Software Sistem Informasi Management Hotel

5/24/2018 Software Sistem Informasi Management Hotel

1/32

UUNIVERSITY HOTELNIVERSITY HOTEL

IRHAMULLAHIRHAMULLAHMARKETINGMARKETING


2/32

PendahuluanPendahuluan

Era globalisasi dan era informasi telah membuat tuntutan-tuntutan baru

di segala sektor di Indonesia. Hal ini mendorong timbulnya persaingan yang

sangat kompetitif, sehingga keberhasilan dalam memenangkan persaingan

ditentukan oleh antisipasi pasar dan daya tanggap terhadap kebutuhan pasar

tersebut.

Oleh sebab itu, manajemen hotel perlu untuk semakin meningkatkan

pelayanan terhadap tamu-tamu hotel yang berkunjung sehingga

meninggalkan kesan dan menjadi referensi bagi tamu-tamu lainnya. Salah

satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan menyediakan sistem informasi

manajemen hotel.


3/32

SolusiSolusi

Dibutuhkan sebuah aplikasi yang dibuat dan dikhususkan untuk

digunakan pada sebuah hotel. enggunaan aplikasi ini, memacu

peningkatan pelayanan yang diberikan kepada tamu, meringanankan

pekerjaan petugas hotel, dan membuat semakin cepatnya pembuatan

laporan yang diperlukan manager hotel.


4/32

Hotel Management SystemHotel Management System

Soft!are ini dirancang untuk memenuhi operasional berbagai

jenis usaha hotel, mulai dari hotel biasa, hotel besar, resort, "illa

dengan sistem penjualan kamar per jam, per paket, perbulan, per

tahun, per kamar, atau per gedung. Selain itu, dengan sistem harga

kamar yang ber"ariasi untuk setiap tipe penjualan berdasarkan hari,

ataupun berdasarkan agen tra"el tertentu.


5/32

KeuntunganKeuntungan

#dapun keuntungan yang diperoleh dengan adanya penerapan $%&ab Hotel'anagement System adalah (

'emudahkan petugas front office hotel dalam menangani semua informasikamar, tamu dan pengunjung hotel, serta membuat laporan rutin yangdiperlukan. enghematan !aktu dan tenaga dapat mendorong pelayanantamu dan pengunjung menjadi lebih maksimal.

'emudahkan engelola)'anajer Hotel dalam menge"aluasi kemajuanpenerimaan)pendapatan hotel sehingga dapat mengambil keputusan yangtepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan tersebut dalam bentukpromosi atau pelayanan lainnya.

Dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secaracepat dan memuaskan sehingga menimbulkan citra yang baik terhadap hotelanda sehingga mereka akan kembali lagi ataupun menginformasikan kepadaorang lain tentang kepuasan pelayanan yang diterimanya.


6/32

Fitur Hotel Mangement SystemFitur Hotel Mangement System


7/32

Modul ReserasiModul Reserasi

'enangani pemesanan kamar tamu, baik yang dilakukanoleh personal, perusahaan, dan agen perjalanan *tra"elagent+.

'embuat reser"asi, mengupdate reser"asi, ataumembatalkan reser"asi.


8/32

Fitur ReserasiFitur Reserasi

eser"asi rombongan ataupun pribadi.eser"asi dapat dilakukanuntuk tamu yang baru pertama kali melakukan reser"asi ataupununtuk tamu)pemesan yang sudah berulang kali melakukan reser"asi.

eser"asi aru /e! 0uest1

2ntuk membuat reser"asi atas tamu yang baru pertama sekalimelakukan reser"asi. rogram akan menampilkan isian check in

eser"asi aru 0uest 'ember1

2ntuk membuat reser"asi atas tamu yang sudah pernah melakukan

reser"asi sebelumnya. /ama tamu yang melakukan reser"asi dicariterlebih dahulu.


9/32

!enis Se"a Kamar!enis Se"a Kamar

er 3am

er aket

er 'alam er ulan

er $ahun


10/32

Ty#e Pen$ualanTy#e Pen$ualan

er kamar2ntuk type penjualan per kamar, yang dijual adalah

per kamar.

er gedung2ntuk type penjualan per gedung, yang dijual adalah

per gedung, misalnya untuk hotel berbentuk "illa,resort, dll.


11/32

Modul ReceptionModul Reception

'enangani tamu-tamu yang datang, baik dari pemesanankamar maupun tamu yang datang !alk-in.

'enambah data tagihan tamu, menambah data cash alldepartemen, change of room atau rate, 4I room ser"icere5uisition, "erification of departure date, early check innotice, late check out notice, room status, room discrepancy,arri"al book, departure book, dan lain sebagainya.


12/32

Fitur ReceptionFitur Reception

Daftar 6unjungan

2ntuk melihat daftar kunjungan yang sudah dibuat. Data kunjunganyang ditampilkan termasuk juga dari daftar reser"asi)pemesanan yangsudah memiliki kamar. Daftar kunjungan yang ditampilkan dibuat

berdasarkan tanggal kedatangan tamu *check-in+. 7heck-In

2ntuk mencatat tamu yang datang dan menginap di hotel.

