Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unitpmo.itb.ac.id/wp-content/uploads/spm.pdf · Standard Operating Procedure (SOP) DAFTAR ISI 001/I1.B06/SOP/2014 Penyusunan RKA dan Rencana

Standard Operating Procedure (SOP)Lintas Unit

SPM

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan OrganisasiInstitut Teknologi Bandung

2014

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

001/I1.B06/SOP/2014 Penyusunan RKA dan Rencana Implementasi

002/I1.B06/SOP/2014 Pengajuan Akreditasi BAN-PT Untuk Program Studi

003/I1.B06/SOP/2014 Pengajuan Akreditasi Internasional Program Studi

004/I1.B06/SOP/2014 Pengajuan Belanja Jasa Yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN

005/I1.B06/SOP/2014 Pengajuan Belanja Barang yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN

006/I1.B06/SOP/2014 Pengajuan Belanja Pegawai/Honor Jasa yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN


Penyusunan RKA dan Rencana Implementasi

No. 001/I1.B01/SPM/SOP/2014


2014

JUDUL : PENYUSUNAN RKA DAN RENCANA IMPLEMENTASI

NOMOR : 001/I1.B01/SPM/SOP/2014REVISI KE : 0BERLAKU TMT : HALAMAN : 1 dari 6

1


LEMBAR PENGESAHAN



2


DAFTAR ISI

I. UNIT KERJA TERKAIT 3

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

IV. PENGERTIAN & BATASAN 4

V. PROSEDUR 5

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 5

VII. LAMPIRAN 6



3


I. UNIT KERJA TERKAIT

1. Direktorat Perencanaan

2. Satuan Penjaminan Mutu

3. Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB

II. TUJUAN

1. Untuk menyatakan sasaran unit kerja secara jelas dan formal, sehingga bisa

menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai.

2. Untuk mengkomunikasikan kepada pihak-pihak terkait sehingga Rencana Kegiatan

dan Anggaran dimengerti, didukung, dan dilaksanakan.

3. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi

ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan unit terkait

dalam upaya mencapai tujuan.

4. Untuk mengkoordinasikan cara/metode yang akan ditempuh dalam rangka

memaksimalkan sumber daya.

5. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja, serta menyediakan

informasi yang mendasari perlu-tidaknya tindakan koreksi.

III. REFERENSI

1. Permenkeu RI No.72/PMK.02/2013 tentang Standar Biaya Masukan TA 2014

2. SK Rektor ITB No. 271/SK/I1.A/PR/2011 tentang Program Strategis Utama dan

Sasaran Institut Teknologi Bandung Tahun 2011-2015



4


3. Rincian Kertas Kerja Satker Tahun Anggaran 2014 (RKA-KL)

4. Pedoman dan Penyusunan RKA 2014

IV. PENGERTIAN & BATASAN

1. PENGERTIAN

Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) merupakan suatu rencana yang disusun secara

sistematis dalam bentuk kegiatan dan angka yang dinyatakan dalam Sistem

Perencanaan (SISPRAN) secara on-line yang meliputi seluruh kegiatan untuk

jangka waktu 1 tahun.

2. BATASAN

1) Penyusunan RKA dapat dilakukan setelah mendapat persetujuan penyusunan

RAB dari Direktorat Perencanaan.

2) RAB yang dibuat terdiri dari program, kegiatan dan anggaran yang akan

dilaksanakan oleh SPM untuk tahun yang akan datang, terdiri dari dua program

sebagai berikut:

a. Program Kelangsungan Operasi yang bersumber dari dana Bukan PNBP,

yaitu program-program rutin SPM yang ditujukan untuk menjaga

kepentingan stakeholders SPM melalui penyelenggaraan kegiatan

pendukung akademik, operasi dan pemeliharaan serta administrasi dan

umum. Program-program kelangsungan operasi disusun sesuai dengan

tupoksi SPM dan pagu anggaran yang telah ditetapkan.

b. Program Pengembangan yaitu program-program yang ditujukan untuk

meningkatkan kualitas dan kapasitas program-program penjaminan mutu

dan akreditasi internasional. Program Pengembangan disusun dengan

mengacu pada program-program strategis yang tercakup dalam renstra ITB



5


Tahun 2011-2015. Program Pengembangan memerlukan anggaran

tambahan yang diajukan melalui proposal kegiatan. Sumber dana untuk

Program Pengembangan pada tahun 2013 berasal dari BOPTN (DIPA).

V. PROSEDUR

1. Direktorat Perencanaan memberikan pagu anggaran RKAT kepada SPM

2. SPM menyusun pagu anggaran untuk setiap Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB

setelah itu disampaikan kepada Fakultas/Sekolah.

