Stand: Februar 2006Stand: Februar 2006Stand: Februar 2006Stand: Februar 2006Stand: Februar 2006

Varial World Edition - Optimizing Accounting

VVVVVarial zählt international zu denarial zählt international zu denarial zählt international zu denarial zählt international zu denarial zählt international zu denführenden Anbietern branchen-führenden Anbietern branchen-führenden Anbietern branchen-führenden Anbietern branchen-führenden Anbietern branchen-unabhängiger Software für dasunabhängiger Software für dasunabhängiger Software für dasunabhängiger Software für dasunabhängiger Software für dasFinanzwesen, Controlling undFinanzwesen, Controlling undFinanzwesen, Controlling undFinanzwesen, Controlling undFinanzwesen, Controlling unddie Pdie Pdie Pdie Pdie Personalwirtschaft. Seit überersonalwirtschaft. Seit überersonalwirtschaft. Seit überersonalwirtschaft. Seit überersonalwirtschaft. Seit über30 Jahren streben wir nach im-30 Jahren streben wir nach im-30 Jahren streben wir nach im-30 Jahren streben wir nach im-30 Jahren streben wir nach im-mer besseren Lösungen zur Stei-mer besseren Lösungen zur Stei-mer besseren Lösungen zur Stei-mer besseren Lösungen zur Stei-mer besseren Lösungen zur Stei-gerung der Effizienz in Unter-gerung der Effizienz in Unter-gerung der Effizienz in Unter-gerung der Effizienz in Unter-gerung der Effizienz in Unter-nehmen.nehmen.nehmen.nehmen.nehmen.

Als Standardsoftwarehersteller mitklar definierten Kernkompetenzensetzt Varial auf die Integration derProdukte in unterschiedliche Bran-chenlösungen im Sinne einer Best-of-Breed Lösung. Sie können Varialsomit als eigenständiges Marken-produkt oder als integralen Bestand-teil eines ERP-Systems oder einerUnternehmensanwendung einsetzen.

Die Zufriedenheit von mehr als5.000 Kunden und 30.000 Anwen-dern in über 10 Ländern zeugt vonder Qualität und Flexibilität derVarial-Software.

Die konsequente Modularisierung derVarial World Edition ermöglicht esIhnen, den Funktionsumfang derSoftware entsprechend Ihrer individu-ellen Anforderungen nach Maß zuschneidern – ohne zusätzlichen Auf-wand und Kosten.

Somit kann die Varial-Software inUnternehmen jeder Größe eingesetztwerden, vom Kleinbetrieb über denMittelstand bis hin zum internationaloperierenden Großunternehmen undgarantiert die konsequente Unterstüt-zung Ihrer individuellen Geschäfts-prozesse.

Varial eignet sich für den Einsatz inallen Branchen – sei es dieFertigungsindustrie, der Handel oderDienstleistungssektor – sowie darüberhinaus für die öffentliche Verwaltungund soziale Einrichtungen.

InhaltInhaltInhaltInhaltInhalt

InternationalitätInternationalitätInternationalitätInternationalitätInternationalität........2 - 3

SystemSystemSystemSystemSystem.......................4 - 5

GrundfunktionenGrundfunktionenGrundfunktionenGrundfunktionenGrundfunktionen..........6 - 7

Deb i to ren/K red i to renDeb i to ren/K red i to renDeb i to ren/K red i to renDeb i to ren/K red i to renDeb i to ren/K red i to ren 8-13

Bank/KasseBank/KasseBank/KasseBank/KasseBank/Kasse....................14

SachbuchSachbuchSachbuchSachbuchSachbuch........................15

TTTTTechno log ie &echno log ie &echno log ie &echno log ie &echno log ie &IntegrationIntegrationIntegrationIntegrationIntegration.....................16

OptimierungOptimierungOptimierungOptimierungOptimierung...................17

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Optimizing Accounting - Optimierung im Finanzwesen

Bei der Entwicklung unserer Soft-ware wurde großer Wert auf dieinternationale Ausrichtung gelegt.Diese gibt Unternehmen die Mög-lichkeit, ein und dasselbe Produktländerübergreifend einzusetzen –auch zentral – und so das IT-Bud-get zu optimieren, ohne auf landes-spezifische Funktionen undSprachen zu verzichten.

Meh r sp r a chen f äh i gke i tMeh r sp r a chen f äh i gke i tMeh r sp r a chen f äh i gke i tMeh r sp r a chen f äh i gke i tMeh r sp r a chen f äh i gke i tDie Software ist in verschiedenenSprachen erhältlich. Das Umstel-len der Sprache der Oberflächen-und Hilfetexte erfolgt einfach aufKnopfdruck – bei Bedarf auchmitten in der Anwendung. Alleindividuellen Stammdaten, wiez.B. Kontenbezeichnunegn, kön-nen vom Anwender in beliebigenSprachen hinterlegt werden. So-mit kann bsp. ein multilingualesKonzern-Reporting aufgebautwerden.

Speziell dafür vorgesehene Feldererlauben dem Anwender, Daten ineiner beliebigen Anzahl von Spra-chen zu erfassen (u.a. Kontenplan,Analysecodes, Korrespondenztexte).Dadurch können auch Anwendermit unterschiedlichem sprachli-chen Hintergrund auf denselbenDatenbestand zugreifen – ohnehinderliche Sprachbarrieren.

Landes spez i f i s che Fo rmateLandes spez i f i s che Fo rmateLandes spez i f i s che Fo rmateLandes spez i f i s che Fo rmateLandes spez i f i s che Fo rmateDa diverse Formate von Land zuLand verschieden sind, könnenLänderdaten (z.B. Adressformateoder Datumsangaben) frei verwal-tet werden. Dadurch ist sicher-gestellt, dass die Anwendungeninkl. aller Kommunikationswegeimmer die jeweils landesüblichenFormate verwenden.

