STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) · 2019. 4. 28. · 1 Penerimaan Jadwal Perkuliahan (mata kuliah praktikum) Jadual perkuliahan 30 menit Masing-masing dosen menerima jadual perkuliahan

STANDARD OPERATING PROCEDURE

(SOP)

INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM

PACET

MOJOKERTO

2016

ii

SURAT KEPUTUSAN REKTOR

INSTITUT PESANTREN KH. ABDUL CHALIM PACET MOJOKERTO

NO : 12 Tahun 2017

TENTANG

STANDART OPERATING PROCEDURE INSTITUT PESANTREN KH. ABDUL

CHALIM PACET MOJOKERTO

REKTOR INSTITUT PESANTREN KH ABDUL CHALIM MOJOKERTO

Menimbang : Bahwa untuk menyelenggarakan kegiatan yang ada di lingkungan Institut

Pesantren KH. Abdul Chalim maka dibutuhkan adanya suatu standart

pelayanan yang baik maka di butuhkan suatu Standart Operating Procedure.

Mengingat : 1. Undang-Undang nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Undang-Undang nomor 14 tahun 2005 tentang guru dan dosen, pasal 41

tentang organisasi profesi dan kode etik.

3. Peraturan Pemerintah RI No 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.

4. Peraturan Pemerintah RI No 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional

Pendidikan

5. Peraturan Pemerintah RI No 17 tahun 2010 tentang pengelolaan dan

Penyelenggaraan Pendidikan.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : Pertama : Standart Operating Procedure di Institut Pesantren KH Abdul

Chalim Mojokerto

Kedua : Ketentuan lain yang diatur dalam Standart Operating

Procedure di Institut Pesantren KH Abdul Chalim Mojokerto

akan diatur sendiri dalam keputusan pelaksanaan lainnya.

Ketiga : Keputusan ini mulai berlaku sejak 20 Desember 2017 dengan

ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam

keputusan ini akan diadakan perubahan sebagaimana

mestinya.

Ditetapkan di : Mojokerto

Pada tanggal : 20 Desember 2017

Rektor

Dr. Mauhibur Rokhman, Lc. MIRKH

Tembusan :

1. Yayasan Amanatul Ummah

2. Wakil Rektor I, II, dan III

3. Dekan Fakultas

4. Kepala Program Studi 5. BAAK

iii

DAFTAR ISI

SOP Perkuliahan Praktikum ........................................................................................... 1

SOP Evaluasi Proses Perkuliahan ................................................................................... 6

SOP Pencatatan Hasil Ujian............................................................................................ 11

SOP Pelaksanaan UTS dan UAS .................................................................................... 14

SOP Pengajuan Judul Skripsi.......................................................................................... 20

SOP Seminar Proposal Skripsi........................................................................................ 22

SOP Pembimbingan Skripsi ............................................................................................ 25

SOP Ujian Komprehensif ............................................................................................... 27

SOP Ujian Munaqosah/Skripsi ....................................................................................... 30

SOP Pemilihan Mahasiswa Berprestasi .......................................................................... 33

SOP Yudisium ................................................................................................................ 35

SOP Penegakan Disiplin dan Etika Berbusana Mahasiswa ............................................ 38

SOP Pembuatan Surat Keterangan Cuti Kuliah .............................................................. 40

Formulir Pembuatan Surat Keterangan Cuti Kuliah ....................................................... 42

SOP Pembuatan Surat Keterangan Aktif Kuliah Setelah Cuti ........................................ 43

Formulir Permohonan Surat Keterangan Aktif Kuliah Setelah Cuti .............................. 46

SOP Herregistrasi dan Pengisian KRS ........................................................................... 47

SOP Keterlambatan Pengisian KRS ............................................................................... 50

SOP Keterangan Terdaftar Kuliah .................................................................................. 52

SOP Keterangan Pindah Kuliah ...................................................................................... 54

SOP Surat Ijin Penelitian ................................................................................................ 57

SOP Surat Pengantar Calon Penerima Beasiswa Eksternal ............................................ 60

SOP Peminjaman ATK ................................................................................................... 62

SOP Pemasangan Spanduk ............................................................................................. 64

SOP Pengajuan Legalisir Ijazah...................................................................................... 66

SOP Administrasi Surat Keterangan ............................................................................... 69

SOP Administrasi Surat dari Organisasi Kemahasiswaan .............................................. 71

SOP Penerima Beasiswa Internal.................................................................................... 73

SOP Rekruitmen Tenaga Pendidik dan Kependidikan ................................................... 75

1


Nomor SOP IKHAC/LPM/012/2016

Tanggal

Pembuatan 10 Januari 2016

Tanggal Revisi -

Tanggal Efektif 12 Februari 2016

Disahkan Oleh Rektor

SOP PERKULIAHAN PRAKTIKUM

Dasar hukum: Kualifikasi pelaksanaan:

• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional

• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi

• Peraturan Menteri Agama RI Nomor 91 Tahun 2013

tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren

KH Abdul Chalim

• Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

• KMA No. 168 Tahun 2010 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operasional Prosedur Di

Lingkungan Kementerian Agama

• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim

• Wakil Dekan I

• Ketua Program Studi

• Kepala Sub Bagian Akademik

• Staff Bagian Akademik

• Dosen

• Kepala Laboratorium

• Mahasiswa

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan :

• SOP Pembuatan SK Mengajar Dosen

• SOP Perkuliahan Praktikum

• SOP Evaluasi Proses Perkuliahan

• SOP Pelaksanaan UTS dan UAS

• Kalender Akademik

• Surat Pemberitahuan

• RPS Mata Kuliah

• Jurnal Perkuliahan

• Lembar Kontrak Perkuliahan

• PPT, hand out, Modul Perkuliahan

• Absensi (Daftar Hadir Perkuliahan)

• Buku Pedoman Praktikum

Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran:

• Dosen wajib menyampaikan materi dan

mengajak praktikum mahasiswa dengan setara

pertemuan 12-16 kali pertemuan untuk MK

dengan bobot 2 SKS dan 24-32 kali pertemuan

untuk MK dengan bobot 4 SKS

• Dosen yang tidak hadir dalam suatu pertemuan

yang sudah terjadwal wajib mengganti

perkuliahan pada hari yang lain

• Mahasiswa wajib hadir 80 % dari total

perkuliahan yang diselenggarakan

• Mahasiswa yang tidak memenuhi absensi

kehadiran 80 % dari total perkuliahan yang

diselenggarakan tidak diperkenankan mengikuti

UAS

• Rencana Kegiatan Pembelajaran

• Formulir Evaluasi Diri Pelaksanaan Proses Belajar

Mengajar

• Formulir Kontrak Perkuliahan

Definisi :

• Praktikum merupakan kegiatan belajar mengajar yang terdiri dari tatap muka untuk pembekalan materi dan praktik

untuk praktikum dengan metode dan capaian tertentu antara dosen atau asisten dengan mahasiswa sesuai dengan

jadwal yang telah ditentukan

• Dosen adalah seseorang yang berdasarkan persyaratan pendidikan, keahlian, dan kemampuannya diangkat oleh

Rektor Institut Pesantren KH Abdul Chalim untuk melaksanakan tugas pokok pendidikan. Dosen terdiri dari dosen

tetap dan dosen tidak tetap

• Mahasiswa adalah seorang yang terdaftar secara sah pada program sarjana, atau pascasarjana untuk mengikuti

perkuliahan.

2

• Jenis kegiatan perkuliahan praktikum terdiri dari :

➢ Perkuliahan praktikum reguler : penyelenggaraan perkuliahan reguler dibagi menjadi dua semester, ganjil dan

genap dalam satu tahun akademik

• Kelembagaan perkuliahan praktikum adalah kegiatan perkuliahan praktikum satu mata kuliah yang dikelola satu

tim dosen (konsorsia) yang diangkat berdasarkan Surat Keputusan Rektor Institut Pesantren KH Abdul Chalim:

➢ Penanggung jawab mata kuliah praktikum yaitu seorang dosen yang berdasarkan persyaratan pendidikan

keahlian dan jabatan akademiknya ditugaskan menjadi penanggung jawab dan mengkoordinasikan

penyelenggaraan satu mata kuliah

➢ Dosen mata kuliah praktikum adalah tenaga edukasi yang berdasarkan persyaratan atau pendidikan dan

keahliannya ditugaskan untuk mengampu mata kuliah praktikum tertentu

3

No Aktifitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket Mahasiswa

Kepala

Laboratori

um

Dosen (Tim

Pengajar)

Staf Bagian

Akademik

Kepala Sub

Bag.

Akademik

Ketua Program

Studi Wakil Dekan

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output

1

Penerimaan Jadwal

Perkuliahan

(mata kuliah praktikum)

Jadual perkuliahan 30 menit

Masing-masing

dosen menerima

jadual

perkuliahan

2

Menginstruksikan untuk

mengadakan pertemuan

dosen serumpun untuk

membahas outline mata

kuliah, RPS, dan bahan ajar,

Buku Pedoman Praktikum

Kalender Akademik

1 bulan

sbelum

perkuliahan

3

Menginstruksikan kepada



kuliah, RPS, dan Buku

Pedoman Praktikum

Surat Pemberitahuan 5 menit

Terselenggaran

ya pertemuan

dosen serumpun

4

Mengadakan pertemuan



kuliah, RPS, dan Buku

Pedoman Praktikum

Buku Pedoman

Kurikulum 2 jam

Outline, RPS,

Bahan Ajar

5

Memverifikasi outline,

RPS, dan Buku Pedoman

Praktikum hasil pertemuan

dosen serumpun mata

kuliah prktikum

Outline

RPS

Bahan Ajar ,

Buku Pedoman

Praktikum

30 menit

Outline, RPS,

Bahan Ajar

terverifikasi

6

Mencetak dan

memperbanyak Outline,



dosen serumpun yang sudah

terferifikasi dan

mengarsipkan

Outline

RPS

Bahan Ajar,

Buku Pedoman

Praktikum

1 jam

Outline

RPS

Bahan Ajar

tercetak

7

Mendistribusikan Outline,



dosen serumpun sesuai

Mata Kuliah yang diampu

Outline

RPS

Bahan Ajar

Buku Pedoman

Praktikum

30 menit

Outline

RPS

Bahan Ajar

terdistribusi

8

Menginstruksikan untuk

mengadakan pertemuan

persiapan awal perkuliahan

mata kuliah praktikum

Kalender Akademik 5 menit

9

Menginstruksikan kepada

dosen untuk mengadakan

pertemuan persiapan awal

perkuliahan mata kuliah

praktikum

Surat pemberitahuan 10 menit

Terselenggaran

ya pertemuan

awal

perkuliahan

10 Mengadakan pertemuan Outline, RPS, Buku 2 jam Informasi

4

awal perkuliahan mata

kuliah praktikum

Pedoman Praktikum,

SK mengajar, Daftar

Hadir, Jurnal

Perkuliahan, dan

Lembar Kontrak

Perkuliahan

seputar

perkuliahan

tersampaikan

11

Mendistribusikan Outline,

RPS, bahan ajar, Buku

Pedoman Praktikum ,SK

mengajar, Daftar Hadir dan

Jurnal Perkuliahan

Outline, RPS, bahan

ajar, Buku Pedoman

Praktikum SK

mengajar, Daftar

Hadir, Jurnal

Perkuliahan, dan

Lembar Kontrak

Perkuliahan

30 menit

Terdistribusinya

perlengkapan

perkuliahan

12

Melaksanakan kegiatan

perkuliahan sesuai dengan

jadual

1 semester :

• 12-16 kali

pertemuan untuk

MK dengan bobot 2

SKS.

• 24- 32 kali

pertemuan untuk

MK dengan bobot 4

SKS

100 menit Terlaksananya

perkuliahan

13 Melakukan kontrak

perkuliahan

Lembar Kontrak

Perkuliahan

100 menit

Terjadinya

kesepakatan

kontrak belajar

Dilakukan di

setiap awal

pertemuan dalam

satu semester

14 Kontrak perkuliahan

disepakati

Lembar kontrak

perkuliahan

10 menit

Kontrak

perkuliahan

yang sudah

ditanda tangani

mahasiswa dan

dosen

15 Menyampaikan materi

perkuliahan

RPS, Bahan Ajar,

Buku Pedoman

Praktikum Daftar

Hadir, Jurnal

Perkuliahan

100

menit/TM

Tersampaikann

ya materi kuliah Setiap Pertemuan

16 Melaksanakan Praktikum

16 Megikuti perkuliahan

Minimal 80% dari

kuliah yang

diselenggarakan

Harian Terselenggaran

ya perkuliahan Setiap Pertemuan

17 Menandatangani daftar

hadir

Daftar Hadir

Perkuliahan 1 menit

Daftar hadir

terisi Setiap Pertemuan

18 Mengisi Jurnal perkuliahan

dan melakukan verifikasi

Jurnal perkuliahan dan

Daftar Hadir 5 menit

Jurnal

Perkuliahan Setiap Pertemuan

5

daftar hadir terisi

19 Menandatangani jurnal

perkulihan

Jurnal Perkuliahan 5 menit

Jurnal

Perkuliahan

ditanda tangani

Setiap Akhir

Bulan

20

Menyerahkan Jurnal

perkuliahan dan presensi ke

Kepala Sub Bagian

Akademik

Jurnal Perkuliahan

Daftar Hadir

Perkuliahan

5 menit

Sub BAK

menerima jurnal

dan presensi

Setiap hari ke tiga

di awal bulan

berikutnya

21 Melapor kepada Ketua

Program Studi

Jurnal Perkuliahan

Daftar Hadir

Perkuliahan

5 menit

Ketua Jurusan

menerima

laporan

Setiap hari ke tiga

di awal bulan

berikutnya

6

INSTITUT PESANTREN K.H ABDUL CHALIM


Tanggal Pembuatan 12 Januari 2016

Tanggal Revisi -



SOP EVALUASI PROSES PERKULIAHAN

Dasar hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :

• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66

Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi


Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul

Chalim

• Dekan

• Wakil Dekan I


• Dosen

• Mahasiswa

• Tim Evaluasi

• Kasubag Umum

• Kasubag Akademik

Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan

Draft SK Tim Evaluasi

Draf Instrumen Data Jumlah Dosen

Data Jumlah Mahasiswa

Instrumen yang telah disahkan

SK mengajar Jadual Perkuliahan

Peringatan: Dosen yang di bawah standar dilakukan

pembinaan.

