Strategic Communication Practices: A Toolkit for Police Executives Darrel W. Stephens Julia Hill Sheldon Greenberg

Strategic Communication Practices: A Toolkit for Police Executives

Darrel W. Stephens Julia Hill Sheldon Greenberg

Contents

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ISBN: 978-1-935676-41-6 September 2011

Contents

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About the COPS Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Letter from the Director . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

CHAPTER IThe Police Communication Imperative . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Communications Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Crime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Police Effectiveness . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Public Image and Perceptions of the Police . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Policing Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Police Misconduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 BudgetStaffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Terrorism . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Immigration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Influencing Behavior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Transparency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Essential Audiences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Elected Officials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Community Leaders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Neighborhood Leaders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Public Interest Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Non-English Speaking Communities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Faith Communities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Communication Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

CHAPTER IIWhere and How People Get Information . . . . . . . . . . . . . 21 The Media Landscape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

The Evolution of the Media in the Digital Age . . . . . . . . . . . . . . . 22 How People Access, Use, and Disseminate Information . . . . . . . 24 Declines in Trust and Credibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Viewership, Readership, and Listenership . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Print Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Television . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Radio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 The Online Migration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Where Do We Go from Here? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

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strategic Communication Practices: A Toolkit for Police Executives

CHAPTER IIIDeveloping Strategic Communication Plans . . . . . . . . . . . 39 A Strategic Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

STEP 1: Research and Situation Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 STEP 2: Determining Goals and Objectives . . . . . . . . . . . . . . . . 43 STEP 3: Target Publics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 STEP 4: Communication Strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 STEP 5: Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 STEP 6: Tactics and Implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 STEP 7: Evaluation and Measurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

CHAPTER IVThe Chief/Sheriff (CEO) Role

in Effective Communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 The Communications Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Modeling the Behavior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 The CEO as Communicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Crime . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Arrests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Use of Force . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Death of an Officer/Serious Injury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Misconduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Policy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

The CEO and the Communications Staff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Resourcing Public Affairs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

CHAPTER VCommunication Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Traditional Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

The News Media . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Written Release . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 News Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Op-Ed Pieces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Newspaper Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Radio/Television Talk Shows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Responding to Requests for Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Community Presentations, Speeches, and Meetings . . . . . . . . . 68 Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Newsletters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

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Brochures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Frequently Asked Questions (FAQs) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Cable Television . . . . . . . . . . . . .