3. Fakultas/sekolah menerima/merespon pagu anggaran kegiatan dari SPM dan

kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak.

4. Jika ya, Fakultas/Sekolah menyetujui RKA tersebut.

5. Jika tidak, Fakultas/Sekolah mengajukan revisi kegiatan dan anggaran ke SPM.

6. SPM menerima usulan revisi anggaran dan kegiatan dari Fakultas/Sekolah untuk di

implementasikan dan diajukan ke Direktorat Perencanaan

7. Direktorat perencanaan me-review usulan revisi anggaran Fakultas/Sekolah yang

melalui SPM dan kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak.

8. Jika direkomendasikan SPM memproses usulan RKA dan revisi tersebut untuk

dilakukan entry kegiatan dan anggaran melalui SISPRAN on-line serta rencana

implementasi per triwulan.

9. Jika tidak direkomendasikan, SPM menyampaikan informasi ke Fakultas/Sekolah

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Jumlah program studi S1, S2, dan S3 yang terakreditasi nasional (BAN-PT).

2. Jumlah program studi terakreditasi Internasional.

3. Jumlah program studi yang menerapkan sistem penjaminan mutu secara efektif.



6


VII. LAMPIRAN

Penyusunan RKA dan Rencana Implementasi

ProsedurNo. Direktorat Perencanaan SPM Fakultas/Sekolah

1.

Phas

e

1. Direktorat Perencanaan memberikan pagu anggaran RKAT kepada SPM

2. SPM menyusun pagu anggaran untuk setiap Fakultas/Sekolah di lingkungan ITB setelah itu disampaikan kepada Fakultas/Sekolah

3.

4.

Fakultas/sekolah menerima/merespon pagu anggaran kegiatan dari SPM, dan kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak.

5.

SPM menerima usulan kegiatan dan anggaran dari Fakultas/Sekolah serta revisi untuk di diajukan ke Direktorat Perencanaan sebagai bahan implementasi di SISPRAN on-line.

6.

Direktorat perencanaan mereview usulan RKA dan revisi dari Fakultas/Sekolah yang melalui SPM, dan kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak.

1

7.

Jika direkomendasikan SPM memproses usulan RKA dan revisi tersebut untuk dilakukan entry kegiatan dan anggaran melalui SISPRAN online serta rencana implementasi per triwulan.

Jika ya, Fakultas/Sekolah menyetujui RKA tersebut.

Jika tidak, Fakultas/Sekolah mengajukan revisi kegiatan dan anggaran ke SPM.

8.

2

9. Jika revisi tidak direkomendasikan, SPM menyampaikan informasi ke Fakultas/Sekolah

3

Ya

5 Tidak

6

7

9Tidak

8

4

Ya


Pengajuan Akreditasi BAN-PT Untuk Program Studi

No. 002/I1.B01/SPM/SOP/2014


2014

JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI BAN-PT UNTUK PROGRAM STUDI


1


LEMBAR PENGESAHAN



2


DAFTAR ISI


II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3


V. PROSEDUR 4


VII. LAMPIRAN 6



3





3. Badan Akreditasi Nasional – Perguruan Tinggi (BAN-PT)

II. TUJUAN

1. Memberikan jaminan bahwa program studi yang terakreditasi telah memenuhi

standar mutu yang ditetapkan oleh BAN-PT dengan merujuk pada standar nasional

pendidikan yang termaktub dalam PP No. 19 tahun 2005 tentang standar nasional

pendidikan, sehingga mampu memberikan perlindungan bagi masyarakat dari

penyelenggaraan program studi yang tidak memenuhi standar yang ditetapkan itu.

2. Mendorong program studi untuk terus menerus melakukan perbaikan dan

mempertahankan mutu yang tinggi.

3. Hasil akreditasi dapat dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan dalam transfer

kredit perguruan tinggi, pemberian bantuan dan alokasi dana, serta pengakuan dari

badan atau instansi yang lain.

III. REFERENSI

1. UU No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

3. PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

4. PP No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi

5. Permendikbud No. 59 Tahun 2012 tentang Badan Akreditasi Nasional





4



1. PENGERTIAN

1) Akreditasi merupakan salah satu bentuk sistem jaminan mutu eksternal, yaitu

suatu proses yang digunakan lembaga yang berwenang dalam memberikan

pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk

melakukan kegiatan tertentu. Dengan demikian akreditasi melindungi

masyarakat dari penipuan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

2) BAN-PT adalah lembaga yang memiliki kewenangan untuk mengevaluasi dan

menilai serta menetapkan status dan peringkat mutu program studi berdasarkan

standar mutu yang telah ditetapkan.

