justifica y controla transacciones
financieras
efectuadas por la entidad econmica, aportando los datos
necesarios
para su procesamiento en la contabilidad. El diseo de los
documentos
-
29
fuente implica, previamente, establecer su objetivo, justificar
su
implantacin, determinar su costo y estudiar su operacin.
Flujo de documentos: el flujo de documentos es el trnsito que
los
mismos siguen desde su lugar de origen hasta su arribo a las
diferentes
divisiones de la organizacin. El diagrama de flujo, por su
parte, es un
esquema en el que, por medio de figuras geomtricas conectadas
por
flechas, se indica el trmite de los documentos que maneja la
entidad.
Gua de procesamiento: la gua de procesamiento constituye un
instructivo en el que se seala el procedimiento para registrar
una
operacin, partiendo de su origen. Dicha gua constituye un
complemento al catalogo de cuentas.
Informes: La fase de sistematizacin incluye la prevencin de
la
informacin financiera principal y adicional que requiere los
decidores,
para lo cual debe complacer. Tipo de informacin requerida,
divisin que
la demandan y la generan, periodicidad y plazo de entrega, as
como su
presentacin y contenido deseado.
La instalacin del sistema de informacin financiera se efecta una
vez
aprobado, adquiriendo los recursos para su aplicacin. La
instalacin
mencionada, implica observancia de los procedimientos y mtodos
establecidos
mismos que deben concentrarse en un manual sobre sistematizacin
contable
2.4.1.2 Procedimientos del Sistema Contable
Procedimiento Electrnico: El procesamiento de las operaciones se
lleva a
cabo por medio de Mquinas Electrnicas o Computadoras.
-
30
Existen computadoras ms pequeas llamadas mini computadoras y
Microcomputadoras. Esta ltima es denominada tambin
computadora
personal.
En este tipo de procesos la intervencin humana no es requerida
en cada
etapa, una vez ingresados los datos, el computador efecta los
procesos
requeridos automticamente y emite el resultado deseado. Los
procesos son
realizados a velocidades increblemente altas, obteniendo
informacin
confiable.
Para una eleccin adecuada, deben de ponderarse los siguientes
factores:
Magnitud de la entidad econmica
Volumen de las operaciones
Necesidades e informacin
Costo de las mquinas
Posibilidades de capacitar y sostener personal idneo.
OPERATIVIDAD DEL SISTEMA
Se registra las operaciones en la base de datos en el programa
contable,
el cual prepara automticamente el asiento diario respectivo el
cual
puede ser impreso en cualquier momento.
El Software contable realiza los pases del diario al mayor,
automticamente.
Se determinan automticamente los saldos de cada cuenta.
Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son
realizados
automticamente.
La preparacin del balance de comprobacin ajustado, estado de
resultados, estado de situacin y asientos de cierre, es
automtico.
http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/http://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtml
-
31
2.4.2 Estructura de un Proceso contable
DOCUMENTOS
COMPROBANTES
ESTADO DE SITUACION
INICIAL
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR LIBROS AUXILIARES
BALANCE DE
COMPROBACION
AJUSTES
BALANCE DE
COMPROBACION AJUSTADO
CIERRE DE LIBROS
ESTADOS FINANCIEROS
ESTADO DE SITUACION
FINANCIERA
ESTADO DE RESULTADOS
ESTADO DE CAMBIOS EN
EL PATRIMONIO
ESTADO DE FLUJO DE
EFECTIVO
-
32
2.4.3 Maco Legal y Tcnico del Proceso Contable
Con el fin de relacionar el aspecto legal y las disposiciones
tcnicas con el
Proceso Contable se encuentra el reglamento de comprobantes de
venta y
retencin.
Estn obligadas a emitir comprobantes de venta todas sociedades
las personas
naturales, las sucesiones indivisas que efecten transferencias
de bienes de
manera recurrente o que presten servicios de manera regular.
