PD.Karunia Jaya

CV. LA VEDILIS SYSTEM CONSULTANT Jalan Palembang Prabumulih. KM.32. Ogan Ilir. Sumsel 32181 Telp. 0711-606165 Fax. 0711-601517 Email: Lavedilis@yahoo.com

SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPerusahaan Variasi MobilPD. KARUNIA JAYAAuto Accessories Car Audio - AC

Dosen Pembimbing :Arista Hakiki SE, M.Acc, Ak

Nama Kelompok :Adhiah Juliarti Harahap (01091003060)Lia Senda Riyanti (01091003061)Veranty Soraya (01091003065)Lisnawati (01091003117)

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSIUNIVERSITAS SRIWIJAYA2011PENDAHULUAN1. Latar BelakangUsaha variasi mobil tentu tidak asing lagi bagi dunia otomotif. Bengkel variasi mobil yang tidak lepas dari kebutuhan mobil bahkan tren masa kini menuntut untuk menjadikan usaha variasi mobil terwujud dalam tingkat usaha menengah ke atas. Setiap hari ada ratusan mobil-mobil yang berlalu lalang di jalanan. Setiap hari pula di antara mobil-mobil tersebut masuk ke bengkel variasi mobil untuk menambah aksesoris bahkan piranti-piranti lain yang dapat melengkapi fasilitas dan kenyamanan dalam berkendara.Pemanasan global yang berdampak pada peningkatan suhu rata-rata bumi menyebabkan udara semakin panas. Hal ini mengurangi kenyamanan dalam berkendara sehingga mendorong pemilik mobil untuk menambah kenyamanan dalam berkendara, salah satunya dengan pemasangan kaca film mobil agar udara panas yang terperangkap diminimalisir, maupun untuk mengurangi teriknya matahari.Seiring perkembangan zaman, asesoris mobil pun berkembang dari segi mode dan kualitas, menuntut para pemilik mobil untuk memberikan yang terbaik bagi kendaraannya sehingga mereka tidak terlepas dari bengkel variasi mobil.

Hal-hal yang tersebut di atas , menjadikan perdagangan barang dan jasa variasi, audio dan AC mobil ini berprospek cukup baik. Bisnis ini memenuhi keinginan pecinta mobil. Mulai dari mendesain bentuk luar mobil dan interiornya , pembuatan sound system dengan beragam bentuk dan kualitas suara, serta memasang ataupun memperbaiki pendingin mobil yang sangat dibutuhkan di tengah-tengah padat dan macetnya lalu lintas.Bisnis variasi mobil nampaknya merupakan bisnis yang potensial dewasa ini. Dari kalangan remaja sampai tua telah terbiasa dalam menggunakan mobil, bahkan mobil telah menjadi aset maupun koleksi kalangan elite. Bisnis yang potensial ini sekiranya didukung oleh sistem yang baik pula untuk menunjang kefisienan dan keefektifan perusahaan variasi mobil yang tidak menutup kemungkinan akan menjadi usaha skala besar ini. Terutama dalam hal sistem informasi akuntansi yang menjadikan pekerjaan penyajian data kuantitatif menjadi lebih terstruktur dan tersistem dengan rapi.Bentuk usaha variasi mobil yang pada umumnya berskala menengah ke atas ini menuntut pihak internal agar menyajikan data-data kuantitatif kegiatan perusahaan sebagai pendukung agar terkontrolnya kegiatan perusahaan. Hal ini juga tidak dapat dipungkiri sangat vital dalam pengontrolan kegiatan usaha. Meskipun masih dalam bentuk yang sederhana namun sudah pasti tentu adanya pegawai khusus yang dipekerjakan dalam bidang administrasi keuangan, yang bertugas mencatat aktivitas-aktivitas yang terjadi selama kegiatan palayanan pelanggan berlangsung.Dokumentasi data-data kuantitatif yang tersusun sedemikian rupa sangat berpengaruh bagi kegiatan melengkapi persediaan, data penjualan, hingga pembayaran gaji pegawai. Misalnya saja, dengan catatan persediaan, bengkel variasi mobil ini dapat menentukan barang-barang apa saja yang habis terjual, yang paling laku atau digemari pelanggan, barang-barang yang harus dipesan kembali untuk mengisi persediaan yang kosong guna mengantisipasi permintaan pelanggan, maupun sebagai bahan penelitian untuk meningkatkan usaha agar perusahaan selalu unggul dalam menyediakan pasokan barang untuk kepentingan pelanggan.Data penjualan yang pada mulanya terkumpul melalui media nota penjualan sangatlah berperan penting dan merupakan informasi yang sangat signifikan bagi usaha variasi mobil. Karena melalui kegiatan penjualan (dalam hal ini menjual barang, pelayanan jasa berupa pemasangan alatnya, maupun keduanya) inilah perusahaan dapat menentukan pendapatan yang diperolehnya, baik itu berupa cash maupun kredit.Pendapatan perusahaan dari hasil kegiatan operasional menjadi sorotan utama bagi pemilik perusahaan untuk memenuhi kewajibannya dalam menjalankan usaha, khususnya dalam mengelola keuangan perusahaan. Hasil dari pendapatan inilah yang digunakan untuk permodalan (melengkapi persediaan), membayar beban-beban (gaji pegawai dan beban lainnya), maupun laba perusahaan yang dapat dinikmati oleh pemilik.Dengan sistem pelaporan keuangan yang dijalankan oleh perusahaan, perusahaan dapat mengendalikan keuangan perusahaannya. Sistem penyajian data transaksi kiranya melengkapi dan sangat berperan penting bagi kelangsungan serta keteraturan keuangan perusahaan. Dapat dijadikan bahan rembukan, pengambilan kebijakan, penentu keputusan yang absolut, menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi baik disengaja maupun tidak disengaja, bahkan menghindari kecurangan yang mungkin dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.Dengan demikian menunjukkan bahwa kontribusi sistem informasi akuntansi dapat bekerja dan memiliki peranan penting dalam penyusunan hal-hal keuangan perusahaan secara sistematis, teratur, dan terkontrol.

