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SSIAD - Fiche technique
Solution Web Apologic
GUIDE
Gestion du planning SSIAD Février 2017 V1.0
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Fiche technique
SOMMAIRE
Introduction .................................................................................................................... 4 1
Paramétrage .................................................................................................................. 4 2
Tournée ................................................................................................................... 4 2.1
Agence .................................................................................................................... 5 2.2
Onglet SSIAD ................................................................................................... 5 2.2.1
Gestion des couleurs ........................................................................................ 7 2.2.2
Gestion des jours fériés .................................................................................... 8 2.2.3
Service ............................................................................................................. 8 2.2.4
Rubriques ................................................................................................................ 9 2.3
Intervenant .............................................................................................................. 9 2.4
Onglet Informations générales ......................................................................... 9 2.4.1
Onglet Planning ................................................................................................ 9 2.4.2
Absence intervenant ...............................................................................................11 2.5
Module de planning .......................................................................................................12 3
Semaine type client ................................................................................................12 3.1
Fiche Client .....................................................................................................12 3.1.1
Menu Semaine type clients .............................................................................16 3.1.2
Gestion des préconisations .............................................................................17 3.1.3
Affectation de tournée ............................................................................................19 3.2
Filtres ..............................................................................................................19 3.2.1
Tableau ...........................................................................................................21 3.2.2
Bas de page ....................................................................................................23 3.2.3
Roulements de repos .............................................................................................26 3.3
Configuration ...................................................................................................26 3.3.1
Affectation .......................................................................................................27 3.3.2
Impression ......................................................................................................28 3.3.3
Détail journalier Intervenant ....................................................................................29 3.4
Liste des visites ......................................................................................................35 3.5
Saisie hors planning ...............................................................................................36 3.6
Descriptif .........................................................................................................36 3.6.1
Droits d’accès à la saisie hors planning ...........................................................36 3.6.2
Utilisation ........................................................................................................38 3.6.3
Répercussions de cette saisie sur l’application ................................................42 3.6.4
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Fiche technique Impressions ...................................................................................................................43 4
Entête.....................................................................................................................43 4.1
Onglet Planning intervenant ...................................................................................44 4.2
Onglet Document Tournées ...................................................................................46 4.3
Planning hebdomadaire ..................................................................................46 4.3.1
Tableau Tournée .............................................................................................46 4.3.2
Bas de page ...........................................................................................................47 4.4
Questions / réponses ....................................................................................................48 5
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Fiche technique
Introduction 1
Cette fiche technique explique comment gérer un planning pour les services de type SSIAD dans La Solution Web, c’est-à-dire en présentant :
- Le paramétrage et les différents modules utiles, - La gestion de la semaine type, - Les roulements de repos, - L’affectation de tournées, - Le détail journalier, - Les différentes éditions.
Une Foire Aux Questions (FAQ) clôture cette fiche technique.
Paramétrage 2
Tournée 2.1Menu Paramètres SSIAD => Tournées
Les champs renseignés en gras sont des saisies obligatoires.
Le code est unique par Agence.
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Fiche technique
La couleur permet de distinguer la tournée dans la fenêtre d’affectation.
Il est possible de lier un secteur ou un responsable de dossier à une tournée, ceci afin de les filtrer dans le Détail journalier et l’affectation de tournée.
L’heure de début théorique doit correspondre à l’heure de début de période. Il n’est pas possible de saisir une heure de début antérieure à celle de la période choisie pour votre tournée. Elle servira à calculer l’horaire des visites puisqu’elle correspondra à l’heure de la première visite.
Si l’on souhaite calculer les heures intervenant par rapport à la durée de la tournée, il est nécessaire de renseigner la Durée totale théorique de la tournée .
Vous pouvez choisir d’utiliser cette tournée en semaine, le week-end ou toute la semaine.
Paramétrer une Tournée de transition est obligatoire pour naviguer dans la fenêtre Semaine type clients. Elle sera utilisée pour stocker un patient temporairement lorsque le passage est planifié, mais pas encore affecté à une tournée classique.
Si vous souhaitez utiliser une tournée dans l’affectation des roulements pour spécifier les jours de travail des intervenants, la coche Tournée de travail Intervenant est à activer. Par contre, celle-ci ne permet pas d’y affecter des clients.
Si vous n’utilisez plus certaines tournées, vous pouvez activer la coche Archivé , ce qui permettra de ne plus visualiser la tournée dans la sélection.
Enfin, en liant un Type de profession aux tournées, cela va vous permettre d’obtenir, dans la fenêtre Détail journalier Intervenant, une liste de clients sans visite en attente d’une tournée correspondant à la profession demandée dans la semaine type.
Agence 2.2 Onglet SSIAD 2.2.1
Menu Paramètres SSIAD => Paramètres Agence OU Bouton Modifier sur la page d’accueil => Onglet SSIAD.
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Fiche technique
① Vous devez indiquer ici les périodes pendant lesquelles vous souhaitez planifier vos tournées. Pour chaque période, renseignez le libellé et l’heure de début.
② Pour la planification, vous devez définir si vous considérez le samedi comme un jour de la semaine ou du week-end, c'est-à-dire si les tournées du samedi sont identiques à celle de la semaine ou à celle du week-end.
③ Dans le planning, chaque visite doit être associée à une rubrique, dans le but d’extraire en fin de mois un récapitulatif des heures réalisées par rubrique. Vous devez identifier ici les rubriques qui seront utilisées pour les jours de la semaine, du dimanche et pour le 1er mai.
④ La durée par défaut des visites est à remplir. Lorsque le temps théorique d’une visite n’est pas renseigné dans la semaine type, elle prendra automatiquement cette durée par défaut.
La durée maximum des visites vous alerte si vous tentez de saisir une visite sur le planning avec une durée supérieure à cette durée maximum.
⑤ La coche « Afficher les heures », lorsqu’elle est active, vous permet d’afficher les heures pour chaque visite dans le détail journalier ainsi que l’activation de la gestion des préconisations.
⑥ L’option « Afficher la répartition par tournée… » permet de visualiser, dans la gestion des semaines type, les clients dont leur prise en charge débute après la date du jour, afin de les planifier.
Cette gestion par anticipation est plafonnée à 6 jours à partir de la date du jour (il est possible d’afficher les clients dont leur prise en charge débute dans 6 jours).
Le « nombre de lignes par tournée » servira à afficher entre 0 et 20 patients par tournée dans la Semaine type patients.
Par défaut, cette valeur est à 10.