Funk t i ona l e L o ka l i s i e r ungFunk t i ona l e L o ka l i s i e r ungFunk t i ona l e L o ka l i s i e r ungFunk t i ona l e L o ka l i s i e r ungFunk t i ona l e L o ka l i s i e r ungDie Finanzbuchführung existiert ineiner Reihe von Landesversionen.Dabei wurde besonderer Wert aufdie Berücksichtigung der landes-spezifischen Gesetze, Vorschriftenund buchhalterischen Gepflogen-heiten gelegt.

Die Wahl der Landesversion(„Jurisdiktion“) erfolgt je Firma.In einer Landesversion könnenbeliebig viele Landesversionengeführt werden.

Deutschland (DE)

Großbritannien (UK)

Frankreich (FR)

Italien (IT)

Niederlande (NL)

Österreich (AT)

Schweiz (CH)

Spanien (ES)

Tschechien (CZ)

Ungarn (HU)

Vereinigte Staaten (US)

Polen (PL)

China (geplant für 2007)

IIIII nternationalitätnternationalitätnternationalitätnternationalitätnternationalität

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F re i de f in i e rba re PF re i de f in i e rba re PF re i de f in i e rba re PF re i de f in i e rba re PF re i de f in i e rba re Pe r i odene r i odene r i odene r i odene r i odenDie Periodeneinteilung kannfirmenbezogen vollkommen freidefiniert werden - bis hin zurTagesperiode. Bei Bedarf kanndie Periodisierung für jedes Jahranders gestaltet werden. DieseFlexibilität ermöglicht es, die inverschiedenen Ländern üblichePeriodeneinteilung abzubilden(z.B. 4-4-5-Regelung fürUS-GAAP).

Bei Auswertungen können Sie aufdie hinterlegten Periodenein-teilungen zurückgreifen oderbeliebige Zeiträume definieren.

MehrwährungsfähigkeitMehrwährungsfähigkeitMehrwährungsfähigkeitMehrwährungsfähigkeitMehrwährungsfähigkeitDie Möglichkeit zur Verwaltungeiner beliebigen Anzahl von Wäh-rungen und Währungskursen machtein Unternehmen fit für internatio-nale Geschäfte. Durch verschiedeneKurstabellen für einzelne Anwen-dungsbereiche erhalten Sie dienötige Flexibilität, um z.B. Rech-nungen mit Durchschnittskursenund Bankbuchungen mit Tageskur-sen zu buchen. Die Verrechnung derBelege kann in unterschiedlichenWährungen vorgenommen werden,wobei die Kursdifferenzen automa-tisch ermittelt und gebucht werden.

Eine Neubewertung kann nichtnur zum Bilanzstichtag vorge-nommen werden (z.B. Niederst-wertprinzip).

Es stehen bis zu fünf paralleleHauswährungen zur Verfügung.Gerade bei weniger stabilenWährungen erhält man so zu-sätzliche Orientierungspunkte.Auswertungen sind in allenHauswährungen möglich. NachFestlegung einer Domain undeiner projektbezogenen Einrich-tung können tagesaktuelle Kursekomfortabel über das Internetherunter geladen werden.

I n t e rna t i ona l e Zah lungenIn t e rna t i ona l e Zah lungenIn t e rna t i ona l e Zah lungenIn t e rna t i ona l e Zah lungenIn t e rna t i ona l e Zah lungenDie Software unterstützt die lan-desüblichen Dateiformate fürInlandszahlungsverkehr, Aus-landszahlungsverkehr und Bank-einzug. So wird z.B. für denEinsatz in Frankreich auch dasbeleglose LCR-Verfahren unter-stützt. Zur automatischen Über-tragung der Zahlungsdateienwird eine gängige Banken-software vorausgesetzt.

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Flexibilität für dietäglichen Arbeitsprozesse

Mehrfirmenfähigkeit mitMehrfirmenfähigkeit mitMehrfirmenfähigkeit mitMehrfirmenfähigkeit mitMehrfirmenfähigkeit mitfirmenübergreifender Daten-firmenübergreifender Daten-firmenübergreifender Daten-firmenübergreifender Daten-firmenübergreifender Daten-verwaltungverwaltungverwaltungverwaltungverwaltungAlle Programmbereiche der Soft-ware sind mehrfirmenfähig (d.h.mandantenfähig). Der Großteilder Stammdaten kann firmen-übergreifend angelegt und ge-nutzt werden (inkl. Kontenplan),wodurch sich der Aufwand für dieDatenpflege auf ein Minimumreduziert. Die firmenüber-greifende Datenverwaltung ge-währleistet auch bei größerenInstallationen die Einheitlichkeitin der Verwendung. Die Firmenlassen sich beliebig zu Konzern-strukturen zusammenfassen.

Flexible Benutzer-Flexible Benutzer-Flexible Benutzer-Flexible Benutzer-Flexible Benutzer-und Rollenverwaltungund Rollenverwaltungund Rollenverwaltungund Rollenverwaltungund RollenverwaltungIn der Finanzbuchführung hat derDatenschutz einen besonders ho-hen Stellenwert. Das Konzept derfrei definierbaren Benutzerrollenerlaubt eine sehr flexible und dif-ferenzierte Gestaltung derBenutzerberechtigungen. Vor-definierte Standardrollen (z.B.Debitoren- oderChefbuchhalter) können genutztwerden, neue Rollen können defi-niert werden. Einem Anwenderkönnen mehrere Rollen zugeordnetwerden – dabei können die Be-rechtigungen eines Anwenders vonFirma zu Firma variieren.

Benu t ze rde f in i e r t e MenüsBenu t ze rde f in i e r t e MenüsBenu t ze rde f in i e r t e MenüsBenu t ze rde f in i e r t e MenüsBenu t ze rde f in i e r t e MenüsDer Aufbau des Navigations-menüs spiegelt die typische Ein-teilung der Finanzbuchführungin die Kontenbereiche Sachbuch,Bank/Kasse, Debitoren und Kre-ditoren wieder.Zusätzlich besteht die Möglich-keit das Menü anwender-individuell aufzubauen bzw. zugestalten. Über das Favoriten-menü können einzelne Menü-punkte beliebig angeordnet undgruppiert oder ganz ausgeblen-det werden.

