Upload
lediep
View
214
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SharePoint 2013 User’s Guide
Learning Microsoft’s Business Collaboration Platform
Fourth Edition
Tony Smith
SharePoint 2013 User’s Guide
Copyright © 2013 by Tony Smith
This work is subject to copyright. All rights are reserved by the Publisher, whether the whole or part of the material is concerned, specifically the rights of translation, reprinting, reuse of illustrations, recitation, broadcasting, reproduction on microfilms or in any other physical way, and transmission or information storage and retrieval, electronic adaptation, computer software, or by similar or dissimilar methodology now known or hereafter developed. Exempted from this legal reservation are brief excerpts in connection with reviews or scholarly analysis or material supplied specifically for the purpose of being entered and executed on a computer system, for exclusive use by the purchaser of the work. Duplication of this publication or parts thereof is permitted only under the provisions of the Copyright Law of the Publisher’s location, in its current version, and permission for use must always be obtained from Springer. Permissions for use may be obtained through RightsLink at the Copyright Clearance Center. Violations are liable to prosecution under the respective Copyright Law.
ISBN-13 (pbk): 978-1-4302-4833-0
ISBN-13 (electronic): 978-1-4302-4834-7
Trademarked names, logos, and images may appear in this book. Rather than use a trademark symbol with every occurrence of a trademarked name, logo, or image we use the names, logos, and images only in an editorial fashion and to the benefit of the trademark owner, with no intention of infringement of the trademark.
The use in this publication of trade names, trademarks, service marks, and similar terms, even if they are not identified as such, is not to be taken as an expression of opinion as to whether or not they are subject to proprietary rights.
While the advice and information in this book are believed to be true and accurate at the date of publication, neither the authors nor the editors nor the publisher can accept any legal responsibility for any errors or omissions that may be made. The publisher makes no warranty, express or implied, with respect to the material contained herein.
President and Publisher: Paul ManningLead Editor: Jonathan HassellTechnical Reviewer: Ralph MercurioEditorial Board: Steve Anglin, Mark Beckner, Ewan Buckingham, Gary Cornell, Louise Corrigan, Morgan Ertel,
Jonathan Gennick, Jonathan Hassell, Robert Hutchinson, Michelle Lowman, James Markham, Matthew Moodie, Jeff Olson, Jeffrey Pepper, Douglas Pundick, Ben Renow-Clarke, Dominic Shakeshaft, Gwenan Spearing, Matt Wade, Tom Welsh
Coordinating Editor: Mark PowersCopy Editor: Thomas McCarthyCompositor: SPi GlobalIndexer: SPi GlobalArtist: SPi GlobalCover Designer: Anna Ishchenko
Distributed to the book trade worldwide by Springer Science+Business Media New York, 233 Spring Street, 6th Floor, New York, NY 10013. Phone 1-800-SPRINGER, fax (201) 348-4505, e-mail [email protected], or visit www.springeronline.com. Apress Media, LLC is a California LLC and the sole member (owner) is Springer Science + Business Media Finance Inc (SSBM Finance Inc). SSBM Finance Inc is a Delaware corporation.
For information on translations, please e-mail [email protected], or visit www.apress.com.
Apress and friends of ED books may be purchased in bulk for academic, corporate, or promotional use. eBook versions and licenses are also available for most titles. For more information, reference our Special Bulk Sales–eBook Licensing web page at www.apress.com/bulk-sales.
