State of FloridaChard Snyder ImplementationDecember 1, 2015

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Today’s Discussion

• Introductions • Objectives• Chard Snyder Overview

• Who We Are & What We Do• How We Deliver Value• How We Service Our Clients

• Our Technology • Phase 1‐ Implementation• Demo• Communication Strategy• Phase 2 2016‐2017• Recap of Enhancements• Important Transition Reminders• Q&A 2

Introductions

DMS People First Team• David Disalvo– Director People First

• Andrea Simpson‐ Contract Administrator

• Jimmy Cox‐ Project Administrator

Chard Snyder• Barb Yearout‐ VP, Operations

• Barb King‐ Client Relationship Manager

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Objectives

• Review why we are making a change

• Share impact and HR Role in vendor transition

• Highlight new functionality and improvements

• Provide opportunity to ask questions

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Who We Are

• We Are – A national, private‐ and woman‐owned employee benefit solutions administrator

• We Believe – Each customer, their employees, affiliates & business partners should receive personalized service from honest, passionate people that are collaborative, adaptable & embrace serving the  business needs of our partners

• We Serve – Employers from public, private & governmental sectors with a few employees to over 60,000

• We Grow – By referral from our valued clients and business partners

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What We Do

• Savings & Spending Accounts• Health Care FSA• Dependent Care FSA• Limited Purpose FSA• Health Savings Account‐ HSA Advantage

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Current New

Dependent Care Reimbursement Account (DCRA) 

Dependent Care FSA (DCA) 

Health Investor Health Plan (HIHP) High Deductible Health Plan (HDHP)

Health Savings Account (HSA) Health Savings Account (HSA)

Limited Purpose MRA (LPMRA) Limited Purpose FSA

Medical Reimbursement Account (MRA) Health Care FSA (FSA)

How We Deliver Value

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• Online

How We Service Our Clients

Client Relationship Manager

Implementation Specialist 

Plan Administrator

Customer Service 

State of Florida

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Our Technology

Health Care FSA 

Health SavingsAccountSolution

Administrative Software Solution

Prepaid Benefits Benny® Card

Dependent Care FSA

Limited Purpose FSA

Multi‐Account System

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Our Technology

Participant Portal• Robust, Branded• Empowers Participants• Quick, Easy Navigation 

Flexible Payment OptionsParticipants Choose From:• Debit Card• Consumer‐Initiated Payment 

on Participant Portal

Communications• Email• Participant Portal• Mail 

One Portal, One Card 

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Our TechnologyMulti-Purse Card Solution

Limited Purpose FSALimited Purpose FSA

HSAHSA

Dependent Care FSADependent Care FSA

Dental/Vision

Doctor/Pharmacy

Daycare

Prepaid Benefits Card

• Multi‐purse, full stackable card offering for all benefit plan types

• Direct payment to specific plans automatically at the point of sale based on:

• Merchant type• Splitting rules

• Highest Auto‐substantiation rates in the industry

• Retrospective third‐party data matching 

• Copayment matching• Recurring expense logic

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Receipts & Expenses

Our TechnologySelf-Service Dashboard

HDHP PaymentsReimbursementsPay the Provider

Debit Card Transactions

Medical Claims  & Premiums

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Phase 1- ImplementationTransitioning to Chard Snyder

• Chard Snyder will take over all claims processing beginning 1/1/2016 – Including 2015 runout & grace period

• Health Care Flexible Spending Accounts (FSA)• Dependent Care FSA• Limited Purpose FSA• Health Savings Account (HSA) including account custodian‐ HSA 

Advantage

• WageWorks will stop all claims processing 12/31/2015• Claims and debit card swipes will be settled and balances sent to Chard 

Snyder on or before 1/10/2016

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Phase 1- ImplementationBlack Out Scenarios

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1‐ Employees with only a 2016 election, no election for 2015 No black out 

2‐ Employees with a 2016 election and funds remaining in their 2015 grace period

Black out for 2015 dollars only, adjustments will be made to correct balances

3‐ Employees with remaining funds in their 2015 grace period but no 2016 election

Black out for claims payment from 1/1/2016‐1/13/2016; claims must be submitted via mail or online

