Sistema Contable para Notarías – ConNotar · 2013-06-05 · En este submenú se ingresa el número del contador de Comprobante de egreso y de documentos equivalentes para cada

2011

Manual de Usuario

SW COLOMBIA

01/09/2011

Sistema Contable para Notarías –

ConNotar

Manual de usuario ConNotar v.1.0. – Sistema Contabl e para Notarías –

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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 4

1. FUNCIONES GENERALES DEL SISTEMA .................................................................................. 5

1.1 BOTONES GENERALES EN LAS INTERFACES SISTEMA ................................................... 5

1.2 MENSAJES DEL SISTEMA .............................................................................................. 6

2. ACTIVACIÓN DEL SISTEMA ..................................................................................................... 7

3. INGRESO AL SISTEMA ............................................................................................................. 9

3.1 MENU ADMINISTRADOR ......................................................................................... 10

3.1.1 Configurar servidor Oracle ............................................................................... 11

3.1.2 Rol. .................................................................................................................. 11

3.1.3 Usuario. ............................................................................................................ 12

3.1.4 Contador. ......................................................................................................... 13

3.1.5 País. ................................................................................................................. 14

3.1.6 Departamento. ...................................................................................................... 15

3.1.7 Ciudad. ................................................................................................................. 16

3.1.8 Porcentaje Impuestos. .......................................................................................... 17

3.1.9 Copia de seguridad. .............................................................................................. 17

3.1.10 Restaurar copia de seguridad. ............................................................................ 18

3.1.11 Salir. ................................................................................................................... 19

4. MENU USUARIO ......................................................................................................................20

4.1 USUARIO .............................................................................................................. 20

4.1.1 Cambio de clave ............................................................................................... 20

4.1.2 Salir. ..................................................................................................................... 20

5. MENU CUENTAS PUC .............................................................................................................21

5.1 CUENTAS PUC ...................................................................................................... 21

5.1.1 Clase. .................................................................................................................... 22

5.1.2 Grupo. ................................................................................................................... 23

5.1.3 Cuenta. ................................................................................................................. 24

5.1.4 Subcuenta. ............................................................................................................ 24

5.1.5 Auxiliar. ................................................................................................................ 25

6. MENU EGRESOS .....................................................................................................................27

6.1 EGRESOS .............................................................................................................. 27

6.1.1 Proveedor. ............................................................................................................ 27

6.1.2 Certificado de Retención en la fuente. ................................................................. 28

6.1.3 Comprobante de Egreso. ....................................................................................... 30

6.1.4 Imprimir Comprobante de Egreso. ........................................................................ 34

6.1.5 Buscar Comprobante de Egreso. ........................................................................... 34

6.1.5 Copiar Comprobante de Egreso............................................................................. 35

6.1.7 Documento Equivalente. ....................................................................................... 36

7. MENU REPORTES ...................................................................................................................38


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7.1 REPORTES ............................................................................................................ 38

7.1.1 Cuentas Auxiliares. ............................................................................................... 38

7.1.2 Egresos. ................................................................................................................. 39

7.1.3 Egresos por Régimen. ............................................................................................ 39

7.1.4 Documentos Equivalentes. .................................................................................... 40

7.1.5 Libros Cerrados. .................................................................................................... 40

8. MENU LIBROS CONTABLES ....................................................................................................41

8.1 LIBROS CONTABLES .............................................................................................. 41

8.1.1 Ingresos y Egresos. ................................................................................................ 41

8.1.2 Retención. ............................................................................................................ 42

8.1.3 IVA. ....................................................................................................................... 43

8.1.4 Cerrar libros. ........................................................................................................ 44

9. MENU AYUDA .........................................................................................................................46

9.1 AYUDA .................................................................................................................. 46

ANEXO ............................................................................................................................................47

a. EJEMPLOS DE COMPROBANTES DE EGRESO .............................................................. 47

b. PRINCIPALES ENTIDADES GUBERNAMENTALES .......................................................... 49


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INTRODUCCIÓN

Un alto costo, casi imperceptible en las empresas colombianas es el generado por la realización de actividades sencillas y mecánicas pero extensas, que devengan gran cantidad de tiempo al realizarla de manera manual. ConNotar es un Sistema de Información para apoyar la contabilidad de las Notarias por medio de la generación automática de los siguientes Libros Contables en el formato foliado ante la DIAN:

o Ingresos y Egresos o Impuesto a las ventas por pagar - IVA o Retención en la Fuente

El sistema permite registrar, gestionar y generar documentos contables debidamente organizados como los siguientes:

o Libro Auxiliar de Cuentas de acuerdo al PUC o Reporte de Comprobantes de Egreso o Reporte de Documentos Equivalentes a la Factura. o Reporte de proveedores.

ConNotar genera un cruce de información con el sistema SIN y los comprobantes de egreso ingresados para generar los libros contables. El acceso al sistema está dado por medio de un nombre de usuario y contraseña. Estas cuentas de usuarios pueden pertenecer a cualquiera de los siguientes dos roles:

• Administrador: administra los registros principales de funcionamiento del sistema. • Operador: persona encargada de registrar los comprobantes de egreso y de

imprimir los debidos reportes.


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1. FUNCIONES GENERALES DEL SISTEMA A continuación se explican las características y funciones generales de utilización del sistema. 1.1 BOTONES GENERALES EN LAS INTERFACES SISTEMA Estos botones se encuentran en todas las interfaces del sistema. A continuación se explican cada uno de ellos:

Al accionar este botón se habilitan los controles de la interfaz con la que se encuentra interactuando para permitir el ingreso de un nuevo registro.