SystemSystemSystemSystemSystem

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VVVVVerwalten von Aerwalten von Aerwalten von Aerwalten von Aerwalten von Aufgabenufgabenufgabenufgabenufgaben& T& T& T& T& Terminen mit automatischererminen mit automatischererminen mit automatischererminen mit automatischererminen mit automatischerWiedervorlageWiedervorlageWiedervorlageWiedervorlageWiedervorlageEin integrierter und benutzer-übergreifender Aufgaben- undTerminkalender erleichtertdas „Time Management“.Die automatische Wiedervorlage-funktion sorgt dafür, dass dieerfassten Aufgaben (auchperiodisch wiederkehrende Aufga-ben wie die UVA) rechtzeitig erle-digt und Termine nicht vergessenwerden. Die Aufgaben und Termi-ne können, je nach Berechtigung,beliebig Mitarbeitern zugeordnetwerden.

Das Wiedervorlageprogramm istfunktional mit einer Reihe vonBuchhaltungsprozessen verknüpft.Somit können diverse Wiedervor-lagen automatisch generiert wer-den - z.B. durch Eintritt einesdefinierten Events (z.B. 4. Mahn-stufe). Im Bereich des Forder-ungsmanagements und desRechnungseingangsbuches dientdiese Funktion als internesKommunikationsmedium undsteuert dadurch den anwender-und applikationsübergreifendenWorkflow.

AnalysecodesAnalysecodesAnalysecodesAnalysecodesAnalysecodesDas Konzept der Analysecodes er-möglicht es, den Stamm- undBewegungsdaten zusätzliche Infor-mationen „mitzugeben“. DieInformationskategorien werden vomAnwender frei definiert, ebenso dieWerte, die innerhalb einer Kategoriemöglich sind. Durch diese Funktio-nalität lässt sich die Software miteinem minimalen Aufwand optimalan die individuellen Bedürfnissedes Unternehmens anpassen. Dergesamte Datenbestand kann nachdiesen benutzerdefinierten Informa-tionen analysiert und ausgewertetwerden. Durch umfangreiche Filterund Sortierkriterien können aufeinfache Art und Weiseaussagefähige Listengeneriert werden.

I n t e r n e t anb i ndungIn t e r n e t anb i ndungIn t e r n e t anb i ndungIn t e r n e t anb i ndungIn t e r n e t anb i ndungDie Software ist komplettinternet- und intranetfähig. DieKorrespondenz kann zeitgemäßund bequem via E-Mail (z.B.Mahnungen) erfolgen, Steuer-meldungen können, je nacheingesetzter Landesversion, aufelektronischem Wege gesendetwerden. Im Bereich desForderungsmanagements könnenz.B. externe Stellen, wie bsp.ausländische Vertreterbüros oderInkasso-Unternehmen in dieInformationsversorgung einge-bunden werden.

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Optimale Unterstützungder Arbeitsabläufe

Get rennte Kontenbere i cheGet rennte Kontenbere i cheGet rennte Kontenbere i cheGet rennte Kontenbere i cheGet rennte Kontenbere i cheDie übersichtliche Trennung desBuchungsstoffs nach Sachbuch,Bank/Kasse, Debitoren- undKreditorenbuchhaltung macht denBuchhaltungsprozess selbst einemLaien verständlich und minimiertden Schulungs- und Einarbei-tungsaufwand. Auch für Kosten-stellen und Analysecodes existie-ren getrennte Kontenbereiche.

Be l ega r t enBe l ega r t enBe l ega r t enBe l ega r t enBe l ega r t enÜber die Definition eigener Beleg-arten können die vom Systemvorgesehenen Buchungstypen (z.B.Ausgangsrechnung) weiter diffe-renziert und die Buchhaltung ent-sprechend den firmenbezogenenAnforderungen feiner gegliedertwerden (z.B. Warenlieferung undsonstige Dienstleistung; LieferungAusland und Lieferung Inland).Jede Buchung kann mit einerbestimmten Belegart erfasst wer-den. Über diese Belegarten kön-nen Buchungen gesucht, sortiertund gruppiert werden.

S teue r s ch lüs se lS teue r s ch lüs se lS teue r s ch lüs se lS teue r s ch lüs se lS teue r s ch lüs se lDurch die klare Unterteilung derSteuerschlüssel eines Landes in„Typen“ können auch komplexeSteuerbuchungen automatisch vor-genommen werden (z.B. Altteils-teuer, EU-Erwerb, Einfuhrumsatz-steuer, Bewirtungskosten mit redu-ziertem Vorsteuerabzug, Use- &Salestaxes in USA, gemischte Soll-Ist-Versteuerung in Frankreich etc.).

Au tomat i s che Sequenz-Au tomat i s che Sequenz-Au tomat i s che Sequenz-Au tomat i s che Sequenz-Au tomat i s che Sequenz-numme rnve r gabenumme rnve r gabenumme rnve r gabenumme rnve r gabenumme rnve r gabeDie Belege werden durch die optio-nale Vergabe interner Sequenz-nummern automatisch durch-nummerieret (Paginierstempel-Funk-tion). Die Zuordnung einer Sequenz(Nummernkreis) ist pro Belegartmöglich – der Grad der Differenzie-rung ist jedoch frei wählbar. Aufdiese Weise können die Buchungenindividuell strukturiert,gruppiertund identifiziert werden. DieNummernvergabe erfolgt wahlweisebeim Erfassen der Buchung, beimSpeichern der Buchung (lückenlos)oder beim Periodenabschluss (lük-kenlos).

Bu chungenBuchungenBuchungenBuchungenBuchungenDas Buchungsprogramm bietet kom-fortable und moderne Funktionen zurOptimierung der Erfassung.

Bei Unklarheiten können die Bu-chung „unfertig gespeichert“ undzum geeigneten Zeitpunkt fertiggestellt werden. Die Kostenrech-nungsaufteilung erfolgt wahlweiseprozentual oder absolut.

