Skyward  Educator  Access  

The  New  Button    This  handout  is  about  the  New  button  and  how  to  transfer  student  grades.  The  New  Button  gives  teachers  access  to  five  options  for  grade  transfer  for  new  students.    

 Scenario   Recommended  Option  Number  

• Student  is  transferring  from  one  section  to  another  section  of  the  same  course,  usually  taught  by  the  same  teacher.  

• The  number  and  details  for  all  assignments  match  exactly.    

• Example:  Student  moves  from  teacher’s  first  block  Algebra  1  to  same  teacher’s  third  block  Algebra  1.  Teacher  has  entered  the  exact  assignments  in  both  classes.  

 Option  1  

• Student  is  coming  from  a  class  with  similar  assignments.  

• Example:  A  student  moves  from  a  regular  class  to  a  Pre-­‐AP  class.  

 Option  2  

• Student  does  not  have  any  dropped  classes  available.  

• Teacher  needs  to  enter  term  grades  only  for  closed  grading  periods.  

• Students  usually  come  from  other  schools  in  the  district  or  from  outside  of  the  district.  

   

Option  3  

• Student  transfers  from  one  section  to  another  section  of  the  same  course  and  student  has  few  or  no  matching  assignments.  

• Two  different  teachers  usually  teach  the  courses.  

 Option  4  

• Student  changes  schools  within  the  district  during  a  term.  

• The  student’s  grade  from  his  class  in  the  previous  school  will  be  applied  to  each  current  assignment  in  your  class.  

 Option  5  

   Click  the  New  Button  next  to  the  student’s  name  in  the  gradebook  to  see  the  grade  transfer  options.                

       

     Note:  If  the  New  button  is  accidently  turned  off,  the  same  information  can  still  be  accessed.    Click  on  the  student’s  name  in  the  grade  book,  and  then  select  the  New  Student  tab  at  the  top  of  the  page.    

 

 

 

   

                 

       Option  #1    

1. Click  the  Transfer  Matching  Scores  button    

     

2. A  new  window  with  a  list  of  matching  assignments  will  open.  All  details  of  the  assignment  (Due  Date,  Category,  Max  Score  and  Weight,  Description)  must  match  exactly  for  the  transfer  to  be  successful.  

3. If  this  option  will  transfer  all  assignments,  click  Save  to  complete  the  transfer  process.                                  

 Option  #2    To  manually  transfer  assignment  and  term  grades:    

1. In  Option  2,  Choose  assignments  and  term  grades  from  the  drop  down  menu.  2. Click  the  blue  Select  Another  Class  link  and  select  the  appropriate  course.  3. Click  on  Manually  Transfer  Scores.  

                     

         

4. Your  assignments  and  grades  are  listed.  5. Click  the  blue  Grade  link  on  the  first  assignment  in  your  list.  

   

         

         

6. Assignments  from  the  previous  teacher  are  listed  at  the  bottom  of  the  screen.  7. Choose  an  assignment  that  is  the  same  or  similar  to  your  assignment.    Click  the  

Transfer  link  for  that  assignment.  8. The  score  will  appear  in  the  score  box  in  the  middle  of  the  window.  Add  comments  if  

necessary.  Note:  You  can  manually  input  grades  in  the  score  box  if  there  is  not  a  similar  assignment  option.  

9. Click  Save.                                                  

 10. After  clicking  Save,  you  will  return  to  the  list  of  your  assignments.  11. Follow  the  steps  above  until  all  grades  have  been  transferred.    12. Check  the  No  Count  option  for  any  assignments  that  will  not  count  for  the  student.  13. Click  the  Complete  Assignment  Scoring  button    

14. After  verifying  the  term  grade  on  the  next  screen,  click  Save  Term  Grades  and  Finish.  

 To  manually  transfer  term  grades  only:    

1. In  Option  2,  choose  term  grades  only  from  the  drop  down  menu.  2. Click  on  Select  Another  Class.  3. Click  on  Manually  Transfer  Scores  

           

4. Enter  any  report  card  grades  from  the  dropped  class  on  the  left  to  the  New  Percent  Column  for  the  new  class  on  the  right.  If  there  is  no  grade  in  the  report  card  column,  leave  the  corresponding  percent  column  blank.  

5. Click  the  Save  Term  Grades  and  Enter  Semester  Grades  button.  Add  semester  grades  if  necessary.  If  not  adding  Semester  Grades,  the  button  will  say  Save  Term  Grades  and  Finish.  

                   

 Option  #3  

 1. Click  Manually  Enter  Scores  

           

2. Office  Staff  will  have  entered  the  grades  for  the  new  student.    Enter  that  grade  into  the  New  Percent  column.  

                       

3. Click  the  Save  Term  Grades  and  Enter  Semester  Grades  button.  Add  semester  grades  if  necessary.  If  not  adding  Semester  Grades,  the  button  will  say  Save  Term  Grades  and  Finish.  

 Option  #4    

1. The  grade  on  top  is  the  grade  in  the  student’s  previous  class;  the  grade  on    the  bottom  is  the  grade  in  the  current  class.  

2. Click  on  the  Transfer  Percent  button  for  each  complete  six  weeks.                      Option  #5    

1. Click  the  Enter  a  Starting  Grade  button.  

   

   

2. Enter  the  grade  from  the  previous  school  in  the  Starting  Grade  Percent  box.  You  will  need  to  get  this  grade  from  the  office.  

3. All  missing  grades  for  the  student,  from  the  start  of  the  current  term  up  to  (and  including)  the  student  start  date,  will  be  assigned  the  starting  grade  unless  they  are  marked  no  count  or  after  the  student  start  date.  

4. Click  the  Apply  Grade  Percent  button.                    Important  

 When  transfer  grades  are  complete,  click  on  the  New  button  again  and  click  to  check  the  box  next  to  Do  not  display  NEW  by  this  student’s  name.  This  will  help  you  track  which  students’  grades  have  been  transferred  and  which  have  not.