Any source code or other supplementary material referenced by the author in this text is available to readers at www.apress.com/9781430248330. For detailed information about how to locate your book’s source code, go to www.apress.com/source-code/.
iii
Contents at a Glance
About the Author �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xvii
About the Technical Reviewer ������������������������������������������������������������������������������������������� xix
Acknowledgments ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxi
Introduction ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxiii
Chapter 1: Introduction to SharePoint Technologies ■ ���������������������������������������������������������1
Chapter 2: Understanding Sites ■ �����������������������������������������������������������������������������������������9
Chapter 3: Working with Sites ■ �����������������������������������������������������������������������������������������49
Chapter 4: Pages, Apps, and Web Parts ■ �������������������������������������������������������������������������101
Chapter 5: Managing Lists and Libraries ■ �����������������������������������������������������������������������161
Chapter 6: Working with Lists ■ ���������������������������������������������������������������������������������������205
Chapter 7: Working with Libraries ■ ���������������������������������������������������������������������������������247
Chapter 8: Working with Site Columns, Content Types, and Term Sets ■ �������������������������301
Chapter 9: Workflows and Information Management Policies ■ ��������������������������������������331
Chapter 10: Records Management ■ ��������������������������������������������������������������������������������375
Chapter 11: Search ■ ��������������������������������������������������������������������������������������������������������403
Chapter 12: Personalization and Social Features ■ ����������������������������������������������������������437
Chapter 13: Metrics and Reporting ■ �������������������������������������������������������������������������������471
Chapter 14: Enterprise Office Services ■ ��������������������������������������������������������������������������485
Index ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������499
v
Contents
About the Author �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xvii
About the Technical Reviewer ������������������������������������������������������������������������������������������� xix
Acknowledgments ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxi
Introduction ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxiii
Chapter 1: Introduction to SharePoint Technologies ■ ���������������������������������������������������������1
What Is Microsoft SharePoint 2013 �����������������������������������������������������������������������������������������������1
Locally Hosted SharePoint ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 2
Office 365, Cloud-Hosted SharePoint �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 3
The Evolution of SharePoint ����������������������������������������������������������������������������������������������������������4
Exploring What’s New in SharePoint 2013 ������������������������������������������������������������������������������������4
Understanding the Value of SharePoint 2013 ��������������������������������������������������������������������������������6
SharePoint Building Blocks �����������������������������������������������������������������������������������������������������������7
Chapter 2: Understanding Sites ■ �����������������������������������������������������������������������������������������9
Understanding Site Collections and Sites �����������������������������������������������������������������������������������10
Site Structures and Layouts ��������������������������������������������������������������������������������������������������������14
My Site Menu ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 14
User Menu ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15
Settings Menu ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 16
Ribbon ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 17
Social Tools ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 17
Page Management Tools �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18
Navigation Bar ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18
Search Bar ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19
■ Contents
vi
Quick Launch Navigation ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19
Content Area �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19
Standard Site Templates �������������������������������������������������������������������������������������������������������������19
Collaboration�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19
Enterprise ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 26
Publishing ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 36
SharePoint Portal Templates �������������������������������������������������������������������������������������������������������39
Developer Site ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 39
eDiscovery Center ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 41
Community Portal ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 43
Publishing Portal �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 44
Product Catalog ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 46
Chapter 3: Working with Sites ■ �����������������������������������������������������������������������������������������49
Navigating the SharePoint Environment ��������������������������������������������������������������������������������������49
Navigating Within a Site �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 49
Navigating Sites with Mobile Devices ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 51
Using the Ribbon �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������53
Creating Sites ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������53
Deleting Sites ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������54
Managing Site Security ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������55
Managing SharePoint Groups ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 55
Changing Permission Inheritance for a Site �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 60
Managing Permission Levels ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 61
Managing Site Collection Administrators ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 64
Changing Site Details ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������65
Updating the Site Title, Description, Logo, and URL ��������������������������������������������������������������������������������������������� 65
Configuring Regional Settings for a Site �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 66
Defining the Welcome Page ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 66
Managing Site Navigation �����������������������������������������������������������������������������������������������������������67
Customizing Quick Launch Navigation for Sites �������������������������������������������������������������������������������������������������� 67
Customizing the Navigation Bar �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 74
■ Contents
vii
Using the Recycle Bin ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������82
Viewing Items in the Recycle Bin ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 83
Restoring Items from the Recycle Bin ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 83
