Swiss Life AG Einführung VIM (Vendor Invoice Management) · • Firma Open Text & SAP (VIM –Teil) • Firma Xerox (ICC) Implementierungspartener • Firma Itelligence (VIM) •

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Agenda

• Vorstellung Swiss Life AG

• Projektantrag

• Projekt-Phasen

• Evaluation

• Projektrealisierung

• Probleme nach der Produktivsetzung

• Diskussion

Swiss Life AG – Einführung VIM (Vendor Invoice Management)

Petr Kovar, Swiss Life AG, 21.05.2014


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Swiss Life AG – Einführung VIM


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http://www.swisslife.ch/de/home.html

Vorstellung Swiss Life AG

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Bearbeitung einer papierbasierenden Kreditorenrechnung vom

Posteingang (AVOR) bis zur Zahlung:


Projektantrag zu Invoice Reloaded

Invoice Reloaded

Technik

Luxemburg

Deutschland

Frankreich

Restliche

Länder

Externe

Revision

Outsourcing

Druckzentrum

EvaluationPost

SolutionsSAP

Mensch

Compliance und

IKS

Organisation

Philosophie

Ressourcen

Swisscom

Seeburger SAP

Integration

Anforderungen

SAP

Seeburger

4invoice

Mandanten-

fähigkeitRevisionspendenz

Freigabeprozess

E-Rechnungs-

fähigkeit

Schnittstellen-

reduktionWartungs-

und

Lizenzkosten

Prozesse

User-

historie

Freigabe-

konzeptBestellprozess

Livit

Lyreco

CPT

Mitarbeitershop

Conextrade

Marktplatz (Swisscom)

Release-

fähigkeit

Swiss Life

Asset Management

Swiss Life

International

Inaktive

Benutzer

Inaktive

Benutzer

Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Januar Februar MärzFebruar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Januar Februar März

Initialisierung

01.02.12 bis 30.04.12

Realisierung

01.09.12 bis 31.01.13

Einführung

01.12.12 bis 17.03.03

PP

Konzept

01.05.12 bis 31.08.12

Testing

01.11.12 bis 10.03.13

Konzept- Realisierungsphase

01.05.12 bis 31.08.12 PB

Funktionsmängel beseitigen

Mandantenfähigkeit

E-Rechnung

Teilrechnungen

Schnittstellenreduktion

Unterstützung von SAP Standardschnittstellen

Releasefähigkeit

Prozesssicherheit resp. –Vereinfachung

Scannen

Revisionspendenzen:

Benutzer Regelung

Freigabeprozess

Inaktive Benutzer

SL Frankreich und Deutschland

Analyse Scanncenter

Fokus Nicht Fokus

Jährliche Kostenersparnis von

179 TCHF

Break Even Anfang 2016

Nutzen / Break Even

Projektantrag


Agenda


• Projektantrag

• Projekt-Phasen

• Evaluation



• Diskussion



Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Januar Februar März

Systemevaluation

01.02.12 bis 30.06.12

Realisierung

01.09.12 bis 31.01.13

Einführung

01.12.12 bis 17.03.03

Projektstart

01.02.12

Projektende

17.03.13

PA

PP

Konzept

01.07.12 bis 31.08.12

Testing

01.11.12 bis 10.03.13

Konzept- Realisierungsphase

01.07.12 bis 17.03.13PB

Projektphasen 2012 - 2013


Agenda


• Projektantrag

• Projekt-Phasen

• Evaluation



• Diskussion



Fragenkatalog für die Referenzbesuche

• Deckblatt

• Scanning

• Benutzerergonomie bei der Indexierung und Validierung

• Ergonomie bei der Bearbeitung im SAP

• Portalfähigkeit

• Auswertungen

Evaluationsphase - Referenzbesuche


Unternehmensinformation

Pricing

Geschäftliche Anforderungen

Technische Anforderungen

• Finanzielle Situation

• Referenzkunden

• Software, Implementierung

• Schulung

• Skill Profiles

• Wartung

• Scan

• Workflow

• Qualitative/Quantitative Argumente

• EDV-Einbindung in SL

• Standardschnittstellen

Ranking der Lieferanten

basierend auf objektiven

Kriterien

Entscheidung

10 %

25 %

20 %Implementierung, Wartung & Support

• Entwicklungsumgebung

• Wartungsbereitschaft

• Release Management

SAP-spezifische Anforderungen

• Synchronisation SAP Stammdaten

• Validierung Stammdaten

• WE-bezogene Rechnungsprüfung

20 %

20 %

5 %

Evaluationsphase - Bewertungsmatrix


Evaluation - Entscheidung

ProduktImplementierung des Kreditorenworkflows mit der SAP Standardlösung SAP Vendor Invoice Management (VIM) inkl. ICC-Option entschieden

