27
Praktikum Manajemen Badan Pelayanan Sosial

Strategic Planing

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Bahan Kuliah Bersama Milik Ramadhan Pancasilawan

Citation preview

Page 1: Strategic Planing

Praktikum Manajemen Badan Pelayanan Sosial

Page 2: Strategic Planing
Page 3: Strategic Planing

IF YOU’RE REACTING TO CHANGE, YOU’RE TOO LATE.

YOU MUST ANTICIPATE CHANGE.

YOU MUST UNDERSTAND CHANGE AS ANOPPORTUNITY AND MAKE IT HAPPEN.

(JACK & SUZY WELCH)

Page 4: Strategic Planing

P L A N N I N G

1. IS FUTURE THINGKING

2. IS DECISION MAKING

3. IS INTEGRATED DECISION MAKING

4. IS CONTROLLING THE FUTURE.

SAMUEL C. CERTO & J PAUL PETER

Page 5: Strategic Planing

FUNGSI DARI RENCANA

1. MENERJEMAHKAN KEBIJAKAN UMUM

2. MEMPERKIRAKAN YANG BERSIFAT RAMALAN

3. BERFUNGSI EKONOMI

4. MEMASTIKAN SUATU KEGIATAN

5. ALAT KOORDINASI

6. ALAT/SARANA PENGAWASAN

Page 6: Strategic Planing

Perencanaan Strategis

sebuah alat manajemen, dan sama dengan setiap alat manajemen, alat itu hanya digunakan untuk satu maksud saja – menolong organisasi melakukan tugasnya dengan lebih baik. Perencanaan strategis dapat membantu organisasi memfokuskan visi dan prioritasnya sebagai jawaban terhadap lingkungan yang berubah dan untuk memastikan agar anggota-anggota organisasi itu bekerja ke arah tujuan yang sama (Kaye & Allison, 2005:1)

Page 7: Strategic Planing

Perencanaan merupakan suatu alat yang penting di dalam organisasi pelayanan sosial, sebab dalam pemberian suatu pelayanan dibutuhkan perencanaan yang mantap (perencanaan dalam konteks penyusunan suatu kegiatan program), hal itu dapat dilihat dari beberapa alasan yaitu :

1. Efesiensi1. Efesiensi 2. Efektifitas2. Efektifitas 3. Tanggung jawab3. Tanggung jawab 4. Moril4. Moril

Page 8: Strategic Planing

TabelTabelPerbedaan Perencanaan Jangka Panjang dengan Perbedaan Perencanaan Jangka Panjang dengan

Perencanaan StrategisPerencanaan Strategis

Perencanaan Jangka PanjangPerencanaan Jangka Panjang Perencanan StrategisPerencanan Strategis

Melihat masa depan sebagai hal yang Melihat masa depan sebagai hal yang bisa diperediksi bisa diperediksi Melihat perencanaan sebagai proses Melihat perencanaan sebagai proses periodikperiodikMenganggap tren saat ini akan berlanjut Menganggap tren saat ini akan berlanjut

Menganggap masa depan yang paling Menganggap masa depan yang paling mungkin dan menekankan kerja untuk mungkin dan menekankan kerja untuk memetakan kejadian dari tahun ke tahun memetakan kejadian dari tahun ke tahun yang diperlukan untuk mencapaianya yang diperlukan untuk mencapaianya Tanyakan “Dalam bisnis apa kita Tanyakan “Dalam bisnis apa kita sekarang?”sekarang?”

Melihat masa depan sebagai hal yang tidak Melihat masa depan sebagai hal yang tidak bisa diprediksi bisa diprediksi Melihat perencanaan sebagai proses terus-Melihat perencanaan sebagai proses terus-menerus menerus Mengharapkan tren baru, perubahan, dan Mengharapkan tren baru, perubahan, dan kejutankejutanMempertimbangkan serangkaian masa depan Mempertimbangkan serangkaian masa depan yang memungkinkan dan menekankan yang memungkinkan dan menekankan pengembangan strategi berdasarkan penilaian pengembangan strategi berdasarkan penilaian lingkungan organisasilingkungan organisasiTanyakan “dalam bisnis apa kita seharusnya? Tanyakan “dalam bisnis apa kita seharusnya? Apakah kita melakukan hal yang benar?” Apakah kita melakukan hal yang benar?”