2. Gambaran Umum PD. Karunia JayaPD. Karunia Jaya yang didirikan oleh Edy Harianto adalah suatu bentuk badan usaha perseorangan yang bergerak dalam bidang perdagangan dan perbengkelan khusus variasi mobil. Usaha variasi mobil ini dibentuk dengan modal pribadi pemilik. Layanannya berupa penyediaan berbagai macam variasi mobil seperti kaca film, lampu, jok, dan aksesoris mobil lainnya. Selain itu juga melayani pemasangan audio, perbaikan audio, pasang baru juga servis AC mobil. Bengkel dibuka mulai pukul 09.00 sampai pukul 17.00 pada hari kerja dan hingga tengah hari pada hari Minggu. PD. Karunia Jaya memiliki 8 tenaga kerja, yaitu 1 orang teknisi khusus pemasangan audio, 5 orang teknisi umum dan 2 orang tenaga administrasi. Teknisi tentunya memiliki keahlian khusus karena pekerjaannya termasuk dalam kategori pekerjaan yang membutuhkan pelatihan.Perusahaan ini menjual barang sekaligus jasa mekaniknya. Untuk penjualan barang serta jasa , misalnya untuk pemasangan kaca film yang dipasangkan langsung oleh pegawainya, pembayaran dicatat sebagai penjualan barang dan kas masuk sebagai hasil penjualan. Tetapi jika pelanggan hanya membutuhkan jasa, dalam hal ini misalnya servis audio atau AC, pembayaran tidak dicatat dalam buku kas perusahaan karena pelanggan hanya perlu membayar kepada pegawai yang mengerjakan kecuali jika perbaikan tersebut membutuhkan barang tambahan, misalnya kabel, maka pelanggan harus membayar barang tersebut.Untuk pengadaan barang, sales datang ke perusahaan dengan membawa katalog lalu mencatat barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selanjutnya barang dikirim dari Jakarta . barang sampai hingga tiga hari kemudian. Selain itu, barang juga terkadang dibeli di area Palembang (DND dan Berkat), di jalan Kapten A.Rivai. seperti, garnish lampu. Namun demikian, barang dari Jakarta lebih variatif sehingga barang sebagian besar dari Jakarta.