2. BATASAN

1) Penilaian akreditasi dilakukan oleh pakar sejawat dari luar institusi terkait

(external peer reviewer) dan dilakukan secara voluntir bagi perguruan tinggi

yang menyelenggarakan suatu program studi.

2) Akreditasi ini diawali dengan melakukan kegiatan evaluasi diri terhadap

berbagai/komponen dari masukan, proses dan produk perguruan tinggi yang

menyelenggarakan program studi tersebut dan mengirimkan laporannya ke

lembaga asesor.

V. PROSEDUR

1. SPM menentukan jadwal kegiatan akreditasi BAN-PT 6 Bulan sebelum waktu re-

akreditasi SPM mengirim surat ke fakultas/sekolah agar dibentuk Satgas Akreditasi

BAN-PT Prodi Sarjana, Magister, dan Doktor.



5


2. Fakultas/Sekolah membentuk Satgas Akreditasi BAN-PT Prodi Sarjana, Magister,

dan Doktor.

3. Satgas yang telah terbentuk menyusun draft dokumen akreditasi yang kemudian

dikirimkan ke SPM 2 bulan sebelum waktu re-akreditasi untuk di review.

4. Tim evaluator SPM me-review dokumen akreditasi selama 4-6 Minggu sebelum

waktu re-akreditasi, hasil review dikembalikan ke F/S untuk di revisi.

5. Fakultas/Sekolah mengirim dokumen akreditasi hasil perbaikan ke SPM 1 Minggu

sebelum waktu re-akreditasi.

6. SPM membuat jadwal pertemuan untuk tim evaluator internal SPM dengan satgas

akreditasi prodi, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak

7. Jika ya, maka dokumen akreditasi sudah final dan siap untuk digandakan dan dikirim

ke BAN-PT Jakarta.

8. Jika tidak, maka dokumen akreditasi diperbaiki kembali oleh F/S, hasil perbaikan

digandakan dikirim kembali ke SPM untuk siap dikirimkan ke BAN-PT Jakarta.

9. BAN-PT mengirim jadwal visitasi ke SPM untuk diteruskan ke F/S.

10. F/S mempersiapkan dokumen akreditasi dan memfasilitasi tempat untuk para asesor

BAN-PT.

11. Setelah visitasi dilaksanakan SPM menunggu terbitnya SK akreditasi dari BAN-PT.

(masa berlaku SK dan sertifikat akreditasi selama 5 tahun).


Jumlah program studi yang mendapat sertifikasi akreditasi dari BAN-PT.



6


VII. LAMPIRAN

S.O.P Pengajuan Akreditasi BAN-PT

ProsedurNo. Fakultas/Sekolah BAN-PTSPM

1.

1.

Fakultas/Sekolah membentuk Satgas Akreditasi BAN-PT Prodi Sarjana, Magister, dan Doktor.

2.

Satgas yang telah terbentuk menyusun draft dokumen akreditasi yang kemudian dikirimkan ke SPM 2 bulan sebelum waktu re-akreditasi untu di review.

3.

4. Tim evaluator SPM mereview dokumen akreditasi selama 4-6 Minggu sebelum waktu re-akreditasi, hasil review dikembalikan ke F/S untuk di revisi.

5.

6.

7.

Fakultas/Sekolah mengirim dokumen akreditas hasil perbaikan ke SPM 1 Minggu sebelum waktu re-akreditasi.

8.

SPM membuat jadwal pertemuan untuk tim evaluator internal SPM dengan satgas akreditasi prodi, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak

1

Jika ya, maka dokumen akreditasi sudah final dan siap untuk digandakan dan dikirim ke BAN-PT Jakarta.

5

3

SPM menentukan jadwal kegiatan akreditasi BAN-PT 6 Bulan sebelum waktu re-akreditasi SPM mengirim surat ke fakultas/sekolah agar dibentuk Satgas akreditasi BAN-PT Prodi Sarjana, Magister, dan Doktor.

2

Jika tidak, maka dokumen akreditasi diperbaiki kembali oleh F/S, hasil perbaikan digandakan dikirim kembali ke SPM untuk siap dikirimkan ke BAN-PT Jakarta.

9. BAN-PT mengirim jadwal visitasi ke SPM untuk diteruskan ke F/S.

10. F/S mempersiapkan dokumen akreditasi dan memfasilitasi tempat untuk para asesor Ban-PT.

11. Setelah visitasi dilaksanakan SPM menunggu terbitnya SK akreditasi dari BAN-PT. (masa berlaku SK dan sertifikat akreditasi selama 5 tahun).