Esta opción se activa luego de tener un registro seleccionado. Al accionar este botón se habilitan los controles de la interfaz con la que se encuentra interactuando para permitir el modificar un registro almacenado.

Opción que permite guardar la información que esté manejando en ese momento.

Opción que permite anular una acción realizada.

Esta opción permite eliminar ciertos registros. En algunos casos esta opción no dejará eliminar si está ubicado en una tabla principal.

Opción que permite abrir una ventana de búsqueda de información que esté manejando en ese momento.

Opción que permite copiar un comprobante de egreso para generar otro igual.

Opción que permite imprimir un reporte de información que esté manejando en ese momento.

Opción que permite salir de la interface que se está usando.


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1.2 MENSAJES DEL SISTEMA A continuación se observan de manera general los mensajes que se ejecutan o resultan en el sistema luego de realizar una determinada acción.

• Mensaje de Información, tipo 1: Este mensaje informa que la acción solicitada ha sido realizada exitosamente, así como se observa en la siguiente imagen.

• Mensaje informativo, tipo 2: Este mensaje indica que la acción solicitada no puede realizarse así como se observa en la siguiente imagen.

• Mensaje confirmación: Este mensaje permite que el usuario seleccione la opción

que considere en el momento de presentarse, observe la siguiente imagen.


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2. ACTIVACIÓN DEL SISTEMA Para activar su sistema de doble clic sobre el acceso directo creado en el escritorio ConNotar v.1, o ubíquelo en: Inicio, Programas, ConNotar v.1. Al ejecutar el sistema por primera vez, aparecerá la siguiente ventana solicitando la licencia de uso (Ver Fig. 2).

Figura 1. Solicitud de Licencia

Al dar clic en Aceptar el sistema mostrará entonces una nueva pequeña ventana donde muestra un código, el cual debe copiar y enviar por correo electrónico a [email protected] solicitando clave de activación (Ver Fig. 3). En donde a vuelta de correo se le entregará la llave o licencia de uso de su sistema.

Figura 2. Solicitud de Licencia

Al obtener su llave de licenciamiento, solo debe ejecutar el sistema ConNotar nuevamente y en el campo Serial debe pegar la llave que se le ha enviado vía correo electrónico y dar clic en Activar.


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Figura 3. Cargar nueva Licencia

Se obtendrá un mensaje confirmando la aceptación de su llave de licenciamiento, al dar clic en Aceptar se envía a la ventana de inicio de sesión (Ver Fig. 5).

Figura 4. Cargar nueva Licencia


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3. INGRESO AL SISTEMA Para ingresar al sistema de doble clic sobre el acceso directo creado en el escritorio ConNotar v.1, o ubíquelo en: Inicio, Programas, ConNotar v.1. Aparecerá entonces la siguiente pantalla (Ver Figura 1), donde pedirá un Nombre de Inicio de Sesión, el cual por primera vez será Usuario: Administrador y Password: admin.

Figura 5. Entrada al sistema ConNotar

Las veces posteriores que ingrese, la aplicación exigirá un nombre de usuario (Usuario) y una clave (Password); el sistema distingue entre caracteres en mayúsculas y minúsculas. Al ingresar al sistema se mostrará la ventana principal dependiendo del tipo de usuario con el que se haya ingresado. Si se ingresó como Administrador, el ConNotar ofrece el siguiente menú principal:

Figura 6. Ventana Principal del Administrador

Como puede observarse en la esquina superior izquierda de la imagen anterior, el sistema muestra el usuario que ha ingresado y el menú al que tiene acceso. Si ingresó como Operador, el ConNotar ofrece el siguiente menú principal:


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La ventana principal del sistema ofrece tres botones para el acceso rápido a los formularios más usados:

Cuenta Auxiliar

Proveedor

Comprobantes de Egreso 3.1 MENU ADMINISTRADOR Ingresando como Administrador puede configurar las características o registros básicos que dan soporte al funcionamiento total del sistema a través del menú Administrador como se observa en la siguiente figura.

Figura 7. Menú Administrador


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3.1.1 Configurar servidor Oracle. En este submenú se debe digitar la dirección IP del servidor o el nombre del servidor que contiene la base de datos principal del SIN, al finalizar debe dar clic en Guardar para almacenar el registro (ver fig. 8). Debe cerrar el programa ConNotar por completo y volver a entrar, nuevamente verifique que los datos ingresados estén correctamente.

Figura 8. Configurar servidor Oracle

3.1.2 Rol. Esta interfaz (ver Fig. 9) permite ver los roles registrados en el sistema, sólo podrá modificar los nombres de los existentes mediante el botón Modificar, los roles del sistema son: Administrador: administra los registros principales de funcionamiento del sistema. Operador: persona encargada de registrar los comprobantes de egreso y de imprimir los debidos reportes.

Figura 9. Rol

Para modificar un nombre de rol, seleccione del listado inferior de la ventana el nombre del rol a modificar, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su pantalla, se activará la casilla nombre para que permita realizar la modificación deseada.


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3.1.3 Usuario. Al seleccionar esta opción del menú, se observa una interfaz (ver Fig. 10) que permite registrar los usuarios que tendrán acceso al sistema. Para crear un usuario debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan unos campos en donde puede seleccionar el Rol que va a tener el usuario (Operador o Administrador), ingresar los Nombres, el Nombre de usuario y la clave necesarios para el inicio de sesión en el sistema. Al ingresar todos los datos correctamente debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Los usuarios creados se listan en la cuadrícula de la parte inferior. Para modificar los datos de un usuario, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el usuario a modificar, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su pantalla, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar un usuario, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el usuario a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.

Figura 10. Usuario

En caso que un usuario haya olvidado su clave de ingreso al sistema, el administrador utiliza la opción modificar de este menú para cambiar la clave de acceso.


