RANCANG BANGUN APLIKASI PELAYANAN PERSEWAANALAT-ALAT PESTA BERBASIS WEB

(Studi Kasus pada Sumber Jaya Lamongan)

Awan Firmansyah 1)

1) S1/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email : af_awens @yahoo.co m

Abstract : Lending transactions carried out manually often results in loss of transaction data, lost party tools, and use a long time. Also, a lot of customers who do not understand with rental equipment to be borrowed for an event and sometimes the customer is also difficult to estimate the costs to hire a party tools based on the number of invitations to be present.

Through this applications, to assist enterprise Sumber Jaya in the process equipment leasing transactions and the making party transaction reports. Moreover, in this application, can also make it easier for customers to obtain information on party tools to be used and can assist in estimating costs based on the many invitations to be present.

From the test results obtained, the application services of rental party is in addition to helping customers in the process of borrowing, but also to support the performance management company Sumber Jaya in obtaining information about customer data, tools and speed up the process of party lending transactions.

Keywords: rental party tools, php

Transaksi peminjaman yang

dilakukan secara manual seringkali

menimbulkan kehilangan data-data

transaksi, kehilangan alat-alat pesta, serta

penggunaan waktu yang lama. Selain itu,

banyak dari pelanggan yang kurang

mengerti dengan alat-alat persewaan yang

akan dipinjam untuk sebuah acara dan

terkadang pelanggan juga kesulitan untuk

memperkirakan biaya pengeluaran untuk

menyewa alat-alat pesta berdasarkan

banyaknya undangan yang akan hadir.

Melalui aplikasi ini, dapat

membantu pengelola perusahaan Sumber

Jaya dalam proses transaksi persewaan

alat-alat pesta serta pembuatan laporan-

laporan transaksi. Selain itu dalam

aplikasi ini, juga dapat mempermudah

pelanggan untuk mendapatkan informasi

alat-alat pesta yang akan digunakan dan

dapat membantu dalam memperkirakan

biaya pengeluaran berdasarkan banyak

undangan yang akan hadir.

Dari hasil uji coba yang diperoleh,

aplikasi pelayanan persewaan alat-alat

pesta ini selain dapat membantu

pelanggan dalam proses peminjaman,

akan tetapi juga dapat mendukung kinerja

pengelola perusahaan Sumber Jaya dalam

memperoleh informasi tentang data-data

pelanggan, alat-alat pesta serta

mempercepat proses transaksi

peminjaman.

LANDASAN TEORI

Manajemen Jasa (Persewaan)

Schneider (2004) menegaskan

bahwa manajemen jasa merupakan bidang

multi-disiplin praktik dan riset berkenaan

dengan kualitas jasa. Bidang-bidang

terkait di dalamnya mencakup pemasaran

1

jasa, manajemen operasi jasa, dan

manajemen sumber daya manusia jasa.

Schneider (2004) menekankan bahwa

pemasaran jasa berfokus pada pelanggan

dan atribut jasa, manajemen operasi jasa

berfokus pada proses penyampaian jasa,

sedangkan manajemen sumber daya

manusia jasa berfokus pada karyawan

penyampaian jasa (human service

delivers). (Fandy Tjiptono dan Gregorius

Chandra 2005:50)

Manajemen jasa pada hakikatnya

berfokus pada pemahaman atas cara-cara

mengelola bisnis dalam konteks kompetisi

jasa, di mana jasa (dalam pegertian luas)

merupakan kunci sukses dalam

memenangkan pelanggan. Secara lebih

spesifik, Gronroos (2000) mendeskripsikan

empat elemen utama manajemen jasa.

1. Pemahaman atas nilai-nilai yang

didapatkan pelanggan melalui proses

konsumsi atau penggunaan penawaran

organisasi dan pemahaman atas

kontribusi jasa/layanan, baik secara

terpisah maupun terintegrasi dengan

informasi, barang fisik atau bentuk

tangible lainnya, terhadap nilai-nilai

pelanggan; pemahaman atas persepsi

pelanggan terhadap kualitas total dalam

relasi pelanggan yang memfasilitasi

nilai-nilai tersebut dan dinamika persepsi

pelanggan sepanjang waktu.