7heck-Out

2ntuk tamu yang akan check-out dari hotel. roses check-out padaprogram ini hanya untuk mengosongkan status kamar. 'enu inidipergunakan apabila tamu sudah meninggalkan hotel.


13/32

Fitur ReceptionFitur Reception

Deposit

'enu untuk melihat penerimaan deposit. Deposit diterima oleh 6asir8O. etugas di seksi eception hanya dapat melihat datanya saja.

'engubah 6amar atau Harga 6amar

2ntuk mengubah kamar yang dipilih tamu atau mengubah harga kamartamu. erubahan terjadi atas permintaan tamu.

4erifikasi keberangkatan atau erpanjangan)pengurangan hari.

4erifikasi keberangkatan untuk menandai tamu yang akan check-out

hari ini. 4erifikasi keberangkatan maksudnya adalah petugas hotel akanmemberitahukan kepada tamu bah!a hari ini menurut catatan hoteltamu akan check out, dan menanyakan kepada tamu apakah tamu akanmemperpanjang hari menginap atau tidak.


14/32

Modul uniformModul uniform

'elakukan pekerjaan rutin yang dilakukan oleh moduluniform dalam memberikan pelayanan kepada tamu, antaralain( bellboy errand card, departure slip, luggage book, danlain sebagainya.

'enyimpan arsip-arsip digital pada modul uniform.


15/32

Bellboy Errand CardBellboy Errand Card

2ntuk membantu petugas bellboy dalam mendatabarang yang diba!a tamu pada saat check-in)check-out. Dengan kartu ini, akan diketahui jumlah barangyang diba!a tamu, sehingga dapat diketahui berapa

jumlah bellboy yang diperlukan harus memba!abarang tamu.


16/32

Departure SlipDeparture Slip

Slip keberangkatan untuk menandai tamu yang akancheck-out, sehingga petugas Housekeeping dapatsegera membersihkan kamar hotel.

etugas bellboy segera menuju kamar tamu untukmembantu memba!a barang ba!aan tamu denganterlebih dahulu membuat 6artu pesanan bellboy.


17/32

Buku LuggageBuku Luggage

'enu untuk menampilkan daftar buku luggagehotel. uku ini berisikan urutan barang-barang

ba!aan tamu yang diba!a oleh petugas bellboy.Setiap barang tamu yang diba!a oleh petugas

bellboy, harus diberikan tag *kartu kecil+. 6artu tagini berfungsi sebagai identitas barang *berisikannomor urutan+ dan sekaligus sebagai bahan promosihotel secara pasif *karena tag ini berisikan logo dannama hotel+.


18/32

Cetak Laporan UniformCetak Laporan Uniform

2ntuk mencetak laporan uniform yang telah dibuat. &aporanyang dibuat dapat dicetak langsung ke printer.

ellboy Errand 7ard

2ntuk mencetak kartu pesanan bellboy.

&uggage $ag

2ntuk mencetak tag luggage untuk masing-masing barang tamu.&uggage tag ini memiliki nomor yang dibuat otomatis olehprogram..

Departure Slip

2ntuk mencetak slip keberangkatan untuk tamu-tamu yang akancheck out.


19/32

Cetak Laporan UniformCetak Laporan Uniform

ellboy 7ontrol Sheet

2ntuk mencetak daftar pekerjaan bellboy.

Errands 7ontrol Sheet2ntuk mencetak laporan kartu pesanan bellboy.

&uggage oom ook

2ntuk mencetak luggage room book.


20/32

Modul informationModul information

emberian pesan untuk tamu, pesan dari tamu,for!arding address dan hotel key personal.

'enyimpan arsip-arsip digital pada modul

information.


21/32

Pesan amuPesan amu

'engelola pesan yang berasal dari tamu hotel atauuntuk tamu. esan dapat diterima melalui telepondari tamu atau tamu datang langsung menyampaikankepada petugas.

esan ini ditujukan kepada pihak-pihak yang akanmenjumpai tamu hotel. esan yang dibuat dapatdicetak sebagai bukti.


22/32

!otel "ey Personal!otel "ey Personal

'enampilkan daftar petugas yang ber!enang dimasing-masing bagian hotel. Daftar ini terkadangdiperlukan oleh tamu sehingga tamu dapat menemui

bagian yang tepat apabila mengalami suatu masalah.


23/32

Modul F# Cas$ierModul F# Cas$ier

'elakukan pekerjaan rutin yang dilakukan di modul 8O cashierdalam memberikan pelayanan kepada tamu, antara lain( openingbalance sheet, kas kecil hotel, kas kasir 8O, rekening tamu,deposittamu,"oucher tamu, complementer)allo!ance)adjustment,bill, cash paid out, folio, city ledger, cash receipt,permintaanpengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, permintaanpengisian kembali kas kecil, pembayaran uang komisi,money)$7 currancy e9change, safe deposit bo9, dan setorankasir ke general cashier.

'enyimpan arsip-arsip digital pada modul 8O cashier.