Hersteller• Firma Open Text & SAP (VIM – Teil)• Firma Xerox (ICC)

Implementierungspartener• Firma Itelligence (VIM)• Firma Elca (ICC, KOFAX)

Verifikationsworkshop 01.10.2012• Klärung der Detailfragen für die Umsetzung des Kreditorenworkflows mit VIM

• Pflichtenheft für die VIM – Einführung


Arbeitspakete Aufwand (Tagen)

Installation VIM 1.5

Installation OCR/ICC 4

SAP – FI-Prozesse 8

SAP – MM-Prozesse 8

Portal 6

Berechtigungen 5

Archiv 1

Jobsteuerung 6

Test 24

Schulung, Benutzerdokumentation, Go-Live und Support 9

Projektrealisierung - Arbeitspakete


Projektbeginn – 02/2012:

• 2 SAP Systeme, Installation bei Swiss Life

• optisches Archiv

Projektmitte – 01/2013:

• Mehrere SAP Tower

• Mehrere SAP PI

• Mehrere Archive

• Scanning mit KOFAX

Sommer 2013

• Anpassung der Schnittstelle für Scanning (WEB – Service)

Projektrealisierung - Rahmenbedingungen


• Kreditorenbuchhaltung (3 Personen)

• Einkaufsabteilung (1 Person)

• Controlling (1 Person)

• SAP FI/CO/MM (3 Personen)

• SAP – BASIS (1 Person)

Projektrealisierung – Auswahl der Key-Benutzer


Schulung für die Key-User

• Präsentation der Lösung

• Klassentraining: Validierung, Indexierung, Kontierung, Freigabe, Buchung

• Testbeteiligung

Benutzeranleitung für die Rechnungsfreigabe

• Im Intranet für alle Benutzer zugänglich

Projektrealisierung - Schulung


Support:

1. Level: Power-User in der Fachabteilung

2. Level: Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung

3. Level: SAP Competence Center ( VIM/MM – Gruppe)

4. Level: Firma Itelligence

Unterhalt der Stammdaten:

1. Genehmigender – voll automatisiert, tägliche Aktualisierung (Job)

2. Kostenstellen (Bereinigungsaktion beim Produktivstart, periodische Kontrolle durch IT)

3. Kontrolle der Zuordnung der Rollen für die VIM - Freigabe

VIM – Überwachung für Freigabe Work-Flow

1. Periodische Erinnerung

2. Rückruf der Rechnungen nach 30 Tagen

Projektrealisierung – Support und Unterhalt


Projektrealisierung - Systemlandschaft

Systemlandschaft:

• Scanner

• SAP PI

• ICC Server

• SAP ERP + VIM

• SAP Portal (Freigabe)

• Opt. Archiv


Projektrealisierung - Ziele

Ziel Status

Funktionsmängel beseitigen

- Mandant- und Buchungskreisfähigkeit

- Releasefähigkeit

- Teilrechnungen

100 %

Schnittstellenreduktion

- SAP PI im Einsatz

100 %

Prozesssicherheit resp. Vereinfachung

- Trainingsprozess kompliziert

90 %

Beseitigung der Revisionspendenzen

- Benutzer Regelung

- Freigabeprozess

- Inaktive Benutzer

100 %


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• Evaluation



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Probleme nach der Produktivsetzung

Beschreibung Status

Berechtigungsvergabe (Portal und SAP) Behoben

Portal

- Zugang extern

- Anzeige der PDF – Dokumente im Portal

Behoben

SAP

- Identifikation der fehlerhaften IBAN – und ESR – Nummer

- Aktualisierung der Freigabe beim Austritt des Mitarbeiters

Behoben

Benutzerakzeptanz

- Anleitung Freigabe (DE, FR, EN)

- On – Line Unterstützung

Behoben

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Danke

Kontakt:

Swiss Life AG

General-Guisan-Quai 40

Postfach

8022 Zürich

Schweiz

Petr Kovar

Mail: [email protected]

itelligence AG

Althardstrasse 80, 8105 Regensdorf

Bolligenstrasse 52,3006 Bern

Peter Furter

Mail: [email protected]

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