2. Pemahaman atas kemampuan organisasi

(SDM, teknologi, sumber daya fisik,

sistem dan pelanggan) dalam

menghasilkan dan menyampaikan nilai

dan persepsi kualitas tersebut.

3. Pemahaman atas cara mengembangkan

dan mengelola organisasi dala rangka

mewujudkan nilai dan persepsi kualitas

yang diharapkan.

4. Pengoperasian organisasi sedemikian

rupa sehingga nilai dan persepsi kualitas

yang diharapkan bisa diwujudkan dan

tujuan semua pihak yang terlibat

(organisasi, pelanggan dan pihak-pihak

lain) dapat dicapai. (Fandy Tjiptono dan

Gregorius Chandra 2005:52)

Dengan demikian, manajemen jasa

berfokus pada identifikasi nilai-nilai dan

persepsi kualitas yang diharapkan

pelanggan dalam kompetisi jasa,

pemahaman atas proses penciptaan dan

penyampaian nilai dan kualitas tersebut,

serta pegelolaan sumber daya organisasi

dalam rangka mewujudkan kriteria nilai

berbasis jasa tersebut. Perspektif

manajemen jasa menuntut perubahan

fokus manajerial dalam aspek-aspek

tersebut:

1. Dari nilai berbasis produk (product-

based value) menjadi nilai total (total

value) dalam relasi pelanggan.

2. Dari transaksi jangka pendek menjadi

relasi jangka panjang.

3. Dari kualitas produk inti (kualitas teknis

hasil barang atau jasa) menjadi total

2

customer perceived quality terhadap

relasi pelanggan berkesinambungan.

Dari produk solusi teknis (atau kualitas

teknis produk atau jasa) sebagai proses kunci

dalam organisasi menjadi pengembangan

total perceived quality and value sebagai

proses kunci.

Sistem Informasi Geografis

Definisi dari SIG selalu berkembang,

bertambah dan bervariasi. Hal ini terlihat

dengan banyaknya definisi SIG yang beredar.

Namun dari banyaknya definisi yang beredar

tersebut dapat dirampungkan bahwa SIG

adalah teknologi sistem informasi (teknologi

berbasis komputer) yang digunakan untuk

memproses, menyusun, menyimpan,

memanipulasi dan menyajikan data spasial

(yang disimpan dalam basis data) untuk

berbagai macam aplikasi. (Maria Irmina

2007:3)

Menurut (Eddy Prahasta 2001:6), ada

beberapa alasan yang menyebabkan aplikasi-

aplikasi SIG menjadi menarik untuk

digunakan di berbagai disiplin ilmu.

Diantaranya adalah:

1. SIG dapat digunakan sebagai alat bantu

(baik sebagai tools maupun bahan

tutorials) utama yang interaktif, menarik

dan menantang di dalam usaha untuk

meningkatkan pemahaman, pengertian,

pembelajaran, dan pendidikan (mulai

dari usia sekolah hingga dewasa)

mengenai ide-ide atau konsep-konsep

lokasi, ruang (spasial), kependudukan

dan unsur-unsur geografis yang terdapat

di permukaan bumi berikut data-data

atribut terkait yang menyertainya.

2. SIG memiliki kemampuan-kemampuan

untuk menguraikan unsur-unsur yang

terdapat di permukaan bumi ke dalam

bentuk beberapa layer atau coverage

data spasial. Dengan layers ini

permukaan bumi dapat ”direkontruksi”

kembali dan dimodelkan dalam bentuk

nyata (real world tiga dimensi) dengan

menggunakan data ketinggian berikut

layers tematik yang diperlukan.

Hampir semua operasi (termasuk

analisis-analisisnya) yang dimiliki oleh

perangkat SIG (terutama desktop SIG)

dapat dilakukan secara interaktif dengan

bantuan menu-menu dan help yang

bersifat user-friendly.