4

6

7

ya

8Tidak

9

10

11


Pengajuan Akreditasi InternasionalProgram Studi

No. 003/I1.B01/SPM/SOP/2014


2014

JUDUL : PENGAJUAN AKREDITASI INTERNASIONAL PROGRAM STUDI


1


LEMBAR PENGESAHAN



2


DAFTAR ISI


II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3


V. PROSEDUR 4


VII. LAMPIRAN 7



3



1. Rektorat



4. Institusi/Lembaga Akreditasi Internasional

II. TUJUAN

1. Memberikan jaminan bahwa program studi yang terakreditasi telah memenuhi

standar mutu yang ditetapkan oleh Institusi/Lembaga Akreditasi Internasional

dengan merujuk pada Renstra ITB tentang standar Internasional pendidikan,

sehingga mampu memberikan perlindungan bagi masyarakat dari penyelenggaraan

program studi yang tidak memenuhi standar yang ditetapkan itu.

2. Mendorong program studi untuk terus menerus melakukan perbaikan dan

mempertahankan mutu yang tinggi.

3. Hasil akreditasi dapat dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan dalam transfer

kredit perguruan tinggi, pemberian bantuan dan alokasi dana, serta pengakuan

internasional dari badan atau instansi luar negeri.

4. Menciptakan lulusan program studi lebih berkualitas, yang membuktikan bahwa

kualitas bangsa Indonesia diakui oleh Internasional.

5. Lulusan akan lebih diperhitungkan ketika mulai memasuki dunia kerja dan

membantu perusahaan dalam melakukan standar rekruitmen.



4


III. REFERENSI

1. PP No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi

2. UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi




1. PENGERTIAN

1) Akreditasi merupakan salah satu bentuk sistem jaminan mutu eksternal, yaitu

suatu proses yang digunakan lembaga yang berwenang dalam memberikan

pengakuan formal bahwa suatu institusi mempunyai kemampuan untuk

melakukan kegiatan tertentu. Dengan demikian akreditasi melindungi masyarakat

dari penipuan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

2) Akreditasi Internasional adalah akreditasi yang diberikan oleh suatu

institusi/lembaga akreditasi internasional yang bersifat independen yang memiliki

kewenangan untuk memberikan penilaian tentang kualitas pelayananan

pendidikan yang telah memenuhi standar dan kriteria yang ditentukan.

2. BATASAN

Ada sembilan kriteria yang harus dipenuhi untuk mendapatkan akreditasi

internasional, yaitu: kemahasiswaan, tujuan program studi, luaran program studi,

proses perbaikan yang berkelanjutan, kurikulum, pengajar, fasilitas, fasilitas

pendukung dan keuangan, serta kriteria khusus program studi.

V. PROSEDUR

1. Prodi, melalui Dekan menyampaikan usulan untuk mengajukan akreditasi internasional ke Rektor.

2. Rektor membahas usulan tersebut di RAPIM.



5


3. Untuk memastikan bahwa Prodi tersebut layak untuk mengajukan akreditasi internasional, SPM melakukan asesmen kelayakan dan kesiapan Prodi.

4. Jika Prodi tersebut dipandang belum siap dan layak, SPM merekomendasikan kepada Rektor untuk menunda pengajuan akreditasi internasional tersebut dan prodi melakukan perbaikan yang diperlukan.

5. Jika Prodi tersebut dipandang sudah siap, SPM merekomendasikan kepada Rektor untuk memproses pengajuan akreditasi internasional yang dimaksud.

6. SPM memasukkan anggaran untuk persiapan akreditasi internasional di RKA tahun yang akan datang.

7. F/S membentuk Satgas persiapan akreditasi internasional untuk menyusun Self Assessment Report (SAR) dan pembenahan kegiatan akademik di Prodi yang bersangkutan

8. SPM mengajukan surat kepada Lembaga Akreditasi Internasional yang menyatakan ITB berminat untuk mengajukan Prodi tersebut untuk di-akreditasi.

9. Lembaga akreditasi internasional akan menyampaikan surat persetujuan/penolakan, disertai dengan kontrak yang berisi ketentuan proses akreditasi dan biayanya.

10. ITB, melalui SPM, merespon surat tersebut apakah pengajuan akreditasi internasional dilanjutkan atau tidak.

11. SPM melakukan koordinasi dengan Satgas dan prodi dalam penyusunan SAR agar dihasilkan SAR yang baik.

12. Satgas melalui S/F menyampaikan SAR ke SPM untuk di review.13. SPM membentuk Satgas untuk mereview dokumen SAR.14. SPM menyampaikan hasil review dokumen SAR ke Satgas Prodi melalui S/F15. Satgas melakukan perbaikan dokumen SAR dan hasil perbaikannya disampaikan ke