Deleting Items from the Recycle Bin ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 83
Managing Site Design and Layout �����������������������������������������������������������������������������������������������84
Updating Site Themes ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 84
Working with Design Manager ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 86
Resetting Site Definitions ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 90
Controlling Access to Page Layouts and Site Templates ������������������������������������������������������������������������������������� 90
Identifying Master Pages and Style Sheets for a Site ������������������������������������������������������������������������������������������ 91
Managing Site Templates ������������������������������������������������������������������������������������������������������������92
Creating Site Templates ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 92
Editing Site Templates ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 93
Deleting Site Templates ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 93
Managing Site Content and Structure �����������������������������������������������������������������������������������������94
Managing Site and Site Collection Features �������������������������������������������������������������������������������96
Managing Site Features ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 96
Managing Site Collection Features ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 96
Managing Content Variations ������������������������������������������������������������������������������������������������������97
Variation Labels ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 97
Translatable Columns ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 99
Variation Logs ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 99
Managing Help Information �������������������������������������������������������������������������������������������������������100
Using SharePoint Designer for Site Management ���������������������������������������������������������������������100
Chapter 4: Pages, Apps, and Web Parts ■ �������������������������������������������������������������������������101
Pages�����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������101
Web Part Pages ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 101
Wiki Pages ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 106
Publishing Pages ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 110
■ Contents
viii
Apps ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������118
Adding Apps to Your Site������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 118
Removing Apps �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 122
Adding App Parts to Pages �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 122
Web Parts ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������122
Adding Web Parts to Pages �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 122
Editing Web Parts ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 123
Removing Web Parts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 126
Connecting Web Parts���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 126
Exporting and Importing Web Parts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 126
Standard SharePoint Web Parts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 127
Chapter 5: Managing Lists and Libraries ■ �����������������������������������������������������������������������161
Creating Lists and Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������162
Deleting Lists and Libraries �������������������������������������������������������������������������������������������������������163
Managing List and Library Properties ���������������������������������������������������������������������������������������164
Metadata Columns ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������165
Available Columns ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 165
Adding Columns ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 175
Editing Columns ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 176
Deleting Columns ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 176
Changing the Order of Columns ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 176
Setting Column Indexes ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 177
Configuring Keywords ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 177
Working with Views �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������178
Types of Views ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 178
Creating Views ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 184
Editing Existing Views ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 195
Delete Existing Views ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 195
RSS Feed Settings ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������196
■ Contents
ix
Managing List and Library Permissions ������������������������������������������������������������������������������������196
Updating List and Library Inheritance Settings ������������������������������������������������������������������������������������������������� 196
Changing List and Library Permissions ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 197
File Plan Reporting ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������198
List and Library Office Integration ���������������������������������������������������������������������������������������������199
Excel SharePoint Integration ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 199
Access SharePoint Integration��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 202
Synchronizing List and Libraries for Offline Access ������������������������������������������������������������������������������������������ 202
Chapter 6: Working with Lists ■ ���������������������������������������������������������������������������������������205
Types of Lists �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������205
Announcements ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 205
Contacts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 207
Calendar ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 210
Discussion Boards ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 218
Issue Tracking ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 222
Links ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 224
Promoted Links �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 225
Survey���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 227
Tasks������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 230
External List ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 232
Custom List �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 232
Custom List in Datasheet View �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 232
Working with List Items �������������������������������������������������������������������������������������������������������������233
Adding Items to a List ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 233
Editing Items in a List ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 233
Using Quick Edit������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 234
Deleting Items in a List �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 234
Working with Attachments ��������������������������������������������������������������������������������������������������������235
Enable or Disable List Attachments ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 235