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3.1.4 Contador.

En este submenú se ingresa el número del contador de Comprobante de egreso y de documentos equivalentes para cada año vigente (Ver Fig. 11). Para crear un número contador debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los campos donde debe seleccionar el año para el cual ingresará el contador, escribir el Número consecutivo actual (si el comprobante de egreso inicia en 1, debe ingresar en el campo Número el valor 0) y seleccionar el tipo de consecutivo, si es Egreso o Documento Equivalente. Este número contador se ingresa sólo una vez por año, puesto que el sistema luego continúa el consecutivo de acuerdo a los comprobantes de egreso almacenados en el año vigente. Al ingresar los datos correctamente debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Los números contadores creados se listan en la cuadrícula de la parte inferior de la ventana. Para modificar un número contador, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar un número contador, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.


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Figura 11. Contador

3.1.5 País. En este submenú se ingresan los países de realización de la compra (Ver Fig. 12).

Figura 12. País

Para crear un país debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los campos: Código, en donde se debe digitar el código según DANE del país y el Nombre, el cual se refiere al nombre del país a ingresar.


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Al ingresar los datos correctamente debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Los países creados se listan en la cuadrícula de la parte inferior de la ventana. Para modificar un país, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar un país, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.

3.1.6 Departamento. En este submenú se ingresan los Departamentos de realización de la compra (Ver Fig. 13). Para crear un departamento debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los campos: Código, en donde se debe digitar el código del departamento según DANE, el Nombre y seleccionar el país al cual pertenece el departamento. Al ingresar los datos correctamente debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Los departamentos creados se listan en la cuadrícula de la parte inferior.

Figura 13. Departamento

Para modificar un departamento, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado


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derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar un departamento, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.

3.1.7 Ciudad. En este submenú se ingresan los municipios o ciudades de realización de la compra (Ver Fig. 14). Para crear una ciudad debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se deben diligencias los campos: Código, en donde se debe digitar el código de la ciudad según DANE, el Nombre y seleccionar el departamento al cual pertenece la ciudad. Al ingresar los datos correctamente debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Las ciudades creadas se listan en la cuadrícula de la parte inferior.

Figura 14. Ciudad o Municipio

Para modificar una ciudad, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar una ciudad, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.


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3.1.8 Porcentaje Impuestos. En este submenú se ingresan los porcentajes de IVA y Retención en la fuente realizados al momento de comprar. Para crear un porcentaje de impuesto, debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los campos a diligenciar: Porcentaje, en donde se debe digitar el valor del porcentaje a utilizar, Ej: 16, 10, entre otros; seleccionar el Tipo de Impuesto, si es IVA o Retención y seleccionar si es principal o no, con el fin de ubicarlo siempre de primero. Al ingresar los datos correctamente debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Los porcentajes creados se listan en la cuadrícula de la parte inferior (Ver Fig. 15).

Figura 15. Porcentaje de Impuestos

Para modificar un porcentaje, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar un porcentaje de impuesto, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.

3.1.9 Copia de seguridad. Mediante el submenú Copia de Seguridad, se realizan las diferentes copias de seguridad al sistema ConNotar.

Para realizar una copia de seguridad simplemente debe dar clic al submenú Copia de Seguridad, donde observará un mensaje que indica que la copia se ha realizado satisfactoriamente (Backup Process is Completed Successfully) (Ver Fig. 16).


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El sistema realiza automáticamente la copia de seguridad con el nombre de ConNotar y la fecha de realización de la copia, la cual es almacenada en la siguiente ruta: C:\Program Files\ConNotar\ConNotar\ datos\copia\ConNotar10-09-2011.swc

Figura 16. Copia de Seguridad

3.1.10 Restaurar copia de seguridad. Mediante el submenú Restaurar copia de Seguridad, se restaura la base de datos de ConNotar con una copia de seguridad anterior.

Para restaurar una copia de seguridad debe dar clic al submenú Restaurar copia de Seguridad, donde se muestra una ventana de abrir archivo, el sistema ubica por defecto la carpeta donde se han realizado las copias de seguridad, generalmente en la siguiente ruta: C:\Program Files\ConNotar\ConNotar\ datos\copia\. (Ver Fig. 17).


Seleccione el nombre de la base de datos a restaurar y de clic en abrir, el sistema iniciará el proceso de restauración de la base de datos, una vez finalizado presentará un mensaje que indica que la copia se ha restaurado satisfactoriamente (Backup Process is Completed Successfully) (Ver Fig. 18).


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3.1.11 Salir. Mediante el submenú Salir, se cierra completamente el sistema ConNotar.


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4. MENU USUARIO 4.1 USUARIO El menú usuario permite al Operador y/o Administrador del sistema tener las opciones de Cambio de clave y Salir, como se observa en la Figura 19.

Figura 19. Menú Usuario

4.1.1 Cambio de clave. Mediante este submenú se puede cambiar la contraseña de acceso al sistema, para esto debe digitar la nueva clave y luego volver a escribir la nueva clave para confirmarla (ver fig. 20). Al finalizar de clic en Guardar para aceptar los cambios. Debe cerrar el sistema ConNotar por completo y volver a entrar con su nueva clave para verificarla.

Figura 20.Cambio de clave

4.1.2 Salir. Mediante el submenú Salir, se cierra completamente el sistema ConNotar.


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5. MENU CUENTAS PUC 5.1 CUENTAS PUC

El menú Cuentas PUC permite al Operador y/o Administrador del sistema tener las diferentes opciones para crear las cuentas de acuerdo al Plan Único de Cuentas – PUC, este menú se observa en la Figura 21.

