Sistemi di protocollo e gestione dei flussi documentali

Sistemi di protocollo e gestione dei flussi documentali: Normativa e Interoperabilità

Bruno Marcantonio, Business Unit Manager Italy IBM Sw Service for Lotus

Piergiorgio Saba, Senior Consultant - IBM Software Services for Lotuse-mail: [email protected] tel: +39 06 5963256 - +39 335 7511451

Silvio Camicia, Consultant - IBM Software Services for Lotus

Obiettivi dell'automazione del protocollo informatico

Efficienzà delle amministrazioniEliminazione dei registri cartaceiDiminuzione degli uffici di protocolloRazionalizzazione dei flussi documentali

Trasparenza dell'azione amministrativaUso di strumenti per dare accesso, ai cittadini ed alle imprese, allo stato di avanzamento dei procedimenti

Automazione dei principali processi amministrativiUso della gestione elettronica dei documenti.

Destinatari Chi deve dotarsi di un sistema di protocollo e gestione documentale?

DPCM 31.10.2000, D.lgs. 29/93Le amministrazioni centraliGli enti localiLe comunità, i consorzi e le associazioniGli enti del servizio sanitario nazionaleGli enti pubblici non economiciGli istituti scolasticiLe istituzioni universitarie

PA

Welcome

Legge 241/90

Piena attuazione della 241/90

Legge 241/90

Testo unico445/2000

Legge 675/96

Legge59/1997

DPCM 31/10/2000

DPR 445/90

Circolare AIPA/CR/28

Costante adeguamento alla normativa vigente

Soluzioni integrate e scalabili

Back Office

Protocollo

Gestione documentale

Workflow documentale

Posta Certificata

Front Office

Sportello Unico / URP

Cittadini Imprese

Firmadigitale

Posta Certificata


Front Office

Back Office

Classario Immaginidocumenti

Indirizzariomittenti esterni

OrganigrammaFunzionale

Banca datidocumentale

Soluzioni integrate e scalabili

Registro Protocollo

Registrazione esegnatura

Ricerche strutturate

Acquisizione ottica

Gestione fascicolielettronici

Firma digitalelegale

Smistamentocorrispondenza

Lavorazione dellepratiche

Creazione everifica XML

Protocollo e gestione dei flussi documentali

Protocollo e gestione documentale: normativa di riferimento

D.P.R. 445/00Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

D.P.C.M. del 31.10.2000Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D.P.R. 428/98

Pubblicazione AIPA del 26.09.2000Interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico in ambiente distribuito

Circolare AIPA n. AIPA/CR/28 del 7.05.2001Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documento protocollati

Circolare AIPA n. AIPA/CR/42 del 13.12.2001Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali - art. 6, commi 1 e 2, del Testo Unico di cui al D.P.R. 28.12.2000, n. 445

Protocollo e gestione documentale: tre livelli realizzativi

Gestione documentale


Nucleo minimo del protocollo

20 %

45 %

35 %

Protocollogestione documentale

workflow

Acquisizione otticadei documenti

Organigrammafunzionale

Smistamentocorrispondenza

Gestione fax

Classario

Elenco mittenti esterniall'Amministrazione

XML

Integrazione con postacertificata

Registro di protocollo

Gestionefascicoli

Organizational unit

Group of unique names

Lavorazione procedimentiamministrativi

Sportellounico

Interfacciamento consportello unico

Registrazione esegnatura di protocollo

Nucleo minimo di protocolloScenario:

Corrispondenza ordinaria e Fax

FunzionalitàRegistrazione di protocolloSegnatura di protocolloAcquisizione di diversi tipi di documenti provenienti da fonti differenziateTenuta del registro di protocolloArchiviazione dei documentiOrganigramma funzioneClassificazione dei documentiFunzionalità di ricerca avanzateInterfacciamento con base dati relazionale

Marca temporale

Corrispondenza ordinaria

Archivio cartaceo

Acquisizione ottica

xxxxx

Marcaturacorrispondenza

Ufficio Protocollo

Firma digitale di unPubblico Ufficiale

DocumentStorage

Eliminazionedell'originale cartaceo

Fax

X

Gestione documentaleScenario:

accesso dell'intera struttura a documenti e fascicoli

FunzionalitàVisibilità selettiva dei documenti.Funzionalità di smistamento dei documentiFascicolazione de documenti e dei fascicoliIntegrazione della firma digitale legaleRealizzazione di repository documentali

Ministero X

1.vvvvv

vvv

Workflow documentaleScenario: Procedimento assistito da workflow - Gestione Gare

Esigenze utente

1.

Ricerca di mercato

1.

Capitolato tecnico

1.

RicezioneOfferte

1.

Verbale Gara

1.