Peta Dijital

Menurut definisi, peta dijital (digital

map) adalah representasi fenomena geografik

yang disimpan untuk ditampilkan dan

dianalisa oleh komputer dijital. (Ruslan

Nuryadin 2005:19)

Beberapa kelebihan penggunaan peta

dijital (digital map) dibandingkan dengan

peta analog (yang disimpan dalam bentuk

kertas atau media cetakan lain), antara lain

dalam hal:

3

1. Peta dijital kualitasnya tetap. Tidak

seperti kertas yang dapat terlipat,

memuai atau sobek ketika disimpan.

Peta dijital dapat dikembalikan ke

bentuk asalnya kapanpun tanpa ada

penurunan kualitas.

2. Peta dijital mudah disimpan dan

dipindahkan dari satu media

penyimpanan yang satu ke media

penyimpanan yang lain. Peta analog

yang disimpan dalam bentuk gulungan-

gulungan kertas misalnya, memerlukan

ruangan yang lebih besar dibanding

dengan jika peta tersebut disimpan

sebagai peta dijital dalam sebuah CD-

ROM atau DVD-ROM.

3. Peta dijital lebih mudah diperbaharui.

Penyuntingan untuk keperluan

pemutahiran data dapat lebih mudah

dilakukan menggunakan perangkat lunak

tertentu. (Ruslan Nuryadin 2005:20)

Analisis Sistem

Menganalisis sistem

merupakan tahapan dalam menganalisis

kebutuhan-kebutuhan sistem. Menurut

Kendall & Kendall (2003:13), perangkat

atau teknik untuk menentukan kebutuhan

sistem adalah dengan menggunakan

diagram aliran data untuk menyusun

daftar input, proses, dan output fungsi

bisnis dalam bentuk grafik terstruktur.

Dari diagram aliran data, dikembangkan

suatu kamus data berisikan daftar seluruh

item data yang digunakan dalam sistem

beserta spesifikasinya berupa tipe data

atau constrainnya.

Menganalisis kebutuhan sistem dapat

pula dilakukan dengan melakukan teknik

wawancara guna mendapatkan informasi

penting lainnya seperti tujuan di masa

mendatang. Jenis informasi berupa perilaku,

atau sikap-sikap, keyakinan dan karakteristik

beberapa orang utama dalam organisasi yang

bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan

atau dari yang sudah ada, bisa didapatkan

melalui penggunaan kuesioner (Kendall &

Kendall, 2003:167). Dengan menggunakan

kuesioner, dapat mengukur apa yang

ditemukan dalam wawancara dan untuk

menentukan seberapa luas atau terbatasnya

sentimen yang diekspresikan dalam suatu

wawancara.

Perancangan Sistem

Tahapan perancangan sistem

merupakan tahap desain dari siklus hidup

pengembangan sistem, yakni menganalisis

sistem menggunakan informasi-informasi

yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai

desain sistem informasi yang logik. Menurut

Kendall & Kendall (2003:11), bagian dari

perancangan sistem yang logik adalah

peralatan antarmuka pengguna.

Selain itu, pada tahap perancangan juga

mencangkup perancangan file-file atau

basisdata yang bisa menyimpan data-data

4

yang diperlukan untuk pembuat keputusan.

Basis data yang tersusun dengan baik adalah

dasar dari seluruh sistem informasi.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

A. Perancangan Sistem

Dalam perancangan sistem, penulis

menggunakan Flowchart guna dapat

membantu penulis (programer) untuk

memecahkan masalah kedalam segmen –

segmen yang lebih kecil dan membantu

dalam menganalisis alternatif – alternatif lain

dalam pengoprasian program. Flowchart

biasanya dapat mempermudah penyelesaian

suatu masalah khususnya masalah yang perlu

dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

1. Sistem Peminjaman

Pada sistem transaksi pelayanan

persewaan alat-alat pesta ini dibagi menjadi 2

sistem transaksi peminjaman, sistem tersebut

adalah:

a. Sistem paket

Paket standing party

Flowchart untuk sistem paket

standing party dapat digambarkan

seperti berikut:

Gambar 1 Flowchart Proses Peminjaman Paket Standing Party.