Figura 21.Cambio de clave

Con el Plan Único de Cuentas se busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

El PUC está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.

La codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:

Clase : El primer dígito. Grupo : Los dos primeros dígitos.

Cuenta : Los cuatro primeros dígitos. Subcuenta : Los seis primeros dígitos.

Auxiliar : Los seis primeros dígitos en adelante.

Las clases que identifica el primer dígito son:

Clase 1: Activo. Clase 2 : Pasivo. Clase 3 : Patrimonio.


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Clase 4 : Ingresos. Clase 5 : Gastos. Clase 6 : Costos de Ventas. Clase 7 : Costos de Producción o de Operación. Clase 8 : Cuentas de Orden Deudoras. Clase 9 : Cuentas de Orden Acreedoras.

Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

5.1.1 Clase. Una Clase es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. Las cuentas suponen la clasificación de todas las transacciones comerciales que tiene una empresa o negocio.

En este submenú se ingresan las clases del PUC. Para crear una clase, debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los campos a diligenciar: Código, en donde se debe digitar el código de la clase y Nombre de la clase. Debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Las clases creadas se listan en la cuadrícula de la parte inferior (Ver Fig. 22).

Figura 22. Clase

Para modificar una clase, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar.


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Para eliminar una clase, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.

5.1.2 Grupo. En este submenú se ingresan los grupos que pertenecen a cada cuenta de acuerdo al PUC. Para crear un grupo, debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los campos a diligenciar: Código, en donde se debe digitar el código del grupo, Seleccione la clase a la cual pertenece el grupo y Nombre del grupo. Debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Los grupos creados se listan en la cuadrícula de la parte inferior (Ver Fig. 23).

Figura 23. Grupo

Para modificar un grupo, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar un grupo, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.


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5.1.3 Cuenta. En este submenú se ingresan las cuentas que pertenecen a los grupos de acuerdo al PUC. Para crear una cuenta, debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los campos a diligenciar: Código, en donde se debe digitar el código de la cuenta, Seleccione el grupo al cual pertenece la cuenta y Nombre de la cuenta. Debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Las cuentas creadas se listan en la cuadrícula de la parte inferior (Ver Fig. 24).

Figura 24. Cuenta

Para modificar una cuenta, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar una cuenta, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.

5.1.4 Subcuenta. En este submenú se ingresan las subcuentas que pertenecen a las cuentas de acuerdo al PUC. Para crear una subcuenta, debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los campos a diligenciar: Código, en donde se debe digitar el código de la subcuenta, Seleccione el grupo al cual pertenece la cuenta y Nombre de la cuenta. Debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Las subcuentas creadas se listan en la cuadrícula de la parte inferior (Ver Fig. 25).


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Figura 25. Subcuenta

Para modificar una subcuenta, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar una subcuenta, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.

5.1.5 Auxiliar. Las cuentas auxiliares son las que no figuran individualmente en el libro mayor, sino en libros o registros auxiliares que deben estar controlados por medio de una o varias cuentas colectivas.

En este submenú se ingresan las cuentas auxiliares que pertenecen a un grupo de subcuentas de acuerdo al PUC. Para crear una auxiliar, debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los campos a diligenciar:

• Clase, debe seleccionar la clase a la cual pertenece la cuenta auxiliar. • Grupo, debe seleccionar el grupo al cual pertenece la cuenta auxiliar • Cuenta, debe seleccionar la cuenta a la cual pertenece la cuenta auxiliar • Subcuenta, debe seleccionar la subcuenta a la cual pertenece la cuenta auxiliar • Nombre de la cuenta.


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Observe que el código de la cuenta auxiliar se crea automáticamente. Debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Las auxiliares creadas se listan en la cuadrícula de la parte inferior (Ver Fig. 26).

Figura 26. Auxiliar

Para modificar una auxiliar, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar una auxiliar, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.


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6. MENU EGRESOS 6.1 EGRESOS

El menú Egresos permite al Operador y/o Administrador del sistema gestionar los Proveedores y los comprobantes de egreso de las compras realizadas, este menú se observa en la Figura 27.

Figura 27. Menú Egresos

6.1.1 Proveedor. En este submenú se ingresan los proveedores a los cuales se les realizaron las diferentes compras u otros pagos como impuestos, salarios, recaudos, entre otros (Ver Fig. 28).

Para crear un proveedor, debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los campos a diligenciar:

• Tipo de identificación, seleccione de la lista desplegable el tipo de documento de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

• Identificación, escriba el número de identificación de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

• Dígito de verificación, si el tipo de identificación es un Nit, debe digitar el dígito de verificación.

• Régimen, seleccione de la lista desplegable el régimen de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago, Simplificado o Común.

• Nombres, escriba los nombres de la persona o entidad a la cual se realiza la compra o pago.

• Apellidos, escriba los apellidos de la persona a la cual se le realiza la compra o pago, si es una empresa no debe llenar este campo.

• Dirección, escriba la dirección de ubicación de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

• Teléfono, escriba el teléfono de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.


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• Departamento, seleccione de la lista desplegable el departamento donde está situada la dirección de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

• Ciudad, primero debe haber seleccionado el departamento para que se desplieguen sólo los municipios asociados al departamento seleccionado, luego seleccione de la lista desplegable la ciudad donde está situada la dirección de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

Debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Los proveedores creados se listan en la cuadrícula de la parte inferior. (Ver Fig. 28). Para encontrar un proveedor digite el nombre en Buscar Nombre, el listado inferior se reduce de acuerdo a la solicitud realizada.