2.4.4 Tipos de Comprobantes
Son la fuente de los registros contables, respaldan todas las
transferencias de
bienes o la prestacin de servicios. Estn sujetos a diseo,
especificaciones y
caractersticas exigidas por el S.R.I y se utilizan con formatos
prediseados que
cumplen con la Ley. Los ms utilizados son:
Comprobantes de ingreso
Comprobantes de egreso
Contratos
Cheques
Comprobantes de venta
Facturas
Letras de cambio
Notas de dbito
Notas de Crdito
Pagars
Papeletas de depsito
Planillas de aportes
Vales, etc.
-
33
Los documentos mercantiles son de gran importancia por cuanto
proporcionan
confiabilidad y validez de los registros contables.
Los documentos comerciales son utilizados como referencia y
como
comprobantes en caso de desacuerdo legal y estos se clasifican
en:
Negociables.- Son aquellos que completan la actividad
comercial,
generalmente se utilizan para cancelar una deuda, para
garantizar una
obligacin, para financiar una obra. Los ms utilizados son:
cheque, letra
de cambio, pagar, bonos, acciones, hipotecas, etc.
No negociables.- Son aquellos que se requieren para la buena
marcha
de la empresa, son de uso diario, constante y corriente, estn
ligados a
la vida misma del comercio, son indispensables para el control
de la
empresa. Los ms utilizados son: factura, comprobante de
ingreso,
comprobante de egreso, nota de dbito, nota de crdito, papeleta
de
depsito, recibo, vale, roles de pago, etc.
2.4.5 Caractersticas de un Efectivo Sistema de Informacin
Contable.
Un sistema de informacin bien diseado ofrece control,
compatibilidad,
flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio.
El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de la
informacin, su anlisis
e interpretacin. Los contadores se preocupan de comprender el
significado de
las cantidades que obtienen, buscan la relacin que existe entre
los eventos
comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de
diferentes
alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo
edificio; y buscan
las preferencias significativas que producirn mayor ventaja a
futuro.
-
34
Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados van a
darle un uso
eficaz a la informacin contable, deben tener un conocimiento
acerca de cmo
obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan.
Una parte importante de esta comprensin es reconocer las
limitaciones de los
informes de contabilidad.
Un gerente u otra persona que est en posicin de tomar decisiones
y que
carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no
apreciara hasta
que punto la informacin contable se basa en estimativos ms que
en
mediciones precisas y exactas.
2.4.5.1 Control Interno
Control: un buen sistema de contabilidad le da a la
administracin control sobre
las operaciones de la empresa.
La definicin de control interno se entiende como el proceso que
ejecuta la
administracin con el fin de evaluar operaciones especificas con
seguridad
razonable en tres principales categoras: Efectividad y
eficiencia operacional,
confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de
polticas, leyes y
normas.
El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no
un conjunto de
pesados mecanismos burocrticos aadidos a los mismos, efectuado
por el
consejo de la administracin, la direccin y el resto del personal
de una entidad,
diseado con el objeto de proporcionar una garanta razonable para
el logro de
objetivos incluidos en las siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la informacin financiera.
http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtml
-
35
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas.
Completan la definicin algunos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso, es decir un medio para
alcanzar un fin y
no un fin en s mismo.
Lo llevan a cabo las personas que actan en todos los niveles, no
se
trata solamente de manuales de organizacin y procedimientos.
Slo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la
seguridad
total, a la conduccin.
Est pensado para facilitar la consecucin de objetivos en una o
ms de
las categoras sealadas las que, al mismo tiempo, suelen tener
puntos
en comn.
Al hablarse del control interno como un proceso, se hace
referencia a una
cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes
a la gestin e
integrados a los dems procesos bsicos de la misma: planificacin,
ejecucin y
supervisin. Tales acciones se hallan incorporadas (no aadidas) a
la
infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento
de sus objetivos y
apoyar sus iniciativas de calidad.