Form yang dibutuhkan:

Form evaluasi Pelaksanaan proses belajar mengajar

Definisi :

Evaluasi proses perkuliahan adalah upaya untuk mendapatkan respon dari mahasiswa dan dosen tentang penilaian proses

perkuliahan sebagai dasar perbaikan untuk meningkatkan kualitas pembelajaran

8

No Aktifitas

Pelaksana Bahan Mutu

Ket Dekan

Wakil

Dekan

I

Staf/Kasubag

Akademik

Fasih

Ketua

Prodi

Staf/Kasubag

Umum

Dosen

Mahasiswa Tim

Evaluasi Persyaratan/


A Persiapan

1 Membentuk Tim evaluasi Draft SK Tim

Evaluasi

3 hari SK tim

2 Menyiapkan instrumen

evaluasi perkuliahan (untuk

mahasiswa dan dosen)

Draft Instrumen 1 minggu Instrument jadi

3 Mensahkan instrumen

evaluasi sebelum digunakan

oleh masing-masing Jurusan

Draft Instrumen 15 menit Instrument

disahkan

4 Mangadakan pertemuan

untuk membagi tim yang akan melakukan evaluasi

proses perkuliahan

Data Jumlah dosen

Data jumlah mahasiswa

2 jam Terselenggara

nya pertemuan

5 Mennggandakan instrumen

evaluasi

Instrumen yang

telah disahkan

1 hari Instrument

siap

didistribusika

n

6 Menyiapkan daftar nama

mata kuliah dan nama dosen

SK mengajar

Jadual perkuliahan

1 hari Daftar nama

mata kuliah dan dosen

pengampu

B Pelaksanaan Evaluasi

1 Mendistribusikan instrumen

ke mahasiswa untuk dii si

saat itu (tim menunggu sampai instrument terisi

semua)

Form instrumen

untuk mahasiswa

Perkuliahan

terakhir

setiap MK

Instrument

terdistribusika

n

2 Mengisi form evaluasi Instrumen evaluasi 15 menit Mahasiswa

mengisi

instrument

3 Mengumpulkan kembali

instrument yang telah diisi Instrumen yang

telah diisi

5 menit Terkumpulnya

instrument

yang telah

9

diisi

4 Memasukkan seluruh

instrument yang telah diisi ke amplop untuk masing-

masing mata kuliah

Instrumen yang

telah diisi

15 menit Instrument

tersimpan dalam amplop

5 Menganalisis hasil penilaian

mahasiswa dan dosen tentang

perkuliahan untuk masing-

masing mata kuliah

Instrumen yang

telah diisi

7 hari Hasil analisis

terwujud

6 Membuat rekap laporan

evaluasi perkuliahan Hasil analisis 3 hari Rekap laporan

evaluasi

7 Melaporkan hasil evaluasi

perkuliahan pada Rektor Laporan Hasil

Evaluasi Tim Evaluasi

2 jam Rektor

menerima laporan

8 Sosialisasi hasil evaluasi perkuliahan pada dosen

Rekomendasi Tim Evaluasi

Pada rapat dosen

sebelum

kuliah

semester berikutnya

Dosen menerima

sosialisasi

9 Sosialisasi kepada

mahasiswa secara tertulis

(dapat berbentuk brosur)

yang ditempel dipapan

pengumuman

Pengumuman Selama 1

bulan

Mahasiswa

melihat

pengumuman

10

FLOWCHART SOP EVALUASI PROSES PERKULIAHAN

A. PERSIAPAN

B. PELAKSANAAN EVALUASI PERKULIAHAN

MULAI

MEMBENTUK TIM EVALUASI

MENYIAPKAN DAN MENSAHKAN INSTRUMEN EVALUASI

MENYIAPKAN DAFTAR MATA KULIAH DAN DOSEN SERTA AMPLOP UNTUK

ISNTRUMEN PERKULIAHAN YANG SUDAH DIISI DAN DIBERI LABEL

MENYIAPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN INSTRUMEN EVALUASI

PERKULIAHAN

PERTEMUAN UNTUK MEMBAGI TIM EVALUASI PERKULIAHAN

SELESAI

MULAI

MENDISTRIBUSIKAN INSTRUMEN KE MAHASISWA

MENGISI FORM EVALUASI

MENGANALISIS HASIL PENILAIAN MAHASISWA DAN DOSEN

MENGUMPULKAN INSTRUMEN EVALUASI PERKULIAHAN YANG SUDAH DIISI

MEMASUKKAN INSTRUMEN YANG TELAH DIISI KE AMPLOP SESUAI MATA KULIAH

MELAPORKAN HASIL EVALUASI PADA REKTOR

MEMBUAT REKAP LAPORAN EVALUASI PERKULIAHAN

SOSIALISASI HASIL EVALUASI PERKULIAHAN PADA DOSEN DAN MAHASISWA

SELESAI

11




Tanggal Revisi -



SOP PENCATATAN HASIL UJIAN



Pendidikan Nasional



• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul

Chalim

Dekan

Wadek I Ketua PRODI

Kasubag Umum

Kasubag Akademik

Panitia UTS dan UAS Dosen

Mahasiswa


Berkas Hasil Ujian

Berkas Hasil Ujian

SIA dan Hard Copy Nilai Mata Kuliah Daftar Nilai Mata Kuliah

Peringatan : Form yang dibutuhkan:

Form revisi nilai mata kuliah

Definisi :

Pencatatan hasil ujian adalah prosedur mencatat hasil ujian ke dalam Daftar Nilai mahasiswa yang ada di Jurusan/

prodi maupun SIAKAD (Sistem Informasi Akademik) serta prosedur sosialisasi nilai ke mahasiswa

12

No Aktifitas

Pelaksana Bahan Mutu

Dosen

Staf/Kasu

bag Akademik

Staf/Kasu

bag Umum

Ketua Prodi

Wadek

Dekan

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output Ket

1 Melakukan koreksi UTS dan

UAS

Berkas Hasil Ujian 7 hari Hasil ujian dikoreksi oleh dosen

2 Menilai UAS dan UTS Berkas hasil Ujian 7 hari Dosen memberikan penilaian

3 Melakukan entry nilai pada

SIA (Sistem Informasi Akademik) mahasiswa dan

pengarsipan

SIA dan Hard Copy

Nilai Mata Kuliah

1 minggu Masuknya nilai pada SIA dan terjadinya

pengarsipan nilai

4 Menyerahkan nilai ke BAK Daftar Nilai Mata

Kuliah

1 hari BAK menerima nilai

5 Mengumumkan nilai pada SIAKAD

Mengumumkan kepada Mahasiswa

di SIAKAD

15 Menit Terpampangnya Nilai di SIAKAD

6 Mengubah nilai pada arsip

nilai (file computer,

dengan berdasarkan pada

surat dari dosen ybs)

Apabila ada

perubahan nilai

dari dosen atau

mahasiswa

15 menit Perubahan nilai pada SIA Maksimal 1

minggu setelah

nilai diumumkan

13

FLOWCHART SOP PENCATATAN HASIL UJIAN

MULAI

MENERIMA BERKAS HASIL UTS DAN UAS DARI PANITIA

UJIAN

MENCATAT NILAI DI SIAKAD DAN MENGARSIP SEGERA MENGUBAH NILAI

PADA BUKU ARSIP NILAI BERDASARKAN SURAT DOSEN YBS

MEMBERIKAN NILAI MATA KULIAH YANG DIAMPU DOSEN YBS

DAN MENGUMUMKAN NILAI DI PAPAN PENGUMUMAN

MELAKUKAN KOREKSI UTS DAN UAS

MENYERAHKAN NILAI KE BAAK

SELESAI

14




Tanggal Revisi -



SOP PELAKSANAAN UTS DAN UAS


• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang

Sistem Pendidikan Nasional



Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH

Abdul Chalim

• Dekan

• Wadek I

• Ketua Jurusan

• Panitia UTS dan UAS

• Dosen

• Mahasiswa


SOP Herrigistrasi dan Pengisian KRS Lembar Soal, Lembar Jawaban, Tata Tertib, Daftar

Hadir Peserta Ujian, Berita Acara, Daftar Hadir

Pengawas

SK Kepanitian, Daftar Hadir Peserta, Lembar soal dan

From berita acara.

Peringatan : UTS dan UAS harus dilaksanakan

sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan

Form yang dibutuhkan:

Form permohonan tidak masuk kuliah

Form permohonan ujian susulan

Definisi :

▪ Ujian Tengah Semester (UTS) adalah ujian yang diselenggarakan pada pertemuan ke-8

▪ Ujian Akhir Semester (UAS) adalah ujian yang diselenggarakan pada akhir semester

▪ UTS maupun UAS diselenggarakan dengan tujuan untuk mengukur tingkat penguasaan mahasiswa terhadap

kompetensi yang telah ditentukan.

▪ Soal UTS dan UAS disusun dan dikalibrasi oleh dosen serumpun

16

No Aktifitas

Bahan Mutu Ket

Dosen

Mahasisw

a

Staf/Kasuba

g Akademik

Staf/Kasuba

g Umum Kaprodi

Wadek

Dekan

Persyaratan/


A Persiapan

1 Menyiapkan jenis

UTS dan UAS yang akan dipilih

Buku pedoman

penyelenggaraan akademik

2 jam Ditentukannya Jenis ujian

(tulis atau lisan)

Ujian tertulis, take

home assignment, ujian lisan.

2 Memastikan bahwa UTS dan UAS

diselenggarakan

dalam setiap

perkuliahan

Soal ujian mata kuliah 1 jam UTS dan UAS siap dilaksanakan

3 Menetapkan

Pelaksana UTS dan UAS

Draft SK Panitia Ujian 15

menit

Terbentuknya panitia

ujian

4 Menyiapkan tata

tertib ujian

Draft Tata tertib 2 jam Tata tertib terbentuk

5 Menyiapkan ruangan

ujian

Tempat duduk 2 hari Ruang ujian siap pakai

6 Menyiapkan berita

acara ujian dan daftar

hadir mahasiswa

Daftar hadir ujian

Berita acara 1 Hari

Berita acara dan daftar

hadir siap

7 Memastikan

kehadiran dosen yang bersangkutan pada

saat ujian

diselenggarakan

Jadwal Ujian 1 hari Dosen pengampu siap

datang saat ujian

8 Memastikan soal

ujian telah disiapkan

Lembar soal dan

jawaban 3

minggu

Kepastian soal siap

diujikan

9 Menyiapkan soal ujian yang siap

dibagikan dengan

disertai 1 lembar

berita acara ujian dan 2 lembar daftar hadir

ujian

Lembar soal dan jawaban

10

menit

Soal ujian siap

didistribusikan

B Pelaksanaan

1 Menyiapkan soal ujian

Surat edaran pembuatan soal

1 jjam Soal Ujian siap diserahkan

2 Menyerahkan soal dan daftar hadir

Copy daftar hadir mahasiswa

10 Tanggung Jawab Masing-

masing

17

mahasiswa ke BAK Soal UAS (soal utama dan cadangan)

menit

3 Mengisi dan menandatangani

berita acara ujian dan

Daftar hadir peserta

Form berita acara dan presensi peserta ujian

10 menit

Panitia menerima berita acara

dan form presensi peserta

4 Mahasiswa

mengerjakan soal

ujian

Soal ujian dan lembar

jawaban 75

menit

Soal dikerjakan

5 Menandatangani

presensi Ujian, menunjukkan KTM,

dan Kartu Ujian

Lembar Presensi ujian

KTM Kartu ujian

10

menit

Presensi di tandatangani

6 Menyerahkan lembar

jawaban kepada

dosen penanggung

jawab mata kuliah

Amplop berisi lembar

jawaban ujian, daftar

hadir peserta, berita

acara, serta pemberitahuan batas

akhir penyerahan nilai

5 menit Berkas hasil ujian

diterima Dosen

C Pengumuman hasil ujian

1 Menyerahkan nilai

ke BAK

Daftar nilai 10

menit

BAK menerima nilai dari

dosen

2 Mengumumkan

nilai di SIAKAD

Papan pengumuman 1 jam

Pengumuman nilai sudah dilakukan

3 Menyampaikan

keberatan ke dosen

ybs

Dokumen nilai dosen Hasil pekerjaan

mahasiswa

1 hari Dosen menerima keberatan nilai dari

mahasiswa

18

FLOWCHART SOP PELAKSANAAN UTS DAN UAS

A. PERSIAPAN

B. PELAKSANAAN (UNTUK UJIAN TERTULIS)

MULAI

MENYIAPKAN JENIS UTS DAN UAS

MENETAPKAN PANITIA UJIAN

MENYIAPKAN TATA TERTIB, JADWAL DAN WAKTU UJIAN

MENYIAPKAN RUANGAN, BERITA ACARA UJIAN, ABSEN MAHASISWA DAN

MEMASTIKAN KEHADIRAN DOSEN

MENYIAPKAN PENGAWAS UJIAN, MENSOSIALISASIKAN TATA TERTIB, JADWAL DAN

RUANGAN UJIAN MEMASTIKAN SOAL UJIAN TELAH DISIAPKAN

MENYIAPKAN SOAL UJIAN UNTUK DIBAGIKAN DISERTAI BERITA ACARA DAN

ABSEN UJIAN

SELESAI

MULAI

MENYIAPKAN SOAL UJIAN

MENYERAHKAN SOAL KE PANITIA UJIAN

MEMPERBANYAK SOAL UJIAN

MENGISI DAN MENANDATANGANI BERITA ACARA UJIAN

MENYERAHKAN BERKAS HASIL UJIAN KEPADA DOSEN

PENANGGUNG JAWAB MATA KULIAH

SELESAI

19

C. PENGUMUMAN HASIL UJIAN

MULAI

MENYERAHKAN NILAI KE BAK

MENGUMUMKAN NILAI DI DEPAN PENGUMUMAN

JIKA ADA KEBERATAN ATAS NILAI UJIAN, MAHASISWA

MENYAMPAIKAN KEBERATAN KEPADA DOSEN YBS.