Adding Attachments to a List Item ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 235
Removing Attachments from a List Item ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 236
■ Contents
x
Filtering and Sorting List Items �������������������������������������������������������������������������������������������������236
Metadata Navigation �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������236
Using Views �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������239
Working with Folders ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������239
Managing Item Level Security ���������������������������������������������������������������������������������������������������240
Managing Permission Inheritance ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 240
Editing Item Permissions ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 241
Versioning List Items �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������242
Enabling Versioning within a List ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 242
Accessing Version History ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 242
View Previous Versions of an Item ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 243
Restore Previous List Item Versions ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 243
Delete a Previous Version ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 243
Content Approval ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 244
Item Validation ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������244
Rating List Content ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������245
Using Star Ratings ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 246
Using Like Ratings ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 246
Audience Targeting ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������246
Chapter 7: Working with Libraries ■ ���������������������������������������������������������������������������������247
Types of Libraries ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������247
Document Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 247
Form Libraries ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 249
Wiki Page Libraries �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 253
Picture Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 254
Asset Libraries ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 257
Record Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 260
Report Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 261
Data Connection Libraries ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 263
Dashboards Libraries ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 266
Data Connections Library for PerformancePoint ����������������������������������������������������������������������������������������������� 268
■ Contents
xi
Working with Documents ����������������������������������������������������������������������������������������������������������271
Adding Documents to Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 271
Editing Documents in SharePoint ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 274
Managing Files with No Checked-in Version ����������������������������������������������������������������������������������������������������� 281
Deleting Documents in a Library ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 281
Editing Documents through Document Workspaces ����������������������������������������������������������������������������������������� 282
Download a Copy ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 283
Working with Folders ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������284
Document Sets ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������284
Working in Document Sets �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 286
Document Set Version Management ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 286
Managing Item Level Security ���������������������������������������������������������������������������������������������������287
Managing Permission Inheritance ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 288
Editing Document Permissions �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 288
Audience Targeting ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������289
Document Versioning ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������289
Enable Versioning ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 289
Working with Existing Versions ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 290
Content Approval ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 291
Copying Documents with Send To ���������������������������������������������������������������������������������������������292
Item Validation ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������293
Document Templates �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������294
Rating Library Content ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������295
Using Star Ratings ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 296
Using Like Ratings ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 296
Document ID Service �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������297
Working with Documents in Office ��������������������������������������������������������������������������������������������297
Saving Documents to SharePoint ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 297
Editing Document Properties ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 299
Accessing Documents While Offline in Outlook ������������������������������������������������������������������������������������������������� 300
■ Contents
xii
Chapter 8: Working with Site Columns, Content Types, and Term Sets ■ �������������������������301
Site Columns �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������302
Creating Site Columns ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 302
Adding and Configuring Site Columns in Lists and Libraries ����������������������������������������������������������������������������� 309
Removing a Site Column from a List or Library ������������������������������������������������������������������������������������������������� 310
Editing Existing Site Columns ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 310
Deleting Existing Site Columns �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 310
Content Types ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������311
Creating and Configuring Content Types ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 311
Configuring and Editing an Existing Content Type ��������������������������������������������������������������������������������������������� 312
Deleting Content Types �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 318
Configuring Content Types for Lists and Libraries ��������������������������������������������������������������������������������������������� 318
Term Sets ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������322
Term Store Administration ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 324
Managing Term Sets ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 324
Chapter 9: Workflows and Information Management Policies ■ ��������������������������������������331
Workflow Overview �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������331
Workflow Lists ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 332
Creating and Configuring Workflows �����������������������������������������������������������������������������������������335
Creating Out of the Box Workflows �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 336