El control interno posee ocho componentes que pueden ser
implementados en
todas las compaas de acuerdo a las caractersticas
administrativas,
operacionales y de tamao; los componentes son:
2.4.5.1.1 Ambiente Interno
El ambiente interno abarca el tono de una organizacin y
establece la base de
cmo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos,
incluyendo la filosofa
de administracin de riesgo y el riesgo aceptado, la integridad,
valores ticos y
el ambiente en el cual ellos operan.
http://www.monografias.com/trabajos6/maca/maca.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/planificacion/planificacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml
-
36
Los factores que se contempla son:
Filosofa de administracin de riesgo
Apetito al riesgo
Integridad y valores ticos
Visin del Directorio
Compromiso de Competencia Profesional
Estructura Organizativa
Asignacin de autoridad y responsabilidad
Polticas y prcticas de Recursos Humanos
2.4.5.1.2 Establecimiento de Objetivos
Los objetivos deben existir antes de que la direccin pueda
identificar
potenciales eventos que afecten su consecucin. La administracin
de riesgos
corporativos asegura que la direccin ha establecido un proceso
para fijar
objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misin de
la entidad y
estn en lnea con ella, adems de ser consecuentes con el riesgo
aceptado.
2.4.5.1.3 Identificacin de Riesgos
Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de
la entidad deben
ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades.
Estas ltimas
revierten hacia la estrategia de la direccin o los procesos para
fijar objetivos.
Tcnicas e identificacin de riesgos:
Existen tcnicas focalizadas en el pasado y otras en el
futuro
Existen tcnicas de diverso grado de sofisticacin
Anlisis PEST (Factores polticos gubernamentales, econmicos,
tecnolgicos y sociales).
-
37
Anlisis DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas)
Ejemplos:
Inventarios de eventos
Anlisis de informacin histrica (de la empresa/sector)
Indicadores de excepcin
Entrevistas y cesiones grupales guiadas por facilitadores
Anlisis de flujos de procesos.
Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo
combinado,
representando los primeros riesgos inmediatos, medianos de largo
plazo, los
cuales deben ser evaluados dentro del ERM.
2.4.5.1.4 Evaluacin de Riesgos
Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto
como base
para determinar cmo deben ser administrados. Los riesgos son
evaluados
sobre una base inherente y residual bajo las perspectivas de
probabilidad
(posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto
debido a su
ocurrencia), con base en datos pasados internos (pueden
considerarse de
carcter subjetivo) y externos (ms objetivos).
2.4.5.1.5 Respuesta al Riesgos
La direccin selecciona las posibles respuestas - evitar,
aceptar, reducir o
compartir los riesgos, desarrollando una serie de acciones para
alinearlos con el
riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.
Las categoras de respuesta al riesgo son:
Evitarlo: Se toman acciones de modo de discontinuar las
actividades que
generan riesgo
-
38
Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto,
la
probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos
Compartirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto o
la
probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porcin
del riesgo
Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el impacto y
probabilidad
de ocurrencia del riesgo.
En cuanto a la visin del portafolio de riesgos en la respuesta a
los mismos,
ERM establece:
ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva
de la
entidad en su conjunto de riesgos
Permite desarrollar una visin de portafolio de riesgos tanto a
nivel de
unidades de negocio como a nivel de la entidad
Es necesario considerar como los riesgos individuales se
interrelacionan
Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad
est acorde
con su apetito de riesgo global.
2.4.5.1.6 Actividades de Control
Las polticas y procedimientos se establecen e implantan para
ayudar a
asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo
efectivamente.
2.4.5.1.7 Informacin y Comunicacin
La informacin relevante se identifica, captura y comunica en
forma y plazo
adecuado para permitir al personal afrontar sus
responsabilidades. Una
comunicacin efectiva debe producirse en un sentido amplio,
fluyendo hacia
abajo, a travs, y hacia arriba de la entidad.