Diambil dari Florence Green. Strategic Planning: Blueprint for Success, Diambil dari Florence Green. Strategic Planning: Blueprint for Success, California Association of Nonprofit, Februari 1994)California Association of Nonprofit, Februari 1994)

Page 9: Strategic Planing

PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN

1. TOP – DOWN APPROACH

2. BOTTOM – UP APPROACH

3. MIXED APPROACH

4. GROUP APPROACH

Page 10: Strategic Planing

BEBERAPA PERTANYAAN DASAR SEBELUM MELAKUKAN S.P.

1. What are the purpose (s) and objective (s) of the organization ?.

2. Where the organization presently going ?.

3. What critical environmental factors does the organization currently face ?.

4. What can be done to achieve organizational objectives more effectively in the future ?

(Samuel C.Certo & J. Paul Peter)

Page 11: Strategic Planing

Perencanan adalah proses antisipasi terhadap hasil target dan juga dalam membuat sebuah rencana. Schaffer (Social Work Administration, 1995:51) membuat daftar tentang empat langkah mengenai perencaan :

1. Riset, dimaksudkan untuk menganalisis kekuatan-kekuatan lembaga, kekurangan kelemahan serta menentukan resiko yang ditimbulkan oleh faktor eksternal

2. Formula objektif, untuk mendefinisikan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang

3. Perencanaan yang strategis, untuk membangun sebuah sistem kerja yang mengarah pada tujuan

4. Perencanaan oprasional, untuk menciptakan langkah setiap departemen dan fungsi.

Page 12: Strategic Planing

Tahapan Perencanaan Strategis

• Mengidentifikasi alasan-alasan untuk membuat rencana• Memeriksa kesiapan untuk membuat rencana • Memilih peserta perencana • Meringkasakan profil dan riwayat organisasi • Mengienditifikasi informasi yang dibutuhkan untuk

perencanaan strategis • Tulis “rencana membuat rencana”

Tahap 1Tahap 1: Bersiap-siap: Bersiap-siap

Hasil Tahap 1: Kesepakatan tentang kesiapan organisasi untuk membuat rencana dan ssebuah rencana kerja perencanaan strategis

Page 13: Strategic Planing

Tahap 2Tahap 2: Mempertegas Misi dan Visi : Mempertegas Misi dan Visi

• Menuliskan (atau mengunjungi lagi) rumusan misiMenuliskan (atau mengunjungi lagi) rumusan misi• Membuat konsep rumusan misi Membuat konsep rumusan misi

Hasil Tahap 2: Konsep rumusan misi dan konsep rumusan visi Hasil Tahap 2: Konsep rumusan misi dan konsep rumusan visi

Page 14: Strategic Planing

14

Components of Organizational’s Internal Environment

TechnologicalResources

FinancialResources

Org.Purpose,

Mission,andPhilosophy

OrganizationalPlanning

HumanResources

OrganizationalOperations

Page 15: Strategic Planing

Tahap 3Tahap 3: Menilai Lingkungan : Menilai Lingkungan

• Memperbarui informasi yang dibutuhkan untuk Memperbarui informasi yang dibutuhkan untuk perencanaan perencanaan

• Menyatakan strategi terdahulu dan strategi saat ini Menyatakan strategi terdahulu dan strategi saat ini • Mengumpulkan masukan dari stakeholder internal Mengumpulkan masukan dari stakeholder internal • Mengumpulkan masukan dari stakeholder eksternal Mengumpulkan masukan dari stakeholder eksternal • Mengumpulkan informasi tentang efektifitas program Mengumpulkan informasi tentang efektifitas program • Mengidentifikasi pertanyaan atau persoalan strategis Mengidentifikasi pertanyaan atau persoalan strategis

tambahan tambahan

Hasil Tahap 3: Sejumlah persoalan kritis yang menuntut tanggapan dari organisasi dan basis data yang akan mendukung para perencana dalam memilih prioritas dan strategis

Page 16: Strategic Planing

16

ORGANISASI DAN LINGKUNGAN

ORGANISASI1. Org. Purpose, Mission,

and Philosophy2. Org. Planning 3. Org. Operations4. Human Resources5. Teknological Resources6. Financial Resources

C

D

EA

B

1

2

34

5

TechnologicalComponent

CompetitiveComponent

Legal Component

LaborComponent

SupplierComponent

SocialComponent

Financial Inst.Component

EconomicComponent

CustomerComponent

PoliticalComponent

Page 17: Strategic Planing

Tahap 4Tahap 4: Menyepakati Prioritas-prioritas : Menyepakati Prioritas-prioritas

