Shipping Instructions

1 

 

World Stroke Congress, Hyderabad | WSC 2016 SHIPPING INSTRUCTIONS FOR EXHIBITION GOODS 

 General Information   Dear Exhibitor/Stand Builder,  Hermes ‐ is the official handling agent for WSC 2016 in Hyderabad, India.   We are a full door to door service company, and sole on site logistics contractor. As such, we are pleased to update you 

regarding the services and guidance as how we dispatch shipments to the event.   Door to Door Shipment  We offer companies services from starting point to venue as part of consolidated international shipments for the congress. This will assist in reducing costs and ensuring a timely delivery.  Onsite Handling Due to security, insurance and organizer policy, Hermesr is the exclusive handler inside the venue. No other company is permitted to handle cargo within the venue. Please note that companies, stand builders & PR companies may make their own arrangements to deliver and retrieve goods directly to the warehouse/venue entrance. 

Contact Details: Hermes Exhibitions & Projects Ltd.  Contact: Ms. Zehavit Akerman Tel: + 49 6173 966 95 28  Mobile: +972 52 511 4982 E‐mail: zehavitak@hermes‐exhibitions.com   The following instructions have been prepared to clearly outline the requirements for importation of both ‘Temporary and Consumable’ items for Indian Exhibitions and should be read carefully. Failure  to  comply with  the  following  can  jeopardise  the  clearance  and  delivery  of  your  exhibits  and  incur  additional charges.  

All Exhibitors shipping directly into Hyderabad by sea or air should note that temporary imports and consumable imports 

should be packed, invoiced and shipped separately.  Failure to comply with this rule will cause major problems and possibly 

non‐clearance of shipments.  

We  strongly propose  the use of our  recommended  / approved Agent  in  your  country who  is  fully  conversant with  the necessary procedures and can guide you on all aspects.           

2 

 

IMPORTANT INFORMATION ON TEMPORARY IMPORTATION OF EXHIBITS (1a)  temporary importation of exhibits is allowed only for ITPO or Government of India approved shows. Re‐display at 

other shows in India has to be permitted by Indian customs. To obtain this permission R.E. Rogers India Pvt. Ltd 

will require a detailed letter from the exhibitor to present to customs for their ruling. We must point out that the 

customs decision is beyond our control. Please contact us to discuss. 

 

 (1b)    the Temporary  import  is only allowed on exhibits where the organisers, by  issuing a certificate of participation 

confirming  that  the  shipper  /  owner  of  the  exhibits  is  a  bonafide  exhibitor  at  the  event.    The  certificate  of 

participation is must for customs clearance of exhibits.  

 (1c)    the value on ATA  carnet will be  treated as FOB unless  it  is  specifically mentioned CIF. ATA  carnet must be  in 

English language.  Literature and consumables should not be mentioned on ATA carnet. 

    Indian customs do not accept the transit vouchers to transport the goods with in India. 

 

(1d)    bank Guarantee / ATA Carnet – One of  these documents  is necessary  for  temporary clearance of  the exhibits. 

These documents are accepted by Indian customs Customs for 6 months from the arrival the arrival of shipments 

with a condition that the cargo would be re‐exported back within this period. 

 

 (1e)        literature, catalogues, brochures, leaflets or other kind of printed material (not in book or magazine forms) meant 

for  free distribution  for promotional purpose  is exempted  from  the  customs duty up  to a CIF value of  Indian 

Rupees 2000 per exhibitor. All other consumable items such as small valued samples, gift items and advertising 

material are dutiable and should be included in guarantee value.  

  (1f)    the  goods must  remain  in  our  control  until  these  are  re‐exported,  duty  is  paid  or  as  permitted  by  customs 

authorities. 

 

(1g)    RETURN FREIGHT: Please note all freight is returned on Freight collect basis as per Airlines prevailing rates. The 

airfreight  rates quoted  in  advance  are  for budgetary purpose only  and  could  vary during  affecting  the  actual 

shipment.  

 

 (1h)    all shipments should be sent on Freight Prepaid basis. 

(1i)    service Tax @ 14.50% ‐The Govt. of India has levied a service tax on handling charges to be invoiced by all freight 

forwarder and handling agents.  Therefore, the same shall be charged accordingly. 

 

 

 

3 

 

Airfreight – Direct to Hyderabad Airport 

Air Freight   Should arrive at Mumbai Airport – 13 working days prior to opening of show or your 

intended work commencement date on‐site 

    

CONSIGNEE For single exhibitor/category  NOTIFY 

Name of Exhibitor……………………………... 

C/o Name of Exhibition……………………... 

Venue………………………………….. 