Die „Umbuchungsfunktion“ bietetein bequemes Mittel zur Fehlerkor-rektur. Eine fehlerhafte Buchungmuss nicht storniert und dann neuerfasst werden – die gewünschtenWerte werden korrigiert und dasSystem führt automatisch dieStornobuchung mit den alten unddie Neueinbuchung mit den neu-en Werten durch.

Mit der flexiblen und starkdifferenzierbaren Buchungssuchewerden Buchungen, selbst beieinem umfangreichen Datenbe-stand, in Sekundenschnelle aus-findig gemacht.

Ob und Wann eine Buchungjournalisiert und somit zurBuchungsdokumentation wird,kann individuell definiert werden.

Sofort beim BuchenBeim Beenden der Sitzung(Stapelabschluss)Beim Periodenabschluss

Grundfunktionen Grundfunktionen Grundfunktionen Grundfunktionen Grundfunktionen

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Abs ch lu s spe r i odenAbs ch lu s spe r i odenAbs ch lu s spe r i odenAbs ch lu s spe r i odenAbs ch lu s spe r i odenDie flexible Periodisierung desGeschäftsjahres erlaubt eine be-liebige Anzahl von Abschluss-perioden. Entscheidend für dieBuchung ist immer das Bu-chungsdatum. Liegt das Bu-chungsdatum in einer Abschluss-periode, kann die Buchung wahl-weise dem neuen oder dem altenGeschäftsjahr zugeordnet werden.

Kon t i e r ung s vo r l agenKon t i e r ung s vo r l agenKon t i e r ung s vo r l agenKon t i e r ung s vo r l agenKon t i e r ung s vo r l agenFür häufig auftretende und stan-dardisierte Buchungen könnenKontierungsvorlagen hinterlegtwerden. Die Kontierung erfolgtprozentual oder in absolutenBeträgen – analog zurKostenstellenaufteilung. Die Ver-wendung von Kontierungsvor-lagen bietet mehrere Vorteile:

Einfache standardisierte Bu-chungen können von Personenmit geringem buchhalterischenWissen vorgenommen werden(z.B. regelmäßige Kasse-buchungen).

Routinebuchungen wie Ab-schreibungen oder Ausbu-chungen sind durch die Vor-definition ohne großen Zeitauf-wand möglich.

W iede rkeh rende BuchungenWiede rkeh rende BuchungenWiede rkeh rende BuchungenWiede rkeh rende BuchungenWiede rkeh rende BuchungenDie Wiederkehrenden Buchungenkönnen komplett automatisiert wer-den. Der Ausführungszeitraum istfrei definierbar – Sperren und Pau-sen können eingetragen werden.

Das Programm berücksichtigtalle denkbaren Definitionen diebenutzerindividuell hinterlegtworden sind. Diese Funktionali-tät ist für jeden Kontenbereichverfügbar.

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Umfangreiche Funktionen undAuswertungsmöglichkeiten

FlexibleFlexibleFlexibleFlexibleFlexible

F l e x i b l e Zah l ung s -F l e x i b l e Zah l ung s -F l e x i b l e Zah l ung s -F l e x i b l e Zah l ung s -F l e x i b l e Zah l ung s -k o n d i t i o n e nk o n d i t i o n e nk o n d i t i o n e nk o n d i t i o n e nk o n d i t i o n e nDie Software unterstützt einfacheZahlungskonditionen, Konditions-ketten und Teilzahlungen. DieMöglichkeit, Zahlungskonditionenwahlweise zeitraum- oderdatumsbezogen zu erfassen unddie dreistufige Skontostaffelungerlauben eine flexible Gestaltungkomplexer Konditions-vereinbarungen.

Zahlungskonditionen des Typs„Teilzahlung“ ermöglichen es,einzelne Rechnungen in mehrereOPs - mit gleicher Belegnummeraber unterschiedlicher Fälligkeitund unterschiedlicher Zahlungs-weise - aufzuteilen. Die Auftei-lung erfolgt prozentual vomRechnungsbetrag.

Die erfassten Zahlungs-konditionen stehen gleicherma-ßen für die Debitoren-buchhaltung und die Kreditoren-buchhaltung zur Verfügung.

Zent ra le r Zugr i f f au f a l l eZent ra le r Zugr i f f au f a l l eZent ra le r Zugr i f f au f a l l eZent ra le r Zugr i f f au f a l l eZent ra le r Zugr i f f au f a l l eDaten durch mehrs tu f igenDaten durch mehrs tu f igenDaten durch mehrs tu f igenDaten durch mehrs tu f igenDaten durch mehrs tu f igenD r i l l - D o w nD r i l l - D o w nD r i l l - D o w nD r i l l - D o w nD r i l l - D o w nDie Programme Debitoren undKreditoren bieten weit mehr als diesimple Stammdatenverwaltungund dienen als Informationscenter.Einmal hinterlegte Anschriftenwerden in einer Tabelle gespeichertund stehen anschließend für alleNeuanlagen zur Verfügung – so-wohl für Debitoren wie auch fürKreditoren. Dadurch entfällt dieMehrfachpflege ein und derselbenAdresse. Dio optionale Verwendungvon Analysecodes ist möglich, umein Personenkonto mit zusätzlichenMerkmalen zu belegen.

Die im Personenkonto hinterlegtenVoreinstellungen für Buchungenwerden beim Buchen auf das Kontoautomatisch vorgeschlagen (Ab-stimmkonto, übliches Gegenkonto,Zahlungskondition, Steuerschlüssel).

Auf diese Weise wird der Erfas-sungsvorgang optimiert.

In den Personenkonten könnenper Knopfdruck sämtlicheBewegungsdaten angezeigt wer-den (Kontoauszüge, OPs undOP-Historie, Warenumsätze,Altersstruktur der Forderungenbzw. Verbindlichkeiten).Über den mehrstufigen Drill-Down können einzelne Daten bisauf Belegebene zurückverfolgtwerden.

Wechse lbuch füh rungWechse lbuch füh rungWechse lbuch füh rungWechse lbuch füh rungWechse lbuch füh rungWechselzahlungen können kom-fortabel erstellt werden, die je-weiligen Wechselstati (z.B.akzeptiert, prolongiert, Klageetc.) stehen permanent für denrichtigen Bilanzansatz bereit.Der Druck der Wechselformulareist ebenso implementiert, wiedas beleglose LCR-Verfahren fürFrankreich.