• Menganalisis kaitan antara kekuatan, kelemahan, Menganalisis kaitan antara kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman (SWOT) peluang, dan ancaman (SWOT)

• Menganalisis kekuatan kompetitif programMenganalisis kekuatan kompetitif program• Memilih kriteria yang digunakan dalam menetapkan Memilih kriteria yang digunakan dalam menetapkan

prioritas prioritas • Memilih inti strategi masa depan Memilih inti strategi masa depan • Meringkas cakupan dan skala program Meringkas cakupan dan skala program • Menuliskan tujuan dan sasaran Menuliskan tujuan dan sasaran • Mengembangkan proyeksi finansial jangka panjang Mengembangkan proyeksi finansial jangka panjang

Hasil Tahap 4: Kesepakatan tentanag prioritas inti masa depan, tujuan jangka panjang, dan sasaran khusus

Page 18: Strategic Planing

Tahap 5Tahap 5: Penulisan Rencana Strategis: Penulisan Rencana Strategis• Menuliskan rencana strategis Menuliskan rencana strategis • Menjelaskan rencana konsep untuk dikaji ulang Menjelaskan rencana konsep untuk dikaji ulang • Mengadopsi rencana strategis Mengadopsi rencana strategis

Hasil Tahap 5: Sebuah rencana strategis

Tahap 6Tahap 6: Melaksanakan Rencana Strategis : Melaksanakan Rencana Strategis • Membuat rencana kegiatan tahunan Membuat rencana kegiatan tahunan • Membuat anggaran kegiatan tahunan Membuat anggaran kegiatan tahunan

Hasil Tahap 6: Anggaran dan rencana kegiatan tahunanyang terinci

Page 19: Strategic Planing

Tahap 7Tahap 7: Memantau dan Mengevaluasi : Memantau dan Mengevaluasi

• Mengevakuasi sproses perencanaan strategis Mengevakuasi sproses perencanaan strategis • Mengawasi dan memperbaharui perencanaan Mengawasi dan memperbaharui perencanaan

strategis strategis

Hasil Tahap 7: evaluasi terhadap proses perencanaan strategis dan penilaian atas rencana operasional sdan strategis yang sedang berjalan

Page 20: Strategic Planing

METODE SWOT

1. Analisis SWOT adalah suatu analisis yang digunakan untuk mengadakan perubahan dalam manajemen suatu organisasi (change management) secara sistematis

2. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan, dengan cara memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun pada saat bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman (Freddy Rangkuti, 1997 : 19)

Page 21: Strategic Planing

Lingkungan Internal / Eksternal Organisasi dan Sifatnya

Berkut adalah penempatan analisis dalam tabel SWOT

+ / - Strength(Kekuatan)

Weaknesess(Kelemahan)

Opportunity(Peluang)

Kuadran I Kuadran II

Threat(Ancaman)

Kuadran III Kuadran IV

Page 22: Strategic Planing

Lingkungan Internal• Lingkungan Internal adalah lingkungan organisasi

yang berada di dalam organisasi tersebut dan secara normal memiliki implikasi yang langsung dan khusus pada perusahaan.

• Lingkungan internal mencakup Sumber daya (SDM, Sarana Prasarana dan keuangan), kapabilitas dan kompetensi

• Dari lingkungan internal ini akan mendapatkan informasi kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi

Page 23: Strategic Planing

Lingkungan Eksternal• Lingkungan eksternal adalah lingkungan yang

melingkupi suatu organisasi. • Lingkungan eksternal dapat berupa lingkungan

mikro dan lingkungan makro. Lingkungan mikro yaitu lingkungan yang mempengaruhi dan dipengaruhi organisasi, lingkungan makro yaitu lingkungan yang mempengaruhi namun sulit bagi organisasi untuk mempengaruhinya.

• Lingkungan eksternal ini menghasilkan Peluang dan Tantangan bagi organisasi

Page 24: Strategic Planing

Tahapan Analisis SWOT 1• PENGUMPULAN DATA : Cari, identifikasikan dan tentukan

faktor-faktor kekuatan dan kelemahan (faktor internal), serta faktor-faktor peluang dan ancaman (eksternal) di sekitar organisasi Anda, masing-masing sedikitnya 5 faktor.