Creating SharePoint Designer Workflows ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 348
Using Visual Designer when Creating Workflows ���������������������������������������������������������������������������������������������� 358
Managing Workflows �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������359
Viewing Available Workflows ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 360
Editing General Workflow Details ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 360
Blocking Workflows ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 361
Deleting Workflows �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 361
Editing Workflows ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 361
Running Workflows �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������362
Running List and Library Workflows ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 362
Running Site Workflows������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 364
■ Contents
xiii
Working with Workflow Instances �������������������������������������������������������������������������������������������� 364
Viewing Workflow Instance Status and History �������������������������������������������������������������������������������������������������364
Terminating Workflow Instances �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������365
Information Management Policies�������������������������������������������������������������������������������������������� 366
Policy Types �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������366
Site Collection Policies ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������370
Content Type Policies �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������370
List and Library Content Type Policies ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������371
List and Library Policies ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������372
Viewing Compliance Details ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������373
Policy Exemptions����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������374
Chapter 10: Records Management ■ ������������������������������������������������������������������������������� 375
Understanding Records Management �������������������������������������������������������������������������������������� 375
Proactive Records Management Planning ���������������������������������������������������������������������������������������������������������376
Identify Records �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������376
Planning for Content Holds ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������377
Adding Content with Content Organizer ����������������������������������������������������������������������������������� 377
Enabling Content Organizer �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������377
Configuring Content Organizer ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������378
Configuring Content Organizer Rules ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������380
Using Content Organizer ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������382
Managing Records ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 382
Managing Site Collection Records Declaration Settings������������������������������������������������������������������������������������382
Managing List and Library Record Declaration Settings �����������������������������������������������������������������������������������384
Manual Records Declaration ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������386
Managing Records through Record Retention Rules �����������������������������������������������������������������������������������������387
Viewing Item Retention Stage Details ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������390
Record Centers ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 390
Configuring Record Center Sites �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������391
Managing Documents in Record Center Sites ���������������������������������������������������������������������������������������������������392
■ Contents
xiv
Document Centers ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������393
Content Holds ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������394
Local Holds �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 394
eDiscovery Center Holds������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 397
Chapter 11: Search ■ ��������������������������������������������������������������������������������������������������������403
Using SharePoint Search �����������������������������������������������������������������������������������������������������������403
Performing a Search ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 403
Working with Search Results����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 404
Working with Search Centers ����������������������������������������������������������������������������������������������������408
Standard SharePoint Search Centers ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 408
Executing Advanced Searches ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 410
Configuring the Site Collection to use a Search Center ������������������������������������������������������������������������������������� 412
Configuring a Site to use a Search Center ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 413
Crawling Capabilities �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������414
Managing Managed Properties �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 414
Reindexing a List or Library ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 418
Excluding Sites from Search ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 419
Excluding a List or Library from Search ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 419
Excluding List or Library Columns from Search ������������������������������������������������������������������������������������������������ 419
SharePoint Query Capabilities ���������������������������������������������������������������������������������������������������420
Managing Query Rules �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 420
Search Result Capabilities ��������������������������������������������������������������������������������������������������������424
Managing Result Sources ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 424
Managing Result Types �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 428
Exporting and Importing Search Configurations������������������������������������������������������������������������431
Exporting and Importing Site Collection Search Configurations ������������������������������������������������������������������������ 431
Exporting and Importing Site Search Configurations ����������������������������������������������������������������������������������������� 432
Using Search with Web Parts ����������������������������������������������������������������������������������������������������432
Content Search Web Part ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 432
Other Search Web Parts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 435
■ Contents
xv
Chapter 12: Personalization and Social Features ■ ����������������������������������������������������������437
Enhancing Personal Productivity �����������������������������������������������������������������������������������������������437
About Me and the Profile ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 438
My Tasks ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 440