Paket gedung

Sedangkan flowchart untuk sistem paket

model gedung dapat digambarkan seperti

berikut:

Gambar 2 Flowchart Proses Peminjaman Paket Pesta Gedung

b. Sistem free choice

Untuk flowchart sistem free choice

dapat digambarkan adalah sebagai berikut:

5

Gambar 3 Flowchart Proses Peminjaman Sistem Free Choice

2. Sistem Pengembalian

Proses pengembalian alat-alat pesta

akan dilakukan oleh seorang administrator

dari perusahaan Sumber Jaya, baik sistem

transaksi paket maupun sistem free choice.

Adapun flowchart dari sistem pengembalian

adalah sebagai berikut:

Gambar 4 Flowchart Proses Pengembalian

3. Proses pembuatan Laporan

Untuk pembuatan laporan juga

dilakukan di web administrasi oleh seorang

administrator, laporan-laporan yang dibuat

berupa laporan transasksi, laporan

pelanggan, laporan barang dan laporan

pendapatan baik pada sistem paket maupun

sistem free choice. Kemudian data-data

akan ditampilkan dalam bentuk PDF

sehingga mempermudah untuk pencentakan

laporan. flowchart dari salah satu sistem

pembuatan laporan adalah sebagai berikut:

Gambar 5 Flowchart Proses Pembuatan Laporan Pendapatan.

B. Sistem Flow

System Flow digunakan untuk

menggambarkan alur sistem yang terjadi

pada aplikasi pelayanan persewaan alat-

alat pesta berbasis web pada Sumber Jaya

secara garis besar. System Flow

memberikan informasi proses yang terjadi

diikuti dengan output berupa dokumen

sebagai alur informasi antara pihak-pihak

yang terlibat dalam sistem. Dalam sistem

ini yaitu pelanggan dan admin Sumber

6

Jaya, selain itu dokumen dapat disimpan

sebagai arsip perusahaan. Dapat dilihat

pada gambar berikut.

Gambar 6 System Flow Pemesanan

Barang

Gambar 7 System Flow Pengembalian Barang

C. Data Flow Diagram (DFD)

Context diagram menggambarkan

proses aliran data yang terjadi dalam

sistem secara garis besarnya. Selanjutnya

context diagram dapat didekomposisi

menjadi DFD Level 0 yang menjelaskan

proses pada level yang lebih detail.

Gambar 8 Context Diagram Rancang Bangun Aplikasi Pelayanan Persewaan Alat-Alat Pesta

Berbasis Web

HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

A. Entity Relationship Diagram

1. Conceptual Data Model

Sebuah Conceptual Data Model

(CDM) menggambarkan secara keseluruhan

konsep struktur basis data yang dirancang

untuk suatu aplikasi seperti terlihat pada

Gambar 9

MemilikiMemiliki

Mempuny aiMempuny ai

Mempuny ai

MengambilMengambil

Menggunakan

Menggunakan

Memak ai

Memak ai

Mempuny ai

Memiliki

barangid_barangnama_barangharga_satuanstock_barangketerangan_barang

pelangganpelanggan_idnama_pelangganalamat_pelangganalamat_acara_pelanggankota_pelanggantelp_pelanggantanggal_pinjam_pelanggantanggal_kembali_pelanggan

pelanggan_paketppaket_idnama_ppaketalamat_ppaketalamat_acara_ppaketkota_ppakettelp_ppakettanggal_pinjam_ppakettanggal_kembali_ppaket

pesananpesanan_idtanggal_pesantglbayar_pesantotal_pesandibayar_pesantransportasi_pesandiskonstatus_pesan

psnnpaketid_psnnpakettanggal_psnnpakettglbayar_psnnpaketjumlah_psnnpaketharga_psnnpakettenda_keciljumlah_tenda_kecilharga_tenda_kec iltenda_besarjumlah_tenda_besarharga_tenda_besartotal_psnnpaketdibayar_psnnpakettransportasi_psnnpaketdiskon_psnnpaketstatus_psnnpaketbarang_keluar

id_bkjenis_sew ajumlah_bkkategori_bkvalidsudah_kembali

dendaid_dendaalasan_dendajumlah_denda

rekeningrek_idbanknamareknorekreklengkap

pembayaranid_bayartanggal_bayarjenis_transaksistatus_bayar

kategorikategori_idkategori

Gambar 9 CDM Rancang Bangun Aplikasi Pelayanan Persewaan Alat-Alat Pesta Berbasis Web