Same as consignee 

 

 

NOTE: Please note in order to collect “delivery order” from the airline, an authorization letter addressed to the airline on the exhibitors Letter Head  in favour of R.E.Rogers  India Pvt. Ltd, Mumbai, would be required. Please fax us the same prior to arrival of shipment and send the original along with the shipment (Please see Form ‐ 6) 

AWB Inst: Please handover the original Documents and Delivery Order to R E Rogers India Pvt. Ltd. without insisting any further authorization. 

 

CONSIGNEE ON INVOICE / PACKING LIST 

 (Please do not use the Phrase Proforma anywhere) 

EXHIBITOR NAME……………………………………………………… 

C/O EXHIBITION NAME……………………………………………... 

HALL NO…………………….STAND NUMBER…………………… 

VENUE………………………………………………………………………. 

 

The below description must be mentioned on Invoice / Packing List clearly. 

Quantity in numbers, type, serial numbers, model numbers  Individual values  Customs tariff number  Total C.I.F. value  Country of Origin  Unit price   HS Codes  Invoice Number and date  It should be signed and stamped by the exhibitor 

    

4 

 

DOCUMENTS REQUIRED FOR CLEARANCE OF SEA / AIR FREIGHT SHIPMENT 

 

 DOCUMENTS DISTRIBUTION  All documents must be faxed / e‐mailed before sending the original for our approval / confirmation in advance before sending the original.  For airfreight – After our approval, all original documents must be attached to the airway bill.  INSURANCE It is the exhibitor's responsibility to insure the exhibits from his premises to stand, duration of exhibition /storage and return to premises. Details of the local representative of Insurance Company must be intimated in the event of loss or damage  

 

       HAND CARRIED‐         Hand carrying of exhibits is not recommended. Exhibitors who are willing to do so should discuss with R.E. Rogers India 

(Pvt) Ltd.         COURIER SHIPMENTS –           Neither we  recommend  any  shipment by  courier mode,  nor will we  be  in  a  position  to  assist  its  clearance,  if  the 

material is stuck in customs for want of any documents or clarification.   

   PACKING OF EXHIBITS         Consumables and exhibits under Bank / Guarantee and        ATA Carnet should be packed separately:        The exhibitor shall be responsible for the consequences of improper packing. 

Please note that the exhibits are to be repeatedly loaded and unloaded by different parties. During the long distance transportation shocking / bumping will sometimes be inevitable. Moreover, the exhibits will be placed outdoors many times,  including open‐air storage at the exhibition center before and after the exhibition sometimes even without a tarpaulin. Therefore, we strongly recommend  the Exhibitor  to  take necessary precautions against damage and rain, especially when the return exhibits are to be packed with original packing materials (the case as well as aluminum foil, plastic covers etc. may be damaged already during unpacking)  

S.No.  DOCUMENTS  Form No. 

1.  Pre Alert – Original  3 

2.  Invoice / Packing List – 05 copies of original invoice  7 & 8 

3.  Customs declaration – 3 copies  1 

4.  Authorisation letter to handle ATA Carnet or any other document ( POA)  2 & 5 

5.  1. ATA Carnet  Or Bank Guarantee  2.  

6.  3. Bill of Lading (for Sea only) – 1 original and 3 copies  4.  

7.  5. Organizers letter of participation  6.  

8.  7. Insurance certificate along with contact details of insurance company in India  8.  

9.  9. Cargo/container Manifest in case of FCL/LCL or consolidated air freight shipments  10.  

10.  11. Product Catalogue / Write up  12.  

11.  13. Phytosanitory Certificate  14.  

12.  15. Authorisation letter to the airlines, if required– 1 original  16. 6 

13.  17. List of documents for completing the commercial Clearance after the show  18. 9 

5 

 

         Case Marking 

Each case should be clearly marked as follows:                                                                                                                                        

EXHIBITORS NAME                                                                                                                                                                           

STAND NUMBER                                                                                                                                                                             

NAME & LOCATION OF EXHIBITION                                                                                                                                                                                        

CASE NUMBER (This should tally with your packing list/invoice)   

Categories: (1) Insert‐for participant bags (2) Marketing/promotion material‐for unmanned display    (3) Exhibition goods‐for exhibition stand only  

 

PROCEDURES AT THE END OF EXHIBITION Sale of exhibits 

Sale of exhibits is allowed after the exhibition.  Exhibits will be transferred to bonded warehouse / warehouse till the 

sale procedures are completed. 

Exhibits covered under ATA Carnet can also be sold  

Documents required for sale: ‐ See Form 9 

All charges from close of exhibition till handed over to buyer are for exhibitors account unless agreed otherwise. 