24/32

Fitur Modul F# Cas$ierFitur Modul F# Cas$ier

Opening alance 7ash

2ntuk melihat kondisi keuangan kas kecil hotel, penerimaandan pengeluaran kasir pada seksi 8O kasir.

ekening $amu

2ntuk membuat dan melihat saldo rekening tamu. ekeningtamu *indi"idu, perusahaan, agen !isata, instansi pemerintah,dan sales representati"e+ berisikan semua transaksi keuangantamu. 8ungsi rekening tamu ini, antara lain agar orang dapat

membayar tagihan untuk tamu lain, atau tagihan tamu dibayaroleh perusahaan. :aktu pembayarannya juga bisa fleksibel*pembayaran dapat ditagihkan belakangan setelah tamu check-out+.


25/32


Deposit $amu

2ntuk menata-usahakan penerimaan. Deposit tamu merupakan pembayaransejumlah uang sebagai uang jaminan untuk pembayaran biaya tagihan yangtimbul selama menginap dihotel. Deposit ini dapat diberikan oleh tamulangsung, ataupun pihak lain *perusahaan atau agen !isata+. enerimaan

deposit akan dicatatkan pada rekening tamu)perusahaan.

4oucher

4oucher yang dimaksud pada program ini adalah penggunaan kupon "oucher*diskon+ yang dikeluarkan hotel oleh tamu)pengunjung hotel untukmembayar tagihannya. iasanya, hotel memberikan "oucher kepada orang-orang tertentu, berupa kupon yang telah diberi nomor. Isi kupon inibermacam-macam, misalnya untuk gratis menginap satu malam, menginapdi hotel dengan mendapat potongan harga tertentu *mis( p. ;


26/32


7ash eceipt)6uitansi

2ntuk membuat kuitansi atas pembayaran folio ataucity ledger yang dibayarkan tamu. enagihan kepada

tamu dilakukan dengan pembuatan in"oice. ermintaan engeluaran 6as 6ecil *66+

2ntuk membantu petugas 8O 7ashier dalammenangani ermintaan engeluaran 6as dari petugaslainnya. etugas hotel terkadang memerlukan uangdalam melaksanakan operasional hotel.


27/32

Modul %ig$t &uditModul %ig$t &udit

'erekapitulasi hasil penjualan hotel.

'em"erifikasi #rsip Data 6omputer *#D6+program.

'embuat jurnal penjualan per account hotel. 'embuat rekapitulasi penjualan kamar, telephone,

food, be"erage, laundry, drugstore, business center,

ban5uette, penerimaan pajak, room ser"ice, dansurcharge.


28/32

Fitur %ig$t &uditFitur %ig$t &udit

ekapitulasi semua penjualan

&aporan penjualan yang dihasilkan oleh hotel untuksemua bidang pendapatan hotel.

ekapitulasi penjualan kamar

'enampilkan laporan penjualan yang dihasilkanoleh hotel dari pendapatan tagihan kamar saja.


29/32


ekapitulasi penjualan makanan dan minuman

'enampilkan laporan penjualan yang dihasilkan olehhotel dari pendapatan tagihan makanan dan minuman.

enjualan ini dapat dibagi menjadi rekapitulasipenjualan dari sarapan pagi, makan siang dan makanmalam.

ajak pemerintah dari semua penjualan

'enampilkan laporan penerimaan pajak yang berasaldari semua penjualan yang dihasilkan oleh hotel.


30/32

Fitur Night Audit

Rekapitulasi penjualan makanan dan minuman

Menampilkan laporan penjualan yang dihasilkan oleh hoteldari pendapatan tagihan makanan dan minuman.Penjualan ini dapat dibagi menjadi rekapitulasi penjualan

dari sarapan pagi, makan siang dan makan malam. Pajak pemerintah dari semua penjualan

Menampilkan laporan penerimaan pajak yang berasal darisemua penjualan yang dihasilkan oleh hotel.


Surcharge dari semua penjualan

'enampilkan laporan penerimaan biaya tambahan*surcharge+ yang berasal dari semua penjualan yang

dihasilkan oleh hotel. 3urnal embukuan

'embuat jurnal pembukuan yang diperlukan oleh

bagian accounting. 3urnal yang dibuat adalah jurnalpengeluaran kas kecil.


31/32

Fitur Night Audit

Rekapitulasi penjualan makanan dan minuman

Menampilkan laporan penjualan yang dihasilkan oleh hoteldari pendapatan tagihan makanan dan minuman.Penjualan ini dapat dibagi menjadi rekapitulasi penjualan

dari sarapan pagi, makan siang dan makan malam. Pajak pemerintah dari semua penjualan

Menampilkan laporan penerimaan pajak yang berasal darisemua penjualan yang dihasilkan oleh hotel.

Modul ' Fitur amba$anModul ' Fitur amba$an

0rafik kunjungan per hari, bulan, dan tahun

Semua data disimpan secara digital dan dapat dicetak

Sistem dapat di akses dimana saja dan kapan sajaoleh user tertentu


32/32

SEKIAN % TERIMA KASIHSEKIAN % TERIMA KASIH

Documents

Software Sistem Informasi Management Hotel