Debitoren / Kreditoren Debitoren / Kreditoren Debitoren / Kreditoren Debitoren / Kreditoren Debitoren / Kreditoren

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Anzah l ung sbu ch f üh r ungAnzah l ung sbu ch f üh r ungAnzah l ung sbu ch f üh r ungAnzah l ung sbu ch f üh r ungAnzah l ung sbu ch f üh r ungAnzahlungsrechnungen werdenals deklaratorische Offene Postengeführt und stehen somit für denZahlungsverkehr und das Mahn-wesen zur Verfügung.

Durch die durchgängige Vergabevon Auftragsnummern besteht diegrößtmögliche Transparenz bishin zur Schlussrechnung. Selbst-verständlich werden von derSoftware die unterschiedlichenlandesspezifischen Anforderun-gen, z.B. im Bereich der Umsatz-steuer, berücksichtigt. Ein eigenerAuswertungsbereich sorgt fürDetailinformationen.

Ve rbundene Kon tenVe rbundene Kon tenVe rbundene Kon tenVe rbundene Kon tenVe rbundene Kon tenMit dem Programm lassen sichmehrere Kunden oder Lieferanten zuVerbänden zusammenfassen. Mah-nungen und Zahlungen können aufWunsch gezielt über die jeweiligeVerbandszentrale abgewickelt wer-den (Zentralzahler).

Zusätzlich kann die automatischeVerrechnung von gemischten Kontengenutzt werden (Debitor undKreditor).

AAAAA uswe r tungen Puswe r tungen Puswe r tungen Puswe r tungen Puswe r tungen Pe r sonen-e r sonen-e r sonen-e r sonen-e r sonen-k o n t e nk o n t e nk o n t e nk o n t e nk o n t e n

Für die Personenkonten stehendiverse Auswertungen zur Verfü-gung:

Saldenbestätigungen

Saldenlisten

Diverse OP-Listen/Altersstruktur mit flexi-blen Anzeige-OptionenDas 5-stufige Aging-Raster ist frei wählbar.

Alle Auswertungen lassen sichals Vorlage speichern und sindfür die aktuelle Periode bzw. denaktuellen Stichtag jederzeit aufKnopfdruck verfügbar. Durch dieflexiblen Filter- und Sortier-kriterien kann der Anwender dieAuswertungen nach seinen Vor-stellungen und Anforderungengenerieren.

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Effiziente Arbeitsabläufe durchübergreifenden Workflow

B a n k e i n z u gB a n k e i n z u gB a n k e i n z u gB a n k e i n z u gB a n k e i n z u gDas Programm Bankeinzug dientdazu, fällige Ausgangs-rechnungen mit der Zahlungswei-se Lastschriftverfahren oder Bank-einzug zu selektieren und vomKunden einzuziehen. Über diverseFilterkriterien lassen sich die zuberücksichtigenden Rechnungenund damit die automatischenEinzugsvorschläge sehr flexibeleingrenzen. Eine Statistik infor-miert zeitgleich über die Liquidi-tät des betreffenden Bankkontos.

Für das weitere Vorgehen existie-ren zwei Alternativen:

Die Zahlungseingängewerden direkt gebuchtund die Datei für denBankeinzug erstellt. DieOP-Verrechnung erfolgtvoll automatisch.

Mit der Einstellung „NurOP-Status ändern“ wer-den die gezahlten Offe-nen Posten nicht direktverrechnet, sondern miteinem Status versehen.Stattdessen werden die

Forderungen mit diesemStatus auf ein speziellesForderungskonto, z.B.„Zahlungen im Umlauf“gebucht. Diese Vorgehensweise ist besondersdann empfehlenswert,wenn Unsicherheit dar-über besteht, ob die Bankden Auftrag wie ge-wünscht ausführt.Tatsächlich gebucht wirddie Zahlung erst, wennder Auftrag von der Bankausgeführt und auf demBankkontoauszug doku-mentiert wurde.

Au tomat i s che Rückzah lungAu tomat i s che Rückzah lungAu tomat i s che Rückzah lungAu tomat i s che Rückzah lungAu tomat i s che Rückzah lungDas Programm „AutomatischeRückzahlung“ wird genutzt, umKunden bestimmte Beträge zurückzu erstatten.

Dies kann bei Überzahlungen,doppelten Zahlungen oder Gut-schriften für bereits bezahlteRechnungen erforderlich sein. DasProgramm ermittelt die Kunden,die einen Habensaldo aufweisen(unter Berücksichtigung der nochnicht verrechneten OPs) undunterstützt bei der Bearbeitung,Buchung und Erstellung derRückzahlungen.

Automatische OP-VerrechnungAutomatische OP-VerrechnungAutomatische OP-VerrechnungAutomatische OP-VerrechnungAutomatische OP-VerrechnungDie OP-Verrechnung erfolgt wahl-weise direkt aus dem Zahlungs-programm heraus oder nachträg-lich im Programm „OP-Verrech-nung“. Zusätzlich können die OPsschnell und bequem mit der auto-matischen Verrechnungsfunktion(wahlweise nach Alter oder nachmonatlicher Fälligkeit) ausgegli-chen werden.

DebitorenDebitorenDebitorenDebitorenDebitoren

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OPs können komplett ausgeglichenoder teilverrechnet werden. Kürzun-gen oder „Bagatellreste“ lassen sichzügig und bequem ausbuchen.Begonnene Verrechnungen könnenjederzeit wieder bearbeitet werden,so dass auch größere Verrechnun-gen, die mehrere Schritte oderUnterbrechnungen erfordern, raschund sicher durchgeführt werdenkönnen. Selbstverständlich könnenauch Offene Posten unterschiedlich-ster Währungen miteinander ver-rechnet werden.