Aggiudicazione gara.

1.

Contratto1.

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

Attività 6

Attività 7

Procedimento AmministrativoGestione gare

Workflow documentaleScenario: Lavorazione delle pratiche e informazioni a cittadini ed imprese

Addetto allo smistamento SG-Sez1Reparto protocollo

Responsabile SG-Sez1

Direttore Generale

Direttore Ufficio Centrale

Addetto divisione

Inserimentosmistamento alla

SG-Sez1

In visione al responsabile della SG-Sez1

Smistamento al Direttore Generale

Assegnazione al Direttore dell'Ufficio

Assegnazione in lavorazione alla divisione

Creazione risposta e smistamento in approvazione al

direttore dell'Uffiico

Approvazione documento e smistamento in approvazione al

Direttore Generale

Tracciamento delle attività


Cittadini Imprese


DemoSoluzione applicativa personalizzabileFunzionalità

Disegno in ambiente grafico dei processiOrganigrammaProfilazione dell'utenzaClassarioStorico degli steps di lavorazione

Competenze nell'analisi e nella implementazione dei processi

Posta certificata: normativa e funzionalità

FunzionalitàPossibilità di firma del messaggioPossibilità di risalire inequivocabilmente alla data ed allo'ra di trasmissione del messaggioGaranzia di recapito del messaggio all'indirizzo dichiarato dal destinatarioApposizione e verifica MAC (Message authentication code)Adesione agli standard previsti per la Rete Nazionale e per l'interoperabilità e la cooperazione applicativa.

NormativaTesto unico sulla doumentazione amminstrativa 445/2000Circolare AIPA n. AIPA/CR/28 del 7.05.2001DPCM 31/10/2000 n.272Allegato n.3 bando selezione progetti piano e-Government

Posta certificataScenario interoperabilità tra sistemi di protocollo

Comune A e-mail Comune Be-mail

Documento confirma digitale legale

File XML

ApposizioneMAC

Verifica MAC

XML - SOAPCasella postale

istituzionaleCasella postale

istituzionale

Posta certificata - Interoperabilità

Ufficio Protocollo


e-mail

Casella postaleistituzionale

e-mail

Casella postaleistituzionale

Documentstorage


Ufficio Protocollo

Documentstorage

SMTP/MIME

Applicazioni e archivi legacyApplicazioni e archivi legacy

EventoEvento

Scenario: interoperabilità tra sistemi di protocollo

Integrazione delle soluzioni con la firma digitale

Normativa:Validità del Documento elettronico

NormativaSistemi di protocollo informatico

Strumenti di Office Automation

Posta elettronica

Normativa Firma digitale legale

Firmadigitale

Sportello unico: normativa e funzionalità

NormativaD.P.R. 20 OTTOBRE 1998, N. 447 DPR 7 dicembre 2000, n. 440

FunzionalitàInformazione sugli adempimenti utili all'imprenditoria e ai cittadini(comunali e delle altre Pubbliche Amministrazioni)Facilità di accesso ai servizimodalità di gestione della pratica presenza di responsabili ben definiti per la soluzione dei problemi

Sportello unicoFunzionalità

Informazione sugli adempimenti utili all'imprenditoria e ai cittadini (comunali e delle altre Pubbliche Amministrazioni)Facilità di accesso ai serviziModalità di gestione della pratica Presenza di responsabili ben definiti per la soluzione dei problemi

Normativa DPR 20 Ottobre 1998, N. 447 DPR 7 Dicembre 2000, N. 440

Sportello Unico

NormativaInformazioni

Consultazione praticheModulistica

Addetto allo smistamento SG-Sez1Reparto protocollo

Responsabile SG-Sez1

Direttore Generale

Direttore Ufficio Centrale

Addetto divisione

Inserimentosmistamento alla

SG-Sez1

In visione al responsabile della SG-Sez1

Smistamento al Direttore Generale

Assegnazione al Direttore dell'Ufficio

Assegnazione in lavorazione alla divisione

Creazione risposta e smistamento in approvazione al

direttore dell'Uffiico

Approvazione documento e smistamento in approvazione al

Direttore Generale

Scenario

Sportello Unico

Pratica num 1234

Resp. Paolo Rossi

Di. Paolo Rossi

Cittadini Imprese

Infrastruttura

Prodotti

Soluzioni

Modulo protocollo eGest. documentale

Sportello unico

DocumentStorage

Base dati

Firma digitaleModulo workflow

documentale

Posta elettronicacertificata

Componenti software delle soluzioni

SQL/Server

ORACLE

DB2

Softwareente

certificatoreSoftware

entecertificatore

ContentManager

Lotus.Workflow

Grazie per la vostra attenzione!