Sergio Concha, PMP® PMI Santiago Chile Chapter 27 … · Business Process Management (BPM) Es un conjunto de actividades y decisiones, iniciadas por la ocurrencia de un evento específico,

Sergio Concha, PMP®

PMI Santiago Chile Chapter

27 de abril de 2010

1. Motivación

2. Objetivos

3. Marco conceptual

4. Modelamiento de los procesos

5. Automatización

6. Conclusiones

2Sergio Concha C.

3Sergio Concha C.

4

Fuente: “ CHAOS Summary 2009, Standish

Group “.

Traducido por COFRE Consultores

Sergio Concha C.

32% de todos los proyectos TI fueron exitosos; es decir,

fueron entregados a tiempo, dentro del presupuesto y el

producto era el esperado.

44% fueron “desafiados”; es decir, o se atrasaron y/o

costaron más de lo presupuestado y/o no entregaron el

producto esperado.

24% fallaron; es decir, fueron cancelados antes del término

planificado o terminaron pero el producto nunca fue

utilizado.

http://images.google.cl/imgres?imgurl=http://eduangi.com/wp-content/uploads/2007/05/files-2-9-1-0001129121.png&imgrefurl=http://eduangi.com/category/varios/vlogging/page/17/&usg=__7HX32gmO4URo3gm4q7FAJtLxyps=&h=239&w=319&sz=9&hl=es&start=17&um=1&tbnid=srZLQmmUKKq5yM:&tbnh=88&tbnw=118&prev=/images?q=motivaci%C3%B3n&hl=es&rlz=1T4GZEZ_esCL332CL332&sa=N&um=1

5

¿Por qué los proyectos TI … (y otros)

Falta de una metodología y de procesos bien definidos para ladirección de los proyectos

Sergio Concha C.

6Sergio Concha C.

7

“Aplicación de BPM en la gestión de

procesos de Project Management”

General

Sergio Concha C.

8

Específicos

Sergio Concha C.

Específicos

Sergio Concha C. 9

10Sergio Concha C.

Un poco de historia…

Dirección de Proyectos tradicionalmente asociada a cada disciplina

En últimas décadas del siglo XX aparece la preocupación por la

Dirección de Proyectos como disciplina independiente

• 1969 PMI® (Project Management Institute)

• 1996 PMBOK® Guide Project Management Body of Knowledge.

Certificación PMP®

• 2000 PMBOK® Guide 2000

• 2004 PMBOK® Guide 3rd Ed., otros estándares (OPM3®, Portfolio,

Program, WBS, etc.), otras certificaciones (CAPM®, PgMP®, etc.)

• 2008 PMBOK® Guide 4th Ed., segunda edición de otros estándares

Sergio Concha C. 11

Sergio Concha C. 12

Proyectos• A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK® Guide—Fourth Edition

• A Guide to the Project Management of Knowledge PMBOK® Guide—Third Edition

• Construction Extension to the PMBOK® Guide Third Edition

• Government Extension to the PMBOK® Guide Third Edition

• Practice Standard for Earned Value Management

• Practice Standard for Project Configuration Management

• Practice Standard for Work Breakdown Structures— Second Edition

• Practice Standard for Scheduling

Programas• The Standard for Program Management— Second Edition

Personas• Project Manager Competency Development Framework— Second Edition

Organizaciones• Organizational Project Management Maturity Model (OPM3®)— Second Edition

• The Standard for Portfolio Management— Second Edition

ProfesiónNo existen estándares ni proyectos en curso actualmente

Sergio Concha C. 13

Sergio Concha C. 14

Sergio Concha C. 15

16

Business Process Management (BPM) Es un conjunto de actividades y decisiones, iniciadas por la

ocurrencia de un evento específico, que se ejecutan de

forma coordinada para alcanzar un objetivo de negocio

Sergio Concha C.

17

Business Process Management System (BPMS)

Herramientas

Apoyan

Ciclo BPM

Sergio Concha C.

Ciclo de los procesos en un BPMS

18

3

2

1

MODELAMIENTO(BPMN)

OPTIMIZACIÓN MONITOREO

EJECUCIÓN

Sergio Concha C.18

Modelamiento (BPMN)

19

Actividades y Subprocesos

Eventos

Compuertas

Swimlanes

Sergio Concha C.

Conectores

20

Una vez que se ha modelado el proceso en AuraPortal, el

sistema genera el código automáticamente,

sin necesidad de programar.

Modelamiento (BPMN)

Sergio Concha C.

21

El motor conduce la ejecución del proceso.

El modelo del proceso y la configuración de sus componentes.

Ejecución

Cada usuario recibe sus tareas asignadas en una ventana dentro del portal

Sergio Concha C.

22

Permite conocer el comportamientode los procesos (tiempos, retrasos oadelantos, avances, desviaciones conrespecto a los patrones, costos, etc.)de todos los procesos mientras estánsiendo ejecutados.