SPM16. Dokumen SAR disampaikan ke Lembaga Akreditasi internasional sesuai jadwal yang

ditetapkan17. F/S membentuk Satgas untuk persiapan visitasi asesor dari lembaga akreditasi

internasional18. SPM menerima surat pemberitahuan dari lembaga akreditasi internasional tentang

calon asesor 19. SPM merespon keberatan/tidak keberatan atas penunjukkan calon asesor tersebut.20. SPM membentuk Tim Persiapan visitasi akreditasi intenasional21. SPM berkoordinasi dengan F/S dan Prodi serta unit-unit lain di ITB untuk persiapan

visitasi



6


22. SPM menerima asesor untuk visit ke Prodi dan diskusi dengan beberapa unit di ITB.23. Asesor menyampaikan “Draft Statement” sebagai hasil visitasi ke Prodi dan ITB

secara keseluruhan.24. Prodi melalui SPM menyampaikan respon terhadap Draft Statement tersebut25. F/S dan Prodi memperbaiki hal-hal yang direkomendasikan dalam Daft Statement

dan menyampaikan proses perbaikan itu ke lembaga Akreditasi Internasional26. Lembaga Akreditasi internasional mengeluarkan Final Statement tentang hasil

akreditasi prodi tersebut.


Jumlah program studi yang mendapat sertifikasi akreditasi Internasional.



7


VII. LAMPIRAN

S.O.P Pengajuan Akreditasi Internasional

ProsedurNo. Institusi Akreditasi Internasional

SPMRektor ITBFakultas/Sekolah

1.

1.

Jika Ya, prodi tersebut sudah siap, SPM merekomendasikan kepada Rektor untuk memproses pengajuan akreditasi Internasional yang dimaksud.

3.

4.

5.

Jika Tidak, prodi tersebut dipandang belum siap dan layak, SPM merekomendasikan kepada Rektor untuk menunda pengajuan akreditasi internasional tersebut dan prodi melakukan perbaikan yang diperlukan.

6.

7.

SPM memasukkan anggaran untuk persiapan akreditasi internasional di RKA tahun yang akan datang.

8.

F/S membentuk Satgas persiapan akreditasi internasional untuk menyusun Self Assessment Report (SAR) dan pembenahan kegiatan akademik di Prodi yang bersangkutan

SPM mengajukan surat kepada Lembaga Akreditasi Internasional yang menyatakan ITB berminat untuk mengajukan Prodi tersebut untuk di-akreditasi.

Dekan menerima usulan akreditasi internasional prodi dan menyampaikan usulan tersebut kepada Rektor

Lembaga akreditasi internasional akan menyampaikan surat persetujuan/penolakan, disertai dengan kontrak yang berisi ketentuan proses akreditasi dan biayanya.

9.

ITB, melalui SPM, merespon surat tersebut apakah pengajuan akreditasi internasional dilanjutkan atau tidak.

10.

SPM melakukan koordinasi dengan Satgas dan prodi dalam penyusunan SAR agar dihasilkan SAR yang baik.

11.

Satgas melalui S/F menyampaikan SAR ke SPM untuk di review dan SPM Membentuk Satgas untuk mereview Dokumen tersebut.

3

Rektor membahas usulan di RAPIM2.

Untuk memastikan bahwa Prodi tersebut layak untuk mengajukan akreditasi internasional, SPM melakukan asesmen kelayakan dan kesiapan Prodi dengan merekomendasikan ya atau tidak.

2

5

4 Tidak

6

Ya

4

7

8Ya/Tidak

9

Ya/Tidak 10

11 Ya

12

12.

13

SPM menyampaikan hasil review dokumen SAR ke Satgas Prodi melalui S/F

13.

14

Satgas melakukan perbaikan dokumen SAR dan hasil perbaikannya disampaikan ke SPM

14.

Dokumen SAR disampaikan oleh SPM ke Lembaga Akreditasi internasional sesuai jadwal yang ditetapkan serta menyampaikan ke F/S untuk membentuk satgas persiapan Visitasi Asesor.

15. 15

15

SPM menerima surat pemberitahuan dari lembaga akreditasi internasional tentang calon asesor

16.16

17Ya/Tidak

SPM merespon keberatan/tidak keberatan atas penunjukkan calon asesor tersebut

17.

18

Ya

SPM membentuk dan berkoordinasi dengan Tim Persiapan visitasi akreditasi intenasional Prodi di F/S.

18.

19

SPM menerima asesor untuk visit ke Prodi dan diskusi dengan beberapa unit di ITB, kemudian Asesor menyampaikan hasil visitasi dalam bentuk “Draft Statement” ke SPM kemudian diteruskan ke F/S

19.

19

20

Prodi melalui SPM menyampaikan respon terhadap Draft Statement tersebut

20.

20

Lembaga Akreditasi internasional mengeluarkan Final Statement tentang hasil akreditasi prodi tersebut.

21

21.