Figura 28. Proveedor

Para modificar un proveedor, seleccione el registro a modificar del listado inferior de la ventana con un clic, de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Para eliminar un proveedor, seleccione del listado inferior de la ventana con un clic el registro a eliminar, de clic en el botón Eliminar en forma de X ubicado al lado derecho de su pantalla, observe un mensaje de confirmación de la operación solicitada, de clic en Si, si desea eliminar el registro.

6.1.2 Certificado de Retención en la fuente. Este certificado debe ser generado para las personas naturales o de régimen simplificado a las cuales se les retuvo dinero al realizarles una compra.


29

Para generar un certificado de retención en la fuente, ubique el nombre de la persona proveedor en el listado inferior de la ventana, para encontrar un proveedor digite el nombre en Buscar Nombre, el listado inferior se reduce de acuerdo a la solicitud realizada. Seleccione el proveedor solicitado mediante un clic (Ver Fig. 29).

Figura 29. Generar certificado de retención en la fuente

En la parte derecha de la ventana se habilita un botón llamado Certificado de retención en la fuente; al accionar este botón, se despliega una nueva ventana en donde debe seleccionar el año para el cual generará el certificado, luego de clic en el botón Generar para visualizar el reporte del certificado listo para ser impreso (Ver Fig. 30).

Figura 30. Certificado de retención en la fuente


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6.1.3 Comprobante de Egreso. Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero. Para mayor control en el comprobante de pago si se paga con cheque queda copia de este, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse (anotaciones realizadas con la finalidad de reflejar un hecho o una operación contable) en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

En este submenú se ingresan los comprobantes de egreso realizado a los proveedores y/o entidades a las cuales se les realizaron las diferentes compras u otros pagos como impuestos, salarios, recaudos, entre otros (Ver Fig. 31).

Para crear un comprobante de egreso, debe oprimir el botón Nuevo ubicado al lado derecho de la ventana, de esta forma se habilitan los diferentes campos de la ventana que debe diligenciar:

• N°, El número del comprobante es consecutivo e inicia de acuerdo al valor ingresado en la pantalla contador (descrita en el numeral 3.1.4). Si el contador inicial está guardado con el número 23, el comprobante de egreso a almacenar quedará con el número 24.

• Fecha, seleccione del calendario desplegable la fecha de realización del comprobante de egreso, esta fecha debe estar dentro del mes que se realizó el pago.

Datos del Proveedor: en esta parte debe diligenciar los datos del proveedor o entidad a la cual se le realizará el pago, si ingresa los datos del proveedor al realizar el comprobante de egreso, ya no es necesario registrarlo por la ventana de Proveedor (descrita en el numeral 6.1.1) ya que el sistema lo ha guardado. Para ingresar los datos del proveedor, primero debe digitar el nombre para que se despliegue un listado con los posibles proveedores ya almacenados (Ver Fig. 31) y sólo sea necesario seleccionarlo, si el nombre del proveedor ya se encuentra guardado el sistema muestra sus datos, de lo contrario debe diligenciar los siguientes datos:

• Nombres, escriba los nombres de la persona o entidad a la cual se realiza la compra o pago.

• Apellidos, escriba los apellidos de la persona a la cual se le realiza la compra o pago, si es una empresa no debe llenar este campo.

• Tipo de identificación, seleccione de la lista desplegable el tipo de documento de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

• Identificación, escriba el número de identificación de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

• Dígito de verificación, si el tipo de identificación es un Nit, debe digitar el dígito de verificación.

• Régimen, seleccione de la lista desplegable el régimen de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago, Simplificado o Común.


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• Dirección, escriba la dirección de ubicación de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

• Teléfono, escriba el teléfono de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

• Departamento, seleccione de la lista desplegable el departamento donde está situada la dirección de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

• Ciudad, primero debe haber seleccionado el departamento para que se desplieguen sólo los municipios asociados al departamento seleccionado, luego seleccione de la lista desplegable la ciudad donde está situada la dirección de la persona o entidad a la cual se le realiza la compra o pago.

• Por concepto de, escriba el concepto por el cual se realiza el pago.

Figura 31. Nuevo comprobante de Egreso

Contabilización: en esta cuadrícula conformada por filas y columnas (Código PUC, Cuenta, Débito y Crédito) debe ingresar las cuentas afectadas con el pago realizado. En los espacios en blanco debajo de la columna Cuenta escriba el nombre de la cuenta auxiliar afectada relacionada al pago, se despliega un listado con los posibles nombres encontrados (ver Fig. 32), al seleccionar una cuenta auxiliar del listado automáticamente se llena el código de la columna Código PUC con el número de la cuenta seleccionada.


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Figura 32. Seleccionar cuenta en comprobante de Egreso

Diligencie el valor del débito y crédito: si un comprobante tiene IVA o Retención y ya ha seleccionado previamente la cuenta de dicho impuesto, cuando se ubique en la casilla crédito o débito, observe una lista desplegable con el valor de los porcentajes que puede tomar el impuesto, selecciónelo para que el sistema calcule automáticamente el valor, sino es correcto, puede escribirlo directamente. En la parte final de la pantalla se va mostrando el total y el saldo del crédito. Si el valor mostrado en saldo del crédito es el valor final, debe ubicarse al nivel de la cuenta en la columna que falta el saldo, luego de un clic en el valor de saldo del crédito para que este se ubique en la cuadricula en la casilla indicada. El sistema no deja guardar si las sumas totales no son iguales. Forma de Pago: diligencie en la parte inferior de la ventana si el pago realizado es en cheque los valores de número del cheque, Banco y Sucursal, si es en efectivo marque con un clic el cuadro de Efectivo ver Figura 33. Debe finalizar el proceso oprimiendo el botón Guardar, ubicado al lado derecho de la ventana. Los datos permanecen allí en caso de realizar una modificación o imprimir.