Struktur Organisasi

Pemilik

Pegawai

Tekhnisi UmumPegawai AdministrasiTekhnisi Audio

3. HASIL OBSERVASI

3.1. HIPO Sistem Penjualan PD. Karunia Jaya (Sistem Lama)

3.2. IPO Sistem Penjualan PD. Karunia JayaSistem Penjualan (Bagan 1.0)InputProcessOutput

Daftar Harga Kesepakatan Negoisasi Total harga dari pengerjaan pesanan pelanggan Copy nota Penjualan Pemesanan Oleh Pelanggan Persetujuan Pengerjaan Transaksi Pembayaran

Pencatatan penjualan selama 1 hari Negoisasi Harga Pengerjaan Pesanan Nota Penjualan

Catatan penjualan harian

Penjualan (Bagan 2.0)InputProcessOutput

Daftar Harga Kesepakatan Negoisasi Total harga dari pengerjaan pesanan pelanggan Pemesanan Oleh Pelanggan Persetujuan Pengerjaan Transaksi Pembayaran Negoisasi Harga Pengerjaan Pesanan Nota Penjualan

Pesanan Konsumen (Bagan 2.1)InputProcessOutput

Pesanan Pelanggan Daftar Harga Negoisasi Harga

Pengerjaan Pesanan (Bagan 2.2)InputProcessOutput

Kesepakatan Negoisasi Persetujuan Pengerjaan Pengerjaan Pesanan

Transaksi Pembayaran (Bagan 2.3)InputProcessOutput

Total harga dari pengerjaan pesanan pelanggan Transaksi Pembayaran Nota penjualan

Pelaporan (Bagan 3.0)InputProcessOutput

Copy nota penjualan

Pencatatan penjualan selama 1 hari Catatan penjualan harian

3.3 NARASI Sistem Penjualan PD. Karunia Jaya (Sistem Lama)Sistem Penjualan dalam PD Karunia Jaya terbagi dua, yaitu penjualan dan pelaporan. Pada prosedur penjualan terbagi lagi menjadi tiga yaitu pemesanan, pengerjaan pesanan, dan pembayaran. Berikut ini akan dijelaskan sistem penjualan secara berurutan.Sistem Penjualan PD. Karunia Jaya dimulai dari pelanggan yang melakukan pemesanan. Pelanggan menentukan barang apa yang akan dipesan. Selanjutnya pihak penjual menerima pesanan tersebut. Lalu, dilakukanlah negoisasi harga. Hasil negosiasi berupa kesepakatan harga barang antara pelanggan dan pegawai administrasi namun proses negosiasi ini tidak selalu menghasilkan kesepakatan harga antara kedua belah pihak. Jika telah terjadi kesepakatan harga, maka tahap selanjutnya, teknisi akan mengerjakan pesanan pelanggan. Jika tidak, pesanan akan dibatalkan. Setelah pengerjaan selesai, dilakukan pembayaran oleh pelanggan. Bukti dari transaksi pembayaran ini berupa nota penjualan yang diberikan kepada pelanggan dan Copy nota yang dipegang oleh pegawai administrasi sebagai arsip perusahaan yang selanjutnya dicatat dalam catatan penjualan harian.Pesanan yang selesai akan dilaporkan kepada pegawai administrasi yang selanjutnya diberitahukan kepada pelanggan. Selanjutnya pegawai administrasi menagih pembayaran kepada pelanggan, pelanggan yang telah membayar akan dibuatkan bukti nota yang diserahkan kepada pelanggan tersebut.Prosedur Pelaporan di PD Karunia Jaya memiliki beberapa tahap. Copy nota penjualan yang diperoleh dari transaksi penjualan per hari disusun berdasarkan tanggal. Dari copi nota tersebut pegawai administrasi akan melakukan pencatatan penjualan harian. Proses ini akan menghasilkan catatan penjualan harian yang akan diserahkan kepada pemilik beserta copi nota penjualannya.

3.4. Logical Data Flow Diagram/ Diagram Arus Data (Sistem Lama) 1. Diagram Arus Data Induk Sistem Penjualan PD.Karunia Jaya

PemilikPelanggan

Sistem Informasi Penjualan (1.0) Nota Penjualan Copy Nota Order Catatan Penjualan harian pembayaran

Nota penjualanCatatan Penjualan Harian

2. Pengembangan Diagram Arus Data Catatan Penjualan harian

Sistem Penjualan (2.0)

Sistem Pelaporan (3.0) Data PesananCopy Nota

Order Pengerjaan Pesanan Pembayaran Nota Penjualan Copy Nota Catatan Penjualan harian