Alerts ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 441
Following and the Newsfeed ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 450
Targeting ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 455
Sharing and Extending Content �������������������������������������������������������������������������������������������������455
E-mail a Link ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 455
RSS Feeds ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 456
SkyDrive Pro ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 456
Enterprise Wikis ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 457
Tags and Notes �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 458
Rating Content ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 459
Liking Content ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 460
Building Communities ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������461
Site Newsfeeds �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 461
Hash Tags ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 462
Blogs ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 462
Community Sites ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 465
Community Portals �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 470
Chapter 13: Metrics and Reporting ■ �������������������������������������������������������������������������������471
Storage Metrics �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������471
SharePoint Foundation Reports �������������������������������������������������������������������������������������������������473
Site Collection Web Analytics Reports ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 473
Site Web Analytics Reports �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 474
SharePoint Server Reports ��������������������������������������������������������������������������������������������������������475
Site Collection Audit Reporting �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 475
Popularity and Search Reports �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 477
■ Contents
xvi
Site Popularity Trends ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 481
Library Most Popular Items ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 482
Document Popularity Trends ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 484
Chapter 14: Enterprise Office Services ■ �������������������������������������������������������������������������� 485
Office Web Apps ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 485
Opening Files in Office Web Apps ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 487
Managing Default Open Behavior ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 488
Excel Services ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 489
Publishing Elements to Excel Services �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 489
Viewing Excel Services Published Content �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 492
Using the Excel Web Access Web Part ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 493
Creating Forms and Form Libraries ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 494
Populating Forms����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 495
Using the InfoPath Form Web Part ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 496
Visio Services ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 497
Index ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 499
xvii
About the Author
Tony Smith is the Director of Practice Development for DataLan Corporation, a Microsoft Gold Certified partner located in White Plains, New York. Tony coauthored SharePoint 2010 User’s Guide: Learning Microsoft’s Business Collaboration Platform, SharePoint 2007 User's Guide: Learning Microsoft’s Collaboration and Productivity Platform, and SharePoint 2003 User’s Guide. He has worked with SharePoint technologies since they were originally introduced in 2001 and with SharePoint 2013 since its initial beta release. He also has experience designing and deploying SharePoint solutions in a wide range of organizations across many industries. With a background that includes business analysis, network engineering, and application development, Tony has 20 years’
experience engineering business solutions. He regularly makes presentations to engineers, analysts, and business decision makers. You can find additional information about Tony and about topics discussed in this book at www.sharepointextras.com.
xix
About the Technical Reviewer
Ralph Mercurio is a SharePoint engineer with DataLan Corporation, located in White Plains, NY. Ralph, who has been involved with SharePoint since 2007, is focused on delivering high-quality solutions to a wide customer base.
xxi
Acknowledgments
I have worked with Apress for many years writing books that provide people with the knowledge they need to take advantage of SharePoint, and I am always impressed with the dedication of its staff to providing quality publications. Creating a book like this is a team effort, and everyone at Apress has been great to work with. I would like to specifically thank several people that have been instrumental in helping to bring this book together. I want to thank Mark Powers for coordinating all of the activities that went into creating this book. I would also like to thank Tom McCarthy for copyediting, and the lead editor, Jonathan Hassell.
I would also like to thank the technical editor, Ralph Mercurio, for his hard work reviewing the book to help ensure its accuracy and for providing valuable insight and feedback.
Finally, this book would not be possible without the support and understanding of my wife, Lynn. She encouraged me through this process and helped in any way she could as I disappeared into the world of SharePoint 2013 while writing this book.
xxiii
Introduction
SharePoint 2013 is Microsoft’s business collaboration platform. It offers web management, content management, reporting, search, and social capabilities that can be brought together to yield comprehensive business solutions. The solutions this platform allows can be created more quickly and are more cost effective than custom-developed solutions, and what is more, the platform provides a far greater degree of flexibility than packaged solutions can.
That said, in many situations where SharePoint is introduced, people struggle to understand and use the platform. In other situations people have difficulty expanding their use of SharePoint from a basic intranet or document management environment to a business solution platform. This book addresses these struggles and needs. It is meant to serve as a complete reference to all the capabilities available in SharePoint to help you understand how to configure and use them.
This book was created for SharePoint users at all levels. Beginners are introduced to information to help them make effective use of the capabilities the platform offers. Intermediate users are provided the details they need to manage SharePoint resources. Advanced users are offered a foundation upon which to understand all of the capabilities the platform contains and are shown how to create solutions that take advantage of these capabilities.
A deep knowledge of the capabilities available in SharePoint, experience working with a variety of organizations, and an understanding of how to successfully combine them to reach effective business solutions: all these have been brought between the covers of this book. I hope this information will enable you to gain an in-depth understanding of SharePoint 2013 and more effectively manage and use the platform.