Physical Data Model

7

ID_DENDA = ID_DENDA

ID_BAYAR = ID_BAY AR ID_BAYAR = ID_BAY AR

PESANAN_ID = PESANAN_ID

ID_PSNNPAKET = ID_PSNNPAKET

ID_BARANG = ID _BARANG

REK_ID = REK_IDREK_ID = REK_ID

PELAN GGAN _I D = PELANGGAN_ID

PPAKET_ID = PPAKET_ID

KATEGORI_ID = KATEGORI_I D

BARANGID_BARANG integerKATEGORI_ID integerNAMA_BARANG varchar(50)HARGA_SATUAN integerSTOCK_BARANG integerKETERANGAN_BARANG varchar(50)

PELANGGA NPELANGGA N_ID integerID_BAYAR integerNAMA_PELANGGAN varchar(100)ALAMAT_PELANGGAN varchar(200)ALAMAT_ACARA_PELANGGAN varchar(200)KOTA_PELANGGAN varchar(100)TELP_PELANGGAN integerTANGGAL_PINJAM_PELANGGAN dateTANGGAL_KEMBALI_PELANGGAN date

PELANGGA N_PAKETPPAKET_ID integerID_BAYAR integerNAMA_PPAKET varchar(100)ALA MAT_PPAKET varchar(200)ALA MAT_ACARA_PPAKET varchar(200)KOTA_PPAKET varchar(100)TELP_PPAKET varchar(50)TANGGAL_PINJAM_PPAKET dateTANGGAL_KEMBALI_PPAKET date

PESANANPESANAN_ID integerPELANGGA N_ID integerREK_ID integerTANGGAL_PESAN dateTGLBAYAR_PESAN varchar (20)TOTAL_PESAN varchar (10)DIBAYAR_PESAN varchar (10)TRANSPORTASI_PESAN varchar (10)DISKON varchar (3)STATUS_PESAN numeric (1)

PSNNPAKETID_PSNNPAKET integerPPAKET_ID integerREK_ID integerTANGGAL_PSNNPAKET dateTGLBAYAR_PSNNPAKET varchar(20)JUMLAH_PSNNPAKET integerHARGA_PSNNPAKET varchar(10)TENDA_KECIL varchar(50)JUMLAH_TENDA_KECIL integerHARGA_TENDA_KECIL varchar(10)TENDA_BESAR varchar(50)JUMLAH_TENDA_BESAR integerHARGA_TENDA_BESAR varchar(10)TOTAL_PSNNPAKET varchar(10)DIBAYAR_PSNNPAKET varchar(10)TRANSPORTASI_PSNNPAKET varchar(10)DISKON_PSNNPAKET varchar(3)STATUS_PSNNPAKET numeric (1)

BARANG_KELUARID_BK integerID_BARANG integerID_PSNNPAKET integerPESANAN_ID integerJENIS_SEWA varchar(20)JUMLAH_BK integerKATEGORI_BK varchar(100)VALID numeric (1)SUDAH_KEMBALI numeric (1)

DENDAID_DENDA integerALASAN_DENDA long varcharJUMLAH_DENDA varchar(10)

REKENINGREK_ID integerBANK varchar(50)NAMAREK varchar(100)NOREK integerREKLENGKAP varchar(100)

PEMBAYARA NID_BAYAR integerID_DENDA integerTANGGAL_BAYAR dateJENIS_TRANSAKSI varchar(20)STATUS_BAYAR numeric (1)

KATEGORIKATEGORI_ID integerKATEGORI varchar(50)

Gambar 10 PDM Rancang Bangun Aplikasi Pelayanan Persewaan Alat-Alat Pesta Berbasis Web

Sebuah Physical Data Model (PDM)

menggambarkan secara detail konsep

rancangan struktur basis data yang

dircancang untuk seuatu program aplikasi.