2121

1


Pengajuan Belanja Jasa Yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN

No. 004/I1.B01/SPM/SOP/2014


2014

JUDUL : PENGAJUAN BELANJA JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN


1


LEMBAR PENGESAHAN



2


DAFTAR ISI


II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3


V. PROSEDUR 4


VII. LAMPIRAN 5



3





3. Direktorat Logistik

4. Direktorat Keuangan

II. TUJUAN

Belanja jasa yang memenuhi nilai kapitalisasi, menambah dan memperpanjang masa

manfaat dan atau kemungkinan besar memberi manfaat ekonomi di masa yang akan

datang dalam bentuk kapasitas, mutu produksi, atau peningkatan standar kinerja aset.

III. REFERENSI

1. Peraturan Menteri Keuangan RI No. 72/PMK.02/2013 tentang Standar Biaya

Masukan Tahun Anggaran 2014

2. Peraturan Presiden RI No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa

3. Surat Edaran Direktur Keuangan No. 1356/I1.B02.1/KU/2013 tentang Penjelasan

Penggunaan Kode Akun Bagan Akun Standar

4. Rincian kertas kerja satker tahun 2014 (RKAL)


1. PENGERTIAN

Belanja Jasa adalah pengeluaran/biaya yang digunakan untuk pengadaan/

penambahan/penggantian dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia, peralatan

dan mesin serta inventaris kantor yang memberikan manfaat.



4


2. BATASAN

Kelompok Belanja Jasa DIPA terdiri dari:

Belanja keperluan kantor (honorarium pegawai kontrak), belanja barang operasional

lainnya, belanja bahan, belanja jasa lainnya, belanja pengiriman surat dinas pos surat,

belanja barang non operasional lainnya, belanja perjalanan biasa, belanja jasa profesi,

belanja perjalanan dinas paket meeting dalam kota, belanja perjalanan dinas paket

meeting luar kota, belanja perjalanan biasa luar negeri.

V. PROSEDUR

1. Fakultas mengirim Bukti pertanggungjawaban keuangan kepada SPM

2. SPM melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban keuangan F/S, kemudian

memberikan rekomendasi ya atau tidak

3. Jika ya, pertanggungjawaban keuangan diserahkan ke Direktorat logistik untuk

ditandatangani oleh PPK Belanja Jasa, kemudian dikembalikan ke SPM.

4. SPM menggandakan dan mengirim pertanggungjawaban keuangan ke Direktorat

Keuangan.

5. Jika tidak, pertanggungjawaban keuangan dikembalikan ke F/S untuk

dilengkapi/diperbaiki.

6. Direktorat keuangan memverifikasi pertanggungjawaban keuangan untuk

merealisasikan penyerapan dana kegiatan.

7. Direktorat keuangan mengirim dana kegiatan ke SPM dalam bentuk cek.

8. SPM melakukan pembayaran belanja jasa kepada pihak ketiga.


1. Jumlah dokumen evaluasi dan pengembangan pembelajaran.

2. Jumlah program studi S1, S2, dan S3 terakreditasi nasional (BAN-PT)

3. Jumlah program studi terakreditasi internasional



5



5. Jumlah program diverifikasi dan penguatan akademik yang dilaksanakan

6. Waktu layanan efektif per minggu

7. Jumlah rapat koordinasi

8. Jumlah perjalanan dinas

9. Jumlah tenaga yang dikerahkan

VII. LAMPIRAN

Pengajuan Belanja Jasa yang bersumber dari dana BOPTN

ProsedurNo. Fakultas/Sekolah SPM Direktorat Logistik Direktorat Keuangan

1.

Phas

e

1. Fakultas/Sekolah mengirim Bukti pertanggung-jawaban keuangan kepada SPM

2. SPM melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban keuangan F/S, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak

3.

4.

Jika ya, pertanggungjawaban keuangan diserahkan ke Direktorat Logistik untuk ditandatangani oleh PPK Belanja Jasa, kemudian dikembalikan ke SPM.

5.

6. Direktorat keuangan memverifikasi pertanggung jawaban keuangan untuk merealisasikan penyerapan dana kegiatan.


SPM menggandakan dokumen dan mengirim pertanggungjawaban keuangan ke Direktorat Keuangan.Jika tidak, pertanggungjawaban keuangan dikembalikan ke F/S untuk dilengkapi/diperbaiki.

