SF Match Medical School PortalUser Guide 

 

            

    Login to SF Match Medical School Portal    1   

  Authorized User Types 

  1 

 

  Admin user    1     Associate user    1   

  Updating Medical School Profile 

  1 

 

  Managing Authorized User Accounts 

  2 

 

  Updating an existing user account   2     Deleting an existing user   2     Add new user    3   

  Viewing list of Students/Graduates Currently Registered for SF Match 

  3 

 

  Central Application Service (CAS) 

  4 

 

  Overview    4   

  Required documents (general)   4   

  Documents for PGY‐2 Ophthalmology Residency Match Applicants

  4 

 

  List of required documents   4     Uploading documents for PGY‐2 Ophthalmology Residency Applicants    4     Uploading documents individually   5     Uploading several documents at once (bulk upload)   6   

  Deleting/overwriting a document     6   Fixing declined documents    7   Uploading updated versions of medical school transcripts    7   MSPE letters    7   Additional documents acceptable for distribution     

  Mailing Hardcopies to The Central Application Service (CAS) Office 

  8 

 

  Viewing List of Available Training Programs 

  8 

 

  Viewing Match Results 

  8 

  Viewing Match Archive 

  8 

  Contacting SF Match 

  8 

       

MEDSCHOOLPORTALGUIDE2016_V1  1

 

Login to SF Match Medical School Portal Login at https://www.sfmatch.org. Your username is the email address associated with the account. If 

you forgot your password, click on “forgot?” and the system will email you a new password.  

After logging in, select the specialty match you wish to access from the dropdown menu.  You can switch 

specialties at any time during your login session by selecting “view another specialty”.  

 

Authorized User Types There are two types of users for medical school portal: admin and associate. 

Both users have the same account privileges with the following two exceptions: 

 

- Only admin users can manage other user accounts such as updating, adding and deleting.  

- Only admin users have access to recent match results.  

  

Updating Medical School Profile To update your medical school profile, click on the “edit” link in the “Medical School Profile” box, make 

the necessary changes then click on “save”. 

 

 

MEDSCHOOLPORTALGUIDE2016_V1  2

 

Managing Authorized User Accounts Only Admin users have the ability to manage other user accounts. Associate users can only edit his/her 

own profile. In the event that no admin user is available to make changes to the account, please have an 

authorized school representative send a request in writing to SF Match by mail or email.  

 

Updating an existing user account 

To make updates on an existing user account select “Edit” in “Authorized User(s)”,  select 

the  

icon next to the profile you wish to edit, then click on “save” after you make the 

necessary updates.  

 

  

 

Deleting an existing user 

To delete an existing user account click on “Edit” in “Authorized User(s)”,  select the  icon 

next to the profile you wish to delete, then click “Delete” 

 

 

 

MEDSCHOOLPORTALGUIDE2016_V1  3

 

Add a new user 

Click on “Add New User”, enter the user profile information, select user type (admin or 

associate) and click on “save”. Please remember to share the username and password with your 

new user.  

 

 

  

 

Viewing List of Students/Graduates Currently Registered for SF Match Login and select the specialty match of interest and click on the “Applicants” tab to view the list of 

students/graduates registered for the match and to view their application status (if applicable). 

 

  

MEDSCHOOLPORTALGUIDE2016_V1  4

 

Central Application Service (CAS)

Overview 

Central Application Service (CAS) is a service offered by SF Match which distributes applications 

to training programs. Applicants who register for a specialty that utilizes CAS do not need to 

register for CAS separately; however, a separate distribution fee is applicable for most CAS 

specialties. Please go to www.sfmatch.org to view distribution fee structure.  

 

Required documents (general) 

CAS only distributes complete application to programs. A list of required documents for each 

specialty match is available at www.sfmatch.org as well as in the Application Instructions tab 

within the SF Match Medical School Portal for the selected specialty.  

 

Documents for PGY-2 Ophthalmology Residency Match Applicants  Currently, medical schools are limited to uploading documents for applicants registered in the PGY‐2 

Ophthalmology Residency Match only. Participants in other SF Match specialties who need medical 

school issued documents such as medical school transcript(s) and MSPE letters must mail hardcopies to 

the CAS/SF Match office as instructed in their CAS manual.  

 

List of required documents for PGY‐2 Ophthalmology Residency Match 

The requirements for completing the application for distribution are listed below: 

 

1. CAS distribution choices (online submission) 

2. Completed CAS application form (online submission) 

3. College Transcript(s) 

4. USMLE I/COMLEX I/MCCQE I transcript(s)/report(s) 

5. Medical School Transcript(s) 

6. Three letters of reference 

 

Uploading documents for PGY‐2 Ophthalmology Residency Applicants 

Applicants must first submit their online CAS application in order to enable document upload 

functions.  

Applicants are responsible for monitoring their application/documents status. In addition, the 

system will send an email alert to all authorized medical school users informing that the 

applicant’s profile is ready to begin receiving documents. Copies of notification alerts are also 

available within the SF Match Medical School Portal message inbox.  

 

Documents must be in non‐secured .pdf format and can be uploaded individually (one 

document at a time) or in bulk (several documents at a time).  