Bequemes und effizientesBequemes und effizientesBequemes und effizientesBequemes und effizientesBequemes und effizientesForderungsmanagementForderungsmanagementForderungsmanagementForderungsmanagementForderungsmanagementDurch ihre vielfältigen Möglichkei-ten und Funktionen wird dasForderungsmanagement optimalunterstützt. Die Kunden werdenentsprechend der im Kundenstammhinterlegten Mahngruppe gemahnt.Mahngruppen werden je Firmadefiniert und bestehen aus mehre-ren Mahnstufen, denen jeweils eineAktion und ein Text zugeordnet wer-den können. Wenn die Mahngruppeentsprechend verschlüsselt wurde,berechnet das System auch Mahn-gebühren und Mahnzinsen. DieMahnvorschlagslisten lassen sichsehr flexibel eingrenzen – ebenso,wie die zusätzliche Liste mit„kritischen Kunden“.

Die Mahnvorschläge können angepasstund erweitert werden (z.B. das Entferneneinzelner OPs oder Konten).

Die Mahnungen können per Brief, Faxoder E-Mail in der Korrespondenzsprachedes Kunden oder eines anderen Emp-fängers versendet werden. Zusätzlichsteht die Funktion der telefonischenMahnung zur Verfügung. Die automati-sche Erinnerungsfunktion kann verwen-det werden, um die Einhaltung derZahlungsvereinbarungen zeitnah kon-trollieren zu können. Die automatischeBenachrichtigungsfunktion kann wahl-weise über E-Mail oder die Wiedervorla-ge aktiviert werden, um ausgewählteAdressaten (z.B. Vetreter, Geschäftsfüh-rung, Inkasso-Unternehmen) über diver-se Ereignisse zu informieren, wie z.B.das Erreichen einer bestimmten Mahn-stufe, eine überzogene Kreditlinie, dasSetzen einer Liefersperre oder auch eineerhaltene Zahlung.

Sämtliche Informationen zumForderungsmanagement werden imDebitorenkonto festgehalten und sindjederzeit abrufbar.

Kompetenz in Factor ingKompetenz in Factor ingKompetenz in Factor ingKompetenz in Factor ingKompetenz in Factor ingIm Bereich des Factoring wird mit nam-haften Instituten zusammengearbeitet,z.B. stehen die Ausbaustufen Heller-Bank-Factoring & VR-Factoring zurVerfügung. Weitere Institute könnenprojektbezogen angeboten werden.

Zusammenfassende MeldungZusammenfassende MeldungZusammenfassende MeldungZusammenfassende MeldungZusammenfassende MeldungFür Jusidiktionen innerhalb der EU istdie zusammenfassende Meldung, alsodie Erstellung der Meldung über inner-gemeinschaftliche Warenlieferungennotwendig. Die einzubeziehendenDaten werden vom Programm erzeugtund für viele Landesversionen in dasamtliche Formular übertragen. DieZM-Korrektumeldung kann automatischerstellt und gedruckt werden.

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Tiefe Funktionalität fürdie Geschäftsabläufe

WiederkehrendeWiederkehrendeWiederkehrendeWiederkehrendeWiederkehrendeEingangsrechnung/-gutschriftEingangsrechnung/-gutschriftEingangsrechnung/-gutschriftEingangsrechnung/-gutschriftEingangsrechnung/-gutschriftAutomatisch wiederkehrende Bu-chungen eignen sich besondersfür Dauerzahlungen wie Miete,Betriebskosten etc.. Diese lassensich zeitlich optimieren – z.B. aufden letzten Tag des Monats.

RechnungseingangsbuchRechnungseingangsbuchRechnungseingangsbuchRechnungseingangsbuchRechnungseingangsbuchUm die lückenlose Erfassung dereingegangenen Rechnungensicherzustellen, sollten diese be-reits vor der sachlichen und rech-nerischen Prüfung (vor-)erfasstwerden. Das Rechnungseingangs-buch erledigt den gesamten or-ganisatorischen Durchlauf ineinem einzigen Programm - vonder Vorerfassung, über die Wei-terleitung der Rechnung zurPrüfung/Freigabe für die Buch-haltung bis hin zur tatsächlichenBuchung. Eine vorerfasste Rech-nung kann von verschiedenenAnwendern geändert, korrigiertoder vervollständigt werden; da-bei dient das Programm als in-ternes Kommunikationsmedium(E-Mail oder Wiedervorlage).

Mit Hilfe der Historie kann derBearbeitungsstand einer Rechnungnachvollzogen oder der Verbleibgeortet werden. Diverse Filter-kriterien bei der Anzeige können dierechtzeitige Bezahlung gewährlei-sten und diverse andere Auswertun-gen vornehmen.

Darüber hinaus kann das Rech-nungseingangsbuch zur Skonto-Optimierung dienen, da im Unter-nehmen befindliche Rechnungenrechtzeitig angefordert werdenkönnen.

Automat i s che Zah lung -Automat i s che Zah lung -Automat i s che Zah lung -Automat i s che Zah lung -Automat i s che Zah lung -fü r In land und Aus landfü r In land und Aus landfü r In land und Aus landfü r In land und Aus landfü r In land und Aus landDie Automatische Zahlung er-stellt Zahlungsvorschläge fürfällige Eingangsrechnungen.Über diverse Filterkriterien las-sen sich die zu berücksichtigen-den Rechnungen und damit dieautomatischen Zahlungsvor-schläge flexibel eingrenzen, sodass die gewährten Skonti opti-mal ausgenutzt werden können(z.B. über die Angabe des näch-sten Zahldatums).

Kreditoren Kreditoren Kreditoren Kreditoren Kreditoren

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Bequemer Zahlungsverkehr

Bequemer Zah lungsve rkeh rBequemer Zah lungsve rkeh rBequemer Zah lungsve rkeh rBequemer Zah lungsve rkeh rBequemer Zah lungsve rkeh rDie Zahlungsvorschläge könnenbei Bedarf einer nachträglichenmanuellen Bearbeitung (z.B.Entfernen oder Hinzufügen ein-zelner OPs) unterzogen werden.Eine Statistik informiert zeit-gleich über die Liquidität desbetreffenden Bankkontos. Für dasweitere Vorgehen existieren zweiAlternativen:

Die Zahlungen werdendirekt gebucht und dieZahlungsträger erstellt.Die OP-Verrechnungerfolgt automatisch.