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Fiche technique
⑦ Ce cadre concerne le module Affectation des tournées :
- Alerter si la tournée est déjà affectée : lorsque vous affectez une tournée sur le planning d’un intervenant, si celle-ci est déjà rattachée à un autre intervenant, un message d’alerte apparaîtra à l’écran, vous précisant le salarié possédant déjà cette tournée.
- Les absences liées aux roulements sont prioritaires : en activant la coche, vous choisissez d’afficher au premier plan les absences générées par les roulements de repos plutôt que les autres absences (congés, maladie, …).
- Calcul du compteur Intervenants disponibles sur le nombre de tournées de travail : En l’activant, le compteur « Intervenants dispo » comptabilisera les intervenants affectés à une tournée de travail sur la période. Si vous optez pour le calcul par « Secteur intervenant », il comptabilisera le nombre d’intervenants possédant une tournée de travail et liés au secteur sélectionné dans les filtres. Si au contraire vous choisissez sur « Secteur tournée », la comptabilisation s’effectuera sur les tournées de travail planifiées et liées au secteur filtré.
- Calcul du compteur d’heures en : impacte le calcul du compteur des heures contrat par intervenant, selon le type de calcul que vous adoptez.
- Tenir compte de la durée moyenne des tournées : lors du calcul des heures travaillées par intervenant au niveau du compteur, on tient compte de la durée moyenne de la tournée si la coche est activée.
- Ne pas comptabiliser les prestations qui chevauchent une tournée : cela concerne le compteur dans l’affectation de tournée. On comptabilise le temps moyen des tournées auquel on ajoute les temps salariés et visites sans tournée uniquement s’ils sont en dehors de la plage horaire occupée par la tournée.
Gestion des couleurs 2.2.2Bouton Modifier sur la page d’accueil => Onglet Rubriques et Absences
Pour paramétrer la couleur des absences intervenant, visibles dans l’affectation de tournées, positionnez-vous sur l’absence et choisissez la couleur du texte et du fond grâce au bouton
.
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Fiche technique Gestion des jours fériés 2.2.3
Bouton Modifier sur la page d’accueil => Onglet Planning
La liste des jours fériés est à mettre à jour chaque année . Si le lundi de la Pentecôte n’est pour vous pas assimilé à un jour férié, vous pouvez le supprimer de la liste. Cette manipulation est aussi à répéter chaque année .
Pour chacun des jours fériés, vous devez spécifier si ce jour est compris comme un jour Semaine ou comme un jour Dimanche.
Si vous l’associez à un Jour normal , vous devez utiliser la tournée correspondante à la journée. Si le jour férié tombe un jour de semaine, les tournées Semaine pourront être affectées. S’il tombe un week-end, ceux sont les tournées Week-end qui pourront être générées.
Si par contre vous l’associez à un jour Dimanche , ceux sont les tournées Week-end qui pourront être utilisées sur le planning.
Les clients dont la coche Appliquer les jours fériés est active seront affectés au planning lors de l’attribution des tournées.
Service 2.2.4Il est possible de gérer des rubriques différentes dans la planification des tournées selon l’activité.
Bouton Modifier sur la page d’accueil => Onglet Service.
Par défaut, il reprend les rubriques sélectionnées dans les paramètres SSIAD.
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Fiche technique Rubriques 2.3
Menu Gestion => Rubriques
Les rubriques utilisées pour l’affectation des tournées, décrites dans les chapitres précédents, doivent être liées à la famille Temps salarié , de type Temps facturable et dont les services sont de type SSIAD.
Si vous souhaitez qu’elles soient comptabilisées dans la saisie des heures, l’unité à renseigner est « H » (cf. chap. 3.6 Saisie hors planning).
Pour pouvoir effectuer des visites hors tournée (visite d’un ergothérapeute par exemple), il faut activer la coche « Rubrique sans tournée ».
Cette coche vous permet aussi d’ajouter des visites hors prise en charge .
Les rubriques concernant les temps intervenants doivent être de type Temps réservé salarié (Formation, visite médicale, réunion, …). Une coche « Exclure de l’affectation des tournées » apparait pour ce type de rubrique. Activez-la si vous ne souhaitez pas qu’elle soit prise en compte dans l’affichage des temps salarié sur l’affectation de tournée (exemple : inter-vacation).
Intervenant 2.4Menu Gestion => Intervenants
Onglet Informations générales 2.4.1
La coche doit rester inactive si vous souhaitez afficher l’intervenant sur le planning.
Onglet Planning 2.4.22.4.2.1 Indisponibilités
Vous pouvez définir des indisponibilités pour chaque intervenant, qui apparaitront sur leur planning.
Choisissez une fréquence, un numéro de semaine ou un ordre de jour dans le mois.
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Fiche technique
Par exemple, il devient possible de saisir une indisponibilité du 1er janvier au 31 décembre, un lundi sur deux le matin :
2.4.2.2 Incompatibilité
Si un client est incompatible avec un intervenant, vous pouvez l’incrémenter dans cet onglet.
Un message se déclenche en cas d’incompatibilité entre un client et un intervenant lorsque vous affectez une tournée à un intervenant ou lors d’un ajout de visite.
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Fiche technique
2.4.2.3 Ordre d’apparition
Cet onglet vous aide à paramétrer un ordre d’affichage des intervenants dans l’affectation de tournée.
Si plusieurs intervenants possèdent le même numéro d’ordre, un sous-classement sera effectué par nom d’intervenant.
Le fait de cocher une période permet d’afficher l’intervenant pour cette période dans l’affectation de tournée.
Absence intervenant 2.5Menu Paramètre de base => Intervenants => Motifs d’absence
Les absences de type Repos hebdomadaire, qui ne rentrent pas dans le calcul des heures, doivent être paramétrées Sans décompte et Non applicable .
L’option Saisie rapide vous donne la possibilité de saisir plus rapidement dans l’affectation des tournées une absence sur la période où l’utilisateur est positionné.
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Fiche technique
Module de planning 3
Semaine type client 3.1 Fiche Client 3.1.1
Après avoir ajouté votre client et créé sa prise en charge, vous pouvez saisir sa semaine type dans l’onglet prévu à cet effet.
① Chaque semaine type possède une date de début. La date de fin sera saisie lors d’une fin de prise en charge, lors de l’ajout d’une nouvelle semaine type ou si vous souhaitez mettre en place un planning provisoire sur une période donnée.
② Jours de passage effectués par le SSIAD.
③ Jours de passage effectués par des intervenants extérieurs. Ils n’ont pas d’impact sur le planning prévisionnel.