PemilikPelanggan

3.4. Flowchart (Sistem Lama)Sistem Penjualan PD.Karunia JayaPenjualanPelaporan

Copy Nota PenjualanNegoisasiTerima PesananPesanan PenjualanMulai

Konsumen

Pencatatan Penjualan

Catatan Penjualan Harian

Apabila Negoisasi DisetujuiPemilik usaha

Pesanan Batal TIDAK

Pengerjaan pesanan YA

Apabila pengerjaan selesai

BELUM SELESAI

Pembayaran SELESAI

DCopy nota penjualan

Nota penjualanD = Disusun berdasarkan tanggal

Analisis Kelemahan Sistem Penjualan PD Karunia Jaya1. InputPerusahaan ini tidak memiliki data penjualan yang lengkap seperti catatan pesanan konsumen apalagi pembuatan data dengan system komputerisasi. Pesanan konsumen tidak dicatat oleh pegawai administrasi sebab semua pesanan konsumen akan segera diproses untuk dikerjakan langsung. Data-data mengenai barang yang ada di perusahaan hanya dicatat dalam sebuah buku serta pegawai administrasi juga mencatat nomor polisi kendaraan konsumennya pada nota di akhir proses penjualan.

2. ProsesProses penjualan yang terjadi di perusahaan ini sangat sederhana, setiap konsumen yang datang akan segera dilayani jika telah terjadi kesepakatan harga barang pesanan. Tidak ada pencatatan pesanan konsumen serta data barang-barang (misalnya dalam katalog) yang ada di perusahaan, semua proses dikerjakan secara manual.

3. OutputDalam perusahaan ini keberadaan laporan penjualan tidak ada, pegawai adminstrasi hanya mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi setiap hari dan langsung menyerahkannya kepada pemilik usaha. Catatan penjualan perusahaan hanya berupa catatan transaksi penjualan harian saja tidak didukung oleh keberadaan laporan penjualan perusahaan.

4. Media PeralatanPerusahaan ini masih menggunakan sistem manual sepenuhnya. Hanya menggunakan kalkulator untuk menjumlahkan total penjualan harian, bukan menggunakan komputer dengan software tertentu.

5. PengendalianPengendalian informasi penjualan hanya dalam bentuk pencatatan pada kertas-kertas, bukan pada buku khusus juga tidak terdapat back-up informasi penjualan dalam bentuk apa pun. Jika terjadi hal yang tidak diinginkan maka perusahaan bisa saja kehilangan seluruh informasi tersebut. Catatan penjualan perusahaan yang kurang memadai juga menyebabkan perusahaan tidak mengetahui secara jelas mengenai kondisi sebenarnya perusahaan sebab perusahaan tidak mempunyai laporan penjualan yang baku.6. OrangPerusahaan ini tidak memiliki tenaga administrasi yang terspesialisasi. Dalam hal ini harus dibedakan antara kasir dan tenaga pembukuan agar transaksi pembayaran dan pelaporan penjualan lebih terstruktur dan efektif.

Rumusan Masalah Berdasarkan analisis kelemahan yang telah di uraikan di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem yang di terapkan oleh PD.Karunia Jaya masih belum optimal. Sistem yang diterapkan masih terlalu sederhana dan dilakukan secara manual. Sistem yang ada tersebut yaitu, pencatatan transaksi hingga pelaporan yang masih di catat manual oleh pegawai administrasi dengan hanya menggunakan satu lembar kertas untuk pencatatan penjualan setiap harinya. Perusahaan ini belum menghasilkan laporan yang memadai untuk menginformasikan data-data penjualan. Sehingga perlu penggunaan perangkat teknologi guna menunjang operasional perusahaan agar semua proses yang terjadi dapat berjalan lebih efektif dan efisien.

Solusi

Perbaikan untuk sistem penjualan pada PD.Karunia Jaya adalah dengan menerapkan sistem LA VEDILIS, yaitu sistem komputerisasi yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pelaporan penjualan pada perusahaan variasi mobil (perusahaan dagang) ini.