SELESAI

20



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP PENGAJUAN JUDUL SKRIPSI

Dasar hukum:

Kualifikasi Pelaksana:






Abdul Chalim

• Staf Akademik Fakultas Tarbiyah

• Staf yang Memiliki keahlian dalam bidang IT

• Mahasiswa


• Pembimbing

Keterkaitan: Peralatan/perlengkapan:

• SOP Seminar Proposal

• SOP Bimbingan Skripsi

• SOP Ujian Skripsi

• Seperangkat Komputer

• ATK

• Formulir Pengajuan Judul Skripsi

• Form abstrak judul skripsi

• Form persetujuan pengendali judul & penetapan pembimbing

Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran

• Mahasiswa sudah menempuh 70% sks dari jumlah

total sks, telah lulus mata kuliah Metodologi

Penelitian

• Mahasiswa berhak mengajukan judul skripsi maksimal 3 judul

• Judul skripsi yang diajukan harus sesuai dengan

profesi keilmuan yang ditekuni

• Judul skripsi yang di ajukan lebih dari batas waktu

yang di tentukan fakultas, maka pengajuan judul tidak

dapat di terima dan dapat di ajukan di tahun berikutnya

21

6

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasiswa

Pembimbi

ng

Akademik

(PA)

Sekretaris

Progam

Studi

Ketua

Program

Studi

Pembim-

bing

Skripsi

Kabag

TU/Kasub

bag

Akademik

Staff

administ

rasi

Wakil

Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output

1 Menentukan judul dan

rancangan proposal sederhana

1

1

Formulir

pengajuan judul 60 menit Donlud formulir

2 Mengisi formulir pengajuan

judul

2

Formulir

pengajuan judul 30 menit Formulir terisi

3

mengkonsultasikan judul

kepada Dosen Pembimbing

Akademik

3

Formulir

pengajuan judul 15 menit

Formulir

ditandatangani

oleh PA

4

mengajukan formulir

pengajuan judul yang telah

ditandatangani oleh PA

kepada Sekjur

4

4

• Formulir yang

ditandatangan

i PA

• Berkas

administrasi

5menit/mhs Judul skripsi

terdaftar

5 Memeriksa kelengkapan

persyaratan pengajuan judul

• Formulir

pengajuan

• Berkas

administrasi

5menit/mhs

Daftar rekapan

judul skripsi

mahasiswa

6 Melaporkan berkas pengajuan

judul kepada kajur

Daftar rekapan

judul skripsi

mahasiswa

10 menit

Daftar rekapan

judul skripsi

mahasiswa

diterima Kajur

7 Menyeleksi judul

Daftar rekapan

judul skripsi

mahasiswa

15 menit Daftar Rekapan

seleksi judul

Kondisional

9 Pengumuman Hasil seleksi

Judul

Daftar rekapan

judul skripsi

mahasiswa

Terpublikasikan

nya hasil seleksi

10 Penunjukan pembimbing

Daftar rekapan

judul skripsi

mahasiswa

Daftar rekapan

judul skripsi

mahasiswa &

pembimbing

11

Pengambilan berkas ajuan

judul yang diterima maupun

yang ditolak/revisi

Formulir

pengajuan judul 5 menit/mhs

Pengembalian

berkas

7

8 8

9 9

10

10

5

22



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP SEMINAR PROPOSAL SKRIPSI

Dasar hukum:



• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun

2010 tentang Pendidikan Tinggi

• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim

• Staf Pelaksana Jurusan

• Memiliki keahlian dalam bidang IT

• Mahasiswa

• Sekretaris Prodi



• SOP pengajuan judul proposal

• SOP Bimbingan skripsi



• ATK

• Proposal Skripsi

• Berita acara

• Kartu kendali kehadiran seminar

• Form catatan/ revisi

• Daftar hadir seminar


• Proposal skripsi dapat diajukan oleh mahasiswa yang sudah

menempuh 70% sks dari jumlah total sks, telah lulus mata kuliah

Metodologi Penelitian,

• Mahasiswa telah mengikuti kegiatan seminar proposal minimal 5 kali, baik sebagai pembahas maupun pendengar dibuktikan

dengan kartu kendali kehadiran seminar.

• Sidang seminar proposal bisa dilaksanakan dengan syarat

minimal dihadiri oleh 10 mahasiswa, 3 di antaranya sebagai

pembahas (bisa ditunjuk sendiri oleh mahasiswa pengusul)

• Dalam seminar proposal, mahasiswa penyusun proposal diharuskan untuk mempresentasikan proposalnya dengan

menggunakan power point dan memperhatikan

respons/tanggapan yang muncul dalam forum

• Sidang seminar proposal dihadiri minimal dua orang dosen; satu

perwakilan dari jurusan, bertindak sebagai ketua sidang dan satu dari pembimbing skripsi

• Forum seminar proposal skripsi berwenang menerima atau

menolak proposal yang dipresentasikan

• Bagi mahasiswa yang proposalnya ditolak diharuskan

menempuh seminar ulang

• Jadwal pelaksanaan seminar ditentukan oleh jurusan


• Kelengkapan administratif:

1. kopi KTM

2. foto kopi slip SPP untuk semester berjalan 3. formulir pengajuan judul skripsi yang disahkan

oleh Kajur

4. kartu kendali seminar proposal skripsi yang telah

disahkan oleh Kaprodi 5. Proposal skripsi sebanyak 3 (tiga) eksemplar

23

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasisw

a

Pembim-

bing

Skripsi

Staff

Administr

asi

Kasubbag

Akademik

/Umum

Kabag TU

Ketua

Program

Studi

Wakil


1 Pendaftaran Proposal

Mahasiswa kepada

Berkas proposal

skripsi dan

syarat

administrasi

yang lain

5 menit/mhs Proposal telah

didaftar

2 Pengecekan berkas

pendaftaran

s.d.a 5 menit/mhs

Kelengkapan

berkas

2 Rekapitulasi pendaftaran

s.d.a 15 menit Jumlah dan

Nama-nama

mahasiswa

2 Penetapan dan pengajuan

jadwal seminar proposal

Proposal Skripsi

Mahasiswa

Maksimal 1

minggu

Draft Jadwal

Seminar

Proposal Skripsi

5 Pemeriksaaan Jadwal Seminar

Proposal

Jadwal Seminar

Proposal yang

diajukan Jurusan

10 menit

Jadwal Seminar

Proposal yang

telah diverifikasi

6 Persetujuan jadwal seminar

proposal

Jadwal Seminar

Proposal yang

telah diverifikasi

Kasubbag

Akademik

5 menit

Jadwal seminar

proposal yang

telah disetujui

oleh Wakil

Dekan

7 Pembuatan SK pembimbing

seminar proposal

Jadwal seminar

proposal yang

telah disetujui

oleh Wakil

Dekan

15 menit

Draft SK

Pembimbing

Seminar

Proposal Skripsi

8 Pengajuan SK pembimbing

Seminar Proposal

Draft SK

Pembimbing

Seminar

Proposal Skripsi

2 menit

Draft SK

Pembimbing

Seminar

Proposal Skripsi

diparaf Kabag

TU

9 Verifikasi dan Paraf SK

Pembimbing Seminar Proposal

Draft SK

Pembimbing

Seminar

Proposal Skripsi

diparaf Kabag

TU

Draft SK

Pembimbing

Seminar

Proposal Skripsi

diparaf Wakil

Dekan

kondisional

10 Penandatanganan SK

Pembimbing Seminar Proposal

Draft SK

Pembimbing

Seminar

SK Pembimbing

Seminar

Proposal Skripsi

kondisional

24

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasisw

a

Pembim-

bing

Skripsi

Staff

Administr

asi

Kasubbag

Akademik

/Umum

Kabag TU

Ketua

Program

Studi

Wakil


Proposal Skripsi

diparaf Wakil

Dekan

ditandatangani

Dekan

11

Pendataan Pembimbing dan

Distribusi SK Pembimbing

Seminar Proposal

SK Pembimbing

Seminar

Proposal Skripsi

ditandatangani

Dekan

15 menit SK Pembimbing

Seminar

Proposal Skripsi

terdata dan siap

didistribusikan

12

Distribusi SK Pembimbing

Seminar Proposal, Undangan,

dan proposal

12 SK Pembimbing

Seminar

Proposal Skripsi,

Undangan,

proposal

SK Pembimbing

Seminar

Proposal Skripsi,

Undangan,

proposal

terdistribusikan

Kondisional

13

Pelaksanaan seminar dan

mengisi administrasi seminar

proposal

13 13 13 • Proposal skripsi

• Berita acara

• Daftar hadir

• Form

catatan/revisi

1 jam/mhs • Seminar

Proposal

terlaksana

14

Pengesahan dan pelaporan

berita acara hasil seminar

proposal skripsi

14 • Berita acara

• Daftar hadir

• Form

catatan/revisi

5 menit • Berita acara

seminar

proposal skripsi

ditandatangani

25



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP PEMBIMBINGAN SKRIPSI

Dasar hukum:



Pendidikan Nasional





• Dekan Fakultas

• Wakil


• Kabag TU Fakultas

• Kasubbag Akademik ,Kemahasiswaan dan Alumni

Fakultas

• Kasubag Akademik Umum dan keuangan Fakultas

• Staf Subbag Akademik,kemahasiswaan dan Alumni

Fakultas

• Mahasiswa


Keterkaitan dengan SOP lainnya

• SOP Seminar Proposal Skripsi



• ATK


• Kartu kendali bimbingan


• Apabila hasil seminar proposal skripsi menyatakan bahwa

proposal skripsi layak untuk ditulis,maka mahasiswa

boleh melanjutkannya untuk dibuat ke dalam bentuk

skripsi dan berkonsultasi dengan dosen pembimbing

• Apabila pembuatan skripsi tersebut harus melakukan penelitian lapangan,mahasiswa mengajukan permohonan

surat penelitian kepada Dekan masing-masing fakultas

untuk dibuatkan ijin penelitian.

• Mensosialisasi kan persyaratan penulisan skripsi pada

mahasiswa melalui buku pedoman panduan akademik

• Mahasiswa telahn memenuhi syarata mendaftar judul

dan proposal skripsi kepada ketua dan sekretaris atau

kepala laboratorium program studi

• Mahasiswa mendapatkan persetujuan proposal skripsi yang di ajukan

• Ketua jurusan menerbitkan surat penunjukan

pembimbing skripsi untuk di berikan kepada mahasiswa

pada dosen pembimbing yang telah di tunjuk

Ketentuan seminar Proposaal Skripsi Ketentuan pembuatan Proposal skripsi

• Proposal telah selesai di tulis selanjjuutnya mendaftarkan

diri untukmengikuti seminar proposaldengan menyerahkan

2 (dua) rangkap proposal

• Seminar di akukan sesuai dengan jadwal yang telah di

tentukan prodi

• Judul proposal skripsi telah di setujui pihakprodi

• Pembuatan proposal telah di diskusikan dengan dosen

pembimbing

• Teknik penulisan proposal mengacu pada buku pedoman

penulisan skripsi

• Definisi: Pembimbingan Skripsi adalah suatu proses penyelesaian skripsi oleh mahasiswa dengan bimbingan dosen

pembimbing skripsi sehingga dicapai kesesuaian antara judul skripsi yang telah ditentukan oleh mahasiswa dan/atau dosen

dengan alat analisis yang digunakan

• Tujuan: tujuan disusunannya SOP Pembimbingan Skripsi adalah memberikan gambaran tentang mekanisme dalam penulisan skripsi di lingkungan Institut Pesantren KH Abdul Chalim

26

Aktivitas

Pelaksana Baku mutu

Mahasisw

a

Pembim-

bing

Skripsi

Subbag

Akademi

k

Kepala

Program

Studi

Wakil

Dekan Dekan Kelengkapan Waktu Output Ket.