④ Liste des actes planifiés sur la semaine.
⑤ Commentaire saisi sur la semaine type.
⑥ Ces boutons vous permettent d’ajouter, de modifier ou de supprimer une semaine type.
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Fiche technique
Nous allons retrouver nos date d’application et date de fin ainsi que le commentaire en haut de la fiche.
La coche permet de pouvoir planifier le client sur les jours fériés.
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Fiche technique
Un clic-droit sur une période vous ouvre un menu :
- Ajouter une visite SSIAD : ouvre une fiche Visite
Il reprend par défaut le service renseigné sur votre prise en charge en cours, ainsi que le jour et la période choisis au moment du clic-droit.
Saisissez la tournée , la durée théorique (si rien n’est renseigné, l’application se basera sur la « durée par défaut des visites » saisie dans les paramètres SSIAD), le commentaire que vous souhaitez afficher dans la visite lors de sa génération sur le planning prévisionnel ainsi que les actes à planifier.
L’ordre d’affichage est géré dans le tableau, soit en saisissant le numéro dans la première colonne, soit en utilisant les flèches pour modifier la position du client.
Au moment de valider, si la tournée est déjà planifiée à partir de la date d’application de la semaine type, la visite se génère automatiquement sur le planning.
- Ajouter une intervention médico-social : cela vous permet d’indiquer des rendez-vous hebdomadaires sur sa semaine type à titre informatif puisque cela n’impacte pas le planning prévisionnel du client.
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Fiche technique
Indisponibilité client
La saisie d’une indisponibilité se fait à partir de la fiche Client, onglet Planning, puis sous-onglet Indisponibilité. Cliquez sur « Ajouter » à droite pour créer une indisponibilité.
Dans l’exemple ci-dessus, le client est indisponible tous les lundis de 9h à 12h. Cela se matérialise sur la semaine type.
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Fiche technique Appliquer les actes sur les autres jours
Lorsque vous modifiez une visite dans la semaine type d’un client, pour incrémenter ou retirer un ou plusieurs actes, l’outil vous propose de mettre à jour les autres visites prévues de la semaine type au moment de la validation de la fiche.
Il vous suffit de choisir les jours et les tournées concernés par cette modification d’acte. Le planning déjà généré est ainsi mis à jour.
Menu Semaine type clients 3.1.2Menu SSIAD => Semaine type clients
Ce module centralise les semaines type de chaque client et vous permet d’y apporter des modifications qui impactent directement la semaine type du client ainsi que le planning généré.
Si vous vous positionnez sur un jour différent de la date du jour , aucune modification ne sera possible.
: Ce champ permet de mettre à jour le planning déjà généré seulement à partir d’une date définie.
Votre semaine type tient compte de vos modifications effectuées. En revanche, vos visites déjà générées ne seront modifiées qu’à partir de la date d’application. Pour cela, renseignez en premier lieu votre date dans ce champ et effectuez ensuite vos modifications de planning.
Les clients en transition correspondent aux clients affectés à une tournée de transition sur leur semaine type.
La partie clients sans semaine type permet de visualiser les clients qui n’ont pas de semaine type sur la date filtrée.
La modification de tournée ou d’ordre dans une tournée se fait par un glisser/déplacer avec le clic-gauche de la souris.
En cliquant droit sur un client , vous pouvez modifier sa semaine type ou en ajouter une nouvelle.
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Fiche technique
En cliquant droit sur une case vide , vous pouvez ajouter un nouveau client. La liste des clients s’ouvre et, après avoir sélectionné le client, l’application vous ouvre la fiche visite.
Certains clients se retrouvent avec une couleur de fond dont voici la légende :
Client absent
Client sans prise en charge sur la date sélectionnée
Client dont la semaine type n’a pas débuté à ce jour
Gestion des préconisations 3.1.3Lors de la saisie de la semaine type (plan de soins), il est possible de saisir des préconisations en termes d’horaire de passage chez le patient. Dans les cas où ces préconisations ne sont pas respectées, une alerte apparaîtra lors de la planification.
3.1.3.1 Paramétrage
Menu Paramètres SSIAD => Paramètres Agence.
Pour activer le module, la coche « Afficher les heures » doit être sélectionnée.
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Fiche technique 3.1.3.2 Fiche Visite
Suite à l’action précédente, votre fiche Visite dans la semaine type se verra attribuer de nouveaux éléments.
Lors de la validation de la visite, un message d’avertissement apparait si les préconisations ne sont pas respectées, c’est-à-dire si l’heure de début et fin de la visite (indiquées dans le point ③) ne sont pas comprises dans la plage horaire préconisée.
Pour être comprise dans la plage horaire, l’heure de début de visite doit être égale ou supérieure à l’heure de début de la plage préconisée et l’heure de fin de visite doit être égale ou inférieure à l’heure de fin de la plage préconisée.
3.1.3.3 Semaine type client
Un icône apparait avant le nom du patient si ses préconisations ne sont pas respectées.
De plus, les horaires de la visite ont été ajoutés dans l’info-bulle.
① Plage horaire préconisée : saisie (non obligatoire) des préconisations.
② Moy. Dernières visites : affichage de la durée moyenne des dernières visites chez ce patient les 30 derniers jours.
Par défaut, ce champ est à vide. Vous devez
cliquer sur pour lancer le traitement.
③ Colonne Horaires : elle affiche les heures de passage théoriques pour tous les patients de la tournée. Pour cela, on reprend l’heure de début de tournée pour connaitre l’heure de début de la première visite à laquelle on ajoute la durée totale (ou la durée moyenne de visite dans la fiche Agence) pour connaitre l’heure de fin de la première visite. Les visites suivantes reprennent l’heure de fin de la visite précédente à laquelle on ajoute la durée Visite, sauf pour les clients absents.
④ Durée totale : correspond à l’addition de la durée de chaque visite.
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Fiche technique Affectation de tournée 3.2
Ce module est utilisé pour affecter les tournées et les roulements de repos aux intervenants.
Filtres 3.2.1
La bande bleue située en haut de la fenêtre vous permet de masquer l’en-tête et pied de page et ainsi d’afficher plus d’intervenants dans le tableau.
Le filtre Secteur affiche les intervenants liés au secteur ou groupe de secteur choisi.
Le bouton vous affiche la liste des intervenants en cours sur la période. Par exemple, vous pouvez ne faire apparaitre que les Aides-soignantes.
Vous pouvez utiliser la liste déroulante pour choisir de passer d’une semaine à l’autre avec les flèches, jour par jour ou mois par mois.