DESAIN KONSEPTUAL SISTEM PENJUALAN PADA PD.KARUNIA JAYALA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEM

BAGAN HIPO LA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEM (Sistem Baru)

BAGAN IPO LA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEM (Sistem Baru)Sistem Penjualan (Bagan 1.0)InputProcessOutput

Daftar Harga

Pesanan pelanggan yang tertera dalam nota

Nota penjualan 1

Nota Penjualan 2

Pemesanan Oleh Pelanggan Pencatatan pesanan ke Nota

Pengerjaan pesanan

Membuka Database Membuka File Penjualan Membuka Sheet 2 (Struk Pembayaran) Entry kode barang Pemeriksaan kode pada file data barang Penghitungan harga barang Record Data Barang terjual ke dalam Sheet 3 ( Pelaporan ) Pencetakan slip pembayaran Penerimaan kas Memberikan Struk penjualan 1 kepada konsumen Menyimpan Struk 2 (sebagai arsip)

Membuka Database Membuka Sheet 3 (Pelaporan) Menghitung total Penjualan Pencetakan Laporan Bulanan Penyerahan Laporan Penjualan kepada pemilik Nota Penjualan Salinan Nota Penjualan

Pesanan selesai

Struk Pembayaran

Laporan penjualan bulanan

Penjualan (Bagan 2.0)InputProcessOutput

Daftar Harga

Pemesanan pelanggan yang tertera dalam nota

Nota penjualan 1 Pemesanan Oleh Pelanggan Pencatatan pesanan ke nota

Pengerjaan pesanan

Membuka Database Membuka File Penjualan Membuka Sheet 2 (Struk Pembayaran) Entry kode barang Pemeriksaan kode pada file data barang Penghitungan harga barang Record Data Barang terjual ke dalam Sheet 3 ( Pelaporan ) Pencetakan slip pembayaran Penerimaan kas Memberikan Struk penjualan 1 kepada konsumen Menyimpan Struk 2 (sebagai arsip) Nota penjualan Salinan Nota Penjualan

Pesanan selesai

Struk Pembayaran

Pesanan Pelanggan (Bagan 2.1)InputProcessOutput

Daftar Harga

Pemesanan Oleh Pelanggan Pencatatan pesanan ke nota Nota penjualan Salinan Nota penjualan

Pengerjaan Pesanan (Bagan 2.2)InputProcessOutput

Pemesanan pelanggan yang tertera dalam nota Pengerjaan pesanan

Pesanan selesai

Pembayaran (Bagan 2.3)InputProcessOutput

Nota penjualan 1 Membuka Database Membuka File Penjualan Membuka Sheet 2 (Struk Pembayaran) Entry kode barang Pemeriksaan kode pada file data barang Penghitungan harga barang Record Data Barang terjual ke dalam Sheet 3 ( Pelaporan ) Pencetakan slip pembayaran Penerimaan kas Memberikan Struk penjualan 1 kepada konsumen Menyimpan Struk 2 (sebagai arsip) Struk Pembayaran

Pelaporan (Bagan 3.0)InputProcessOutput

Nota Penjualan 2

Membuka Database Membuka Sheet 3 (Pelaporan) Menghitung total Penjualan Pencetakan Laporan Bulanan Penyeraha Laporan Penjualan kepada pemilik Laporan penjualan Bulanan

LDFD LA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEM (Sistem Baru)DIAGRAM ARUS DATA INDUK

Pelanggan Nota Pembayaran

Nota penjualan order

Sistem Informasi Penjualan (2.0)

Pemilik Struk Pembayaran Laporan Penjualan Nota Penjualan Nota Penjualan Struk Pembayaran File Penjualan File Pelaporan

PENGEMBANGAN DIAGRAM ARUS DATA

KONSUMEN Struk Pembayaran

Nota Penjualan Order

Sistem penjualan (2.0) File Penjualan Nota Penjualan

Salinan Nota Penjualan Salinan Struk Pembayaran

Pelaporan (3.0)Salinan Nota File Pelaporan Salinan Struk

PEMILIK

NARASI LA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEMProses Penjualan yang terjadi di PD. Karunia Jaya yaitu di mulai dari Pelanggan yang datang untuk melakukan pemesanan. Pegawai administrasi menyiapkan nota penjualan dan mencatat semua pesanan ke dalam nota penjualan rangkap dua. Nota penjualan 1(nota tagihan), di berikan kepada pelanggan dan Nota penjualan 2, diberikan ke kasir yang kemudian untuk di simpan sebagai arsip. Selanjutnya dilakukanlah pengerjaan pesanan. Jika pengerjaan telah selesai, pelanggan melakukan pembayaran di kasir dengan membawa nota tagihan.Transaksi Pembayarannya yaitu dimulai dari Pelanggan yang memberikan nota tagihan kepada kasir. Lalu kasir menginput kode dan jumlah unit barang ke dalam komputer. Setelah komputer mengolah data dan total harga penjualan di ketahui, pelanggan melakukan pembayaran. Selanjutnya data file yang di sebut juga dengan slip pembayaran, di cetak untuk di berikan kepada pelanggan. Dan data penjualan tersebut di record langsung ke dalam file pelaporan.Pada Proses Pelaporan, data barang terjual yang telah di rekap selama satu bulan di total secara keseluruhan yang kemudian akan menghasilkan Laporan penjualan Bulanan. Laporan Penjualan Bulanan tersebut selanjutnya disetorkan kepada pemilik beserta Nota Penjualan 2 dan Salinan Struk Penjualan.

