Standard Operating Procedure EVALUASI PROGRAM KERJAlab-srk.ub.ac.id/.../2014/11/13.-SOP-Evaluasi-Program-Kerja.pdfhal. i lembar identifikasi universitas brawijaya un10/f07/88/hk.01.02.a/013

Standard Operating Procedure

EVALUASI PROGRAM KERJA

LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA KUALITAS

Universitas Brawijaya

Malang

2017

Hal. i

LEMBAR IDENTIFIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F07/88/HK.01.02.a/013

17 November 2017


0

Halaman i dari 4


Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Fachrezy

Pangestu Widi

Koordinator

Asisten

17 November 2017

2. Pemeriksaan Debrina Puspita

Andriani, ST.,

M.Eng.

Kepala

Laboratorium

17 November 2017

3. Persetujuan Ishardita

Pambudi Tama

ST., MT., Ph.D.

Ketua

Jurusan

Teknik

Industri

20 November 2017

4. Penetapan Dr. Ir. Pitojo Tri

Juwono, MT.

Dekan

Fakultas

Teknik

20 November 2017

5. Pengendalian Dr. Ir. Surjono,

MTP.

Wakil Dekan

I Fakultas

Teknik

20 November 2017

Hal. ii

DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

Hal. 1

A. Tujuan

Tujuan dilaksanakannya evaluasi program kerja adalah untuk menjadi

pedoman bagi pihak laboratorium dalam melakukan evaluasi program kerja.

Selain itu, dengan adanya manual prosesdur evaluasi program kerja ini,

didapatkan kendala-kendala dan kekurangan untuk dilakukan tindakan

perbaikan dan pencegahan kendala-kendala dan kekurangan-kekurangan

tersebut untuk program kerja selanjutnya.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Ruang lingkup pada kegiatan evaluasi program kerja adalah mulai dari

perencanaan rapat evaluasi yang akan diadakan oleh laboratorium hingga

berlangsungnya kegiatan evaluasi program kerja yang telah disetujui dan

dihadiri oleh para pihak laboratorium yang bersangkutan. Unit yang terkait

dalam kegiatan ini adalah:

1. Kepala Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

2. Seluruh asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

C. Standar Mutu yang Terkait

Standar mutu yang terkait pada kegiatan evaluasi program kerja yang

meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat adalah standar

proses dan penilaian, standar keluaran dan standar capaian. Karena dari

kegiatan evaluasi ini akan dilihat proses yang dilakukan sehingga output

yang dicapai apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan agar kedepannya

dapat dilakukan evaluasi apabila masih ada yang kurang optimal.

D. Istilah dan Definisi

1. Kegiatan evaluasi program kerja merupakan kegiatan periodik

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas untuk menilai

prorgram kerja yang telah dilaksanakan dan mencari hambatan-

hambatan atau pekerjaan yang tidak sesuai beserta akar penyebab

terjadinya pekerjaan tersebut.

2. Monitoring sendiri merupakan kegiatan evaluasi program kerja di

tengah periode untuk dilakukan perbaikan pada program kerja

selanjutnya sehingga Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

dapat meningkatkan pelayanannya bagi masyarakat khususnya

mahasiswa Teknik Industri Universitas Brawijaya.

Hal. 2

E. Urutan Prosedur

Berikut merupakan langkah-langkah prosedur dan diagram alir prosedur

kegiatan evaluasi program kerja di Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas.

1. Setiap akhir atau pertengahan kegiatan/program kerja, Kepala

Laboratorium meminta diadakannya rapat evaluasi program kerja

tersebut dan menyarankan waktu diadakannya rapat evaluasi

tersebut melalui Koordinator Asisten. Biasanya dilakukan setiap

bulan sekali.

2. Koordinator asisten menginformasikan kegiatan rapat evaluasi

kepada seluruh asisten laboratorium sekaligus menentukan waktu

rapat evaluasi akan diadakan.

3. Koordinator asisten mengonfirmasikan kepada Kepala Laboratorium

mengenai waktu kesanggupan seluruh asisten untuk mengikuti rapat

evaluasi tersebut.

4. Penanggung jawab program kerja menyiapkan segala dokumen yang

diperlukan dalam rapat evaluasi.

5. Mengadakan rapat evaluasi dan monitoring program kerja bersama

Kepala Laboratorium dimana biasanya durasi waktu selama 2 jam.