-
39
2.4.5.1.8 Supervisin y Monitoreo
La totalidad de la administracin de riesgos corporativos es
monitoreada y se
efectan las modificaciones necesarias. Este monitoreo se lleva a
cabo
mediante actividades permanentes de la direccin,
evaluaciones
independientes o ambas actuaciones a la vez. La administracin de
riesgos
corporativos no constituye estrictamente un proceso en serie,
donde cada
componente afecta slo al siguiente, sino un proceso
multidireccional e iterativo
en el cual casi cualquier componente puede e influye en
otro.
2.4.5.2 Compatibilidad
Un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad
cuando opera
sin problemas con la estructura, el personal, y las
caractersticas especiales de
un negocio en particular.
Establece que los usos de la informacin contable requieren que
se apliquen
procedimientos de cuantificacin que permanezcan en el
tiempo.
2.4.5.2.1 Sistema Contable y Administrativo Asociacin
Empleados
Tame
ASOCIACION EMPLEADOS DE TAME
SISTEMA CONTABLE Y ADMINISTRATIVO SODAI
En el grafico G 1.1 observaremos los mdulos de trabajos
incorporados
que tiene actualmente el sistema contable y administrativo de la
AET
-
40
Como se detalla en la grafica G 1.1 observamos los mdulos que
contiene el
sistema, e indicaremos su uso.
1.1 MDULO CONTABILIDAD
En este mdulo encontramos los siguientes sub mdulos:
1.1.1 COMPROBANTES
En este sub mdulo se encuentran varias aplicaciones contables
que se detalla
de la siguiente manera:
1.1.1.01 COMPROBANTE DE INGRESO
En este sub mdulo ingresamos toda la informacin referente a los
ingresos
que percibe la Asociacin como son depsitos por consumos de los
socios que
-
41
no deseen que se les descuente mediante rol, asignaciones de
Tame por
descuentos realizados a los socios en roles de pago, adelanto de
los
descuentos por parte de Tame; deben aplicarse de manera
coherente las
cuentas contables dependiendo el caso.
1.1.1.02 COMPROBANTE DE PAGO
En esta aplicacin realizamos pagos a proveedores por crditos
otorgados a los
socios, ayuda de calamidades domesticas a los socios, pagos de
nomina a los
empleados de la AET, adquisiciones de cualquier ndole, pagos de
IESS y SRI;
para la elaboracin de los egresos para esto debemos utilizar las
cuentas
contables de una manera lgica.
1.1.1.03 REGISTRO DE COMPRAS
En este se deberan ingresan las facturas de compra, pero este
sub mdulo no
se utiliza por falta de conocimiento y manejo.
1.1.1.04 REGISTRO DE VENTAS
En esta aplicacin debemos tener un control de todas las ventas
realizadas,
pero por ser una empresa que no tiene la actividad comercial si
no que es una
asociacin gremial sin fines de lucro no se lo utiliza.
1.1.1.05 COMPROBANTE DE DIARIO
En esta aplicacin se realizan todos los ajustes y registros
contables en los
cuales no se utiliza la cuenta bancos y tambin se realiza el
balance inicial se
debe emitir el comprobante detallando lo ms mnimo para su
entendimiento.
1.1.1.06 NOTAS DE CRDITO
Este mdulo no es utilizado, porque en la actividad de la Empresa
esta accin
no se puede realizar.
-
42
1.1.1.07 NOTAS DE DBITO
Este mdulo no es utilizado, porque en la actividad de la Empresa
esta accin
no se puede realizar.
1.2 REPORTES
En esta aplicacin se generan reportes de varias transacciones
que se realiza
en el sistema contable donde se reflejan saldos y valores
reales, siempre y
cuando la informacin ingresada este correcta.
A continuacin detallaremos varios de los sub mdulos que tiene
esta
aplicacin del sistema:
1.2.01 DIARIO
En este reporte se reflejara los asientos de diario con las
transacciones
realizadas de acuerdo a lo que necesitamos ver.
1.2.02 MAYOR
En este sub mdulo se refleja los saldos de las cuentas contables
tanto de
activo, pasivo, ingresos, gastos, etc. Podemos sacar el reporte
de una sola
cuenta y de todas las cuentas.