FLOWCHART PD. KARUNIA JAYA (Sistem Baru)

ALA VEDILIS SALES APPLICATION SYSTEMPenjualan

Nota Penjualan 1Pelanggan

Entri Kode & identitas pelanggan

Database BarangForm PesananPesanan penjualan

Pencarian kode dalam databaseSiapkan nota penjualan

Jika kode cocokANota Penjualan 1

Nota Penjualan 2 Tidak cocok cocok

Penghitungan harga barangPengerjaan pesanan

N belum selesai

Pencetakan slip PembayaranRecord dataJika pengerjaan selesai

Slip pembayaranDatabase Barang Terjual Selesai

BPembayaran

A

Pelaporan

B

Penyusunan Laporan Penjualan

Database Barang terjualRecord Laporan PenjualanCetak Laporan Penjualan

Laporan Penjualan Bulanan

Pemilik

Anggaran Pengembangan Sistem Penjualan PD. Karunia JayaA. Taksiran Biaya Pengembangan Sistem Pelaporan Penjualan1. Biaya SurveyTransportasi (3 orang x @16.000)Rp 48.000,-TOTALRp 48.000,-

2. Biaya Desain Sistema) Tahap desain konseptual:1. Administrasi (ATK, kertas, dll)Rp 50.000,-2. Honor analis (1 orang @300.000)Rp 300.000,-b) Tahap desain fisik:1. Honor programmer (2 orang @300.000)Rp 600.000,-TOTALRp 950.000,-3. Biaya Implementasi Sistema) Pembelian komputer + printer(2.000.000 + 500.000)Rp 2.500.000,-b) Biaya instalasi programRp 300.000,-TOTALRp 2.800.000,-4. Biaya Pemeliharaan/Evaluasia) Honor analis (1 orang @200.000)Rp200.000,-b) Honor programmer (2 orang @250.000)Rp500.000,-TOTALRp700.000,-

5. Biaya Utilitasa) ListrikRp 50.000,-b) TeleponRp 50.000,-c) Biaya administrasi umum(kertas, pena, tinta printer) sebulanRp 40.000,-TOTALRp 140.000,-

TOTAL KESELURUHANRp 4.638.000,-

B. Biaya Rutin yang dikeluarkan untuk Sistem LamaAlokasi terdiri dari:1. Gaji tenaga administrasi keuangan(1 orang x 12 bulan @600.000)Rp 7.200.000,-2. Biaya perlengkapan dan peralatana) Buku nota (12 bulan x @5.000)Rp 60.000,-b) Pena (5 pena/tahun @2.000)Rp 10.000,-c) Kertas binder (1 pack x 12 bulan @6000)Rp 72.000,-d) Buku catatan plat mobil, ALK lainnyaRp 10.000,-e) Biaya lain-lain (fotokopi, transpor, dll)Rp 60.000,-Total Biaya Rutin yang dikeluarkanRp 7.412.000,-

C. Biaya yang dikeluarkan untuk Sistem Baru1. Gaji bagian administrasi keuangan(1 orang x 12 bulan @750.000)Rp 9.000.000,-2. Biaya perlengkapan dan peralatana) Biaya pemeliharaan (12 bulan @40.000)(Up-date program, penggantian komponenyang rusak)Rp480.000,-b) Kertas (4 rim/tahun @35.000)Rp140.000,-c) Tinta printer (6 kotak/tahun @25.000)Rp150.000,-d) Pena (2 buah/tahun @2.000)Rp 4.000,-e) Nota (12 bulan x @5.000)Rp 60.000,-Total Biaya Rutin yang dikeluarkanRp9.834.000,-

Studi Kelayakan1. Aspek EkonomiSistem pengolahan laporan penjualan yang terkomputerisasi menggunakan program Microsoft Excell yang telah dirancang sesuai dengan kebutuhan pelaporan penjualan perusahaan. Tenaga yang dianjurkan dalam mengolah pelaporan penjualan adalah tamatan SMEA yang mengerti akan pembukuan, sehingga tenaga kerja dapat dipercaya untuk mengolah pelaporan penjualan dan komputer, serta biaya gaji yang dikeluarkan tidak begitu besar jika dibandingkan untuk membayar akuntan. Proses memasukkan data-data penjualan pun menjadi lebih cepat, tepat, dan terperinci jika dibandingkan dengan proses manual selama ini.