• Data Internal dapat diperoleh dari dalam perusahaan yang bersangkutan, misalnya laporan keuangan, laporan kepegawaian, laporan kegiatan operasional, laporan pemasaran, dan sebagainya. sedangkan data eksternal dapat diperoleh dari lingkungan luar organisasi, misalnya kondisi pasar / pelanggan, kondisi pesaing / kompetitor, kondisi pemasok, analisis kebijaksanaan pemerintah, dan sebagainya.

• Data Internal masukkan kedalam Matriks 1 : “Matriks Faktor Strategi Internal” (IFAS) ; dan data eksternal masukkan kedalam Matriks 2 : “Matriks Faktor Strategi Eksternal” (EFAS).

Page 25: Strategic Planing

Tahapan Analisis SWOT 2

• BERILAH BOBOT (dalam kolom 2) masing-masing faktor yang telah diidentifikasikan, mulai dari 1,0 (sangat penting) sampai dengan 0,0 (tidak penting). Bobot masing-masing faktor ini menunjukkan besarnya kemungkinan dampak / pengaruhnya terhadap pencapaian sasaran organisasi.

• Jumlah total dari masing-masing Matrik 1 (IFAS) dan Matriks 2 (EFAS), tidak boleh lebih dari 1,00.

• HITUNGLAH RATING (dalam kolom 3) masing-masing faktor, dengan memberikan skala mulai 4 sampai dengan 1, berdasarkan kondisi nyata faktor tersebut dalam mempengaruhi organisasi.

• Pemberian nilai rating untuk kekuatan dan peluang bersifat positif (makin besar kekuatan / peluang, makin besar nilai rating). Sedang rating untuk kelemahan / ancaman bersifat negatif (makin besar kelemahan / ancaman, makin kecil nilai rating).

• KALIKAN BOBOT (kolom 2) DENGAN RATING (kolom 3), dan hasilnya merupakan skor pembobotan atau kekuatan relatif masing-masing faktor tersebut.

• Gunakan kolom 5 untuk memberiikan komentar / catatan mengapa faktor-faktor tertentu dipilih, bagaimana skor pembobotan / rating dihitung, upaya tindak lanjut apa yang diperlukan, dan sebagainya.

• JUMLAHKAN SKOR pembobotan pada kolom 4. Total skor ini menunjukkan bagaimana organisasi tertentu harus bereaksi terhadap faktor-faktor strategisnya (internal maupun eksternal).

Page 26: Strategic Planing

Tahapan Analisis SWOT 3• ANALISIS seluruh faktor internal dan eksternal yang ada dengan

menggunakan Matriks 3 : SWOT (IFAS – EFAS). • Dari Matriks ini akan dapat dihasilkan 4 (empat) macam strategi organisasi

dengan karakteristiknya masing-masing, yakni sebagai berikut :• Strategi SO : adalah strategi yang harus dapat menggunakan kekuatan

untuk sekaligus memanfaatkan peluang yang ada.• Strategi WO : adalah strategi yang harus ditujukan untuk mengurangi

sebesar mungkin kelemahan yang dihadapi, dan pada saat bersamaan memanfaatkan peluang yang ada.

• Strategi ST : adalah strategi yang harus mampu menonjolkan kekuatan guna mengatasi ancaman yang mungkin timbul.

• Strategi WT : adalah strategi yang bertujuan mengatasi hambatan serta meminimalkan dampak dari ancaman yang ada.

• PUTUSKAN KEBIJAKAN yang paling feasible, applicable dan accountable untuk dilaksanakan. Dan jelaskan (secara deskriptif argumentatif) bagaimana operasionalisasi kebijakan tersebut dalam menunjang tercapainya sasaran / tujuan organisasi.

Page 27: Strategic Planing

Strategi• Strategi SO (Kuadran 1)

Menciptakan strategi yang menggunakan kekuatan (Strength) untuk memanfaatkan peluang (Opportunity). Strategi yang harus diterapkan adalah pertumbuhan secara agresif.

• Strategi ST (Kuadran 2)Menciptakan strategi yang menggunakan kekuatan (Strength) untuk mengatasi ancaman (Threat), misalnya dengan cara strategi diversifikasi.

• Strategi WO (Kuadran 3)Menciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan (Weaknesess) untuk memanfaatkan peluang (Opportunity), misalnya dengan cara meninjau kembali teknologi yang dipergunakan.

• Strategi WT (Kuadran 4)Menciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan (Weaknesess) dan menghindari ancaman (Threat), perusahaan hanya dapat bertahan untuk menunggu datangnya peluang-peluang baru.