Modificar Comprobante de Egreso. Para modificar un comprobante de egreso, primero debe realizar la búsqueda de este (ver numeral 6.1.5 Buscar comprobante de Egreso), al encontrarlo de clic en el botón Modificar en forma de lápiz ubicado al lado derecho de su ventana, se activarán las casillas para que permita realizar la modificación deseada, debe finalizar el proceso al oprimir el botón Guardar. Los comprobantes de egreso se pueden modificar antes de cerrar los libros contables (ver numeral 8.1.4 cierre de libros); una vez cerrado un libro en una determinada fecha, no se pueden modificar los comprobantes de egreso correspondientes a esa fecha. Insertar y Eliminar Filas. Para adicionar filas o eliminarlas, debe estar seleccionada la opción modificar del comprobante de egreso, luego de clic derecho sobre la cuadrícula de Contabilización, despliega un menú emergente con la opción de Insertar o Eliminar, luego de clic en Insertar; si lo que quiere es eliminar la fila, de clic derecho sobre la fila a eliminar y luego elija la opción eliminar, también lo puede hacer seleccionando toda la fila y oprimir en el teclado la tecla Suprimir. Los comprobantes de egreso no se pueden eliminar, pero todos sus datos son editables.


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Figura 33. Comprobante de Egreso diligenciado

Ejemplo de comprobante de egreso: La Notaría realiza un pago mensual por asesoría en sistemas por valor de $250.000.oo, pago realizado en efectivo. Para este ejemplo, se le está realizando un pago a una persona de régimen simplificado, por tanto se le practica un IVA del 8% que es asumido por la entidad compradora. De acuerdo a esto, la contabilización queda de la siguiente manera:

Cuenta débito crédito 51103501 Asesoría Sistemas 250.000 24086701 IVA Régimen Simplificado 20.000 23670101 Retención IVA Régimen Simplificado 20.000 11050501 Caja General Notaría 250.000

En este caso, el IVA se practica y va al debe porque la norma dice que: el valor del porcentaje calculado sobre las compras o la adquisición de servicios gravados deben ser asumidos por la notaría (ente económico), siempre y cuando la operación se realice con personas pertenecientes al régimen simplificado, con abono a la cuenta 2367 –impuesto a las ventas retenido. Si el pago se realiza en cheque, la cuenta no será caja sino bancos. En el Anexo observe otros ejemplos de comprobantes de egreso.


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6.1.4 Imprimir Comprobante de Egreso. Al guardar o abrir un comprobante de egreso, en la en la parte derecha de la ventana se observa el ícono de imprimir, al seleccionar esta opción se abre una nueva ventana con el formato de impresión de comprobante de egreso diligenciado de acuerdo a los datos previamente visualizados (Ver Fig. 34).

La impresión de los comprobantes está diseñada para hojas de tamaño media carta, en caso que el comprobante sea más grande coloque una hoja tamaño carta.

En la parte superior de la vista preliminar del comprobante de egreso se observan una serie de íconos que muestran el número total de páginas, las flechas que indican la navegación entre páginas, el botón de imprimir, guardar archivo, el Zoom para el reporte, rotar, entre otros.

Figura 34. Imprimir Comprobante de Egreso

6.1.5 Buscar Comprobante de Egreso. La búsqueda de comprobantes de egreso se realiza de acuerdo a un rango de fechas definido por el usuario.

Para buscar un comprobante de egreso, de clic en el ícono buscar ubicado al lado derecho de la ventana de Comprobante de egreso, este se identifica como una lupa. Se abre una nueva ventana (ver Fig. 35) que permite realizar una búsqueda seleccionando las fechas Desde y Hasta, estas despliegan un calendario para agilizar la fecha solicitada, luego se da clic en el botón Consultar, el sistema muestra en la parte inferior de la ventana una cuadrícula con el listado de comprobantes de egreso encontrados de acuerdo a las fechas seleccionadas.


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En el listado desplegado puede realizar un filtro por nombre del proveedor, para esto digite el nombre del proveedor en el campo Proveedor, observe que el listado se va reduciendo de acuerdo a lo que está digitando (ver Fig. 35). Una vez encontrado el comprobante de egreso solicitado, selecciónelo mediante un clic para que los datos se muestren en la ventana de comprobante de egreso.

Figura 35. Búsqueda y filtro de comprobantes de Egreso

6.1.5 Copiar Comprobante de Egreso. Esta opción permite copiar los datos de un comprobante de egreso ya guardado para utilizarlo en uno nuevo. Primero debe realizarse la búsqueda del comprobante de egreso a copiar (ver numeral 6.1.5). Con el comprobante


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encontrado, de clic en el botón Copiar Comprobante , observe que queda con los mismos datos del comprobante copiado, pero deja los valores pagados en blanco, y la fecha del comprobante la actualiza al día actual, la cual también la puede cambiar. Para finalizar de clic en Guardar, el sistema genera un nuevo consecutivo para el comprobante copiado, continúe con las demás opciones si es necesario: Imprimir, editar, generar Documento Equivalente, etc.

6.1.7 Documento Equivalente. El documento equivalente a la factura, es aquel documento soporte que reemplaza a la factura, en las operaciones económicas realizadas con no Obligados a facturar. El documento equivalente puede ser expedido por el vendedor del producto o servicio, o elaborado por el adquiriente de los mismos. El documento equivalente en ningún momento puede reemplazar la factura si existe la obligación legal de expedirla.