Total Estimasi Biaya1) Biaya SurveyRp 48.000,-2) Biaya Desain SistemRp950.000,-3) Biaya Implementasi Sistem Rp 2.800.000,-4) Biaya Pemeliharaan/EvaluasiRp140.000,-TotalRp 4.638.000,-

Penghematan Biaya1. Pena (3 pena/tahun @2.000)Rp 6.000,-2. Kertas binder (1 pack x 12 bulan @6000)Rp 72.000,-3. Buku catatan plat mobil, ALK lainnyaRp 10.000,-4. Biaya lain-lain (fotokopi, transpor, dll)Rp 60.000,-TotalRp148.000,-

2. Aspek Teknis

Hal ini menyangkut pada kelayakan pengoperasian sistem Penjualan yang telah diusulkan yaitu dengan menggunakan Sistem yang terkomputerisasi. Perangkat komputer yang tersedia akan dioptimalisasikan penggunaannya sehingga dapat menunjang proses yang terjadi di dalam Sistem Penjualan PD. Karunia Jaya. Sistem terkomputerisasi ini penggunaannya cukup mudah. Karena program dibuat dirancang sebaik mungkin untuk pencatatan penjualan perusahaan agar lebih baik. Selain itu, program yang dibuat cukup mudah penggunaannya untuk user. untuk menunjang sistem ini, juga akan ada perekrutan pegawai baru yang setidaknya mengerti tentang pembukuan dan komputer.

3. Aspek OperasionalDengan menggunakan Sistem baru yakni dengan menerapkan Sistem terkomputerisasi dengan Program Microsoft Exel, Transaksi Penjualan PD Karunia Jaya akan menjadi lebih baik. Di karenakan dengan adanya Sistem terkomputerisasi, kegiatan input, proses dan output data akan lebih mudah dan terformat & tersimpan rapi, sehingga akan mengurangi kesalahan-kesalahan yang seringkali terjadi dalam pencatatan manual. Dalam rangka penerapan sistem ini agar bisa dilakukan dengan baik maka diperluakan satu orang pegawai baru yang mengerti komputer dan pembukuan. Dan untuk pegawai administrasi sebelumnya akan ada pelatihan singkat untuk mempelajari bagaimana menggunakan sistem baru ini.4. Aspek HukumSistem pemrosesan penjualan yang kami ajukan ini tidak melanggar hukum dan perundang-undangan yang berlaku, karena perangkat yang digunakan dibeli secara legal dan merupakan software yang sudah pernah dipakai oleh perusahaan-perusahaan pengguna sistem lain, hal ini mengungkapkan bahwa sistem ini telah lulus dalam uji kelayakan dalam aspek hukum dan program yang dipakai dirancang sendiri untuk kepentingan perusahaan, dan bukan untuk mengganggu dan merusak privasi orang lain dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Perundang-undangan di Indonesia juga melegalkan penggunaan software yang dapat membantu kinerja manusia selama masih dalam ruang lingkup aman dan tidak mengancam keberadaan orang lain. Program yang kami gunakan adalah Microsoft Exel original, dan telah mendapat lisensi dari Microsoft Inc.

5. Aspek Psikologis

Struktur Organisasi yang telah ada di PD Karunia Jaya tidak banyak perubahan. Hanya saja untuk bagian administrasi, ada tambahan satu orang untuk pegawai administrasi. Dan orang tersebut setidaknya lulusan SMEA yang mengerti tentang pembukuan dan komputer.