Lorsque vous activez la coche Tournée et que vous sélectionnez une tournée, vous pouvez l’affecter par un clic-gauche sur la période correspondante.
La Saisie rapide fonctionne de la même façon que pour les absences.
Si vous souhaitez ajouter d’autres absences à votre liste, vous devez pour cela passer par le menu Paramètres de base => Intervenants => Motifs Absence et modifier l’absence en cochant « Saisie rapide » (chap. 2.5 Absence intervenant).
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Fiche technique
Le filtre vous permet d’affecter des tournées de travail à partir de la liste déroulante « Tournée ». Les tournées de travail déjà saisies ressortent sur le planning par-dessus les tournées prévisionnelles.
De plus, le compteur tient compte des temps de tournées de travail affectés aux intervenants.
La coche fait apparaitre sous chaque intervenant les Heures contrat | les Heures travaillées | la Différence entre les deux.
Les heures contrat se basent sur la période et les services filtrés ainsi que sur l’option « Calcul du compteur d’heure en ».
Les heures contrat seront proratisées sur la durée de la période.
Exemple : Si un salarié possède un contrat de 130 heures sur le mois de janvier et que l’on affiche seulement la période du 4 au 10 janvier 2016, voici le résultat obtenu :
Mode de calcul des heures Nombre d’heures contrat
Ouvré du mois En janvier 2016, il y a 20 jours ouvrés, mais 5
jours ouvrés de planning du 4 au 10.
Heures contrat=130*5/20=32.5
Ouvré moyen (21,66 jours) En moyenne, il y a 21,6666 jours ouvrés et 5 jours
ouvrés de planning.
Heures contrat=130*5/21.66666=30
Ouvrable du mois En janvier 2016, il y a 25 jours ouvrables et 6
jours ouvrables de planning.
Heures contrat=130*6/25=31.2
Ouvrable moyen (26 jours) En moyenne, il y a 26 jours ouvrables, mais 6
jours ouvrables de planning.
Heures contrat=130*6/26=30
Calendaire du mois En janvier 2016, il y a 31 jours calendaires, mais 7
jours calendaires de planning.
Heures contrat=130*7/31=29.35
Calendaire moyen (30 jours) En moyenne, il y a 30 jours calendaires, mais 7
jours calendaires de planning.
Heures contrat=130* 7 /30=30.34
Les heures travaillées correspondent à : la durée des visites + la durée des prestations + la durée des absences sur la période et le service sélectionnés.
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Fiche technique
Si la coche « Tenir compte de la durée moyenne des tournées » est activée dans les paramètres SSIAD, la durée moyenne des tournées affectées remplacera la durée des visites (voir le chapitre 2.1 Tournée)
Tableau 3.2.2
① Ces éléments nous informent du nombre de tournées à affecter et du nombre d’intervenants disponibles par période et par jour.
② Ceci nous indique le nombre de tournées, comportant au moins un client, qui n’ont pas encore été affectées sur la période, pour ce jour.
Si le chiffre est suivi d’un (D), cela signifie qu’au moins une tournée a été affectée en doublon. En survolant le compteur, une info-bulle indiquera les tournées doublées.
③ Ce tableau permet de visualiser les tournées et les absences affectées à l’intervenant, ainsi que les roulements de repos.
Lorsque s’affiche un « * » sur la case, un temps salarié est prévu sur la période.
Si une croix rouge apparait par-dessus la tournée, une absence a été planifiée et des prestations restent à réaffecter ou à supprimer.
: Si le nom de l’intervenant est précédé de « (ST) », cela signifie qu’il a le statut Stagiaire. Les visites ne sont donc pas affectées à cet intervenant.
Le statut se renseigne dans la fiche Intervenant, au niveau de son entête.
⑥Lors d’un clic-droit sur une période disponible, un menu apparait :
- Planning hebdomadaire intervenant : raccourci pour visualiser la fenêtre du planning hebdomadaire de l’intervenant concerné.
- Détail journalier : raccourci pour visualiser la fenêtre du détail journalier. - Ajouter une absence : ajouter une absence sur l’intervenant. - Ajouter un roulement : permet d’affecter un roulement au salarié. - Ajouter une visite SSIAD : ajouter une visite ponctuelle.
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Fiche technique
- Ajouter Temps Intervenant : saisir un temps salarié. - Ajouter une absence (saisie rapide) : permet d’affecter une absence seulement
sur la période positionnée. - Tournées déjà affectées : liste les tournées déjà affectées sur la période,
permettant de les réaffecter à un autre intervenant. - Liste des tournées non affectées à un intervenant et comprenant au moins un
client en cours.
Recopie d’une tournée
Pour recopier une tournée, maintenez la touche Shift enfoncée, puis affectez la tournée. Le message ci-dessous apparait :
Si l’option « Calcul du compteur disponible sur le nombre de tournées de travail » est activée dans les paramètres SSIAD, dans la fiche Agence, la recopie des tournées n’est possible que sur les tournées de travail (Roulement).
Saisie d’une absence par-dessus une tournée
La réaffectation/suppression de visites à partir de la fiche Absence fonctionne sur le même principe qu’à partir du Détail journalier (chap. 3.4 Détail journalier Intervenant).
Si l’on attribue toutes les visites d’une tournée à un autre intervenant, la tournée lui est réaffectée et supprimée sur l’intervenant absent.
De même, si l’on supprime toutes les visites à partir de la fiche Absence, la tournée est elle-aussi enlevée.
Exemple :
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Fiche technique Bas de page 3.2.3
3.2.3.1 Dupliquer période
Affichez à l’écran les informations que vous souhaitez dupliquer (dates, périodes, secteurs,
intervenants) puis cliquez sur le bouton .
Sélectionnez la date à partir de laquelle vous souhaitez dupliquer, puis cliquez sur
. La date de fin n’est pas modifiable, elle est calculée en fonction de la période affichée. La période de recopie est limitée à 31 jours.
A la fin de la recopie, un rapport d’erreur apparait à l’écran pour vous signaler les cas où la tournée n’a pu être affectée.
Cas dans lesquels il n’est pas possible de recopier une tournée.
- La tournée n’est pas valable pour le jour et la période souhaités
- L’intervenant est absent
- L’intervenant n’a pas de contrat valide sur le jour souhaité
- L’intervenant a déjà une prestation ou une tournée pour le jour et la période souhaités
- L’intervenant est indisponible pour le jour et la période souhaités
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Fiche technique 3.2.3.2 Supprimer période
Le bouton supprime toutes les tournées affichées à l’écran, et les visites associées.