De acuerdo al Decreto 522 de 2003. Artículo 3°. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos: a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono; c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva; d) Fecha de la operación; e) Concepto; f) Valor de la operación; g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación

Generar Documento Equivalente. Para generar un Documento Equivalente a la Factura, primero debe haber diligenciado el comprobante de egreso (ver numeral 6.1.3), es decir, debe estar guardado el pago realizado, luego de clic en el último ícono llamado Documento Equivalente (ver Fig. 36).

Se abre una nueva ventana (ver Fig. 36) con el formato de impresión del documento equivalente a la factura de acuerdo a los datos previamente visualizados en el comprobante de egreso.

La impresión de los documentos equivalentes a la factura está diseñada para hojas de tamaño media carta, en caso que el documento sea más grande coloque una hoja tamaño carta.


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En la parte superior de la vista preliminar del documento equivalente a la factura se observan una serie de íconos que muestran el número total de páginas, las flechas que indican la navegación entre páginas, el botón de imprimir, guardar archivo, el Zoom para el reporte, rotar, entre otros.

Figura 36. Documento Equivalente


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7. MENU REPORTES 7.1 REPORTES

El menú Reportes permite al Operador y/o Administrador del sistema generar los reportes de Cuentas auxiliares, Egresos, Egresos por régimen, Documento equivalente y Libros cerrados, este menú se observa en la Figura 37.

Figura 37. Menú Reportes

7.1.1 Cuentas Auxiliares. En este submenú se puede realizar un filtrado por cuentas auxiliares en un rango de tiempo dado. Para ello, seleccione las fechas desde y hasta cuando quiere realizar la búsqueda, de clic en Generar, muestra el reporte de todas las cuentas auxiliares; si quiere ver una cuenta en particular, seleccione de la lista desplegable la cuenta auxiliar (ver fig. 38).

Figura 38. Reporte de Cuentas auxiliares


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7.1.2 Egresos. Este submenú permite realizar un filtrado de comprobantes de egreso en un rango de tiempo dado. Para ello, seleccione las fechas desde y hasta cuando quiere realizar la búsqueda, de clic en Generar, muestra el reporte de todos los comprobantes de egreso hallados para el rango de fechas (ver fig. 39).

Figura 39. Reporte de Egresos

7.1.3 Egresos por Régimen. Este submenú permite realizar un filtro de comprobantes de egreso en un rango de tiempo dado por régimen, el cual puede ser Simplificado o Común. Seleccione las fechas desde y hasta cuando quiere realizar la búsqueda y seleccione de la lista desplegable el régimen, observe el reporte con clic en Generar (ver fig. 40).

Figura 40. Reporte de Egresos por régimen


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7.1.4 Documentos Equivalentes. Este submenú permite realizar un filtrado de Documentos Equivalentes en un rango de tiempo dado. Para ello, seleccione las fechas desde y hasta cuando quiere realizar la búsqueda, de clic en Generar, muestra el reporte de todos los Documentos Equivalentes hallados para el rango de fechas (ver fig. 41).

Figura 41. Reporte de Documentos Equivalentes

7.1.5 Libros Cerrados. Este submenú permite realizar un filtrado de los libros de Retención e IVA que ya están cerrados y no se pueden modificar en un rango de tiempo dado. Para ello, seleccione las fechas desde y hasta cuando quiere realizar la búsqueda, de clic en Generar, muestra el reporte de todos los Libros que están cerrados (ver fig. 42). El cierre de libros se describe en el numeral 8.1.4.

Figura 42. Reporte de Libros cerrados


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8. MENU LIBROS CONTABLES 8.1 LIBROS CONTABLES

El menú Libros Contables permite al Operador y/o Administrador del sistema imprimir los libros contables de Ingresos y Egresos, Retención e IVA, resultantes de las operaciones realizadas en el sistema SIN con el ConNotar, este menú se observa en la Figura 43.

Figura 43. Menú Libros Contables

8.1.1 Ingresos y Egresos. Este submenú permite generar el libro de ingresos y egresos de acuerdo a la información almacenada en el SIN (Ver Fig. 44).

Para generar el libro de ingresos y egresos debe seleccionar la fecha Desde, que es la fecha de inicio del reporte y la fecha Hasta que es la fecha de fin del reporte. Al dar clic sobre la flecha que indica hacia abajo se abre un calendario para permitir una fácil selección de la fecha.

Luego debe seleccionar mediante un clic el tamaño de la hoja a utilizar en la impresión del libro, el tamaño de las hojas puede ser Carta u Oficio y deben estar previamente firmadas o foliadas ante la DIAN. Seguidamente de un clic en el botón Generar para ver el resultado del reporte. El Libro de Ingresos y Egresos tiene las columnas de Fecha de escritura o movimiento, concepto, valor del egreso, valor del ingreso y el saldo. ConNotar realiza la operación entre los ingresos y los egresos para generar el total líquido resultante de las operaciones, se cierra la operación generando el resultado de sumas iguales y una doble línea al final que indica el cierre. En la parte superior de cada reporte se observan el número total de páginas, las flechas que indican la navegación entre páginas, el botón de imprimir, guardar archivo, el Zoom para el reporte, entre otros.


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Figura 44. Libro de Ingresos y Egresos

8.1.2 Retención. Este submenú permite generar el libro de retenciones en la fuente practicadas en enajenaciones de acuerdo a la información almacenada en el SIN y los comprobantes de egreso del ConNotar (Ver Fig. 45).

Para generar el libro de Retención en la Fuente debe seleccionar la fecha Desde, que es la fecha de inicio del reporte y la fecha Hasta que es la fecha de fin del reporte. Al dar clic sobre la flecha que indica hacia abajo se abre un calendario para permitir una fácil selección de la fecha.