Phase 1- ImplementationBenny® Debit Card

• Automatically get two cards when enrolled & can call to request additional cards

• Replaces MyMRA Card as of midnight 1/1/2016

• Activation via phone (People First ID, last 5 of SSN & DOB mm/dd/yy)

• Debit Card for HSA and Dependent Care FSA (funds are available with contributions)

• Cards are good for 5 years and funds will reload with elections each plan year 

• Whoever signs the back owns the card• The debit card can only be used for eligible expenses• Save receipts (IRS requirement)

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Phase 1- ImplementationHealth Care FSA

• How to pay an expense or file a claim:• Benny® Card• Online via participant portal‐ pay provider directly or pay self• Mail with claim form

• Claim substantiation• 93% of claims are auto‐substantiated• Documentation can be provided via mail or online• 90‐day window to complete substantiation

• Statements• Quarterly statements available on participant portal with email alerts• Annual HSA statements 

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Phase 1- ImplementationDependent Care FSA

• Auto pay provider & online claim submission availableon participant portal

• Debit card swipe available if provider accepts credit cards

• Pending claims will pay once funds are available

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Phase 1- Implementation Grace Period

All handled by Chard Snyder with 2015 grace period funds available 

on debit card 1/13/2016

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Phase 1- ImplementationStarting an HSA Advantage Account

Enroll In HDHP

ReadT&C’s

Two simple steps for participants to open account

Identity Verification Process

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Phase 1- ImplementationExisting HSA to HSA Advantage

Two options for participants

Or

Retain Account with Tallahassee State Bank

Transfer Account & Fundsto HSA Advantage

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SYSTEM DEMONSTRATION

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Target Date Communication

weekly in 12/2015 Email reminders to 2015 participants – spend your balances & file your claims 

12/10/2015 FSA transition letter to 2015 FSA participants 

12/10/2015 HSA transition letter to 2015 HSA participants 

12/18/2015 Email to 2016 participants – the Benny® card is coming 

mid 12/2015 DSGI Management Advisories and My Benefits page FAQs and brochures

12/21/2015‐12/27/2015

Card mailer with Benny® cards 

1/4/2016 Email to 2016 participants – you should have received your Benny® card 

Communication Strategy

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Phase 2 2016-2017

• Preview into 2016‐2017 Enhancements• Single sign‐on from People First• Mobile access to accounts including claim filing• Text notifications available• Live chat with Chard Snyder

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Recap of EnhancementsGeneral

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Current NewBranding People First – myMRA Chard Snyder – Benny® card & “Ask 

Penny”

Cards Separate for HealthcareFSA & HSA

Stacked card for all accounts (HSA, Healthcare FSA, Dependent Care FSA)

Card Activation Online only Toll‐free phone number

Claims Paper or upload claim form & receipts

Paper, online claims through participant portal, pay my provider

Communication Email, letter Email, letter, text (coming soon – chat)

Customer Support People First – transfer to WageWorks

Direct phone line to Chard Snyder SOF dedicated team

HRO EmployeeData Access

Access to employee data Participant self‐service ‐ no HRO access to employee data

Family Member Info. Access

WageWorks will speak only to participant

Family member can obtain general information on account

Recap of EnhancementsHSA Specific

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Current New

Bank Tallahassee State Bank HealthCare Bank

Enrollment in Bank

Paper process Automatic (upon agreement with terms & conditions)

Minimum Investment Balance

$2,500 $1,000

Monthly Fee $3.00 (if under $2,500) No fee

Important Transition Reminders

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Target Date Communication12/7/2016 Chard Snyder customer service line opens

12/7/2016 Final 2016 enrollment data loaded 

12/21‐12/27/2016 Cards mailed

Begins with enrollment file load HSA accounts open

Automatic with enrollment file and letters to follow for any blocks

HSA Identity Verification (IDV)

Midnight 1/1/2016 MyMRA Card turns off

1/1‐1/12/2016 Black out period for using 2015 balances

1/13/2016 2015 balances available

Get in touch with Chard Snyder

855.824.9284floridaaskpenny@chard‐snyder.com

People First Service CenterPeopleFirst.MyFlorida.com

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Questions

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