Le message ci-dessous apparait à la fin du traitement.
3.2.3.3 Imprimer ce planning
3.2.3.3.1 Onglet Ecran/Excel
Vous pouvez éditer votre planning soit directement sur votre imprimante, soit en passant par l’outil Excel.
- Page(s) en largeur : édition directement sur l’imprimante. - Impression sous Excel : édition en passant par l’outil Excel. - Une page par intervenant : permettre d’imprimer une page par intervenant
(seulement sous Excel). - Afficher les compteurs d’heures : les compteurs apparaitront en dessous de
chaque intervenant. - Afficher les tournées par intervenant dispo : les compteurs spécifiant par jour le
nombre de tournées ainsi que le nombre d’intervenants disponibles apparaissent sur le tableau (seulement sur Excel).
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Fiche technique
- Annexe Temps salarié : les temps intervenants renseignés sur le planning s’impriment en dessous du planning (seulement pour l’édition directe).
Exemple d’impression de l’annexe :
3.2.3.3.2 Onglet Tableau hebdo/mensuel
Cet onglet vous propose :
- d’éditer l’affectation des tournées de façon hebdomadaire ou mensuelle, sous un autre format qu’Excel,
- d’afficher les compteurs d’heures ainsi que les temps salariés en annexe, à la suite du planning,
- d’ajouter une note de fin de document, que vous pouvez mémoriser pour les prochaines impressions.
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Fiche technique Roulements de repos 3.3
Cette option est utile pour recopier les absences qui reviennent périodiquement. Exemple : un salarié est en repos hebdomadaire le lundi la première semaine, puis le mardi la seconde et enfin le mercredi la troisième et ce toutes les trois semaines. Ainsi, si l’on souhaite faire apparaitre ces absences sur le planning, il faudra utiliser la fonction « roulement de repos ».
Configuration 3.3.1Menu SSIAD => Configuration des roulements
① Indiquez un code et un libellé.
② Renseignez le nombre de semaines que vous souhaitez utiliser pour votre roulement et le secteur à associer.
③ Choisissez un motif d’absence ou une tournée de travail (Cf. chap. 2.1 Tournée).
④ Effectuez un clic-gauche dans la période où vous souhaitez affecter votre absence/tournée. En recliquant sur la période, vous annulez votre saisie.
⑤ Si vous ne souhaitez plus utiliser le roulement, vous pouvez l’archiver afin qu’il ne soit plus proposé lors de son affectation.
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Fiche technique Affectation 3.3.2
Menu SSIAD => Affectation des tournées
Par un clic-droit sur une période, choisissez l’option Affecter un roulement .
Par défaut, la date sur laquelle vous avez choisie d’affecter votre roulement s’affiche. Vous pouvez décider de la modifier ①.
Choisissez ensuite votre modèle de roulement ②.
Sélectionnez la semaine à partir de laquelle vous souhaitez débuter votre affectation ③. Le numéro de semaine s’affichera en dessous ④.
Enfin, renseignez une date de fin à votre affectation ⑤ avant de générer votre roulement sur le planning.
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Fiche technique Impression 3.3.3
Vous avez la possibilité d’éditer sous format Excel le modèle de roulement. Vous pouvez le télécharger en cliquant sur le lien suivant : http://clients.apologic.fr/echange/ModeleRoulement.xls.
Puis, rajoutez-le dans votre base documentaire en indiquant comme Type : Modèles, Contexte : Roulement, pour les services de type SSIAD ainsi qu’une description du document.
Vous pouvez ensuite l’éditer à partir du modèle de roulement.
Enregistrez votre document sur votre poste puis imprimez le.
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Fiche technique Exemple :
Détail journalier Intervenant 3.4Cette fenêtre présente par jour et par période le planning prévisionnel après affectation des tournées. Elle permet aussi d’apporter des modifications ponctuelles.
Menu SSIAD => Détail journalier Intervenant
① Le filtre Secteur affiche les intervenants liés à celui-ci. L’emploi fonctionne de la même façon. De plus, ce dernier impacte les clients sans visite (voir chap. 2.1 Tournée).
Le filtre Service agit sur l’affichage des clients selon leur prise en charge en cours.
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Fiche technique
② Au centre de la fenêtre se trouve les différentes tournées affectées sur le planning.
L’heure de fin s’affiche seulement si l’option « Tenir compte de la durée moyenne des tournées » est inactive dans les paramètres de l’agence. Elle correspond à l’heure de fin de la dernière visite de la tournée.
La Durée reprend la durée totale théorique renseignée dans le paramétrage de la tournée si l’option « Tenir compte de la durée moyenne des tournées » est active . Sinon, c’est la somme totale de la durée de chaque visite contenue dans la tournée.
Le bouton vous permet d’affecter la tournée à un autre intervenant.
Code de la tournée
Tournée effectuée aussi par un stagiaire
Intervenant affecté à la tournée. Le sigle (R) indique un remplaçant
Heure de début de la tournée
Liste des patients affectés à la tournée
Nom en gris clair : cela correspond à une modification ponctuelle
Nom barré : visite supprimée
Heure de fin de la tournée
Durée de la tournée
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Fiche technique
Cette fenêtre affiche la liste des intervenants en fonction des filtres sélectionnés.
Si rien n’apparait dans la colonne Indisponibilité, cela signifie que l’intervenant est disponible. Vous pouvez donc le sélectionner.
Sinon, voici la signification des icônes qui peuvent apparaitre.
Le bouton vous permet d’accéder au planning de l’intervenant sélectionné pour éventuellement le rendre disponible, supprimer son absence par exemple.
Après avoir cliqué sur le bouton , le message ci-dessous apparait.
Cela va permettre d’ouvrir une fiche absence pour l’intervenant que vous venez de remplacer.
③ Vous trouverez ci-dessous la signification des différentes couleurs qui peuvent apparaitre sur les patients.
� Il s’agit d’une alerte importante. Les patients en rouge sont ceux ayant une visite prévue sur ce jour dans leur semaine type, n’ayant pas d’absence et qui ne sont pas affectés dans le planning à cette date. Cette situation n’est donc pas normale, le patient sera probablement oublié.
� Apparaissent en vert les patients absents à la date du jour. S’ils apparaissent au sein d’une tournée, et non au sein de l’encadré « Clients sans visite », cela signifie que la visite est maintenue, malgré l’absence du patient.
④ Les visites à réaffecter sont les visites affectées à un intervenant absent. Il est possible de les basculer dans une tournée par un glisser / déplacer ou en les cochant avant de cliquer
sur et de vous proposer la liste des intervenants disponibles.