Mit der Einstellung „NurOP-Status ändern“werden die gezahltenOffenen Posten nichtdirekt verrechnet,sondern mit einem Sta-tus versehen. Stattdes-sen werden die Verbind-lichkeiten beim Änderndes Status auf ein spezi-elles Verbindlichkeits-konto, z.B. „Zahlungenim Umlauf “, gebucht.Diese Vorgehensweise istbesonders dann empfeh-lenswert,

wenn Unsicherheit dar-über besteht, ob die Bankden Auftrag wiegewünscht ausführt. Tat-sächlich gebucht wird dieZahlung erst, wenn derAuftrag von der Bankausgeführt und auf demBankkontoauszugdokumentiert wurde.

Der Auslandszahlungsverkehr wirdüber das Programm „AutomatischeZahlung Ausland“ abgewickelt.

Bei der Erstellung der Zahlungs-vorschläge werden ausschließlichRechnungen in Fremdwährungenund Zahlungen an Lieferanten,deren Bankkonto ein anderesLand der Bank hat, als das aus-gewählte Bankkonto, berücksich-tigt.

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Komfortabler Zahlungsverkehr

Bank - /Ka s s enkon t enBank - /Ka s s enkon t enBank - /Ka s s enkon t enBank - /Ka s s enkon t enBank - /Ka s s enkon t enBank-/Kassekonten werden ge-trennt von den Sachkonten ver-waltet, so dass zu jedem dieserKonten Informationen, Vorhabenund Zinskonditionen festgehaltenwerden können. Zahlungenkönnen auch über ausländischeBankkonten abgewickelt werden.

Z ah l ung s v e r k eh rZah l ung s v e r k eh rZah l ung s v e r k eh rZah l ung s v e r k eh rZah l ung s v e r k eh rDie Software unterstützt die lan-desüblichen Dateiformate für denInlandszahlungsverkehr, Aus-landszahlungsverkehr und Bank-einzug. Zur Übertragung wirdeine gängige Bankensoftwarevorausgesetzt. Natürlich könnenauch Scheckformulare bedrucktwerden. Die Anpassung an unter-schiedliche Vorlagen ist möglich.

S che c kd ru c k /Übe rwe i s ungS che c kd ru c k /Übe rwe i s ungS che c kd ru c k /Übe rwe i s ungS che c kd ru c k /Übe rwe i s ungS che c kd ru c k /Übe rwe i s ungDie Finanzbuchführung bietet dieMöglichkeit, erfasste Einzel-zahlungen und Zahlungsvor-schläge aus dem Zahllauf in ei-nem gesonderten Programm ge-bündelt anzuweisen (Schecksdrucken, Überweisung erstellen).Auf diese Weise können Zahlungs-träger komfortabel und gezielt vondem dazu autorisierten Anwendererstellt werden.

Bank/Kasse Bank/Kasse Bank/Kasse Bank/Kasse Bank/Kasse

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Komfortables Buchen undumfassende Informationen

SachkonteninformationSachkonteninformationSachkonteninformationSachkonteninformationSachkonteninformationDie Sachkonteninformation stellteinen zentralen Auskunftsdialogüber alle Sachkonten dar. Über dieDrill-Down-Funktion kann einKontensaldo bis hin zur Einzel-buchung nach verfolgt werden.Darüber hinaus können in derSachkonteninformation Abweichun-gen zwischen IST- und PLAN amBildschirm angezeigt werden.

Sachbuch AuswertungenSachbuch AuswertungenSachbuch AuswertungenSachbuch AuswertungenSachbuch AuswertungenJournale und Kontenblätter könnenwahlweise als Buchungsdokumen-tation (mit fixen Einstellungen)oder vorläufig für Informations-zwecke ausgegeben werden. Beivorläufigen Auswertungen sind dieEinstellungen flexibel und die Betr-ach-tungszeiträume frei definierbar.Das gilt auch für die „SaldenlisteSachkonten“; dabei kann entwederein bestimmter Zeitraum fokussiertoder eine vergleichende Analyseangestrebt werden. Alle Auswertun-gen lassen sich als Vorlage spei-chern und sind für die aktuellePeriode jederzeit auf Knopfdruckverfügbar.

Aufbereitete Daten für denBuchhalter

UmsatzsteuervoranmeldungUmsatzsteuervoranmeldungUmsatzsteuervoranmeldungUmsatzsteuervoranmeldungUmsatzsteuervoranmeldungDie Ermittlung der UVA-Beträge jePosition erfolgt automatisch auf Basisder Steuerschlüssel. Die Periodenzu-ordnung orientiert sich wahlweise amBuchungsdatum oder am Belegdatum.Das amtliche UVA-Formular wird auto-matisch erstellt. Für zahlreiche Länderwird das jeweils gültige UVA-Formularautomatisch erstellt oder per Datei andie Finanzbehörden übersendet. DerEinzelnachweis kann am Bildschirmeingesehen oder als Liste gedrucktwerden. Optional besteht die Möglich-keit, den UVA-Zahlbetrag automatischals Einzelzahlung anzuweisen. DieUVA-Korrekturmeldung wird automa-tisch erstellt.

Automat ische Saldenvor t rägeAutomat ische Saldenvor t rägeAutomat ische Saldenvor t rägeAutomat ische Saldenvor t rägeAutomat ische Saldenvor t rägeBeim Jahreswechsel werden die An-fangssalden automatisch vorgetragen.