Luego debe seleccionar mediante un clic el tamaño de la hoja a utilizar en la impresión del libro, el tamaño de las hojas puede ser Carta u Oficio y deben estar previamente firmadas o foliadas ante la DIAN. Seguidamente de un clic en el botón Generar para ver el resultado del reporte. El Libro de Retención tiene las columnas de Fecha de certificado, No. certificado, No. Escritura, Contribuyente, Base de retención, Valor de retención y el Saldo. ConNotar busca las retenciones en la fuente practicadas por compras y/o servicios y el IVA retenido asumido por la notaría en operaciones con pertenecientes al régimen simplificado, valores que son sumados al final. El sistema realiza los cálculos del total del impuesto, el impuesto a pagar y realiza el ajuste para que dé el resultado de sumas iguales. Al final coloca una doble línea sobre los totales que indica el cierre.


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En la parte superior de cada reporte se observan el número total de páginas, las flechas que indican la navegación entre páginas, el botón de imprimir, guardar archivo, el Zoom para el reporte, entre otros.

Figura 45. Libro de Retención en la Fuente

8.1.3 IVA. Este submenú permite generar el libro de impuesto a las ventas por pagar IVA de acuerdo a la información almacenada en el SIN (por escrituración y varios de caja) y los comprobantes de egreso del ConNotar (Ver Fig. 46).

Para generar el libro de IVA debe seleccionar la fecha Desde, que es la fecha de inicio del reporte y la fecha Hasta que es la fecha de fin del reporte. Al dar clic sobre la flecha que indica hacia abajo se abre un calendario para permitir una fácil selección de la fecha.

Luego debe seleccionar mediante un clic el tamaño de la hoja a utilizar en la impresión del libro, el tamaño de las hojas puede ser Carta u Oficio y deben estar previamente firmadas o foliadas ante la DIAN. Seguidamente de un clic en el botón Generar para ver el resultado del reporte. El Libro de IVA tiene las columnas de Fecha de escritura o movimiento, Concepto, Base de IVA, IVA descontable, valor de IVA y el Saldo.


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ConNotar busca el IVA pagado en compras y/o servicios y el IVA retenido asumido por la notaría en operaciones con pertenecientes al régimen simplificado, valores que son sumados al final. El sistema realiza los cálculos del total del impuesto, calcula la proporcionalidad del IVA para hallar el IVA descontable por compras, calcula el impuesto a pagar, coloca el número de la casilla y el valor a apuntar en la declaración del IVA bimensual y realiza el ajuste para que dé el resultado de sumas iguales. Al final coloca una doble línea sobre los totales que indica el cierre. En la parte superior de cada reporte se observan el número total de páginas, las flechas que indican la navegación entre páginas, el botón de imprimir, guardar archivo, el Zoom para el reporte, entre otros.

Figura 46. Libro de Impuesto a las ventas por pagar - IVA

8.1.4 Cerrar libros. En este submenú permite realizar el cierre de libros contables a fin de no permitir la modificación de los comprobantes de egreso que integran este libro.

Es necesario tener en cuenta que esta información se debe diligenciar cuando se haya pagado el impuesto de IVA y/o Retención y al momento de imprimir en las hojas firmadas o foliadas ante la DIAN.


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Par diligenciar los datos del cierre del libro, debe estar ubicado en el libro de IVA o Retención, en la parte final debe ingresar los datos que indica la forma de pago, si el pago realizado es en cheque, escriba el número del cheque y el Banco, seleccione la fecha de pago, si es en efectivo seleccione la fecha de pago y marque con un clic el cuadro de Efectivo (Ver Fig. 47).

Para finalizar de clic en Guardar, el sistema presentará un mensaje de confirmación de la operación de clic en Si, si está de acuerdo (Ver Fig. 48).

Figura 47. Libros Cerrados

Figura 48. Mensaje de confirmación - Libros Cerrados


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9. MENU AYUDA 9.1 AYUDA Este menú es accedido en cualquier momento durante la ejecución del sistema puede consultar la ayuda sobre el manejo del mismo en este menú.

Figura 49. Menú Ayuda

Figura 50. Manual de Usuario


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ANEXO a. EJEMPLOS DE COMPROBANTES DE EGRESO A continuación presentamos algunos ejemplos de contabilización de comprobantes de egreso para notarías: 1. Aporte especial de las notarías para la Administración de Justicia

2. Aporte por concepto de expedición de registros civiles

3. Recaudos mes de Julio de 2011

4. Empaste de libros con persona del régimen simplificado, valor del pago $539.500.

5. Compra de útiles de oficina, libros, papelería en general con IVA del 16%


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6. Servicio de Mensajería con Servientrega.

7. Servicio de Alquiler de Fotocopiadora con IVA del 16%.

8. Pago de arrendamiento IVA del 16%.

9. Liquidación de Vacaciones a empleados de la notaría

10. Pago de servicio de energía

11. Asesoría contable o financiera con régimen simplificado.


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12. Dotación de uniformes para empleados de la notaría.

b. PRINCIPALES ENTIDADES GUBERNAMENTALES A continuación se listan las principales entidades a las cuales se le realizan pagos:

NIT DV Régimen Nombre Entidad Dirección Teléfono Ciudad

800197268 4 Común DIAN

Regional a la que pertenece



899999007 0 Común

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Calle 26 No. 13 - 49 Int 201 281 23 69 Bogotá

899999040 4 Común

REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Avenida Calle 26 # 51-50 - CAN

(1) 220 2880 Bogotá

Documents

Sistema Contable para Notarías – ConNotar · 2013-06-05 · En este submenú se ingresa el número del contador de Comprobante de egreso y de documentos equivalentes para cada