⑤ Commentaire de la visite sélectionnée.
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Fiche technique
⑥ Depuis cet écran, il est possible de modifier différentes informations concernant une tournée, seulement si vous avez activé l’option « Tenir compte de la durée moyenne des tournées » dans les paramètres de l’agence.
Sélectionnez une tournée (clic sur une des visites), puis cliquez sur . Vous pouvez alors modifier l’heure de début, l’heure de fin et la durée de la tournée, ainsi que les
commentaires des visites. Puis cliquez sur . Par défaut, la durée des visites est reprise de la semaine type du client. Si vous modifiez la durée totale de la tournée ou son amplitude, le logiciel recalculera un temps moyen de visite, en divisant la durée totale par le nombre de visites qui composent celle-ci.
⑦ Le bouton vous permet d’accéder à la fenêtre d’impression classique des plannings.
Le bouton vous permet d’imprimer directement les informations présentes à l’écran. Cela génère un fichier au format PDF, que vous pouvez imprimer ou enregistrer pour envoi par mail.
Glisser / déplacer un patient dans les tournées
- Déplacer un patient d’une tournée à une autre :
Sélectionnez le patient puis glissez le avec la souris vers une autre tournée, à l’emplacement souhaité.
- Déplacer plusieurs patients d’une tournée à une autre :
Pour sélectionner plusieurs patients d’une même tournée, cliquez sur le premier, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez sur les autres patients. Vous pouvez ensuite les faire glisser avec la souris vers une autre tournée, à l’emplacement souhaité.
- Déplacer un ou plusieurs patients sur plusieurs jours
Lors du déplacement d’un ou plusieurs patients d’une tournée à une autre, il est possible de répercuter cette modification sur les jours suivants. Pour cela, vous devez maintenir enfoncé la touche SHIFT de votre clavier pendant le déplacement (attention, il faut bien appuyer sur SHIFT avant le clic de la souris).
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Fiche technique Les messages ci-dessous apparaissent alors :
Sélectionnez les dates puis validez.
- Déplacer un ou plusieurs patients vers les patients sans visites
Cela permet de supprimer provisoirement une visite. Il est également possible de déplacer un patient des patients sans visite vers une tournée.
- Déplacer un patient des visites à réaffecter vers une tournée
Cela permet de réaffecter un patient dans une autre tournée
- Recopier des actes lors d’un ajout
Lorsque vous ajoutez une visite ponctuelle sur une tournée, si la semaine type de ce client se compose de plus d’une tournée sur la période et le jour concernés, une fenêtre listant ces tournées s’ouvre lors du choix du client. Sélectionnez la tournée dont vous souhaitez vous baser pour récupérer ses actes, commentaire et temps de visite.
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Fiche technique
Raccourcis accessibles depuis cet écran
- Clic droit sur le nom de l’intervenant
- Clic droit sur un patient
- Clic droit sur un patient supprimé
Cette option vous permet d’inverser la tournée de deux intervenants.
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Fiche technique Liste des visites 3.5
Menus SSIAD => Liste des visites
Cette fenêtre permet de lister toutes les visites saisies sur le planning, que ce soit les visites liées à une tournée ou les séances ESA.
Divers filtres vous sont proposés afin de mieux cibler votre recherche.
La colonne « Ordre/Séance » indique l’ordre de passage dans la tournée ou le numéro de séance.
La colonne « Complément » renseigne par un trombone les visites liées à une prestation complémentaire.
La colonne Télégestion (visible seulement si vous avez activé la télégestion) vous indique par un icône Téléphone les visites pointées par Domatel.
A partir de cette fenêtre, il est possible d’ajouter, de modifier ou de supprimer des visites, mais aussi d’imprimer la liste qui apparait à l’écran ou de l’exporter sous Excel.
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Fiche technique
Modification des heures directement par le tableau
Vous pouvez modifier directement dans les colonnes d’heure de visite sans avoir à entrer dans la fiche visite.
Pour valider votre modification, cliquez sur le bouton en bas de page ou tapez sur le clavier Entrée ou Tabulation sinon cliquez hors de la cellule.
Le bouton en bas de page annule votre saisie.
Sur le planning prévisionnel, vous ne pouvez pas modifier les heures de début puisqu’elles doivent coïncider avec l’heure de fin de la précédente visite.
Saisie hors planning 3.6 Descriptif 3.6.1
La saisie hors planning est un module vous permettant de saisir des rubriques qui ne sont pas gérées par le planning ou qui se trouvent sur le planning, mais d’une manière incomplète. Vous pouvez par exemple saisir des kilomètres salariés, des montants d’acompte salarié, des heures de travail effectives non productives (Heures de réunions, de vacation, etc.) et même des heures de semaine, exemple des heures de travail en SSIAD.
Les rubriques autorisées sont les suivantes :
- Rubriques dont le type de rubrique est “Temps réservé salarié”
- Rubriques dont le type de rubrique est “Temps réservé salarié non comptabilisé”
- Rubriques dont le type de rubrique est “Divers salarié”
- Rubriques dont le type de rubrique est « Temps facturable », à condition que la famille
rattachée soit “TS – Temps salarié”.
L’objectif est donc dans un premier temps de rechercher les rubriques issues du planning et de les compléter par une saisie manuelle hors planning. Prenons l’exemple d’un service de soins qui gère ses plannings sous forme de tournées, et qui n’a donc pas le reflet exact du nombre d’heures travaillées. Ainsi, après recherche, la solution Web vous informera, dans un premier temps, du nombre d’heures théoriques de travail. Après modification du total ou du détail de votre part, l’application créera une rubrique complémentaire (non visible sur le planning) correspondant à la différence entre le planning théorique et votre saisie. Ainsi, par exemple, vous avez 65 heures de travail issues de vos tournées, vous modifiez par la valeur 80 (correspondant au nombre d’heures réellement effectuées), cela générera une rubrique complémentaire de 15 heures. Attention, en aucun cas, cette valeur de 15 heures ne se retrouvera lisible sur les plannings.
Droits d’accès à la saisie hors planning 3.6.2Par défaut, les utilisateurs n’ont pas accès à ce module. En effet, cette table est utile, dans un premier temps, uniquement dans le cadre d’une saisie pour information et pour impression (un récapitulatif peut être imprimé et exporté sur Excel).
Cependant, il vous est possible d’utiliser cette fonctionnalité. Pour cela, vous devez aller dans l’affectation des droits et rendre ce module visible et accessible.
