swissDIGIN‐Forum 25. Juni 2008

swissDIGIN Basel25.6.2008

E Elektronischer

R Rechnungseingangmit

A Archivierung

Urs Bohner Möbel Pfister AG / Peter Haller Hyperstep GmbH / Juni 2008

E

R

A

Einrichtungsmarkt Schweiz

Quelle: SEM Jahresbericht 2008, Lotzwil

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Marktanteile

3

IKE A

Möbel-Pfister-G ruppe

C onforama

Micasa

Interio (G lobus)

T opT ip (C oop)

O tto's AG

F ly (Manor AG )

Diga Diethelm

Möbel Hubacher

LIPO E inrichtungsmärkte

Möbel Märki

Uebrige

17%

16%

10%

8%7%

7%

3%

3%

3%

3%

2%

2%

19%

Wettbewerbsintensiv (Käufermarkt):Sinkende Margen trotz WachstumÜbersichtlichKostenvorteile zahlen sich aus

Eigene Marktforschung

Geschichte

4

Möbel Pfister wurde im 2007 125 Jahre alt

1882 Gründung in Basel von Johann Pfister

1916 Eintritt von Sohn Fritz Gottlieb Pfister

1922/1924 Erste Expansion nach Zürich und Bern

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Geschichte

5

1939 Vision Mitte der Schweiz: Bau in Suhr

1942 Erster Möbel-Pfister Katalog

1963 Übergabe Leitung anEdy Burkhard (Sohn)

1966 Gründung der F.G. Pfister Stiftung(Aktien-Übergabe)

Angebot und Organisation Möbel Pfister AG

75% 25%Wohnmöbel TeppicheEssen VorhängeSchlafmöbel BadtextilienMatratzen BettwäscheGarten BoutiqueKleinmöbel

Zentrale Sortimentssteuerung

3 Flagships:Suhr, Dübendorf,Etoy17 Filialen

Zentrallager70 LastwagenVs Regionen

per Bahn

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Ausgangslage Projekt

•Marktumfeld ist sehr kompetitiv:Kostendruck im Detailhandel zwingt zur dauernden Reduktion des Overheads

•Rechnungserfassung war bis 2005 in Hamburg bei Tochtergesellschaft von EDEKA ausgelagert Betriebseinstellung Zentralregulierers (Kostenproblem)

Die Kapazitäten der Rechnungsprüfung bei Pfister waren überlastetKein Budget für Overhead

Zwang zu einer neuen Lösung!

Mengengerüst p.a.

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Qualitative Lieferantenmerkmale

Wo sind die grössten Kosten (Aufwand)?

MM-Rechnungen

MM-Rechnungen

FI-Rechnungen

Rechnungs-prüfung

BTCI (SAP)

Erfassung im Hamburg

Erfassung in Suhr

Ablage, Archiv(Ordner)

Suhr Auskunft

x xx

Abklärungen mit Einkauf, Lieferanten

40%

30% 30%

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Wo sind die grössten Einsparungen?

MM-Rechnungen

FI-Rechnungen

Erfassung in Suhr

Ablage, Archiv(Ordner)

Suhr Auskunft

Abklärungen mit Einkauf, Lieferanten

40%

30% 30%

Projektziele

∎ Papierrechnungen eliminieren

∎ Möglichst effiziente Verarbeitung der eingehenden Rechnungen durch den zusätzlichen Einsatz von technischen Hilfsmitteln

∎ Elektronische Ablage der FI- und MM-Rechnungen

∎ Aufwand und Kostensenkung im Rechungsbearbeitungsprozess

∎ Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben

23.06.2008

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Rahmenbedingungen

Die Lösung muss für Lieferanten hoch attraktiv sein:• Kostenvorteile auf den ersten Blick

• Sofortiger finanzieller Nutzen (nicht erst in x Jahren)

• Technisch einfach Lösung

Möbel Pfister hat eine relativ kleine Marktmacht (Primat des Produktes ist im Vordergrund)

Pfister will technologisierte zukunftsgerichtete Lösung• Nachhaltige Senkung der Overhead-Kosten

• Switch von Fixkosten zu variablen Kosten

• Das Projekt muss nicht unbedingt einen gefordeten IRR von 10% bringenaber mindestens den WACC decken.

Rechnung

Prozess neue Lösung

Möbel Pfister

PENTAG

IDoc-Eingang

Ausnahmebehandlung

Optisches Belegarchiv

Rechnungsprüfung

EingangsrechnungenSAP-Belege

EingangsrechnungenIDocs

Lieferanten-Rechnungen

Zusatz-Dokumente

LieferantDirektanbindung

Kontrollieren, Scannen, Umformen,Senden

Rechnung

RechnungLieferantScanning/man.

LieferantDruckerstrom

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Projektplanung

23.06.2008

Berechnung Cash flow operativ 2007 2008 g 2009 g 2010 g 2011 g 2012

Belegkosten Basis 180'00 Rechnungen -50'000 -100'000 -100'000 -100'000 -100'000

Lizenzkosten Archiv -10'000 -30'000 -30'000 -30'000 -30'000

Einsparung Personal Buchhaltung 25'000 150'000 150'000 150'000 150'000

Wegfall Archivfläche - 30'000 30'000

-35'000 20'000 20'000 50'000 50'000

Beratung/Programmierung -50'000

Investition Archivsoftware ERA zurechenbar -50'000

Einsparung Migration opt. Archiv 40'000

0

Total Cash flow -60'000 -35'000 20'000 20'000 50'000 50'000

Jahre 1 2 3 4 5

Diskontierung 10% 0.9091 0.8264 0.7513 0.6830 0.6209

Barwert: 4'934 -60'000 -31'818 16'529 15'026 34'151 31'046

IRR: 12%

Jahre

Investitionsrechnung ERA Vorstudie "Base Case"

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Ist-Kosten für eine konv. Rechnung= Maximale Soll-Kosten für eine E-Rechnung

Ist-Kosten für eine E-Rechnung

227 Rp (alt)185 Rp (neu)42 Rp (Einsparung)

= CHF 75‘000

Pfister

Beinhaltet nur zu 100% realisierbare Kostenvorteile;Keine weiteren internen Kosten wie Postverteilung, Raumkosten etc.

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IST-Situation heute

Kostenkontrolle heute: Primärinvestitionen = ProjektplanRunningcosts: tiefer als in der Planerfolgsrechnung

Qualitative Projektbeurteilung

•Die Vorgaben der Investitionsrechnung sind erreicht

•Die Lieferanten sind viel positiver eingestellt als erwartet:- gutes Preis/Leistungsverhältnis- Einfachheit

•Im Rückstand mit Lieferantenanbindung:- Pfister hat viele KMU-Lieferanten mit beschränkter Informatik-Kapazität- Grosse Lieferanten wollen die Anbindung,

sind aber mit Informatik intern beschäftigt: Releasewechsel etc.- Lieferanten sind Tochtergesellschaften von europäischen Konzernen:

Überzeugungsarbeit in den Konzernzentralen leisten.