1.2.03 PLAN DE CUENTAS
En este reporte se podr ver las cuentas con las que contamos y
su cdigo.
1.2.04 BALANCES
Con este reporte se ver reflejado el Estado de Situacin
Financiera, Balance
de Comprobacin y Estado de resultados.
-
43
1.2.05 ANEXOS PARA EL SRI
Con este reporte se puede reflejar las cuentas de impuestos con
sus saldos
para poder realizar el cruce de informacin con los datos y
valores ingresados.
Actualmente no se utiliza
1.2.06 FORMULARIO IMPUESTO A L A RENTA
En este mdulo se refleja los valores para la declaracin del
impuesto, pero
debido a que somos una entidad sin fines de lucro declaramos
como un
informativo de la gestin realizada. No se utiliza.
1.2.07 FORMULARIO IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
Con esta aplicacin deberan reflejarse los valores para realizar
la declaracin
del IVA. No se lo utiliza.
1.2.08 FORMULARIO 101
En este se debera realizar la declaracin del impuesto a la renta
ya sea para el
anticipo o el pago anual. No se lo utiliza.
2.1 BANCOS
En este mdulo encontramos varias aplicaciones para su utilizacin
como son
cruces de informacin, conciliacin bancaria, libro bancos, saldos
de estados de
cuenta pero este mdulo no es utilizado por desconocimiento.
3.1 CARTERA SOCIOS
Este mdulo encontramos la base fundamental para ingreso de
descuentos,
asignacin de los descuentos recibidos de socios que tuvieron
alcance a roles,
reportes y generacin de la planilla de descuentos, as como
tambin el ingreso
de nuevos socios al sistema de descuentos.
-
44
3.1.01 PRSTAMOS
En este sub mdulo encontramos el listado de los socios a quienes
se les
ingresaran los descuentos mensuales por concepto de crditos
otorgados a
travs de proveedores por compras realizadas (fybeca, ch farina,
seguros, etc.),
esta es una manera de ingreso manual de descuentos, es decir
socio por socio
y proveedor por proveedor.
3.1.02 DESCUENTOS
En esta aplicacin podemos subir bases de datos en Excel de los
descuentos
de un proveedor pero que tiene varios socios con crdito.
3.1.03 APORTE DE ADMINISTRACION
Esta aplicacin no es utilizada ya que no se tiene conocimiento
del manejo.
3.1.04 AHORROS
Esta aplicacin no es usada debido a que no somos una cooperativa
de ahorro
y crdito.
3.1.05 CERTIFICADO DE VALORES EXTRA
Esta aplicacin no es usada debido a que no somos una cooperativa
de ahorro
y crdito.
3.1.06 COBROS Y DEPOSITOS
Los cobros y depsitos lo manejamos con los ingresos o a su vez
diarios, no se
utiliza esta aplicacin.
3.1.07 RETIRO DE AHORROS
Esta aplicacin no es usada debido a que no somos una cooperativa
de ahorro
y crdito.
-
45
3.1.08 TABLAS AUXILIARES
En esta aplicacin utilizamos para el ingreso del personal nuevo
como socios
de la AET, tambin para la creacin de cdigos a los proveedores
para subir los
descuentos a los socios.
3.1.09 TRANSFERENCIAS
En esta aplicacin utilizamos para la generacin de la planilla
mensual para el
envi de los descuentos a nmina de Tame y tambin mediante este
sub
mdulo se realiza la asignacin que nos remite Tame del personal
que tuvo
alcance a roles y se transfieren a los kardex de cada socio.
3.1.10 CAPITALIZACION DE INTERESES
Esta aplicacin no es usada debido a que no somos una cooperativa
de ahorro
y crdito.
3.1.11 NOTAS DE DBITO
Esta aplicacin no es usada, porque la actividad de la Empresa no
lo requiere.