6. Rapat evaluasi program kerja dipimpin oleh penanggung jawab setiap

kegiatan/program kerja yang bersangkutan.

7. Kegiatan rapat evaluasi dan Monitoring program kerja wajib

membahas beberapa hal, yaitu kendala atau perkerjaan yang tidak

sesuai, akar penyebab terjadinya pekerjaan yang tidak sesuai

tersebut, dan solusi tindakan perbaikan agar tidak terulang kembali.

8. Divisi administrasi bertanggung jawab dalam mencatat atau membuat

notulensi mengenai pembahasan rapat evaluasi program kerja.

9. Hasil notulensi rapat evaluasi dan Monitoring diberikan pada

penanggung jawab program kerja yang sama pada periode selanjutnya

sebagai bahan pelajaran.

Hal. 3

F. Bagan Alir

Mulai

Kepala Laboratorium meminta diadakannya rapat evaluasi

program kerja melalui Koordinator Asisten (1 hari)

Koordinator asisten menginformasikan kegiatan rapat evaluasi kepada seluruh asisten (1

hari)

Koordinator asisten mengonfirmasikan kepada Kepala Laboratorium mengenai waktu

rapat evaluasi (1 hari)

Penanggung jawab program kerja menyiapkan segala dokumen yang

diperlukan (1 minggu)

Mengadakan rapat evaluasi dan monitoring program kerja (1 hari)

Rapat evaluasi program kerja dipimpin oleh penanggung jawab

proker (1,5-2 jam)

Membahas kendala/perkerjaan yang tidak sesuai, akar

penyebabnya, dan solusi tindakan perbaikan (1,5-2 jam)

Selesai

Kepala laboratoriumKoordinator Asisten

Koordinator AsistenSeluruh Asisten Laboratorium

Kepala laboratoriumKoordinator Asisten

Asisten Penanggung Jawab Program Kerja

Kepala LaboratoriumSeluruh asisten laboratorium



Asisten Divisi administrasi bertanggung jawab dalam

mencatat notulensi rapat evaluasi (30 menit)

Asisten Divisi Administrasi Notulensi rapat evaluasi dan monitoring program

kerja

LPJ

Siklus PDCA

G. Referensi

1. Standard Operation Procedure Perencanaan Strategis Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas

H. Lampiran

1. PDCA (Plan – Do – Check – Action) program kerja

NO KEGIATAN PLAN DO CHECK ACTION

1 Training Eksternal

spectra vol. 5 (Ui Validitas

dan Reliabilitas

serta ANOVA)

Rapat Persiapan konsep training eksternal

Persiapan rundown dan tempat pelaksanaan

Pemilihan materi training dan software

Penetapan pengisi materi dari asisten laboratorium dan dosen pengampu

laboratorium

Pemberian materi berupa e-book dan modul training

Pelaksanaan acara training

eksternal

Pemberian sertifikat

training eksternal

Rapat evaluasi jalannya acara

training eksternal, banyak peserta

yang kesulitan dalam

menginstall software SPSS

Pembagian sertifikat spectra

terlambat karena

kesalahan pengetikan

Penginstallan software kepada

peserta diselesaikan maksimal H-1

acara

Sebaiknya asisten teliti dalam

pembuatan sertifikat agar tidak

terjadi kesalahan

2

Open Recruitment

Asisten Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas

Teknik Industri


periode 2017

Persiapan konsep seleksi asisten laboratorium SRK periode 2017

Penentuan kriteria calon asisten laboratorium SRK

Penentuan Timeline Open recruitment asisten laboratorium SRK

Seleksi awal tahap 1 yaitu seleksi

administrasi calon asisten

laboratorium SRK

Seleksi tahap 2 tes kompetensi tulis Statistik

Industri dan kemampuan

software

Rapat Evaluasi jalanya serangkaian

proses seleksi tahap 1 sampai

tahap 4 yaitu adanya jadwal

pelaksanaan tahap yang lebih maju

(lebih singkat) dari timeline

yang dibuat

Dilakukan penyesuaian timeline dengan

mempertimbangkan faktor-faktor yang

mungkin terjadi untuk jangka

panjang.