 

 

MEDSCHOOLPORTALGUIDE2016_V1  5

 

Below is a list of documents and upload source: 

  

 

Note: Items 1‐7 are required documents.  

   

Uploading documents individually 

Step 1: Login to your SF Match account 

Step 2: Select “Ophthalmology Residency” from the dropdown menu 

Step 3: Go to the “Applicants” tab 

Step 4: Click on the applicant’s 5‐digit ID to open the applicant’s document details 

Step 5: Click the “Select File” button for the document you wish to upload 

Step 6: Browse your computer for the document and click the “Upload” button  

 

Upon successful upload, the document name will become hyperlinked. Review your recent 

upload by clicking on the hyperlinked document name. The status column will indicate that the 

document has been received.   

 

 

MEDSCHOOLPORTALGUIDE2016_V1  6

 

Uploading several documents at once (bulk upload) 

  Step 1: Login to your SF Match account 

Step 2: Select “Ophthalmology Residency” from the dropdown menu 

Step 3: Go to the “Applicants” tab 

Step 4: Click on the  button 

Step 5: Browse your computer for the documents and click the “Upload” button.  

 

Upon successful upload, the document name will become hyperlinked. Review your recent 

upload by clicking on the hyperlinked document name. The status column will indicate that the 

document has been received.   

 

Deleting/overwriting a document 

Documents can be deleted so long as they have not been distributed or are not in “processing” 

status.  

To delete a document, follow steps 1‐3 described above, click on the 5‐digit applicant ID for the 

applicant whose document you wish to delete, then click “Delete”. 

 

Please note that if a mistake was found and you have the correct file to upload, you can 

overwrite the previous file by following the same steps described above. Documents can be 

overwritten so long as their status are not “distributed” or “processing”.  

 

 

MEDSCHOOLPORTALGUIDE2016_V1  7

 

Fixing declined documents 

Documents may be declined by the CAS office if the document is: 

a. Not a document approved for CAS distribution; 

b. Has poor resolution/is unreadable; 

c. Is the incorrect document.   

 

When a document is declined by the CAS, its status goes from “processing” to “declined”. The 

system will send a declined document notification email to the responsible party and copy the 

applicant. A copy of the notification email is also made available in the medical schools’ SF 

Match account inbox.  

 

Declined documents can be fixed in the following ways:  

1. By deleting the declined document (see instructions on how to delete a document on 

page #). Document status will go from “declined” to “blank”.  

2. By overwriting the declined document with a new upload. Document status will go from 

“declined” to “received”.  

 

Uploading updated versions of medical school transcripts 

A maximum of 2 updates are allowed for medical school transcript(s). Upload links for 

subsequent updates are enabled when the previous version has been distributed. Medical 

school users are required to fill out a coversheet when uploading new versions of medical school 

transcripts. This coversheet is intended for programs so that their application review staff can 

quickly identify what has changed since the previous version. Updates for medical school 

transcripts are not mandatory but it is strongly encouraged that at least one updated version be 

uploaded for senior students when MSPE letters are uploaded.  

 

MSPE letters 

MSPE letters can be uploaded through the SF Match Medical School Portal. In order to comply 

with the AAMC rules, MSPE letters for seniors will not be distributed until October 1st.  

 

Additional documents acceptable for distribution 

A list of approved additional documents is available in the “Applicant Portal”. Examples of 

approved additional documents are: AOA letter, USMLE Step 2 CS and CK, COMLEX CE + PE, 

post‐graduates transcript(s), etc.  

 

 

 

 

 

 

MEDSCHOOLPORTALGUIDE2016_V1  8

 

Mailing Hardcopies to The Central Application Service (CAS) Office The CAS office will continue to accept hardcopies for PGY‐2 Ophthalmology Residency applicants in the 

event that digital copies are not available. Applicants should mail all supporting documents in a single 

envelope to: 

SF Match – CAS department  

655 Beach Street 

San Francisco, CA 94109 

(No weekends/holidays delivery) 

Please include the 5‐digit applicant ID on all documentations and communications sent to SF Match.  

Viewing List of Available Training Programs Medical schools may view the current list of training programs for all of our specialty matches. To view 

the program directories, login to your SF Match account, select your specialty and click on “Program 

Directory”. You may enter a search criteria to filter results or select “search” without entering any 

criteria to view the list of programs in state alpha order.  

 

Viewing Match Results Recently released match results can be viewed by admin users. Check the specialty’s timetable for 

match results release date to medical schools. Login to your SF Match account and go to “Applicants’ tab 

after selecting the specialty. You may share match results with your students as soon as you have access 

to them.  

 

Viewing Match Archive To view past‐match results, login to your SF Match account, select a specialty and click on the “Archive” 

tab. You may view past‐match results by specialty’s match cycle, student’s first and last name and/or 

year of graduation.  

 

Contacting SF Match SF Match 

655 Beach Street  

San Francisco, CA 94109 

Phone: 415‐447‐0350 

Fax: 415‐561‐8535 

help@sfmatch.org (main email) 

medschool@sfmatch.org (for exclusive use by medical schools) 

www.sfmatch.org  

 

Hours: Monday – Friday 8:30 AM – 5:00 PM PST