3.2 REPORTES
En este mdulo podremos ver todos los movimientos de la cartera
de socios
con sus saldos reales, y se dividen en varios sub mdulos.
3.2.01 LISTADO SOCIOS
En este reporte podemos revisar todos los socios que se
encuentran activos e
inactivos, no se lo utiliza.
3.2.02 ESTADO DE CUENTA
En esta aplicacin podemos revisar el estado de cuenta de cada
socio y
verificar los descuentos y asignaciones de cada uno de ellos
este reporte es
mensual o por rango de fecha.
-
46
3.2.03 VALORES CONCEDIDOS POR PRSTAMOS
En este reporte se puede observar los prstamos y pagos
realizados ya sea por
proveedor y un detallado por socio con su asignacin y el valor
inicial del
prstamo, el descuento realizado y la diferencia o saldos a la
fecha que se
solicite el reporte.
3.2.04 VALORES RECIBIDOS POR AHORROS Y CERTIFICADOS
Esta aplicacin no es utilizada.
3.2.05 SALDOS POR COBRAR
En este reporte podemos ver los socios que tienen valores
vencidos de pagos y
la cartera por cobrar.
3.2.06 FLUJO DIARIO
Esta aplicacin no es utilizada.
3.2.07 IMPRIMIR TARJETAS
Esta aplicacin no es utilizada.
3.2.08 VALORES RECIBIDOS POR VALORES EXTRAS
Esta aplicacin no es utilizada.
3.3 PROCESOS
En este mdulo podemos procesar todos los cambios realizados en
el sistema
de cartera, tiene varios sub mdulos para poder realizarlo.
3.3.01 INDEXAR
Realiza o trasfiere la informacin de los cambios o ingresos
realizados para que
el sistema los reconozca.
-
47
3.3.02 PROTEGER
Esta aplicacin es usada por la persona que cre el sistema,
debido a que son
cdigos que aparecen para crear claves y facilitar accesos, es
una proteccin
para la utilizacin del sistema.
3.3.03 KARDEX SOCIOS
En esta aplicacin se realizan los abonos de las personas que
realizan
depsitos directos en la cuenta de la AET y por ende no se les
enva en la
planilla general va rol de pagos, es un detalle de cada socio en
el que refleja
sus consumos y abonos por proveedor.
3.3.04 RECALCULAR
Esta aplicacin nos ayuda a realizar el recalculo de valores al
momento de
trasferir al kardex de los socios.
3.3.05 CIERRE DEL PERIODO
Esta aplicacin es usada por la persona creadora del sistema.
4.1 ANEXOS TRANSACCIONALES
Este mdulo no es utilizado
5.1 ROLES DE PAGO
Este mdulo no es utilizado
6.1 ACTIVOS FIJOS
Este mdulo no es utilizado
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48
2.5 Estados Financieros Bsicos
Se denominan Estados Financieros Bsicos debido a que de estos se
pueden
extraer ms Estados Financieros y se puede descomponer cada
cuenta para
obtener reportes especficos segn sea la necesidad de cada
Empresa.
2.5.1 Definicin
Son informes que se elaboran al finalizar un perodo contable,
con el objetivo de
proporcionar informacin sobre la situacin econmica y financiera
de la
empresa, permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el
potencial
futuro de la compaa.
Tanto la administracin de la empresa como el pblico en general
estn
interesados en conocer las fortalezas y debilidades financieras
de la entidad en
conjunto, o sobre una seccin del negocio en particular; para
esto, se debern
analizar y estudiar los estados financieros mediante los mtodos
de anlisis que
miden, comparan y ponderan hechos.
Los estados financieros se denominan: Estado de Situacin
Financiera, Estado
de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y Estado de
Flujo de
Efectivo y tienen como objetivo proporcionar informacin
financiera confiable,
para la toma de decisiones de la gerencia.