1

Melakukan revisi proposal

sesuai dengan saran dan

masukan siding seminar

proposal di bawah bimbingan

dosen pembimbing

1

Berkas proposal

skripsi yang

dilampiri

persetujuan

judul yang

ditandatangani

pembimbing

2 hari Proposal telah

direvisi

2

Mengajukan hasil revisi

proposal dan minta

persetujuan pelaksanaan

penelitian

2

Proposal yang

telah direvisi 1 hari

Persetujuan

proposal tindak

lanjut penelitian

3

Mengadakan kesepakatan

frekwensi dan teknik

pembimbingan

3

Jadwal

bimbingan 10 menit

Schedule

bimbingan

4

Mengajukan permohonan ijin

penelitian/bagi yang

memenuhi kualifikasi

4

4

4

4

4 Surat

permohonan 3 hari

Surat ijin

penelitian

5 Melakukan penelitian

5

Proposal & draft

penelitian 50 hari Data penelitian

6

Menyusun laporan penelitian

secara tertulis tentang

penelitian yang dilakukan

6

6

Draft & data

penelitian 30 hari

Draft laporan

skripsi

7

Mengkonsultasikan laporan

penelitian kepada

pembimbing skripsi

7

Draft laporan

skripsi& kartu

kendali

bimbingan

1 hari Draft laporan

skripsi

Frekwensi dan

waktu

Menyesuaikan

dengan

kesepakatan

8 Mengoreksi draft laporan

penelitian

8 Draft laporan

skripsi 7 hari

Catatan atas

Draft laporan

skripsi

9

Merevisi dan

mengkonsultasikan kembali

kepada pembimbing skripsi

9

9

Catatan dan

Draft laporan

skripsi

14 hari Skripsi direvisi

10 Persetujuan (acc) laporan

10

Hasil Revisi

Skripsi & kartu

kendali

bimbingan

1 jam

Skripsi disetujui

& kartu kendali

bimbingan

ditandatangani

pembimbing

11 Skripsi siap untuk diajukan

dalam siding ujian skripsi

11

Skripsi disetujui

& kartu kendali

bimbingan

ditandatangani

pembimbing

27



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP UJIAN KOMPREHENSIF

Dasar hukum:


• Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003

tentang Sistem Pendidikan Nasional

• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No. 66 Tahun 2010 tentang Pendidikan

Tinggi

• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015

tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut

Pesantren KH Abdul Chalim

• Dekan Fakultas Tarbiyah

• Wakil Dekan


• Kabag TU Fakultas Tarbiyah

• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan, dan Alumni Fakultas

• Kasubbag Administrasi Umum dan Keuangan Fakultas

• Staf subbag Akademik, kemahasiswaan, dan Alumni Fakultas

• Mahasiswa



• SOP Ujian Munaqosah

• Formulir pendaftaran ujian komperehensif besertaberkas

persyaratan

• Berkas administrasi pendaftaran

• Berkas nama pendaftaran ujian

• Rekapitulasi jumlah pendaftar

• Rekap nama pendaftaran nama-nama penguji

• Jadawal yang telaqh di tanda tangani oleh ketua program studi

• Jadwal penguji koomperehensif yang sudah di sahkan juurusan

• Draf surat undanagn dan SK penguji komperehensif

• Draf suarat


• Status mahasiswa peserta ujian

komprehensif masih memilki hak

menyelesaikan studi

• Telah menyelesaikan seluruh beban studi

dan tidak ada nilai yang tidak lulus (kecuali

tugas akhir/skripsi yang akan diujikan di

sidang ujian skripsi),

• Memiliki indeks prestasi kumulatif

serendah-rendahnya 2,50

• Jika mahasiswa peserta ujian komprehensif

dinyatakan lulus, maka dia berhak untuk

mengikuti ujian skripsi.

• Apabila dinyatakan tidak lulus, maka dia

wajib mengulang ujian komprehensif

dengan tetap harus mendaftar kembali

untuk ujian komprehensif

Persyaratan : 1. Formulir pendaftaran

2. Transkrip Nilai Sementara.

3. Slip Registrasi Pembayaran SPP Sebagai Bukti Aktif Studi KRS (

Kartu Rencana Studi)

4. Sertifikat TOAFL dan TOEFL

5. Sertifikat PPL 6. Sertifikat praktikum dari Laboratorium Faklutas

7. Tanda Bukti Lulus Semua Nilai Mata Kuliah (Cek Nilai)

Definisi :

Ujian Komprehensif adalah ujian yang dilakukan terhadap mahasiswa untuk mengukur pemahaman dan penguasaan

teoritik mahasiswa, baik dalam bidang keislaman maupun kompetensi dan keahlian mahasiswa sesuai dengan

spesifikasi jurusan masing-masing

Tujuan:

Ujian komprehensif bertujuan untuk mengukur tingkat pencapaian mahasiswa terhadap penguasaan dan pemahaman

materi keagamaan, keahlian dan kompetensi mahasiswa sesuai dengan jurusan masing-masing yang ditempuh selama

mengikuti proses pembelajaran di Kerja Institut Pesantren KH Abdul Chalim

28

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasisw

a Staff adm

Kasubbag

Akademik Kabag TU Sekprodi

Ketua

Program

Studi

Wakil


1 Pendaftaran

Ujian Komprehensif

1 Formulir

pendaftaran

Ujian

Komprehensif

beserta Berkas

persyaratan

10 menit/mhs Berkas

pendaftaran

diterima

Berkas formulir bisa

didownload di web

faklutas masing-

masing

2 Pengecekan berkas

administrasi pendaftaran

2

Berkas

administrasi

pendaftaran

10 menit/mhs Kelengkapan

berkas

3

Rekapitulasi jumlah

pendaftar Ujian

komprehensif

3

3 Berkas nama

pendaftar Ujian 2 menit/mhs

Rakpitulasi

selesai

4

Koordinasi nama-nama

penguji komprehensif

(Penguji 1 dan Penguji 2)

4 4 4

Rekapitulasi

jumlah pendaftar menyesuaikan

Nama-nama

penguji siap

dijadwal

Koordinasi

dilakukan bersama

jurusan lain, untuk

memetakan

kebutuhan tempat,

waktu, dan penguji

agar tidak terjadi

kress

5

Pembuatan draft jadwal ujian

5

6

Pembuatan Jadwal dan

Penguji Ujian Komprehensif

6 Rekap Nama

Pendaftar

Nama-Nama

Penguji

Menyesuaikan Draft Jadwal

selesai

7

Pengesahan jadwal ujian

7 7 7 7

8

Pengumuman Jadwal Ujian

Komprehensif kepada

mahasiswa

8 Jadwal yang

telah

ditandatangani

oleh Ketua

Jurusan

5 menit Jadwal

terpublikasikan

Jadwal bisa

disetorkan ke

subbag akademik

untuk dipublish

melalui web fakultas

9

Rekapitulasi dan Pengajuan

nama penguji Ujian

Komprehensif untuk

dibuatkan surat permohonan

dan SK penguji

komprehensif

9 9

Jadwal Penguji

Komprehensif

yang sudah

disahkan jurusan

Maksimal 1

minggu sebelum

pelaksanaan

Jadwal Penguji

Komprehensif

yang sudah

disahkan jurusan

diterima

10

Pembuatan Surat Undangan

dan SK Penguji

Komprehensif

10 Jadwal Penguji

Komprehensif

yang sudah

disahkan jurusan

1 hari

Surat Undangan

dan SK penguji

selesai

11 Verifikasi dan Paraf Surat 11 11 11 11 Draft Surat menyesuaikan Draft Surat Surat undangan,

29

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasisw

a Staff adm

Kasubbag

Akademik Kabag TU Sekprodi

Ketua

Program

Studi

Wakil


Undangan dan SK Penguji

Komprehensif l

Undangan dan

SK Penguji

Komprehensif

Undangan dan

SK Penguji

Komprehensif

diparaf

verifikasi cukup

sampai Kabag TU

12

Penandatanganan Surat


Komprehensif

Draft Surat

Undangan dan

SK Penguji

Komprehensif

diparaf

Draft Surat

Undangan dan

SK Penguji

Komprehensif

ditandatangani

kondisional

13

Pendataan Penguji dan

Distribusi SK Penguji

Komprehensif

13

SK penguji dan

undangan

15 menit

SK penguji dan

undangan

terdata dan siap

didistribusikan

14 Distribusi SK penguji dan

undangan

SK Penguji

Komprehensif

Undangan

SK penguji dan

undangan

terdistribusikan

Kondisional

15

Pelaksanaan ujian

komprehensif dan mengisi

administrasi ujian

• Berita acara

• Daftar hadir

• Form penilaian

1/2 jam/mhs • Ujian kompre

terlaksana

16

Pengesahan dan pelaporan

berita acara hasil ujian

komprehensif

• Berita acara 5 menit

• Berita acara

Ujian kompre

ditandatangani

17 Pelaporan hasil seminar

proposal

• Hasil Ujian

kompre Maksimal 2 hari

• Ujian kompre

terlaporkan

Maksimal 2 hari

pasca pelaksanaan

seminar proposal

18 Pengumuman Kelulusan

Ujian Komprehensif

Rekap Nilai

Komprehensif

Draft

Pengumuman

selesai

Menyesuaikan

19

Publikasi Hasil Ujian

Komprehensif

Pengumuman

yang sudag

ditandatangani

10 menit Pengumuman

terpublikasikan

Pengumuman bisa

dipublish melalui

website Fakultas

30



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP UJIAN MUNAQOSAH/SKRIPSI

Dasar hukum:



Pendidikan Nasional

• Peraturan Pemerintah RI No. 12 Tahun 2012 Tentang tentang

Pendidikan Tinggi

• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH Abdul

Chalim

• Mahasiwa


• KaSubbag Akademik, Kemahasiswaan

• Kabag TU

• Sekretaris Jurusan

• Ketua Jurusan

• Dekan

• Wakil Dekan 1



• SOP Seminar Proposal

• SOP Pembimbingan Skripsi

• SOP Ujian Komprehensif


• ATK

• Skripsi

• Berita acara

• Form catatan hasil sidang/revisi

• Daftar hadir mahasiswa

• Daftar hadir penguji

• Daftar penilaian


• Status mahasiswa peserta ujian skripsi masih memilki hak

menyelesaikan studi

• Telah menyelesaikan seluruh beban studi dan tidak ada nilai

yang tidak lulus (kecuali tugas akhir/skripsi yang akan diujikan

di sidang ujian skripsi),

• Jika mahasiswa peserta ujian skripsi dinyatakan lulus, maka dia berhak untuk menjadi sarjana dan mengikuti wisuda.

• Apabila dinyatakan tidak lulus, maka dia wajib memperbaiki

skripsinya dan mengulang kembali ujian skripsi, tanpa harus

melengkapi persyaratan yang sudah pernah dilengkapi ketika pertama kali mendaftar ujian skripsi.

• Mahasiswa yang tidak melakukan revisi dari batas yang

ditentukan, harus melakukan ujian lagi.

1) Jadwal Ujian

2) Kelengkapan berkas

3) Jadwal nama-nama penguji 4) Surat undangan dan SK Penguji

5) Berita acara ujian kompre

6) Syarat pendaftaran:

1. Skripsi yang telah ditandatangani oleh Pembimbing, 3 exemplar.

2. Transkrip nilai sementara yang telah

ditandatangani Ketua Jurusan, 1 lembar

3. Foto kopi sertifikat TOEFL-TOAFL dari PPB sebanyak 1 lembar

4. Foto kopi sertifikat KKN sebanyak 1 lembar

5. Foto kopi sertifikat PPL sebanyak 1 lembar

6. Foto Kopi sertifikat praktikum dari Kalab sebanyak 1 lembar

7. Foto kopi KRS semester berjalan, sebanyak 1

lembar

8. Foto kopi bukti pembayaran SPP semester berjalan

9. Pada waktu mendaftar point : 3,4,5,6,7 dan 8

yang asli harus ditunjukkan kepada petugas 10. Semua persyaratan nomor 2 s.d 8 dimasukan

dalam stop map (warna sesuai dengan ketentuan

jurusan masing-masing)

31

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasisw

a

Staf

Subbag

Akademik

Kasubbag

Akademik Kabag TU

Sekretaris

Prodi

Ketua

Program

Studi

Wakil


1 Pendaftaran

Ujian Skripsi

Formulir

pendaftaran

Ujian

Komprehensif

beserta Berkas

persyaratan

10 menit/mhs Berkas

pendaftaran

diterima

Berkas formulir bisa

didownload di web

fakultas masing-

masing

2 Pengecekan berkas

2

Berkas

administrasi

pendaftar

10 menit/mhs Kelengkapan

berkas

3 Rekapitulasi jumlah pendaftar

Ujian skripsi

Berkas nama

pendaftar Ujian 2 menit/mhs

Rakpitulasi

selesai

4 Koordinasi nama-nama

penguji skripsi

Rekapitulasi

jumlah pendaftar menyesuaikan

Nama-nama

penguji siap

dijadwal

Koordinasi

dilakukan bersama

jurusan lain, untuk

memetakan

kebutuhan tempat,

waktu, dan penguji

agar tidak terjadi

kress

5 Pembuatan draft jadwal ujian

skripsi

Daftar nama

mahasiswa dan

penguji

2 hari Draft jadwal

ujian

6

Pembuatan Jadwal dan

Penguji Ujian Skripsi

Rekap Nama

Pendaftar

Nama-Nama

Penguji

Menyesuaikan Draft Jadwal

selesai

7 Pengesahan jadwal ujian

7

7 7 7

Draft jadwal 15 menit Jadwal siap

diumumkan

5

Pengumuman Jadwal Ujian

Skripsi kepada mahasiswa

Jadwal Yang

Telah

Ditandatangani

Oleh Ketua

Program

Studi/Wakil

Dekan

5 menit Jadwal

terpublikasikan

Jadwal bisa

disetorkan ke

subbag akademik

untuk dipublish

melalui web fakultas

6

Rekapitulasi dan Pengajuan

nama penguji Ujian Skripsi

untuk dibuatkan surat

permohonan dan SK penguji

skripsi

Jadwal Penguji

Skripsi yang

sudah disahkan

jurusan

Maksimal 1

minggu sebelum

pelaksanaan

Jadwal Penguji

Skripsi yang

sudah disahkan

jurusan diterima

7

Pembuatan Surat Undangan

dan SK Penguji Skripsi

Jadwal Penguji

Skripsi yang

sudah disahkan

Prodi

1 hari

Surat Undangan

dan SK penguji

selesai

32

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasisw

a

Staf

Subbag

Akademik

Kasubbag

Akademik Kabag TU

Sekretaris

Prodi

Ketua

Program

Studi

Wakil


8

Verifikasi dan Paraf Surat


Skripsi

Draft Surat

Undangan dan

SK Penguji

Skripsi

menyesuaikan

Draft Surat

Undangan dan

SK Penguji

Skripsi diparaf

Surat undangan,

verifikasi cukup

sampai Kabag TU

9

Penandatanganan Surat


Skripsi

Draft Surat

Undangan dan

SK Penguji

Skripsi diparaf

Draft Surat

Undangan dan

SK Penguji

Skripsi

ditandatangani

kondisional

10 Pendataan Penguji dan

Distribusi SK Penguji Skripsi

SK penguji dan

undangan

15 menit

SK penguji dan

undangan

terdata dan siap

didistribusikan

11 Distribusi SK penguji dan

undangan

SK Penguji

Skripsi

Undangan

SK penguji dan

undangan

terdistribusikan

Kondisional

12 Pelaksanaan ujian skripsi dan

mengisi administrasi ujian

• Berita acara

• Daftar hadir

• Form penilaian


terlaksana

13 Pengesahan dan pelaporan

berita acara hasil ujian skripsi

• Berita acara 5 menit

• Berita acara

Ujian kompre

ditandatangani

14 Pelaporan hasil ujian skripsil

• Hasil Ujian

kompre Maksimal 2 hari

• Ujian kompre

terlaporkan

Maksimal 2 hari

pasca pelaksanaan

seminar proposal

15 Pengumuman Kelulusan Ujian

Skripsi

Rekap Nilai

Skripsi

Draft

Pengumuman

selesai

Menyesuaikan

16 Publikasi Hasil Ujian Skripsi

Pengumuman

yang sudah

ditandatangani

10 menit Pengumuman

terpublikasikan

Pengumuman bisa

dipublish melalui

website Fakultas

33



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP PEMILIHAN MAHASISWA BERPRESTASI

Dasar hukum:



Pendidikan Nasional




Chalim

• Dekan

• Wakil Dekan Bidang Akademik

• Wakil Dekan

• Kabag TU Fakulta

• Kepala Subbag Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni

• Staf subbag Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni

• Memiliki keahlian dalam bidang administrasi dan IT

• Mahasiswa



• ATK

• Stempel • Transkrip nilai yang dilegalisir

• Bukti kegiatan Ko-kurikuler yang diketahui Wakil Dekan

• Biodata mahasiswa

• Pas photo 3x4 sebanyak 3 lembar

• Berkas pendaftaran

• Berkas Mahasiswa

• Rekap hasil penilaian dari Tim

• Piagam penghargaan beserta kelengkapanya

• Berkas mahasiswa


- -

34

No Aktivitas

Pelaksana

Baku Mutu

Ket.