Seleksi tahap 3 presentasi

materi statistik Industri

Seleksi tahap 4

interview dengan Asisten dan Kepala

Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas

Penerimaan asisten laboratorium

SRK periode 2017

3 Training

Internal Persiapan konsep training

internal asisten Laboratorium SRK

Dealing dengan pemateri

yaitu Deva Rizky Yuniana, S.Si

Penentuan materi yang akan

disampaikan dengan seluruh asisten dan pemateri

Pelaksanaan

training internal di Gedung Teknik Industri


dengan pemateri dari FNI

Statistics

Koordinasi

antara pihak lembaga statistik dan

asisten mengenai

materi yang disampaikan

Sebaiknya ketika

survey pihak asisten menjelaskan statistik dalam

lingkup teknik industri sehingga

pemateri dari lembaga statistik

dapat menyesuaikan dengan materi yang

disampaikan


Mencari alternative pemilihan tempat

training ke ruangan kelas di gedung teknik industri

4 Training

Eksternal Spectra vol.6

(Distribusi Probabilitas dan Uji

Hipotesis)

Rapat Persiapan konsep

training eksternal


Pemilihan materi training dan software

Penetapan pengisi materi dari dosen maupun asisten

laboratorium

Penyebaran

kuesioner kepada target peserta

mengenai materi training

dan dosen pemateri

Pelaksanaan acara training eksternal di

Auditorium lantai 6 Gedung Barat Teknik

Industri

Pemberian sertifikat

training eksternal

Rapat evaluasi

training eksternal mengenai

materi yang disampaikan

kurang lama dan

keterlambatan pemberian sertifikat

training eksternal

Untuk Spectra

selanjutnya sebaiknya waktunya

diperpanjang

Sebaiknya perlu dilakukan

koordinasi yang baik antara asisten

dengan pihak dosen pemateri mengenai

materi yang disampaikan supaya keseluruhan

Asisten lebih tanggap kepada peserta sehingga

meminimalisir ketinggalan saat

training software

Asisten lebih teliti dalam pembuatan

sertifikat


5 Statistic Day 2017

Rapat persiapan konsep statistic day

Penetapan tema dan konsep perayaan hari statistik

Penentuan waktu dan tempat Statistic Day serta pembuatan

rundown acara

Penentuan games yang akan diadakan serta hadiah yang

akan diberikan

Pembuatan desain secara umum mading dan booth

yang akan dipamerkan

Pelaksanaan Statistic Day di

Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas

Rapat evaluasi mengenai waktu

pembukaan statistic day yang terlambat

Kurangnya persiapan dan tidak adanya

pembagian shift yang jelas

Sebaiknya untuk Statistic Day perlu

membuat konsep fix H-3 minggu dan membuat action

plan

Perlunya control PJ dan pembagian shift

yang jelas untuk penjagaan setiap

game

6 Pratikum Statistik

Industri periode 2016-2017

Persiapan konsep alternatif lembar kerja mahasiswa (LKM) praktikum

Persiapan konsep praktikum dan konsultasi wajib

Persiapan konsep laporan

praktikum dan rapat koordinasi dengan dosen pembimbing praktikum

statistik industri

Penetapan timeline praktikum

Persiapan introduction

Introduction praktikum

Pelaksanaan

Praktikum Modul 1 – 3

Pelaksanaan

konsultasi wajib praktikum

Pengerjaan laporan praktikum oleh

praktikan dan dikonsultasikan pada asisten

Pemantapan mengenai laporan

Rapat evaluasi praktikum

Rapat mengenai

pelanggaran yang dilakukan praktikan

Rapat evaluasi perkembangan praktikan tiap

modul

Rapat koordinasi dengan dosen sebaiknya

dilakukan di awal periode sehingga

tidak ada kesalahan metode

penulisan laporan praktikum

Pembuatan alur

pelaksanaan pelanggaran untuk mengantisipasi

ketidaktetapan saat praktikan

melanggar berkali-kali


praktikum untuk persiapan

praktikan saat maju dosen

Penilaian Dosen

7 Pratikum

Terintegrasi II periode 2016-

2017

Persiapan konsep alternatif

guidebook dan workbook praktikum

Persiapan konsep praktikum

dan konsultasi wajib bersama asisten maupun dosen pembimbing