Los estados financieros deben servir para:
1. Tomar decisiones de inversin y crdito.
2. Formularse un juicio sobre los resultados financieros de la
administracin, en
cuanto a la rentabilidad, solvencia, generacin de fondos y
capacidad de
desarrollo empresarial.
3. Evaluar la gestin gerencial, la solvencia y la liquidez de la
empresa, as
como su capacidad para generar fondos.
-
49
4. Conocer el origen y las caractersticas de sus recursos, para
estimar la
capacidad financiera de crecimiento.
2.5.2 Limitacin de los Estados financieros
Solo brindan informacin de los hechos ocurridos que puedan
expresar en
trminos monetarios. Son influenciados por la diferencia de
criterios que puedan
tener las personas que lo confeccionan.
Son una fotografa del presente, valorados a costos histricos.
Necesidad de
informar perodos cortos, lo que genera diferentes
estimaciones.
2.5.3 Caractersticas cualitativas de los Estados Financieros
A fin de que los Estados Financieros cumplan a cabalidad con el
propsito
principal para los que se han creado, reunirn las siguientes
caractersticas de
calidad:
Comprensibilidad.- Facilita entender los aspectos ms importantes
sin
mayor dificultad, an a usuarios que no tengan cultura
contable.
Relevancia.- La informacin que proporciona debe permitir a
los
usuarios detectar los datos ms importantes, a partir de los
cuales se
tomarn decisiones.
Confiabilidad.- Las cifras que correspondan a los conceptos
expuestos
deben ser suficientemente confiables y razonables.
Comparabilidad.- Las cifras estarn expresadas en moneda de
un
mismo poder adquisitivo, bajo mtodos de consistencia.
-
50
2.5.4 Usuarios de los Estados Financieros
Accionistas y propietarios.- Los dueos de una empresa estn
interesados en los resultados que esta obtenga, bsicamente
suelen
estar interesados en la utilidad neta en funcin en la
rentabilidad de su
inversin.
Administradores.- Son quienes tienen bajo su responsabilidad
la
custodia de los recursos empresariales y los resultados que se
obtienen
de la inversin.
Acreedores y acreedores potenciales.- A los primeros, con el
objeto de
evaluar el poder de generacin de utilidades, como garanta o
seguridad
o para sus crditos, sobre todo si estos son a largo plazo. A
los
segundos para evaluar el riesgo de crdito que se propone.
Inversionistas potenciales.- Su inters en los Estados
Financieros
estn relacionado con la probable rentabilidad futura de su
inversin,
evaluacin de acuerdo con los resultados obtenidos antes de
su
inversin.
2.5.5 Reglas para la presentacin de los Estados Financieros
10
Una presentacin razonable requiere seleccionar y aplicar las
polticas
contables, presentar informacin, incluyendo informacin
relevante, contable,
comparable, y comprensible; proveer revelaciones adicionales
cuando los
requerimientos en las normas de contabilidad sean insuficientes,
para permitir a
los usuarios entender el impacto de transacciones o eventos
particulares sobre
la posicin financiera y resultado de operaciones de las
empresas.
____________________________
10 Los estados Financieros deben ser elaborados segn lo dispone
la NIC-1 y adoptados segn prescribe la NIIF-1
http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/gaita/gaita.shtml
-
51
Los Estados Financieros deben proporcionar ciertos datos y
seguir algunas
normas que se denominan reglas generales y son:
1. Nombre de la empresa o razn social, sea persona natural o
jurdica.
2. Nmero de identificacin.
3. Ttulo del Estado Financiero.
4. Fecha del perodo al cual pertenece la informacin
5. Mrgenes individuales que debe conservar cada grupo y
clasificacin.
6. Cortes de subtotales y totales claramente indicados.
7. Moneda en que se expresa el estado.
Deber cuidarse que la terminologa empleada sea comprensible,
tomando en
cuenta quines sern los lectores de los estados financieros.