Mahasisw

a

Ketua

Program

Studi

Subbag

Akademik

Tim

Penilai

Wakil

Dekan Dekan Rektorat Kelengkapan Waktu Output

1 Penyetoran transkrip nilai

beserta persyaratan lainnya

• Transkrip nilai

yang dilegalisir

• Bukti kegiatan

Ko-kurikuler

yang diketahui

Wakil Dekan

• Biodata

mahasiswa

• Pas photo 3x4

sebanyak 3

lembar

5 menit

Berkas diterima

2 Pengumpulan Jumlah

Pendaftar beserta berkas

Berkas pendaftaran

Berkas masuk

Subbag

Akademik

Kondisional

3 Seleksi tingkat Fakultas

Berkas mahasiswa

Berkas terseleksi

Kondisional

4

Pelaporan

Hasil Seleksi Berkas

Rekap Hasil

penilaian dari Tim 10 menit

Hasil penilaian

diterima

5

Penganugerahan sebagai

Mahasiswa Berprestasi

Tingkat Fakultas

Piagam perhargaan

beserta

kelengkapannya

Piagam dan

kelengkapannya

diterima

mahasiswa

Kondisional

6

Pengiriman bahan dan nama

mahasiswa untuk mengikuti

seleksi tingkat Institut

Berkas

mahasiswa 10 menit

Berkas diterima

rektorat

Jika Institut

menyelenggarakan

pemilihan

mahasiswa

berprestasi tingkat

Institut

35



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP YUDISIUM

Dasar hukum:



Pendidikan Nasional




Chalim

• Dekan Fakultas Tarbiyah

• Wakil Dekan


• Kasubag Umum Fakultas Tarbiyah

• Kasubag Akademik, kemahasiswaan, dan Alumni

• Panitia Yudisium

• Staf Subbag Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni


• Orang yang ahli dalam bidang IT



• SOP Ujian Komprehensif

• SOP Ujian Munaqasah/Skripsi


• ATK

• Buku agenda rapat dan daftar hadir rapat

• Nama-nama hasil rekomendasi rapat koordinasi

• Formasi nama-nama hasil rapat

• Draf SK Panitia Yudisium

• Draf SK Panitia Yudisium yang telah diparaf

• Daftar mahasiswa lulus Ujian Munaqasah/ Skripsi

• Daftar mahasiswa peserta yudisium per jurusan

• Daftar mahasiswa peserta yudisium selesai diverifikasi

• Draf SK Peserta Yidisium Fakultas

• Draf SK Peserta Yidisium Fakultas selesai diverifikasi Formulir Yudisium

• Formulir Yudisium. Transkrip nilai sementara (nilai ujian

skripsi sudah ada)

• Berita Acara

• Daftar Hadir

• Form Penilaian


• Status mahasiswa peserta Yudisium masih memilki hak

menyelesaikan studi

• Telah lulus ujian munaqasah/Skripsi,

36

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasisw

a

Staf

Subbag

Akademik

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Tarbiyah

Kabag TU

Fakultas

Tarbiyah

Ketua

Program

Studi

Wakil

Dekan Dekan

Panitia

Yudisium Kelengkapan Waktu Output

1 Rapat Koordinasi penentuan

agenda dan jadwal yudisium

Buku agenda rapat

dan daftar hadir

rapat

60 menit Agenda dan

Jadwal yuidisum

telah ditentukan

2 Membentuk panitia Yudisium

Nama-nama hasil

rekomendasi rapat

koordinasi

10 menit Daftar nama

panitia siap

dibuatkan SK

3 Pembuatan SK Panitia

Yudisium Fakultas

Formasi nama-

nama hasil rapat menyesuaikan

Draf SK Panitia

Yudisium selesai

4

Verifikasi dan Paraf SK

Panitia Yudisium Fakultas

Draf SK Panitia

Yudisium Menyesuaikan

Draf SK Panitia

Yudisium

diparaf

5

Penandatangan SK Panitia

Yudisium

Draf SK Panitia

Yudisium yang

telah diparaf

5 menit Draf SK Panitia

Yudisium

ditandatangani

6

Penyusunan data mahasiswa

yang akan Yudisium

tidak

Daftar mahasiswa

lulus Ujian

Munaqasah/

skripsi

1 hari

Daftar

mahasiswa

peserta yudisium

7

Verifikasi data peserta

Yudisium per Jurusan

ya

Daftar mahasiswa

peserta yudisium

per jurusan

1 hari

Daftar

mahasiswa

peserta yudisium

selesai

diverifikasi

8 Penyerahan data Peserta

Yudisium yang final

Daftar mahasiswa

peserta yudisium

selesai diverifikasi

5 menit

Daftar

mahasiswa

peserta yudisium

yang telah

selesai

diverifikasi

diterima

9 Pembuatan Draf SK Yudisium

Fakultas

Daftar mahasiswa

peserta yudisium


Draf SK Peserta

Yidisium

Fakultas selesai

10

Verifikasi dan Paraf SK

Yudisium Fakultas

Draf SK Peserta

Yidisium Fakultas 15 menit

Draf SK Peserta

Yidisium

Fakultas selesai

diverifikasi

11 Penandatangan SK Yudisium

Draf SK Peserta

Yidisium Fakultas


10 menit SK Yudisium

ditandatangani

12 Mengarsip SK Yudisium

Fakultas

13 Pendaftaran Yudisium Formulir

Yudisium

Persyaratan

Yudisium

Kondisional

37

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasisw

a

Staf

Subbag

Akademik

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Tarbiyah

Kabag TU

Fakultas

Tarbiyah

Ketua

Program

Studi

Wakil

Dekan Dekan

Panitia

Yudisium Kelengkapan Waktu Output

Transkrip nilai

sementara (nilai

ujian skripsi sudah

ada)

diterima

14 Pelaksanaan Yudisium

• Berita acara

• Daftar hadir

• Form penilaian


terlaksana

38



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP PENEGAKAN DISIPLIN DAN ETIKA BERBUSANA MAHASISWA

Dasar hukum:



• Peraturan Pemerintah RI No. 17 Tahun 2010 jo No.

66 Tahun 2010 tentang Pendidikan Tinggi



Abdul Chalim

• Dekan

• Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama

• Ketua Jurusan/sekretaris Jurusan

• Mahasiswa



• SOP Perkuliahan


• ATK

• Stempel

• Surat Peringatan Pertama (SP1)

• Surat Peringatan Kedua (SP2)


• Etika berbusana dan disiplin mengikuti Kode Etik

Mahasiswa dan Peraturan Dirjen Pendidikan Islam

tentang Penegakan Disiplin

• Sanksi disiplin terdiri dari 3 (tiga) tingkatan : ringan,

sedang, dan berat.

• Surat Peringatan

39

No Aktivitas

Pelaksana

Baku Mutu

Ket.

Mahasisw

a

Staf

Pelaksana

Jurusan

Staf

Subbag

Akademik

Fakultas

Ketua/

Sekretaris

Jurusan

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Kabag TU

FASIH

Dekan/Wakil

Dekan bidang

Kemahasis

waan

Kelengkapan Waktu Output

1 Sosialisasi aturan penegakan

disiplin dan etika berbusana

bagi mahasiswa

Kode Etik

Mahasiswa

30 Menit

Kode Etik

Tersosialisasikan

2 Pemberian SP1 (Ketika ada

pelanggaran)

Surat Peringatan

Pertama (SP1)

30 Menit

SP1 diterima

mahasiawa

3

Tindak lanjut SP1

15 Menit

SP 1

ditindaklanjuti

4 Pemberian SP2 (Jika SP1

diabaikan oleh mahasiswa)

Surat Peringatan

Kedua (SP2)

30 Menit

SP2 diterima

mahasiawa

5

Tindak lanjut SP2

Draft Peryataan

Mahasiswa

Materai

15 Menit

Surat pernyataan

bermaterai

ditandatangani

6 Pemutusan Layanan

administrasi Akademik (Jika

SP2 diabaikan oleh

mahasiswa)

Draft Surat

Pemutusan

layanan

Akademik

15 Menit

Surat Pemutusan

layanan

Akademik

diterima

mahasiawa

40



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP PEMBUATAN SURAT KETERANGAN CUTI KULIAH

Dasar hukum:



Pendidikan Nasional




• Staf Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan

Alumni Fakultas

• Memiliki keahlian dalam bidang Pelaksanaan proses cuti kuliah (keuangann, akademik dan

kemahasiswaan)

Keterkaitan SOP: Peralatan/perlengkapan:

• SOP Heregristasi dan pengisian IRS

• SOP Surat Keterangan Terdaftar Kuliah


• Printer

• ATK

• Kartu mahasiswa

• KTM

• Transkrip /KHS

• Bukti pembayaran SPP terakhir

• Lampiran

• Formulir cuti studi beserta kelengkapanya


• Permohonan Cuti Kuliah maksimal 1 minggu sebelum proses

herregistrasi pada semester yang akan berjalan.

• Di luar waktu yang ditentukan, mahasiswa tidak dilayani.

• Permohonan Surat Keterangan Cuti Kuliah hanya

diperkenankan sebanyak total 4 semester

• Dalam satu kali pengajuan cuti kuliah dapat dilakukan

maksimal 2 semester berturut-turut

• Menghasilkan form keterangan cuti kuliah

Formulir Surat Keterangan Cuti Kuliah

41

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasiswa

Bag.

Keuangan

Staf

Akademik

dan

kemahasis

waan

Fakultas

Dosen

Pembimbin

g Akademik

Ketua

Program

Studi

Wakil

Dekan BAAK Kelengkapan Waktu Output

1

Mahasiswa

mengambil/mengunduh Form

Cuti Kuliah

1. Kartu

Mahasiswa 3 menit

2

Mahasiswa mengisi Form Cuti

kuliah dan melengkapi berkas

kelengkapan

1. KTM

2. Transkrip/KHS

3. Bukti

pembayaran

SPP terakhir

4. Bukti lain

5 menit Formulir Cuti

kuliah terisi

3

Mahasiswa meminta

persetujuan dari Pembimbing

Akademik, Ketua Program

Studi, dan Wakil Dekan

Lampiran Fromulir disetujui Waktu kondisional

4

Formulir yang telah diisi

lengkap dan mendapatkan

persetujuan, dicopy rangkap 3

Formulir Cuti

Studi beserta

kelengkapannya

Formulir cuti

terfotocopi Waktu Kondisional

5

Formulir yang telah dicopy

didistribusikan untuk: ketua

jurusan (asli), subbag

Administrasi Umum (copy),

Subbag Akademik dan

Kemahasiswaan (copy), serta

mahasiswa yang bersangkutan

1. KTM

2. Transkrip/KHS

3. Bukti

pembayaran

SPP terakhir

4. Bukti lain

Formulir cuti

studi

terdistribusikan

Waktu Kondisional

6

Subbag Akademik dan

kemahasiswaan mengubah

status mahasiswa menjadi cuti

Formulir Cuti

Studi beserta

kelengkapannya

2 menit

Status mahasiswa

menjadi cuti

akademik

7

Subbag Administrasi Umum

mengubah data keuangan


Formulir Cuti

Studi beserta

kelengkapannya

2 menit

Status mahasiswa

menjadi cuti

akademik

8

Proses Selesai

42


FAKULTAS TARBIYAH

Nomor SOP

Tanggal


Tanggal Revisi -



FORMULIR PEMBUATAN SURAT KETERANGAN CUTI KULIAH

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya

N a m a : ................................................................................................

NIM / Angkatan Tahun : ................................................................................................

Semester/SKS/IPK : ................................................................................................

Program Studi : ................................................................................................

Sudah / belum pernah cuti*) : ................................................................................................

Lama cuti yang lalu : ................................................................................................

Alamat / Telp./HP : ................................................................................................

Mengajukan permohonan cuti studi sebagai mahasiswa Fakultas Tarbiyah Institut Pesantren KH

Abdul Chalim

Pada Smt Gasal/Genap : / Tahun Akademik:.................................

Lama Cuti : ( ) semester

Alasan : ................................................................................................

................................................................................................

................................................................................................

Sebagai bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan:


• KTM yang masih berlaku

• Foto kopi KHS semester 1 sampai terakhir

• Surat Keterangan lain yang relevan (Surat Keterangan Sakit, dll)

Demikian permohonan saya ini, atas perhatiannya disampaikan terima kasih.

Mojokerto, ........................................................

Orang tua/ Wali Mahasiswa

.........................................................................