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Fiche technique
Veuillez préciser votre groupe en haut à droite, saisissez hors planning dans la zone de recherche, puis précisez si vous souhaitez que la fonctionnalité soit visible et accessible.
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Fiche technique Utilisation 3.6.3
3.6.3.1 Accès
L’accès à la fonctionnalité se fait par le menu de gauche Planning -> Saisie hors planning.
3.6.3.2 Interface, descriptions des filtres.
① Période de recherche : une saisie peut être réalisée sur un mois complet ou sur une période délimitée (une semaine par exemple). Dans tous les cas, la valeur saisie s’enregistrera au dernier jour de la période affichée. Exemple : si une saisie de Kilomètres est réalisée entre le 06 et le 12/10, le nombre de kilomètres sera enregistré sur la date du 12/10. Une saisie quotidienne peut être réalisée si nécessaire (voir fonction Détail).
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Fiche technique
② Filtres : De nombreux filtres sont possibles, sur le service, sur le secteur, sur un groupe de secteurs, sur l’emploi de l’intervenant, sur le type de contrat, sur le type de rubrique.
③ Ce filtre est lié à la notion de quantité des rubriques. L’idée est de filtrer sur les intervenants qui ont des quantités de saisies ou pas (en fonction des rubriques sélectionnées ou si aucune rubrique n’est sélectionnée, en fonction des saisies déjà réalisées). Les intervenants « Sans quantité » sont des intervenants qui n’ont aucune quantité sur la ou les rubriques choisies.
④ Choix des rubriques , vous permet de sélectionner la ou les rubriques que vous souhaitez alimenter et/ou consulter. La colonne Sélection vous permet de préciser quelles sont les rubriques que vous souhaitez afficher.
Attention, si vous cliquez sur le bouton annuler, plus aucune rubrique ne sera sélectionnée, le logiciel utilisera donc le filtre décrit au point ③.
De plus, après sélection de rubrique(s) ou après un clic sur Annuler, une recherche est systématiquement lancée. Il n’est donc pas nécessaire de recliquer sur Rechercher.
⑤ Cette option Afficher les absences vous permet d’afficher toutes les absences saisies, à condition que le motif soit décompté. En effet, dans le paramétrage de vos motifs d’absences, vous devez préciser le mode de décompte de chacune d’entre elles. Si vous précisez Décompte = Sans décompte, aucun décompte ne sera opéré.
Option liée : Recalcul des absences. Si l’option est cochée, le calcul de la durée des absences en heures sera opéré selon le mode de décompte précisé dans la fiche du service (dans la fiche du service, dans l’onglet Activité, il s’agit du champ « Prorata du contrat en cas d’entrée ou de sortie »). Si l’option n’est pas cochée, le calcul de la durée des absences en heures sera opéré selon le mode de décompte précisé dans chaque motif d’absence (il s’agit du champ « Décompte » accessible dans le motif de l’absence intervenant).
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Fiche technique
⑥ Vous pouvez choisir un intervenant ou un groupe d’intervenants. Attention, il faut relancer la recherche après sélection.
⑦ Lancer la recherche.
3.6.3.3 Saisie de rubriques sur une période
1) Précisez la période de saisie ①. Cela peut être un mois complet ou une période plus limitée.
2) Choisissez les filtres selon vos besoins (voir le descriptif sur le chapitre précédent) ②.
3) Par le bouton “Choix des rubriques”, choisissez les rubriques que vous souhaitez alimenter. Un clic droit sur la colonne « Sélection », vous permet de rapidement tout sélectionner ou tout désélectionner ③.
4) Pour modifier ou saisir une quantité, vous pouvez soit, cliquer sur le bouton « Modifier », soit cliquez deux fois (double clic) sur la zone Quantité de la rubrique à modifier ④.
5) Après la ou les saisies, pensez à cliquer sur Enregistrer. Après enregistrement, la colonne « Modifié » se trouve cochée pour toutes les rubriques et pour tous les intervenants pour lesquels, une saisie a été réalisée.
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Fiche technique
3.6.3.4 Saisie quotidienne de rubriques
Une saisie quotidienne peut être réalisée. Il suffit de préciser vos filtres, de choisir vos rubriques à saisir, de sélectionner un intervenant en cliquant dessus et enfin de cliquer sur le bouton Détail .
Information : Les zones qui ne sont pas modifiables , sont celles hors contrat de l’intervenant. Après enregistrement des valeurs, vous devez fermer cet écran. L’intervenant qui a fait l’objet d’une saisie détaillée, sera coché « Saisie détaillée » dans le récapitulatif de la période.
3.6.3.5 Descriptif complémentaire
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Fiche technique
① Il s’agit d’une zone de recherche. Celle-ci est effective sur toutes colonnes. Vous pouvez donc saisir les premiers caractères du nom d’un intervenant, le libellé d’une rubrique ou même rechercher un montant.
② Cela vous précise, par un commentaire, le principe de recalcul des absences, le calcul de l’écart, les couleurs utilisées, le principe des colonnes « Saisie détaillée » et « Modifié » .
③ Exportez votre tableau sur Excel pour un traitement de ces données. Choisissez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer votre document Excel, précisez le nom que vous souhaitez lui donner et cliquez sur valider.
④ Cela permet l’impression papier de votre tableau.
⑤ Cela permet de fermer la saisie hors planning.
⑥ La colonne H. Contrat précise le nombre d’heures du contrat de l’intervenant. Ce nombre d’heures est proratisé selon plusieurs critères :
- La période choisie. Si vous n’affichez qu’une semaine, le prorata sera opéré. - La date d’entrée et de sortie de l’intervenant. La base calcul de ce prorata se
détermine dans la fiche du service (dans la fiche du service, dans l’onglet Activité, il s’agit du champ « Prorata du contrat en cas d’entrée ou de sortie »).
- Le pourcentage analytique du contrat sur le service sélectionné. C’est-à-dire que si vous enregistrez un contrat temps plein, à 10% sur le Prestataire et à 90% sur un autre service, lorsque vous allez afficher, dans le filtre Service, le service Prestataire (seulement le service prestataire) et que vous allez lancer la recherche, cet intervenant apparaitra avec un nombre d’heures contrat de 15.67 Heures.
⑦ La colonne Tot Heures renvoie le nombre d’heures de toutes les rubriques, dont l’unité est H. L’unité se précise dans le paramétrage des rubriques (Gestion -> Rubriques). Il ne s’agit donc pas uniquement des heures issues du planning, mais bien aussi de votre saisie réalisée dans cette fenêtre.