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Reporting SachkontenReporting SachkontenReporting SachkontenReporting SachkontenReporting SachkontenDas Reporting Sachkonten ermög-licht die Erstellung von konten-bezogenen Auswertungen in äußerstflexibler Art und Weise. Man kannsowohl Bilanzen als auch Gewinn-und Verlustrechnungen und sonsti-ge betriebswirtschaftliche Auswer-tungen erzeugen. Aber auch voll-ständig freie Berichte sind möglich.So erhält man schnell und sicherReports, die für das interne undexterne Reporting verwendet werdenkönnen. Die Leistungsmerkmale desBetriebswirtschaftlichen Reportings:

Auswertung von beliebigenSachkontenFirmenübergreifende Auswer-tungenDarstellung beliebig vielerSpalten und HierarchiestufenVergleich mehrerer FirmenFormatierungsmöglichkeitenDirekte Übergabe an ExcelFreie Definition von Rechen-zeilen und –spalten

Sachbuch Sachbuch Sachbuch Sachbuch Sachbuch

Modernste Technologie -beste Integration

V o l l s t ä n d i g e I n t e g r a t i o nV o l l s t ä n d i g e I n t e g r a t i o nV o l l s t ä n d i g e I n t e g r a t i o nV o l l s t ä n d i g e I n t e g r a t i o nV o l l s t ä n d i g e I n t e g r a t i o nDie Finanzbuchführung ist voll-ständig und nahtlos mit denübrigen Anwendungen verbun-den. Der Workflow wird über dieeinzelnen Bereiche hinweg unter-stützt (z.B. Erfassung eines An-lagenzugangs in der Finanz-buchführung). Somit ist sicherge-stellt, dass jederzeit und überallautomatisch die gleichen Datenzur Verfügung stehen. Zu anderenApplikationen (Warenwirtschaft,PPS, ERP-System etc.) bestehenmoderne bidirektionale Online-Integrationen mit der Möglichkeitder nachträglichen Bearbeitungder Daten in der Finanzbuchfüh-rung.

D o k u m e n t a t i o nD o k u m e n t a t i o nD o k u m e n t a t i o nD o k u m e n t a t i o nD o k u m e n t a t i o nDie Finanzbuchführung enthälteine umfassende, kontext-sensitive Online-Hilfe(programmbezogen). Der um-fangreiche und prozessorientierteIndex führt sicher und schnell andie erforderlichen Arbeitsschritteheran.

Jede Hilfedatei bietet den Raum,eigene Anmerkungen festzuhalten.Durch Kopieren von Hilfeauszügenkann sich jeder Anwender eineindividuelle Kurzhilfe zusammen-stellen. Die Hilfe steht für zahlrei-che Sprachversionen zur Verfü-gung.

TTTTTe c h n o l o g i ee c h n o l o g i ee c h n o l o g i ee c h n o l o g i ee c h n o l o g i eDie Entwicklung der neuen Soft-ware erfolgte mit modernsterSoftwaretechnologie.

Die komponentenbasierte Mehr-Schichten-Architektur bietet mehre-re Vorteile:

Getrennte Einheiten fürDatenhaltung, Verarbeitungund Darstellung

Verteilung der Lastund Skalierbarkeit

Leichte Erweiterbarkeitund Wartung

Stabilität und Sicherheit desSystems

Der komplett in Java implemen-tierte Application-Server gewähr-leistet die Plattformunabhängig-keit (z.B. Windows NT/2000/XP,Linux, Solaris, iSeries), Daten-haltungsneutralität (z.B. Oracleab Vers. 9i, MS SQLServer abVers. 7, DB2/ iSeries, DB2/UDB)und Stabilität der Anwendung.Für die tägliche Arbeit im Bürosteht ein komfortabler Windows-Client zur Verfügung. Web-Clientsermöglichen es dem Anwender,über das Internet mit derApplikation zu arbeiten. So ste-hen dezentral und zeitnah allevertriebs- und management-relevanten Informationen desFinanzwesens zur Verfügung.

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T T T T Technologie & Integrationechnologie & Integrationechnologie & Integrationechnologie & Integrationechnologie & Integration

Optimierung in der Finanzbuchführung

Benu t z e r f r eund l i c hke i tBenu t z e r f r eund l i c hke i tBenu t z e r f r eund l i c hke i tBenu t z e r f r eund l i c hke i tBenu t z e r f r eund l i c hke i tDie übersichtliche und einpräg-same Gestaltung der Softwareberuht auf der konsequentensprachlichen, optischen und funk-tionalen Durchgängigkeit derBenutzeroberfläche. Dadurchreduziert sich der initialeSchulungsaufwand auf ein Mini-mum und das Gelernte kann sichtief und nachhaltig einprägen.Durch Analogie erklären sich vieleAspekte der Software von selbst,wie z.B. in Mahn- und Zahllauf.

TTTTTiefe Funktionalitätiefe Funktionalitätiefe Funktionalitätiefe Funktionalitätiefe FunktionalitätNeben der tiefen Funktionalitätund der leichten Erlernbarkeitfällt vor allem die Benutzer-freundlichkeit der neuen Softwareins Auge. Durch mehrstufigenDrill-Down stehen dem Anwenderan vielen Stellen umfassendeInformationen zur Verfügung.Eine Vielzahl von Automatismenerleichtern die tägliche Arbeit.

Die Möglichkeit, für diverse Kate-gorien Vorlagen zu hinterlegenund sich den Ökonomiegedankendadurch zum Prinzip machen zulassen, schafft eine enorme Entla-stung. Dabei unterstützt auch dieausgefeilte Wiedervorlagefunktion;sie ist nur ein Beispiel für die be-nutzter- und applikationsüber-greifenden Workflowprozesse, de-ren Nutzen vor allem bei der Arbeitim Team voll zur Geltung kommen.

Fü r j edes Unte rnehmenFür j edes Unte rnehmenFür j edes Unte rnehmenFür j edes Unte rnehmenFür j edes Unte rnehmenDie IT zu zentralisieren und di-verse Niederlassungen im In-und Ausland an die Zentraleanzubinden - ohne auf die ge-setzlichen Anforderungen undGepflogenheiten des jeweiligenLandes zu verzichten - lohnt sichfür ein Unternehmen zusätzlich.

Der internationale Grundgedan-ke und der modulare Aufbau derSoftware (Baukastenprinzip)machen die Finanzbuchführungzu einer idealen Lösung fürUnternehmen jeder Größe.

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Optimierung Optimierung Optimierung Optimierung Optimierung

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