Hormat saya,

................................................................................

NIM.

Ketua Jurusan

.........................................................................

NIP.

Dosen Penasehat Akademik/ Wali Studi

................................................................................

NIP.

43



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP PEMBUATAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH SETELAH CUTI

Dasar hukum:






• SK DIRJEN PENDIS NO : 3455 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Institut Pesantren KH

Abdul Chalim

• Staf Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni

Fakultas

• Memiliki keahlian dalam bidang Pelaksanaan proses cuti

kuliah (keuangann, akademik dan kemahasiswaan)

Keterkaitan SOP lainnya : Peralatan/perlengkapan:

• SOP Pembuatan Herregistrasi dan Pengisian KRS

• SOP Pembuatan Surat Keterangan Cuti Kuliah


• Printer

• ATK

• Kartu mahasiswa

• KTM

• Transkirip /KHS


• Lampiran

• Formulir cuti studi beserta kelengkapanya


• Pengajuan Aktif Kuliah setelah cuti maksimal 1 minggu sebelum dimulai perkuliahan pada semester

yang akan berjalan.

• Di luar waktu yang ditentukan, mahasiswa dianggap

tidak aktif jika tidak mengikuti perkuliahan.

• Permohonan Surat Keterangan Aktif Kuliah setelah

cuti harus membawa Surat Keterangan Cuti Kuliah yang telah berakhir masa berikutnya.

• Menghasilkan form keterangan Aktif kuliah

Formulir Surat Keterangan Aktif Kuliah

44

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasisw

a

Bank/Bag.

Keuangan

Staf

Akademik

dan

kemahasis

waan

Fakultas

Dosen

Pembimbi

ng

Akademik

Ketua

Program

Studi

Wakil

Dekan

Kasubag

Akademik

dan

Kemahasis

waan


1

Melakukan pembayaran

Keuangan sebagai tanda Aktif

Kuliah di Bank Penerima

KTM 10 menit

2

Menerima pembayaran

Keuangan Kuliah dan

memvalidasi bukti

pembayaran SPP

KTM 10 menit

Bukti kuitansi

pembayaran

Aktif Kuliah

tervalidasi

3

Mengunduh/Meminta Blangko

Permohonan Aktif Kuliah,

kemudian mengisinya

1. Foto copy KTM

2. Surat permohonan

Aktif Kuliah

3. Bukti kuitansi

pembayaran UKT

Kuliah tervalidasi

2 menit

4 Memverifikasi Formulir

permohonan Aktif Kuliah.

1. Foto copy Kartu

Mahasiswa

2. Surat permohonan

aktif Kuliah

3. Bukti kuitansi

pembayaran aktif

Kuliah tervalidasi

2 menit

Blangko

Persetujuan

aktif Kuliah

5

Mahasiswa meminta

persetujuan dan pengesahan

aktif kuliah

1. Foto copy Kartu

Mahasiswa

2. Surat permohonan

aktif Kuliah

3. Bukti kuitansi

pembayaran aktif

Kuliah tervalidasi

Waktu

kondisional

6

Ketua jurusan memberikan

pertimbangan, persetujuan,

dan pengesahan.

1. Foto copy KTM

2. Surat permohonan

aktif Kuliah

3. Bukti kuitansi

pembayaran akti

fKuliah tervalidasi

Blangko

Persetujuan

aktif Kuliah

disetujui dan

disahkan

Dosen

Pembimbing

Akademik

Waktu

kondisional

7 Staf Akademik menerbitkan

surat pengaktifan cuti kuliah

1. Foto copy KTM

2. Surat permohonan

aktif Kuliah

3. Bukti kuitansi

pembayaran aktif

Waktu

kondisional

2

45

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasisw

a

Bank/Bag.

Keuangan

Staf

Akademik

dan

kemahasis

waan

Fakultas

Dosen

Pembimbi

ng

Akademik

Ketua

Program

Studi

Wakil

Dekan

Kasubag

Akademik

dan

Kemahasis

waan


Kuliah tervalidasi

4. Blangko Persetujuan

aktif Kuliah yang

disetujui dan disahkan

Dosen Pembimbing

Akademik

8

Mengambil, menggandakan,

dan menyerahkan ke pihak

yang tercantum dalam

tembusan surat keterangan

aktif kuliah (kalau ada)

Surat keterangan

pengaktifan

kuliah

2

46


FAKULTAS TARBIYAH

Nomor SOP

Tanggal


Tanggal Revisi



FORMULIR PERMOHONAN SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH SETELAH CUTI

Yang bertanda tangan di bawah ini :

N a m a : ……………………………………………

NIM / Angkatan Tahun : ……………………………………………

Semester / sks / IPK : ……………………………………………

Jurusan : ……………………………………………

Pada Semester gasal / genap*) tahun ……………/……………sampai dengan Semester

gasal/genap*) tahun ………………… mangkir kuliah. (……...semester)

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, mohon sekiranya diijinkan untuk aktif kuliah kembali

pada Semester Gasal/Genap*) Tahun Akademik ………/……….

Bersama ini kami lampirkan :

• Bukti Pembayaran SPP terakhir

• Transkrip Akademik

• KTM yang masih berlaku

• Surat Keterangan lain yang relevan (Surat Keterangan Sakit, dll)

Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Mojokerto,..........................................................

Pemohon,

(____________________________)

NIM.

*) coret yang tidak perlu

47



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP HERREGISTRASI DAN PENGISIAN KRS

Dasar hukum:







Abdul Chalim

• Mahasiswa

• Bag. Keuangan

• Pembimbing Akademik

• Ketua/Sekretaris Jurusan

• Staf Pelaksana/ Sekretaris Jurusan

• Subbag Akademik Fakultas


• Ketua Jurusan


• Dosen Pembimbing Akademik

• Subbag Akademik, kemahasiswaan, dan Alumni Fakultas

• Staf Staf Pelaksana Jurusan

• Bagian Keuangan

• Mahasiswa


• SOP Perubahan KRS

• SOP Jadwal Kuliah

• SOP SK Mengajar

• KTM

• Bukti setoran SPP

• ID Pengguna

• Password

• Blangko KPPS

• Blangko KRS Cetak dari SIAKAD


• Herregistrasi melebihi tanggal yang telah ditentukan

sesuai kalender akademik, maka mahasiswa dianggap

tidak aktif

• Pengisian KRS melebihi tanggal yang telah ditentukan sesuai Kalender Akademik, mahasiswa

dianggap tidak memprogram mata kuliah (Cuti Studi)

• Permohonan Registrasi, harus menunjukkan Kuitansi

yang telah divalidasi bag. Keuangan

• Pemrograman mata kuliah sesuai dengan Buku Panduan Akademik Fakultas

Rekapitulasi Data Pengisian KRS

Rekap Jumlah Mahasiswa Aktif Rekap Permintaan Mata Kuliah

Jadwal Kuliah

48

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasisw

a

Bagian

Keuangan

Pembim-

bing

Akademik

Ketua

Program

Studi

Staf

Pelaksana

Subbag

Akademik

Fakultas


1 Melakukan pembayaran sesuai

dengan waktu yang ditentukan

melalui Bank yang ditunjuk,

kemudian meminta validasi

bukti setoran pembayaran.

• KTM


5 menit

2 Memvalidasi bukti setoran.dan

melakukan registrasi terhadap


• KTM


5 menit Kuitansi Pembayaran

yang tervalidasi

3 Melakukan Pengisian KRS

(Kartu Rencana Studi)

ID Pengguna

Password

2 menit

4 Mencetak KRS (Kartu

Rencana Studi) yang telah

diisi dan disimpan

ID Pengguna

Password

2 menit Blangko KRS

Cetak dari

SIAKAD

5 Meminta pengesahan (tanda

tangan) KRS (Kartu Rencana

Studi) kepada Dosen

Pembimbing Akademik

Blangko KPPS Sesuai

Kalender

Akademik

Blangko KRS

Cetak dari

SIAKAD

6 Memberikan persetujuan/

pengesahan (tanda tangan)

Blangko KRS

Cetak dari

SIAKAD

Blangko KRS

Cetak yang telah

diisi dan

disetujui/

disahkan

Pembimbing

Akademik

Waktu bersifat

kondisional

7 Memberikan persetujuan/

pengesahan (tanda tangan)

Blangko KRS

Cetak yang telah

diisi dan

disetujui/

disahkan

Pembimbing

Akademik

Blangko KRS

Cetak yang telah

diisi dan

disetujui/

disahkan

Pembimbing

Akademik dan

Ketua/ Sekretaris

Jurusan

Waktu bersifat

kondisional

8 Menyerahkan Blangko KRS

yang telah diisi dan disetujui/

disahkan

Blangko KRS

Cetak yang telah

diisi dan

disetujui/

disahkan

Pembimbing

Akademik dan

2 menit

49

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasisw

a

Bagian

Keuangan

Pembim-

bing

Akademik

Ketua

Program

Studi

Staf

Pelaksana

Subbag

Akademik

Fakultas


Ketua Program

Studi

9 Menginput dan melaporkan

Rekap Mahasiswa yang telah

melakukan Pengisian kRS.

Blangko KRS

Cetak yang telah

diisi dan

disahkan

pembimbing

akademik dan

Ketua jurusan

5 menit /

Blangko • Rekapitulasi

Data mahasiswa

yang telah

melakukan

pengisian KRS

• Rekap Jumlah

Mahasiswa

Aktif

10 Mendata, mengolah, dan

mengarsipkan Rekap

Pengisian KRS dari setiap

Jurusan untuk pembuatan

Pelaporan Rutin.

• Rekapitulasi

Data mahasiswa

yang telah

melakukan

pengisian KRS

• Rekap Jumlah

Mahasiswa

Aktif

1 Minggu • Rekapitulasi

Data mahasiswa

yang telah

melakukan

pengisian KRS

dalam Fakultas

Ilmu tarbiyah

dan Keguruan

• Rekap Jumlah

Mahasiswa

Aktif Fakultas

Tarbiyah

50



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP KETERLAMBATAN PENGISIAN KRS

Dasar hukum:



Pendidikan Nasional





• Ketua Jurusan


• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan,

• Staf subbag Akademik, kemahasiswaan,

• Mahasiswa


SOP pengisian KRS

SOP Revisi KRS

• SIAKAD-NG


• Surat pernyataan terlambat memprogram

• Jadwal Perkuliahan

• Kalender akademik Fakultas


• Keterlambatan pengisian IRS setelah masa perubahan/Revisi

KRS, mahasiswa dianggap cuti studi

• KRS sudah terprogram

• Formulir KRS

• Konsultasi ke Kaprodi

51

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasisw

a

Sekretaris

Jurusan

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Ketua

Program

Studi

Wakil


1 Menyerahkan Surat

pernyataan terlambat

memprogram yang

ditandatangani ketua program

studi dan wakil dekan

5 menit Surat pernyataan

terlambat

memprogram

diterima

2 Memeriksa status mahasiswa Surat pernyataan

terlambat

memprogram

5 menit Status

mahasiswa

terverifikasi

3

Revisi Kalender Akademik

Pengisian KRS oleh

mahasiswa

3 Menit Kalender

akademik

pengisian KRS

berubah

4 Proses Pengisian KRS Jadwal

Perkuliahan

5 menit IRS mahasiswa

terprogram

5 Perubahan kembali kalender

akademik pengisian KRS

sebagaimana kalender normal

Kalender

akademik

Fakultas

3 menit Kalender

akademik

berubah

6 Pencetakan KRS Online untuk

dimintakan tandatangan

kepada Dosen Pembimbing

Akademik

5 menit KRS Cetak siap

dimintakan

tandatangan

kepada Dosen

PA

52



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP KETERANGAN TERDAFTAR KULIAH

Dasar hukum:



Pendidikan Nasional


Pendidikan Tinggi



• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan,

• Staf Subbag Akademik, kemahasiswaan,

• Mahasiswa


• SOP Herregristasi dan Pengisian KRS

• Buku Register

• Surat Keterangan terdaftar mata kuliah

• Surat Keterangan terdaftar mata kuliah yang telah di

tanda tangani


• Untuk menjamin pelayanan yang cepat, mahasiswa harus

melakukan pengecekan terlebih dahulu KRS Online-nya

• Fomulir isian Keterangan Terdaftar Kuliah

• Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)

53

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasisw

a

Staf

Subbag

Akademik

Fakultas/

Staf

Program

Studi

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Ketua

Program

Studi

Wakil


1 Mahasiswa meminta surat

keterangan permohonan

terdaftar kuliah

Buku Register 5 menit Permohonan

masuk Buku

register

2 Memeriksa status &

pemrograman mahasiswa

Buku register 10 menit Status

mahasiswa

terverifikasi

3

Pembuatan Surat Keterangan

Terdaftar Kuliah (Jika


sudah terdaftar dalam

SIAKAD-NG)

Buku register

10 Menit Surat

keterangan

terdaftar mata

kuliah selesai

4 Pengesahan Surat keterangan

terdaftar mata kuliah

Surat

keterangan

terdaftar mata

kuliah

15 menit Surat

keterangan

terdaftar mata

kuliah sampai

meja Kasubbag

Akademik

5 Penyerahan Surat Keterangan

terdafftar mata kuliah

Surat keterangan

terdaftar mata

kuliah yang telah

ditandatangani

5 menit Surat

Keterangan

diterima

mahasiswa

54



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP KETERANGAN PINDAH KULIAH

Dasar hukum:



Pendidikan Nasional





• Mahasiswa

• Staf Subbag Akademik Fakultas/ Staf Jurusan

• Kasubbag Akademik Fakultas


• Wakil Dekan

• Dekan

• Staf Akademik Kemahasiswaan dan Alumni

Rektorat



• SOP Administrasi Surat Keterangan

• Surat permohonan pindah kuliah

• Buku Register Surat Masuk

• Surat permohonan pindah kuliah

• Surat permohonan pindah kuliah yang sudah terdisposisi

• Surat Keterangan pindah kuliah dari Rektor

• Surat keterangan pindah

• Transkrip nilai sementara


• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, pengajuan Surat

keterangan harus mengikuti Alur yang ada

Surat pindah studi di lingkungan Institut Pesantren KH Abdul Chalim

55

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasisw

a

Staf

Subbag

Akademik

Fakultas/

Staf

Program

Studi

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Kabag TU

Fakultas

Wakil

Dekan Dekan

Staf

Akademik

Kemahasis

waan dan

Alumni

Rektorat


1

Pengajuan permohonan pindah

kuliah yang diketahui dosen

Pembimbing Akademik dan

ditujukan kepada Rektor

melalui Dekan

Surat

permohonan

pindah kuliah

Buku Register

Surat Masuk

5 menit Surat

Permohonan

masuk Buku

register

2 Verifikasi surat permohonan

pindah

Surat

permohonan

pindah kuliah

10 menit Surat

permohonan

pindah kuliah

terverifikasi

3

Meneruskan Surat

Permohonan Ke meja

Pimpinan Fakultas untuk

dipelajari

Surat

permohonan

pindah kuliah

10 Menit Surat

permohonan

pindah kuliah

sampai di meja

pimpinan

4

Disposisi Surat Permohonan

Pindah Kuliah ke subbag

akademik

Surat

permohonan

pindah kuliah

yang sudah

terdisposisi

15 menit Surat

permohonan

pindah kuliah

sampai meja

Kasubbag

Akademik

5

Pembuatan Surat Pengantar ke

Rektor yang ditandatangani

Dekan

Surat

permohonan

pindah kuliah

Surat pengantar

ditandatangani

Dekan

Kondisional

6 Surat pernyataan yang

ditandatangani Dekan

Surat pengantar

yang dilampiri

surat

permohonan

pindah kuliah

5 menit Surat

tersampaikan ke

kantor rektorat

7 Mengantarkan surat pengantar

ke Rektorat

Surat

Keterangan

pindah kuliah

8 Penerimaan Surat Pindah

Kuliah dari Rektorat

Surat

Keterangan

pindah kuliah

Surat

Keterangan

pindah kuliah

diterima

Kondisional

9 Verifikasi Surat Keterangan

Pindah kuliah

Surat

Keterangan

pindah kuliah

dari Rektor

10 menit Surat

Keterangan

pindah kuliah

dari Rektor

terverifikasi

56

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasisw

a

Staf

Subbag

Akademik

Fakultas/

Staf

Program

Studi

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Kabag TU

Fakultas

Wakil

Dekan Dekan

Staf

Akademik

Kemahasis

waan dan

Alumni

Rektorat


10

Meneruskan Surat Keterangan

untuk dibuatkan Transkrip

Nilai oleh Jurusan

Surat

Keterangan

pindah kuliah

dari Rektor

10 menit Transkrip nilai

terbentuk

11

Surat keterangan pindah

kuliah beserta transkrip

diterima oleh mahasiswa

Surat keterangan

pindah

Transkrip nilai

sementara

5 menit Surat

Keterangan

diterima

mahasiswa

57



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP SURAT IJIN PENELITIAN

Dasar hukum:



Pendidikan Nasional


Pendidikan Tinggi



• Wakil Dekan

• Mahasiswa

• Staf Subbag Akademik Kemahasiswaan

• Kasubag Akademik Fakultas

• Kabag TU Fakultas Tarbiyah



• SOP Herregistrasi

• SOP Perkuliahan


• ATK

• Kartu Tanda Mahasiswa

• Berita Acara Seminar Prop.

• Revisi Proposal

• Surat Ijin Penelitian


• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, data pengajuan surat

ijin harus dilampiri Berita Acara Seminar Proposal dan

menunjukkan Revisi Proposal Penelitian yang telah

ditandatangani oleh Dosen Pembimbing.

• Mahasiswa dilarang merubah format Surat yang telah ada

• Masa Kadaluarsa Pengambilan Surat maksimal 2 minggu setelah pengajuan

• Formulir izin penelitian

• Surat Keterangan

• Buku Register

58

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasisw

a

Staf

Pelaksana

Jurusan

Staf

Subbag

Akademik

Fakultas

Ketua

Program

Studi

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Kabag TU

Fakultas

Tarbiyah

Dekan/Wakil

Dekan Kelengkapan Waktu Output

1

Download Draft Surat Ijin

Penelitian di Website Fakultas

Tarbiyah dan mengisi data

sesuai kebutuhan

Komputer yang

terkoneksi

jaringan internet

Printer

Kertas HVS

10 menit Surat Ijin

Penelitian

Tercetak

2 Permohonan Pengesahan

Surat Ijin Penelitian

Kartu Tanda

Mahasiswa

Berita Acara

Seminar

Proposal

Revisi Proposal

Draft Surat Ijin

Penelitian

5 menit Permohonan

masuk buku

register

3

Meneliti Draft surat ijin

Penelitian dan aktivitas

mahasiswa

Sistem Informasi

Akademik

KTM

Berkas

persyaratan

15 menit Mahasiswa

terverifikasi

4 Verifikasi Draft Surat Ijin

Penelitian

Draft Surat Ijin

Penelitian 5 menit

Draft Surat Ijin

Penelitian

diparaf

Waktu

menyesuaikan

5

Penandatanganan dan

Pengesahan Surat Ijin

Penelitian

Draft Surat Ijin

Penelitian 1 hari

Surat Ijin

Penelitian

ditandatangani

Waktu

menyesuaikan

6 Pencatatan Surat dan Register

Surat Ijin

Penelitian

ditandatangani

Buku Register

15 menit

Surat Ijin

Penelitian

tercatat dan

masuk register

7 Penyerahan Surat Ijin

Penelitian kepada Mahasiswa

Surat Ijin

Penelitian

tercatat dan

masuk register

59

FLOWCHART SOP SURAT IZIN PENELITIAN

Download Draft Surat Ijin Penelitian di Website Instiut KH Abdul Chalim dan

mengisi data sesuai kebutuhan

Meneliti Draft surat ijin Penelitian dan aktivitas mahasiswa

Penandatanganan dan Pengesahan Surat Ijin Penelitian

Verifikasi Draft Surat Ijin Penelitian

Permohonan Pengesahan Surat Ijin Penelitian

Pencatatan Surat dan Register

Penyerahan Surat Ijin Penelitian kepada

Mahasiswa

60



Tanggal


Tanggal Revisi -

Tanggal Efektif 12 februai 2016


SOP SURAT PENGANTAR CALON PENERIMA BEASISWA

EKSTERNAL

Dasar hukum:







Abdul Chalim

• Dekan



• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan, dan Alumni Fakultas

• Staf Subbag Akademik kemahasiswaan dan alumni

• Memiliki keahlian dalam bidang IT dan Aplikasi SIAK





• Berkas persyaratan

• KTM

• Surat pengantar


• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, data pengajuan surat pengantar harus lengkap dan jelas

• Masa Kadaluarsa Pengambilan Surat maksimal 2

minggu setelah pengajuan

• Terbitnya surat pengantar calon penerima beasiswa

eksternal

• Buku Register

• Form surat pengantar

61

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasiswa

Staf

Pelaksana

Jurusan

Staf

Subbag

Akademik

Fakultas

Ketua/

Sekretaris

Jurusan

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Kabag TU

Wakil Dekan

bidang

Kemahasisw

aan


1 Permohonan Pembuatan Surat

Pengantar

Kartu Tanda

Mahasiswa

Form. Beasiswa

dari instansi

tertentu

Buku Register

5 menit Permohonan

masuk buku

register

2 Meneliti surat kebutuhan

mahasiswa dan aktivitas

mahasiswa

Sistem Informasi

Akademik

KT M

Berkas

persyaratan

15 menit Mahasiswa

terverifikasi

3

Pembuatan Surat Pengantar

Buku

Permohonan

Surat Pengantar

15 Menit Draft Surat

Pengantar

4 Verifikasi Draft Surat

Pengantar

Draft Surat

Pengantar

5 menit Draft Surat

Pengantar

diparaf

Waktu

menyesuaikan

5 Penandatanganan dan

Pengesahan Surat Pengantar

Draft Surat

Pengantar

diparaf

1 hari Draft Surat

Pengantar

ditandatangani

Waktu

menyesuaikan


Draft Surat

Pengantar

ditandatangani

Buku Register

15 menit Surat Pengantar

tercatat dan

masuk register

7 Penyerahan Surat kepada

Mahasiswa

Surat Pengantar

tercatat dan

masuk register

62



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP PEMINJAMAN ATK

Dasar hukum:







Abdul Chalim

• Kepala Subbag Administrasi Umum

• Staf Subbag Administrasi Umum

• Mahasiswa



•


• ATK

• Stempel

• Surat peminjaman ATK


• Terealisasinya Peminjaman ATK

• ATK harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang

telah ditetapkan, apabila tidak maka diberikan sangsi

• Buku Register Peminjaman

63

No Aktivitas

Pelaksana

Mutu Baku Ket.

Mahasisw

a

Kasubbag

Adm.

Umum/

Staf

Subbag

Umum


1 Pengajuan peminjaman ATK

Kuliah

Buku Register Peminjaman

ATK

2 menit

Peminjaman

ATK terbukukan

2 Memeriksa Stok ATK yang

dibutuhkan

Buku peminjaman ATK

5 menit ATK siap

diserahkan

3 Pendataan/Verifikasi Identitas

Peminjam ATK

Buku peminjaman ATK

2 menit Data mahasiswa

terverifikasi

4 Penyerahan ATK ATK

1 menit ATK diterima

mahasiawa

64



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP PEMASANGAN SPANDUK

Dasar hukum:



• Peraturan Pemerintah RI No.12 Tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi



Abdul Chalim

• Staf Subbag Administrasi Umum

• Memiliki keahlian dalam bidang administrasi dan IT


• Sop Peminjaman ATK

• Buku Registrasi


• ATK

• Kamera

• Stempel


• Pemasangan Spanduk harus memperhatikan asas

kepatutan, ketertiban dan keindahan

• Lembar Disposisi Kasubbag umum

65

No Aktifitas

Pelaksana Baku Mutu.

Unit

Kegiatan

Mahasisw

a

Staf

Subbag

Umum

Kasubbag

Adm.

Umum/Kaba

g

Wadek Kelengkapan Waktu Output Keteranagan

1 Permohonan pemasangan

spanduk

Buku Register

Permohonan

pemasangan

spanduk

2 menit

Permohonan

pemasangan

spanduk

Terbukukan

2 Lembar disposisi

5 menit Posisi

pemasangan

spanduk siap

3 Pengarahan posisi pemasangan

spanduk

4 Pemasangan Spanduk

Spanduk

½ jam Spanduk

terpasang

Jika pemasangan

spanduk tidak sesuai

prosedur,

makaKasubbag

Administrasi umum

berkewenangan

menegur dan

mengingatkan

mahasiswa

66



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP PENGAJUAN LEGALISIR IJAZAH

Dasar hukum:



• Peraturan Pemerintah RI No. 12 Tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi



Abdul Chalim

• Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik

• Kabag TU Fakultas/Kasubbag Akademik Kemahasiswaan Staf Subbag Akademik Kemahasiswaan

• Memiliki kemampuan Administrasi


• Sop Ijazah

• Berkas yang akan di ligalisir

• ATK Data

• Data Pemohon Lagalisir

• Buku Data Pengambilan Legalisir

• Stempel


• Legalisir Ijazah harus menunjukkan berkas aslinya

• Pengambilan legalisir maksimal 1 bulan, melebihi waktu tersebut berkas diluar tanggung jawab Subbag

Akademik Kemahasiswaan dan Alumni Fakultas

Data pemohon legalisir

Data pengambilan legalisir

Form Alumni

67

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu Ket.

Pemohon

Staf

Subbag

Akademik

Kemahasis

waan dan

Alumni

Fakultas

Kabag TU

Fakultas/

Kasubbag

Akademik

Kemahasisw

aan dan

Alumni

Dekan/

Wakil

Dekan

Bidang

Akademik


1 Mengajukan foto copy Ijazah

menunjukkan berkas aslinya.

Berkas yang akan

dilegalisir

5 menit

2 Mendata, memverifikasi,

memberi stempel nama

pejabat yang melegalisir, dan

memberi tanggal pada tiap

lembar berkas pengajuan

legalisir , kemudian berkas

dimasukan didalam map yang

diberi nama dan nomer kontak

pemohon dan diserahkan

untuk diparaf.

Berkas yang akan

dilegalisir

2 menit/

lembar

Berkas legalisir

yang

terverifikasi.

3 Memaraf berkas pengajuan

legalisir dan menyerahkan

berkas pengajuan legalisir

kembali kepada Staf Subbag

Akademik Kemahasiswaan

dan Alumni Fakultas

Berkas legalisir

yang terverifikasi.

1 menit/

lembar

Berkas legalisir

yang

terverifikasi dan

terparaf.

Pejabat yang melakukan paraf adalah 2

tingkat di bawah pejabat penandatangan

4 Menyerahkan berkas

pengajuan legalisir untuk

ditandatangani pejabat yang

berwenang.

Berkas legalisir

yang terverifikasi

dan terparaf.

5 menit

5 Menandatangani foto copi

Ijazah yang telah diparaf

Berkas legalisir

yang terverifikasi

dan terparaf

Minimal 1

hari

Berkas legalisir

yang

terverifikasi,

terparaf dan

ditandatangani.

6 Menyerahkan berkas

pengajuan legalisir yang sudah

ditandatangani ke Staf Subbag

Akademik Kemahasiswaan

dan Alumni Fakultas.

Berkas legalisir

yang terverifikasi,

terparaf dan

ditandatangani.

5 menit

7 Memberi nomor ligalisir

ijazah yang sudah di

tandatangani

Berkas legalisir

yang terverifikasi,

terparaf dan

ditandatangani.

1 menit/

lembar

Berkas legalisir

yang

terverifikasi,

terparaf,

ditandatangani,

dan terstempel,

serta siap

diberikan

kepada

pemohon.

68

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu Ket.