2.5.5.1 Aplicabilidad de las NIIF`S en la Contabilidad de la AET
11
La Superintendencia de Compaas el 20 de Noviembre del 2008
(RESOLUCION No. 08.G.DSC.10), publicada en el Registro Oficial N
498 el 31
de diciembre del 2008, resolvi establecer un cronograma de
aplicacin
1. Aplicarn a partir del 1 de enero del 2010: Las Compaas y los
entes
sujetos y regulados por la Ley de Mercado de Valores, as como
todas
las compaas que ejercen actividades de auditora externa. Se
establece el ao 2009 como perodo de transicin; para tal efecto,
este
grupo de compaas y entidades debern elaborar y presentar sus
estados financieros comparativos con observancia de las
Normas
econmico del ao 2009.2)
____________________________
11 Superintendencia de Compaas, Resolucin 08.G.DSC.010;
Resolucin SC.ICI.CPAIFRS.G.11.010
-
52
2. Aplicarn a partir del 1 de enero del 2011: Las compaas que
tengan
diciembre del 2007; las compaas Holding o tenedoras de acciones,
que
voluntariamente hubieren conformado grupos empresariales.
Las compaas de economa mixta y las que bajo la forma jurdica
de
sociedades constituyan el Estado y Entidades del Sector Pblico;
las
sucursales de compaas extranjeras u otras empresas
extranjeras
estatales, paraestatales, privadas o mixtas, organizadas como
personas
jurdicas y las asociaciones que stas formen y que ejerzan
sus
actividades en el Ecuador. Se establece el ao 2010 como perodo
de
transicin; para tal efecto, este grupo de compaas y entidades
debern
elaborar y presentar sus estados financieros comparativos
con
observancia de las Normas Internacionales de Informacin
Financiera
.
3. Aplicarn a partir del 1 de enero de 2012: Las dems compaas
no
consideradas en los dos grupos anteriores. Se establece el ao
2011
como perodo de transicin; para tal efecto este grupo de
compaas
debern elaborar y presentar sus estados financieros comparativos
con
observancia de las Normas Internacionales de Informacin
Financiera
Como parte del proceso de transicin, las compaas que conforman
los grupos
determinados en los numerales 1), 2) y 3) elaborarn
obligatoriamente hasta
marzo del 2009, marzo del 2010 y marzo del 2011, en su orden, un
cronograma
de implementacin de dicha disposicin, el cual tendr, al menos,
lo siguiente:
Un plan de capacitacin
-
53
Esta informacin deber ser aprobada por la junta general de
socios o
accionistas, o por el organismo que estatutariamente est
facultado para tales
efectos; o, por el apoderado en caso de entes extranjeros que
ejerzan
actividades en el pas. Adicionalmente, estas empresas elaborarn,
para sus
respectivos perodos de transicin, lo siguiente:
(a) Conciliaciones del patrimonio neto reportado bajo NEC al
patrimonio bajo
NIIF, al 1 de enero y al 31 de diciembre de los perodos de
transicin.
(b) Conciliaciones del estado de resultados del 2009, 2010 y
2011, segn el
caso, bajo NEC al estado de resultados bajo NIIF.
(c) Explicar cualquier ajuste material si lo hubiere al estado
de flujos efectivo del
2009, 2010 y 2011, segn el caso, previamente presentado bajo
NEC.
Las conciliaciones se efectuarn con suficiente detalle para
permitir a los
usuarios (accionistas, proveedores, entidades de control, etc.)
la comprensin
de los ajustes significativos realizados en el balance y en el
estado de
resultados. La conciliacin del patrimonio neto al inicio de cada
perodo de
transicin, deber ser aprobada por el directorio o por el
organismo que
estatutariamente est facultado para tales efectos, hasta el 30
de septiembre
del 2009, 2010 o 2011, segn corresponda, y ratificada por la
junta general de
socios o accionistas, o por el apoderado en caso de entes
extranjeros que
ejerzan actividades en el pas, cuando conozca y apruebe los
primeros estados
financieros del ejercicio bajo NIIF. Los ajustes efectuados al
trmino del perodo
de tra