Monitoreo

Sergio Concha C.

23

Según los resultados obtenidos

realizando el monitoreo, se determinan

los cambios para

mejorar los procesos.

Estos cambios se llevan a cabo

en tiempo real.Lo que permite optimización

continua y ágil.

Optimización

Sergio Concha C.

24Sergio Concha C.

25

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PORTAFOLIO

PROCESO DE

COMPONENTES

GRUPO DE PROCESO

DE MONITOREO Y

CONTROL

GRUPO DE PROCESOS DE ALINEAMIENTO

PROCESO DE

PLANIFICACIÓN

ESTRATÉGICA

Realizar el Plan Estratégico

DirectorioTP

Identificar Componentes

Portfolio ManagerTP.27

Categorizar Componentes


Identificar Riesgos del Portafolio


Analizar Riesgos de Portafolio


Desarrollar Respuestas a los

Riesgos de Portafolio


Balancear Portafolio


Comunicar Ajustes de Portafolio


Autorizar Componentes

Comité de Gestión de PortafolioTP.67

Hay cambios en los riesgos del Portafolio?

DX

Monitorear y Controlar Riesgos

de Portafolio


Revisar y Reportar Desempeño del

Portafolio


Monitorear cambios a la

estrategiaPortfolio ManagerTP.81

Se realizan cambios en la estrategia?

DX.87

No

Si

No

Si

Priorizar Componentes

Comité EjecutivoTPX

Selección de componente

SP.95

Evaluación de Componentes

SP.108

Ejecución y Reporte de

Componentes

SP.147

26

27Sergio Concha C.

28

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

CIERREADMINISTRACIÓN (EJECUCIÓN Y CONTROL)PLANIFICACIÓNINICIO

No

Si

No

Si

Si

Si

No

No

No

Para completar el informe de Avance se deben realizar las siguientes tareas:

1.-Revisar estado de avance (gestión)2.-Revisar estado de avance (desarrollo)3.- Llevar control de entregables4.- Llevar control de actividades5.- Realizar historial de imprevistos

Para completar el Plan de Proyectos se deben realizar las siguientes tareas:

1.- Det. Estrategias de Adquisiciones y Proveedores2.- Definir las fases3.- Desarrollar EDT4.- Elaborar cronograma del proyecto5.- Definir la organización del proyecto6.- Identificar Necesidades de otros productos7.- Establecer puntos de control8.- Refinar Estimación de costos y Presupuesto9.- Evaluar Riesgos10.- Det. Proceso de Identificación y Resolución de problemas.11.- Det. Proceso de Adm. De Cambios de alcance12.- Det. Proceso de Adm. de impacto Organizacional13.- Det. enfoque de Administración de calidad.14.- Det. Enfoque para la administración del proyecto15.- Det. Enfoque para la comunicación de la Calidad

Proyecto Finalizado

FN.168

Refinar Alcance

Director de ProyectoTP.92

Acta de Cierre

¿Se Aprueba Ficha de Proyecto?

DX.64

Certificado de Aceptación

¿Se Aprueba Plan de proyecto?

DX.80

FN

Realizar Reunión de Kick-Off


Enunciado de Alcance

Informe de Avance

¿Se Cumplen Criterios de término ?

DX.84

INICIOProyecto

Autorizado

Ficha de Proyecto

¿Elabora enunciado de alcance ?

DX.78

Confirmar Director de Proyecto

Responsable PMOTP

Plan de Proyecto

Elaborar Plan de Proyecto


Revisar Estado de Avance


Elaborar Informe Avance


Elaborar Enunciado de Alcance


FN.136

¿Se Aprueba Enunciado de Alcance ?

DX.76

Iniciación del Proyecto

SP

Revisión de Entregables

SP.59


SP.100

Notificación

SP.120

Notificación

SP.140

Realización de Cierre

SP.55

Elaboración de Certificado de

Aceptación

SP.87

Si

No

¿Se Acepta el Cambio ?

DX.86

Notificar resolución

SistemaTS.40


SistemaTS.81

Control Integrado de Cambios

SP.195

Re-planificar Proyecto


Ejecución y control de

actividades

SPM

Solicitud decambio

Para completar el enunciado de

alcance se deben realizar las

siguientes tareas:

1.- Realizar una descripción del

proyecto.

2.- Completar Hitos del proyecto.

3.- Completar Alcances del proyecto.

4.- Desarrollar la administración del

proyecto.

5.- Completar las aprobaciones.

Si

Revisar Ficha de proyecto

Secretario ComiteTP.181

Se notifica al secretario del comité de control de cambios, Director de proyecto, Responsable PMO y Sponsor.