Pemohon

Staf

Subbag

Akademik

Kemahasis

waan dan

Alumni

Fakultas

Kabag TU

Fakultas/

Kasubbag

Akademik

Kemahasisw

aan dan

Alumni

Dekan/

Wakil

Dekan

Bidang

Akademik


8 Menstempel berkas pengajuan

legalisir yang telah di

tandatangani,memberikan

ijazah yang sudah di ligalisir

Berkas legalisir

yang

terverifikasi,terpara

f dan

ditandatangani

2 menit Berkas ligalisir

yang

terverifikasi

,terparaf,

ditandatangani,

dan terstempel,

serta siap

diberikan

kepada

pemohon.

9 Mengecek dan

menandatangani buku

pengambilan berkas legalisir

Berkas ligalisir yang

terverifikasi ,terparaf,

ditandatangani, dan

terstempel, serta siap

diberikan kepada

pemohon.

69



Tanggal


Tanggal Revisi



SOP ADMINISTRASI SURAT KETERANGAN

Dasar hukum:







Abdul Chalim

• Staf Subbag Akademik kemahasiswaan

• Memiliki keahlian dalam bidang IT dan Aplikasi SIAKAD




• ATK

• Stempel

• Kartu Tanda Mahasiswa

• Buku Permohonan Surat Keterangan

• Draft Surat Keterangan


• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, data

pengajuan surat keterangan harus lengkap dan jelas

• Khusus untuk Permohonan Pengajuan Keterangan

Nilai/Nilai Sementara kepada Jurusan ( Dibuat oleh

staf pelaksana / Sekretaris Jurusan dan Ditandatangani oleh Ketua Jurusan)

Surat Keterangan

Form

Formulir

70

No Aktivitas

Pelaksana Mutu Baku

Ket. Mahasisw

a

Staf

Pelaksana

Prodi

Staf

Subbag

Akademik

Fakultas

Ketua/

Sekretaris

Prodi

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Kabag TU

Dekan/Wakil

Dekan bid.

Akademik


1 Permohonan Surat Keterangan Kartu Tanda

Mahasiswa

Buku

Permohonan

Surat

Keterangan

5 menit Permohonan

Surat

Keterangan

2 Meneliti surat kebutuhan

mahasiswa dan aktivitas

mahasiswa

Sistem Informasi

Akademik

Kartu tanda

Mahasiswa

15 menit Mahasiswa

terverifikasi

3

Pengetikan Surat

Buku

Permohonan

Surat

Keterangan

15 Menit Draft Surat

Keterangan

4 Verifikasi Draft Surat

Keterangan

Draft Surat

Keterangan

5 menit Draft Surat

Keterangan

diparaf

Waktu

menyesuaikan

5 Penandatanganan dan

Pengesahan Surat Keterangan

Draft Surat

Keterangan

diparaf

1 hari Draft Surat

Keterangan

ditandatangani

Waktu

menyesuaikan


Draft Surat

Keterangan

ditandatangani

Buku Register

15 menit Surat

Keterangan

tercatat dan

masuk register

7 Penyerahan Surat kepada

Mahasiswa

Surat

Keterangan

tercatat dan

masuk register

71



Tanggal


Tanggal Revisi -



SOP ADMINISTRASI SURAT DARI ORGANISASI KEMAHASISWAAN

Dasar hukum:







Abdul Chalim

• Dekan

• Wakil Dekan Bidang Akademik


• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan

• Kasubbag Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan

• Staf subbag Akademik, kemahasiswaan,

• Staf Subbag Administrasi Umum, Perencanaan dan

Keuangan

• Pengurus Organisasi Kemahasiswaan



● SOP Peminjaman ATK ● SOP Prosedur Pemasangan Spanduk


• ATK

• Berkas proposal


• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, pengajuan

Proposal harus mengikuti Alur yang ada

• Terlaksananya kegiatan

• Menganti atau mengembalikan fasilitas yang di

pinjam seperti semula

● Belum ada Form

72

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Organisasi

Mahasisw

a

Staf

Pelaksana

Prodi

Staf

Subbag

Akademik/

Umum

Fakultas

Kasubbag

Akademik

Fakultas/

Kabag TU

Kaprodi/S

ekprodi

Wakil

Dekan

bid.kemaha

siswaan dan

kerjasama

Dekan Kelengkapan Waktu Output

1 Menerima Permohonan

Pengajuan Surat/Proposal dari

Organisasi Kemahasiswaan

Proposal dari

Organisasi

Mahsw

Buku Register

Surat Masuk

5 menit Proposal

teregister

2 Meneliti Surat/Proposal dari

Organisasi Kemahasiswaan

Proposal yang

teregister

10 menit Proposal siap

disitribusikan ke

Kasubbag

Akademik

3

Pembuatan Disposisi

Surat/Proposal dari Organisasi

Kemahasiswaan

Proposal yang

teregister

Lembar

Disposisi

10 Menit Disposisi

Proposal selesai

4 Penyampaian Proposal ke

Meja Pimpinan

Proposal yang

terdisposisi

15 menit Proposal

tersampaikan ke

Meja Pimpinan

5 Disposisi Proposal ke Meja

Pimpinan di Bawahnya

Disposisi

proposal

5 menit Proposal sampai

ke meja

pimpinan di

bawahnya

6 Penyampaian proposal ke

Pelaksana Teknis

Proposal yang

telah mendapat

arahan

15 menit Propossal

sampai ke

pelaksana teknis

7 Pemberian instruksi untuk

melaksanakan tugas

Proposal yang

telah mendapat

arahan pimpinan

Pelaksanaan

pekerjaan

Kondisional

8 Pengarsipan berkas Berkas proposal 5 menit Berkas Surat/

Proposal

terarsipkan

73



Tanggal


Tanggal Revisi



SOP PENERIMA BEASISWA INTERNAL

Dasar hukum:







Abdul Chalim



• Kabag TU

• Kasubbag Akademik, kemahasiswaan

• Staf subbag Akademik, kemahasiswaan

• Rektorat

• Mahasiswa


• SOP Keterangan masih kuliah

• SIAKAD


• ATK

• Memiliki keahlian dalam bidang IT

• Surat pengantar pengambilan dana


• Untuk menjamin pelayanan yang optimal, data

pengajuan surat keterangan harus lengkap dan jelas

• Khusus untuk Permohonan Pengajuan Keterangan Nilai/Nilai Sementara kepada Program Studi (Dibuat

oleh staf pelaksana / Sekretaris Program Studi dan

Ditandatangani oleh Ketua Program Studi)

• Permohonan beasiswa

• Surat_rekomendasi_beasiswa

74

No Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Ket. Mahasisw

a

Staff

subbag

Akademik

Fakultas

Kasubbag

Akademik

Fakultas

Kabag TU

Ketua

Program

Studi

Wakil

Dekan

bidang

Akademik

Rektorat Kelengkapan Waktu Output

1 Pendaftaran sebagai calon

penerima beasiswa

Berkas

persyaratan

5 menit Berkas

persyaratan

beasiswa

diterima

2 Seleksi Berkas pendaftaran

beasiswa

Berkas

persyaratan

10 menit/mhs berkas

mahasiswa

terverifikasi

3 Melengkapi kekurangan data

(jika ada data persyaratan yang

kurang lengkap)

Lembar

verifikasi

Lembar

verifikasi

diterima

mahasiswa

Waktu kondisional

4 Penyerahan kekurangan

persyaratan

Kelengkapan

data

5 menit Kekurangan data

terlengkapi

5 Penyerahan hasil seleksi ke

pihak Rektorat

Kalender

akademik

Fakultas

3 menit Kalender

akademik

berubah

6 Seleksi data

di tingkat Rektorat

Berkas dari

fakultas

Berkas terseleksi Waktu kondisional

7 Pembuatan SK Penerima

Beasiswa

Berkas terseleksi SK penerima

beasiswa selesai

Waktu Kondisional

8 Pengiriman SK penerima

beasiswa ke Fakultas

SK penerima

beasiswa

10 menit SK penerima

beasiswa

diterima

9 Pembuatan Surat Pengantar

Pengambilan Dana Bantuan

SK penerima

beasiswa

Surat pengantar

selesai

Waktu kondisional

(menyesuaikan

pejabat

penandatangan

surat)

10 Penyerahan Surat Pengantar

dan Proses Pencairan

Surat pengantar

pengambilan

dana

3 menit/mhs Surat pengantar

diterima

mahasiswa

75


FAKULTAS TARBIYAH



Tanggal Revisi -


Disahkan oleh Rektor

SOP REKRUITMEN TENAGA PENDIDIK DAN KEPENDIDIKAN

Dasar hukum:



Pendidikan Nasional



• SK Dirjen Pendidikan Islam nomor 3455 tahun 2015 tentang

Organisasi Institut Pesantren KH Abdul Chalim

• Kepala BAAK

• Dekan

• Wakil Rektor I

• Kasubbag Kepegawaian Fakultas di lingkungan Institut Pesantren KH Abdul Chalim

Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

SOP Pengendalian Dokumen

• Berkas Persyaratan

• ATK

• Berkas TPA

• Sertifikat TOEFL (min. 400)

• Sertifikat TOAFL (min. 400)

Peringatan: Pencatatan dan Pendaftaran: Penerimaan dosen dan karyawan (SDM) di lingkungan Fakultas Tarbiyah

jika tidak memenuhi SOP yang ada, akan membuat proses penerimaan

Tenaga Pendidik dan kependidikan menjadi tidak memenuhi standar dan

kompetensi yang dibutuhkan. Sehingga ketersediaan mutu Fakultas Tarbiyah

dan terciptanya Fakultas Tarbiyah syang bermutu tidak akan bermutu

• Surat Panggilan Pelamar

• Surat Keterangan Kesediaan Mengajar

• Surat Kontrak Kerja

Tujuan: Manual Prosedur Sistim Rekruitmen Dosen dan Karyawan dibuat untuk

menjamin pelaksanaan rekruitmen dosen dan karyawan dapat berjalan tertib

dan sesuai dengan prinsip good governance.

76

No. Aktivitas

Pelaksana Baku Mutu

Keterangan Pimpinan

Panitia

Rekruitmen Pelamar Kelengkapan Waktu Output

Kaprodi mengajukan

kebutuhan Tenaga Pendidik

dan Kependidikan kepada

Dekan Fakultas

1 minggu

Kebutuhan

Dosen dan

Tenaga

Kependidikan

Dekan Fakultas mengajukan

kebutuhan Tenaga Pendidik

dan Kependidikan kepada

Wakil Rektor I

1 minggu

Wakil Rektor I bersama

dengan Rektor dan Pimpinan

Yayasan Amanatul Ummah

Mengadakan Rapat

Koordinasi untuk

menentukan kebutuhan

Tenaga Pendidik dan

Kependidikan dan

membentuk Panitia

Penerimaan calon Dosen dan

Tenaga Kependidikan Institut

1 minggu

Rencana

Pembukaan

Lowongan

Tenaga Kerja

Panitia Penerimaan calon

Dosen dan Tenaga

Kependidikan Institut

mengumumkan adanya

lowongan pekerjaan akan

kebutuhan Dosen dan Tenaga

Kependidikan berdasarkan

spesifikasi keahlian yang

dibutuhkan

1 bulan

Informasi

lowongan

pekerjaan

melalui iklan

Rektor, Wakil Rektor I, dan

Dekan menetapkan kriteria

proses seleksi dengan

didasarkan kriteria keahlian

yang dibutuhkan,

kemampuan individu

1 minggu

Menetapkan

standar

minimum

kriteria calon

pelamar

77

pelamar, etika, dan

profesionalisme pelamar.

Pelamar mengajukan lamaran

beserta kelengkapan data

yang dibutuhkan

1 bulan Penerimaan

data pelamar


Dosen dan Tenaga

Kependidikan Institut

melakukan seleksi terhadap

lamaran yang telah diajukan

ke Institut

1 minggu

Pemilahan

administrasi

pelamar

Dekan/Wakil Rektor I/Rektor

mengundang pelamar yang

telah memenuhi persyaratan

standar minimal untuk

mengikuti proses seleksi

sesuai dengan jadwal yang

telah ditentukan

2 hari Feedback

kepada pelamar

Pelamar menghadiri proses

seleksi sesuai jadwal yang

telah ditentukan

1 hari

Wakil Rektor I, Dekan, dan


Dosen dan Tenaga

Kependidikan melakukan

proses seleksi awal

berdasarkan kriteria minimal

yang telah ditetapkan, yaitu

indeeks prestasi, tes potensi

akademik (TPA), dan

kemampuan berbahasa asing

(TOEFL dan TOAFL)

1 hari Pelamar

melakukan tes

Hasil proses seleksi pelamar

ditentukan atas nilai tertinggi

dari kriteria yang telah

ditetapkan

1 minggu Penilaian hasil

tes

Pelamar yang telah lolos 1 hari Feedback

78

proses seleksi tahap awal

diundang untuk proses seleksi

tahap dua berupa wawancara

pada waktu yang telah

ditentukan

kepada pelamar

Pelamar menghadiri proses

seleksi tahap dua sesuai

jadwal yang ditentukan

1 hari

Wakil Rektor I, Dekan, dan

Kaprodi Melakukan

Wawancara Terhadap Calon

Dosen Dan Atau Tenaga

Kependidikan

1 hari

Hasil wawancara ditentukan

dengan instrumen Micro

Teaching, Keluasan

Wawasan, Etika, dan

Profesionalime Calon Dosen

atau Tenaga Kependidikan

1 hari

Penilaian

kemampuan

pelamar

Calon Dosen atau Tenaga

Kependidikan yang telah

lolos seleksi tahap dua akan

diberikan surat kontrak kerja

1 minggu

Pengumuman

Dosen atau

Tenaga

kependidikan

yang telah

diterima

Documents

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) · 2019. 4. 28. · 1 Penerimaan Jadwal Perkuliahan (mata kuliah praktikum) Jadual perkuliahan 30 menit Masing-masing dosen menerima jadual perkuliahan