Destruction of Materials 

This is strictly at the discretion of Customs Authority and can only be ascertained on receipt of information relating to the material. Please contact us on this subject. Do not assume this is possible. 

Goods lost or not accounted for 

Exhibits  lost, given away or consumed that are under temporary  import will be subject to duties and taxes and a full enquiry by customs.  FORMS FOR COMPLETION 

The following documents are to accompany your shipping documents apart from Form 9. a)  Form – 1  :  Declaration Form –applicable for exhibits under Bank Guarantee  

b)  Form – 2  :  ATA Carnet Letter of Authorisation  

c)  Form – 3  :  Pre‐Alert  

d)  Form – 4  :  Undertaking on exhibitor’s letterhead for customs bond 

e)  Form – 5 :  Letter of authorization for customs (on Exhibitor’s letter head) 

f)  Form – 6 :  Letter of authorization for the Airlines (on Exhibitor’s letter head) 

6 

 

g)  Form – 7  :  Format ‐ Commercial Invoice  

g)  Form –8  :  Format – Packing List 

h)   Form – 9  :  List of documents for completing the commercial Clearance after the show 

 

TARIFF INDIA 2016  

Please find our rate in your attached format. Kindly give us final weight and dimensions of the shipment, to quote you 

precisely. 

International Tariff All rates are in € (Euro) 

IMPORT 

Airfreight From fee arrival Bombay airport unto advance warehouse  

Min    

1‐1000 Kg   Euro 1.3/kg (Min. Euro 300.00 per shipment) 

1000‐2000 kg  Euro 1.17/kg (Min. Euro 300.00 per shipment) 

 2001 and above   Euro 1.05/kg (Min. Euro 300.00 per shipment) 

Transportation to Venue (Hyderabad) 

Min    

1‐1000 Kg   Please provide weight & Dim. Of shipment 

Courier shipments     only custom cleared  

Min  ( up to 20 kg )  Euro 125.00 

Additional charges  

Communication per HAWB/ Exhibitor   Euro 65.00 

ATA Carnet  intervention  Euro 110.00 

Process of octroy Exemption   Euro 110.00 

 

 

 

 

 

 

 

7 

 

RE‐EXPORT 

Cancelation of ATA Carnet   Euro 110.00 

Communication per HAWB/ Exhibitor  Euro 60.00 

R‐Form cancellation   Euro 110.00 

Transportation from Venue (Hyderabad) to Mumbai Airport 

Min    

1‐1000 Kg   Please provide weight & Dim. Of shipment 

Repacking, reloading of shipment, Custom clearance and re‐export formalities 

Min    

1‐1000 Kg   Euro 1.3/kg (Min. Euro 300.00 per shipment) 

1000‐2000 kg  Euro 1.17/kg (Min. Euro 300.00 per shipment) 

 2001 and above   Euro 1.05/kg (Min. Euro 300.00 per shipment) 

Remarks  

Handling of empties (including storage)     Euro 75.00 / CBM (Min 2 CBM) 

Forwarding commission ‐ per order / shipment    Euro 75.00 

On‐site representative for service / support    Euro 55.00 

All other charges: Delivery order, airport handling will be charges as per outlay + 15% 

All air shipments arrive less than 13 working days before delivery date, are subject to 35% late arrival fee 

We cannot guarantee delivery  

Service tax @ 15% on top of all charges   1 CBM= 300 KG, 1 LDM =4 CBM  

Overtime  

The above rates are for services provided from Mon – Fri, 08:00 – 17:00   

Overtime surcharge (17:00 – 22:00) – additional 35% on total move in/out charges. 

Overtime surcharge (20:00 – 08:00) – additional 50% on total move in/out charges. 

Saturday Sunday & Holidays – additional 100 % on total move in/out 

   

 

Exhibitor's Name

Show name wsc 2016

Dates Oct 26-29

Hyderabad International Convention CentreNovotel & HICC Complex (Near Hitec City)Hyderabad – 500 081IndiaWSC 2016 / Oct 26- 29, 2016

INSERTSFor Congress Bags

Box No. _______ of _______

Exhibitor's Name

Show name wsc 2016

Dates Oct 26-29

Hyderabad International Convention CentreNovotel & HICC Complex (Near Hitec City)Hyderabad – 500 081IndiaWSC 2016 / Oct 26- 29, 2016

Marketing/Promotional MaterialFor Congress Unmanned Display

Box No. _______ of _______

Exhibitor's Name

Show name wsc 2016

Dates Oct 26-29

Hyderabad International Convention CentreNovotel & HICC Complex (Near Hitec City)Hyderabad – 500 081IndiaWSC 2016 / Oct 26- 29, 2016

EXHIBITION GOODSFor the Exhibitor's Stand Only

Box No. _______ of _______