Whom This Book Is ForThe goal of the book is to provide the knowledge anyone needs to use the Microsoft SharePoint 2013 platform. Whether you are new to SharePoint, are moving from a previous version, or are a longtime user, this book will give you the information you need to take effective advantage of the capabilities of SharePoint Foundation 2013 and SharePoint Server 2013.
If you are looking for a resource that offers you an easy-to-follow and detailed understanding of SharePoint, this book is for you. As a user guide, it does not require you to have any programming knowledge. It does, however, assume you have a basic understanding of web sites and how to navigate them. Some topics also require a working knowledge of Microsoft Office applications, such as Word and Excel.
How This Book Is StructuredThis book organizes the capabilities of the SharePoint platform into a format that serves as an end-to-end reference guide, a guide you can read through to learn about all SharePoint has to offer or to look up specific topics. It includes step-by-step instructions, figures, tables, and examples. Its chapters describe all of the SharePoint capabilities so that you can used them as building blocks for solutions.
Chapter 1: Introduction to SharePoint TechnologiesThis chapter introduces you to what SharePoint is and the capabilities it offers. It describes what’s new in this 2013 version and its uses and benefits.
■ IntroduCtIon
xxiv
Chapter 2: Understanding SitesThis chapter provides an overview of site collections and sites and describes their structures and components. Included is a review of the various site templates available in SharePoint Foundation and SharePoint Server, along with details of their purposes, layouts, and features.
Chapter 3: Working with SitesIn this chapter you are given an understanding of how to manage sites. You learn how to create sites, navigate them, and manage their security, layouts, structures, and features.
Chapter 4: Pages, Apps, and Web PartsPages, apps, and web parts are used to organize and present information to site users and to incorporate business solutions into a SharePoint environment. This chapter shows you how to create and configure the various types of pages available through SharePoint and how to configure web parts and app parts within them.
Chapter 5: Managing Lists and LibrariesLists and libraries store the content managed in the SharePoint environment. In this chapter you learn how to create and manage lists and libraries, including how to configure columns and work with views.
Chapter 6: Working with ListsThis chapter details the different types of lists SharePoint offers and describes their structures and views. You also learn how to create and manage items in these lists.
Chapter 7: Working with LibrariesIn this chapter the different types of libraries available in SharePoint are discussed, as well as how to add and manage their content. You also learn about the various advanced features different types of libraries make available.
Chapter 8: Working with Site Columns, Content Types, and Term SetsSite columns, content types, and term sets enable you to standardize and centralize the management of list and library metadata. In this chapter you learn how to create and manage these elements to enhance list and library management.
Chapter 9: Workflows and Information Management ProcessesThis chapter presents you with the capabilities that introduce process automation into SharePoint. You learn how to create and manage workflows, use content organizers to automate the routing of content, and create information management policies to govern document development.
■ IntroduCtIon
xxv
Chapter 10: Records ManagementWhen documents require structured retention, records management is used to support both internally defined and externally mandated regulatory requirements. In this chapter you learn how to configure and use the platform’s records management capabilities to govern content.
Chapter 11: SearchA search platform can be used to locate information in SharePoint and throughout the rest of your enterprise. This chapter shows you how to configure the SharePoint search features, such as query rules and result sources, and how to use these features to support enterprise searches.
Chapter 12: Personalization and Social FeaturesSharePoint includes a comprehensive set of personalization and social features, which enhance personal productivity and facilitate communication and collaboration. In this chapter you learn how to configure and use personalization features (such as the profile, My Tasks, and Alerts) and social features (including newsfeeds, community sites, blogs, and wikis).
Chapter 13: Metrics and ReportingThis chapter introduces you to the reporting capabilities available in SharePoint. The storage, audit, usage, and search reports SharePoint provides are explained in detail, and you discover how to create and share these reports.
Chapter 14: Enterprise Office ServicesSharePoint includes capabilities that extend the reach of Microsoft Office personal productivity tools to introduce team productivity functionality. In this chapter you learn about several enterprise office services available in SharePoint, including Office Web Apps, Excel Services, Form Services, and Visio Services.