8. SPM melakukan pembayaran Belanja jasa kepada pihak ketiga.

1

2

Ya4Tidak

3

5

6

Ya

7

Tidak

7

8


Pengajuan Belanja Barang yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN

No. 005/I1.B01/SPM/SOP/2014


2014

JUDUL : PENGAJUAN BELANJA BARANG YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN


1


LEMBAR PENGESAHAN



2


DAFTAR ISI


II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3


V. PROSEDUR 4


VII. LAMPIRAN 5



3





3. Direktorat Logistik


5. Rekanan/Pihak Ketiga

II. TUJUAN

Belanja Barang yang memenuhi nilai kapitalisasi, menambah dan memperpanjang masa

manfaat dan atau kemungkinan besar memberi manfaat ekonomi di masa yang akan

datang dalam bentuk kapasitas, mutu produksi, atau peningkatan standar kinerja aset.

III. REFERENSI

1. Peraturan Menteri Keuangan RI No. 72/PMK.02/2013 tentang Standar Biaya

Masukan Tahun Anggaran 2014

2. Peraturan Presiden RI No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa





1. PENGERTIAN



4


Belanja Barang adalah pengeluaran/biaya yang digunakan untuk

pengadaan/penambahan/penggantian dan peningkatan kapasitas sumber daya

manusia, peralatan dan mesin serta inventaris kantor yang memberikan manfaat.

2. BATASAN

Kelompok Belanja Barang DIPA terdiri dari:

Belanja barang operasional lainnya, belanja bahan, belanja barang non operasional

lainnya,

V. PROSEDUR

1. Fakultas mengirim Bukti pertanggungjawaban keuangan kepada SPM

2. SPM melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban keuangan F/S,

kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak

3. Jika ya, pertanggungjawaban keuangan diserahkan ke Direktorat Logistik untuk

ditandatangani oleh PPK Belanja Barang, kemudian dikembalikan ke SPM.

4. SPM Menggandakan dan mengirim pertanggungjawaban keuangan ke Direktorat

Keuangan.

5. Jika tidak, pertanggungjawaban keuangan dikembalikan ke F/S untuk

dilengkapi/diperbaiki.

6. Direktorat keuangan memverifikasi pertanggungjawaban keuangan untuk

merealisasikan penyerapan dana kegiatan.


8. SPM melakukan pembayaran Belanja Barang kepada pihak ketiga.


1. Jumlah program diverifikasi dan penguatan akademik yang dilaksanakan.





5



5. Jumlah pengadaan sarana dan prasarana baru dalam satu tahun

VII. LAMPIRAN

Pengajuan Belanja Barang yang bersumber dari dana BOPTN dibawah Rp. 10.000.000,-

ProsedurNo. Fakultas/Sekolah SPM Direktorat Logistik Direktorat Keuangan Pihak Ketiga

1.

Phas

e

1. Fakultas/Sekolah mengirim Bukti pertanggung -jawaban keuangan kepada SPM

2. SPM melakukan verifikasi dokumen pertanggungjawaban keuangan F/S, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak

3.

4.

Jika ya, pertanggungjawaban keuangan diserahkan ke Direktorat logistik untuk ditandatangani oleh PPK Belanja Barang, kemudian dikembalikan ke SPM.

5.

6. Direktorat keuangan memverifikasi pertanggungjawaban keuangan untuk merealisasikan penyerapan dana kegiatan.


SPM Menggandakan dan mengirim Pertanggungjawaban Keuangan ke Direktorat Keuangan.Jika tidak, pertanggungjawaban keuangan dikembalikan ke F/S untuk dilengkapi/diperbaiki.

8. SPM melakukan pembayaran Belanja Barang kepada pihak ketiga.

1

2

Ya5Tidak

3

4

7

4

46

8


Pengajuan Belanja Pegawai/Honor Jasa yang Bersumber dari Dana DIPA BOPTN

No. 006/I1.B01/SPM/SOP/2014


2014

JUDUL : PENGAJUAN BELANJA PEGAWAI/HONOR JASA YANG BERSUMBER DARI DANA DIPA BOPTN


1


LEMBAR PENGESAHAN



2


DAFTAR ISI


II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3


V. PROSEDUR 4


VII. LAMPIRAN 6



3





3. Direktorat Kepegawaian


5. Bank

II. TUJUAN

1. Penyusunan beban pegawai berbasis kinerja.

2. Penyajian anggaran belanja pegawai yang sesuai dengan kebutuhan belanja pegawai

yang digunakan.

III. REFERENSI

1. Permenkeu Nomor : 72/PMK.02/2013 tentang Standar Biaya Masukan Tahun

Anggaran 2014





1. PENGERTIAN

1) Belanja pegawai adalah Belanja kompensasi, baik dalam bentuk uang maupun

barang yang ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang



4


diberikan kepada pejabat negara, Pegawai Negeri Sipil (PNS), dan pegawai yang

dipekerjakan oleh pemerintah yang belum berstatus PNS sebagai imbalan atas

pekerjaan yang telah dilaksanakan kecuali pekerjaan yang berkaitan dengan

pembentukan modal.