Persiapan konsep laporan praktikum dan rapat

koordinasi dengan dosen pembimbing praktikum terintegrasi II

Penetapan timeline praktikum

Persiapan introduction

Persiapan kegiatan expo sebagai hasil dari praktikum

Introduction

praktikum

Pelaksanaan Praktikum

Modul 1 – 3

Pelaksanaan konsultasi wajib

praktikum

Pengerjaan laporan

praktikum oleh praktikan dan

dikonsultasikan pada asisten

Pelaksanaan

Expo di gedung teknik industri lt 6

Penilaian Dosen

Rapat evaluasi

praktikum

Rapat koordinasi

dengan dosen terkait penyusunan

modul

Rapat mengenai pelanggaran

yang dilakukan praktikan

Rapat evaluasi perkembangan praktikan tiap

modul

Praktikum periode

selanjutnya sebaiknya slide presentasi

disederhanakan sehingga porsi

praktikum lebih banyak disbanding

penjelasan materi

Dilakukan koordinasi lebih

baik antara asisten dan dosen terkait penyusunan modul

maupun konsep praktikum

Kajian ulang terkait peraturan praktikum

8 Pengabdian Masyarakat (Pelatihan

Peningkatan Kualitas

untuk

Survey UMKM yang ada di malang

Persiapan konsep pelaksanaan pengabdian

masyarakat

Pemberian materi sosialisasi

pelatihan peningkatan kualitas untuk

Rapat evaluasi mengenai pengabdian

masyarakat yang dilakukan

Untuk pengabdian masyarakat selanjutnya

sebaiknya membuat rundown

dengan


Mereduksi Biaya Kualitas

pada UMKM Bordir)

Persiapan pemateri untuk pemberian sosialisasi

pengabdian masyarakat

Pemesanan konsumsi peserta dan pemateri

Persiapan rundown acara

Persiapan pengabdian masyarakat

mereduksi biaya kualitas pada

UMKM Bordir

Pelaksanaan visit UMKM

Kendala yang dihadapi adalah

keterlambatan dari pihak panitia ke lokasi

pengabdian masyarakat

mempertimbangkan toleransi waktu

setiap kegiatannya.

9 Memorandum of

Understanding dan Public

Lecture PT Terminal Teluk Lamong

Rapat Persiapan konsep MoU dan Public Lecture PT

Terminal Teluk Lamong


Pemesanan konsumsi peserta dan pemateri

Berkoordinasi dengan pihak PT Terminal Teluk Lamong

Persiapan acara Memorandum of

Understanding dan Public Lecture PT Terminal Teluk

Lamong

Pemberian materi oleh pembicara dari

pihak praktisi diisi oleh Ir.

Prasetyadi DESS., MM.

sebagai Direktur Utama PT. Terminal Teluk

Lamong dengan tema

“Optimalisasi Sistem

Pelayanan Pelabuhan Peti Kemas dalam

Mendukung Pertumbuhan

Perekonomian Indonesia.”

Sebagian peserta yang sudah

mendaftar acara public lecture &

sharing session tidak

mendapatkan dispensasi sehingga

sebagian peserta

meninggalkan ruangan

sebelum acara selesai ditutup.

Mengurus ijin dispensasi ke Ketua Jurusan Teknik

Industri Universitas Brawijaya


Pelaksanaan MoU yang

dilakukan oleh PT Terminal

Teluk Lamong dengan Fakultas

Teknik dengan inisiator dari Jurusan Teknik

Industri Universitas

Brawijaya

TIMELINE OF EVALUATION AND MONITORING WORK PROGRAM

2016 DecemberMONDAY TUESDAY WEDNESDAY THURSDAY FRIDAY SATURDAY SUNDAY

28 29 30 01 02 03 04Kepala Laboratorium

meminta untuk

mengadakan rapat

evaluasi proker

05 06 07 08 09 10 11Koordinator Asisten

menginformasikan

kepada seluruh

asisten

Asisten

melakukan

konfirmasi

kehadiran

Semua asisten

menyiapkan

dokumen yang

dibutuhkan

Semua asisten

menyiapkan

dokumen yang

dibutuhkan

Semua asisten

menyiapkan dokumen

yang dibutuhkan

12 13 14 15 16 17 18Semua asisten

menyiapkan

dokumen yang

dibutuhkan

Semua asisten

menyiapkan

dokumen yang

dibutuhkan

Semua asisten

menyiapkan

dokumen yang

dibutuhkan

Rapat Evaluasi

dan Monitoring

Program Kerja

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28 29 30 31 01

Documents

Standard Operating Procedure EVALUASI PROGRAM KERJAlab-srk.ub.ac.id/.../2014/11/13.-SOP-Evaluasi-Program-Kerja.pdfhal. i lembar identifikasi universitas brawijaya un10/f07/88/hk.01.02.a/013