PDM merupakan hasil generate dari CDM.

B. Design Implementasi Sistem

Pada tahap ini, dilakukan design

implementasi untuk input output aplikasi.

Dapat dilihat pada gambar-gambar berikut:

Gambar 11 Desain Tampilan Input Sistem Paket

Gambar 12 Desain Tampilan Proses Penulusuran Sistem Paket

KESIMPULAN

Dari hasil rancang bangun

aplikasi pelayanan persewaan alat-alat

pesta berbasis web, diperoleh beberapa

kesimpulan yaitu:

1. Pemanfaatan aplikasi pelayanan

persewaan alat-alat pesta ini dapat

memudahkan pelanggan dalam

memperkirakan budget, dan

mendapatkan informasi alat-alat pesta

yang akan digunakan berdasarkan

banyaknya undangan yang akan hadir,

serta membantu melakukan proses

transaksi peminjaman alat-alat pesta

pada perusahaan Sumber Jaya.

8

2. Pemanfaatan aplikasi pelayanan

persewaan alat-alat pesta ini dapat

digunakan untuk mengontrol dan

memantau alat-alat pesta, meminimalisir

kehilangan serta kesalahan dalam proses

peminjaman dan pengembalian

3. Pemanfaatan aplikasi dijital map

memudahkan pelanggan memberikan

informasi persewaan gedung. Sedangkan

bagi administrator membantu untuk

mengetahui wilayah kabupaten

Lamongan dalam hal menentukan biaya

transportasi.

SARAN

Adapun saran-saran yang dapat

digunakan untuk mengembangkan aplikasi

yang telah dibuat adalah sebagai berikut:

1. Diharapkan dalam pengembangan

aplikasi berikutnya dapat ditambah

dengan transaksi pengeluaran yang dapat

membantu pengelola dalam

memperkirakan dana untuk perbaikan

alat-alat pesta serta pembelian alat-alat

baru guna mengembangkan perusahaan.

2. Diharapkan Dijital Map dapat terintegrasi

dengan para pemilik gedung agar dapat

dilakukan pemesanan untuk melakukan

persewaan tempat.

3. Pengembangan dengan menambahkan

metode djikstra pada Dijital Map untuk

mempermudah bagi pelanggan dalam

memilih tempat acara dengan lokasi

terdekat pelanggan.

DAFTAR PUSTAKA

Herlambang, Soendoro dan Haryanto

Tanuwijaya, 2005, Sistem Informasi:

Konsep, Teknologi & Manajemen,

Graha Ilmu, Yogyakarta.

Irmina, Maria P., 2007, Sistem Informasi

Geografis, Sekolah Tinggi

Manajemen Informatika & Teknik

Komputer Surabaya, Surabaya.

Jogiyanto, 2001, Analisis dan Desain Sistem

Informasi : Pendekatan Terstruktur

teori dan praktek, Andi, Yogyakarta.

Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem

Informasi, Andi, Yogyakarta.

Kendall, Kendall, 2003, Analisis dan

perancangan Sistem jilid1,

Prenhallindo, Jakarta.

Nugroho, Bunafit, 2004, PHP dan MySQL

dengan editor Dreamweaver MX,

Andi, Yogyakarta.

9

Nuryadin, Ruslan, 2005, Panduan

Menggunakan MapServer,

Informatika, Bandung.

Prahasta, Eddy, 2001, Konsep-konsep Dasar

Sistem Informasi Geografis,

Informatika, Bandung.

Sutabri, Tata, 2004, Analisa Sistem

Informasi, Andi, Yogyakarta.

Tjiptono, Fandy dan Gregorius Chandra,

2005, Service, Quality & Satisfaction,

Andi, Yogyakarta.

Wahyono, Teguh, 2005, Pemrograman Web

Dinamis dengan PHP 5, PT. Elex

Media Komputindo, Jakarta.

10