Las tareas que se deben realizar para Re-planificar el Proyecto son las siguientes:1.- Actualizar EDT2.- Actualizar cronograma del proyecto3.- Actualizar presupuesto del proyecto4.- Actualizar organización del proyecto5.-Evaluar Riesgos6.-Revisar estrategia

DA

Sergio Concha C.

29Sergio Concha C.

30



No

Si

No

Si

Si

Si

No

No

No





Proyecto Finalizado

FN.168

Refinar Alcance


Acta de Cierre


DX.64



DX.80

FN




Informe de Avance


DX.84

INICIOProyecto

Autorizado

Ficha de Proyecto


DX.78


Responsable PMOTP

Plan de Proyecto









FN.136


DX.76


SP


SP.59


SP.100

Notificación

SP.120

Notificación

SP.140


SP.55


Aceptación

SP.87

Si

No


DX.86


SistemaTS.40


SistemaTS.81


SP.195




actividades

SPM

Solicitud decambio



siguientes tareas:


proyecto.




proyecto.


Si





DA

Sergio Concha C.

31

PLANIFICACIÓN

Si

No

Si

Si

No

NoPara completar el Plan de Proyectos se deben realizar las siguientes tareas:


Refinar Alcance



DX.80





DX.78


Responsable PMOTP

Plan de Proyecto






DX.76


SP.59


SP.100

Notificación

SP.140



siguientes tareas:


proyecto.




proyecto.


Si

Sergio Concha C.

32



No

Si

No

Si

Si

Si

No

No

No





Proyecto Finalizado

FN.168

Refinar Alcance


Acta de Cierre


DX.64



DX.80

FN




Informe de Avance


DX.84

INICIOProyecto

Autorizado

Ficha de Proyecto


DX.78


Responsable PMOTP

Plan de Proyecto









FN.136


DX.76


SP


SP.59


SP.100

Notificación

SP.120

Notificación

SP.140


SP.55


Aceptación

SP.87

Si

No


DX.86


SistemaTS.40


SistemaTS.81


SP.195




actividades

SPM

Solicitud decambio



siguientes tareas:


proyecto.




proyecto.


Si





DA

Sergio Concha C.

33

ADMINISTRACIÓN (EJECUCIÓN Y CONTROL)

SiNo



Informe de Avance


DX.84





Si

No


DX.86


SistemaTS.40


SistemaTS.81


SP.195




actividades

SPM

Solicitud decambio



DA

Control integrado de cambios

Área proyectos Solicitante Comité de Control de Cambios

No

Si

No

Si Si

No

Resolver solicitud

SecretarioTP.40

Evaluar impacto

EvaluadorTP.51

¿Va a Comité?

DX.50

¿Califica para evaluación?

DX

Pre-evaluar solicitud

Director de ProyectoTP

Notificar rechazo

SistemaTS

FN

¿Es urgente?

DX.63

Notificar fecha de evaluación

SistemaTS.30

Citar a reunión extraordinaria de

comitéSistemaTS.67

Analizar evaluación de impacto


Resolver solicitud


IS

Sergio Concha C.

34



No

Si

No

Si

Si

Si

No

No

No





Proyecto Finalizado

FN.168

Refinar Alcance


Acta de Cierre


DX.64



DX.80

FN




Informe de Avance


DX.84

INICIOProyecto

Autorizado

Ficha de Proyecto


DX.78


Responsable PMOTP

Plan de Proyecto









FN.136


DX.76


SP


SP.59


SP.100

Notificación

SP.120

Notificación

SP.140


SP.55


Aceptación

SP.87

Si

No


DX.86


SistemaTS.40


SistemaTS.81


SP.195




actividades

SPM

Solicitud decambio



siguientes tareas:


proyecto.




proyecto.


Si





DA

Sergio Concha C.

35Sergio Concha C.

36Sergio Concha C.

Obtener compromiso y participación de la empresa

Capacitación del equipo

Modelar procesos

Automatizar, ejecutar y optimizar procesos con un BPMS

Organizar un equipo

“Aplicación de BPM

en la gestión de

procesos de Project

Management”

Sergio Concha C. 37

Cumplimiento de los objetivos

38Sergio Concha C.

Ventajas del enfoque BPM aplicado a la Gestión PPP

39Sergio Concha C.

Ventajas del uso de un BPMS en la Gestión PPP

40Sergio Concha C.

Aprendizaje

Sergio Concha C.

[email protected]

(02) – 585 26 70

COFRE Consultores

mailto:[email protected]

PMI Santiago Chile Chapter

Misión

“Promover la dirección de proyectos, programas y

portafolios como una especialidad y profesión relevante

para el éxito de los negocios empresariales”

Documents

Sergio Concha, PMP® PMI Santiago Chile Chapter 27 … · Business Process Management (BPM) Es un conjunto de actividades y decisiones, iniciadas por la ocurrencia de un evento específico,