Bagan Desain Konseptual

KomponenPenjualanPelaporan

Output Nota Penjualan Copi Nota Penjualan Struk pembayaran 1 Struk Pembayaran 2 Laporan Penjualan Bulanan

Proses Pesanan konsumen (secara lisan) Pencatatan pesanan ke nota Pengerjaan pesanan Pesanan selesai Buka Database penjualan Buka sheet 2 ( Struk pembayaran) Entri kode barang ke sistem Pengecekan Kode Penghitungan penjualan Pencetakan struk pembayaran Struk dan nota ke konsumen Buka database Penjualan Buka Sheet 3 ( Laporan penjualan) Entri kode barang ke sistem Pengecekan Kode Penghitungan laporan penjualan Pencetakan laporanpenjualan Penyerahan laporan ke pemilik

Input Pesanan konsumen ( lisan ) Nota penjualan Copi nota penjualan Struk Pembayaran 2

Media Nota Penjualan Alat Tulis 1 unit komputer Printer HP MF2410 Kertas Struk Tinta Printer HP C9351A 1 unit Komputer Printer HP MF2410 Copi Paper ltlazer A4 500 lembar Tinta Printer HP C9351A

Orang Pegawai administrasi Pelanggan Teknisi Pegawai Administrasi Pemilik

Pengendalian Pelatihan kepada pegawai administrasi Pemakaian Password Pelatihan kepada pegawai administrasi Pemakaian Password

File transaksi Sheet 1 data barang Sheet 2 Struk Penjualan Sheet 3 Laporan penjualan

Database Database Penjualan Database Penjualan

Penyimpanan Harddisk Flashdisk Harddisk Flashdisk

Uraian Desai Konseptual

Output :1. Nota :Format : Kertas nota penjualan di tulis tangan Terdiri dari 2 rangkapFungsi : Bukti pesanan pelanggan Bukti penyerahan barang Bukti pelunasan pesanan

Isi : Nama konsumen Nomor kendaraan Nomor nota Tanggal pesanan Banyaknya barang Nama barang pesanan Harga perunit barang Jumlah harga Total harga Tanda terima pelanggan Tandatangan pegawai administrasiOrang yang membuat : Pegawai administrasiWaktu Pembuatan : Saat pemberitahuan pesanan knsumen kepada pegawai administrasi

2. Copi Nota :Format : Salinan dari nota penjualan Salinan hanya 1 rangkapFungsi : Arsip perusahaan Kebutuhan dalam mengisi data pesanan ke computerIsi : Nama konsumen Nomor kendaraan Nomor nota Tanggal pesanan Banyaknya barang Nama barang pesanan Harga perunit barang Jumlah harga Total harga Tanda terima pelanggan Tandatangan pegawai administrasiOrang yang menbuat : Pegawai administrasiWaktu Pembuatan : Bersamaan dengan pembuatan nota penjualan

3. Struk pembayaranFormat : Printout dari computer Terdiri dari 2 rangkap

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran tunai pelangganIsi : Logo perusahaan Nama perusahaan Alamat perusahaan Nomor telepon perusahaan Tanggal pembayaran pesanan Jenis pesanan Nomor kendaraan Nomor struk Kode barang Nasma barang Jumlah barang Harga perunit barang Jumlah harga Total harga pesananOrang yang membuat : Pegawai administrasiWaktu Pembuatan : Pada saat konsumen akan membayar pesdanan tunai

4. Copi Struk :Format : Salinan dari stru pembayaran Terdiri hanya1 rangkapFungsi : Arsip perusahaan Isi : Logo perusahaan Nama perusahaan Alamat perusahaan Nomor telepon perusahaan Tanggal pembayaran pesanan Jenis pesanan Nomor kendaraan Nomor struk Kode barang Nasma barang Jumlah barang Harga perunit barang Jumlah harga Total harga pesananOrang yang membuat : Pegawai administrasiWaktu Pembuatan : Bersamaan dengan pembuatan struk pembayaran

5. Laporan Penjualan Bulanan :Format : Printout dari laporan penjualan yang telah direkapFungsi : Sebagai laporan pegawai administrasi kepada pemilik mengenai transaksi penjualan selama sebulan Sebagai eval;uasi kinerja perusahaan dari masa ke masaIsi : Logo perusahaan Nama peusahaan Alamat peudsahaan Nomor telepon perusahaan Nama laporan Tasnggal transaksi pesanan Kode barang pesanan Nama barang pesanan Harga barang perunit Jumlah harga pesanan Total penjualan slam sebulanOrang yang membuat : Pegawai administrasiWaktu Pembuatan : Sebulan transaksi penjualan

Sistem Informasi Akuntansi