⑧ La colonne Ecart correspond à la différence entre le nombre d’heures du contrat (H. Contrat) et le nombre total d’heures (Tot Heures). Ce résultat est sur fond rouge si l’écart est négatif ; sur fond bleu, s’il est positif ; et sur fond vert s’il est nul.
Répercussions de cette saisie sur l’application 3.6.4Les répercussions dans le cadre des exports en paie, ainsi que les répercussions sur la modulation (pour les heures non productives par exemple) sont ainsi gérées dans l’application.
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Fiche technique
Impressions 4Lorsque vous souhaitez imprimer à partir du détail journalier ou du planning hebdomadaire intervenant, vous pouvez le faire à partir d’un document Excel ou PDF.
Entête 4.1
La liste des intervenants proposés pour l’édition tient compte du service , du secteur , de l’emploi et de la période choisie. Vous avez la possibilité de modifier cette liste par le
bouton .
Vous pouvez choisir de n’imprimer qu’une seule période grâce au filtre proposé.
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Fiche technique Onglet Planning intervenant 4.2
La coche « Editer les temps réservés salariés » donne lieu à l’affichage des temps salariés sur les éditions Excel et Word.
Quatre modèles sont proposés :
- Planning hebdomadaire intervenant : document sous Excel présentant sur une semaine le détail des tournées par salarié.
- Fiche visites : document sous Excel qui permet d’imprimer une fiche planning hebdomadaire pour chaque salarié avec le détail de chaque visite par jour et par période.
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Fiche technique
- Planning quotidien : document Excel qui détaille la journée des intervenants. Il existe un modèle qui édite les intervenants dans un même tableau et un modèle avec une feuille par intervenant. Les coordonnées du client visité y sont décrites.
- Planning intervenant : document Word qui affiche par intervenant son planning hebdomadaire de façon linéaire, avec le détail des horaires et un total journalier des heures à effectuer.
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Fiche technique Onglet Document Tournées 4.3
Cette fenêtre d’impression, présente dans l’onglet « Document Tournées », propose diverses options pour vous permettre d’imprimer plus aisément et de manière personnalisée le planning hebdomadaire intervenant (cf. ci-dessous).
L’impression reprend ce qui existait sur le document Excel. En revanche, les informations affichées dépendent des options choisies.
Planning hebdomadaire 4.3.1
La partie droite vous permet d’afficher ou non deux annexes à la suite de votre planning.
La première annexe détaille les visites de chaque intervenant par jour en précisant les horaires mais aussi le commentaire de la visite.
La seconde annexe renseigne sur les coordonnées des clients à visiter. Si vous avez coché « Seulement les nouveaux clients », il n’affichera dans cette annexe que les clients avec une nouvelle prise en charge .
Tableau Tournée 4.3.2
Cette option permet d’éditer le planning hebdomadaire dans lequel chaque colonne correspond à un jour de la semaine.
Pour chacun des jours, le logiciel récapitule les tournées affectées à chaque intervenant, en y indiquant les clients liés.
La coche « Indiquer les stagiaires » vous précise le nom de l’intervenant de type Stagiaire qui effectue la tournée en doublon, en dessous de l’intervenant titulaire.
Commentaire visite indique près du nom du client le commentaire de la visite. Pour une meilleure visibilité du planning, le commentaire doit être bref.
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Fiche technique
Note fin de document affiche sur la dernière page de l’édition la note qui est renseignée en bas de la fiche Impressions.
Affichage simplifié permet, lors de l’impression, d’obtenir une ligne par tournée et d’indiquer par jour le ou les intervenants qui réalisent cette tournée.
Bas de page 4.4
Le bouton Imprimer lancera l’édition du document choisi.
La note de fin de document permettra d’insérer un commentaire sur votre édition. Pour cela, le mot-clé à intégrer dans votre modèle est @NOTE_FIN_DOC.
Le bouton Envoyer transmet à tous les salariés concernés leur planning par mail.
Vous pouvez paramétrer l’entête de l’email à partir de la fiche Agence.
Page d’accueil => bouton Modifier => onglet Suivi des contacts => onglet Email planning intervenant
Le bouton vous remplit automatiquement l’objet du mail par la période sélectionnée lors de l’impression du planning.
Au niveau des intervenants, vous devez renseigner son adresse email dans la zone Mail des coordonnées professionnelles .
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Fiche technique
Questions / réponses 5
Question : « Dans l’affectation de tournée, je ne retrouve pas ma tournée lorsque je clique-droit sur une période ».
Réponse : - Votre tournée est déjà affectée. Vous allez donc la retrouver dans Tournées déjà affectées.
- Votre tournée ne correspond pas à votre filtre sur le secteur.
- La tournée n’est liée à aucune visite. Vous pouvez néanmoins la sélectionner dans la liste déroulante présente au niveau des filtres.
- Vérifiez que l’option « Tournée de travail » n’est pas active dans le paramétrage de la tournée (chap. 2.1 Tournée).
Question : « Dans l’affectation de tournée, je ne retrouve pas mon intervenant ».
Réponse : - Vérifiez vos filtres. Peut-être ne correspond-il pas au secteur ou au service filtré ?
- Cliquez sur Sélection d’intervenant pour l’activer s’il se trouve dans la liste. Lorsque vous sélectionnez des intervenants à partir de cette fenêtre, si vous effectuez des changements au niveau des filtres, vous devez retourner sélectionner vos intervenants.
- Son contrat n’est pas en cours sur la période.
- L’ordre d’apparition n’a pas été saisi correctement dans sa fiche (chap. 2.4.2.3 - Ordre d’apparition).
- Vérifiez que la coche « Intervenant non affecté » n’est pas active sur la fiche Intervenant. Celle-ci est utilisée pour rendre un intervenant fictif, afin de pouvoir lui affecter une prestation sans permettre de la valider. Cela sert plutôt pour le prestataire.
Question : « Dans la semaine type, l’application m’indique un message « Saisie impossible, le client n’as pas de prise en charge valide à la date d’application de la semaine type » ».
Réponse : - Comparez la date d’application de la semaine type avec la prise en charge. Cette dernière doit être inférieure ou égale à celle du planning.
- Le service lié à la visite saisie doit correspondre à celui de la prise en charge.
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Fiche technique
Question : « Mon patient n’apparait pas dans le planning ».
Réponse : - Vérifiez le service lié à sa visite dans sa semaine type. Il doit coïncider avec sa prise en charge.
- Le patient est peut-être absent sur la période.
- Contrôlez qu’il n’est pas dans Clients sans visite sur la fenêtre « Détail journalier intervenant ».