2) Belanja pegawai berupa honorarium tetap hanya dipergunakan untuk

pembayaran honor pegawai honorer dalam rangka mendukung tugas pokok dan

fungsi unit organisasi yang bersangkutan.

2. BATASAN

1) Belanja pegawai terdiri dari: Gaji dan tunjangan, honorarium, lembur, uang

makan, dan lain-lain yang berhubungan dengan pegawai.

2) Besar atau kecilnya belanja pegawai/honor seorang PNS/pegawai honorer

ditentukan oleh beban kerja dan kinerja pegawai yang bersangkutan.

V. PROSEDUR

1. Fakultas mengirim Daftar Nominatif, SK Dekan dan SK PPK Belanja Pegawai dan

Jasa kepada SPM

2. SPM melakukan verifikasi data/dokumen yang diberikan F/S, kemudian

memberikan rekomendasi ya atau tidak.

3. Jika ya, SPM melengkapi data/dokumen berupa SPP, BKK F.1.1, DRPP, SPTB, DI,

dan SSP kemudian dikirimkan ke Direktorat Kepegawaian.

4. Jika tidak, data/dokumen dikembalikan ke F/S untuk dilengkapi/diperbaiki.

5. Direktorat kepegawaian memverifikasi kelengkapan data/dokumen, kemudian

memberikan rekomendasi ya atau tidak.

6. Jika ya, data/dokumen dikirimkan ke Direktorat keuangan.

7. Jika tidak, data/dokumen dikembalikan ke SPM untuk dilengkapi/diperbaiki.



5


8. Direktorat keuangan memverifikasi data/dokumen, kemudian memberikan

rekomendasi ya atau tidak.

9. Jika ya:

a. Direktorat keuangan memproses belanja pegawai lebih lanjut untuk pencairan

dana ke Dir. Kepegawaian diterusakan proses ke bank.

b. Direktorat Keuangan memproses belanja honor jasa lebih lanjut untuk pencairan

dana ke Bank.


11. SPM melakukan monitoring pencairan dana dari Direktorat keuangan, agar dapat

diketahui penerimaan belanja pegawai/honor yang sudah diterima oleh

pegawai/satgas.


1. Jumlah dokumen evaluasi dan pengembangan pembelajaran (lengkap).

2. Jumlah program studi S1, S2, dan S3 terakreditasi nasional (BAN-PT)

3. Jumlah program studi terakreditasi internasional


5. Jumlah program diverifikasi dan penguatan akademik yang dilaksanakan



8. Jumlah perjalanan dinas




6


VII. LAMPIRAN

Pengajuan Belanja Pegawai/Honor Jasa yang bersumber dari dana BOPTN

ProsedurNo. Fakultas/Sekolah SPMDirektorat

Kepegawaian Direktorat Keuangan Bank

1.

Phas

e

1. Fakultas/Sekolah mengirim Daftar Nominatif, SK Dekan dan SK PPK Belanja Pegawai dan Jasa kepada SPM

2. SPM melakukan verifikasi data/dokumen yang diberikan F/S, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak.

3.

4. Jika ya, SPM melengkapi data/dokumen berupa SPP, BKK F.1.1, DRPP, SPTB, DI, dan SSP kemudian dikirimkan ke Direktorat Kepegawaian.

5.

6. Jika ya, data/dokumen dikirimkan ke Direktorat keuangan.


Jika tidak, data/dokumen dikembalikan ke F/S untuk dilengkapi/diperbaiki.

Direktorat kepegawaian memverifikasi kelengkapan data/dokumen, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak.

1

2

3

65

7

4

Direktorat keuangan memverifikasi data/dokumen, kemudian memberikan rekomendasi ya atau tidak.

8.

Jika ya:A. Direktorat Keuangan memproses belanja pegawai lebih lanjut untuk pencairan dana ke Direktorat Kepegawaian diteruskan proses ke bank.B. Direktorat Keuangan memproses belanja honor jasa lebih lanjut untuk pencairan dana ke Bank.

Jika tidak, data/dokumen dikembalikan ke SPM untuk dilengkapi/diperbaiki.

9.

10.

SPM melakukan monitoring pencairan dana dari Direktorat keuangan, agar dapat diketahui penerimaan belanja pegawai/honor yang sudah diterima oleh pegawai/satgas.

11.

Ya

Tidak

Ya

Tidak

8

Ya9A

10 Tidak

Ya

9A

9B

Documents

Standard Operating Procedure (SOP) Lintas Unitpmo.itb.ac.id/wp-content/uploads/spm.pdf · Standard Operating Procedure (SOP) DAFTAR ISI 001/I1.B06/SOP/2014 Penyusunan RKA dan Rencana